Avtal med KommSyn Stockholm om hjälpmedelscentralsverksamhet med inriktning mot

Transkript

1 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Handläggare: Anna Breuer TJÄNSTEUTLÅTANDE Hälso- och sjukvårdsnämnden , p 7 1 (3) HSN Avtal med KommSyn Stockholm om hjälpmedelscentralsverksamhet med inriktning mot kommunikations-, kognitions-, syn- och hörselhjälpmedel Ärendebeskrivning I detta ärende föreslås att ett nytt avtal tecknas med KommSyn Stockholm, Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO), som idag är leverantör av länsövergripande hjälpmedelscentralsverksamhet för kommunikation, kognition och databaserade synhjälpmedel och att hälso- och sjukvårdsdirektören får i uppdrag att träffa avtal med SLSO. Det nya avtalet kommer att ha inriktning mot kommunikations-, kognitions-, syn- och hörselhjälpmedel. Beslutsunderlag Hälso- och sjukvårdsdirektörens tjänsteutlåtande, Avtal med KommSyn med bilagor Ärendets beredning Ärendet har beretts i programberedningen för äldre och multisjuka. Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att att godkänna avtal med KommSyn Stockholm, SLSO, avseende drift av länsövergripande hjälpmedelsverksamhet uppdra åt hälso- och sjukvårdsdirektören att träffa avtal med SLSO för perioden 1 oktober 2016 till och med 30 september Förvaltningens motivering till förslaget I budget för hälso- och sjukvårdsnämnden 2014 fick hälso- och sjukvårdsförvaltningen i uppdrag att genomföra en utredning för att analysera organisationsstrukturen för området hörselhjälpmedel. Resultatet av utredningen är att ansvar för tjänster såsom reparationer och installationer, logistik inkluderande distribution och lagerhantering, sortimentsarbete och upphandling av hörselhjälpmedel uppdras till KommSyn Stockholm.

2 2 (3) TJÄNSTEUTLÅTANDE HSN KommSyn Stockholm har sedan 3 februari 2014 avtal om en länsövergripande hjälpmedelscentralsverksamhet med inriktning mot kommunikation, kognition och databaserade synhjälpmedel. Nu inkluderas även hörselhjälpmedel i avtalet. Avtalet omfattar länsövergripande hjälpmedelsverksamhet för hjälpmedel inom området kommunikation och kognition samt synhjälpmedel och hörselhjälpmedel. I verksamheten kommer det att finnas hjälpmedelskonsulenter med bakgrund som arbetsterapeut, logoped och synpedagog, samt tekniker med IT-kompetens och tekniker med kompetens inom hörselhjälpmedelsområdet. I avtalet ingår att leverantören ska ge personer som har varaktiga eller tillfälliga funktionsnedsättningar tillgång till funktionellt fullgoda hjälpmedel inklusive service samt, förutom för hörselhjälpmedel, ge expertkunskap till förskrivare och brukare, samt personer kring brukaren. Dessutom ingår konsultation och utprovning av konsumentprodukter, så kallade egenansvarsprodukter samt inträning av såväl förskrivna hjälpmedel som egenansvarsprodukter. Konsultation, utprovning och inträning omfattar inte hörselhjälpmedel. Inom hörselområdet ingår i avtalet att upphandla, installera och repararera, distribuera och lagerhålla hörselhjälpmedel. Förvaltningen har tecknat avtal med Hörsel- och balanskliniken, Karolinska universitetssjukhuset, om konsulentfunktion för hörselhjälpmedel. Avtalstid och förslag Avtalstiden föreslås till tre (3) år, till och med 30 september 2019, med möjlighet till förlängning av avtalet med upp till tre (3) år. Ekonomiska konsekvenser 2015 var kostnaden för kognitions-, kommunikations- och synhjälpmedel cirka 134 miljoner kronor. Ersättningen är både en funktionsersättning per levererat hjälpmedel samt en fast ersättning för utprovning och inträning av hjälpmedel alternativt egenansvarsprodukter. Då hörselhjälpmedel flyttas från hälso- och sjukvårdsförvaltningen till KommSyn Stockholm bedöms kostnaden för hörselhjälpmedel öka från 45 miljoner kronor till 59 miljoner kronor. I kostnaden för hörselhjälpmedel ingår, förutom hjälpmedel, även upphandling, logistik, reparationer och installationer samt utbildning. Möjlighet till årlig prisförhandling finns. Den ekonomiska utvecklingen över tid beror på såväl volym- som teknikutveckling.

3 3 (3) TJÄNSTEUTLÅTANDE HSN Konsekvenser för patientsäkerhet Beslutet förväntas medföra en ökad patientsäkerhet då hörselhjälpmedel hanteras av en hjälpmedelscentralsverksamhet. Konsekvenser för jämställd och jämlik vård Beslutet bedöms stödja förutsättningarna för jämställd och jämlik vård. Miljökonsekvenser Beslutet förväntas minska belastningen på miljön i den takt som miljökraven från Stockholms läns landsting skärps. Barbro Naroskyin Hälso- och sjukvårdsdirektör Olle Olofsson Avdelningschef

4 HSN ADA Mellan Stockholms läns landsting genom Hälso- och sjukvårdsnämnden, organisationsnummer , ( Beställaren ) och KommSyn Stockholm, SLSO, organisationsnummer ( Leverantören ), har slutits följande Vårdavtal 1 Avtalets omfattning I detta Avtal regleras Leverantörens bedrivande av hjälpmedelscentralsverksamhet för kommunikations-, kognitions-, syn- och hörselhjälpmedel, KommSyn Stockholm ( Uppdraget ) vid: Hjälpmedel Stockholm, SLSO. Med Avtalet avses bestämmelserna i detta Vårdavtal och dess bilagor ( Avtalet ). 2 Avtalet Leverantören åtar sig ( Åtagandet ) att utföra Uppdraget och agera enligt Avtalet. Villkoren för Leverantörens utförande av Uppdraget framgår av Avtalet. Båda parter förbinder sig att följa gällande villkor i Avtalet. Om det förekommer motstridiga villkor i Avtalets olika delar, dvs. Avtalet och de delar av förfrågningsunderlaget som är bilagor till Avtalet, ska handlingarna tolkas i följande ordning: 1. Detta Vårdavtal 2. Ersättningsvillkor, bilaga 2 3. Specifik uppdragsbeskrivning, bilaga 1 4. Årlig uppföljning, bilaga 3 5. Informationshantering, bilaga 4 6. Allmänna villkor, bilaga 5 3 Definitioner Avtal Detta Vårdavtal med samtliga därtill hörande bilagor Befrielsegrund Parts (Beställarens och Leverantörens) möjlighet att bli befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt Avtalet till följd av särskild omständighet som preciseras i p 8 Force majeure. Beställare Stockholms läns landsting genom Hälso- och sjukvårdsnämnden AVTAL MED KOMMSYN STOCKHOLM AVSEENDE HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET FÖR KOMMUNIKATIONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL VÅRDAVTALET SIDA 1 AV 8

5 HSN ADA Driftstart Den dag Leverantören enligt Avtalet ska börja utföra Uppdraget SLL Stockholms läns landsting Uppdrag Det uppdrag Leverantören har att bedriva hälso- och sjukvård enligt detta Avtal. Uppdraget beskrivs i bilagorna Specifik uppdragsbeskrivning och Allmänna villkor. Vårdgivarguiden Vårdgivarguiden är Beställarens portal för information till vårdgivarna. Där finns information och styrdokument för vårdgivare. Vårdgivare Den person (juridisk eller enskild fysisk person) Beställaren tecknat Avtalet med, se inledningen av Avtalet. Åtagande Leverantören åtagande att utföra Uppdraget och att fullgöra det som i övrigt anges i Avtalet. 4 Avtalsperiod Avtalet träder i kraft från och med dag båda parter undertecknat det. Avtalet gäller därefter till och med Beställaren äger rätt att förlänga Avtalet i högst 3 år. Leverantören ska skriftligen informeras om sådan förlängning senast 6 månader före avtalsperiodens upphörande. Regler för förtida upphörande finns i p 7. Utförande av Uppdraget inleds vid Driftstart. Driftstart för detta Avtal är o-o1. Före Driftstart äger Leverantören inte rätt att utföra vård enligt detta Avtal. 5 Överlåtelse Ingen av parterna äger rätt att överlåta eller pantsätta Avtalet eller någon rättighet eller skyldighet enligt Avtalet utan den andra partens skriftliga samtycke. 6 Brister i utförande av Åtagandet och sanktioner Beställaren följer att Leverantören uppfyller Åtagandet och vidmakthåller den kvalitet i utförande av Uppdraget som följer av Åtagandet. Uppföljningen sker bland annat genom analys och kontroll av inrapporterade verksamhetsdata, statistiska underlag, kvalitetsutfall, uppföljningsmöten och revisioner samt om Leverantören följer lagar, förordningar och landstingets policys. Om Beställaren konstaterar att Leverantören brister i fullgörandet av Åtagandet har Beställaren rätt att vidta sanktioner mot Leverantören. Beroende på bristens allvarlighet tillämpas olika sanktioner. 6.1 Leverantörens åsidosättande av skyldigheter rättelse och innehållande av ersättning Om Leverantören åsidosätter sina skyldigheter enligt Avtalet har Beställaren rätt att uppmana Leverantören att inom skälig tid vidta rättelse för att avhjälpa bristen. En sådan uppmaning görs genom att Beställaren tilldelar Leverantören en skriftlig var- AVTAL MED KOMMSYN STOCKHOLM AVSEENDE HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET FÖR KOMMUNIKATIONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL VÅRDAVTALET SIDA 2 AV 8

6 HSN ADA ning. Av varningen framgår när bristen ska vara åtgärdad. Av varningen framgår också att om bristen inte är åtgärdad vid denna tidpunkt äger Beställaren rätt att innehålla upp till fem procent av den ersättning som utbetalas varje månad fram till dess bristen är åtgärdad. När bristen är åtgärdad utbetalar Beställaren 80 procent av den innehållna ersättningen. 6.2 Brister i rapportering och fakturering rättelse, reducerad ersättning och vite Leverantören ansvarar för all sin rapportering till Beställaren. Leverantören ska ha rutiner för att säkerställa att rapporteringen är korrekt. Om Leverantören är osäker på Beställarens rapporteringsinstruktioner är det Leverantörens ansvar att införskaffa tillräcklig information för att rapporteringen ska vara korrekt. Om det finns fel i rapporteringen som innebär att för höga ersättningskrav ställts eller för hög utbetalning skett äger Beställaren rätt att kräva återbetalning av felaktigt utbetalat belopp eller att reducera ersättningen på kommande utbetalningar till Leverantören med det belopp som felaktigt betalats ut. Beställaren ska skriftligen underrätta Leverantören om felet. Leverantören ska vidta de åtgärder som behövs för att felet inte ska upprepas. Om Leverantören upprepar felet flera gånger har Beställaren rätt att ta ut ett vite på upp till det dubbla felaktiga beloppet. 7 Förtida upphörande 7.1 Beställarens rätt till uppsägning av Avtalet till omedelbart upphörande Beställaren har rätt att säga upp hela eller delar av Avtalet till omedelbart upphörande eller den senare dag som anges vid uppsägningen om Leverantören i väsentligt avseende åsidosätter sina skyldigheter enligt Avtalet och inte vidtar rättelse efter erinran därom. Exempel på väsentligt åsidosättande av skyldigheter enligt Avtalet nedan kan vara att: a) Leverantören eller företrädare för Leverantören har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen eller har dömts för brott avseende yrkesutövning eller annat brott som allvarligt skadar förtroendet för vården, b) allvarliga risker för patientsäkerheten föreligger, c) det är, vid genomförd revision enligt bestämmelserna i Allmänna villkor, uppenbart att den av Leverantören bedrivna hälso- och sjukvården inte uppfyller gällande medicinska krav på undersökning, vård, behandling eller krav på bemötande av patienter, d) det i väsentlig omfattning saknas förutsättning att utföra Uppdraget till följd av bristande kompetens, brister i ekonomi, lokaler, utrustning eller av annat skäl, e) Leverantören vid upprepade tillfällen fått skriftliga varningar från Beställaren enligt p 6.1 på grund av åsidosättande av skyldigheter enligt Avtalet utan att bristerna avhjälpts på tillfredsställande sätt, f) Leverantören i sin rapportering lämnat uppgifter som leder till väsentliga fel i underlag för ersättning eller i utbetalning från Beställaren, g) Leverantören väsentligt åsidosätter bestämmelser i lagar, förordningar eller föreskrifter, h) Leverantören saknar tillstånd som krävs för att utföra Uppdraget, AVTAL MED KOMMSYN STOCKHOLM AVSEENDE HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET FÖR KOMMUNIKATIONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL VÅRDAVTALET SIDA 3 AV 8

7 HSN ADA i) Leverantören agerar på ett sätt som riskerar att medföra att Beställarens anseende som sjukvårdshuvudman eller förtroendet för vården allvarligt skadas eller i övrigt agerar på ett sätt som medför att Beställarens förtroende för Leverantören allvarligt rubbas, j) Leverantören har en väsentlig avvikelse av lägsta nivå för kvalitetsindikatorerna 7.2 Skadestånd Om Avtalet sägs upp enligt p 7.1 är Leverantören skyldig att till Beställaren utge skadestånd för den skada denne lidit. Detta gäller dock inte vid Force majeure enligt p Uppsägning efter anmaning Var och en av parterna har rätt att säga upp hela eller delar av Avtalet om den andra parten åsidosätter sina skyldigheter enligt Avtalet och inte inom 30 dagar vidtar rättelse efter skriftlig anmaning från den första parten. 7.4 Andra grunder för uppsägning av hela Avtalet till förtida upphörande. a) I p 8 regleras parts rätt att säga upp Avtalet om Befrielsegrund föreligger enligt Force majeure, b) Om Leverantören i väsentligt avseende eller vid upprepade tillfällen brutit mot reglerna i Allmänna Villkor om anställdas rätt till meddelarfrihet. Uppsägning ska alltid ske skriftligen och utan oskäligt uppehåll efter det att den omständighet som åberopas som uppsägningsgrund blivit känd för den uppsägande parten. 7.5 Leverantörens rätt till uppsägning av Avtalet Leverantören har rätt att säga upp hela eller delar av Avtalet till omedelbart upphörande eller den senare dag som anges vid uppsägningen om Beställaren i väsentligt avseende åsidosätter sina skyldigheter enligt Avtalet och det inte beror på omständigheter som är hänförliga till Leverantören samt inte vidtar rättelse efter erinran därom. 8 Force majeure Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt Avtalet, om underlåtenheten har sin grund i krig, strejk, lockout, brand, översvämning, knapphet på transporter eller energi, myndighets åtgärd, nytillkommen eller ändrad lagstiftning eller annan omständighet som ligger utanför ifrågavarande parts kontroll och omständigheten förhindrar eller försenar fullgörandet av förpliktelsen ( Befrielsegrund ). Part som påkallar Befrielsegrund enligt stycket ovan ska utan dröjsmål skriftligen meddela den andra parten därom. Part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av Befrielsegrund. Part ska återuppta fullgörandet av de förpliktelser som förhindrats eller försenats så snart det praktiskt kan ske. För det fall Befrielsegrunden varar mer än två månader, har den andra parten rätt att skriftligen säga upp Avtalet till omedelbart upphörande. Vid sådan uppsägning har ingen av parterna rätt till ersättning av den andra parten. Leverantören är dock skyldig att fortsätta utföra Uppdraget under bl.a. kris- och katastrofläge enligt punkten om Allvarlig händelse med ändrat beredskapsläge, extraordinär händelse och höjd beredskap i Allmänna villkor. AVTAL MED KOMMSYN STOCKHOLM AVSEENDE HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET FÖR KOMMUNIKATIONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL VÅRDAVTALET SIDA 4 AV 8

8 HSN ADA Kontaktpersoner Parterna ska utse var sin kontaktperson. När part byter kontaktperson eller kontaktuppgifter, ska detta skriftligen meddelas den andra parten utan dröjsmål. 10 Meddelanden Meddelanden i anledning av Avtalet ska skickas till respektive parts kontaktperson med post, e-post eller telefax. Meddelandet ska anses ha kommit till mottagaren tre arbetsdagar efter att det skickats. 11 Tillämplig lag och tvister Avtalet ska tolkas och tillämpas i enlighet med svensk rätt. Tvist i anledning av Avtalet ska avgöras av allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans. Tvister mellan Beställaren och vårdgivare som ingår i SLL:s förvaltningsorganisation samt med av SLL ägda bolag löses enligt SLL:s interna regler. 12 Efter Avtalets upphörande Leverantören ska vid Avtalets upphörande samråda med Beställaren kring hantering av patientjournaler, patientlistor, lokaler, utrustning och personal samt information till patienter och allmänhet för att övergången till annan vårdgivare ska kunna ske utan avbrott eller brister i utförande av vården. Leverantören är skyldig att samverka med andra vårdgivare som kommer att ta över Leverantörens patientansvar. När Leverantören upphör att utföra Uppdraget enligt Avtalet ska patientjournalerna överföras till annan av Beställaren anvisad hälso- och sjukvårdspersonal som framöver ska svara för patientens vård och behandling. Om journalen finns hos SLL ska istället en kopia av journalen överföras. Patientens medgivande till överföring ska finnas. Leverantören ska hantera patientjournaler, arkivmaterial och annan information i sin verksamhet avseende uppdraget i enlighet med gällande författningar och SLL:s riktlinjer för bevarande och gallring. Vid upphörande av Uppdraget ska Leverantören stå för kostnader som kan uppkomma i samband med överlämnandet av handlingar. Leverantören ska svara för att dokumentation upprättas vid överföring av patientjournal så att journal kan följas. För utförda tjänster enligt Avtalet gäller Avtalets bestämmelser i tillämpliga delar även efter det att Avtalet upphört att gälla. 13 Möte inför Driftstart Beställaren kommer ca två veckor före Driftstart att genomföra en uppföljning av om Leverantören är färdig och förberedd att utföra Åtagandet. Beställaren kommer att följa upp att Leverantören vidtagit de åtgärder som behövs för att Uppdraget ska kunna bedrivas enligt Avtalet. Beställaren äger ensidigt rätt att besluta om en senare Driftstart eller att säga upp Avtalet till förtida upphörande om Beställaren bedömer att Leverantören saknar förutsättningar att utföra Åtagandet från Driftstart. AVTAL MED KOMMSYN STOCKHOLM AVSEENDE HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET FÖR KOMMUNIKATIONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL VÅRDAVTALET SIDA 5 AV 8

9 HSN ADA Leverantören äger inte rätt till någon form av ersättning till följd av Beställarens beslut. Beställaren äger rätt till ersättning från Leverantören för kostnader Beställaren haft till följd av Leverantörens brister. 14 Övrigt 14.1 Övriga avtalsvillkor Leverantören ska utföra Uppdraget enligt Avtalet som en självständig aktör och äger inte rätt att företräda Beställaren utöver vad som framgår av Avtalet. Parts försummelse att vid ett eller flera tillfällen göra gällande rättighet enligt Avtalet eller att påtala förhållande som är hänförligt till Avtalet innebär inte att part avstått från rätten att vid senare tillfälle göra gällande eller påtala rättighet eller förhållande av ifrågavarande slag. Om någon bestämmelse i Avtalet skulle vara ogiltig innebär det inte att Avtalet i sin helhet ska anses ogiltigt. Om sådan ogiltighet väsentligt påverkar någon av parterna äger denna part rätt till skälig jämkning av Avtalet. 4.2 Särskilda bestämmelser Köp av hjälpmedelsutrustning Leverantören ska överta den hjälpmedelsutrustning som vid avtalsstart är förskriven till brukare via Hälso- och sjukvårdsförvaltningens beställningssystem Thord (hjälpmedelsstocken) till fastställt pris. Hjälpmedelsutrustning som avses är hjälpmedel inom ISO-koderna Ljudstimulatorer Kroppsburna hörapparater I-örat-apparater Bakom-örat-apparater Hörapparater som används tillsammans med implantat Transmissionssystem via radio Slingförstärkare, slingmottagare och slingor Kommunikationsförstärkare Telefoner för fasta nät Texttelefon Telefontillbehör Totalkonversationsenheter Indikatorer med visuella signaler Priset för övertagandet av hjälpmedelsstocken fastställs i anslutning till transaktionsdag. Transaktionsdagen ska vara avtalsperiodens första dag. AVTAL MED KOMMSYN STOCKHOLM AVSEENDE HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET FÖR KOMMUNIKATIONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL VÅRDAVTALET SIDA 6 AV 8

