Driftledningshandbok. Inledning Doknr: F 1. Rutin. Godkänd av: Björn Ekström. Driftledningsprocessen. Ekonomisk uppföljning. Uppföljning av användning

Transkript

1 Inledning Doknr: F 1 Processägare/rutinansvarig: Samordn. kval.syst: Saija Thacker Godkänd av: : Sida: 1(2) Inledning Driftledningsprocessen är uppdelad i nedanstående delar, dessa beskrivs mer ingående under olika kapitel i denna handbok. Driftledningsprocessen Teknisk förvaltning Media Myndighetsfrågor Statuskontroll Ekonomisk uppföljning Uppföljning av användning Myndighetsrelaterade besiktningar Miljöfarlig verksamhet Upphandling Uppstart Förslag på åtgärd från driftentreprenör Ingår i avtal? Nej Felavhjälpande underhåll Nej Underhållsplaneringsprocessen Nej Genomförande Ja Driftentreprenör utför Ja Ja Erfarenhetsåterföring Förlängning?

2 Inledning Doknr: F 1 Sida: 2(2) Arbetsmiljöfrågor Driftledaren har inte det formella ansvaret för att säkerställa arbetsmiljön i fastigheten. Detta åligger hyresgäster och respektive drift/byggentreprenörer i fastigheterna. Driftledaren ska däremot vidarebefordra de avvikelser som rapporteras i samband med besiktningar eller driftmöten till förvaltare eller berörd part. Viktig information Driftledaren ska säkerställa att viktig information enligt nedan delges berörda förvaltare, teknikförvaltare, projektledare och hyresgäst: pågående och planerade projekt som hanteras av driftentreprenör eventuella störningar (tid, plats, orsak och åtgärd ) eventuella brister som har upptäckts i fastigheten och dess närmiljö ekonomirapportering avseende drift och media Projekt För att minimera risken för störningar hos hyresgästerna i fastigheten ska driftledaren informeras av förvaltare/teknikförvaltare/projektchef/ projektledare/teknikspecialist så att samordning kan ske i projekten. I samband med planering av ett bygg- och installationsprojekt bevakar projektledaren i samråd med driftledaren de delar i projektet som berör driftentreprenörens funktionsansvar i fastigheten. Driftledaren ser till att driftentreprenören är informerad om respektive byggprojekt eller dyl. så att de kan vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa driften. Projektledaren planerar och genomför övertagande och återlämnande av funktionsansvaret i samråd med driftledare och driftentreprenör.

3 en Teknisk förvaltning Doknr: F1.1 Processägare/rutinansvarig: Samordn. kval.syst: Saija Thacker Godkänd av: : Sida: 1(5) Teknisk förvaltning Nedanstående processbild visar de olika delarna som ingår i kapitlet Teknisk förvaltning. Teknisk förvaltning Statuskontroll Upphandling Uppstart Förslag på åtgärd från driftentreprenör Ingår i avtal? Nej Felavhjälpande underhåll Nej Underhållsplaneringsprocessen Nej Genomförande Ja Driftentreprenör utför Ja Ja Erfarenhetsåterföring Förlängning?

4 en Teknisk förvaltning Doknr: F 1.1 Sida: 2(5) Statuskontroll Statuskontrollens syfte är att före entreprenadstart fastställa status och dokumentera de fel som är av ekonomisk betydelse för driftentreprenaden. Statuskontrollen genomförs enligt Riktlinjer Statuskontroll. Upphandling Upphandlingar genomförs enligt Upphandlingsprocessen och Upphandlingshandboken. Nedan redovisas specifika frågor för upphandling av tekniska förvaltningsentreprenader. Inför en upphandling förs en dialog med hyresgäst(er) om deras system/utrustning (TGG) så som kallelsesignal, snabbtelefon, centralradio, centralur och á-priser för bygg- och installationsarbeten, sterilutrustning m.fl. ska ingå i upphandlingen eller ej. Om det ska ingå så upphandlar Locum detta åt hyresgästen, men det är hyresgästen som är avtalspart med driftentreprenören avseende sina system/utrustning. Kontrollplan Kontrollplanen är Locums viktigaste styrdokument i en driftupphandling samt i genomförandet av entreprenaden. För varje ny upphandling upprättar ansvarig handläggare en kontrollplan för den aktuella upphandlingen. I samband med framtagande av förfrågningsunderlag upprättas en kontrollplan för genomförandet. Till sin hjälp har handläggare mallarna Kontrollplan upphandling drift och Kontrollplan driftentreprenad. Kontrollplan för upphandlingsskedet granskas och tillstyrks av teknikutvecklare och godkänns av Fastighetschef. Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlagets omfattning framgår av mallen Särskilda föreskrifter (SF1.1). Avsteg från framtagna mallar samordnas med teknikutvecklare och teknisk direktör. Förfrågningsunderlag godkänns av fastighetschef.

