BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kyrkorådets arbetsutskott. Pastoratets stabskansli

Transkript

1 s arbetsutskott Plats och tid Sammanträdesrummet Helander, Domprostgården, Västerås, kl Beslutande Ersättare Övriga deltagare Jörgen Eklund, Alice Widlund, Karin Tilly, Ulrika Pettersson (för Britt Sandström), Maria Thorgren samt tf kyrkoherde Susann Senter Rune Vikman Ekonomichef Eva Hollaus, personalchef Katharina Forsberg, beteendevetare Josefine Hedlund från Previa ( 25), utredare Ingela Cronberg, konsult Daniel Pärlesköld från Sysarb ( 23) Utses att justera Maria Thorgren Underskrifter Sekreterare... er Ingela Cronberg Sekreterare... Sara Granberg Ordförande... Jörgen Eklund Justerande... Maria Thorgren BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ s arbetsutskott 23 mars 2017 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Pastoratets stabskansli Underskrift... Utdragsbestyrkande

2 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Ordförande Jörgen Eklund öppnade mötet och hälsade välkommen. Därefter höll domprost Susann Senter en andakt utifrån Jungfru Maria Bebådelsedag.

3 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Fastställande av dagordning Dagordningen godkänns med följande tillägg och justeringar: Under punkten Övriga frågor : Ansökan om utlandsresa kyrkogårdsutskottet Under punkten Övriga frågor : Ansökan om utlandsresa VioMeri-kören Under punkten Ekonomi : Revisorernas rapport stryks från dagordningen

4 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Ekonomi a) Bokslut för Västerås pastorat år 2016 Ekonomichef Eva Hollaus föredrog årsredovisning Arbetsutskottet överlade och framförde förslag på justeringar. b) Förvaltnings- och verksamhetsberättelse för Västerås pastorat år 2016 Förvaltnings- och verksamhetsberättelser förelåg. c) Bokslut för förvaltade fonder och stiftelser inom Västerås pastorat år 2016 Ekonomichef Eva Hollaus föredrog årsredovisning 2016 gällande stiftelser och fonder. a) Att föreslå kyrkorådet att godkänna justerad årsredovisning för 2016 samt överlämna denna till kyrkofullmäktige. b) Läggs till handlingarna och överlämnas till kyrkorådet för information. c) Att föreslå kyrkorådet att godkänna årsredovisning 2016 för stiftelsen Elisabeth Hamiltons donationsfond och stiftelsen Norbergs fond samt överlämna dessa till kyrkofullmäktige.

5 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Ansökan till Västerås stift om riktat församlingsbidrag Ekonomichef Eva Hollaus och tf kyrkoherde Susann Senter föredrog förslag till bidragsansökan till Västerås stift om församlingsbidrag för år Ansökan omfattar ett bidrag till Sjukhuskyrkan om kr och ett bidrag till Kyrkans familjerådgivning och individualterapi om kr. Att föreslå kyrkorådet att godkänna ansökan om stiftsbidrag.

6 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Personalärenden a) Utredningen om arbetsledare och samordnare Tf kyrkoherde Susann Senter gav en lägesrapport. b) Rekryteringar Personalchef Katharina Forsberg redogjorde för aktuella rekryteringar och tillsvidareanställningar inom Västerås pastorat. c) Rapport om vakanser och återbesättning av lediga tjänster Personalchefen redovisade sjukfrånvaro och kontaktorsaker. d) Lönekartläggning Konsulten Daniel Pärlesköld från Sysarb föredrog lönekartläggning Denna har tagits fram i samarbete med en arbetsgrupp från pastoratet. Kartläggning ska göras varje år och materialet ligger till grund för kommande arbete. Analys har genomförts av lika och likvärdiga arbeten inom pastoratet och ett förslag till handlingsplan har tagits fram. e) Synpunkter på förslag till ny yrkesklassificering, dnr VP f) Övriga personalärenden Personalchefen gav en lägesrapport och informerade bland annat om att en ny personalhandbok lanserats. a) Läggs till handlingarna b) Läggs till handlingarna. c) Läggs till handlingarna. d) Läggs till handlingarnae) Läggs till handlingarna f) Läggs till handlingarna.

