Plats och tid: Nämndhuset Nynäshamn, lokal: Örngrund kl 08.30

Transkript

1 UTSKRIFTSDATUM KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Plats och tid: Nämndhuset Nynäshamn, lokal: Örngrund kl Ärenden: Enligt föredragningslistan

2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 1 Innehållsförteckning Sida 134 Styrdokument för Nynäshamns kommuns krisberedskap Delegationsordning för kommunstyrelsen 136 Nytt avtal med Folkets Hus Nynäshamn angående driftsbidrag och nyttjande av lokal Införande av digital möteshantering i kommunfullmäktige Kompetensmiljonen 9

3 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 2 134/16 Dnr KS/2016/0154/172-8 Styrdokument för Nynäshamns kommuns krisberedskap Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige att anta Styrdokument för Nynäshamns kommuns krisberedskap. Ärendebeskrivning Ett av de övergripande målen för Nynäshamns kommun är att vara en attraktiv och trygg kommun. Styrdokument för krisberedskap i Nynäshamns kommun utgör en viktig del av trygghets- och säkerhetsarbetet som bedrivs i kommunen för att uppnå det målet. Det sammanfattande syftet med styrdokument är att beskriva hur Nynäshamns kommun arbetar med krisberedskap och hur kommunen avser att fullgöra sina åtaganden enligt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH). Lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH) slår fast att kommunen är skyldig att kunna upprätthålla samhällsviktig verksamhet även i samband med en extraordinär händelse. Syftet med lagen är att kommuner och landsting ska minimera sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer. Utifrån LEH har Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) slutit en överenskommelse om kommunernas krisberedskap. Överenskommelsen reglerar kommunernas ersättning för de uppgifter kommunen har enligt lagen. Överenskommelsen preciserar vidare statens förväntningar på hur uppgifterna ska genomföras i form av målbeskrivningar och riktlinjer för hur verksamhet och ersättning ska följas upp. Styrdokument för krisberedskap i Nynäshamns kommun utgår ifrån uppgifterna som beskrivs i LEH och i kommunöverenskommelsen och delas in i följande målområden: - Planering - Risk- och sårbarhetsanalyser - Geografiskt områdesansvar - Utbildning och övning - Rapportering - Höjd beredskap Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

4 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 3 134/16 Styrdokument för krisberedskap i Nynäshamns kommun innebär ingen extra kostnad för kommunen, utan finansieras med statliga medel. Styrdokumentet möjliggör en samordnad och effektiv organisation, som tydligt visar hur Nynäshamns kommun arbetar för att uppfylla de lagkrav och överenskommelser som styr samhällets krisberedskap. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

5 S II Wit-9 47' 9** Kommunstyrelseforvaltningen Planering och samhallsutveckling Sid 1 (3) Arendenummer KS 2016/0154/172- Handlaggare: Kenneth Kollberg Kommunstyrelsen NYNASHAMNS KOMM Kommunstyrelsen Dh-20/ 0/3-eil/ - Styrdokument f6r Nynashamns kommuns krisberedskap Forslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att foresla kommunfullmaktige att anta Styrdokument for Nyndshamns kommuns krisberedskap. Bakgrund Ett av de overgripande malen for Nyndshamns kommun är att vara en attraktiv och trygg kommun. Styrdokument fir krisberedskap i Nyndshamns kommun utgor en viktig del av trygghets- och sakerhetsarbetet som bedrivs i kommunen for att uppna det malet. Det sammanfattande syftet med styrdokument är att beslcriva hur Nyndshamns kommun arbetar med krisberedskap och hur kommunen avser att fullgora sina ataganden enligt lagen om kommuners och landstings atgarder infor och vid extraordinara handelser i fredstid och hojd beredskap (LEH)1. Arendebeskrivning Lagen om kommuners och landstings atgarder inflir och vid extraordinara handelser i fredstid och hojd beredskap (LEH) slar fast att kommunen är skyldig att kunna upprdtthalla samhallsviktig verksamhet awn i samband med en extraordindr handelse. Syftet med lagen är att kommuner och landsting ska minimera sarbarheten i sin verksamhet och ha en god formaga att hantera krissituationer. Utifran LEH bar Myndigheten for samhallsskydd och beredskap (MSB) och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) slutit en overenskommelse om kommunemas krisberedskap2. Overenskommelsen reglerar kommunemas ersattning for de uppgifter kommunen har enligt lagen. Overenskommelsen preciserar vidare statens forvantningar pa hur uppgiftema ska genomfdras i form Lagen om kommuners och landstings &Order inf.& och vid extraordincira heindelser i fredstid och hojd beredskap. SFS 2006:544, LEH, 2 Overenskommelse om kommunernas krisberedskap (Diarienummer SKL 12/6159, MSB ) Postadress Besoksadress Leveransadress Telefon Telefax Bankgiro PlusGiro Receptionen NYNASHAMN Stadshusplatsen 1 Floravagen vx

