Johan Ahlbäcks plats 7, Smedjebacken

Transkript

1 1(14) Plats och tid Hyttan, Centrumhuset, onsdagen den 23 november 2016 kl 09:00-11:10 Beslutande Ledamöter Monica Forsgren (S), Ordförande Mats Jakobsson (S), 1:e vice ordförande Monica Georgsson (S) Sören Åhlström (S) Robert Göransson (V) Kristina Karlsson (M) Christina Brunell (M) Bjarne Magnusson (C) Ersättare Vanja Larsson (V) Yvonne Johansson (MP) Ordförande Tjänstgörande Tjänstgörande Övriga närvarande Justerare Kerstin Söderlund Klas Öhman Johanna Flyckt Catrin Hedlund Elisabet Zimmer Helena Claésson-Bergh Sara Palmqvist Kristina Karlsson Kommunchef 71 Medicinskt ansvarig sjuksköterska 72 Medicinskt ansvarig för rehabilitering 72 Kommunal Förvaltningschef Förvaltningsekonom Sekreterare Justeringens plats och tid Johan Ahlbäcks plats 7, kl. 13:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Sara Palmqvist Ordförande Monica Forsgren, Mats Jakobsson Justerare Kristina Karlsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Johan Ahlbäcks plats 7, Smedjebacken Underskrift Sara Palmqvist

2 2(14) Ärendelista 71 Dnr 2194 Information från kommunchefen Dnr 2208 Information från medicinskt ansvarig sjuksköterska och medicinskt ansvarig för rehabilitering Dnr 2016/00028 Anmälningsärenden Dnr 2016/00033 Anmälan av delegation Dnr 2016/00029 Delegationsbeslut Dnr 2016/00011 Budgetuppföljning Dnr 2016/00099 Ansökan om medel ur Jenny- och Carl-Johan Bergströms Fond Dnr 2016/00085 Rapportering icke verkställda beslut 3:e kvartalet Dnr 2016/00095 Riktlinjer för fonder... 14

3 3(14) 71 Dnr 2194 Information från kommunchefen beslutar Tacka för informationen. Kommunchef Kerstin Söderlund presenterar sig själv. Kerstin började jobba i kommunen den 1 juni i år. Kerstin informerar bland annat om: Att hon håller på med en genomgång av de styrdokument och riktlinjer som finns i kommunen. Att hon har startat upp en ledningsgrupp bestående av förvaltningscheferna, VD för bolagen, kommunens tekniska chef, ekonomichefen samt personalchefen. Gruppen arbetar främst med frågor av strategisk karaktär. Kommunens verksamhetsresultat. Bland annat har kommunen deltagit för första gången i medborgarundersökningen från SCB. Kommunen rapporterar även in olika uppgifter för Kommunens kvalitet i korthet, KKiK, där olika mått på kvalitet och effektivitet redovisas. Fullmäktiges mål att kommunen ska ligga bland de 100 bästa kommunerna i de mätningar som görs med möjlighet till ranking.

4 4(14) 72 Dnr 2208 Information från medicinskt ansvarig sjuksköterska och medicinskt ansvarig för rehabilitering beslutar Tacka för informationen. Medicinskt ansvarig sjuksköterska Klas Öhman och medicinskt ansvarig för rehabilitering Johanna Flyckt informerar om den nya tjänsten som MAR. Johanna har jobbat som MAR sedan i mitten av oktober i år, hon jobbar inom rehab och med hjälpmedel. Hon arbetar som arbetsterapeut 70 % och MAR 30 %. Hon har sedan hon började bland annat genomfört en genomgång av alla hjälpmedel på de särskilda boendena. I övrigt informerar de bland annat om: En avvikelse enligt Lex Maria kommer att göras. En genomgång av skyddsåtgärder på boendena ska göras, bland annat ska man se över så att samtycke alltid finns vid användning. Användningen av sociala medier under arbetstid, en händelse inom äldreomsorgen utreds nu. Önskemål finns om att det i kommunen ska vara gemensamma riktlinjer för användning av social medier och privata telefoner under arbetstid finns. En apotekare har gjort en granskning på de särskilda boendena och av läkemedelsvagnarna. Överlag ser det bra ut, dock finns det ibland problem med att personal inte signerar läkemedelslistorna förrän de slutar för dagen. Detta även om de gett medicin flera gånger under arbetsdagen. Läkemedelsavvikelserna har gått ner. Nu är antalet 44 stycken, vilket kan jämföras med cirka 150 vid samma tidpunkt förra året. Det pågår en ny upphandling för förbandsmaterial. Influensavaccineringen är snart färdig.

5 5(14) 73 Dnr 2016/00028 Anmälningsärenden 2016 beslutar Med beaktande lägga anmälningsärendena till handlingarna. Protokoll från hjälpmedelsnämnden Dnr Revidering av riktlinjer för uppvaktning Dnr Revisionsrapport hantering av IT Dnr Riktlinjer och handlingsplan för hot och våld mot anställda och förtroendevalda i Smedjebackens kommun Dnr Beslutsunderlag Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott

6 6(14) 74 Dnr 2016/00033 Anmälan av delegation 2016 beslutar Lägga delegationsbesluten till handlingarna. Beslut fattade på arbetsutskottets sammanträde enligt följande: 66 Beslut om nedskrivning av eller befrielse från skuld avseende debiterad avgift inom äldre- och handikappomsorgen enligt 4 kap. 2 SoL Dnr Beslut om nedskrivning av eller befrielse från skuld avseende debiterad avgift inom äldre- och handikappomsorgen enligt 4 kap. 2 SoL Dnr Beslutsunderlag Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott

7 7(14) 75 Dnr 2016/00029 Delegationsbeslut 2016 beslutar Lägga delegationsbesluten till handlingarna. Anmälan om anställningar inom omsorgsförvaltningen. Delegationsbeslut från biståndshandläggare äldreomsorgen för september och oktober Delegationsbeslut från biståndshandläggare LSS och psykiatri för september och oktober Beslutsunderlag Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott

8 8(14) 76 Dnr 2016/00011 Budgetuppföljning 2016 beslutar Godkänna rapporten och lägga rapporten till handlingarna. Ge förvaltningen i uppdrag att arbeta med att nå nollresultat. Månad: Oktober Periodbud. Utfall Avvikelse Budget, Helår Prognos, Helår Avvikelse Intäkt Kostn Netto Uppföljning per verksamhet: Det är fortfarande svårt att förutsäga om omsorgen kommer att göra ett mindre underskott eller överskott. Det prognostiserade underskottet har minskat under året så trenden har gått åt rätt håll. Förvaltningsövergripande verksamhet: Prognosen pekar mot ett överskott på 100 tkr. Bemanningscentralens personalkostnad överskrider budgeten och redovisar underskott. Övriga verksamheter redovisar överskott. Färdtjänsten är svår att beräkna men prognosen pekar på ett underskott för LSS och psykiatri: Prognosen visar ett överskott på tkr. Verksamheten inom LSS är svår att beräkna p g a osäkerheten vad gäller nya ärenden och ärenden som överklagats. I nuläget är det inte fler ärenden än antalet som beräknades i budgeten vad gäller assistans ärenden, antalet elevhemsboenden är lägre än beräknat. Gruppbostäderna redovisar överskott vad gäller hyror och intäkter. Avdelningen redovisar även överskott vad gäller personalkostnaderna. Äldreomsorgen: Beräknas ge ett underskott på tkr. Lönekostnaderna inom hemtjänsten är fortfarande högre än budget och beräknas ge ett underskott på tkr. Personalkostnaderna inom vissa särskilda boenden redovisar underskott för att vi har varit tvungna att sätta in extra resurser för att klara verksamheten. Löneökningen för Kommunals

9 9(14) medlemmar är medräknad i prognosen och är en starkt bidragande orsak till underskottet. Hyror, taxor och avgifter beräknas ge överskott Tomma lägenheter och rum: 9 rum 2 st 1 st 0 st 3 st 5 st Lyktan, korttidsplatser 9 st 12 st 11 st 11 st 9 st 10 st Antal hemtjänstärenden: 252 st 228 st 227 st 231 st 235 st 238 st Vidtagna/Planerade åtgärder och effekter av dessa Det är ännu svårt att sia om vår budget kommer att hållas Vi ser flera avvikelser gentemot budget som kommer att påverka årets resultat. Några faktorer pekar mot ett minusresultat. Hemtjänsten är den verksamhet som ser ut att ha svårast att hålla sin budget även i år men även flera av våra särskilda boenden inom äldreomsorgen har genererat visst underskott under året. Vi har under ganska långa perioder varit tvungna att ta in extra resurser på flera av våra boenden för att klara av att upprätthålla vårdkvaliteten. Det handlar om dementa boende som uppvisar stor oro och utåtagerande beteende. Lönekostnaderna har även blivit betydligt större än beräknat, främst pga kommunals centrala avtal där en särskild satsning gjordes på alla undersköterskor. Vi hade också en tuff vinter/vår med ovanligt många sjuka medarbetare, vi genomled perioder med svåra förkylningar/influensor samt utbrott av magsjuka som har lett till höga vikariekostnader under årets första månader. Vi har också drabbats av ökade kostnader för kläder då vi måste gå över till leasing av arbetskläder och tvätt för en stor del av personalstyrkan. De nya kläderna tas i bruk först under hösten så merparten av kostnadsökningen slår igenom först Andra faktorer pekar i en mer positiv riktning. LSS verksamheten ser ut att gå med plusresultat. Vi ser att hyreskostnaderna blir lägre än beräknat tack vare den låga inflationen och årets hyror kommer inte att öka i den takt vi har räknat med. Vi har även de statliga extramedel om ca 2,6 miljoner kronor som kommer vår verksamhet tillgodo under förutsättning att vi använder medlen till stärkt bemanning inom äldreomsorgen. Vi räknar med att hela statsbidraget förbrukas.

10 10(14) Hot/Möjligheter Hot Höga sjukskrivningstal som har lett till höga vikariekostnader Att hemtjänsten inte klarar av att spara/effektivera verksamheten i tillräckligt stor omfattning för att närma sig budget Köpta platser Stor osäkerhet vad gäller kostnaderna för personlig assistans Alltid osäkert vad gäller volymen på den vård och omsorg vi ska erbjuda kommuninnevånarna. Svårast att beräkna är LSS, hemtjänsten och hemsjukvården. Lönekostnadsökningar som inte ryms inom ramökningen Nya lagkrav som leder till ökade kostnader Möjligheter Att få ner sjukskrivningstalen Att få ner vikariekostnaderna via en utökad pool som också innebär ökad kvalitet i verksamheten Att fortsätta effektivera hemtjänstens verksamhet och höja kvaliteten i verksamheten Färre köpta platser utanför kommunen Genomlysning av sjuksköterskeverksamheten och ett nytt sätt att arbeta/organisera verksamheten Lägre hyror än beräknat 2016 pga uteblivna hyresökningar Fortsatt teknikutveckling i verksamheterna i syfte att effektivera, höja kvaliteten och spara pengar Beslutsunderlag Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott

11 11(14) 77 Dnr 2016/00099 Ansökan om medel ur Jenny- och Carl-Johan Bergströms Fond beslutar Bevilja ansökningen. Från Hedgårdens enhetschef Ulla-Britt Carlsson föreligger ansökan om att få disponera medel ur Jenny- och Carl-Johan Bergströms fond. Pengarna är tänkta att användas till att bjuda de boende på Hedgården, samt de pensionärer som intar sin lunch på boendet, på en julfest med kaffe, tårta och underhållning. Beloppet är cirka kronor. Beslutsunderlag Ansökan om medel ur Jenny- och Carl-Johan Bergströms fond, skrivelse från Hedgårdens enhetschef

12 12(14) 78 Dnr 2016/00085 Rapportering icke verkställda beslut 3:e kvartalet 2016 beslutar Godkänna rapporten och överlämna rapporten till kommunfullmäktige. Rapportering icke verkställda beslut och avbrott enligt 4 kapitlet 1 socialtjänstlagen (SoL) samt 9 LSS avseende 3:e kvartalet Rapportering gäller gynnande beslut om bistånd enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen och beslut enligt 9 lag om stöd och service till vissa funktionshindrade LSS, som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Motsvarande rapporteringsskyldighet gäller även beslut som inte verkställs på nytt inom tre månader efter det att verkställigheten avbrutits. När ett ärende som tidigare rapporterats som icke verkställt, senare verkställs, ska detta rapporteras. Rapporteringen sker till Inspektionen för Vård och Omsorg IVO, kommunens revisorer och kommunfullmäktige (avidentifierad). En kvartalsrapport lämnas där det anges om det finns beslut att rapportera in eller inte. Varje icke verkställt beslut rapporteras till IVO i en individrapport med typ av verksamhet, insats, beslutsdatum, personnummer och kön samt anledning till att beslutet icke verkställts: SoL ÄO - äldreomsorg SoL OF - omsorg om personer med funktionsnedsättning LSS OF - omsorg om personer med funktionsnedsättning När ett ärende som tidigare rapporterats som icke verkställt, senare verkställs, ska detta rapporteras till IVO och revisorerna. Rapporteringen görs via e-tjänst. För äldre- och handikappomsorg fanns 3:e kvartalet 2016 två beslut att rapportera.

13 13(14) Datum för avbrott Verksamhet Insats Kön Födelseår Anledning till att beslutet ej verkställts på nytt inom 3 månader Datum för beslut Verksamhet Insats Kön Födelseår Anledning till att beslutet ej verkställts inom 3 månader SoL Permanent bostad SoL Permanent bostad Kvinna 1936 Resursbrist. Kvinna 1925 Den enskilde har tackat nej till erbjudande Rapportering till Inspektionen för Vård och Omsorg gjord Rapportering till kommunens revisorer Beslutsunderlag Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott Skrivelse från avgiftshandläggare vid omsorgsförvaltningen,

14 14(14) 79 Dnr 2016/00095 Riktlinjer för fonder beslutar Att anta föreslagna riktlinjer för de fonder och testamente som finns tillgängliga att söka medel ur riktat till äldreomsorgens verksamheter och att börja tillämpa de nya riktlinjerna från förvaltar två fonder och ett testamente som riktar sig till äldreomsorgens boenden. AV Jacobssons fond som får användas till kommunens samtliga äldreboenden. J&CJ Bergströms fond som enbart riktar sig till äldreboendet i Söderbärke samt det nytillkomna testamentet från G Norström som riktar sig till Solhöjden och Allégården. Förvaltningen har tagit fram ett förslag till hur medlen kan disponeras för att komma alla kommunens äldreboenden tillgodo i enlighet med testaminatorernas vilja samt på ett genomtänkt sätt så att medlen på bästa sätt förgyller vardagen för vår boende på samtliga äldreboenden i kommunen. De nya riktlinjerna är tänkta att tas i bruk 1 januari Beslutsunderlag Riktlinjer för utdelning ur omsorgsnämndens fonder och testamente, skrivelse från förvaltningschef Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott