Administration av gemensamma institutioner

Transkript

1 Administration av gemensamma institutioner Förslag

2 Administration av gemensamma institutioner Bakgrund Hösten 2001 inleddes ett projekt med syfte att för Göteborgs universitets (GU) och Chalmers (CTH) gemensamma institutioner åstadkomma en radikalt förenklad administration enhetliga regler för en rimlig debitering av gemensamma kostnader För utredningen angavs följande utgångspunkter: Av universiteten gemensamt utsett värd-/beställaruniversitet. Båda universiteten skall självständigt kunna styra sin verksamhet vid varje gemensam institution vad avser utbildningsutbud, forskningsinriktning, personal et c. Värduniversitetet ansvarar för det administrativa i möjligaste mån. Värduniversitetets administrativa system/processer används i möjligaste mån. Värduniversitetets regler styr debitering av gemensamma kostnader. Beställaruniversitetet skall föra över medel till värduniversitetet utan avdrag för gemensamma kostnader. Universiteten skall komma överens om hur resp. institutions bidrag till gemensamma kostnader skall fördelas. De två universitetens varumärken, Göteborgs universitet och Chalmers, skall stärkas. Projektets första fas genomfördes under senare delen av höstterminen 2001 och en delrapport lades fram i december. Denna första fas innebar huvudsakligen en kartläggning av existerande förhållanden och en identifikation av problem relaterade till skillnader mellan lärosätenas administrativa regler och rutiner. Mycket av arbetet med att finna lösningar på de identifierade problemen återstod emellertid. Projektets andra fas, vilken genomfördes under senare delen av vårterminen 2002, inriktades därmed på detta. En rapport innehållande de förslag, som resp. arbetsgrupper kommit fram till sändes på remiss till fakultetsnämnder, berörda institutioner, berörda enheter inom gemensam förvaltning vid GU och CTH samt personalorganisationer och studentkårer vid GU och CTH. Nedanstående förslag har utarbetats med beaktande av de synpunkter, som därvid inkommit. 1

3 Finansiering av gemensamma kostnader Ett övergripande problem är att kostnaderna hanteras på tre nivåer inom GU (centralt/ fakultet/institution) mot två nivåer inom CTH (centralt/sektion). Kostnadsbasen för beräkning/fördelning av OH-kostnader bör vara värduniversitetets. Vid en värd-/beställarmodell måste vissa funktioner finnas kvar på resp. universitet. Detta gäller t. ex. personaladministration, antagningsenhet, examensenhet och LADOK. Förslag I enlighet med direktiven gäller att värduniversitetets regler skall tillämpas för samverkande institution i en värd-/beställarsituation. Överenskommelse skall ske på övergripande nivå mellan GU centralt, fakulteten och CTH. För att skapa jämförbarhet och för att kunna göra en korrekt fördelning av kostnader skall modell/er utarbetas, där gemensamma anpassningar gjorts. Man kan därvid välja att antingen göra en schablonfördelning av kostnaderna eller en fördelning som är baserad på att man i detalj är överens om samtliga kostnader och fördelningsbaser. Avgifts- och bidragsfinansierad verksamhet. Rättvisande redovisning Den löpande redovisningen görs hos värduniversitetet, men båda huvudmännen kan avläsa respektive huvudverksamhets ekonomiska resultat schablonmässigt under året och skarpt i årsbokslutet. För såväl grundutbildning som fakultetsforskning och externa intäkter förutsätts att styrning, budget och uppföljning för enheten görs i ett nyinrättat gemensamt forum av huvudmännen. Fördelningen av intäkter bygger på ett skriftligt uppdrag, som i sin tur är underlag för budget för enheten. 2

4 Förslag Grundutbildning (anslagsfinansierad) Intäkter För att få redovisningen samlad i värduniversitetets ekonomisystem måste intäkterna för beställaruniversitetets verksamhet vid samverkande fakulteter/sektioner/institutioner föras över till värduniversitetet. Beställaruniversitetet sänder varje månad till värduniversitetet centralt 1/12 av årets grundutbildningsanslag inkl. medel för att täcka alla högskolegemensamma kostnader (extern prislapp). Om det senare under året fattas beslut om extraanslag, rekvireras dessa. Anslag vidarefördelas från värduniversitetet centralt till nämnd (motsv.) enligt värduniversitetets fördelningsmodell. Anslaget till nämnden skall täcka samtliga kostnader exkl. OH-kostnader på beställaruniversitetet, vilka regleras centralt (se finansiering av gemensamma kostnader!). Intäkterna för grundutbildningen är preliminära och slutreglering sker efter LADOKavräkning. Kostnader Löpande kostnader redovisas och bokförs vid värduniversitetet. För OH-kostnader, inkl. lokaler, bibliotek och IT-drift, föreslås följande: Högskolegemensamma kostnader fördelas till fakultet/sektioner/institutioner enligt värduniversitetets modell. Intäkter för att täcka dessa kostnader är inkluderade i alla intäkter från beställaruniversitetet. CTH och GU får sedan centralt komma överens om hur de centrala kostnaderna fördelar sig mellan universiteten. För att samverkande sektioner/institutioner skall få en samlad redovisning måste även lönekostnaderna för beställaruniversitetets anställda bokföras i värduniversitetets ekonomisystem. Löneutbetalningarna till beställaruniversitetets anställda sker från beställaruniversitetet och bokförs i beställaruniversitetets ekonomisystem på samma sätt som idag. Faktura sänds varje månad från beställaruniversitetet till värduniversitetet på månadens lönekostnader för bokföring. Fakturan innehåller konteringssträng per person och bokförs som köpt tjänst på rätt ansvars-/kostnadsställe, verksamhet/projekt och baskonto m.m. (Hanteringen kan ev underlättas med hjälp av filöverföring). Det kan bli nödvändigt att lägga upp särskilda baskonton i respektive ekonomisystem. På beställaruniversitetet bokförs lönekostnaderna per ansvars- /kostnadsställe och verksamhet/projekt. De intäkter från värduniversitetet, som beställaruniversitetet har fakturerat för detta, bokförs och redovisas som sålda tjänster på samma ansvar och verksamhet som lönekostnaden. 3

5 Detta alternativ innebär extra transaktioner mellan GU och Chalmers vilket kommer att öka omsättningen jämfört med idag. Bedömningen är emellertid att ingen eliminering i redovisningen kommer att krävas. Resultat Fördelning av resultat mellan beställar- och värduniversitet är en styrningsfråga och regleras via särskilt avtal. Om det av avtalet framgår att resultatet skall fördelas mellan beställaruniversitetet och värduniversitetet bör detta ske över institutionsnivån så att institutionen kan läsa det samlade resultatet i värduniversitetets redovisning Resultat kan uppstå p. g. a. att fler eller färre studenter antagits än vad som planerats. Resultat kan uppstå p. g. a att studenterna presterar bättre eller sämre än planerat.. Resultat kan uppstå p. g. a att kostnaderna blir högre eller lägre än budgeterat. Forskning/forskarutbildning finansierad med fakultetsmedel Intäkter För att få redovisningen samlad i värduniversitetets ekonomisystem måste intäkterna för beställaruniversitetets verksamhet vid samverkande fakulteter/sektioner/institutioner föras över till värduniversitetet. Beställaruniversitetet sänder varje månad till värduniversitetet centralt 1/12 av årets fakultetsmedel inkl. medel för att täcka alla högskolegemensamma kostnader. Samtliga intäkter (t. ex. särskilda satsningar, forskarassistenttjänster och investeringsstöd) skall vara inkluderade. Om det senare under året fattas beslut om extraanslag, rekvireras dessa. Anslag vidarefördelas från värduniversitetet centralt till nämnd /motsv.) enligt värduniversitetets fördelningsmodell. Anslaget till nämnden skall täcka samtliga kostnader exkl. OH-kostnader på beställaruniversitetet vilka regleras centralt (se finansiering av gemensamma kostnader!). Anslag för fakultetsforskningen överförs i sin helhet till värduniversitetet enligt skriftligt uppdrag. Slutreglering är inte nödvändig. Kostnader: Se grundutbildningen! Resultat Fördelning av resultat mellan beställar- och värduniversitet är en styrningsfråga och regleras via särskilt avtal. Om det av avtalet framgår att resultatet ska fördelas mellan beställaruniversitetet och värduniversitetet bör detta ske över institutionsnivån så att institutionen kan läsa det samlade resultatet i värduniversitetets redovisning. - Resultat kan uppstå p. g. a. att kostnaderna blir högre eller lägre än budgeterat. 4

