Årsredovisning Kommunstyrelsen. Årsredovisning 2015 Kommunstyrelsen

Transkript

1 Årsredovisning 2015 Kommunstyrelsen h Årsredovisning 2015 Kommunstyrelsen

2 Kommunstyrelsens årsredovisning 2015 Kommunstyrelsens årsredovisning Viktiga händelser... 3 Mål... 5 Uppdrag... 5 Ekonomi... 8 Köp av huvudverksamhet... 9 Kvalitet, verksamhetsutveckling och effektivisering... 9 Tvärsektoriella frågor Medarbetare Framtida utmaningar och förändringar Internkontrollplan Konkurrensplan Valnämnden Överförmyndarnämnden Stadsledningsförvaltningens verksamhet

3 Kommunstyrelsens årsredovisning 2015 Viktiga händelser Kommunfullmäktige beslutade att omvandla stadens långfristiga utlåning till Norrenergi AB, Solna Vatten AB och Råsunda Förstads AB till aktieägartillskott från staden till bolagen. Aktieägartillskotten uppgick per den sista april till 661,7 mkr, varav 220,0 mkr avser Solna Vatten, 75 mkr Råsunda Förstads AB och 366,7 mkr Norrenergi AB. Under 2015 såg gruppledarna i kommunstyrelsen över och reviderade stadens styr- och uppföljningssystem. Det nya systemet innebär att kommunfullmäktige fastställer vision och fyra övergripande mål för staden i sin helhet, nämndmål för respektive nämnd samt nyckeltal för uppföljning av övergripande mål och nämndmål. Syftet är att öka den politiska styrningen i staden och att förtydliga styrkedjan från kommunfullmäktige till medarbetare. Kommunfullmäktige beslutade om det nya styr- och uppföljningssystemet i stadens verksamhetsplan och budget för Efter beslut i kommunfullmäktige under 2014 tog den internationella driftoperatören Lagardère Unlimited Stadium Solutions (LUSS) i början av 2015 över driften av Friends Arena. I november 2015 öppnade Mall of Scandinavia, som är Skandinaviens största köpcentrum, och infrastrukturen i Arenastaden färdigställdes. Kommunfullmäktige fattade beslut om att ett markbyte med Råsta Holding AB i syfte att uppfylla avtalade villkor i det ursprungliga aktieägaravtalet med övriga delägare. Beslutet innebär att staden ersätter mark i Arenastaden med annan mark i nordvästa Huvudsta. Norrenergi och Fortum tecknade avtal om ett långsiktigt produktionssamarbete för fjärrvärme. I samband med det fattade kommunfullmäktige i Solna och Sundbyberg beslut om ett optionsavtal med Fortum Värme, som ger bolaget, om och när ägarkommunerna gemensam bestämmer sig för att avyttra Norrenergi, rätt att förvärva Norrenergi till det marknadspris som gäller vid försäljningstillfället. Kommunfullmäktige antog en miljöpolicy och kommunstyrelsen en miljöstrategi. I policyn och strategin läggs tre huvudområden; hållbar stadsutveckling, effektiv resursanvändning och god livsmiljö fast och kommer att utgöra inriktningen för Solna stads fortsatta miljöarbete. Kommunstyrelsen beslutade om dels samråd, dels utställning av förslaget till ny översiktsplan för Solna Översiktsplan Gruppledarna i kommunstyrelsen har varit styrgrupp för arbetet. Inriktningen i förslaget till översiktsplan är att staden ska växa på ett ekonomiskt, miljömässigt och socialt hållbart sätt. De olika stadsdelarna med sina olika karaktärer, formar tillsammans en sammanhållen stad. Planeringen för utbyggnaden av den nya gula tunnelbanelinjen fortsatte under Stockholms läns landsting presenterade ett förslag till sträckning och stationslägen för den nya tunnelbanan, som kommunstyrelsen ställde sig bakom. Sträckningen planeras gå från Odenplan, förbi station Hagastaden, genom Hagalund till station Arenastaden. Parallt arbetades ett underlag till en intresseanmälan till Sverigeförhandlingen för en fortsatt utbyggnad av den gula tunnelbanelinjen fram. Under året fattades beslut om principöverenskommelser, som ger staden cirka 70 mkr i ytterligare medfinansiering av utbyggnaden av tunnelbanan. 3