5 en Teknisk förvaltning Doknr: F 1.1 Sida: 3(5) Uppstart Start av ny entreprenör och överlämnande från tidigare entreprenör styrs genom de specifika avtalen. Inför starten av entreprenaden ska kontrollplan för genomförande finnas framme. Denna ersätter från och med detta skede kontrollplan för upphandling. Genomförande Driftmöte med driftentreprenör Styrning och uppföljning av entreprenader sker främst vid driftmöten. Dessa hålls enligt SF3.72 (Särskilda föreskrifter). Driftledaren ansvarar för driftmöten med inriktning att vidarebefordra uppkomna frågor inom Locum. I samband med driftmöten gör driftledaren en kvalitetskontroll på plats av driftentreprenaden. Detta görs med hjälp av upprättad kontrollplan för utförandeskedet. Redovisningar m.m. som rapporteras in vid driftmöten hanteras enligt Förteckning över redovisningar. Förslag på åtgärd Förslag på åtgärd kan komma från driftentreprenör eller direkt från driftledaren. Beroende på åtgärdens art hanteras förslaget på olika vis: Åtgärden ingår i driftavtal - Driftentreprenören utför (utan speciellt uppdrag) Felavhjälpande underhåll - Driftentreprenör utför efter beställning. Vid direktupphandling och avrop mot ramavtal under kronor används mall för förenklad beställning. Över kronor används mall för entreprenör- och konsultbeställning. Planerat underhåll - Behovet förs fram till Teknikförvaltare som för in åtgärd i underhållsplanen. Mediaincitament I vissa avtal för driftentreprenader ingår ett mediaincitament. Uppgift om mätarställningar lämnas månadsvis från driftentreprenören som

6 en Teknisk förvaltning Doknr: F 1.1 Sida: 4(5) registrerar i mediauppföljningssystemet Web-Ess. Uppgifterna stäms sedan av tillsammans med driftentreprenören. Efter detta läggs värdena in i Mall Energiincitament som visar statistiken samt tidigare värden som energiincitamentet ska beräknas ifrån. Värdena för värme exkl. varmvatten graddagskorrigeras. Driftincitament I driftavtal tecknade före 2004 för akutsjukhusen finns s.k. driftincitament för mätning av hur hyresgästerna uppfattar av Locum upphandlad driftentreprenör, se vidare i kapitel Driftmätning. Avslutande statuskontroll Vid kontraktstidens utgång ska en statuskontroll utföras enligt Riktlinjer Statuskontroll. Statuskontrollen ligger till grund för kontroll av att avgående driftentreprenör fullgjort sitt åtagande. Erfarenhetsåterföring En viktig förutsättning för utveckling av driftledning är att samla in och bearbeta de erfarenheter som görs inom Locums driftentreprenader. Detta sker genom att driftledare efter de 2 första avtalsåren och efter avslutad driftentreprenad (vid 2 tillfällen för en driftentreprenad) sammanställer sina erfarenheter från entreprenaden. Uppgifter som ska lämnas är en kortfattad beskrivning om vad som har utförts, uppgifter och bedömning av anlitad driftentreprenör, om ställda krav och kostnader har hållits samt om arbetsrutiner behöver förändras. Vidare görs en leverantörsbedömning enligt mall Leverantörsbedömning". Beskrivning av leverantörsregistret finns i Upphandlingshandboken. Bedömningar av leverantörer och erfarenhetsåterföring förvaras hos kvalitetssamordnare.

7 en Teknisk förvaltning Doknr: F 1.1 Sida: 5(5) Mallar Kontrollplan upphandling drift Kontrollplan genomförande drift Särskilda föreskrifter Upphandlingsföreskrifter Tekniska arbetsuppgifter Administrativa arbetsuppgifter Kontrakt Samanställning restprodukter drift Årlig miljöredovisning Leverantörsbedömning

8 Teknisk förvaltning - Upprättande av kontrollplan Doknr: F 1.2 Processägare/rutinansvarig: Samordn. kval.syst: Saija Thacker Godkänd av: : Sida: 1(1) Upprättande av kontrollplan Kontrollplanen är ett av Locums viktigaste styrdokument i upphandlingen av tekniska förvaltningsentreprenader. För varje ny upphandling ska upphandlingsansvarig upprätta en kontrollplan för den aktuella upphandlingen. Planen upprättas enligt i mall Kontrollplan upphandling drift. Upprätta projekt i advantum All dokumentation avseende upphandlingen samlas i Advantum. Projekt i advantum läggs upp enligt Instruktion för att starta och avsluta projekt i advantum som återfinns på intranätet under Projektplats Originalhandlingar hanteras enligt Locums dokumenthanteringsplan. Granskning, kontroll och provning Uppföljning av uppdrag sker kontinuerligt mellan uppdragsansvarig och fastighetschef. Exempel på punkter som tas upp är tider, avvikelser och annat av intresse. Projektet styrs av styrgruppsmötena där projektet stäms av. Medverkande är fastighetschef, teknikförvaltare, teknisk direktör, driftledare och teknikutvecklare. Eventuella problem tas upp tillsammans med åtgärdsförslag. Styrgruppen fattar sedan utifrån detta beslut om åtgärd.

