Granskning av hantering av föreningsbidrag

Transkript

1 Revisorerna Granskning av hantering Antal sidor:12

2 Innehåll 1. Bakgrund 2 2. Syfte 2 3. Avgränsning 2 4. Revisionskriterier 2 5. Metod 3 6. Styrdokument Kommunallagen Reglemnete och normer 3 7. Organisation 6 8. Utbetalda föreningsbidrag 7 9. Intern kontroll och uppföljning Sammanfattande bedömning KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 1

3 1. Bakgrund Vi har av Tranås kommuns revisorer fått i uppdrag att granska riktlinjer och rutiner kring föreningsbidrag. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Att stimulera det arbete som bedrivs inom det kommunala föreningslivet är en viktig del av kultur- och fritidsnämndens verksamhet. För att förverkliga kommunens fritidspolitiska mål har nämnden till uppgift att fördela bidrag till föreningar och organisationer. Utifrån sin risk- och väsentlighetsbedömning har revisorerna beslutat att avsätta resurser för granskning av kommunens verksamhet kring föreningsbidrag. 2. Syfte Syftet med granskningen är att kartlägga och bedöma kommunens regler och beviljande samt om den interna kontrollen av bidragsgivningen är tillräcklig. Granskningen avser att besvara följande frågeställningar: Finns kommunala regler och riktlinjer för föreningsbidrag och bidragsbeslut? Är befintliga regler och riktlinjer tillräckligt tydliga? Efterlevs riktlinjer och rutiner? Är organisationen för beslut och utbetalning effektiv och ändamålsenlig? Vilka kriterier ställs på den bidragssökande? Hur sker uppföljning och kontroll? Finns rutiner för att säkerställa att bidraget faktiskt används till avsedda ändamål? 3. Avgränsning Granskningen avser kultur- och fritidsnämnden. 4. Revisionskriterier Vi bedömer om rutinerna/verksamheten uppfyller: Fullmäktigebeslut Nämndbeslut - interna riktlinjer och rutiner 2

4 5. Metod Studium och genomgång av relevanta dokument, protokoll och beslutsunderlag. Intervjuer och avstämningar med kultur- och fritidsnämndens presidium, förvaltningschef, ansvarig handäggare samt berörda tjänstemän har genomförts. 6. Styrdokument 6.1 Kommunallagen Föreningsbidragsverksamhet är i väldigt liten utsträckning lagreglerad, vilket innebär att kommuner har ett stort utrymme att forma stödet och tillhörande villkor och normer. Inom ramen för kommunallagen är det likställighetsprincipen som gäller, vilket innebär att beslut om bidragsgivning till verksmamma föreningar inom kommunen skall grundas på sakliga överväganden och inte något godtycke, dvs. att bidragen skall ges till föreningar på lika villkor. KL, 2 kap, 2 : Kommuner och landting ska behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat 6.2 Reglemente och normer Reglementet för kultur- och fritidsnämnden fastställer följande, (antaget av kommunfullmäktige, ): 2, p 4: Kultur och fritidsnämnden uppgifter är bl.a.: - att genom ett nära samarbete med verksamma föreningar och organisationer i kommunen stimulera det arbete dessa bedriver samt fördela bidrag som stöd till föreningar som är anslutna till riksorganisation och till föreningar vars verksamhet bedöms som synnerligen viktig i enlighet med de övergripande normer som kommunfullmäktige antagit och inom ramen för de anslag som kommunfullmäktige beviljat. 3

5 Tranås kommun har vidare fastställt en normsamling för bidragsgivning till föreningar. Normsamlingen redogör för följande föreningsgrupper: Föreningsgrupp 1: Organisation eller förening som bedriver ungdomsfostrande eller annan ideell verksamhet av samhällsnyttig natur. Föreningsgrupp 2: Korpidrottsförbund och därmed jämställd organisation där ev. deltagande i aktiviteter automatiskt ger medlemskap. Föreningsgrupp 3: Övriga som ej kan hänföras till ovan nämnda: Röda Korset, Hemvärn, Hembygdsföreningar, Husmodersföreningar m.fl. Föreningsgrupp 4: Studieorganisationer, Studiestipendier, Musik-, teater- och sångorganisationer. Dock innehåller normsamlingen enbart specificerade bidragsbestämmelser för: Ungdomsorganisationerna lokala verksamhet med senaste revidering Handikapporganisationernas lokala verksamhet, med senaste revidering Pensionärsföreningarnas lokala fritidsverksamhet med senaste revidering Av normsamlingen framgår följande former av bidrag: Administrations- och verksamhetsbidrag som har till syfte att dels ge föreningen en ekonomisk grundtrygghet, dels möjligheter att aktivera åldersgrupperna 7-20 år. Lokalbidrag som syftar till att ge föreningarna lokalmässiga förutsättningar att bedriva verksamhet. Investeringsbidrag som efter särskild prövning kan utgå till större ny-, tilleller ombyggnad av anläggning samt inköp av större maskiner för skötsel av anläggningen. 4

6 Aktivitetsbidrag syftar till att stimulera organisationernas ungdomsverksamhet. Bidraget skall komplettera det statliga lokala aktivitetsbidraget. Ledarutbildningsbidrag syftar till att ekonomiskt stödja organisationernas ledarutbildning. Bidrag till Kultur- och fritidsnämndens förfogande, där bidraget utgör ett komplement till kommunens övriga bidragsformer utan att vara knutet till speciella villkor eller bestämmelser. Iakttagelser: Av normsamlingen framgår inga bestämmelser för föreningsgrupperna 3, (Röda Korset, Hemvärn, Hembygdsföreningar, Husmodersföreningar m.fl.), och 4, (Studieorganisationer, Studiestipendier, Musik-, teater- och sångorganisationer). Under 2008 överfördes ansvaret för bidragsgivning till studieorganisationer från kommunstyrelsen till kultur- och fritidsnämnden. Likaledes tog kultur- och fritidsnämnden över ansvaret för bidragsgivning till hembygdsföreningar under Av granskningen framgår att det är endast en hembygdsförening som hamnar inom ramen för föreningsgrupp 3, där nämnden betalar ut ett fast hyresbidrag baserad på ett beslut från kommunstyrelsen. Bidrag till studieorganisationer baseras på ett reglemente antaget av kommunstyrelsen, Av de detaljerade bestämmelserna avseende bidrag till ungdomsorganisationernas lokala verksamhet framgår att administration och verksamhetsbidragen har upphört sedan januari Likaså framgår ledarutbildningsbidragen har upphört sedan januari Dock finns detaljerade bestämmelser och villkorsbeskrivning för dessa bidragsformer fortfarande med i normsamlingen. På samma sätt finns det delar i villkorsbeskrivningen för lokalbidrag som har upphört och som fortfarande finns med i författningssamlingen. Likaledes upphörde ledarutbildningsbidragen till handikapporganisationernas lokala verksamhet i januari Dock finns villkoren fortfarande beskrivna i normsamlingen. Vidare har bidrag till pensionärsorganisationer upphört i sin helhet år Trots detta finns avsnittet med detaljerade bestämmelser och villkor för bidrag till pensionärsföreningarnas lokala fritidsverksamhet med i normsamlingen. 5