7 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Förstärkning fastighetsavdelningen Tf kyrkoherde Susann Senter och ordförande Jörgen Eklund föredrog gällande förelagt Beslutsförslag tillfällig förstärkning fastighetsavdelningen. Pastoratets fastighetsavdelning har en hög arbetsbelastning samt flera sjukskrivningar som påverkar arbetet i hög grad. Nuvarande fastighetsförvaltare kommer inom några år att gå i pension. För att kortsiktigt förstärka och för långsiktig och hållbar planering, föreslogs fastighetsförvaltningen förstärkas med en överanställning av en fastighetsingenjör/förvaltare med installationskompetens. Att föreslå kyrkorådet rekommendera kyrkofullmäktige anställa en fastighetsingenjör/förvaltare med installationskompetens till en årskostnad om kr för att under en period förstärka pastoratets fastighetsavdelning.

8 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Medarbetarenkäten Josefine Hedlund, beteendevetare och psykoterapeut från Previa föredrog reflektioner och förslag till uppföljning efter medarbetarenkäten. Uppföljning enligt arbetsutskottets beslut Reflektioner: Många är tysta Några har reagerat på att flera inte vet var man vänder sig vid kränkning De som säger något frågar sig om ledning/kyrkoråd förstår medarbetarnas vardag Man frågar sig om ledning/kyrkoråd förstår hur deras beslut påverkar verksamheten (stämmer med det som framkom vid undersökning av arbetsledarnas roll) Man upplever att centrala beslut inte är konsekvensanalyserade Man upplever att viktiga delar av kärnverksamheten påverkas av beslut som ledning tar. Det är viktigt att involvera medarbetarna och att de känner sig hörda/lyssnade på. Förslag: Att genomföra en workshop med medarbetare (med ledning närvarande) i syfte att: Få medarbetarna att känna sig lyssnade på Öka förutsättningarna för omtag och omstart i organisationen Ge medarbetarna chansen att förmedla hinder/flaskhalsar i det dagliga arbetet Låta medarbetare ge ledning/chefer input/vägledning kring vilka beteendeförändringar som skulle kunna ge snabb effekt i verksamheten.

9 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Workshop kan ske inom respektive PO alternativt i storgrupp med samtliga. Arbetsutskottet reflekterade, bland annat över sätt att utveckla den interna kommunikationen. Vikten av att bryta tystnadskulturen, att man vågar prata och göra bort sig ibland poängterades. Läggs till handlingarna.

10 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Målarbete och årshjul Utredare Ingela Cronberg föredrog förslag för reviderad planeringsprocess inför kommande mandatperiod. Förslag på långsiktig planeringsprocess med bilagor förelåg. Arbetsutskottet överlade och gjorde justeringar. Arbetsutskottet föreslår kyrkorådet anta justerat förslag på ny långsiktig planeringsprocess för

11 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Porträttering domprost Helén Lundberg Med anledning av domprost Helén Lundbergs avgång ska ett traditionsenligt porträtt tas av henne att hängas i Västerås domkyrka. Med den goda erfarenheten av fotograf Sanna Sjöswärds arbete 2015 i samband med porträttering av domprost Margarethe Isberg så har hon kontaktats igen. Offert redovisades. Att föreslå kyrkorådet besluta att anlita fotograf Sanna Sjöswärd för fotografering av domprost Helén Lundberg, till en kostnad av kr exklusive moms, samt kostnader för inramning och passepartout samt kostnad för resa tur och retur till Västerås för fotografen.

12 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Pastoratets arbete med flyktingmottagande Tf kyrkoherde Susann Senter gav en lägesrapport. Nuvarande projektanställning har förlängts till Projektets fortsatta utformning för att ställa om från akuta insatser till integration kommer att beskrivas på kommande sammanträde. Läggs till handlingarna.

13 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Ombud till årsmöte med Västerås Stadsmission 19 april 2017 Handlingar till årsmöte för Västerås Stadsmission förelåg, dnr VP Årsmötet genomförs den 19 april kl. 18. Ombud ska anmäla sitt deltagande senast den 12 april. Att föreslå kyrkorådet att utse Ulrika Pettersson till pastoratets representant vid årsmötet.

