Användarmanual för föreningshemsidor

Transkript

1 Användarmanual för föreningshemsidor

2 Innehåll 2 (20) Skapa och uppdatera föreningens hemsida i DocStar...3 Lägga in information på Förstasidan (Hem)...4 Infoga en bild i sidhuvudet...5 Skriva text under rubriken Styrelsen informerar...7 Lägga in/uppdatera information på övriga sidor...8 Arbeta med bilder...9 Bildarkiv...9 Skapa mappar och ladda upp bilder i bildarkivet...9 Infoga bilder...10 Arbeta med filer...11 Filarkiv...11 Infoga filer...11 Infoga länkar och e-postadresser...12 Infoga tabeller...14 Övriga funktioner i DocStar...15 Tips och råd...17 Administrationsverktyget för forum och kontaktuppgifter...18 Administrera forum...18 Administrera kontaktuppgifter...20

3 3 (20) Skapa och uppdatera föreningens hemsida i DocStar Som exempel i denna manual används Arrendegångens Samfällighetsförening. För att skapa eller uppdatera sidor, gå till: Logga in med föreningens användarnamn och lösenord. Nu visas nedanstående sida. Klicka på + framför föreningsnamnet i det så kallade Webbträdet, så fälls de redigerbara sidorna i huvudmenyn ut.

4 4 (20) Lägga in information på Förstasidan (Hem) Förstasidan är den sida som heter Hem i huvudmenyn på själva hemsidan. Om du vill, kan du ändra så att den heter Hem även här i Webbträdet i Docstar: 1. Markera Förstasidan i Webbträdet genom att enkelklicka på dess namn. 2. Ändra Förstasidan till Hem i fältet för Namn, omedelbart ovanför webbsidan. OBS! Ändra inte Titel. 3. Klicka på Publicera. 4. Klicka på ikonen (Uppdatera) i Webbträdet.

5 5 (20) Infoga en bild i sidhuvudet Den bild som du lägger i sidhuvudet visas längst upp till höger på samtliga sidor. För att bilden ska visas korrekt måste den uppfylla alla följande villkor: Bildformatet ska vara.jpg. Bilden ska heta forening_logga. Bilden ska ha storleken 442 x 92 pixlar. 1. Klicka på ikonen (Bildhanteraren), för att infoga bild. Du kommer nu till nedanstående ruta för Webbplatsens Bildarkiv: 2. Bilden ska ligga direkt under Webbplatsens Bildarkiv, inte i en mapp. Kom ihåg att bilden måste heta forening_logga, för att den ska visas i sidhuvudet.

6 6 (20) 3. Tryck på Ladda upp bild. Du kommer nu till nedanstående ruta: 4. Tryck på Bläddra-knappen och bläddra fram till den plats på din lokala dator, där bilden finns. Markera bilden och klicka på Öppna. 5. Fyll i ett beskrivande bildnamn i fältet för Visningsnamn. (Detta blir en så kallad ALT-tagg, vilket innebär att namnet som du fyller i här kommer att visas för hemsidebesökarna, när de rör muspekaren över bilden.) 6. Fyll i Beskrivning (till exempel namn på fotografen). 7. Klicka på Ladda upp fil. 8. Markera bilden. 9. Klicka OK. 10. Klicka på Publicera. 11. Bilden lägger sig även i själva dokumentet, under Styrelsen informerar. Ta bort den därifrån genom att: Markera bilden under Styrelsen informerar. Klicka på Delete. Klicka på Publicera.

7 7 (20) Skriva text under rubriken Styrelsen informerar 1. Skriv in texten i den så kallade Editorn (den stora redigeringsbara textrutan under rubriken Styrelsen informerar). Formatera texten med hjälp av alternativen under rullgardinsmenyn Sätt CSS Class i verktygsfältet. Om du alltid använder dig av Sätt CSS Class, får du ett enhetligt utseende på rubriker, underrubriker och brödtext på alla sidor på hemsidan. 2. Klicka på Publicera. Nu visas nedanstående ruta med publiceringsalternativ: a. Om du vill att den nya sidan ska komma ut på hemsidan direkt, så: kontrollera att valet Publicera nu är markerat. klicka på Publicera-knappen. b. Om du vill att den nya sidan ska komma ut på hemsidan vid en senare tidpunkt, så: markera Schemalägg publicering. markera ett datum i den kalender som nu visas. välj klockslag under Tid. klicka på Publicera-knappen.

