Ramavtal Programvaror och tjänster - Licensförsörjning Avropadagen 23 oktober 2012

Transkript

1 Ramavtal Programvaror och tjänster - Licensförsörjning 2010 Avropadagen 23 oktober 2012

2 Agenda Information om ramavtalet Licensförsörjning 2010 Kort information om ramavtal Öppna programvaror 2010 Kort info om ramavtal IT-utbildning 2010 Avrop från Licensförsörjning Erfarenheter och tips vid avrop - Avropsexempel Demo av ny avropsmall(excelblankett) Beta version! Övriga frågor Sid 2

3 Sid 3 Ramavtal Licensförsörjning 2010

4 Kortfakta Sex ramavtal Många underleverantörer, st Omfattar staten, alla landsting och drygt 220 kommuner Avtalstid 15 juli juli 2013 (+ 24 månader) Endast förnyad konkurrensutsättning Inga prislistor Produkt- och tjänsteutbud på ramavtalsleverantörernas webbar omsättning 2012 ca Mkr (inkl Pgmv2010) - produkter 1000 Mkr - tjänster 200 Mkr Sid 4

5 Ramavtalsleverantörerer Atea Sverige AB COMPAREX Sweden AB Crayon AB Dustin AB Fujitsu Sweden AB Pulsen AB Sid 5

6 Programvaruområden Kontorsstöd Informationsförsörjning Operativsystem Säkerhetsprogramvara Driftstödsprogramvara Tillgångshantering (Asset Management) Mellanprogramvara Utvecklingsverktyg Databas Statistikprogramvara Sid 6

7 Tjänster(konsult) Installation Konfiguration&anpassning Suppport Underhåll Licenshantering (Software Asset Management) Projektledning, förstudie&utredning, utbildning, integration eller systemutvecklingtjänster ingår inte! Sid 7

8 Priser Produkter bestäms vid avropet(förnyad konkurrensutsättning) Tjänster - bestäms vid avropet(fk) men..: Leverantören har i upphandlingen angett sina takpriser per timme för konsultinsatser enligt de fem kompetensnivåer(1-5) som definieras i anbudsinbjudan. Priserna skall ligga fast under hela ramavtalsperioden samt för därefter giltiga kontrakt mellan kund och ramavtalsleverantör och kommer inte att justeras med något index. Takpriserna finns i Vägledning för Licensförsörjning 2010 Tänk på kompetensnivåer vid avrop! Nivå 3 och nivå 4 räcker långt! Sid 8

9 Kompetensnivåer Nivå 1 Kunskap nyss genomförd utbildning inom aktuellt område Erfarenhet kortare arbetserfarenhet, ej vana som konsult Ledning kräver arbetsledning Självständighet kan självständigt utföra enklare uppgifter Nivå 2 Kunskap har utbildning inom området, viss svårighetsgrad Erfarenhet 1-3 år som konsult inom aktuellt område, har deltagit i eller utfört ett flertal liknande uppdrag Ledning kräver arbetsledning Självständighet kan självständigt utföra avgränsade arbetsuppgifter Nivå 3 Kunskap hög kompetens inom området Erfarenhet 4-8 år som konsult inom aktuellt område, är förebild för andra konsulter på lägre nivå. Har befunnit sig på nivå 2 under minst 2 år. Ledning tar ansvar för delområde, kan leda en mindre grupp Självständighet kan arbeta självständigt Nivå 4 Kunskap hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom området Erfarenhet har deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt tidigast efter 9-12 år som konsult inom aktuellt område. Har befunnit sig på nivå 3 under minst 2 år. Ledning tar huvudansvar för ledning av större grupp Självständighet mycket stor Nivå 5 Kunskap kompetens av högsta rang inom aktuellt område, uppfattas som expert på marknaden Erfarenhet (som 4) men har befunnit sig på nivå 4 under minst 3 år Ledning har stor vana och erfarenhet att verka i ledande befattning Självständighet mycket stor Sid 9

