Dagordning. Dagordning

Transkript

1 Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 1 5. Fråga om kallelse behörigen skett 8. Fastställande av Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 2 5. Fråga om kallelse behörigen skett 8. Fastställande av Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Inkomna ärenden och motioner (inget anmält) 12. Redogörelse för det uppstartade (vatten och spillvattenavlopp) inom Sommarbo, status genomförda aktiviteter kommande aktiviteter preliminär tidplan för hela projektet 13. Granskning av styrelsens förslag till åtgärder att utföras under verksamhetsåret, förslag till utgifts och inkomststat, normal drift och underhåll samt debiteringslängd för 2011 samt utdebitering för 2011 och Förlänga redan taget beslut om att uppta ett lån i NORDEA för att vid behov förstärka föreningens likviditet under starten av Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 4 extra arvode för arbetsgrupp för Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Plats och tid för protokollsjustering samt protokollets tillgänglighet för medlemmarna 22. Avslutning Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 6 5. Fråga om kallelse behörigen skett sänt per post Fastställande av Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 7 Förvaltningsberättelse Styrelse Styrelsen har haft följande sammansättning sedan årsmötet : Ordförande Lars Larsson 2012 Vice Ordförande Tord Persson Sekreterare Pauline Carlborg 2012 Ledamot Johan Warpe 2012 Ledamot Leif Ahlström Suppleant Rickard Olsson 2011 Suppleant Carl Fredrik Engström 2011 I tur att är Tord Persson och Leif Ahlström samt suppleanterna Rickard Olsson och Carl Fredrik Engström Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 8 Förvaltningsberättelse Revisorer och kassör Revisor och revisorssuppleant Revisor Gunnar Lindholm 2011 Revisorssuppleant Fredrik Röjd 2011 Kassör Kerstin Närling (köpt tjänst) Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 9 1

2 Drift, underhåll och större vägarbeten Snöröjning Vatten och spillvattenavlopp på Sommarbo Normalt sommarunderhåll Reparation av asfalt kr kr Snöröjning och halkbekämpning Genomsnitt senaste 10 åren kr kr kr Mer information under punkt 12 på dagordningen Någon som vill fråga något redan nu? Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 12 Vägavgifter och kommunalt vägbidrag och 2011 Resultaträkning Vägavgift, grundbelopp kr/år Andelstal Permanentboende Sommarbo 1,0 (2,0) Permanentboende Tegelön 0,9 Fritidsboende Sommarbo 0,5 Fritidsboende Tegelön 0,4 Obebyggda fastigheter 0,1 Kommunal vägbidrag Permanentboende 500 kr/fast 375 kr/fast (75%) Vägföreningen 12,50 kr/m (25%) 12,50 kr/m (100%) Mer information under punkten 13 på dagordningen Resultaträkning Intäkter Rörelsekostnader Finansiella poster Årets resultat kr kr kr kr Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 15 Tillgångar Pågående arbete Fordringar Kassa och bank Summa tillgångar Eget kapital Balanserat resultat Årets resultat Avsättningar, und. Fonder Kortfristiga skulder Summa eget och främmande kapital Balansräkning kr kr kr kr kr kr kr kr kr Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Fråga om kallelse behörigen skett 8. Fastställande av Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 17 Revisionsberättelse Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 18 2

3 5. Fråga om kallelse behörigen skett 8. Fastställande av Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 19 Förslag till disposition av årets resultat Styrelsen föreslår att årets underskott, ,53 kr balanseras i ny räkning Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Inkomna ärenden och motioner (inget anmält) 12. Redogörelse för det uppstartade (vatten och spillvattenavlopp) inom Sommarbo, status genomförda aktiviteter kommande aktiviteter preliminär tidplan för hela projektet 13. Granskning av styrelsens förslag till åtgärder att utföras under verksamhetsåret, förslag till utgifts och inkomststat, normal drift och underhåll samt debiteringslängd för 2011 samt utdebitering för 2011 och Förlänga redan taget beslut om att uppta ett lån i NORDEA för att vid behov förstärka föreningens likviditet under starten av Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 21 Beslut som togs vid årsmötet Styrelsen fick i uppdrag att begära en omförättning av Sommarbo Tegelö vägsamfällighetsförening i syfte att dela upp verksamheten i en del som avser normal drift och underhåll av befintligt vägnät samt en del vad avser nyanläggningar och förstärkningar av vägar, Styrelsens förslag till projektbudget för godkändes Kostnaderna för under aktiveras tills vidare, som pågående arbete i föreningens, tills dess en omförättning av Sommarbo Tegelö vägsamfällighetsförening ägt rum under hösten och nya andelstal har fastställts vad avser drift samt anläggning Kostnaden för under debiteras ut till medlemmarna så snart omförrättningen är klar och nya andelstal fastställts för nyanläggning Beslut som togs vid årsmötet Styrelsen fick i uppdrag att ansöka om ett lån, i form av en checkkredit, i NORDEA eller annan bank för att förstärka Sommarbo Tegelö vägsamfällighetsförenings likviditet under det pågående. Maximalt kreditbelopp kr Amorteringstid senast 2 år efter slutförandet av ( uppskattas idag vara slutfört till december 2013) Ingen ansökan om checkkredit har gjorts under. Omförrättning av vägföreningen hösten Fastigheterna vid Almallén anslöts till vägföreningen (6 st) Vägföreningen verksamhet delades upp i Normal drift och underhåll Anläggning Vann laga kraft Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 24 Omförrättning av vägföreningen hösten Nya andelstal (rättat jmf med utsänt material) Typ av fastighet Andelstal drift och underhåll Andelstal anläggning Allmänningar, Sommarbo och Tegelön 0 0 Obebyggda tomter, Tegelön 0,1 0 Obebyggda tomter, Sommarbo 0,1 1,0 Fritidsbostad på Tegelön och omgivande öar 0,4 0 Fritidsbostad på Sommarbo 0,5 1,0 Permanentboende (helårsbostad) på Tegelön och omgivande öar 0,9 0 Permanentboende (helårsbostad) på Sommarbo (1 fastighet) 1,0 (2,0) 1, Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 25 Detaljplanearbetet Ändra befintliga områdes och detaljplaner för område C Rörsundaviken 1 Tegelön berörs ej Kommer inte att få vatten och avlopp inom överskådlig tid Anslutningspunkt förbereds vid parkeringen Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 26 Detaljplan 28, Rörsundaviken 1 Samråd maj Antogs av Miljö & stadsbyggnadsnämnden Vann laga kraft december Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 27 3

4 Detaljplanearbetet, område C Samråd november Sammanställning av synpunkter, dec april 2011 Utställning maj 2011 Fastställande av detaljplanen, hösten 2011, Om inga överklaganden kan den vinna laga kraft i december 2011 Kommunen Fördelning av kostnader (alla kostnader kopplade till VA anläggningen) Projektering Utbyggnad Framtida drift och underhåll Kommunen Fördelning av kostnader (alla kostnader kopplade till VA anläggningen) Projektering Utbyggnad Framtida drift och underhåll Vägföreningen (alla kostnader kopplade till vägarna) Vägarna och deras standard utredning ev. projektering ev. ombyggnad framtida drift och underhåll av vägarna Omhändertagande av dagvatten utredning projektering utförande Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 30 Fördelning av kostnader Vägsektion princip Vägsektion princip Fastighetsägaren Diken för dagvatten Väg med erforderlig standard och bärighet Avledning av dagvatten Diken för dagvatten Väg med erforderlig standard och bärighet Avledning av dagvatten Anslutningsavgift enligt gällande VA taxa (ingår LTA pump) Alla arbeten på egen tomt ledningsdragning från hus till LTA pump nedgrävning av LTA pump Ledningar till anslutningspunkten 1. Stödremsa Normenligt 2. Beläggning MAB 3. Bärlager Normenligt 4. Förstärkningslager Normenligt Anslutningspunkt 1. Stödremsa Normenligt 2. Beläggning MAB 3. Bärlager Normenligt 4. Förstärkningslager Normenligt Vägföreningens ansvar Kommunens ansvar Vägföreningens ansvar Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 33 Genomförandetid (om inget överklagande) Detaljplan Rörsundavik 1 (rev) klar Detaljplan område C december 2011 Preliminär ledningsdragning Preliminär ledningsdragning Upphandling av entreprenad kvartal 1, 2012 Start av anläggningsarbeten hösten 2012 Avslutade anläggningsarbeten kvartal 2, 2014 Total genomförande tid av entreprenaden c:a 1,5 2 år Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 36 4