4 Kommunstyrelsen beslutade om inriktningen och organisation för det fortsatta utvecklingsarbetet i Bergshamra och Hagalund. Besluten innebar bl a att uppdrag gavs om att påbörja programarbetet i stadsdelarna för att utreda var och i vilken omfattning ny bebyggelse är lämplig, liksom att påbörja arbetet med förbättringar av stadsmiljön. Kommunstyrelsen beslutade om inriktningen för en ny skola i Järvastaden, som kommer att öppna hösten Beslutet innebar att Hemsö Fastigheter kommer att bygga, äga och förvalta en skola med plats för drygt 500 elever från förskoleklass till årskurs 6, och Hemsö har i sin tur tecknat avtal med Raoul Wallenbergskolan, som avser att driva skolan. Inom kommunstyrelsens förvaltning, stadsledningsförvaltningen, startades i januari 2015 ett gemensamt kontaktcenter för hela staden. Kontaktcentret är den gemensamma ingången till Solna stad, och syftar till att snabbare ge medborgare och företagare svar, råd och vägledning i frågor inom stadens ansvarsområden. Under 2015 hanterade kontaktcenter drygt ärenden. Stadsledningsförvaltningen samordnade även stadens arbete med att möta det ökade antalet nyanlända (ensamkommande barn, vuxna asylsökande och vuxna med permanent uppehållstillstånd), som kom till Solna under hösten Fokus har legat på att ordna boenden, skolgång, samhällsorientering och annat stöd som ger de nya solnaborna en bra start på livet i Sverige. Stadsledningsförvaltningen har löpande hållit gruppledarna i kommunstyrelsen uppdaterade om utvecklingen. Kommunfullmäktige beslutade under året om fyra större exploateringsavtal omfattande sammanlagt cirka 650 lägenheter och kvm kontor. Kommunstyrelsen beslutade om principöverenskommelser eller markanvisningsavtal för elva nya projekt, sammanlagt omfattande cirka lägenheter, varav 70 LSS-lägenheter, samt kvm kontor. Kommunstyrelsens arbetsutskott tecknade under 2015, på kommunstyrelsens delegation, tre nya lokala kollektivavtal inom arbetstidsområdet, som svarar mot ett modernt och flexibelt arbetsliv. Det handlar om avtal om att växla semesterersättning mot extra semesterdagar, avtal med årsarbetstid för tjänstemän med 40 timmars arbetsvecka samt årsarbetstid för verksamhetspersonal (i första hand schemalagd personal). Avtalen kommer att träda ikraft januari Under 2015 rankades Solna för åttonde året i rad som Sveriges näringslivsvänligaste kommun av Svenskt Näringsliv. Under de kommande åren etablerar sig Sodexo, Johnson & Johnson, SEB, TeliaSonera, Siemens, Svenska spel, Länsförsäkringar, KPMG och Telenor i Solna. Om kommunfullmäktige och kommunstyrelse Kommunfullmäktige är stadens högsta beslutande organ och fattar alltid beslut i frågor av principiell natur eller av större vikt. Kommunfullmäktige anger därför ramen för stadens verksamhet, fastställer budget och utdebitering, reglementen för nämnder, avgifter och likvärdiga frågor. Kommunfullmäktige består av 61 ledamöter och 35 ersättare. Under 2015 har kommunfullmäktige genomfört 12 sammanträden. Kommunstyrelsen bereder alla ärenden till kommunfullmäktige (utom valärenden). Tillsammans med de olika nämnderna har styrelsen ansvar för att genomföra kommunfullmäktiges beslut. 4

5 Kommunstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av kommunens angelägenheter och har uppsikt över övriga nämnder och företags verksamhet. Kommunstyrelsen består av 11 ledamöter och 7 ersättare. Mål Kommunstyrelsens och stadsledningsförvaltningens verksamhet styrs till stor del av de stadsövergripande inriktnings- och effektmålen. I verksamhetsplan och budget för 2015 har kommunstyrelsen därför använt många av stadens effektmål som nämndens mål och kommunstyrelsen har inga egna nämndspecifika mål för En utförlig analys och beskrivning av måluppfyllelsen av de stadsövergripande inriktnings- och effektmålen kommer i Solna stads årsredovisning. Uppdrag Stadsledningsförvaltningen har huvudansvaret för uppföljningen av de stadsövergripande uppdragen och kommer utifrån inkomna underlag och i dialog med förvaltningarna sammanställa dessa i Solna stads årsredovisning. Genomförandet av de uppdrag som kommunfullmäktige har gett kommunstyrelsen under 2015 redovisas nedan. Kommunstyrelsen får i uppdrag att göra en övergripande trafikstudie med fokus på näringsliv, miljö och hållbara boendemiljöer. Uppdraget slutförs under En workshop har genomförts under hösten 2015 med gruppledarna för de politiska partierna i kommunstyrelsen för att förtydliga vilka frågeställningar, som ska belysas i trafikstudien. Inriktningen är att, utifrån Solna stads kommande nya översiktsplan, analysera transportsystemet i Solna utifrån framför allt ett tillgänglighets-, framkomlighets- och kapacitetsperspektiv. En upphandling har genomförts av extern konsult för att genomföra trafikstudien. Kultur- och fritidsnämnden får i uppdrag att tillsammans med kommunstyrelsen göra en översyn av badtaxans konstruktion och nivåer i Solna i förhållande till andra kommuner i Stockholmsregionen. Uppdraget har slutförts under Uppdraget att göra en översyn av badtaxans konstruktion och nivåer i Solna i förhållande till andra kommuner i Stockholmsregionen är genomfört. Redovisning av uppdraget är gjord till kultur- och fritidsnämnden och till kommunstyrelsens beredning i muntliga föredragningar före sommaren, samt redovisat skriftlig redovisning i delårsrapporten i augusti. I jämförelsen framgår att av nitton jämförda bad i Stockholmsregionen, är det åtta bad med högre eller lika vuxentaxa samt nio bad med högre eller lika barn- och ungdomtaxa som Solna. Stadens badtaxor ligger i nivå med flertalet av de närliggande kommunerna. På vissa av baden erbjuds även multikort som i olika kombinationer ger tillgång till bad, gym och gruppträningar. I Solna kan också utebaden ingå i multikorten och det erbjuds också särskilda sommarkort till utebaden. Vissa av dessa kort gäller dessutom på flera badanläggningar i länet. Även ålder för barn- och ungdomstaxor, öppettider samt system för familjerabatter kan skilja mellan de olika baden. 5

6 Kultur- och fritidsförvaltningen fortsätter att följa frågan och återkommer vid behov med förslag till revidering av taxan. Förvaltningen arbetar även med att utveckla fördelningen av kostnader och intäkter tillsammans med entreprenören. Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med miljö- och hälsoskyddsnämnden ta fram en kemikalieplan i syfte att förbättra inomhusmiljön i förskolor och skolor. Uppdraget har slutfört under Kommunfullmäktige beslutade i samband med antagandet av verksamhetsplan och budget för 2015 att ge kommunstyrelsen i uppdrag att, i samverkan med miljö- och hälsoskyddsnämnden, ta fram en kemikalieplan i syfte att förbättra inomhusmiljön i förskolor och skolor. Därefter har kommunfullmäktige antagit en miljöpolicy och kommunstyrelsen en miljöstrategi, där uppdraget delvis justerats. Det beslutet innebär att respektive nämnd ska bryta ner policy och strategi i konkreta åtgärder. Arbetet har samordnats av kommunstyrelsen, genom stadsledningsförvaltningen i samverkan med miljö och byggnadsförvaltningen. En arbetsgrupp bestående av representanter från barnoch utbildningsförvaltningen, miljö- och byggnadsförvaltningen, tekniska förvaltningen och stadsledningsförvaltningen har, i enlighet med uppdragen, arbetat fram ett förslag till åtgärdsplan för kemikalier i förskolor och skolor. Förvaltningarna var överens om att utvidga uppdraget till att även omfatta utemiljön vid förskolor och skolor. Kommunfullmäktiges beslut om miljöpolicy pekar ut fokusområdena hållbar stadsutveckling, effektiv resursanvändning och god livsmiljö. Åtgärdsplanen för kemikalier i förskolor och skolor är barn- och utbildningsnämndens och tekniska nämndens gemensamma handlingsplan utifrån miljöpolicyn och föreslås gälla under återstoden av nuvarande mandatperiod. Åtgärdsplanen utgår från fyra insatsområden; rensa bort och fasa ut, upphandling och inköp, byggnad och utomhusmiljö samt utbildning och information. Totalt föreslås femton konkreta åtgärder för att minska barn och elevers exponering för skadliga kemikalier i stadens förskole- och skolmiljöer. Tekniska nämnden och barn- och utbildningsnämnden har beslutat om sina delar i planen under december Uppföljning av insatser enligt miljöpolicy och miljöstrategi sker i den löpande uppföljningsprocessen. Nämndernas plan är redovisad till kommunstyrelsen samma månad. Barn- och utbildningsnämnden får i uppdrag att tillsammans med kommunstyrelsen ta fram en strategi för att säkerställa den långsiktiga rekryteringen av lärare. Uppdraget har slutförts under Med utgångspunkt i uppdraget har en rekryteringsstrategi tagits fram i syfte att implementera urvalsmetoder med hög validitet, öka inflödet av sökande med efterfrågad kompetens samt stärka Solna stads arbetsgivarvarumärke. Fokus har legat på att utarbeta koncept för rekrytering av lärare och förskollärare, med syfte att ge stöd och avlastning till rekryterande rektorer och förskolechefer samt öka kvaliteten i genomförda rekryteringar. De koncept som har testats och funnits användbara är rekryteringsträffar, att lägga ut de första stegen av en rekryteringsprocess på en extern rekryteringsleverantör och arbetsprover. 6

7 Kommunstyrelsen får i uppdrag att se över och vidareutveckla vision, mål och nyckeltal för Solna stads verksamheter inför arbetet med verksamhetsplan och budget för Uppdraget har slutförts under Inom ramen för arbetet med planeringsunderlaget inför verksamhetsplan och budget för 2016 har gruppledarna för de politiska partierna i kommunstyrelsen gjort en översyn av Solna stads styrsystem. Arbetet har resulterat till ett nytt styr- och uppföljningssystem, där kommunfullmäktige fastställer dels en vision och fyra övergripande mål för staden i sin helhet, dels ett antal nämndmål för respektive nämnd. Syftet är att öka den politiska styrningen i staden och att förtydliga styrkedjan från kommunfullmäktige till medarbetare. Utifrån det nya styr- och uppföljningssystemet har kommunfullmäktige i stadens verksamhetsplan och budget för 2016 beslutat om vision, övergripande mål, finansiella mål, nämndmål, uppdrag samt nyckeltal. Kommunstyrelsen får i uppdrag att göra en extern genomlysning av stadens fastighetsbestånd som ger en aktuell bild av hur omfattande underhållsbehovet är och därtill en ekonomisk analys. Uppdraget slutförs under En upphandling pågår av extern konsult. Arbetet kommer att genomföras under 2016 och beräknas kunna avrapporteras under hösten Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda förutsättningarna för att inrätta investeringsfonder. Uppdraget har slutförts under Ärendet redovisades till kommunstyrelsen i december. Under de senaste fem åren har allt fler kommuner avsatt resurser för att arbeta med sociala investeringar med fokus på metodprövning, metodutveckling och/eller social innovation. Vid en kartläggning under år 2014 fanns ett sådant arbete i mer än 50 kommuner, som tillsammans hade haft utgifter på mer än en miljard kronor. En del kommuner har valt att kalla den här typen av samlade resurser för en social investeringsfond. Solna stad har inte använt sociala investeringsfonder som ett verktyg. Staden har under lång tid haft en stabil ekonomistyrning och en långsiktigt hållbar ekonomisk utveckling för staden, där en låg skattesats har kunnat kombineras med sjunkande arbetslöshet och minskande försörjningsstödskostnader och även förbättrade kvalitetsresultat i skolan och äldreomsorgen m.m. Solna stad har därför klarat flertalet av utmaningarna för kommunsektorn utan att behöva använda stora finansiella satsningar på förebyggande åtgärder inom dessa områden. Många andra kommuner har i stället valt att göra stora finansiella satsningar, bl.a. genom sociala investeringsfonder. Behovet av att införa ett verktyg med svårförutsägbara effekter är utifrån detta perspektiv mindre i Solna än i andra kommuner. Det finns alltså blandade erfarenheter från övriga kommunsverige av sociala investeringsfonder och Solnas nuvarande modell för ekonomistyrning och för förebyggande åtgärder fungerar väl. Solna stad bör därför inte införa nya varianter av ekonomistyrning inom detta område förrän det finns mer långsiktiga och entydigt positiva erfarenheter bland andra kommuner. 7

