Gemensamma grunder: hur fattar du bättre beslut? Presentation: Mötesplats SO,14 maj, 2019.

Transkript

1 Gemensamma grunder: hur fattar du bättre beslut? Presentation: Mötesplats SO,14 maj, Hans Arvidsson MSB-konsult.

2 Agenda för seminariet Presentation av deltagarna Mini-introduktion till Gemensamma grunder Varför använda penna och papper? Varför integrera kriskommunikationen? Avslutning

3 Agenda för seminariet Presentation av deltagarna Mini-introduktion till Gemensamma grunder Varför använda penna och papper? Varför integrera kriskommunikationen? Avslutning

4 Projekt Ledning och Samverkan Myndigheter med särskilt ansvar för krisberedskap, representanter för kommuner och landsting/regioner, myndigheter, forskare och experter. Totalt ca aktörer Rekommendationer som enligt beprövad erfarenhet och forskning stödjer aktörsgemensam inriktning och samordning. UTGÅNGS- PUNKTER FÖRHÅLLNINGS- SÄTT ARBETSSÄTT

5 Analys av vad som brister i hanteringen av olyckor och kriser Aktörer känner inte till andra aktörers ansvar, mandat och roller. Aktörer känner inte till vad andra aktörer kan bidra med och behöver. De olika aktörernas ansvar, roller och mandat brister i tydlighet. Kontakter på fältnivå verkar fungera bättre än kontakter på högre nivåer. Sociala nätverk är ofta en framgångsfaktor. Sociala nätverk saknas mellan de som inte arbetar tillsammans till vardags. Ofta saknas samlade lägesbilder, alternativt uppvisar brister. Skäl till lägesbildsproblemen verkar ligga i metoder, datakällor och arbetssätt. Bedömningar och analyser grundar sig ofta enbart på egen information. Bedömningar och analyser saknar ofta ett helhetsperspektiv. Aktörer tenderar att vara passiva snarare än proaktiva. Samarbetet mellan privata och offentliga aktörer är svagt.

6 Resultatet: 2015 UTGÅNGS- PUNKTER FÖRHÅLLNINGS- SÄTT ARBETSSÄTT

7 Gemensamma grunder därför att vi vill: uppnå aktörsgemensam inriktning och samordning använda samhällets resurser effektivt skydda samhällets skyddsvärden

8 Gemensamma grunder för att förbättra vår förmåga att: förstå varandra kontakta varandra träffa överenskommelser utbyta information skapa lägesbilder utbilda, öva och lära.

9 Det vi skyddar - Människors liv och hälsa - Samhällets funktionalitet - Demokrati, rättssäkerhet och mänskliga fri- och rättigheter - Miljö och ekonomiska värden - Nationell suveränitet

10 Aktörsgemensamt

11 Gemensamma förhållningssätt Helhetssyn Perspektivförståelse Människan som en del av systemet Tid, proaktivitet, samtidighet Beslutsfattande Snabb, öppen och korrekt kriskommunikation

12 Aktörsgemensamma former

13 Aktörsgemensamma former Inriktnings- och samordningskontakt (ISK) Dygnet runt Ser till att rätt mottagare nås Kan initiera ISF Tjänsteman i beredskap, vakthavande befäl, räddningschef i beredskap Inriktnings- och samordningsfunktion (ISF) Överenskommelser om inriktning och samordning Icke permanent, dynamisk sammansättning Helhetssyn i fokus ISF-stöd Analyser och informationsunderlag Förslag till överenskommelser Leds av koordinator Organiseras av geografiskt områdesansvarig

14 Samma arbetssätt oavsett händelse Enligt Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar (MSB, 2017) är samhällsstörningar de företeelser och händelser som hotar eller ger skadeverkningar på det som ska skyddas i samhället. I praktiken kan det handla om allt ifrån en begränsad händelse som hotar en enskild individs liv eller hälsa, till en händelse som får omfattande konsekvenser på nationell eller internationell nivå.

15 Diskutera 2-och-2 (3 min) Utifrån era erfarenheter från samhällsstörningar: vad är ett dåligt beslut och vad är ett bra beslut?

16 Agenda för seminariet Presentation av deltagarna Mini-introduktion till Gemensamma grunder Varför använda penna och papper? Varför integrera kriskommunikationen? Avslutning

17 Fatta beslut enligt en medveten process

18 System 1 System 2 undermedvetet automatiskt snabbt impulsivt intuitivt energiskt metaforiskt lättlurat felbenäget associerande medvetet uppmärksamt långsamt begrundande målmedvetet ovilligt bokstavligt insiktsfullt metodiskt associationslöst Källa: Professor Daniel Kahneman, Nobelpristagare 2002

19 Återkommande utmaningar. Operativt tempo Prognos Kommunikation Helhetssyn

20 Fyra steg för att beslutet ska vara. I TID FRAMÅT- BLICKANDE SPÅRBART BALANSERAT

21 Vägledningens 4 steg 1 Klarlägg tidsramar: Uppskattningsvis, hur bråttom är det? När måste beslutet vara taget? 2 3 Samla och analysera information: Vad behöver vi veta för att fatta beslut? Vad vet vi, vad kan vi ta reda på och vilka antaganden krävs? Utveckla och gallra alternativ: Vilka alternativ har vi och vilka är rimliga? 4 Jämför och välj alternativ: Vilka är för- och nackdelarna? Hur påverkas handlingsfriheten? Vilka antaganden bygger alternativen på? Jämför, välj, fatta beslut och dokumentera.

22 Diskutera 2-och-2 (3 min) Utifrån era erfarenheter: när satte ni av för lite respektive för mycket tid för att ta fram ett beslut och vilka konsekvenser kom detta att få?

23 Steg 1: Klarlägg tidsramar Uppskattningsvis, hur bråttom är det? När måste beslutet vara taget? Delfrågor (som stöd) enligt vägledningen: När behöver prioriteringen ha fått effekt i samhället? Hur lång tid behövs för att alla led ska hinna förbereda och genomföra de aktiviteter som krävs för att få den effekten? När måste därför beslutet vara taget? Och hur mycket tid får respektive steg (1-4) därför ta? Gör en tidsplan!

24 Steg 1: Klarlägg tidsramar Tumregel: ägna 1/3 av tillgänglig tid för beslutet (steg 1-4), resterande 2/3 för övriga delar av kedjan mellan beslut och effekt i samhället.

25 Fyra steg 1 Klarlägg tidsramar: Uppskattningsvis, hur bråttom är det? När måste beslutet vara taget? 2 3 Samla och analysera information: Vad behöver vi veta för att fatta beslut? Vad vet vi, vad kan vi ta reda på och vilka antaganden krävs? Utveckla och gallra alternativ: Vilka alternativ har vi och vilka är rimliga? 4 Jämför och välj alternativ: Vilka är för- och nackdelarna? Hur påverkas handlingsfriheten? Vilka antaganden bygger alternativen på? Jämför, välj, fatta beslut och dokumentera.

26 Steg 2: Samla och analysera information Vad behöver vi veta för att fatta ett beslut? Vad vet vi och från vilken källa kommer det vi vet? Vad kan vi ta reda på? Vilka antaganden krävs? Delfrågor (som stöd) enligt vägledningen: Vilka skyddsvärden är hotade? Finns det riktlinjer och regelverk som påverkar beslutet? Vilken information är kritisk för att kunna jämföra och värdera olika alternativ? Vilken information har vi i tillgängliga lägesbilder, samlade och enskilda? Hur tillförlitlig är informationen? Vad saknas? Vad kan vi ta reda på och vad måste vi tills vidare anta? Vilka erfarenheter finns sedan tidigare från liknande situationer? Hur relevanta är dessa? Har vi med alla viktiga perspektiv t ex psykosociala, juridiska, geologiska, meteorologiska, kommunikativa? Fokus: vad är avgörande för beslutet samt vilka är våra viktigaste antaganden?!

27 Diskutera 2-och-2 (3 min) Utifrån era erfarenheter från samhällsstörningar: när gjorde ni felaktiga antaganden respektive korrekta antaganden? När underskattade ni vikten av att kontrollera källan? Vilka konsekvenser kom detta att få?

28 Fyra steg 1 Klarlägg tidsramar: Uppskattningsvis, hur bråttom är det? När måste beslutet vara taget? 2 3 Samla och analysera information: Vad behöver vi veta för att fatta beslut? Vad vet vi, vad kan vi ta reda på och vilka antaganden krävs? Utveckla och gallra alternativ: Vilka alternativ har vi och vilka är rimliga? 4 Jämför och välj alternativ: Vilka är för- och nackdelarna? Hur påverkas handlingsfriheten? Vilka antaganden bygger alternativen på? Jämför, välj, fatta beslut och dokumentera.

29 Steg 3: Utveckla och gallra alternativ Delfrågor och aktiviteter (som stöd) enligt vägledningen: Beskriv och precisera alternativ utgående från informationen som samlats i föregående steg. Finns det ytterligare alternativ? Bedöm om respektive alternativ: Åstadkommer alternativet avsedd effekt i tid? Utgår alternativet från ett helhetsperspektiv? Är alternativet legitimt, genomförbart och överensstämmer med riktlinjer och regelverket? Gallra bort de alternativ som inte uppfyller ovanstående.

30 Diskutera 2-och-2 (3 min) Utifrån era erfarenheter vid samhällsstörningar: när arbetade ni med för många eller för få alternativ? Vilka konsekvenser kom detta att få?

31 Tabell 1. Stödexempel (från vägledningen)

32 Högt vattenstånd i Vänern

33 Vår rädsla för att få förluster Daniel Kahneman: Loss aversion

34 4 MSEK 80 % 3 MSEK 100 % 18 % 82 %

35 - 4 MSEK 80 % 82 % - 3 MSEK 100 % 18 %

36 Fyra steg 1 Klarlägg tidsramar: Uppskattningsvis, hur bråttom är det? När måste beslutet vara taget? 2 3 Samla och analysera information: Vad behöver vi veta för att fatta beslut? Vad vet vi, vad kan vi ta reda på och vilka antaganden krävs? Utveckla och gallra alternativ: Vilka alternativ har vi och vilka är rimliga? 4 Jämför och välj alternativ: Vilka är för- och nackdelarna? Hur påverkas handlingsfriheten? Vilka antaganden bygger alternativen på? Jämför, välj, fatta beslut och dokumentera.

37 Steg 4: Jämför och välj alternativ Delfrågor och aktiviteter (som stöd) enligt vägledningen: För de alternativ som uppfyller de grundläggande kraven, beskriv: Vilka är alternativens för- och nackdelar? Hur påverkas handlingsfriheten i framtiden ökar eller minskar den? Vilka antaganden bygger alternativen på, och hur säkra är de? Jämför alternativen med varandra. Välj alternativ utifrån jämförelsen. Motivera valet.

38 Diskutera 2-och-2 (3 min) Utifrån era erfarenheter vid samhällsstörningar: vad är det svåraste med att besluta vilket alternativ som ska blir valt?

39 Agenda för seminariet Presentation av deltagarna Mikro-introduktion till Gemensamma grunder Varför använda penna och papper? Varför integrera kriskommunikationen? Avslutning

40 Diskutera 2-och-2 (3 min) Utifrån era erfarenheter: när lyckades ni integrera arbetet med kriskommunikation med övrigt arbete vid hanteringen av en samhällsstörning?

41 Integrerad kommunikation: samma steg som i övrigt vid aktörsgemensamt arbete Bedömnings och inriktningsarbete Bedöma situationen Prioritera behov Åtgärdsarbetet Konkretisera och planera åtgärder Genomföra åtgärder

42 Mervärde vid bedömning och inriktning Om kommunikationsperspektivet inkluderas får vi en: mer komplett bild av vad som ska uppnås, och bättre styrning av tillgängliga resurser.

43 Mervärde i åtgärdsarbetet Aktörerna hjälps åt att kommunicera avgörande budskap, utifrån vad som ska uppnås. ger svar på de frågor som berör målgrupperna mest. ger en samstämmig bild av vad som sker. identifierar kommunikationsbehov som ingen enskild aktör har ett tydligt ansvar för.

44 Arbetssätt för att integrera kommunikation i hanteringen

45 Bedöma situationen och prioritera behov Fakta om upplevelser, reaktioner och mediebild Digital omvärldsbevakning Omvärldsbevakning med hjälp av verksamheter Antaganden om upplevelser, reaktioner och mediebild Hur kan berörda individer och grupper uppleva situationen? Hur kan berörda agera? Vad kan berörda vilja/behöva veta? Vilka stora frågeställningar blir tongivande i medierapporteringen? Vilka resurser krävs och kommer att krävas för att möta kommunikationsbehoven? Version 1.0

46 Exempel på samlad lägesbild Version 1.0

47 Exempel på aktörsgemensam överenskommelse Version 1.0

48 Exempel på aktörsgemensam plan för kommunikationsåtgärder Version 1.0

49 Arbetssätt för att integrera kommunikation i hanteringen

50 Skillnaden med integrerad kommunikation 1. Vi inkluderar systematiskt människors upplevelser, reaktioner, frågeställningar och behov samt mediers rapportering. 2. Vi utgår från: händelseutvecklingen påverkar människors kommunikationsbehov. samtidigt kan människors och mediers agerande få påverkan på samma händelseutveckling. (positivt och negativt) 3. Vi motverkar att kommunikation blir ett separat spår (uppgifter för alla roller)

51

52 Agenda för seminariet Presentation av deltagarna Mini-introduktion till Gemensamma grunder Varför använda penna och papper? Varför integrera kriskommunikationen? Avslutning

53 Varför är det svårt att bli expert på samhällsstörningar?

54 Sammanfattning: Fatta bättre beslut Lita inte på magkänslan använd papper och penna. Arbeta integrerat med kriskommunikationen redan från början av samhällsstörningen. Samhällets skyddsvärden + värdegrundsarbete genvägar fungerar inte..

55 Material Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar msb.se/samverkanledning Version 1.0

56 TACK FÖR IDAG!