10 Takpriser Licensförsörjning 2010 Kompetens- Kompetens- Kompetens- Kompetens- Kompetens- nivå 1 nivå 2 nivå 3 nivå 4 nivå 5 Atea Sverige AB 994 kr 994 kr 994 kr 994 kr 1945 kr Crayon AB 650 kr 650 kr 650 kr 680 kr 1250 kr Dustin AB 799 kr 899 kr 999 kr 1049,25 kr 1950 kr Fujitsu Sweden AB 600 kr 800 kr 1000 kr 1500 kr 2000 kr COMPAREX Sweden AB 850 kr 950 kr 1250 kr 1250 kr 1850 kr Pulsen AB 600 kr 800 kr 1095 kr 1295 kr 1795 kr Sid 10

11 Avtalskonstruktion Statens inköpscentrals egna avtal Ramavtalet reglerar förhållande mellan Statens inköpscentral och ramavtalsleverantören Allmänna villkor reglerar förhållande mellan Kund(myndigheten) och ramavtalsleverantören Det mesta påminner om vanliga IT-avtal, typ Avtal 90 Det finns några klausuler som är unika Mycket kundvänligt Sid 11

12 Licensrevision Revisionens omfattning styrs av vad som avtalats i Kontraktet respektive i tredje parts avtal i varje enskilt fall. Revisionen bör utföras av en oberoende auktoriserad revisionsfirma alternativt ske genom en s.k. egenkontroll, där Kunden i egen regi genomför avtalsenlig kontroll. Parterna svarar för sina egna kostnader för revisionen. Sid 12

13 Licensrevision- SAM-tjänst Om Ramavtalsleverantören tillhandahåller Tjänst, i form av licenshantering (Software Asset Management) och därmed har ansvar för att Kundens licensinnehav gentemot åtagandet under aktuellt avtal är korrekt har Kunden rätt att begära ersättning av den del av Leveransen (underlicensiering) som utgör slutlig underlicensiering. Fullgör Ramavtalsleverantören inte inom skälig tid sin skyldighet enligt ovan, har Kunden rätt till sådant avdrag på priset som svarar mot Leveransens nedsatta värde på grund av underlicensieringen. Sid 13

14 Trygghetsklausul! Om inte annat överenskommes i Kontraktet äger Kunden rätt att med iakttagande av 30 dagars uppsägningstid, helt eller delvis säga upp ett Kontrakt, avseende ännu inte genomförda delar, utan angivande av skäl. Sid 14

15 Information på Ramavtalområdessida: Upphandlingsunderlaget, Ramavtalen, Allmänna villkor m.m. Vägledning Mall för kontrakt Mall för avropsförfrågan Avropsblankett(Excel planerad till dec-2012) Sammanställning underleverantörer Sändlista (funktionsbrevlåda) till samtliga ramavtalsleverantörer Sid 15

16 Leverantörssidor på avropa.se Leverantörernas ramavtalssida: Leverantörens egna ramavtal Underleverantörer som ingår i ramavtalet Tilläggsavtal Länk till leverantörens egna webbsida: Presentation av sitt ramavtal Produkt- och tjänsteutbud Takpriser för konsulttjänsterna Sid 16

17 Sid 17 Ramavtal Öppna programvaror 2010

18 Kortfakta Fem ramavtal Många underleverantörer Omfattar staten, alla landsting (21) och ca 225 kommuner Avtalstid 1 april mars 2013 (+24 mån förlängning) Avrop endast genom förnyad konkurrensutsättning Inga prislistor, takpris för konsulttjänster Stort utbud av konsulttjänster Sid 18

19 Ramavtalsleverantörer Arctic Group AB Init AB Pro4U Open Source AB Redbridge AB Redpill Linpro AB Sid 19

20 Öppna programvaror Ramavtalen omfattar öppna programvaror med tillhörande (konsult)tjänster. Med öppna programvaror menar Statens inköpscentral programvaror licensierade med en licens som är godkänd av Open Source Initiative, se Allmänna frågor om öppen källkod i offentlig sektor hanteras av Daniel Melin på Statens inköpscentral, kontakta gärna honom om ni har frågor eller funderingar (daniel.melin@kammarkollegiet.se) Sid 20

21 Programvaruområden Kontorsstöd Informationsförsörjning Operativsystem Säkerhetsprogramvara Driftstödsprogramvara Tillgångshantering (Asset Management) Mellanprogramvara Utvecklingsverktyg Databas Statistikprogramvara Sid 21

