GOD INFORMATIONSFORVALTNING GOINFO!

Transkript

1 GOD INFORMATIONSFORVALTNING GOINFO! SVENSK FORSKNINGSPROJEKT OM METODER OG VÆRKTØJ TIL GOD INFORMATIONSFORVALTNING GÖRAN SAMUELSSON, MARIA KALLBERG OCH ANN-SOFIE KLARELD MITTUNIVERSITETET God forvaltningsskik hvorfor og hvordan? Köpenhamn 6 nov

2 Göran Samuelsson, Ph.D History, Ass Prof. in Archives and Information Science at Mid Sweden University since October 2004 Previously worked 10 years at National Land Survey of Sweden as an archivestrategist, archive-coordinator and also as a product manager for historical maps and archives 3 years at the Military Archive of Sweden - Map department Member of Swedish ISO/SIS Member of Euro SDR /Archive Certified business architect

3 MITTUNIVERSITETET Härnösand Sundsvall Östersund Östersund Härnösand Sundsvall 3

4 MIUN - ARKIV- OCH INFORMATIONSVETENSKAP Established 1988/1989 Largest educational institution in the Nordic countries Total of 200 registered students each year Courses on BA/MA level PhD program Research projects

5 CEDIF Centre for Digital Informa0on Management Develop and establish a centre for archives and information management at the Mid Sweden University Develop models for electronic information management Developing a digital systems laboratory Dissemination and communication of experiences, knowledge and results

6 FORSKNINGSOMRÅDEN 1. Enterprise content management & enterprise architecture 2. Business process management 3. Documentation 4. Records management/ recordkeeping 5. Metadata 6. The borders between records management and archives management: The archive as a function 7. Systems for long-term preservation Göran Samuelsson

7 CEDIF DIGITAL LAB For testing and teaching about: EDRMS and archival management systems Preservation systems Students will learn to: Use and evaluate systems in the lab Document requirements for evaluating, purchasing and implementing systems Real-life teaching scenarios will be developed Invite outside organisations to evaluate systems Seeking partners to provide digital content

8 Scenario - E-services and their information flow Public business flows (such as building permits and subsidy) Citizen The citizen can submit building permit applications online or by The form need only containing simple metadata such as name, address, etc. - The student can use their own imagination. Digital version: There must be a "send" button where the predefined fields are sent to the records management system Permission Alternativ Analog: We use a pdf that the student must send to the municipals mailbox and then clerk/ student may enter the data manual in the Permission 1 5 User access Records management system Search in the digital archive and acquire knowledge about the structure of the DIP 3 2 Clerk Correspond further with the citizen. Once the arende/case is fully considered and you have a decision, then press "Archiving Button". Where the system automatically generates a SIP 4 The clerk / student handle the application and add additional metadata. Review and approval of the SIP - add AIP Archivist OAIS information

9 CEDIF forskargrupp Karen Anderson, Professor Dr Göran Samuelsson Doc Erik Borglund Dr Anneli Sundqvist Dr Håkan Sundberg Maria Kallberg, PhD student Ann-Sofie Klareld, PhD student Håkan Gustavsson, PhD student Tove Engvall, Master by Research 9

10 PROJEKTET GOINFO GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING

11 FRAMTIDENS VARDAG Allt mer information som används allt längre av allt fler Blir allt mer viktigt med ordning och reda

12

13 PROJEKTET GOINFO GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING Länsstyrelsen Västernorrland Härnösands kommun Mittuniversitetet

14 GOINFO:S SYFTE ÄR ATT: SKAPA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR EN GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING GENOM ATT: SKAPA KONKRETA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR REGIONEN (VÄSTERNORRLAND) ATT ANVÄNDA OCH IMPLEMENTERA METODER OCH VERKTYG FÖR GOD INFORMATION- FÖRVALTNING

15 (GOD) INFORMATIONSFÖRVALTNING HANDLAR OM ATT ÅSTADKOMMA tillförlitlighet fullständighet äkthet och användbarhet HOS ORGANISATIONENS VERKSAMHETSINFORMATION, ALLTSÅ SÅDAN INFORMATION SOM SYFTAR TILL ATT REDOVISA OCH STYRKA VAD SOM SKETT I VERKSAMHETEN. DET KAN VARA ALLT FRÅN AVTAL, BESLUT OCH ANSÖKNINGAR TILL JOURNALER, MÄTNINGSPROTOKOLL OCH FAKTUROR FOKUS PÅ VERKSAMHETEN OCH DESS BEHOV BORGAR FÖR EN BRA LÅNGSIKTIG INFORMATIONSFÖRSÖRJNING

16 PROJEKTETS MÅL: A) TA FRAM METODER OCH VERKTYG FÖR GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING I VERKSAMHETERNAS OLIKA IDENTIFIERADE INFORMATIONSFLÖDESFASER: 1. ATT PLANERA OCH STYRA SINA INFORMATIONSFLÖDEN 2. ATT BYGGA OCH FÖRVALTA SINA INFORMATIONSFLÖDEN 3. ATT ÖVERFÖRA OCH BEVARA SINA INFORMATIONSFLÖDEN 4. ATT BEVARA OCH TILLHANDAHÅLLA SINA INFORMATIONSFLÖDEN.