9 Teknisk förvaltning Aff definitioner Doknr: F 1.3 Definitioner Processägare/rutinansvarig: Samordn. kval.syst: Saija Thacker Godkänd av: : Sida: 1(2) Aff definitioner (Avtal för fastighetsförvaltning) Aff står för avtal för fastighetsförvaltning. Fastighetsskötsel definieras inom Locum i avtal fr.o.m. år 2002 enligt Aff 99 definitioner. Se nedanstående bild. I vissa avtal ingår ett s.k. underhållsåtagande. Hur detta är format framgår av det specifika avtalet. FASTIGHETSSKÖTSEL (Det som normalt ingår i driftavtal med funktionsansvar) DRIFT Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt. MEDIAFÖRSÖRJNING Driftåtgärder som omfattar tillförsel av elernergi, vatten, bränsle, fjärrvärme och fjärrkyla samt TV-, radio-, teleoch datorsignaler. TILLSYN Driftåtgärder som omfattar observationer av funktion hos ett förvaltningsobjekt och rapportering av eventuella avvikelser. SKÖTSEL Driftåtgärder som omfattar en eller flera av åtgärderna justering eller vård av förvaltningsobjekt, byte eller tillförsel av förbruknngsmaterial. FELAVHJÄLPANDE UNDERHÅLL Underhåll som syftar till att återställa en funktion som oförutsätt nått en oacceptabel nivå. (RENHÅLLNING) STÄDNING Skötselåtgärder som omfattar rengöring inomhus och i anslutning till byggand samt iordningställande av inventarier. AKUT UNDERHÅLL Felavhjälpande underhåll som behöver utföras snarast. (ÖVRIGT FELAVHJÄLPANDE UNDERHÅLL) Ingår i avtal Ingår ej i avtal

10 Driftledning Teknisk förvaltning Aff definitioner Definitioner Doknr: F 1.3 Sida: 2(2) I avtal tecknade före år 2002 gäller definition enligt Aff 95 definitioner, se nedanstående bild. Ingår i avtal Ingår ej i avtal DRIFT Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt UNDERHÅLL Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos hos ett förvaltningsobjekt MEDIAFÖRSÖRJNING Driftåtgärder som omfattar tillförsel av elenergi, vatten, bränsle, fjärrvärme och fjärrkyla, TV-signaler via kabel samt bortförsel av avloppsvatten och avfall TILLSYN Driftåtgärder som omfattar observation av funktion hos ett förvaltningsobjekt och rapportering av ev. avvikelser SKÖTSEL Driftåtgärder som förutom justering och vård av förvaltningsobjektet omfattar byte eller tillförsel av förbrukningsmaterial LÖPANDE UNDERHÅLL Underhåll som syftar till att återställa en funktion som oförutsätt nått en oacceptabel nivå PLANERAT UNDERHÅLL Underhåll som är planerat till tid, art och omfattning AKUT UNDERHÅLL Löpande underhåll som kräver en omedelbar åtgärd (ÖVRIGT LÖPANDE UNDERHÅLL) FÖREBYGGANDE UNDERHÅLL LÅNGTIDS- PLANERAT UNDERHÅLL BEHOVSSTYRT UNDERHÅLL PERIODISKT UNDERHÅLL

11 Teknisk förvaltning - Redovisningar Doknr: F 1.4 Checklista Processägare/rutinansvarig: Samordn. kval.syst: Saija Thacker Godkänd av: : Sida: 1(2) Checklista över redovisningar Nedan finns förteckning över redovisningar som är knutna till fastigheterna. Typ av redovisning Driftstatistik Felstatistik Köldmedia Vatten Värme El Kemikalier Lustgas Farligt avfall Farligt avfall Från Driftentreprenör Driftentreprenör Driftentreprenör Driftentreprenör Driftentreprenör Byggentreprenör Till inom Locum Ev. vidarebefordra inom Locum Till ev. extern part Driftledare Driftledare Kommuner, hyresgäst Driftledare Driftledare Hyresgäst Driftledare Driftledare Driftledare Driftledare Driftledare Driftledare Driftledare Projektledare Driftentreprenör Driftentreprenör Driftentreprenör Driftentreprenör Miljösamordnare Kommuner Hyresgäst Miljösamordnare Hyresgäst, Statistiska Energispecialist centralbyrån (WebEss) Miljösamordnare Hyresgäst, Statistiska Energispecialist centralbyrån (WebEss) Miljösamordnare Hyresgäst, Statistiska Energispecialist centralbyrån (WebEss) Miljösamordnare Hyresgäst Miljösamordnare Hyresgäst Miljösamordnare Hyresgäst Miljösamordnare Hyresgäst

