Integration av affärsprocesser i verkliga livet. WM-data TNT Freight Management Åhléns

Transkript

1 Integration av affärsprocesser i verkliga livet WM-data TNT Freight Management Åhléns

2 WM-data ebs en tjänst som sedan kan kompletteras med flera, allt genom en och samma kanal. Bankerna och Posten tillgängliga för sina kunder Tillsammans med Föreningssparbanken och Nordea har WMdata ebusiness Services skapat konceptet e-faktura, som gör det möjligt för bankernas Intenetkunder att få sina räkningar i elektronisk form istället för på papper. ebusiness Services är distributions- och datafångstkanal i lösningen. Bankerna står för tjänsterna mot kunderna. En annan god allians är samarbetet kring Postens eskicka, där WM-data ebusiness Services är distributionsnätet som förmedlar Postens tjänst för elektronisk förmedling av meddelanden från företag till kund. Helhetsgrepp åt DHL (tidigare Danzas) För logistikföretaget DHL har WM-data tagit ett helhetsgrepp om kommunikationen. DHL s alla system hänger ihop genom WM-datas nät. WM-data sköter också DHL s totala integration, kommunikation mellan interna system och kommunikation med externa parter. ebusiness Services är WM-datas strategiska nav för elektroniska affärer. Tjänsten knyter effektivt ihop marknadens aktörer och hanterar bankernas e-fakturalösning, Postens eskicka, kombinatorisk budgivning, insourcing, ehotel och många andra tjänster. Med ebusiness Services tar WM-data ett helhetsgrepp om kundens kommunikationsprocesser och dess kopplingar till olika affärshändelser inom och utom företaget. xtrade BCS är själva grundplattformen i vår tjänst. Runt den har vi byggt unika tjänster för att möta de krav WMdata vill erbjuda sina kunder. Systemet hanterar allt från enkla filflöden till total insourcing av interna och externa system som utbyter information med varandra, säger Lasse Asp, ansvarig för ebusiness Services på WM-data. Vinster på många plan ebusiness Services kundgrupp är primärt stora företag som utbyter mycket information med varandra och slutkonsumenterna samt paketerade tjänster med samarbetsparters för att möta konsumentmarknaden. Våra tjänster ger direkta kostnadsreduceringar i form av t ex lägre inköpspriser vid e-budgivning och lägre fakturakostnader. Det ger också ökad tillgänglighet till kunderna. Företagen får del av den senaste tekniken och den kundbas som redan finns etablerad hos oss, säger Lasse Asp. Billigare och bättre att utnyttja existerande tjänster Som enskilt företag blir det dyrt att bygga upp en infrastruktur med de tjänster man behöver för att kommunicera med sina partners och kunder. Det är bättre att ansluta sig till ett redan existerande nät och få tillgång till färdiga tjänster och även till andra kommunicerande företag, som också är anslutna. Genom att använda WM-data ebusiness Services kan våra kunder fokusera på sin kärnverksamhet. De kan utnyttja våra tjänster och snabbt effektivisera och kostnadsbespara sina affärsprocesser, fortsätter Lasse Asp. Vi har fått mycket positiv respons på att vi levererar ett smörgåsbord av kompletta tjänster som skapar en helhet för företagen. De kan börja med WM-data ebusiness Services valde xtrade Business Communications Suite När vi skulle utveckla ett nav för elektroniska affärer kunde vi välja mellan att använda färdiga standardprodukter eller en enhetlig basprodukt som vi enkelt kunde bygga ut och anpassa till våra krav. xtrade BCS erbjöd prestanda, säkerhet, närhet till leverantör och möjlighet att behålla de tjänster som redan utvecklats. xtrade BCS är själva plattformen som vi byggt egna tjänster runt. Det är en stark plattform och motorn xtrade BCS är en integrerad del av helheten säger Lasse Asp. Allt från enkla filflöden till total insourcing av interna och externa system som utbyter information med varandra hanteras av WM-data ebusiness Services. Bottenplattan består av klustrade xtrade Business Hub back-end servrar, som sköter bearbetningarna i systemet, och xtrade Business Hub front-end servrar, som står för kommunikationen. På denna bas har WM-data byggt unika lösningar för sina kunder. Framtidsutsikter Helt klart är att mognaden för att skicka elektroniska meddelanden ökar. Tjänster som möter kundens behov av stöd i sin kärnverksamhet har en ljus framtid. Och ledorden säkerhet, tillgänglighet och kostnadseffektivitet kommer alltid att vara avgörande, menar Lasse Asp.