17 Informationsförsörjningens olika faser Grad av aktivitet E-arkiv System för långsiktigt bevarande Långsiktig informationsförsörjning Grad av aktivitet Tid - Faser

18 Informationsförsörjningens olika faser Grad av aktivitet E-arkiv System för långsiktigt bevarande Långsiktig informationsförsörjning Process Funktion Grad av aktivitet Ärende- och dokumenthantering? Arkivförvaltning Verksamheten Mellanarkiv? Kulturarv? Ansvar och organisation Verksamhetens Divisioner, avdelningar Arkivmyndigheten? Outsourcing molnlösningar Tid - Faser Metoder och verktyg

19 KONKRETA EXEMPEL 1. ATT PLANERA OCH STYRA SINA INFORMATIONSFLÖDEN FÖRSLAG TILL DELAR/INNEHÅLLSFÖRTECKNING SOM BÖR INGÅ I EN STRATEGI FÖR GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING. (STEFAN BERGGREN OCH GÖRAN SAMUELSSON) UTREDNING/PM KRING SAMVERKANSLÖSNINGAR KRING E-ARKIV. HUR ORGANISERAS OCH OMORGANISERAS MAKT OCH ANSVAR FÖR STATLIGA ARKIV I SVERIGE INOM RAMEN FÖR ELEKTRONISK INFORMATIONSFÖRVALTNING? (ANN-SOFIE KLARELD)

20

21 Ledningssystemstandarder för verksamhetsinformation Ramverk för styrning av dokument och handlingar Relaterade standarder & tekniska rapporter Införande av processer för dokument och handlingar Grunder & terminologi Krav Vägledningar Stöd för övergripande strukturella moment ISO Management systems for records - Fundamentals and vocabulary ISO Management systems for records - Requirements ISO Management systems for records - Requirements for bodies providing audit and certification ISO Management systems for records - Guidelines for implementation ISO Management systems for records - Assessment guide ISO Records management General-1 Guidelines-2 ISO TR Implementation guidelines for digitization of records ISO Metadata for records. Principles-1 Conceptual and implementation issues-2 Self assessment method-3 ISO Digital records conversion and migration process ISO TR Work process analysis for records ISO Principles and functional requirements for records in electronic office environments-1 3 2

22 FRÅGETECKEN KRING LEDNING OCH ANSVAR; VEM ÄGER FRÅGAN OM E-ARKIV? NYA AKTÖRER PÅ ARKIVARENAN ; SSC, E-DELEGATIONEN, PRIVATA FÖRETAG ETC. DEFINITIONER BEGREPPET MELLANARKIV

23 2. ATT BYGGA OCH FÖRVALTA SINA INFORMATIONSFLÖDEN CHECKLISTOR OCH HJÄLPMEDEL FÖR ANALYS, VALIDERING o UTVÄRDERING. STÖD FÖR VERKSAMHETSANALYS OCH PROCESS-MODELLERING - WORKSHOPS FÖR MODELLERING OCH UTVÄRDERING AV CENTRALA FUNKTIONER OCH VERKSAMHETSFLÖDEN EX CENTRALISERAD REGISTRERING OCH DIAREFÖRING (MARIA KALLBERG) MODELLER FÖR MASTERDATA, DOKUMENTPLANER OCH INFORMATIONSARKITEKTUR ETC.

24 3. ATT ÖVERFÖRA OCH BEVARA SINA INFORMATIONSFLÖDEN ANALYS OCH MED FÖRSLAG TILL ÅTGÄRDER FÖR NÅGOT INFORMATIONSFLÖDE (E-ARD DP7). FÖRÄNDRING I SIN HANTERING AV LÖNEUPPGIFTER, DÄR MAN IDAG HAR LAGRAT DESSA PÅ MIKROFICHE OCH I STÄLLET AVSER MAN I PROJEKTET ATT UTREDA MÖJLIGHETERNA ATT LÅNGTIDSLAGRING DESSA DIGITALT. UTTAG OCH EXPORT SCHEMAN FÖR OLIKA VERKSAMHETSFLÖDEN GML-SCHEMA FÖR GEO-REFERERAT MATERIAL - FÖRSLAG PÅ FILFORMAT FÖR DEN LÅNGSIKTIGA INFORMATIONSFÖRSÖRJNINGEN LABBDEMO DÄR PROJEKTDELTAGARNA KAN TESTA ÖVERFÖRINGEN FRÅN VERKSAMHETSSYSTEM TILL E-ARKIVLÖSNINGAR.