10 HSN ADA Priset för hjälpmedelsstocken (transaktionspriset) baseras på den princip som framgår av punkt Återköp av hjälpmedelsutrustning, och avser hyreshjälpmedel inom ISO-koderna Transmissionssystem via radio Slingförstärkare, slingmottagare och slingor Telefoner för fasta nät Texttelefon Totalkonversationsenheter Indikatorer med visuella signaler Dock kommer inte den enskilda hjälpmedelsindividens värde redovisas på individnivå utan på hjälpmedelsgruppsnivå. Hjälpmedlen kommer vid avtalets start att redovisas per individnivå med registreringsnummer kopplat till användare/brukare Återköp av hjälpmedelsutrustning Beställaren ska, efter Avtalets upphörande, inklusive eventuell förlängning, köpa all befintlig hyrhjälpmedelsutrustning inklusive tillbehör och reservdelar (hjälpmedelsstocken) som vid Avtalets upphörande är förskriven till brukare. Köpeskillingen ska uppgå till av Leverantören under Avtalstiden gjorda investeringar i ovan nämnda hjälpmedel minskat med årlig avskrivning uppgående till tjugo (20) procent. Leverantören ska vid tidpunkt som Beställaren fastställer redovisa hyrhjälpmedel, som ska återköpas av SLL. Redovisningen ska ske på funktionsradsnivå. Leverantören ska fyra månader före avtalets utgång, eller vid annan tidpunkt som överenskoms mellan Beställare och Leverantören, redovisa hyrhjälpmedel, som ska återköpas av SLL. Redovisningen ska därefter kunna levereras vid behov. Av redovisningen ska framgå följande uppgifter per produkt Tillverkarnamn Tillverkarens GLN-nummer eller likvärdigt leverantörs-id Tillverkarens artikelnummer Tillverkarens artikelbenämning Artikelns Individnummer Anskaffningsdatum Hjälpmedelsindividens värde enligt ovanstående avskrivningsprincip Användarens/brukarens personnummer Bashjälpmedel som ersatts med engångsersättning enligt Avtalet återgår i Beställarens ägo utan ersättning. Bashjälpmedel behöver ej redovisas per produkt. AVTAL MED KOMMSYN STOCKHOLM AVSEENDE HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET FÖR KOMMUNIKATIONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL VÅRDAVTALET SIDA 7 AV 8

11 HSN ADA Betalning av hjälpmedelsstocken sker första vardagen efter avtalets upphörande. Fakturan ska vara Beställaren tillhanda två veckor innan avtalets upphörande. Förändringar i hjälpmedelsstocken, förskrivning av nya hjälpmedel samt återlämning hanteras enligt särskilda rutiner under dessa veckor Undantag från Allmänna villkor Punkt Vårdgaranti, Remisser, Provtagning, anmälan och smittspårning, Ersättning enligt lag om läkarvårdsersättning och lag om ersättning för fysioterapi i Allmänna villkor, Bilaga 5, gäller ej Lokalisering Verksamheten ska bedrivas i ändamålsenliga lokaler. Lokaler som besöks av brukare och förskrivare ska vara lokaliserade centralt i länet. Lokalerna ska lätt kunna nås genom allmänna kommunikationer samt med bil. Det ska finnas goda parkeringsmöjligheter och ett flertal handikapp-p-platser ska finnas i nära anslutning till entré och reception. ************* Avtalet har upprättats i två likalydande exemplar av vilka parterna tagit var sitt. Stockholm den den Stockholms läns landsting KommSyn Stockholm Hälso- och sjukvårdsnämnden Habilitering och Hjälpmedel Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Stockholms läns sjukvårdsområde Barbro Naroskyin Hälso- och sjukvårdsdirektör Anna-Lena Christensson Österberg Verksamhetsområdechef AVTAL MED KOMMSYN STOCKHOLM AVSEENDE HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET FÖR KOMMUNIKATIONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL VÅRDAVTALET SIDA 8 AV 8

12 1 Specifik Uppdragsbeskrivning för hjälpmedelscentralsverksamhet med inriktning mot kommunikations-, kognitions-, syn- och hörselhjälpmedel 1.1 Inledning Nätverkssjukvården i Stockholms län Den bärande idén i Framtidsplanen inom SLL är etablerandet av nätverkssjukvård, en hälso- och sjukvård där olika vårdgivare samarbetar i en sammanhållen vårdprocess tillsammans med patienten och där patientens delaktighet och vårdbehov står i fokus. Patienten ska kunna uppleva hälso- och sjukvårdens insatser som en helhet. Väl fungerande arbetsflöden och vårdprocesser ska prägla nätverkssjukvården och organisationen kring patienten ska vara god. Hälso- och sjukvården ska utmärkas av ett patient/personcentrerat förhållningssätt och alla vårdgivare har därvid ett ansvar för att verka för patientens delaktighet (länk till Socialstyrelsen) i den egna vården Kort om uppdraget Hjälpmedelsförskrivning är en del av insatserna inom habilitering och rehabilitering samt för vård och behandling. De flesta hjälpmedel som används är medicintekniska produkter vilket innebär att tillverkarna har ansvaret att produkter som sätts ut på marknaden uppfyller gällande krav i det medicintekniska regelverket. Stockholms läns landstings hjälpmedelspolicys definition av hjälpmedel är: Med hjälpmedel avses i denna policy de produkter som kräver hälso- och sjukvårdens särskilda kompetens för bedömning och utprovning och som är avsedda att kompensera förlorad funktion, förbättra nedsatt funktion, vidmakthålla funktion och utveckla funktion för att klara varje dags aktivitet. Det kan också vara att påvisa, förebygga, övervaka, behandla eller lindra en sjukdom. Konsumentprodukter som kan kompensera för funktionsnedsättning och som går att införskaffa i öppna handeln och som normalt finns i hemmen betraktas ofta som egenansvar. 1.2 Målgrupp Generell målgrupp Målgruppen är förskrivare anställda inom landsting, och privata enheter med vårdavtal med landsting alternativt förskrivare eller enheter som har särskild förskrivningsrätt. Förskrivarna finns inom Stockholms läns landsting. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 1. SPECIFIK UPPDRAGSBESKRIVNING SIDA 1 AV 13

13 Målgruppen omfattar även patienter folkbokförda i Stockholms läns landsting. Patienter från andra landsting har med stöd av Patientlagen rätt att på egen hand söka öppenvård i SLL och få hjälpmedel förskrivna. Dock gäller att eventuella remisskrav såväl i hemlandstinget som i SLL ska vara uppfyllda. Utöver ovan angivna målgrupp omfattar målgruppen följande patienter: Patienter i akut behov av vård. Patienter som har rätt till vårdförmåner i Sverige vid sjukdom enligt vad som följer av Europaparlamentets och rådets förordningar (EEG 883/2004 och EEG 987/2009 om samordning av de sociala trygghetssystemen samt EEG 1408/71). Detta gäller även för EU-medborgare som är registrerade som arbetssökande i Stockholms län. Patienter som omfattas av konventioner eller överenskommelser om sjukvårdsförmåner som Sverige har ingått med andra länder, se Vårdgivarguiden. Asylsökande (personer som omfattas av lagen (2008:344) om hälsooch sjukvård till asylsökande m.fl.) som inte fyllt 18 år ska erbjudas vård i samma omfattning som den som erbjuds dem som är folkbokförda inom Stockholms län. Detsamma gäller för personer som inte har fyllt 18 år och som omfattas av lagen (2013:407) om hälso- och sjukvård till vissa utlänningar som vistas i Sverige utan nödvändiga tillstånd. Asylsökande och personer utan nödvändiga tillstånd som fyllt 18 år ska erbjudas vård som inte kan anstå Områdesansvar Uppdraget omfattar hela Stockholms läns landsting. 1.3 Uppdraget Uppdraget avser hjälpmedelscentralsverksamhet med inriktning mot kognitionshjälpmedel, synhjälpmedel, kommunikationshjälpmedel samt hörselhjälpmedel för hela länet. Se Bilaga 2.1 Funktionsprislista, för de hjälpmedelsfunktioner som ingår i uppdraget. Hjälpmedelsfunktioner kan komma att förändras under avtalstiden. Leverantören ska ge personer som har varaktiga eller tillfälliga funktionsnedsättningar tillgång till funktionellt fullgoda hjälpmedel inklusive service samt ge expertkunskap till förskrivare och brukare, samt personer kring brukaren. Dessutom ingår konsultation/utprovning av egenansvarsprodukter och inträning av förskrivna hjälpmedel alternativt egenansvarsprodukter, undantaget hörselhjälpmedel. Expertkunskap kring hörselhjälpmedel och konsultation/utprovning ingår inte i detta uppdrag. Leverantören ska biträda Hälso- och Sjukvårdsförvaltningen i frågor som rör bedömningar av insatser inom verksamhetsområdet och verka för att förskrivare följer landstingets givna beslut och riktlinjer samt att utifrån kommande politiska beslut hantera eventuella förändringar. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 1. SPECIFIK UPPDRAGSBESKRIVNING SIDA 2 AV 13

14 Insatserna ska kännetecknas av god kvalitet, brukarsäkerhet, god tillgänglighet, respektfullt bemötande samt i övrigt god service. Verksamheten ska präglas av helhetssyn och kontinuitet där individuell hänsyn tas till såväl fysiska, psykiska som sociala aspekter. Kvaliteten på produkter och tjänster för såväl konsultationer, rådgivning som för arbeten ska vara hög. Följande ska prägla Leverantörens verksamhet: Brukarsäkerhet; att brukarens behov av funktionellt fullgoda produkter säkerställs. Med brukarsäkerhet avses att minimera undvikbara skador/risker med produkterna. Brukarsäkerhet avser även att levererad produkt överensstämmer med förskrivningen. God tillgänglighet; att det säkerställs att rätt förskriven eller annan överenskommen produkt levereras inom avtalad tid till den av förskrivaren angivna platsen. Med god tillgänglighet avses även att telefon- och öppethållandetider anpassas efter ställda krav eller till uppkomna behov. Kunskapsbaserad och ändamålsenlig vård, Rätt kompetens och ett gott bemötande; att tillgodose behov av expertkunskap inom hjälpmedelsområdet för att på bästa sätt tillgodose förskrivares och brukares behov. Definitioner: Hjälpmedel Huvudhjälpmedel Tillbehör Reservdelar Bashjälpmedel Hyrhjälpmedel Egenansvarsprodukt Förskrivet hjälpmedel Ett huvudhjälpmedel är en fullt fungerande produkt. Ett tillbehör är en artikel som ingår som en del i ett hjälpmedel och flera tillbehör kan ingå i ett komplett hjälpmedel. En reservdel är en artikel som ersätter en defekt del på hjälpmedlet. En reservdel ändrar inte hjälpmedlets funktion. Bashjälpmedel är normalt enkla, mindre komplexa hjälpmedel Se bilaga 2.1 Funktionsprislista. Hyrhjälpmedel är normalt mer komplexa än bashjälpmedel Se bilaga 2.1 Funktionsprislista. Konsumentprodukt som brukaren själv bekostar. I Avtalet kan det finnas undantag från dessa definitioner, vilka då hanteras separat Att tillgodose behov av funktionellt fullgoda hjälpmedel Denna tjänst omfattar logistik, montering/installation, förebyggande underhåll, avhjälpande underhåll, rekonditionering och utrangering. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 1. SPECIFIK UPPDRAGSBESKRIVNING SIDA 3 AV 13

15 Tjänsten omfattar såväl bashjälpmedel som hyrhjälpmedel Logistik lagerhantering, transport, distribution Lagerhantering Med lagerhantering avses hantering av nya och rekonditionerade hjälpmedel som Leverantören ombesörjer. Lokala bashjälpmedelsförråd hos förskrivande enhet Förskrivande enheter ska ha möjlighet att ha lokala bashjälpmedelsförråd från 1:a handsvalet på Kloka Hjälpmedelslistan. Leverantören ska upprätta en bashjälpmedelsförrådslista på produktnivå för att förskrivarna ska kunna beställa dessa hjälpmedel till sina lokala bashjälpmedelsförråd. Bashjälpmedelsförrådet ska omfatta de produkter inom de ISO-koder som framgår av Bilaga 1.1, Sortiment bashjälpmedelsförråd. Lokala hjälpmedelsförråd hos förskrivande enhet Förskrivande enheter ska ha möjlighet att ha ett lokalt hjälpmedelsförråd av hjälpmedel så att rehabiliterings-/vårdkedjan fungerar. Leverantören ska tillse och ansvara för att en del av Leverantörens lager finns på dessa förskrivande enheter. Sortimentet ska överenskommas mellan förskrivande enhet och Leverantören. Kan överenskommelse inte träffas mellan parterna äger Beställaren rätt att avgöra frågan Transport/distribution av hjälpmedel Leverans av hjälpmedel Hjälpmedel enligt bashjälpmedelsförrådslista ska efter avrop levereras till förskrivande enhet. Leverantören ska lämna av hjälpmedel vid förskrivande enhet på plats som överenskommits mellan förskrivare och Leverantören. Leverantören ska leverera skrymmande och/eller tunga bashjälpmedel hem till brukare när särskilda behov finns. Definition av skrymmande/tunga bashjälpmedel samt särskilda behov överenskommes mellan förskrivare och Leverantör. Övriga bashjälpmedel samt hyrhjälpmedel ska efter avrop levereras hem till brukaren, till förskrivaren eller enligt förskrivarens önskemål, inom Stockholms läns landsting. Alla hyrhjälpmedel samt vissa kostsamma bashjälpmedel ska vara märkta med individnummer samt med hjälpmedelscentralens namn. Bashjälpmedel inom hörselsortimentet som ska vara spårbara och individnummermärkta är hörapparater (ISO-kod , , , ) och ljudstimulator för tinnitus (ISO-kod ). Utlämning av hjälpmedel Hjälpmedel ska även kunna hämtas hos Leverantören. Vid utlämning av hjälpmedel direkt från verksamheten ska Leverantören informera brukaren om hjälpmedlets funktioner. Information i samband med leverans och uthämtning Leverantören ska bekräfta till förskrivaren när leverans är utförd, enligt Beställarens direktiv. Leverantören ska också bekräfta till förskrivaren om brukaren har hämtat ut hjälpmedlet direkt från Leverantörens utlämningsställe. Skriftlig information till brukare att hjälpmedel ska återlämnas när HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 1. SPECIFIK UPPDRAGSBESKRIVNING SIDA 4 AV 13

16 de inte används längre ska medfölja varje levererat hyrhjälpmedel samt för bashjälpmedel med individnummer. Hämtning av hjälpmedel Leverantören ska efter avrop från brukare, anhörig, förskrivare etc. återta hjälpmedel från brukare och förskrivande enheter Montering och installation Med montering och installation avses montering, uppsättning, installation av hjälpmedel i brukarens hem eller på annan avropad plats. Leverantören ska efter avrop montera och installera hjälpmedel på avropad plats. Leverantören ska utföra funktionskontroll av hjälpmedlet vid montering och installation. För de hjälpmedel som brukaren använder direkt vid installation, ska en kortare muntlig instruktion ges till brukaren om hjälpmedlets funktioner. Leverantören ska bekräfta till förskrivaren när montering och installation är utförd, enligt Beställarens anvisningar. Leverantören ska vid behov flytta befintliga möbler till t ex ett annat rum inom samma plan i bostaden för att kunna montera och installera de förskrivna hjälpmedlen. Brukarens dator kan vid behov göras körklar av leverantören. Förskrivaren ska då ha gjort en behovsbedömning i samråd med hjälpmedelskonsulent. Arbetet utförs främst i Leverantörens lokaler. Med körklar menas att brukaren kan få hjälp med de installationer som behövs för att t ex kunna installera ett program Förebyggande underhåll Med förebyggande underhåll avses de åtgärder som utförs på ett hjälpmedel för att det t ex ska genomgå en fastställd service en gång per år samt i förekommande fall en säkerhetskontroll enligt gällande krav från myndigheter och eller tillverkare och vid varje tidpunkt aktuella standarder. Leverantören ska utföra förebyggande underhåll enligt tillverkarens anvisningar och enligt gällande krav från myndigheter och vid varje tidpunkt aktuella standarder. Förebyggande underhåll kan ske i Leverantörens lokaler och i brukarens hem men ska i särskilda fall även kunna ske på vårdinrättning Avhjälpande underhåll Med avhjälpande underhåll avses icke planerade åtgärder som utförs när ett hjälpmedel är trasigt och måste repareras. Avhjälpande underhåll ska ske efter avrop från brukare, närstående, assistent eller förskrivare. Det är huvudsakligen hyrhjälpmedel och hörapparater (bashjälpmedel) som repareras. Bashjälpmedel byts ofta ut vid behov av avhjälpande underhåll, men kan även repareras. Avhjälpande underhåll sker i Leverantörens lokaler, i brukarens hem, skola eller vid vårdinrättning där brukaren är inlagd. Leverantören ska kunna ta emot brukare för enkla avhjälpande underhåll i leverantörens lokaler, så kallad drop in reparation. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 1. SPECIFIK UPPDRAGSBESKRIVNING SIDA 5 AV 13

17 Avhjälpande underhåll kan även utföras på en tidigare utförd anpassning av brukarens egenansvarsprodukt. Avser inte underhåll/service av brukarens egenansvarsprodukt. Om ett hjälpmedel måste tas ur drift för kassation kan Leverantören byta ut det mot ett likvärdigt hjälpmedel som blir inställt på samma sätt som det utbytta hjälpmedlet. Utbyte av hjälpmedel med individnummer ska avregistreras i Beställningsportalen alternativt i fakturaunderlagsfilen. Nyregistrering ska registreras i fakturaunderlagsfilen. Om annat hjälpmedel behövs ska Leverantören förvissa sig om att ny förskrivning görs för att nytt hjälpmedel ska kunna lämnas ut av Leverantören. I uppdraget ingår avhjälpande underhåll av hörselhjälpmedel Rekonditionering Med rekonditionering avses de åtgärder som utförs på ett hjälpmedel som är återlämnat från en brukare innan det kan förskrivas till annan brukare, recirkulation. Rekonditionering innebär att hjälpmedlet återställs till fullgott skick inom ramen för det av tillverkaren avsedda ändamålet. Rekonditionering ska ske då hjälpmedel återlämnats till Leverantören för recirkulation. Rekonditionering ska utföras enligt tillverkarens instruktioner och med delar/material som uppfyller tillverkarens specifikationer. Rekonditionering ska inte påverka den av tillverkaren angivna livslängden. Leverantören ska verka för återanvändning av returnerade produkter i den mån det går att förena med säkerhets- och kvalitetskrav Utrangering Med utrangering avses när ett hjälpmedel tas ur drift för kassation. Utrangerade hjälpmedel ska kasseras på ett miljövänligt sätt. Leverantören ska följa Stockholms läns landstings miljöpolitiska program Försörjning av hjälpmedel till brukare som stadigvarande vistas på annan ort För brukare som är folkbokförd i Stockholms läns landsting men som stadigvarande vistas på annan ort ska Leverantören i samarbete med annan region/landsting/kommun ansvara för hjälpmedelsförsörjningen enligt detta avtal Register över förskrivna hjälpmedel Leverantören ska föra register över förskrivna hyrhjälpmedel samt individnummermärkta bashjälpmedel. Leverantören ska genom aktiv registervård verka för att förskrivna hyrhjälpmedel som faktureras Beställaren är aktuella hos brukaren. Registret ska på begäran lämnas till Beställaren i samband med särskild uppföljning. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 1. SPECIFIK UPPDRAGSBESKRIVNING SIDA 6 AV 13

18 1.3.2 Att tillgodose behov av expertkunskap inom hjälpmedelsområdet kopplat till brukares behov Denna Vårdtjänst omfattar sortimentsarbete, kvalificerad expertkunskap genom rådgivning, konsultation, utprovning, inträning, utbildning och information samt individanpassning Sortimentsarbete Målet för Leverantörens sortimentsarbete ska vara att tillhandahålla funktionella och säkra hjälpmedel på lägsta effektiva hjälpmedelsnivå d.v.s. uppfylla brukarnas behov utan överutrustning. Sortimentsarbetet ska även innefatta kunskap om egenansvarsprodukter inom området. Sortimentsarbetet ska pågå inom alla produktområde i samarbete med förskrivare som är oberoende från leverantör och hjälpmedelsproducenter och i samråd med brukarorganisationer. Arbetet ska utgå från brukarnas behov och följa utvecklingen inom området. Sortimentsarbetets genomförande ska redovisas årsvis, se uppföljningsplan. Resultatet av sortimentsarbetet ska generera produkter till Stockholms läns landstings Kloka Hjälpmedelslista. Leverantören ska följa anvisningar från Beställaren och medverka till att underlätta förskrivningar i Beställningsportalen genom att t ex skapa förskrivningsunderlag. Leverantören ska fastställa vilka produkter som finns för förskrivning och presentera dessa i Hjälpmedelsguidens Kloka Hjälpmedelslista, Beställningsportalen samt på 1177 Vårdguiden/Tema Hjälpmedel. För de hjälpmedel som berörs av de medicintekniska direktiven ska Läkemedelsverkets regler och riktlinjer följas. Övriga produkter ska följa gällande direktiv för CE-märkning. Leverantören ska tillse att alla produkter för förskrivning finns angivna i databasen Hjälpmedelstjänsten eller liknande, inklusive bild samt generellt pris vilket innebär att produkt- och artikelinformation samt generellt pris ska vara levererad enligt bestämt format samt införda i Beställningsportalen. Undantag ska överenskommas med Beställaren. Leverantörens sortiment av hjälpmedel ska uppfylla vid varje tidpunkt gällande standarder och författningar för respektive produkt enligt Socialstyrelsens föreskrifter och följa relevanta föreskrifter från Läkemedelsverket. Varje bas- samt hyrhjälpmedel som tillgodoser brukarens behov av en viss funktion ska vara uppdelat på 1:a handsval som uppfyller minst 80 % av brukarnas behov och 2:a handsval ca 20 %. Förstahandsvalet ska vara det billigare alternativet. 1:a handsval följs på funktionsradsnivå. Om brukarens behov inte täcks av 1:a handsval eller 2:a handsval ska leverantören kunna erbjuda annat hjälpmedel som tillgodoser brukarens behov av funktionen. Dessa produkter kommer att ersättas som 2:a handsval. Leverantören ska upprätthålla kompetens och kunskap kring produkter utanför Kloka Hjälpmedelslistan samt ska aktivt följa den tekniska utvecklingen så att brukare med specialbehov som inte täcks av hjälpmedel i Kloka hjälpmedelslistan får sina behov av hjälpmedel tillgodosedda. Gällande hörselhjälpmedel sker detta i samarbete med Hörsel- och balanskliniken. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 1. SPECIFIK UPPDRAGSBESKRIVNING SIDA 7 AV 13

19 Beställaren kan vid tveksamheter i produktkvalitet begära in underlag från Leverantören. Denna ska då inrapportera uppgifter om uppställda krav i produktavtal, deltagare i sortimentsarbetet inom aktuellt avtalsområde etc. Sortimentsarbetet ska även vara ett forum för att bereda förslag till Beställaren gällande förändring av policy och riktlinjer. Leverantören ska delta i möten med Beställaren gällande övergripande hjälpmedelspolicyfrågor etc Utprovningsrum och sortiment för utprovning Leverantören ska ha ett representativt urval av hjälpmedel från funktionsprislistan samt ett urval egenansvarsprodukter för utprovning och visning. Leverantören ska ha utprovningsrum som kan bokas av förskrivarna för självständig utprovning. Undantag: hörselhjälpmedel Rådgivning och information Leverantören ska ha personal med sådan kompetens att de kan tillföra förskrivaren expertstöd av rådgivande och stödjande art gällande hjälpmedel, egenansvarsprodukter och förskrivningsprocess. Rådgivningen ska vara både hjälpmedelsspecifik och kopplad till brukares behov. Undantag: hörselhjälpmedel. Leverantören ska kunna informera om författningar, regler och rutiner gällande förskrivningar och hjälpmedel. Inför förändringar av sortiment ska Leverantören säkerställa att förskrivaren erhåller information och får erforderlig kunskap. Leverantören ska upprätthålla kompetens och kunskap kring produkter såväl inom som utom avtalat sortiment samt aktivt följa den tekniska utvecklingen inom hjälpmedelsområdet. Leverantören ska även upprätthålla kompetens och kunskap samt aktivt följa den tekniska utvecklingen för de hjälpmedelsområden som inte är hälso- och sjukvårdens ansvar t ex egenansvar, men som tangerar detta avtalsområde Konsultation och utprovning Med konsultation menas när leverantörens personal tillför förskrivaren expertstöd kopplat till brukares behov. Vid konsultation ska den kompetens som krävs ingå, t ex såväl konsulenttjänst som teknikertjänst. Konsultationen kan innebära enskild konsultation med förskrivare men också konsultation i samverkan mellan förskrivare, brukare, närstående, assistenter etc. Vårdansvaret kvarstår hos remitterande hälso- och sjukvårdspersonal, förskrivaren. Konsultationen sker oftast i Leverantörens lokaler men ska vid särskilda fall även kunna ske i brukarens hem, skola, vid vårdgivares mottagningar eller vid klinik där brukaren är inlagd. Undantag: hörselhjälpmedel Inträning av hjälpmedel Personal vid hjälpmedelsverksamheten, t ex konsulent eller tekniker, ska efter avrop träna in hjälpmedel tillsammans med brukaren. Anhöriga, personliga assistenter och andra personer kring brukaren som behöver in- HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 1. SPECIFIK UPPDRAGSBESKRIVNING SIDA 8 AV 13

20 formation och kunskap för att produkten ska fungera ska också kunna delta. Inträning kan ske såväl enskilt som i grupp. Förskrivarens ansvar för inträning tas då över under en begränsad tid av hjälpmedelsverksamhetens personal. Förskrivaren tar tillbaka ansvaret för inträningen senast vid sista inträningstillfället. Undantag: hörselhjälpmedel Val och inträning av egenansvarsprodukt Leverantören ska upprätthålla kompetens och kunskap kring konsumentprodukter inom området, som exempelvis smarta telefoner, läsplattor och appar, samt ska aktivt följa den tekniska utvecklingen så att förskrivare tillsammans med brukare, där behovet täcks av egenansvarsprodukter, får hjälp med att t ex välja, hantera, installera och lägga in program/appar. Leverantören ska vid behov träna in produkten med brukare, i grupp eller individuellt. Undantag: hörselhjälpmedel Utbildning och information till förskrivare Leverantören ska kontinuerligt informera och utbilda förskrivare om aktuellt sortiment i Kloka Hjälpmedelslistan för att säkra adekvata förskrivningar. Utbildning ska ske till förskrivare då Leverantören byter hjälpmedelsprodukter på Kloka Hjälpmedelslistan eller om Leverantören finner behov hos aktuell förskrivargrupp. Utbildning ska vara kopplad till brukarnas behov och metoder som krävs för att brukaren ska kunna använda hjälpmedlen. Utbildningsinsatserna ska redovisas 1 gång/år till Beställaren. Se bilaga 3, Årlig uppföljning, punkt Leverantören ska även informera förskrivare om produkternas funktion kopplat till brukares behov samt vid varje tidpunkt gällande policy, riktlinjer och rutiner vid förskrivning av hjälpmedel, se Information kan ske muntligt, men även i form av nyhetsbrev osv. För utbildning och information till audionomer och hörselingenjörer ska samarbete ske med Hörsel- och balanskliniken Utbildning och information till personer kring brukaren Leverantören ska informera och utbilda personer som finns i brukarens närhet och som behöver information och kunskap kring brukarens hjälpmedel och egenansvarsprodukter för att de ska fungera och användas. Det bör vara möjligt för andra verksamheter att köpa utbildning kring egensvarsprodukter och hjälpmedel, exempelvis hemtjänstpersonal och arbetsförmedlingens arbetsterapeuter. Undantag: hörselhjälpmedel Individanpassning Med anpassning av hjälpmedel avses de åtgärder som krävs för att det ska passa den enskilda brukaren och detta sker inom de ramar som tillverkaren anger. En anpassning kan uppnås genom att hjälpmedlet förses med tillbe- HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 1. SPECIFIK UPPDRAGSBESKRIVNING SIDA 9 AV 13

21 hör som anvisas av tillverkaren eller genom justering av inställbara funktioner. Med specialanpassning avses de åtgärder som krävs då den enskilda brukarens behov inte kan tillgodoses genom anpassning av befintliga produkter. Specialanpassning är när ett hjälpmedel eller tillbehör kombineras på annat sätt än vad tillverkaren avsett, när konstruktionsmässiga ingrepp görs, om en ny produkt konstrueras och tillverkas eller när produkten används på ett nytt sätt eller inom ett nytt användningsområde som inte var ämnat enligt tillverkaren. Leverantören ska individanpassa hjälpmedel enligt förskrivarens anvisning och förskrivning. Leverantören ska bedöma specialanpassningsbehovet tillsammans med förskrivaren och ska då så är möjligt utföra specialanpassningen. Individanpassning av förskrivet hjälpmedel ska företrädelsevis ske i Leverantörens lokaler. I särskilda fall ska individanpassning även kunna ske på anropad plats. Leverantören ska, enligt Beställarens anvisningar, bekräfta till förskrivaren när specialanpassningen är utförd. Leverantören ska även bekräfta när anpassning är utförd enligt arbetsorder Anpassning av egenansvarsprodukt Leverantören ska efter samråd med brukaren anpassa brukarens egenansvarsprodukt när det bedöms att ett hjälpmedel inte ska förskrivas, utan brukarens egenansvarsprodukt täcker brukarens behov. Hjälpmedelsverksamheten avgör om det är möjligt att anpassa produkten och tar ansvar för sin anpassning. Egenansvarsprodukten ska efter samråd med brukaren kunna rensas på annat innehåll för att produkten ska fungera som man överenskommit Krav på utrustning/resurser Leverantören ska ha den utrustning och de resurser som krävs för att uppdraget ska kunna utföras enligt avtal. 1.4 Samverkan Samverkan för patientens bästa Leverantören ska samverka med vårdgivare och huvudmän i den omfattning som krävs för Uppdragets utförande. I detta ingår att utveckla och dokumentera arbetssätt och rutiner för samverkan Övergripande samverkansöverenskommelser Leverantören ska känna till och följa beslut och riktlinjer i samverkansöverenskommelser som finns mellan SLL och andra huvudmän och som berör Leverantörens uppdrag, se Vårdgivarguiden. Leverantören ska delta i arbetet med att anpassa och utveckla dessa till lokal nivå Lokala samverkansöverenskommelser Särskild samverkan ska ske med andra Leverantörer för hjälpmedelsverksamhet i länet. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 1. SPECIFIK UPPDRAGSBESKRIVNING SIDA 10 AV 13

22 Leverantören ska samverka med brukarorganisationer samt pensionärsorganisationer i sortimentsarbetet men även i generella hjälpmedelsfrågor Övriga uppdrag utöver landstingets ansvar Leverantören bör kunna erbjuda utbildning till skolpersonal som har barn/studerande med funktionsnedsättning inom avtalets område. Arbetsterapeuter anställda på arbetsförmedlingen som provar ut arbetshjälpmedel för personer med funktionsnedsättning inom avtalets område bör kunna få tillgång till hjälpmedelsverksamhetens kompetens och sortimentutställning. Dessa arbetsterapeuter bör kunna nyttja verksamhetens kompetens, utprovningsrum och prova ut hjälpmedel mot ersättning som överenskommes mellan arbetsförmedlingen och hjälpmedelsverksamheten. 1.5 Personal och kompetens Verksamheten ska, enligt Socialstyrelsens föreskrifter, ha en verksamhetschef. Leverantören ska ha personal i den omfattning som krävs för att utföra uppdraget i enlighet med Avtalet. Följande yrkesgrupper ska finnas i verksamheten: Leg arbetsterapeut, leg logoped, synpedagog, tekniker med för uppdraget nödvändig kompetens inom IT samt tekniker med kompetens inom hörselhjälpmedelsområdet. Leverantören ska tillse att personalen har för uppdraget adekvat utbildning och kompetens och får den kompetensutveckling som erfordras. Personal med patientkontakt ska tala och förstå samt kunna läsa och skriva svenska. Leverantören ska säkerställa att verksamhetschefen har adekvat kompetens för att leda den systematiska utvecklingen av verksamhetens kvalitet i enlighet med verksamhetens ledningssystem. I detta ingår att vara väl förtrogen med och insatt i de lagar, förordningar, föreskrifter, riktlinjer, råd och rekommendationer som gäller för hälso- och sjukvården, både nationellt och lokalt. 1.6 Tider för verksamhetens bedrivande Leverantören ska ha verksamheten öppen för förskrivare och brukare vardagar mellan Leverantören ska ha möjlighet att vid behov ha öppet för brukare och förskrivare under andra tider för att öka tillgängligheten. Leverantören ska vara telefontillgänglig under verksamhetens öppettider för information, rådgivning, konsultation, hjälpmedelsspecifik rådgivning samt för tidsbokning. Leverantören ska vara tillgänglig under ordinarie öppettider för hjälpmedelsspecifik rådgivning. Vid de tider då Leverantören inte har öppet ska telefonsvarare ge information om öppettider. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 1. SPECIFIK UPPDRAGSBESKRIVNING SIDA 11 AV 13

23 1.7 Inställelsetider Definition: Vid beräkning av inställelsetid i dagar är dag ett (1) dagen efter avrop. Med avrop menas skriven remiss, beställning, förskrivning, arbetsorder, telefonsamtal eller personligt besök vid hjälpmedelscentral, alternativt vid besök hos brukaren. Leverans av hjälpmedel, till lokala bashjälpmedelsförråd avseende förstahandsvalet på Kloka Hjälpmedelslistan ska ske senast 7 arbetsdagar efter avrop. Leverans av hjälpmedel till lokala hjälpmedelsförråd på hörselmottagning och hörselklinik ska ske senast 5 arbetsdagar efter avrop. Leverans av hjälpmedel till brukare avseende förstahandsvalet på Kloka Hjälpmedelslistan ska ske senast 5 arbetsdagar efter avrop. Specialanpassade hjälpmedel exkluderas denna leveranstid. Leveranser av hjälpmedel utöver 1:a handsvalet ska ske senast 15 arbetsdagar efter avrop. Specialanpassade hjälpmedel exkluderas denna leveranstid Leverans av en hjälpmedelsutrustning som består av olika komponenter med olika långa leveranstider kan levereras enligt den komponent som har längst leveranstid. Hämtning av hjälpmedel ska ske senast 5 arbetsdagar efter avrop. Montering/installation ska följa väntetider för leverans av hjälpmedel. Avhjälpande underhåll ska påbörjas inom 3 arbetsdagar efter avrop och ska genomföras utan dröjsmål. Reparation av hörapparater ska utföras inom 5 arbetsdagar. Konsultation/utprovningstid ska erbjudas senast 15 arbetsdagar efter avrop. Vid akuta behov ska konsultations-/utprovningstid erbjudas inom 3 arbetsdagar. Bedömning av akut behov ska överenskommas mellan förskrivare och Leverantören. Anpassning av hjälpmedel ska påbörjas senast 5 arbetsdagar efter avrop, om hjälpmedlet finns att tillgå. Specialanpassning av hjälpmedel ska påbörjas senast 5 arbetsdagar efter avrop om hjälpmedlet finns att tillgå. 1.8 Miljö Leverantören ska ha ett miljöledningssystem certifierat enligt ISO-standard 14001, EMAS eller motsvarande om ersättningen överstiger 15 miljoner kronor per år. Kravet på miljöcertifiering gäller också om Leverantören är del av en koncern eller motsvarande vars sammanlagda årliga ersättning från Beställaren överstiger 15 miljoner kronor. Kravet på att verksamheten är certifierad infaller senast 31 december året som följer det år 15 miljoner kronor i ersättning är överskriden. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 1. SPECIFIK UPPDRAGSBESKRIVNING SIDA 12 AV 13

24 Om Leverantörens ersättning understiger 15 miljoner kronor per år ska denna vara miljödiplomerad av Beställaren om den inte är miljöcertifierad. Diplomering ska ske senast ett år efter driftstart. Beställarens miljödiplom gäller ett år från den dag det godkänns Förnybart bilbränsle Fordon som kan drivas med förnybart bränsle ska använda förnybart bränsle när det finns tillgängligt. Fordon som drivs av bensin eller diesel ska använda bränsle med så hög andel inblandning av förnybart drivmedel som är möjligt. 1.9 Forskning, utveckling och utbildning Forskning och utveckling Leverantören ska medverka i forskningsprojekt och kliniska prövningar inom vården, exempelvis genom att tillhandahålla nödvändiga uppgifter från journal och labbdata, samt vid behov biträda med kompletterande uppgifter och/eller godkännande. Detta regleras genom överenskommelse i varje enskilt fall mellan Leverantören och den som genomför den kliniska prövningen. Leverantören ska i sådana överenskommelser tillse att forskningsetiska tillstånd finns. Journaluppgifter och liknande data om patienter ska vara tillgängliga för forskning. Om detta är förknippat med väsentliga merkostnader regleras detta genom överenskommelse i varje enskilt fall mellan Leverantören och den som begär ut uppgifterna Utbildningsplatser Leverantören ska tillhandahålla platser för verksamhetsförlagd utbildning (VFU) för vårdstuderande till de olika professioner som tjänstgör hos Leverantören. Leverantören ska i första hand ta emot vårdstuderande från gymnasie-, universitets- och högskoleutbildningar inom Stockholms län. Leverantören ansvarar för att utbildningsplatserna håller den kvalitet och den inriktning som följer examenskraven för respektive utbildning. De som handleder studenter bör ha handledarkompetens eller annan likvärdig pedagogisk utbildning och ska minst ha genomgått det webbaserade stöd för handledare inom verksamhetsförlagd utbildning som ges av Karolinska institutet. Utbildningen nås via Vårdgivarguiden. I utbildningsuppdraget ingår att delta i de regelbundna handledarmöten som arrangeras av lärosätet. Leverantören ska medverka i lärosätenas utvärderings- och kvalitetssäkringsarbete av verksamhetsförlagd utbildning. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 1. SPECIFIK UPPDRAGSBESKRIVNING SIDA 13 AV 13

25 1 (1) Närsjukvård Rehab- Habilitering och Hjälpmedel HJÄLPMEDELSCENTRALS- VERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKATIONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL Bilaga 1.1 ISO-kodslista för hjälpmedel till lokala bashjälpmedelsförråd Ett representativt urval av bashjälpmedel ur 1:a handsval ska finnas för beställning till lokala bashjälpmedelsförråd. För att understödja rehabiliteringskedjan ska leverantören även tillhandahålla frekventa tillbehör till bashjälpmedel i de lokala bashjälpmedelsförråden. Hjälpmedel från följande ISO-koder ska finnas att beställa till lokala bashjälpmedelsförråd: Ur och klockor ISO-kodslistan kan komma att förändras under avtalstidens gång.