12 Teknisk förvaltning Redovisningar Checklista Doknr: F 1.4 Sida: 2(2) Typ av redovisning Restprodukter Restprodukter Restprodukter Behandlingsbad (natriumhypoklorid) Hissar Portar Lyftanordningar OVK Brand Medicinska gaser Elsäkerhet Tryckkärl Från Driftentreprenör Byggentreprenör Avfallsentreprenör Driftentreprenör Till inom Locum Driftledare Projektledare Miljösamordnare Driftledare Hissspecialist Hissspecialist Hissspecialist Driftledare Ev. vidarebefordra inom Locum Miljösamordnare Miljösamordnare Miljösamordnare Miljösamordnare Hissspecialist Hissspecialist Hissspecialist Energispecialist Energispecialist Myndighetsrelaterade besiktningar Myndighetsrelaterade besiktningar Myndighetsrelaterade besiktningar Myndighetsrelaterade besiktningar Myndighetsrelaterade besiktningar Myndighetsrelaterade besiktningar Myndighetsrelaterade besiktningar Driftenteprenör Specialist medicinska gaser Elsäkerhetsansvarig Specialist medicinska gaser Elsäkerhetsansvarig Driftledare Till ev. extern part Hyresgäst Hyresgäst Hyresgäst Hyresgäst Kommun Brandspecialist Brandspecialist Räddingstjänst Hyresgäst Länsstyrelse

13 Teknisk förvaltning Driftmätning Doknr: F 1.5 Instruktion Processägare/rutinansvarig: Samordn. kval.syst: Saija Thacker Godkänd av: : Sida: 1(3) Driftmätning Ett av beställarens mål med fastighetsförvaltning är nöjda kunder. Driftmätningar ska genomföras vid samtliga akutsjukhus d.v.s. Karolinska sjukhuset, Huddinge sjukhus, S:t Eriks sjukhus, Södersjukhuset, Danderyds sjukhus, S:t Görans sjukhus, Norrtälje sjukhus samt Södertälje sjukhus. Det är dock olämpligt med denna typ av driftmätningar vid mindre objekt då urvalet är begränsat och ger statistiskt felaktigt resultat. Insamling av data Teknikförvaltaren ansvarar för att driftenkäten skickas ut. Ett föraviseringsbrev skickas till alla respondenter där de informeras om syftet med undersökningen och att de inom kort kommer att få ett brev med ett frågeformulär från ett oberoende undersökningsföretag. Enkäten skickas per internpost till respondentens arbetsplatser. Två påminnelser ska skickas till dem som inte svarar varav en ska innehålla ett nytt enkätformulär. Målgrupp Enkäten skickas till målgruppen chefssjuksköterskor, i vissa fall biträdande chefssjuksköterskor, ev. externa hyresgäster samt lokal och fastighetssektioner om sådana finns på sjukhuset. Kategoriindelning Svaren indelas i kategorierna: 1. Totalt, Samtliga svarande 2. Totalt, Chefssjuksköterskor 3. Totalt, Externa hyresgäster 4. Totalt, Lokal och fastighetssektion eller motsvarande

14 Teknisk förvaltning - Driftmätning Instruktion Doknr: F 1.5 Sida: 2(3) Frågor Nedan redovisas de frågor som ingår i driftenkäten. Felanmälan 1. Det är lätt att få kontakt med berörd personal när behov uppstår t.ex. vid felanmälan. 2. Fel blir åtgärdade inom utlovad tid. 3. Felen blir åtgärdade tillräckligt snabbt. 4. Felen blir korrekt åtgärdade. Information 5. På vår avdelning blir vi alltid informerade i tid innan arbeten utförs som påverkar oss. 6. På vår avdelning blir vi alltid informerade när arbeten är slutförda. Bemötande 7. Drift- och skötselpersonalen är lätt igenkännbara på sin klädsel. 8. Vi blir alltid trevligt bemötta av drift- och skötselpersonalen. 9. Drift- och skötselpersonalen genomför sina åtgärder med största hänsynstagande till personal och patienter. 10. Drift- och skötselpersonalen städar tillräckligt noggrant när de är klara med sitt arbete. Inomhusmiljö 11. Inomhustemperaturen på vår arbetsplats är lagom. 12. Ventilationen på vår arbetsplats fungerar bra. 13. Belysningen på vår arbetsplats är anpassad till våra behov. Utomhusmiljö 14. Utomhusmiljön kring vår arbetsplats är välskött. 15. Snöröjning kring vår arbetsplats fungerar bra. 16. Halkbekämpningen kring vår arbetsplats fungerar bra. 17. Sjukhusets utomhusbelysning är tillräcklig. Helhetsomdöme 18. Gör en totalbedömning av hur nöjd du är, som representant, är med skötseln av fastigheten du arbetar i och dess omgivning