6 2(3) av malbeskrivningar och riktlinjer for hur verksamhet och ersattning ska foljas upp. Styrdokument for krisberedskap i Nynashamns kommun utgar ifran uppgiftema som beskrivs i LEH och i kommunoverenskommelsen och delas in i foljande malomraden: - Planering - Risk- och sarbarhetsanalyser - Geografiskt omradesansvar - Utbildning och avning Rapportering - Hojd beredskap Styrdokument fdr krisberedskap i Nynashamns kommun innebar ingen extra kostnad for kommunen, utan finansieras med statliga medel. Styrdokumentet mojliggor en samordnad och effektiv organisation, som tydligt visar hur Nynashamns kommun arbetar for att uppfylla de lagkrav och overenskommelser som styr samhallets krisberedskap. Arendets beredning Styrdokument for krisberedskap i Nynashamns kommun är pa uppdrag av kommunchefen framtagen av sakerhetschefen pa kommunstyrelsefdrvaltningen. Under perioden 30 maj till 2 september har socialnamnden, barn- och utbildningsnamnden och miljo-och samhallsbyggnadsnamnden givits mojlighet att yttra sig over remissen. Det som sarskilt efterfragades i remissen var hur styrdokumentet eventuellt behovde fortydligas eller saknade nagot utifran ett forvaltningsperspektiv. Kommunstyrelsens arbetsutskott aterremitterade arendet i september Styrdokumentet behovde anpassas for att stamma overens med Justitieombudsmannens beslut3. Styrdokumentet har justerats genom att vid en extraordinar handelse utgor kommunstyrelsen kommunens krisledningsnamnd och inte som tidigare kommunstyrelsens arbetsutskott. 3 Justitieombudsmannen (JO), beslut , Dnr:

7 3(3) Namndernas synpunkter Sammanfattningsvis har ingen av remissinstanserna haft nagot principiellt aft invanda mot styrdokumentet. Socialforvaltningen yttrande anser aft forslagen i remissen är bra och har inga ytterligare synpunkter. Barn- och utbildningsforvaltningen lamnar forslaget utan erinran. Miljo- och samhallsbyggnadsforvaltningen har tagit del av remissen och har inga principiella invandningar, men lamnar tva mindre papekanden. De tva synpunkterna har foranlett aft mindre justeringar i styrdokumentet har genomforts. Ersatter tidigare styrdokument Styrdokument for krisberedskap i Nynashamns kommun ersatter Krishanteringsplan, Plan for bantering av kriser Over hela hotskalan, - ftan mindre allvarliga handelser till extraordinara handelser \\ _, Birgitta Elvas kommunchef Kenneth Kollberg sakerhetschef Bilagor: 1. Styrdokument few krisberedskap i Nynashamns kommun 2. Remissvar, SON/2016/0260/ Remissvar, BUN/2016/0112/ Remissvar, MSN/2016/0758/ Overenskommelse om kommunernas krisberedskap (Diarienummer SKL 12/6159, MSB )

8 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 4 135/16 Delegationsordning för kommunstyrelsen Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta ändringar i kommunstyrelsens delegation av beslutanderätten i enlighet med bilaga 1 att träda ikraft per den 1 december Ärendet Kommunstyrelsen antog nuvarande delegationsordning i augusti Ändringar i dokumentet beslutades senast i februari Bland annat med hänsyn till ett JO-beslut från september 2016 finns anledning att göra justeringar i nuvarande delegationsordning. Riksdagens ombudsmän (JO) riktade i beslut den 12 september 2016 kritik mot kommunstyrelsen i Åstorps kommun för att den delegerat uppgiften att vara krisledningsnämnd till sitt arbetsutskott bland annat i strid med bestämmelserna om delegation i kommunallagen. Det är inte tillåtet att delegera ett helt verksamhetsområde till ett utskott eftersom utskottet då förvandlas till en nämnd (jfr prop. 1976/77:1 s.83 och Lena Dalman m.fl., Kommunallagen med kommentarer och praxis, femte uppl., s.445). Enligt 6 kap och 3 kommunallagen får beslutanderätten inte delegeras i ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet eller som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Dokumenthanteringsplanen är ett styrdokument som visar hur verksamhetens handlingar ska behandlas från uppkomst till arkivering. Det innehåller gallringsbeslut som fattats av nämnden. Allmänna handlingar som inte omfattas av gallringsbeslut får inte slängas eller förstöras. Kommunstyrelsens arkivarie är arkivansvarig. I ett försök att ytterligare effektivisera arbetet med arkivering och gallring föreslås en förändring i delegationsordningen. Kommunstyrelsen beslutade i april 2015 att anta Evenemangsstrategi för Nynäshamns kommun med en utvärdering i maj 2016 för eventuell revidering av plan. Det framgår inte tydligt av beslutet eller av kommunstyrelsens nuvarande delegationsordning vem inom förvaltningen som har rätt att bevilja medel i enlighet med strategin. Kommunstyrelseförvaltningens förslag Med hänsyn till JO:s beslut i september 2016 föreslås att kommunstyrelsens delegation till arbetsutskottet att utgöra kommunens krisledningsnämnd utgår. Kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan behöver uppdateras relativt regelbundet. Förvaltningen föreslår att nämnden avlastas de löpande uppdateringar som behöver ske för att kunna säkerställa att gallring av handlingar också har ett stöd i planen. Detta syftar till att skapa en ökad effektivitet i förvaltningen och säkerställa att styrdokumentet är så aktuellt som möjligt. Mot bakgrund av att ansökningar om medel med stöd av evenemangsstrategin kommer löpande under året och ibland med relativt kort framförhållning, föreslås att rätten att bevilja medel med Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

