Botkyrka tolkförmedling (KS/2013:294)

Transkript

1 ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[2] Kommunstyrelsen Dnr KS/2013:294 Botkyrka tolkförmedling (KS/2013:294) Beslut Kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag att upphandla en extern tolkförmedling där det om möjligt läggs in krav på sociala villkor. Parallellt förbereds en nedläggning av kommunens egen tolkförmedling och som träder i kraft när upphandlingen är genomförd. Kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag att genomföra en förstudie avseende förutsättningar att bilda ett kommunalförbund för tolkförmedling tillsammans med Stockholm stad, Södertörnskommunerna och landstinget. Sammanfattning Botkyrka tolkförmedling har tidigare haft en mycket bra verksamhet dels ur ett kvalitetsperspektiv men också ur ett ekonomiskt perspektiv kom 80 % av tolkförmedlingens intäkter utanför den egna kommunen. En revision gjordes 2010 där man ifrågasatte verksamhetens lagenlighet både utifrån kommunallagen och utifrån den skärpta konkurrenslagen upphörde ett flertal av befintliga externa avtal, bland annat med Stockholm stad, och avvecklingen av externa avtal har fortsatt. Idag finns ett avtal kvar, med landstinget, som upphör i februari Vi har också ett avtal med Migrationsverket som upphör i april 2014, men där ligger vi långt ner på turordningslistan avseende leverantörer och det kommer därför inte in några uppdrag till oss. Under 2012 utförde vi totalt uppdrag varav kommunen stod för 48 % av dessa. Botkyrka tolkförmedling har idag 432 inskrivna tolkar som fördelar sig enligt följande: - 67 auktoriserade rättstolkar och 43 auktoriserade tolkar grundutbildade tolkar - 24 outbildade tolkar Endast 25 % av våra tolkar idag är auktoriserade och de väljer helst uppdrag

2 BOTKYRKA KOMMUN ORDFÖRANDEFÖRSLAG 2[2] Kommunstyrelsen Dnr KS/2013:294 från externa tolkförmedlingar där de blir erbjudna attraktivare uppdrag, t ex från domstol, landstinget och polisen. Därför är det oftast tolkar med enbart grundutbildning som åtar sig uppdrag från oss. Kvaliteten har därför försämrats och nu börjar kommunens beställare att höra av sig med synpunkter på kompetens och bemötande, bland annat vård- och omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen. Det ekonomiska resultatet har under de tre senaste åren försämrats kraftigt vilket kan kopplas direkt till att antalet uppdrag har minskat. En anpassning av interna kostnader har skett i takt med att intäkterna minskat. Tolkförmedlingen visade på ett negativt resultat i bokslutet för 2012 med ett underskott på närmare kronor. redogör för ärendet i en tjänsteskrivelse

3 TJÄNSTESKRIVELSE 1 [7] Medborgarservice Dnr: KS/2013:294 Referens Monika Larsson Mottagare Kommunstyrelsen Botkyrka tolkförmedling Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag att upphandla en extern tolkförmedling där det om möjligt läggs in krav på sociala villkor. Parallellt förbereds en nedläggning av kommunens egen tolkförmedling och som träder i kraft när upphandlingen är genomförd. 2. Kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag att genomföra en förstudie avseende förutsättningar att bilda ett kommunalförbund för tolkförmedling tillsammans med Stockholm stad, södertörnskommunerna och landstinget. Sammanfattning Botkyrka tolkförmedling har tidigare haft en mycket bra verksamhet dels ur ett kvalitetsperspektiv men också ur ett ekonomiskt perspektiv kom 80 % av tolkförmedlingens intäkter utanför den egna kommunen. En revision gjordes 2010 där man ifrågasatte verksamhetens lagenlighet både utifrån kommunallagen men också utifrån den skärpta konkurrenslagen upphörde ett flertal av befintliga externa avtal, bl a med Stockholm stad, och avvecklingen av externa avtal har fortsatt. Idag finns ett avtal kvar med landstinget som upphör februari Vi har också ett avtal med Migrationsverket som upphör april 2014 men där ligger vi långt ner på turordningslistan avseende leverantörer och det kommer därför inte in några uppdrag till oss. Under 2012 utförde vi totalt uppdrag varav kommunen stod för 48 % av dessa. Botkyrka tolkförmedling har idag 432 inskrivna tolkar som fördelar sig enligt följande: - 67 auktoriserade rättstolkar och 43 auktoriserade tolkar grundutbildade tolkar - 24 outbildade tolkar Post Botkyrka kommun, TUMBA Besök Munkhättevägen 45 Kontaktcenter E-post monika.larsson@botkyrka.se Org.nr Bankgiro Fax Webb

4 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2 [7] Medborgarservice Dnr: KS/2013:294 Endast 25 % av våra tolkar idag är auktoriserade och de väljer helst uppdrag från externa tolkförmedlingar där de blir erbjudna attraktivare uppdrag t ex från domstol, landstinget och polisen. Därför är det oftast tolkar med enbart grundutbildning som åtar sig uppdrag från oss. Kvaliteten har därför försämrats och nu börjar kommunens beställare höra av sig med synpunkter på kompetens och bemötande, bl a vård och omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen. Det ekonomiska resultatet har under de tre senaste åren försämrats kraftigt vilket kan kopplas direkt till minskat antal uppdrag. En anpassning av interna kostnader har skett i takt med att intäkterna minskat. Tolkförmedlingen visade på ett negativt resultat i bokslutet för 2012 med ett underskott på närmare 750 tkr kr. Externa tolkförmedlingar De tre största privata tolkförmedlingar i Sverige är Semantix, Språkservice och Transvoice. Samtliga deltar aktivt i upphandlingar från offentlig sektor och erbjuder ett heltäckande sortiment av tolk och översättartjänster. Tolkförmedling Väst där Borås, Göteborg, Mariestad, Trollhättan och Uddevalla gått tillsammans med VGR, Västra Götalandsregionen, i ett kommunalförbund som startade sin verksamhet den 1 april 2013, Tolkförmedling i framtiden Det finns ett antal olika trender som man kan se: - Framtidens tolkförmedlingar kommer att vara verksamma i hela Sverige och i vissa fall hela norden. - Tolkförmedlingarna blir större och större och investerare är beredda att satsa i branschen. För att lyckas behöver också bolagen vara delaktiga i utvecklingen av branschens kvalité rörande tolktjänsterna. Telefon- och videotolkning kommer att fortsätta öka mer hållbart för miljö och ekonomi Mindre förmedlingar kommer att få svårt att konkurrera med kvalité och pris, tolkarna kommer att söka sig till branschens större aktörer - Kommunala tolkförmedlingar som finns kvar kan komma att organisera sig i kommunförbund - Landstinget och kommuner kan komma att samarbeta på flera ställen, likt nuvarande samarbete mellan Örebro kommun och Örebro läns landsting Ärendet Botkyrka tolkförmedling Botkyrka tolkförmedling har tidigare bedrivit en mycket bra verksamhet dels ur ett kvalitets-

5 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 3 [7] Medborgarservice Dnr: KS/2013:294 perspektiv men också ur ett ekonomiskt perspektiv var vi verksamma inom Stockholms län (Botkyrka, Södertälje, Stockholms och Salems kommuner). Vi var avtalsleverantör till bl a Migrationsverket, Polismyndigheten och olika domstolar. Tolkförmedlingen levererade även tolkar till advokater och juridiska ombud. 80 % av tolkförmedlingens intäkter låg utanför den egna kommunen. En revision genomfördes november 2010 med syfte att kontrollera att tolkförmedlingen var en ändamålsenlig och lagenlig verksamhet med tillräcklig intern kontroll. Revisionen ifrågasatte verksamhetens lagenlighet både utifrån kommunallagen men också utifrån den skärpta konkurrenslagen. Tolkförmedlingen och Kontaktcenter slogs ihop 2011 till ett större affärsområde med syfte att öka förutsättningarna att bära tolkverksamheten i egen regi utifrån Botkyrka kommuns behov eftersom förändringar i konkurrenslagstiftningen begränsade våra möjligheter att sälja tolkförmedlingens tjänster externt. Avtalet med Stockholm stad upphörde december 2011 och avtalet med rikspolisstyrelsen upphörde augusti Vi har också ett avtal med Migrationsverket som upphör april 2014 men där ligger vi långt ner på turordningslistan avseende leverantörer och det kommer därför inte in några uppdrag till oss. Uppdragen från Rikspolisstyrelsen fortsätter att komma in fram till dess att avtal är skrivna med nya leverantörer vilket beräknas vara klart våren Avtalet med landstinget upphör 28/ Tolk och kvalité På marknaden finns det idag auktoriserade tolkar i cirka 35 språk. I vissa språk finns det tolkar med speciell kompetens inom sjukvård och rättsväsendet (källa kammarkollegiets hemsida) Är du auktoriserad tolk har du klarat Kammarkollegiets kunskapstester för auktorisation, du kan ha specialkompetens som rättstolk och sjukvårdstolk och du arbetar under tillsyn av Kammarkollegiet. Det finns också grundutbildade tolkar som har genomgått särskilt sammanhållen grundutbildning för tolkar på folkhögskola och studieförbund. Dessa är inte kunskapstestade av Kammarkollegiet och arbetar inte under någon tillsynsmyndighet. På marknaden finns också s k outbildade tolkar som inte fullföljt hela utbildningen. Antal tolkar och uppdrag Vi har idag 432 inskrivna tolkar som fördelar sig enligt följande: - 67 auktoriserade rättstolkar - 43 auktoriserade tolkar grundutbildade tolkar

6 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 4 [7] Medborgarservice Dnr: KS/2013: outbildade tolkar Under 2012 utförde vi totalt uppdrag (i snitt 38/dag) vilka fördelade sig på följande kunder: Botkyrka kommun (48 %) Rikspolisstyrelsen (31 %) Landstinget 1482 (15 %) Övrigt (arbetsförmedling, Södertälje kommun m fl) 628 (6 %) Uppdragen under övrigt är externa och upphör Vi har också ett avtal med Migrationsverket som upphör april 2014 men där ligger vi långt ner på turordningslistan avseende leverantörer och det kommer därför inte in några uppdrag till oss. Hur lever vi upp till våra beställares krav idag? Det är endast 25 % av våra tolkar idag som är auktoriserade och de väljer helst uppdrag från externa tolkförmedlingar där de blir erbjudna attraktivare uppdrag t ex från domstol, landstinget och polisen. Därför är det oftast tolkar med enbart grundutbildning som åtar sig uppdrag från oss. Kvaliteten har därför under hösten 2012 kraftigt försämrats vilket visar sig i de muntliga och skriftliga klagomål som kommit in från de största beställarna inom kommunen. Här följer ett antal citat från beställare på vård och omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen: Det förekommer att jag märker att det jag säger inte översätts rakt av utan att tolken börjar göra långa utlägg och förklara mer ingående vad det är jag menar. Jag har då inte alls någon kontroll över vad som egentligen sägs eller om det är korrekt. När personen jag träffat har haft en kraftig minnesnedsättning och inte svarat adekvat på mina frågor har det förekommit att tolken inte har översatt ordagrant vad personen svarat utan försökt att släta över och tillrättalägga det hela. Jag har då fått be tolken att översätta exakt vad personen svarar då det är oerhört viktigt för mig att kunna göra en bedömning hur pass omfattande minnesnedsättningen är. Brukaren ansöker om dusch en gång i veckan och tolken säger Va? Ska du bara duscha en gång i veckan? Det är äckligt ju! Du måste duscha oftare Klagomålen fokuserar både på tolkkompetens men också på bemötandefrågor.

7 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 5 [7] Medborgarservice Dnr: KS/2013:294 Ekonomi Tolkförmedlingens ekonomiska resultat under Intäkter Utgifter Resultat Resultatet har under de tre senaste åren försämrats kraftigt vilket kan kopplas direkt till minskat antal uppdrag. En anpassning av interna kostnader har skett i takt med att intäkterna minskat. Idag finns en person anställd till 100 % på tolkförmedlingen vilken backas upp av kommunvägledare och vikarier när det är extra hög belastning t ex vid löneutbetalning och vid sjukdom men också vid lunch. Den som är anställd i dag går i pension i maj. I avvaktan på beslut om tolkförmedlingens framtid ersätter vi tjänsten tills vidare med en vikarie. För att skapa bättre förutsättningar till en ekonomi i balans för 2013 har tolkförmedlingsavgiften, som debiteras vid varje beställning som görs internt, höjts från 100 kr till 198 kr Interna kostnader Tolkförmedling i framtiden Framtidens tolkförmedlingar kommer att vara verksamma i hela Sverige och i vissa fall hela norden. Trenden är tydlig, företagen blir större och större och investerare är beredda att satsa i branschen. För att lyckas behöver också bolagen vara delaktiga i utvecklingen av branschens kvalité rörande tolktjänsterna. Telefontolkningen kommer att fortsätta öka hållbarare för miljön och ekonomin Videotolkning kommer att öka Bokning via webben (etolk) kommer att öka och därigenom effektivisera tolkförmedlingarna Utvecklingen av digital översättarteknik kan i en framtid revolutionera branschen Tolkförmedlingar kommer att anställa fler egna tolkar för att snabbare kunna hjälpa kunder som har akuta behov Tolkförmedlingsmarknaden kommer att fortsätta växa genom den ökade globaliseringen

8 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 6 [7] Medborgarservice Dnr: KS/2013:294 Kraven på att myndigheterna ska kunna kommunicera med medborgarna på flera språk kommer att öka Tolkförmedlingarna kommer att organiseras med tydliga ansvarsområden för medarbetarna för att därigenom utveckla spetskompetensen och kvalitén Tolkförmedlingarna kommer att behöva tillgång till kvalificerade upphandlare och juridisk expertis (flertalet upphandlingar överklagas) Kraven på tolkförmedlarna gällande antalet förmedlade uppdrag per dag kommer att öka Hög It mognad för att på ett effektivt sätt kunna använda system och digitala hjälpmedel kommer att vara avgörande för att lyckas med uppgiften som tolkförmedlare Mindre förmedlingar kommer att få svårt att konkurrera med kvalité och pris, tolkarna kommer att söka sig till branschens större aktörer Konkurrensen om tolkarna i vanligaste språken kommer att öka Fler kommunala förmedlingar kommer att säljas/privatiseras Kommunala tolkförmedlingar som finns kvar kan komma att organisera sig i kommunförbund Landstinget och kommuner kan komma att samarbeta på flera ställen, likt nuvarande samarbete mellan Örebro kommun och Örebro läns landsting Privat eller kommunalt Lyckas den privata näringen utveckla kvalitén på leveranser av tolktjänster samt bidra till att arbetsvillkoren för tolkarna blir bättre är sannolikheten mindre att kommuner och landsting organiserar sig för att sköta den egna försörjningen av tolkar. Kvalitetsparametrarna kommer att vara betydande för huruvida den privata marknaden kommer att lyckas med att ta över helt från Sveriges kommunala förmedlingar. Politiken har också en självklar påverkan på hur framtidens marknad fördelningsmässigt mellan kommunala och privata förmedlingar kommer att se ut. Det finns dock kommuner som istället väljer en egen väg. Det är Borås, Göteborg, Mariestad, Trollhättan och Uddevalla som tillsammans med VGR, Västra Götalandsregionen, bildat Tolkförmedling Väst i ett kommunalförbund. De ska tillgodose medlemmarnas behov av språktolk- och översättningstjänster genom att driva tolkförmedlingsverksamhet. Organisationen beräknas ha 40 anställda och omsättningen är beräknad till över 100 mnkr. De beräknar att ca tolkar kommer finnas registrerade som uppdragstagare. De kommer också arrangera en tolkaspirantutbildning för personer utan dokumenterad behörighet till tolkyrket. Lokala kontor kommer finnas på respektive ort. Verksamheten startade den 1 april 2013.

9 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 7 [7] Medborgarservice Dnr: KS/2013:294 Ekonomiska konsekvenser Det finns inte information att tillgå om nivån på tolkarvode vid köp från extern tolkförmedling. Däremot vet vi att våra tolkarvoden uppfattas från tolkarnas sida ligga på en bra nivå och vi kan utifrån det göra ett antagande att arvodesnivåerna inte skiljer sig mycket från vår nuvarande nivå. Botkyrka kommuns tolkförmedlings tolkförmedlingsavgift är, f o m 2013, 198 kr vid varje intern beställning vilket är ca 100 kr högre än tidigare år. Vi känner inte till hur mycket privata aktörer debiterar men utifrån konkurrenssituation bör den ligga lägre. Det kommer inte medföra några kostnader att lägga ner Botkyrka kommuns tolkförmedling. Det finns en person fast anställd på tolkförmedlingen och hon går i pension i maj. Vår bedömning är att det inte blir dyrare att köpa tolkar från en extern tolkförmedling. Erik Nilsson Tf Kommundirektör Monika Larsson Verksamhetschef Medborgarservice Bilagor: Marknaden för tolkförmedlingar, bilaga 1 Expedieras till Kommunstyrelsen

10 BILAGA 1 1 [4] Medborgarservice Dnr: KS/2013:294 Referens Monika Larsson Mottagare Kommunstyrelsen Marknaden för tolkförmedlingar I Sverige finns det idag 56 tolk- och översättningsföretag som var för sig omsätter över 5 miljoner om året (källa: statistiska centralbyrån, tolkförmedlingar och översättningsföretag ligger under samma branschkod och går därför ej att särskilja). Tolkservicerådet uppskattar att den svenska marknaden för tolktjänster omsätter 1-2 miljarder kronor om året. Det är framförallt kommun, landsting och stat som köper tolktjänster. I dag finns det tolkar i Sverige som jobbar hel eller deltid som tolkar, drygt 800 är auktoriserade av kammarkollegiet. Vanligaste tolkspråken är arabiska, spanska, afrikanska språk samt slaviska språk. Tolkförmedlingarna förmedlar också översättningar, en uppskattning av översättningsbranschen är att den omsätter 3 miljarder om året. Inom översättningar finns det också flera stora kunder inom näringslivet. Lingo 24 och Globaltext är exempel på två företag som fokuserat jobbar med att bara leverera översättningar. Tolkutredning 2004 I tolkutredningen 2004 påvisades brister på följande: Att kvalitén på tolktjänster åsidosätts till förmån för lägsta pris Undermåliga förfrågningsunderlag i samband med upphandlingar Bristande uppföljning av tolkförmedlingars åtaganden Felaktiga behandlingar i sjukvården samt rättsövergrepp p.g.a. bristande tolkning Arbetsrättsliga problem i tolkarnas yrkesutövning Utredningen konstaterade också att det inte finns någon tillsyn över tolkförmedlingarna. Ovanstående punkter är fortfarande aktuella i branschen. Det finns fortfarande utvecklingsområden inom branschen bl a när det gäller bristande uppföljning av tolkförmedlingarnas åtaganden samt KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, Besök Munkhättevägen 45 Kontaktcenter Direkt Sms E-post monika.larsson@botkyrka.se Org.nr Bankgiro Fax Webb

11 BOTKYRKA KOMMUN Medborgarservice Bilaga Dnr: KS/2013:294 2 [4] felaktiga behandlingar i sjukvården samt rättsövergrepp p g a bristande tolkning. Största tolkförmedlingarna i Sverige Sveriges tre största privata tolkförmedlingar är Semantix, Språkservice och Transvoice (Enligt Svenska handelstidningen Justitia är Språkservice Sveriges största tolk- och översättningsföretag sett till nettoomsättning för 2011). Samtliga deltar aktivt i upphandlingar från offentlig sektor och erbjuder ett heltäckande sortiment av tolk och översättartjänster. Tolkcentralen i Göteborg är den största kommunala förmedlingen i Sverige. Semantix Företaget har ett nätverk med översättare, tolkar och språkkonsulter och erbjuder språktjänster inom alla språk. Semantix har sex kontor i Sverige, fyra i Norge och två i Finland. Semantix omsatte 160 miljoner i Sverige 2011 och levererade ett resultat på 16 miljoner, senaste treårsperioden har resultatutvecklingen varit positiv för bolaget Företaget har 42 anställda Semantix jobbar över hela Norden Semantix huvudägare är Litorina Koncernchefen heter Anders Uddfors Kvalité Semantix är kvalitetscertifierad enligt ISO 9001:2008 Utbildningsavdelningen är certifierad enligt Auktoriserade språkutbildares riksorganisations (ASR) kvalitetsdokument Q3000 Visionen, affärsiden och värderingarna handlar om engagemang, professionalism, kundorientering, effektivitet och kvalité Ekonomisk rating: AAA Är ej medlemmar i tolkservicerådet Hemsidan ger ett proffsigt intryck och det är lätt att komma i kontakt med företaget.

12 BOTKYRKA KOMMUN Medborgarservice Bilaga Dnr: KS/2013:294 3 [4] Referenskunder: Landstinget Uppsala, Kammarkollegiet och Poolia. Språkservice Språkservice erbjuder tolk- och översättningstjänster i cirka 200 språk och dialekter. Företaget vänder sig främst till kunder som arbetar inom eller mot offentlig sektor och som behöver språktolk för att kunna utföra det dagliga arbetet. Huvudkontoret ligger i Malmö och företaget har ett kontor i Stockholm. Språkservice omsatte 183 miljoner 2011 med ett resultat på drygt 6 miljoner, bolaget har haft en stabil volymökning senaste treårsperioden. Företaget har 38 anställda Familjeägt Styrelseordförande heter Marita Jönsson Kvalité Språkservice är kvalitetscertifierad enligt ISO 9001:2008 Har ett tydligt kvalitetsfokus i sin affärside, mission och vision och känns mjukare i sin framtoning än huvudkonkurrenterna Ekonomisk rating: AAA Är ej medlemmar i tolkservicerådet Hemsidan ger ett proffsigt intryck och det är lätt att komma i kontakt med företaget. Kundreferenser: Migrationsverket, Arbetsförmedlingen och Skatteverket. Transvoice Transvoice förmedlar och administrerar tusentals tolk- och språktjänster per dag, till stat, kommun, myndigheter, förvaltningar samt privata företag och organisationer i hela Sverige. I nätverket ingår ca tolkar och översättare, som representerar 206 språk och dialekter. Transvoice har kontor i Stockholm (huvudkontor), Malmö, Borås och Norrköping. Transvoice är en del av Transcom och hade en nettoomsättning på 136 miljoner 2011 och levererade ett resultat på 5,1 miljoner

13 BOTKYRKA KOMMUN Medborgarservice Bilaga Dnr: KS/2013:294 4 [4] Bolaget ökade sin omsättning med drygt 40 miljoner från 2010 till 2011 och antalet anställda mer än fördubblades Företaget har 49 anställda Huvudägare Kinnevik Styrelseordförande är Björn Rosengren Kvalité Transvoice är kvalitetscertifierad enligt ISO 9001:2008 Ekonomisk rating: AAA Företaget har ett tydligt kvalitetsfokus i sin affärside, mission och vision Är ej medlemmar i tolkservicerådet Hemsidan ger ett proffsigt intryck och det är lätt att komma i kontakt med företaget. Kundreferenser: Stockholmsstad, Migrationsverket och Inera