ANVISNINGAR OM ANMÄLNINGSPLIKTIG VERKSAMHET OCH ANVISNING FÖR IFYLLANDE AV ANMÄLNINGSBLANKETT

Transkript

1 ANVISNINGAR OM ANMÄLNINGSPLIKTIG VERKSAMHET OCH ANVISNING FÖR IFYLLANDE AV ANMÄLNINGSBLANKETT ANMÄLNINGSPLIKTIG VERKSAMHET Varje producent av privat socialservice som producerar annan socialservice än socialservice dygnet runt ska lämna en anmälan om verksamheten innan den inleds eller ändras väsentligt eller upphör till det kollegiala organet som ansvarar för socialvården i den kommun där tjänsterna produceras. Med socialservice dygnet runt avses service där klienten är i behov av service dygnet runt (tillståndspliktig verksamhet). Vad gäller tillståndspliktig verksamhet, se separat ansökningsanvisning och anvisning för ifyllande av blankett för ansökan om tillstånd. Anmälningspliktig, registrerad service Anmälan ska i god tid före den planerade tidpunkten för inledandet av verksamheten tillställas det kommunala organet, som granskar uppgifterna i blanketten. Det kommunala organet ska meddela uppgifterna till regionförvaltningsverket för införande av dem i registret. Det kommunala organet bifogar sitt utlåtande varav ska framgå motiverad bedömning över huruvida den anmälningspliktiga serviceverksamheten uppfyller de krav som ställs i lagen om privat socialservice. Regionförvaltningsverket fattar beslut om införande av anmälningspliktig verksamhet i registret. Anmälningspliktig, icke-registrerad service I registret över privata tillhandahållare av service införs inte längre uppgifter om sådana serviceproducenter som endast tillhandahåller stödservice i anslutning till hemservice eller därmed jämförbar service. Sådan service är bland annat måltids-, klädvårds-, bad-, städ-, transport- eller följeslagarservice och tjänster som främjar socialt umgänge samt andra tjänster som en klient kan behöva för att klara sitt dagliga liv (till exempel så kallade shoppingkassetjänster). Inte heller uppgifter om privat familjedagvård införs längre i registret över privata tillhandahållare av service. Anmälan om stödtjänster i anslutning till hemservice, därmed jämförbar service samt om privat familjedagvård ska emellertid göras till det kommunala organ som ansvarar för socialvården på samma sätt som anmälningspliktig service som införs i registret. Kommunen sänder inte in uppgifterna om stödservice i anslutning till hemservice eller privat familjedagvård till regionförvaltningsverket, utan ärendet handläggs i kommunen. Anmälan i samband med ansökan om tillstånd Ifall serviceproducenten ämnar tillhandahålla både anmälningspliktiga och tillståndspliktiga tjänster kan anmälan även göras, i samband med ansökan om tillstånd, till regionförvaltningsverket (om tillståndspliktig verksamhet tillhandahålls inom ett regionförvaltningsverks verksamhetsområde) eller till Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (Valvira, om tillståndspliktig verksamhet bedrivs inom två eller fler regionförvaltningsverks verksamhetsområden). I samband med tillståndsansökan kan endast sådan anmälningspliktig service anmälas som införs i registret över privata tillhandahållare av service. Däremot kan uppgifter om

2 stödservice i anslutning till hemservice eller därmed jämförbara tjänster eller uppgifter om privat familjedagvård inte anmälas i samband med tillståndsansökan, utan de ska alltid anmälas till det kommunala organet. Anmälan om ändringar Anmälningar som gäller ändring av verksamheten, byte av ansvarig person eller upphörande av verksamheten görs alltid till det kommunala organ som ansvarar för socialvården i den kommun där servicen tillhandahålls. Detta gäller både registrerad och icke-registrerad service. Kommunen sänder in de ändrade uppgifterna som gäller registrerad service till regionförvaltningsverket att bli införda i registret. Bilagor till anmälan: 1) uppdaterat handelsregisterutdrag eller kopia av näringsanmälan 2) om sökanden är ett bolag, annan organisation eller stiftelse, kopia av bolagsordningen, bolagsavtalet eller stadgar. 3) verksamhetsplan 4) uppdaterad, officiell planritning och dispositionsplan för de lokaler som ska användas för verksamheten 5) räddningsplan och utredning om utrymningssäkerheten 6) räddningsmyndighetens utlåtande 7) hälsoskyddsmyndighetens utlåtande 8) utlåtande av det kommunala organ som ansvarar för socialvården eller av en tjänsteinnehavare som är utsedd av detta organ i förläggningskommunen 9) kopior av den ansvariga personens examensbetyg och redogörelse över arbetserfarenhet 19) en registerbeskrivning över klientregistret Uppgörande av plan Anmälan görs på anmälningsblanketten som tillsammans med bilagor sänds till det kommunala organet på det sätt som beskrivs ovan eller i samband med tillståndsansökan till regionförvaltningsverket eller till Valvira. I anmälan ska anges den planerade dagen då verksamheten inleds. Till anmälan ska fogas de utredningar och dokument som uppräknas i anmälningsblanketten. Handläggningen av ärendet går snabbare om tillståndsansökan fyllts i omsorgsfullt och till alla delar. Anmälningsblanketter finns på och Beslut När anmälan registrerats sänds ett beslut till serviceproducenten per post. För beslutet uppbärs en avgift. Även ett nekande beslut är avgiftsbelagt. Avgiftens storlek bestäms enligt gällande avgiftsförordning. Tillsynsprogram Valvira har utarbetat tillsynsprogram tillsammans med regionförvaltningsverken som innehåller mer detaljerade rekommendationer om organiseringen av och förutsättningarna för verksamheten samt om klientstruktur, personal och lokaler. Tillsynsprogrammen kan finnas på regionförvaltningsverkens och Valviras webbplatser. 2

3 Egenkontroll Varje producent av privat socialservice ska för att säkerställa adekvat verksamhet utarbeta en plan för egenkontroll som omfattar serviceproducentens alla former av socialservice och servicehelheter. Serviceproducenten ska hålla planen för egenkontroll offentligt framlagd och följa upp hur den förverkligas. Valvira har utfärdat bestämmelser om vad planen för egenkontroll ska innehålla samt hur den ska uppgöras och uppföljas. Bestämmelserna finns tillgängliga på regionförvaltningsverkens och Valviras webbplatser. Skatteförvaltningens anvisning Skatteförvaltningen har utfärdat en ny anvisning för momsbeskattningen av socialvårdstjänster (604/49/2011) som trädde i kraft den 1 oktober Enligt anvisningen förutsätter momsfri privat socialservice bland annat att serviceproducenten är införd i registret över privata serviceproducenter (anmälningspliktig, registrerad service) eller att en anmälan lämnats in om verksamheten till kommunen (anmälningspliktig, icke-registrerad service). ANVISNING FÖR IFYLLANDE AV ANMÄLAN UPPGIFTER OM SERVICEPRODUCENTEN SERVICEPRODUCENT I anmälan ska anges serviceproducentens (enskild person, en sammanslutning eller en stiftelse eller ett affärsföretag bildat av ett offentligt samfund) namn, personbeteckning eller företags- och organisationsnummer och kontaktuppgifter samt namn och kontaktuppgifter för företagets verkställande direktör eller någon annan som ansvarar för affärsverksamheten. Därtill ska i anmälan anges uppgift om registrering i arbetsgivarregister som avses i lagen om förskottsuppbörd. SERVICEPRODUCENTENS KLIENTREGISTER Vid tillhandahållande av privat socialservice bildar klientuppgifterna ett eller flera sådana personregister som avses i personuppgiftslagen. I samband med att serviceverksamheten planeras bör man på förhand även planera hurdana klientuppgifter som kommer att uppstå under verksamheten och för vilka typer av uppdrag de kommer att hanteras. Man ska också bedöma om klientuppgifterna kommer att bilda ett eller flera klientregister. Om de insamlade uppgifterna har samma användningsändamål, bildar de ett och samma register. Det bör också avgöras vem som är registeransvarig för klientuppgifterna. Den registeransvarige har bestämmanderätt över och ansvar för klientuppgifterna. De uppgifter som hör till socialvården kan kommunen eller samkommunen antingen ordna själv eller skaffa servicen till exempel av en privat serviceproducent. När en privat serviceproducent tillhandahåller socialservice på uppdrag av kommunen eller 3

4 på annat sätt för kommunens räkning (till exempel genom avtal om köpta tjänster), är den registeransvarige för dessa klientuppgifter det organ som svarar för socialvården i den aktuella kommunen, till exempel socialnämnden (antecknas i punkt 6 i anmälningsblanketten: annan registeransvarigs klientregister ). Kommunen har då även bestämmanderätt över klientuppgifterna. När privat socialservice tillhandahålls är serviceproducenten registeransvarig för klientuppgifterna om de klienter som själva betalar för servicen (antecknas i punkt 6 i anmälningsblanketten: "eget klientregister används"). Om socialvårdens klientuppgifter hanteras elektroniskt ska serviceproducenten ha en dataskyddsansvarig som följer upp och övervakar behandlingen av klientuppgifterna. Eftersom klientregistret innehåller personuppgifter ska särskild vikt fästas vid datainnehållet och sekretessen. Dataombudsmannens byrå ger handledning och rådgivning i frågor som gäller hantering av personuppgifter. Dataombudsmannens mallar och mallblanketter om hantering av personuppgifter och registerbeskrivning finns på UPPGIFTER OM VERKSAMHETSENHETEN/VERKSAMHETEN VERKSAMHETSENHETEN I anmälan ska meddelas namnen och kontaktuppgifter på de verksamhetsenheter för vilka anmälan görs. Uppgifterna fylls i separat för varje verksamhetsenhet. Med verksamhetsenhet avses en funktionell helhet som tillhandahåller ovan avsedda tjänster för klienter. Verksamhetsenheten ska ha tillräckliga och ändamålsenliga lokaler och tillräcklig och ändamålsenlig utrustning samt den personal som verksamheten förutsätter. ANSVARIG PERSON FÖR SERVICEN Varje verksamhetsenhet som tillhandahåller privat socialservice ska ha en ansvarig person som ansvarar för att de tjänster som genomförs vid verksamhetsenheten uppfyller de krav som ställs på dem. I anmälningsblanketten ska anges den ansvariga personens namn, personbeteckning, kontaktuppgifter, utbildning, arbetserfarenhet och befattning vid verksamhetsenheten. Den ansvariga personen svarar till exempel för att verksamhetsenheten har tillräckligt med personal i relation till servicebehov och antal klienter samt för att personalens utbildningsnivå och kompetens möjliggör god servicekvalitet. Den ansvariga personen ska själv arbeta vid enheten. Den ansvariga personen ska ha sådan utbildning som anges i lagen om behörighetsvillkoren för yrkesutbildad personal inom socialvården (272/2005) samt tillräcklig praktisk erfarenhet av motsvarande verksamhet. Som utredning ska kopior av den ansvariga personens examensbetyg och arbetsintyg företes. Vid byte av ansvarig person ska skriftlig anmälan om detta göras till det kommunala organ som ansvarar för socialvården. 4

5 UPPGIFTER OM DEN SERVICE SOM TILLHANDAHÅLLS För varje verksamhetsenhet ska meddelas innehållet av den socialservice som tillhandahålls (målgrupp för servicen) samt på vilket sätt tjänsterna produceras (egen verksamhet/underleverans) samt den planerade omfattningen av tjänsterna (till hur många personer). Servicen som tillhandahålls vid varje verksamhetsenhet och verksamhetens omfattning ska anges i blankettens punkt Serviceverksamheten vid enheten samt antal klientplatser. PERSONAL I anmälan ska anges personaldimensionering i form av antal årsverken (per enhet) samt utbildningens kvalitet och nivå. Personaldimensioneringen ska vara tillräcklig i förhållande till klienternas servicebehov och antal. Bestämmelser om den behörighet som krävs av de anställda finns i lagen om behörighetsvillkoren för yrkesutbildad personal inom socialvården. På blanketten ska anges för varje verksamhetsenhet antalet anställda som deltar i vård, fostran och rehabilitering samt deras yrkesutbildning, vid behov specificerad per boendeenhet. Som heltidsanställda räknas de personer som arbetar på heltid enligt definitionen i kollektivavtalet. Utbildningsnivån för den personal som deltar i vård, fostran och rehabilitering anges enligt personens högsta utbildning inom social- eller hälsovården. I uppgifterna om personalen ska även anges antalet anställda i biträdande uppgifter. I denna grupp ingår till exempel personer som handhar uppgifter i samband med städning, distribution av måltider och tvätt av kläder och linne.om ifrågavarande personer även deltar i vården (t.ex. hjälp med måltider, toalettbesök och tvättning) ska i anmälan specificeras fördelningen av biträdande arbete och vårduppgifter. Mer information om personaldimensioneringen finns i social- och hälsovårdsministeriets publikation Kvalitetsrekommenendation om tjänster för äldre (2008) samt i Valviras och regionförvaltningsverkens tillsynsprogram. VERKSAMHETSLOKALER OCH ANORDNINGAR Verksamhetsenheten ska ha tillräckliga och ändamålsenliga lokaler samt tillräcklig och ändamålsenlig utrustning. Lokalerna ska till sina sanitära och övriga förhållanden vara lämpliga för den vård, fostran och övriga omsorg som tillhandahålls där. Till anmälan ska bifogas en uppdaterad planritning, dispositionsplan och situationsplan för de lokaler som ska användas för verksamheten. Planritningen ska innehålla uppgifter om storleken av de rum som används (m²), antal klienter/rum samt antalet hygienutrymmen, inklusive toalett- och duschrum som är tillgängliga med rullstol. Därtill ska anges antalet gemensamma lokaler samt deras storlek och situationsplan. ANNAN REDOGÖRELSE ÖVER VERKSAMHETEN Anmälan ska innehålla nödvändiga dokument för att ärendet kan klarläggas. Serviceproducenten ska skaffa inspektionsprotokoll och utlåtanden av räddningsmyndigheten och hälsoskyddsmyndigheten i den kommun där verksamhetsenheten är belägen samt utlåtande av det kommunala organ som ansvarar för socialvården eller av en tjänsteinnehavare som är utsedd av detta organ. 5

6 Till anmälan som gäller ändring av tillståndet ska fogas de handlingar, utredningar och utlåtanden som behövs för utredning av den aktuella ändringen. KONTROLL AV BROTTSLIG BAKGRUND HOS PERSONER SOM ARBETAR MED BARN Om verksamhetsområdet för den som producerar privat socialservice omfattar tjänster för minderåriga, ska tillståndsmyndigheten efter mottagandet av anmälan begära uppvisande av straffregisterutdrag. Kommunen begär uppvisande av straffregisterutdrag av personer som står i annat än arbetsavtalsförhållande och vilkas arbete består i att varaktigt och i väsentlig grad utan vårdnadshavarens närvaro fostra, undervisa, sköta eller annars ta hand om minderåriga eller annars arbeta i personlig kontakt med minderåriga. Med person som står i annat än arbetsavtalsförhållande avses till exempel företagare som producerar tjänster och i vars uppgifter vid verksamhetsenheten ingår arbete med barn. Serviceproducenten ska för sin del av sina anställda till vilkas uppgifter det hör att arbeta med barn begära uppvisande av straffregisterutdrag. Personen själv ska skaffa straffregisterutdraget. Utdraget beställs från rättsregistercentralen. Staffregisterutdraget får inte vara äldre än sex månader. Anteckningar om utdragets innehåll får inte göras i handlingar och utdraget får inte kopieras. Utdraget returneras utan dröjsmål till den person som har företett det. Om serviceproducenten efter beviljandet av tillstånd anställer en person som inte står i arbetsavtalsförhållande till serviceproducenten i uppgifter som omfattar arbete med barn, eller när uppgifter för första gången ges till en sådan person, ska serviceproducenten underrätta tillståndsmyndigheten om detta. Även då ska tillståndsmyndigheten av person som inte står i arbetsavtalsförhållande begära uppvisande av straffregisterutdrag. DEFINITION AV SERVICEBRANSCH BARNDAGVÅRD Daghem och specialdaghem för barn samt daghem för skolelever och enheter för öppna tjänster inom småbarnsfostran. HEMSERVICE Med hemservice avses fullgörande av eller bistånd vid fullgörandet av uppgifter eller funktioner som hör till boende, personlig skötsel och omvårdnad, vård och uppfostran av barn samt till annan normal och invand livsföring. Hemservice tillhandahålls dem som på grund av nedsatt prestationsförmåga, familjeförhållanden, ansträngning, sjukdom, barnsbörd eller invaliditet eller av annan motsvarande orsak är i behov av hjälp för att klara de uppgifter och funktioner som hemservicen gäller. DAGVÅRD FÖR VUXNA Dagvård för vuxna, närmast äldre och utvecklingsstörda. 6

7 DAGCENTER/SERVICECENTER Dagcentren har till uppgift att höja funktionsförmågan genom samhörighet och växelverkan. Syftet med dagcenter för äldre är i synnerhet att stödja funktionsförmågan och främja självständigt boende. Dagcentren inom missbrukarvården erbjuder i sin tur drogfria platser för tidsfördriv och umgänge. För mentalvårdsklienter ger dagcentren ett dagligt program och stöder på det sättet klienternas möjligheter till ett aktivt liv och deras sociala färdigheter. ARBETS- OCH AKTIVITETSCENTER Arbets- och aktivitetscentren för utvecklingsstörda samt verksamhet som syftar till att främja sysselsättningen av personer med nedsatt arbetsförmåga. Här anges även sådan rehabilitering av mentalvårdsklienter vars syfte är att klienterna kan återvända till arbete eller annan aktivitet. ÖPPEN MISSBRUKARREHABILITERING A-klinik, ungdomsstation, klinik för narkotikamissbrukare, avgiftningsenhet inom öppenvården och annan motsvarande enhet som erbjuder öppen missbrukarrehabilitering.syftet med servicen är att vårda och rehabilitera missbrukare. Vård eller rehabilitering ges av en yrkesutbildad person vid enheten. Krävande medicinsk rehabilitering kan endast ges vid enheter inom hälso- och sjukvården. SOCIALARBETARTJÄNSTER Tjänster som hänför sig till socialarbete och tillhandahålls av en person som har socialarbetarkompetens. ÖPPEN FAMILJEREHABILITERING Öppen familjerehabilitering. PERSONLIG ASSISTANS Med personlig assistans avses den nödvändiga hjälp som en gravt handikappad har behov av hemma eller utanför hemmet i de dagliga sysslorna, arbete och studier, fritidsaktiviteter, samhällelig verksamhet samt i upprätthållande av sociala kontakter. FAMILJEARBETE Med familjearbete avses förebyggande, helhetsmässigt, systematiskt och långsiktigt stöd för barnfamiljer. Familjearbetet fokuserar på att stödja familjernas livsbalans och att ta i bruk sina egna resurser samt att stärka deras förmåga att hantera sin vardag. Familjearbetet kan hänföra sig till stöd för föräldraskapet, handledning i vård och fostran av barn, hantering av hemmets sysslor och vardagsrutiner, stärkande av familjens funktionsförmåga i nya livssituationer, stöd för växelverkan i familjen och en förbättring av sociala nätverk samt förebyggande av marginalisering. Familjearbetet kan genomföras till exempel i form av familjemöten, samtal med familjen och barnet, hembesök, gruppverksamhet eller familjerehabilitering. 7

8 ANNAN SAKKUNNIGVERKSAMHET INOM SOCIALVÅRDEN Sådana öppenvårdstjänster som förutsätter kompetens i socialvård och som inte tillhör andra kategorier. Här ingår bl.a. rådgivningsbyråerna i uppfostrings- och familjefrågor, rådgivningsenheter inom vården av utvecklingsstörda, rådgivningsenheter för äldre samt andra enheter som tillhandahåller handledning och rådgivning samt kartläggning av sociala problem på försorg av yrkesutbildade personer inom socialarbete. Likaså inräknas till exempel enheter som ordnar social semesterverksamhet, sociala impulser, fritidssysslor och rekreation för barn, äldre och handikappade, omsorger om utlänningar och flyktingar eller annan icke ovan klassificerad socialvårdsverksamhet. EFTERVÅRD INOM BARNSKYDDET Stödtjänster inom öppenvården som ordnas efter avslutad placering utom hemmet. SERVICEBOENDE Serviceboende avses när klienterna inte regelbundet behöver hjälp dygnet runt. Serviceboende baserar sig på hyresavtal och servicen ordnas efter klientens individuella behov. Serviceproducenten ordnar för klienten en sådan servicehelhet som han eller hon behöver och som utöver boende innefattar tjänster som hjälper klienten att klara det dagliga livet. Tjänster som gäller daglig livsföring kan vara t.ex. hemservice, hjälp med personlig hygien osv. Till serviceboende räknas både servicehus och boendetjänster som baserar sig på gruppboende. Tjänster kan ordnas för äldre, utvecklingsstörda, andra handikappade, mentalvårdsklienter och missbrukare. STÖDBOENDE Stödboende är avsedd som en boendeform till stöd för ett självständigt liv för personer som behöver rehabiliterande insatser eller annat stöd för att möjliggöra självständigt boende. Klienten bor alltså i en normal bostad. Stödboende är också stödboendet inom omsorgerna om utvecklingsstörda där det inte finns fast anställd personal i bostaden och där invånarna får handledning och stöd några timmar i veckan. 8