6 Forskning/forskarutbildning samt uppdragsutbildning finansierad med externa medel Intäkter Alla externfinansierade projekt förvaltas på värduniversitetet och registreras i värduniversitetets kontraktsreskontra. För att beställaruniversitetet skall få sin redovisning komplett beträffande externa medel får en fördelning av externa medel (intäkter och kostnader) göras mellan värd- och beställaruniversitet. Fördelningen görs, efter förslag av dekanus/prefekt, minst kvartalsvis enligt fakultetsprincipen 1 eller annan princip, som universiteten är överens om. Kostnader Löpande kostnader redovisas och bokförs vid värduniversitetet. Ang. fördelning av kostnader till beställaruniversitetet se ovan! För OH-kostnader, inkl. lokaler, bibliotek och IT-drift, föreslås följande: Högskolegemensamma kostnader fördelas till fakultet/sektioner/institutioner enligt värduniversitetets modell. Intäkter för att täcka dessa kostnader är inkluderade i alla intäkter från beställaruniversitetet. CTH och GU får sedan centralt komma överens om hur de centrala kostnaderna fördelar sig mellan universiteten. Lönekostnader: se grundutbildningen! Resultat Fördelning av resultat mellan beställar- och värduniversitet är en styrningsfråga och regleras via särskilt avtal. Alla bidragsfinansierade forskningsprojekt, som inte är fullfinansierade, samfinansieras med fakultetsmedel så att inget resultat uppstår på dessa projekt. Beslut om samfinansiering skall fattas gemensamt innan projekt startas. Regler för hur sådana beslut skall fattas måste fastställas. Enstaka viktiga (enligt bedömning av gemensamt forum) projekt kan genomföras och avslutas med vinst respektive förlust under förutsättning att överenskommelse om fördelning av resultat har träffats mellan universiteten före projektstarten. Om det av avtalet framgår att resultatet ska fördelas mellan beställar- och värduniversitet bör detta ske på nivå över institutionsnivån så att institutionen kan läsa det samlade resultatet i värduniversitetets redovisning. - - Resultat kan uppstå p. g. a. att kostnaderna blir högre eller lägre än budgeterat. Resultat kan uppstå p. g. a. att intäkterna blir högre eller lägre än budgeterat. 1 Uppdelning görs i proportion till den fakultetsfinansierade forskningens intäktsomslutning 5

7 Löpande redovisning under året På värduniversitetet skall ingen resultatavräkning göras på beställaruniversitetets verksamheter. Istället bokförs varje månad en skuld eller fordran (ev. baserad på budget) fördelad enligt särskilt avtal på värduniversitetet på nivå över institutionsnivån. Information sänds därefter till beställaruniversitetets som bokför denna skuld eller fordran per ansvar och verksamhet. Detta förfarande innebär att värduniversitetet minskar och beställaruniversitetet ökar sin omsättning på externa medel. Bokslut I helårsbokslutet sker en slutreglering i enlighet med överenskommelsen om fördelning av resultat i det särskilda avtalet. Beställar- och värduniversitetets resultat och balanserade kapital kan följas i det egna ekonomisystemet. Institutionens samlade resultat syns i värduniversitetet på institutionsnivå. Den skuld/fordran som löpande bokats upp stäms av och likvidregleras mellan beställar- och värduniversitetet med faktura minst två gånger per år, enligt schablon under året och skarpt i helårsbokslutet. Förlustriskreservering görs årligen efter genomgång av projekt gemensamt. Balansräkning I princip alla balansposter ligger i värduniversitetet, eventuell ränta regleras i avtalet. Lönerelaterade balansposter måste tas upp på balansräkning där personen har sin organisatoriska hemvist. Fordran/skuld gentemot värduniversitetet /beställaruniversitetet skall alltid motsvaras av fordran/skuld på beställaruniversitetet/värduniversitetet. Beslut om investeringar överstigande visst belopp fattas i ett gemensamt forum. I budgeten varje år fastställs investeringsram och dispositionsregler efter förslag från prefekt/dekan. Eget kapital för den egna verksamheten redovisas på respektive beställar- och värduniversitet. Beställaruniversitetes informationsbehov Beställaruniversitetet ges möjlighet att få behörighet att nå ekonomiska utdata från värduniversitetet enligt överenskommelse i avtal. 6

8 Vilka fördelar har förslaget? All löpande redovisning syns i ett ekonomisystem. All hantering av OH-kostnader på sektions/institutionsnivå sker enligt samma principer och inom en modell. Uppföljningsarbetet förenklas avsevärt genom att redovisningen finns samlad i ett redovisningssystem och att man har enhetliga principer för OH-hantering. Dessutom skapas förutsättningar för en effektivare och smidigare ekonomiadministration på sektions-/institutionsnivå. Externa medel redovisas i sina andelar på respektive universitet utan att öka omsättningen och störa uppföljningen på sektions-/institutionsnivå. Precisionen i beställaruniversitetets redovisning förbättras med hjälp av den månatliga rapporteringen (faktisk eller enligt schablon) från värduniversitetet av skulder och fordringar per ansvars-/kostnadsställe och verksamhet/projekt. Rättsliga förutsättningar samt Chalmers och GU:s legala status Samverkan mellan GU och CTH kan ske genom att två institutioner samverkar genom ömsesidigt avtal med varandra om förhållanden vilka faller utanför det offentligrättsliga området. Uppgift som innefattar myndighetsutövning faller därmed utanför det avtalbara området då myndighetsutövningen endast får utövas med stöd av lag. GU och CTH kan således inom gällande legala ramar och avtalsmässiga åtaganden organisera verksamhet och avtala om samordning av administration och ekonomiskt avräkna utförda administrativa tjänster mellan varandra. Också eventuellt föreliggande problem avseende myndighetsutövning kan till stor del lösas genom att beslutsfattare, såsom prefekt/dekan, genom uppdragsavtal knyts också till det lärosäte där vederbörande inte har sin anställning. Ansvar och befogenheter för prefekt/dekan Funktionen som dekan vid CTH respektive funktionen som prefekt vid GU fullgörs regelmässigt av samma person och det kan föreligga risk för intressekonflikter i utövandet av lärosätenas verksamhet. I myndighetsutövning vid lärosätet skall beslutsfattare, såsom prefekt/dekan, vara tydligt knutna till det lärosäte som de företräder. (Se Förslag nedan!) 7

9 Beslutsprocessen rörande fördelning av medel mellan lärosätena utgör en avtalssituation där lärosätena är motparter i en förhandling och avtalsslut. Ställföreträdaren, d.v.s. dekanen/prefekten, har genom sitt uppdrag en ställningsfullmakt att agera för båda lärosätena. Ledningsfunktionerna inom CTH respektive GU bör ta ställning till lämpligheten av att samma person de facto beslutar å båda lärosätenas vägnar. Prefekten/dekanen har behörighet att genom sin ställningsfullmakt träffa avtal med utomstående part och binda det lärosäte där han/hon inte har anställning. Detta gäller t. ex.. vid rekrytering och tecknande av anställningsavtal vid CTH. Vid GU gäller annan ordning i enlighet med Högskoleförordningen. Vid GU regleras delegationer i de regelverk som gäller för statliga myndigheter och de specialregleringar som gäller på högskoleområdet. Vid CTH kan styrelse och verkställande direktör delegera till särskilt utsedda personer. Styrelse och verkställande direktör ansvarar även därefter för sin eventuella försumlighet vid val av delegerad, bristande instruktioner eller för brister i tillsynen. För att en enskild anställd ska bli personligen skadeståndsansvarig för fel och försummelse i tjänsteutövningen krävs synnerliga skäl. Situationen skall bedömas med hänsyn till handlingens beskaffenhet, arbetstagarens ställning, skadelidandes intresse och övriga omständigheter. Förslag Samtliga anställda vid de samverkande institutionen har sin anställning endera vid CTH eller vid GU. Anställd med beslutsfattande funktion skall vara knuten till det lärosäte som funktionen företräder. Detta innebär att t.ex. prefekt/dekan engageras genom ett tydligt personligt uppdragsavtal som reglerar uppdraget visavi det lärosäte där vederbörande inte har sin anställning. Oavsett lärosätets organisationsform skall fördelningen av ansvar och befogenheter vara tydlig och kommunicerad på ett ändamålsenligt sätt. Upprättande och ingående av uppdragsavtal mellan prefekt/dekan och lärosätet utgör en sådan ordning som syftar till att uppfylla dessa förutsättningar. Också uppdrag som examinator skall regleras på sådant sätt att det uppfyller de rättsliga förutsättningarna för båda universiteten. Vid utförandet av uppdraget skall vederbörande uppmärksamma de eventuella intressekonflikter som kan uppstå. 8

10 Personal- och arbetsmiljöfrågor Bakgrund En olikhet av väsentlig betydelse är att samverkansavtal inte finns på universitetssidan. Detta leder till att ett flertal frågor hanteras på olika sätt. Exempel är arbetsmiljöarbetet, jämställdhetsarbetet och det arbete som görs utifrån medbestämmandelagen. På ett övergripande plan uppvisar inte lönepolitiken några större avvikelser men det finns betydande skillnader i lönenivåer mellan lärosätena. Detta får främst betydelse inom doktorand- och forskarassistentgrupperna, men ibland även inom andra kategorier. Ersättningsnivåer för uppdrag och liknande skiljer likaledes markant. I rekryteringsarbetet är den enda större skillnaden att det inom universitetet finns överklaganderätt för dem som inte fått anställning, något som inte finns inom CTH. En särskild fråga gäller kopplingen mellan externt finansierade doktorandtjänster och antagning till forskarutbildning, där behov finns av att etablera praxis. Behov finns likaledes av en gemensam policy för professores emeriti. Delegationsordningarna skiljer sig åt när det gäller på vilken nivå beslut får fattas och av vem, vilket kan leda till otydligheter och osäkerhet om regelverk och ansvarsfördelning. Principerna för uppgiftsfördelningen inom arbetsmiljöområdet är i stort sett desamma för CTH och GU. Det finns emellertid vissa skillnader i instruktionerna för resp. chefsnivå beroende på att universitetet har en chefsnivå mer än Chalmers. "Dekanus" på Chalmers motsvarar, som framgått ovan, "prefekt" på GU. I Chalmers' organisation har han/hon direktrapportering till rektor, medan han/hon vid GU rapporterar till fakultetens dekanus. Anpassningar av resp. delegationsordning bör göras, så att de gemensamma institutionerna får gemensamt utarbetade delegationer från båda huvudmännen avseende ekonomi- och personaladministration och arbetsmiljö. Särskilda problem uppstår vid övertalighet. En önskvärd samordning av rutinerna vid övertalighet försvåras av att hanteringen är detaljerat reglerad i lagstiftningen. Ett särskilt kollektivavtal för berörda enheter skulle därmed krävas. På grund av den komplexa organisatoriska strukturen med två huvudmän, vilka bedriver en omfattande annan verksamhet än den gemensamma, torde det dock vara förenat med avsevärda svårigheter att åstadkomma ett sådant. Åtminstone tills vidare får därmed nuvarande regelverk tillämpas. Man bör dock sträva efter att i ett tidigt skede av processen så lång möjligt samordna rutinerna inom ramen för regelverket. Företagshälsovården är idag upphandlad av respektive lärosäte och med något olika uppdrag. Detta medför inte nödvändigtvis problem för den enskilde anställde, även om effekterna kan bli något olika beroende på om man är GU- eller Chalmersanställd. Vid arbetsplatsundersökningar eller andra utredningar i vilka företagshälsovården är involverad bör 9

11 det emellertid vara möjligt för berörda prefekter att anlita vilken som helst av de berörda företagshälsovårdscentralerna. Förslag Inom rekrytering, delegering och kollektivavtalsområdet behöver samarbetsformer vid konflikter, uppsägningar och rehabiliteringsärenden etableras. I möjligaste mån bör således samma delegationsordning tillämpas från båda huvudmännen i syfte att åstadkomma en samordning av personal- och arbetsmiljöansvaret. Detta kan ske om det finns en institutionschef med dubbelt uppdrag med klart uttryckta mandat från båda lärosätena. (Se ovan om uppdragsavtal under "Rättsliga förutsättningar...!) Övertalighetsproblematiken är speciellt komplicerad genom den detaljreglering som finns i lagar och avtal. De möjligheter som inom ramen för nuvarande regelsystem finns till samordning i ett tidigt skede bör dock tas till vara. När berörd arbetsgivare konstaterar medelsbrist skall arbetsgivaren noggrant pröva andra vägar att komma tillrätta med den uppkomna situationen varvid omdisponeringar av såväl ekonomiska som personella resurser skall övervägas. Vid två tillfällen framför lagstiftningen krav på att arbetsgivaren undersöker möjligheterna till omplacering. 1. Innan turordningskretsar upprättas görs för den enhet, vid vilken övertalighet uppstått, en förfrågan om lediga anställningar hos andra enheter inom den egna arbetsgivaren i syfte att undvika ett uppsägningsförfarande (omdisponering). 2. När turordningskretsen är fastställd och uppsägningen skall genomföras måste arbetsgivaren försäkra sig om att inget ledigt arbete finns att erbjuda den berörde anställde med risk för att uppsägningen eljest kan förklaras ogiltig. Risk för övertalighet vid de gemensamma institutionerna skall alltid anmälas till båda huvudmännen. Vidare skall det universitet, vid vilket övertaligheten uppstått, rikta en förfrågan till det andra universitetet om möjligheterna till anställning hos detta. Dessa utökade kontakter får emellertid inte påverka de skyldigheter och krav som anges i LAS avseende personalen hos den mottagande arbetsgivaren. Detta betyder att anställning hos den andre huvudmannen endast kan ske under förutsättning att ingen hos den mottagande huvudmannen har företrädesrätt till ny anställning, utökad sysselsättningsgrad et c. eller eljest hamnar i ett sämre arbetsrättsligt läge. Information, förhandlingar (motsv.) och andra åtgärder skall samordnas så att personal och fackliga organisationer hos båda huvudmännen erhåller kännedom om pågående processer vid ungefär samma tidpunkt. 10

12 De splittrade lönenivåerna är ett område som i lämpligt forum behöver diskuteras för de gemensamma enheterna. Samtliga doktorander skall ha sin anställning vid värduniversitetet. De doktorander, som finansieras med fakultetsmedel från beställaruniversitetet, skall vara antagna till forskarutbildning vid beställaruniversitetet och examineras vid detta. Doktorander finansierade med externa medel anta vid endera universitetet i samma proportioner som de externa medlen fördelas. För professores emeriti föreslås en samordning av reglerna. Den policy, som fastställts för CTH den 21 oktober 2002, kan lämpligen, mutatis mutandis, fastställas att gälla även för GU:s pensionerade professorer. Överenskommelse skall, om möjligt, ingås med berörda företagshälsovårdscentraler om att berörd prefekt/dekan skall kunna anlita vilken som helst av dem vid utredningar på arbetsplatsen. Vilken, som skall anlitas, får, efter samråd med personalorganisationerna, avgöras från fall till fall. Studentfrågor avräkning av prestationer (Se också ovan under kapitlet Avgifts- och bidragsfinansierad verksamhet. Rättvisande redovisning!) Förslag Uppdrag inom grundutbildning resp. forskning och forskarutbildning fastställs av beställaruniversitetet. Noteras skall att studenter inom grund- och forskarutbildning fortfarande antas till, registreras vid, och avlägger examina vid beställaruniversitetet. Styr- och ansvarsförhållanden, inkl. det ekonomiska ansvaret vid eventuella rekryteringsproblem, skall tydligt klargöras i avtal mellan huvudmännen. 11