3 TNT Freight Management På marknaden växer efterfrågan på logistiklösningar och då i allt större utsträckning, globala och kompletta med total insyn i hela distributionskedjan. Inom logistikbranschen är det främst en aktör som tagit plats som ingen annan. Med ett internationellt nätverk på 130 kontor i 28 länder och ett meddelandeflöde kring per månad är TNT Freight Management idag en av de ledande aktörna inom logistiksektorn. Den breda globala täckningen och de kompletta tjänsterna inom fraktvärlden gör det möjligt för TNT Freight Management att erbjuda sina kunder optimal service med närvaro i hela distributionskedjan, från början till slut. För att bära upp den tunga medddelandetrafiken och garantera en hög säkerhetsnivå används Xware plattformen Business Communications Suite vars uppgift är att binda samman alla TNT:s lokalkontor med varandra. Informationen blir på så sätt tillgänglig till samtliga uppkopplade parter, oavsett vilket format användaren använder sig av. Smidigt och globalt meddelandeflöde TNT Freight Management tillhandahåller planering, övervakning och styrning av spårdata, tulldokument och annan information som skickas enkelt och felfritt över hela jorden. Allt från små paket till stora containers, enstaka leveranser eller komplicerade flöden erbjuds kunderna. Genom att kombinera tjänster till integrerade lösningar förbättrar TNT Freight Management effektiviteten i kundens flöden betydligt. Med sina stora geografiska satsningar har man lyckats nå ut till de flesta områden världen över, och finns nu representerat på de flesta ställen, speciellt i Skandinavien. Både USA och Tyskland har satsningar visat sig slå mycket väl ut, nyligen gjordes stora affärer med Bosch i Tyskland och Indien. Den troligen största satsningen har dock varit på Kina och Asien, en marknad som kanske inte är den enklaste men där man under de senaste åren lyckats slå sig fram med gott resultat. E-services - Planering, Övervakning och Styrning Inom logistikvärlden är det ett ständigt pulserade flöde av information som skickas mellan kund och mottagare, förväntningarna på transporten är många; det ska kännas tryggt och säkert att skicka en försändelse och helst gå snabbt. TNT Freight Management arbetar hårt för att erbjuda bästa service till sina kunder och förmedla möjlighet att själv delta i transporten av den egna försändelsen. Med webbtjänsten E-services erbjuder TNT Freight Management sina kunder ett helhetsverkyg som täcker alla tänkbara behov inom planering, övervakning och styrning. E-services tillhandahåller bl.a. fullständig dokumenthantering och rapporteringsystem med ett avancerat plattformsoberoende orderhanteringssystem. Tjänsten som sedan start fått ett positivt genomslag (ca träffar på nätet och besökare per månad) gör kunden delaktig i logistikkedjan från den första ordern till den slutliga leveransen, pappersarbete kan med lätthet elimineras, Vår filosofi med e-services har varit att alla våra fackdokument som vi producerar ska tas in där. All statusinformation ska finnas tillgänglig oavsett om det är en kund som använder systemet eller inte, berättar Håkan Nilsson, CIO på TNT Freight Management. För att uppnå maximal nivå av effektivitet i logistikkedjan har tjänsten delats in i tre olika delar: Freight Planner, Freight Monitor och E-management, samtliga optimalt utformade för att bistå kunden på bästa sätt. Med den nya tjänsten Control Tower sys dessa tjänster samman. Freight Planner tid- och prisuppgifter dygnet runt Via det webbaserade verktyget Freight Planner får TNT:s kunder tillgång till tid- och prisuppgifter oavsett vilken tid på dygnet tjänsten används. Genom att kunna jämföra mellan olika tjänstealternativ kan kunden gör stora besparingar både tidsmässigt såväl som ekonomiskt. Dessutom minimeras antalet eventuella fel väsentligt eftersom godsbokningsinformationen endast anges av kunden en enda gång. Freight Planner har i dagsläget ca bokningar per månad. Exakt antal kan dock vara svårt att ange då en del av TNT:s tjänster innebär inloggning medan enklare track and trace tjänster inte kräver id och lösenord. Det är först nu under de senaste två åren som Freight Planner har aktivt börjat marknadsföras, berättar Håkan Nilsson. Freight Monitor - för bättre övervakning av ordrar och försändelser Freight Monitor är en