Kommunikationsplan för Fridhems folkhögskola

Transkript

1 Kommunikationsplan för Fridhems folkhögskola 1. Syftet med kommunikationsplanen I ett allt mer föränderligt samhälle är det viktigt för Fridhems folkhögskola att kommunicera rätt. Informationen ska förmedlas på ett bra och tydligt sätt med alla aktörer inom och utom organisationen. Det gäller informationen inom organisationen, till och mellan kursdeltagarna, mellan personalgrupperna och mellan ledning och personal och vice versa. Informationen skall också vara tydlig gentemot aktörer utom organisationen såsom bidragsgivare (stat, landsting etc), potentiella kursdeltagare, samarbetspartners, matgäster, konferensgäster. Kommunikationsplanen ska också innehålla en årlig plan för marknadsföring för att bli kostnadseffektiva och undvika dubbelannonsering. Det ska också tydliggöras vem som har ansvaret för marknadsföringen på skolan och hur den årliga marknadsföringsbudgeten prioriteras. Ledningsgruppen bestämde i maj 2014 att alla marknadsföringspengar ska finnas centralt och ingen enskild enhet får extra pengar. All annonsering från denna budget godkänns av informationsansvarig. 2. Målet med kommunikationsplanen är: Att få en tydligare kommunikation med alla de målgrupper som nämns under målgruppsanalysen. Att arbeta vidare med hemsidan och den grafiska profilen och implementera den så att den används i all kommunikation med målgrupperna. Att varje år göra upp en marknadsföringsplan som också ska kunna utvärderas. 3. Målgrupper Via våra allmänna kurser och kulturlinjer vänder vi oss till unga vuxna, år. De allmänna kurserna vänder sig till personer som inte uppnått högskolebehörighet och kulturlinjerna till personer som på heltid under ett eller två års tid vill utveckla sig inom antingen film, foto, musik eller teater. Till sommarkursverksamheten är målgruppen kursdeltagare mellan 5 och 105 år. Skolans personal, både ordinarie och de som under året jobbar eller gör arbeten för skolan. Skolans samarbetspartners, i form av bidragsgivare, Arbetsförmedling, tryckerier, kommuner, press, teatersällskap mm. Dagligen serveras lunch och i snitt är det 60 utomstående personer som äter lunch på skolan. Köket serverar också lunch till Montessoriskolan och har cateringverksamhet. Skolan hyr ut sina lokaler till konferenser och har även till viss del vandrarhemsverksamhet. Det finns möjlighet för konferensgästerna att även beställa mat från köket.

2 Ovanstående är skolans större målgrupper där undervisningen tillhör kärnverksamheten och ska prioriteras. Årligen i september ska en målgruppsanalys göras som ska genomsyra kommunikationsplanen. 4. Kommunikation 4.1. Kommunikationen inom organisationen (kursdeltagare) Nedan följer en sammanställning av hur kommunikationen inom organisationen för närvarande fungerar. Hemsidan Ska vara den främsta källan till information. Receptionen Skolans reception skall förutom hemsidan vara skolans informationscentral. Här skall kursdeltagare, personal och gäster kunna rapportera eventuella fel och få nödvändig information om saker som rör skolan. Den mesta informationen ska gå genom receptionisten som i sin tur löser uppgiften. Här finns också en felanmälanpärm som kan användas när receptionen är obemannad. Forum Fridhem Varje vecka sammanställs ett nyhetsblad som heter Forum Fridhem. Denna förmedlas till kursdeltagarna via mejl och på kontaktlärartimme. Den presenteras också på hemsidan. Facebook På Facebook finns en sida för kursdeltagarna. Den fungerar som ett klotterplank och även en del av lärarna är med här. Kursdeltagarnas elevrättsliga ställning 2013 sammanställdes en kvalitetssäkring för kursdeltagare. All info som rör kursdeltagares elevrättsliga ställning finns nu på hemsidan. Internatråd Två gånger per termin träffar en representant per korridor skolans internatchef och personalchef. Här finns möjlighet att ta upp frågor kring boendet på skolan. Matråd Två gånger per termin träffar en representant per linje skolans kökschef och personalchef. Här finns möjlighet att ta upp frågor kring matserveringen på skolan. Internatenkät Varje år skickas en internatenkät ut till alla de boende kursdeltagarna. Denna sammanställs och tas upp på sista internatrådet varje år. Antagning och välkomstbrev Skolan har en utarbetad plan för hur kommunikationen med potentiell kursdeltagare ska ske. Den kan läsas på hemsidan.

3 Trycksaker Skolans trycksaker och digitala korrespondens ska följa den grafiska profilen och användas i marknadsföringssyfte samt som utskick till potentiella kursdeltagare. Den mesta informationen ska vara digital Kommunikationen inom organisationen (personal) Samtalet är den främsta interna kommunikationskällan på Fridhems folkhögskola. Skolan har följande till hjälp i den interna kommunikationen; Samverkansavtalet Styrdokumentet som rör kommunikation är samverkansavtalet. Detta styr vem som bestämmer när och när man ska träffas för formella och informella möten. Så här står det i samverkansavtalet: Arbetsgivare och arbetstagare har en vilja att verksamheten och de anställda utvecklas utifrån en tydlig målinriktning. Det här avtalet ger anställda och arbetsgivare inom Arbetsgivaralliansens verksamhetsområde den ideella sektorn stora möjligheter att tillsammans skapa former för samverkan. Avtalet präglas av en helhetssyn på verksamheten där det inte dras några skarpa gränser mellan olika samverkansområden. Avtalet ger möjligheter att samverka i frågor som rör information, arbetsmiljö, jämställdhet och kompetensutveckling. Personalmöten Hålls varannan vecka och ska vara en informationskanal mellan skolans personalgrupper. Varje arbetsgrupp vidarebefordrar information till de som inte kan närvara på mötet. Personalmötet ska ha en tydlig agenda som skickas ut två dagar i förväg. Intranät Skolans intranät innehåller alla skolans styrdokument och blanketter som behövs vid lönerapporteringen. Dessa är sedan 2013 digitala. Googlekalendern Fridhem har en digital kalender via google. Denna ska minst alla med ledningsfunktion vara inkopplade på, helst alla. Kommunikationsplan styrelsen Denna styr hur styrelsen kommunicerar med personal/kursdeltagare, och framför allt omvärlden. Vem får/kan uttala sig i frågor som rör skolan etc. För att den interna kommunikationen ska fungera på ett sätt som skolan vill, krävs att alla medarbetare har en mejladress som kontrolleras varje arbetsdag. För de som inte har någon kan skolan ordna en fridhemsadress Kommunikationen utanför organisationen All kommunikation ska gå genom receptionen. Det ska ta maximalt 72 timmar att få svar på en fråga men målet är att det inte ska ta längre tid än en vardag.

4 Fridhem finns på de största sociala medierna och här ska information om vad som händer på skolan, vad tidigare kursdeltagare har för sig och annat intressant spridas. Ansvarig är receptionisten Kommunikation med massmedia. I frågor som rör Fridhems folkhögskola uttalar sig styrelsens ordförande eller rektor. Vid en krissituation utser rektor en eller flera talespersoner. Rektor ansvarar för produktion och distribution av pressmeddelanden, årsredovisning eller annat informationsmaterial. Rektor är ytterst ansvarig för innehållet i dessa. Rektor är ytterst ansvarig för skolans hemsida samt för framtagande, publicering och uppdatering av information på hemsidan. 5. Grafisk profil Det är viktigt att stärka en tydlig grafisk profil för Fridhems Folkhögskola. Skolans huvudfärg är PMS C. Denna röda färg finns på skolans brevpapper, kuvert, skyltar, reception, inredningen i personalrummet etc. Det är denna färg som kommer att vara vägledande i vårt grafiska material. 6. Samordning Det är av stor vikt att all kommunikation samordnas så att Fridhems Folkhögskolas mål, strategier och profil framställs på ett enhetligt sätt. För att samordningen ska fungera gäller följande: informationsansvarig ska hållas väl informerad om pågående och planerade aktiviteter som kan bli föremål för medias intresse samt om aktiviteter av bredare intresse planeras inom organisationen. all skriftlig övergripande extern information ska i god tid före tryckning/spridning godkännas av informationsansvarig. information av allmänt intresse ska alltid distribueras till informationsansvarig. allt kommunikations- och marknadsföringsmaterial, tryckt och digital, ska följa den grafiska manual som finns framtagen. 7. Uppdatering och utveckling av kommunikationsplan Årligen i november ska kommunikationsplanen ses över och i förekommande fall uppdateras. Då ska också marknadsföringsplanen för nästkommande år vara färdig och påbörjas. Ansvarig för uppdateringen är skolans kommunikationsansvarige.

5 Marknadsförings- och annonsplan Kommunikationsinsatser Webbutveckling Snowfall har i samråd med Fridhems folkhögskola utvecklat vår hemsida. Den har haft samma profil sedan Nu är det dags att uppdatera. Tanken är att denna gång göra det i samarbete med vår grafiska linje på skolan. - Uppdatering av bilder och en allmän uppfräschning av hemsidan. - Uppdatering av texter - Total genomgång av upplägget. - Vi ska hitta ambassadörer att använda på hemsidan.(personer som har gått på skolan) - Uppdatera hemsidan med info om all personal. - Presentera styrelsemedlemmarna på hemsidan. - Belysa elevens framtida val på hemsidan Ansvarig för uppdateringen är Roger och Daniel. FIN Folkhögskolornas informationstjänst, FIN, är folkhögskolornas gemensamma funktion för kommunikation, marknadsföring och studievägledning. FIN arrangerar årligen reklamkampanjer samt trycker upp skolornas gemensamma kursbroschyrer. De administrerar hemsidan som är den gemensamma webbportalen. FIN ingår som en del i folkbildningsrådet och finansieras via folkhögskolornas statsbidrag. Kontaktperson på FIN är Agneta Wallin. Genererar många besökare till vår hemsida och når ut vår målgrupp både på sommaren och på långkurserna. Viktigt att hålla vår information uppdaterat. Ansvarig för detta är Gunilla. Skånska folkhögskolor Kontaktperson för Skånska folkhögskolor 2014 är Malin Alfredsson på Eslövs folkhögskola. Har minskat sin betydelse de senaste åren men är en bra kanal för att göra gemensamma saker. På skolmässorna i Skåne representerar Skånska folkhögskolor gemensamt. Under november 2014 kommer skolorna att träffas i fokusgrupper med deltagare inbjudna från varje skola. Daniel ansvarar för detta hos de skånska folkhögskolorna. Tillsammans brukar denna grupp också göra gemensam sak på Folkhögskolans dag. Med i denna grupp är Daniel och Gunilla

6 Webben Kurser.se Marknadsför 30 sommarkurser. Har genererat ungefär 40 nya kursdeltagare vilket ger ett positivt resultat Denna satsar vi på även Ansvarig för uppdateringen är Gunilla Sociala medier Fridhems folkhögskola finns på Facebook, Twitter och Youtube, de viktigaste är de två förstnämnda. Facebook Har en sida med ca 1700 följare och en sommarsida med ungefär 350 medlemmar. Under året har det spridits information om vår verksamhet, tidigare kursdeltagare och annat roligt som vi fått reda på genom bland annat Infopaq.se. Vårt Facebook är kopplat direkt till Twitter där vi har ca 150 följare. Vi använder Infopaq.se för omvärldsbevakning. Får ett mejl dagligen med allt som skrivits om Fridhem på nätet. Ett bra sätt att hålla koll på tidigare kursdeltagare och vad som skrivs om oss på nätet. Det ger oss en möjlighet att kommentera eventuella klagomål. Under ska det satsas betydligt mer på sociala medier och då främst Facebook. Vi gjorde en sommartävling 2014 vilket var väldigt lyckat. Vi ska ha ytterligare en Vi ska göra kontinuerliga uppdateringar, flera i veckan. Vi ska också interagera betydligt bättre med våra följare. Ansvarig för uppdateringen är Gunilla. Massmedia Under året har vi fått publicitet i många tidningar, två helsidor i Metro Sverige. Detta utan att ha gjort några pressmeddelanden. Lokalt har vi bra samarbete med pressen och får publicitet ofta. Vi har under de senaste åren inte haft med en enda debattartikel i någon tidning. Kanske är det dags nu? Under ska vi vårda våra presskontakter och skicka fler pressmeddelanden. Målet för året blir att få en artikel i Magasinet Skåne! (Daniel) Övrigt Varje linje på skolan utvärderar sitt behov av specifika annonser och meddelar Daniel.

7 En film per linje ska sammanställas. Om möjligt också en film om hur vägen till Fridhem och hur allt funkar med räkningar och dylikt. Alla i ledningen ska vara kopplade till googlekalendern. Helst hela skolan. Vi ska skicka ut en enkät till tidigare kursdeltagare och se hur de hittade oss. Detta kan vara vägledande för vår framtida marknadsföring. (Daniel ansvarig) Varje termin ska vi uppdatera och gå igenom kurser.se, FIN, vår hemsida. (Gunilla) Möjligen göra ett specialutskick till landets Studie- och yrkesvägledare för att marknadsföra skolan. Bli bättre på att använda google analytics och utvärdera hur trafiken till vår hemsida fungerar. Att diskutera; Ska vi ha en strategi för politisk påverkan? Plocka fram 5 punchlines för folkbildningen eller skolan som man har tillhands när media ringer. Ledningen ska diskutera vad det egentligen är vi ska marknadsföra. Hur beskriver vi atmosfären och den kreativa stämningen?