15 Teknisk förvaltning - Driftmätning Instruktion Doknr: F 1.5 Sida: 3(3) Driftincitament I vissa avtal fram till 2004 ingår ett driftincitament. Detta är utformat enligt nedan. Ett sammanslaget medelvärde baserat på samtliga svar på samtliga frågor för de tre första frågeområdena (felanmälan, information och bemötande) ligger till grund för det indexvärde som kan generera ett nöjdkundincitament för driftentreprenören. I upphandlingar fr.o.m ingår även inomhusmiljön. Frågorna ställs som positiva påståenden. Detta gör det lättare för respondenterna att förstå frågan och därmed ge ett relevant svar. Skalan som används är en 4-gradig med svarsalternativen Ja, Ja med tvekan, Nej med tvekan och Nej. Dessa svar viktas sedan om till en 10-gradig skala där medelvärden räknas ut för svaren. Ersättning delas ut enligt nedan: - ersättning 0.5 kr/m 2 BTA om andelen nöjda kunder för samtliga svarande är 6,5 men < 7,5 - ersättning 1.0 kr/m 2 BTA om andelen nöjda kunder för samtliga svarande är 7,5 men < 8,0 - ersättning 1,5 kr/m 2 BTA om andelen nöjda kunder för samtliga svarande är 8,0

16 en Media Doknr. F 1.10 Processägare/rutinansvarig: Samordn. kval.syst: Saija Thacker Godkänd av: : Sida: 1(4) Uppföljning Media Det åligger driftledaren att ansvara för uppföljning av mediaanvändning och dess kostnader inom respektive objekt och avtal. Ekonomisk uppföljning av media Uppföljning av energianvändning Kostnadsberäkning Avstämning Avläsningar Leveransavtal Kontroll Hantering av inkommen mediafaktura Web-Ess Kommentarer Driftmöten Uppföljning i Agresso Ev. vidare fakturering Nyckeltal Tertialbokslut Analys Årsbokslut Budget

17 en Media Doknr: F 1.10 Sida: 2(4) Ekonomisk uppföljning av media Kostnadsberäkning Driftledare lämnar kostnadsberäkning för innevarande månads mediakostnad till verksamhetsekonom senast den 28:e varje månad. Kostnadsberäkning görs för samtliga akutsjukhus d.v.s. Huddinge universitetssjukhus, Karolinska sjukhuset, Södersjukhuset, Danderyds sjukhus, S:t Görans sjukhus, Norrtälje sjukhus samt Södertälje sjukhus, dock ej för kostnader under 3000 kronor per månad. Verksamhetsekonomen bokför detta som en kostnad på 46-- konto (sista två siffrorna beror på mediaslag). Samtidigt bokförs detta som en skuld på konto 29-- (sista två siffrorna beror på mediaslag). Kontoplan med samtliga kontonummer återfinns på Locums intranät under rubriken Ekonomi - kontoplan. Inkommen mediafaktura Driftledare eller ekonomiassistent konterar inkomna mediafakturor för akutsjukhus på balanskonto 29-- med kontoslag enligt rubriken Kostnadsberäkning. För övriga sjukhus och belopp under 3000 kronor konteras på konto Driftledare (ev. med hjälp av ekonomiassistent) kan dessutom komplettera kontering med fas bestående av fyra siffror där de två första för år och de två sista för månad (ex. januari 2002 = 0201). I ekonomisystemet minskar då denna uppbokade skuld och kostnadsflödet blir tydligt för verksamhetsekonomen som på så vis blir en aktiv part i mediauppföljningen. Leveransavtal Avtal om mediainköp träffas centralt av Locum och information om dessa återfinns i original i akten samt finns inscannade i DocuLive. Leveransavtalen används vid kontroll av inkomna mediafakturor. Vidarefakturering Inom vissa objekt finns avtal om vidarefakturering. Driftledaren ansvarar för denna hantering.