8 8 (20) Lägga in/uppdatera information på övriga sidor Klicka på + framför det menyval, som du vill arbeta med i Webbträdet. Alla sidor, som ligger under detta menyval, kommer då att visas. 1. Markera i Webbträdet den sida som du vill arbeta med. I detta exempel väljer vi Föreningen. 2. Skriv namnet på menyvalet (i detta fall Föreningen) som rubrik överst på sidan. När rubrik och menyval heter exakt samma sak, blir det enklare för besökarna att se kopplingen mellan det val som de gör i menyn och den sida som de sedan hamnar på. 3. Markera rubriken och välj Rubrik 1 under Sätt CSS Class. 4. Skriv in brödtexten. Vid behov, markera och välj Brodtext under Sätt CSS Class. 5. Om du vill ha underrubriker, så välj Rubrik 2, 3 eller Svart rubrik. 6. Klicka på Publicera. Du kan nu välja mellan Publicera nu och Schemalägg publicering, precis som du gjorde när du lade in information på Förstasidan (Hem). Fortsätt på samma sätt med övriga sidor. Skriv gärna menyvalets namn som rubrik överst på varje sida, till exempel Historik på sidan som ligger under menyvalet Historik, eftersom det underlättar för besökaren att se vilken sida som hon/han befinner sig på. Undantag är menyvalet Hem (Förstasidan), där rubriken Styrelsen informerar redan finns och inte går att ändra.

9 9 (20) Arbeta med bilder Viktigt att tänka på när du arbetar med bilder för hemsidan: Bildformatet ska vara.jpg eller.gif Bildens namn ska bestå av siffror och/eller bokstäver (dock ej å, ä, eller ö). Bilden behöver inte ha någon speciell storlek, men tänk på att stora bilder tar lång tid att ladda ner. Ju längre tid det tar, desto större risk är det att dina besökare tröttnar och lämnar hemsidan. Bildarkiv Det finns två olika bildarkiv: Webbplatsens bildarkiv har endast respektive förening tillgång till. I detta arkiv ska alla bilder som du själv laddar upp ligga, till exempel bilden för sidhuvudet. Du kan skapa mappar för olika typer av bilder, för att lättare hitta dem. Delat bildarkiv har alla föreningar hos Villaägarnas Riksförbund tillgång till. Här ska inte föreningen lägga några bilder! Däremot får du gärna använda de bilder som finns här. I det delade bildarkivet finns ett antal mappar: Varje region har en egen mapp, där respektive regionadministratör lägger sina bilder. Dessa bilder kan sedan användas av alla föreningar och även övriga regioner. Region-administratören kan skapa egna undermappar till sin region. I mappen Dokumentikoner finns gemensamma bilder att använda vid länkning: Läggs framför text som länkas till en pdf-fil. Läggs framför text som länkas till en txt-fil eller webbsida. Läggs framför text som länkas till ett worddokument. Läggs framför text som länkas till ett exceldokument. Exempel: Läs mer om förbundet på Villaägarnas centrala webbplats Skapa mappar och ladda upp bilder i bildarkivet 1. Klicka på ikonen (Bildhanteraren), samma som du använder för att infoga bild. Webbplatsens bildarkiv öppnas. 2. Klicka på Ny mapp. 3. Döp mappen till något passande, till exempel Styrelsen, och klicka OK. 4. Öppna mappen som bilden ska ligga i (klicka på dess namn). 5. Klicka på Ladda upp bild. 6. Tryck på Bläddra-knappen och bläddra fram till den plats på din lokala dator, där bilden finns. Markera bilden och klicka på Öppna. 7. Fyll i ett beskrivande bildnamn i fältet för Visningsnamn. (Detta blir en så kallad ALT-tagg, vilket innebär att namnet som du fyller i här kommer att visas för hemsidebesökarna, när de rör muspekaren över bilden.) 8. Fyll i Beskrivning (till exempel namn på fotografen). 9. Klicka på Ladda upp fil. 10. Upprepa steg 2-9, om du vill skapa flera mappar och/eller ladda upp flera bilder. 11. Klicka på OK och därefter Avbryt. Bilden/bilderna finns nu på servern. Se nästa stycke om hur man infogar en bild på en sida.

