Överenskommelse. Datum: Änr: SF 2010/65. Tjänst Måltidsservice till BUF förskola och fritidshem.

Transkript

1 Datum: Änr: SF 2010/65 Tjänst Måltidsservice till BUF förskola och fritidshem. Kund Gotlands Kommun Barn- och utbildningsförvaltningen Visby Kontaktperson Koordinator Ellen Håkansson tel: 9412 Utförare Gotlands Kommun Serviceförvaltningen Avdelningen för måltidsförsörjning / Serveringsenheten Visby Kontaktperson Enhetschef Lena Östergren tel: Omfattning Måltidsservice till BUF förskola och fritidshem. 2. Serviceförvaltningens åtagande Serviceförvaltningen åtar sig att: Följa Gotlands kommuns mat- och måltidspolicy. (länk anges) Tillhandahålla matsedlar som publiceras i lokalpress och på BUF:s respektive SF:s hemsida. Tillhandahålla lunch (inklusive specialkost) med tillbehör enligt beställning på vardagar till förskolor och på lovdagar till fritidshem. Tillbehör ska erbjudas enligt följande standard, de sorter som tillhandahålls ska rymmas inom den överenskomna prisnivån/kostnadsramen: matfett hårt bröd mjukt bröd till soppmåltider dryck (mjölk, vatten) 1(4)

2 råkost Tillhandahålla specerier till frukost och mellanmål på separat prislista. Tillhandahålla basinformation* om måltider och tillbehör samt specialkost till beställare. Utföra alla uppdrag på ett respektfullt, lyhört och professionellt sätt. Utföraren ansvarar för att den egna personalen uppfyller kraven på godkänt utdrag från Rikspolisstyrelsens belastningsregister. 3. Kundens åtagande För att Serviceförvaltningen ska kunna utföra ett så gott arbete som möjligt i enlighet med ovanstående kvalitet åtar sig kunden att: Informera berörda medarbetare om överenskommelsen. Senast den 30 december 2009 göra en grundbeställning centralt som blir underlag för SF produktionsplanering på antal barn och pedagogiskt ätande per leveransställe inför VT10 och HT10 (en justering kan göras senast i maj). Siffrorna läggs in i elektronisk fil från SF. Varje rektor gör som tidigare rutiner och riktlinjer förteckningar över: - pedagogiska måltider (de berättigade) som även inkluderar antal barn - pedagogiska måltider gällande personal som arbetar med barn och elever i behov av särskilt stöd - förteckning över övriga vuxna i matsalen - inkomna intyg om behov av specialkost Varje leveransställe gör en beställning per dag under terminens gång på kategorierna ovan (även specialkoster anges) som lämnas till respektive produktionskök på samma sätt som skett tidigare. I möjligaste mån ska Serviceförvaltningen införa elektroniskt beställningssätt via Aivo webbeställning. Göra beställning på måltidsservice inför lov (SF utarbetar förslag på ny blankett) Planera för bästa lösning tillsammans med Serviceförvaltningen. Minsta antal portioner som underlag för produktion är 10 portioner. Understiger beställningen detta antal kan Serviceförvaltningen erbjuda färdiga rätter för uppvärmning eller råvaror enligt prislista för egen tillagning. 4. Utveckling under året Serviceförvaltningen ska tillsammans med kunden se över modellen för beställning och debitering av de tillbehör som ingår i lunchen. Ett förslag från Serviceförvaltningen är att värdet av dem skattas, och motsvarande medel förs över till kunden (samma ansvar som för specerier) som därefter sambeställer dem med speceribehoven till frukost och mellanmål. Vinsterna som Serviceförvaltningen ser är en ökad tydlighet i den dagliga hanteringen både för kund och leverantör. Ett första steg är att Serviceförvaltningen kallar till möte när en kartläggning av nuläget gjorts kring vilka produkter det gäller (matfett, hårt/mjukt bröd, dryck, ev. lingonsylt, ättiksgurka, rödbetor, pannkakssylt), vilka mängder leveransköken utgår ifrån samt hur beställnings/leveransprocessen ser ut idag. 2(4)