14 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Ombud till bolagsstämma med Kyrkans försäkring AB 3 maj 2017 Stämman kommer att hållas hos Arbetsgivarorganisationen kl onsdagen den 3 maj Formell kallelse kommer senast fyra veckor innan stämman. Att föreslå kyrkorådet att utse Jörgen Eklund till pastoratets representant vid bolagstämman.

15 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Ombud till bolagsstämma med Svenska kyrkan i Västerås AB i maj Ännu är inget datum satt för stämman. Att föreslå kyrkorådet att utse Bengt Wallén till pastoratets representant vid bolagsstämman.

16 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Svar på remiss om arbetsledares behörighet Tf kyrkoherde Susann Senter föredrog förslag på remissvar gällande Behörighet som arbetsledare från kyrkokansliets kyrkorättsavdelning, dnr VP Remissvaren ska ha kommit till kyrkokansliet senast den 12 april Västerås pastorat har sedan omorganisation väsentligt fler komministrar och andra medarbetare i arbetsledande ställning. Detta har varit en nödvändig omorganisation för att hantera organisationen sedan samfälligheten avvecklades och församlingarna i Västerås organiserades i pastorat. Flera av de arbetsledande komministrarna har ett ansvar som arbetsledare som i stora stycken kan jämföras med det ansvar som tidigare åvilade kyrkoherdar i samfälligheten. I linje med de krav kyrkoordningen ställer på kyrkoherdar menar vi att de förslag till ändringar i kyrkoordningen som avser arbetsledare och som föreslås i promemorian är logiska och nödvändiga. i Västerås pastorat vill därför tillstyrka de förändringar i KO 34 kap avseende villkor för anställning på befattningar med arbetsledande uppgifter som promemorian föreslår. Att föreslå kyrkorådet godkänna förslag på synpunkter på promemoria.

17 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Svar på remiss om översiktsplan Västerås 2026 med sikte mot 2050 Utredare Ingela Cronberg föredrog förslag på remissvar Västerås pastorats ställningstagande avseende samrådshandling Västerås översiktsplan 2026, dnr VP Tidigare svar i ärendet skickades in 2012, dnr Remissvaren ska ha kommit till Stadsbyggnadsförvaltningen senast den 13 april Att föreslå kyrkorådet godkänna bearbetad version av Västerås pastorats ställningstagande.

18 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Svar på remiss om indelningsfrågor i kyrkoordningen Gäller remissen Översyn av kyrkoordningens bestämmelser om ändringar i den kyrkliga indelningen m.m. från kyrkokansliets kyrkorättsavdelning, dnr VP Västerås pastorat har inbjudits att lämna synpunkter på promemoria avseende översyn av kyrkoordningens bestämmelser om ändringar i den kyrkliga indelningen. Remissvaren ska ha kommit till kyrkokansliet senast den 26 april Arbetet med remissvaret är påbörjat men behöver beredas ytterligare. Ett förslag på svar föreslogs istället presenteras för arbetsutskottet den 20 april Att föreslå kyrkorådet överlåta åt arbetsutskottet att besluta i ärendet på sammanträdet den 20 april 2017.

19 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Anmälningar Skrivelse från arbetslaget i Mikaelikyrkan, dnr VP Tf kyrkoherde Susann Senter redogjorde för plan för att informera och involvera personalen. Läggs till handlingarna.

20 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Rapporter a) Tf kyrkoherde Susann Senter rapporterade gällande: Ingång i arbetsuppgifterna Flyktingprojektet Arbete efter medarbetarenkäten Road map och intryck därifrån Kontraktsprost b) Rapport från stiftsstyrelsen: Tillsättningsnämnd, ansökan har skickats till stiftet för att sätta igång processen. Susann Senter har utsetts till vikarierande domprost sedan Läggs till handlingarna.

21 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Övriga ärenden a) Ansökan om utlandsresa Kyrkogårdsutskottet Utlandsresa till konferens med NFKK i Köpenhamn , enligt ansökan KU b) Ansökan om utlandsresa VioMeri kören Resa till Riga enligt ansökan dnr VP a) Beviljas. b) Beviljas.

22 s arbetsutskott s kyrkogårdsutskott Mötet avslutades med att tf kyrkoherde Susann Senter bad välsignelsebönen.