10 10 (20) Infoga bilder Hur man infogar en bild i sidhuvudet har beskrivits tidigare. Nedan beskrivs hur du ska göra för att infoga andra bilder. 1. Klicka på ikonen (Bildhanteraren). Nu öppnas Webbplatsens bildarkiv. 2. Leta fram bilden, som du vill lägga in, och markera den genom att klicka på den. 3. Klicka OK. 4. Klicka på Publicera. Här finns alltid namnet på det bildarkiv som du befinner dig i. När du vill komma till det andra arkivet, så klicka på namnet. Exempel: Om du vill hämta en bild från Delat bildarkiv, klicka på Webbplatsens bildarkiv. För att därefter komma tillbaka till Webbplatsens bildarkiv, klicka på Delat bildarkiv. Om du inte ser dina mappar, klicka på de två punkterna vid denna mappikon.

11 11 (20) Arbeta med filer Filer hanteras i princip likadant som bilder i Docstar när det gäller uppladdning, infogning och växling mellan arkiv. När du vill infoga ett dokument, tänk på att en del besökare inte kan öppna till exempel word- eller exceldokument. Därför är det bra om du gör om sådana dokument till pdf-filer. Filarkiv Precis som när det gäller bildarkiven, finns det två olika filarkiv: Webbplatsens Filarkiv, där du kan skapa mappar för olika typer av filer, för att lättare hitta bland dem. Delat Filarkiv, som består av ett antal mappar med gemensamma filer. Här har varje region en egen mapp, där respektive regionadministratör lägger in sina filer. Dessa filer kan sedan användas av alla föreningar och övriga regioner. Regionadministratören kan skapa egna undermappar till sin region. OBS! Här ska föreningen inte lägga in några filer! Infoga filer 1. Infoga den dokumentikon som gäller för filtypen (till exempel för pdf), där du vill ha länken till filen. (Ikonen finns i Delat bildarkiv i mappen Dokumentikoner.) 2. Skriv in de ord som ska länka till filen efter bilden. Exempel: Läs protokoll nr 2, Markera de ord som ska länka till filen (I exemplet ovan: Läs protokoll nr 2, 2004) 4. Klicka på ikonen (Dokumenthanteraren), för att infoga filen. Du kommer nu till denna ruta för Webbplatsens Filarkiv. Dokumenthanteraren fungerar likadant som Bildhanteraren, fast det gäller filer istället för bilder. 5. Skapa en ny mapp eller välj en befintlig mapp. 6. Öppna mappen genom att klicka på den. 7. Klicka på Ladda upp dokument. 8. Bläddra fram till platsen, där filen finns. 9. Klicka på Öppna. 10. Klicka på Ladda upp fil. 11. Markera filen och klicka OK.

