Regionfullmäktige KRISHANTERINGSPLAN FÖR REGION SKÅNE

Transkript

1 Regionfullmäktige KRISHANTERINGSPLAN FÖR REGION SKÅNE

2 Inledning Region Skåne ansvarar för viktiga samhällsfunktioner som måste fungera under alla omständigheter och oavsett vilka extraordinära händelser som kan inträffa i samhället. För att kunna upprätthålla sin funktionalitet måste regionen därför ha en väl utvecklad krisberedskapsförmåga. Enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, 2 kap. 1, ska kommuner och landsting för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur de skall hantera extraordinära händelser. Krishanteringsplan för Region Skåne grundar sig på Region Skånes Risk- och sårbarhetsanalys 2015 och klargör roller, ansvar och uppgifter inför, under och efter en allvarlig eller extraordinär händelse. I planen används begreppet Kris som ett samlande begrepp för olika typer av påfrestande händelser, från allvarlig till extraordinär händelse. Krishanteringsplan för Region Skåne ersätter tidigare plan och omfattar all verksamhet inom koncernen samt verksamhet som helt eller delvis finansieras av Region Skåne. Denna plan gäller tills planen för nästkommande mandatperiod fastställts av regionfullmäktige och är styrande för de lokala planer som varje förvaltning ska utforma. Till krishanteringsplanen är bifogad Kriskommunikationsplan för Region Skåne (Bilaga 2). 2

3 Innehåll Inledning... 2 Innehåll... 3 Krisberedskap i Region Skåne... 5 Ansvar, roller och uppgifter i krisberedskapsarbetet... 6 Politisk nivå... 6 Regionfullmäktige, regionstyrelse och krisledningsnämnd... 6 Revisionen... 7 Tjänstemannanivå... 7 Regiondirektör... 7 Området för ambulans krisberedskap och säkerhet, AKS Kommunikationsdirektören Region Skånes krisledningsorgan Region Skånes krisledningsstab, RSKS Region Skånes tjänsteman i beredskap, RSTiB Regional medicinsk katastrofledning, RMKL Skånetrafikens krisledning Verksamhetsansvariga Upphandlande enheter och leverantörers medverkan Planering för civilt försvar och höjd beredskap Bilaga 1. Definitioner och referenser Bilaga 2. Kriskommunikationsplan för Region Skåne Inledning Ansvar för kriskommunikation Ansvarsfördelning

4 Användning av kriskommunikationsplanen Före krisen Under krisen Efter krisen Samordnade budskap Talespersoner Kanaler för kriskommunikation Bilaga 3. Region Skånes krishanteringsorganisation Bilaga 4. Reglemente krisledningsnämnd

5 Krisberedskap i Region Skåne Region Skåne har det samlade ansvaret för samhällsfunktioner som alltid måste kunna upprätthållas, såsom hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och Skånes långsiktigt hållbara utveckling och tillväxt. De verksamheter som upprätthåller dessa funktioner är samhällsviktiga, inte bara för Skåne utan även nationellt och ska därför omfattas av ett krisberedskapsarbete. Region Skånes krisberedskapsarbete grundas på samhällets generella principer för krisberedskap: Ansvarsprincipen betonar att den som ansvarar för en verksamhet under normala fredstida förhållanden också har ansvaret för den när en kris inträffar. Närhetsprincipen säger att krisen ska hanteras där den inträffar och av de som är närmast berörda och ansvariga. Likhetsprincipen fastslår att organisation och arbetssätt under krisen bör fungera så likt normala förhållanden som det är möjligt. Det principerna och verksamhetsansvaret pekar på är att Region Skåne självt måste kunna hantera de kriser som hotar eller drabbar verksamheten men också kunna samverka med andra aktörer i länet, nationellt och utomlands. Syftet med krisberedskapsarbetet och planen för krishantering är därför att tydliggöra roller, ansvar och uppgifter så att det både finns tydliga informationsvägar och en trygghet i att agera. I krisberedskapsarbetet ingår att hantera kriser före, under och efter att de har inträffat. I förefasen handlar det om förebyggande och förberedande arbete som att genom analyser identifiera risker, sårbarheter samt brister i förmågan så att förbättrande åtgärder kan vidtas i ett förebyggande syfte. Då en kris inträffar måste det också finnas en förmåga att agera under den. Det handlar här bland annat om att kunna informera och larma, upprätta lägesbild, leda den egna verksamheten, fatta beslut inom eget verksamhets- eller ansvarsområde, sprida snabb, korrekt och tillförlitlig information internt och externt samt vid behov kunna samverka med andra aktörer. Det ska därför finnas en god förmåga till krishantering lokalt och regionalt. Kriser kan vara av olika art, uppstå på olika sätt och leda till olika slags konsekvenser för individer, verksamhet, egendom och miljö. Det är därför inte alltid så lätt att inse att en kris har inträffat eller är på väg att inträffa. Det kan också vara svårt att avgöra hur verksamheten kommer att drabbas om krisen är av en annan art än verksamheten tidigare varit med om. Ibland är det hanteringen av och kommunikationen kring en händelse som föranleder krisen. Dessa utmaningar kan leda till osäkerhet såväl gällande information om och initiering av krisorganisationen som om vilka åtgärder som bör vidtas och i vilken omfattning. Övning och utbildning stärker förmågan till krishantering och ska därför genomföras regelbundet. 5

6 Efter en kris ska det finnas en förmåga att återuppbygga det som skadats och en förmåga att ta tillvara erfarenheter för att ständigt vidareutveckla och stärka verksamheten så att den blir mer resilient. Utvärderingar, analyser och handlingsplaner för åtgärder är viktiga redskap för detta. För att uppnå en god krisberedskap och krishanteringsförmåga krävs därmed ett fortlöpande och samordnat arbete såväl före som under och efter en kris har inträffat. Det är i lag fastställt att landsting ska ha en plan för hur extraordinära händelser ska hanteras. Krishanteringsplan för Region Skåne grundar sig på mandatperiodens regionala risk- och sårbarhetsanalys och är regionens samlande plan. Planen fastslår ansvar, roller och uppgifter för krisberedskapsarbetet före, under och efter en kris och är styrande för de lokala planer som varje förvaltning ska utforma. Planerna ska spridas i verksamheten, förvaras på intranätet och vara tillgängliga i pappersform. Ansvar, roller och uppgifter i krisberedskapsarbetet Politisk nivå REGIONFULLMÄKTIGE, REGIONSTYRELSE OCH KRISLEDNINGSNÄMND Före krisen Regionfullmäktige skall enligt Kommunallagen tillsätta de nämnder som utöver styrelsen behövs för att fullgöra regionens uppgifter i vardag och kris. Regionfullmäktige ansvarar även enligt lag 1 för att i varje ny mandatperiod fastställa Krishanteringsplan för Region Skåne, baserad på aktuell risk- och sårbarhetsanalys. Enligt lagen ska det finnas en nämnd i landstinget för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser 2 i fredstid (krisledningsnämnd). I aktuellt reglemente för krisledningsnämnd fastställs att Region Skånes krisledningsnämnd utgörs av regionstyrelsens arbetsutskott 3. 1 Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 2 Lag (2006:544) 4 : Med extraordinär händelse avses i denna lag en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. 3 Se bilaga 4, "Reglemente för krisledningsnämnd" (2003, Rev 2007). 6

