Plan Sveriges kodrapport 2013

Transkript

1 Plan Sveriges kodrapport 2013

2 Inledning År 2007 tog Frivilligorganisationernas Insamlingsråd, FRII, fram en kvalitetskod för svenska insamlingsorganisationer. Koden syftar till att öka transparensen och öppenheten hos medlemsorganisationerna. Koden syftar också till förbättrad styrning, ledning samt kontroll och utvärdering av organisationernas verksamhet. Varje medlemsorganisation i FRII har att avlägga en årlig kodrapport som beskriver hur organisationen arbetar med styrning, ledning och kontroll inom den egna organisationen. Detta är Plan Sveriges kodrapport för verksamhetsåret 2013 ( ). Den består av fyra delar: En beskrivning av hur Plans styrning och ledning är organiserad Plan Sveriges styrelse Plan Sveriges förhållningssätt till FRII:s kvalitetskod Plan Sveriges styrelses rapport om intern kontroll Den mest centrala principen i koden är följ eller förklara. Eftersom insamlingsbranschen består av organisationer med många olikheter var det inte möjligt att skapa riktlinjer som passade alla. Därför har medlemsorganisationer valet att antingen följa kodens riktlinjer eller förklara avvikelser. Att avvika anses inte vara sämre än att följa så länge förklaringen är väl motiverad. Plan Sverige har dock valt att i huvudsak följa kodens riktlinjer. Enligt FRII:s kvalitetskod kan kodrapporten antingen redovisas genom löpande text eller genom att verksamheten inom de områden som rör koden redovisas i tabellformat. Plan Sverige har valt att presentera rapporten i löpande text. 2 PLAN SVERIGES KODRAPPORT 2013

3 2013 Förändring av FRII:s kvalitetskod Under våren 2013 fattade FRII vid sitt årsmöte beslut om en uppdatering av nuvarande kvalitetskod. Övergripande förändringar innebär att FRII:s medlemsorganisationer minst vartannat år ska avlämna revisorsbestyrkt försäkran som visar att kraven i den uppdaterade kvalitetskoden är uppfyllda. Kodrapporten för 2012 följer dock de tidigare riktlinjerna, då förändringarna i kodarbetet gäller från och med 1 juli Vad som även är nytt är att den uppdaterade koden ställer krav på att varje medlemsorganisation inom FRII årligen ska upprätta en effektrapport i enlighet med FRII:s mall för effektrapportering. Effektrapportens syften är att för givare, allmänheten och andra intressenter visa vilken nytta organisationen gör samt att organisationen ska uppnå mer av sitt ändamål genom lärande kring vad som fungerar, men också vad som inte fungerar. Plan Sverige ser positivt på detta initiativ, som bidrar till att ytterligare tydliggöra vad organisationen gör och uppnår, och ser stora möjligheter för att tillsammans med FRII:s medlemmar bidra till en god standard för effektrapportering bland svenska insamlingsorganisationer. PLAN SVERIGES KODRAPPORT

4 Styrning och ledning på Plan Sverige Plan International Sverige Insamlingsstiftelse (Plan Sverige) Plan Sverige är en insamlingsstiftelse och styrelsen är Plan Sveriges högsta beslutande organ eftersom stiftelser inte har årsmöten. Styrelsen har att utöva sin styrning i enlighet med stiftelsens stadgar, övriga interna styrdokument, stiftelselagen, årsredovisningslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd. Styrelsens arbete granskas av Plan Sveriges revisorer, PwC. I enlighet med Plan Sveriges stadgar beslutar styrelsen om tillsättning av styrelseledamöter. Styrelseledamöter kan nomineras av faddrar (genom sk Fadderrådslag) eller av styrelsen själva. Mandatperioden är högst två år och ledamöterna kan väljas om högst tre gånger. Den sammanlagda mandatperioden kan, med andra ord, högst uppgå till åtta år. Dessutom nominerar Plans Ungdomsråd (PUR) en ledamot och en observatör till styrelsen. PUR bestod under året av tolv ungdomar mellan 13 och 18 år. Plan Sveriges kansli leds av generalsekreteraren Anna Hägg-Sjöquist i samråd med den strategiska ledningsgruppen som utöver generalsekreteraren under året bestått av Mia Haglund Heelas, tf programchef, Richard Andersson, chef för fadderenheten, Elsa Falk, tf marknadschef samt Ulrika Borefelt, chef för ekonomi och administration. Under året har också Åsa Åberg, utvecklings- och planeringschef deltagit som adjungerad. 4 PLAN SVERIGES KODRAPPORT 2013

5 2013 Plan Sverige Produktion & Försäljning AB (Plan Produktion) Plan Sverige har ett helägt dotterbolag, Plan Produktion, som är Plan Sveriges produktionsbolag avseende bland annat TV- och filmproduktion. Produktionsbolaget arbetar både på uppdrag av stiftelsen och på uppdrag av andra Planländer och har ett nätverk av erfarna och skickliga producenter, fotografer och filmskapare. Plan Produktion bedriver även försäljning av gruppresor samt produktion av trycksaker. Plan Sverige och internationella Plan Plan Sverige är medlem i internationella Plan. Det innebär att Plan Sveriges styrelseordförande, tillsammans med ytterligare en styrelseledamot, deltar i internationella Plans Members Assembly två gånger om året och att Plan Sverige kan nominera styrelseledamöter till internationella Plans styrelse. Plan Sverige åtar sig också att i möjligaste mån följa internationella Plans styrdokument. PLAN SVERIGES KODRAPPORT

6 Plan Sveriges styrelse Jan Cedergren ordförande november 2006 Bor: i Stockholm Profil: Ambassadör vid Miljödepartementet Övriga uppdrag: Flertal internationella uppdrag bland annat medlem i styrelsen för International HIV/AIDS Alliance i Brighton. 5 av 5 Lars Benon vice ordförande juni 2008 Bor: i Stockholm Profil: Skolutvecklingskonsult, f.d. rektor Globala gymnasiet Övriga uppdrag: Styrelseledamot i Plan Produktion 4 av 5 Camilla Boström ledamot maj 2009 Bor: i Sundsvall Profil: Global kommunikationschef, Permobil Group 2 av 4, avgick februari 2013 Johanna Brismar- Skoog ledamot juni 2008 Bor: i Bryssel Profil: Minister vid Sveriges ständiga representation vid Europeiska Unionen Övriga uppdrag: Styrelseledamot i Plan Produktion 5 av 5 Marika Fahlén ledamot juni 2008 Bor: i Stockholm Profil: Ambassadör med mångårig FNerfarenhet samt inriktning på humanitära frågor, fred och konflikt samt mänskliga rättigheter 5 av 5 Sven Hessle ledamot juni 2008 Bor: i Stockholm Profil: Professor i internationellt socialt arbete. 1 av 3 (avgick december 2012) 6 PLAN SVERIGES KODRAPPORT 2013

7 2013 Tova Andersson Observatör från Plans Ungdomsråd Observatör från februari 2012 Bor: i Norrtälje Profil: Medlem i Plans Ungdomsråd. Studerande. 5 av 5 Catharina Limmerfelt ledamot november 2010 Bor: i Västerås Profil: Affärsutveckling, ABB AB 5 av 5 Marianne Barner ledamot december 2011 Bor: Köpenhamn, Danmark Profil: Senior Advisor, IKEA Group. Lång erfarenhet från näringslivet och ett stort engagemang i frågor rörande CSR och då speciellt barns rättigheter. 5 av 5 Filippa Annersten Ledamot nominerad av Plan Sveriges Ungdomsråd Som ledamot maj 2012 Bor: i Uppsala Profil: Studerande. 3 av 5 Björn Mothander ledamot maj 2011 Bor: i Stockholm Profil: Advokat Närvaro vid styrelsesammanträden: 5 av 5 Pär Lager ledamot maj 2013 Bor: i Stockholm Profil: VD för Anthon B Nilsen Utbildning AB Övriga uppdrag: Flera styrelseuppdrag inom utbildning och kommunikation 1 av 1 PLAN SVERIGES KODRAPPORT

8 Plan Sveriges förhållningssätt till FRII:s kvalitetskod Nedanstående stycke omfattar endast Plan International Sverige Insamlingsstiftelse: Målstyrning är ett kontinuerligt utvecklingsområde på Plan Sverige, där verksamhetsplan och budget kopplas ihop genom mätbara nyckeltal och indikatorer för löpande uppföljning på kansliet. Under verksamhetsåret antogs nya centrala nyckeltal för hela internationella Plan, vilka innebär ökad global målstyrning och ökade effektiviseringsmöjligheter. Plan Sveriges verksamhetsplan är sedan 2012 också utarbetad med en tydlig koppling till den globala strategi och verksamhetsplan som vägleder Plan till Under årets slut påbörjades en upphandling av systemverktyg för att ytterligare stärka Plans planerings- och strategiarbete samt vidareutveckla verksamhetsuppföljningen internt. Plan Sverige publicerar årligen en årsbok i syfte att tydligt redovisa resultaten av Plan Sveriges verksamhet. Årsboken publiceras även på Plan Sveriges webbsida plansverige.org. Styrelsens rapport om intern kontroll Styrelsen ansvarar för Plan Sveriges interna kontroll. Här följer en kortfattad beskrivning av de viktigaste komponenterna i Plan Sveriges och internationella Plans interna kontroll. Intern kontroll Plan Sveriges interna kontroll har sin grund i COSO-modellens fem huvuddelar (kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt övervakning och uppföljning). Den har utformats för att ge en rimlig säkerhet om att Plan Sverige: har en ändamålsenlig och effektiv verksamhet avger en tillförlitlig finansiell rapportering följer externa lagar och regler samt interna regelverk 8 PLAN SVERIGES KODRAPPORT 2013

9 2013 Kontrollmiljö Kontrollmiljön är den kultur och de värderingar som styrelsen och ledningen arbetar och kommunicerar utifrån. Kulturen består av såväl formella som informella mönster. Viktiga delar i kontrollmiljön är organisationens styrdokument, medarbetarnas erfarenhet och kompetens, organisationsstrukturen, ansvar och befogenheter. Detta beskrivs i en särskild arbetsordning för styrelsen och i styrelsens instruktion till generalsekreteraren. Styrelsens och ledningens ansvarsfördelning och arbetssätt utgör en viktig del av kontrollmiljön. Under året har Plan Sverige arbetat aktivt med en rad interna organisationsutvecklingsåtgärder. Bland annat har supportfunktionerna samlats under en ny avdelning Verksamhetsutveckling, vilket medger ökad tydlighet och stöd till organisationens insamlings- och programverksamhet. En viktig del av den interna kontrollen är att uppnå effektiv och ändamålsenlig verksamhet. Den internationella styrelsen har antagit en Code of Conduct and Whistle Blowing Policy samt en Anti-Fraud & Anti-Corruption Policy, som därmed också gäller Plan Sverige enligt styrelsebeslut. Det finns tydliga rutiner för hur oegentligheter ska rapporteras (såväl finansiella som icke-efterlevnad av Code of Conduct och Child Protection Policy). Under året har även en reviderad version av Child Protection Policy antagits, samt en ny så kallad National Organisation Financial Standards som syftar till att öka effektiviteten i insamling och därmed öka resurserna till våra program genom införande av så kallad nyckeltal för samtliga givarländer. Under året har internationella Plan handlat upp en extern global Whistle blowing-tjänst. Plan Sverige har beslutat att ansluta sig till denna tjänst, som även kommer att erbjudas på svenska och därmed bli tillgänglig för Plan Sveriges medarbetare. Tjänsten förmedlas via företaget Safe Call. Planerad tidpunkt för uppstart av tjänsten är hösten PLAN SVERIGES KODRAPPORT

10 Riskbedömning Riskbedömningen beskriver organisationens process för att identifiera och hantera risk. Plan Sverige och internationella Plan använder sig av ISO för riskanalys och riskhantering. Det innebär att risker identifieras utifrån en omvärldsanalys och med utgångspunkt i organisationens mål. En risk kan definieras som en händelse som påverkar måluppfyllelse negativt eller positivt 1. I praktiken fokuseras dock merparten av arbetet på att identifiera och hantera risker som kan påverka Plan Sveriges och/eller internationella Plans måluppfyllelse negativt. Inom internationella Plan gör samtliga landkontor, regionkontor och avdelningar på huvudkontoret årliga riskanalyser där betydande risker sammanställs i riskregister (internkontrollplaner). Riskregistren innehåller en beskrivning av risken, kategorisering av risken (strategisk, finansiell, ryktesmässig eller operativ), bedömning av riskens sannolikhet och konsekvens före och efter nuvarande kontrollaktiviteter, en lista på beslutade åtgärder (nya kontrollaktiviteter), tidplan, ansvarsfördelning och den risknivå som är målsättningen efter att åtgärderna vidtagits. De huvudsakliga riskerna rapporteras uppåt i hierarkin (landkontor rapporterar till regionkontor som rapporterar till huvudkontoret) och sammanställs tillsammans med risker från Plan Sverige och andra givarländer till ett globalt riskregister. Det globala riskregistret presenteras för internationella Plans styrelse som regelbundet följer upp att beslutade åtgärder implementeras. 1) ISO31000: Definition: Risk is an effect of uncertainty on objectives, NOTE 1 An effect is a deviation from the expected positive and/or negative. NOTE 2 Objectives can have different aspects (such as financial, health and safety, and environmental goals) and can apply at different levels (such as strategic, organizationwide, project, product and process). NOTE 3 Risk is often characterized by reference to potential events and consequences, or a combination of these. NOTE 4 Risk is often expressed in terms of a combination of the consequences of an event (including changes in circumstances) and the associated likelihood of occurrence. 10 PLAN SVERIGES KODRAPPORT 2013

11 2013 Under det gångna verksamhetsåret har det inom internationella Plan antagits en ny risk management policy, som även Plan Sverige har att följa. I tillägg till policyn kommer det under verksamhetsåret 2014 inom Plan att tas fram och implementeras en detaljerad processbeskrivning i enlighet med ISO 31000:2009, Riskhantering Principer och riktlinjer, en ny riskmatris för värdering av risker och en databas för riskhantering. Dessa initiativ kommer att ersätta alla befintliga riskregister och möjliggöra att arbetet med riskhantering blir konsekvent och av hög kvalitet inom hela organisationen. Plan Sverige kommer att vara en av de första nationella medlemmarna inom federationen att ta den nya databasen i bruk. I nuläget samlas nyckelpersoner på Plan Sverige årligen för att diskutera organisationens huvudsakliga risker. Analysen sammanställs i ett riskregister, som uppdateras två gånger per år. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteterna syftar till att förebygga och upptäcka fel. Kontrollaktiviteterna ska utformas i förhållande till den riskbedömning som gjorts och vara inbyggd i alla organisationens rutiner. Plan Sveriges riskregister innehåller de största riskerna som identifierats samt kontrollaktiviteter för att hantera dessa. Plan Sveriges policyregister innehåller en uppställning av samtliga policys, som är tillämpliga för Plan Sverige. Detta inbegriper policys fattade på internationell nivå inom Plan samt policys som utarbetats och fattats av Plan Sverige. Policydokumenten innehåller riktlinjer för arbete inom en rad områden, till exempel upphandling, rekrytering, resor, riskhantering med mera. PLAN SVERIGES KODRAPPORT

12 I registret, som för alla medarbetare är lätttillgängligt via en ikon på datorernas skrivbord, kan man för varje uppställd policy finna en kort beskrivning av innehållet, för vem/vilka policyn är tillämplig, vem som är policyägare samt en direktlänk till själva dokumentet. Under året har en förtydligad och förbättrad inköps- och upphandlingspolicy arbetats fram. Den kommer under nästa verksamhetsår att implementeras och sedan utvärderas. Information och kommunikation Information och kommunikation har till syfte att återrapportera till exempel finansiell rapportering och måluppfyllelse; från ledningen till alla medarbetare och från medarbetarna mot ledningen, men även externt till myndigheter, allmänhet med mera. Plan Sveriges ambition är att såväl medarbetare som styrelse ska ha god kunskap om de interna regelverken, de huvudsakliga riskerna och Plan Sveriges värderingar. Detta säkerställs bland annat genom löpande information om nya policydokument, centrala styrdokument, Barnkonventionen och andra viktiga regelverk. Personalmöten genomförs regelbundet ungefär varannan månad. Vid nyanställning skriver alla medarbetare under Plans policy för barns säkerhet samt en datapolicy. Utöver detta genomförs en registerkontroll genom att den anställde begär utdrag ur belastningsregister avseende förekomst av brott mot barn enligt lagparagraf 2000:873 samt 2010:479. Samtliga nationella och internationella policydokument finns tillgängliga för medarbetarna på central plats i Plan Sveriges dokumentsystem, samt på globala Plans intranät som regelbundet bevakas. 12 PLAN SVERIGES KODRAPPORT 2013

13 2013 Under verksamhetsåret fortsatte Plan Sveriges generalsekreterare sitt uppdrag i internationella Plans globala ledningsgrupp. Plan Sverige har även bidragit med personella resurser till globalt förändringsarbete. Det nordiska samarbetet har stärkts under året på flera nivåer, bland annat genom harmoniseringsprojekt och strategiprocesser. Därutöver deltar Plan Sveriges styrelseordförande, tillsammans med ytterligare en styrelseledamot, i Members Assembly, internationella Plans högsta beslutande organ. Kontroll och uppföljning Regelbunden kontroll och uppföljning säkerställer kvaliteten i alla processer genom till exempel budgetuppföljning, rapportering till ledningen och styrelsen och rapportering från revisorer. Styrelsen utvärderar kontinuerligt den interna kontrollen på Plan Sverige. Arbetet innefattar bland annat att säkerställa att åtgärder vidtas rörande de brister och förslag till åtgärder som framkommit vid den externa revisionen och annan granskning. Plan Sveriges interna kontroll samt efterlevnad av interna regelverk granskas av ett antal olika parter. Bland annat lämnar Plan Sveriges generalsekreterare, med stöd av ekonomichefen, regelbundet information till styrelseordförande kring identifierade brister och risker åtföljt av förslag till förbättringsåtgärder. Då Plan Sverige är en av Sidas ramorganisationer granskas organisationen regelbundet av oberoende systemrevisorer, vilka gör en bedömning av Plan Sveriges interna kontroll. Plan Sverige granskas även av Svensk Insamlingskontroll. Vid förvaltningsrevisionen gör de externa revisorerna årligen en bedömning av den interna kontrollen. PLAN SVERIGES KODRAPPORT

14 Under det gångna verksamhetsåret har Plan Sverige, i likhet med andra organisationer som har rambidrag via Sida, genomgått en så kallad ramkriteriebedömning på uppdrag av Sida. Bedömningsprocessen hade till syfte att utvärdera hur väl Plan Sverige uppfyller Sidas kvalifikationskrav när det gäller att vara ramorganisation och strategisk samarbetspartner till Sidas avdelning för samarbete med det civila samhället (Sida CIVSAM) samt Sidas avdelning för humanitärt bistånd (Sida HUM). Själva utvärderingsarbetet utfördes av SIPU International. Bedömningen baserades på en noggrann granskning av dokument, samt intervjuer med styrelseledamöter, ledningsgruppen och personalen på Plan Sverige, på det internationella huvudkontoret och under fältbesök till Plan i Kambodja och i Filippinerna. Slutrapporten kommer att presenteras i början av kommande verksamhetsår, men indikationen är att Plan Sverige kommit mycket väl ut i bedömningsprocessen. Baserat på innehållet i rapporten kommer en intern åtgärdsplan att sättas upp för att ytterligare förbättra organisationens arbetsmetoder och stärka kvaliteten. Internationella Plans styrelse får rapporter från såväl externrevisorer som den internationella internrevisionen (Global Assurance). Internrevisionen besöker samtliga programländer minst en gång per varje treårsperiod. Internrevisorerna granskar den finansiella redovisningen, effektiviteten i verksamheten samt efterlevnad av interna regelverk. Global Assurance ansvarar vidare för den nyligen upprättade Anti- Fraud enheten, som har till uppgift att granska och motverka intern korruption i hela Plan-organisationen. Under året har internrevisionen även utökat sitt granskningsområde till att också omfatta bedömningar av hur Plans regelverk angående barns säkerhet efterlevs samt bedömning av intern kapacitet och därmed möjlighet att säkerställa att programmen/projekten genomförs med god kvalitet. 14 PLAN SVERIGES KODRAPPORT 2013

15 Produktion: Plan Sverige. Grafisk form: Dick Smits/Plan Sverige. Omslagsfoto: Plan. Tryck: Lenanders

16 DET HÄR ÄR PLAN Plan är en av väldens största internationella barnrättsorganisationer som arbetar för och tillsammans med utsatta barn världen över. Plan grundades 1937 och Plan Sverige startade verksamheten Plans vision är en värld där alla barn kan förverkliga sina möjligheter och leva i samhällen som respekterar människors värdighet och rättigheter. Plans arbete utgår från FN:s konvention om barnets rättigheter. Nästan alla länder i världen har ratificerat Barnkonventionen, men ändå begås allvarliga kränkningar av barns rättigheter varje dag. Plan arbetar med att stärka det civila samhället och barnets egna möjligheter att påverka sin framtid, främst genom att stärka dem i att ställa krav på sina beslutsfattare att bättre respektera barns rättigheter. Barn är aktörer som har potential att förändra sina samhällen om de ges möjlighet. Om Kodrapporten År 2007 tog Frivilligorganisationernas Insamlingsråd (FRII) fram en kvalitetskod för svenska insamlingsorganisationer. Koden syftar till att öka transparensen och öppenheten hos medlemsorganisationerna samt till att förbättra styrning, ledning och kontroll och utvärdering av organisationernas verksamhet. Varje medlemsorganisation i FRII har att avlägga en årlig kodrapport som beskriver hur organisationen arbetar med styrning, ledning och kontroll. plansverige.org Produktion: Plan. Bilder: Plan