Johan Ahlbäcks plats 7, Smedjebacken

Transkript

1 1(18) Plats och tid Wanbo Herrgård, Smedjebacken, onsdagen den 6 december 2017 kl 09:00-10:45 Beslutande Ledamöter Monica Forsgren (S), Ordförande Mats Jakobsson (S), 1:e vice ordförande Monica Georgsson (S) Robert Göransson (V) Kristina Karlsson (M) Christina Brunell (M) Bjarne Magnusson (C) Christer Gåsfors (S) Ersättare Vanja Larsson (V) Yvonne Johansson (MP) Solweig Nyrede (S) Tjänstgörande Övriga närvarande Justerare Patricia Andersson Lena Eriksson Catrin Hedlund Elisabet Zimmer Anette Billström Sara Palmqvist Christina Brunell Personalsekreterare 83 Anhörigsamordnare 84 Kommunal Förvaltningschef Förvaltningsekonom Sekreterare Justeringens plats och tid Johan Ahlbäcks plats 7, kl. 12:30 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Sara Palmqvist Ordförande Monica Forsgren Justerare Christina Brunell ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Johan Ahlbäcks plats 7, Smedjebacken Underskrift Sara Palmqvist

2 2(18) Ärendelista 83 Dnr 2673 Information från personalsekreterare Dnr 2017/00131 Riktlinjer anhörigstöd Dnr 2017/00061 Anmälan av delegation Dnr 2017/00036 Budgetuppföljning Dnr 2017/00026 Budget 2018 samt plan Dnr 2017/00120 Rapportering icke verkställda beslut 3:e kvartalet Dnr 2017/00130 Dokumenthanteringsplan omsorgsnämnden Dnr 2017/00128 Samverkan för trygg och effektiv utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Dnr 2017/00129 Personuppgiftsombud för omsorgsnämnden Dnr 2017/00122 Samråd om ny översiktsplan Dnr 2017/00008 Delegationsbeslut Dnr 2017/00007 Anmälningsärenden

3 3(18) 83 Dnr 2673 Information från personalsekreterare beslutar Tacka för informationen. Personalsekreterare Patricia Andersson informerar om sjukfrånvaron. Det senaste året har sjukfrånvaron gått från 7, 74 % till 7, 14 % i kommunen. För omsorgsförvaltningens verksamheter är samma siffror 11, 03 % till 9, 57 %. Ett stort arbete har gjorts av personalavdelningen för att försöka förkorta rehabiliteringsprocesserna för de personer som är sjukskrivna. Enhetschefer ska ha ett samtal med personal efter korttidsfrånvaro vid tre tillfällen under ett halvår respektive fem tillfällen under ett år. Vid detta samtal ska ett dokument fyllas i av chefen som sedan skickar det till personalavdelningen. Förvaltningsekonom Anette Billström har sett att sjuklönekostnaderna gått ner under året i hemtjänsten, något som skulle kunna härledas till frisk- och sjukanmälan som använts där. Det är cirka personer som sökt friskvårdsbidrag i kommunen i år.

4 4(18) 84 Dnr 2017/00131 Riktlinjer anhörigstöd beslutar Anta föreslagna riktlinjer för anhörigstöd. Anhörigsamordnare Lena Eriksson presenterar sig själv och informerar om de riktlinjer hon tagit fram gällande anhörigstödet för omsorgsförvaltningen i Smedjebackens kommun. Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott Riktlinjer anhörigstöd för omsorgsförvaltningen Smedjebackens kommun

5 5(18) 85 Dnr 2017/00061 Anmälan av delegation 2017 beslutar Med beaktande lägga delegationsbeslutet till handlingarna. Beslut fattade på arbetsutskottets sammanträde enligt följande: 74 Beslut om nedskrivning av eller befrielse från skuld avseende debiterad avgift inom äldre-och handikappområdet enligt 4 kap. 2 SoL Dnr Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott

6 6(18) 86 Dnr 2017/00036 Budgetuppföljning 2017 beslutar Godkänna rapporten och lägga rapporten till handlingarna. Månad: Oktober Periodbud. Utfall Avvikelse Budget, Helår Prognos, Helår Avvikelse Intäkt Kostn Netto Uppföljning per verksamhet: Förvaltningsövergripande verksamhet: Prognosen pekar mot ett överskott på ca 400 tkr. Administrationen redovisar överskott. Färdtjänsten är svår att beräkna men prognosen pekar på ett underskott för 2017, ny fördelning av kostnaderna via Dalatrafik gör att kostnaden för färdtjänst är betydligt högre än beräknat, detta finns inte med i prognosen. LSS och psykiatri: Prognosen visar ett underskott på ca tkr. Flera ärenden, både utökning och nya behov har verkställts i förvaltningen, detta medför kostnader som inte finns med i budgeten. Kommunens kostnader för personlig assistans beräknas också ge underskott pga fler ärenden som belastar kommunen. Gruppbostäderna redovisar överskott vad gäller hyror och intäkter. Avdelningen redovisar även överskott vad gäller personalkostnaderna. Ett ärende är under utredning och detta finns delvis med i prognosen. Äldreomsorgen: Beräknas ge ett överskott på 200 tkr. Lönekostnaderna inom äldreomsorgen är högre än budgeterat inom flera områden, kostnaderna för lokaler redovisar dock ett överskott. Tomma rum gör att intäkterna inom vissa boenden redovisar lägre intäkt än beräknat.

7 7(18) Tomma lägenheter och rum: 10 st 6 st 4 st 5 st 7 st 4 st Lyktan, korttidsplatser 10 st 12 st 8 st 9 st 10 st 6 st Antal hemtjänstärenden: 191 st 187 st 183 st From aug 2017 hämtas antal hemtjänstärenden från alfa e-planering Vidtagna/Planerade åtgärder och effekter av dessa Vi prognostiserar för ett underskott om ca 1,4 miljon pga. flera nya ärenden inom LSS som genererar stora kostnader. En osäkerhetsfaktor detta år är den nyligen införda friskvårdspengen som vi inte vet hur många som kommer att utnyttja. Vi inför även ny teknik och nya hjälpmedel i verksamheterna som förhoppningsvis på sikt kan innebära en besparing men som kortsiktigt innebär ökade kostnader. T ex har vi under året köpt in mobiler åt hela hemtjänsten, ny programvara, leasat arbetskläder osv. Lönekostnaderna har också ökat i snabbare takt än påslaget vi får på ramen. Det är alltfler yrkeskategorier som upplever en mycket god arbetsmarknad och rörligheten mellan olika arbetsgivare är stor. En konsekvens av detta är att vi måste justera lönerna uppåt för allt fler yrkesgrupper för att få behålla medarbetarna. Vi ser att hyreskostnaderna blir lägre än beräknat tack vare den låga inflationen och årets hyror kommer inte att öka i den takt vi har räknat med. Vi har även de statliga extramedel om ca 2,6 miljoner kronor som kommer vår verksamhet tillgodo under förutsättning att vi använder medlen till stärkt bemanning inom äldreomsorgen. Vi räknar med att hela statsbidraget förbrukas under året. Kan vi spara? Vi ser inte någon möjlighet att i nuläget minska bemanningen i de olika vård- och omsorgsverksamheter vi bedriver. Vår bemanningstäthet är ställvis redan lägre än önskvärt och ingen verksamhet har i dagens läge luft i systemet. Alla verksamhetschefer är medvetna om förvaltningens ekonomiska läge och försöker hålla igen på alla kostnader. När det t ex finns lediga rum på boenden så minskas bemanningen för att spara på personalkostnader. Sammantaget ser vi ingen möjlighet att fullt ut spara in de ökade kostnaderna för ärenden inom LSS med mindre än att det skulle påverka omsorgens verksamheter på ett påtagligt negativt sätt.

