KULTURRÅDET. Styrelsemötet kl Sty 2015:4 Dnr Adm 2015/3. Onsdagen den 20 maj Tid. Kulturrådet, Styrelserummet

Transkript

1 Datum Tid Plats Deltagare Anmält förhinder Onsdagen den 20 maj Styrelsemötet kl Kulturrådet, Styrelserummet Ulrika Stuart Hamilton, ordförande Martin Borgs, ej pkl 16, Staffan Forssell, generaldirektör Benny Fredriksson, ej pkt 9-14 Tebogo Monnakgotla Bo Netz Lars Strannegård, vice ordförande, ej pkt Måns Wrange Anna Spamnan Övriga närvarande Martin Rickardsson, personalföreträdare ST Bongi MacDeimott, personalföreträdare SACO Sari Båging, sekreterare Gun-Britt Alnefelt,pkt 5-8 Ulrica Engström Nilsson, pa-f 10, 16,18 Lisa Poska,jot? Mika Romanus, pkt Helen Sigeland, pkt 4 Klara Sjöström, jffa 9 Monica Ragnar Öberg, pkt 16 Anna Törnqvist,pkt 16 Signe Westin,jofe Erik Åström, pkt 11-12

2 1 Fastställande av föredragningslista Föredragande: Ulrika Stuart Hamilton Styrelsen fastställde föredragningslistan. Punkt l 7 togs före punkt 9 eftersom Benny Fredriksson var tvungen att lämna mötet kl Punkt 18 togs före punkt 16 eftersom Martin Borgs var tvungen att lämna mötet kl Anmälan av styrelseprotokoll Föredragande: Ulrika Stuart Hamilton Styrelsens protokoll Sty 2015:2 och Sty 2015:3 lades till handlingarna efter att styrelsen informerades om Tebogo Monnakgotlas kommentar till föregående protokoll den 18 februari 2015: Tebogo Monnakgotla menar att beslutet var att äska 90 miljoner samt föreslå en omfördelning. Inte ett principiellt ställningstagande att följa förordningen. " 3 Möte med Riksrevisionen Louise Munt och Anton Lindqvist från Riksrevisionen hade bjudits in till styrelsen for att rapportera om sin granskning för Förutom en övergripande presentation av Riksrevisionens arbete med deras revisionsberättelse och granskningen av 232 myndigheters årsredovisningar fick styrelsen ta del av de iakttagelser och identifierade risker och brister som revisionen funnit vid granskningen av Kulturrådet. Riksrevision har lämnat rekommendationer för förbättrade rutiner avseende betalningsprocessen, och kvalitetssäkring av resultatredovisningen. Den sammantagna bilden och bedömningen från revisionens sida är att Kulturrådets årsredovisning för 2014 i allt väsentligt gett en rättvisande bild av verkligheten. 4 Beslut - Förordnande av en ledamot i juryn för Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne Föredragande: Helen Sigeland Styrelsen informerades om behovet av en ny ledamot i juryn för Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne på styrelsemötet den 18 februari En ledamot, Larry Lempert lämnar jury arbetet på grund av utgångna mandatperioder.

3 Kansliet presenterade tre förslag på ny ledamot. Efter diskussion beslutade styrelsen att delegera till GD att fatta beslut om en ny ledamot. 5 Beslut- Internrevisionsrapport: Granskning av Kulturrådets styrdokument Föredragande: Gun-Britt Alnefelt Bilaga Styrelsen informerades om intemrevisionens iakttagelser och rekommendationer avseende Granskning av Kulturrådets styrande dokument". Granskningen har visat att det finns ca 200 styrdokument av olika karaktär och aktualitet på intranätet och visar att hanteringen av styrdokument inte är helt ändamålsenligt. Styrelsen beslutade i enlighet med bifogat förslag till styrelsebeslut. Styrelsen uppdrog åt kansliet att ta fram en åtgärdsplan och återkomma med information om hur internrevisorns rapport kommer att beaktas vid kommande styrelsemöte. 6 Beslut - Internrevisionsrapport: Granskning av andra främjande åtgärder 2013 Föredragande: Gun-Britt Alnefelt Bilaga 2 Styrelsen informerades om internrevisionens iakttagelser och rekommendationer avseende "Uppföljning - Granskning av andra främjande åtgärder 2013". Uppföljning visar att avgränsning mellan bidragsgivning och andra främjande åtgärder är otydlig. Styrelsen beslutade i enlighet med bifogat förslag till styrelsebeslut. Styrelsen uppdrog åt kansliet att ta fram en åtgärdsplan och återkomma med information om hur internrevisorns rapport kommer att beaktas vid kommande styrelsemöte. 7 Beslut - Riktlinjer för Kulturrådets internrevision Föredragande: Gun-Britt Alnefelt Bilaga 3 Styrelsen informerades om riktlinjer för Kulturrådets internrevision. Kulturrådet beslutade om riktlinjer for intemrevisionen den Sedan dess har internrevisionen inom statliga myndigheter utvecklats och behov finns att justera nuvarande riktlinjer. Styrelsen beslutade i enlighet med bifogat förslag till styrelsebeslut.

4 8 Information - Ekonomistyrningsverkets (ESV) årliga intern revisionsenkät 2014 Föredragande: Gun-Britt Alnefelt Styrelsen informerades om ESVs årliga intemrevisionsenkät ESV har till uppgift att utveckla och samordna den statliga internrevisionen. För att analysera och bedöma statusen på den statliga intemrevisionen hämtar ESV årligen in uppgifter via en enkät från myndigheter där intemrevision har inrättats enligt Internrevisionsförordningen. Enligt ESVs rekommendation kommer Kulturrådets intemrevisor att samarbeta med nätverket för internrevisorer för att utveckla kvalitetssäkringsarbetet. 9 Beslut - Kulturrådets åtgärder med anledning av internrevisionsrapport: Uppföljning av rapport om Kulturrådets användning av sociala medier Föredragande: Klara Sjöström Bilaga 4 Styrelsen informerades om kansliets åtgärdsförslag med anledning av internrevisoms iakttagelser och rekommendationer avseende "Uppföljning av rapport om Kulturrådets användning av sociala medier. Styrelsen beslutade godkänna kansliets förslag till åtgärder i enlighet med bifogat förslag till styrelsebeslut. 10 Beslut - Kulturrådets åtgärder med anledning av Bilaga 5 internrevisionsrapport: Uppföljning av rapporten Informationssäkerhet Föredragande: Ulrica Engström Nilsson Styrelsen informerades om kansliets åtgärdsförslag med anledning av internrevisors iakttagelser och rekommendationer avseende "Uppföljning av rapporten Informationssäkerhet". Styrelsen beslutade godkänna kansliets förslag till åtgärder i enlighet med bifogat förslag till styrelsebeslut.

5 11 Beslut - Principdiskussion inför fördelning av extra medel till regional kulturverksamhet för 2015 Föredragande: Mika Romanus, Erik Åström, Lisa Poska Styrelsen informerades om kansliets förslag till princip inför fördelning av extra medel till regional kulturverksamhet för Enligt förslaget ska medlen användas for att i mesta möjliga mån återställa verksamhetsbidragen inom modellen. Efter diskussion i styrelsen beslutade styrelsen att delegera till GD att fatta beslut om omprövning av tidigare fattade styrelsebeslut enligt ovan nämnda princip. Delegationsbeslutet gäller endast under förutsättning att Riksdagen beslutar i enlighet med Regeringens förslag i Vårändringsbudgeten för Information - Nytt pensionsavtal för scenkonstomrädet Föredragande: Mika Romanus, Lisa Poska, ErikÅström Styrelsen informerades om att parterna beslutat om ett nytt pensionsavtal för scenkonstområdet. Fr.o.m avvecklades det statliga pensionssystemet som reglerades av PISA-förordningen och arbetsmarknadens parter fick i uppdrag att utforma ett nytt system genom kollektivavtal. Det nya systemet är ett avgiftsbestämt pensionssystem i nivån med arbetsmarkanden i övrigt. Det kompletteras med ett omställnings- och karriärväxlingsavtal som delvis ersätter det gamla systemet med lägre pensionsåldrar för vissa konstnärliga yrkesgrupper. Det nya avtalet förväntas ge flera positiva effekter. Avtalet skapar möjlighet för hög konstnärlig kvalitet i verksamheterna och ger möjlighet till omställning for konstnärlig personal. Det omfattar också alla anställda vid institutionerna och kan därför betraktas som mer rättvist. Det nya avtalet gör det också enklare att beräkna kostnaderna for pensionsavsättningarna, och då kostnaderna för pensionspremierna blir lägre i det nya systemet förväntas medel frigörs inom scenlconstområdet. I samband med avvecklingen av PISA-förordningen aviserade regeringen att det ekonomiska utrymme som uppstår genom det nya systemet ska stanna inom scenkonstområdet. I Kulturrådets regleringsbrev för 2015 framgår att 40 miljoner kr ska användas för kvalitetsförstärkande insatser inom scenkonstområdet. Enligt Kulturrådets beslut för 2015 som följer regleringsbrevet för myndigheten ska regioner/landsting senast den l juni redovisa till Kulturrådet hur man planerar att använda medlen.

6 13 Beslut - Direktiv för stödet till fria musikgrupper och arrangörer inom musikomrädet Föredragande: Mika Romanus Styrelsen informerades om förslag till direktiv för stödet till fria musikgrupper och arrangörer inom musikområdet. Syftet är att förtydliga skillnaderna mellan olika typer av stöd samt utgångspunkter för bedömning. Förslag till vissa justeringar av direktiven för fonogramstödet presenterades också. Styrelsen informerades även om behovet av inrättandet av en ny referensgrupp för bedömningen av bidrag till arrangörer inom musikområdet. Syftet är att skapa bättre kontinuitet och långsiktighet i beredningen av ansökningarna. Förslag till uppdrag och ledamöter kommer att presenteras under hösten Styrelsen ställde sig bakom kansliets förslag till direktiv och delegerade till GD att fatta beslut i enlighet med de synpunkter som framfördes. 14 Information - Rapporter och tendenser frän Kulturrådets arbets- och referensgrupper Föredragande: Mika Romanus, Signe Westin Styrelsen informerades om och diskuterade arbets- och referensgmppernas årliga sammanställning av tendenser och behov. Styrelseledamot Lars Strannegård lämnade mötet kl Anmälan inför beslut av nya ledamöter i Kulturrådets referensgrupp för kulturtidskrifter och arbetsgruppen för skönlitteratur samt delegationsbeslut till generaldirektören Föredragande: Signe Westin Styrelseledamot Benny Fredriksson återtog sin plats kl Styrelsen informerades om förslag på nya ledamöter till referensgrupp för kulturtidskrifter samt en ledamot till arbetsgruppen for skönlitteratur. Efter diskussion i styrelsen beslutade styrelsen att delegera till GD att fatta beslut om nya ledamöter.

7 16 Information - Verksamhetsplan 2015 och riskanalys - Uppföljning och prognos - första tertialet Föredragande: Ulrica Engström Nilsson, Monica Ragnar Öberg, Anna Törnqvist Styrelsen informerades om uppföljning av VP och budget 2015 samt riskanalys efter första tertialet. Över 75 procent av de aktiviteter som kansliet har planerat för året har påbörjats under årets fyra första månader. Projektet Effektivisera och öka kvaliteten i handläggningen av bidrag har försenats och påbörjas tidigast efter sommaren. Resurser kommer att tillföras projektet efter genomförd omorganisation. Angående budgetuppföljning beräknar Kulturrådet fullt anslagsutnyttjande för samtliga anslag. Angående riskanalys informerades styrelsen om två nya hot/risker: bristande ekonomiadministration/processer (dualitet vid utbetalningar) och bristande i Kulturrådets lokaler. Åtgärder kommer att vidtas för att minska båda dessa hot/risker. 17 Information - Kommande styrelseseminarium den 26 maj Styrelseordförande presenterade ett preliminärt program for styrelseseminarium den 26 maj. Efter diskussion i styrelsen och viss revidering av programmet beslutade styrelseordförande att styrelsens sekreterare ska skicka det slutliga programmet före den 26 maj för styrelsens kännedom. Ordförande uppmanade alla ledamöter att förbereda egna korta svar på diskussionspunkten om styrelsearbetet. En representant från Kulturdepartementet kommer att informera om aktuella frågor från departementet id seminariets inledning. 18 Beslut om ändring av Kulturrådets arbetsordning och information om Kulturrådets nya organisation, Ulrica Engström Nilsson Bilaga 6 Styrelsen informerades om Kulturrådets nya organisation, vilken bl a innebär att nivån avdelning avskaffas och en plattare organisation inrättas. Förändringarna som är MBLade och klara innebär att konsekvensändringar görs i arbetsordningen (beslutsbilaga, 3.3. Kansliet). Styrelsen informerades om att administrativa chefen Ulrica Engström Nilsson slutar på Kulturrådet.

8 Styrelsen beslutade i enlighet med bifogat förslag till styrelsebeslut. På kommande styrelseseminarium den 26 maj 2015 ska styrelsen ha en principiell diskussion om arbets- och delegationsordning. 19 Kulturrådets rapport till styrelsen Styrelsen informerades om aktuella frågor vid myndigheten, bland annat samverkanskonferensen den mars, revidering av riktlinjer för uppföljning av kultursamverkansmodellen, ALMA-information om tillkännagivandet och pristagarveckan, breddade rekryteringsprocesser för Kulturrådets arbets- och referensgrupper, gemensam strategi för vissa horisontella perspektiv, Almedalen och Bok-och biblioteksmässan i Göteborg. Styrelseordföranden informerade om sina möten med Västra Götalandsregionen, Gävleborg och Region Skåne samt med Skolverket om Skapande skola, deltagande i KLYS-kvalitetskonferensen den l 6 april samt medverkan i Svensk Scenkonsts branschdagar den 7 maj. 20 Anmälan av beslut av generaldirektör, avdelningschef, personalansvarig, arbetsgrupper och juryn för Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne Styrelsen informerades om beslut enligt förteckningar. 21 Aktuella rapporter och remisser Styrelsen informerades om remisser enligt förteckning. 22 Anmälan av regeringsbeslut m.m. Styrelsen informerades om regeringsbeslut m.m. enligt förteckning.

9 23 Övriga frågor Styrelsen informerades om inkommen skrivelse från allianserna den 11 maj Styrelsen uppdrog åt generaldirektören att fonnulera ett förslag till svar. Styrelsen diskuterade mångfald och dess definition. Ärendet ska ev. tas upp på styrelseseminarium den 26 maj Styrelsen beslutade uppdra åt kansliet att undersöka om styrelsemötet i september kan förläggas till Göteborg för att möjliggöra att styrelsen besöker Bok- och Bibliotek, som börjar torsdag 24 september. 24 Nästa styrelsemöte Styrelseseminarium den 26 maj kl ca , Stockholm. Nästa styrelsemöte äger rum torsdagen den 13 augusti 2015 kl (telefonmöte). Kommande styrelsemöten 2015: onsdag 23 september kl (Göteborg) OBS alternativa dagar undersöks och definitivt besked kommer inom kort. torsdag 5 november kl onsdag 9 december kl Vid protokollet: Justeras: Sari Båging < <?: ii^^s Ulrika Stuart Hamilton -7?-H