25 4. ATT BEVARA OCH TILLHANDAHÅLLA SINA INFORMATIONSFLÖDEN HUR BEMANNAR MAN EN OAIS-MODELL? EN FUNGERANDE INGEST FUNKTION TILL ETT E-ARKIV EN ANPASSAD MODELL FÖR ETT OPERATIVT E-ARKIV ENLIGT OAIS-MODELLEN SAMVERKANSAVTAL KRING EN E-ARKIVLÖSNING (DIGITALT KUSTHÖJDEN SAMHÄLLSARKIVET)

26 PRESENTATION Delprojekt centraliserad diariefunktion - Regelverket lagar och styrning - Tryckfrihetsförordningen - Offentlighets- och sekretesslagen - Arkivlagen - Centraliserad diariefunktion - bakgrund, syfte, mål

27 MARIA KALLBERG Sedan 1998 Arkivarie inom privat, statlig och kommunal arkivverksamhet Projektledare, centraliserad diariefunktion, Härnösands kommun Doktorand i data- och systemvetenskap i projektet CEDIF Centrum för Digital Informationsförvaltning 2012 Fil. lic. i data- och systemvetenskap GOINFO God Informationsförvaltning

28 NÅGRA VIKTIGA LAGAR Ø Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) grundlag, klarlägger vilka handlingar som är allmänna och medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar Ø Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) anger undantagen från offentlighet, under vilka villkor allmänna handlingar kan sekretessbeläggas, samt regler för registrering av allmänna handlingar

29 NÅGRA VIKTIGA LAGAR Ø Arkivlagen (SFS 1990:782) är en viktig följdförfattning till tryckfrihetsförordningen och innehåller de övergripande reglerna om arkivverksamheten hos myndigheterna, vilka handlingar som skall arkiveras, arkivvård, förhållandet mellan myndighet och arkivmyndighet etc.

30 HANDLINGSOFFENTLIGHETEN Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949: 105, 2 kap 1) Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar. Offentlighetsprincipen gäller för myndigheterna samt också för kommunala och landstingskommunala företag som utgörs av aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där det sammanlagda kommunala ägandet är mer än 50%.

31 BEGREPPET ALLMÄN HANDLING Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949: 105, 2 kap 3) Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Lagringsmediet för en handling har ingen betydelse, utan det är innehållet som är det viktiga!

32 BEGREPPET ALLMÄN HANDLING Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949: 105, 2 kap 3, 6 och 7) Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet.

33 PRÖVNING AV HANDLINGS UTLÄMNANDE Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400, 6 kap) En begäran om att få ta del av en allmän handling skall göras hos den myndighet som förvarar handlingen. Det är också den myndigheten som skall pröva utlämnandet. Rätt till anonymitet!

34 REGISTRERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400, 5 kap) Registreringsskyldighetens omfattning 1 Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet 1. datum då handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, 3. i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och 4. i korthet vad handlingen rör.

35 CENTRALISERAD DIARIEFUNKTION Bakgrund och syfte Att skapa en kommungemensam funktion för hantering av handlingar inom kommunen med nyttjande av elektronisk ärendehantering och förvaltning. En centraliserad diariefunktion skulle tillsammans med kommunreceptionen bli navet i organisationen!

36 INNAN OCH EFTER OMORGANISATIONEN (FUNKTIONEN TRÄDDE I KRAFT 1 SEPTEMBER 2009)

37 UTVÄRDERING AV IMPLEMENTERING RESULTAT: Den nya funktionen har bidragit till ökad effektivitet och kvalitet genom att: - Registratorerna upplever sig ha en mer en mer specialiserad roll än tidigare - Arbetet med kollegor värdefullt (ersättande vid frånvaro, diskutera problem) - Centraliserad postöppning fångar upp fler ärenden än tidigare Kvarstående problematik: - Kontakten med förvaltningarna mer distanserad. Kontakt sker huvudsakligen via e-post och telefon. - Förlust av verksamhetskännedom - Implementeringen har inte fullföljts enligt tidsplanen (handläggarstöd, uppdatering av kvarvarande gallrings- och bevarandeplaner) - Fortfarande olika rutiner - Omorganisationen dåligt förankrad på förvaltningarna

38 AKTIONSFORSKNING Tillsammans med registratorer, receptionist och kommunarkivarie

39 PLANERING AV FORSKNINGSPROJEKTET Steg/avstämning 1. Introduktion Design och tidsomfattning Syfte: Presentera projektet, delprojektets forskningsdesign i relation till tidigare genomförd utvärdering 2. Workshop Syfte: Stämma av målbild kring vad som är absolut respektive önskvärt, underlag till åtgärdsplan. Tidpunkt Mars April SWOT-ANALYS - styrkor/svagheter - hot/möjligheter Sammanställning och analys med förslag till åtgärdsplan - Avsaknad av rutiner/behov av revidering av befintliga rutiner, ev styrning - Kompetens/fortbildning OBS! Strukturen kan komma att förändras beroende på utfallet av sammankomst 1. Maj

