Sammanträde med Utbildningsnämndens arbetsutskott

Transkript

1 Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Utbildningsnämndens arbetsutskott Tid: Tisdagen den 4 mars 2014, kl Plats: Kungsgatan 9, sammanträdesrummet plan 3 Information A/ Ulrika Alestig, rektor för Vuxnas lärande Information och överläggningar A/ Förvaltningschef B/ GR C/ Ledamöter Ajournering av mötet för gruppvisa överläggningar Ärendelista Val av justerare och tid för justering 1. Lokalförsörjningsplan Organisation Alströmergymnasiet 3. Patientsäkerhetsberättelse Ekonomisk uppföljning per månad 2014 Birgitta de Verdier (FP) Ordförande Pär Hellsten Sekreterare Tel: E-post: par.hellsten@alingsas.se Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: Fax: E-post: kommunstyrelsen@alingsas.se Webbplats:

2 Ärende 1 Lokalförsörjningsplan 2014

3 Utbildningsförvaltningen Datum: Utbildningsnämnden Handläggare: Jane Kyrklund Direktnr: Beteckning: UN Lokalförsörjningsplan år 2014 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade i samband med budgeten för år 2008 att anslå medel till kommunstyrelsen för att kunna påbörja ett strategiskt lokalförsörjningsarbete och genomföra en samordnad lokalförsörjningsplan för kommunens verksamheter. En lokalförsörjningsplan ska ge en översikt och vara ett instrument för planering, samordning och effektivisering. Förvaltningens yttrande Uppdraget att upprätta en lokalförsörjningsplan omfattar samtliga lokaler där kommunala verksamheter är hyresgäster och bedriver verksamhet. Förvaltningarnas behov av att minska eller öka lokalyta presenteras i förvaltningens lokalförsörjningsplan som ingår som en del i kommunens lokalförsörjningsplan. Planen skall revideras årligen och underlagen skall ligga till grund för de förslag till beslut om utveckling och förändring som tas inom lokalförsörjning i kommunen. Förslag till beslut i Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden godkänner den reviderade lokalförsörjningsplanen. Utbildningsförvaltningen Ingela Andersson Tf förvaltningschef Jane Kyrklund Controller Godkänd av: Titel: Datum: approvername approvertitle approverdate

4 Utbildningsnämnden 1 Inledning Nämndens ansvarsområden omfattar gymnasieskola, gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning på grundläggande och gymnasial nivå, särskild utbildning för vuxna och utbildning i svenska för invandrare. Nämnden ansvarar även för Campus Alingsås med förmedling av kurser och utbildningar på eftergymnasial och högskolenivå. Inom nämndens verksamhetsområde ingår också Integrationsavdelningen, med ansvar för invandrar- och flyktingverksamhet. Vissa delar hanteras i samarbete med arbetsförmedling och försäkringskassa. Förvaltningen har som näst största kostnad efter personal de interkommunala kostnaderna för elever som väljer att förlägga sin utbildning i en annan kommun än Alingsås. För att elever ska välja Alingsås måste man ha attraktiva utbildningar men här spelar även lokaliseringen en stor roll. 2 Nulägesbeskrivning Utbildningsnämndens verksamhet finns idag huvudsakligen lokaliserad i det område där gymnasieskolan ligger. Alströmergymnasiet är Alingsås enda kommunala gymnasium och är kommunens största hyresobjekt med sina kvm (i denna yta ingår Kulturskolan som samverkar med Estetiska programmet samt Arena 11). Verksamhet finns även i Utbildningens Hus som har ett attraktivt läge genom sin geografiska placering nära stationsområdet. Idag finns Campus Alingsås och vuxenutbildningen lokaliserad här samt Integrationsavdelningens verksamhet. Under 2012 har även privata näringsidkare flyttat in i huset vilket skapat en dynamisk miljö. Utbildningsförvaltningens stab har under januari 2014 flyttat sin verksamhet till ett gemensamt förvaltningshus för de mjuka förvaltningarna.

5 2.1 Effektivisering av lokalanvändningen Under sommaren 2013 startades ett projekt som är ett samarbete mellan socialförvaltningen och arbetsförmedlingen för att hjälpa till med integreringen av nyanlända flyktingar. De lokaler som används för detta projekt är de som tillhörde det numera nedlagda Hantverksprogrammet. De var utrustade för hantverk trä samt textil. Dessa lokaler har varit lämpliga för att skapa en meningsfull sysselsättning. I denna byggnad ligger även lokalen för ESF projektet Plug in som varit igång hela Hösten 2013 flyttade "KomTek", en verksamhet för barn och teknik in i före detta ateljen i närheten av aulan. Lokalen samanvänds med gymnasiets Teknikprogram. 2.2 Lokalförteckning Hyreskostnader Utbildningsnämnden Kostnad Tkr Area Kostn/kv m Alströmergymnasiet Byggprogrammet Utbildningens Hus Kungsgatan Utöver dessa kostnader tillkommer kostnader för lgh inom integrationsavdelningen. I Alströmergymnasiet finns de flesta gymnasiala inriktningarna samlade. I hyran för verksamheten ingår total ombyggnadskostnad för Esteticum och Arena 11. Den nya hyresmodellen kommer att ge en tydligare fördelning av hyreskostnaden mellan nämnderna.

6 I hyreskostnaden för Utbildningens hus innefattas Vuxnas lärande, Restaurangskolan King Edward samt Integrationsavdelningen. Här finns även övrig verksamhet, såsom konferenslokaler m.m. I början av januari 2014 flyttade Utbildningsförvaltningens stab från Utbildningens hus till Kungsgatan 9 där vissa av de mjuka förvaltningarna samlats inom kommunen. 3 Statistik Folkmängd i treårsklasser, Trendprognos kommuntotal Åldersgrupp år. Folkbokförda. År Ålder Av tabellen ovan går att utläsa att en minskning av antalet elever sker fram till 2015, då vi beräknas vara nere i en folkmängd för åldersgruppen på drygt 1200 elever. Den

7 verkliga siffran över hur många av dessa som kommer att välja gymnasiestudier i Alingsås varierar från år till år, i genomsnitt väljer cirka 30 % - 40 % av eleverna en skola utanför kommunen. En tendens under 2012 var att något högre andel valde Alströmergymnasiet jämfört med året innan. 4 Utveckling och effektivisering 4.1 Alströmergymnasiet Gymnasieskolan har anpassat lokaltillgången till minskat elevantal Byggprogrammet Byggprogrammet finns idag i lokaler i anslutning till övriga gymnasiets lokaler. Att samlokalisera bedöms i nuläget inte relevant. Lokalerna är specialanpassade för denna verksamhet Hantverk trä och textil Framtidens befolkningsutveckling visar att elevantalet för skolan inte kommer att öka utan snarare minska innan det sakta kan vända uppåt igen. Elever kommer att fortsätta att resa ut för att studera på annan ort även i framtiden. Då socialförvaltningen har användning av lokalerna och utbildningsförvaltningen inte ser ut att ha behov av dessa lokaler inom överskådlig tid bör lokalerna inklusive ram flyttas över till socialförvaltningen. 4.2 Utbildningens Hus I takt med att gymnasiesärskolan och staben flyttat från Utbildningens hus de senaste åren hus har privata näringsidkare börjat flyttat in i huset. Detta är ett steg för att få ett mer dynamiskt hus och samverkan i lokalerna kan leda till utbyte mellan privata företag och Vuxnas lärande. 5 Sammanfattning

8 Under de senaste åren har förändringar gjorts och lokalytorna har använts på ett mer effektivt sätt. Idag finns det ingen ledig kapacitet i lokalerna. Andra förvaltningar använder i nuläget Utbildningsförvaltningens lokaler och kontrakt kommer att justeras i samband med den nya hyresmodellen. För att få en mer rättvisande bild över förvaltningens lokalanvändning måste en justering ske så att varje förvaltning får bära sin egen kostnad när det gäller lokalerna.om inte detta genomförs får vi en fortsatt missvisande statistik utåt sett i jämförelse med andra kommuner. Inga lokalprojekt pågår för närvarande.

9 Ärende 2 Organisation Alströmergymnasiet

10 Utbildningsförvaltningen Datum: Utbildningsnämnden Handläggare: Ingela Andersson Direktnr: Beteckning: UN Organisation Alströmergymnasiet 2014/2015 Ärendebeskrivning Preliminäransökningen för elever inom GR avslutades Uppställningen är kompletterad med frisökselever (simulering ). Inför höstterminen 2014 fördelar sig ansökningarna enligt följande: Program Ursprungligt platsantal Förstahands val behöriga Förstahands val obehöriga Frisök Platsantal till preliminärantagningen Barn- och fritid Bygg- och anläggning Bygg- och anläggning, lärling Ekonomi El- och energi Estet/Dans Estet/Estetik och media Estet/Musik Handel/admin Humanistiska Naturvetenskap Restaurang- och livsmedel Samhällsvetenskap Teknik Vård- och omsorg Summa: Förvaltningens yttrande I förhållande till ursprungligt platsantal föreslås justeringar. Dessa framgår av kolumnen Platsantal till preliminärantagningen. Inriktningen Estetik och media på det Estetiska programmet har två förstahandssökanden. De gymnasiegemensamma ämnena samläses mellan programmets inriktningar. Det är dock inte möjligt att erbjuda denna inriktning om antalet sökanden understiger 6 elever.

11 Inför definitivantagningen genomförs ytterligare ett antal simuleringskörningar. Förvaltningen analyserar kontinuerligt platsantalet och gör justeringar av platsantalet utifrån genomförda simuleringar. Den sista simuleringskörningen innan definitivantagningen genomförs den 12 juni. Utbildningsnämnden kommer att vid sitt sammanträde den 10 juni fatta beslut om platsantal till definitivantagningen. Om det visar sig föreligga avgörande skillnader mellan förvaltningens förslag till beslut och denna simulering finns möjlighet att göra justeringar i platsantalet senast kl den 13 juni. Det är därför möjligt för nämndens ordförande att fatta slutgiltigt beslut om platsantalet den 13 juni. Förslag till beslut i Utbildningsnämnden 1. Programutbud och platsantal till preliminärantagningen fastställs enligt förslag. 2. Inriktningen Estetik och media på det Estetiska programmet erbjuds om antalet sökande uppgår till 6 elever. 3. Beslut om platsantal till definitivantagningen läsåret 2013/14 fattas vid Utbildningsnämndens sammanträde den 10 juni. Vid behov av korrigering efter simuleringskörning på slutbetyg fattar ordförande slutgiltigt beslut den 13 juni. Utbildningsförvaltningen Ingela Andersson tf Förvaltningschef Godkänd av: Ingela Andersson Titel: Datum:

12 Ärende 3 Patientsäkerhetsberättelse 2013

13 Utbildningsförvaltningen Datum: Utbildningsnämnden Handläggare: Petra Lernås Direktnr: Beteckning: UN Patientsäkerhetsberättelse 2013 Ärendebeskrivning Patientsäkerhetslagen (SFS 2010:659) syftar till att göra vården säkrare och skall beskriva hur verksamheten arbetat med att utveckla patientsäkerheten. Patientsäkerhetsberättelsen skall innehålla övergripande mål och strategier, organisatoriskt ansvar, struktur och åtgärder som genomförts och hur dessa utvärderats. Vårdgivaren för elevhälsans medicinska del ansvarar för ledning och styrning av vården och hur verksamhetens förutsättningar ser ut. Varje år skall en patientsäkerhetsberättelse upprättas och sedan göras tillgänglig för allmänheten. Förvaltningens yttrande Verksamhetschef för elevhälsans medicinska del, Petra Lernås har upprättat patientsäkerhetsberättelse för Förslag till beslut i Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden godkänner elevhälsans patientsäkerhetsberättelse och övergripande mål och strategier för Utbildningsförvaltningen Ingela Andersson Tf förvaltningschef Petra Lernås Verksamhetschef

14 Patientsäkerhets- berättelse för vårdgivare Elevhälsans medicinska del Petra Lernås Verksamhetschef Elevhälsans medicinska del, Barn- och ungdomsförvaltningen och Utbildningsförvaltningen, Alingsås kommun.

15 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 5 Uppföljning genom egenkontroll 7 Samverkan för att förebygga vårdskador 9 Riskanalys 10 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 10 Hantering av klagomål och synpunkter 11 Sammanställning och analys 11 Samverkan med patienter och närstående 11 Resultat 12 Övergripande mål och strategier för kommande år 13 Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 2

16 Sammanfattning Den 1/ infördes en ny patientsäkerhetslag, SFS 2010:659 och SOFSF 2011:9. Syftet med den lag är att göra vården säkrare och att det skall bli enklare för patienter att anmäla felbehandling. Vårdgivarens ansvar innebär bland annat följande: Tydligare ansvar att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete och arbeta förebyggande för att förhindra vårdskador Skyldigheten att utreda tillbud, risker och händelser Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal som bedöms vara en fara för patientsäkerheten skall rapporteras till socialstyrelsen Patienter och närstående skall uppmuntras att involvera sig i patientsäkerhetsarbetet Varje år skall en patientsäkerhetsberättelse upprättas där verksamhetens arbete med patientsäkerhet beskrivs och utvärderas. Mallen som används är SKL: s mall. Verksamhetschefen tillsammans med vårdgivaren leder patientsäkerhetsarbetet. Personalens förutsättningar, kompetens och kunnande är en grundsten i patientsäkerhetsarbetet och i mötet med elever och vårdnadshavare. Därav är arbetsmiljön och arbetsbelastningen direkt kopplade till patientsäkerhet. De vanligaste vårdskadorna är, infektioner och smittor (hygienbrister), läkemedelsfel (handhavande och ordinationer), kommunikation (brister, missförstånd) och dokumentation. Våra system och IT struktur skall underlätta detta arbete. Vi kan också av ovanstående göra slutsatsen att vår verksamhet inom elevhälsan inte kan undantas från vårdskador. Våra insatser skall rikta sig mot att förebygga och undanröja hinder men också titta på vilka processer som gör att vi gör rätt. Under året 2013 har bland annat följande åtgärder i syfte att öka patientsäkerheten gjorts: Implementering efter framtagna av rutiner kring egenvård för förskola/skola och gymnasiet Patientsäkerhets- och säkerhetskulturen har systematiskt funnits med i verksamhetsmöten för att stärkas och synliggöras Gemensamma besök av verksamhetschef och utvecklingschef i elevhälsoteamen på skolorna för att följa upp arbetet som sker Träffar med nya rektorer för att kommunicera förutsättningar, uppdrag och arbete, samt en gemensam studiecirkel kring att utveckla elevhälsan Skolsköterskor och skolläkare deltar aktivt i att ta fram och utveckla säkra rutiner i det medicinska arbetet samt fortsätter att rapporterar in risker, tillbud och händelser enligt avvikelserutin Identifiering av riskområden inom elevhälsans medicinska del har påbörjats samt regelbunden utbildning och kompetensutveckling inom området 3

17 Uppföljning av skolläkarinsatserna och avtal terminsvis för att säkerställa kvalité och omfattning Styrgrupp för Asynja IT stöd arbetar vidare för att utveckla kvalitén i systemet systematiskt och långsiktigt, samt referensgrupp inför upphandling av IT stöd för elevhälsojournalen Kompetensutveckling i dokumentation och IT användande Månadsmail har införts för att säkerställa information och kommunikationsflödet ut i verksamheten Under året har 9 avvikelser (inom områden: IT stöd och funktion, journalhantering, remiss och vårdkedja, vaccinationer) kommit in. Åtgärder har vidtagits för att dessa händelser inte skall inträffa igen. Arbetet kring avvikelse och riskhantering sker i korthet genom, egenkontroll och risk identifiering. Patienter och närståendes involveras i patientsäkerhetsarbetet genom att de uppmanas lämna synpunkter och ev klagomål på verksamheten. Resultaten som uppnåtts, uppföljning och utvärdering av dessa leder till fortsatt arbete med patientsäkerheten. Övergripande mål och strategier SFS 2010:659 3 kap, 1 Vårdgivaren skall planera, leda och kontrollera verksamheten så att den leder till att kravet på en god vård upprätthålls. Målet är att bedriva en god och säker vård där risker och händelser identifieras tidigt och kan förebyggas. Noll tolerans för vårdskador. Det skall inom verksamheten finnas den bemanning, personal och den kompetens som är nödvändig för att på sikt uppnå detta. Det skall finnas säkra rutiner och lokala riktlinjer för arbetet. Dessa skall vara kända för all personal. Arbetsmiljön skall vara sådan att tid finns för planering och kvalitetsarbete. Strategier för att uppnå dessa mål är: Årligen säkra bemanning och kompetens utifrån god vård och en verksamhet som tidigt kan förebygga händelser och avvikelser Kommunens arbetsmijöenkät och resultat används som underlag och beaktas i analysen av patientsäkerhet Förutsättningar att arbeta systematiskt med riktlinjer och rutiner som kan implementeras i verksamheten Kontroll och uppföljning av arbetet Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Vårdgivaren skall dokumentera hur ansvaret är organiserat och fördelat i verksamheten. Barn- och ungdomsnämnden respektive utbildningsnämnden är vårdgivare för den hälso- och sjukvård som bedrivs inom elevhälsan och ytterst ansvariga. Verksamhetchef enligt HSL 29 är utsedd och är Petra Lernås. Verksamhetschefen ansvarar för ledning, planering och utveckling av 4

18 verksamheten och att god vård bedrivs. Exempel på detta kan vara att medarbetarna har rätt kompetens, får fortbildning och möjlighet att bedriva en god vård med hög kvalité. Lokaler och utrustning för arbetet skall vara anpassade för verksamhetens behov. Rutiner och egenkontroll skall upprättas och följas. Avvikelser och risker skall analyseras och följas upp. Varje legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal har ett eget yrkesansvar att arbetet skall utföras med god kvalité och skall medverka och bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Varje medarbetare ansvarar för att avvikelser och risker identifieras och rapporteras. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Avvikelser och vårdskador hanteras och mäts via rapportering i avvikelsehanteringen. En risk eller händelse mäts enligt risk och händelse analys (socialstyrelsen). Avvikelser skall rapporteras till nämnden snarast vid allvarlig händelse eller årligen i patientsäkerhetsberättelsen. Beslutade åtgärder följs upp på skolsköterskornas kategorimöten, dokumentation sker i protokoll och i lokala riktlinjer. Dessa finns publicerade på kommunportalen/ intranät. Utvärdering av verksamheten sker i verksamhetsberättelsen, genom egenkontroll och i patientsäkerhetsberättelsen. Uppföljningar sker löpande av genomförda åtgärder av basprogrammet och vaccinationerna. Egenkontroll av olika insatser ger kunskap kring verksamhetens kvalité. Resultatet av egenkontroll, uppföljningar och utvärderingar skall sedan rapporteras och återföras till verksamheten för att säkerställa utveckling och förbättring. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Vårdgivaren skall senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse där arbetet med patientsäkerhet skall beskrivas och vilka åtgärder som har vidtagits och vilka resultat som har uppnåtts. Under året har flera insatser skett: Patientsäkerhet och säkerhetskulturen diskuteras på alla verksamhetsmöten och arbetsplatsträffar. Arbetet med dessa frågor handlar mycket om inställning, orsaker, hur människor fungerar i en komplex situation där beslut skall fattas snabbt och hur vi påverkas av olika saker i omgivningen, såsom stress, oro, ensamarbete mm. Kommunikation och brister i kommunikation kan ofta vara en delorsak till oönskade händelser och tillbud. Månads mail har införts för att kommunicera en samlad information kring nyheter, händelser, rutiner mm. 5

19 Avvikelse rutinen inom förvaltningarna är känt för berörd personal. Aktuella riktlinjer som är under omarbetning publiceras på kommunportalen. Skolsköterskor deltar aktivt i att utveckla säkra rutiner kring: Skolläkarnas medverkan på skolorna,i mottagningsarbete och på elevhälsoteamsträffar Vaccinationer Mottagande av nyanlända barn/ elever Hälosamtalen Egenvård Skolsköterskor rapporterar in risker, tillbud och händelser enligt avvikelserutin: Bemanning och resursfrågan lyfts kontinuerligt för att säkerställa att arbetet hinns med och kan planeras. Vid risk för att arbetet inte kan genomföras enligt planeringen av basprogram och vaccinationer skall detta rapporteras till verksamhetschefen Enligt Patientdatalagen skall dokumentering i patientjournal genomföras snarast i anslutning till besöket för att förhindra risker eller fel i dokumentationen. Detta kan inte alltid ske, och medför en risk som verksamhetschefen är medveten om Fortsatt arbete med att utveckla avvikelsehanteringen, säkerställa att alla risker och händelser rapporteras Kompetens och utvecklingsprogram inom kvalitetsområdet Tidigare verksamhetschef Maria Amström har varit tjänstledig sedan och vikarie har varit Petra Lernås. From är Petra Lernås ny tillträdd Verksamhetschef för elevhälsans medicinska del, Barnoch ungdomsförvaltningen samt Utbildningsförvaltningen. Planen är att en ökad kompetens hos verksamhetschefen i styrning och ledning av elevhälsansmedicinska del ska påbörjas under året. Verksamhetschefens uppdrag på UN Under året har uppföljning skett kontinuerligt med förvaltningschef och nämnd för att följa upp och utveckla arbetet med elevhälsansmedicinska del på Alströmergymnasiet. Detta leder till att patientsäkerhetsarbetet och kvalitetsarbetet öka totalt sett och fortgå i en annan hastighet än tidigare. Strukturerad uppföljning med nämnden 2 ggr/år. Årsredovisning sker på hösten och patientsäkerhetsberättelsen på våren. Verksamhetschefen träffar skolsköterskor på Alströmergymnasiet utöver de skolskötersketräffar som hela verksamheten deltar i. Identifiering av riskområden inom elevhälsans medicinska del: Arbetet har påbörjats med att identifiera riskområden såsom hälsoblanketter, vaccinationer, dokumentation och IT program, elevinflyttning och utflyttning Vårdkedja och samverkan Västbus, Västcom, mm Nya reviderade riktlinjer för Västbus arbetet kring elever med sammansatt psykisk/psykiatrisk och socialproblematik i förskola/skola. Dessa riktlinjer hanterar ansvarsfördelning exempelvis inom det 6

20 medicinska omhändertagandet av psykisk ohälsa Inkomna avvikelser och egenkontroll visar att journalhantering och dokumentationsarbetet bör förstärkas ytterligare IT stöd för journaldokumentation är under fortsatt utveckling och nytt avtal skrivs med nuvarande leverantör eller ny leverantör efter upphandling Under 2013 har upphandlingsarbetet och kravställande inför upphandling av hela elevhälsan och rektors dokumentation varit en del i kvalitetsarbetet genom att analysera risker med it stödet Utbildning och kompetensutveckling inom kvalitetsområdet sker strukturerat Både intern fortbildning och extern fortbildning har genomförts, bland annat: Dokumentation och journalhantering Motiverande samtal, s.k. MI fortbildning Riksföreningen för skolsköterskor och ledningsansvariga har haft två konferenser där representanter från verksamheten deltagit Medverkan i GR: s nätverk för skolsköterskor och skolläkare Vaccinationer för nyanlända Styrgrupp för Asynja journalsystem Arbetet har fortsatt under året kring IT och dokumentation. Styrgruppen har en sammansättning för att helheten kring IT stödet skall hanteras med hög kvalité. Styrgruppens syfte är att leda och hålla ihop hela elevhälsans dokumentation och säkerställa allt från IT teknisk kompetens, juridisk kompetens, support och användarkompetens, samt att förordningar följs, rutiner blir kända och kan efterföljas och att fortbildning och kompetens kan säkras. Vi har haft stor hjälp av IT tekniker, administrativ chef och nämndsekreterare i detta arbete. Journalhantering och dokumentation har blivit än viktigare i arbetet för att eleverna skall kunna nå utbildningens mål (skollagen, SFS 2010:800). En skolsköterska och verksamhetchefen har tid avsatt för systemansvar i Asynja och support, i detta arbete ingår också att introducera nya användare och ordna fortbildning inom området. Stora delar av styr gruppen har varit arbetsgrupp inför upphandlingen av nytt it stöd för elevhälsan. Lokala rutiner tas fram löpande inom det medicinska området Rutiner som tagits fram under året är bland annat Hälosamtalsrutin Mottagande av nyanlända barn- och ungdomars hälsa, är under omarbetning, planeras klar 2014 Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 Vårdgivaren skall utföra egenkontroll i syfte att säkra verksamhetens kvalité. Egenkontroll av lokaler och utrustning sker årligen. Den visar att verksamheten har ändamålsenliga lokaler och bra utrustning på de flesta av skolsköterskornas mottagningar. Det är några undan- 7

21 tag där det inte finns ändamålsenliga lokaler eller fullgod utrustning (på småskolorna) Planering för större inköp och investeringar finns. Vid nybyggnation eller ombyggnation finns de medicinska kraven med Egenkontroll av journalhantering och dokumentation har skett under året. Den visar bland annat att journalerna signeras i mycket hög grad direkt efter att uppgifterna är införda Syn och hörselkontroller är genomförda och rätt dokumenterade Hälsobesöken är genomförda och dokumenterade Förvaring av pappersjournalerna görs i säkra journalskåp som endast kan nås av elevhälsans medicinska del Bra språkbruk som är anpassat och följer gällande lagstiftning i Patientdatalagen Varje år i juni genomförs medicinsk kontroll av apparater och utrustning såsom vågar och blodtrycksmanschetter enligt fastställd rutin Brister kan konstateras inom några olika områden: Mottagandet av nya elever och uppstart av journalen med relevant och standardiserade uppgifter är ej säkerställt Säkerställande och dokumentering av elevens vaccinationsstatus görs inte systematiskt vid skolstart och nyinflyttning Överrapportering och överlämning av journaler och medicinsk information mellan skolor sker inte patientsäkert Ej standardiserade sökord Uppgifter såsom personnummer, skola, klasstillhörighet och adress uppdateras för sällan i It stöd från folkbokförings system Ej säkerställt att relevant information och genomgångar finns dokumenterat även om de är utförda Vissa inskannade dokument från kan ej öppnas eller skrivas ut beroende på fel filformat Vissa av bristerna kan bero på att rutiner för dokumentation saknas, eller att funktionen saknas i IT stödet Egenkontroll av bemanning och resursfördelning sker inför varje läsår för att säkerställa rätt skolsköterskebemanning på de olika skolorna utifrån elevunderlag. De senaste årens ökade krav på elevhälsansmedicinska del brister i att i alla delar ge en god hälsofrämjande och förebyggande vård Orsakerna till detta är flera: I takt med ökat elevunderlag och att många elever upplever psykisk ohälsa och stress har arbetsbelastningen ökat. Vid hälsobesöken framkommer att många elever behöver stöd, hjälp och även hänvisning till andra vårdgivare för vård och behandling Samhället ställer större krav på att elevhälsansmedicinsk del skall medverka i det förebyggande arbetet kring vaccinationer, övervikt/ fetma, psykisk ohälsa, rökning, alkohol och sexuellt överförbara sjukdomar Elevhälsansmedicinska dels uppdrag med hälsofrämjande och förebyggande arbete, inkl vaccinationer och hälsobesök har utökats 8

22 Samhällets övriga vårdaktörer är också ansträngda och många gånger får eleverna inte den vård/ hjälp de behöver. Detta påverkar elevens situation och hälsa på flera sätt bland annat kan skolprestationen försämras Elevhälsansmedicinska del är en viktig aktör inom många andra olika områden, exempelvis folkhälsa, vårdsamverkan och andra samverkansgrupper som Alingsås Kommun ingår i Arbetsmiljö enkäten 2013 visar att arbetsbelastningen upplevs mycket hög och detta påverkar i hög grad patientsäkerheten Resultatet kan kopplas samman med ovanstående punkter som vaccinationer, elevernas skolsituation och elevhälsans nya uppdrag Kraven på kvalité, inklusive dokumentation och uppföljningar har ökat och detta ställer krav på att inhämta kunskap inom hälso och sjukvårdsområdet utöver kunskaper inom skolans områden i övrigt Elevhälsansmedicinska del följer upp antal hälsobesök, hälsosamtal mm i verksamhetsberättelserna årligen och kan konstatera att i princip så kommer alla elever till skolsköterskan som planerat. Något sämre uppslutning finns på Alströmergymnasiet Inga målgruppsundersökningar kring elevhälsansmedicinska dels arbete eller inhämtande av synpunkter från vårdnadshavare, patientnämnd eller motsvarande har skett Det finns inga jämförelser för elevhälsansmedicinska dels insatser med nationella resultat. Konsekvensen kan bli att det svårt att på djupare nivå veta vilka resultat vårt arbete ger i ett långsiktigtperspektiv Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 2 3 Vårdgivaren skall identifiera processer där samverkan behövs för att förebygga vårdskador Intern samverkan inom skolan: Implementering av egenvårdsrutin för hela förskolan/skolan, blankett för samtycke vårdnadshavare- skola utarbetas 2014 Vikten av att elevhälsans medicinska del får kännedom om nya elever på skolorna och likaså vid utflyttningar. Detta för att journaler skall beställas och att insatser ej skall fördröjas eller utebli Samverkan med lärare vid vaccinering underlättar identifieringen för de mindre eleverna. Likaså skapas en tryggare miljö för eleverna. Extern samverkan med andra vårdgivare eller insatser: Viktigt att remissrutiner är framtagna, följs och är kända i enheten Detta behov har framkommit men rutin är ej framtagen Skolläkarinsatserna sker genom avtal med primärvården och samverkan sker med dessa huvudmän för att säkra tillgången på skolläkare. Detta arbete har fungerat mycket bra under året Samverkan sker genom träffar med ungdomsmottagningen, barnoch ungdoms medicinska mottagningen, obesitasteamet, barnhälsovården och loopedmottagningen regelbundet då många patienter finns 9

23 inom våra verksamheter Barn och ungdomspsykiatrin deltar regelbundet i planerade möte på olika nivåer för att säkerställa processer i informationsflöde, remissgång och behandlingsresultat Samverkan enligt Västbus nya reviderade riktlinjer Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Vårdgivaren skall fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska vårdgivaren: 1. uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar och 2. bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen All personal inom elevhälsans medicinska del ansvarar för att identifiera och rapportera risker som kan medföra negativa händelser eller tillbud i verksamheten och för elever. Större förändringar i verksamheten kan också väsentligen påverka patientsäkerheten. Verksamhetschef ansvarar tillsammans med berörda för att göra en riskanalys och återföra information och kunskap till verksamheten. Likaså ansvarar verksamhetschefen för att uppmärksamma och påtala risker till vårdgivaren. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Avvikelser Skolläkare och skolsköterskor rapporterar till rektor och verksamhetschef händelser som har medfört skada eller hade kunnat medföra skada för elev i samband med vård och behandling. Verksamhetschefen ansvarar för bedömning och analys och utser analysteam vid behov. Rektor ansvarar för elevens skolgång och skall också få rapport om händelsen. Avvikelser 2013 Område Antal Bedömning av allvarlighetsgrad It stödet Asynja och 1 Avvikelsen var ringa dokumentation Vårdkedja och remisshantering 4 Betydande (4) Läkemedel/ vaccinationer System och organisationsnivå 1 Måttliga 1 Måttliga 2 Betydande 10

24 Avvikelser på system och organisationsnivå: Övergripande ledningssystem utifrån kravet om ledningssystem är ej färdigställt Riktlinjer kring loggar och genomförandet av loggkontroller utifrån Patientdatalagen är ej genomfört full ut Hantering av klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Synpunktshanteringen i kommunen kan användas även för synpunkter och klagomål från elever och vårdnadshavare i frågor som rör elevhälsans medicinska delar. Föräldrar behöver upplysas om att denna möjlighet finns utöver den möjligheten att kontakta respektive skolsköterska eller skolläkare direkt. Syn- punkter på omhändertagandet inom elevhälsans medicinska del skall alltid tas om hand och vidarebefordras till verksamhetschef. Samverkan mellan vårdgivare och vårdnadshavare/ elever i dessa frågor ökar möjligheterna att öka kvalitén i vården. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Inkomna klagomål och synpunkter skall sammanställas och analyseras för att vårdgivaren skall kunna se mönster och trender. Elevhälsansmedicinska del har under året haft få inkomna synpunkter och klagomål på verksamheten. System för att arbeta strukturerat med dessa frågor saknas (ledningssystem). De synpunkter som kommit har framförts direkt till personal i verksamheten som sedan rapporterat till verksamhetschefen. Verksamhetschefen har även telefonledes fått samtal från vårdnadshavare som haft synpunkter på verksamheten. Åtgärder och återkoppling har alltid skett med berörda. Verksamheten informerar vårdnadshavare om att synpunkter och klagomål kan lämnas och var de kan lämnas. Sammanställning och hanteringen av inkomna synpunkter och klagomål behöver utvecklas för att kunna följa flöden över tid och se mönster och trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Vårdgivaren skall ge patienter och närstående möjlighet att delta i patients All hälso- och sjukvård är med några få undantag frivillig. Det är den som har hälsoproblem (eller vårdnadshavare till minderårig enligt 6 kap föräldrabalken) som avgör om hen skall söka vård. Samtycke till vård, undersökning eller behandling är i de flesta fall muntlig men vid vaccinering efterfrågas skriftligt medgivande. Skolsköterskor och skolläkare skall alltid sträva efter samarbete med elev och vårdnadshavare för bästa möjliga resultat av vård och behandling. Elev bör alltid informeras i det som rör hen och informationen skall vara anpassad 11

25 efter ålder och mognad. Vårdnadshavare kontaktas när man så bedömer det. Barnet skall ha ett medinflytande som med tiden eller under vissa omständigheter övergår till ett självbestämmande. En välinformerad patient ökar sin upplevelse av trygghet. Information och samverkan med elever och vårdnadshavare inom elevhälsansmedicinska del kan exempelvis se ut som följer. Informationen skall alltid vara anpassad utefter elevens behov, ålder, kunskap och situation: Beskrivning av elevhälsansmedicinska dels roller och uppdrag Information inför genomförande av vaccinering och eventuella biverkningar Information inför och uppföljning efter hälsobesök och hälsosamtal Information om sekretess och tystnadsplikt Information om vidtagna åtgärder och uppföljning om vad man bör vara uppmärksam på vid hälso- och sjukvårds rådgivning Tolk används vid behov. Informationen kan vara både skriftlig och muntlig. Eleven ska känna sig respekterad. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Vilka resultat som har uppnåtts i verksamheten av genomförda åtgärder. Strukturmått utgör förutsättningar för att nå definierade mål Alla skolsköterskor har ökad medvetenhet i att upptäcka och rapportera avvikelser och risker Skolsköterskorna deltar till stor del i arbetet med att utveckla säkra rutiner Alla skolsköterskorna samarbetar för att säkerställa att arbetet utifrån basprogrammet kan hinnas med Fortsatt ökad kompetens i styrning och ledning för verksamhetschef behövs för att kunna öka kompetensen inom patientsäkerhetsområde och kvalitén inom elevhälsans medicinska dels verksamhet Fortsatt ökat arbete med rutiner, kvalité, skolläkarinsatser och dokumentation riktat till Alströmergymnasiets medicinska del inom elevhälsan och vårdgivare UN Vidareutveckling av arbetet kring riskområden och utarbetande av säkra rutiner Rutin kring egenvård har implementerats i verksamheterna Uppföljning av skolläkarinsatserna har genomförts Kompetensutveckling för skolsköterskor under året: Riksföreningens skolsköterskekonferens i Malmö där 5/14 skolsköterskor deltog Dokumentation och IT fortbildning internt 2 halvdagar, 14/14 skolsköterskor deltog Skolskötersketräffarna/ kategorimöte som sker 1 ggr/månad har ett 12

26 högt deltagande Vaccinationer för nyanlända där 9/14 deltog Studiecirkel inom elevhälsan, Petri Partanen Att utveckla elevhälsan. Samt heldagsföreläsning av samma, 12/14 deltog Heldags konferens med Ross Greene, 14/14 deltog Resultatmått: 9 avvikelser i samband med information, dokumentation och vård och behandling har inrapporterats. Generellt sett kan sägas att elevhälsansmedicinska del underrapporterar risker och händel ser (Nils Lundin läkartidningen nummer 9). Orsakerna kan vara oklarheter i rutiner och vad som skall rapporteras. År 2012 var motsvarande siffra 12 Journalanteckningar dokumenteras inte alltid i direkt anslutning till elevbesöken p.g.a. hög arbetsbelastning. Exakt uppgift kring detta saknas Remiss svar från BUP saknas i stor utsträckning, detta skrivs avvikelser på Journalgranskningen som genomfördes 2012 visade på flera förbättringsområden att fortsätta med under 2014 Ett ledningssystem är ett verktyg för kvalité som systematiskt och fortlöpande kan förbättra verksamheten. När ett ledningssystem inte är fullt utvecklat och färdigställt kan det få flera konsekvenser: All information från verksamheten kan inte sammanställas, analyseras och leda till förbättringar Styrning och ledning kan inte ske systematiskt Vårdgivare kan inte följa och säkra verksamhetens kvalitet full ut Övergripande mål och strategier för kommande år Mål Säkerställa en god och säker vård som bedrivs av skolsköterskor och skolläkare med hög kompetens. Öka elevers och vårdnadshavares delaktighet i patientsäkerhetsarbetet. Strategi Målet bör vara att minska elevantalet/heltid skolsköterska på barn och ungdomsförvaltningen från idag 500 till 450 så att arbets belastningen minskar och patientsäkerheten ökar Utveckla ett ledningssystem för verksamheten som säkerställer god kvalité Fortsätta ta fram lokala riktlinjer kring dokumentation och implementera dem i verksamheten Intensifiera arbetet med riskbedömningar och riskområden Fortsätta arbetet med en kultur som främjar dialog kring händelser, risker och avvikelser i elevhälsans medicinska del. 13

27 Ärende 4 Ekonomisk uppföljning per månad 2014

28 Utbildningsförvaltningen Datum: Utbildningsnämnden Handläggare: Jane Kyrklund Direktnr: Beteckning: UN Ekonomisk uppföljning efter den 28 februari år 2014 Ärendebeskrivning Den ekonomiska uppföljningen per den 28 februari år 2014 visar att utbildningsnämnden följer budget som planerat. Förvaltningens yttrande Sammanställning av utbildningsnämndens budget och prognos Tkr Budget Prognos Avvikelse Nämnd Förvaltningskontor Alströmergymnasiet Alströmer interkommunala kostnader Gymnasiesärskolan Vuxnas lärande Integrationsavdelningen Ensamkommande flyktingar Utbildningsnämnden ram Förslag till beslut i Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden godkänner den ekonomiska uppföljningen efter den 28 februari Utbildningsförvaltningen Ingela Andersson Tf förvaltningschef Jane Kyrklund Controller