18 en Media Doknr: F 1.10 Sida: 3(4) Uppföljning i Agresso Den ekonomiska uppföljningen av media görs i ekonomisystemet Agresso där alla bokförda transaktioner på bl.a. 29- och 46-konton kan rapporteras. Tertialbokslut Driftledare ska inför tertialbokslut lämna kommentar om innevarande tertials förbrukningskostnad samt prognos för resten av året. Dessa kommentarer samlas kontinuerligt in vid driftmöten och sammanställs vid bokslutet. Årsbokslut Driftledare ska inför årsbokslut lämna kommentar om innevarande års förbrukningskostnad. Till underlag för kommentarerna används bl.a. de från tertialboksluten. Budget Driftledare ansvarar för budgetering av media. Uppföljning av energianvändning Avläsningar Avläsning av energianvändning på överenskomna mätare utförs av driftentreprenören sista arbetsdagarna varje månad. Driftentreprenören matar sedan in uppgifterna i datasystemet Web-Ess. Web-Ess Web-Ess är ett mediauppföljningssystem där driftentreprenören ansvarar för att avlästa förbrukningsvärden matas in. Driftledaren ansvarar för att kontrollera att värdena är rimliga, om så ej är fallet tar driftledaren upp frågan med driftentreprenören. Ev. ändringar och felaktigheter i Web-Ess meddelas till Locums Energispecialist som genomför ändringarna. Ur uppföljningssystemet kan års- och månadsförbrukning per abonnemang och/eller institution med tid och graddagsjustering rapporteras. Manual för hur systemet Web-Ess fungerar fås från systemförvaltare för Ess 200.

19 en Media Doknr: F 1.10 Sida: 4(4) Driftmöten Vid månatliga driftmöten avhandlas och kommenteras mediaanvändningen. Dessa kommentarer förs in i driftmötesprotokoll och ligger till underlag för kommentarer och åtgärdsförslag vid tertial- och årsbokslut. Analys Statistik ur Web-Ess ska kontinuerligt analyseras av driftledare. Större avvikelser ska omedelbart anmälas till Energispecialisten. Nyckeltal och analyser i Locums årliga Energibok ska bearbetas för förslag till åtgärder. Energi- och vattenuppföljning i Locum-initierade projekt För att uppföljningen av driftentreprenörens mediaincitament skall bli korrekt är det viktigt att uppgifterna från Locum-initierade energi- och vattenbesparande projekt finns tillgängliga för driftledaren som ansvarar för incitamentuppföljningen. Projektledare ansvarar för att följande uppgifter lämnas till berörd driftledare på objektsmöte, slutbesiktning, överlämnandemöte eller motsvarande: Omfattning (berörd byggnad, del, plan etc.) Kortfattad beskrivning av åtgärd Beräknad årlig energi- och vattenbesparing

20 Myndighetsfrågor Myndighetsrelaterade besiktningar Doknr: F 1.20 Processägare/rutinansvarig: Samordn. kval.syst: Saija Thacker Godkänd av: : Sida: 1(3) Myndighetsrelaterade besiktningar Denna rutin gäller planerandet, utförandet och uppföljning av myndighetsrelaterade besiktningar. Myndighetsrelaterade besiktningar har sin grund i lag, förordning, eller därmed jämförligt direktiv. Besiktningarna ska utföras med viss intervall inom det förvaltade fastighetsbeståndet och följas upp mellan besiktningsperioderna. Grund för uppföljningen är protokoll från besiktningen och de åtgärder som utförs mellan perioderna. Följande områden omfattas av myndighetsrelaterade besiktningar: Brand Elsäkerhet Medicinska gaser Hissar och lyftanordningar Energi OVK Inom respektive besiktningsdisciplin ansvarar utsedd teknikspecialist för att den myndighetsrelaterade besiktningen utförs. Besiktningsplan Preliminär besiktningsplan Respektive teknikspecialist presenterar en preliminär besiktningsplan för fastighetsområdena i samband med budgetarbetet för det planerade underhållet. Detta görs enligt underhållsprocessen året innan besiktningen ska utföras.

21 Myndighetsfrågor Myndighetsrelaterade besiktningar Doknr: F 1.20 Sida: 2(3) Denna information lämnas teknikförvaltare som går igenom planen och omedelbart meddelar teknikspecialisten vilka objekt inom fastighetsområdet där det under kommande period inte kan bedrivas besiktningsverksamhet. Myndighetskontakter I de fall då myndighetsbesiktning inte kan utföras åligger det teknikspecialisten att inom ramen för uppdraget underrätta myndigheten om detta samt utröna och analysera eventuella risker detta kan medföra. I de fall ekonomiska sanktioner från myndighetens sida kan komma ifråga ska fastighetschefen underrättas. Objektsmöten Besiktningsplanen behandlas regelbundet i enlighet med objektsmöten i Underhållsprocessen och det är i första hand driftledaren inom förvaltningsområdet som i god tid innan besiktningstillfället, ska få information om var och när besiktning ska ske. Besiktning genomförs Hyresgästkontakter I förekommande fall anordnas möten av förvaltaren tillsammans med hyresgästen och berörd specialist. Detta gäller specifikt inom de discipliner där myndighetsbesiktningen utförs eller berör en hyresgästägd funktion eller fråga. Myndighetsbesiktning genomförs Teknikspecialisten ansvarar för att genom ramavtal avropa den eller de besiktningsmän som bedömts, via ackreditering eller annat godkännande som är likvärdigt, besitta erforderlig kunskap. I de fall ramavtal inte kan tillämpas vid avrop upphandlar teknikspecialisten för uppdraget kompetent besiktningsman i enlighet med upphandlingsprocessen. Teknikspecialisten ansvarar för att tillhandahålla underlag, protokoll, för besiktning i de fall då myndigheten inte givit direktiv eller besiktningen är av sådan art att protokollet är av dispositiv karaktär. Förvaltaren ansvarar för att i samråd med teknikspecialist ta fram lämplig information till hyresgäst, där det bedöms finnas behov.