7 Vi bedömer att normsamlingen är i behov av en uppdatering, där de bidragsformer som har upphört tas bort i syfte att hålla dokumentet à jour. Vidare bör beslutsnivå samt beslutsparagraf framgå tydligt av dokumentet. Likaså bör det ske en korrigering i normsamlingen avseende hembygdföreningarnas samt studieorganisationernas huvudmannaskap, där kultur- och fritidsnämnden är idag huvudman för dessa föreningsgrupper. På samma sätt bör handikapporganisationerna benämnd som grupp 5, vara med i översikten så som föreningsgrupp 1-4. Detta ger en tydligare överblick över dokumentets struktur och innehåll. Av granskningen framkommer att de senaste ändringarna, (beslutad av kultur- och fritidsnämnden, med ikraftträdande ), i författningssamlingen inte har beslutats av kommunfullmäktige. 7. Organisation Kultur- och fritidsnämnden består av sju ledamöter och sju ersättare. 11 protokollförda sammanträden äger rum årligen. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott består av 3 ledamöter och 3 ersättare, (se figur 8:1). Centralt på förvaltningen finns sex heltidstjänster enligt följande: Figur 7:1 Kultur- och fritidsnämnd 7 Ledamöter & 7 Ersättare AU 3 Ledamöter & 3 Ersättare Förvaltningschef Adm. Chef & nämndssekr. tillika handläggare föreningsbidrag Kultur- och ungdoms- Anläggningschef Chef Stadsbibliotek Föreståndare ungdomsverksamhet 6

8 Iakttagelser: Av granskningen framgår att endast en handläggare hanterar föreningsbidragen vid sidan av ett chefskap samt ett uppdrag som nämndssekreterare, vilket leder till en sårbarhet. Det nuvarande läget signalerar om hög en arbetsbelastning. Tidigare startades ett kommunövergripande projekt nämndssekreterarpol, där ambitionen var att nämndssekreterarna oavsett förvaltningstillhörighet skulle vid behov ersätta varandra. Dock har projektet avstannat. Härigenom är det av stor vikt att ansvarig handläggare tillsammans med förvaltningschefen ser över arbetsuppgifterna samt planerar för en systematisk kunskapsöverföring till befintlig personal inom förvaltningen, i syfte att dels avlasta ansvarig handläggare, dels minimera sårbarheten. Av intervjuerna med presidiet samt tjänstemän framkommer att vid flera tillfällen årligen påminner förvaltningen de olika föreningarna att söka bidrag, vilket är tidskrävande. Vi bedömer att föreningarna själva bär ett ansvar för ansökning av kommunala bidrag. Härigenom bör ett årligt informationsutskick till respektive förening inom kommunen vara tillräckligt. 8. Utbetalda föreningsbidrag Nedan redogörs för utbetalda bidragsformer för åren Figur 8:1 Bidragsform 2009 Kr 2010 Kr 2011 Kr 2012 Kr, t.o.m. juni Anläggningsstöd inkl. investeringsstöd Lokalbidrag Aktivitetsstöd Aktivitetsstöd äldre, (tillfälligt stöd på prov under 1 år) Hälsocoachprojekt Till nämndens förfogande Särskilda anslag, (driftbidrag) Studieorganisationer Totalt (Budget ) 7

9 9. Intern kontroll och uppföljning Syftet med den interna kontrollen är att säkerställa ändamålsenligheten i verksamheten samt se till att verksamhetsuppdragen genomförs på ett rättsäkert samt effektivt sätt utifrån risk- och väsentlighetsbedömningar. Ansvaret för den interna kontrollen av kommunala verksamheter åvilar nämnderna, där kommunallagen fastställer följande, (KL, 6 kap, 7 ),: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Lag (1999:621). Det råder en vanlig missuppfattning om att internkontroll handlar enbart om ekonomiska rutiner. Intern kontroll begränsas inte till ekonomiadministration utan omfattar hela verksamheten. Intern kontroll är en process som stödjer nämnden i arbetet med att uppnå uppsatta mål, säkerställa kvaliteten i verksamheten, efterleva lagar, förordningar, policies, riktlinjer och andra styrdokument samt undvika förtroendeskador genom att signalera om eventuella fel, brister och oegentligheter. Processen omfattar all personal med nämnd och styrelsen som ytterst ansvariga. Kommunstyrelsen skall inom ramen för sin uppsiktsplikt bevaka nämndernas arbete med den interna kontrollen. 9.1 Intern kontroll, kultur- och fritidsnämnden Kommunfullmäktige i Tranås kommun har fastställt ett övergripande reglemente för nämnders och styrelsens arbete med den interna kontrollen och kvalitetssäkringen. Reglementet, (antaget , 86), beskriver arbetet med den interna kontrollen enligt följande: System och rutiner som ökar kommunens effektivitet, styrbarhet och säkerhet så att resurser används optimalt och i enlighet med fastställda direktiv. Säkerställande av att lagar, bestämmelser, anvisningar och överenskommelser efterlevs. 8

10 Minimera riskerna för missbruk och/eller oavsiktliga fel som kan leda till att kommunens tillgångar äventyras eller att extra kostnader uppstår. Säkerställa en rättvisande redovisning genom kontroll av riktigheten och tillförlitligheten i räkenskaperna och verksamhetsuppföljningen. Skydda politiker och tjänstemän mot misstankar om oegentligheter. Iakttagelser: Av granskningen framgår att det inte genomförs något intern kontrollarbete avseende hantering av samt utbetalda föreningsbidrag. Likaledes framgår avsaknaden av dokumenterade rutiner och riktlinjer för den interna kontrollen i normsamlingen följt av sanktionsmöjligheter vid eventuella brister. Av intervjun med presidiet framgår önskemål om en ökad politisk styrning avseende hanteringen med fokus på normer, etik och värderingar ute i föreningarna. Presidiet förespråkar utbildningsinsatser samt workshops i syfte att få med föreningarna på banan, innan det blir aktuellt med tvingande villkorsbeskrivningar i normsamlingen. Ordföranden framhåller att tvingande dokument kan leda till att föreningarna upprättar substanslösa dokument utan verkning som syftar till att endast uppfylla nämndens krav avseende policydokument. Presidiet är enigt om att föreningarna måste i första hand erhålla utbildningar i syfte att få en ökad förståelse för normer, etik och värderingar. Av intervjuerna framkommer att nämnden har fått signaler om oprofessionella rutiner och bemötanden inom vissa föreningar som bedriver ungdomsverksamhet, där rådande kulturer inte överensstämmer med nämndens normer och värderingar. Dock kan nämnden i dagsläget inte dra in bidragen då det saknas sanktionsmöjligheter i reglementet. Presidiet framhåller att det är önskvärt med införandet av etiska regler och normer i reglementet följt av ett internkontroll arbete - dock finns det ekonomiska begräsningar för att följa upp samt säkerställa föreningarnas arbete med normer och värderingar. Presidiet är enigt om att nämnden måste börja med att ställa högre krav på föreningarna följt av interna kontroller i form av uppföljningar och utvärderingar men samtidigt betonas avsaknaden av administrativa resurser. Presidiet påpekar vidare att de interna kontrollplanerna är för övergripande och generella, där det istället vore önskvärt med tydligare och verksamhetsdetaljerade kontrollplaner. 9

11 Av intervjun med förvaltningschefen framgår önskemål om införandet av rutiner för intern kontroll samt krav på normer och värderingar avseende bl.a. jämställdhet, mångfald och etik i reglementet för hantering en. Vidare framgår att intern kontroller i form av stickprover och besök på föreningarna kan genomföras inom befintlig budgetram det är dock lite svårare med kontinuerliga uppföljningar och kvalitetssäkringsarbete inom ramen för befintliga resurser. Av granskningen framkommer att det vore önskvärt med en utredning om de bidrag som utbetalas till Studieorganisationerna, där det i dagsläget är oklart vart bidragen tar vägen. Det finns signaler om att bidragen inte används till de lokala verksamheterna i Tranås, utan används centralt av studieförbunden. Det finns i dagsläget en blankett om normer och värderingar som avser endast föreningar som bedriver ungdomsverksamhet och som syftar till föreningens förhållande till alkohol, narkotika, tobak, dopning, mobbning, rasism, fair play och jämställdhet. Blanketten skall ifyllas av föreningarna i samband med ansökan om föreningsbidrag. Följande alternativ framgår av blanketten: Föreningen har antagit policy med normer och värderingar Ja Nej Policy bifogas Ja Nej Föreningen önskar hjälp med att upprätta/utveckla en policy Ja Nej Det är ett krav att lämna in blanketten dock är det inget krav på att ha en policy om normer och värderingar, vilket innebär att även de som svarar nej gällande första påståendet erhåller bidrag. Av granskningen framkommer att nämnden inte har kunnat bistå de föreningar som önskat hjälp med att upprätta en policy. Det framgår även att det finns föreningar som inte kryssat i något alternativ avseende hjälp med att upprätta en policy trots avsaknaden av densamma. 10. Sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis kan konstateras att det finns brister inom kultur- och fritidsnämndens hantering. Intern kontroll är att aktivt leda verksamheten på ett riskmedvetet sätt och som tidigare nämnts är en process som stödjer nämnden i arbetet med att uppnå uppsatta mål, 10

12 säkerställa kvaliteten i verksamheten, efterleva lagar, förordningar, policies, riktlinjer och andra styrdokument samt undvika förtroendeskador genom att signalera om eventuella fel, brister och oegentligheter. Intern kontroll är en ständig process som omfattar hela verksamheten, dvs. inte enstaka delar av verksamheten. Vi bedömer att en viktig förutsättning för en god intern kontroll är väl fungerande kontrollsystem och rutiner baserad på underbyggda uppföljningar, utvärderingar och risk- och väsentlighetsanalyser. Arbetet med den interna kontrollen måste ses som en integrerad del i ledningsprocessen. Av granskningen framgår bl.a. avsaknaden av upprättade regler och rutiner avseende den interna kontrollen. Utifrån våra iakttagelser samt vår analys bedömer vi att följande bör ses över: - Normsamlingen/reglemnetet för föreningsbidrag bör revideras i syfte att á jourhålla dokumentet, där huvudmannaskapet för vissa föreningsgrupper bör korrigeras för att överensstämma med rådande förhållande. - Av normsamlingen bör även detaljerade bestämmelser framgå för föreningsgrupperna 3 och 4. - De bidragsformer som har upphört sedan 90-talet bör tas bort i dokumentet. - Likaledes bör detaljerade bestämmelser för bidrag till pensionärsorganisationer tas bort då bidragen upphörde år Beslutsnivå samt beslutsparagraf bör framgå tydligt av dokumentet. - Ansvarig handläggare bör tillsammans med förvaltningschef se över arbetsuppgifterna i dels avlastningssyfte och dels i syfte att minimera rådande sårbarhet. - Tydliga regler och rutiner för intern kontroll en bör upprättas och antas av nämnden. - Likaså bör utvärderings- och uppföljningsverktyg följt av tidsangivelser för genomförande och avrapportering till nämnden framgå av dokumentet. - Normer och värderingar om alkohol, narkotika, tobak, dopning, mobbning, rasism, fairplay och jämställdhet för föreningar som driver ungdomsverksamhet bör 11

13 integreras i normsamlingen/reglementet samt bör vara ett krav för bidragsutdelning. De föreningar som saknar policy om normer och värderingar bör få hjälp med att upprätta en sådan. I dagsläget erhålls bidrag oavsett förhållningssätt till gällande normer och värderingar. - Sanktionsmöjligheter, (indragna bidrag/återbetalning), vid eventuella brister bör tillföras normsamlingen. - I dagsläget har försäkringsblanketten tappat sin legitimitet i vissa delar, där nämnden till synes erbjuder att bistå föreningarna med upprättande av norm och värderingspolicies men som inte har kunnat verkställas. Härigenom riskerar intyget att uppfattas som ett inlämningsdokument med syfte att endast tillfredställa nämnden. - Utbildningsinsatser kan erbjudas i syfte att öka förståelsen samt kunskapen om etik, normer och värderingar - dock som ett komplement till dokumenterade rutiner och regler. KPMG Viktoria Bernstam Konsult/Revisor 12