Kävlinge kommun Granskning av intern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter

Transkript

1 Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna September 2015 Kävlinge kommun Granskning av intern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Revisionskriterier Metod Lagar och riktlinjer Lagstiftning mot mutor och bestickning Interna riktlinjer Kommunens organisation Bedömning Intern kontroll mot mutor Kontrollmiljö Riskbedömning Kontrollaktiviteter Information och kommunikation Uppföljning och utvärdering...12 Bilagor: Bilaga 1 Bilaga 2 Intervjuade medarbetare Bedömning per nämnd 1

3 1. Sammanfattning EY har av de förtroendevalda revisorerna i Kävlinge kommun fått i uppdrag att granska kommunens interna kontroll mot mutor. Syftet med granskningen är att svara på den övergripande frågan om den politiska ledningen i nämnder och kommunstyrelsen samt att dess förvaltningar har säkerställt en god intern kontroll för att motverka, upptäcka och förhindra mutbrott och därtill kopplade oegentligheter i verksamheten. Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsområden/rekommendationer: Kävlinge kommun har ett flertal riktlinjer som har betydelse för kontrollmiljön avseende mutor och oegentligheter. Kommunen har ett rese- och representationsreglemente och kommunstyrelsen antog i augusti 2015 etiska regler för Kävlinge kommun. Vi bedömer dessa som positiva, däremot kan de med fördel inkludera beloppsgränser och förtydligande kring situationer då det inte är acceptabelt att motta gåvor. Socialförvaltningen har tydliga regler gällande mottagande av gåvor vilket är positivt för kontrollmiljön. Överlag bedömer vi att Kävlinge kommun har en tydlig värdegrund vilken bidrar till en god kontrollmiljö. Kommunen saknar däremot dokumentation kring särskilt riskutsatta verksamheter och nyckelpersoner i den interna kontrollen. Det är vår bedömning att Kävlinge kommun har goda rutiner för upprättandet av den interna kontrollen. Samtliga nämnder har upprättat en risk- och väsentlighetsanalys. Däremot bör kommunen i större utsträckning utvärdera de risker som är förenade med mutor och oegentligheter och inkludera dessa i risk- och väsentlighetsanalysen. Generellt bedöms kontrollaktiviteterna inom kommunen som tillfredsställande. Flertalet av kommunens kontrollaktiviteter har införts i annat syfte än att minska risken för mutor och oegentligheter men bedöms ha positiva effekter på den interna kontrollen. Kommunen bör dock i större utsträckning säkerställa att insynen i verksamheten är tillräcklig i syfte att motverka mutor och oegentligheter. Detta mot bakgrund att Kävlinge kommuns förvaltning inte är lika omfattande som en större kommuns. Det är vår bedömning att kommunens utbildningsfunktion gällande ledningsbefattningar är god. Kommunen bör dock säkerställa att utbildningsinformationen också kommuniceras vidare inom respektive organisation. Det är vidare vår bedömning att kommunen bör introducera en whistleblower-funktion. Kommunen har efter övervägande valt att inte inrätta en sådan. Det är däremot vår bedömning att frågan är av sådan vikt att ett incidentrapporteringssystem är befogat. Vi kan konstatera att kommunen systematiskt följer upp den interna kontrollen. Den interna kontrollen har däremot inte lyft kontrollmoment som direkt avser mutor och oegentligheter. Kommunstyrelsens interna kontrollplan inkluderade 2014 momentet korruption, dock blev detta framskjutet till Enkätfrågor är framtagna för genomförandet av kontrollmomentet. Det är vår bedömning att denna enkät kan utvecklas för att bättre ge svar på de svarandes förståelse för kommunens inställning till mutor och oegentligheter. Avslutningsvis är det vår bedömning att kommunens klagomåls- och synpunktshanteringssystem Åsikt Kävlinge fungerar tillfredsställande. 2