7 Under krisen Under en kris är det regionstyrelsens ordförande eller dennes ersättares ansvar att bedöma om det finns ett behov av att krisledningsnämnden skall träda i funktion för att under viss tid överta beslutsrätten från andra nämnder 4 och i så fall besluta om detta. Då krisledningsnämnden trätt i kraft, ansvarar krisledningsnämndens ordförande för att besluta att de uppgifter som krisledningsnämnden tillfälligt har övertagit från andra nämnder skall återgå till ordinarie nämnd. Detta ska, i enlighet med ansvarsprincipen, ske så snart det anses möjligt och lämpligt. Efter krisen Efter en kris är det regionfullmäktiges ansvar att: I de fall krisledningsnämnden trätt i funktion men inte längre behövs, och då krisledningsnämndens ordförande inte själv tagit beslutet att nämnden ska avvecklas, besluta att de uppgifter som krisledningsnämnden tillfälligt har övertagit från andra nämnder skall återgå till ordinarie nämnd. Inhämta information om krisledningsnämndens fattade beslut och redovisa detta vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för denna 5. REVISIONEN Revisorerna granskar all verksamhet i Region Skåne. Detta innebär att nämnder, förvaltningar, funktioner och verksamheter inklusive bolag granskas med avseende på ledning, planering, styrning, uppföljning, kontroll samt redovisning. I uppdraget ingår även att granska Region Skånes förmåga att hantera kriser. Granskning kan ske före, under och efter en kris. Tjänstemannanivå REGIONDIREKTÖR Regiondirektören leder och samordnar det övergripande arbetet med Region Skånes krisberedskap och ansvarar för att hålla regionstyrelsen informerad om arbetet. 4 I enlighet med lagen om extraordinära händelser, 2 kap, 3 och Region Skånes Reglemente för Krisledningsnämnd (2003, Rev 2007). 5 Enligt 5 i Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. 7

8 Före krisen Före en kris är det regiondirektörens ansvar att: Utse regionalt funktionsansvar för att samordna, leda, utveckla och genomföra ett regionövergripande systematiskt risk- och sårbarhetsarbete, SRSA, innefattande riskhantering, kontinuitetshantering samt planering inför händelser och erfarenhetsåterföring efter inträffade händelser. Ge direktörer och förvaltningschefer i uppdrag att lokalt genomföra ett systematiskt risk- och sårbarhetsarbete, SRSA, innefattande riskhantering, kontinuitetshantering samt planering inför händelser och erfarenhetsåterföring efter inträffade händelser. Det lokalt genomförda arbetet ska redovisas till regionala funktionen för risk- och sårbarhetsarbete och ingå i Region Skånes årsredovisning 6 samt vara föremål för internrevision. Redovisa den regionövergripande risk- och sårbarhetsanalysen för regionstyrelsens arbetsutskott för beslut inför avrapportering till staten enligt fastställd beslutsordning 7. Organisera Region Skånes krisledningsstab, RSKS, enligt organisationsskiss (bilaga 3) samt utse samordnare för staben. Informera förvaltningschefer, direktörer, samverkande myndigheter, organisationer, och avtalsparter om aktuell krishanteringsplan för Region Skåne. Planera för att ge och ta emot bistånd 8 från andra aktörer, exempelvis andra landsting och kommuner, när de egna resurserna inte räcker till i en kris. Hänsyn ska även tas till resurser i det geografiska närområdet och till gällande avsiktsförklaring mellan Region Skåne och Region Hovedstaden, Danmark. Tillse att rapporteringsrutiner finns och fungerar så att Region Skåne, vid en kris, fortlöpande kan rapportera läge och händelseutveckling till Länsstyrelsen i Skåne samt de myndigheter regeringen utser. Länsstyrelsen har genom sitt geografiska områdesansvar en samordnande roll för länet men kan inte ta över Region Skånes ansvar. Utarbeta en systematisk plan för utbildning och övning i krishantering och kriskommunikationsträning av förtroendevalda (Krisledningsnämnden), förvaltningschefer och direktörer, sjukvårdens och kollektivtrafikens krisledningsstaber (RMKL samt Skånetrafikens krisledning), RSTiB samt 6 Regionstyrelsens protokoll Direktiv för Region Skånes risk- och sårbarhetsarbete inför extraordinära händelser. 7 Enligt beslutsordning för SRSA, regionstyrelsens arbetsutskott, Landsting och kommuner kan enligt lagen (2006:544) om extraordinära händelser på begäran ge andra kommuner och landsting bistånd. Bestämmelserna möjliggör samarbete över kommun- och landstingsgränser vid extraordinära händelser och ger den som bistår rätt till skälig ersättning för sina kostnader. 8

9 verksamhetsansvariga 9 för samhällsviktig verksamhet. Genomförda utbildningar och övningar ska dokumenteras och utvärderas enligt särskild mall som tillhandahålls av Området för ambulans, krisberedskap och säkerhet, AKS. Tabell 1. Plan för utbildning och övning i krishantering och kriskommunikationsträning. Aktör Krishanteringsutbildning och övning Kriskommunikationsträning Ansvar Krisledningsnämnden Årligen Ja Koncernstab kansli/aks Förvaltningschefer/direktörer Årligen Ja Koncernstab kansli/aks RMKL samt Skånetrafikens krisledning Kvartalsvis Ja Chef RMKL Trafikdirektör Skånetrafiken RSTiB Kvartalsvis Ja Chef RMKL Verksamhetsansvarig samhällsviktig verksamhet Ansvarsprincipen dock minst årligen Ja Förvaltningschef Under krisen Under en kris är det regiondirektörens ansvar att: Leda, samordna och besluta inom Region Skånes verksamhetsområde. Vid behov aktivera Region Skånes krisledningsstab, RSKS, och bemanna den med för uppgiften lämpliga resurser. Utsedd samordnare av staben är områdeschef AKS. Säkerställa att Region Skånes verksamheter samverkar, att kritiska funktioner kan upprätthållas och att adekvata resurser för detta tilldelas. Säkerställa att en samlad lägesbild sammanställs/upprättas och kommuniceras internt och externt. Informera regionstyrelsens ordförande, alternativt krisledningsnämnden om denna är i kraft, om händelseutveckling. Informera tjänstemannaorganisationen då ledningsansvaret förändras. 9 Med verksamhetsansvariga menas i denna plan förvaltningschefer och direktörer med funktionsansvar för samhällsviktig verksamhet. Övriga verksamhetsansvariga ska medverka i krisberedskapsarbetet enligt denna plan och utifrån de instruktioner som ges av AKS. Ansvaret konkretiseras under rubriken Verksamhetsansvariga. 9

10 Om händelsen är eller kan utvecklas till en extraordinär händelse 10 ska regiondirektören dessutom: Informera regionstyrelsens ordförande/krisledningsnämnden om de behov av normativa/strategiska förändringar eller delegeringar som krävs. Överväga om bistånd ska ges eller tas 11. Verkställa beslut som fattats i krisledningsnämnden. Efter krisen Efter en kris är det regiondirektörens ansvar att: Tillse att händelsen följs upp, analyseras, utvärderas och dokumenteras. Tillvarata erfarenheter och planera för återuppbyggnad. Säkerställa att adekvata resurser avsätts för att säkerställa funktionalitet i teknik och organisation. OMRÅDET FÖR AMBULANS KRISBEREDSKAP OCH SÄKERHET, AKS AKS ansvarar för samordning av risk-, krisberedskaps- och säkerhetsfrågor i Region Skåne samt för att Region Skåne upprätthåller en ständig katastrofmedicinsk beredskap genom Regional Medicinsk Katastrofledning (RMKL). Före krisen Före en kris är det AKS/funktionen för regionalt risk- och sårbarhetsarbete ansvar att: Klargöra målsättningar i regionala och nationella riktlinjer och överenskommelser. Utveckla, leda och samordna en regionövergripande och systematisk arbetsprocess för risk- och sårbarhetsarbete. 10 Lag (2006:544) 4 : Med extraordinär händelse avses i denna lag en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. 11 Landsting och kommuner kan enligt lagen (2006:544) om extraordinära händelser på begäran ge andra kommuner och landsting bistånd. Bestämmelserna möjliggör samarbete över kommun- och landstingsgränser vid extraordinära händelser och ger den som bistår rätt till skälig ersättning för sina kostnader. 10