40 Steg/avstämning Tidpunkt 3-4. Seminarier - tolkning och analys Syfte: Tolka och analysera de problem som definierats i steg 1 i relation till åtgärdsplanen Preliminär och design följa och processen tidsomfattning till förändring (aktionen), t ex genom forskningsverktygen. Kompetens/fortbildning - Skriva dagboksanteckningar Syfte: Att definiera och avgränsa behovet av insatser och skapa självreflektion och översikt. Avsaknad av rutiner/behov av revidering av befintliga rutiner Åtg: Upprätta aktivitetslista över nödvändiga insatser, fastställa vem ansvarar för vad samt fastställa tidsplan med delmål. Planerad uppföljning. Maj, Juni (avstämning) September/ Oktober 5. Seminarium dokumenterande och presenterande Syfte: Fokus på kunskapsbildning utifrån de aktiviteter som redovisas. OBS! Strukturen kan komma att förändras beroende på utfallet av 6. Seminarium sammankomst - utvärdering 1. Syfte: Koppling till steg 5 men inkludera deltagarnas syn på projektet i sig. Kan inkludera eller kompletteras med fokusgruppsintervju alt individuella intervjuer. November December

41 FÖRVÄNTAT RESULTAT Projektet förväntas resultera i en kunskapsbildning för både praktikerna och forskaren som leder till en verksamhetsutveckling. Motivation och viljan till förändring måste komma från deltagarna själva!

42 GOINFO MAKT, ANSVAR OCH ELEKTRONISK INFORMATIONSFÖRVALTNING ANN-SOFIE KLARELD, SUNDSVALL V. 42

43 ANN-SOFIE KLARELD Doktorand i data- och systemvetenskap med inriktning mot arkiv- och informationsvetenskap från1 februari 2013 Började studera arkiv- och informationsvetenskap 2007, kandidatexamen i ämnet 2012 Magisterexamen i etnologi Arbetat som arkivarie och registrator, bl. a. på Banverket, Malmö högskola och Miljöförvaltningen i Malmö stad

44 ARKIVLAGEN Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: 1. Rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov

45 PROAKTIVITET För att kunna vara i stånd att lösa några av de problem, gallring, beständighet, förtecknande m.m. som möter arkivarierna nu, torde krävas att man aktivt deltager i arbetet med utvecklingen av nya system. (Gränström 1979, s. 61)

46 MYNDIGHETSNÄTVERKET Samarbete med 4 myndigheter. delaktiga i Myndighetsnätverk Västernorrland. Gemensamma frågeställningar: Frågetecken kring ledning och ansvar; vem äger frågan om e-arkiv? Nya aktörer på arkivarenan ; Statens Servicecentrer, privata företag Egna initiativ exemplet Uppsala universitet

47 ÖVERGRIPANDE FRÅGESTÄLLNING: Hur organiseras och omorganiseras makt och ansvar för statliga arkiv i Sverige inom ramen för elektronisk informationsförvaltning?

48 Informationsförsörjningens olika faser Grad av aktivitet E-arkiv System för långsiktigt bevarande Långsiktig informationsförsörjning Process Funktion Grad av aktivitet Ärende- och dokumenthantering? Arkivförvaltning Verksamheten Mellanarkiv? Kulturarv? Ansvar och organisation Verksamhetens Divisioner, avdelningar Arkivmyndigheten? Outsourcing molnlösningar Tid - Faser Metoder och verktyg

49 INFORMATIONSSÄKERHET Krav på gallring och arkivering är, inte minst för myndigheter, kommuner och landsting som lyder under arkivlagen, viktiga frågor som ofta blir bortglömda vid upphandlingar. (MSB 2013, s. 14)

50 TILLSYN 11 handläggare Ca 100 inspektioner per år Varje myndighet ca vart 5 år o Förelägganden o Anmärkningar o (Övertagande)

51 9 arkivlagen En arkivmyndighet har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn. Övertagande kan ske både efter överenskommelse och på grund av ett ensidigt beslut från arkivmyndigheten. (Arkivlag (1990:782))

52 FRAMTIDEN Den tillsynsverksamhet som bedrivs kommer allt mer att inrikta sig emot e-förvaltningsområdet och e- handlingar. Grundläggande instrument är normeringen på området, tillsyn, utbildnings- och informationsinsatser samt rådgivande verksamhet. Det är av vikt att tillsynsverksamheten utvecklas i takt med förvaltningsutvecklingen. (Riksarkivet 2012, s. 3)

53 Tack!