22 Myndighetsfrågor Myndighetsrelaterade besiktningar Doknr: F 1.20 Sida: 3(3) Delningsmöte I förekommande fall, efter myndighetsbesiktning, ska genomgång av anmärkningar och föreslagna åtgärder göras vid s.k. delningsmöten. Vid dessa möten träffas teknikspecialist och driftledare. Delningsmötet avgör vilka åtgärder som ska utföras av driftentreprenören och vilka åtgärder som återförs till den operativa listan för underhållsplanering. Åtgärder med anledning av myndighetsbesiktning som rubriceras prioritet 1 i lagerlistan för underhållsplanering hanteras inom budgetramen för myndighetsåtgärder. I andra fall ansvarar teknikspecialisten för att driftledaren tar del av protokollet. Åtgärder genomförs Åtgärder genomförs av de ansvariga. Uppföljning av myndighetsbesiktningsanmärkning Driftledaren ansvarar för de åtgärder som faller inom ramen för driftentreprenörens åtagande. Återrapportering av sådana åtgärder görs i förekommande fall i REQS-systemet, i andra fall genom rapport från driftledaren till teknikspecialisten. Rapportering av åtgärder som uppkommit och genomförts genom den operativa listan rapporteras till REQS eller annat system via teknikspecialisten. Teknikspecialisten är ansvarig för att anmärkningarna tas bort eller i särskilda fall kommenteras. Kontroll av åtgärder samt information till alla inblandade parter, inkl. berörda myndigheter, hanteras av ansvarig teknikspecialist Revideringar av orienterings- och serviceritningar för brandlarm, märkningar av elinstallationer och andra för kommande myndighetsbesiktningar relevanta dokument ansvarar teknikspecialisten för. Teknikspecialisten ansvarar, i förekommande fall, för kontakt med myndighet efter myndighetsbesiktning. Detta gäller även utskick av eventuella protokoll, redovisningar och planer till myndighet eller annan part där så krävs.

23 Myndighetsfrågor - Miljöfarlig verksamhet Doknr: F 1.21 Processägare/rutinansvarig: Samordn. kval.syst: Rikard Fröling Godkänd av: Anna Montgomery : Sida: 1(4) Miljöfarlig verksamhet Inom Landstingets fastighetsbestånd bedrivs ett antal verksamheter som är klassade som miljöfarlig verksamhet enligt Miljöbalken och Förordning (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd. Som exempel på detta kan nämnas Laboratorielokaler >5000 m 2, Sjukhuslokaler >200 vårdplatser, helikopteranläggningar och vissa reservkraftsanläggningar. Locum AB har som Landstingets representant ansvaret för att de av sjukhusens reservkraftsanläggningar som är miljöfarliga verksamheter sköts på korrekt sätt. För Landstingets andra verksamheter kan Locum vara med som stöd och rådgivare vid behov, exempelvis vid om-, tilleller nybyggnation. I denna del av verksamhetssystemet redovisas rutiner och ansvarsfördelning för de miljöfarliga verksamheter som Locum AB ansvarar för. Ansvar och befogenheter Landstingets ansvarige för de miljöfarliga verksamheter som bedrivs i Landstinget genom Locum AB:s namn är Locums VD. Driftledaren för respektive objekt har delegerats ansvar, via ansvarsbeskrivningarna, att på plats avgöra vilka åtgärder som behöver vidtas för att risken för olägenhet för människors hälsa eller miljön minimeras. Driftledaren ansvarar också för att upprätta och underhålla en dokumenterad ansvarsfördelning, rutiner samt kontaktlista för respektive miljöfarlig verksamhet. Inhyrd driftentreprenör på respektive objekt ansvarar för att anläggningen fortlöpande underhålls och håller den standard som är avsedd samt har dokumenterade rutiner för detta. Resultat från underhåll ska redovisas till driftledaren.