12 12 (20) Infoga länkar och e-postadresser Gör så här när du vill länka till någon av de andra sidorna på hemsidan, en annan hemsida eller skriva in en e-postadress: 1. Infoga denna bild om du ska länka till en hemsida. (Den finns i Delat bildarkiv i mappen Dokumentikoner.) 2. Skriv in det/de ord, som ska länka till sidan eller e-postadressen, efter bilden. Exempel 1: Riksdagen Exempel 2: info@villariks.se 3. Markera ordet/orden, som ska länka till filen. (I exemplen ovan: Riksdagen eller info@villariks.se) 4. Klicka på ikonen (Länkhanteraren). Nedanstående ruta öppnas: 5. Välj flik: a. Hyperlänk används, när du länkar till en annan hemsida: Skriv in hela adressen i fältet URL. Länktext är redan förifyllt med det/de ord, som du har skrivit in som länk. Typ är oftast Under Mål kan du specifiera om länken till exempel ska öppnas i samma fönster eller i ett nytt. Vanligtvis öppnar man länkar till egna sidor i samma fönster och länkar till andras hemsidor i ett nytt fönster. De övriga fälten behöver du ej fylla i.

13 13 (20) b. Internlänk ska du använda, när du vill länka till en sida inom din förenings egen hemsida: Välj den sida, som länken ska peka till, genom att enkelklicka på dess namn i Webbträdet. Nu skrivs dess länk in automatiskt under Hyperlänk. Gör på samma sätt som med andra hyperlänkar (se ovan). Under Mål, välj Samma fönster. c. Ankare används för att länka till en viss plats på samma sida som du lägger länken. d. E-post används när du vill lägga in en e-postadress: Skriv adressen under Adress. Länktext är redan förifyllt med det/de ord, som du har skrivit som länk till e-postadressen. Under Ämne kan du vid behov skriva vad som ska stå i ämnesraden i mejlet. 6. Klicka OK.

14 14 (20) Infoga tabeller Klicka på ikonen (Lägg till tabell). Du kan nu snabbt välja antal kolumner och rader genom att föra muspekaren över rutnätet och klicka en gång när rätt antal är markerade. Om du vill göra inställningar för tabellen, så markera tabellen på din sida genom att klicka på tabellens ram. Nedanstående meny kommer då fram längst ner på sidan. Du får fram ännu fler val, om du klickar på Sätt tabellegenskaper. När du ska skriva in information i din tabell, kan du använda piltangenterna, för att röra dig mellan cellerna. För att redigera rader, kolumner, slå samman celler, med mera, högerklicka i din tabell och välj bland alternativen i den meny som kommer upp. Tabellassistenten Det går även att lägga in en tabell och göra alla inställningar samtidigt genom att använda sig av Tabellassistenten. Detta rekommenderas om du är van vid att arbeta med tabeller och vill göra många inställningar från början.

15 15 (20) Övriga funktioner i DocStar I verktygsfältet för de redigeringsbara sidorna finns en mängd knappar för att förändra den information som du själv lägger in. De flesta knapparna fungerar på samma sätt som i programmet Microsoft Word. Om du för muspekaren över en knapp, så kommer det upp en gul ruta med knappens funktion. Nedan finns en lista över de flesta knapparna. Rättstavning Sök och ersätt Lägg till tabell Bildhanteraren Sätt absolut position (låter dig flytta ett objekt, till exempel en bild eller tabell fritt över redigeringsytan) Dokumenthanteraren Länkhanteraren Ta bort länk Lägg till symbol (till exempel,,, ½, ) Formatrensning Fet Kursiv Understruket Överstruket Vänsterjustera text Centrera text Högerjustera text Marginaljustera text Ta bort justering Öka indrag Minska indrag Numrerad lista Punktlista

16 Klipp 16 (20) Kopiera Klistra in Klistra in från Word (OBS! Klicka därefter på Formatrensning Microsoft Wordformatering) Klistra in från Word och ta bort typsnitt och storlekar (rekommenderas, eftersom Formatrensning inte behöver göras efteråt). Ångra Gör om Designläge (visar sidan som du redigerar i princip likadant som den kommer att se ut efter publicering) HTML-läge (visar all kod och bör endast användas av dig som är mycket kunnig i HTML) Fullskärmsläge (används för att växla mellan att visa hela sidan och endast den del som du själv kan redigera) Visa/dölj kanter (gäller tabeller med osynliga kantlinjer) Zoom (används för att zooma in eller ut från innehållet i redigeringsytan) Repetera senaste kommando Upphöjd Nedsänkt Ny paragraf Linje (infoga en avgränsningslinje längs hela redigeringsytan) Kom ihåg att klicka på Publicera efter varje ändring!