11 Tillhandahålla verktyg, mallar och checklistor för förvaltningarnas systematiska säkerhetsarbete, SRSA innefattande planarbete, riskhantering, kontinuitetshantering och erfarenhetsåterföring. Utarbeta en regionövergripande plan för hantering av kriser och extraordinära händelser baserad på regional risk- och sårbarhetsanalys. Verka för att det regionala risk- och sårbarhetsarbetet samordnas med annat relaterat risk-, kris- och säkerhetsarbete. AKS ansvar innefattar även planering för katastrofmedicinsk beredskap avseende hälso- och sjukvårdsverksamheterna. Under krisen Områdeschef AKS ansvarar för att: Bemanna funktionen RSTiB. Bemanna RMKL med regional läkare i beredskap, RLB, och RSTIB samt utse ersättare för ledningsfunktionen i RMKL. Leda RMKL. På regiondirektörens uppdrag samordna RSKS. Efter krisen Efter krisen ansvarar AKS för att ta tillvara erfarenheter och de analyser som gjorts med utgångspunkt i krisen, bland annat för att utveckla den regionala krishanteringsplanen. AKS kan även initiera händelseanalys. KOMMUNIKATIONSDIREKTÖREN Kommunikationsdirektören ansvarar för att Pressjouren bemannas med kommunikatör i beredskap att ingå i RMKL Se Bilaga 2. Kriskommunikationsplan för Region Skåne

12 Region Skånes krisledningsorgan Regional medicinsk katastrofledning, RMKL, Skånetrafikens krisledning och regiondirektörens krisledningsstab, RSKS, är krisledningsorgan på regional nivå. Se bilaga 3. RSKS är en tillfällig stab som stödjer regiondirektören vid förväntade och/eller mer långsiktiga händelser som kan påverka koncernens verksamhet. RSTiB, Region Skånes tjänsteman i beredskap, är en larmfunktion för all verksamhet i Region Skåne och en ingång till RMKL. RMKL är en ledningsfunktion med uppgift att samordna Region Skånes sjukvårdsresurser i händelse av akuta kriser eller påfrestningar på sjukvården i regionen. Skånetrafikens krisledning leder Skånetrafikens verksamhet vid svåra störningar. REGION SKÅNES KRISLEDNINGSSTAB, RSKS RSKS bemanning är händelsestyrd utifrån den aktuella situationen och aktiveras främst vid förväntade mer långsiktiga kriser till stöd för regiondirektören. Till RSKS kallas endast de kompetenser som behövs för den aktuella situationen. Före krisen Före en kris har ansvariga för följande regionala funktioner ett ansvar att utse funktionsansvariga som vid behov kan ingå i RSKS: Analys Ekonomi Fastighetsdrift och service HR/avtalsfrågor Hälso- och sjukvårdsstyrning Hälso- och sjukvårdsutförande 13 Inköp IT/MT/Telefoni/Lab Juridik Kollektivtrafik Kommunikation Miljö Patientsäkerhet Regional utveckling Kanslifunktioner Smittskydd 13 Representanter från hälso- och sjukvårdsförvaltningarna. 12

13 De som har ett ansvar för ovanstående funktioner ska därför säkerställa att områdeschef AKS har aktuella kontaktuppgifter till de som utsetts kunna ingå i RSKS. Vid behov kan ytterligare kompetenser adjungeras genom medlemmarna i koncernledningen. Under krisen Regiondirektören kan aktivera RSKS inför en befarad händelse eller kris. Områdeschef AKS har till uppgift att på regiondirektörens uppdrag samordna RSKS. Stabens uppgift är att bistå regiondirektören med underlag för koncernens krishantering. Områdeschef AKS eller dennes ersättare ansvarar för att informera och rapportera arbetet i RSKS till regiondirektören. Efter krisen Områdeschef AKS ansvarar för att utvärdera och dokumentera arbetet i RSKS då Region Skånes krisledningsstab varit aktiverad. REGION SKÅNES TJÄNSTEMAN I BEREDSKAP, RSTIB Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd för sjukvården om fredstida katastrofmedicinsk beredskap och planläggning inför höjd beredskap (SOSFS 2013:22), ska det i varje landsting finnas personal i beredskap för att kunna ta emot larm vid allvarlig händelse, benämnd tjänsteman i beredskap. RSTiB, Region Skånes tjänsteman i beredskap, är en larmfunktion för all verksamhet i Region Skåne. RSTiB 14, som också är en ingång till RMKL, larmas genom internt telefonnummer eller sökare, alternativt via växeln. Reservrutin för att nå RSTiB är 112 och SOS Alarms larmlistor. Områdeschef AKS ansvarar för att bemanna funktionen RSTiB. RSTiB har till uppgift att: Ta emot intern och extern information och larm inför befarade och vid inträffade allvarliga händelser som berör koncernen Region Skånes verksamhet. Säkerställa att rätt ansvarig funktion inom Region Skåne kontaktas för vidare hantering av frågan och vid behov larma interna beredskapsfunktioner. Om RSTiB bedömer att händelsen kan vara av för koncernen allvarlig karaktär ska regiondirektören informeras omgående. 14 Kravet på Tjänsteman i beredskap TiB i Regional medicinsk katastrofledning, RMKL. 13

14 Sända SMS-meddelande med information om stabslägen och högre beredskapsgrader i en eller flera förvaltningar och/eller RMKL till koncernledningen samt kontakta Pressjouren för informationsspridning i andra media. Vara beredd att stödja områdeschef AKS, eller dennes ersättare, framförallt i den inledande fasen av en allvarlig händelse. REGIONAL MEDICINSK KATASTROFLEDNING, RMKL Region Skåne ska enligt Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) planera sin hälso- och sjukvård så att en katastrofmedicinsk beredskap 15 upprätthålls. För hälso- och sjukvårdsverksamheter gäller därför även den regionala katastrofmedicinska planen vilken ger en sammanfattning av hur Region Skånes sjukvårdsberedskap är uppbyggd och anger de krav som ställs på en katastrofmedicinsk beredskap i hälso- och sjukvårdsverksamheten. Den regionala katastrofmedicinska planen hänvisar även vidare till olika delplaner som utförligare beskriver den katastrofmedicinska beredskapens organisation, resurser med mera. Områdeschef AKS är även chef RMKL och ansvarar för att bemanna funktionen. Grundbemanningen i RMKL är en tjänsteman i beredskap TiB, en regional läkare i beredskap, RLB, och en kommunikatör i beredskap 16. RMKL kan vid allvarliga händelser och större påfrestningar på sjukvården i Region Skåne byggas ut (med bland annat samverkanspersonal och expertkompetens) till en större, för händelsen anpassad stab för att stödja, leda och samordna hälso- och sjukvården i Region Skåne 17. Då behov av stab föreligger har RLB inledningsvis mandat att besluta om samordning av samtliga hälso- och sjukvårdsresurser. Då chef RMKL träder i tjänst, övergår detta mandat till chef RMKL. Om en allvarlig händelse som kräver katastrofmedicinsk ledning inträffar larmas/kontaktas RMKL via RSTiB. SOS Alarm har också i sina larmplaner automatiska larmkriterier för när RSTiB ska informeras. RMKL:s uppgifter vid allvarlig händelse som berör sjukvården är i sammanfattning att: Omgående informera områdeschef AKS, eller dennes ersättare, när RMKL sammankallar stab eller då RMKL får kännedom om att allvarlig händelse som berör eller hotar Region Skånes verksamhet kan förväntas inträffa eller har inträffat. Verkställa de beslut som fattas av regiondirektören. 15 Katastrofmedicinsk beredskap kan beskrivas som att bedriva hälso- och sjukvårdsberedskap i syfte att minimera följderna vid allvarlig händelse, dvs. en händelse som är så omfattande eller allvarlig att resurserna måste organiseras, ledas och användas på särskilt sätt. 16 Utses av kommunikationsdirektören och bemannas av Pressjouren. 17 Katastrofmedicinsk plan för Region Skåne: iltig.pdf 14

15 Stödja lokala ledningsnivåer i skadeområdet och i sjukvårdsproduktionen. Inhämta och vidarebefordra information om händelsen internt, samt i tillämpliga fall tillse att allmänheten samt organisationer och myndigheter utanför Region Skåne informeras. Vid behov omdisponera tillgängliga sjukvårdsresurser. Mobilisera sjukvårdsresurser som är behövliga men inte är omedelbart tillgängliga. Övergripande styra förflyttning av patienter. Vid allvarliga händelser har RLB mandat att fatta beslut om samordning av Region Skånes samtliga hälso- och sjukvårdsresurser. Analysera långtidseffekter och uthållighet för sjukvården. Samarbeta med övriga verksamheter i Region Skåne. Samverka med andra organisationer och myndigheter, ex. polis och kommunal räddningstjänst. SKÅNETRAFIKENS KRISLEDNING Skånetrafikens krisledning leder Skånetrafikens verksamhet vid allvarliga händelser. Krisledningen larmas genom att Verksamhetsjouren (VJ) informeras via ett verksamhetsjournummer som besvaras dygnet runt årets alla dagar. Under kontorstid besvaras detta av Presschefen. Under övrig tid (jourtid) besvaras telefonen av VJ som bemannas av funktioner i Skånetrafikens ledning. Skånetrafikens krisledning sammankallas enligt Skånetrafikens krishanteringsplan. Krisledningen bildas av en eller flera av följande funktioner: Trafikdirektören Presschefen Verksamhetsjouren Risk- och säkerhetsansvarig Affärsområdeschefer Krisledningen tar stöd av representanter från avdelningar eller arbetsområden som primärt är påverkade av krisen. Stödfunktioners deltagande beslutas av krisledningen utifrån krisens omfattning och händelseutveckling. Trafikinformationscentralen (TIC) har en central roll att bevaka trafiken och den händelseutveckling som berör trafiken. Vid planerade eller akuta störningar eller händelser har 15

16 TIC i uppgift att söka upp och skicka löpande information till verksamheten och trafikföretagen samt informera allmänheten via bl.a. Reseplaneraren och Skånetrafikens hemsida. TIC har ett nära samarbete med Trafikverket för att i ett tidigt skede nå ut med viktig information om planerade eller akuta störningar eller händelser, samt gemensamt aktivera s.k. störningsplaner. TIC är bemannad dygnet runt årets alla dagar. TIC håller Skånetrafikens VJ uppdaterad med information vid allvarliga störningar eller händelser. VJ ansvarar för att bedöma läget och fatta beslut om ytterligare åtgärder. Under jourtid ansvarar VJ för att sammankalla krisledningen och aktivera krishanteringsplanen. VJ ansvarar under jourtid för de operativa insatserna och för att Krisledningens beslut verkställs. Krisledningens uppgifter vid allvarlig händelse som påverkar Skånetrafikens verksamhet kan sammanfattas enligt följande: Omgående informera RSTiB per telefon eller via Kris-SMS när Skånetrafikens krisledning sammankallas eller då Skånetrafiken får kännedom om att en allvarlig händelse som berör eller hotar Region Skånes verksamhet kan förväntas inträffa eller har inträffat. Inhämta, sammanställa och förmedla underlag till en samlad lägesbild så att välgrundade beslut kan fattas. Vara talesperson för verksamheten. Utöva strategisk ledning. Bevaka den förstärkning av den operativa organisationen som kan behövas med hänsyn till uppgiften. Verkställa de beslut som fattas av regiondirektören. Samarbeta med övriga verksamheter inom Region Skåne. Samarbeta med trafikföretagen och andra samarbetspartners. Verksamhetsansvariga Förvaltningschefer och direktörer ansvarar för att samtliga verksamheter i Region Skåne bedriver ett krisberedskapsarbete i tillämplig grad. Region Skåne upprätthåller flera viktiga samhällsfunktioner som måste fungera vid en kris eller för att en kris inte plötsligt ska uppstå. Exempel på sådana är hälso- och sjukvård, katastrofmedicinsk förmåga, kollektivtrafik, interna transporter, information och kommunikation, sjukresor, regionala kanslifunktioner samt drift, stöd och service. 16

17 De generellt samhällsviktiga verksamheter som upprätthåller dessa samhällsviktiga funktioner är: Hälsostaden Ängelholm: Ängelholms sjukhus Hälsostaden Ängelholm: Primärvård Koncernkontoret: Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning/aks/rspe: Ambulansverksamhet Koncernkontoret: Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning: Privat avtalad eller Upphandlad vårdverksamhet enligt LOU och LOV Koncernkontoret: Koncernstab Ekonomi: Området för strategisk fastighetsutveckling Koncernkontoret: Koncernstab HR Koncernkontoret: Koncernstab kansli inklusive AKS: Krisberedskap, krisledning och övergripande uppföljning av ambulansverksamhet Koncernkontoret: Koncernstab Kommunikation Koncernkontoret: Regionala ledningsfunktioner Koncernkontoret: Smittskydd och vårdhygien Medicinsk service: IT/MT inklusive Telefoni Medicinsk service: Labmedicin Regionservice: Fastighet och lokalförsörjning Regionservice: Måltider Regionservice: Lokalvård Regionservice: Skåneteknik Regionservice: Skånetransport Regionservice: Skånetvätt Simrishamns sjukhus Skånes universitetssjukvård: Lund Skånes universitetssjukvård: Malmö Skånes universitetssjukvård: Primärvård Skånetrafiken: Kollektivtrafik Skånetrafiken: Sjukresor Skånevård Kryh: Centralsjukhuset Kristianstad Skånevård Kryh: Habilitering och hjälpmedel Skånevård Kryh: Hässleholms sjukhus Skånevård Kryh: Lasarettet i Ystad Skånevård Kryh: Primärvård Skånevård Sund: Helsingborgs Lasarett Skånevård Sund: Lasarettet i Landskrona Skånevård Sund: Lasarettet Trelleborg Skånevård Sund: Primärvård Skånevård Sund: Psykiatrisk akutverksamhet Skånevård Sund: Sluten rättspsykiatrisk vård Skånevård Sund: Sluten barnpsykiatri Skånevård Sund: Sluten vuxenpsykiatri Skånevård Sund: Ängelholms sjukhus 17