9 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 5 stöd av strategin delegeras till kommunchefen. Budgeten för evenemangsstöd ligger under kommunchefen och finansieras av den obligatoriska borgensavgiften från Nynäshamnsbostäder. Ärendet bereds av en Evenemangslotsgrupp som utgår från evenemangsstrategins kriterier för stöd. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår kommunstyrelsen att anta förslaget till ändringar i kommunstyrelsens delegation av beslutanderätten i enlighet med bilaga 1. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

10 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår beteckning KS/2013/0154/ Sida 1 Tjänsteställe/handläggaree Kommunstyrelseförvaltningenn Beslutsinstans kommunstyrelsen Delegationsordningg för kommunstyrelsen Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta ändringar i kommunstyrelsens delegation av beslutanderätten i enlighet med bilaga 1 att träda ikraft per den 1 december Ärendet Kommunstyrelsen antog nuvarande delegationsordning i augusti Ändringar i dokumentet beslutades senast i februari Bland annat med hänsyn till ett JO-beslut från september 2016 finns anledning att göra justeringar i nuvarande delegationsordning. Riksdagens ombudsmän (JO) riktade i beslut den 12 september 2016 kritik mot kommunstyrelsen i Åstorps kommun för att den delegerat uppgiften att varaa krisledningsnämnd till sitt arbetsutskott bland annat i strid med bestämmelserna om delegation i kommunallagen. Det är inte tillåtet att delegera ett helt verksamhetsområde till ett utskott eftersom utskottet då förvandlas till en nämnd (jfr prop. 1976/77:1 s.83 och Lena Dalman m.fl., Kommunallagen med kommentarer och praxis, femte uppl., s.445). Enligt 6 kap och 3 kommunallagen får beslutanderätten inte delegeras i ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet eller som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Dokumenthanteringsplanen är ett styrdokument som visar hur verksamhetens handlingar ska behandlas från uppkomst till arkivering. Det innehåller gallringsbeslut som fattats av nämnden. Allmänna handlingar som inte omfattas av gallringsbeslut får inte slängas eller förstöras. Kommunstyrelsens arkivarie är arkivansvarig. I ett försök att ytterligare effektivisera arbetet med arkivering och gallring föreslås en förändring i delegationsordningen. Kommunstyrelsen beslutade i april 2015 att anta Evenemangsstrategi för Nynäshamns kommun med en utvärdering i maj 2016 för eventuell revidering av plan. Det framgår inte tydligt av beslutet eller av kommunstyrelsens nuvarande delegationsordning vem inom förvaltningen som har rätt att bevilja medel i enlighet med strategin. Kommunstyrelseförvaltningens förslag Med hänsyn till JO:s beslut i september 2016 föreslås att kommunstyrelsens delegation till arbetsutskottet att utgöra kommunens krisledningsnämnd utgår. Kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan behöver uppdateras relativt regelbundet. Förvaltningen föreslår att nämnden avlastas de löpande uppdateringar som behöver ske för att

11 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår beteckning KS/2013/0154/ Sida 2 kunna säkerställa att gallring av handlingar också har ett stöd i planen. Detta syftar till att skapa en ökad effektivitet i förvaltningen och säkerställa att styrdokumentet är så aktuellt som möjligt. Mot bakgrund av att ansökningar om medel med stöd av evenemangsstrategin kommer löpande under året och ibland med relativt kort framförhållning, föreslås att rätten att bevilja medel med stöd av strategin delegeras till kommunchefen. Budgeten för evenemangsstöd ligger under kommunchefen och finansieras av den obligatoriska borgensavgiften från Nynäshamnsbostäder. Ärendet bereds av en Evenemangslotsgrupp som utgår från evenemangsstrategins kriterier för stöd. Kommunstyrelseförvaltningenn föreslår kommunstyrelsen att anta förslaget till ändringar i kommunstyrelsens delegation av beslutanderätten i enlighet med bilaga 1. Birgitta Elvås kommunchef Annika Fri kanslichef

12 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår beteckning KS/2013/0154/ Sida 3 Bilaga 1 Förslag till ändringar i Kommunstyrelsens delegation av beslutanderätt 7.1 Extraordinära händelser Av nämnd delegerade ärendetyper i verksamheter övertagna med stöd av 2 kap. 4 LEH Ekonomiskt stöd till en enskild som har drabbats av en extraordinär händelse 7.2 Höjd beredskap Föreläggande att upplåta bostad och utrustning åt den som behöver bostad (inkvarteringsbostad) på grund av beslut om utrymning eller på grund av krigshändelse Begäran hos polis om hjälp vid inkvartering Kommunens ersättning tillinkvarteringsvärd om taxa fastställts Inkvarterads ersättning till kommunen 8 Allmänna ärenden 8.25 Revidering av dokumenthanteringsplanen och enskilda gallringsbeslut för allmänna handlingar 8.26 Beviljande av medel i enlighet med beslutad evenemangsstrategi Ndelegat Ec Ndelegat Ndelegat Ec Ec Kac Kc Delegationen får utnyttjas först efter det att kommunstyrelsen har fattat ett principbeslut att ekonomiskt stöd till enskilda som drabbats av en viss extraordinär händelse får utges har fattats och i enlighet med eventuella villkor däri Efter samråd med kommunarkivarien.