8 Ekonomi Driftbudget och utfall Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige visar en negativ avvikelse på 0,2 mkr jämfört med budget (-1,2 mkr år 2014). Avvikelsen förklaras främst av högre sammanträdeskostnader jämfört med budget. Kommunrevisionen Kommunrevisionen visar ett överskott på 0,1 mkr jämfört med budget (i nivå med budget år 2014). Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen inkl stadsledningsförvaltningen visar ett överskott på 18,1 mkr jämfört med budget (21,3 mkr år 2014). Överskottet beror främst på medelsreserven på 15,0 mkr, för stadens tillväxt och utbyggnad. Resterande överskott beror bl.a. på att medel för särskilda satsningar inte utnyttjas fullt ut, på lägre personalkostnader till följd av vakanser samt på högre intäkter för tomträtter och arrenden inom exploateringsverksamheten. Driftbudget och utfall netto, 2015 Driftbudget (tkr) Budget 2015 Utfall 2015 Politisk verksamhet varav Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Övriga politiska organ Rådet för funktionshinderfrågor Likabehandlingskommittén Internationella kommittén Allmänna val (Valnämnden) Stöd till partierna Gruppledarstöd Gemensam verksamhet Årsavgift SKL Bidrag Filmstadens Kultur Årsavgift KSL Bidrag Stiftelsen Vetenskapsstaden Bidrag Confidencen Årsavgift Stockholm Business Alliance SBA Övriga avgifter Stadsledningsförvaltningen varav Facklig verksamhet Medelsreserv Totalt KS/KF

9 Investeringar Investeringsutgifterna uppgår för året till 6,1 mkr, vilket är 23,7 mkr lägre än budget. Avvikelsen beror på förskjutning i tidplanen för projekt telefoni och datakom på grund av den pågående överprövningen av upphandlingen. Detta har också påverkat projekt skoldigitalisering, som kommer att pågå även under kommande år. Fokus har istället lagts på tidigare nämnda utbyggnad av datakommunikation till stadens lokaler samt på anskaffande av modern it-utrustning till skolor och förskolor, vilket sammantaget innebär att betydande investeringar genomförs. Köp av huvudverksamhet Stadens nettokostnad för brandförsvar/räddningstjänst visar ett överskott på 1,5 mkr jämfört med budget (-0,9 mkr år 2014). Överskottet beror på att Storstockholms Brandförsvarsförbund har återbetalat delar av medlemsavgifter till medlemskommunerna. Storstockholms Brandförsvarsförbund redovisar ett positivt resultat för år 2015 på 13,7 mkr. Kvalitet, verksamhetsutveckling och effektivisering Den 15 januari 2015 startade det stadsgemensamma kontaktcentret i syfte att förbättra servicen för solnaborna och solnaföretagare. Det har medfört att samtliga verksamheter har arbetat med att förbättra och utveckla sina arbetssätt, såväl för den egna verksamheten som i relation till kontaktcenter och övriga verksamheter i staden. Statistik från kontaktcenter ger nämnderna en överblick över inkomna ärenden och ett bra underlag för att utveckla och förbättra verksamheterna. Under 2015 registrerade kontaktcenter drygt ärenden ( ), varav cirka per telefon, ca per formulär och nära vid besök i stadshusets reception. Av alla ärenden som inkom till kontaktcenter löstes 65 procent direkt av kontaktcenter, vilket kan jämföras med målet som var 70 procent. Den generella kundnöjdheten hamnade på procent över året, med ett snitt på 83 procent, vilket kan jämföras med målet på 70 procent. Kommunstyrelsen har under året fortsatt att utveckla stadens styrning genom att arbeta fram ett nytt och förenklat styr- och uppföljningssystem för staden, vilken implementeras till verksamhetsåret En annan del i att utveckla stadens styrning, är det pågående arbetet med att förbättra och vidareutveckla stadens beslutsstöd (QlikView), införa ett verktyg för verksamhetsstyrning (Stratsys) samt implementera rekryteringsverktyget (ReachMee). Ett förbättringsarbete har påbörjats för att utveckla stadens byggnadsprocess, vilket innebär nya arbetssätt för stadsutvecklingsprojekt, men också verktyg för kalkylering och tidsplanering av projekt. Förändringarna förväntas skapa bättre samordning mellan stadsutvecklingsprojekt och ökad prognossäkerhet avseende antalet tillkommande bostäder och projektens påverkan på stadens investeringsbudget. Utifrån en granskning av stadens revisorer har nämnden sett över och utvecklat formerna för avtalsuppföljning avseende upphandlad verksamhet. Under året har fem avtalsuppföljningar genomförts och dessa visar att verksamheterna genomgående är väl fungerande och uppfyller vad som har avtalats. För att säkra och stärka kvaliteten i verksamheten pågår det många olika utbildningssatsningar för personalen. Under året har ett ledarutvecklingsprogram genomförts med samtliga chefer. För att 9

10 arbeta med rekrytering utifrån en kompetensbaserad rekryteringsmetodik har utbildningar genomförts. Staden har också arbetat fram tre nya lokala avtal inom arbetstidsområdet, som svarar mot ett modernt och flexibelt arbetsliv. Avtalen kommer att träda ikraft januari Kommunstyrelsen har skapat en ny organisation på stadsledningsförvaltningen från och med 1 december 2015 för att stärka det strategiska arbetet kopplat till beredningen av ärenden till kommunstyrelsen samt det planerade och strategiska kommunikationsarbetet kopplat till stadens utbyggnad. Tvärsektoriella frågor Internationellt arbete, likabehandling och miljöarbete Arbetet med att integrera likabehandling och internationellt arbete i verksamhetsplan och budget har fortsatt under året. I övrigt har arbetet haft fokus på att öka kompetensen om likabehandling och internationellt arbete genom seminarier och frukostmöten, uppmärksamma goda exempel samt ge bidrag till utvecklingsarbete och studieresor. Stadens miljöarbete har under året, utöver aktiviteterna inom respektive verksamhetsområde, haft fokus på att lägga grunden för ett modernt hållbarhetsarbete genom framtagandet och antagandet av en ny miljöpolicy och miljöstrategi. Under 2015 beslutade kommunfullmäktige om en miljöpolicy med tillhörande miljöstrategi för en hållbar stadsutveckling, en effektiv resursanvändning och god livsmiljö. I arbetet med stadens verksamhetsplan och budget för 2016 och dess uppföljningsmodell har ett arbete påbörjats för att ta fram aktiviteter som aktivt styr mot de tre prioriterade huvudområdena, samt relevanta mått för uppföljningen. Likabehandlings- och internationella kommittéerna har utvecklat nya former för dialog med nämnderna samt bidragit i revidering av regelverken för kommittéernas bidrag. Förtroendevalda, anställda och solnabor har bland annat haft tillfälle att lyssna till Augustpristagaren Kristina Sandberg i samband med den Internationella kvinnodagen och spelare från Somalia Bandy vid årets FN-dagsfirande. Jämställdhetsutmärkelsen, likabehandlingspriset och utmärkelsen årets internationalist uppmärksammar samtliga framgångsrikt likabehandlings- respektive internationellt arbete i staden. I december beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott om Likabehandlingskommitténs plan för lika rättigheter och möjligheter på arbetsplatsen för 2016 med sikte på 2017 och Arbetet styr mot samtliga inriktningsmål i stadens verksamhetsplan och budget. Medarbetare Antalet anställda på stadsledningsförvaltningen är 75 medarbetare, varav 49 kvinnor och 26 män. Medelåldern är 46,8 år. Sjukfrånvaron på stadsledningsförvaltningen är låg, 1,9 procent jämfört med 5,5 procent för staden som helhet. Antal anställda på förvaltningen har ökat sedan föregående år. Kontaktcenter har tillkommit som en ny verksamhet och några av stadens stödfunktioner såsom kommunikation, har centraliserats och därmed överförts till stadsledningsförvaltningen från fackförvaltningarna. Vid särskilda behov anlitar förvaltningen projektanställd personal samt konsulter för att hantera kompetens- och resursbehov utifrån stadens utveckling och tillväxt. Ett arbete pågår i syfte att identifiera kritisk kompetens och optimera fördelningen mellan anställda medarbetare och konsulter. Inriktningen är att konsulter ska vara ett stöd kortsiktigt och inte långsiktigt användas för 10

11 bemanning av förvaltningen. Såväl bemanningen på stadsledningsförvaltningen som rollfördelningen mellan gemensamma stödfunktioner och nämndseparata stödfunktioner kan komma att förändras. Framtida utmaningar och förändringar Det samhällsekonomiska läget och Solnas starka tillväxt ställer krav på fortsatt förnyelse och effektivisering av stadens verksamheter för att långsiktigt klara välfärdsleveransen till solnaborna. Solna fortsätter att växa och byggas ut med fler nya stadsdelar som behöver försörjas med service på ett kostnadseffektivt sätt. Planeringen för stadsutvecklingen behöver ske samordnat med planeringen av utbyggnaden av olika typer av kommunal service kopplat till stadens ekonomi. Samtidigt behöver staden kunna kombinera ett fokus på utbyggnad av staden med upprustning av stadsmiljön och stadens lokaler. I detta perspektiv är också trafiken en stor utmaning. En fortsatt utbyggnad av kollektivtrafiken med bl a den gula tunnelbanelinjen är nödvändig för att Solna ska kunna fortsätta utvecklas. Det krävs även nya trafiklösningar och för staden är Huvudstaleden i tunnel ett prioriterat infrastrukturprojekt för att minska trafikbelastningen i Huvudsta och centrala Solna. I januari 2016 tecknade staden en principöverenskommelse med Trafikverket om att fördjupa utredningen av Huvudstaleden i tunnel samordnat med planering av utbyggnaden av Mälarbanan. Det är två stora infrastrukturprojekt, som får stor påverkan på Solnas fortsatta utveckling. Den fortsatta utbyggnaden av staden behöver ske samtidigt som att staden måste klara att svara upp mot solnabornas krav och förväntningar på stadens tjänster och service. Det ställer i sin tur krav på att staden fortsätter att utvecklas till en modern organisation med moderna arbetssätt. I det interna utvecklingsarbetet kommer staden att under kommande år att ha stort fokus på digitalisering. Staden bygger redan nu ut infrastrukturen för stadens verksamheter och kommer att upphandla framtidssäkrade datakommunikations- och telefonitjänster. Flera stora digitaliseringsprojekt pågår inom flera av stadens verksamheter bl.a. inom barn- och utbildningsförvaltningen och omvårdnadsförvaltningen. Staden kommer också under under 2016 att sjösätta en medarbetarsatsning. Medarbetarsatsningen kommer att följa upp stadens ledarskapssatsning och syftar till att utveckla medarbetarskapet i Solna. Solna fortsätter också påverkas, liksom övriga landet, av att många människor söker sin tillflykt till Sverige i den svåra flyktingsituationen. I alla fall under 2016 kommer Solna att ta emot betydligt fler ensamkommande barn och vuxna med permanent uppehållstillstånd än tidigare, vid sidan av de nyanlända människor som bosätter sig hos familjer och vänner i Solna. Det kommer att ställa krav på ett nära samarbete över förvaltningsgränser för att ordna boenden, skolgång, samhällsorientering som ger de nya solnaborna en bra start på livet i Sverige. Internkontrollplan En god internkontroll bidrar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt, kostnadseffektivt och säkert, med medborgarnas bästa för ögonen. Syftet är att säkra en effektiv förvaltning och att undvika allvarliga fel. I praktiken handlar det om att ha ordning och reda, veta att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett bra och säkert sätt. I enlighet med kommunstyrelsens budget och verksamhetsplan för 2015 har processer, system eller rutiner i nedanstående tabell, granskats i form av internkontroll med stickprovsundersökningar eller andra metoder. 11