22 Tjänster Installationstjänster Implementationstjänster Migreringstjänster Förvaltningstjänster Support Underhåll Utbildning i verksamhetsanpassad programvara Sid 22

23 Priser Ramavtalsleverantören har i upphandlingen angett sina takpriser per timme för konsultinsatser. Priserna skall ligga fast under hela ramavtalsperioden samt för därefter giltiga kontrakt mellan kund och ramavtalsleverantör. Ramavtalsleverantören ska mot kund aldrig debitera högre timpris än dessa takpriser. Sid 23

24 Avtalskonstruktion Eget avtal - släppt kopplingen till Avtal 90 Det mesta påminner om vanliga IT-avtal, typ Avtal 90 Det finns några klausuler som är unika Syftet är att skapa - en sund konkurrens - minimera riskerna för kunderna - samt försöka få skattefinansierad utveckling in i ekosystemet för öppen källkod Sid 24

25 Sid 25 Ramavtal IT-utbildning 2010

26 Kortfakta Sju ramavtal Många underleverantörer (+ 100 st) Omfattar staten, alla landsting och ca 225 kommuner Avtalstid 8 juni juni 2013 (+ 24 månader) Endast förnyad konkurrensutsättning Inga prislistor Takpris för utbildningsdag och utbildningstjänster Kurs - och tjänsteutbud på ramavtalsleverantörernas webbar Sid 26

27 Ramavtalseverantörer Addskills AB Cornerstone Sweden AB Informator Utbildning Svenska AB IT-IQ Enterprise MK AB Learning Tree International AB Lexicon AB NFI Competence AB Sid 27

28 Övergripande Omfattar i princip alla sorters IT-utbildningar Schemalagda standardutbildningar, specialutbildningar, distansutbildningar, skräddarsydda utbildningar... Två konsulttjänster; kompetenskartläggning och kompetensförvaltning Flergångskort Sid 28

29 Utbildningsformer Schemalagda, lärarledda utbildningar hos leverantören Lärarledda utbildningar hos kunden Lärarledda utbildningar på distans (videokonferensystem eller via internet) Skräddarsydda, lärarledda utbildningar hos leverantören Skräddarsydda lärarledda utbildningar hos kunden Färdigpaketerade självstudieutbildningar som levereras via internet eller på olika media För kunden skräddarsydd självstudie, eller verktyg för utveckling av självstudieutbildningar på elektronisk media inte ingår i ramavtalet. Sid 29

30 Utbildningsområden Kontor & administration Systemutveckling Ledning och styrning Infrastruktur och teknik Kontorsstöd,informationsförsörjning,statistikprogram m m Utvecklingsverktyg, programmering, kravhantering och test m m IT-projektledning,Riskhantering, ITIL, Grön IT m m IT-infrastruktur,nätverk, hårdvara, operativsystem,ip-telefoni m m Sid 30

31 Priser Utbildningar bestäms vid avropet (förnyad konkurrensutsättning) Men... Leverantören har i upphandlingen angett sina takpriser per utbildningsdag inom respektive utbildningsområde. En utbildningsdag definieras som en schemalagd lärarledd utbildning hos ramavtalsleverantören eller underleverantör och omfattar minst sex (6) timmars utbildning inklusive utbildningsdokumentation, lunch och kaffe. Takpriset avser en utbildningsdag för en utbildningsdeltagare. Flergångskortets pris per dag får inte överskrida takpriset för en utbildningsdag. Ramavtalsleverantören har angivit takpriser för tjänsterna kompetenskartläggning samt kompetensförvaltning. Takpriserna finns i Vägledning för IT-utbildning 2010 Sid 31

32 Sid 32 Att avropa från Licensförsörjning 2010

33 Innan avrop Förstudie syfte med avropet, effektmål, behov, budget, sårbarhetsanalys etc. Kartlägg utbudet webbplatser, tidningar, konferenser, prata med andra myndigheter, fråga samtliga ramavtalsleverantörer, fråga programvarutillverkare etc. Strategi för avropet öppen licens, proprietär licens, licenspartner, etc. - Licensmodell, användare,dator,organisation(site),cpu - Support&underhållsavtal Utvärderingskriterier, lägsta pris eller pris + kvalité? Dialog!! Sid 33

34 Avropsflöde Skapa en avropsförfrågan Skicka ut avropsförfrågan till samtliga leverantörer Lämna skälig tid för att svara Hantera frågor och svar Utvärdera och fatta tilldelningsbeslut Frivillig avtalsspärr Teckna kontrakt (leveransavtal) Successiva leveranser Följ upp! avstämningar minst 1 ggr/år (enligt ramavtalet) Sid 34

35 Vanliga frågor Skall-krav på namngiven programvara?när är det tillämpbart? icke diskriminerande(snedvrida konkurrensen) proportionerligt likvärdig Inga Molntjänster(Saas), appliances eller verksamhetsspecifik programvara. Öppna programvaror- från vilket ramavtal avropar jag? Öppna programvaror 2010 mest tillämpbart! Omfattning och precisering i avropet (kontraktet),optioner? Ställa frågor till leverantörerna innan avrop.vad,hur? Sid 35

36 Vanliga frågor.2 Kontraktslängd Kontrakt(leveransavtal) bör inte ingås med längre giltighetstid än åtta månader efter det att Ramavtalets giltighetstid har upphört.kontraktslängd maximalt 4 år (2+2år) Underhållsavtal på befintlig programvara ska konkurrensutsättas! Är bara att avropa som vilken programvara som helst( paketerad standardtjänst&artikelnr i prislista) Förlängning av support&underhållsavtal ska konkurrensutsättas! Referenser Endast för att verifiera en konsults erfarenhet, inte som utvärderingskrav Kompetens på konsult kompetens(certifiering, cv) för det upphandlade objektet Underleverantörer inte svara på avropsförfråga,teckna kontrakt eller fakturera. Sid 36

37 Tips&erfarenheter Utbildning Ingår ej men viss grundläggande och allmän information om ny programvara kan kopplas till tjänsten Support(användarsupport)? Kompetensnivåer vid avrop - överväg att efterfråga kompetensnivå 3 eller 4 Prismässigt mycket bättre takpris på kompetensnivå 3 och 4 i ramavtalet. Prislistor - Hur ska jag utvärdera pris i avropet/utvärderingen? # Styckpris på produkt/tjänst och ev omformas till rabattsats # Rabattsats på fastställd ÅF/Tillverkarprislistor(ERP) # Påslag på fastställda prislistor(erp) - Hur ska jag säkerställa prisnivån under kontraktstiden? Sid 37

38 Tips&erfarenheter (2) Prislistor - Hur ska jag säkerställa prisnivån under kontraktstiden? # Förmånsläget ska bibehållas urvalskorg av produkter jmf avstäms regelbundet # Benchmarking/marknadsundersökning på i avropet fördefinierade parametrar för jämförelse # Påslag är den transparantaste modellen # Tillit och förtroende mellan parterna Sid 38

39 Sid 39 Exempel - Avrop från Licensförsörjning 2010

40 Exempel-avrop programvara &underhållsavtal(1) Exempel på avrop av programvara + support&underhållsavtal: 100 licenser av specifik programvara Nytt support- och underhållsavtal för specifik programvara Utvärderingskriterier a) Lägsta pris(totalpris) b) Pris 50% + kvalité 50%(tidslängd på support&underhållsavtal(20%) och tillgänglighet till kompetens(10%) och flexibel licensmodell(user,dator,site)(20%) Sid 40

41 Exempel-avrop programvara &underhållsavtal (2) Krav: Namnge specifik programvara - Ja om samtliga ramavtalsleverantörer kan erbjuda programvaran - Om anskaffningen är en befintlig programvara och antalet nya licenser inte är väsentligt kan detta anses vara ett kompletteringsköp till befintligt innehav. Annars Funktionspecifikation ==> huvudregel! - produktnamn + likvärdig (inkl kravspecifikation) Ny programvara - Funktionsspecifikation - Namngiven produkt + likvärdig i speciella fall( + funktionspec). Totalpris för efterfrågad programvara Sid 41

42 Exempel-avrop programvara &underhållsavtal (3) Krav: Support&Underhållsavtal Tidslängd - 1 år eller 3 år(max 4 år 2+2 år) Tillgänglighet till kompetens - öppettider (antal kompetenser etc) -påplats Licensmodell - per användare,dator, organisation(site),cpu Svarstid: 7-14 dagar Tilldelningsbeslut Frivillig avtalspärr 10 dagar. Kontrakt tecknas Sid 42

43 Exempelavrop Licenspartner Exempel på avrop av licenspartner: Inköp av 500 licenser för ny programvara/system Uppgradering av 200 licenser av specifik programvara Nytt support- och underhållsavtal för specifika programvaror Installation och konfiguration av ny programvara Övrig programvara och tjänster(volym och uppskattat värde) Optioner på programvara&tjänster + avtalstid Licenshantering (SAM-tjänst) för angiven tidsperiod Sid 43

44 Exempelavrop - Licenspartner(2) Utvärdering 60% kvalité, 40% pris Avtalstid: 2 år + 1års option Funktionskrav: Kompetens(10%) - Licensmodeller,programvara,certifieringar Licensmodeller(5%) - per user,dator,organisation,cpu Inköpsfunktion(5%) - Kundanpassad inköpsportal(olika nivåer/olika behörigheter,egen area Sid 44

45 Exempelavrop - Licenspartner(3) Sid 45 Inköpsfunktion forts... - Integration med eget inköpssystem, statistik, e-faktura m m Helpdesk&support(10%) - Tillgänglighet, öppettider(sla),kompetenser, dokumentation, FaQ, info på webb etc Miljö(10%) - Distansöverbryggande teknik - Energisnåla programvaror etc Prismodeller(5%) - Rabatt/påslag mot en tillgänglig prislista, ex tillverkares referens /standard/åf-prislista, offentliga webbar(ftg/konsument), få rabattsatser.

46 Sid 46 Exempelavrop - Licenspartner(4) Ny programvara(20%). - Funktionella krav - Certifierad programvara, stöder standards, OS,virtualisering - Krav på hårdvara(processor-familj, virtualisering, energi/watt) - Tillgänglighet/användbarhet, WCAG 2.0 etc Installation och konfiguration&anpassning(10%) - Kompetens,erfarenhet, metod, dokumentation Optioner på programvara - Uppskatta framtida volym(antal licenser, olika programvaror, SEK) baserat på erfarenhet från de 2-3 senaste årens inköp, och framtida planer - Tidslängd på optioner(6 mån,1år eller 2 år).

47 Exempelavrop - Licenspartner(5) Support och underhållsavtal på programvara(10%) - Tidslängd, öppettider,svarstider, statistik,dokumentation(sla) SAM-tjänst(15%) - Utförande av tjänst, ex lokal installation eller över internet - Omfattning ( antal programvara) -Kompetens, - Rapporter m m Sid 47

48 Exempelavrop Licenspartner(6) Utvärdering Pris(40%): Totalpris inköp 500 nya licenser 20% Totalpris uppgradering 200 lic programvara 10% Totalpris Support/underhållsavtal 3 år 20% Totalpris(timpris* antal tim)installation&konfig 20% Totalpris SAM-tjänster 3 år 30% Sid 48

49 Exempelavrop Licenspartner (7) Krav: Avtalstid (max 4 år, 2+2) 2 år + 1 år Svarstid avropsföfrågan: +14 dagar Tilldelningsbeslut Frivillig avtalspärr(10/15 dagar) Kontrakt(leveransavtal) tecknas GLÖM INTE... FÖLJ UPP REGELBUNDET! Sid 49

50 Sid 50 Ny avropsmall - avropsblankett

51 Ny avropsblankett(excel) Förenkla avropet för både avropare och leverantör Tydliggöra behovet av produkter och tjänster för leverantören Standardisera avropsförfrågan och anbudssvar Avropsblankett + utvärderingsmall Utvärderingsfunktion automatisk eller manuell Tilldelningsbeslut och kontraktsmall Blanketten som visas är en Beta-version! Tester hos myndigheter och ramavtalsleverantörerna Instruktion m m stöd till avropsblanketten Lansering planeras till nov/dec i år. Sid 51

52 Sid 52

53 Förvaltning av ramavtalen Avtalsansvariga: Mikael Larsson och Yvonne Tuoremaa Kontakter för ramavtalsfrågor: Mikael Larsson Yvonne Tuoremaa Ramavtalsservice Sid 53