13 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 6 136/16 Dnr KS/2013/0031/ Nytt avtal med Folkets Hus Nynäshamn angående driftsbidrag och nyttjande av lokal Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att: 1. Föreningen Folkets Hus Nynäshamn ska erbjudas möjlighet att teckna ett 1 årigt avtal med kommunen gällande bidrag för samlingslokaler. 2. Kommunchef samt kommunstyrelsens ordförande får i uppdrag att underteckna avtalet. Ärendet redovisas i kommunstyrelseförvaltningens skrivelse Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

14 TJANSTEUTLATANDE Sida 1 Datum Var beteckning KS/2013/0031/ Tjanstestalle/handlaggare KommunstyrelsefOrvaltningen Yvonne Persson Beslutsinstans Kommunstyrelsen Nyt. avtal med Folkets Hus Nynas;iamn gallande driftsbidrag och nyttjande av lokal FOrslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att: 1. Foreningen Folkets Hus Nynashamn ska erbjudas mojlighet att teckna ett 1 arigt avtal med kommunen gallande bidrag for samlingslokaler. 2. Kommunchef samt kommunstyrelsens ordforande far i uppdrag att underteckna avtalet. Bakgrund Den 7 januari 2004 tecknade kommunen ett avtal med foreningen Folkets Hus i Nynashamn. Avtalet reglerade dels kommunens ersattning till foreningen for att foreningen skulle tillhandahalla allmanna samlingslokaler till foreningslivet dels kommunens nyttjande av lokaler Folkets Hus. Avtalet gallde frail och med den 1 januari 2004 till och med den 31 december 2006 mer forlangning med ett ar i taget efter avtalets utgang. Avtalet lopte fram till den 17 december da kommunstyrelsen beslutade att saga upp avtalet. Anledningen till uppsagelsen var bland annat den paborjade oversynen av kommunens hantering av foreningsbidrag. Ett av syftena med utredningen är att all bidragsgivning ska regleras, goras mer rattssaker, transparant och forutsagbar. For att fareningen skulle kunna bedriva verksamhet aven under pagaende utredning beslutade kommunstyrelsen den 18 november att erbjuda foreningen att teckna ett nytt avtal med kommunen. Avtalet skulle galla ett ar och ha samma avtalsinnehall som tidigare avtal. Avtalet loper ut den 31 december 2016 utan mojlighet till forlangning. FOreningsbidragsutredningen har behandlats under 2016 och forslag till nytt reglemente/riktlinjer for foreningsbidrag beraknas att lamnas upp for beslut till kommunfullmaktige i december De nya reglerna kommer dock kunna trada i kraft tidigast halvdrsskiftet 2017 for att foreningarna ska ha mojlighet att kunna anpassa sig till de nya reglema. Arendebeskrivning Som namnts ovan är kommunens avtal med Folkets Hus idag uppdelat i tva. delar. Avtalet reglerar dels ett bidrag/ en uppdragsersattning for att foreningen ska kunna tillhandahalla lokaler till foreningslivet i kommunen pa skaliga villkor. Tanken ar att alla foreningar som är i behov av lokal i sin foreningsverksamhet ska kunna hyra lokal hos Folkets Hus utan att diskrimineras eller alaggas orimliga hyror, se 3. En annan del av avtalet reglerar kommunens rat att nyttja foreningens lokaler sasom sammantradesrum och ska dal-65r ses som en reglering av kommunens hyra av lokaler i Folkets Hus, 4.

15 ,O,S114 e tt\ Ico-M4- TJANSTEUTLATANDE Sida 2 Datum Var beteckning KS/2013/0031/ En annan del av avtalet reglerar kommunens rat an nyttja foreningens lokaler sasom sammantradesrum och ska darfor ses som en reglering av kommunens hyra av lokaler i Folkets Hus, 4. For bade uppdraget aft tillhandahalla allmanna samlingslokaler och kommunens hyra av lokaler i Folkets Hus har Folkets Hus erhallit en Arlig ersattning av kommunen med kronor. Ersattningen har varit den samma sedan avtalet forst tecicnades AT I 6 i gallande avtal regleras foreningens skyldighet aft Minna in verksamhetsberattelse, bokslut och revisionsberattelse for foregaende Al- till kommunen. Foreningen ska A.ven enligt samma paragraf redovisa nyttjandegraden av de ersattningsberattigade samlingslokalerna. DA foreningen Folkets Hus endast lamnat in verksamhetsberattelse/arsredovisning fdr At begarde forvaltningen i augusti 2016 aft foreningen i efterhand skulle komplettera sin redovisning genom aft Minna in en redovisning av nyttjandegraden av de ersattningsberattigade samlingslokalerna. Av Folkets Hus redovisning kan man utlasa aft foreningar under ár 2015 vid 31 tillffillen hyrt de avtalade lokalerna av Folkets Hus. Av de redovisade foreningarna var 15 foreningar ideella foreningar, ovriga var ekonomiska foreningar, sasom bostadsrattsforeningar och StadskarnefOreningen. Forvaltningens synpunkter For aft foreningen Folkets Hus ska kunna bedriva sin verksamhet awn under ãr 2017 foreslas kommunstyrelsen besluta aft teckna nytt avtal med foreningen. Avtalet foreslas galla frail och med den 1 januari 2017 till den 31 december 2017 med samma villkor som tidigare, utan mojlighet till Rirlangning. Avtalsvillkoren firms i bilaga, forslag till avtal mellan kommunen och Folkets hus Nynashamn. Birgitta ElvAs kommunchef Yvonne Persson jurist/utredaie Bilagor Forslag till avtal mellan kommunen och Folkets Hus Nynashamn Gallande avtal mellan kommunen och Folkets Hus Nynashamns, dnr KS/2013/0031/ Skickas till Foreningen Folkets Hus Nynashamn Alden

16 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 7 137/16 Dnr KS/2015/0243/006-2 Införande av digital möteshantering i kommunfullmäktige Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta att uppdra till kommunstyrelsen att: 1. Ta fram en plan för införande av digitalt system för möteshantering och digitala sammanträdeshandlingar i kommunfullmäktige. 2. Upphandla ett system för möteshantering i kommunfullmäktige. 3. Införa ett digitalt system för möteshantering och digitala möteshandlingar i kommunfullmäktige. Ärendet Från ledningen i Nynäshamns kommun har det efterfrågats möjligheter att vitalisera kommunfullmäktiges sammanträden och göra de mer effektiva. Digitaliserade möten och digitala möteshandlingar kan innebära effektivitetsvinster och medföra lägre kostnader. Ur miljöhänsyn finns mycket att vinna på att kommunens politiker och tjänstemän använder ett digitalt arbetssätt. Samtliga politiska nämnder i Nynäshamns kommun är på gång att införa digitala möteshandlingar via läsplattor och det har efterfrågats att även kommunfullmäktige ska övergå till digitala möteshandlingar. Kommunstyrelseförvaltningen har fått i uppdrag att utreda frågan. Utredningsrapporten undersöker lösningar för ett digitaliserat möteshanteringssystem för kommunfullmäktige samt beskriver förutsättningar för att fullmäktige ska kunna övergå till digitala möteshandlingar. Rapporten behandlar andra kommuners erfarenheter av liknande system och kartlägger möjliga lösningar för att införa digitalt stöd vid sammanträden i fullmäktige i Nynäshamns kommun. Exempel på funktioner som är möjliga att digitalisera med ett sådant system är bland andra: upprop, begära ordet, replik, tidtagning och votering vid ett möte. Utgångspunkten är att möteshanteringssystemet ska vara kompatibelt med kommunens dokument- och ärendehanteringssystem. I rapporten förordas att köpa in ett möteshanteringssystem som molntjänst genom upphandling. Investeringskostnaden för ett möteshanteringssystem utan teknisk support beräknas till kronor beroende på vilka funktioner och vilket system som väljs. Löpande kostnad för systemet beräknas till kronor per år beroende på system. Till ovanstående kostnader kommer teknisk support, eventuella tillval av särskilda funktioner och en eventuell integration av kommunens applikation för digitala handlingar och ett möteshanteringssystem. För läsplattor i fullmäktige beräknas den löpande kostnaden till kronor per år för 27 läsplattor. Från löpande kostnader för digitala handlingar kan dras av besparingar på material som tryckning, porto, papper med mera som beräknas till minst kronor per år. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

17 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 8 137/16 För att införa digitala sammanträden i kommunfullmäktige behöver förvaltningen ta fram en plan för införande som bör innehålla tider, kravspecifikation för upphandling och support av systemet, samt utbildning i systemet. Därefter kan en upphandling av möteshanteringssystem och support genomföras. Nästa steg är att införa digitala möteshandlingar i kommunfullmäktige och därmed förse de förtroendevalda med läsplattor precis som gjorts i kommunens nämnder. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen uppdras att ta fram en plan för införande av digitalt system för möteshantering och digitala sammanträdeshandlingar i kommunfullmäktige, samt att upphandla ett system för möteshantering i kommunfullmäktige. Vidare föreslås att kommunstyrelsen uppdras att införa ett digitalt system för möteshantering och digitala möteshandlingar i kommunfullmäktige. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

18 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår beteckning KS/2015/0243/006-2 Sida 1 Tjänsteställe/handläggaree Kansliavdelningen Susanne Wallgren Beslutsinstans Kommunstyrelsen Införande av digital möteshantering i kommunfullmäktige Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta att uppdra till kommunstyrelsen att: 1. Ta fram en plan för införande av digitalt system för möteshantering och digitala sammanträdeshandlingar i kommunfullmäktige. 2. Upphandla ett system för möteshantering i kommunfullmäktige. 3. Införa ett digitalt system för möteshantering och digitala möteshandlingar i kommunfullmäktige. Ärendet Från ledningen i Nynäshamns kommun har det efterfrågats möjligheter att vitalisera kommunfullmäktiges sammanträden och göra de mer effektiva. Digitaliserade möten och digitala möteshandlingar kan innebära effektivitetsvinster och medföra lägre kostnader. Ur miljöhänsyn finns mycket att vinna på att kommunens politiker och tjänstemän använder ett digitalt arbetssätt. Samtliga politiska nämnder i Nynäshamns kommun är på gång att införa digitala möteshandlingar via läsplattor och det har efterfrågats att även kommunfullmäktige ska övergå till digitala möteshandlingar. Kommunstyrelseförvaltningenn har fått i uppdrag att utreda frågan. Utredningsrapporten undersöker lösningar för ett digitaliserat möteshanteringssystem för kommunfullmäktige samt beskriver förutsättningar för att fullmäktige ska kunna övergå till digitala möteshandlingar. Rapporten behandlar andra kommuners erfarenheter av liknande system och kartlägger möjliga lösningar för att införa digitaltt stöd vid sammanträden i fullmäktige i Nynäshamns kommun. Exempel på funktioner som är möjliga att digitalisera med ett sådant system är bland andra: upprop, begära ordet, replik, tidtagning och votering vid ett möte. Utgångspunkten är att möteshanteringssystemet ska vara kompatibelt med kommunens dokument- och ärendehanteringssystem. I rapporten förordas att köpa in ett möteshanteringssystem som molntjänst 1 genom upphandling. Investeringskostnaden för ett möteshanteringssystem utan teknisk support beräknas till kronor beroende på vilka funktioner och vilket system som väljs. Löpande kostnad för systemet beräknas till kronor per år beroende på system. Till ovanstående kostnader kommer teknisk support, eventuella tillval av särskilda funktioner och en eventuell integration av kommunens applikation för digitala handlingar och ett möteshanteringssystem. För läsplattor i fullmäktige beräknas den löpande kostnaden till kronor per år för 27 läsplattor. Från löpande kostnader för digitala handlingar kan dras av besparingar på material som tryckning, porto, papper med mera som beräknas till minst kronor per år. 1 Molntjänster är ett samlingsbegrepp för tjänster som produceras och levereras på ett standardiserat sätt över Internet och som innebär attt man delar resurser med andra användare.

19 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår beteckning KS/2015/0243/006-2 Sida 2 För att införa digitala sammanträden i kommunfullmäktige behöver förvaltningen ta fram en plan för införande som bör innehålla tider, kravspecifikation för upphandling och support av systemet, samt utbildning i systemet. Därefter kan en upphandling av möteshanteringssystem och support genomföras. Nästa steg är att införa digitala möteshandlingar i kommunfullmäktige och därmed förse de förtroendevalda med läsplattor precis som gjorts i kommunens nämnder. Kommunstyrelseförvaltningenn föreslår att kommunstyrelsen uppdras att ta fram en plan för införande av digitalt system för möteshantering och digitala sammanträdeshandlingar i kommunfullmäktige, samt att upphandla ett system för möteshantering i kommunfullmäktige. Vidare föreslås att kommunstyrelsen uppdras att införa ett digitalt system för möteshantering och digitala möteshandlingar i kommunfullmäktige. Birgitta Elvås kommunchef Susanne Wallgren utredare Bilaga Digital möteshantering för fullmäktige, rapport, kommunstyrelseförvaltningen 2016 Skickas till Akten

20 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 9 138/16 Dnr KS/2016/0211/026-7 Kompetensmiljonen Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att bevilja medel till följande ansökningar inom kompetensmiljonen: - Kompetenshöjande åtgärder specialpedagogik Midgårds förskola, kr - Kompetenshöjande åtgärder behörighet tyska engelska Sunnerbyskolan, kr - Kompetenshöjande åtgärder behörighet trä- och metallslöjdslärare Sunnerbyskolan, kr - Kurs för hantering av hög arbetsbelastning, kr. Ärendet Inför årets tredje ansökansperiod till kompetensmiljonen har 6 stycken ansökningar från förvaltningarna lämnats in. Återstående medel är kronor. Barn- och utbildningsförvaltningen har ansökt om medel angående: - Kompetenshöjande åtgärder specialpedagogik Midgårds förskola - Kompetenshöjande åtgärder behörighet tyska engelska Sunnerbyskolan - Kompetenshöjande åtgärder behörighet trä- och metallslöjdslärare Sunnerbyskolan - Kompetensutveckling för barnskötare Vanstaskolan - Kompetensutveckling Svenska som andraspråk Vanstaskolan Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har ansökt om medel angående: - Kurs för hantering av hög arbetsbelastning Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

21 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår beteckning KS/2016/0211/026-7 Sida 1 Tjänsteställe/handläggaree Arbetsgivaravdelning Åsa Gutesten E-post: Asa.Gutesten@nynashamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsens arbetsutskott Kompetensmiljonenn Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att bevilja medel till följande ansökningar inom kompetensmiljonen: - Kompetenshöjande åtgärder specialpedagogik Midgårds förskola, kr - Kompetenshöjande åtgärder behörighet tyska engelska Sunnerbyskolan, 8000 kr - Kompetenshöjande åtgärder behörighet trä- och metallslöjdslärare Sunnerbyskolan, kr - Kurs för hantering av hög arbetsbelastning, kr. Ärendet Inför årets tredje ansökansperiod till kompetensmiljonen har 6 stycken ansökningar från förvaltningarna lämnats in. Återstående medel är kronor. Barn- och utbildningsförvaltningen har ansökt om medel angående: - Kompetenshöjande åtgärder specialpedagogik Midgårds förskola - Kompetenshöjande åtgärder behörighet tyska engelska Sunnerbyskolan - Kompetenshöjande åtgärder behörighet trä- och metallslöjdslärare Sunnerbyskolan - Kompetensutveckling för barnskötare Vanstaskolan - Kompetensutveckling Svenska som andraspråk Vanstaskolan Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har ansökt om medel angående: - Kurs för hantering av hög arbetsbelastning Särskilda yttranden per ärende Kompetenshöjande åtgärder specialpedagogik Midgårds förskola Midgårds förskola ansöker om medel ur Kompetensmiljonen för att en förskollärare ska studera till specialpedagog. Förskolan ansöker om medel för att låta förskolläraren få 10 procents betald tjänstledighet för att genomföra studierna. Beviljas ansökan kommer förskolläraren att studera 50 procent utan lön, och arbeta 40 procent och studera 10 procent med lön. Ansökan avser totaltt kronor. Förvaltningschefens yttrande

22 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår beteckning KS/2016/0211/026-7 Sida 2 Ansökan ligger i linje med förvaltningens tidigare bestämmelse om att ansökt belopp maximalt kan avse ersättning för att täcka 10 procent betald tjänstledighet. Kompetensutvecklingsinsatsenn överskrider dock huvudregeln gällande både belopp och tid för när insatsen ska vara avslutad, men då behovet av specialpedagoger är stort och behörigheten av svår att rekrytera anser barn- och utbildningsförvaltningenn att särskilda skäl för att frångå huvudregeln föreligger. Förvaltningen tillstyrker därför ansökan med prioritet ett. Bifall av ansökan föreslås med kr. Kommunstyrelseförvaltningens yttrande Kommunstyrelseförvaltningenn instämmer i förvaltningschefens förslag. Behörighetsfrämjande åtgärder för lärare i tyska och engelska Sorunda rektorsområde ansöker om medel ur Kompetensmiljonen för att finansiera resor samt litteratur till en medarbetare som ska studera för att bli behörig lärare i engelska och tyska för årskurs 7-9. Under studietiden kommer den anställde att arbeta 100 procent. Kompetensutvecklingen ska pågå under höstterminen 2016 till och med höstterminen 2017, och ansökan avser kronor. Förvaltningschefens yttrande Kompetensutvecklingsinsatsenn överskrider huvudregeln för när en insats ska vara avslutad. Då behovet av behöriga lärare är stort tillstyrker barn- och utbildningsförvaltningen ändå ansökan då kompetensutvecklingsinsatsen är inriktad på att höja en enskild medarbetarnas kompetens, vilket gynnar kommuninvånarna/eleverna samtidigt som det bidrar till att kommunen uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Ansökan har prioritet två. Bifall av ansökan föreslås med 8000 kr. Kommunstyrelseförvaltningens yttrande Kommunstyrelseförvaltningenn instämmer i förvaltningschefens förslag. Behörighetsfrämjande åtgärder för lärare i trä- och metallslöjd Sorunda rektorsområde ansöker om medel ur Kompetensmiljonen för att en medarbetare ska studera och bli behörig lärare i trä- och metallslöjd. Studierna bedrivs på halvfart under höstterminen 2016 till och med vårterminen Ansökan avser medel för att låta medarbetaren få 10 procents betald tjänstledighet för att genomföra studierna. Totalt uppgår ansökan till kronor. Förvaltningschefens yttrande Ansökan ligger i linje med förvaltningens tidigare bestämmelse om att ansökt belopp maximalt kan avse ersättning för att täcka 10 procent betald tjänstledighet. Kompetensutvecklingsinsatsenn överskrider dock huvudregeln gällande både belopp och tid för när insatsen ska vara avslutad, men då behovet av behöriga lärare är stort och rekryteringsläget

23 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår beteckning KS/2016/0211/026-7 Sida 3 är svårt anser barn- och utbildningsförvaltningen att särskilda skäl för att frångå huvudregeln föreligger. Förvaltningen tillstyrker därför ansökan. Ansökan har prioritet tre. Bifall av ansökan föreslås med kr. Kommunstyrelseförvaltningens yttrande Kommunstyrelseförvaltningenn instämmer i förvaltningschefens förslag. Kompetensutveckling av personal på fritids Vanstaskolan F-3 och Tallbacka grundsärskola 1-9 ansöker om medel ur Kompetensmiljonen för att två medarbetare vid skolornas fritidshem ska studera vid Nynäshamns Kompetenscentrum till barnskötare. Studierna bedrivs under höstterminen 2016 och vårterminen Ansökan avser medel för att låta medarbetarna få 10 procents betald tjänstledighet för att genomföra studierna, samt medel för att täcka medarbetarnas kostnader för kurslitteratur. Totalt uppgår ansökan till kronor. Förvaltningschefens yttrande Ansökan ligger i linje med förvaltningens tidigare bestämmelse om att ansökt belopp maximalt kan avse ersättning för att täcka 10 procent betald tjänstledighet. Kompetensutvecklingsinsatsenn överskrider dock huvudregeln gällande både belopp och tid för när insatsen ska vara avslutad, men då behovet av kompetensutveckling i fritidshemmen är stort och rekryteringsläget är svårt anser barn- och utbildningsförvaltningenn att särskilda skäl för att frångå huvudreglerna föreligger. Förvaltningen tillstyrker därför ansökan. Ansökan har prioritet fyra. Bifall av ansökan föreslås med kronor. Kommunstyrelseförvaltningens yttrande Kommunstyrelseförvaltningenn instämmer i förvaltningschefens förslag, men de föreslagna ansökningarnas totala kostnad överstiger de kvarstående medlen ur Kompetensmiljonen. Utifrån den prioritering av ansökningar som barn- och utbildningsförvaltningen har gjort föreslår vi att ansökan inte beviljas under innevarande år. Kompetensutveckling av lärare ansvarig för Svenska som andraspråk Vanstaskolan F-3 ansöker om medel ur Kompetensmiljonen för att en medarbetare vid skolan ska vidareutbilda sig inom ämnet Svenska som andraspråk. Studierna bedrivs under vårterminen Skolan ansöker om medel för att låta medarbetaren få 10 procents betald tjänstledighet för att genomföra studierna, samt för att täcka medarbetarens kostnad för kurslitteratur. Totalt uppgår ansökan till kronor. Förvaltningschefens yttrande Ansökan ligger i linje med förvaltningens tidigare bestämmelse om att ansökt belopp maximalt kan avse ersättning för att täcka 10 procent betald tjänstledighet. Behovet av kompetensutveckling är stort och rekryteringsläget för kommunens skolor är svårt, varför barn- och utbildningsförvaltningen anser att ansökan ska beviljas. Ansökann har prioritet fem.

24 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår beteckning KS/2016/0211/026-7 Sida 4 Bifall av ansökan föreslås med kr. Kommunstyrelseförvaltningens yttrande Kommunstyrelseförvaltningenn instämmer i förvaltningschefens förslag, men de föreslagna ansökningarnas totala kostnad överstiger de kvarstående medlen ur Kompetensmiljonen. Utifrån den prioritering av ansökningar som barn- och utbildningsförvaltningen har gjort föreslår vi att ansökan inte beviljas under innevarande år. Kurs för hantering av hög arbetsbelastning Stadsbyggnadsavdelningen ansöker om medel ur Kompetensmiljonen för att ge medarbetarna på avdelningen konkreta kunskaper och verktyg att hantera sin arbetssituation. Syftet med kompetensutvecklingen är att göra medarbetarna friskare och skapa en mer attraktiv arbetsplats. Avdelningen ansöker om medel för en endagskurs för cirka 20 medarbetare. Total kostnad för kompetensutvecklingen är kronor. Förvaltningschefens yttrande Ansökan ses som prioriterad då flera av avdelningens medarbetare är relativt nya inom området eller nyutexaminerade. De behöver stöd för att hantera en belastande arbetssituation som kan leda till stress och ineffektiv ärendehandläggning, varför miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen anser att ansökan ska beviljas. Bifall av ansökan föreslås med kr. Kommunstyrelseförvaltningens yttrande Kommunstyrelseförvaltningenn instämmer i förvaltningschefens förslag. Bakgrund Kommunfullmäktige har sedan Mål och Budget 2008 årligen avsatt en miljon kronor för verksamheternas kompetensutveckling. Pengarna förvaltas av kommunstyrelsen men ska användas i hela kommunorgansationen. Fullmäktigebeslutet är formulerat på följande sätt KS får i uppdrag att genomföra kompetensutvecklande åtgärder i syfte att stärka chefer och deras arbetsenheter i arbetet med att utveckla sina verksamheter. För ändamålet avsätts 1,0 Mkr. Allmänna utgångspunkter Avsikten är att pengarna ska stödja kompetensutveckling som är direkt kopplad till verksamheten. Utvecklingsarbetet ska gynna kommuninvånarna/brukarna och samtidigt bidra

25 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår beteckning KS/2016/0211/026-7 Sida 5 till att kommunen uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Förslagen till och behovet av kompetensutvecklingsinsatser ska definieras och formuleras gemensamt, i dialog mellan chefer och anställda ute verksamheterna. Genom att kompetensutvecklingsinsatserna formuleras i dialog mellan chefer och medarbetare skapas delaktighet som bidrar till ökad arbetstillfredsställelse och trivsel. Birgitta Elvås Kommunchef Annette Måhlstedt Beslutsunderlag Skickas till För kännedom: Berörda förvaltningar och PA-konsult vid arbetsgivaravdelningen. Bilagaförteckning: KS/2016/0211/026-1 KS/2016/0211/026-2 KS/2016/0211/026-3 KS/2016/0211/026-4 KS/2016/0211/026-5 KS/2016/0211/026-6