26 2 Ersättningsvillkor 2.1 Ersättningssystemet Allmänt Ersättningssystemet består av tre delar: dels övertagandet av befintlig hjälpmedelsutrustning, dels ersättningsmodellen som omfattar Beställarens ersättningar till Leverantören, produktionsrelaterad ersättning samt fast ersättning, dels vite. Leverantörens uppdrag som beskrivs i Specifik uppdragsbeskrivning utgör grunden för Leverantörens rätt att fakturera enligt detta Avtal. Denna bilaga omfattar därutöver bestämmelser om ersättningar för tjänst till personer ej folkbokförda i Stockholms län, patientavgifter, kostnadsansvar, utbildningsåtaganden, fakturering, betalningsvillkor och prisjustering. Ersättningarna enligt denna bilaga utgör även ersättning för de delar av uppdraget enligt detta Avtal som inte är upptagna i denna bilaga, t ex samverkan för patientens bästa, rådgivning och information med mera. På så sätt är allting ersatt som Leverantören gör på uppdrag av Beställaren. Med patient ska i förekommande fall förstås brukare Övertagande och återköp av befintlig hjälpmedelsutrustning Vid avtalsstart ska Leverantören köpa all hyrhjälpmedelsutrustning, hjälpmedelsstocken, som är förskriven till brukare inom hörselområdet. Vid avtalets upphörande kommer Beställaren att återköpa all, vid det tillfället förskriven, hyrhjälpmedelsutrustning, se Vårdavtal. Priset för hjälpmedelsstocken (transaktionspriset) baseras på den princip som framgår av Vårdavtal, punkt 14.2 Särskilda bestämmelser samt Återköp av hjälpmedelsutrustning. Genom att hjälpmedel kontinuerligt skrivs av respektive nyinköps kommer hjälpmedelsstockens beräknade transaktionspris att variera fram till transaktionsdagen. Vid återköp ska hyrhjälpmedel som är förskrivet till brukare och som har ett 0-värde redovisas samt övergå till Beställaren utan kostnad. 2.2 Ersättningsmodellen Produktionsrelaterad ersättning Funktionsprismodell För hjälpmedelscentralsverksamheten tillämpas en funktionsprismodell. I den totala funktionen av hjälpmedlet ingår alla tjänster och all utrustning som behövs för att funktionen för brukaren ska bli fullgod under hela användningsperioden. Till varje funktion hör: 1. att tillgodose behov av funktionellt fullgoda hjälpmedel Detta inkluderar bland annat inköp av utrustning, logistik- och leveranstjänster, montering, underhåll, rekonditionering och individanpassning. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 2. ERSÄTTNINGSVILLKOR SIDA 1 AV 8

27 2. att tillgodose behov av expertkunskap inom hjälpmedelsområdet kopplat till brukares behov Detta inkluderar bland annat sortimentsarbete samt rådgivning. Beställaren ersätter enligt nedan Leverantören för utförda prestationer åt patienter folkbokförda i Stockholms län som rapporteras enligt Beställarens krav och anvisningar enligt Avtalet. Ersättning för andra patienter se punkt Ersättningar för vård av personer ej folkbokförda i Stockholms län. Leverantören får inte begära ersättning för prestationer åt brukare som avlidit eller avflyttat från länet. Leverantören ansvarar för att ta fram denna information. För funktionsersättning för hyrhjälpmedel, angivet i prislista som hyra utgår en ersättning per dygn. För enstaka hjälpmedelutrustning som ej täcks av Kloka Hjälpmedelslistan men omfattas av definierad funktion i prislistan utgår ersättning enligt 2:a handsval. För tillkommande hjälpmedelsutrustning som saknar definierade funktions- och hjälpmedelsrader i Funktionsprislistan ska funktionsersättning överenskommas med Beställaren Ersättning för bashjälpmedel Bashjälpmedel ersätts med engångsbelopp enligt Bilaga 2.1, Funktionsprislista. Beloppen är exklusive moms och utgör ersättning för beställt hjälpmedel. Bashjälpmedel kan återanvändas och lämnas ut flera gånger. Bashjälpmedel repareras normalt sätt inte, men ska kunna repareras utan extra kostnad vid behov. Detta gäller även bashjälpmedel som övergått från Beställaren (hörselhjälpmedel) till Leverantören. Leverantören kan fakturera Beställaren för funktionsersättning för bashjälpmedel när förskrivet hjälpmedel levererats till brukaren alternativt till förskrivande enhet. Hjälpmedel som finns i lokala hjälpmedelsförråd hos förskrivande enhet kan faktureras från den dag det har förskrivits och levererats till brukaren Ersättning för hyrhjälpmedel Hyrhjälpmedel ersätts med ett belopp för uthyrning per dygn enligt Bilaga 2.1, Funktionsprislista. Beloppen är exklusive moms och utgör ersättning för beställt hjälpmedel. Leverantören kan fakturera Beställaren från den dag förskrivet hjälpmedel levererats till brukaren vid angivet leveransställe. Hjälpmedel som finns i lokala hjälpmedelsförråd hos förskrivande enhet kan faktureras från den dag det har förskrivits och levererats till brukaren. Funktionsersättningen för hjälpmedel som återlämnas direkt till Leverantören eller till leverantörens lokala hjälpmedelsförråd hos förskrivande enhet upphör den dag hjälpmedlet är återlämnat. Funktionsersättningen för hjälpmedel som återlämnas till förskrivande eller andra enheter upphör senast 10 arbetsdagar efter att avrop av återtagning av hjälpmedlet har skett. Motsvarande gäller när återtagning sker från brukarens hem, d v s hyra upphör senast 10 arbetsdagar efter avrop (se punkt 1.6 Specifik Uppdragsbeskrivning, Bilaga 1). Hyra upphör senast 30 kalenderdagar efter HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 2. ERSÄTTNINGSVILLKOR SIDA 2 AV 8

28 brukare avlidit eller 30 kalenderdagar efter brukare flyttat ut från Stockholms län Ersättning för förlust eller onormalt slitage av hjälpmedel Om brukaren förlorat förskrivet hjälpmedel eller hanterat förskrivet hjälpmedel så att onormalt slitage uppkommit ersätter Beställaren Leverantören för hjälpmedelsutrustningen i de fall skadan eller slitaget beror på vårdslöshet eller uppsåt från brukarens sida eller på skada/förlust vållad av tredje man. Leverantören bedömer i samråd med förskrivaren när onormalt slitage respektive förlust kan åberopas. Slitage eller förlust som beror på brukarens funktionsnedsättning kan inte åberopas. När hjälpmedlet kan repareras ersätter Beställaren Leverantören för kostnaden för reparationen som behövs för att återställa hjälpmedlet. Kostnaden får ej överstiga den kostnad som skulle bli fallet vid ersättning med annat hjälpmedel enligt nedan. När hjälpmedlet måste ersättas med annat hjälpmedel utgår ekonomisk ersättning för av Leverantören under Avtalstiden gjorda investeringar i det utrangerade hjälpmedlet minskat med årlig avskrivning uppgående till tjugo (20) procent. Ersättning utgår inte för produkter som är äldre än 5 år Hantering av patientavgifter i ersättningsmodellen Vårdgivaren behåller inbetald patientavgift för öppenvård. Denna patientavgift är en del av Beställarens ersättning till Vårdgivaren utöver den ersättning som anges ovan. Vårdgivaren kompenseras inte för utebliven intäkt för patienter med frikort eller som är avgiftsbefriade. Vårdgivaren kompenseras inte för utebliven intäkt om betalning av avgiften uteblir av annan orsak. Om SLL beslutar om ändrade patientavgifter ska övriga ersättningar från Beställaren till Vårdgivaren justeras på sådant sätt att Vårdgivarens totala ersättning enligt detta Avtal inte förändras till följd av förändringen av patientavgifter. Beställaren fastställer hur denna justering av ersättningarna ska ske Uppdragsrelaterad ersättning Beställaren ersätter Leverantören med en fast uppdragsrelaterad ersättning. Uppdragsrelaterad ersättning A Konsultation/utprovning och inträning av hjälpmedel och egenansvarsprodukter Belopp kr Vite för processer och aktiviteter Vite för bristande inrapportering Om Leverantören inte rapporterar till Beställaren enligt bilaga 3 Årlig uppföljning och bilaga 4 Informationshantering innehåller Beställaren 1 procent av på varje faktura fakturerat belopp från och med den månad rapporteringen uteblir fram till dess att rapporteringen sker. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 2. ERSÄTTNINGSVILLKOR SIDA 3 AV 8

29 Miljö Om miljöcertifikat eller miljödiplomering saknas enligt de krav som anges i specifik uppdragsbeskrivning ska Vårdgivaren erlägga vite motsvarande 0,5 procent av den årliga ersättning som Beställaren för detta Avtal utbetalat till Vårdgivaren. Vite faktureras efterföljande år Andra viten Brukarsäkerhet Om inte kvalitetsindikator för brukarsäkerhet enligt Bilaga 3, Årlig uppföljning, punkt 3.4 Lägsta godtagbara kvalitet, uppnås avseende måluppfyllelse för andel av förskrivningar av bashjälpmedel från 1:a handsvalet som följer kloka hjälpmedelslistan utgår vite. Måluppfyllelsen följs per månad. Under första året exkluderas de produktgrupper som leverantören inte tidigare har hanterat inom nedanstående ISO-koder Ljudstimulatorer 2206 Hörhjälpmedel Transmissionssystem via radio Slingförstärkare, slingmottagare och slingor Kommunikationsförstärkare Telefoner för fasta nät Texttelefon Telefontillbehör Totalkonversationsenheter Indikatorer med visuella signaler Vitesberäkningen påbörjas Vitesbeloppet är SEK per månad och faktureras månadsvis i efterskott. Om inte kvalitetsindikator för brukarsäkerhet enligt Bilaga x, Årlig uppföljning, punkt 6.4 Lägsta godtagbara kvalitet, uppnås avseende måluppfyllelse för andel av förskrivningar av hyrhjälpmedel från 1:a handsvalet som följer kloka hjälpmedelslistan utgår vite. Måluppfyllelsen följs per månad. Under första året exkluderas de produktgrupper som leverantören inte tidigare har hanterat, hyrhjälpmedel inom nedanstående ISO-koder Transmissionssystem via radio Slingförstärkare, slingmottagare och slingor Kommunikationsförstärkare Telefoner för fasta nät Texttelefon Telefontillbehör Totalkonversationsenheter Indikatorer med visuella signaler HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 2. ERSÄTTNINGSVILLKOR SIDA 4 AV 8

30 Vitesberäkningen påbörjas Vitesbeloppet är SEK per månad och faktureras månadsvis i efterskott. Telefontillgänglighet Om inte kvalitetsindikator, enligt Bilaga 3, Årlig uppföljning, punkt 3.4 Lägsta godtagbara kvalitet, uppnås avseende andel förskrivare som kommit fram per telefon och fått rådgivning av efterfrågad kompetens under samma dag utgår vite. Måluppfyllelsen följs per månad. Vitesbeloppet är SEK per månad och faktureras månadsvis i efterskott. Resultat på förskrivarenkät Om Leverantören enligt Bilaga 3, Årlig uppföljning, punkt 3.4, Lägsta godtagbara kvalitet, inte uppnår 80 % nöjdhet med kompetens och kvalitet på anpassningar/specialanpassningar utgår ett årligt vite om SEK. Beställaren fakturerar vitet senast den 31 mars följande år. Om Leverantören enligt bilaga x Årlig uppföljning, 6.4, Lägsta godtagbara kvalitet, inte uppnår 80 % nöjdhet med kompetens och kvalitet på rådgivning och konsultationer utgår ett årligt vite om SEK. Beställaren fakturerar vitet senast den 31 mars följande år. Vite på mätning av nöjdhet på förskrivarenkät gäller från Kvittning Beställaren äger rätt att kvitta vite mot ersättning till Leverantören för utförda tjänster vid kommande utbetalningar Ersättningar för vård av personer ej folkbokförda i Stockholms län Vård av asylsökande med flera och personer som saknar nödvändiga tillstånd Ersättning för vård av asylsökande med flera och personer som saknar nödvändiga tillstånd att vistas i Sverige faktureras Beställaren i särskild ordning, se Vårdgivarguiden. I gruppen asylsökande med flera ingår även förvarstagna som vistas i Migrationsverkets förvar, de som beviljats tillfälligt skydd och deras anhöriga samt ytterligare grupper som regeringen beslutar om Utomlänspatienter För utomlänspatienter fakturerar Leverantören patienternas hemlandsting för förskrivna hjälpmedel, enligt Riksavtalet, se Vårdgivarguiden Ersättningar till personer som är folkbokförda i Stockholms län som får vård i annat län Leverantören ska tillsammans med vårdgivande landsting handlägga hjälpmedelsärenden till personer som är folkbokförda i Stockholms län, men som vårdas eller vistas i annat län. Leverantören ska fakturera Beställaren för förskrivna hjälpmedel enligt detta Avtal Patienter från andra länder För patienter från andra länder varierar betalningsansvaret beroende på bland annat bosättningsland. Regler för patientavgifter och ersättnings- HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 2. ERSÄTTNINGSVILLKOR SIDA 5 AV 8

31 nivåer för dessa patientkategorier framgår av avgiftshandboken och turisthandboken, se Vårdgivarguiden. Leverantören fakturerar Försäkringskassan direkt för patienter från andra länder. 2.3 Patientavgifter Betalning av patientavgifter Vårdgivaren ska av patienter som behandlas enligt detta Avtal ta ut patientavgift med de belopp som SLL beslutat. Uppgift om patientavgifterna finns tillgängliga i SLL:s patientavgiftshandbok, se Vårdgivarguiden. Patientavgifter ska kunna betalas kontant, med betalkort eller mot faktura. Beställaren ersätter inte Vårdgivaren för uteblivna patientavgifter Patientavgifter för hjälpmedel Vårdgivaren ska debitera patienter för hjälpmedel enligt av Beställaren fastställda avgifter se Vårdgivarguiden. De patientavgifter patienter betalar för hjälpmedel tillfaller i sin helhet Beställaren. Leverantören betalar in patientavgifterna till Beställaren månadsvis i efterskott. Det åligger Leverantören att ombesörja att obetalda patientavgifter betalas in. 2.4 Kostnadsansvar Vårdgivarens kostnadsansvar Leverantören ansvarar för samtliga kostnader som är förenade med Åtagandet, med de preciseringar och undantag som anges nedan Lokaler, utrustning och försörjningstjänster inklusive informationsförsörjning Vårdgivaren ansvarar för samtliga kostnader som är relaterade till de lokaler, den utrustning, de försörjningstjänster och den informationsförsörjning som behövs för uppdragets utförande Tolkar Beställaren ansvarar för kostnaden för språktolk och tolk för döva, dövblinda och hörselskadade vid patientkontakt när tolktjänst som har avtal med SLL anlitas. Om annan tolktjänst används ansvarar Vårdgivaren för kostnaden Sjukresor Beställaren ansvarar för kostnaderna för sjukresor om leverantör som SLL har avtal med anlitas se Vårdgivarguiden. 2.5 Moms Inledning Parterna är eniga om att Uppdraget i sin helhet utgör sådan sjukvård som undantas från momsplikt enligt 3 kap. 4 Mervärdesskattelag (1994:200)(ML). I enlighet härmed utgår ingen moms på ersättningen för Uppdraget. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 2. ERSÄTTNINGSVILLKOR SIDA 6 AV 8

32 2.6 Fakturering Utformning av faktura Faktura ska utformas enligt Beställarens anvisningar och innehålla den information som Beställaren anger, se bilaga 4, Informationshantering. Beställaren betalar endast för utförda tjänster som rapporterats till Beställarens databaser enligt Beställarens anvisningar samt för uppdragsrelaterade ersättningar och särskilda ersättningar enligt detta Avtal. Faktureringar som ej överensstämmer med uppgifterna i databasen eller som ej överensstämmer med Bilaga 4, Informationshantering ersätts ej. På fakturan samlas samtliga poster som ska faktureras enligt detta Avtal. Undantag från detta är ersättning för vård av personer ej folkbokförda i Stockholms län enligt punkt som faktureras enligt särskilda rutiner, se Vårdgivarguiden. Beställaren äger rätt att kvitta för mycket utbetald ersättning mot ersättning till Leverantören för utförda tjänster vid kommande utbetalningar Faktureringsperiod Fakturering sker månadsvis i efterskott. Fakturan ska avse hel kalendermånad. Ersättningar som utgår med ett fastställt årsbelopp faktureras månadsvis i efterskott med en tolftedel av årsbeloppet Faktureringsadress Faktura ska skickas i fakturafil i XML-format enligt Bilaga 2.2, Specifikation för fakturaunderlag Invändningar mot faktura Invändningar mot fakturan ska ske skriftligen senast tre månader efter mottagandet för att beaktas. Reglering av felaktigt fakturerat belopp ska ske inom 30 dagar efter det att parterna enats om att korrigering ska ske. Beställaren har rätt att begära rättelse av felaktigt fakturerat belopp även efter denna tremånadersperiod. 2.7 Betalningsvillkor Betalning sker mot faktura på första tillgängliga bankdag (30) kalenderdagar efter fakturadatum. Om fakturans faktiska ankomstdatum är mer än fem kalenderdagar efter fakturadatum äger Beställaren rätt att förlänga tiden för betalning med motsvarande antal dagar. Leverantören har inte rätt att ta ut faktureringsavgift, andra avgifter eller pristillägg som inte framgår av detta Avtal. Ersättning utbetalas endast till Leverantör som är godkänd för F-skatt. Rätten till ersättning har förfallit om kravet inte har fakturerats eller om vårdhändelsen inte rapporterats korrekt till Beställarens databaser inom tre månader efter det att det som är ersättningsberättigat utförts. Detta förhållande påverkas inte av Avtalets stycke om parts rätt att vid senare HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 2. ERSÄTTNINGSVILLKOR SIDA 7 AV 8

33 tillfälle påtala rättighet. Ersättning för hjälpmedel till utflyttade respektive avlidna brukare utges högst en (1) månad från utflyttningsdatum Dröjsmål Betalningsmottagande part äger vid försenad betalning rätt att ta ut dröjsmålsränta enligt gällande räntelag. 2.8 Prisjustering Priserna i funktionsprislistan kan förhandlas under pågående avtal med första avstämning sex månader från avtalsstart. Parterna ska i förhandling överenskomma om de priser som ska gälla från och med respektive Vid förlängning ska under återstående avtalstid priserna räknas upp per den 1:a januari varje år, med början , med 60 % av årliga förändringar i preliminärt Prisindex med kvalitetsjusterade löner för landsting (LPIK) (exklusive läkemedel), publicerat i oktober månad. LPIK tas fram av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och redovisas som årsvärden per kalenderår. LPIK redovisar prognostiserat utfall av förändringar i kostnader för arbetskraft och övriga tjänster under ett kalenderår och publiceras av SKL. Basår för LPIK för detta Avtal är år HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 2. ERSÄTTNINGSVILLKOR SIDA 8 AV 8

34 Bilaga 2.1 FUNKTIONSPRISLISTA FÖR HJÄLPMEDEL FÖR KOMMUNIKATION, KOGNITION, SYN OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL I den totala funktionen av hjälpmedlet ingår alla tjänster och tillbehör som behövs för att funktionen för brukaren ska bli fullgod under hela användningsperioden. Typ av funktionsersättning Funktionsersättning för 1:a handsval. Ska täcka minst 80 % av brukarens behov av hyrhjälpmedel och 80% av brukarens behov av bashjälpmedel. För hyrhjälpmedel anges en funktions-ersättning/dygn, för bashjälpmedel anges en funktions-ersättning per produkt vid förskrivning/beställning Funktionsersättning för 2:a handsval. Ska täcka ca 20 % av brukarens behov av hyrhjälpmedel och 20 % av brukarens behov av bashjälpmedel. För hyrhjälpmedel anges en funktionsersättning/dygn, för bashjälpmedel anges en funktions-ersättning per produkt vid förskrivning/beställning ISO-kod och funktionsradsid Beskrivning av hjälpmedelsfunktion Ljudstimulatorer Hjälpmedel för att maskera ljud som produceras inne i örat eller av externa källor. Här ingår t.ex. tinnitusmaskerare 1229 Ljudstimulator vid tinnitus bas 3 864,75 kr 5 024,16 kr Röst- och talträningshjälpmedel Produkter för att träna och utveckla användningen av röst och tal, speciellt i relation till att framställa och bli medveten om ljud Stamningshjälpmedel DAF bas 6 166,16 kr 6 254,58 kr 1149 Stamningshjälpmedel DAF+FAF hyra 23,07 kr 28,31 kr Hjälpmedel för att koda och avkoda skrivspråk Produkter för att träna förståelsen av sammanhanget mellan bokstäver och deras motsvarande ljud Programvara för PC/MAC bas 1 724,50 kr 3 190,72 kr Elektroniska orienteringshjälpmedel Elektroniska hjälpmedel som informerar en person om var han befinner sig inom ett visst område Orienteringshjälpmedel GPS hyra 6,61 kr 8,81 kr Förstorande video-system Hjälpmedel som förstorar bilden av objektet som har uppfångats av en videokamera. Här ingår t.ex. kameror, kontrollenheter, monitorer och digitala videosystem Stationärt förstorande system hyra 13,61 kr 19,11 kr 1154 Handhållet förstorande system hyra 3,68 kr 4,59 kr

35 Kroppsburna hörapparater Hjälpmedel som fästs på en persons klädsel eller hängs runt nacken och som förstärker ljud Kroppsburen hörapparat bas 0,00 kr 0,00 kr I-örat-apparater Hjälpmedel som bärs i örat och som förstärker ljud. Här ingår t.ex. kanalapparater 1231 Hörapparat mellan bas 3 820,20 kr 6 754,21 kr 1232 Hörapparat avancerad bas 3 284,93 kr 7 619,66 kr Bakom-örat-apparater Hjälpmedel som bärs bakom örat och som förstärker ljud. Här ingår t.ex. hörapparater med huvud- /pann/bygel/band Hörapparat mellan bas 2 719,68 kr ,33 kr 1234 Hörapparat avancerad bas 3 137,94 kr 9 017,29 kr 1235 Hörapparat med extern hörtelefon bas 3 415,34 kr 9 909,26 kr 1236 Hörapparat super power bas 3 027,37 kr 6 809,97 kr 1237 Hörapparat för barn 0-2 år bas 8 378,57 kr ,51 kr Hörapparater som används tillsammans med implantat Hjälpmedel som understödjer hörandet genom att stimulera implanterade mottagare placerade i t.ex. innerörat Benförankrad hörapparat bas ,94 kr ,01 kr Röstgeneratorer Hjälpmedel som överför luftrörelser i strupen till tal genom rörelser I gommen, tungan och munnen. Här ingår t.ex. talventiler Digital röstgenerator hyra 4,44 kr 6,46 kr Röstförstärkare för personligt bruk Hjälpmedel för att förstärka röstvolymen hos en person Röstförstärkare hyra 3,44 kr 5,89 kr Skrivmaskiner Här ingår t.ex manuella, elektriska, talande skrivmaskiner och punktskriftsmaskiner samt skrivmaskiner med en minnesfunktion. Här ingår t.ex. ordbehandlingsmaskin Ordbehandlingsmaskin, AlphaSmart och liknande hyra 2,60 kr 3,89 kr Bärbara anteckningsapparater för punktskriftsanvändare Här ingår t.ex. portabla hjälpmedel som inte har någon display och som fungerar elektroniskt och/eller sköts manuellt Punktanteckningshjälpmedel hyra 22,38 kr 36,87 kr Programvara för ordbehandling Programvara för att skriva, redigera och lagra text, inklusive grundpotensform, t.ex. layoutprogram och programvara för ordbehandling för alternativ styrning. Här ingår t.ex. programvara för att använda punktskrift Programvara med och utan talsyntes bas 4 320,54 kr 4 752,71 kr Programvara för kalkylering och beräkning

