ETISKA RIKTLINJER OCH UPPFÖRANDEKOD

Transkript

1 ETISKA RIKTLINJER OCH UPPFÖRANDEKOD

2 Innehållsförteckning 3 HUR VI UNDVIKER INTRESSEKONFLIKTER Extern verksamhet Extraarbete och ledande befattningar Extern affärsverksamhet Personliga relationer på arbetsplatsen 20 4 SKYDD OCH HANTERING AV FÖRETAGETS TILLGÅNGAR, INKLUSIVE INFORMATIONSTEKNISKA TILLGÅNGAR 21 MEDDELANDE FRÅN VICE ORDFÖRANDEN, INTERIMSORDFÖRANDEN OCH VD:N 1 VÅR ETISKA KOMPASS Alla är delaktiga Att bygga upp och bevara vårt rykte Ömsesidig respekt och integritet på arbetsplatsen Diskriminering, trakasserier och våld på arbetsplatsen Förväntningar på våra chefer Hälsa, säkerhet och miljö Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen Användning av droger och alkohol Miljöskydd 8 III 5 UPPGIFTSSKYDD Säker redovisningspraxis och säkra arkiveringssystem Immateriell egendom Sekretess Personlig integritet och säkerheten i våra informationssystem Insiderhandel Extern kommunikation 30 6 ATT VARA MEDVETEN OM SITT ANSVAR 31 7 RAPPORTERING OCH UTREDNING AV ÖVERTRÄDELSER OCH KLAGOMÅL 33 2 INSYN I ALLA VÅRA FÖREHAVANDEN Kartellagstiftning/Konkurrenslagstiftning Regler mot mutor och korruption Erbjudanden, löften och gåvor Att motta gåvor och andra föremål av värde Politiska bidrag och lobbyverksamhet Politiska bidrag Lobbyverksamhet Handelskontroll och bojkotter Samarbete med våra partner 16 OBS! I detta dokument syftar SNC-Lavalin eller företaget, beroende på sammanhanget på SNC-Lavalin Group Inc. och alla dess dotterbolag och dotterföretag, samt alla samriskföretag eller konsortier som SNC-Lavalin Group Inc. eller någon av dess dotterbolag eller dotterföretag ingår i. I detta dokument syftar partner på alla konsulter, representanter och/eller ombud som SNC-Lavalin gör affärer med, beroende på sammanhanget.

3 Kära kollegor, På SNC-Lavalin har vi ett över hundra år långt ledarskap att bygga på. Vi har från vår blygsamma start 1911 till idag blivit ett verkligt världsomspännande företag, tack vare vårt engagemang för kvalitet, vår expertis inom en lång rad tjänster och sektorer samt vårt fokus på kunderna. Den globala strukturen i vårt arbete märks vidare i vår arbetsstyrkas mångfald och de olika verkligheter där vi bor och arbetar. Vi är övertygade om att vi också i fortsättningen måste sträva efter att vårda SNC-Lavalins mångkulturella karaktär och visa kulturell medvetenhet och lyhördhet var vi än gör affärer, medan vi samtidigt följer företagets etiska riktlinjer och uppförandekod och tillämpliga lagar och regler. Vare sig vi befinner oss på en avlägset belägen byggarbetsplats eller på ett storstadskontor har var och en av oss ett ansvar och en viktig roll. MEDDELANDE FRÅN VICE ORDFÖRANDEN, INTERIMSORDFÖRANDEN OCH VD:N Vårt agerande utgör en avgörande och oumbärlig del av hur vi gör affärer. SNC-Lavalin vill understryka att det är viktigt att tillämpa stränga regler för etiskt beteende i vår verksamhet och i relationerna med våra anställda, chefer, aktieägare och partner, inklusive kunder, delägare och leverantörer, samt med myndigheter, medier, allmänheten och samhällsgrupper i de områden där vi verkar. När det gäller de värderingar som framgår av företagets riktlinjer bär alla ett ansvar. Var och en av oss måste personligen respektera riktlinjerna. Vi får inte glömma att efterlevnad av gällande lagar och företagets riktlinjer och uppförandekod är ett villkor för anställning och styrelsearbete inom SNC-Lavalin. Alla i företaget måste läsa, förstå och agera enligt de villkor som framgår av uppförandekoden, och varje år bekräfta detta på nytt. Om vi vill fortsätta att vara framgångsrika som företag och arbetsgivare måste vi fortsätta sträva efter förträfflighet, upprätthålla vårt goda rykte om högkvalitativt arbete och respektera dessa standarder och värderingar. Med vänliga hälsningar, Ian A. Bourne Vice ordförande, interimsordförande och vd SNC-Lavalin Group Inc. II

4 1 VÅR ETISKA KOMPASS 1.1 Alla är delaktiga SNC-Lavalins etiska riktlinjer och uppförandekod våra riktlinjer syftar till att främja integriteten och insynen i hur vårt företag agerar och våra relationer med kollegor, chefer, aktieägare och affärspartner, inklusive kunder, delägare och leverantörer, samt med myndigheter, allmänheten och medier. Vi prioriterar integritet och insyn i vår verksamhet högt. Det goda rykte vi har för vår etiska praxis är en av våra mest värdefulla tillgångar, och avgörande för vår förmåga att lyckas. Våra riktlinjer gäller för alla styrelsemedlemmar, chefstjänstemän och övriga anställda hos SNC-Lavalin. Ett villkor för styrelsearbete och anställning är att förstå och följa våra riktlinjer och de grundläggande principerna och förfarandena i dem. Före utnämning eller anställning, och en gång varje år, måste alla genomgå en certifieringsprocess för att säkerställa att våra riktlinjer förstås och efterlevs i den dagliga verksamheten. Vi måste alltid följa företagets riktlinjer och de grundläggande principerna i dessa riktlinjer, liksom alla gällande lagar och regler i de länder där vi gör affärer. Vi måste undvika situationer där vi riskerar att bryta mot lagen. Om ett agerande som strider mot företagets riktlinjer skulle vara tillåtet enligt lokala lagar och regler är det våra riktlinjer som gäller. Utöver de straffpåföljder som gällande lag kan medföra, kan personer som begår överträdelser också åläggas vidare påföljder, inklusive uppsägning och/eller åtgärder som leder till uteslutning ur styrelsen. För att återställa skada som åsamkats SNC- Lavalin och återfå eventuella belopp eller förmåner som betalats ut eller tillhandahållits på felaktiga grunder förbehåller sig SNC-Lavalin också rätten att vidta ytterligare åtgärder, inklusive rättsliga sådana, mot personer som har ägnat sig åt och/eller dragit fördel av aktiviteter som är olagliga och/eller strider mot företagets riktlinjer. När det är nödvändigt att anlita en enskild persons eller ett företags tjänster, som då representerar SNC-Lavalin i egenskap av konsult eller på annat sätt, måste intressekonflikter undvikas mellan SNC-Lavalin och den enskilde eller företaget som ska anlitas. Våra partner, t.ex. konsulter, representanter och ombud, måste å SNC-Lavalins vägnar agera på ett sätt som alltid är förenligt med våra riktlinjer och gällande lagar och regler. Vi förbehåller oss rätten att när som helst granska våra partner för att se till att de följer våra riktlinjer. Om de överträder våra riktlinjer eller värderingar kommer SNC-Lavalin att vidta lämpliga åtgärder, vilket kan inkludera uppsägning eller att kontrakt inte förlängs. Företagets riktlinjer kommer att uppdateras eller ändras fortlöpande för att anpassas efter förändringar i lagstiftning, bestämmelser och bästa praxis. Den senaste och tillämpliga versionen av företagets riktlinjer finns på vår webbplats på 2

5 1.3 Ömsesidig respekt och integritet på arbetsplatsen Diskriminering, trakasserier och våld på arbetsplatsen 1.2 Att bygga upp och bevara vårt rykte Vi har alla rätt till respekt för vårt eget värde, vårt privatliv och våra rättigheter. Det dagliga arbetet kräver att vi interagerar med människor med olika etnisk bakgrund, kultur, religion, politisk övertygelse, ålder, funktionsnedsättning, ras, sexuell läggning och kön. Vi insåg tidigt vikten av att upprätta en mångkulturell arbetsstyrka. I överensstämmelse med dessa värderingar förbjuder vi diskriminering, trakasserier och våld. Diskriminering är när en enskild individ eller grupp behandlas annorlunda på grund av personliga egenskaper, tro, övertygelse eller annan grund för vilken särbehandling är förbjuden enligt lag, bland annat ras, hudfärg, nationellt eller etniskt ursprung, födelseort, religion, ålder, kön, sexuell läggning, eller mental eller fysisk funktionsnedsättning. Trakasserier oavsett om de är av rasistiskt, sexuellt, mentalt eller annat slag är något som 1. är grund till stötande uppträdande, 2. yttrar sig som antingen: upprepat och fientligt eller oönskat uppträdande, muntliga kommentarer, handlingar eller gester, eller en enskild allvarlig händelse som ger bestående men hos en person, Vi har byggt SNC-Lavalin på vår arbetskvalitet och vårt rykte. Våra individuella och kollektiva handlingar kan ha direkt inverkan på vårt rykte. På grund av detta bör vi alltid hålla oss till gällande lagstiftning och undvika agerande som skulle kunna skada vårt rykte och den bild som våra kunder, partner och allmänheten har av oss. Vi måste alla försöka upprätthålla och främja vårt utomordentliga rykte i alla våra förehavanden, oavsett var vi gör affärer. 3. påverkar någons värdighet eller psykiska eller fysiska välmående, 4. resulterar i en skadlig arbetsmiljö. Våld på arbetsplatsen kan innefatta 1. användande av fysisk styrka som leder till eller skulle kunna leda till fysisk skada, 2. handling(ar), uppförande eller formulering(ar) som på en av SNC- Lavalins arbetsplatser rimligtvis skulle kunna uppfattas som ett hot mot någons säkerhet eller trygghet. Fysiska övergrepp, hot om våld eller andra våldsrelaterade incidenter som inträffar på en av SNC-Lavalins arbetsplatser kan komma att rapporteras till berörda myndigheter. 4

6 1.4 Förväntningar på våra chefer Våra chefer har ytterligare skyldigheter inom ramen för företagets riktlinjer. Cheferna är ansvariga för att främja integritet och en tillmötesgående kultur, vilket omfattar en positiv arbetsmiljö där människor behandlas med värdighet och respekt. Vi uppnår detta genom att vara bra förebilder och alltid följa våra riktlinjer, hjälpa våra underordnade att förstå och följa den standard som förklaras i våra riktlinjer och vår policy och praxis, och understryka vikten av att delta i relaterade övningar och certifieringar, stötta individer som, i god tro, delger oss ett bekymmer eller rapporterar ett misstänkt problem, även om det betyder att vi måste frångå den ordinarie beslutsgången, aldrig begå eller tillåta vedergällning mot någon som rapporterar bekymmer i god tro, följa upp rapporter eller misstankar om eventuella tjänstefel och aldrig överse med eller ignorera tjänstefel. 6

7 1.5 Hälsa, säkerhet och miljö Användning av droger och alkohol Personer vars arbetsförmåga har försämrats av droger eller alkohol är ett hot mot arbetsplatsens hälsa och säkerhet. Illegal försäljning och köp av droger, liksom användning och innehav av droger är strängt förbjudet under arbetstid, i och omkring SNC-Lavalins lokaler, i och omkring lokaler som kontrolleras av SNC-Lavalin och i och omkring en (faktisk eller potentiell) kunds eller leverantörs lokaler. Vi får inte heller, förutom då det är sanktionerat av SNC-Lavalin, använda, sälja, köpa eller inneha alkoholhaltiga drycker i eller omkring SNC-Lavalins lokaler under eller efter arbetstid Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen Miljöskydd SNC-Lavalins mest värdefulla tillgång är de anställda. Personalens säkerhet är av största vikt i varje åtagande. Vi sörjer för en säker och sund arbetsmiljö på alla våra kontor och arbetsplatser. SNC-Lavalin försäkrar att all tillämplig lagstiftning angående hälsa och säkerhet på arbetsplatsen utgör lägsta standard på alla områden där vi bedriver affärsverksamhet. Där det passar kommer särskilda säkerhetsförfaranden att utgöra en del av vårt övergripande säkerhetsprogram. Vårt mål är att garantera riskbedömning av, medvetenhet om och undanröjande av potentiella faror för våra anställdas hälsa, säkerhet och fysiska välmående på arbetsplatsen. Detta mål kommer att uppnås genom vars och ens engagemang, vilket i sin tur leder till en skadefri arbetsmiljö. Vi måste alla arbeta tillsammans för att minska frekvensen av och allvarlighetsgraden hos incidenter och skador genom att identifiera och eliminera osäkra och riskfyllda förhållanden på arbetsplatsen. När det handlar om hälsa och säkerhet på arbetsplatsen har vi alla ett ansvar. Läs dokumentet om hälsa och säkerhet på arbetsplatsen, Health and Safety Management System, för mer information om vårt engagemang på detta område. Vi är engagerade i miljöskydd och vi förbinder oss att göra affärer på ett ur miljösynpunkt ansvarsfullt sätt. För att uppnå dessa mål krävs att alla deltar, att våra chefer bedriver ett effektivt ledarskap och att alla våra anställda engagerar sig. Vare sig det handlar om ett projekts planeringsstadium eller genomförandestadium måste vi alla ge akt på och följa lagen, såväl som de normer och den praxis som SNC-Lavalin använder för miljöskydd. Vi spelar alla en avgörande roll i att uppnå dessa mål genom våra handlingar och vårt uppförande. 8

8 2.1 Kartellagstiftning/ Konkurrenslagstiftning 2 INSYN I ALLA VÅRA FÖREHAVANDEN Vi är mycket konkurrenskraftiga på alla våra marknader, och samtliga delar av vår affärsverksamhet bör drivas helt i enlighet med gällande lagar och regler. Allt rättsstridigt beteende är strängt förbjudet. Om vi känner oss osäkra på hur en lag eller bestämmelse ska tolkas bör vi vända oss till Legal Affairs eller Corporate Human Resources. Inom SNC-Lavalin måste vi alla följa en rättvis och konkurrenskraftig affärspraxis och gällande lagar om kartell- och konkurrensfrågor. Lagarna om sådana frågor skiljer sig mellan olika länder. Vi ska till exempel inte blanda oss i diskussioner eller sluta avtal med konkurrenter som kan bestämma eller kontrollera priser, begränsa konkurrens eller affärsuppgörelser med leverantörer, begränsa exporten eller importen av varor levererade av SNC-Lavalin, dela upp kunder, marknader, territorier eller produktionsprogram mellan SNC-Lavalin och våra konkurrenter, påverka återförsäljningspriserna som våra inköpare debiterar, resultera i artificiella kontraktsanbud. Vi får inte försöka få ett konkurrensövertag på olagligt sätt genom industrispionage, mutor, stöld eller elektronisk avlyssning. Vi får inte heller vidarebefordra oriktig information om en konkurrent. 10

9 2.2 Regler mot mutor och korruption Erbjudanden, löften och gåvor a) Myndighetsrepresentanter Det som skiljer oss från våra konkurrenter är vår arbetskvalitet, vår service och vårt goda rykte. Vi får varken direkt eller indirekt erbjuda, lova, bevilja eller rättfärdiga bortskänkande av något av värde pengar, gåvor, underhållning, anställning, kontrakt eller fördelar av något slag till en myndighetsrepresentant för att påverka officiella handlingar eller inhämta otillbörliga fördelar. Erbjudanden, löften, bidrag och gåvor måste följa gällande lagar, företagets riktlinjer och de grundläggande principerna i riktlinjerna. Detta betyder bland annat att inga erbjudanden, löften, bidrag eller gåvor får ges om de rimligen skulle kunna uppfattas som ett försök att oegentligt påverka eller muta en myndighetsrepresentant för att skapa en affärsfördel för SNC-Lavalin. Myndighetsrepresentanter kan vara chefstjänstemän eller anställda vid, samt alla personer som representerar eller agerar för, en myndighet (på statlig, regional, delstatlig-, kommunal eller annan nivå), helt eller delvis statligt ägda enheter, internationella offentliga organisationer, politiska partier, partiledningar, kandidater till politiska poster, personer med en rättstillämpande funktion eller med inflytande på lagstiftningen. Dessutom ska vi avstå från att indirekt ge bort något av värde (till exempel till en konsult, ett ombud, en mellanhand, kompanjon eller tredje part) om vi har anledning att tro att det kommer att skickas vidare till en myndighetsrepresentant eller en privat handelspartner för att inhämta otillbörliga fördelar. Vi måste vidta nödvändiga åtgärder för att försäkra oss om att våra partner, som konsulter, representanter och ombud, förstår och följer våra riktlinjer och våra ålägganden mot mutor och korruption, utvärdera våra partners kvalifikationer och rykten (vilket inkluderar en företagsbesiktning innan en sådan förbindelse ingås), och utarbeta överenskommelser och kontrakt som inkluderar sådana krav till skydd för SNC-Lavalin. SNC-Lavalin kommer att genomföra en företagsbesiktning på detta område innan beslut fattas om att investera i en annan verksamhet vare sig det handlar om att förvärva en hel rörelse eller delar av den, eller om ett avtal om samriskföretag. Läs våra riktlinjer beträffande handelsagenter och representanter i Commercial Agents/Representatives för mer information om våra partner. Vid osäkerhet bör vi kontakta Legal Affairs eller vice vd:n för SNC-Lavalin International för rekommendation. B) Våra kunder, leverantörer och partner Vi måste se till att vi inte erbjuder, lovar eller ger något av värde till våra kunder, leverantörer och partner (som konsulter, representanter och ombud) som skulle kunna betraktas som en muta. Riktlinjerna nedan ska följas i fråga om erbjudanden, löften och gåvor till våra kunder, leverantörer och partner: de måste spegla hur vi vill att våra kunder och allmänheten ska uppfatta sådana erbjudanden, löften och gåvor. de måste vara förenliga med accepterad affärspraxis. de måste vara av ett tillräckligt begränsat värde, och i en form som inte kan tolkas som en muta eller utbetalning. de måste vara förenliga med våra riktlinjer (eller andra liknande principer), godkända av den part som mottar gåvan, dess arbetsgivare, kund, organisationen den representerar eller dess huvudman. de får inte bryta mot gällande lagar eller allmänt accepterade normer. de får inte vara explicit sexuella eller på annat sätt olämpliga. Ett avslöjande av omständigheterna för allmänheten får inte vara besvärande för SNC-Lavalin. 12

10 Nedanstående riktlinjer ska alltid följas när du tar emot en gåva eller något av värde: Individer och deras familjer kan acceptera gåvor och underhållning som vanligtvis associeras med accepterad affärspraxis, bland annat om de ges vid sällsynta tillfällen, de har ett befogat affärssyfte, de är lämpliga för de inblandade personernas affärsområden, de är inom gränsen för ett normalt affärsutlägg. Individer och deras familjemedlemmar ska varken ge eller ta emot gåvor som har mer än ett symboliskt värde. Vi måste informera våra närmast överordnade om mottagna gåvor och underhållning inom rimlig tid, högst en (1) månad från mottagandet; Att motta gåvor och andra föremål av värde Det är inte förbjudet att acceptera enstaka gåvor av symboliskt värde, eller måltider och underhållning till ett rimligt värde, som är förenliga med lokala sedvänjor och praxis samt våra riktlinjer. Alla andra gåvor och föremål av värde måste avvisas. Som en generell riktlinje bör vi varken använda vårt jobb eller vår position för att direkt eller indirekt via våra familjemedlemmar be om, kräva, acceptera, erhålla eller få löfte om gåvor eller något annat av värde (inklusive betalningar, arvoden, tjänster, värdefulla privilegier, semester, resor som inte är affärsresor, anställning, kontrakt, lån andra än konventionella lån från låneinstitut, eller andra fördelar) från någon person eller affärsrörelse som gör affärer med eller är en konkurrent till SNC-Lavalin, utöver det som förtydligas i nedanstående riktlinjer. Vidare får inte sådana föremål eller fördelar accepteras i utbyte mot introduktion av tredje part till någon person eller affärsrörelse. Vi förväntar oss ett strikt förhållningssätt i fråga om gåvor, service och ersättningar från alla slags leverantörer. Underhållning på leverantörers bekostnad som överstiger ett symboliskt värde eller erbjudande om anställning för familjemedlemmar ska inte under några omständigheter accepteras. Leverantörerna påminns regelbundet om denna företagspolicy. Det är aldrig tillåtet att acceptera en gåva i kontanter eller motsvarigheter till kontanter (t.ex. aktier eller annan form av värdepapper), oavsett värde. Ett avvisande av personliga gåvor med ett värde avsevärt högre än vad vår affärspraxis accepterar kan ibland resultera i obekväma affärssituationer i vissa länder. I sådana situationer måste vi tacka värden/den erbjudande parten, men artigt avböja gåvan. Om detta alternativ inte är möjligt ska vi ta emot gåvan och omedelbart rapportera till vår närmast överordnade. Den närmast överordnade måste sedan vända sig till Legal Affairs eller Corporate Human Resources och be om råd om lämpligt agerande. 14

11 Politiska bidrag och lobbyverksamhet Handelskontroll och bojkotter Politiska bidrag Vi måste alla säkerställa att SNC-Lavalin följer gällande lagar om och regler för exportkontroll och tull och antibojkottlagar i de länder där vi bedriver affärsverksamhet. Vidare måste vi se till att vi följer gällande regler för länder där ekonomiska sanktioner har påförts. Lagar om exportkontroll begränsar transport av varor, tjänster, hårdvara, mjukvara och teknik över vissa landsgränser både fysiskt och elektroniskt. Exportkontroller kan utlösas av export till eller import från vissa länder eller organisationer. Vi måste också undvika att ta med klausuler i våra avtal som skulle innebära olaglig handelsbojkott mot ett land. Alla krav på sådana klausuler måste rapporteras till Legal Affairs, även om SNC-Lavalin inte lämnar anbud på projektet eller ingår kontraktet. SNC-Lavalin och deras partner (som konsulter, representanter och ombud) kan drabbas av stränga påföljder om vi överträder dessa lagar och regler. Konsekvenserna inbegriper betydande bötesbelopp och upphävande av förenklade import- och exportprocedurer i vissa länder där vi gör affärer. Bidrag från företag till politiska partier eller till kandidater för politiska uppdrag är tillåtna i vissa jurisdiktioner och förbjudna i andra. Den lokala lagstiftningen bör följas strikt, så länge som bestämmelserna i den inte strider mot företagets riktlinjer. Om lagen tillåter kan individer, efter eget omdöme, ge personliga bidrag till vilket politiskt parti de vill. Vi får inte kräva eller pressa andra att göra politiska donationer under arbetstid eller i och omkring SNC-Lavalins lokaler, eller om det är förbjudet enligt lag Lobbyverksamhet Kommunikation med en myndighetsrepresentant eller representant för en lagstiftande församling (vare sig det är på statlig, regional, delstatlig, kommunal, lokal eller annan nivå) kan betraktas som lobbyverksamhet. Lobbyverksamheten är reglerad i flera länder där vi gör affärer. Vissa jurisdiktioner kräver att vi formellt registrerar oss innan vi kan genomföra någon sådan aktivitet och vi förväntas uppfylla dessa krav. Innan vi genomför sådana aktiviteter måste vi följaktligen kontakta någon av avdelningarna Legal Affairs eller Corporate Human Resources för att säkerställa ett lämpligt tillvägagångssätt. 2.5 Samarbete med våra partner SNC-Lavalin anser att det är viktigt att våra partner (t.ex. konsulter, representanter och ombud) delar våra värderingar och följer tillämpliga lagar. Därför förväntar vi oss att våra partner agerar på ett sätt som är förenligt med våra riktlinjer och antar och tillämpar en praxis som omfattar att följa alla tillämpliga lagar och regler, avstå från mutor och annan korruption, ta ansvar för de anställdas hälsa och säkerhet, respektera de anställdas mänskliga rättigheter, försöka främja hållbar lokal utveckling, försöka säkerställa att affärer bedrivs på ett ur miljösynpunkt ansvarsfullt sätt, främja och spegla vårt engagemang för den goda kvaliteten på vårt arbete. 16

12 3 HUR VI UNDVIKER INTRESSEKONFLIKTER Följande situationer är exempel på faktiska eller upplevda intressekonflikter: Skaffa extraarbeten som begränsar vår möjlighet att fullfölja våra plikter hos SNC-Lavalin. Tacka ja till en ledande befattning hos en tredjepartsorganisation utan att först få samtycke till detta från närmast överordnad och Human Resources eller, i vissa fall, styrelsen. Skapa en affärsförbindelse med, eller äga betydande finansiella andelar i, någon av SNC-Lavalins konkurrenter, partner, leverantörer eller kunder. Arbeta med en familjemedlem eller någon vi har en personlig relation till. I vårt arbete med SNC-Lavalin måste vi säkerställa att vi alltid agerar i SNC-Lavalins intresse. Personliga förhållanden, aktiviteter och intressen kan ge upphov till faktiska eller upplevda intressekonflikter. Vi måste alla klara av att identifiera situationer där vi kan hamna i en faktisk eller upplevd intressekonflikt. Om det skulle råda minsta tvekan om huruvida en faktisk eller upplevd intressekonflikt råder måste vi rådfråga Corporate Human Resources eller Legal Affairs. 3.1 Vi måste omedelbart rapportera varje situation av faktisk eller upplevd intressekonflikt till vår närmast överordnade och Human Resources eller, i vissa fall, till styrelsen genom att fylla i en Redogörelse av intressekonflikt. SNC-Lavalin kommer att vidta de åtgärder som krävs för att finna en snabb lösning på sådana problem. Extern verksamhet Som anställda av eller företrädare för SNC-Lavalin förväntas vi, i första hand göra vårt bästa för SNC-Lavalin. Vi ska varken arbeta eller utföra tjänster för en konkurrent eller delta i aktiviteter som konkurrerar med SNC-Lavalin Extraarbete och ledande befattningar Anställda och chefstjänstemän måste underrätta SNC-Lavalin om extraarbete (eller planer på sådant) hos ett annat företag och ledande befattningar hos tredjepartsorganisationer. Chefstjänstemän och övriga anställda får inte inleda eller fortsätta ett sådant arbete utan att ha fått skriftligt tillstånd i förväg från närmast överordnad och Human Resources. En gång om året måste styrelseledamöterna underrätta företaget om eventuella ledande befattningar eller betydande extern verksamhet. 18

13 3.1.2 Extern affärsverksamhet Följande situationer är exempel på faktiska eller upplevda intressekonflikter: När en enskild person eller en familjemedlem äger betydande finansiella andelar i ett utomstående företag som gör, eller avser att göra, affärer med eller är en konkurrent till SNC-Lavalin (fastighetsoch mineralintressen är särskilt känsliga). Delaktighet, direkt eller indirekt genom familjemedlemmar, i annan affärsverksamhet eller finansiell verksamhet som konkurrerar eller skulle kunna konkurrera med SNC-Lavalin. Delaktighet, direkt eller indirekt genom familjemedlemmar, i extern affärsverksamhet som tillhandahåller tjänster eller gör affärer med SNC-Lavalin, där det finns en möjlighet till förmånlig behandling i egenskap av personens ställning inom SNC-Lavalin. Att göra affärer å SNC-Lavalins vägnar med en familjemedlem eller en affärsverksamhet som vi eller en familjemedlem har anknytning till, som skulle kunna ses som en betydande upplevd intressekonflikt, såvida inte sådana affärsuppgörelser har framlagts för SNC-Lavalin innan avtal ingåtts, och ett särskilt godkännande har givits. Vi måste omedelbart rapportera all extern affärsverksamhet till vår närmast överordnade och till Human Resources. SNC-Lavalin kommer att vidta de åtgärder som krävs för att finna en snabb lösning på sådana problem. 3.2 Personliga relationer på arbetsplatsen Vi tillåter att personer från samma familj anställs och att anställda har en personlig relation med en annan anställd, så länge det inte föreligger någon faktisk eller upplevd intressekonflikt. Vidare inser vi att SNC-Lavalins tillväxt delvis härrör från förvärvandet av familjeägda verksamheter. Familjerelationer eller personliga relationer i sådana verksamheter skulle kunna ge upphov till faktiska eller upplevda intressekonflikter, ett problem som vi i egenskap av börsnoterat företag åtar oss att helt undanröja. Om en familjerelation eller personlig relation skulle ge upphov till faktiska eller upplevda intressekonflikter måste vi omgående informera ledningen och Human Resources. Egen rapportering till Human Resources om personliga relationer kommer att behandlas med yttersta diskretion och sekretess. Tillsammans kommer vi att arbeta för att finna en lösning för att omgående undanröja situationer som är eller upplevs som intressekonflikter. Följande situationer illustrerar vidare vad som kan utgöra eller upplevas som en intressekonflikt: Att anställa eller befordra en familjemedlem eller någon som vi har eller avser att ha en personlig relation med. Att avsiktligt utöva påtryckningar på en kollega till fördel eller nackdel för en familjemedlem eller någon som vi har eller avser att ha en personlig relation med. Att agera som direkt eller indirekt företrädare för en familjemedlem eller någon som vi har eller avser att ha en personlig relation med. Om vi skulle vara osäkra på huruvida vår relation till en annan anställd kan utgöra en faktisk eller upplevd intressekonflikt, bör vi absolut kontakta Human Resources för vägledning. 20

14 4 SKYDD OCH HANTERING AV FÖRETAGETS TILLGÅNGAR, INKLUSIVE INFORMATIONSTEKNISKA TILLGÅNGAR SNC-Lavalins egendom får inte användas i personliga eller tvivelaktiga ärenden, t.ex. utbyte, lagring eller hantering av innehåll som Vi får inte använda SNC-Lavalins egendom för olämpliga syften. Vi har var och en ett ansvar att skydda och underhålla företagets arbetsutrustning, ekonomiska tillgångar och andra tillgångar, bland annat genom att följa riktlinjerna om interna kontroller. Anställda bör också se till att SNC-Lavalins tillgångar enbart används i legitimt verksamhetssyfte. Stöld, vårdslöshet, missbruk och slöseri har en direkt påverkan på företagets lönsamhet. Det är förbjudet att använda företagets egendom och tillgångar för illegala eller olämpliga syften eller för personlig eller tredje parts fördel eller vinning. Telefoner, kopieringsmaskiner, datorer, mjukvara, internet/intranät, maskiner och andra redskap, däribland e-postsystem och telefonsvararsystem, som vi får tillgång till genom SNC-Lavalin är företagets egendom. är förbjudet enligt lag (som olaglig nedladdning av material som skyddas av lagar om upphovsrätt), främjar eller syftar till trakasserier, skulle kunna uppfattas som rasistiskt, skändande, sexistiskt eller pornografiskt, skulle kunna fläcka SNC-Lavalins goda rykte. SNC-Lavalin förbehåller sig rätten att bekanta sig med allt innehåll som utväxlas, lagras eller hanteras i och omkring lokaler som tillhör SNC-Lavalin. Sådan kommunikation kan också visas för brottsbekämpande myndigheter eller myndighetsrepresentanter. Vi får inte utan tillstånd från företaget upprätta dokument, filer, video- eller ljudinspelningar eller andra reproduktioner med hjälp av utrustning som tillhör SNC-Lavalin, om åtgärden inte har direkt samband med företagets verksamhet. Mer information om tillåten användning av SNC-Lavalins informationsteknik finns i följande styrdokument: Electronic Information Exchange (Utbyte av elektronisk information) och Use of Information Technology Assets (Användning av informationstekniska tillgångar). Om vi är osäkra på om vi använder företagets egendom på ett sätt som strider mot riktlinjerna ska vi kontakta Legal Affairs, Human Resources eller Global Information Technologies (GIT) för vägledning. 22

15 5.1 Säker redovisningspraxis och säkra arkiveringssystem 5 UPPGIFTSSKYDD Därmed gör vi alla, utan undantag och begränsning, följande åtaganden i fråga om företagets redovisning, oavsett i vilket syfte informationen används: Vår verksamhet är beroende av en exakt och tillförlitlig redovisning. Den utgör grunden för våra resultatrapporter och annan information till allmänheten, kunder, partner och andra intressenter. Den är också vägledande vid verksamhetsbeslut och strategiplanering. Förutsättningen för exakta och tillförlitliga resultatrapporter är att vi genomför och följer de interna kontrollerna och exakt återger transaktioner, tillgångar och skulder i företagets redovisning. Därför måste all redovisning vara fullständig, exakt och tillförlitlig. Affärshandlingar, utgiftsredovisningar, fakturor, kvitton, lönelistor, personalregister och andra rapporter utarbetas noggrant, sanningsenligt och i tid. Alla transaktioner görs på den befogenhetsnivå som krävs enligt SNC-Lavalins bestämmelser och förfaranden och i enlighet med tillämpliga lagar, regler, standarder och föreskrifter. Läs riktlinjerna i Management Override för mer information om omständigheter där detskulle kunna vara tillåtet att avvika från företagets riktlinjer eller praxis, och den process som är knuten till detta. Inga uppgifter som rör transaktioner, tillgångar, skulder eller annan finansiell information ska undanhållas ledningen (inklusive Legal Affairs och Corporate Finance) eller SNC-Lavalins interna eller externa revisorer. Vi gör allt för att lösa alla frågor och problem som tas upp i de interna och externa revisionsrapporterna. Vi undanhåller inga, för oss bekanta, oriktiga framställningar, felaktigheter eller försummelser för våra kunder eller leverantörer, och de korrigeras omedelbart genom tillgodohavande, ersättning eller på annat sätt som är godtagbart för samtliga parter. Alla dokument som undertecknas är, enligt vår kännedom, korrekta och sanningsenliga. Felaktiga och vilseledande poster och icke bokförda tillgångar är strängt förbjudna, oavsett syfte och såväl i samband med försäljning och köp som med annan affärsverksamhet. Inga hemliga eller icke bokförda kassamedel eller andra tillgångar skapas eller upprätthålls i något syfte. 24

16 Osedvanliga finansieringssystem i förhållande till en kund, partner eller leverantör (t.ex. överfakturering eller underfakturering) är förbjudna. Tillgången till känslig eller konfidentiell information är begränsad för att sådan information inte ska lämnas ut, ändras, missbrukas eller förstöras, avsiktligt eller oavsiktligt. Det är absolut förbjudet att använda företagets medel eller andra tillgångar för illegala eller olämpliga syften, och arbetsledare, chefer samt personer ansvariga för bokföring och redovisning förväntas vara vaksamma, inte bara när det gäller att upprätthålla detta förbud, utan också i fråga om att se till att företagets tillgångar används på rätt sätt. 5.3 Sekretess 5.2 Immateriell egendom Företaget har ensam äganderätt till upphovsrätter, varumärken, mönster, uppfinningar, förbättringar, upptäckter och alla andra former av immateriell egendom (t.ex. protokoll, förfaranden, tekniska processer, forskningsmetoder osv.) som skapats eller ändrats under vårt samarbete med SNC-Lavalin. Dessutom tillhör immateriell egendom som utvecklats utanför samarbetet med SNC-Lavalin företaget, om utvecklingen har skett utifrån konfidentiella uppgifter som erhållits under samarbetet med SNC-Lavalin. I sådana fall kan vi ombes underteckna dokument som bevisar SNC-Lavalins ägarskap. Vi är alla införstådda med att vi under vårt samarbete med SNC-Lavalin kan få tillgång till information som kan betraktas som hemlig och sekretessbelagd och som inte är känd för allmänheten (se även avsnitt 5.5 med rubriken Insiderhandel ). Vi får inte använda eller lämna ut företagshemligheter eller icke-offentlig konfidentiell information som tillhör SNC-Lavalin eller dess affärspartner. Företagshemligheter och icke-offentlig konfidentiell information som tillhör SNC-Lavalin kan omfatta följande: Detaljer om vår organisation, våra kunder, priser, marknader, vår utrustning, försäljning, vinst, företagsinterna redovisning och andra verksamhetsrelaterade uppgifter. Information om forskning och utveckling. Teknisk information om våra produkter, tjänster och processer. Information om våra marknadsförings- och tjänstestrategier. Detaljerade uppgifter om befintliga och potentiella fusioner, företagsförvärv eller försäljning och köp av tillgångar. Information om anställda och mänskliga resurser. Skyldigheten att hantera affärshemligheter och icke-offentlig konfidentiell information konfidentiellt gäller både under samarbetet med SNC-Lavalin och efter att samarbetet upphört. 26

17 Personlig integritet och säkerheten i våra informationssystem Insiderhandel SNC-Lavalin har förbundit sig att respektera individens personliga integritet och har vidtagit nödvändiga åtgärder för att garantera att informationen är korrekt och skyddad. Alla personliga uppgifter som lämnas ut eller samlas in av SNC-Lavalin under vårt samarbete kommer att hanteras konfidentiellt. Personuppgifter som lämnas till SNC-Lavalin ska bara användas för det syfte som uppgifterna samlades in. SNC-Lavalin har dock rätt att lämna ut personlig information som ingår i en meritförteckning till sina kunder i syfte att lämna ett anbud eller lägga fram ett förslag. Situationer kan också uppstå där lagen kräver att nämnda information lämnas ut. Utlämnande kan också krävas vid programadministration av tredje part. I sådana situationer kommer SNC-Lavalin se till att ditt godkännande inhämtas innan informationen lämnas ut. SNC-Lavalin ska också se till att informationen enbart används för det syfte som den lämnades ut, och kommer att kräva att tredje part garanterar detta. Informationsutbyte på elektronisk väg (t.ex. e-post, internet, intranät osv.) kan medföra vissa risker i fråga om skydd av privatlivet och säkerheten i våra informationssystem. När sådan privat information överförs måste vi alla vidta lämpliga försiktighetsåtgärder för att se till att den inte blir tillgänglig för obehörig tredje part. Vi får inte heller glömma att de e-postkonton, redskap och informationssystem som vi får tillgång till under vårt samarbete med SNC-Lavalin förblir SNC- Lavalins egendom. Därmed avsäger vi oss alla sådana rättigheter till skydd av privatlivet som vi kan ha med avseende på information som utbytts, sparats eller hanterats hos SNC-Lavalin. Under vårt samarbete med SNC-Lavalin kan vi komma att stöta på interninformation som allmänheten ännu inte känner till och som, om den offentliggjordes, skulle påverka priset på sådana värdepapper och derivatinstrument (t.ex. aktieoptioner) tillhörande SNC- Lavalin och företagets kunder, leverantörer, och partner i joint venture som omsätts på värdepappersmarknaden. Interninformation kan omfatta bl.a. icke-offentlig finansiell information, sifferuppgifter om försäljning och intäkter, planer för utdelningsförändringar, nya finansieringsarrangemang, förvärv eller betydelsefulla kontrakt eller andra ekonomiska angelägenheter. Vi påminner alla som har tillgång till sådan interninformation om SNC-Lavalin, företagets kunder, leverantörer eller partner i joint venture att omsättning av företagets värdepapper eller derivatinstrument vid en sådan tidpunkt inte bara är förbjuden enligt våra riktlinjer, utan också olaglig i de flesta situationer. Chefstjänstemän inom SNC-Lavalin är skyldiga enligt lag att rapportera om all eventuell omsättning av företagets värdepapper, och är förbjudna enligt gällande lag att handla med företagets köp- respektive säljoptioner. Om vi skulle ha tillgång till interninformation om SNC-Lavalin, våra kunder, leverantörer eller partner i joint venture har vi inte tillåtelse att råda andra att köpa eller sälja dessa företags värdepapper eller derivatinstrument. 28

18 Vi har inte heller rätt att förvärva tillgångar (t.ex. fastigheter) som vi vet att SNC-Lavalin har planer på att köpa. Om vi skulle ha tillgång till sådan interninformation har vi inte heller rätt att använda den för att köpa någon närliggande fastighet för spekulation eller investering utan godkännande på förhand från vice vd:n och chefen för rättsavdelningen. Vi har alla skyldighet att se till att interninformationen inte utlämnas till någon tredje part, vilket omfattar kunder, konsulter, familj, vänner, finansanalytiker och journalister. Sådan information bör hållas inom SNC- Lavalin och får bara utlämnas av personer som har behörighet till detta. För rekommendationer i fråga om lämpligt förfarande i förhållande till information som skulle kunna vara internklassad samt insiderhandel kan man vända sig till vice vd:n och chefen för rättsavdelningen. 5.6 Extern kommunikation När externa grupper eller organisationer efterfrågar åsikter eller information bör dessa få svar genom chefen för Global Corporate Communications, GCC. Alla som framför åsikter till externa intressenter om frågor som inte är relaterade till SNC-Lavalins verksamhet får inte glömma att deras kommentarer är strikt personliga och att de därför bör akta sig för att kompromettera eller på annat sätt involvera SNC-Lavalin. Chefen för Global Corporate Communications är den officiella kontakten för alla medierepresentanter som vill få en intervju, åsikt, kommentar eller ett förslag om ett ämne som sannolikt har inflytande på SNC-Lavalins verksamhet. Alla förfrågningar från medier måste hänvisas till Global Corporate Communications, även om de framställs som en fråga om en personlig kommentar. Om vi skulle välja att delta offentligt i någon medieform teve, radio, online, sociala medier, press eller annat måste det vara som privatperson, om det inte sker på begäran eller med samordning av Global Corporate Communications. Vi får inte citera eller hänvisa till SNC-Lavalin eller lämna ut någon sekretessbelagd information som vi kan ha fått tillgång till, och vi måste respektera alla sekretessvillkor som anges i avsnitt 5.3 med rubriken Sekretess. Kontakta biträdande chefen för Global Corporate Communications för mer information om extern kommunikation. 30

19 6 ATT VARA MEDVETEN OM SITT ANSVAR Om det skulle råda någon osäkerhet om tillämpningen eller tolkningen av en lag eller föreskrift måste vi rådfråga endera vår arbetsledare, Legal Affairs eller Corporate Human Resources. Oftast kan svårigheter undvikas eller minimeras om detta görs i början av förfarandet i stället för senare i processen. SNC-Lavalin har vidtagit åtgärder för att se till att alla förstår och följer företagets riktlinjer. Sådana åtgärder kan omfatta att i) sörja för medvetenhet hos alla anställda, ii) anordna informationsmöten för ledningen, iii) utbilda de personer som är ansvariga för att ta emot eller utreda rapporter om incidenter och klagomål och för att fatta beslut om korrigerande åtgärder, iv) genomföra en objektiv och läglig utredning efter mottagen anmälan av incident eller klagomål, och v) vidta lägliga korrigerande åtgärder om och i den mån det krävs. Efterlevnadsstrukturen har upprättats för att se till att alla oavsett position respekterar de värderingar och skyldigheter som anges i våra riktlinjer. Cheferna förväntas dessutom aktivt se till att riktlinjerna efterlevs och upprätthålls. Vi får inte glömma att efterlevnad av gällande lagar och vår uppförandekod är ett villkor för anställning och styrelsearbete inom SNC-Lavalin, och vi måste alla följa SNC-Lavalins årliga certifieringsprocess. En överträdelse av något av avsnitten i företagets riktlinjer och uppförandekod skulle kunna leda till vidare straffpåföljder, inklusive uppsägning och/eller åtgärder som leder till uteslutning ur styrelsen. SNC-Lavalin förbehåller sig också rätten att vidta ytterligare åtgärder, inklusive rättsliga sådana, mot personer som har ägnat sig åt och/eller dragit fördel av aktiviteter som är olagliga och/eller strider mot företagets riktlinjer, för att återställa skada som åsamkats SNC-Lavalin och återfå eventuella belopp eller förmåner som betalats ut eller tillhandahållits på felaktiga grunder.. 32

20 7 RAPPORTERING OCH UTREDNING AV ÖVERTRÄDELSER OCH KLAGOMÅL Enligt lokal lagstiftning är vi alla skyldiga att i god tro rapportera om misstankar eller kännedom om brott mot företagets riktlinjer och uppförandekod, inklusive brott mot lagar, regler, föreskrifter och gemensamma eller andra riktlinjer som gäller för oss, vår arbetsgrupp och/eller driftsenhet eller företaget, samt iakttagna fall av tjänstefel eller påtryckningar om att rucka på företagets normer. En överträdelse av företagets riktlinjer kan rapporteras till någon av följande: Vår närmast överordnade. Biträdande chefen för Human Resources vid vår enhet (se s. 36). Kontaktpersoner inom Global Human Resources, Finance, Legal Affairs och Internal Audit (se s. 36). Etikupplysningen inom SNC-Lavalin (se s. 35). Det är allas vårt ansvar att efterleva SNC-Lavalins värderingar och riktlinjer. Alla hänvisningar och rapporteringar som görs inom ramen för våra riktlinjer kommer att hanteras konfidentiellt och inga former av repressalier eller vedergällning får förekomma. SNC-Lavalin utgår från att alla hänvisningar och rapporteringar på detta område görs i god tro och att de är faktiska och legitima. När en rapportering eller ett klagomål görs ska SNC-Lavalin åta sig att utreda ärendet inom en rimlig tidsperiod. Utredningar inom ramen för våra riktlinjer ska utföras med yttersta respekt, omdöme och skydd av den personliga integriteten, och de kommer att behandlas konfidentiellt i den mån lagen tillåter och förutsatt att företaget vid behov ändå kan gå till botten med frågan. Om företaget upptäcker att det försiggår olagliga eller på annat sätt olämpliga aktiviteter kan dessa dock rapporteras till behöriga statliga eller brottsbekämpande myndigheter. 34