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Tjänstemän, politiker och uppdragstagare i en kommun utsätts för påverkan av andra och utsätter andra människor för påverkan av olika slag. Dessa kontakter är nödvändiga inslag i en demokrati. Det är emellertid viktigt att en sådan process går formellt riktigt till och att det finns gränser för hur denna påverkan får se ut. Särskilt utsatta verksamheter kan vara de som ansvarar för upphandlingar samt myndighetsutövning av olika slag. En organisation kan åsamkas väsentliga förtroendeskador av eventuella mutbrott eller korruption. Därför är det av stor vikt att de organisationer där mutbrott eller liknande kan förekomma vidtar nödvändiga åtgärder i syfte att minska riskerna Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att svara på den övergripande frågan om den politiska ledningen i nämnder och kommunstyrelsen samt dess förvaltningar har säkerställt en god intern kontroll för att motverka, upptäcka och förhindra mutbrott och därtill kopplade oegentligheter i verksamheten. Granskningen avser att besvara följande övergripande fråga Är verksamheten organiserad på ett sådant sätt att det finns en betryggande intern kontroll avseende mutor på respektive nämnd? För att kunna besvara den övergripande frågan kommer ett antal delfrågor att tas fram utifrån den s.k. COSO-modellen Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Brottsbalken Kommunallagen Integrerat ramverk för intern styrning och kontroll (COSO) Eventuella kommunala riktlinjer 2.4. Metod Dokumentstudie avseende riktlinjer och normer, genomförda riskanalyser och andra delar av nämndens internkontrollarbete. Intervjuer med kommundirektör, personalchef, ekonomichef samt andra ansvariga tjänstemän. Rapporten beskriver sammantaget hur den interna kontrollen mot mutor är utformad. Specifika uppgifter för olika nämnder finns redovisat i bilaga 2 till rapporten. Bilagan återger EY:s bedömning av den interna kontrollen mot mutor o. dyl. vid kommunstyrelseförvaltningen. För varje moment i den så kallade COSO-modellen har ett antal frågor 1 Integrerat ramverk för intern styrning och kontroll, framtagen av The Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission. 3

5 ställts. Svaren och i vissa fall bifogad dokumentation har bedömts och utgör grunden till bedömningen av förvaltningen. Kontrollmiljö Är nämndens/ förvaltningens inställning till mutor/ oegentligheter klart uttalad? Finns erforderliga interna regelverk som reglerar risk för mutbrott/oegentligheter? Har särskilt riskutsatta verksamheter eller nyckelpersoner identifierats av ledningen? Den gröna färgen indikerar att det finns utarbetade och implementerade rutiner och arbetssätt och/eller en djup förståelse för en fråga. Det bör även finnas dokumentation som styrker påståendet eller metodiken. Den gula färgen visar att rutiner och arbetssätt till vissa delar finns utarbetade och implementerade och/eller en viss förståelse för en fråga. I allmänhet styrks påståendet eller metodiken inte av någon direkt dokumentation. Den röda färgen tyder på att förvaltningen enbart har rudimentära rutiner och arbetssätt och/eller en bristfällig förståelse för frågeställningarna. Dokumentation saknas. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 4

6 3. Lagar och riktlinjer Mutor och bestickning är väldefinierade juridiska begrepp som regleras i bland annat brottsbalken, se nedan avsnitt 3.1. En muta betraktas som en gåva eller förmån som lämnas i syfte att påverka någons tjänsteutövning. I granskningen har vi bland annat kartlagt och bedömt olika insatser för att säkerställa att gåvor och förmåner hanteras på ett korrekt sätt och att rutiner finns för leverantörskontakter. Kommunens verksamhet är av skiftande karaktär och riskerna för mutbrott i verksamheten skiljer sig åt beroende på verksamhetens art. Vi har i denna rapport valt att redovisa resultatet sammantaget för nämnderna/förvaltningarna för att exemplifiera insatser eller belysa problem. Som bilagedel till rapporten redovisas en särskild bedömning för respektive nämnd Lagstiftning mot mutor och bestickning Området mutor och bestickning regleras i brottsbalkens 17 kap. samt 20 kap. Reglerna gör ingen skillnad på privat eller offentlig verksamhet, men mutbrott i offentlig verksamhet står under allmänt åtal vilket gör att en åklagare är skyldig att väcka åtal om misstankar om mutbrott och bestickning kommer till dennes kännedom. I 17 kap. 5 a framgår att den som är arbetstagare eller utövar uppdrag och tar emot, godtar ett löfte om eller begär en otillbörlig förmån för utövningen av anställningen eller uppdraget döms för tagande av muta till böter eller fängelse i högst två år. Detsamma ska gälla, om gärningen har begåtts innan arbetstagare fått en sådan ställning som avses där eller efter det att den upphört. Likaså om arbetstagaren tar emot, godtar ett löfte om eller begär förmånen för någon annan än sig själv. Är brottet grovt, döms arbetstagaren till fängelse, lägst sex månader och högst sex år. Den som är anställd, uppdragstagare i kommunen eller dess bolag, eller förtroendevald kan dömas för mut- eller bestickningsbrott. Det innebär att reglerna gäller för såväl miljöinspektörer, upphandlare, vårdare, socialsekreterare som nämndemän och kommunfullmäktigeledamöter. De anställda som ägnar sig åt myndighetsutövning (tillståndsgivning, inspektion mm.) samt t.ex. upphandlare är särskilt integritetskänsliga. Av kommunallagen (KL) 6 kapitlet 1 framgår kommunstyrelsens s.k. uppsiktsplikt. Styrelsen ska enligt KL leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Med styrelsens ledande ställning följer att den har till uppgift att ha överblick över hela den kommunala verksamheten. Det är dock viktigt att observera att kommunallagen inte ger styrelsen några extrema maktmedel. Uppsikten är i princip begränsad till en rätt att göra påpekanden, lämna råd och anvisningar samt, om det är nödvändigt, se till att fullmäktige ingriper i sin egenskap av högsta beslutande organ Interna riktlinjer Kävlinge kommun har ett antal olika policys och riktlinjer som till vissa delar berör den interna kontrollen avseende mutor och andra oegentligheter. Kommunfullmäktige antog i augusti 1996 kommunens rese- och representationsreglemente. Reglementet omfattar samtliga företrädare för Kävlinge kommun vid deltagande i kurser, konferenser, studieresor och studiebesök. Reglementet ska, utöver gällande lagstiftning, medverka på sådant sätt att misstanke om otillbörlig påverkan av tjänste- respektive politisk utövning inte kan finnas. Reglementet stipulerar att mottagande av arbetsmåltider på annans bekostnad får förekomma i de fall detta kan anses ingå som en naturlig del i förtroendemannens eller den anställdes tjänsteutövning. Vid affärsförhandling ska sådan represen- 5

7 tation ske under eller som avslutning till förhandlingarna, den får ej skjutas upp till senare tillfälle antog kommunfullmäktige attestreglementet. Detta reglerar kommunens ekonomiska transaktioner, likviditetshantering samt medel som kommunen åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Enligt reglementet ska samtliga transaktioner alltid hanteras av minst två personer. Den som utför kontroll ska vid misstankar om oegentligheter rapportera detta till chef på högre nivå. Den som utför kontroll får ej kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Beslutsattest, vilket följer sakattest, får inte utföras av den som själv erhållit en personlig förmån av transaktionen, så som utbildning. Kommunstyrelsen ansvarar för utfärdande av gemensamma tillämningsanvisningar samt kontroll av reglementets efterlevnad. Av intervju framkommer att kommunfullmäktige i september kommer att anta ett styrdokument gällande etiska regler för kommunen. Ett utkast till reglementet är utarbetat. Enligt förslaget ska kommunens företrädare utöver att följa gällande lagstiftning agera på ett sätt så att anledning inte kan finnas till misstanke om lagbrott eller otillbörlig påverkan. Dokumentet lyfter vidare hur den enskilde medarbetaren ska förhålla sig till representation, bisyssla, förtroendeskadliga kopplingar och jäv. Till viss del är dokumentet en återgivning av rese- och representationsreglementet. Dokumentet omfattar inte beloppsgränser eller mottagande av gåvor. Socialförvaltningen har för hemvården antagit regler för gåvor. Det är för anställda under inga omständigheter acceptabelt att ta emot pengar av vårdtagare. Gåvor av ringa belopp som tårtor, blommor eller mindre saker vårdtagaren själv tillverkat får anställda ta emot. Det är vidare inte tillåtet för anställda att spela lotto, tippa etc. tillsammans med vårdtagaren. Det är generellt sett ej heller tillåtet för personal att ta emot ett testamentariskt förordnade från vårdtagare eller delta vid upprättande av testamente Kommunens organisation Kävlinge kommuns samlade förvaltning är placerad under kommunstyrelsen, som genom kommunchefen leder verksamheten. Under kommunstyrelsen leds verksamheten av bildningsnämnden, miljö- och byggnadsnämnden, tekniska nämnden och socialnämnden. Nämnderna har enligt 6 kap. 7 i kommunallagen ansvaret för att verksamheten inom deras respektive område bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt. Vidare ska nämnderna tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Av denna anledning har resultatet i bilagedelen redovisats per nämnd. Kommunstyrelsen och kommunledningskontoret är däremot ansvariga för att ta fram riktlinjer avseende övergripande processer så som intern kontroll mot mutor och oegentligheter Bedömning Kävlinge kommun har antagit ett flertal riktlinjer som har betydelse för kontrollmiljön avseende mutor och oegentligheter. Det framkommer av intervju att dokumentet Etiska regler för Kävlinge kommun inte är antaget i kommunfullmäktige, det planerat att lyftas under september I sakgranskningen framkom däremot att dokumentet antogs av kommunstyrelsen den 26 augusti. Ur ett internkontrollperspektiv är dessa riktlinjer positiva, däremot är det vår bedömning att dessa kan utvecklas och förtydligas. Vi kan exempelvis konstatera att endast socialnämnden har riktlinjer för mottagande av gåvor. Detta kan med fördel ingå även i de kommunövergripande riktlinjerna. Det saknas också tillhörande beloppsgränser för vilket en anställd får ta emot gåva utan chefs godkännande. Av intervju framgår att förvaltningarna anser att detta beror på varje enskild situation. Vår bedömning är att beloppsgränser samt en tydlighet kring vilka situationer det inte är acceptabelt att motta gåvor kan styrka reglementets praktiska tillämpning. 6

8 Givet kommunens organisation är det svårt att överblicka vilket ansvar som respektive nämnd kan ta, avseende interna processer såsom intern kontroll mot mutor och oegentligheter. Klart är emellertid att de fortfarande har ett ansvar för den interna kontrollen inom deras respektive område (jmf. 6 kap. 7 KL). 7

9 4. Intern kontroll mot mutor Kontrollmiljö Är nämndens/ förvaltningens inställning till mutor/ oegentligheter klart uttalad? Finns erforderliga interna regelverk som reglerar risk för mutbrott/oegentligheter? Har särskilt riskutsatta verksamheter eller nyckelpersoner identifierats av ledningen? antagit på politisk nivå Kontrollmiljö Inom ramen för granskningen har de utvalda förvaltningarnas kontrollmiljö bedömts. Kontrollmiljön tar sin utgångspunkt i nämndens/förvaltningens ledarskap och uttalade inställning. Vidare har vi bedömt om kontrollmiljön stärkts av tydliga riktlinjer, antingen kommungemensamma eller förvaltnings- /nämndspecifika. Huruvida ledningen identifierat riskutsatta funktioner inom verksamheten har också beaktats. Av intervjuer framgår att kontrollmiljön för nämnderna och förvaltningarna huvudsakligen grundar sig på kommunens organisationskultur. Enligt kommunens värdegrund bygger denna på öppenhet, engagemang och utveckling. Medarbetare har enligt uppgift god insikt i kommunens värdegrund. De politiskt antagna regelverken gällande mutor och oegentligheter är alla kommunövergripande och omfattar således samtliga nämnder och förvaltningsdelar. Regelverken utgörs främst av rese- och representationsreglemente och attestreglemente. Socialförvaltningen har utöver dessa ett utökat regelverk för gåvor. Detta är däremot inte Av intervjuer framkommer att kommunledningskontoret ser tekniska nämnden samt byggnads- och miljönämnden som särskilt riskutsatta förvaltningsdelar. Detta beroende bland annat av den ekonomiska omfattningen och graden av myndighetsutövning verksamheterna innefattar. Denna bedömning är däremot inte dokumenterad i form av en identifierad risk eller motsvarande. Kommunledningen har utöver detta inte identifierat vilka nyckelpersoner eller verksamheter som är särskilt riskutsatta. Inom förvaltningarna anses generellt att riskerna vara högre inom ledningspositioner. Ej heller nämnderna under kommunstyrelsen har dokumenterat identifierade riskutsatta nyckelpersoner Bedömning Det är vår bedömning att kommunens värdegrund bidrar till en organisationskultur baserad på öppenhet vilket har en förebyggande effekt för risken att drabbas av mutor och oegentligheter. Detta utgör en god grund till intern kontroll men bör kompletteras med regelverk och riktlinjer för att säkerställa en väl fungerande kontrollmiljö. Kommunen har antagit ett reseoch representationsreglemente och är i processen att anta ett etiskt regelverk. Det är vår bedömning att kommunens regelverk kan utvecklas för att tydligare reglera den interna kontrollen gällande mutor och oegentligheter. Vidare bör kommunledningen närmare identifiera och dokumentera särskilt riskutsatta verksamheter och nyckelpersoner för den interna kontrollen. 8

10 Riskbedömning Har nämnden eller den operativa ledningen tagit fram en riskanalys för verksamheten? Har ledningen inkluderat risk för mutor/ oegentligheter i riskbedömningen? Finns särskild riskbedömning för de mest riskutsatta funktionerna i verksamheten? 4.2. Riskbedömning Enlig kommunens reglemente för intern kontroll ska samtliga nämnder årligen besluta om en intern kontrollplan för det nästkommande kontrollåret. Enligt reglementet ska den interna kontrollplanden grunda sig på en risk- och väsentlighetsanalys. Denna ska omfatta de huvudsakliga arbetsmoment som finns under respektive nämnds ansvar. Analysen ska inkludera ett övervägande/motiv oavsett om momentet lyfts in i internkontrollplanen eller ej. Revisorerna i Kävlinge kommun granskade i februari 2013 kommunens interna kontroll. Granskningen visade att de interna kontrollplanerna för 2012 inte inkluderade en risk- och väsentlighetsanalys. Denna rutin inkluderades i kommunstyrelsens beslutade reglemente för intern kontroll under Av dokumentstudier framkommer att samtliga nämnder har tagit fram en risk- och väsentlighetsanalys för den interna kontrollplanen. Granskningen visar att det i kommunstyrelsens antagna internkontrollplan för 2014 inkluderade korruption som kontrollmoment. Kontrollmomentet fördes sedermera över till 2015 enligt beslut i kommunstyrelsen. Tekniska nämnden och miljö- och byggnadsnämnden har i den gemensamma risk- och väsentlighetsanalysen värderat momentet ta emot muta, bestickning för den interna kontrollen. Momentet bedömdes som allvarlig i konsekvens men osannolik i risk. Utöver detta har nämnderna inte lyft mutor och/eller oegentligheter i sina respektive riskbedömningar. Däremot har exempelvis attestreglemente och köptrohet ingått i de senaste årens internkontrollplaner. Av dokumentstudier och intervjuer framkommer att ingen nämnd inkluderar riskbedömningar för särskilt riskutsatta funktioner i organisationen i den interna kontrollen Bedömning Det är vår bedömning att Kävlinge kommun har goda rutiner för upprättandet av den interna kontrollen. Det framgår att samtliga nämnder sedan revisorernas tidigare granskning nu genomför en risk- och väsentlighetsanalys. Vi anser däremot att nämnderna i större utsträckning bör utvärdera de risker förenade med mutor och oegentligheter som föreligger verksamheten i riskanalysen. En komplett riskbedömning bör utöver kontrollområden även inkludera funktioner vilka identifieras som särskilt utsatta för oegentligheter samt påverkbara ur ett bestickningsperspektiv. 9

11 Kontrollaktiviteter Vilka kontrollåtgärder har ledningen infört i syfte att begränsa risken för mutbrott och oegentligheter? Är organisationen utformadför att bidra till minskadrisk i verksamheten? 4.3. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är olika insatser som ska säkerställa att nämndens och ledningens direktiv följs och att identifierade risker minimeras. Förvaltningarna är bedömda utifrån sina kontrollaktiviteter för att minska risken för mutor och hur de organiserar sin verksamhet i syfte att begränsa risken för mutbrott. Det innefattar bland annat hur deras arbets- och ansvarsfördelning, attestrutiner, avstämningar och resultatuppföljning ser ut. Det framgår av granskningen att nämnderna tillämpar olika kontrollaktiviteter för att minska risken för mutor och oegentligheter. Av granskningen framgår att samtliga nämnder har beslutade attestreglemente för utbetalningar och fakturahanteringen. Dessa reglerar tydligt och enhetligt vilka funktioner som har befogenhet att attestera fakturor. Kontroll av reglementets efterlevnad genomförs regelbundet av kommunledningskontorets ekonomienhet. Kontroll av fakturor och ekonomiska transaktioner ingår också som interna kotrollmoment Dokumentstudier visar att avtalstrohet har ingått i tidigare års internkontrollplaner. Tekniska nämnden inkluderade avtalstrohet i 2012 och 2014 års internkontrollplan gjordes detta mot bakgrund av rekommendation i EY:s granskning av upphandlingar inom tekniska området. Vid samtliga direktupphandlade projekt har tekniska nämnden slutbesiktning som rutin för att säkerställa att avtal fullföljts korrekt. Upphandlingar är en stor del av nämndernas verksamheter, och särskilt för de tekniska nämnderna. För detta ändamål har kommunen en inköpsstrateg. Denna är organisatoriskt placerad utanför nämndens förvaltning. Vidare genomförs också upphandlingar genom ett samarbetsavtal med flera kommuner. Det är då Lunds kommuns upphandlingsenhet som sköter processen. Vid myndighetsutövande funktioner inom tekniska- samt miljö- och byggnadsnämnden, så som utfärdande av bygglov, arbetar förvaltningarna ett gott bemötande gentemot medborgare med god och skyndsam service. Det framkommer att kommunen vid miljö- och livsmedelsinspektion samt tillståndstillsyn inte inkluderar särskilda rutiner för att motverka mutor och oegentligheter. Förvaltningen tillämpar exempelvis inte rotering av inspektionsobjekt mellan medarbetare på grund otillräckliga personella resurser. Kommunen ser också en fördel i att handläggningen utförs av samma medarbetare för kontinuiteten av verksamheten. Socialförvaltningen har organisatoriskt arbetat för att minska antalet handkassor i verksamheterna Bedömning Kontrollaktiviteterna inom kommunen bedöms generellt som tillfredsställande. Vissa aktiviteter har tillkommit i syfte att minska risken för mutor och oegentligheter. Överlag har däremot införda åtgärder haft annat syfte, men bedöms ha positiva effekter för den interna kontrollen. För de fall att jävssituationer uppstår vid upphandlingar är det av stor vikt att sådant anmäls till ansvarig chef så att vederbörande ej deltar i upphandlingen, av vad vi kan bedöma fungerar denna rutin tillfredsställande i kommunen. Kävlinge kommun har en förhållandevis liten förvaltning. Kommunen har därför inte organisatoriska resurser att motverka verksamhetsrisker i samma utsträckning som en större kommun med fler medarbetare. Däremot bedömer vi att respektive nämnd i större utsträckning bör överväga huruvida det finns möjligheter att öka insynen i verksamheten i syfte att motverka mutor och oegentligheter. Vi bedömer detta vara särskilt viktigt vid kommunens myndighetsutövning. 10

12 Information & Kommunikation Vilken internutbildning har nämnden/förvaltningen genomfört för alla anställda? Finns det något system för anställda inom organisationen att rapportera brister i efterlevnad? Rapporteras avvikelser till lämplig ledningsnivå? 4.4. Information och kommunikation Förvaltningarna har bedömts utifrån om det genomförs internutbildningar som tangerar ämnet mutor/jäv, hur ledningen fångar upp indikationer på missförhållanden inom området och om sådan information rapporteras till korrekt ledningsnivå. Kävlinge kommun anordnar utbildningar för samtliga ledningsbefattningar och politiker vilka inkluderar kommunens värdegrund. Mutor och oegentlighet lyfts inom ramen för dessa utbildningar. Intentionen är att verksamhetsledare ska förmedla informationen inom sina respektive verksamheter. Vid nyanställningar inom hemvården inkluderas socialförvaltningens regler gällande mottagande av gåvor. Kommunstyrelsen genomförde under 2015 en utredning kring införande av en whistleblower-funktion. Komplexiteten kring offentlighetsprincipen rörande anmälningar innebar att kommunen inte valde att gå vidare med denna funktion. Förvaltningarna arbetar istället aktivt med att uppmuntra medarbetare att genom dialog lyfta misstankar om former av bedrägligt nyttjande av ställning eller kommunala resurser. Incident- och orosanmälningar ska göras till närmsta chef eller till dennes chef om det är den närmsta överordnande som anmälan avser. Kommunen har också en allmän-funktion på hemsidan för frågor eller åsikter gällande den kommunala förvaltningen kallat Åsikt Kävlinge. Socialförvaltningen omfattas även av Lex Sara och Lex Maria-anmälningar. Av intervjuerna framkommer att dialoger om oegentligheter upplevs fungera tillfredsställande. Socialnämnden har nyligen haft fall där anmälan om verksamhetsmässiga avvikelser inkommit och eskalerats till lämplig nivå i enlighet med linjeorganisationen. Medarbetare uppmuntras också via dialog att i förebyggande syfte lyfta frågor och situationer som kan komma att uppfattas som olämpliga innan de uppstår Bedömning Vi bedömer att kommunens utbildningsfunktion gällande ledningsbefattningar är god. Däremot bör kommunen säkerställa att utbildningsinformationen också förmedlas vidare inom respektive ledares organisationer. Internutbildningar eller andra informations- /utbildningsinsatser skulle också kunna säkerställa att samtliga anställda är medvetna om kommunens värdegrund och inställning till mutor och oegentligheter. För de medarbetare som har utsatta funktioner i organisationen finns det enligt vår bedömning ett särskilt informationsansvar om vilka regler som gäller. Här kan kommunen behöva säkerställa att medarbetarna också har tagit del av och förstått delgiven information. Vi har noterat att kommunstyrelsen bedömt att en whistleblower-funktion inte anses vara lämplig för verksamheten. Vår bedömning däremot är att denna fråga är av sådan vikt att kommunen bör överväga att ändå inrätta ett incidentrapporteringssystem dit medarbetare anonymt kan anmäla oegentligheter eller missförhållanden. Att förlita sig på linjeorganisationen och öppna dörrar är enligt vår bedömning inte tillräcklig för att säkerställa att misstankar rapporteras. Vilka rutiner som gäller avseende anmälningar om missförhållande bör också aktivt spridas inom organisationen. 11

13 Uppföljning & Utvärdering Finns uppföljning av kontroll av mutor/ oegentligheter? Ingår hela kontrollprocessen i uppföljningen Vem svarar för klagomålshantering och uppföljning av synpunkter? 4.5. Uppföljning och utvärdering Interna styr- och kontrollsystem behöver övervakas, följas upp och utvärderas en process som bestämmer kvaliteten på systemets resultat över tiden. Förvaltningarna har i denna granskning bedömts avseende uppföljning och kontroll av mutor o dyl. I bedömningen har vi särskilt undersökt och analyserat kvaliteten i uppföljningen av internkontrollen, där vi särskilt beaktat om uppföljning av mutor och dylikt har ingått i den interna kontrollen. Vidare har vi granskat om det finns ett system för klagomålshantering eller uppföljning av synpunkter och om det framgår vem som är ansvarig för systemet. En uppföljning av internkontrollen ska beakta hela processen, det vill säga inte bara om en kontrollåtgärd är genomförd och dess resultat. Då den interna kontrollen i en organisation syftar till att minska riskerna för att målen i verksamheten inte kan uppnås är det också detta som ska vara föremål för uppföljningen. Granskningen visar att Kävlinge kommun följer upp den interna kontrollen årligen. Uppföljningen innebär att respektive nämnder får ta del av förvaltningens utvärdering av de beslutade kontrollmomenten. Granskningen visar dock att mutor och oegentligheter inte explicit utvärderats som del av den interna kontrollen. Kommunstyrelsens kontrollmoment gällande korruption som överförts till 2015 är enligt uppgift pågående. Kommunledningskontoret har för kontrollmomentet utformat en enkät till utvalda medarbetare. Enkäten består av 13 frågor med tillhörande svarsalternativ; ja, nej och vet ej. Klagomål och synpunkter vilka inkommit genom funktionen Åsikt Kävlinge följs upp av den berörda förvaltningen. Samtliga inkomna frågor besvaras och svaren publiceras på kommunens hemsida Bedömning Det finns en uppföljning av kommunens interna kontroll - dock har kommunstyrelsens internkontrollmoment gällande korruption än ej följts upp. Kommunen har som del av den interna kontrollplanen dock inte än explicit utvärderat mutor och oegentligheter som kontrollmål. Kommunstyrelsen bör säkerställa att utvärderingen avseende korruption ingår i avrapporteringen av den interna kontrollen. Det är vår bedömning att de enkätfrågor som upprättats med fördel kan inkludera specifika frågor på innehållet i de etiska reglerna och rese- och representationsreglementet. Vidare anser vi att det till frågorna bör inkluderas ett fält för kommentarer. Gällande Åsikt Kävlinge är det vår bedömning att funktionen fungerar tillfredsställande. Kävlinge den 21 oktober 2015 Jakob Smith Linus Aldefors 12

14 Bilaga 1 Intervjuade medarbetare Mikael Persson, kommundirektör Victoria Galbe, ekonomichef Mats Svedberg, kanslichef Christin Johansson, socialchef Bengt-Inge Davidsson, ekonom, socialförvaltningen Göran Sandberg, samhällsbyggnadschef Mikael Andersson, gatuchef Carina Serbinsson, bildningschef Dragana Radovanovic, administrativ chef, bildningsförvaltningen Andreas Bruse, ekonom, bildningsförvaltningen Från revisionen deltog Fernando Dinis-Viseu Dietmar Olbrich Tore Jönsson 13

15 Bilaga 2 14

16 15