18 Verksamheterna ovan har på grund av sin egen samhällsvikt eller sin betydelse för andra verksamheter som är samhällsviktiga, ett särskilt och långtgående ansvar i krisberedskapsarbetet. Utöver de verksamheter som anges ovan har övriga verksamheter och bolag har också ett ansvar för krisberedskapen och är en resurs under en kris. Samtliga verksamheter och bolag ska därför medverka i krisberedskapsarbetet enligt denna plan. Följande uppgifter ska genomföras på alla nivåer men i olika omfattning utifrån de instruktioner och mallar som AKS anger. Före krisen Före en kris åligger det verksamhetsansvariga 18 att: Utse ersättare för den egna funktionen. Genomföra ett systematiskt risk- och sårbarhetsarbete, SRSA, utifrån den verksamhet som bedrivs som innefattar: o riskhantering, o kontinuitetshantering, o planarbete och o erfarenhetsåterföring. På uppmaning och instruktion från AKS årligen redovisa material och underlag till AKS/funktionen för regionalt risk- och sårbarhetsarbete för regional sammanställning, t.ex. avseende: o Uppgifter om samhällsviktig verksamhet, kritiska beroenden samt hot och risker mot dessa. o Analyser innefattande handlingsplan för åtgärder. o Förvaltningsvisa krishanteringsplaner inklusive kriskommunikationsplaner som överensstämmer med Krishanteringsplan för Region Skåne Detta ansvar gäller förvaltningarna Skånes universitetssjukvård, Skånevård Sund, Skånevård Kryh, Hälsostaden, Medicinsk service, Regionservice, Skånetrafiken samt direktörer för staber och avdelningar i Koncernkontoret. I samråd med AKS förse relevanta myndigheter och andra samhällsaktörer med information för att stärka samhällets krishanteringsförmåga, exempelvis med 18 Med verksamhetsansvariga menas i denna plan förvaltningschefer och direktörer med funktionsansvar för samhällsviktig verksamhet. Övriga verksamhetsansvariga ska medverka i krisberedskapsarbetet enligt denna plan och utifrån de instruktioner som ges av AKS. 18

19 information till Styrel 19. Samverka med andra förvaltningar i krisberedskapsfrågor. Regionservice och Medicinsk service har ett särskilt ansvar att initiera samverkan med producerande förvaltningar i frågor om hur kontinuiteten i verksamheterna kan stärkas. Planera för samt systematiskt genomföra, dokumentera och utvärdera utbildningar och krishanteringsövningar. Vid upphandling följa Riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap samt de instruktioner och den vägledning Upphandlande enheter ger. Planera för samordnad hantering av krisen i de fall där flera verksamheter är geografiskt samlokaliserade och berörs av krisen. Störst aktör 20 på platsen är samordningsansvarig. Ansvaret innefattar att säkerställa att viktig information når alla på platsen, dvs. även aktörer som inte tillhör Region Skåne. Säkerställa att verksamhetens krisledningsstaber har tillgång till nödvändiga och aktuella uppgifter och telefonnummer till relevanta funktioner/personer dygnet runt. Informera RSTiB när allvarlig händelse som berör eller hotar Region Skånes verksamhet kan förväntas inträffa eller har inträffat. Utse funktionsansvariga samt ersättare till Region Skånes krisledningsstab, RSKS. Under krisen Under en kris åligger det verksamhetsansvariga att: Hantera krisen enligt ansvarsprincipen samt vid behov kunna bilda krisledningsstab. Kunna ingå i Region Skånes krisledningsstab, RSKS. Informera närmsta chef samt säkerställa att RSTiB larmas och Pressjouren informeras. Efter krisen Efter en kris åligger det verksamhetsansvariga att: Ansvara för att ett utvärderingsarbete sker samordnat med övriga berörda verksamheter. I utvärderingen ingår att kontrollera och säkerställa funktionalitet i 19 Den planeringsprocess under vilken statliga myndigheter, länsstyrelser, kommuner, privata aktörer och elnätsföretag samarbetar för att ta fram underlag för att kunna prioritera samhällsviktiga elanvändare vid en manuell förbrukningsfrånkoppling (MFK). Syftet med Styrelplaneringen är att lindra samhällskonsekvenserna som uppstår om MFK behöver tillgripas vid en eleffektbrist. 20 Med störst aktör avses den största verksamhetsidkaren (flest antal anställda). 19

20 verksamhetssystem och processer. Ta tillvara erfarenheter och eventuella analyser baserade på den händelse som utlöste krisen. Rapportera utvärderingen enligt linjeorganisationen samt redovisa resultatet i Region Skånes krisberedskaps- och säkerhetsråd 21. Upphandlande enheter och leverantörers medverkan Upphandlande enheter ska utifrån beställarens krav på robusthet framställa kontinuitetskrav på leverantören för att åstadkomma leveranssäkerhet. Vid upphandling av verksamhet i enlighet med LOU och LOV och till samhällsviktig verksamhet ska detta ske i enlighet med Riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap 22 och de instruktioner och vägledningar för leveranssäkerhet som Koncerninköp ger. Koncerninköps ansvar omfattar dock inte upphandling av fastighetsrelaterade entreprenader, vilka Regionservice ansvarar för och kollektivtrafik, vilket Skånetrafiken ansvarar för samt därmed direkt kopplade behov av varor och tjänster. Planering för civilt försvar och höjd beredskap Varje förvaltning, bolag och privat vårdgivare med avtal med Region Skåne ska delta i arbete med planering av den verksamhet inom det civila försvaret som regionen ska bedriva under höjd beredskap. Bland annat i lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap och förordning (2006:637) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, beskrivs vilka förberedelser regionen behöver vidta för att verksamheterna ska fungera under höjd beredskap. Under höjd beredskap ansvarar regionstyrelsen för ledningen av den civila hälso- och sjukvården samt övrig verksamhet för det civila försvaret som regionen ska bedriva. 21 Beslutsdokument Krisberedskaps- och säkerhetsråd, %20och%20s%c3%a4kerhetsr%c3%a5d_forum.pdf 22 Riktlinje för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap Regionstyrelsen

21 Bilaga 1. Definitioner och referenser Allvarlig händelse Samlingsterm för händelser som är så omfattande eller allvarliga att resurserna måste organiseras, ledas och användas på ett särskilt sätt (Socialstyrelsens termbank 2015). Extraordinär händelse En extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller risk för störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av samhället (Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap). Kontinuitetshantering Kontinuitetshantering har vuxit fram som en metod för att säkra olika verksamheters leveransförmåga av produkter, varor och tjänster. Arbetet utgör en delmängd i utvecklingen av samhällets krisberedskap och ska stödja arbetet med skydd av samhällsviktig verksamhet och det systematiska säkerhetsarbetet. Detta genom att i samhällsviktiga verksamheter skapa en förmåga att kunna upprätthålla verksamheten oavsett vilken typ av störning som organisationen utsätts för (MSB Diarienr Vägledning för kontinuitetshantering). Kris En händelse som drabbar många människor och stora delar av samhället och hotar grundläggande värden och funktioner. Kris är ett tillstånd som inte kan hanteras med normala resurser och organisation. En kris är oväntad, utanför det vanliga och vardagliga och att lösa krisen kräver samordnade åtgärder från flera aktörer (Prop. 2007/08:92 Stärkt beredskap för säkerhets skull). Kriser behöver dock inte vara helt oväntade utan kan även komma krypande, exempelvis i form av en pandemi. I Krishanteringsplan för Region Skåne används begreppet Kris som ett samlande begrepp för olika typer av påfrestande händelser, från allvarlig till extraordinär händelse. Krisberedskap Förmågan att genom utbildning, övning och andra åtgärder samt genom den organisation och de strukturer som skapas före, under och efter en kris förebygga, motstå och hantera krissituationer (MSBFS 2015:4). Beredskap för att kunna förebygga, motstå och hantera krissituationer (Socialstyrelsens termbank 2015). 21

22 Kritiska beroenden Beroenden som är avgörande för att samhällsviktiga verksamheter ska fungera. Sådana beroenden karaktäriseras av att ett bortfall eller en störning i levererande verksamheter relativt omgående leder till funktionsnedsättningar, som kan få till följd att en extraordinär händelse inträffar (Föreskrift MSBFS 2015:4). Resiliens Begreppet resiliens har olika betydelser beroende på det sammanhang där det används och förekommer inom olika kontexter så som individ-, system-, samhälls- och organisationsnivå. Genomgående och oavsett kategori eller nivå så är dock resiliens en beskrivning av, på ett eller annat sätt, förmågan att stå emot och klara av en förändring, samt återhämta sig och vidareutvecklas (MSB ). Risk En sammanvägning av sannolikheten för att en händelse ska inträffa och de konsekvenser händelsen kan leda till (MSBFS 2015:4). Risk- och sårbarhetsanalys En riskanalys är ett systematiskt sätt att identifiera riskkällor och bedöma sannolikheter för oönskade händelser samt konsekvenserna av dessa (jmf ISO 31000:2009). En sårbarhetsanalys är ett systematiskt sätt att identifiera och klarlägga de egenskaper eller förhållanden som gör en verksamhet, system eller samhälle mottagligt för de skadliga effekterna av en händelse (jmf MSBFS 2015:4). MSB betraktar genomgående risk- och sårbarhetsanalys som ett begrepp (MSB). Robusthet Robusthet i ett system är den förmåga som systemet har att tillgodose ett behov trots störning av visst slag. Robusthet är en viktig del i operativ förmåga och krisledningsförmåga (KBM 2008, Det robusta sjukhuset). Samhällsviktig verksamhet En verksamhet som uppfyller minst ett av följande villkor. - Ett bortfall av eller en svår störning i verksamheten kan ensamt eller tillsammans med motsvarande händelser i andra verksamheter på kort tid leda till att en allvarlig kris inträffar i samhället. - Verksamheten är nödvändig eller mycket väsentlig för att en redan inträffad kris i samhället ska kunna hanteras så att skadeverkningarna blir så små som möjligt (MSBFS 2015:4). 22

23 Systematiskt säkerhetsarbete Processbeskrivning för risk- och kontinuitetshantering samt planering inför och erfarenhetsåterföring efter inträffade händelser (Sveriges Kommuner och Landsting 2014). Sårbarhet De egenskaper eller förhållanden som gör ett samhälle, ett system, eller egendom mottagligt för de skadliga effekterna av en händelse (MSBFS 2015:4). Referenser ISO 31000:2009, IDT. Riskhantering - Principer och riktlinjer. Justitiedepartementet. Prop. 2007/08:92. Stärkt beredskap för säkerhets skull. KBM Det robusta sjukhuset. MSB Diarienr Vägledning för kontinuitetshantering. MSB Ett fungerande samhälle i en föränderlig värld, Nationell strategi för skydd av samhällsviktig verksamhet. MSBFS 2015:4. Föreskrift om kommuners och landstings risk- och sårbarhetsanalyser. Regionfullmäktige Dnr. RS/ Reglemente för krisledningsnämnd. Regionstyrelsen Direktiv för Region Skånes risk- och sårbarhetsarbete inför extraordinära händelser. SFS 2006:544. Lag om kommuner och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap SFS 2006:637. Förordning om kommuner och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. SOSFS 2013:22 (M). Föreskrift Katastrofmedicinsk beredskap. Socialstyrelsen. Termbank (internetsökning). 23

24 Bilaga 2. Kriskommunikationsplan för Region Skåne 24

25 KRISKOMMUNIKATIONSPLAN FÖR REGION SKÅNE

26 Inledning Under en kris eller allvarlig händelse är kriskommunikation en viktig del i krishanteringsarbetet. Att tydligt och strukturerat kunna ge en korrekt lägesbild kan vara direkt avgörande för hur händelsen utvecklas. En kommunikation som bygger på öppenhet stärker även trovärdigheten för Region Skåne. Syftet med Region Skånes kriskommunikationsplan är att klargöra roller, ansvar och behovet av samordning för att kriskommunikationen ska fungera både internt och externt. Planen syftar även till att skapa trygghet i att agera vid kris. Målet är att kunna förmedla en tydlig och trovärdig koncern- och regiongemensam lägesbild till medborgare, medarbetare, bolag, samarbetspartners, massmedia, kommuner och myndigheter. I planen används begreppet kris som ett samlande begrepp för olika typer av påfrestande händelser, från allvarlig till extraordinär händelse. Kriskommunikationsplan för Region Skåne är ett styrande dokument som anger övergripande inriktning för regionens kriskommunikationsarbete före, under och efter en kris. Planen ingår som en del av Krishanteringsplan för Region Skåne som är fastställd av regionfullmäktige. Kommunikationen i Region Skåne har bedömts som en samhällsviktig verksamhet och funktion (Region Skånes Risk- och sårbarhetsanalys 2015) och ska därför alltid kunna upprätthållas. Varje förvaltning ansvarar för att ta fram lokala kriskommunikationsplaner som är korrelerade med Kriskommunikationsplan för Region Skåne. 26

27 INNEHÅLL Bilaga 2. Kriskommunikationsplan för Region Skåne 24 Inledning 26 Ansvar för kriskommunikation 28 Ansvarsfördelning 29 Användning av kriskommunikationsplanen 33 Före krisen 33 Under krisen 34 Efter krisen 35 Samordnade budskap 35 Talespersoner 36 Kanaler för kriskommunikation 36 27

28 Ansvar för kriskommunikation De senaste årens samhällsutveckling med snabbare kommunikation och fler informationskanaler ställer nya krav på kriskommunikationsarbetet. För att kunna ge snabb, tydlig och trovärdig information är det därför ytterst viktigt att ansvar och rollfördelning är klarlagt både före, under och efter en kris. Region Skånes krisberedskapsarbete grundas på samhällets generella principer för krisberedskap: Ansvarsprincipen betonar att den som ansvarar för en verksamhet under normala fredstida förhållanden också har ansvaret för den när en kris inträffar. Närhetsprincipen säger att krisen ska hanteras där den inträffar och av de som är närmast berörda och ansvariga. Likhetsprincipen fastslår att organisation och arbetssätt under krisen bör fungera så likt normala förhållanden som det är möjligt. Ansvaret för det operativa kriskommunikationsarbetet kan delas in i två olika nivåer; regional och lokal nivå. Krisens karaktär och omfattning avgör på vilken nivå samordningsansvaret ligger. Därutöver finns en politisk nivå som kan aktiveras vid extraordinära händelser genom att regionstyrelsens arbetsutskott utgör krisledningsnämnd. Se Figur 1. Figur 1. Ansvarsnivå för kriskommunikation. 28

29 Pressjouren arbetar på regionövergripande nivå och håller samman den koncerngemensamma kriskommunikationen. Pressjouren ansvarar även för det gränsöverskridande samarbetet med kriskommunikatörer hos andra myndigheter, kommuner, bolag och samarbetspartners. Regiondirektören är ytterst ansvarig för kriskommunikationen till medborgare, medarbetare och entreprenörer. Vid en händelse på lokal nivå inom en förvaltning ansvarar i första hand berörd förvaltning för det lokala kriskommunikationsarbetet. Ansvaret gäller både vid små, vardagsnära händelser och vid förtroendekriser och större kriser. När en händelse av kriskaraktär berör flera förvaltningar eller på andra sätt är mycket omfattande ska dock kommunikationsarbetet alltid samordnas. Detta görs initialt av Pressjouren, men samordningsansvaret kan sedan utifrån händelsens karaktär och omfattning föras över till den förvaltning som har störst verksamhet på platsen. Vid kris aktiverar Pressjouren den regionala kriskommunikationsplanen och förvaltningarna aktiverar de lokala kriskommunikationsplanerna. Ansvarsfördelning Tabell 1. Ansvarsfördelning för kriskommunikation. Aktör Regionfullmäktige Regionstyrelsens arbetsutskott/ krisledningsnämnden Ansvar Regionfullmäktige fastställer i varje mandatperiod Region Skånes plan för krishantering och kriskommunikation. Regionstyrelsens arbetsutskott kan vid behov aktiveras som krisledningsnämnd. Nämnden träder i funktion först vid extraordinära händelser och efter beslut av regionstyrelsens ordförande eller vice ordförande. Regiondirektören Kommunikationsdirektör Regiondirektören är ytterst ansvarig för kriskommunikationen till medborgare, medarbetare och entreprenörer. Vid allvarliga kriser utses talespersoner av regiondirektören. Kommunikationsdirektören ansvarar för att Pressjouren bemannas med kommunikatörer i 29