12 INTERNKONTROLLPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSEN 2015 Internkontrollmoment för kommunstyrelsen inklusive obligatoriska internkontrollmoment Område Kriskommunikation Kontroll Kontroll av kompetens kopplat till kriskommunikation samt rutiner för back up-funktion. Servicenivåer Granskning av servicenivåer samt att användarinformation i Icepeak och på intranätet är korrekt. Grafisk identitet Granskning av avtalstrohet för inköp av grafiska produkter. Informationssäkerhet Systemförvaltning Avtals- och entreprenaduppföljning Representation Granskning av säkerhetsklassning, behörigheter och itsäkerhetsåtgärder. Granskning av systemförvaltningsplan och systemförvaltningsorganisation. Granskning av avtals- och entreprenaduppföljning. Granskning av redovisning av representation Sekretessbelagda uppgifter Granskning av hantering av sekretessbelagda uppgifter. Svarskvalitet Granskning av information i ärendehanteringssystemet. Ärendehantering Granskning av hantering av sekretessuppgifter och/eller känsliga personuppgifter. Granskning av hantering av handlingar enligt dokumenthanteringsplanen. Granskning av registrering av handlingar enligt gällande regler och lagar. 12

13 Tillgång till gode män/förvaltare Granskning av gode män/förvaltare. Granskning av förteckning, årseller sluträkning Bisyssla Arbetsmiljö Revision av årsräkningar. Granskning av bisysslor. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ekonomi- och verksamhetsuppföljning Kapitalförvaltning Granskning av drift- och investeringsbudget samt verksamhetsmål. Granskning av kapitalförvaltning. Obligatoriska internkontrollmoment för staden som utförs av kommunstyrelsen Område Leverantörers och entreprenörers seriositet Inköp Kontroll Granskning av samtliga aktiva leverantörer under perioden. Granskning av inköp på avtal i inköpsportalen. Avtalstrohet Granskning av samtliga genomförda inköp under perioden. Periodisering av kostnader och intäkter Granskning av periodisering av kostnader och intäkter. Enligt internkontrollreglementet, som är beslutat av kommunfullmäktige, framgår att ansvarig nämnd, i årsberättelsen, ska redovisa omfattning av utförd uppföljning, utfall av internkontrollen och vidtagna åtgärder. Internkontrollmomenten för kommunstyrelsen är genomförda under 2015 och inga allvarliga avvikelser har upptäckts och rapporterats till styrelsen. Identifierade avvikelser har resulterat i förslag till åtgärder, som har genomförts löpande. Exempelvis har följande åtgärder vidtagits: Utbildningsinsatser och utveckling av frågor och svar (Svarskvalitet i kontaktcenter) Utbildningsinsatser (Sekretessärenden) Integrerat arbetet med systemförvaltningsplaner i arbetet med verksamhetsplan och budget (Systemförvaltning) Förbättring av systemet för registrering av projekthandlingar (Ärendehantering) Tydliggjort informationen om hanteringen av momsen till förvaltningens mottagningsoch beslutsattestanter (Representation) 13

14 Konkurrensplan Ett flertal större upphandlingar och avrop har genomförts under året, bland annat avseende itkonsulter, storhushållsprodukter, tolktjänster, teknikkonsulter (inom STockholms InköpsCentral - STIC), lönesystem, persontransporter samt upphandlings- och organisationskonsulter. På grund av rådande flyktingsituation har ett antal direktupphandlingar av olika boenden för ensamkommande flyktingbarn genomförts. Upphandlingen av datakommunikation och telefoni är avbruten till följd av omständigheterna kring överprövningen och kommer avslutas helt under Valnämnden Valnämnden ansvarar för planering och genomförande av allmänna val och folkomröstningar. I uppgifterna ingår bland annat anskaffning av valmaterial, ansvar för vallokaler, rekrytering och utbildning av valförrättare, anordnande av förtidsröstning, samt preliminär rösträkning. En ny vallag trädde i kraft den 1 januari 2015, vilken kommer att påverka genomförandet av val Exempelvis ska partier och kandidater förhandsregistrera sig, kommunala bud ersättas med mobila röstmottagare och kraven skärpas när det gäller värdeneutrala lokaler och utbildning av röstmottagare. Eftersom det inte blev något extraval (nyval) till Riksdagen under 2015 har nämnden inte behövt ha några möten under året. Överförmyndarnämnden Överförmyndarens verksamhet regleras av föräldrabalken, överförmyndarkundgörelsen och kommunallagen. Beslut om att personer ska få gode män och förvaltare tas av Tingsrätten. Tillsynsmyndighet är Länsstyrelsen. Under år 2015 har; Nämnden haft 11 stycken sammanträden. Verksamheten har granskat 403 årsräkningar avseende år Hanterat 117 stycken aktiva ärenden avseende ensamkommande flyktingbarn, vilket är en kraftig ökning jämföra med 2014 års 33 aktiva ärenden. Utbildningsinsats genomförts tillsammans med Ekerö kommun genom utbildningsdagen Att vara god man eller förvaltare som 44 personer deltog i, varav 15 personer från Ekerö kommun. 14

