Aff skapar förutsättningar för väl fungerande Fastighetsförvaltning och FM och är det naturliga valet vid upphandling eller kvalitetssäkring

Transkript

1 Sidan 1 av 8 Aff skapar förutsättningar för väl fungerande Fastighetsförvaltning och FM och är det naturliga valet vid upphandling eller kvalitetssäkring STRATEGISK PLAN Fastställd den 22 juni 2010

2 Sidan 2 av 8 UTGÅNGSPUNKTER Förvaltningen av fastigheter definierad som en process där arbete, kapital och kunnande omvandlas till fungerande utrymmen för verksamheter - är en viktig del i samhällsbyggnadsprocessen. Under en byggnads eller anläggnings livstid används betydande resurser för löpande förvaltning, förädling och utveckling och att leverera olika former av service till brukarna. Härmed inbegrips också begreppet Facility Management (FM), som avser att leverera stödtjänster till en kärnverksamhet och där ju i de flesta fall fastighetstjänster (Utrymme och Infrastruktur) är en betydande del. Vid investeringar i byggnader och anläggningar är det en viktig framgångsfaktor att överföra erfarenheter från fastighetsförvaltning till byggprocessen för att produkten skall bli kostnadseffektiv och attraktiv. Aff-dokumenten som styrande och stödjande dokument bidrar till detta. VERKSAMHETSIDÉ Aff:s verksamhetsidé år att verka för utveckling av kvalitet och kompetens inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster (Facility Management och Facilities Services, FM/FS) genom att arbeta för standardisering och enhetlighet när det gäller begrepp, definitioner och avtalsdokument genom att utveckla Aff-konceptet initiera eller medverka i utvecklingsprojekt vara engagerad i branschens kompetensutveckling och auktorisation av yrkesroller i branschen STRATEGISK INRIKTNING Den centralt uppgiften för Aff skall vara att utveckla och marknadsföra Aff-konceptet, så att den blir en accepterad branschstandard när det gäller styrande- och stödjande dokument för Fastighetsförvaltning och FM/FS genom att utveckla upphandlings- och avtalsdokument för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster (Avtal för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster, Aff) handha partsförhandlingarna avseende Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster (ABFF) samt utarbetande av gemensamma termer för Aff-dokumenten (Aff Definitioner) Med Aff-konceptet skapas en gemensam grund för utveckling och fortlöpande förbättring av arbetsformer och processer för effektiv och kvalitativ förvaltning. Genom att bedriva utvecklingen av Affkonceptet med breda arbets- och referensgrupper skapas också en gemensam mötesplats för diskussion om branschgemensamma frågor. En ytterligare förutsättning för god fastighetsförvaltning är att de som verkar i branschen har en bra och branschanpassad grundutbildning och därefter får möjlighet till fortlöpande kompetensutveckling. En naturlig roll för Aff blir därför att också vara engagerad inom kompetensutveckling och ut-

3 Sidan 3 av 8 bildning. Detta uppnås genom att vara aktiv i och framföra branschens krav och behov i lämpliga sammanhang och att verka för auktorisation av enskilda yrkesroller, som ett medel att öka attraktionskraften för branschen och kvalitetssäkringen av arbetet. Aff har redan fattat beslut om att utföra auktorisation av fastighetsförvaltare. MEDLEMMAR MÅLGRUPPER Målgrupper för medlemskap i Aff är fastighetsägare, utförare av fastighetsförvaltnings- verksamhetsanknutna tjänster (FM/FS). Målgrupper är också brukare av dessa tjänster och aktörer som företräder dessa intressen, t ex intresseföreningar, konsulter och andra aktörer som är verksamma i branschen. Medlemmarna skall vara representativa, dvs. både till antal och till spridning spegla hela branschen, så att Aff på ett trovärdigt sätt kan sägas ha mandat att företräda branschen. För att uppfylla ovanstående målsättningar och inriktning skall medlemskap riktas mot: A. Branschorganisationer för - fastighetsägare/beställare - utförare av fastighetsförvaltning och facility services - konsulter B. Enskilda företag inom resp. branschsegment Genom att ha representativa branschföreningar som medlemmar åstadkommes en bred förankring i branschen. Samtidigt är det viktigt att ha aktiva och engagerade företag inom respektive segment som direktmedlemmar. Ett sådant engagemang från företag ökar legitimiteten för Aff och ger dessa möjligheter att också direkt medverka i branschutvecklingen. MÅL OCH STRATEGIER a) Aff-konceptet Aff ska verka för ökad kännedom om och användande av Aff-konceptet. Målet är att under den period denna plan omfattar öka försäljningsintäkten av Aff-dokumenten med minst 10 procent per år. Strategier Aktiviteter 1. Fortlöpande utveckla Aff-systemet i takt med branschens utveckling och marknadernas behov och som ett led i detta utveckla Aff-dokumenten så att tillgänglighet och användarvänlighet ökar. 2. Leda standardiseringsarbetet inom branschen i Sverige och där så är lämpligt anpassa dokumenten till internationell standardisering

4 Sidan 4 av 8 3. I samverkan med andra motsvarande organisationer aktivt arbeta för att gränssnitten mot AB, ABT, ABK mm löses på ett optimalt sätt 4. Verka för harmonisering av begrepp och nomenklatur inom Fastighetsförvaltning och FM. 5. Aktivt följa och samla upp utvecklingsbehov bland annat genom seminarier, referensgrupp etc. ha löpande kontakt med marknadernas aktörer samt att initiera utvecklingsprojekt 6. Samverka med förlagspartner (Svensk Byggtjänst) för marknadsföring och försäljning av Affdokument och trygga de ekonomiska förutsättningarna för utveckling och försäljning genom marknadsmässiga ersättningssystem och royaltyregler b) Kompetensutveckling Aff ska verka för kompetensutveckling och arbeta med utbildningsrelaterade frågor inom Fastighetsförvaltning och FM. Målsättningen för perioden denna plan omfattar är att arrangera minst 4 kunskapsseminarier eller motsvarande per år auktorisera minst 50 förvaltare per år Strategi - Aktiviteter 1. Samverka och samarbeta med FU (Fastighetsbranschens Utbildningsnämnd) 2. Tillsammans med kursarrangörer, universitet och högskolor dels utveckla särskilda kurser i Aff och dels verka för att sådan utbildning också inarbetas i deras kursplaner och motsvarande. 3. Genomföra auktorisation och annan kvalitetssäkring av fastighetsförvaltare. ARBETSFORMER MM Aff skall vara en nätverks- och projektorganisation med hög grad av flexibilitet och med minimum av fasta strukturer och därmed minimum av fasta kostnader. Aff skall vid varje tillfälle kunna motivera sin existens och hur medlemmarnas pengar används. Verksamheten skall styras av medlemsnytta och aktiviteter och insatser skall vara drivna av eller förankrade hos medlemmarna. Aff får aldrig bli ett självändamål. För Aff skall finnas en representativ styrelse som skapar legitimitet och auktoritet för föreningen. Styrelsen uppgift skall vara det strategiska forumet i utvecklingsfrågor och därutöver formulera mål och krav, övervaka och följa upp och vid behov samordna den operativa verksamheten. Av styrelsens ledamöter skall, utöver ordföranden, lika antal representera beställar- och utförareintressen och hälften av dessa representera konsultintresset. Förutom styrelsearbetet skall styrelsen utse medlemmar i vid varje tid förekommande underkommittéerna och arbetsgrupper. Aff Service AB skall ha det operativa ansvaret för föreningens angelägenheter har hand föreningens löpande administrationen och tillhandahåller service till de olika kommittéerna och projekten. En VD

5 Sidan 5 av 8 skall finnas som högste tjänsteman och den som också företräder Aff i löpande angelägenhet. VD skall också fungera som sekreterare och som resurs i de fasta utskotten. Servicebolagets styrelse utses av föreningens styrelse. Styrelsen skall tillsätta tre fasta utskott för den löpande utvecklingen av Aff-konceptet (Affkommittén), för Internationell standardisering samt för Auktorisation och andra utbildningsfrågor (Utbildningsrådet). Utskotten skall ledas av en projektledare/ordförande, som skall ha möjlighet att anslå tillräcklig tid för uppdraget. Därutöver skall styrelsen vid behov kunna tillsätta arbetsgrupper för olika projekt eller utredningar/analyser. Dessa arbetsgrupper avvecklas således efter det att projektuppgiften utförts (en arbetsgrupp bör inte bestå mer än 3-6 månader). Aff-kommittén Aff-kommittén skall vara ett fast utskott till styrelsen och svara för föreningens arbete med framtagande och utveckling av Aff-dokument och i övrigt för arbetsuppgifter rörande standardisering som styrelsen uppdrar åt kommittén. Beslut om utgivning av Aff-dokument och andra publikationer som blir resultat av Aff-kommitténs verksamhet fattas av styrelsen. Aff-kommittén skall enligt stadgarna bestå av ordförande och minst fem och högst tio ledamöter som utses av styrelsen. Av ledamöterna skall antalet som representerar beställare- och utförareintressena var lika och antalet som representerar konsultintresset minst hälften av dessa. Särskilt arbetsgrupp för internationell standardisering Inom Aff skall finnas en särskild arbetsgrupp, som bevakar och vid behov kan delta i arbetsgrupper och remissarbeten i projekt rörande internationell standardisering. Arbetsgruppen bör ha löpande kontakterna med motsvarande andra organisationer inom landet (ex.vis UTEK) och internationellt (ex.vis Nordic FM och SIS/CEN). Arbetsgruppen utses av styrelsen och bör ledas av en person med behövliga språkkunskaper och erfarenheter från utländskt kommittéarbete. Arbetsgruppen skall arbeta i nära samverkan med Aff-kommittén. ABFF-utskottet Styrelsen skall också enligt stadgarna utse ett särskilt utskott (ABFF-utskottet), med minst fyra ledamöter, att vara förhandlingsorgan för utformning och vidareutveckling av Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster (ABFF). ABFF-utskottet är fristående från styrelsen för att markera rollen som förhandlingsorgan och vars ställningstagande - som skall vara enhälliga - därmed skall ge ABFF status som s.k. agreed document, som förutsätts bygga på balans mellan partsintressena och att därmed bestämmelserna inte bör ändras i enskilda entreprenader.

6 Sidan 6 av 8 Utbildningsrådet (UR) Utbildningsrådet skall vara ett forum för aktiv dialog om kompetensutveckling och vara pådrivare i dessa frågor både mot medlemmar och mot utbildningsanordnare. En huvuduppgift blir att formulera det utbildningsinnehåll som skall ställas som krav för auktorisation En ytterligare uppgift för utbildningsrådet blir att följa och ha kontakter med utvecklingen internationellt inom det här aktuella utbildningsområdet. Utbildningsrådet skall verka för samverkan och samarbete med Fastighetsbranschens Utbildningsnämnd (FU). Utbildningsrådet skall enligt stadgarna bestå av ordförande och minst fem och högst tio ledamöter som utses av styrelsen. Utbildningsrådet bör också, i egen regi eller i samverkan med utbildningsföretag, kunna arrangera utbildningar och seminarier inom de områden som Aff verkar (Aff-utbildningar, Vidareutbildningskurser för auktorisation mm). Förutsatt att systemet med auktorisation med Aff som huvudman kommer till stånd skall Utbildningsrådet ansvara för detta förfarande tillsammans med Servicebolaget. KOMMUNIKATION Aff ska ha en skriftlig kommunikationsstrategi med årliga handlingsplaner, som beslutas av styrelsen. En sådan strategi skall bland annat innehålla: a) Tillgång till ett interaktivt medium, som också kan fungera som en informationsbas, är en prioriterad aktivitet. Den naturliga formen för detta är att utveckla Aff:s hemsida till ett aktivt kommunikationsnav. b) Utgivning av Nyhetsbrev eller motsv. för direkt kommunikation med medlemmar och potentiella medlemmar c) Presentationsmaterial d) Plan och resurser för föreningens externa aktiviteter (seminarier, debattartiklar mm) EKONOMI - AVGIFTER Aff:s verksamhet skall finansieras i huvudsak enligt följande a) Medlems- och serviceavgifter beslutas av föreningsstämman. För 2010 föreslås att medlemsavgiften skall vara kr och serviceavgiften högst kr plus moms) b) Royalty från försäljning av Aff-dokument c) Intäkter från seminarier och andra aktiviteter d) Avgifter för auktorisation

7 Sidan 7 av 8 Med ovanstående förutsättningar ska i princip följande gälla: Medlems- och serviceavgifterna skall finansiera de löpande aktiviteterna och verksamheterna Utvecklingen av Aff-dokumenten skall finansieras genom royalty från försäljningen. Seminarier och andra externa aktiviteter finansieras i huvudsak med avgifter, bidrag etc. Auktorisationsförfarandet skall finansieras med avgifter

8 Sidan 8 av 8 Bilaga Organisationsmodell Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Styrelse Strategi/Utveckling ABFFutskottet Aff-kommittén Utbildningsrådet Int. standardisering Aff Service AB VD *) Tillf. arbetsgrupper Kansli Projekt Arrangemang mm *) Bolaget är Aff:s operativa och kommersiella organ. Leds av VD, som företräder Aff i löpande frågor. 2