-V- Föreligger förlag till riktlinjer för hantering av sociala medier (bilaga

Transkript

1 * SAMMANTRÄDES PROTOKOLL 'r -t,-+ ~ Sammanträdesdatum: Sida av 51 -V- Kommunstyrelsen Ks 163 Förslagtill riktlinjer ör hantering av sociala medier Föreligger örlag till riktlinjer ör hantering av sociala medier (bilaga 163/2011) Kommunstyrelsens beslut: Kommunstyrelsen godkänner örslag till riktlinjer ör hantering av sociala medier Justerandes sign \- Utdrag s bes tyrka n de

2 1,'< < * < 'J \ u? '?*l *WK ', J t '* > l, > <* LL CäS x AKri/ltoromTAroy; Sid 1(4) Riktlinjer ör Skurups kommun i sociala medier Antagna av kommunstyrelsen 2011" Dessa riktlinjer ska tuisammmis med checklistor/manualer ör deltagande i sociala medier ge medarbetare i kommunens olika verksamheter hjälp och stöd i sitt arbete Sociala medier ersätter inte kommunens oiciella webbplats skurupse, vars inormation är tillgänglighetsanpassad och kvalitetssäkrad Skurups kommuns alla örvaltningar och verksamheter ska presentera sin oiciella inormation på-shimpse Vad är sociala medier? Internet har blivit mer socialt Med sociala medier avser vi Intemetbaserade sociala nätverk, orum, bloggverktyg och ildelningssajter ör ljud och bild med användargeneremt innehåli Sytet med sociala medier är att interagera och "näherka", antingen i sin yrkesroll dier som privatperson Det handlar om att skapa, delta på olika sätt, dela med sig, samarbeta, involvera och påverka - genom tankar och åsikter, bilder, musik och iler Varör innas i sociala medier? I 4 örvaltningslagen (1986:223) står: "Vaq-e myndighet skall lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i rågor som rör mydighetens verksamhetsområde Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till rågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet Frågor rån enskilda skall besvaras så snart som möjligt" Att använda sociala medier ger oss nya möjligheter att örbättra servicen till våra invånare, Sytet kan variera beroende på vilken verksamhet och vilket socialt medium det handlar skapa dialog, örståelse och delaktighet inör beslut å m synpunkter och utbyta erarenheter * Ökad tillgänglighet och sendce som leder till ärre inkommande teleonsamtal sprida kommunal inormation marknadsöra kommunen, en enskild verksamhet eller ett projekt prova nya sätt att nå olika beintliga målgrupper nå nya målgrupper som inte nås annars attrahera och rekrytera nya medarbetare omvärldsbevakning kunna bemöta det som skrivs om oss vara ett komplement till traditionella webbplatser driva traik till kommunens webbplatser, rämst skumpse om: St Torggatan 4 Tn vxt wwwskurupse SKURUP Fax kanslt@skurup,se L

3 » *»i -lsi 'm 1+7 t i'- _ r * '-A:? rs h - "? t* :' i- UA /6k HtiSgasiMSkwiyigtl Ansvar ör Skurups kommun i sociala medier Bedömning av om och vem som ska använda sociala medier i tjänsteutövningen sker av respektive verksamhets ansvarig Den kontoadministratör som utses av verksamhetsansvarig har ett ansvar ör att hantera kontot i ett socialt medium enligt: gällande lagstitningoch kommunens policies, bla Lagen om elektroniska anslagstavlor, Personuppitslagen, Oentlighets- och sekretesslagen, Yttrandei-ihetsgrundlagen och Upphovsrätts! agen; dessa "Riktlinjer ör Skurups kommun i sociala medier" och enligt checkhstor/manualer ör språk & ton, örhållningssätt etc som tillhandahålls av inormationsenheten Krav ör att å starta ett konto i sociala medier i Skurups kommuns namn Vissa krav ska vara uppyllda innan ett konto Öppnas: l Verksamheten ska skriva en aktivitetsplan där det ska ramgå vilket socialt media det handlar om, målgmpper, syte, mål och hur kontot ska skötas Mtivitetsplanen ska godkännas av verksamhets ansvarig En kopia ska lämnas till inormationsenheten 2 Minst två personer ska utses att adminisb-era varje konto och ha inloggningsuppgiter Etersom konummikation i sociala medier som görs i kommunens namn är allmänna handlingar och rågor ska behandlas skyndsamt, så kan inte ett konto lämnas obevakat ex under semestertid Inloggningsuppgitema ska dessutom lämnas ör örvaring hos inormationsenheten så att vi inte råkar ut ör att det inns konton som ingen kommer åt 3 Vid registrering av konton kopplas de vanligtvis samman med en e-postadress Särskild e- postadress ska ordnas ör ändamålet En verksamhets alla kontoadministratörer ska ha läsrättigheter ör denna e-postadress Personliga kommunala e-postadresser år inte användas etersom det då uppstår problem om någon slutar sin anställning Samordning Inormationsenheten örvarar inloggmngsuppgiter och aktivitetsplaner ör alla konton som kommunen centralt eller i verksamheterna har i sociala medier Alla konton örtecknas så att vi lättöverskådugt ger en samlad bild av kommunens konton, vilka då blir enkla att nå ör besökare Bla bör detta göras med en samlingssida på kommunens webbplats Om en verksamhet vill starta konto i ett socialt medium där kommunen ännu inte imis med ska inormationsenheten konsulteras ocli göra en bedömning av lämpligheten Respektive parti som är representerat i kommunullmäktige har rätt att ha en länk till sin blogg etc på kommunens samlingssida Det ska dock klart och tydligt ramgå att åsikterna som ramörs inte är kommunens egna utan det enskilda partiets/politikems -5 b 2(4)

4 \ V t ''; <- A r't \ - T t* * " r Wlsäolvsm Uewb Grundregler ör hur kommunens konton i sociala medier ska se ut och skötas l Ange tydlig avsändarinormation (Skumps kommun) och kontaktinormatioa 2 Graiska proilen beaktas när så är möjligt, tex ha med logotyp när plats inns 3 Insända meddelanden och kommentarer ska hållas under uppsikt En tjänsteman som har ått i uppdrag att som en del i sitt arbete närvara i sociala medier, ansvarar ör hantering av inkommande rågor, kommentarer och synpunkter 4 Svar i sociala medier ska ske snabbt Hur ota beror på vilken kanal det är och hur stor "traik" det är, dock aldrig mer sällan än en vecka Sträva eter att svara inom 24 timmar på arbetsdagar 5 Svar ska vara korrekta, sakliga och tydliga 6 En tjänsteman ar inte publicera uppgiter som täcks av sekretess eller tystnadsplikt '7 / Enskilda ärenden bör överhuvudtaget inte hanteras via sociala medier 8 Avpublicera/radera skyndsamt kommentarer, synpunkter eller svar som strider mot gällande lagstitning, kommunens policies eller mot vedertagen nätetikett 9 Kommunen har ett ansvar ör att personuppgiter på konton i sociala medier inte behandlas på ett sådant sätt att de kränker enskildas personliga integritet 10 Tjänsteman/kontoadmimstratör ska tänka på att han/hon är en oentliganställd person och en ambassadör ör sin organisation Klargör beattning och att man representerar Skurups kommun Gör inte privata inlägg i Skurups kommuns konton ör sociala medier Allmän handling, gallring och arkivering En handling som skapas hos en myndighet anses som allmän när den har att sin slutliga utormning, vilket när det gäller sociala medier innebär att en handling har upprättats direkt när uppgiterna har sh-ivits m och skickats till webbplatsea/kanalen iråga Om handlingar inte innehåller sekretessbelagda uppgiter och kommunikationen är ordnad på så sätt att handlingarna är lätt sökbara uppylls kraven på registrering enligt Oentlighets- och sekretesslagen Detta innebär att inlägg och svar som huvudregel inte behöver diarieöras, Inlägg i sociala medier utgör vanligtvis handlingar av tillällig eller ringa betydelse, vilket gör att kommunens gallringsbestämmelser gäller, dvs sådana handlingar kan gallras eter en vecka Varje kanal ör sociala medier ska dokumenteras av respektive kontoadministratör vid varje årsskite och halvårsskite samt vid större örändringar För att bevara en ögonblicksbild tas en skärmdump som sedan sparas i PDF-ormat och skickas till kommunens centrala arkiv -2S 3(4)

5 w» b»; v, i /[ 4,t I \ TT» É A SelsasK»is viy! Mät och utvärdera Minst en gång per år ska en rapport sammanställas där statistiska uppgiter och andra mätbara saker tas upp så att man kan bedöma om målen har uppnåtts Rapporten ska lämnas till verksamhetsansvarig och till inorm ationsenheten Krisinormation I Skurups kommuns inormationspolicy ramgår att: "I krislägen eller katastrosituationer är det viktigt att inormationen är korrekt, snabb och enhetlig Inormation ska snabbt nå ut till kommunens invånare" Användandet av sociala medier i krissituationer ar därör övervägas rån all till all Revidering Dessa nktlmjer ör sociala medier ska ses över av inormationsenheten minst en gång per år och vid behov revideras ICommer det nya direktiv rörande sociala medier rån myndigheter ska nktlinjema justeras i enlighet med dessa Inormationsenheten gör ortlöpande mindre revideringar Vid större örändringar tas beslut om revidering av kommunstyrelsen 35 1/J 4(4)