36 Programvara för att kalkylera och beräkna. Här ingår t.ex. programvaror för att hålla koll på personlig ekonomi Programvara för kalkylering och beräkning bas 1 633,89 kr 2 061,50 kr Utrustning för att spela in och återge ljud Hjälpmedel för att spela in och/eller spela upp ljud. Här ingår t.ex. rullbandspelare och alla typer av bandspelare, markergeneratorer och avmagnetiseringsapparater och digital utrustning för att spela in och/eller upp ljud såsom minidiskar, CD-spelare och DAISY-spelare Produkt med digital in- och uppläsning av ljud bas 4 044,70 kr 5 669,46 kr 1163 Digitalt fickminne bas 4 304,06 kr 4 734,47 kr 1164 Digitalt fickminne med in- och uppläsning av ljud bas 4 247,65 kr 5 750,91 kr Transmissionssystem via radio System för att ta emot och/eller sända ljud via högfrekventa radiovågor. Här ingår t.ex. system, sändare och mottagare för lokal envägskommunikation System som förstärker ljud (kan användas vid bullrig miljö) hyra 26,16 kr 29,76 kr Transmissionssystem via radio System för att ta emot och/eller sända ljud via högfrekventa radiovågor. Här ingår t.ex. system, sändare och mottagare för lokal envägskommunikation (hörselhjälpmedel) Fast system med slingförstärkare - skola hyra 24,20 kr 31,45 kr 1240 Fast system med bärbar mottagare - skola hyra 24,20 kr 31,45 kr 1241 Portabelt system med flera mikrofoner - skola hyra 14,60 kr 18,97 kr 1242 Mikrofon till portabelt och fast system hyra 4,24 kr 5,51 kr 1243 Portabelt system med en mikrofon hyra 3,76 kr 4,90 kr 1244 FM-system för ljudinformation för radio eller tv bas 5 628,65 kr 7 317,25 kr Slingförstärkare, slingmottagare och slingor Hjälpmedel för att ta emot eller överföra information genom att använda elektromagnetiska vågor i slingsystem. Här ingår t.ex. audio- och bärfrekvens-slingsystem Stolslinga inklusive förstärkare till TV bas 2 258,98 kr 2 936,67 kr 1246 Slingförstärkare för fast installation hyra 3,55 kr 4,27 kr 1247 Halsslinga med inbyggd förstärkare bas 472,97 kr 614,85 kr Bokstavs- och symbolsatser/tavlor Hjälpmedel för närkommunikation i de fall tal inte är möjligt eller svårt. Här ingår t.ex. bokstäver, symboler, ikonsatser och ikonbrädor Bildkort, pekbok eller liknande, kompletta satser bas 645,04 kr 1 826,25 kr 1167 Bildbas på CD-rom/licens bas 1 707,78 kr 2 501,28 kr 1168 Tavlor och liknande för bokstäver och symboler bas 112,20 kr 133,38 kr 1215 Bildstöd t.ex. pictogramstämplar bas 192,74 kr 806,62 kr Kommunikationsförstärkare Hjälpmedel för att förstärka röstvolymen från en eller flera personer System som förstärker ljudet vid tal bas 3 614,20 kr 3 975,62 kr Kommunikationsförstärkare Hjälpmedel för att förstärka röstvolymen från en eller flera personer (hörselhjälpmedel).

37 1248 Kommunikationsförstärkare inklusive hörlurar bas 1 759,97 kr 2 287,97 kr Samtalsapparater Elektroniska hjälpmedel som stöder närkommunikation. Här ingår t.ex. portabla och stationära digitala elektroniska displayer, papper och annan utrustning för presentation av inspelat och/eller syntetiskt tal Samtalsapparat, enkel bas 1 779,79 kr 2 284,75 kr 1171 Samtalsapparat, avancerad hyra 8,84 kr 11,18 kr 1172 Samtalsapparat, avancerad, portabel hyra 21,61 kr 35,02 kr Programvara för närkommunikation Programvara för att ta fram meddelanden för närkommunikation. Här ingår t.ex. inbyggd programvara som underlättar närkommunikation Program, t.ex. symboler bas 9 700,48 kr ,95 kr 1225 Programvara till egenansvarsprodukt bas 1 680,00 kr 2 184,00 kr Presentationsmaterial för bokstavssatser och symbolsatser Presentationsmaterial för bokstavssatser och symbolsatser. Här ingår t.ex. material som behövs för att visa bokstäver, bilder, symboler och liknande Mappar, ark, magnettavlor, schema, ögonpekningsram och liknande bas 359,43 kr 1 021,41 kr Telefoner för fasta nät Här ingår t.ex. stationära telefoner med eller utan bärbar lur, högtalande telefoner, bildtelefoner, videotelefoner, telex- och telefaxmaskiner, telefoner med inbyggda varselsignaler, internettelefoner och taktila telefoner 1249 Bildtelefon (inkl uppgradering av program) hyra 7,34 kr 9,55 kr 1250 Programvara för bildtelefoni bas 6 606,30 kr 8 588,19 kr Texttelefon Här ingår t.ex. mobila texttelefoner och telefoner som använder punktskrift Texttelefon (inkl uppgradering av program) hyra 6,06 kr 7,88 kr 1252 Programvara för texttelefon bas 4 656,90 kr 6 053,97 kr Telefontillbehör Här ingår t.ex. kopplingsenheter och signalomvandlare för inkommande meddelanden, tangentbord till mobila telefoner, nummerpresentationshjälpmedel, upptaget- och ringsignalsindikatorer, nummerslagningshjälpmedel, telefonlurshållare och lurförstärkare Nummerslagningshjälpmedel bas 3 396,39 kr 7 250,96 kr 1177 Skärmläsare för mobiltelefon bas 3 807,75 kr 8 999,10 kr Telefontillbehör Här ingår t.ex. kopplingsenheter och signalomvandlare för inkommande meddelanden, tangentbord till mobila telefoner, nummerpresentationshjälpmedel, upptaget och ringsignalsindikatorer, nummerslagningshjälpmedel, telefonlurshållare och lurförstärkare (hörselhjälpmedel) Telefonförstärkare för fast trådbunden telefoni bas 645,14 kr 838,69 kr 1254 Telefonförstärkare för fast trådlös telefoni (DECT) bas 645,14 kr 838,69 kr 1255 Trådlös telefonförstärkare för mobil telefoni bas 1 070,15 kr 1 391,20 kr

38 Totalkonversationsenheter Mjukvara och/eller hårdvara för bildtelefoni, texttelefoni eller en kombination av bild- och texttelefoni över IP-nät Enhet för totalkonversation (inkl uppgradering av program) hyra 9,02 kr 11,73 kr 1257 Programvara för totalkonversation bas ,00 kr ,00 kr Indikatorer med visuella signaler Hjälpmedel som indikerar med ljus eller andra visuella signaler att något händer på platsen där sändaren är; de kan omvandla t.ex. ljudsignaler till visuella signaler. Här ingår t.ex. elektroniska barnvakter, dörrsignaler, dörrsignalindikatorer och dörrvarnare. Hjälpmedel som indikerar med ljud att något händer på platsen där sändaren är; de kan omvandla t.ex. ljudsignaler eller de kan höja volymen från en standardutrustning. Hjälpmedel som indikerar med taktila signaler att något händer på platsen där sändaren är; de kan omvandla t.ex. ljudsignaler eller visuella signaler till vibrationer eller andra taktila signaler. Här ingår t.ex. vibrationsindikatorer. I denna ISO-kod ingår även hjälpmedel med ISO-kod och System för varseblivning, fast eller portabel utrustning (dörr,telefon,brandvarnare,väckning) hyra 4,33 kr 5,63 kr 1259 Komplettering av system för optisk signal med babyvakt hyra 2,63 kr 3,43 kr 1260 Komplettering av system för taktil signal med babyvakt hyra 2,63 kr 3,43 kr 1261 Väckningsanordning bas 2 057,93 kr 2 675,04 kr Ur och klockor Hjälpmedel som mäter, visar och talar om vad klockan är. Här ingår t.ex. bärbara och stationära hjälpmedel med eller utan en alarmfunktion Punktarmbandsur bas 1 355,54 kr 2 741,65 kr 1179 Taktilt fickur bas 2 675,40 kr 2 942,94 kr 1180 Talande fickur bas 2 647,82 kr 2 827,95 kr 1181 Punktväckarur bas 386,98 kr 471,19 kr 1182 Talande väckarur bas 631,90 kr 695,09 kr 1183 Talande armbandsur bas 708,34 kr 779,18 kr 1184 Armbandsur för kognition som larmar bas 1 756,85 kr 1 932,53 kr 1185 Bordsur, väggur, avancerad hyra 6,73 kr 10,85 kr 1186 Bordsur, väggur, enkel bas 617,09 kr 1 221,54 kr 1187 Fickur för minne och kognition, med larm bas 1 911,00 kr 2 102,10 kr 1188 Ur med vibrator för person med syn- och hörselnedsättning bas 1 037,23 kr 1 815,55 kr Almanackor, kalendrar och planeringssystem Hjälpmedel för att lagra och organisera data över planerade aktiviteter. Här ingår t.ex. speciella kalenderprogramvaror Elektronisk almanacka, enkel bas 3 202,64 kr 3 223,35 kr 1190 Elektronisk almanacka, avancerad hyra 13,96 kr 15,88 kr 1191 Tidshjälpmedel för att stödja minnet, enkla bas 1 055,93 kr 2 840,50 kr 1192 Minneshjälpmedel, enkelt med inspelningsbart tal för att stödja minnet bas 789,13 kr 1 979,79 kr 1224 Elektronisk almanacka, avancerad, programvara till egenansvarsprodukt bas ,00 kr ,00 kr Läsmaskiner

39 Hjälpmedel som läser och överför skriven text till ett alternativt kommunikationssystem som kan vara visuellt läsbart, hörbart och/eller taktilt Läsmaskin/talande scanner hyra 16,24 kr 19,32 kr Stationära datorer Här ingår monitorarm till egen dator Monitorarm till egen dator (för personer med synnedsättning för rätt läsavstånd) bas 3 217,50 kr 4 182,75 kr Bärbara datorer och hand- och fickdatorer Här ingår stativ till egen bärbar dator Stativ till egen bärbar dator bas 8 931,15 kr ,38 kr Tangentbord Här ingår t.ex. tangentbord för punktskrift Tangentbord, enkelt, t.ex. raster, förstorat, förminskat, stora bokstäver bas 2 824,85 kr 2 970,83 kr 1197 Tangentbord, avancerat, trådlöst, punkttangentbord och liknande hyra 9,13 kr 13,79 kr Alternativa inmatningsenheter Här ingår t.ex. optiska skanners, taligenkänningsenheter, styrplattor, datahandskar och dator-hjärna gränssnitt Alternativ inmatningsenhet, t.ex. tangentbord med bilder och symboler, pekskärm hyra 9,63 kr 11,92 kr 1200 Alternativ inmatningsenhet, avancerad, t.ex. avancerad ögonstyrning (produkt inkl. drivrutin) hyra 98,11 kr 135,00 kr 1201 Scanner bas 788,70 kr 988,00 kr 1202 OCR-program bas 3 252,50 kr 3 637,75 kr Programvara för inmatning Här ingår t.ex. styrsystem som kan hanteras med bara ett finger samt skärmtangentbord. Programvara för alternativa inmatningsenheter, t.ex. skärmtangentbord, ordprediktion, autoklick och taligenkänning bas 3 850,50 kr 8 000,29 kr Hjälpmedel för att positionera skärmpekare och för att välja objekt på bildskärmen Hjälpmedel som används som alternativ till datormus. Här ingår t.ex. pekplattor och styrspakar till datorer Datormöss och musliknande enheter bas 2 839,35 kr 7 576,53 kr Taktila displayer Utrustning som taktilt visar information från en dator. Här ingår t.ex. displayer för punktskrift och taktila grafikdisplayer Punktskriftdisplayer hyra 37,87 kr 75,16 kr Skrivare Här ingår t.ex. punktskriftsskrivare/plotters Punktskriftskrivare hyra 15,79 kr 23,80 kr 1218 Punktkonverteringsprogram bas 9 035,00 kr ,20 kr Ljuddisplayer Utrustning som genom tal eller annat ljud återger information från en dator. Här ingår t.ex. syntetiskt tal Utrustning för syntetiskt tal, program med talsyntes bas 8 496,71 kr ,38 kr Speciella programvaror för presentation

40 Här ingår t.ex. programvara som förstorar texten och grafiken som visas på en bildskärm, programvara som läser av bildskärmen och omvandlar den till tal (skärmläsare) Skärmläsare, förstoring bas 5 877,02 kr 7 582,62 kr 1211 Skärmläsare, förstoring, tal bas 8 682,62 kr ,25 kr 1212 Skärmläsare, tal, punkt bas ,50 kr ,85 kr 1213 Skärmläsare, förstoring, tal, punkt bas ,00 kr ,20 kr Pinnar Hjälpmedel för att kontrollera och hantera andra hjälpmedel och inmatningsenheter till en dator Pinnar bas 2 143,52 kr 2 259,74 kr Peklampor Hjälpmedel som avger en koncentrerad ljusstråle och som används för att markera visuella media eller för att aktivera och/eller manövrera elektronisk utrustning Peklampor bas 8 220,21 kr 9 042,22 kr

41 Specifikation för fakturaunderlag Sida: 1 (11) Bilaga 2.2, Specifikation för fakturaunderlag hjälpmedelscentralsverksamhet med inriktning mot kommunikations-, kognitions-, syn- och hörselhjälpmedel 2.2. SPECIFIKATION FÖR FAKTURAUNDERLAG (BILAGA 2.2 TILL VÅRDAVTALET)

42 Specifikation för fakturaunderlag Sida: 2 (11) Fakturaunderlag Fakturafilen från leverantören ska vara i xml-format. Informationen ska krypteras och skickas via ftp varje månad till Beställningsportalens server. Under avsnittet PGP för säker filöverföring av fakturafiler i detta dokument, finns mer information om hur krypteringen ska ske. Nedan finns en beskrivning av fälten som ska finnas i xml-filen. Beskrivning av fält Fakturahuvud ska innehålla: Fakturanummer Fakturadatum För varje order/beställning ska det finnas: Ordernummer o Portalens ordernummer från förskrivningstillfället o Ordernummer från Beställningsportalen ska finnas på alla order från och med o Om ett hyreshjälpmedel blivit utbytt ska ändå ordernumret från ursprungsförskrivningen anges. Undantag: o om ordernummer saknas på grund av att det är en förskrivning gjord i annat landsting (stockholmare som finns i Nås) ska fältet innehålla STHLMUTOMLÄN o om ordernummer saknas på grund av att patienten har flyttat till Stockholms län från annat län och behåller sitt hjälpmedel ska fältet innehålla INFLYTTAD o för förskrivningar gjorda på pappersblankett före och därmed ej har något ordernummer från portalen ska fältet innehålla PAPPER o då ett utbyte av ett bashjälpmedel gjorts ska fältet innehålla UTBYTE. Detsamma gäller om det är ett äldre hyrhjälpmedel som förskrivits utanför Beställningsportalen. o för hjälpmedel som upphittats och ingen ursprungsförskrivning finns kopplad till den, så skall fältet innehålla UPPHITTAT Ordernummer ursprungssystem o Ett ordernummer eller löpnummer på ordern som unikt identifierar alla order på fakturaunderlaget Personnummer o Personnummer på brukaren som hjälpmedlet förskrivits till o fältet lämnas tomt om brukare saknas 2.2. SPECIFIKATION FÖR FAKTURAUNDERLAG (BILAGA 2.2 TILL VÅRDAVTALET)

43 Specifikation för fakturaunderlag Sida: 3 (11) För varje orderrad/hjälpmedel ska det finnas: Orderradnummer o Ett nummer som unikt identifierar orderraden Funktionsrad o FunktionsradID (enligt Portalen) Pris o Kostnaden för hjälpmedlet som faktureras (per/st) Antal o Antal av det hjälpmedel som faktureras Artikelnummer o Tillverkarens artikelnummer TillverkarID o HInfos tillverkarid (enligt Portalen) Kloktyp o 1 eller 2 Registreringsnummer o Registreringsnummer på det unika hjälpmedlet o lämnas tomt om det saknas Startdatum o Första dagen för uthyrning som fakturan avser o På bashjälpmedel anges leveransdatum för hjälpmedlet Slutdatum o Sista dagen för uthyrning som fakturan avser o lämnas tomt om det är ett bashjälpmedel Första uthyrningsdatum o Dagen då hyreskontraktet upprättades för aktuellt hjälpmedel o kan vara långt tidigare än under aktuell fakturaperiod o lämnas tomt om det är ett bashjälpmedel Sista uthyrningsdatum o Dagen då hyreskontraktet för aktuellt hjälpmedel avslutades o om hjälpmedlet fortfarande är uthyrt lämnas fältet tomt o lämnas tomt om det är ett bashjälpmedel Övrigt Om hjälpmedelsleverantören avser att byta kloktyp på artiklar så ska detta ske första dagen i månaden. Om uthyrning av ett hjälpmedel avslutas är det viktigt att hjälpmedlet i fakturafilen kommer in med ett Sista uthyrningsdatum. Om detta inte sker bidrar det till att brukarhistoriken inte blir tillförlitlig då det tar minst tre månader innan det avslutas per automatik (om ett hjälpmedel inte faktureras på tre månader är regeln att det sätts som återlämnat) SPECIFIKATION FÖR FAKTURAUNDERLAG (BILAGA 2.2 TILL VÅRDAVTALET)

44 Specifikation för fakturaunderlag Sida: 4 (11) Exempelfil <Faktura> <Fakturahuvud> <Fakturanummer>12345</Fakturanummer> <Fakturadatum> </Fakturadatum> <Order> <Personnummer> </Personnummer> <Ordernummer>98765</Ordernummer> <Ordernummer_ursprungssystem>123</Ordernummer_ursprungssystem> <Orderrad> <Orderradnummer>1</Orderradnummer> <Funktionsrad>123</Funktionsrad> <Pris>12,34</Pris> <Antal>1</Antal> <Artikelnummer>556677</Artikelnummer> <Kloktyp>1</Kloktyp> <TillverkarID>99</TillverkarID> <Registreringsnummer>X98765</Registreringsnummer> <Startdatum> </Startdatum> <Slutdatum> </Slutdatum> <FörstaUthyrningsdatum> </FörstaUthyrningsdatum> <SistaUthyrningsdatum> </SistaUthyrningsdatum> </Orderrad> </Order> </Fakturahuvud> </Faktura> 2.2. SPECIFIKATION FÖR FAKTURAUNDERLAG (BILAGA 2.2 TILL VÅRDAVTALET)

45 Specifikation för fakturaunderlag Sida: 5 (11) Specialartiklar Vissa specialartiklar har lagts in i Beställningsportalen för att underlätta fakturering och uppföljning. Faktureringsrutiner Arbetsgång Leverantören skickar en fakturaunderlagsfil till Portalen, vanligtvis kring den 5:e i månaden. Inom 2 arbetsdagar skall ett svar skickas till leverantören i Excel-format med de orderrader som inte är godkända. Leverantören skickar därefter en rättningsfil med de orderrader som de önskar rätta till. Inom denna tid har de också möjlighet att rätta i portalen. Rättningsfilen måste innehålla alla rader där något data ska rättas upp, även de som rättats i portalen, men där ingen rättning gjorts i filen. Rättningsfilen får bara innehålla de rader som funnits med i ursprungsfilen, om några nya rader läggs till ignoreras dessa. När rättningsfilen från leverantören kommit sker rättningen inom 1 arbetsdag, och ett slutresultat skickas till leverantören, med alla summor. Det som skickas tillbaka till leverantören i Excel-filen efter fakturakörningen är alltid alla felfällda orderrader från ursprungsfilen. Fakturafilerna skickas krypterade med PGP och är i XML-format. Formatet finns specificerat ovan, med undantag inkluderade. Rättningsfilen är på exakt samma format men innehåller bara de rader som skall rättas upp. Det krypterade dokumentet läggs upp på ftp-servern ( ) under respektive leverantör och fakturafiler. Leverantören skickar ett mejl till Kentors supportbrevlåda, support-sll@kentor.se att filen lagts upp. Resultatfil Resultatet av felfällningarna dokumenteras Excel, och mejlas till leverantören. Felfällningarna finns specificerade i dokumentet Alla felfällningstyper.doc SPECIFIKATION FÖR FAKTURAUNDERLAG (BILAGA 2.2 TILL VÅRDAVTALET)

46 Specifikation för fakturaunderlag Sida: 6 (11) PGP för säker filöverföring av fakturafiler Vad är PGP? PGP står för Pretty Good Privacy och är en mjukvarulösning för datakryptering och signering. PGP utnyttjar också ett system för PKI (Private Key Infrastructure) för att säkerställa att nycklar som används för signering och kryptering är tillförlitliga. Själva krypteringen och signeringen i PGP kan använda olika algoritmer och nyckellängder beroende på vilken grad av säkerhet som krävs och vad som är praktiskt ur ett prestandaperspektiv. PGP nyttjar asymmetrisk nyckelkryptering vilket innebär att en komplett nyckel består av två delar, en publik del som vem som helst kan använda, och en privat del som måste hållas säker. Avsändare av information använder mottagarens publika nyckel för att kryptera data, för att läsa den krypterade informationen krävs sedan motsvarande privata nyckel. Detta medför att man kan säkerställa att endast avsedd mottagare kan läsa informationen, förutsatt att mottagaren har säkrat att deras nyckel inte stulits av en obehörig part. PGP kan också användas för signering så att mottagaren kan säkerställa att informationen i ett meddelande eller fil inte har förändrats sedan signaturen skapats. Med hjälp av detta kan man säkerställa att innehållet i filen faktiskt är det som avsändaren skickat och att ingen tredje part har förändrat informationen på vägen. Till skillnad från SLL och X.509 certifikat så finns det inga centrala certifikatsutfärdare som VeriSign eller Thawte. Det är istället upp till varje användare och organisation att bestämma vilka certifikat (nycklar) som är tillförlitliga och i vilken utsträckning dessa är tillförlitliga. Hur säkert är PGP Eftersom PGP är konfigurerbart avseende vilka algoritmer och nyckellängder som ska användas så kan säkerheten variera från låg till extremt hög. I Sverige saknas specifika riktlinjer för vilka krypterings teknologier och lösningar som ska användas inom stat och landsting. National Institute of Standards and Technology (NIST) i USA som bland annat ger ut riktlinjer för Amerikanska statens användning av kryptering har klassificerat algoritmerna som kan användas tillsammans med PGP och gett en rekommendation som anses tillräckligt säkert för känslig information i USA. Denna rekommendation säger att nycklar ska genereras med DSA med en nyckelländ om minst 1024 bitar, för kryptering ska algoritmerna AES eller 3DES användas, för hashning ska SHA-1 eller högre användas. PGP tillgänglighet PGP är sedan 2001 en öppen officiell standard som underhålls av IETF under namnet OpenPGP. OpenPGP tillämpningar finns både som kommersiella produkter och som gratis open-source produkter. Den största open-source implementationen av OpenPGP är GNUPG som erbjuder både källkod och färdigkompilerade lösningar för flera olika plattformar. PGP Corporation är den största kommersiella leverantören av PGP lösningar och har aktivt arbetat med att göra PGP till en öppen standard. PGP Corporation tillhandahåller flera kommersiella tillämpningar av PGP i olika prisklasser. Kommersiella PGP produkter och Open Source PGP produkter är kompatibla om dessa följer OpenPGP vilket både PGP Corporation och GNUPG gör SPECIFIKATION FÖR FAKTURAUNDERLAG (BILAGA 2.2 TILL VÅRDAVTALET)

47 Specifikation för fakturaunderlag Sida: 7 (11) Integration med PGP för Beställningsportalen För att leverantörerna ska kunna kryptera filerna måste PGP programvara installeras, därefter skapas och distribueras nycklar. Filerna krypteras sedan och skickas via FTP till Beställningsportalens server där de dekrypteras, se nedan för mer detaljerad information. Bild 1 visar hur flödet för överföring av PGP-krypterade fakturafiler är tänkt för Beställningsportalen. Servrar Följande serverroller finns i dessa flöden: Beställningsportalen webbservern för Beställningsportalen. Håller privat och publik nyckel för Beställningsportalen samt publika nycklar för alla leverantörer. FTP server ger extern access till kataloger för uppladdning av filer. FTP klient laddar upp filer till Beställningsportalens server. Leverantörens server Håller privat och publik nyckel för leverantören samt publik nyckel för Beställningsportalen. Bild 1: Fakturafil från leverantör till Beställningsportalen 1. Fakturafilen skapas på leverantörens server. 2. Beställningsportalens publika nyckel används för att kryptera filen. 3. Den krypterade filen lagras på leverantörens server. 4. Den krypterade filen lagras i en mapp som FTP klienten har tillgång till. 5. Leverantören använder sitt användarnamn och lösenord för att logga in på FTP servern och skickar upp filen. 6. Filen lagras lokalt på FTP servern. 7. Den krypterade filen förs över till Beställningsportalen för bearbetning. 8. Beställningsportalens privata nyckel används för att dekryptera filen. Krypteringsalgoritmer Följande algoritmer är föreslagna för denna lösning: Privat/publika nycklar DSA/Elgamal (kallas också Diffie-Hellman) Elgamal:2048 bitar DSA:1024 bitar. Symetrisk kryptering AES 256 bitar. Hash SHA-256 (SHA-2) i första hand SHA-1 i andra hand *. Algoritmerna har valts utifrån två perspektiv: säkerhet och tillgänglighet. Dessa algoritmer har bedömts av amerikanska NIST och NSA att uppfylla kraven för hemligstämplade dokument därmed 2.2. SPECIFIKATION FÖR FAKTURAUNDERLAG (BILAGA 2.2 TILL VÅRDAVTALET)

48 Specifikation för fakturaunderlag Sida: 8 (11) bedöms dessa som tillräckliga även för detta ändamål. Algoritmerna finns tillgängliga på många olika tekniska plattformar och specifikt i olika implementationer där PGP används. Dessutom är algoritmerna inte patenterade vilket innebär att det står alla fritt att använda dessa och tillämpa dem i olika lösningar utan att behöva oroa sig över ytterligare juridiska aspekter. * Hashning används inte i det beskrivna flödet men algoritmen finns med för att uppfylla eventuellt framtida krav på högre säkerhet. Installation av PGP och distribution av nycklar Vägledning för hur PGP ska installeras och hur nycklar genereras och importeras kan erhållas från SLL. Vägledning för hur PGP ska installeras och hur nycklar genereras och importeras kan erhållas från SLL SPECIFIKATION FÖR FAKTURAUNDERLAG (BILAGA 2.2 TILL VÅRDAVTALET)

49 Specifikation för fakturaunderlag Sida: 9 (11) Appendix Felfällningslista Nedanstående lista beskriver felaktigheter i fakturaunderlag som leder till att fakturan felfälls. 1. Felaktigt pris (stämmer ej med portalen) Priset (enligt kloktypen och funktionsraden) stämmer inte med portalen aktuellt datum. 2. Okänd kloktyp (ej 1 eller 2) Kloktypen i fakturaunderlaget är ogiltig dvs. den är inte 1 eller Okänd funktionsrad (existerar inte) Funktionsraden i fakturaunderlaget är ogiltig den är tom eller återfinns ej i portalen. 4. Nollkronorsrad Priset fakturerat är 0 kr 5. Hyrhjälpmedel utan korrekt personnummer Ett hyrhjälpmedel utan person knutet till sig 6. Hyrhjälpmedel utan registreringsnummer Ett hyrhjälpmedel måste ha registreringsnummer 7. Felaktigt tillverkarid TillverkarID är tomt eller ogiltigt (= finns ej i portalen) 8. Inget artikelnummer angivet Artikelnummer måste anges på varje orderrad 9. Dubbelfakturerat - samma registreringsnummer under samma tidsperiod Samma individ (= samma regnr) har fakturerats för samma dagar flera gånger under perioden. 10. Felaktigt artikelnummer - finns ej i portalen Artikelnummer/TillverkareID-kombinationen återfinns ej i portalen (HINFO) 11. Felaktigt antal Antalet hjälpmedel är Finns ej med i leverantörens sortiment Artikeln är ej upptagen i sortimentet hos leverantören, så den saknar kloktyp/funktionsrad etc. 13. Finns ej under rätt period i sortimentet Artikeln finns inte under den fakturerade perioden, dvs. har ingen kloktyp/funktionsrad då. 14. Felaktig kloktyp-stämmer ej med portalen Kloktypen under faktureringsperioden (= den sista dagen, slutdatum ) stämmer inte överens med den i fakturaunderlaget angivna kloktypen SPECIFIKATION FÖR FAKTURAUNDERLAG (BILAGA 2.2 TILL VÅRDAVTALET)

50 Specifikation för fakturaunderlag Sida: 10 (11) 15. Felaktig funktionsrad-stämmer ej med portalen Funktionsraden under faktureringsperioden (= den sista dagen, slutdatum ) stämmer inte överens med den i fakturaunderlaget angivna funktionsraden. 16. Hyrhjälpmedel måste ha start och slutdatum Hyrhjälpmedel måste ha dagar specificerade. 17. Utomlänspatient Bashjälpmedel felfälls om brukaren var skriven i ett annat län än Stockholms vid förskrivningstillfället. För hyrhjälpmedel gäller att brukaren ska vara skriven i Stockholms län under tiden för debiterad uthyrningsperiod för att raden inte ska felfällas. Undantag gäller för utflyttad brukare, då felfälls raden om brukaren är fakturerad senare än 30 kalenderdagar från utflyttningsdagen. Dag 1 räknas som första kalenderdagen efter brukaren utflyttat, och fakturering får ske till och med dag Inget ordernummer till portalen angivet (och datumet senare än eller ej angivet) Inget ordernummer angivet och första uthyrningsdatum är tomt eller efter Felaktigt ordernummer (från portalen) angivet Portalens ordernummer som angivits kan inte återfinnas i portalen. Undantag gäller för ordernummer 'BIL', 'STHLMUTOMLÄN', 'INFLYTTAD', 'PAPPER', 'UTBYTE', 'UPPHITTAT'. Ordernummer PAPPER felfälls då förstauthyrdatum för hyrhjälpmedel och startdatum för bashjälpmedel är senare än Fel månad fakturerad Angivet intervall (start och slutdatum) är i fel månad 21. Funktionsraden felaktig i portalen (eller artikeln är ett tillbehör) Funktionsraden är ogiltig i portalen och måste uppdateras där. 22. Kloktypen felaktig i portalen (ej 1 eller 2) Kloktypen är ogiltig i portalen och måste uppdateras där. 23. Startdatum före första uthyrningsdatum Startdatumet är tidigare än det första uthyrningsdatumet. 24. Brukaren avliden Brukaren är fakturerad senare än 20 arbetsdagar från dödsdagen. Dag 1 räknas som första arbetsdagen efter brukaren avlidit, och fakturering får ske till och med dag 19. Om datumet för den avlidna har dag 00 kommer detta att tolkas som att brukaren avlidit den 15:e i månaden. 25. Hyra, landstingsenhet Om förskrivande enhet är en landstingsenhet och önskad åtgärd är Hyra felfälls raden. Undantag gäller funktionsraderna för Bilevel samt CPAP som är förskrivna före SPECIFIKATION FÖR FAKTURAUNDERLAG (BILAGA 2.2 TILL VÅRDAVTALET)

51 Specifikation för fakturaunderlag Sida: 11 (11) 26. Asyl Bashjälpmedel felfälls om brukaren var asylsökande vid förskrivningstillfället. För hyrhjälpmedel gäller att brukaren ska ha erhållit personnummer och vara skriven i Stockholms län vid tiden för debiterad uthyrningsperiod för att raden inte ska felfällas. 27. Förskrivningen hör ej till brukaren Personnumret i fakturan stämmer inte överens med personnumret på angivet ordernummer (portalens ordernummer). 28. Tolvan, personnummer får ej faktureras Personnumret existerar inte i verkligheten, Tolvan är endast en testperson. 29. Funktionsraden tillhör ett annat avtal Angiven funktionsrad finns inte på fakturerat avtal. För hyrhjälpmedel måste funktionsraden finnas för hela den fakturerade perioden, för bashjälpmedel gäller att funktionsraden måste finnas för avtalet vid förskrivningsdatum. Om order i portalen saknas för bashjälpmedel, görs kontrollen mot startdatum för orderraden i fakturan. 30. Funktionsraden är inte aktiv Angiven funktionsrad är inte aktiv. För hyrhjälpmedel ska funktionsraden vara aktiv vid den fakturerade periodens slutdatum, för bashjälpmedel vid förskrivningstillfället. Om order i portalen saknas för bashjälpmedel, görs kontrollen mot startdatum för orderraden i fakturan. 31. Endast två decimaler tillåtet på pris Pris ska anges med två decimaler. 32. EU-pensionär och EU-turist får ej faktureras Reservnummertyp eu-pensionär och eu-turist får ej faktureras SPECIFIKATION FÖR FAKTURAUNDERLAG (BILAGA 2.2 TILL VÅRDAVTALET)

52 3 Årlig uppföljning I Allmänna villkor finns en generell beskrivning av Beställarens uppföljning. I detta dokument beskrivs den årliga uppföljningen av avtal inom detta vårdområde inklusive krav på manuell inrapportering. Den innebär att Beställaren löpande följer att Leverantören uppfyller sitt Åtagande och vidmakthåller den kvalitet som följer av Åtagandet. Uppföljningen sker bland annat genom analys och kontroll av inrapporterade verksamhetsdata, statistiska underlag, kvalitetsutfall, uppföljningsmöten och revisioner. Genomförande av mätningar av till exempel brukarnöjdhet, väntetider och telefontillgänglighet är andra delar av uppföljningen. Beställarens uppföljning inriktas i första hand på områdena tillgänglighet, brukarsäkerhet, kompetens och bemötande. Uppgifter till uppföljningen hämtas av Beställaren från Beställningsportalen, BP, eller andra register som Leverantören kan komma att rapportera till, enligt detta avtal. Uppgifter som inte kan inhämtas på dessa sätt, rapporteras av Leverantören till Beställaren via en webbaserad inrapporteringsmall (WIM). Leverantören ansvarar för kvalitetssäkring i de inrapporterade uppgifterna. Uppföljning kan också ske via brukarenkäter samt förskrivarenkäter. Beställarens uppföljning tjänar flera syften: Uppföljning för analys och planering Uppföljning för kontroll (verifiera att leverantören levererar enligt avtal) Uppföljning för dialog och utveckling Uppföljning som en del av styrningen 3.1 Utformning av den årliga uppföljningen Den årliga avtalsuppföljningen bygger på uppgifter som rapporterats in enligt nedanstående specifikationer (inrapportering via manuell inrapportering). Uppgifterna sammanställs, stäms av med leverantören och analyseras av Beställaren. Återkoppling sker genom ett uppföljningsmöte och/eller genom att en rapport översänds till leverantören. Inom detta område avser Beställaren att initiera uppföljningsmöte varje år. 3.2 Uppföljningsplan I avtalet - Bilaga Ersättningsvillkor, under punkten Ersättningsmodellen, redovisas hur ersättning beräknas och fördelas. Leverantören ansvarar för att kvalitetssäkra all data som rapporteras in till Beställaren. Lägsta nivå I punkten 6.4 lägsta godtagbara kvalitet anges lägsta nivå för respektive indikator. I Avtalets punkt Förtida upphörande anges konsekvenser för Avtalet vid väsentlig avvikelse från lägsta nivå. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET FÖR KOMMUNIKATIONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 3. ÅRLIG UPPFÖLJNING (BILAGA 3 TILL VÅRDAVTALET) SIDA 1 AV 4

53 3.3 Inrapportering via WIM, BP samt enkäter Uppgifter som inte kan inhämtas från register, men har sin grund i avtalet, rapporteras av Leverantören till Beställaren via en Webbaserad InrapporteringsMall (WIM). Denna manuella inrapportering kan vara föranledd dels av Beställarens uppföljningsbehov, dels av olika statliga initiativ och överenskommelser som innebär att SLL ska rapportera in uppgifter. Leverantören ska årligen till Beställaren lämna svar på nedanstående frågor. Beställaren sänder ut frågeformulär i god tid före det att svaren ska lämnas. Rapportering ska ske senast den 31 januari året därpå Kunskapsbaserad och ändamålsenlig vård Andel förskrivare som är nöjda med kompetens och kvalitet på individanpassningar - Förskrivarenkät Andel förskrivare som är nöjda med kompetens och kvalitet på rådgivning, konsultationer och inträning - Förskrivarenkät Redovisning av utbildningsinsatser, vilka samt hur utbildningsinsatserna skett - WIM Säker vård, Brukarsäkerhet Målsättning: att brukarens behov av ett funktionellt fullgott hjälpmedel säkerställs Totalt antal avhjälpande underhåll WIM Antal avhjälpande underhåll som skett inom 3 arbetsdagar WIM Antal remisser för utprovning/konsultation WIM Antal remisser för inträning WIM Andel av förskrivningar från 1: a handsvalet i kloka hjälpmedelslistan BP Totalt antal avvikelser WIM Antal avvikelser på grund av att levererad produkt inte överensstämmer med förskriven produkt WIM Antal avvikelser på grund av att förskriven produkt levereras till fel plats WIM Effektiv vård - tillgänglighet Målsättning: att säkerställa att rätt produkt och/eller tjänst levereras i rätt tid till rätt plats (brukare/förskrivare) samt att god tillgänglighet uppnås och säkerställs för förskrivare/brukare Totalt antal bashjälpmedel som levererats till bashjälpmedelsförråd WIM Antal bashjälpmedel till bashjälpmedelsförråd som levererats inom 7 arbetsdagar inom från avrop WIM Totalt antal bashjälpmedel respektive hyrhjälpmedel inom 1:a handsvalet som levererats inom 5 arbetsdagar från avrop - WIM Totalt antal bashjälpmedel respektive hyrhjälpmedel inom 2:a handsvalet som levererats hem till brukare eller annan anvisad plats - WIM HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET FÖR KOMMUNIKATIONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 3. ÅRLIG UPPFÖLJNING (BILAGA 3 TILL VÅRDAVTALET) SIDA 2 AV 4

54 Antal bashjälpmedel respektive hyrhjälpmedel inom 2:a handsvalet som levererats inom 15 arbetsdagar från avrop WIM Andel förskrivare som kommit fram per telefon och fått rådgivning av efterfrågad kompetens under samma dag Telefonmätning Andel förskrivare som är nöjda med telefontillgängligheten Förskrivarenkät Andel brukare och förskrivare som är nöjda med leveransen Förskrivar- och brukarenkät Jämställd och jämlik vård Ja Nej Har Leverantören dokumenterad handlingsplan för verksamhetens arbete med att utveckla bemötande, synliggörande och kompetens kring patienter med hbt-identitet? Har några åtgärder genomförts under året? Antal personer i verksamheten som genomfört webbutbildningen "Hbt-normer, kön och sexualitet" som finns tillgänglig på Lärtorget? Antal Antal personer totalt i verksamheten? Antal Patientfokuserad vård Kompetens och bemötande Målsättning: Att tillgodose behov av expertkunskap inom hjälpmedelsområdet kopplat till brukarens behov samt att bemötandet av brukare och förskrivare vid rådgivning, underhåll, individanpassning, reparationer och transporter är gott. Andel brukare som är nöjda med bemötandet av personal vid Hjälpmedelscentralen Brukarenkät Andel brukare som är nöjda med avhjälpande underhållet Brukarenkät Redovisning av utbildningsinsatser, vilka samt hur utbildningsinsatserna skett WIM Redovisning av samarbete med förskrivare och samverkan med brukare/brukarorganisationer vid sortimentsarbete WIM Miljö Leverantör som är miljöcertifierade enligt ISO eller EMAS ansvarar för att Beställaren från certifieringsorganet digitalt erhåller information om certifikatet. Informationen ska innehålla verksamhetens organisationsnummer, enheternas respektive HSA-ID och adresser. Leverantören ska digitalt förse certifieringsorganet med uppgifter. För mall och handledning se Redovisning av andel förnybara drivmedel WIM Redovisning av farliga kemikalier och kemiska produkter i verksamheten WIM HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET FÖR KOMMUNIKATIONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 3. ÅRLIG UPPFÖLJNING (BILAGA 3 TILL VÅRDAVTALET) SIDA 3 AV 4