8 8(18) Hot/Möjligheter 2017 Hot Höga sjukskrivningstal som leder till höga vikariekostnader Köpta platser, framförallt inom LSS Ökade kostnader för personlig assistans Alltid osäkert vad gäller volymen på den vård och omsorg vi ska erbjuda kommuninnevånarna. Svårast att beräkna är LSS, hemtjänsten och hemsjukvården. Lönekostnadsökningar som inte ryms inom ramökningen Nya lagkrav som leder till ökade kostnader Möjligheter Att få ner sjukskrivningstalen Att få ner vikariekostnaderna via vår utökade pool som också innebär ökad kvalitet i verksamheten Att fortsätta effektivera hemtjänstens verksamhet och höja kvaliteten i verksamheten Färre köpta platser utanför kommunen Lägre hyror än beräknat 2017 på grund av uteblivna hyresökningar Fortsatt teknikutveckling i verksamheterna i syfte att effektivera, höja kvaliteten och frigöra medel till annat Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott

9 9(18) 87 Dnr 2017/00026 Budget 2018 samt plan beslutar 1. Med hänsyn tagen till analysen ge omsorgsförvaltningen i uppdrag att verkställa omsorgsnämndens ambition att nå nollresultat i 2018 års budget. 2. Inte bilägga beskrivningen till protokollet. Kristina Karlsson (M), Christina Brunell (M) och Bjarne Magnusson (C) reserverar sig mot beslutet att inte ta med beskrivningen som en bilaga till protokollet. Förvaltningschef Elisabet Zimmer och förvaltningsekonom Anette Billström informerar om de rådande budgetförutsättningarna för omsorgsförvaltningen 2018, en kortfattad analys av detta med beskrivning av risker och möjligheter har delats ut till nämnden. Yrkanden Bjarne Magnusson (C) yrkar att beskrivningen ska biläggas protokollet. Monica Forsgren (S) yrkar att beskrivningen inte ska biläggas protokollet. Efter framställd proposition mellan Monica Forsgrens och Bjarne Magnussons förslag förklarar ordförande att omsorgsnämnden beslutat enligt Monica Forsgrens förslag.

10 10(18) 88 Dnr 2017/00120 Rapportering icke verkställda beslut 3:e kvartalet 2017 beslutar Godkänna rapporten och överlämna rapporten till kommunfullmäktige. Rapportering icke verkställda beslut och avbrott enligt 4 kapitlet 1 socialtjänstlagen (SoL) samt 9 LSS avseende 3:e kvartalet Rapportering gäller gynnande beslut om bistånd enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen och beslut enligt 9 lag om stöd och service till vissa funktionshindrade LSS, som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Motsvarande rapporteringsskyldighet gäller även beslut som inte verkställs på nytt inom tre månader efter det att verkställigheten avbrutits. När ett ärende som tidigare rapporterats som icke verkställt, senare verkställs, ska detta rapporteras. Rapporteringen sker till Inspektionen för Vård och Omsorg IVO, kommunens revisorer och kommunfullmäktige (avidentifierad). En kvartalsrapport lämnas där det anges om det finns beslut att rapportera in eller inte. Varje icke verkställt beslut rapporteras till IVO i en individrapport med typ av verksamhet, insats, beslutsdatum, personnummer och kön samt anledning till att beslutet icke verkställts: SoL ÄO - äldreomsorg SoL OF - omsorg om personer med funktionsnedsättning LSS OF - omsorg om personer med funktionsnedsättning När ett ärende som tidigare rapporterats som icke verkställt, senare verkställs, ska detta rapporteras till IVO och revisorerna. Rapporteringen görs via e-tjänst. För äldre- och handikappomsorg fanns 3:e kvartalet 2017 inget beslut att rapportera.

11 11(18) Datum för avbrott Verksamhet Insats Kön Födelseår Anledning till att beslutet ej verkställts på nytt inom 3 månader Datum för beslut Verksamhet Insats Kön Födelseår Anledning till att beslutet ej verkställts inom 3 månader Rapportering till Inspektionen för Vård och Omsorg gjord Rapportering till kommunens revisorer Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott Skrivelse från avgiftshandläggare,

12 12(18) 89 Dnr 2017/00130 Dokumenthanteringsplan omsorgsnämnden beslutar Dokumenthanteringsplan för omsorgsnämnden antas enligt upprättat förslag. s nuvarande dokumenthanteringsplan upprättades och har nu reviderats. De största förändringarna som gjorts är att ett separat avsnitt för personaladministration har lagts till och att layouten har uppdaterats. Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott Dokumenthanteringsplan omsorgsnämnden 2017