3 Serviceförvaltningen ska informera om *näringsinnehåll och *livsmedelsursprung på det sätt som skett tidigare eller på nytt sätt enligt överenskommelse. Serviceförvaltningen ska tillsammans med kunden arbeta fram en modell för uppföljning och genomföra den enligt överenskommelse. Kunden och Serviceförvaltningen ska tillsammans se över gränssnitten där bemanning och lokaler i samband med frukost/mellanmål berör bägge parter. Utarbeta totalpris för tillhandahållande av frukost/mellanmål. Serviceförvaltningen och kunden ska tillsammans se över hur hantering och betalningssätt går till idag kring luncher till personal i förskola och hur vi löser det framöver. Frågor att belysa: Olika betalningssätt kontant / kupong / fakturering? Resonemang kring prissättning av portioner till personal som intar den i annan lokal än SF:s. Pedagogiska luncher Kunden åtar sig att se över riktlinjerna för pedagogiskt ätande. Serviceförvaltningen ska tillsammans med kunden se över prismodellen så att kostnaderna blir fördelade på både måltider och specerier såsom är fallet till andra förvaltningar. 5. Överenskommelsens giltighetstid Detta avtal gäller från och tills vidare med en ömsesidig uppsägningstid av nio månader innan årsskifte. Uppsägning ska ske skriftligt. 6. Pris och prisjustering Pris för lunch är 16,24 kronor. Priset är beräknat på en volym av förskolebarn och fritidselever och till den totala kostnaden av kronor. Snittpriset per barn grundar sig på tidigare sammantagna råvaruåtgång, personalkostnader, lokalkostnader, OH-kostnader för produktion och transport. Pris för pedagogisk lunch är 36 kr vilket regleras i överenskommelsen för grundskolan. Pris skall vara fast under tiden Prisjustering för lunch sker vid respektive årsskifte enligt de indexuppräkningar som beslutats av kommunstyrelsen. Specerier till frukost och mellanmål debiteras enligt separat prislista. Prisjustering av tillbehör följer de justeringar som får göras enligt avtal i Gotlands kommuns livsmedelsupphandling. 7. Betalningsvillkor och fakturering Betalning för utförda tjänster interndebiteras direkt på angiven kodsträng genom ekonomisystemet via försystemet Aivo. Specerier till frukost och mellanmål debiteras rektors konto. 3(4)

4 Förskolor med eget produktionskök debiteras på samma sätt men med en tilläggsdebitering för övriga uppdrag såsom personalkostnad. Redovisning sker enligt kundens önskemål per beställare och lämnas per månad till kundens kontaktperson. Betalning för lunch till assistenter och övriga vuxna som rektor beslutat om kommer att interdebiteras. 8. Bilagor Följande bilagor bifogas: Bilaga 1: Kvalitetsdeklaration SF Måltidsförsörjning BUF förskola och fritidshem 9. Tvist Tvist med anledning av denna överenskommelse hänskjuts i första hand till förvaltningschefer, i andra hand till regiondirektören. Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt Avdelningschef Måltidsförsörjning Serviceförvaltningen Förvaltningschef Barn- och ungdomsförvaltningen.. Freddy Sirland.. Peter Molin 4(4)

5 Kvalitetsdeklaration Måltidsförsörjning Vårt uppdrag Måltidsservice till BUF förskola och fritidshem. Datum: Bilaga 1 Vår kvalitet Serviceförvaltningen åtar sig att: Följa Gotlands kommuns mat- och måltidspolicy. (länk anges) Tillhandahålla matsedlar som publiceras i lokalpress och på BUF:s respektive SF:s hemsida. Tillhandahålla lunch (inklusive specialkost) med tillbehör enligt beställning på vardagar till förskolor och på lovdagar till fritidshem. Tillbehör ska erbjudas enligt följande standard, de sorter som tillhandahålls ska rymmas inom den överenskomna prisnivån/kostnadsramen: matfett hårt bröd mjukt bröd till soppmåltider dryck (mjölk, vatten) råkost Tillhandahålla specerier till frukost och mellanmål på separat prislista. Tillhandahålla basinformation* om måltider och tillbehör samt specialkost till beställare. Utföra alla uppdrag på ett respektfullt, lyhört och professionellt sätt. Utföraren ansvarar för att den egna personalen uppfyller kraven på godkänt utdrag från Rikspolisstyrelsens belastningsregister. Vad vi förväntar oss av dig För att Serviceförvaltningen ska kunna utföra ett så gott arbete som möjligt i enlighet med ovanstående kvalitet åtar sig kunden att: Informera berörda medarbetare om överenskommelsen. Senast den 30 december 2009 göra en grundbeställning centralt som blir underlag för SF produktionsplanering på antal barn och pedagogiskt ätande per leveransställe inför VT10 och HT10 (en justering kan göras senast i maj). Siffrorna läggs in i elektronisk fil från SF. Varje rektor gör som tidigare rutiner och riktlinjer förteckningar över: - pedagogiska måltider (de berättigade) som även inkluderar antal barn - pedagogiska måltider gällande personal som arbetar med barn och elever i behov av särskilt stöd - förteckning över övriga vuxna i matsalen - inkomna intyg om behov av specialkost Varje leveransställe gör en beställning per dag under terminens gång på kategorierna ovan (även specialkoster anges) som lämnas till respektive produktionskök på samma sätt som 1(2)

6 Kvalitetsdeklaration Måltidsförsörjning skett tidigare. I möjligaste mån ska Serviceförvaltningen införa elektroniskt beställningssätt via Aivo webbeställning. Göra beställning på måltidsservice inför lov (SF utarbetar förslag på ny blankett) Planera för bästa lösning tillsammans med Serviceförvaltningen. Minsta antal portioner som underlag för produktion är 10 portioner. Understiger beställningen detta antal kan Serviceförvaltningen erbjuda färdiga rätter för uppvärmning eller råvaror enligt prislista för egen tillagning. Tala om vad du tycker! Lämna dina synpunkter och förbättringsförslag på Serviceförvaltningens hemsida eller vänd dig direkt till enhetschef Lena Östergren, kundansvarig, på telefon (2)

7 Tjänst Måltidsservice till BUF förskoleklass och grundskola åk 1-9 Datum: Änr: SF 2010/66 Kund Gotlands Kommun Barn- och utbildningsförvaltningen Visby Kontaktperson Koordinator Ellen Håkansson tel: 9412 Utförare Gotlands Kommun Serviceförvaltningen Avdelningen för måltidsförsörjning / Serveringsenheten Visby Kontaktperson Enhetschef Lena Östergren tel: Omfattning Måltidsservice till BUF förskoleklass och grundskola åk Serviceförvaltningens åtagande Serviceförvaltningen åtar sig att: Följa Gotlands kommuns mat- och måltidspolicy. (länk anges) Tillhandahålla matsedlar som publiceras i lokalpress och på BUF:s respektive SF:s hemsida. Tillhandahålla skollunch (inklusive specialkost) med tillbehör och servering alla skoldagar enligt beställning. Tillbehör ska erbjudas enligt följande standard, de sorter som tillhandahålls ska rymmas inom den överenskomna prisnivån/kostnadsramen: matfett hårt bröd mjukt bröd till soppmåltider dryck (mjölk, vatten) råkost (ska vara råkostbord där servering sker i matsal) 1(5)

8 Tillhandahålla basinformation* om måltider och specialkost till beställare. Utföra alla uppdrag på ett respektfullt, lyhört och professionellt sätt. Serviceförvaltningen ansvarar för att den egna personalen uppfyller kraven på godkänt utdrag från Rikspolisstyrelsens belastningsregister. 3. Kundens åtagande För att Serviceförvaltningen ska kunna utföra ett så gott arbete som möjligt i enlighet med ovanstående kvalitet åtar sig kunden att: Informera berörda medarbetare om överenskommelsen. Senast den 30 december 2009 göra en grundbeställning centralt som blir underlag för SF produktionsplanering på antal elever och pedagogiskt ätande per serveringsenhet inför VT10 och HT10 (en justering kan göras senast i maj). Siffrorna läggs in i elektronisk fil från SF. Varje rektor gör som tidigare rutiner och riktlinjer förteckningar över: - pedagogiska måltider (berättigade) som även inkluderar antal elever - pedagogiska måltider gällande personal som arbetar med barn och elever i behov av särskilt stöd - förteckning över övriga vuxna i matsalen - inkomna intyg om behov av specialkost Varje rektor/klasslärare gör en motsvarande avbeställning av måltider till serveringen under terminens gång (serveringen meddelar i sin tur det levererande köket) inför planerad frånvaro, minst 7 dagar i förväg så att produktionen kan anpassas därefter. Exempel på planerad frånvaro är friluftsdagar, lägerskolor, ätande i annan skola i samband med aktivitet i simhall eller ishall etc. Om inte uppgiften lämnas till produktionsköket 7 dagar innan kan utföraren göra en tilläggsdebitering. Varje rektor/klasslärare gör en motsvarande daglig avbeställning av måltider till serveringen under terminens gång vid större oplanerad sjukfrånvaro (för att minska onödigt arbete, svinnkostnader och miljöpåverkan). 4. Utveckling under året Serviceförvaltningen arbetar fram förslag på standard för råkost/råkostbord utifrån näringsinnehåll, kostnad och upplevd kvalitet. Serviceförvaltningen och kunden ser gemensamt över hur ev. önskemål utöver kostnadsramen ska hanteras. Frågeställningar: Vilka varianter förekommer idag? Vad ska ingå i kostnadsramen? vilken flexibilitet ska erbjudas inom kostnadsramen? vilken flexibilitet ska erbjudas utanför kostnadsramen? 2(5)

9 hur ska fördelningen av kostnadsramen vara mellan varmrätt och tillbehör? Serviceförvaltningen ska informera om *näringsinnehåll och *livsmedelsursprung på det sätt som skett tidigare eller på nytt sätt enligt överenskommelse. Serviceförvaltningen ska tillsammans med kunden arbeta fram en modell för uppföljning och genomföra den enligt överenskommelse. Serviceförvaltningen utvecklar eventuellt modellen mot ett prisförslag per måltid som debiteras löpande. Serviceförvaltningen föreslår att en gemensam processkartläggning görs kring området pedagogiska luncher m.m. för att hitta en fungerande modell för bägge parter. Idag sker uppföljning på flera sätt ute i våra verksamheter, även betalningssättet varierar. Kunden åtar sig att se över riktlinjerna för pedagogiskt ätande. Förslag att nuvarande rutiner kvarstår tills ev. ny har skapats. Frågor att belysa; Vilken roll har man som pedagogiskt ätande? Hur följa upp mot verkligt antal ätande pedagoger? Listor? Kuponghantering? Serveringspersonalens roll? Serviceförvaltningen och kunden ska tillsammans se över hur måltid och kostnader ska hanteras i samband med prao/praktik utanför skolan. Frågor att belysa: Hur gör vi med det matbidrag som utbetalas av SYV idag? Vem ska debiteras för detta? Hittills har det varit det tillagningskök där eleven normalt äter. 5. Överenskommelsens giltighetstid Detta avtal gäller från och tills vidare med en ömsesidig uppsägningstid av nio månader innan årsskifte. Uppsägning ska ske skriftligt. 6. Pris och prisjustering Priset för skollunch är kr beräknat på förskoleklass- och grundskoleelever vilket motsvarar 35,02 kronor per portion. Priset grundar sig på samtliga nivåers tidigare sammantagna råvaruåtgång, personalkostnader, lokalkostnader, OH-kostnader, servering och transport. Lunch till praoelever och elever på annan praktik ingår i priset där eleven intar lunchen i skolans serveringar eller förskolor. (För praolunch som intas i andra serveringar än dessa utgår ett kontant matbidrag till eleven enligt gällande rutin). Priset för pedagogisk lunch är kr (beräknat på portioner, som BUN beslutat ska ingå) vilket motsvarar 36 kronor per portion. BUF har fri tillgång att utnyttja matsal på annan tid enligt överenskommelse med respektive husmor. Lokalerna städas efter utnyttjandet, städutrustning kan lånas efter överenskommelse 3(5)

10 med husmor. SF tar fram särredovisning av verklig kostnad för respektive serveringenhet som diskussionsunderlag inför ev. förändringar. SF kommer att följa upp det beställda antalet mot det verkliga antalet serverade portioner (genom att räkna antal tallrikar el motsvarande). Denna statistik registreras fortlöpande i försystemet Aivo. Priset skall vara fast under tiden Prisjustering sker vid respektive årsskifte enligt de indexuppräkningar som beslutats av kommunstyrelsen. 7. Betalningsvillkor och fakturering Betalning för utförda tjänster sker internt via bokföringsorder månadsvis. Betalning för lunch till assistenter och övriga vuxna som rektor beslutat om kommer att interdebiteras. Redovisning sker enligt kundens önskemål per beställare och lämnas per månad till kundens kontaktperson. 8. Bilagor Följande bilagor bifogas: Bilaga 1: Kvalitetsdeklaration SF Måltidsförsörjning BUF förskoleklass och grundskola. 9. Tvist Tvist med anledning av denna överenskommelse hänskjuts i första hand till förvaltningschefer, i andra hand till regiondirektören. Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt Avdelningschef Måltidsförsörjning Serviceförvaltningen Förvaltningschef Barn- och ungdomsförvaltningen.. Freddy Sirland.. Peter Molin 4(5)

11 Kundens kodsträng Ansvar Konto Verksamhet Aktivitet Objekt Projekt Motpart Belopp Serviceförvaltningens kodsträng Ansvar Konto Verksamhet Aktivitet Objekt Projekt Motpart Belopp (5)

12 Kvalitetsdeklaration Måltidsförsörjning Vårt uppdrag Måltidsservice till BUF förskoleklass och grundskola åk 1-9 Datum: Bilaga 1 Vår kvalitet Serviceförvaltningen åtar sig att: Följa Gotlands kommuns mat- och måltidspolicy. (länk anges) Tillhandahålla matsedlar som publiceras i lokalpress och på BUF:s respektive SF:s hemsida. Tillhandahålla skollunch (inklusive specialkost) med tillbehör och servering alla skoldagar enligt beställning. Tillbehör ska erbjudas enligt följande standard, de sorter som tillhandahålls ska rymmas inom den överenskomna prisnivån/kostnadsramen: matfett hårt bröd mjukt bröd till soppmåltider dryck (mjölk, vatten) råkost (ska vara råkostbord där servering sker i matsal) Tillhandahålla basinformation om måltider och specialkost till beställare. Utföra alla uppdrag på ett respektfullt, lyhört och professionellt sätt. Serviceförvaltningen ansvarar för att den egna personalen uppfyller kraven på godkänt utdrag från Rikspolisstyrelsens belastningsregister. Vad vi förväntar oss av dig För att Serviceförvaltningen ska kunna utföra ett så gott arbete som möjligt i enlighet med ovanstående kvalitet åtar sig kunden att: Informera berörda medarbetare om överenskommelsen. Senast den 30 december 2009 göra en grundbeställning centralt som blir underlag för SF produktionsplanering på antal elever och pedagogiskt ätande per serveringsenhet inför VT10 och HT10 (en justering kan göras senast i maj). Siffrorna läggs in i elektronisk fil från SF. Varje rektor gör som tidigare rutiner och riktlinjer förteckningar över: - pedagogiska måltider (berättigade) som även inkluderar antal elever - pedagogiska måltider gällande personal som arbetar med barn och elever i behov av särskilt stöd - förteckning över övriga vuxna i matsalen - inkomna intyg om behov av specialkost 1(2)

13 Kvalitetsdeklaration Måltidsförsörjning Varje rektor/klasslärare gör en motsvarande avbeställning av måltider till serveringen under terminens gång (serveringen meddelar i sin tur det levererande köket) inför planerad frånvaro, minst 7 dagar i förväg så att produktionen kan anpassas därefter. Exempel på planerad frånvaro är friluftsdagar, lägerskolor, ätande i annan skola i samband med aktivitet i simhall eller ishall etc. Om inte uppgiften lämnas till produktionsköket 7 dagar innan kan utföraren göra en tilläggsdebitering. Varje rektor/klasslärare gör en motsvarande daglig avbeställning av måltider till serveringen under terminens gång vid större oplanerad sjukfrånvaro (för att minska onödigt arbete, svinnkostnader och miljöpåverkan). Tala om vad du tycker! Lämna dina synpunkter och förbättringsförslag på Serviceförvaltningens hemsida eller vänd dig direkt till enhetschef Lena Östergren, kundansvarig, på telefon (2)