55 3.3 Lägsta godtagbara kvalitet I Uppdraget ingår att Leverantören ska hålla en god kvalitet på Verksamheten. Detta mäts bland annat genom uppföljning av vissa kvalitetsindikatorer. Lägsta godtagbara kvalitetsnivå för dessa kvalitetsindikatorer framgår nedan. I Bilaga 2, Ersättningsvillkor, punkt Vite för processer och aktiviteter redovisas hur en målrelaterad kvalitetsersättning beräknas och i Avtalet punkt 6 Brister i utförande av Åtagandet och sanktioner samt punkt 7 Förtida upphörande anges konsekvenser för Avtalet vid väsentlig avvikelse från lägsta godtagbara kvalitetsnivå. I dessa punkter används nedan angivna kvalitetsindikatorer. Kvalitetsindikator Vitesnivå Andel förskrivare som kommit fram per telefon och fått 80 % rådgivning av efterfrågad kompetens under samma dag. Mäts via telefonuppringare. Andel av bashjälpmedelsförskrivningar från 1: a handsvalet i 80 % kloka hjälpmedelslistan Andel av hyrhjälpmedelsförskrivningar från 1: a handsvalet i 80 % kloka hjälpmedelslistan. Andel förskrivare som är nöjda med kompetens och kvalitet på 80% rådgivning, konsultationer och inträning. Mäts i förskrivarenkäter. Andel förskrivare som är nöjda med komptens och kvalitet på 80% anpassningar/specialanpassningar. Mäts i förskrivarenkäter. Bristande inrapportering enligt i denna Bilaga, Årlig uppföljning 100 % Avsaknad av miljöcertifikat, senast % HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET FÖR KOMMUNIKATIONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 3. ÅRLIG UPPFÖLJNING (BILAGA 3 TILL VÅRDAVTALET) SIDA 4 AV 4

56 4 Informationshantering 4.1 Inledning Denna bilaga beskriver Beställarens krav på e-tjänster 1 och IT-system 2 som vårdgivaren ska vara ansluten till för rapportering. Beställaren äger rätt att ändra, lägga till eller ta bort de krav på informationsanvändning och rapportering som beskrivs i denna bilaga. Om Beställaren ändrar kraven kommer Beställaren meddela Vårdgivaren om detta inom skälig tid. 4.2 Informationssäkerhet Vårdgivaren ska skydda sin information mot otillbörlig åtkomst och förstörelse i enlighet med gällande lagar, förordningar och föreskrifter. Hur skyddet genomförs ska dokumenteras. Vårdgivaren ska på begäran kunna uppvisa denna dokumentation för Beställaren. Vårdgivaren ska följa SLL:s gällande riktlinjer för informationssäkerhet, se Vårdgivarguiden. 4.3 Personuppgiftsbehandling All hantering av personuppgifter ska ske i enlighet med Personuppgiftslagen och Patientdatalagen. I Avtalet gäller följande Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Personuppgiftsansvarig är den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålet med och medlen för behandlingen av personuppgifter. Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den personansvariges räkning. Behandling är varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter vare sig det sker på automatisk väg eller ej. 1 Med e-tjänst avses i detta sammanhang en tjänst som innefattar en eller flera funktioner som informationstekniken kan erbjuda och utföra för en människa eller åt ett annat tekniskt ITsystem/e-tjänst. Det kan till exempel vara en tjänst där en patients vårdtillfälle bokas eller en filöverföring görs mellan två programvaror/system. E-tjänst utgör en del av en IT-plattform där flera olika tjänster samutnyttjar plattformens behörighetskontroll, notifiering, loggning, kommunikationstjänster med mera. 2 Med IT-system avses i detta sammanhang ett antal komponenter som tillsammans samverkar för ett gemensamt mål. Varje IT-system erbjuder funktioner, däribland nödvändiga basfunktioner för ett fungerande system såsom loggning, databashantering, kommunikation, behörighetskontroll, notifiering, etc. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 4. INFORMATIONSHANTERING (BILAGA 4 TILL VÅRDAVTALET) SIDA 1 AV 7

57 Den personuppgiftsansvarige har ansvar för att all behandling av personuppgifter sker i enlighet med personuppgiftslagen och patientdatalagen. Personuppgiftsbiträdet åtar sig att endast behandla personuppgifter som personuppgiftslagen medger. Behandling sker i enlighet med den personuppgiftsansvariges instruktioner, styrdokument och träffade överenskommelser. Beställaren åtar sig att vara personuppgiftsbiträde i de gemensamma lagringar Beställaren anvisar att Vårdgivaren ska delta i inom ramen för Avtalet. All vidareförmedling av erhållet registerutdrag rörande personuppgifter är förbjudet. Personuppgiftsbiträdet ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas på den personuppgiftsansvariges vägnar i enlighet med 31 i personuppgiftslagen. Personuppgiftsbiträdet ska informera den personuppgiftsansvarige om vilka åtgärder som vidtagits. Om ytterligare åtgärder behövs ska biträdet informeras om detta. Sammanställningen kan utgöra den personuppgiftsansvariges instruktion vad gäller säkerhetskrav. Personuppgiftsbiträdet ska vara beredd att följa beslut från tillsynsmyndigheter vad avser säkerhetskrav. Personuppgiftsbiträdet ska tillåta de inspektioner som genomförs av tillsynsmyndigheter eller annan berörd part enligt lagens krav för upprätthållandet av korrekt behandling av personuppgifter. Vid upphörande av personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter ska biträdet återlämna all data som innehåller personuppgifter på samtliga media som den är fixerad på. För vidare information och krav, se Vårdgivarguiden. 4.4 Beskrivningssystemet Allmänt Beskrivningssystemet baseras i första hand på det nationella beskrivningssystemet som utvecklas av Socialstyrelsen. Vissa avsteg och komplettering- HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 4. INFORMATIONSHANTERING (BILAGA 4 TILL VÅRDAVTALET) SIDA 2 AV 7

58 ar görs som anpassningar till Uppdraget. All vård som utförs enligt Avtalet ska beskrivas enligt beskrivningssystemet. För ytterligare information, se Vårdgivarguiden Verksamhetsdata Termer För information om termer och begrepp, se Vårdgivarguiden Primär klassificering Utförd hälso- och sjukvård ska beskrivas med diagnoser och åtgärder, så kallad primär klassificering. För diagnoser ska Internationell statistisk klassifikation av sjukdomar och relaterade hälsoproblem systematisk förteckning (ICD-10-SE) användas och för åtgärder Klassifikation av vårdåtgärder (KVÅ). Information om klassificering av diagnoser och åtgärder, se Vårdgivarguiden Regelverk för verksamhetsdata Vårdgivaren ska registrera patienternas vårdkontakter i enlighet med Beställarens regelverk, se Vårdgivarguiden. Vårdgivaren ska tillämpa och anpassa sig efter eventuella förändringar i de av Beställaren tillämpade regelverken för verksamhetsdata. Vårdgivaren ska leverera verksamhetsdata enligt beställarens anvisningar. Beställaren ansvarar för att vidarebefordra informationen enligt lagar och förordningar till andra myndigheter. 4.5 E-tjänster och IT-system Allmänt SLL:s e-tjänster och IT-system kan delas in i följande fyra övergripande områden: Invånartjänster: Information och tjänster för invånare. Vårdinformation och beslutsstöd: Information och tjänster för hälso- och sjukvården. Informationen tillhandahålls till vården som beslutsstöd. Ekonomi och uppföljning: Information och system för rapportering och fakturering. Infrastruktur: Vägar och broar för informationsutbyte mellan vårdens olika aktörer. För mer information om SLL:s e-tjänster och IT-system, se Vårdgivarguiden års krav på informationsanvändning och rapportering I tabell 1 till 4 nedan beskrivs SLL:s e-tjänster och IT-system som tillämpas inom SLL 2016 och 2016 års krav på informationsanvändning och rapportering som Vårdgivaren ska uppfylla. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 4. INFORMATIONSHANTERING (BILAGA 4 TILL VÅRDAVTALET) SIDA 3 AV 7

59 4.6.1 Tabell 2 Vårdinformation och beslutstöd E-tjänst/IT-system] Beskrivning av e-tjänst/itsystem Krav på Vårdgivaren Innehåller gemensam lagring Beställningsportalen Beställningsportalen är ett förskrivningsstöd för vårdpersonal med rätt att förskriva och beställa hjälpmedel. I Beställningsportalen hanteras hjälpmedel för personer med rörelse-, kommunikations- och kognitionshinder och inkontinensproblem, medicintekniska produkter, testmaterial för diabetes samt närings-, förbands- och kompressionsartiklar. Vårdgivaren ska använda Beställningsportalen vid förskrivning av hjälpmedel. X Elektroniskt journalsystem Elektroniskt journalsystem är ett ITsystem i vilket vårdgivare dokumenterar och hanterar patientrelaterad information. Vårdgivaren ska ha ett elektroniskt journalsystem för registrering av patientrelaterad information. Vissa tjänster skall kunna integreras i journalsystemet. Dessa tjänster anges i tabellerna 1-5 Åtkomsten till patientrelaterad information ska ske genom stark autentisering (högsta behörighetsmodell) och i övrigt ske i enlighet med patientdatalagen (2008:355). X Sjukresesystemet Sjukresesystemet är SLL:s systemstöd för att administrera och beställa sjukresor. Vårdgivaren ska använda sjukresesystemet vid beställning av sjukresa. X Tolkportalen Tolkportalen är landstingets plats där alla vårdgivare bokar och administrerar sitt behov av tolktjänster. Både språktolk och teckenspråkstolk ingår i tolktjänsterna. Alla vårdgivare kommer att anslutas till tolkportalen. Vårdgivaren ska avropa tolktjänster i enlighet med de rutiner som beskrivs på Vårdgivarguiden samt använda tolkportalen som primär bokningsyta för tolktjänster Vårdgivarguiden Vårdgivarguiden är vårdgivarnas informationsportal. På Vårdgivarguiden finns information och styrdokument för vårdgivare. Vårdgivaren ska hålla sig uppdaterad om den information och de styrdokument som publiceras. Hjälpmedelsguiden Hjälpmedelsguiden är landstingets regelverk för hjälpmedelsförskrivning. Den är tänkt att i första HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 4. INFORMATIONSHANTERING (BILAGA 4 TILL VÅRDAVTALET) SIDA 4 AV 7

60 E-tjänst/IT-system] Beskrivning av e-tjänst/itsystem Krav på Vårdgivaren Innehåller gemensam lagring hand fungera som ett stöd till förskrivare av hjälpmedel Tabell 3 Ekonomi och uppföljning Namn e-tjänst/itsystem Beskrivning av e-tjänst/itsystem Krav på Vårdgivaren Innehåller gemensam lagring E-fakturering Vårdgivaren ska använda anvisad tjänst för e-fakturering Tabell 4 Infrastruktur Namn e-tjänst/itsystem Beskrivning av e-tjänst/itsystem Krav på Vårdgivaren Innehåller gemensam lagring EK SLL:s elektroniska katalog ( EK ) EK är en katalogtjänst för SLL som innehåller information om personer, funktioner och organisatoriska enheter för den vård Beställaren finansierar. Information från EK används bland annat för behörighetsadministration med e-tjänstekort. Dessutom hämtas information från EK för att användas på Vårdguiden (adress, telefonnummer, typ av vård med mera) och Mina vårdkontakter. EK utbyter i sin tur information med katalogtjänsten HSA. HSA är en nationell informationskälla för kvalitetssäkrade uppgifter om personer, enheter och funktioner. SITHS är en nationell säkerhetslösning som förvaltas av SKL genom Inera AB. SLL har valt namnet etjänstekort - ett kort som följer den nationella SITHS-standarden. etjänstekortet är en förutsättning för att kunna dela elektronisk information mellan vårdens alla aktörer på ett effektivt och säkert sätt. Till kortet är det också möjligt att knyta ytterligare användningsområden. EK. Se Vårdgivarguiden/Vårdgivarguiden för fullständiga anvisningar av informationsobjekt som ska rapporteras in. X E-tjänstekort/SITHScertifikat Vårdgivaren ska använda etjänstekort för att tillse att åtkomst till ITsystem och etjänster samt inloggning till dessa sker på ett säkert sätt. Vårdgivaren ska hantera etjänstekort med SITHS-certifikat enligt SITHS RA-policy. Vårdgivaren väljer fritt leverantör av etjänstekort men kortutgivaren måste vara godkänd av Inera AB. All vårdpersonal hos Vårdgivaren ska ha ett etjänstekort. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 4. INFORMATIONSHANTERING (BILAGA 4 TILL VÅRDAVTALET) SIDA 5 AV 7

61 Namn e-tjänst/itsystem Beskrivning av e-tjänst/itsystem Krav på Vårdgivaren Innehåller gemensam lagring Kodservern Kodservern är en tjänst som innehåller tabeller med koder och klassifikationer som används inom vård och omsorg. Exempel på koder och klassifikationer inom Kodservern är: besöksklassificering, läkemedelskoder, verksamhetsform och diagnoser. PU är ett personregister över boende i Stockholms län och Gotland. PU innehåller folkbokföringsuppgifter. Vårdgivaren ska använda Kodserverns tabeller för att säkerställa att korrekt information registreras och rapporteras till Beställarens system. Personuppgiftsregister ( PU ) Vårdgivaren ska i samband med registrering av patienter kontrollera alla personnummer/reservnummer mot PU för att säkerställa patientens identitet. Vårdgivaren ska vara ansluten till SLLNet. Vårdgivaren ska följa de säkerhetsbestämmelser som SLL har utfärdat för anslutning till SLLNet, se Vårdgivarguiden/Vårdgivarguiden. SLLNet SLLNet är SLL:s gemensamma kommunikationsnät. Beställaren bekostar Vårdgivarens uppkoppling med den kapacitet och servicenivå som krävs för kommunikation enligt denna bilaga. Vårdgivaren bekostar eventuell högre kapacitet som behövs för att klara annan funktionalitet i Vårdgivarens system/tjänster till exempel för samordnad journalhantering. 4.7 E-tjänster och IT-system samt krav på Vårdgivaren som avses införas I tabell 5 nedan beskrivs SLL:s etjänster och IT-system som SLL avser införa samt de därtill relaterade kraven på informationsanvändning och rapportering som Vårdgivaren ska uppfylla Tabell 5 E-tjänst/IT-system Beskrivning av e-tjänst/it-system Krav på Vårdgivaren E-kunskapstjänster Det finns idag flera e-kunskapstjänster och fler kommer att införas. De etjänster som SLL kommer att införa har validerats utifrån vetenskap och beprövad erfarenhet. Vårdgivaren ska anpassa sina system utifrån regionala och/eller nationella krav på införande av e-kunskapstjänster. Vårdgivaren ska även följa regionala och/eller nationella krav på användning av dessa. Det kommer att rekommenderas eller krävas att tjänsten integreras med Vårdgivarens elektroniska journalsystem. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 4. INFORMATIONSHANTERING (BILAGA 4 TILL VÅRDAVTALET) SIDA 6 AV 7

62 4.8 Rapportering av informationsobjekt På Vårdgivarguiden redovisas de informationsobjekt som Vårdgivaren ska rapportera till EK. Vårdgivaren ska rapportera i enlighet med de tidsintervall, de dataformat och det elektroniska kommunikationsstöd samt med definitioner på informationsobjekten som anges på där. 4.9 Meddelandeformat, informationsmodeller och rutiner Vårdgivaren ska tillgodose att patientrelaterad information som hanteras hos Vårdgivaren tillgängliggörs enligt de meddelandeformat, informationsmodeller och rutiner som Beställaren vid var tid anvisar, se Vårdgivarguiden E-tjänster och IT-system som är önskvärda och möjliga för Vårdgivaren att använda Det finns Önskvärda och Möjliga e-tjänster och IT-system som erbjuds Vårdgivaren att använda för Åtagandet på eget initiativ, se Vårdgivarguiden Kontaktinformation För kontaktinformation avseende SLL:s e-tjänster och IT-system tillgänglig se Vårdgivarguiden. HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKAT- IONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL 4. INFORMATIONSHANTERING (BILAGA 4 TILL VÅRDAVTALET) SIDA 7 AV 7

63 Informationshantering för hjälpmedelscentraler HJÄLPMEDELSCENTRALSVERKSAMHET MED INRIKTNING MOT KOMMUNIKATIONS-, KOGNITIONS-, SYN- OCH HÖRSELHJÄLPMEDEL (Bilaga 4.1 till vårdavtalet) APPENDIX 1 Generell integrationsbeskrivning mellan Beställningsportalen och hjälpmedelsleverantör

64 Sidan 2 av 37 Bakgrund Beställningsportalen Beställningsportalen är ett system för att hantera förskrivningar av hjälpmedel till brukare inom Stockholms läns landsting. Beställningsportalen hanterar även förrådsbeställningar där enheter beställer hjälpmedel till sitt förråd. Omfattning Detta dokument beskriver vilka integrationspunkter som finns i Beställningsportalen och som en potentiell hjälpmedelsleverantör måste förhålla sig till, eller skapa funktioner för. Dokumentet skall ses som en generell beskrivning, ett projekt kommer att sättas upp för vald hjälpmedelsleverantör för att verifiera flödena. Integration beställningsdata För all integration avseende personbunden beställning, förrådsbeställning och arbetsorder gäller samma principer. Kommunikationen sker via ftp med xml-filer krypterade enligt PGP. Specifikationer, xml-scheman och exempel på de olika integrationsfilerna finns beskrivna i dokumentet Integrationsspecifikation för HMC-leverantörer.docx. Flödet för personbundna beställningar, förrådsbeställningar och arbetsorder ser i stort sett likadant ut. I utbytet av data mellan systemen är följande steg obligatoriska: 1. Beställningsportalen skapar en krypterad xml-fil i hjälpmedelsleverantörens ftpkatalog på Beställningsportalens server. 2. Hjälpmedelsleverantören hämtar ner filen via ftp. 3. Hjälpmedelsleverantören dekrypterar filen och skickar ett mottagningsbevis via ftp till en ftp-katalog på Beställningsportalens server. 4. Hjälpmedelsleverantören bearbetar beställningen och skickar en orderbekräftelse med beräknat leveransdatum via ftp till en ftp-katalog på Beställningsportalens server. 5. När hjälpmedelsleverantören levererat beställningen ska en leveransbekräftelse med leveransdatum och de artiklar som levererats skickas via ftp till en ftp-katalog på Beställningsportalens server. Hjälpmedelsleverantören är att betrakta som producent av en tjänst som tar emot en beställning från Beställningsportalen. Förutsatt att beställningen följer rätt format kan Beställningsportalen förvänta sig att få tillbaka dels ett mottagningsbevis som anger att beställningen mottagits och dels en orderbekräftelse och leveransbekräftelse som är resultat av hjälpmedelsleverantörens interna orderprocesser. Hjälpmedelsleverantören kan också förutsätta att Beställningsportalen hanterar mottagningsbevis och orderbekräftelser då de skickats i rätt format. När Beställningsportalen läser in mottagningsbevis eller orderbekräftelse så meddelas beställningens förskrivare per mejl. Figur 1 nedan illustrerar flödet mellan systemen vid beställning och visar också hur fel hanteras.

65 Sidan 3 av 37 Figur 1. Flöde för förskrivningar, beställningar och bekräftelser Personbunden beställning Beställningsportalen meddelar hjälpmedelsleverantören om att en personbunden beställning har gjorts genom att skapa en krypterad xml-fil för beställningen i hjälpmedelsleverantörens ftp-katalog. Vissa förskrivande enheter har rätt att ha ett utökat lokalt bashjälpmedelsförråd. Om det inte är ett hjälpmedel som finns i det ordinarie sortimentet för förråds-

66 Sidan 4 av 37 beställningar kan förskrivaren då göra en beställning av ordertyp 1 men utan brukare. Därför kan alltså även en personbunden beställning i undantagsfall sakna brukare. En beställning av personbundna hjälpmedel kan också vara kopplad till en arbetsorder. Om en arbetsorder är kopplad till en personbunden beställning så finns det alltid en referens till arbetsordern i beställningsfilen. Mottagningsbevis och orderbekräftelse ska alltid skickas tillbaka till Beställningsportalen. Leverantören har också möjlighet att felfälla en beställning om förskrivaren/beställaren inte gjort en korrekt eller fullständig beställning. Då skickas en orderbekräftelse med status felfälld till Beställningsportalen. När ett hjälpmedel har levererats så ska en leveransbekräftelse skickas till Beställningsportalen. Denna har formatet av en orderbekräftelse med status levererad. Leveransbekräftelsen ska alltid innehålla leveransdatum och de artiklar som har levererats. Förrådsbeställning När en enhet behöver hjälpmedel till sitt förråd så gör de en förrådsbeställning i Beställningsportalen. Denna beställning har ingen koppling till brukare. Beställningsportalen meddelar hjälpmedelsleverantören att en förrådsbeställning gjorts genom att skapa en krypterad xml-fil för beställningen i hjälpmedelsleverantörens ftp-katalog. Mottagningsbevis och orderbekräftelse ska alltid skickas tillbaka till Beställningsportalen. Leverantören har möjlighet att felfälla en beställning om förskrivaren/beställaren inte gjort en korrekt eller fullständig beställning. Då skickas en orderbekräftelse med status felfälld till Beställningsportalen. När hjälpmedel har levererats så ska en leveransbekräftelse skickas till Beställningsportalen. Denna har formatet av en orderbekräftelse med status levererad. Leveransbekräftelsen ska alltid innehålla leveransdatum och de artiklar som har levererats. Arbetsorder När en förskrivare gör en arbetsorder i Beställningsportalen meddelas hjälpmedelsleverantören genom att en krypterad xml-fil skapas för arbetsordern i hjälpmedelsleverantörens ftp-katalog. Arbetsordern kan vara kopplad till en brukare men behöver inte vara det. En arbetsorder kan också vara kopplad till en personbunden beställning. Om så är fallet så finns det alltid en referens till beställningen i arbetsorderfilen. Så snart en arbetsorder har mottagits av leverantören så ska ett mottagningsbevis skickas tillbaka till Beställningsportalen. Leverantören har möjlighet att felfälla en arbetsorder om förskrivaren inte gjort en korrekt eller fullständig arbetsorder. Då skickas en orderbekräftelse på arbetsordern med status felfälld till Beställningsportalen. Integration artikeldata Inom den befintliga lösningen för Beställningsportalen hämtas tillverkare och artikeldata från en tjänst som heter Hjälpmedelstjänsten. Hjälpmedelsleverantören ska se till att tillverkare av de artiklar hjälpmedelsleverantören levererar ansluter sig till Hjälpmedelstjänsten. Utöver artikelinformationen som hämtas från Hjälpmedelstjänsten behöver Beställningsportalen även viss ytterligare information som är specifik för hjälpmedelsleverantören. Till exempel sortimentsstatus, leveranstid, kloktyp mm. Hjälpmedelsleverantören ansvarar för att hjälpmedelstillverkare underhåller data.

67 Sidan 5 av 37 Ytterligare information, specifikation och xml-schema för artikelintegrationen finns beskrivna i dokumentet Integrationsspecifikation för HMC-leverantörer.docx. Integration fakturainformation PGP-krypterade fakturafiler i xml-format skall skickas till Beställningsportalen månadsvis via samma ftp-lösning som övrig integration. Leverantören skickar fakturafiler innehållande detaljerat fakturaunderlag med matchande ordernummer/beställningsnummer från beställningsportalen. Fakturaunderlagsfilen läses in och underlaget verifieras mot utförda beställningar i Beställningsportalen. En felfällningsfil i Excel-format returneras via e-post till hjälpmedelsleverantören. Hjälpmedelsleverantören kan sedan rätta till eventuella fel och skicka en rättningsfil i xml-format via ftp. När rättningsfilen är inläst och processad returneras en slutlig Excel-fil via e-post till hjälpmedelsleverantören innehållande den summa som får faktureras för månaden. För mer detaljer om hur fakturering går till se dokumenten Fakturafelfällningstyper HMCleverantörer.docx och Specifikation Fakturaunderlag.doc. Kommunikation och säkerhet för filöverföring Filerna i kommunikationen med Beställningsportalen skickas som pgp-krypterade xml-filer via ftp. PGP är sedan 2001 en öppen officiell standard som underhålls av IETF under namnet OpenPGP. OpenPGP tillämpningar finns både som kommersiella produkter och som gratis open-source produkter. Den största open-source implementationen av OpenPGP är GNUPG som erbjuder både källkod och färdigkompilerade lösningar för flera olika plattformar. Kommersiella PGP produkter och Open Source PGP produkter är kompatibla om de följer OpenPGP vilket GNUPG gör. För mer detaljerad information om krypteringsalgoritmer, nycklar och hur överföringen går till se dokumentet Integrationsspecifikation för HMC-leverantörer.docx.

68 Sidan 6 av 37 APPENDIX 2 Integrationsspecifikation för HMC-leverantörer

69 Sidan 7 av 37 1 Bakgrund 1.1 Beställningsportalen Beställningsportalen är ett system för att hantera förskrivningar av hjälpmedel till brukare inom Stockholms läns landsting. Beställningsportalen hanterar även förrådsbeställningar där enheter beställer hjälpmedel till sitt förråd. 2 Integration av beställningsdata För integration avseende personbundna beställningar och förrådsbeställningar gäller samma principer. Arkitekturen bygger på en lösning där Beställningsportalen exponerar en ftp-plats från vilken leverantören kan ladda ner beställningarna och sedan ladda upp mottagningsbevis och bekräftelser. Samtliga av dessa filer är på samma format, vilket är krypterade xml-filer. I Beställningsportalen kan även förskrivare lägga arbetsorder till leverantörerna. En arbetsorder kan t ex innebära en specialanpassning, reparation, uppsägning av hyra eller en avregistrering av ett hjälpmedel. En arbetsorder kan antingen vara fristående eller kombineras med en personbunden beställning. 2.1 Flöde beställningsdata Flödet för de olika beställningarna ser i stort sett likadant ut. I utbytet av data mellan systemen ingår följande steg: 6. Beställningsportalen skapar en krypterad xml-fil för beställningen i leverantörens ftp-katalog 7. Leverantören hämtar ner filen, dekrypterar den och skickar ett mottagningsbevis. 8. Leverantören bearbetar filen och skickar en orderbekräftelse. 9. När beställning levererats skickar leverantören en leveransbekräftelse med leveransinformation. 2.2 Översikt Det finns tre typer av beställningar i Beställningsportalen. Personbunden beställning (ordertyp 1), förrådsbeställning (ordertyp 2) och arbetsorder som har ett helt eget format och xml-schema. Beställningsportalen ska meddela leverantören om att beställning har gjorts från Beställningsportalen till leverantören genom att lägga en beställningsfil i leverantörens ftp-katalog. En beställningsfil ska ange vilka artiklar som ingår i beställningen. När leverantören hämtat ner en beställning ska denne skicka ett mottagningsbevis till Beställningsportalen. När en beställning lästs in och hanterats av leverantörens system ska leverantören skicka en orderbekräftelse på beställningen till Beställningsportalen. När beställningen har levererats så ska leverantören skicka en orderbekräftelse med leveransinformation som anger leveransdatum samt de hjälpmedel som har levererats. Det finns även stöd för delleverans. 2.3 Kommunikation och säkerhet Kommunikationen sker via ftp med xml-filer krypterade enligt PGP. För detaljer, se avsnitt Ansvarförhållanden Leverantören är att betrakta som producent av en tjänst som tar emot en beställning från Beställningsportalen. Förutsatt att beställningen följer rätt format kan Beställningsportalen

70 Sidan 8 av 37 förvänta sig att leverantören skickar mottagningsbevis, orderbekräftelse samt leveransbekräftelse för beställningen. Om beställningen har felaktigt format eller av annan anledning inte kan läsas in av leverantören ska beställningen felfällas. Leverantören kan förutsätta att Beställningsportalen hanterar mottagningsbevis och orderbekräftelser förutsatt att de skickats i rätt format. 2.5 Data Vi avser att här endast beskriva de data som kan ha betydelse för hur beställningen hanteras. De övriga data som skickas med beskrivs annars inte närmare om detta inte efterfrågas av leverantören. Vilka data som skickas med framgår i praktiken av specifikationen i avsnitt Personbunden beställning, ordertyp 1 Nedan sker förtydligande av vissa data i personbunden beställning. Attribut Beskrivning Referensnummer Referensnumret är ett unikt id för just denna beställning. Regler Obligatoriskt X Unikt X Format string Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler Attribut Beskrivning LeverantörId Detta är id för leverantören som används internt i Beställningsportalen. Regler Obligatoriskt X Unikt Format int Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler Attribut Ordertyp Beskrivning Ordertyp anger vilken typ av beställning som avses. Ordertyp ska alltid ha värde 1 för personbunden beställning. Regler Obligatoriskt X Unikt Format Värdeförråd Standardvärde - Övriga regler int 1 = personbunden beställning 2 = förrådsbeställning Attribut RelateradArbetsorder Beskrivning RelateradArbetsorder kan vara tomt om det inte finns någon relaterad arbetsorder. Om det finns en relaterad arbetsorder är värdet på attributet arbetsorderns referensnummer. Regler Obligatoriskt Unikt Format string Värdeförråd -

71 Sidan 9 av 37 Standardvärde - Övriga regler Attribut Beskrivning MaxLeveranstid MaxLeveranstidär det högsta värdet av de i beställningen ingående artiklarnas leveranstid. Regler Obligatoriskt X Unikt Format Värdeförråd Standardvärde - Övriga regler int 1 = kort 2 = längre 3 = lång Attribut AccepterarLikvärdigt Beskrivning AccepterarLikvärdigt anger om brukaren accepterar att få ett likvärdigt hjälpmedel till det som beställts. Regler Obligatoriskt Unikt Format boolean Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler Attribut Beskrivning Klokmarkering Klokmarkeringen anger den kloktyp som SLL använder sig av för att rekommendera artiklar. Regler Obligatoriskt Unikt Format Värdeförråd Standardvärde - Övriga regler int 0 = Inläst från leverantör 1 = 1:a 2 = 2:a 3 = Övrig Attribut Beskrivning Leveranstid Leveranstiden för artikeln Regler Obligatoriskt X Unikt Format Värdeförråd Standardvärde - Övriga regler N 1 = kort 2 = längre 3 = lång Förrådsbeställning, ordertyp 2 Förrådsbeställning påminner om personbunden beställning men innehåller färre attribut och aldrig elementet Brukarinformation. Nedan sker förtydligande av vissa data i en förrådsbeställning.

72 Sidan 10 av 37 Attribut Beskrivning Referensnummer Referensnumret är ett unikt id för just denna beställning. Regler Obligatoriskt X Unikt X Format string Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler Attribut Beskrivning LeverantörId Detta är id för leverantören som används internt i Beställningsportalen. Regler Obligatoriskt X Unikt Format int Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler Attribut Ordertyp Beskrivning Ordertyp anger vilken typ av beställning som avses. Ordertyp ska alltid ha värde 2 för förrådsbeställning. Regler Obligatoriskt X Unikt Format Värdeförråd Standardvärde - Övriga regler int 1 = personbunden beställning 2 = förrådsbeställning Attribut Beskrivning MaxLeveranstid MaxLeveranstid är det högsta värdet av de i beställningen ingående artiklarnas leveranstid. Regler Obligatoriskt X Unikt Format Värdeförråd Standardvärde - Övriga regler int 1=kort 2=längre 3=lång Attribut Beskrivning Klokmarkering Klokmarkeringen anger den kloktyp som SLL använder sig av för att rekommendera artiklar. Regler Obligatoriskt Unikt Format Värdeförråd Standardvärde - Övriga regler int 0=Inläst från leverantör 1=1:a 2=2:a 3=Övrig Attribut Leveranstid

73 Sidan 11 av 37 Beskrivning Leveranstiden för artikeln Regler Obligatoriskt X Unikt Format Värdeförråd Standardvärde - Övriga regler N 1=kort 2=längre 3=lång Arbetsorder Nedan sker förtydligande av vissa data i Arbetsorder Attribut Beskrivning Arbetsordernummer Arbetsordernummer är ett unikt id för just denna beställning. Regler Obligatoriskt X Unikt X Format string Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler - Attribut Beskrivning Arbetsorderdatum Datumet då beställningen gjordes Regler Obligatoriskt X Unikt Format Värdeförråd Standardvärde Övriga regler datetime Attribut Beskrivning LeverantörId Leverantörens Id Regler Obligatoriskt X Unikt Format Värdeförråd Standardvärde Övriga regler Int Attribut Beskrivning RelateratOrdernummer Innehåller referensnummer till eventuellt relaterad order. Regler Obligatoriskt Unikt Format Värdeförråd Standardvärde Övriga regler string RelateratOrdernummer kan vara tomt om det inte finns någon relaterad Order. Om det finns en relaterad arbetsorder är värdet på attributet Orderns referensnummer.

74 Sidan 12 av Mottagningsbevis Mottagningsbevis för både personbunden beställning och förrådsbeställning är på samma format. När ett mottagningsbevis läses in av Beställningsportalen meddelas förskrivaren per mejl att beställningen med detta referensnummer har mottagits av leverantören. Nedan sker förtydligande av data i mottagningsbevis. Attribut Beskrivning Referensnummer Referensnumret avser referensnumret på den beställning som mottagits. Regler Obligatoriskt X Unikt Format String Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler Attribut Beskrivning Mottagningsdatum Anger vilket datum mottagningsbeviset skickades. Regler Obligatoriskt X Unikt Format String Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler Attribut Status Beskrivning Ej obligatorisk, men kan användas om något går fel vid mottagning av beställning, t ex om det är en felformaterad beställning så kan status 2 skickas med i mottagningsbeviset. Om status utesluts i mottagningsbeviset så sätter Beställningsportalen beställningens status till mottagen när mottagningsbeviset läses in. Regler Obligatoriskt Unikt Format Värdeförråd Standardvärde - Övriga regler 1 = Mottagen 2 = Felfälld Orderbekräftelse Orderbekräftelse för både personbunden beställning och förrådsbeställning är på samma format. När en orderbekräftelse med status 1 läses in av Beställningsportalen så meddelas förskrivaren per mejl att beställningen med detta referensnummer har bekräftats av leverantören, samt beräknat leveransdatum. Om en orderbekräftelse skickas med status 2 så innebär detta att leverantören har felfällt beställningen. Förskrivaren meddelas då per mejl att beställningen felfällts. Felfällningsmejlet innehåller även den kommentar som leverantören angivit till felfällningen. Vid inläsning av orderbekräftelse med status 3 (levererad) så skickas det också ut ett mejl till förskrivare. Detta mejl innehåller de levererade artiklarna samt det datum då de levererades. Här är det möjligt för leverantören att skicka flera bekräftelser med olika datum (delleveranser) för samma beställning. Nedan sker förtydligande av data i orderbekräftelse. Attribut Referensnummer

75 Sidan 13 av 37 Beskrivning Referensnumret avser referensnumret på den beställning som bekräftas. Regler Obligatoriskt X Unikt Format N Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler Attribut Beskrivning Status Anger vilken status som avses. Regler Obligatoriskt X Unikt Format Värdeförråd 1 = Godkänd 2 = Felfälld 3 = Levererad Standardvärde - Övriga regler Attribut Beskrivning Datum Anger vilket datum orderbekräftelsen skickades. Regler Obligatoriskt X Unikt Format String Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler Attribut BeräknatLeveransdatum Beskrivning Anger vilket datum leverans är beräknad. Om status 3 angivits i bekräftelsen så betyder detta datum leveransdatum (det datum som hjälpmedlen levererades). Regler Obligatoriskt X Unikt Format String Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler Mottagningsbevis för arbetsorder När ett mottagningsbevis på en arbetsorder läses in av Beställningsportalen meddelas förskrivaren per mejl att arbetsordern med detta referensnummer har mottagits av leverantören. Nedan sker förtydligande av data i mottagningsbevis för arbetsorder. Attribut Beskrivning Referensnummer Referensnumret avser referensnumret på den arbetsorder som mottagits. Regler Obligatoriskt X Unikt Format String Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler Attribut Mottagningsdatum

76 Sidan 14 av 37 Beskrivning Anger vilket datum mottagningsbeviset skickades. Regler Obligatoriskt X Unikt Format String Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler Attribut Status Beskrivning Ej obligatorisk, men kan användas om något går fel vid mottagning av beställning, t ex om det är en felformaterad beställning så kan status 2 skickas med i mottagningsbeviset. Om status utesluts i mottagningsbeviset så sätter Beställningsportalen arbetsorderns status till mottagen när mottagningsbeviset läses in. Regler Obligatoriskt Unikt Format Värdeförråd Standardvärde - Övriga regler 1 = Mottagen 2 = Felfälld Orderbekräftelse för arbetsorder När en orderbekräftelse på en arbetsorder läses in av Beställningsportalen meddelas förskrivaren per mejl att arbetsordern med detta referensnummer har bekräftats av leverantören. Nedan sker förtydligande av data i orderbekräftelse för arbetsorder. Attribut Beskrivning Referensnummer Referensnumret avser referensnumret på den arbetsorder som bekräftas. Regler Obligatoriskt X Unikt Format N Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler Attribut Beskrivning Status Anger vilken status som avses. Regler Obligatoriskt X Unikt Format Värdeförråd 1 = Godkänd 2 = Felfälld 3 = Utförd Standardvärde - Övriga regler Attribut Beskrivning Datum Anger vilket datum orderbekräftelsen skickades. Regler Obligatoriskt X Unikt Format String Värdeförråd -

77 Sidan 15 av 37 Standardvärde - Övriga regler Attribut BeräknatLeveransdatum Beskrivning Anger vilket datum leverans är beräknad. Om status 3 angivits i bekräftelsen så betyder detta datum leveransdatum (när arbetsordern är utförd). Regler Obligatoriskt X Unikt Format String Värdeförråd - Standardvärde - Övriga regler 2.6 Specifikationer För detaljerade specifikationer och exempel, se avsnitt 6. För maximala fältlängder på data se avsnitt 7. 3 Integration av artikeldata 3.1 Översikt I Beställningsportalen hämtas tillverkare och dess artiklar från Hjälpmedelstjänsten. Hjälpmedelstjänsten är en databas för hjälpmedel där anslutna tillverkare kan lägga in artiklar, produkter, avtal mm. 3.2 Kommunikation och säkerhet Kommunikationen förs över ftp med xml-filer krypterade enligt PGP. För detaljer, se avsnitt 5. 4 Integration av fakturadata Hur faktureringsprocessen går till finns beskrivet i dokumenten Fakturafelfällningstyper HMC-leverantörer.docx och Specifikation Fakturaunderlag.doc.

78 Sidan 16 av 37 5 Kommunikation och säkerhet för filöverföring Illustrationerna nedan visar hur flödet för överföring av PGP-krypterade filer är tänkt för Beställningsportalen. Det finns två snarlika flöden beskrivna den ena gäller för utskick av beställningar från Beställningsportalen till leverantörer och den andra gäller bekräftelser eller annan information som skickas från leverantörer till Beställningsportalen. Det som beskrivs nedan är ett principiellt flöde, i praktiken kan stegen utföras på en enda server på vardera sidan alternativt delas upp på ytterligare servrar. 5.1 Servrar Följande serverroller finns i dessa flöden: Beställningsportalen webbservern där förskrivare lägger beställningar. Håller privata och publika nycklar för Beställningsportalen samt publika nycklar för alla leverantörer. FTP server ger extern access till filer. FTP klient hämtar ner filer till leverantör. Orderserver bearbetar inkomna beställningar. Håller privata och publika nycklar för leverantören samt publika nycklar för Beställningsportalen. 5.2 Krypteringsalgoritmer Följande algoritmer är föreslagna för denna lösning: Privat/publika nycklar DSA/Elgamal (kallas också Diffie-Hellman) Elgamal:2048 bitar DSA:1024 bitar. Symetrisk kryptering AES 256 bitar. Hash SHA-256 (SHA-2) i första hand SHA-1 i andra hand *. Algoritmerna har valts utifrån två perspektiv: säkerhet och tillgänglighet. Dessa algoritmer har bedömts av amerikanska NIST och NSA att uppfylla kraven för hemligstämplade dokument därmed bedöms dessa som tillräckliga även för detta ändamål. Algoritmerna finns tillgängliga på många olika tekniska plattformar och specifikt i olika implementationer där PGP används. Dessutom är algoritmerna inte patenterade vilket innebär att det står alla fritt att använda dessa och tillämpa dem i olika lösningar utan att behöva oroa sig över ytterligare juridiska aspekter. * Hashning används inte i de beskrivna flödena men algoritmen finns med för att uppfylla framtida krav på högre säkerhet. 5.3 Distribution av nycklar Viss vägledning för hur PGP ska installeras och hur nycklar genereras och importeras kan erhållas från HSF.

79 Sidan 17 av Exempel till leverantör 1. Filen skapas på Beställningsportalen. 2. Leverantörens publika nyckel används för att kryptera informationen. 3. Den krypterade filen lagras på Beställningsportalen. 4. Den krypterade filen lagras i en mapp på en FTP server som leverantören har tillgång till. 5. Leverantören använder sitt användarnamn och lösenord för att logga in på FTP servern och hämta filen. 6. Filen hämtas ner och lagras lokalt på leverantörens FTP klient. 7. Den krypterade filen förs över till orderservern för bearbetning. 8. Leverantörens privata nyckel används för att dekryptera filen. 5.5 Exempel från leverantör 1. Filen skapas på orderservern. 2. Beställningsportalens publika nyckel används för att kryptera informationen. 3. Den krypterade filen lagras på orderservern. 4. Den krypterade filen lagras i en mapp som FTP klienten har tillgång till. 5. Leverantören använder sitt användarnamn och lösenord för att logga in på FTP servern och skicka upp filen. 6. Filen lagras lokalt på FTP servern. 7. Den krypterade filen förs över till Beställningsportalen för bearbetning. 8. Beställningsportalens privata nyckel används för att dekryptera filen.