webbapplikation som gör det möjligt för kunden att logga in på TNT:s egna webbtjänst och följa transporten av en viss artikel. Leveransdetaljer och statusinformation kring en viss försändelse returneras till en fördefinierad webbsida via ett applikation-tillapplikation gränssnitt, som kunden sedan får tillgång till. Spårningsverktyget är effektivt och erbjuder funktioner som normalt sett inte ingår i liknande verktyg, exempelvis information rörande statistik, rapporter och transportdokumentation. Genom att ha tillgång till detaljerad information över t ex prestanda, ledtid avvikelser, flygstatus, etc, kan kunden förenkla sin planering och kvalitetskontroll samtidigt som betydliga kostadsbesparingar kan göras. E-management - för samarbete online E-management är ett samlingsnamn för flera olika affärsmoduler som används av kunder med större, mer komplexa logistiklösningar. Håkan Nilsson förklarar, Freight Monitor och Freight Planner är mer Plug-and-Play lösningar som vilken kund som helst kan använda. E-management är mer ett paraplynamn för mer sofistikerade tjänster som är till för våra key accounts och global accounts. Vissa av dessa kan

4 faktiskt vara delar av Freight Planner och Freight Monitor. Häri ingår ett antal olika administrativa verktyg som underlättar det transparenta informationsutbytet mellan aktörerna i leverantörskedjan. I E-management ingår: Report management Enkla och skräddarsydda rapporter som genereras av Freight Monitor. EDI management Elektronisk fakturering via EDI mellan TNT Freight Management och deras kunder. Order management system Övervakning och kontroll över inköpsordrar. Warehouse management system IT support för kontroll av lagervolym och varuförflyttning. Message Bridge Överföring av elektroniska dokument mellan olika parter i logistikkedjan, t ex mellan TNT:s lokalkontor, tullmyndigheter, kunder, flygbolag etc. Informationen i de utväxlade dokumenten konverteras smidigt så att information kan gå direkt in i mottagarens system. Virtual Private Network Tillhandahåller säkert informationsutbyte över Internet. Control Tower binder samman alla delar till en helhet För att höja servicen ännu ett snäpp har TNT Freight Management dessutom lagt på extra funktionalitet som gör det lättare för deras kunder att ytterligare kunna dra nytta av de tjänster som erbjuds. Den nya tjänsten Control Tower, som kommer att lanseras längre fram i år, binder samman samtliga e-services komponenterna till en helhet, informationen görs mer tillgänglig för kunden. Genom att koppla ihop applikationerna behöver kunden inte gå in och titta i Freight Monitor för att följa en försändelse, utan istället körs statusinformation proaktivt ut till kunden. Vi kan integrera det med kundens ERP-system så det kan ske i form av EDI, mail eller XML, berättar Håkan Nilsson. Tekniska fakta om lösningen För att uppnå optimal meddelandefunktionalitet har TNT Freight Management valt att använda xtrade Business Hub server som ett så kallat grundnav - med placering i Sverige. Lösningen som har installerats i Message Bridge fungerar som en meddelandeväxel med EDI-funktionalitet och konverterar, via programvaran Symphonia, till olika format och versioner, t.ex. ANSI X, XML, Inhouse, EDI, etc. Badria Ali, EDI-ansvarig på företaget och som dagligen arbetar med produkten kommenterar, Systemet fylls kontinuerligt på med information av samtliga TNT:s lokalkontor antingen genom att de använder små satellit-system, dvs xtrade Business Connect system, eller genom ett Webbgränssnitt. Vi tycker att både xtrade som produkt samt konverteringen med Symphonia har fungerat mycket bra. Genom xtrade har TNT Freight Management fått en lösning som både är tekniskt framskridande såsom stabil och säker. Projekt på gång Hos TNT Freight Management fortsätter arbetet med att ta fram nya applikationer som ska förhöja användarvänligheten ytterligare. Håkan Nilsson ser positivt på framstegen, Vi har successivt byggt in nya funktioner, ökat antal kunder och nyttan för varje kund genom de här tjänsterna. Nästa service man vill kunna erbjuda sina kunder är kundanpassade rapporter. Som det ser ut nu ligger stora mängder information i Freight Monitor som hittills inte gjorts tillgänglig. Genom att förädla denna information och presentera rapporter både internt för styrning och externt mot kund skräddarsys tjänsterna ytterligare. Som nästa steg håller TNT Freight Management dessutom på att revidera den nya applikationen Marine Logistics. Tjänsten består av en order manager, transport manager, och warehouse manager. Den är en e-service som riktar sig mot bl.a. kryssningsfartyg som behöver få reservdelar, handukar, champagne och allt som förknippas med kryssningsfartyg, till detta har vi även byggt upp ett system, berättar Håkan Nilsson. Både de kundanpassade rapporterna och Marine Logistics kommer enligt TNT Freight Management att lanseras senare i år. Åhléns Åhléns är inom många områden Sveriges ledande detaljhandelsföretag. Med imponerande 5 miljarder kronor i omsättning och med ett ihållande intresse i att erövra ny mark ser framtiden ljus ut för Åhléns. Under de senaste åren har förändringarna inom varuhuskedjan varit både många och omfattande. Med fokus på att nå ut till den mer trendmedvetna publiken har man satsat extra hårt på områden som media, mode, skönhet och inredning. Satsningar som inte bara påverkar försäljningssiffrorna utan också innebär stora omvälvande förändringar inne i Åhléns egna IT-system. För en verksamhet som har ett så pass brett utbud och samarbetar med ett mycket stort antal leverantörer innebär det naturligtvis mycket att hålla reda på i det stora systempusslet. Kritiskt informationsutbyte Åhléns-gruppen består idag av 79 varuhus, 90 KICKS butiker, 20 hembutiker varav 17 i Norge, 14 Lagerhaus-butiker samt en distributionscentral. Antalet enheter av alla kategorier är ständigt ökande. För en varuhuskedja i Åhléns storlek är smidig kommunikation A och O, både internt och externt. Åhléns är som de flesta andra företag helt beroende av fungerande datasystem. Viktiga överföringar måste komma fram i tid. För oss är det oerhört viktigt att viss information kommer fram i tid, och korrekt. Det som har med varuförsörjningen att göra, att varuhus och butiker får påfyllning av varor, är ett måste, säger IT-ansvarig på Åhléns, Conny Nordberg. Detta innebär i praktiken att leverantörerna så snabbt som möjligt skall få sina order. I samband med varuingångarna till säljenheterna skall

5 elektroniska följesedlar finnas på plats, men även att filutbytet inte får ta för lång tid och informationen får inte försvinna. En fungerande integrationsplattform är avgörande för hur väl hela verksamheten kommer att fungera. Smidigare flöde Det är först nu som Åhléns har lyckats få bra kontroll på filkommunikationen menar Conny Nordberg. För några år sedan hade man en FTP-växel för all hämtning och lämning av filer mellan enheter och centralsystem. Lösningen var kostsam, krånglig och osäker. Alla nya system och partners som skulle kopplas in blev punkt-till-punkt-baserade. Den effektivitet som man till en början hade hoppats på med FTP-växeln uteblev och man blev istället varse att lösningen snarare saktade ner verksamheten än effektiviserade den. Åhléns insåg helt enkelt att man var tvungen att byta koncept och gå över till en integrationslösning som förenade och förenklade meddelandehanteringen mellan varuhus, butiker och centrala system istället för att komplicera den. Åhléns gick ut i upphandling av integrationsplattform som efter noga övervägande vanns av xtrade Business Communications Suite. Systemet hade en enkelhet som så många av konkurrenterna saknade men erbjöd ändå alla tänkbara kommunikationsprotokoll och filkonverteringsformat. I November 2003 installerades systemet hos Åhléns med målet att all filkommunikation så småningom kommer att gå genom plattformen, och att fungera som ett stödsystem för smidigare kommunikation. Lösningen, externt och internt Åhléns integrationsplattform består i grunden av xtrade Business Hub server och xtrade Business Connect. Det är ett klustrat system där kommunikationen sker via en hub ut till alla varuhus och butiker, samtliga utrustade med en xtrade Business Connect. Dessa satellitsystem kommunicerar med den centrala hubben (xtrade Business Hub) via xtrmprotokollet. Kommunikationen sker via Åhléns eget nätverk, detta för att hålla säkerheten på en så hög nivå som möjligt. Genom att sammanföra alla delar till en central knutpunkt där informationen skickas från ett ägande system till ett antal prenumererande system har man lyckats rationalisera hela meddelandeprocessen. Behovet av konvertering av filformat är löst genom dels Symphonia, en produkt som också levereras av Xware, dels en egenutvecklad Linux-baserad lösning för mer komplicerade, logiska, konverteringar. Förutom den externa kontakten med de olika enheterna som nämts ovan går även all intern kommunikation via xtrade BCS. xtrade BCS ser till att all kommunikation mellan de interna systemen flyter på så att dessa enkelt och komplikationsfritt kan utbyta information med varandra. Åhléns interna system som xtrade BCS binder samman: Personalsystem Ekonomisystem Kundklubbar Lageradministration System för varuhusbeställningar Leverantörsorder Datalager Intranät Webbtjänsten Åhléns.com Genom att knyta ihop hela kedjan från order och leverans till försäljning, så att så lite tid som möjligt går förlorad på vägen, har xtrade lyckats korta ned Åhléns ledtider och gjort att flödet fungerar smidigare. Detta är speciellt viktigt för en stor varuhuskedja som måste ha exakt koll på saldona i varje butik och varuhus, ner på lägsta nivå. Eventuella prisförändringar, information om varor i lager, samt om order och varuingång måste uppdateras i realtid. Om något inte går iväg blir kostnaden genast högre, något som i sin tur påverkar hela kedjan. Därför är just de säkerhetsmässiga aspekterna något som Åhléns fäste särskilt stor vikt vid när man valde mellan olika integrationslösningar. xtrade BCS har visat sig vara det idealiska valet för Åhléns. De tidskritiska transaktioner som genomförs säkerhetsställs bl a av xtrades starka loggning och händelsestyrning. Varje meddelande kan spåras och med lätthet följas i överföringen. Om en transaktion skulle misslyckas finns alltid möjligheten att kontrollera händelseförloppet. Med xtrade BCS har Åhléns lyckats få bättre kontroll över alla informationsflöden, order och leveranser, vilket kan behövas när enbart Åhléns City Stockholm har hela artiklar i sortimentet! Förväntningarna och resultatet Sedan i November 2003 har man implementerat systemet och migrerat all kommunikation från den gamla till den nya plattformen. Åhléns primära intention med integrationsplattformen var bl.a. att inledningsvis ersätta den existerande kommunikationen på företaget för att sedan gå vidare med det externa nätverket och det stora antal leverantörer man idag arbetar med. De interna förbättringarna är idag redan avklarade och de externa pågår. Några av de resultat som gjort sig gällande: En enda integrationskoppling Införandet av Åhléns nya system för varuhusförsörjningsplanering som är ett standardsystem gick med lätthet. Till skillnad från förut behövdes bara en enda integration mot EAI-plattformen, och man slapp det krångliga momentet att integrera varje del av systemet med alla de bakomliggande system som berördes. Infrastrukturella förändringar har överlag blivit enklare att genomföra. Ingen inhyrd konsulthjälp Ingen konsulthjälp har behövts på grund av att plattformen är så pass lätt att administrera. Gränssnittet är så enkelt att IT-avdelningen kan göra de anpassningar som krävs på egen hand, vilket innebär stora besparingar. Leverantörer, speditörer och samarbetspartners Utav de 300 svenska leverantörer som Åhléns idag skickar elektroniska order till har ett antal redan installerat xtrade Business Connect. Åhléns hoppas på att ännu fler kommer att följa samma väg, vilket skulle innebära ytterligare en rationalisering av informationsutbytet, inklusive fakturor, etc. Plattformen har enligt planerna successivt byggts ut, samtidigt som man utökat antalet systemprotokoll för de externa förbindelserna. Med detta har Åhléns kunnat öka sin tillgänglighet ännu mer gentemot sina många leverantörer, speditörer och samarbetspartners. Effektivare kommunikation Kommunikationen går fortare, är säkrare och är mer avskalad än tidigare. Risken med att något skulle inträffa har minimerats. På Åhléns har man varit mycket nöjda med sin xtrade lösning, förutom de rent tekniska förbättringarna har det ekonomiskt sett visat sig vara en fördelaktig investering, menar Conny Nordberg, Vi har förflyttat oss till något som är bättre och mer utvecklingsbart, och redan på mindre än två år har vi kunnat räkna hem investeringen. xtrade är en kvalitetsprodukt när det gäller att flytta data och skapa nya relationer, konstaterar Conny Nordberg nöjt.

6 Xware AB Sveavägen Stockholm Telefon: Fax: