Projekt Ledning och samverkan

Transkript

1 ARBETSMATERIAL 1 (15) Datum , vers 2 Projekt Ledning och samverkan - Sammanställning av arbetsläget november 2013 Denna text innehåller en sammanställning av huvuddragen i det arbete som nu pågår inom Projekt Ledning och samverkan. Leverans för arbetet som pågår idag i fem delprojekt är under december Efter intern beredning på MSB kommer resultaten att sändas på remiss under våren Texten är framtagen särskilt för workshopen den 27 november 2013 för projektets kontaktpersoner vid myndigheter samt särskilt inbjudna från landsting, kommuner och andra organisationer. Workshopen syftar till att genom dialog få synpunkter på projektets arbete inför beredning och remiss våren Efter intern beredning på MSB kommer resultaten att sändas på remiss under våren 2014.

2 , vers 2 2 (15) Innehållsförteckning Utgångspunkter 3 MSB:s uppdrag 3 Projekt Ledning och samverkans mål och inriktning 3 Inriktningen för samhällsskydd och beredskap 3 Juridiska ramar och administrativa strukturer 3 Brister i hanteringen av samhällsstörningar 4 Vad är nytt? 5 Grunder 6 Ett aktörsgemensamt språk 6 Samhällsstörning. 6 Inriktning och samordning genom ledning och samverkan 6 Bra sätt att tänka 6 Helhetsyn 6 Perspektivförståelse 7 Samtidighet 7 Proaktivitet 7 Beslutsfattande 7 Människan 7 Tid 7 Metod och former för inriktning och samordning 8 En flexibel och skalbar modell 8 Kontakt 8 Inriktning och samordning 8 Stöd 9 Krav på aktörers förmåga 9 Helhetsmetoden för inriktning och samordning 10 Informationsdelning och samlad lägesbild 11 Förhållningssätt 11 Informationsdelning 11 Skapa kontaktvägar och etablera relationer 11 Modell för informationsdelning 11 Olika sätt att kommunicera 11 Strukturer för informationsdelning 12 Informationskvalitet 12 Informationssäkerhet 12 Samlad lägesbild 12 Teknik och system 13 Huvudkomponenter 13 Konkret stöd till aktörer 13 Målgrupp 14 Mål för kunskapsutveckling 15 Exempel på kunskapskrav 15 2

3 , vers 2 3 (15) Utgångspunkter MSB:s uppdrag MSB har i uppdrag att utveckla förmågor i samhället inom området samhällskydd och beredskap. MSB verkar genom kunskapsstyrning, information, metodstöd, vägledning, utbildning och övningsverksamhet att påverka olika aktörers förhållningssätt. MSB har även ekonomiska styrmedel i form av bidrag och olika lagar och regler som används för att utveckla förmågorna. MSB genomför ett projekt för att ta fram riktlinjer för ledning och samverkan. I arbetet deltar representanter för ett sjuttiotal aktörer inom samhällsskydd och beredskap. Projekt Ledning och samverkans mål och inriktning Målet med Projekt Ledning och samverkan är att ta fram riktlinjer för ledning och samverkan. Riktlinjerna ska rikta sig till aktörer, organisationer och individer med ansvar för samhällsskydd och beredskap. Till exempel kommuner, landsting, länsstyrelser, myndigheter, privata företag eller frivilliga organisationer. Riktlinjerna ska vara ett stöd till aktörer för att hantera samhällsstörningar (olyckor, kriser och krig, se vidare avsnittet Grunder, sid. 6) leda till att inriktning och samordning kan åstadkommas på ett strukturerat och likartat sätt bidra till att öka samhällets samlade förmåga att hantera samhällsstörningar bidra till ett effektivt användande av samhällets resurser minska lidandet för den enskilda. Inriktningen för samhällsskydd och beredskap - Det som ska skyddas: människors liv och hälsa, samhällets funktionalitet, demokrati, rättssäkerhet och mänskliga fri- och rättigheter, miljö och ekonomiska värden, nationell suveränitet. - Målen för krisberedskapen att minska konsekvenser av allvarliga störningar, kriser och olyckor, trygga hälsan och den personliga säkerheten och hindra eller begränsa skador på egendom eller miljö. Juridiska ramar och administrativa strukturer Juridiska ramar och administrativa strukturer med särskild betydelse för samverkan beskrivs i riktlinjerna. Några exempel är: Grundläggande principer för krisberedskap o Ansvarsprincipen den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden gör det också i en krissituation. Den innebär även att aktörer som berörs av en kris, direkt eller indirekt, har ett ansvar att agera även i osäkra lägen, och att aktörer ska stödja och samverka med varandra. o Närhetsprincipen: en kris hanteras där den inträffar, av de närmast berörda och ansvariga. o Likhetsprincipen: under en kris bör organisationer och arbetssätt så långt som möjligt bygga på det som gäller som vid normala förhållanden. o Geografiskt områdesansvar: kommunerna, länsstyrelserna och regeringen är ansvariga för sitt respektive geografiska område. o Sektorsansvar: det ansvar vissa statliga myndigheter har för sakfrågor oavsett frågornas geografiska anknytning. 3

4 , vers 2 4 (15) Olika aktörers uppdrag och ansvarsområden som de är formulerade i lagstiftning. Exempel på några av de lagar och förordningar som påverkar ledning och samverkan: o Förordning (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap o Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap o Lag (1992:1403) om totalförsvar och höjd beredskap o Lag (2003:778) om skydd mot olyckor Brister i hanteringen av samhällsstörningar Normalt i vardagen fungerar det bra. Aktörer är bra på att var för sig lösa sina egna uppgifter och kommunicera med allmänheten. Men vid större händelser med flera inblandade aktörer och vid övningar har erfarenheter och analyser visat att det finns brister i hanteringen. Vid analyser av verkliga händelser och större övningar har några konkreta brister redovisats: Aktörer känner inte till andra aktörers ansvar, mandat och, roller. De känner inte heller till vad andra aktörer kan bidra med och behöver. Olika aktörers ansvar, roller och mandat brister i tydlighet. Aktörsgemensamma aktiviteter brister i tydlighet, struktur och effektivitet. Samlade lägesbilder saknas ofta eller uppvisar brister. Problem med lägesbilden ligger ofta i metoder, datakällor och arbetssätt. Bedömningar och analyser grundar sig ofta bara på egen information och saknar ett helhetsperspektiv. Kommunikation med allmänheten brister vad gäller avstämningen mellan aktörerna. Kontakter på fältnivå verkar fungera bättre än kontakter på högre nivåer. Dialog fungerar bättre mellan aktörer som arbetar tillsammans i vardagen. Sociala nätverk är ofta en framgångsfaktor och saknas mellan de som inte arbetar tillsammans till vardags. Konkreta rekommendationer till beslut saknas ofta. Aktörer är passiva snarare än proaktiva. Samarbete mellan privata och offentliga aktörer är svagt. 4

5 , vers 2 5 (15) Vad är nytt? Riktlinjerna utgår från beprövad kunskap, forskning, och former för ledning och samverkan som används och fungerar idag vid hantering av samhällsstörningar. Det som är styrkan i riktlinjerna är - ett sätt att tänka som minskar missförstånd i kritiska lägen, och - en struktur som underlättar för resurser att finna varandra, - gemensamma metoder och ett tekniskt ramverk som underlättar och effektiviserar hur aktörer delar information och lägesbild. Aktörerna ska inte behöva genomföra omfattande förändringar i sina organisationer. Grunder I grunderna ingår sätt att använda viktiga termer inom området samhällsskydd och beredskap och sätt att tänka som kan bidra till effektivare hantering av samhällsstörningar. Det gäller till exempel hur vi använder termerna ledning och samverkan här betonas effekterna: inriktning och samordning. Ledning och samverkan ses som funktioner för att uppnå dessa effekter. Metod och form för inriktning och samordning För aktörsgemensamma former presenteras en generell modell, som kan användas på alla samhällsnivåer, för att lättare skapa kontakt och underlätta koordinerade beslut. Modellen bygger på olika typer av samverkansformer som redan finns etablerade idag. Den stöder ett flexibelt sätt att knyta ihop aktörer inom och mellan samhällsnivåer och att knyta samman organisationernas sektorsansvar med det geografiska områdesansvaret. Modellen ska tillämpas behovsstyrt, och inte begränsat av geografi, typ av samhällsstörning eller vilka aktörer som är med. Detta gör det möjligt att inrikta och samordna från den initiala fasen tack vare tydliga former samt förmågekrav på aktörer. Den syftar till kontinuitet och spårbarhet i händelsehantering. Informationsdelning och samlad lägesbild De förhållningssätt och metoder som beskrivs i riktlinjerna används idag och bygger på aktuell forskning. Här fokuseras på det aktörsgemensamma perspektivet. Det gäller både verktyg för att skapa och dela lägesbild, men även att metoderna är samlade och paketerade i ett sammanhang tillsammans med förhållningssätt, former och ett tekniskt ramverk. Teknik och system Det ramverk som presenteras i riktlinjerna innehåller beskrivning av hur man skapar en gemensam teknisk miljö för informationsutbyte som inte finns idag. Det kommer att innehålla ett bibliotek av standarder och specifikation av gränsytor, även en modell för förvaltning av den gemensamma teknikmiljön. Mål för kunskapsutveckling I riktlinjerna presenteras på ett nytt och samlat sätt kunskapsmål inom området ledning och samverkan. Det har inte tidigare varit definierat på en övergripande samhällsnivå vilka kunskapsmål som ska finnas på området. Kunskapsmålen kommer även att innehålla färdighets- och attitydmål, inte enbart kunskapsmål. 5

6 , vers 2 6 (15) Grunder Riktlinjerna som tas fram inom Projekt Ledning och samverkan ska gälla för aktörer på alla nivåer i samhället inom alla sektorer såväl offentligt, privat som frivilligt. De ska fokusera på det aktörsgemensamma när aktörer agerar tillsammans. Grunderna ska vara kända och användas i vardagen Ett aktörsgemensamt språk Alla aktörer, individer och organisationer har egna tolkningar av olika centrala termer inom samhällsskydd och beredskap. När vi ska agera tillsammans behöver vi ett gemensamt språk och förståelse för hur vi använder termerna för att undvika missförstånd och tidskrävande förklaringar. Varje aktör måste vara tvåspråkig behärska det egna språket och det aktörsgemensamma De centrala begreppen i riktlinjerna är Samhällsstörning. Med samhällsstörning menas avvikelser från det normalt förväntade som hotar samhällets skyddsvärden där flera aktörer är inblandade och sammanhanget är komplext. I riktlinjerna används begreppet för att sammanfatta olyckor, kriser och krig. Det finns viktiga skäl till det. Olyckor förknippas ofta med vardagshändelser och blåljusmyndigheter. Kriser och krig till något som drabbar stora delar av samhället. Dock kan dessa typer av händelse ge likartade konsekvenser och hanteringsbehov. Att använda begreppen olyckor och kriser begränsar aktörernas sätt att tänka. En aktör som mest förknippas med olyckor, och den som mest förknippas med kriser, kan bli mindre lyhörd för att se de skeenden som faller utanför den egna domänen, eller förbises av andra aktörer. Det kan leda till att hjälpbehov hanteras sent, eller i värsta fall inte alls. Inriktning och samordning genom ledning och samverkan Inriktning är en effekt av ledning och/eller samverkan. Inriktning är orientering av tillgängliga resurser mot formulerade mål. Samordning är en effekt av ledning och/eller samverkan. Samordning är anpassning av aktiviteter och delmål så att tillgängliga resurser kommer till största möjliga nytta. Ledning är en funktion som åstadkommer inriktning och samordning av tillgängliga resurser. Ledning sker genom att en aktör bestämmer, utgående från mandat eller överenskommelse. Samverkan är en funktion som åstadkommer inriktning och samordning av tillgängliga resurser. Samverkan sker genom att aktörer kommer överens, utgående från dialog. Bra sätt att tänka Det finns några bra sätt att tänka som underlättar och effektiviserar hur vi arbetar och använder samhällets resurser. Nedan beskrivs de viktigaste sätten att tänka och exempel på hur de kan omsättas i praktisk handling. Helhetsyn Beakta helheten av aktörers åtgärder i förhållande till helheten av konsekvenser för att använda samhällets resurser så bra som möjligt. Det innebär att komma ifrån stuprörstänkandet, det vill säga att arbeta utifrån mer än det egna uppdraget, och formulera behov och åtgärder även utanför det egna ansvarsområdet. Reagera på signaler från andra aktörer. Praktiskt sker detta genom att använda helhetsmetoden (metoden beskrivs under avsnittet om aktörsgemensamma former). 6

7 , vers 2 7 (15) Perspektivförståelse Förstå andra aktörers perspektiv som komplement till det egna perspektivet, som en brygga till att åstadkomma en helhetssyn. Det innebär att identifiera och ta hänsyn till vilka aktörer som berörs. Formulera dessa aktörers problemförståelser, perspektiv, hur det påverkar dig och övriga. Till exempel se till att veta hur man kontaktar och för dialog med olika aktörer. Samtidighet Se att konsekvenser och aktörers åtgärder för att hantera samhällsstörningar kan uppstå samtidigt på flera nivåer i samhället, snarare än att de växer gradvis. Det innebär att kommunicera egna problem och problemförståelse genom alla tillgängliga kanaler till de aktörer som berörs och att vara uppmärksam på andras kommunikation. Proaktivitet Minska inslaget av reaktiva åtgärder genom att förutse problematik och engagera resurser i effektiva förberedelser. Det innebär att tillsammans med andra analysera vad som kan hända. Förbered för det som kan hända, så att det går att hantera. Beslutsfattande Värdera beslut utifrån beslutsprocess snarare än faktiskt utfall hantera information i en medveten process i nya situationer. Gör en medveten fördelning och prioritering av begränsade resurser mellan ofta/små konsekvenser och sällan/stora konsekvenser. Säkerställ akuta och långsiktiga behov av åtgärder genom att organisera arbetet så att alla tidsperspektiv verkligen omhändertas. lättare. Beslutsprocessen ska vara transparent, kommunicerbar och kritiserbar. Öva beslutsfattande. Prioritera löpande hur resurser ska användas. Det gäller både för kort och lång sikt. Glöm inte behovet av uthållighet för resurser. Organisera arbetet så att alla tidskalor faktiskt tas hänsyn till. Det bästa sättet är oftast att låta olika personer hantera olika tidsskalor. Människan Goda ledare bygger förtroende och skapar engagemang för uppgiften. De balanserar regelstyrning mot improvisation och stärker gruppens sammanhållning. Att vara en god ledare bygger på att känna sig själv väl. Framgångsrik aktörsgemensam hantering bygger på ömsesidig kunskap, respekt och förtroende. Det underlättas av social smidighet och kulturell kompetens över aktörsgränserna. I det ingår att förstå sin egen syn på andra kulturer, känna till andra kulturers normer och att kunna hantera sina egna och andras känslor. Tid Arbetet med att åstadkomma inriktning och samordning under samhällsstörningar präglas av tidsbrist, samt villkoret att ju tidigare resurserna sätts in desto mindre blir konsekvenserna. Aktörerna måste försöka arbeta proaktivt i olika tidsskalor. Kraven på att hantera det omedelbara kommer från olika håll och stjäl ofta uppmärksamheten från det långsiktiga. En viktig åtgärd för att effektivt bryta en negativ händelseutveckling är att fatta beslut om åtgärder innan behoven är uppenbara, en strategi som kräver att man gör antaganden om utvecklingen. Det innebär att fatta beslut i en medveten process. Använd gärna en vägledning för att göra det 7

8 , vers 2 8 (15) Metod och former för inriktning och samordning För att åstadkomma inriktning och samordning vid samhällsstörningar introduceras en nationellt sammanhållen modell för former för aktörsgemensam inriktning och samordning. Den ska kunna tillämpas av alla aktörer, på alla samhällsnivåer - lokal, regional och nationell nivå. Aktörsgemensamma former syftar till att skapa en struktur för att underlätta kontakter, fatta koordinerade beslut och åstadkomma inriktning och samordning. Konceptet bygger på etablerade former för samverkan som finns idag runtom i Sverige. Aktörsgemensamma former ska vara kraftfulla verktyg för att hantera samhällsstörningar men kan även tillämpas vid planering, utbildning och övning, såväl före som under och efter en samhällsstörning. En flexibel och skalbar modell Formerna stöder ett flexibelt sätt att knyta ihop aktörer inom och mellan samhällsnivåer. Utmärkande för formerna är att de: knyter samman sektorsansvar med det geografiska områdesansvaret erbjuder en plattform för alla typer av aktörer: offentliga, privata och frivilliga har en behovsstyrd tillämpning som inte begränsas av geografi, typ av samhällsstörning eller vilka aktörer som är med möjliggör inriktning och samordning från initiala faser tack vare tydliga former samt förmågekrav på aktörer syftar till kontinuitet och spårbarhet i händelsehantering. Konsekvenserna av en samhällsstörning som förändras över tid och rum med påverkan på flera nivåer kan med dessa former hanteras samtidigt och på flera nivåer. Hanteringen kan inriktas och samordnas genom att ansvaret kan övergå inte övertas från ett geografiskt område till nästa övergripande nivå utan att komma i konflikt med gällande roll- och ansvarsfördelning. Samverkan kan alltså pågå samtidigt på olika geografiska områden och utifrån en gemensam värdegrund om vad som är skyddsvärt. Gemensamt för formerna är att de ska vara etablerade i före-skedet genom bl.a. samverkansmöten, planering, utbildning och övning. Kontakt Varje aktör ska ha en kontaktpunkt för att skapa/öka sin tillgänglighet. Den kan upprätthållas med befintliga funktioner, till exempel Tjänsteman i beredskap (TiB), inre befäl, vakthavande ingenjör (VHI), räddningschef i beredskap eller existera som en fristående funktion. Denne ska vara primär kontaktyta för aktörsgemensamma former. Syftet är att förenkla och förtydliga kontaktvägen till samhällsviktiga aktörer. Kontaktpunkten ska ha hög tillgänglighet och uthållighet och kunna nås dygnet runt, året runt. Inriktning och samordning Vid en samhällstörning ska alla aktörer kunna initiera en funktion för inriktning och samordning. Dess uppgift är att fatta koordinerade beslut i dialogens form, det vill säga träffa överenskommelser om gemensam inriktning och samordning av åtgärder för att hantera samhällsstörningen. 8

9 , vers 2 9 (15) Syftet är att på ett proaktivt sätt bidra till att se helheten och avväga/prioritera åtgärder och resurser mot de mest angelägna hjälpbehoven. Funktionen ska ha hög tillgänglighet och uthållighet och kunna initieras dygnet runt, året runt. Den organiseras när behov uppstår, består av utsedda företrädare från aktörer och har det handlingsutrymme som krävs för att hantera samhällsstörningar. Funktionen kan initieras av alla aktörer, men sammankallas och sammanhålls av geografiskt områdesansvarig aktör (kommun, länsstyrelse eller MSB på nationell nivå). Funktionen kan tillämpas horisontellt på en samhällsnivå, eller vertikalt mellan nivåer, på uppgifter av strategisk karaktär. Sammankallande tar fram dagordning som beskriver de frågor som ska behandlas och om de är av inriktnings- eller samordnande karaktär. Beroende på frågans karaktär avgör respektive aktör vilket handlingsutrymme dess företrädare ska ha - beslut om inriktning kan kräva större handlingsutrymme än samordning. Sammankallande leder möten i funktionen för inriktning och samordning och koordinerar stödet till denna funktion (se avsnittet Stöd nedan). En viktig förutsättning för inriktnings- och samordningsfunktionen är att aktörernas roller måste vara kända och accepterade. Ingen arbetsledning råder, ansvarsprincipen gäller. Arbetet kan till exempel bestå av ett inledande möte och därefter korta avstämningsmöten. Stöd Ett stöd till funktionen för inriktning och samordning ska organiseras för att stödja samverkans- och beslutsprocesser. Det sammankallas och organiseras av en aktör med geografiskt områdesansvar och kan utgöra en integrerad del av det interna ledningsstödet. De säkerställer att det finns organisatoriska, personella och tekniska förutsättningar. Dess uppgift är att planera, genomföra och följa upp överenskommelser om inriktning och samordning. Den ska dessutom ta fram underlag till beslut och överenskommelser i form av en analys baserad på helhetsmetoden som beskriver konsekvenser, hjälpbehov, resurser och effekter av åtgärder. Stödet ska även, med helhetsmetoden som stöd, ta fram en samlad lägesbild, stödja informationsdelning och stödja arbete med samordnad kriskommunikation med allmänheten och information till media. Den ska vidare hantera dokumentation och administration och upprätthålla krav på rättssäkerhet i besluts- och samverkansprocessen. Stödet leds av en koordinator och bemannas av företrädare för aktörerna, vid behov även av experter. Stödet ska ha hög tillgänglighet och uthållighet och kunna initieras dygnet runt, året runt. Stödets viktigaste uppgifter är samlad lägesbild, helhetsanalys, kommunikation och informationssamordning Krav på aktörers förmåga För att inriktning och samordning i aktörsgemensamma former ska fungera ska aktörerna ha förmåga att 1 - lämna initial bedömning till andra aktörer. Det kan vara en kortare lägesrapport. Den kan innehålla möjlig händelseutveckling, möjliga framtida lägen, behovs- och resursbilden, bedömning av egen uthållighet, samverkanskapacitet och målbild. 2- initiera inriktnings- och samordningsfunktion. Bedömningen att initiera funktionen kan grundas på en risk- och sårbarhetsanalys, underrättelseanalys, larmplan, oklart läge eller tillbud. 9

10 , vers 2 10 (15) 3- delta i inriktnings- och samordningsarbete. Det innebär aktiv medverkan i inriktnings- och samordningsfunktion och stödfunktioner. Till exempel att delta i arbete med kommunikation, analys baserad på helhetsmetoden, samlad lägesbild, informationsdelning och kriskommunikation. 4 - bidra till inriktnings- och samordningsarbete. Det innebär att aktivt stödja stödfunktioner. Till exempel genom att bistå andra aktörer med information och analys, eller med resurser som IT-infrastruktur eller expertkompetens. 5- vara värd för inriktnings- och samordningsarbete. En aktör med geografiskt områdesansvar, och MSB på nationell nivå, ska ha förmåga att vara värd för inriktnings- och samordningsfunktion och stödfunktioner. Det innebär att se till att tekniska, organisatoriska, personella och fysiska förutsättningar finns. Aktören kan bjuda in representanter för offentligprivat samverkan eller frivilliga resurser. Aktören ansvarar även för administrativt stöd, att dagbok och mötesprotokoll förs. Förmågan att vara värd kan bygga på andra aktörers förmåga att vara stödresurs. 6- vara stödresurs för inriktnings- och samordningsarbete. Det innebär att, baserat på en överenskommelse, bistå värden för inriktnings- och samordningsarbetet med tekniska, personella, fysiska eller metodmässiga resurser. Helhetsmetoden för inriktning och samordning Helhetsmetoden är ett stöd vid inriktning och samordning av flera olika aktörer vid en samhällsstörning. Metoden ska tillämpas i stödfunktionens arbete med lägesbild och helhetsanalys. Metoden ska bidra till att höja förmågan att hantera inriktnings- och samordningsproblematik. Centralt i metoden är att balansera aktörernas olika mål och tolkningar av en situation, mot de värden som ska skyddas i samhället. Aktörerna ska utgå ifrån en helhetssyn i alla stegen så att berörda aktörers hantering tillsammans blir effektivt. Metodens fyra steg är: 1. Tolka skeendet: Vad händer/har hänt och vilka risker finns? 2. Identifiera hjälpbehov och åtgärdsbehov. 3. Analysera agerandet mot konsekvensbild - vem gör vad, är det något som inte görs? 4. Utöva inflytande för att ge stöd och åstadkomma samordning. 10

11 , vers 2 11 (15) Informationsdelning och samlad lägesbild Informationsdelning är olika former av aktiviteter, med eller utan systemstöd, där information utbyts, förmedlas och delas mellan aktörer i syfte att skapa förståelse för vad som har inträffat och vilka relevanta åtgärder som behöver vidtas. Det generella syftet med att skapa lägesbild är att organisationen systematiskt ska kunna följa, beskriva och analysera en händelseutveckling för att kunna vidta lämpliga och samordnade åtgärder, enskilt eller aktörsgemensamt. Förhållningssätt En gemensam syn på informationsdelning underlättar arbetet med att skapa och dela samlad lägesbild. Viktiga delar i detta grundläggande förhållningssätt är att: ha en god förståelse för andra aktörers ansvar och roll vara aktiv i att söka och delge information strukturera och paketera informationen för att underlätta för mottagaren återkoppla för att skapa en lärande process. Informationsdelning Skapa kontaktvägar och etablera relationer En grundförutsättning för att dela information är att aktörerna är socialt, organisatoriskt och vid behov tekniskt sammankopplade. I många fall bör detta göras i ett förberedande skede, men det ska också finnas en beredskap för att etablera nya kontaktvägar med aktörer som man inte vanligtvis samarbetar med. Informationsdelning underlättas om det finns förtroende mellan de som delar information, både personer och organisationer. Öppenhet, tydlighet och tillit förenklar kontakterna. En förståelse för varandras organisationer tenderar att öka kvaliteten vid utbyte av information. Modell för informationsdelning Informationsdelning kan beskrivas utifrån en modell med fyra byggstenar. 1 - Efterfråga information Det är viktigt att vara tydlig med varför man vill ha information, när man vill ha den och vad den ska användas till. På så vis ökar möjligheterna att få ett informationsunderlag som överensstämmer med behoven. 2 - Skapa informationsunderlag En utmaning när informationsunderlag skapas är att kunna göra ett relevant urval bland den information som finns tillgänglig. Vad är särskilt intressant för andra aktörer att ta del av? När informationsunderlag skapas är det även viktigt att anpassa presentation, språkbruk och paketering till syfte och målgrupp. 3 Dela och gör information tillgänglig I grunden handlar denna aktivitet om att säkerställa att informationen når fram till den som har nytta av den. Detta kräver att man ställer sig ett antal frågor: Vilka aktörer kan ha nytta av informationen? I vilket skede ska informationen förmedlas och hur ofta ska den uppdateras? Sänk trösklarna för att ta kontakt med andra aktörer och förmedla hellre för mycket information än för lite. Tydliggör för andra aktörer vilken information som den egna organisationen har tillgång till. 4 - Ta emot information Det finns två viktiga frågeställningar när information tas emot från andra aktörer: På vilket sätt ska vi använda informationen och hur ska vi återkoppla till informationsgivaren? Återkoppling är viktig för att motivera till fortsatt informationsdelning och för att skapa en lärande process som förbättrar informationsdelning. Olika sätt att kommunicera Det finns fördelar och nackdelar med olika former av kommunikation. Talad kommunikation är nyansrik och flexibel, man kan snabbt reparera missförstånd. Det är dock svårt att vara effektiv med många deltagare, det blir ofta mer avrapporterande än dialog. Därför behöver en stor del av den talade kommunikationen som sker i dag dokumenteras i högre utsträckning för att kunna förmedlas på ett effektivare sätt. 11

12 , vers 2 12 (15) Korta meddelanden är effektiva och kan snabbt nå många, men inte bra för komplexa frågor som kräver längre resonemang och dialog. Längre texter har fördelen att mottagaren kan själv välja ut vad som är relevant. De är dock tidskrävande att producera och läsa, och de kan kräva tolkning. Det är därför viktigt att ha en förståelse kring hur organisationen kommunicerar med eller utan teknikstöd under de olika faserna av en händelse. Strukturer för informationsdelning Vid informationsdelning uppstår problem kring samtidighet och tidsmässiga beroenden vid rapportering mellan olika nivåer. Ofta genomförs samverkanskonferenser för att dela information på lokal, regional respektive nationell nivå. Det är därför viktigt att identifiera olika forum för informationsdelning och diskutera hur informationsflödet kan optimeras i samverkansstrukturen. Informationskvalitet En viktig komponent när man arbetar med informationsdelning och lägesbild är informationskvalitet. Information är av bra kvalitet om den är användbar och korrekt. Den bör även vara objektiv, relevant, tillförlitlig, autentisk och aktuell. Samtidigt gäller det att i många fall hitta balans mellan att invänta information med hög kvalitet och att börja agera utifrån den information som finns tillgänglig. Informationssäkerhet En nyckel till smidig samverkan är kunskap om vad som omfattas av sekretessbestämmelserna både inom den egna organisationen och inom andras. Det handlar om vilken information som kan lämnas ut och vem som är behörig att ta del av den. Mycket av den information som vanligtvis delas i aktörsgemensamt arbete är öppen information och faller inte inom sekretessbestämmelserna. Men det är ändå viktigt att vara uppmärksam på vad som ska avhandlas på mötet och undersöka vad som kan omfattas av sekretessbestämmelserna. Samlad lägesbild En samlad lägesbild består av information från flera aktörers lägesbilder som sammanställs för att skapa en aktörsövergripande överblick. Viktiga beståndsdelar i en lägesbild är information om händelsen, konsekvenser, åtgärder och resurser samt aktörer och samverkan. Den samlade lägesbilden ska fungera som stöd vid skeendetolkning genom att besvara följande frågor: Vad vet vi om det inträffade? Vad betyder det inträffade för samhällets funktioner? Vilka åtgärder behövs? Hur kan detta samordnas? Som stöd till arbetet finns ett antal metoder för att skapa och analysera lägesbilder: Händelse- och åtgärdsanalys Skade- och konsekvensanalys Aktörs- och samverkansanalys. 12

13 , vers 2 13 (15) Teknik och system Riktlinjerna innehåller ett ramverk för strukturerat och standardiserat utbyte av informationstjänster mellan oberoende aktörer på alla samhällsnivåer - lokal, regional och nationell nivå. Ramverket är ett stöd för att skapa en gemensam förmåga att utföra informationsutbyte på en teknisk nivå. Det beskriver de byggnormer som säkerställer att system levererade av olika leverantörer, vid olika tidpunkter, och med olika syften kan utbyta information av gemensamt intresse på ett strukturerat och säkert sätt. I ramverket finns även vägledning, ett planeringsoch beslutsstöd, som ska hjälpa aktörer att prioritera vad de behöver göra inom olika ansvars- och kompetensområden för att uppfylla krav på informationsdelning. Ramverket ska bidra till att: Samordna hanteringen av gemensamma specifikationer för informationsutbyte genom att identifiera, sammanställa och förvalta beslutade standarder och tekniska gränssnitt. Utgöra ett stöd för aktörer och leverantörer avseende kravställning på aktörsspecifika systems gränsytor. Säkerställa att betydelsen av den information som efterfrågas och utbyts mellan aktörerna ur ett tekniskt perspektiv kan förstås och användas på rätt sätt hos mottagarna. Skapa förutsättningar så att det går lätt att identifiera och få kontakt med rätt samarbetspartners och tillgängliga informationstjänster. Harmonisera de arkitekturer som ligger till grund för fortsatt teknisk utveckling inom samhällsskydd och beredskap. Vid behov beskriva regler för säkerhet och sekretess och hur legala krav ska tillgodoses. Huvudkomponenter Ramverket innehåller två huvudkomponenter som hjälper aktörerna att styra teknikinvesteringar i en riktning som möjliggör ökad teknisk samfunktionalitet. 1- En beskrivning av hur den tekniska strukturen bör vara uppbyggd för att säkerställa en hållbar utveckling över tiden. Till exempel ska det vara möjligt att hantera att vissa aktörer tillkommer och andra försvinner utan att det påverkar övriga aktörers förmåga till informationsutbyte. Vidare måste det vara möjligt att tekniska komponenter som befinner sig i olika stadier av sin livscykel, eller är från olika teknikgenerationer kan samexistera. Strukturen ska dessutom kunna hantera framtida teknikskiften och standarder. 2 - Ett standard- och gränsytespecifikationsbibliotek. Bibliotek kommer att innehålla tekniska gränsytor och standarder för till exempel bilder, dokument, objekt som symboliserar olika händelser. Om du som aktör ställer dig frågan: Har mitt system behov av att kunna samverka med andra aktörer för informationsdelning? Om svaret är ja ska du få stöd i ramverket för detta. Konkret stöd till aktörer En aktör som håller på att ta fram ett tekniskt system, eller förändra ett befintligt, kan i ramverket bland annat få information om Vilka krav som ställs på systemets gränsytor. Vilka standarder som tillämpas för olika informationsobjekt. Krav på hur informationssäkerhet ska hanteras. Detta kommer att utgöra en del av de krav som ställs på aktörernas system. Andra krav är till exempel funktionella krav som en specifik aktör har. Ramverket ska ge stöd till att systematiskt gå igenom frågeställningar kring vad som behöver göras när system och tjänster ska anpassas till den struktur för informationsutbyte som beskrivs i ramverket. 13

14 , vers 2 14 (15) Denna typ av stöd ska även erhållas när ett redan befintligt system ska förberedas så att en organisation ska kunna börja dela eller ta emot information eller använda tjänster. En del i detta stöd är att förvalta och utveckla ett bibliotek för utvalda tekniska standarder och gränsytor som möjliggör teknisk samfunktionalitet mellan olika systemfamiljer. Det tekniska ramverket kommer att utvecklas efterhand, bland annat utifrån erfarenheter av användning av ramverket och de system som byggs i enlighet med ramverkets riktlinjer eller befintliga system som anpassas till ramverket. Målgrupp Beskrivningen av ramverket riktar sig främst till: - alla aktörer som vill producera, förädla och utbyta information genom tekniska stöd för samhällsstörningar - den organisation som ansvarar för uppbyggnaden av själva infrastrukturen för informationsutbyte - företag som stödjer offentliga organisationer och andra aktörer med att sätta upp teknik och tjänster. 14

15 , vers 2 15 (15) Mål för kunskapsutveckling Målen ska övergripande visa vad aktörerna ska kunna inom respektive område som berörs i de nationella riktlinjerna för ledning och samverkan. Målen anger gemensamma kunskapskrav för aktörer inom området samhällsskydd och beredskap. Utbildningar får anpassas av varje organisation utifrån varje aktörs specifika förutsättningar. Målen ska vara ett stöd för dem som utbildar och ska därför inte ha för hög detaljeringsgrad, för att kunna lämna handlingsutrymme för aktören. Kunskap kan sorteras i tre former: 1. Kunskapsmål: Att man kan beskriva, upprepa, förklara och sammanfatta. 2. Färdighetsmål: Att man kan tillämpa, använda, visa och utföra. 3. Attitydmål: Att man kan jämföra och avgöra. Exempel på kunskapskrav Tema: Metod och former för inriktning och samordning För att underlätta för aktörer att samverka och stödja varandra vid samhällsstörningar har en metod och former för inriktning och samordning tagits fram. Dessa kan tillämpas av alla aktörer på alla samhällsnivåer lokal, regional och nationell nivå och har betydelse för att underlätta kontakter och samordna åtgärder. Kunskaper om metod och formerna för inriktning och samordning ger förutsättningar för aktörer att effektivt använda samhällets resurser. Kunskapsmål Färdighetsmål Attitydmål Inom ledning och samverkan ska aktören kunna: - beskriva formerna för aktörsgemensam samverkan - beskriva förutsättningarna för deltagande i inriktnings- och samordningsfunktion Inom ledning och samverkan ska aktören kunna: - tillämpa metod och former för inriktning och samordning - agera i rollen som företrädare i inriktnings- och samordningsfunktion Inom ledning och samverkan ska aktören kunna: - värdera betydelsen av metod och former för inriktning och samordning - relatera det egna agerandet i förhållande till andra aktörers agerande. 15