17 17 (20) Tips och råd Spara eller publicera det som du skriver med jämna mellanrum! Annars loggas du automatiskt ut efter 20 min och allt som du just har skrivit försvinner. Observera att det tyvärr kan dröja en stund innan vissa uppdateringar, till exempel bilder, syns på själva hemsidan. När du klistrar in text från exempelvis Word, så kan denna ruta dyka upp. Du bör då klicka OK. Words formatering passar nämligen inte alltid ihop med Docstar, vilket kan skapa problem med sidan framöver. När man trycker på Enter blir det ett nytt stycke, det vill säga dubbelt avstånd mellan raderna. För att få en enkel radbrytning, håll ner Ctrl samtidigt som du trycker Enter. På grund av en bugg i Internet Explorer blir inte länkar understrukna, ifall det saknas en underliggande rad i dokumentet. För att lösa problemet, avsluta dokumentet med en radbrytning.

18 Administrationsverktyget för forum och kontaktuppgifter För att komma till administrationssidorna, gå till: Logga in med samma användarnamn och lösenord som du använder när du uppdaterar föreningshemsidan i Docstar. Nu kan du välja mellan två länkar: a) Forum öppnar forumet på din föreningshemsida. b) Admin leder till en sida där du kan välja mellan att redigera Kontaktinfo, Forum eller Logga ut. Administrera forum 1. Logga in och klicka på Admin enligt beskrivningen ovan. 2. Klicka på Forum. Nu visas nedanstående bild: 18 (20) Rubrik: Den rubrik som har angivits av besökaren, som har gjort inlägget på föreningens hemsida.

19 19 (20) Stapelsymbolen : Finns framför inlägg som har en omröstning. Skrivet av: Namnet på den som har gjort inlägget. Svar: Antal svar på inlägget. Senaste svar: Tidpunkt för det senaste svaret på inlägget. Visningar: Antal gånger som någon har öppnat/läst inlägget. Rutorna: Används av dig som administratör, för att markera de inlägg som du vill utföra en så kallad Admin action på (det vill säga ta bort eller ändra till Sticky/Unsticky). Allt det som står under rubriken Skriv ett nytt inlägg är endast till för att visa hur det ser ut på hemsidan. Det går inte att göra ett inlägg från denna plats. 3. Markera rutan/rutorna vid inlägget/inläggen, som du vill administrera. 4. Dra ner rullgardinsmenyn vid Admin action. Här kan du välja mellan: a. Ta bort: Tar bort markerade inlägg b. Sticky: Placerar markerade inlägg ovanför de andra inläggen samt ändrar färg. Inlägget ligger kvar överst, oavsett hur många inlägg som görs, ända tills du väljer Unsticky. c. Unsticky: Gör om sticky inlägg till vanliga inlägg. 5. Klicka OK (admin). 6. Ange kort anledningen till att du vill ta bort/ändra sticky-status på inlägget. 7. Klicka Ta bort (eller Sticky/Unsticky om det är sticky-statusen som du vill ändra). Kom ihåg att logga ut!

20 20 (20) Administrera kontaktuppgifter 1. Logga in och klicka på Admin enligt beskrivningen på s Klicka på Kontaktinfo. Nu visas ett formulär med de uppgifter som finns i systemet. Här kan du själv lägga till eller ändra kontaktuppgifterna som finns under rubriken Kontakt på föreningens hemsida. Observera att fältet E-post inte får lämnas tomt. I fälten för kontaktperson bör du skriva namn och kontaktuppgifter till den som oftast uppdaterar föreningens hemsida. Kontaktpersonens uppgifter kommer ej att synas på föreningens hemsida. 3. Klicka på Uppdatera, när du är klar och vill spara ändringarna. Kom ihåg att logga ut!