24 Myndighetsfrågor - Miljöfarlig verksamhet Doknr: F 1.21 Sida: 2(4) Driftledarna vid Locum AB ansvarar för att aktuell information om anläggningarnas status lämnas till Miljösamordnaren för de årliga rapporter som ska redovisas till myndigheterna. Miljösamordnaren ansvarar för att informationen sammanställs och undertecknas av VD/firmatecknare innan redovisning. Driftledare och Miljösamordnaren ansvarar för att erforderliga riskbedömningar av verksamheten genomförs och dokumenteras. Drift av miljöfarlig verksamhet Miljöfarlig verksamhet är enligt Miljöbalken verksamheter som skulle kunna orsaka eller orsakar olägenhet för människors hälsa eller miljön. Platsspecifika rutiner tas fram för respektive anläggning. Den som bedriver miljöfarlig verksamhet ska skaffa sig den kunskap om verksamheten som behövs för att den ska kunna bedrivas säkert. Riskbedömning Riskanalys ska genomföras vart annat år för att fånga upp eventuella förändringar i verksamheten som kan påverka människors hälsa eller miljön. Riskanalysen ska göras enligt instruktion i säkerhetshandboken. Driftledare i samarbete med Miljösamordnaren besörjer att dessa bedömningar görs. I samband med driftstörning eller incident ska alltid en riskanalys utföras. Denna ansvarar driftledaren för. Resultat från analysen ska delges liknande verksamheter inom Locum för att förhindra att motsvarande incidenter uppstår i dessa. Kemikalieförteckning De kemikalier som används i anläggningen ska dokumenteras. Detta gäller alla kemikalier som kan innebära risker för människors hälsa eller miljön. Av förteckningen ska framgå: Produktens namn Omfattningen av användning (förbrukningsmängd) Information om produktens hälso- och miljöskadlighet Produktens klassificering med avseende på hälso- och miljöfarlighet

25 Myndighetsfrågor - Miljöfarlig verksamhet Doknr: F 1.21 Sida: 3(4) Förteckningen administreras av driftentreprenören och ska förvaras på sådant sätt att den är lätt åtkomlig vid incidenter. Förteckningen redovisas årligen till miljösamordnaren i samband med miljörapportering. Driftstörningar, avbrott och incidenter Driftstörning som kan orsaka eller orsakar olägenhet för människors hälsa eller miljön ska omgående rapporteras till verksamhetens tillsynsmyndighet. Aktuell tillsynsmyndighet med kontaktperson finns noterad i anläggningens kontaktlista. Underlåtande att underrätta myndighet leder till miljösanktionsavgift. Observera att det räcker med en misstanke om att olägenhet kan eller skulle kunna uppstå för att detta ska inrapporteras. Rapportering ska göras muntligen med en bekräftelse skickat på fax eller e-post. På icke kontorstid ska fax eller e-post skickas vid incidenttillfället, samt rapportering ske muntligen till myndigheten när kontoret öppnat. Intern incidentrapportering sker enligt rutin i Säkerhetshandboken. Dokumentation Dokumentation som kan visa att Locum levt upp till de krav som ställs på verksamheten ska bevaras i minst tio år. Förteckning över redovisande dokument återfinns i Miljöledningsprocessen. Bevarandeperiod återfinns i Dokumenthanteringsplanen. Miljörapport Årlig rapportering av anläggningens status och eventuella drift-/miljöstörningar ska vara tillsynsmyndigheten tillhanda senast den 31/3 varje år, i det antal exemplar som framgår av givet tillstånd. För rapporteringen ska mall miljörapport för miljöfarlig verksamhet användas. Mallen anpassas till förutsättningarna i givet tillstånd. Ifylld rapport ska undertecknas av VD innan den skickas till tillsynsmyndigheten. Koldioxidrapport För de reservkraftanläggningar som överstiger 20 MW total installerad tillförd effekt ska en årlig koldioxidrapport rapporteras in i Svenskt utsläppsrättssystem, SUS, samt skickas till Länsstyrelsen och Naturvårdsverket senast den 31/3 varje år.

26 Myndighetsfrågor - Miljöfarlig verksamhet Doknr: F 1.21 Sida: 4(4) Manuell rapportering sker på av Naturvårdsverket fastlagd mall. För insamling av uppgifter ansvarar driftledaren. För inrapportering i SuS ansvarar vvd. För inrapportering till Länsstyrelsen och Naturvårdsverket ansvarar Miljösamordnaren. Verifiering av verksamhet, data och rapporter ska göras enligt Naturvårdsverkets föreskrifter och allmänna råd om utsläppsrätter för koldioxid. er för rapportering och verifiering återfinns i anläggningsspecifika driftrutiner samt i anlitad driftentreprenörs ledningssystem. Intern granskning av verksamheten utifrån Naturvårdsverkets föreskrifter och allmänna råd om utsläppsrätter för koldioxid sker genom interna revisioner en gång per år. Uppföljning av driftentreprenörs rutiner sker i samband med driftmöten.