30 Aktör Ansvar beredskap så att funktionen kan vara i drift dygnet runt, året runt såväl i normalläge som vid kris. Smittskydd Vid händelser som kan påverka Region Skånes verksamhet ska ansvarig smittskyddsläkare eller motsvarande omedelbart informera RSTiB, samt säkerställa att Pressjouren får information om händelsen. Kriskommunikation om sådana händelser ska samordnas med Pressjour och berörd förvaltning. RSKS, Region Skånes krisledningsstab RSTiB, Region Skånes tjänsteman i beredskap Pressjouren RSKS kan aktiveras vid mer långsiktiga händelseförlopp för att bistå regiondirektören med samordning av koncernens krishantering och kriskommunikationsarbete. I RSKS ansvarar Pressjouren för det operativa kriskommunikationsarbetet och samordnar kommunikationsinsatser och kommunikationsbudskap med berörda verksamheter. RSTiB är en larmfunktion för all verksamhet i Region Skåne. RSTiB står i ständig kontakt med Pressjouren för kommunikationsstrategisk rådgivning eller hjälp med samordning av omedelbara kriskommunikationsinsatser. Pressjouren ansvarar för den koncernövergripande kriskommunikationen i Region Skåne. Det innebär både operativt arbete på regional nivå och initial samordning av kriskommunikationsinsatser och kommunikationsbudskap då flera förvaltningar är berörda av en kris. Utifrån händelsens karaktär och omfattning kan dock Pressjouren föra över samordningsansvaret till den förvaltning som är störst på plats (flest antal anställda) som då kan få uppdraget att samordna det fortsatta kriskommunikationsarbetet i enlighet med närhetsprincipen. Pressjouren aktiverar det regionala kriskommunikationsarbetet. 30

31 Aktör Förvaltningschef/direktör Ansvar Kommunikatörer i beredskap bemannar Pressjouren dygnet runt, året runt. Beredskapstjänstgöringen möjliggör att Pressjouren alltid kan vara ingången för larm från förvaltningarnas kommunikatörer i händelse av olika kriser. Pressjouren har även möjlighet att ha ett särskilt telefonnummer öppet för media dygnet runt. Pressjouren ansvarar för kriskommunikationsarbetet i RSKS. Pressjouren är också en av de tre fasta funktionerna i Regional Medicinsk Katastrof Ledning, RMKL, som vid allvarliga händelser och katastrofer leder och samordnar Region Skånes samlade sjukvårdsresurser. Pressjouren har mandat att vid kris eller andra allvarliga händelser utöver ordinarie informationsvägar även aktivera regionövergripande krisinformation på intranätet, skane.se, 1177, webbplatsen Vårdgivare Skåne och i Region Skåne övergripande kanaler i sociala media. Pressjouren ansvarar för all krisinformation som skickas till Sveriges Radios trafik- och serviceredaktion. Likaså för den krisinformation som Region Skåne skickar vidare till Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps nationella webbsida Pressjouren ansvarar även för det gränsöverskridande kriskommunikationssamarbetet med andra myndigheter, kommuner, bolag och samarbetspartners. Förvaltningschefer och direktörer ansvarar för att det finns en lokal kriskommunikationsplan och att denna aktiveras vid kris eller allvarlig händelse. Aktiveringen av det lokala kriskommunikationsarbetet görs i samråd med kommunikationschef/motsvarande. Vid händelser som kan påverka Region Skånes verksamhet ska förvaltningschef eller direktör omedelbart informera RSTiB samt säkerställa att Pressjouren får information om händelsen. Likaså 31

32 Aktör Kommunikationschef Ansvar att talesperson utses i samråd mellan berörd förvaltningschef, kommunikationschef och Pressjour eller kommunikatör på lokal nivå. När talespersoner är utsedda och kommunikationsinsatser är framtagna ska detta alltid kommuniceras vidare till Pressjouren. Vid en händelse på lokal nivå ansvarar berörd förvaltning för det lokala kriskommunikationsarbetet utifrån ansvars- och närhetsprinciperna och den lokala kriskommunikationsplanen. Förvaltningschefen ansvarar även för informationen till medarbetarna. Om en kris berör flera förvaltningar eller på andra sätt är mycket omfattande ska kriskommunikationsarbetet alltid samordnas. Det görs initialt av Pressjouren, men samordningsansvaret kan sedan utifrån händelsens karaktär och omfattning föras över från Pressjouren till den förvaltning som är störst på platsen i enlighet med närhetsprincipen. Detta kan innebära att i de fall där flera verksamheter är geografiskt samlokaliserade är det störst aktör på platsen (flest anställda) som är samordningsansvarig för kriskommunikationen. Ansvaret innefattar att säkerställa att viktig information når alla på platsen, även aktörer som inte tillhör Region Skåne. Efter en kris ansvarar förvaltningschef/direktör för att en utvärdering av kriskommunikationsinsatserna görs i syfte att ta till vara viktiga erfarenheter och synpunkter så att rutiner och planer kan uppdateras och förbättras. Kommunikationschefen ansvarar för kommunikationsstrategiska råd och kommunikationsstöd till förvaltningschefen vid kriser på lokal nivå. Det omfattar även ansvar för lokalt anpassad krisinformation på intranätet. Denna information ska vara avstämd med den förvaltning som har samordningsansvaret för kriskommunikationen i händelsen. 32

33 Aktör Ansvar Vid en kris ansvarar kommunikationschefen för att utse kommunikatörer som kan delta i ett regionalt samordningsarbete om kriskommunikationsinsatser. Aktivering av det lokala kriskommunikationsarbetet görs i samråd med förvaltningschef/direktör. Vid lokala händelser som kan påverka Region Skånes verksamhet ska kommunikationschef/motsvarande omedelbart säkerställa att Pressjouren informeras om händelsen. Användning av kriskommunikationsplanen Förmågan att hantera kriskommunikation byggs framför allt i det vardagliga kommunikationsarbetet. Därför är det viktigt att kriskommunikationsplanen inte bara används under en kris utan även före och efter. Före krisen Alla förvaltningschefer och direktörer ansvarar för att ta fram lokala kriskommunikationsplaner som är samstämmiga med Kriskommunikationsplan för Region Skåne. För att kunna hantera en krissituation är det viktigt att planerna är väl förankrade och kända av alla i verksamheten. Likaså att kontinuerliga övnings- och utbildningsaktiviteter hålls i enlighet med Krishanteringsplan för Region Skåne , för medarbetare som arbetar med kriskommunikation. Varje lokal kriskommunikationsplan ska finnas tillgänglig både på intranätet och som pappersdokument hos respektive verksamhet. Planerna ska innehålla tydlig information om: o roller o ansvarsfördelning o beredskap o larmkedjor o samverkan o målgrupper o kanaler o kriskommunikationsutbildning och övning 33

34 Under krisen För att under en kris uppnå Region Skånes mål om en tydlig och trovärdig koncerngemensam kriskommunikation ska alltid Kriskommunikationsplan för Region Skåne och de lokalt anpassade kriskommunikationsplanerna användas. Samordning av kommunikationsinsatser, budskap och talespersoner är nödvändiga liksom en kontinuerlig omvärldsbevakning. Den initiala larmkedjan och hanteringen kan vara direkt avgörande för hur krisen utvecklas. Därför är det allas ansvar att vid befarad eller pågående kris: o Larma RSTiB och säkerställa att Pressjouren informeras. Verksamhetsansvariga Förvaltningschef/direktör ansvarar, med stöd av kommunikationschef/motsvarande, för att: o Ta fram en lägesbild som kan delas med berörda samt RSTiB och Pressjour. o Använda förvaltningens kriskommunikationsplan. o Utse kommunikatörer som kan arbeta med krisen på lokal nivå samt vid behov delta i ett regionalt samordningsarbete om kriskommunikationsinsatser. o Utse lokal talesperson och kommunicera detta vidare till Pressjouren. o Ta fram lokal krisinformation för medarbetare och lokalt intranät. o Dokumentera det lokala kriskommunikationsarbetet. Pressjouren Pressjouren ansvarar för att: o Använda den regionala kriskommunikationsplanen. o I samråd med RSTiB informera regiondirektör, kommunikationsdirektör och koncernledning. o Uppdatera regiondirektören om kriskommunikationsinsatserna för vidare information till politiken. o Ge kommunikationsstrategiska råd till RSKS, RMKL och eventuellt andra berörda. o Leda det koncernövergripande kriskommunikationsarbetet vilket även innebär kriskommunikationsarbete i RSKS och RMKL. o Initialt samordna kriskommunikationsinsatserna om flera verksamheter berörs av krisen. Utifrån händelsens karaktär och omfattning kan samordningsansvaret föras över till den förvaltning som har störst verksamhet på plats. i enlighet med 34

35 närhetsprincipen. o Ta fram regionövergripande krisinformation till intranät, skane.se, 1177, webbplatsen Vårdgivare Skåne samt till Region Skånes regionövergripande kanaler i social media. o Skicka krisinformation till Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps nationella webbsida o Skicka krisinformation till Sveriges Radios trafik- och serviceredaktion. o Samarbeta med kriskommunikatörer hos andra myndigheter, kommuner, bolag och samarbetspartners. o Dokumentera det regionala kriskommunikationsarbetet. Efter krisen När det akuta kriskommunikationsarbetet är avslutat är det viktigt att en utvärdering av kommunikationsinsatserna görs. Detta för att ta till vara viktiga erfarenheter och synpunkter så att rutiner och planer kan uppdateras och förbättras. Efter krisen är det även viktigt att en medieanalys görs för att få en bild av hur kriskommunikationen mottogs i media. Samordnade budskap En av de viktigaste delarna vid kriskommunikationsarbete är att samordna budskap och kommunikationsinsatser. Otydlig avsändare och olika uppgifter kan skapa osäkerhet och i förlängningen även skada förtroendet för Region Skåne. I allt kriskommunikationsarbete är det därför viktigt att det alltid finns en funktion i respektive berörd förvaltning som ansvarar för koordinationen av krisinformation, t.ex. kommunikationschef eller annan utsedd. Detsamma gäller på regional nivå. Målet med Region Skånes kriskommunikationsarbete är att: o ge en målgruppsanpassad koncerngemensam lägesbild o ha en kriskommunikation som är tillgänglig, tydlig och trovärdig o skapa förtroende för Region Skåne Akut krisinformation ska alltid innehålla: o information om vad som har hänt o händelsens omfattning och påverkan 35

36 o vidtagna och planerade åtgärder o prognos för när felet är åtgärdat o kontaktpersoner i organisationen o uppgifter om var och när ny information ges o tydlig avsändare o vid behov tydlig rekommendation till mottagaren Talespersoner Talespersoner ska alltid utses tidigt i en kris. De ska ha full insyn i krisarbetet och kontinuerligt förses med uppdaterad lägesbild och relevanta kommunikationsbudskap. Talespersonerna ska ha hög tillgänglighet för media och kan därför ibland behöva frikopplas från andra uppgifter eller operativt ansvar under krisarbetet. Vid en omfattande händelse kan det bli aktuellt att ha flera talespersoner med olika ansvarsområden. I sådana fall är det viktigt att de kommunicerar med media utifrån samma lägesbild och kommunikationsbudskap. Vid omfattande kriser utses talespersonerna av regiondirektören, i andra fall görs det i samråd mellan berörd förvaltningschef, kommunikationschef och Pressjour eller kommunikatör på lokal nivå. När talespersoner är utsedda och kommunikationsinsatser är framtagna ska detta alltid kommuniceras vidare till Pressjouren. Kanaler för kriskommunikation Kanal för informationsspridning väljs utifrån vilken målgrupp kriskommunikationen vänder sig till. Eftersom media har en central roll som informationsförmedlare till både medborgare och medarbetare är det viktigt att i möjligaste mån tillgodose medias behov under en kris. Region Skånes medieanvisningar och fotoriktlinjer ska dock beaktas även vid krissituationer. I möjligaste mån ska en intern respektive en extern webbsida verka som samlingsplats för uppdatering av krisinformation. Intern spridning av kriskommunikation kan utifrån situationen ske via: o intranätet o e-postlistor, fax-listor och SMS-kedjor o möten samt telefon- och videokonferenser o telefonväxel Extern spridning av kriskommunikation kan utifrån situationen ske via: o pressmeddelanden, presskonferenser och andra mediekontakter 36

37 o skane.se, skane.com och skanetrafiken.se o vardgivare.skane.se o 1177 Vårdguiden, webbtjänsten och telefonitjänsten o sociala medier o viktigt meddelande till allmänheten (VMA) (Pressjouren) o informationsmeddelande till allmänheten via Sveriges Radio (Pressjouren) o möten o telefonväxel o o

38 Bilaga 3. Region Skånes krishanteringsorganisation Krisledningsnämnd Extraordinär händelse Regiondirektör Koncernledning Regionfullmäktige Regionstyrelsens ordförande Pressjour Övergripande krisledning Smittskyddsläkare Region Skånes krisledningsstab RSKS Regionala krisledningsorgan, Förvaltning/Avdelning/Funktioner Region Skånes TiB Skånetrafikens krisledning Trafikinformationscentralen Presschef Verksamhetsjour Skånetrafiken Trafikentreprenörer med avtal Delägda bolag Regional medicinsk katastrofledning RMKL Regional läkare i beredskap, RLB, Region Skånes TiB, Pressjour Förvaltningar Hälso- och sjukvård Vårdverksamheter med avtal/ ackreditering Koncernkontoret Analys, Ekonomi, HR/avtalsfrågor, Kanslifunktioner, Krisberedskap, HoS-upphandling, Ekonomi, Inköp, Juridik, Miljö, Kommunikation, Informationssäkerhet, Patientsäkerhet Entreprenörer Leverantörer Medicinsk service IT/MT inkl. telefoni Labmedicin Entreprenörer Leverantörer Regionservice Försörjning, Tvätt, Transport, Teknik, Lokalvård, Måltider, Fastighet, Lokalförsörjning, Gemensamma servicefunktioner Entreprenörer Leverantörer Regional utveckling Projekt Kultur Skåne Hel- och delägda bolag = Stöd och samarbete = Information/redovisning = Regionala krisledningsfunktioner = Eget myndighetsansvar, vissa händelser = Regionala krisledningsorgan = Förvaltning, Avdelning 38