15 Stadsledningsförvaltningens verksamhet Stadsledningsförvaltningens uppgift är att biträda kommunstyrelsen med ledning och styrning av övergripande och strategiska frågor. Förvaltningen ansvarar dessutom för samordning av och stöd till stadens övriga förvaltningar. Fram t o m 30 november 2015 var stadsledningsförvaltningen organiserad i en stab och tre avdelningar; avdelningen för ekonomi och verksamhetsstyrning, avdelningen för service och utvecklingsstöd och HR-avdelningen. Fr.o.m. 1 december 2015 delades avdelningen för service och utvecklingsstöd i två avdelningar. Den ena avdelningen Service och utvecklingsstöd ansvarar för digitalisering och it, upphandling och inköp samt redovisning och lön. Den andra avdelningen Kommunikation och kansli - ansvarar för kommunikation, kontaktcenter och kanslifunktioner, vilket innefattar nämndsekretariat, överförmyndarkansli, stadsarkiv, registratur och internservice. Från och med den 1 december 2015 är således stadsledningsförvaltningen organiserad i en stab och fyra avdelningar: Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning HR-avdelningen Avdelningen för service och utvecklingsstöd Avdelningen för kommunikation och kansli Stadsdirektören och staben Stadsledningsförvaltningen leds av stadsdirektören, som ansvarar för hela förvaltningens verksamhet och för stadens förvaltningschefer samt därmed indirekt för stadens organisation. Uppgifterna består i att styra och samordna hela den kommunala verksamheten och biträda kommunstyrelsen i arbetet med styrning och ledning av koncernen. Det innefattar också ett övergripande ansvar för fullgörandet av kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Stadsdirektören ska ha fokus på övergripande strategiska frågor för staden och har stöd av staben och avdelningarna på stadsledningsförvaltningen, som ansvarar för frågor inom ramen för respektive ansvarsområde. Under året har fokus legat på att förstärka förvaltningens roll i att biträda kommunstyrelsen i styrningen, ledningen och samordningen av staden. Exploateringsenheten Exploateringsenheten ansvarar för utvecklingen och förvaltningen av stadens mark och hanterar inom ramen för detta marköverlåtelser, tomträttsupplåtelser och arrenden. I enhetens uppgifter ingår att aktivt följa projekten från första idé, genom planprocessen och vidare under genomförandefasen. Enheten förhandlar fram de avtal med exploatören och andra aktörer som behövs för exploateringens genomförande och för utredningar under planprocessen. Enheten har en ledande roll i projektarbetet fram till beslut om planuppdrag i kommunstyrelsen, och ansvarar under planprocessen bland annat för samordning av projektkalkyl och tidplan. Vid planering och exploatering av såväl stadens egen som privatägd mark bevakar enheten att stadens intressen tas tillvara och att exploatören bidrar ekonomiskt till utbyggnaden av nödvändiga kommunala anläggningar. Enheten bevakar också att det inom ramen för markutvecklingsprojekten bereds plats för nödvändiga kommunala verksamheter (förskolor, LSS-bostäder, sociala bostäder m.m.). 15

16 Enheten har under 2015 bland annat: Avslutat förhandling om fyra större exploateringsavtal sammanlagt omfattande cirka 650 lägenheter och kvm kontor. Tagit fram underlag till planuppdrag med tillhörande principöverenskommelser eller markanvisningsavtal, för elva nya exploateringsprojekt, sammanlagt omfattande cirka lägenheter, varav 70 LSS-lägenheter, samt kvm kontor. Fortsatt arbete med att utveckla processbeskrivningar, rutiner och mallar för den löpande tomträtts- och arrendeförvaltningen. Näringslivsenheten Näringslivsenhetens ansvarar för stadens strategiska näringslivsarbete i syfte att utveckla Solna som serviceorganisation och som företags- och besöksplats. Som övergripande företagslots ansvarar också enheten för samordning av stadens strategiska och operativa näringslivsservice. Enheten är sammankallande till stadens kommuninterna näringslivsråd och näringslivsnätverk vilka utgör stadens samverkansorgan för näringslivsarbete. Näringslivsenheten driver verksamheter och projekt i tillväxtfrämjande syfte. Arbetet drivs på uppdrag av stadsdirektören av näringslivschefen, tillika chefen för kompetensförvaltningen. Enheten har under 2015 bland annat: Arbetat med att stärka stadens dialog med näringslivet genom 150 företagsbesök, fem nyhetsbrev för företagare, en småföretagarmässa, en besöksnäringsdag samt haft kontakt med 1700 företagare på fem frukostbrickor. Utvecklat ett koncept för effektiv och samordnad service i samband med vissa evenemang och nyetableringar. Ett särskilt fokus har legat på Mall of Scandinavias hyresgäster, vilket säkerställde en framgångsrik lansering och ledde till att 69 arbetssökande Solnaungdomar fick arbete. Utvecklat två kommuninterna nätverk och startat en utbildningsinsats för ett hundratal avdelningschefer och handläggare som har kontakt med företagare i sin yrkesroll. Genomfört ett sommarentreprenörsprogram för unga med syfte att utveckla företagsamheten i Solna. Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning arbetar med stadsövergripande styrningsfrågor och ansvarar för stadens sammanhållna ekonomi- och verksamhetsstyrning. I detta ansvar ingår frågor om strategiska ekonomi- och finansfrågor, verksamhetsstyrning, kvalitetsutveckling, internationella frågor, omvärldsbevakning och analys samt bolagsstyrning. Målsättningen är att stärka den verksamhetsmässiga och ekonomiska styrningen, utveckla det stadsövergripande och samordnade perspektivet i staden och i koncernen utifrån den av kommunfullmäktige fastställda styrmodellen. Avdelningen har, vid sidan av löpande uppgifter, under 2015 bland annat: Utvecklat och integrerat stadens och nämndernas styrning och uppföljning utifrån övergripande politiska målsättningar och de ekonomiska förutsättningarna på kort och lång sikt samt påbörjat en anpassning utifrån den nya styr- och uppföljningsmodellen. 16

17 Uppdaterat ett antal parametrar i stadens budgetunderlag och budgetförutsättningar samt även utvecklat styrdokument, planeringsprocesser, jämförelseverktyg och nyckeltalsarbetet för staden och för koncernen Fortsatt utveckling av process- och systemstöd inom beslutsstöd och verksamhetsstyrning. Främst genom att införa respektive utveckla stödsystemen Stratsys respektive Qlikview. Fortsatt stödja nämnderna i verksamhetsutveckling genom de tvärsektoriella perspektiven samt i detta arbete skapa nya samarbetsformer med förvaltningarna. Medverkat i ett antal utredningar och projekt samt haft en samordnande roll kring stadens flyktingmottagning. Effektiviserat hantering samt omallokerat placeringar inom stadens finans- och kapitalförvaltning utifrån placeringsriktlinjer och stadens långsiktigt hållbara ekonomiska planeringsförutsättningar. Fortsatt stärka den stadsövergripande uppsikten och internkontrollen med hjälp av ovan aktiviteter. Avdelningen för service och utvecklingsstöd Avdelningen för service och utvecklingsstöd ser till att det är lätt att göra rätt för stadens olika verksamheter. De verktyg som används är samordning, stöd och styrning. För att lyckas med uppdraget krävs god förståelse för de skiftande behov och förutsättningar som finns i stadens verksamheter, hög servicegrad och en vilja att vara hjälpsamma och bygga relationer och partnerskap för ett gott samarbete. Avdelningen ska, utifrån fackförvaltningarnas behov och tillgängliga resurser, erbjuda tydliga och väldefinierade tjänster inom nedanstående områden. Kontaktcenter Upphandling och inköp It och telefoni Kommunikation och press Redovisning och lön Kansli och arkiv Projekt och processutveckling I avdelningens ansvar ingår såväl det strategiska som det operativa ansvaret för ovanstående områden. Avdelningen har under 2015 bland annat: Etablerat stadens kontaktcenter. Arbetat med att stärka stadens upphandlingsarbete och avtalsuppföljning. Effektiviserat stadens fakturahantering. Upphandlat ett nytt lönesystem. Organiserat arbetet med nya nämnder och andra råd som har tillkommit efter valet. Organiserat arbetet med administration av politiska funktioner. Samordnat och tydliggjort gränssnitten mellan stadens styrfunktion, stödet och kontaktcenter. Genomfört politikerutbildning. Utvecklat sekretariatets rutiner och processer. 17

18 Utvecklat överförmyndarkansliets rutiner och processer. Utvecklat kommunikationsarbetet. Den 1 december 2015 delades verksamheten upp i två nya avdelningar, dels avdelningen för service och utvecklingsstöd, dels avdelningen för kommunikation och kansli. Etablering av kontaktcenter Den 15 januari 2015 startade Solna stads gemensamma kontaktcenter. Syftet med kontaktcenter är att förbättra servicen, öka tillgängligheten och förbättra bemötandet till medborgare och företagare genom att skapa en väg in till alla stadens tjänster. Dessutom skapas förutsättningar för att få en god överblick av vilka frågor som kommer in till staden och kan på så sätt bidra till kvalitets- och verksamhetsutveckling samt strategisk kommunikation. Målet är att 70 procent av frågorna besvaras eller tas om hand direkt vid första kontakten. De frågor som kontaktcentret inte kan eller ska besvara styrs till ansvarig förvaltning. Förvaltningen ger frågeställaren återkoppling inom tre dagar med besked om hur frågan hanteras eller när handläggningen av ärendet beräknas vara klar. Kontaktcenter (KC) har under sitt första år 2015 bland annat: Hanterat ärenden, som har kommit in till kontaktcenter, varav cirka per telefon, cirka per formulär och närmare vid besök i stadshusets reception. Besvarat 65 procent av inkommande ärenden vid första kontakt (målet var 70 procent). Den generella kundnöjdheten låg på procent över hela året, med ett snitt på 83 procent (målet var 70 procent). Tagit fram månatlig statistik, som ger förvaltningarna en överblick över inkomna ärenden och ett bra underlag för att fortsätta att utveckla och förbättra verksamheten. Socialförvaltningen och omvårdnadsförvaltningen hade stabila volymer över hela året medan kultur- och fritidsförvaltningen, kompetensförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen hade större volymsvängningar, främst beroende på ansökningar till och start av skola/kurser. Inkommande ärenden till tekniska förvaltningen var i huvudsak stabilt över året. Däremot är typen av ärenden i hög grad säsongsberoende med belysning och snö/halka under vinterhalvåret och parkskötsel samt renhållning under sommarhalvåret. De största ärendevolymerna i kontaktcenter hade ansökan om boendeparkering, kö och placering BUF samt stöd till äldre. Från 1 december 2015 ingår kontaktcenter i avdelningen för kommunikation och kansli. HR-avdelningen HR- avdelningen ansvarar för att styra, stödja och följa upp strategiska och operativa HR frågor såväl stadsgemensamma som verksamhetsspecifika. Avdelningen ansvarar för att driva utvecklingen av HR- processer och bidrar till att utveckla stadens verksamheter utifrån HR-policy och HR-strategin. Som strategisk partner till förvaltningarna bidrar HR-avdelningen så att stadens och verksamhetens mål uppnås. Avdelningen har en nyckelroll i stadens arbete med att säkerställa att Solna är en attraktiv arbetsgivare i framtiden. Områden som ligger under avdelningens ansvar är bland annat arbetsmiljö & 18

19 hälsa, rehabilitering, kompetensförsörjning, rekrytering, introduktion, ledarutveckling, lönebildning, arbetsrätt och omställning. HR- avdelningen ska fortsättningsvis erbjuda förvaltningarna operativt stöd men kommer ytterligare att öka fokus på styrning och uppföljning av personalprocesserna i syfte att öka kvalitet och effektivitet i inom personalområdet i verksamheten. Avdelningen har under 2015 bland annat: Arbetat fram en stadsgemensam process/strategi för rekrytering utifrån en kompetensbaserad rekryteringsmetodik. Tillsammans med barn- och utbildningsnämnden har en strategi för att säkerställa den långsiktiga rekryteringen av lärare tagits fram, med fokus på att utarbeta koncept för rekrytering av lärare och förskolelärare. Genomförandet och uppföljning av stadsgemensamt ledarutvecklingsprogram i tre delar Ledarskap i partnerskap. Riktade sjukfrånvarosatsningar med fokus på Barn- och utbildningsförvaltningen, Socialförvaltningen och Omvårdnadsförvaltningen. Implementerat och fortsatt arbetet med HR-strategin påbörjat arbetet med att utveckla metoder för att bryta ner mål i Solnas styrmodell till individuella mål på medarbetarnivå. Arbetat fram tre nya lokala avtal inom arbetstidsområdet, som svarar mot ett modernt och flexibelt arbetsliv. 19