5 Kommande aktiviteter 2011 Projektering av ledningar och ev. ombyggnad av vägarna Genomförandeavtal med kommunen Kontinuerlig information till er medlemmar via post via Tegelöns hemsida Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 37 Ytterligare frågor med anledning av? Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Inkomna ärenden och motioner (inget anmält) 12. Redogörelse för det uppstartade (vatten och spillvattenavlopp) inom Sommarbo, status genomförda aktiviteter kommande aktiviteter preliminär tidplan för hela projektet 13. Granskning av styrelsens förslag till åtgärder att utföras under verksamhetsåret, förslag till utgifts och inkomststat, normal drift och underhåll samt debiteringslängd för 2011 samt utdebitering för 2011 och Förlänga redan taget beslut om att uppta ett lån i NORDEA för att vid behov förstärka föreningens likviditet under starten av Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 39 ar för Med anledning av omförrättningen hösten måste vi upprätta två budgetar för drift och underhåll för anläggning (idag på Sommarbo) Kostnaderna ska fördelas ut på medlemmarna med hjälp de nya andelstalen Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 40 Omförrättning av vägföreningen hösten Nya andelstal Typ av fastighet Andelstal drift och underhåll Andelstal anläggning Allmänningar, Sommarbo och Tegelön 0 0 Obebyggda tomter, Tegelön 0,1 0 Obebyggda tomter, Sommarbo 0,1 1,0 Fritidsbostad på Tegelön och omgivande öar 0,4 0 Fritidsbostad på Sommarbo 0,5 1,0 Permanentboende (helårsbostad) på Tegelön och omgivande öar 0,9 0 Permanentboende (helårsbostad) på Sommarbo (1 fastighet) 1,0 (2,0) 1, Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 41 Underhållsplan Uppskattad underhållskostnad kkr ( års prisläge) Planerat underhåll Tot/g Beläggning (50 % kommunen 2013) Vägtrummor? Dikning/kantskär n Utgrävning Belysning 110st á 6000 kr Vägnamnsskyltar, 30 st Vägmärken, 20 st Summa kostnader exkl. moms Summa kostnader inkl. moms 25 % Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 42 Underhållsplan Uppskattad underhållskostnad kkr ( års prisläge) Planerat underhåll Tot/g Summa kostnader inkl. moms 25 % IB underhållsfond Uttag Avsättning UB underhållsfond Utfall och budget Intäkter Vägavgift, kr/andel (med avdrag för kommunalt vägbidrag ) Utfall 2009 Utfall Vägavgift, 2011, 6400 kr/andel , 7800 kr/andel Extra deb 2011, snö, kr/andel Statligt vägbidrag Kommunalt vägbidrag Summa intäkter Utfall och budget Utfall 2009 Utfall Kostnader Vinterväghållning Sommarväghållning Reparationer, löpande Planerat underhåll enl. underhållsplan Administration Styrelse och revisorsarvode Övr.. rörelsekostnader Summa kostnader Finansiella intäkter/ kostnader +0, Resultat Avsättning underhållsfond Avlyft från underhållsfond Resultat efter fondjustering Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 45 5

6 Utfall och budget Utfall 2009 Utfall Resultat Avsättning underhållsfond Avlyft från underhållsfond Resultat efter fondjustering Ing. Balanserat över/underskott Utg. Balanserat över/underskott IB underhållsfonder UB underhållsfonder och utfall Aktivitet / Verksamhet Budg. Utfall Inhyrd projektledare samt vägbesiktningar Förrättningskostnader Arbetsgrupp, vägsamfällighetsföreningen, 350 t x 300 kr/tim Soc. kostnader för arbetsgrupp, 35 % Milersättningar 220 mil x 18,50 kr/mil Räntekostnader för byggnadskreditiv Summa kostnader och utfall 14 Uppskattad kostnad i år kostnadsläge (kkr) Totalt Marktjänst, beräkningar Beläggning (bef. grusvägar) Sidotrummor Makadamdike Avverkning Kolswabalk Asfaltlimpa Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 48 och utfall 14 Uppskattad kostnad i år kostnadsläge (kkr) Totalt Tillkommande projektkostnader Gångbana Sommarbovägen Breddning Sommarbovägen 1 m/933 m á 1100 kr Förstärkningsarbeten Ev. ytterligare vägtrummor, AL inventering Förrättning Markinlösning Projektering Projektledning 4 år Konsulttjänster 4 år Besiktning 2 år Räntor checkkredit, 2% + 3% 500KSEK 1 år, 2011 > Delsumma 1, exkl moms Moms 25 % Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 49 och utfall 14 Uppskattad kostnad i år kostnadsläge (kkr) Totalt Arbetsgrupp VF, Arbetsgrupp VF, Delsumma 2, inkl moms Osäkerhet 25 % Kostnadsfördyrning 5 % per år Total projekterad kostnad Andel per år 3% 19% 52% 23% 2% Preliminär projektkostnad per fastighet c:a kr (110 fastigheter) Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 50 Förslag till utdebitering för 2011 Styrelsen föreslår att grundbeloppet för drift och underhållskostnader för år 2011 höjs vad avser vägföreningens normala driftbudget till 6400 kr/andel, samt att en extradebitering tas ut för att täcka underskottet, med 740 kr/andel D.v.s. den totala grundgrundbeloppet blir kr/andel för Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 51 Förslag till utdebitering för år 2011 och 2012 Styrelsen föreslår att kostnaden för för 2011 och 2012 debiteras ut på följande sätt: kr/fastighet (30 %) att debiteras ut maj kr/fastighet (50 %) att debiteras ut januari 2012 Utdebitering av resterande kostnader beslutas vid årsmötet Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Inkomna ärenden och motioner (inget anmält) 12. Redogörelse för det uppstartade (vatten och spillvattenavlopp) inom Sommarbo, status genomförda aktiviteter kommande aktiviteter preliminär tidplan för hela projektet 13. Granskning av styrelsens förslag till åtgärder att utföras under verksamhetsåret, förslag till utgifts och inkomststat, normal drift och underhåll samt debiteringslängd för 2011 samt utdebitering för 2011 och Förlänga redan taget beslut om att uppta ett lån i NORDEA för att vid behov förstärka föreningens likviditet under starten av Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 53 Styrelsen förslag till beslut avseende checkkredit i bank Styrelsen fick, vid årsmötet, i uppdrag att ansöka om ett lån, i form av en checkkredit, i NORDEA eller annan bank för att förstärka Sommarbo Tegelö vägsamfällighetsförenings likviditet under det pågående. Maximalt kreditbelopp kr Amorteringstid senast 2 år efter slutförandet av Förslag till beslut vid detta årsmöte: Att styrelsen fortfarande har samma möjlighet, fram till nästa årsmöte, att ansöka om en checkkredit på samma villkor som ovan, om behov föreligger Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 54 6

7 Arvoden för 2011 Arvoden för 2011 extra arvode för arbetsgrupp för Styrelsen föreslår oförändrade arvoden, 950 kr/person för Styrelseledamöter och suppleanter Revisor Styrelsen föreslår att det ska utgå ett särskilt arvode (oförändrat från ) till medlemmarna i den arbetsgrupp, som har och kommer att arbeta med under detta och kommande år. Nedlagt arbete ersätts med 300 kr/tim Vägföreningen betalar kostnaden för lagstadgade sociala avgifter Milersättning (skattefri) för resor med egen bil enligt statliga normer, f.n. 18,50 kr/mil Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 57 extra arvode för arbetsgrupp för Val av styrelseledamöter, ordförande och suppleanter Valberedningen föreslår Styrelseledamöter på 2 år Tord Persson omval Leif Ahlström omval Ordförande på 1 år Lars Larsson omval Styrelsesuppleanter på 1 år Lars Olof Lanebo nyval Carl Fredrik Engström nyval Val av revisor och suppleant Val beredningen föreslår Revisor på 1 år Gunnar Lindholm omval Revisorssuppleant på 1 år Fredrik Röjd omval Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 60 Val av valberedning extra arvode för arbetsgrupp för Inga nomineringar har inkommit Förslag Monica Callenholt Sommarbo omval, sammankallande Ulf Jonsson Tegelön omval extra arvode för arbetsgrupp för Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 63 7

8 Brev från Sommarbo tomtägareförening Brev från Sommarbo tomtägareförening Brev från Sommarbo tomtägareförening Hans Persson, ordförande, har i brev till vägföreningen påpekat att Sommarbo tomtägarförening är lagfaren ägare av all föreningsmark, vatten och vägmark (vissa avsnitt privat tomtmark). Åtgärder på eller avseende denna mark kräver tomtägareföreningens medgivande Gäller även trädfällning intill väg och andra intrång oavsett anledning som inte hindrar ledningsdragning. Försäljning av mark är helt att beslutas av markägaren. Inköp tillför ägaren mark då vägsamfälligheten inte torde kunna bli eller vara markägare. Vägsamfällighetsföreningens svar: I Anläggningsförrättningen, per , för omprövning av gemensamhetsanläggningen Velamsund ga:2 (Sommarbo Tegelö vägförening) står under punkt 2 Upplåtelse av utrymme För anläggningen upplåtes: För vägar det utrymme som befintliga vägar upptar. Till väg hör vägbana och de områden som stadigvarande behövs för vägen såsom slänt, bankett, dike, trumma, vägmärke och annan anordning som behövs för vägens skötsel och bestånd. För stigar det utrymme som dessa upptar på marken Om kvistar och grenar från buskar och träd på angränsande fastighet hänger ut över vägområdet får vägföreningen ta bort denna växtlighet. Enligt Sommarbo Tegelö vägsamfällighetsförenings stadgar, antagna och , samt lagen om förvaltning av samfälligheter (SFL 1973:1150) stadgarna 9 samt SFL 35. ska styrelsen handha och förvalta samfälligheten och föreningens tillgångar i överensstämmelse med denna lag (SFL), stadgarna och föreningsstämmobeslut i den mån beslutet ej strider mot denna lag (SFL) eller annan författning eller mot stadgarna Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 66 Brev från Sommarbo tomtägareförening Vägsamfällighetsföreningens styrelse har alltid månat om att ha ett positivt och förtroendefullt samarbete med båda tomtägareföreningarna på Sommarbo och Tegelön. Sommarbo tomtägareförening har även utsett en kontaktperson, Lars Olof Lanebo, som vi i styrelsen och arbetsgruppen för kontinuerligt delger och rådgör med om de frågor som är aktuella med anledning av, antingen direkt genom möte eller via e post. Vägsamfällighetsföreningens styrelse tycker att detta har varit bra och kommer att fortsätta att arbeta i samma anda. Justering av tomtmark Velamsund 1:113 En avsiktsförklaring och överenskommelse om fastighetsreglering har lämnats till Nacka kommun, per Styrelserna i Sommarbo Tegelö vägsamfällighetsförening och Sommarbo Tomtägareförening samt Stefan Jonsson är överens om att den förslagna justeringen mellan Velamsund 1:17 och Velamsund 1:113 är önskvärd och önskar att detaljplaneförslaget för område C i Sommarbo justeras i enlighet med detta önskemål. Justering av tomtmark Velamsund 1:113 Avsiktsförklaringen är villkorad av att en överenskommelse om fastighetsreglering har tecknats mellan Sommarbo Tomtägareförening, som ägare av Velamsund 1:17, och ägaren av Velamsund 1:113, att både Sommarbo Tegelö vägsamfällighetsförenings och Sommarbo Tomtägareföreningens föreningsstämmor godkänner försäljning av den aktuella marken, att detaljplanen för område C inom Sommarbo vinner laga kraft att övriga villkor, som är specificerade i den undertecknade överenskommelsen om fastighetsreglering, bilaga 1, fullföljs. Frågan kommer att tas upp vid en extra föreningsstämma i höst (2011) eller vid nästa ordinarie årsmöte Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Plats och tid för protokollsjustering samt protokollets tillgänglighet för medlemmarna 22. Avslutning Protokollets tillgänglighet Stadgarna 19 Stämmoprotokollet skall justeras inom två veckor efter stämman och därefter hållas tillgängligt för medlemmarna. Avslutning Förslag till beslut Justerat protokoll från denna stämma ska anslås på anslagstavlorna på Sommarbo och Tegelön senast 18 maj Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening Sommarbo Tegelö Vägsamfällighetsförening 72 8