13 13(18) 90 Dnr 2017/00128 Samverkan för trygg och effektiv utskrivning från sluten hälso- och sjukvård beslutar Godkänna överenskommelsen mellan Landstinget Dalarna och kommunerna i samverkan för trygg och effektiv utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Överenskommelse om samverkan för trygg och effektiv utskrivning från sluten hälso- och sjukvård har inkommit från Region Dalarnas direktion. Överenskommelsen har sin grund i lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård, vilken gäller från och med den 1 januari Överenskommelsen ersätter tidigare gällande överenskommelse om samordnad vårdplanering mellan landstinget och respektive kommun. Region Dalarnas direktion rekommenderar parterna att godkänna överenskommelsen. Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott Länsövergripande överenskommelse mellan Landstinget Dalarna och kommunerna i Dalarna - Samverkan för trygg och effektiv utskrivning från sluten hälso- och sjukvård,

14 14(18) 91 Dnr 2017/00129 Personuppgiftsombud för omsorgsnämnden beslutar 1. IT-strateg Christer Granqvist utses till personuppgiftsombud för omsorgsnämnden. 2. Anmälan om nytt personuppgiftsombud ska inlämnas till Datainspektionen. Kommunstyrelsen beslöt den 9 december 2014 att utse Axel Danielsson (Axel Danielsson Konsult AB) till personuppgiftsombud. Särskilt avtal tecknades för tjänsten. Axel Danielsson har nu sagt upp avtalet och därmed måste nytt personuppgiftsombud utses. Enligt lagen är det i en kommun de enskilda nämnderna som är personuppgiftsansvariga för de uppgifter som behandlas inom det egna ansvarsområdet. Detsamma gäller för styrelsen i de kommunala bolagen. Personuppgiftsansvariga utser personuppgiftsombud och ska anmäla detta till Datainspektionen. Personuppgiftslagen, PuL, har till syfte att skydda personer mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Lagen gäller i huvudsak för sådan behandling av personuppgifter som helt eller delvis är automatiserad. PuL innehåller en rad regler som den som är personuppgiftsansvarig måste iaktta för att åstadkomma ett gott skydd för personuppgifter. Personuppgiftsombudet ska hjälpa den personuppgiftsansvarige att uppfylla lagens krav och bidra till att skapa ordning och reda. Enligt PuL ska ombudet självständigt se till att den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed. Ombudet bör genomföra interna kontroller över de behandlingar som myndigheten gör, påpeka brister i dessa behandlingar för den personuppgiftsansvarige och - om de inte korrigeras - anmäla detta till Datainspektionen.

15 15(18) Ombudet ska också föra förteckning över behandlingarna samt hjälpa de registrerade att korrigera eventuellt felaktiga uppgifter. Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott Dataskyddsinspektionens faktablad och anmälningsblankett

16 16(18) 92 Dnr 2017/00122 Samråd om ny översiktsplan beslutar Inte ha något att erinra mot samråd gällande ny översiktsplan för Smedjebackens kommun. Samrådshandlingar gällande ny översiktsplan för Smedjebackens kommun har inkommit till omsorgsnämnden. Sista dag för synpunkter är den 16 december. Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott Samråd om ny översiktsplan

17 17(18) 93 Dnr 2017/00008 Delegationsbeslut 2017 beslutar Lägga delegationsbesluten till handlingarna. Anmälan om anställningar inom omsorgsförvaltningen. Delegationsbeslut från biståndshandläggare äldreomsorgen för september och oktober. Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott

18 18(18) 94 Dnr 2017/00007 Anmälningsärenden 2017 beslutar Med beaktande lägga anmälningsärendena till handlingarna. Kommunikationspolicy Dnr Protokoll Hjälpmedelsnämnden Dnr Protokollsutdrag Avsägelse som ledamot i omsorgsnämnden Dnr Protokollsutdrag Tidplan bokslutsarbete 2017 Dnr Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott