PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDS- STYRELSEMÖTE I SVEROK

Transkript

1 PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDS- STYRELSEMÖTE I SVEROK MÖTE NUMMER: 2/2014 MÖTESDATUM: FÖREGÅENDE MÖTE: Vid protokollet, Justeras, Johan Groth Mötessekreterare Rebecka Prentell Justerare 1(85)

2 DAGORDNING 3. Formalia Antagna föreningar Rapport: Statistik, Rapport: Ekonomi Rapport: Svenska E-sportcupen Grand Final 2013 en översikt Rapport: Externfinansiering 2013 (helår) Diskussion: Hantering av Sveroks IT-system Slutrapport: Spellovet Slutrapport: E-sportsatsningen Beslut: Arbetsstruktur i förbundsstyrelsen Beslut: Mötesschema Beslut: Attesträtt Beslut: Fördelning av Överskjutande bidrag Beslut: Förbundsstyrelsens ansvarsområden Beslut: Ramar för distriktsutredningen (85)

3 3. FORMALIA HANDLINGAR Röstlängd Adjungeringsformer Dagordning (sidan 2) MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa röstlängden till Rebecka Prentell, förbundsordförande, Alexander Hallberg, vice förbundsordförande, Johan Groth till förbundssekreterare, Andreas Bogatic, förbundsstyrelseledamot, Charles Metzmaa, förbundsstyrelseledamot, Chris Jonasson, förbundsstyrelseledamot, Elaine Boström, förbundsstyrelseledamot, Emil Forslund, förbundsstyrelseledamot, Linnea Risinger, förbundsstyrelseledamot. Ingen var frånvarande förklara mötet beslutsmässigt välja Alexander Hallberg till mötesordförande välja Johan Groth till mötessekreterare välja Rebecka Prentell till justerare adjungera Jenny Petersson (kanslichef) som funktionär fastställa dagordningen anta nya medlemsföreningar (se egen protokollspunkt) gå igenom beslut i verkställande utskottet (rapportpunkt som normalt ej dokumenteras i protokollet) ratificera beslut som tagits per capsulam (inga beslut tagna, se egna protokollspunkter när de förekommer) gå igenom och uppdatera uppdragslistan (rapportpunkt som ej dokumenteras i protokollet) lägga bilagda rapporter till handlingarna (se egna protokollspunkter). KOMMENTAR Mötet avslutades efter att alla ärenden på dagordningen behandlats. 3(85)

4 ADJUNGERINGSFORMER PERSONER KAN ADJUNGERAS SOM Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet. 4(85)

5 4. ANTAGNA FÖRENINGAR ANTAGNA FÖRENINGAR Rad.. Namn... Sätesort... Län 1... DaLANa... Orsa... Dalarnas län 2... Swolo... Kungsbacka... Hallands län 3... The Gray Wardens... Jönköping... Jönköpings län 4... Babels Torn... Lund... Skåne län 5... GH4 SK... Lund... Skåne län 6... B3 Spelförening... Lund... Skåne län 7... Gislövs Nörd Company... Trelleborg... Skåne län 8... Nir and the gang... Malmö... Skåne län 9... Skånes Söner... Höör... Skåne län Scandinavian Open... Stockholm... Stockholms län Slevsällskapet... Stockholm... Stockholms län Järna Hird... Södertälje... Stockholms län Åva esports Society... Täby... Stockholms län Ichi, Ni, San, GO!... Stockholm... Stockholms län DoF Spelförening... Stockholm... Stockholms län Signhammer... Stockholm... Stockholms län Katrineholms Night's Watch vänner... Katrineholm... Södermanlands län Bakom Krönet... Eskilstuna... Södermanlands län Gimo episka rollspelsförening... Östhammar... Uppsala län Artillerigillet för Spel och Äventyr... Uppsala... Uppsala län E-Sport Uppsala... Uppsala... Uppsala län SkuggSagor... Umeå... Västerbottens län Skellefteå Airsoft... Skellefteå... Västerbottens län Power Grid Umeå... Umeå... Västerbottens län Kongliga Elfsborghs Regementes Caroliner.. Göteborg... Västra Götalands län Värdshusföreningen Spruckna kruset... Göteborg... Västra Götalands län Orion... Göteborg... Västra Götalands län Christoffers fantastiska spelförening... Göteborg... Västra Götalands län Norrköpings Pokémonförening... Norrköping... Östergötlands län 5(85)

6 5. RAPPORT: STATISTIK, Av Emma Ström, föreningsutvecklare, med hjälp av Johan Söderberg, systemutvecklare På uppdrag av förbundsstyrelsen har data samlats in och sammanställts inför styrelsemötet januari Den hittills efterfrågade statistiken med specifikationer ser ut som följer: 1) antalet föreningar per den 31 december vs år, tabell och linjediagram 2) antalet föreningar per månad vs år, linjediagram 3) antalet nyregistrerade och avregisterade föreningar per år, tabell 4) antalet nyregistrerade och avregistrerade föreningar per månad, diagram 5) antal föreningar i var och en av följande grupper: 0-10, 11-50, , , medlemmar, stapeldiagram med en stapel i varje kategori per år 6) antal föreningar inom varje verksamhetsgren, stapeldiagram med en stapel i varje kategori per år 7) antalet medlemmar per den 31 december vs. år, tabell och linjediagram 8) antalet medlemmar per månad vs år, linjediagram 9) vårt statsbidrag i kronor per år vs år, samt procentdelar av det totala statsbidraget som utgår till Sveriges ungdomsorganisationer, tabell och linjegraf 10) sammanställning grundbidrag och medlemsbidrag vs. år, tabell 11) antal träffar och unika besökare på webbplatsens olika delar vs år, linjediagram 12) antal användare på wiki och hitta vs år, linjediagram Insamling av data har skett främst via statsbidragsansökningar och databasen. Den senare har dock vissa begränsningar som gör att äldre års siffror påverkas då föreningar tas bort idag, vilket har inneburit att siffror från och med 2010 kan användas direkt ur databasen medan allt äldre behöver kontrolleras via statsbidragsansökningar eller gamla statistikrapporter. Detta har gjort att parametrar för framtagna data från äldre dagar inte alltid är kända. Data som är årsknuten i presentationen kan visas i sin helhet först då rapportering för statsbidragen skett, vilket innebär från och med 1 september varje påföljande år. Pågående år är därför inte komplett. I vissa fall har ackumulerade data angivits, vilka kommer att uppdateras löpande, och är att betrakta som referenspunkter relativt tidigare års totalsummor ( hur ligger vi till jämfört med tidigare år? ) snarare än avslutade data. T ex har en månadsvis jämförelse för föreningsantal samt medlemsantal lagts till på begäran. ACKUMULERINGSDATUMET FÖR DATA I DEN HÄR RAPPORTEN VAR (85)

7 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Antal föreningar... 8 Antal medlemmar Ny- och avregistrerade föreningar Föreningsstorlek Verksamheter Statsbidrag Föreningsbidrag Träffar på hemsidan Träffar på wiki, hitta och forum (85)

8 ANTAL FÖRENINGAR Antal föreningar baseras på det totala antal föreningar som minst rapporterat 5 resp 3 (fr o m 2013) medlemmar oavsett åldersgrupp. OBS att fullständig rapportering eller avklarad 60%-gräns alltså inte krävs. Detta för att bättre spegla antal aktiva föreningar i Sverok än vad statsbidragssiffran (som kräver full rapportering) visar. Redovisningen per månad har inkluderats från och med 2011 för att visa på trender under bidragsårets gång (notera att bidragsåret går från 1 jan till 31 aug året därpå). Tidigare år i grafen för totalt antal föreningar per år anger föreningar som rapporterats som verksamma senast 31 december för respektive verksamhetsår (även om rapporteringen i sig skedde senare). År Antal förening ar År Antal förening ar (85)

9 Den högre ingångssiffran för antal föreningar vid de första månaderna för 2012 än samma månader 2011 förmodas bero på att online- och återregistrering av medlemmar tagit fart och annonserats runt årsskiftet. Ett smidigare sätt att få in medlemmarna för året har varit önskat av många föreningar och de som hört av sig och fått instruktioner i återregistreringsfunktionen har varit mycket nöjda. Ytterligare något som kan ha gett lite effekt är att året öppnades tidigare 2012 än det gjorde För 2013 håller trenden med ett högt antal föreningar som rapporterat minst tre medlemmar tidigt, med stor sannolikhet baserat på starta.sverok.se (kriteriet för starta.sverok.se var att en förening som antas ska vara fullständig för statsbidragsansökan från och med antagningstillfället). Det är tydligt att det är lättare för föreningar att ansluta sig till Sverok genom det digitaliserade systemet än via tidigare pappersblanketter, och som synes i grafen fortsätter föreningsantalet att stiga högre än tidigare år även under våren. 9(85)

10 ANTAL MEDLEMMAR Totalt antal medlemmar baseras på det totala antalet rapporterade medlemmar oavsett åldersgrupp, ur föreningar godkända för statsbidrag. Barn- och ungdomsmedlemmar är det antal medlemmar som rapporterats i åldersgruppen 7-25 år resp 6-25 år ur samma föreningar. En redovisning per månad har inkluderats från och med 2011 för att visa på trender under bidragsårets gång (notera att bidragsåret går från 1 jan till 31 aug året därpå). Tidigare år anger antal angivna medlemmar 31 december för respektive verksamhetsår (även om rapporteringen i sig skedde senare). 10(85)

11 År Totalt Medlemsantal i förbundet Barn- och ungdomsmedlemmar (antal) Barn- och ungdomsmedlemmar (%) % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % 11(85)

12 Medlemsantal per månad Grafen har inkluderats på begäran, i syfte att visa på trender kring när på året föreningarna rapporterar. Notera att skillnader mellan åren kan bero på vid vilka tillfällen en eller flera av förbundets största föreningar rapporterar, och inte nödvändigtvis på någon extern insats. Den stora skillnaden i siffror mellan 2011 och 2012 har med stor sannolikhet sitt ursprung i onlineföreningarna. Under 2010 ökade antalet onlineföreningar stort och bidrog till en enorm medlemsökning då dessa snabbt växte sig mycket stora. Livslängden för en sådan förening visade sig dock vara kortare än genomsnittet, förmodligen därför att trenderna online tenderar att gå snabbare än i det fysiska rummet utifrån intensitet och engagemang. Då de stora föreningarna tappade fart, tappade de också i medlemsantal och ett antal stora onlineföreningar lades ned eller slogs ihop under De största föreningarna som finns kvar idag har lägre medlemssiffror än under En separat analys av medlemstappet 2013 har gjorts för styrelsens diskussion i ämnet tidigare under hösten. Värt att notera är att varken Playnation, Playstar eller Games4u har rapporterat färdigt för 2013 och att döma av tidigare års rapportering bör vi kunna förvänta oss medlemmar från de tre tillsammans, som minst. 12(85)

13 NY- OCH AVREGISTRERADE FÖRENINGAR Notera att föreningar som riksmötet beslutade skulle avregistreras på grund av inaktivitet avregistreras 1 februari. Data för 2013 presenteras när antagningen för året är klar, dvs då de ansökningar som inkom 2013 men behövde kompletteras blir klara, dock senast 1 februari Månadsvis redovisas dock för färdiga månader. Tidigare år anger antal ny- och avregistrerade föreningar 31 december för respektive verksamhetsår. Per år Per år Nyregistrerade Avregistrerade Ökn/Minskn (85)

14 14(85)

15 Per månad Dessa siffror redovisas från och med 2010, då tidigare data saknas. Notera att siffrorna per månad är ackumulerade, dvs totalsumman av alla föreningar som ny- eller avregistrerats vid respektive månadsslut. Notera att decembersiffran i den här tabellen även innehåller de föreningar som skickat in sin ansökan i december, men vars antagning inte blev klar förrän i januari efterföljande år. Att nyantagningssiffran för 2013 börjar på en så hög nivå är just för att antagningen varit öppen kontinuerligt över nyår och framåt, dvs hela januari har utnyttjats till skillnad från tidigare. Upplevelsen verkar också vara att starta.sverok.se är smidigare än pappersblanketterna, vilket kan påverka den höga nyantagningstakten generellt för Anledningen till att antalet avregistrerade föreningar per månad gör ett stort hopp under första kvartalet är att riksmötesbeslutade avregistreringar från föregående år utförs under denna tid. En annan notering kring avregistreringar är att föreningar som hunnit rapportera något för innevarande år när de avregistreras, får avregistreringsdatum 01/01 nästkommande år oavsett när under året de avregistreras, varför statistik per månad kan vara missvisande. Detta på grund av att de tack vare sin rapportering ska komma med i statsbidragsansökan ändå. Föreningar som inte rapporterat något för innevarande år får med början under 2013 avregistreringsdatum den dag då avregistreringen genomförs, och inte som tidigare 01/01 nästkommande år även för dem. Att avregistreringssiffran är så hög för 2013 kan grunda sig i det stora antal föreningar som startade 2010, utifrån att medellivslängden för en Sverokförening ligger runt tre år, i kombination med att uträkningen för icke-rapporterade avregistreringar nu görs på innevarande år istället för att förskjutas till nästkommande, enligt ovan. Per månad Nyregistrerade Avregistrerade Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec (85)

16 16(85)

17 FÖRENINGSSTORLEK Föreningsstorlek avser här föreningars medlemsantal. Föreningarna har delats in i fem nivåer (0-10, 11-50, , , 1001+) med avseende på medlemsantal, och redovisas per verksamhetsår. Siffror har gått att spåra tillbaka till 2008, genom specifika sökningar i databasen. Siffrorna för 2008 och 2009 som togs fram ur databasen ger ett totalt antal föreningar som är något högre än de totalantal som anges ovan under rubriken Antal föreningar. Detta härrör från den minsta gruppen, 0-10 medlemmar per förening, då åren i fråga innebar rapportering via Midas och därmed en del strul. Då många föreningar lyckades rapportera en eller två personer innan det kraschade blev antalet småföreningar högre än vad som verkligen var fallet. I grafen nedan är detta korrigerat för genom att överskottet föreningar har tagits bort från den minsta storleksgruppen för 2008 resp. 2009, och totalantalet stämmer med det angivna i avsnittet Antal föreningar. 17(85)

18 VERKSAMHETER I redovisade verksamhetsgrenar ingår enbart föreningar som i databasen godkänt har rapporterat verksamhet och kryssat i vilken/vilka verksamheter de sysslar med. Därför stämmer inte totalantalet föreningar under den här rubriken med det totala antalet föreningar som angivits i avsnittet Antal föreningar. Ökade eller minskade siffror kan därför också delvis bero på att fler eller färre föreningar har kryssat i verksamheter. 18(85)

19 STATSBIDRAG Statsbidraget beror dels på den totala budgeterade summan bidrag till ungdomsförbund som staten sätter, och dels på antal godkända föreningar samt medlemsantal i åldrarna Från och med 2011 måste föreningarna ha minst 60% medlemmar i den ålderskategorin för att vara bidragsgrundande. Från och med 2013 ändrades den fördelningsnyckel som Ungdomsstyrelsen använder för att fördela ut statsbidraget till organisationerna, till en version som gynnar små förbund men missgynnar stora. För respektive år statsbidraget betalas ut baseras summan på underlag för förbundet två år tidigare. För att få statsbidrag år X skickas alltså ansökan in år X-1, vilken innehåller uppgifter för år X-2. I tabellen nedan gäller statsbidragssiffrorna och medlemssiffrorna det år de står listade på, dvs ingen förskjutning i medlemssiffror gentemot statsbidrag är gjord enligt tvåårsregeln ovan. Detta för att man direkt ska se vilken summa som ska fördelas på vilket faktiskt medlemsantal. Kolumnerna för andelen statsbidrag, medlemmar och föreningar är resultat relativt de totala siffror som Ungdomsstyrelsen angav i redovisningen för vilka som beviljades bidrag och hur mycket. 19(85)

20 År Totalt statsbidrag Sveroks statsbidrag Andel statsbidrag kr kr 4,1% Andel medlemmar Andel föreningar kr kr 4,5% 3,1% 11,2% kr kr 8,7% 7,6% 17,0% kr kr 9,1% 10,5% 19,9% kr kr 10,6% 14,9% 22,4% kr kr 8,7% 14,7% 18,5% kr kr 7,9% 13,1% 15,8% kr kr 7,7% 14,6% 11,5% kr kr 7,8% 16,6% 10,2% kr kr 9,0% 19,6% 9,9% kr kr 10,3% 25,3% 10,5% kr kr 7,2% 18,8% 9,2% 20(85)

21 FÖRENINGSBIDRAG Föreningar får bidrag baserat på de krav som gäller för statsbidraget. Ett verksamhetsbidrag betalas ut för att föreningen har verksamhet och ett medlemsbidrag betalas ut med avseende på antal bidragsgrundande medlemmar i föreningen. Långt tillbaka betalades också bidrag ut för sammankomster, något som inte gäller idag (men kan till viss del ha ansetts ersatts av träffbidrag). År Verksamhetsbidrag Medlemsbidrag Specialkriterier Även 15 kr/sammankomst. Verksamhetsbidraget betalas ut om minst 10 sammankomster kr 15 kr rapporterats kr Även 15 kr/sammankomst. Verksamhetsbidraget betalas ut om minst 10 sammankomster 15 kr rapporterats kr 40 kr kr 40 kr kr 40 kr kr 20 kr för medlem 1001 och 40 kr uppåt kr 25 kr för medlem 1001 och 80 kr uppåt kr 100 kr kr 80 kr kr 60 kr för medlem 1001 och 80 kr uppåt /2000 kr 2000 kr om föreningen ej har medlemsavgift. 55 kr för medlem 75 kr 1001 och uppåt kr/1000 kr De lägre siffrorna om föreningen har mindre än 50 kr i 40 kr/20 kr medlemsavgift kr/1000 kr De lägre siffrorna om föreningen har mindre än 50 kr i 60 kr/30 kr medlemsavgift kr/1000 kr De lägre siffrorna om föreningen har mindre än 50 kr i 50 kr/30 kr medlemsavgift kr/1000 kr De lägre siffrorna om föreningen 50 kr/30 kr har mindre än 50 kr i 21(85)

22 medlemsavgift. Även 1000 kr i snabbhetsbonus (rapporterat innan 30/4 2014). 22(85)

23 TRÄFFAR PÅ HEMSIDAN Data för trafiken på hemsidans olika delar har gått att ta ut via konto på Google Analytics. I samband med lansering av den nya hemsidan startades kontot på Google Analytics 22 juli 2009, varför det året i graferna nedan representeras av andra halvåret Under sommaren 2010, närmare bestämt 25 juni försvann Google Analyticskoden från hemsidan i samband med underhåll, vilket inte upptäcktes förrän 12 augusti representeras därför av tiden januari - 25 juni samt 12 augusti december. Notera att starta.sverok.se lanserades i skiftet oktober/november 2012 och ersatte starta förening -sidan, vars statistik är den som presenteras här. För just starta förening - sidan är siffran därför lägre än vad antalet faktiska klick på länken medför. Analytics lades in på starta.sverok.se 28 januari 2013, och ersätter siffran för starta förening - sidan i graferna nedan från och med Data för 2014 presenteras när året är slut och fullständig data kan redovisas. Hemsidans olika delar har tolkats som de huvudrubriker som visas i den gula menyn upptill på samt startsidan. Startsidan redovisas av tydlighetsskäl i en egen graf, medan övriga hemsidesdelar redovisas i två grafer där unika och totala träffar anges. Antalet träffar på hemsidan, fortsätter att sjunka. För de två senaste åren skulle detta delvis kunna bero på ökad aktivitet på andra internetplatser, som exempelvis facebooksidan där frågor och information förekommer till viss del. 23(85)

24 Sedan starta.sverok.se implementerades har siffran för besökare på sidan ökat jämfört med Starta förening -sidan på (som tidigare motsvarade starta). Det är en markant ökning i besöksantal jämfört med övriga huvudsidor på Sveroks hemsida, vilket antyder att medlemmarna hittar till starta, men sedan inte är inne på hemsidan i samma utsträckning. 24(85)

25 TRÄFFAR PÅ WIKI OCH HITTA Wikin startades 10 oktober 2010 och Hitta 25 april 2010, varför data endast gått att få fram sedan dess. Hitta uppgraderades till en ny version i januari 2012, där scriptet för Google Analytics inte verkar ha kommit med. Detta uppmärksammades sent och scriptet lades in 20 juni. Data för de två första kvartalen 2012 saknas alltså för Hitta. Den stora ökningen i träffar på hitta för 2012 kan ha med att hitta v.2 lanserades just i början av 2012 att göra, detta för att lösa träffbidragsproblematiken som förelegat tidigare. Ökningen för 2013 är sannolikt kopplad till att från och med 1/ så förs antagna föreningar automatiskt in i hitta och ett inbjudningsmail går till de nya föreningarna, för att underlätta aktiveringen av föreningen i hitta.sverok.se 25(85)

26 26(85)

27 6. RAPPORT: EKONOMI RESULTATRAPPORT & PROGNOS 2013 Resultatrapporten visar budgeten för 2013 samt det aktuella utfallet till och med december månad. Den här månadens rapport innehåller även en kolumn för prognos för helåret Anledningen till att utfallet och prognosen inte är exakt samma är att det tillkommer en del fakturor och bokslutstransaktioner i början av det här året, men som tillhör Ekonomisk Rapport och prognos för 2013 Intäkter Budget 2013 Utfall Prognos 2013 prognos % av budget Statsbidrag % Räntor & utdelningar % Övriga Intäkter % Sverok Admin AB % Spelveckan % Regionala Verksamhetsutvecklare* % Mångfaldskonferens % Voteit E-sportprojektet Priser Svenska E-sportcupen Förbundskonferenser Level Up % Summa intäkter % Statsbidragen är det årliga bidrag som Sverok får från Ungdomsstyrelsen. Under 2013 blev Sverok beviljade 15,3 miljoner, vilket är 1,2 miljoner mer än vad vi budgeterade. Sveroks placeringar som ni kan se under Räntor och utdelningar har haft god avkastning, vilket till stor del beror på ett aktivt förvaltande och val av placeringar som i större utsträckning ger direktavkastning. Under Övriga intäkter var tanken att vi skulle arbeta med exempelvis försäljning av annonser och liknande, men det har inte hunnits med under året. Sverok Admin AB är Sveroks helägda dotterbolag som säljer administrativa system till andra organisationer. Intäkterna från Sverok Admin AB kommer av att Sverok under året har hyrt ut personal dit. När budgeten beslutades var tanken att all utveckling och underhåll som gjordes i ebas skulle faktureras bolaget. Den planen ändrades till följd av prissänkningar för ebas under året varför utfallet misstämmer en hel del mot budgeten. Intäkter för Spelveckan (numer Spellovet) har inkommit i form av sponsring med olika spel under hösten. 27(85)

28 Arbetet med finansiering av regionala verksamhetsutvecklare blev fördröjt och under hösten skickades en ansökan in till VG-regionen, som vi tyvärr fick avslag på. Arbetet kommer fortsätta under Arbetet med intäkter för en Mångfaldskonferens påbörjades under hösten 2013, men blev förskjutet till Projektet VoteIt avslutades under förra året och för 2013 har inga nya medel sökts. Under våren har vi lyckats hitta en huvudsponsor för Svenska e-sportcupen som har gått in med kronor i e-sportprojektet. Under delfinalen i Jönköping sponsrade Consolidate med lokaler, personal och scenutrustning till ett värde av kr. Även under finalen på Svenska mässan fick vi sponsring, där bestod sponsringen av lokaler, annonsplatser och teknik. Detta till ett värde av kr. Priser Svenska e-sportcupen är de intäkter vi får från de lokala arrangörerna eller sponsorer för att kunna dela ut prispengar i cupen. Intäkter från förbundskonferenser består av sponsring från Studiefrämjandet samt deltagaravgifter från distrikten. Level Up har inte haft någon extern finansiering för Kostnader Föreningarna Budget 2013 Utfall Prognos 2013 % av budget Föreningsbidrag % Träffbidragen % Lokalbidrag % Webbredaktionen Föreningsförsäkringar % Crowdfunding % Banktjänster % Föreningsutveckling % Föreningsstöd % Level Up % Intern Kommunikation % Verksamhetskonferenser Distriksstöd % Grundgaranti Distrikt % E-sportsatsningen (+420 fr ext.komm.) % Spelveckan % Priser Svenska E-sportcupen Svenska e-sportcupen Regionala Verksamhetsutvecklare* % Voteit Hitta Summa Föreningarna % 28(85)

29 Den ekonomiska rapporten är funktionsindelad, vilket betyder att kostnader för personal är uppdelade på respektive område som personalen arbetar inom. Föreningsbidragen för 2013 betalas ut allt eftersom föreningarna rapporterar medlemmar och verksamhet, vad som dock är anmärkningsvärt är att endast kr av bidragspotten för 2013 har betalats ut under året. Motsvarande summa förra året var 4,9 miljoner. Prognosen för bidragen 2013 uppgår till drygt fem miljoner, vilket betyder att det kommer bli pengar över från den budgetposten. Detta behandlas i separat beslutsunderlag. Träffbidragen betalas ut varefter föreningar lägger in träffar i hitta.sverok.se. Lokalbidragspotten gick inte åt i den utsträckning vi hade räknat med. Det var färre föreningar som ansökte än väntat. Föreningsförsäkringar består av kostnader för en olycksfallsförsäkring för Sveroks alla medlemmar samt en försäkring som skyddar föreningarna vid exempelvis förmögenhetsbrott. Crowdfunding består av kostnader för licenser och uppstart av systemet. Banktjänsterna blev något billigare än budgeterat då det var färre föreningar som anslöt sig via vårt avtal med Nordea. Föreningsstöd har dragit över budgeten för året. Den största kostnaden är personalens arbetstid som läggs ned på respektive föreningsstödjande område och är svår att uppskatta i förväg. Level Up har haft utbildningsträffar under året för att utbilda utbildare. Kostnaderna för intern kommunikation består till största delen av personalkostnader som har arbetat med intern kommunikation med exempelvis nyhetsbrev och webbplats. Anledningen till att kostnaderna för intern kommunikation har landat långt under budget beror till största delen på att kommunikationsarbetet under året har fokuserats på extern kommunikation och e-sportsatsningen. Ingen verksamhetskonferens har genomförts under året. Distriktsstöd består av stöd till distrikten inom ekonomi- och demokratiområdet, men också support vid landstingsbidragsansökningar. Under hösten har kr betalats ut till Sverok Östergötland i form av grundgaranti. Kostnaderna för e-sportsatsningen består personalkostnader i form av projektledning och kommunikation samt omkostnader för arrangemangen i svenska e-sportcupen samt co-location. Särredovisat finns även kostnader för Priser Svenska e-sportcupen. Kostnader för Spelveckan består till största delen av projektledning och Spellovetbidrag. För 2013 har vi inte haft några kostnader för regionala verksamhetsutvecklare. VoteIt är kostnader för medlemskap i föreningen samt en delkostnad för att använda systemet på riksmötet. Ytterligare kostnader för att använda Voteit på riksmötet återfinns i resultatenheten för riksmötet. Hitta 2.0 är avslutat och kostnaderna för underhåll av systemet ingår i löpande förvaltningskostnaderna. 29(85)

30 Förbundet Budget 2013 Utfall Prognos 2013 % av budget Statsbidrag % Sverok Admin AB % Externfinansiering % Förbundskonferenser % Organisationsutveckling % Webben % Utbildning ideella % Partnerskap % Förbundsutveckling % Arvoderingar FS % Styrelsen % styrelsestöd % kanslipersonal grund % Löpande förvaltning % Kanslilokal % Extern Kommunikation (-420 till e-sport) % Revision % IT-drift % Riksmötet allmänt % Ombudsvalet % Valberedning % Leia Eventteknik Levande valet Summa Förbundet % Statsbidrag består av kostnader för personalen som arbetar med exempelvis påminnelsesamtal och ringkontroller för att kunna säkerställa kvaliteten på vår statsbidragsansökan. Vi har dragit över budgeten, vilket till största delen beror på svårigheter i budgeteringen med att från år till år veta hur mycket tid som behöver läggas på exempelvis påminnelsesamtal. När budgeten beslutades för Sverok Admin AB var tanken att all utveckling och underhåll som gjordes i ebas skulle faktureras bolaget. Den planen ändrades till följd av prissänkningar för ebas under året varför utfallet och prognosen misstämmer en hel del mot budgeten. Externfinansiering består till största delen av kostnader för arbete med sponsring och projektbidrag. Förbundskonferenser är de slag som arrangeras för distrikten och arbetsgrupperna. Organisationsutveckling är kostnader för Intersektionella Arbetsgrupppen för Mångfald (IAM), där ingår exempelvis kostnader för Pride. 30(85)

31 Webben består av kostnader för arbetsgrupperna som arbetar med forum, wiki och webben. Utbildning ideella är kostnader för att skicka de förtroendevalda eller andra ideellt förbundsaktiva på aktuella utbildningar. Partnerskap är kostnader för medlemskap i LSU, Ideell Arena och Ax. Förbundsutveckling var budgeterat för att arbeta med möjligheterna att exempelvis ansluta medlemsförbund till Sverok. Denna arbetsuppgift har tagit mindre tid än beräknat från kanslipersonalen och istället har de arvoderade arbetat en hel del med det. Kostnader för de arvoderade återfinns i budgetposten Arvoderingar FS. I Styrelsen finns kostnader för resor, styrelsemöten, datorer till ledamöterna m.m. Styrelsestöd är kanslipersonalens stöd till förbundsstyrelsen i form av exempelvis specialbeställda utredningar eller medverkan på styrelsemöten. Kanslipersonal grund består av kostnader för personalen som inte kan placeras ut på ett specifikt arbetsområde. Det rör sig exempelvis om arbetsuppgifter rörande arbetsmiljö, rekrytering, arbetsledning och kompetensutveckling. Löpande förvaltning är kostnader för exempelvis redovisning och förvaltning av våra affärskritiska system. Här ingår även kostnader för telefoni, bredband och kontorsmaterial. Prognosen visar att budgeten kommer dra över med ca kr, vilket beror på omprioritering av personalens arbetstid. Kostnaderna för kanslilokal kommer dra över budgeten med ca kr, vilket till stor del beror på svårigheter att uppskatta kostnader för etablering av kanslilokal i Stockholm och kanslilokalbyte i Linköping. För den nya kanslilokalen i Linköping tog man en större renoveringskostnad under 2013 och får istället en betydlig billigare hyra under Kostnaderna för extern kommunikation har blivit lägre än den budgeterade summan på grund av att arbetstid istället har fördelats till Hej Kommunen, riksmötet samt e- sportsatsningen där större insatser gjorts under året. Revision är kostnader för de årliga ekonomiska granskningarna och förvaltningsrevisionen. Anledningen till att kostnaderna för revision kommer dra över budgeten är att kostnaderna för 2012 års revision till viss del hamnade på IT-Drift är kostnader för att hosta servrar till våra föreningar samt för den ideella arbetsgruppen. Riksmötet allmänt består av kostnader för bland annat boende, mat, resor för ombuden och gäster samt teknikutrustning och personal. Prognosen visar här att vi kommer dra över budgeten med kr. Det finns två orsaker till det; det ena är att antalet timmar som budgeterades för personal att arbeta med riksmötet var alldeles för få och där beräknar vi att personalens arbetstid med förberedelser och deltagande på riksmötet blir ca kr dyrare än budgeterat. Den andra orsaken är att Voteit behövde utvecklas för ca kr för att få den funktionalitet vi ville ha till riksmötet och resor, kost och logi blev ca kr högre än beräknat. Kostnader för Ombudsvalet innehåller kostnader för utveckling av system i form av val.sverok.se. Detsamma gäller för Valberedningen som under året också har beställt och fått systemet Valbert utvecklat från kansliet. Utöver det ingår kostnader för exempelvis möten. Leia består av kostnader för nätverket för kvinnor. Eventteknik består av kostnader för den ideella arbetsgrupp som upprättades under året och som sköter teknikutrustningen 31(85)

32 på olika evenemang som Sverok arrangerar, som exempelvis på webben direktsända seminarier. Projektredovisning 2013 (externa medel) Intäkt Kostnad Resultat NAB NAB Inflytande Hej Kommunen För 2013 har Sverok fått projektmedel från Ungdomsstyrelsen för tre projekt; Hej Kommunen, Inflytande 2.0 och NAB år 1, som blev färdigt under sommaren. Från och med andra halvåret av 2013 t.o.m. sommaren 2014 kommer NAB 2 att genomföras, då Sverok och Ung Media tillsammans blev beviljade ytterligare kr i projektmedel. För Hej Kommunen består kostnaderna av projektledning, deltagande på Almedalen med rapportsläpp och seminarium samt arrangerande av dialogträffar mellan kommunerna och föreningarna. Inflytande 2.0 består av kostnader för projektledning. Under hösten kommer en konferens att anordnas inom projektet. NAB består av arbete med att ta fram en likabehandlingsplan samt implementation av den. Alla projekt förutom NAB 1 kommer ha periodiserade intäkter och kostnader även under Budgeterat Resultat Budget 2013 Utfall 2013 Prognos 2013 % av budget Summa intäkter % Summa kostnader % Beräknat Resultat Prognosen för 2013 års resultat uppgår till , vilket är ca 3,46 miljoner högre än budgeterat. 32(85)

33 BALANSRAPPORT (85)

34 34(85)

35 LIKVIDITETSRAPPORT Likviditetsrapporten visar på de in- och utbetalningar som beräknas ske och som har skett fram tills ett visst datum under året. Prognosen visade att vi kommer ha drygt 15 miljoner kronor i likvida medel vid årets slut, vilket stämde bra med verkligheten. Det betyder inte att vi har gjort ett resultat med samma belopp. Den här rapporten handlar alltså om pengar in och pengar ut på vårt plusgiro, sparande samt kontantkassa. 35(85)

36 7. RAPPORT: SVENSKA E-SPORTCUPEN GRAND FINAL 2013 EN ÖVERSIKT Se 36(85)

37 8. RAPPORT: EXTERNFINANSIERING 2013 (HELÅR) Av: Jenny Petersson, kanslichef Under 2013 var målet att uppnå 10 % av förbundets statsbidrag i externfinansiering, vilket i budgeten motsvarade 1,4 miljoner kronor. Med externfinansierade medel menas sådana som inte består av statsbidragen eller av räntor och utdelningar. Externfinansieringen består således av projektmedel, sponsring och diverse försäljning. Jag har också valt att ta med lite information om kostnadsbesparingar som vi har kunnat göra under året till följd av samarbeten med leverantörer och genom så kallade barteravtal (vilket betyder att man byter varor eller tjänster med varandra). För arbetet med externfinansiering avsattes ca 20 % av min arbetstid. Givetvis har många fler personer varit inblandade i arbetet. Framförallt har Rebecka och Johan G skrivit på projektbidragsansökningar och Jesper och Andreas Rolén har arbetat med sponsring för svenska e-sportcupen. PROJEKTMEDEL Planen för 2013 var att söka medel till följande projekt: Level Up ( kr) För Level Up skulle vi söka medel för att hålla i utbildningar. Inga medel har sökts för detta under året. Mångfaldskonferens ( kr) En mångfaldskonferens sulle anordnas under hösten och pengar skulle sökas till detta. Projektansökning har skrivits men är förskjuten till Regionala föreningskonsulenter( kr) Arbetet med att söka medel blev försenat och påbörjades först under hösten. En ansökan på ca skickades in till Västra Götalandsregionen, där vi tyvärr fick avslag NAB 2 ( kr) Ansökan på kr för NAB2 skickades in till Ungdomsstyrelsen och beviljades under våren. Intäkter för de två projekten Hej Kommunen ( kr) och Inflytande 2.0 ( kr) var till följd av arbete under 2012 redan beviljade vid ingången av Två projektansökningar utöver de ovan planerade har under hösten 2013 skickats in till Ungdomsstyrelsen för arbete med attityder och beteenden inom e-sporten. Ansökningarna avser arbete med Code of Conduct ( kr) och Fysiska mötesplatser ( kr) för e-sportarna. Vi fick tyvärr avslag på dessa för att Ungdomsstyrelsen hade för lite medel kvar. De uppmanade oss att skicka in ansökningarna på nytt i vårens ansökningsomgång som har deadline 10 mars.som ni förstår så är det till största delen arbetet som gjordes under 2012 som speglas i intäkterna BEVILJADE PROJEKTMEDEL FÖR 2013 NAB 2 = kr Hej Kommunen = kr Inflytande 2.0 = kr Summa: kr 37(85)

38 SPONSRING Under året har vi arbetat hårt med att försöka få in sponsring till Svenska e-sportcupen Vi har lyckats få intäkter av en huvudsponsor i form av Com Hem där vi har fått kr. För att täcka prispengarna i Svenska e-sportcupen skulle vi ha fått kr sammanlagt av de lokala arrangörerna. Där lyckades vi bara få in kr från Västerås & Co. och SpelArena, eftersom NLAN inte levererade och Svenska Mässan var tvungna att dra sig ur. Studiefrämjandet har sponsrat Vårslaget med kr. BARTERAVTAL Barter betyder att man byter tjänster eller varor med andra, vilket blir en form av besparing då vi annars hade behövt betala för detta. För 2013 har vi för Svenska e- sportcupens lyckats få till Barteravtal med Svenska Mässan och SpelArena där vi i utbyte mot viss exponering fick tillgång till lokaler, teknik, ljus, ljud m.m. Detta till ett värde av kr Spelveckan har också fått spel som delades ut till de medverkande föreningarna till ett värde av kr. Under året tecknades avtal med Bredband2 för internetleverans till kansliet där vi kostnadsfritt får internet av dem. Detta har ett värde på ca kr per år. ÖVRIGA KOSTNADSBESPARINGAR OCH SAMARBETEN Under året har vi hyrt ut personal till Sverok Admin AB där kostnaden för personalen motsvaras av intäkten. Detta har gjorts till ett belopp av kr, som är att betrakta som en minskad kostnad för personal. SAMMANSTÄLLNING EXTERNFINANSIERING 2013 Beviljade projektmedel Sponsring Summa externfinansiering Kostnad för arbete med externfinansiering Om man jämför det mot statsbidraget som för året blev 15,3 miljoner så har vi en externfinansiering på ca 14 %. 38(85)

39 9. DISKUSSION: HANTERING AV SVEROKS IT- SYSTEM Av Johan Groth, förbundssekreterare NULÄGE Sverok har en omfattande och välutvecklade användning av IT-baserade stödsystem. Systemen har vuxit fram under en lång följd av år och omfattar ett flertal olika system och lösningar. System bor på olika hård- och mjukvaruplattformar och hanteras av många olika konstellationer av ansvariga. Följande tabell illustrerar omfattningen och komplexitet i Sveroks IT-miljö i februari System Innehåll Utveckling Underhåll Support Drift ebas Föreningar Kansli Kansli Kansli AG Drift Hitta Föreningar Kansli Kansli Kansli AG Drift Valbert Medlemmar Kansli Kansli Kansli AG Drift Val Medlemmar, föreningar, kansli Kansli Kansli Kansli AG Drift FTW Medlemmar Kansli Kansli Kansli AG Drift Starta Medlemmar Kansli Kansli Kansli AG Drift Skicka Föreningar Kansli Kansli Kansli AG Drift Hogia (ekonomi och lön) Kansli Kansli Kansli Kansli Kansli / AG Drift Jira Kansli Leverantör Kansli Kansli AG Drift Filemaker Kansli Kansli Kansli Kansli Kansli / AG Drift Paloma Kansli / styrelse SaaS SaaS SaaS SaaS Skype Deltagarna SaaS SaaS SaaS SaaS Cision Kansli / styrelse SaaS SaaS SaaS SaaS Approval (kan köpas som SaaS) Kansli Kansli Kansli Kansli Kansli / AG Drift Kanslidisk ( G:) Kansli Kansli Kansli Kansli Kansli Webbshop Kansli SaaS Kansli Kansli SaaS Kanslimail Kansli AG Drift AG Drift AG Drift AG Drift 39(85)

40 Nätverk etc. Kansli Kansli Kansli Kansli Kansli VoteIT Medlemmar SaaS SaaS Kansli SaaS RM-VoteIT Ombud Leverantör Leverantör Leverantör Leverantör Förbundsmail Förbundssekreterare AG Drift AG Drift AG Drift AG Drift Forum Medlemmar AG Forum AG Forum AG Forum AG Drift Wiki Medlemmar (AG Webb) AG Webb Förbundssekreterare AG Drift Bildbanken Medlemmar?????? AG Drift Webben Kansli /styrelse AG Webb AG Webb AG Webb AG Drift Sociala media Kansli / styrelse SaaS SaaS SaaS SaaS Google calender Kansli / styrelse SaaS SaaS SaaS SaaS Google Drive Kansli / styrelse SaaS SaaS SaaS SaaS Dropbox Kansli / styrelse SaaS SaaS SaaS SaaS Distrikts- och föreningsmail Distriks- och förenings- webbar Medlemmar AG Drift AG Drift AG Drift AG Drift Distrikt AG Webb AG Webb AG Webb AG Drift Kommentar: SaaS = externa, ofta webbaserade, tjänster UTMANINGAR Sveroks IT-miljö står inför ett antal utmaningar av vilka några av de viktigaste är personberoende hög IT-relaterad arbetsbelastning på kansliet behov att renodla kansliets arbetsuppgifter, från utveckling till behov ökat behov av prioriteringar vid nyutveckling minska kostnaderma för utveckling och underhåll av IT-system minska de fasta kostnaderna för kansliet utmaningen att engagera ideella krav på höjd informationssäkerhet åldrande IT-plattformar behov av att flera kan administrera använda system möta behov av olika kompetenser vid olika tidpunkter svara mot de krav som externa kunder har på system som säljs via Sverok Admin Utmaningarna ska hanteras samtidigt som Sverok fortsätter att använda IT för att effektivisera sina administrativa processer, kommunicera med medlemmar och 40(85)

41 utomstående, erbjuda funktionella IT-tjänster för medlemmar och föreningar som underlättar deras verksamhet etc. ANALYS OCH ÅTGÄRDER De systemen som listades ovan kan delas upp i tre huvudgrupper: egenutvecklade verksamhetsnära system o dessa system är av central verksamhetsbetydelse o de kräver medveten och långsiktig förvaltning och utveckling o flera av systemen används av externa kunder vilket innebär juridiska och ekonomiska åtaganden kansliets administrativa system (system som är nödvändiga för att lösa kansliets uppgifter) o dessa system är till största delen standardsystem som dock i vissa fall kräver tillgång till egen driftsmiljö och viss handpåläggning o två av systemen (webben och ) har fått en mer central roll för kansliets arbete under senare år vilket innebär en förändring från tidigare distrikts- och föreningsnära system o dessa system används i första hand av Sveroks distrikt och föreningar och för kommunikation mellan förbund, distrikt och föreningar Ovan nämnda system kan fördelas på de tre kategorierna enligt följande. Verksamhetsnära system ebas Hitta Valbert Val FTW Starta Skicka Administrativa system Hogia Jira Filemaker Paloma Skype Cision Approval Kanslidisk ( G:) Webbshop Kanslimail Nätverk etc. RM-VoteIT Förbundsmail Webben Distrikts- och föreningsnära system Forum Wiki Bildbanken Distrikts- och föreningsmail Distriks- och föreningswebbar Övriga (helt externa) VoteIT Sociala media Google calender Google Drive Dropbox För att Sverok ska kunna renodla och förtydliga sitt engagemang samtidigt som kvalitet bibehålls och kostnaderna sänks inom IT-området bör Sverok gå mot att köpa tjänster och funktion där så är möjligt, använda standardapplikationer öka kompetensen inom förbundet som beställare och projektledare tydliggöra skillnaden mellan Sverok och Sverok Admin 41(85)

42 Det finns olika möjligheter att uppnå detta. Några förslag som vuxit fram i dialog med berörda arbetsgrupper, kansliet och Sveroks IT-råd är att de verksamhetsnära systemen överförs till Sverok Admin. Detta innebär att Sverok behåller rätten till koden men att bolaget ges fullständig rätt att utveckla och sälja koden (detta gäller redan idag för ebas). En sådan förändring skulle tydliggöra var ansvaret ligger och samtidgt flytta ett betungade arbete från kansliet till bolaget. En preliminär ekonomisk analys visar att en sådan flytt skulle minska Sveroks kostander för användningen av dessa system samtidigt som det skapar nya möjligheter för bolaget eller att Sverok licensierar system till en extern IT-partner med samma modell som ovan. Sverok kan då få betalt i utvecklingstid att de system som är av central betydelse för kansliets verksamhet och som nu förvaltas av kansliet outsourcas i största möjliga mån att de distrikts- och föreningsnära systemen utvecklas och förvaltas på ideell basis som idag eller att systemen förs över till standardsystem där så behövs och outsourcas till ett webbhotell Viktiga faktorer att beakta är att den nuvarande situationen i sin helhet inte är hållbar. Större eller mindre förändringar måste ske, framför allt med de verksamhetsnära systemen där läget är akut. Viktigt är att fundera över vad som är Sveroks uppdrag och behov (ska Sverok utveckla kod?, vilka krav finns när det gäller upptid, supporttider etc.?, vilka alternativa kostnader finns? etc.). Det är värt att notera att Sverok idag avsätter mycket pengar för IT. Det är angeläget att styrelsen uttalar någon form av viljeriktning baserat på en diskussion kring ansvar, behov, kostnader, tillgång till kompetens etc. på kort och lång sikt. Det fortsatta arbetet måste ske i nära samråd med de ideella arbetsgrupperna och kansliet som har mer detaljerad kunskap i olika frågor, bl.a i form av en workshop i början på februari. FÖRSLAG TILL DISKUSSIONSPUNKTER Förslag till diskussionspunkter på styrelsemötet i januari ska Sverok fortsätta ha en hög IT-profil rent allmänt (IT-stöd i olika arbetsprocesser)? är ebas och övriga verksamhetsnära system viktiga för Sverok eller kan vi köpa något annat? ska Sverok ha egen, semi-extern eller externt anställd IT-kompetens? Kräver olika kompetens och förhållningssätt på kansliet! 42(85)

43 10. SLUTRAPPORT: SPELLOVET 2013 Av Charles Metzmaa, projektledare BAKGRUND Spellovet är den största insatsen för spelhobbyn som initieras av Sverok årligen. Det är ett decentraliserat evenemang där förbundets alla medlemsföreningar bjuds in till att arrangera träffar och event öppna för vem som helst. Det är den enskilt största marknadsföringsinsatsen för hela spelhobbyn i Sverige. Spellovet har hållit på i många år och när jag tog över uppdraget handlade det om att etablera en stabil bas för arrangemanget att fortsätta utvecklas kring. Eftersom att spellovet genom åren har haft många olika ansvariga som alla drivit det enligt eget tycke och smak har arrangemanget varit långt ifrån konsekvent. Stor del av uppdraget har således varit att hitta och skapa dessa stabila former. En stor del av arbetets fokus har även varit att få föreningar att förstå deras del som en viktig pusselbit av Sverok. Dels att de har eget ansvar att marknadsföra sig själva och Sverok. Dels genom kontakt med media och besökare. VAD HAR HÄNT UNDER ÅRET? Mycket fokus har lagts på att öka långsiktigheten och kontinuiteten för Spellovet. Främst har detta skett genom att anmälning samt visning av arrangemang har flyttats till hitta.sverok.se från att ha varit nya externa lösningar varje år. Dessutom hanterades spellådorna via den webbshop som Sverok har lanserat. Det har även satsats en del på den externa kommunikationen i form av att en eget twitter samt facebooksida har skapats för Spellovet. För att kunna nå ut med information specifikt kring spellovet under den korta intensiva tiden. Under året har även arbetet dokumenterats och allt material som skapats finns i en mapp. För tillfället ligger dessa på dropbox, redo att delas vidare. MÅL FÖR SPELVECKAN 2013 MED KOMMENTARER I KURSIVT GRUNDLÄGGANDE MÅL engagera minst 150 föreningar i Spelveckan -Här nådde jag inte fram på långa vägar. 66 föreningar blev det totalt. engagera minst 3 distrikt i Spelveckan -Sverok Väst, Sverok Västerbotten och SKUD engagerade sig i Spellovet hantering av spelveckanlådan ska ske via Sveroks webbshop - Hanteringen sköttes via webbshopen och det uppskattades av alla föreningar som kommenterat kring detta. Även våra sponsorer uppskattade detta. EKONOMISKA MÅL hitta extern finansiering om minst kr i pengar. 43(85)

44 - Här inkom det totalt 0 kr. Dels så var projektet skrivet på ett sådant sätt att det inte gick att hämta hem pengar från fonder och stiftelser (ordinarie verksamhet) samt att jag har bristande erfarenhet kring att hämta hem det hos företag. Många bra samtal fördes med olika parter med det ledde inte till något konkret. hitta sponsorer som bidrar med spel, give aways etc. till ett värde motsvarande ca kr -Spellovet fick totalt spel för ca kr från följande företag: Paradox Interactive, Mylingspel, Kul o Klok, Orangino, Bezzerwizzer. MEDIALA MÅL resultera i minst 20 inslag i lokala media kring Spelveckan, medlemsföreningarna, distriken och/eller Sverok -Totalt 26 inslag i medier av olika slag publicerades i anslutning till Spellovet. Tyvärr var det många av dessa som varken nämnde Sverok eller Spellovet. ta fram mall för pressmeddelande som kan användas av föreningarna -Den uppskattades av de föreningar som kommenterat. Den kändes som ett bra komplement till marknadsföringshandboken som gjordes för några år sedan. MÅL FÖR LÅNGSIKTIGHET etablera kontakter med minst 3 andra aktörer inom spelhobby som vill samarbeta med evenemang etc. under årets eller kommande Spelveckan -Inga avtal har skrivits. Däremot har kommunikationen mot de spelföretag som medverkat förts på ett sådant sätt att långsiktighet är att föredra. Flera har ställt sig positiva till att medverka även nästa år. Samarbetet med studiefrämjandet fördjupades och de skapa en kommunikationsarena där deltagarna i Spelveckan kan kommunicera före, under och efter Spelveckan. -Det skapades en facebookgrupp men det lades aldrig tid på att samla föreningsmänniskorna i denna. Under det korta tidsfönster som fanns från anmälan till det att arrangemanget var över så fanns det andra saker som överprioriterades. PROJEKTET HAR FÖLJANDE LEVERANSER en spelveckanlåda med spel, informationsmaterial, give aways som skickas till alla medverkande föreningar -levererades. Vi tömde även lagren på allt gammalt profilmateria. sidor på Sveroks webbplats som presenterar deltagande föreningar, deras arrangemang och Spelveckans sponsorer - evenemangen presenterades via hitta.sverok.se och sponsorerna via facebook, twitter och sverok.se en kommunikationsarena för deltagarna i Spelveckan -läs tidigare kommentar en utvärdering av medlemsföreningarnas åsikter om Spelveckan (85)

45 Enkäten: Q/viewform Svaren: YjlGX1Q0NFE&usp=sharing en sammanställning av finansiärer, sponsorer, samarbetspartners m.fl. som kan vilja engagera sig långsiktigt i Spelveckan -Det ligger som en fil i dropboxen för spellovet. Denna kommer delas vidare till nästa ansvarig KOMMENTARER: Spellovet genomfördes på ett sätt som kan uppfattas som godkänt. En del av målen nåddes inte men frågan är om de inte sattes som önsketänkande snarare än faktiska förhoppningar. Till nästa år bör arbetet integreras tydligare med övriga Sverok då det fortfarande är något av en isolerad enhet. Kontakt med kommunikatören togs först några veckor innan själva eventet. Det fanns ingen kontakt med andra arbetsgrupper och även om några distrikt engagerades så finns det mycket att bygga vidare på. Den största bristen är dock kontakten med studiefrämjandet. Även om kontakt och samarbete kring Spellovet etablerades tidigt så spreds informationen till spelhandläggare väldigt sent och många av deras frågor besvarades först efter att anmälan officiellt sett stängt. Här har vi en enorm utvecklingspotential samt ett sätt att öka antalet delaktiga föreningar i en fantastisk win-win situation. Studiefrämjandet vill nämligen hitta sätt att få kontakt med spelföreningar och öka antalet studietimmar och vi vill öka deltagandet på Spellovet. De har helt andra resurser att arbeta med då det finns anställd personal lite överallt i landet för deras räkning som kan åstadkomma otroligt mycket mer än vad vi kan på egen hand. Oavsett om projektledaren för Spellovet är anställd eller inte. Trots utvecklingspotentialen så var årets utveckling väldigt positiv. SFR avsatte en person på 50 % i 6 månader samt kr till sina handläggare att dela ut i samband med Spellovet. De kallade även till ett speciellt möte där jag var och pratade kring spellovet med stora delar av landets spelhandläggare. Det uppstod under året vissa slitningar mellan arbetsgrupp och projektledare vilket ledde till att arbetsgruppen inte varit särskilt delaktiga under året. Detta berodde huvudsakligen på ett missförstånd i hur arbetsfördelningen skulle se ut. FS bör se över hur arbetet med Spellovet bör ske framledes. 45(85)

46 Slutligen vill jag lämna en kommentar på anställningen jag haft. Sverok är en av de bästa arbetsplatser jag haft. Övrig personal har varit öppen, trevlig och tillmötesgående trots att jag varit en outsider som jobbat hemifrån en dag i veckan! Det som fungerat sämre är det faktum att jag haft en dag i veckan. Dels har jag nog haft ett par uppdrag för mycket under året vilket har lett till att jag tvingats hålla mig till de 20 % jag fått lön för samtidigt som ambitionen för projektet skulle ha krävt mer tid. Sverok bör se över hur man kan utveckla Spellovet så att det blir något mer än ordinarie verksamhet där en projektledare kan anställas på heltid för att lyfta det till nästa nivå. För frågor kring Spellovet 2013 går det bra att höra av sig till mig som varit projektledare: Charles Metzmaa [email protected] (85)

47 11. SLUTRAPPORT: E-SPORTSATSNINGEN 2013 Av Jesper Englin, projektledare E-sportsatsningen, Styrgruppen i projektet har bestått av: Andreas Rolén, Emma Ström, Andreas Hallqvist, Rebecka Prentell SAMMANFATTNING EKONOMI Projektet har haft kr i intäkter och kr i kostnader, vilket ger ett resultat på kr. Det budgeterade resultatet var kr, differensen mellan budget och utfall är kr. VERKSAMHET Projektet har inte förmått att få med föreningarnas engagemang i tillräckligt hög utsträckning. Det kan till viss del förklaras med bristande intresse men det bottnar förmodligen i att projektet lagt för lite resurser på föreningarna. Anledningen till att resurserna inte räckt till för detta bedömer projektet är att det praktiska arbetet med Svenska e-sportcupen tagit enormt mycket tid, något som visserligen lett till stora fördelar på andra plan. Samtidigt har fastslagna mål för extern attitydförändring saknats i projektplanen och eftersom projektet delvis ändrade riktning under gång borde även projektplanen ha uppdaterats därefter. Efter projektet finns det en helt annan diskussion på den svenska scenen kring Sverok och e-sport än det tidigare funnits. Det understryks av uttalanden som NiP-spelaren Rikard "Xizt" Landströms ord, han beskriver Svenska e-sportcupen som "Svenska mästerskapen". Att turneringens final trendade på Twitter är ett annat exempel på att Sverok nått långt i arbetet att vara en synlig e-sportaktör. Dessutom har cupens synts på ställen som Göteborgs-Posten (helsida i papperstidningen) och Fragbite.se (ett stort antal artiklar under året). Fler av projektets mål hade kunnat nås om projektledaren inte delat upp sin tid. Samtidigt hade många av de övriga resultaten då varit svåra att nå. TV-exponeringen var viktig i affären med ComHem och Svenska e-sportcupens storlek har delvis möjliggjorts tack vare exponering externt. Svenska e-sportcupen har haft stort genomslag hos kommuner under året. Projektledaren upplever att just intresset från kommuner och beslutsfattare, samt benägenheten att vända sig till Sverok i e-sportfrågor, varit väldigt stor. Framför allt i slutfasen av projektet. Samtidigt har föreningarna lyfts fram för lite i samtal med medier i samband med cupen och det kunde ha arbetats mer för att framhäva föreningarnas vitala del i arrangemangen. Många nyckelpersoner i projektet kommer från föreningarna och det borde framgått tydligare i till exempel intervjuer med dagstidningar. Det har skett goda utbyten mellan föreningarna under Svenska e-sportcupen. Leaf Gaming och Teh Warriors har innehaft nyckelpositioner under cupen och har växt 47(85)

48 mycket under året. Här har även Druidz med sin långa erfarenhet och stora vilja att dela med sig varit en mycket god kraft. Totalt 12 föreningar har varit inblandade i projektet under året och det upplevs som om det finns ett betydligt bredare stöd hos förbundets föreningar för cupen i slutet av projektet jämfört med i inledningen. Samtidigt har det funnits för få tillfällen för att reflektera tillsammans. Ett initiativ för att ge gräsrötterna en bättre arena att verka på kan vara att tydligare separera bredden från eliten. I förslag till projektplanen 2014 finns ett upplägg där delfinalerna i Svenska e-sportcupen är uppdelade i bredd och elit och där de fysiska evenemangen (tidigare delfinaler) är fokuserade på att mötas samt på att trösklarna för att tävla är minimala. Dessutom är tanken att ge ett wild card till finalen för en breddspelare/ett breddlag i varje spel. Projektet har inte nått ända fram i arbetet med att etablera gräsrötternas plattform men det finns indikationer på att infrastrukturen är på väg att sätta sig, förhoppningsvis kan projektet vara en viktig faktor för detta under BAKGRUND E-sportföreningarnas medlemmar utgör idag ca 75 % av Sveroks totala medlemsbas. I och med denna explosionsartade tillväxt har förbundet ställts inför en rad utmaningar och identifierat ett antal problemområden som varit viktiga att åtgärda för att kunna ta tillvara på det engagemang som finns hos ungdomarna och samtidigt ge dem en trygg plats och en struktur för deras fritidssysselsättning. Under fas 1 av e-sportsatsningen identifierades fyra huvudsakliga inriktningar för arbetet. De områden förbundet särskilt ska arbeta för enligt fas 1 är: E-sportföreningarna ska ges ökade möjligheter att nätverka och samarbeta Arbeta för att öka Sveroks relevans på e-sportscenen Arbeta för att e-sport ska få en starkare legitimitet i samhället och betraktas som självklar sport. Skapa möjligheter till stordriftsfördelar för föreningar: servrar, sponsoravtal, bredband etc. SYFTE E-sportsatsningen syftar till att ge föreningarna möjligheter till ett beständigt och självständigt samarbete, som stärker fritidsintresset och tävlingsformen e-sport i samhället. En viktig faktor för detta är att ge föreningarna tillgång till stordriftsfördelar, en annan att acceptansen för e-sport ökar. Ett ytterligare syfte är att betydligt stärka Sveroks roll som aktör inom e-sport. GENOMFÖRANDE PROJEKTPLANENS KONKRETISERING OCH GAMEX Arbetet under hösten 2012 handlade om att hitta en form för projektet där projektledaren på ett konkret sätt kunde jobba för att uppfylla målen, detta på ett sätt som kändes relevant för föreningarna. Med utgångspunkt i föreningarnas önskemål 48(85)

49 under fas 1 väcktes en idé om att genomföra en e-sporttävling, där arbetet med att uppfylla projektets mål skulle få sin naturliga utgångspunkt. Under Gamex i november 2012 hölls ett pilotprojekt, där Sverok bidrog till mässan genom en monter där besökarna kunde delta i två olika e-sportturneringar i spelen Starcraft 2 och Street Fighter IV. Turneringarna administrerades av Team Pr0perty och Druidz. Utöver turneringarna hölls en nätverksträff, som syftade till att ringa in vilka aspekter föreningarna tyckte var viktiga inför planeringen av e-sporttävlingen. På mötet deltog representanter från Warbound, Leaf Gaming och Spelpunkten. Föreningarnas tankar på nätverksträffen låg sedan till grund för skapandet av Svenska e-sportcupen, som e- sporttävlingen kom att utkristalliseras till. För mer definierat innehåll från nätverksträffen, se bilaga 1. SVENSKA E-SPORTCUPEN OCH MEDARRANGÖRER När det stod klart att Sverok skulle arrangera Svenska e-sportcupen började arbetet med att leta partners. Genom Sveroks Andreas Rolén och SESF:s Ola Stafhammar kom projektet i kontakt med Svenska Mässan, som visade stort intresse för ett brett samarbete kring cupen. Det bestämdes att Svenska Mässan skulle vara medarrangör i Svenska e-sportcupen och huvudarrangör för finalen i slutet av Vidare togs kontakt med Västerås Stad och specifikt Marléne Andersson (MP), efter att denne skrivit en motion i kommunfullmäktige om att profilera Västerås som en e- sportstad. Det bestämdes att Västerås och Co. (del av Etablering Västerås) skulle vara medarrangör för den andra deltävlingen i Svenska e-sportcupen, i slutet av maj I ungefär samma skede framträdde Norrköpingsbaserade föreningen NLAN som en möjlig partner för den första delfinalen, eftersom föreningen redan kommit långt i planeringen för ett stort LAN med en lokal väl anpassade för Svenska e-sportcupen. Det bestämdes att den första delfinalen i turneringen skulle hållas på NLAN i början på april. Till den tredje delfinalen trädde SpelArena från Jönköping fram som tänkbar medarrangör. SpelArena är ett treårigt projekt finansierat av Regionförbundet Jönköpings län, Länsstyrelsen i Jönköpings län, Tillväxtverket och Jönköpings kommun. SpelArena planerade sedan tidigare att genomföra evenemanget Consolidate och där ansågs Svenska e-sportcupen passa in. Det bestämdes att den tredje delfinalen skulle hållas i Jönköping, under Consolidate i mitten av oktober. Tidigt under 2013 bestämdes det att prispengarna i Svenska e-sportcupen skulle uppgå till kronor, fördelade på kronor per delfinal och kronor i finalen. SPEL OCH ADMINISTRATÖRER Projektgruppen beslutade att speltitlarna i Svenska e-sportcupen skulle vara Call of Duty: Black Ops 2, Starcraft 2: Heart of the Swarm och Counter-Strike: Global Offensive. Beslutet grundade sig i att projektet ville hjälpa till att bygga en plattform för konsolspelet Call of Duty i tävlingssammanhang och att Starcraft samt Counter-Strike har många anhängare i förbundets föreningar. För att administrera kval och finaler i spelen beslutades det att samarbeta med föreningar och även en extern part med expertis på området. Sverokföreningarna Team 49(85)

50 Pr0perty och Team Druidz administrerade Starcraft respektive Call of Duty, medan e- sportsajten Fragbite administrerade Counter-Strike. MEDIAPARTNER OCH SPONSOR I slutet av 2013 startade diskussioner med Stockholmsbaserade produktionsbolaget Press2Play om att webb tv-sända Svenska e-sportcupen, genom projektledarens tidigare anställning på Press2Play. Därifrån togs kontakten med TV4, som bestämde sig för att köpa produktionen, vilket ledde till att projektledarens tjänst delades i två halvtider - 50% projektledare för Sverok och 50% för producent/programledare Press2Play. Utöver livesändningar från Svenska e-sportcupens fyra deltävlingar producerades även ett e- sportmagasin som syftade till att binda samman livesändningarna. I och med kontakten med TV4 fick Sverok också kontakt med ComHem, som visat intresse för att sponsra sändningarna. Kontakten slutade i att ComHem blev huvudsponsor för Svenska e-sportcupen MÅLUPPFYLLNAD Nedanstående mål sattes upp inför e-sportprojektets start. Noterat finns också hur väl projektet motsvarat dessa mål. EFTER AVSLUTAT PROJEKT SKA INFRASTRUKTUREN FÖR GRÄSROTSRÖRELSEN INOM E- SPORTEN HA ETABLERATS OCH NATURLIGA MÖTESPLATSER HA SKAPATS. En hemsida som blir Svenska e-sportcupens ansikte utåt och mötesplats för e- sportsverige kommer att tas fram i samarbete med föreningarna. Syftet är främst att skapa en träffpunkt på nätet där naturliga möten mellan olika föreningar kan uppstå. Här hålls kvalen i Svenska e-sportcupen. Kommentar: Hemsidan har skapats, dock har den inte utformats i samråd med föreningarna och innehåller inte någon funktion för att diskutera och mötas. Kvalen i Svenska e-sportcupen har inte hållits på hemsidan, däremot har den fungerat som en portal (anmälan osv) och informationsplats för kval och finaler. Genomföra Svenska e-sportcupen under året i samarbete med föreningarna. Cupen går av stapeln såväl online med kval, och på föreningslan med delfinaler och finaler. Svenska e-sportcupen genomförs i samarbete med TV4, Press2Play och Svenska Mässan. Kommentar: Svenska e-sportcupen har genomförts tillsammans med Press2Play, TV4- Gruppen och Svenska Mässan, med onlinekval och där två av tre delfinaler har varit föreningsdrivna. Minst 10 föreningar ska ha varit med och bidragit i projektet. Kommentar: Under året har 12 föreningar varit med och bidragit på olika sätt i projektet. Druidz och Team Pr0perty har varit administratörer samt stått för delar av kommentatorerna. Leaf Gaming har stått för spelaransvariga och logistikassistans, Teh Warriors för serverdrift i Counter-Strike. Spelpunkten och Warbound har varit 50(85)

51 inblandade i planeringsarbetet för Svenska e-sportcupen, medan NÖRD, Keita Gaming, ConFusion, Svenska Magic, Västerås Gamingförening och Röda Urnan agerat utställare och samarbetspartners vid de expoområden som byggts upp i samband med delfinalerna. GEMENSAMMA AVTAL FÖR FÖRENINGARNAS STORDRIFTSBEHOV. Minst 2 nya stödformer särskilt för e-sportföreningar ska tas fram. Ge föreningarna tillgång till billig serverdrift antingen direkt i Sveroks regi, alternativt genom att hitta förmånliga samarbetsavtal med existerande leverantörer, Colocation. Kommentar: Under arbetets gång har projektet i samråd med förbundssekreterare Johan Groth konstaterat att Co-location bör räknas som en av de nya stödformerna. En lösning är iscensatt, där föreningen Playstar hyr ut serverkapacitet till intresserade föreningar. Underlaget finns här. En av två stödformer har alltså tagits fram. Däremot är en god grund lagd för att knyta upp även den andra stödformen, t.ex en prispott för föreningars egna tävlingar, där de sedan kan äska ur. En långtgående kontakt är tagen med Razers chef för e-sportfrågor Drew Holt-Kentwell. PÅVERKANSARBETET SKA HA MYNNAT UT I EN ÖKAD FÖRSTÅELSE FÖR E- SPORTFÖRENINGARNA PÅ LOKAL NIVÅ. I samband med delfinalerna i svenska e-sportcupen jobbar Sverok aktivt med att stödja e-sportföreningarna att nå ut till exempelvis lokalpress, för att sprida verksamheten. I kommunikationsarbetet läggs extra vikt vid att sprida e-sportföreningarnas arrangemang på lokal nivå. Kommentar: Inför delfinalen på NLAN skrevs det om föreningen, evenemanget och Svenska e-sportcupen i Norrköpings Tidningar, Extra Östergötland, Fragbite, Feber.se och TV4 Norrköping gjorde ett inslag. Inför delfinalen i Västerås skrev VLT och Fragbite om arrangemanget och P4 Västmanland gjorde en intervju med projektledaren på plats i studion. I samband med Jönköpings-evenemanget syntes Consolidate och Svenska e-sportcupen på Fragbite.se, E-sportportalen i Jönköpingsnytt och hördes i P4 Jönköping. Vid finalen i Göteborg syntes och hördes Svenska e-sportcupen i Göteborgs-Posten, P4 Göteborg, Musikhjälpen och på Fragbite, E-sportportalen samt CtrlAltElite.se. Projektet bedömer att målet är delvis uppnått. Evenemangen har fått god spridning i lokalpress och i e-sportmedia, men föreningarnas verksamhet och arbete med cupen har synts i mindre (men inte obefintlig) utsträckning. Ett veckovis återkommande program på tv synliggör e-sporten och ökar allmänhetens medvetenhet om fritidsintresset och tävlingsformen e-sport. Kommentar: 24 avsnitt av Rematch har sänts, där Svenska e-sportcupen synts och hörts i 14 av programmen. Totalt har ungefär strömmar startats för magasinen. 51(85)

52 Dessutom har det sänts ungefär 45 livetimmar från delfinalerna, med totalt startade strömmar. Involvera sig i Hej Kommunen! :-) Här ska e-sportutvecklaren ansvara för att utbilda projektansvarige i Hej Kommunen :-). Denne ska arbeta aktivt för att skapa en ökad medvetenhet hos kommunerna när det gäller e-sportföreningarnas verksamhet. Kommentar: Inget betydande utbyte har skett mellan e-sportprojektet och Hej Kommunen! :-) E-sporten ska efter projektets slut finna en form inom Sverok som ingår i den ordinarie verksamheten, alltså utan projektformatet. Finna sponsorer till Svenska e- sportcupen som möjliggör en fortsättning av arbetet under 2013 även utan Sveroks egeninsats. Kommentar: Under 2013 har ComHem varit huvudsponsor för Svenska e-sportcupen, de har option över 2014 och förhandlingar är inledda mellan företaget och Sveroks sponsoransvarige Andreas Westman. Första prognosen är ljus. Anställningen av Andreas Westman, i första skedet fram till 31 januari 2014, är ett viktigt steg för att säkra de sponsorer som krävs. Elektronikföretaget Plantronics ligger också i långt framskridna förhandlingar med förbundet. SVEROKS STÄLLNING SOM FRÄMSTA IDEELLA AKTÖR INOM SVENSK E-SPORT SKA VARA TYDLIG. Hålla workshop med alla e-sportföreningar i Sverok om föreningsverksamhet, med syftet att få en stark närvaro på riksmötet Kommentar: Ingen workshop hölls på grund av för få anmälda föreningar. För att hålla referensgrupperna uppdaterade och nära det som händer i e- sportprojektet produceras en videoblogg en gång i månaden, där det i anslutning till videon finns möjlighet att direkt kommentera det som sägs. På så sätt håller man en form som föreningarna är vana vid och ökar chanserna för meningsfull dialog. Kommentar: Videbloggen publicerades ett fåtal gånger men efter utebliven respons lades den ner. Genomföra två referensgruppsträffar, en på våren och en på hösten för att förankra och utvärdera projektets dittills genomförda aktiviteter. Kommentar: En referensgruppträff hölls under hösten, online. Deltog gjorde Warbound, Playstar och Leaf Gaming. 52(85)

53 DISKUSSION SVEROKS STÄLLNING SOM FRÄMSTA IDEELLA AKTÖR INOM SVENSK E-SPORT SKA VARA TYDLIG. Internt, gentemot föreningarna i förbundet, har det funnits ganska stora svagheter i projektet. Projektet har inte förmått att få med föreningsmedlemmarnas engagemang i tillräckligt hög utsträckning. Det kan till viss del förklaras med bristande intresse från delar av föreningarna men det bottnar förmodligen i att projektet lagt för lite tid och resurser för att få föreningarna att känna sig som en vital del. De föreningar som deltagit har varit både enormt entusiastiska och viktiga för projektet, men de har varit för få. Anledningen till att resurserna inte räckt till för detta bedömer projektet är att Svenska e-sportcupen tagit enormt mycket tid och energi, samt att projektledaren delat upp sin tid mellan förbundet och produktionsbolaget Press2Play. Externt bedömer projektet att målen uppnåtts med råge, det finns en helt annan diskussion kring Sverok och e-sport nu än tidigare. Etablerade e-sportprofiler, både de som deltagit i cupen på olika sätt men även utomstående, har uttryckt att man tidigare såg Sverok som enbart bidragsgivare, nu ser man förbundet som aktiv en aktör. Detta understryks av uttalande som exempelvis NiP-spelaren Rikard "Xizt" Landströms ord, där han beskriver Svenska e-sportcupen som "Svenska mästerskapen". Att turneringens final trendade på Twitter är ett annat exempel på att Sverok nått långt i arbetet att vara en synlig e-sportaktör. Fastslagna mål för extern attitydförändring har saknats i projektplanen och eftersom projektet delvis ändrade riktning borde projektplanen ha uppdaterats under projektets gång, framför allt kring årsskiftet. Det har varit en stressfaktor för personal i projektet att delar av arbetet inte riktigt kunnat bedömas mot projektplanen. Resultatet av cupen har varit mycket gott i fråga om Sveroks ställning som e-sportaktör externt, men även internt hos de föreningar som deltagit eller besökt Svecup, men det är inte helt mätbart på grund av saknade mål. Detta är också genomgående i projektet i stort - det har nått stora resultat men inte alltid nått de mål som satts upp på förhand. Förmodligen hade fler av målen kunnat nås om projektledaren inte delat upp sin tid mellan projektet och produktionsbolaget, även om arbetstimmarna i stort sett kompenserats av övrig personal har splittringen skapat en mindre effektiv och mer ansträngande arbetsmiljö. Samtidigt hade många av de övriga resultaten varit svåra att nå utan uppdelningen av projektledarens tid. TV-exponeringen var viktig i affären med ComHem och Svenska e-sportcupens storlek har delvis möjliggjorts tack vare exponering externt. PÅVERKANSARBETET SKA HA MYNNAT UT I EN ÖKAD FÖRSTÅELSE FÖR E- SPORTFÖRENINGARNA PÅ LOKAL NIVÅ. Projektet har märkt av ett stort genomslag hos kommuner under året med Svenska e- sportcupen. Både på de ställen där det hållits evenemang, framför allt i Västerås med förfrågningar om utbildning av lokala politiker, men även i övriga Sverige. Uppsala, Sundsvall, Sävsjö och Malmö är exempel på orter där kommunerna mer eller mindre varit inblandade i diskussioner om att skapa aktiviteter med föreningarna i samband med Svecup Projektledaren upplever generellt att just intresset från kommuner 53(85)

54 och beslutsfattare, samt benägenheten att vända sig till Sverok i e-sportfrågor, varit väldigt stor i slutfasen av projektet. Detta är dock förstås inte lätt att mäta. Cupen har också haft stor genomslagskraft i traditionella medier och e-sportmedier, med ett antal nyheter i olika medier under året. Bland annat skrev Göteborgs-Posten en helsida inför finalen, vi fick ett omnämnande i SR:s Musikhjälpen och det skrevs ett otal artiklar på nordens största e-sportsite Fragbite. Övriga mediakällor inkluderar till exempel SR Västmanland, Kristianstadbladet, E-sportportalen, Level7.nu och Alingsås Tidning. Samtidigt har föreningarna lyfts fram för lite i samtal med medier i samband med cupen. I Norrköping fungerade det bra eftersom Svenska e-sportcupen så tydligt var en del av NLAN:s innehåll och förbundet träffade också medierna tillsammans med föreningen innan evenemanget. I Jönköping var Svenska e-sportcupen för skilt från Consolidate (SpelArena/Druidz arrangemang), där kommunicerade aktörerna för mycket var för sig, rimligtvis på grund av tids- och resursbrist från förbundet men också en saknad av gemensamma interna kommunikationstillfällen. I Västerås och Göteborg fanns ingen förening som huvudarrangör bakom evenemangen men här kunde det arbetats mer för att framhäva föreningarnas vitala del i arrangemangen. Många nyckelpersoner i projektet kommer från föreningarna och det borde framgått tydligare i till exempel intervjuer med dagstidningar. GEMENSAMMA AVTAL FÖR FÖRENINGARNAS STORDRIFTSBEHOV. Projektets arbete med co-location startade i september/oktober men tappade sedan fart fram till våren, då bland andra Andreas Rolén och Johan Groth tog ett grepp kring frågan. Lösningen med att Playstar hyr ut serverkapacitet uppelever projektet som lyckad, det är kostnadseffektivt och sätter en förening i centrum snarare än en extern leverantör. Den andra stödformen är ännu inte på plats men projektet vill uppmuntra till att följa upp ett eventuellt samarbete med Razer, som tydligt uttryckt en vilja att samarbete med ett förbund, för att komma nära föreningarna. Det togs en kontakt med företaget i samband med Svenska e-sportcupen och beskedet från Razer var att deras arbetssätt generellt sett var mer intimt än att sponsra stora turneringar, något som projektet bör utnyttja under Det kan också behöva genomföras ytterligare inventeringar av föreningarnas behov för att veta exakt var resurserna ska läggas. Planen för projektet var att förhöra sig om detta hos föreningarna för att sedan agera, men det skedde i för liten utsträckning, återigen på grund av tidsbrist för personalen. EFTER AVSLUTAT PROJEKT SKA INFRASTRUKTUREN FÖR GRÄSROTSRÖRELSEN INOM E- SPORTEN HA ETABLERATS OCH NATURLIGA MÖTESPLATSER HA SKAPATS. Under 2013 har det skett goda utbyten mellan föreningarna under Svenska e- sportcupen. Leaf Gaming och Teh Warriors har innehaft nyckelpositioner under cupen och har växt mycket under året, delvis tack vare mötet med andra föreningar. Här har Druidz med sin långa erfarenhet och stora vilja att dela med sig varit en mycket god kraft. Totalt 12 föreningar har varit inblandade i projektet under året och det upplevs som om det finns ett betydligt bredare stöd hos förbundets föreningar för cupen i slutet 54(85)

55 av projektet jämfört med i inledningen. Samtidigt har det funnits för få tillfällen för att reflektera tillsammans och att vid lugnare stunder i projektet fokusera på att nätverka. Det är ett utmärkt tillfälle i samband med delfinalerna i Svenska e-sportcupen men arbetet har varit så pass intensivt att tid och rum för exempelvis nätverksträffar saknats. Kanske bör detta planeras in i samband med liknande aktiviteter nästa år, då med god tidsmarginal för att inte känna stressen från till exempel riggningsarbete. Eftersom hemsidan inte blev den communityportal det från början planerades saknas det fortfarande en mötesplats online för gräsrotsföreningarna. Pengarna i projektet omfördelades så att en kommunikatör anställdes istället för att anlita extern personal för att bygga sajten. Detta bedöms som en bra prioritering, kommunikatören har underlättat arbetet i projektet i stort och kulmen nåddes under finalen i Svenska e- sportcupen när #Svecup trendade. Projektet ser gärna att arbetet med en mötesplats online refokuseras under 2014, där är forum och kalender två av de viktigaste funktionerna. Abios gaming är en tänkbar partner när det kommer till kalendern och Albert Säfström och Ina Bäckström är två personer som skulle göra stor nytta i projektet för att bygga en bra forummiljö. Ett annat initiativ för att ge gräsrötterna en bättre arena att verka på kan vara att tydligare separera bredden från eliten. I förslag till projektplanen 2014 finns ett upplägg där delfinalerna i Svenska e-sportcupen är uppdelade i bredd och elit och där de fysiska evenemangen (tidigare delfinaler) är fokuserade på att mötas samt på att trösklarna för att tävla är minimala. Dessutom är tanken att ge ett wild card till finalen för en breddspelare/ett breddlag i varje spel. Under 2013 har också ett samarbete med förbundet för spelcenter (internetcaféer) börjat växa fram. I och med deltävlingen i Västerås knöts kontakter med spelcentret GoodGame, som är navet i en satsning på att knyta samman de lokala spelcentren med till exempel föreningar. Den här kontakten tål att utforskas rejält under 2014, kanske kan den leda till att visionen om "en schysst gräsplan i varje kommun" blir verklighet. Det vill säga att e-sportföreningarna får en naturlig plats att träna och tävla kontinuerligt. Projektet har inte nått ända fram i arbetet med att etablera gräsrötternas plattform men det finns indikationer på att infrastrukturen är på väg att sätta sig, förhoppningsvis kan projektet vara en viktig faktor för detta under EKONOMISK RAPPORT Se bilaga 3. UTVÄRDERING FÖRENINGSENKÄT En enkät för att utvärdera projektet har skickats ut till referensföreningarna (se bilaga 2). Dessvärre har bara en förening svarat. Svaret ger dock mycket höga poäng gällande projektets genomförande och effekter, samt medelbetyg kring informationen till föreningarna och föreningarnas möjlighet att delta i planeringen av verksamheten. 55(85)

56 OVÄNTADE POSITIVA EFFEKTER Mellan projektets start i september 2012 och dess slut i december 2013 skedde stora förändringar i det tänkta upplägget. I många fall innebar det utmaningar men det gav också en stor mängd positiva effekter. Några av de mest framträdande var: DRUIDZ ÖKAR E-SPORTKOMPETENSEN I FÖRBUNDET Som administratörer av tävlingen i Call of Duty: Black Ops 2 kunde Druidz roll ha blivit avgränsad till just att sköta turneringens administration. Men när Druidz under vintern 2012 blev Sverok-förening fick förbundet en stark aktör i e-sportsatsningen, som bidrog med ovärderlig hjälp, såväl med utrustning som kompetens. Särskilt Andreas Westmans erfarenhet ledde till stora vinster under Svecup 2013 och det spiller också över i sponsorarbetet inför där Westman är ansvarig, med sina utbredda kontakter. SVEROK PÅVERKAR ATTITYDER PÅ E-SPORTSCENEN I samband med tre händelser i Svenska e-sportcupen 2013 fick Sverok tillfälle att göra avtryck i diskussionen om attityder på e-sportscenen. När Counter-Strike-spelaren Daniel "Rape" Börzsönyi deltog i delfinal Norrköping reagerade många i förbundet starkt på smeknamnet. En diskussion startade i projektgruppen, som slutade med att administratörerna av spelen fick i uppdrag att rapportera tveksamma smeknamn till tävlingsledningen, för diskussioner med berörda spelare. Dessutom uppmärksammades förbundets ställning gentemot stötande smeknamn inom e-sporten, via artiklar och debatter på bland annat Rakaka.se och Fragbite.com. I två fall har Svecup stängt av spelare under hela den resterande tävlingssäsongen. I båda fallen handlade det om olämpligt språkbruk. I Call of Duty-turneringen utsatte en av spelarna administratörerna för hot och i ett Counter-Strike-kval skrev en deltagare rasistiska tillmälen till en motspelare. Sverok fick mycket beröm för sitt sätt att försöka sätta gränser inom communityn och arbetet fortsätter också under 2014, med att f.d. turneringsansvarige Andreas Rolén skriver en regelhandbok. FÖRBUNDET UPPMÄRKSAMMAS AV VÄRLDSELITEN Kanadensiska superstjärnan i Starcraft 2, Chris "HuK" Loranger, videobloggade under vinten 2013 om hur avundsjuk han är på Europa och e-sporttävlingarna där - i jämförelse med den amerikanska scenen. Som exempel tog han bland annat Svenska e- sportcupen, något han senare också twittrade om. Det genomslaget var svårt att föreställa sig i början av projektet och var ett av bevisen på att Sverok tagit ett gigantiskt kliv på kort tid som e-sportaktör. E-SPORTSATSNINGEN MÖJLIGGÖR E-SPORT PÅ TV4 När referensgruppsföreningarna under 2012 fick lista sina drömmar kring vad e- sportprojektet skulle bli noterade en av deltagarna sin önskan om ett återkommande e- sportprogram på tv. Tack vare förbundets stora trovärdighet, medlemmarnas engagemang och projektledarens kontakter köpte TV4 för första gången någonsin in e- sportsändningar, via produktionsbolaget Press2Play. Som andra svenska tv-kanal - den första kommersiella - bevakade TV4 e-sportscenen, och för första gången fokuserades det till stor del på Sverige som e-sportland. 56(85)

57 SPONSORARBETET UTVECKLAR DE ANSTÄLDLA För första gången i förbundets historia slöt man avtal med väldigt stora externa partners som ComHem och Svenska Mässan. Erfarenheterna var överlag mycket positiva och arbetet med att förhandla, utforma avtal och bemöta sponsorer på plats bjöd på många erfarenheter som utvecklade personalen som berördes. ERFARENHETER En stor mängd lärdomar har uppstått under projektet, här listas de viktigaste. FÖRENINGAR De föreningar som deltagit i projektet har varit fantastiska och spridit massor av energi, ett sätt att få fler involverade på ett djupare plan är att ge tidig information om vad som händer i projektet, där bör mer fokus läggas. Sverok har traditionellt sett mer av en deltagarkultur än en åskådarkultur, vilket bör tas till vara på i samband med delfinalerna i Svenska e-sportcupen. Att involvera föreningar som inte är rena e-sportföreningar gjorde stor skillnad för evenemanget i Göteborg och detta bör ses som en lärdom inför Det går inte att lita på att människor lockas till evenemangen "bara" tack vare duktiga e-sportare. EXTERNA SAMARBETEN När det gäller tekniken har det varit en återkommande cykel av bekymmer att bestämma vem som ska leverera den och vad den ska innefatta. Under 2013 har det löst sig delvis tack vare SpelArenas goda vilja och stora insats men inför 2014 behövs en formaliserad mall för teknikbehovet och leveransen samt ett avtal skrivet på detta innan turneringen startar, i det fall det inte går att få sponsring på tekniken. Kommunikationen med partners bör också ha en tydligare ordning. Under 2013 har det ibland funnits en otydlighet kring vilken person på förbundet som ansvarar för vilken kontakt. Kanske bör projektledaren alltid vara den första punkten för kommunikation med partners, dels för att få överblicken men även för att kunna leda till rätt person direkt. EVENEMANGEN En utmaning under 2013 har varit projektledarens delade arbetstid. När det gäller Svenska e-sportcupen har detta inneburit att projektledaren varit ytterst ansvarig fram till dagen då det praktiska arbetet ska utföras - delfinalerna. Under delfinalerna har besluten i skarpa lägen tagits gemensamt och det har ofta fungerat bra men situationen har ibland skapat onödig förvirring och ineffektiva arbetssätt. I finalen blev projektassistenten tillförordnad projektledare under tävlingsdagen, det fungerade utmärkt eftersom delegationsordningen blev tydligare bör det finnas en tätare kommunikation med administratörerna av kvalen till Svenska e-sportcupen. På grund av tidsbrist hos personalen i projektet har kvalen levt delvis sitt eget liv, vilket kan skada den sammansatta bilden av cupen. Framför allt har det resulterat i att kvalen ibland dragit ut på tiden eller startat för sent, här bör projektet ha en fast hand och större inblandning. 57(85)

58 Resurserna och kraften som lades på att få besökare till finalen gjorde verkligen skillnad. Fokus på att kommunicera med lokala skolor och medier fungerade bra inför finalen. Det hade dock varit omöjligt att göra samma push inför varje delfinal med den resursfördelning som projektet innehaft, vilket förstärker en tanke som funnits tidigare - kanske är det mer effektivt att hålla en stor final och låta delfinalerna vara mer av deltagarkaraktär. Att prispengarna varit stora och delats ut i stora klumpar, med mycket pengar till en vinnare, har varit positivt för projektet under första året. Det har gjort att turneringen fått stort genomslag, både nationellt och internationellt. Bland annat har världskända Starcraft-spelaren HuK videobloggat om sin avundsjuka inför att Sverige regelbundet har turneringar som Svenska e-sportcupen, medan Nordamerika saknar detta. Dock är det förmodligen ett bättre tillvägagångssätt inför 2014 att platta till prispengafördelningen, det vill säga ge fler spelare priser och därmed sänka de högsta vinsterna. På det sättet får cupen fler spelare intresserade av att delta, eftersom det är större chans att vinna. Ett fåtal tusen kronor kan vara ett incitament som gör skillnaden för att ett lag/en spelare reser till turneringen. PROJEKTLEDNING Under projektets gång har det upplevts som ett problem att projektledaren delat sin tid mellan två olika uppdrag. Det har skapat stor stress hos projektledaren och ett osmidigt arbetssätt, där frågor från kollegor eller externa partners ibland fått vänta på svar. Arbetet i projektet har stundtals varit mindre effektivt på grund av detta och det känns viktigt att projektledaren fokuserar till fullo på projektet under SPEL Under 2013 har Svenska e-sportcupen innehållit konsolspelet Call of Duty. Detta har inneburit att Sverok fått möjlighet att hjälpa en ny scen etablera sig och förbundet och cupen har fått mycket kärlek från CoD-spelarna med anledning av det. Fördelen med ett konsolspel är att det är lättillgängligt och det klingar väl med visionen för Svenska e- sportcupen. När Svenska e-sportcupen planerades var Starcraft fortfarande på toppen av sin popularitet, men har under året tappade en del av sin glans. Samtidigt som det finns ett stort publikunderlag för Starcraft är moba-spelen (t.ex League of Legends och Dota2) på otroligt stark frammarsch spelarmässigt och publikmässigt. Redan inför 2013 diskuterades att inkludera ett moba i Svenska e-sportcupen och det är snudd på ett måste inför Counter-Strike har en stark ställning i förbundet och den svenska scenen har sällan varit starkare än nu. Samtidigt är det den sport som kräver mest tekniskt och graden av våld kan också vara ett problem för intresset hos distributörer av en eventuell tv-sändning, enligt utsago från SVTs representant. TID FÖR REFLEKTION I många aspekter av projektet har stress varit en begränsande faktor. Kvalitén på beslut har i vissa fall blivit lidande på grund av stress. Inför 2014 behövs mer tid för att reflektera och att låta frågor landa hos personer med rätt kompetens. Fler möten som går ut på att skärskåda situationer och strategiska beslut behövs. 58(85)

59 FORTLEVNAD OCH FÖRVALTNING E-sportprojektet fortsätter under 2014, i två olika former. Dels i form av Svenska e- sportcupen 2014, där större tonvikt läggs på att få förbundets föreningar att delta, både som spelare och arrangörer. Projektplanen för Svenska e-sportcupen 2014 hittas här. Dessutom är ambitionen att under 2014 starta projektet Code of conduct och Meet up, som syftar till att långsiktigt skapa en mer välkomnande kultur och attityd inom e- sporten. Här finns utrymme för att Sverok tydligt ska bli en god kraft inom e-sporten och dess fortsatta utbildning. 59(85)

60 BILAGA 1 - NÄTVERKSTRÄFF PÅ GAMEX SAMMANSTÄLLNING NÄTVERKSTRÄFF MED REFERENSFÖRENINGAR E-SPORTPROJEKTET - 2/ Tre frågeställningar från projektledaren/styrgruppen med tillhörande förslag från föreningarna. HUR FÅR VI E-SPORTSVERIGE ATT STÄLLA SIG BAKOM SATSNINGEN? Få upp seriositeten med stora arrangemang. Se till att alla kan vara med. Svår avvägning, de flesta lyckade turneringar har stora namn och tunga sponsorer bakom. Balansera ideellt och kommersiellt. Prispengar i turneringarna ger ökat intresse från spelare och åskådare. Det ska ligga ära i att vinna - SM-status på tävlingarna. Streama föreningarnas event, stora och små. Involvera ungdomarna i föreningarna! Få med åskådarna på turneringarna via chattar eller liknande funktioner. Anordna nätverksträffar det där det är lätt att engagera sig. HUR VILL VI HA EN SVENSK E-SPORTCOMMUNITY PÅ NÄTET? Samarbeta mycket med stora svenska communities för att inte riskera att de känner att man snor deras medlemmar. Gemensam liga för att inte "stjäla" spelare. Se till att föreningarnas olika evenemang är lätt synliga, så att föreningarna kan delta i varandras event. Via en kalender? Hitta information om vad alla föreningar gör och länka till hemsidor. Ett registreringsverktyg för att gå med i föreningar och möjligheten för lag att ansöka om att ansluta sig till en förening. Låga trösklar, så att det är enkelt för nya spelare att komma in - divisionssystem? Spelarpool där man kan anmäla sitt intresse för olika spel, på det sättet ser föreningarna vilka spel det finns underlag att hålla turneringar i. Olika Sverok-föreningar har ansvar för olika områden och spel, utnyttja skilda kompetenser. Hitta något unikt med Sveroks ladders! Något som skiljer det från andra, befintliga. HUR VILL VI ATT ETT SVENSKT RANKINGSYSTEM FÖR E-SPORT SKA SE UT? Uppdelat i olika geografiska segment - stad/kommun/län/land Incitament för individuella prestationer - "tävla mot sig själv". Achievements? Spelare på alla nivåer ska ha något att sträva mot. "Sortera ut" de bästa men resten fortsätter spela på nivån de befann sig, inte slut på säsongen bara för att man inte avancerat. 60(85)

61 Ett rankingsystem där man kan sortera efter geografisk plats i olika filter, men också efter olika faktorer. Statistikolumner för exempelvis mest helande i DotAmatcherna. Ranking där man kan jämföra de olika föreningarna Kan ses som ett scoutingnätverk, där de duktiga spelarna som vill satsa kan plockas upp av större organisationer. 61(85)

62 BILAGA 2 - UTVÄRDERINGSENKÄT E-SPORTPROJEKTET FÖRENINGAR Gradera varje påstående från 1-5 beroende på hur väl du tycker att det stämmer överens med din uppfattning om projektet. 1 betyder att du inte håller med alls och 5 betyder att du håller med helt och hållet. Det är mycket viktigt att du skriver en eller ett par meningar för att motivera varför du satt siffran. JAG HAR FÅTT VARA DELAKTIG I PLANERINGEN AV E-SPORTPROJEKTET UNDER 2013 Siffra: Motivering: JAG HAR KÄNT TILL VAD SOM HÄNT I PROJEKTET Siffra: Motivering: JAG HAR BLIVIT INBJUDEN TILL SAMTAL OM PROJEKTET TILLRÄCKLIGT OFTA Siffra: Motivering: SVENSKA E-SPORTCUPEN HAR VARIT EN BRA REPRESENTATION FÖR DET ARBETE JAG VILL ATT SVEROK SKA GÖRA INOM E-SPORT Siffra: Motivering: JAG TYCKER ATT ARBETET MED SVENSKA E-SPORTCUPEN GETT SVEROK EN TYDLIGARE STÄLLNING SOM E-SPORTAKTÖR Siffra: Motivering: JAG HAR FÅTT CHANSEN ATT NÄTVERKA MED ÖVRIGA FÖRENINGAR INOM SVEROK TACK VARE PROJEKTET Siffra: Motivering: PROJEKTET HAR LETT TILL ATT E-SPORTEN FÅTT EN STÖRRE OCH TYDLIGARE PLATS I SAMHÄLLET ÄN TIDIGARE Siffra: Motivering: PROJEKTET HAR TAGIT HÄNSYN TILL MIN FÖRENINGS BEHOV OCH FÖRSÖKT MÖTA DEM Siffra: Motivering: JAG UPPLEVER ATT PROJEKTET MOTSVARAR DE FÖRVÄNTNINGAR JAG HADE INNAN DET STARTADE Siffra: Motivering: 62(85)

63 ÖVRIGA SYNPUNKTER PÅ PROJEKTET: 63(85)

64 BILAGA 3 - EKONOMISK RAPPORT EKONOMISK RAPPORT E-SPORTPROJEKTET 2013 INTÄKTER Intäkter Utfall 2013 Försäljning biljetter Svecup-final Sponsorintäkter Summa BILJETTFÖRSÄLJNING Projektet fick kronor i intäkter från biljettförsäljningen i samband med Svenska e- sportcupens final på Svenska Mässan. Totalt såldes 308 biljetter. BARTERAVTAL I samband med delfinaler och finalen i Svenska e-sportcupen upprättades barteravtal med arrangörer, där förbundet erhöll tjänster, lokaler och inventarier till ett sammanlagt värde av kronor. SPONSRING Det förhandlades fram avtal som gav Sverok en intäkt på kronor i utbyte mot exponering i samband med Svenska e-sportcupen KOSTNADER Lokaler och inventarier Utfall 2013 Hyra lokaler och teknik Svecup Hyra inventarier Summa LOKALER Hyra lokaler och teknik Svecup innefattar de barteravtal som slutits med arrangörer. INVENTARIER Den sammanlagda kostnaden för hyran av inventarier är nära kronor, varav den stora merparten gått till att hyra datorer, skärmar, möss, musmattor, tangentbord och diverse kablar för de fyra deltävlingarna i Svenska e-sportcupen. Det kan konstateras att av de kostnader som inte berott på yttre faktorer är kostnaden för inventarier en av de tyngsta. Det fanns ingen post för det i budgeten för e- sportsatsningen och planen var att få datorutrustningen helt sponsrad. Det beslutet finns anledning att skärskåda och konstatera att det togs på för svaga grunder, projektet 64(85)

65 borde undersökt marknaden på ett tydligare sätt för att få reda på hur rimligt det var att få full sponsring. Inför 2014 bör projektet beakta möjligheten att köpa utrustning istället för att hyra den - i det fall sponsring inte är ett alternativ. Samtidigt uppkommer då istället utmaningar i form av förvaring och frakt. RESOR, MAT OCH BOENDE - FUNKTIONÄRER OCH ANSTÄLLDA Resor, kost och logi Utfall 2013 Resekostnader Kost och Logi Summa Budgeten har på den här posten överskridits med ungefär kronor. På delfinalen i Norrköping var antalet funktionärer större än behovet, på grund av en osäkerhet inför en ny sorts evenemang. I Västerås var det problemet mindre men fanns kvar. Vid delfinalen i Jönköping och finalen i Göteborg var antalet optimerat, färre funktionärer hade gjort det svårt att genomföra evenemangen. Det som kan konstateras är att framförhållningen i bokningar, framför allt inför Norrköping och Västerås, varit för kort. Detta har lett till såväl dyrare resor som boende. I Norrköping och Västerås bodde dessutom funktionärerna i singelrum, något som ändrades till hösten. En annan aspekt är funktionärernas geografiska utgångspunkt. Projektet hämtade funktionärer från stora delar av landet, istället för att luta sig mot lokala föreningars medlemmar. Inför 2014 bör möjligheterna för att få delvis sponsrade resor, boende och mat vara något att beakta, samt ett upplägg där nyckelpositionerna på evenemangen innehålls av en sammanhållen grupp men där mer perifera arbetsuppgifter sköts av lokala representanter. KOMMUNIKATION Kommunikation Utfall 2013 Intern och extern kommunikation Svecup ÖVRIGA KOSTNADER Övriga kostnader Utfall 2013 Förbrukningsmaterial m.m Inga stora avvikelser att notera under övriga kostnader, kronor betalades för den jurist som projektet anlitat för att utforma vissa avtal. 65(85)

66 PERSONAL Personal Utfall 2013 Projektanställda Övrig kanslipersonal Summa Den noterbara punkten under personal är kostnaden för kanslipersonalens timmar i projektet. Under våren involverades kanslipersonalen i en utsträckning som inte var planerad. Detta för att projektet bytt riktning och växt rejält i omfattning sedan den ursprungliga projektplanen. De utökade uppgifterna var inte möjliga för projektet att hantera, timmarna räckte helt enkelt inte till. Under perioden januari-juni sattes många av de ramar och strukturer som sedan användes under hösten, detta gjorde att personalkostnaderna minskade betydligt under augusti-december. E-SPORTPROJEKTETS RESULTAT 2013 Sammanställning Utfall 2013 Intäkter Kostnader Summa Förbundets insats i projektet var kronor och övriga stora kostnadspunkter som det inte fanns beredskap för var ytterligare personalkostnader för kanslipersonal, drygt kronor, samt hyra av inventarier för ungefär kronor. PRISPENGAR Prispengar Utfall 2013 Intäkter Kostnader Summa De förväntade sponsorintäkterna för prispengar blev lägre än beräknat på grund av omständigheter som låg bortom Sveroks kontroll. Förbundet valde att ändå inte sänka prissumman utan att behålla den kommunicera prispotten. SAMMANSTÄLLNING RESULTATET FÖR E-SPORTPROJEKTET 2013 Sammanställning Budget 2013 Utfall (85)

67 Intäkter Kostnader Summa Skillnaden mellan det budgeterade resultatet och det faktiska utfallet blev kr, vilket till största delen kan förklaras av ökade kostnader för personalens arbete under våren 2013, kostnaden för hyran av datorer under Svenska e-sportcupen samt kr i utebliva prispengar från samarbetspartners. 67(85)

68 12. BESLUT: ARBETSSTRUKTUR I FÖRBUNDSSTYRELSEN HANDLINGAR Styrdokument: Arbetsstruktur i förbundsstyrelsen MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa Styrdokument: Arbetsstruktur i förbundsstyrelsen 68(85)

69 STYRDOKUMENT: ARBETSSTRUKTUR I FÖRBUNDSSTYRELSEN VERKSAMHETSPLANENS GENOMFÖRANDE Förbundsstyrelsen upprättar vid årets början ett dokument över alla uppdrag som ska utföras under året. Dokumentet är ett levande arbetsverktyg som uppdateras löpande och fastställs vid varje styrelsemöte. Varje uppdrag ska ha en ansvarig. I dokumentet skall även framgå uppdragets nuvarande status. Ordförande äger och fyller på listan mellan mötena. Uppdrag som inte är av löpande karaktär skall typiskt vara av sådan omfattning att det kan genomföras inom tre månader eller på 40 arbetstimmar. Ansvarig kan vara en ansvarspost inom styrelsen, en styrelseledamot eller en arbetsgrupp. Den/De som ansvarar för ett uppdrag har ansvar för att; planera, starta och övervaka genomförande samt till styrelsen rapportera arbetet. RAPPORTERING Under varje ordinarie styrelsemöte samt orienteringsmöte rapporterar den/de som ansvarar för ett uppdrag eller ett ansvarsområde hur arbetet fortlöper. Rapporter sker muntligen och avstäms mot uppdragslistan där status för pågående uppdrag/ansvarsområde framgår i tre specifika kategorier: Tid - Hinner vi? Resurser - Har vi det som behövs? Personer, kompetens, verktyg etc. Kvalité - Blir det bra? ORIENTERINGSMÖTEN Mellan varje ordinarie styrelsemöte skall kortare orienteringsmöten hållas på distans. Orienteringsmöten är i regel ej beslutande utan syftar endast till muntlig rapportering och frågestund. MÖTESHANDLINGAR Samtliga möteshandlingar sammanställs på avsett webbforum. Handlingar skall vara publicerade senast måndagen före möteshelgen. Handlingar som inkommer efter detta behandlas som övriga frågor som tas upp i mån av tid. PER CAPSULAM Då styrelsen behöver ta brådskande beslut mellan styrelsemöten sker detta genom ett per capsulam-beslut. Ett beslutsunderlag för ett beslut per capsulam ska skickas till förbundsordförande. Denne ser därefter till att alla styrelseledamöter får tillgång till beslutsunderlaget via diskussionsforumet och e-post. Efter att per capsulam-beslutet har utlysts ska en yrkandeperiod hållas innan själva omröstningen kan starta i forumtråden. Inför omröstningen skickas alla yrkanden som inkommit ut till styrelsen. Tidpunkt för när omröstningen påbörjas och avslutas ska tydligt anges i informationen inför per capsulam-beslutet. Rösterna markeras på forumet. För att ett beslut ska äga giltighet måste minst fem av förbundsstyrelsens ledamöter rösta. När omröstningen är avslutad ska styrelsen informeras om resultatet och beslutet träder då i kraft omedelbart. Varje beslut per capsulam måste ratificeras och protokollföras vid 69(85)

70 nästkommande ordinarie styrelsesammanträde. Reservationer mot ett beslut taget per capsulam ska inlämnas vid detta möte. 70(85)

71 13. BESLUT: MÖTESSCHEMA 2014 HANDLINGAR Mötesschema 2014 MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa Mötesschema (85)

72 MÖTESSCHEMA januari - Styrelsemöte 1 23 februari - Orienteringsmöte mars - Styrelsemöte 2 27 april - Orienteringsmöte maj - Vårslaget maj - Styrelsemöte 3 29 juni - Orienteringsmöte 3 Sommar 10 augusti - Orienteringsmöte augusti - Styrelsemöte 4 21 september Orienteringsmöte september - Höstslaget oktober - Styrelsemöte 5 20 oktober - Orienteringsmöte 6 16 november - Orienteringsmöte november - Riksmöte december - Styrelsemöte 6 72(85)

73 14. BESLUT: ATTESTRÄTT 2014 HANDLINGAR Attestlista 2014 MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa Attestlista (85)

74 ATTESTLISTA 2014 Intäkter Budgetpost Budget 2014 Attestant 1 Attestant 2 Statsbidrag Räntor & utdelningar Personaluthyrning regionala verksamhetsutvecklare Personaluthyrning Övriga intäkter Spellovet E-sportsatsningen inkl. Svecup Det levande valet Code of conduct & Meet Up NAB år 2 (7/12 under 2014) Summa Intäkter Kostnader Föreningarna Budgetpost Budget 2014 Attestant 1 Attestant 2 Föreningsbidrag Jenny Petersson Rebecka Prentell Träffbidrag Jenny Petersson Rebecka Prentell Lokalbidrag Emma Ström Jenny Petersson Föreningsförsäkringar Jenny Petersson Johan Groth Crowdfunding Johan Groth Rebecka Prentell Banktjänster Jenny Petersson Johan Groth Föreningsutveckling Rebecka Prentell Johan Groth Föreningsstöd Rebecka Prentell Johan Groth Level Up Rebecka Prentell Johan Groth Intern Kommunikation Jenny Petersson Rebecka Prentell Distriktsstöd Rebecka Prentell Johan Groth Grundgaranti distrikt Rebecka Prentell Johan Groth E-sportsatsningen inkl. Svecup Rebecka Prentell Johan Groth Medlemsvärvning Malin Österman Rebecka Prentell Det levande valet Rebecka Prentell Johan Groth Code of conduct & Meet Up Rebecka Prentell Johan Groth Leia Rebecka Prentell Johan Groth Spellovet Johan Groth Rebecka Prentell Personaluthyrning regionala verksamhetsutvecklare Rebecka Prentell Johan Groth Summa Föreningarna Förbundet Budgetpost Budget 2014 Attestant 1 Attestant 2 Statsbidrag Jenny Petersson Rebecka Prentell Personaluthyrning Jenny Petersson Rebecka Prentell Externfinansiering Johan Groth Rebecka Prentell Förbundskonferenser Johan Groth Rebecka Prentell Organisationsutveckling Johan Groth Rebecka Prentell Löpande forum irc och webb Johan Groth Rebecka Prentell Utbildning ideella Rebecka Prentell Johan Groth Partnerskap Rebecka Prentell Johan Groth Förbundsutveckling Arvoderingar FS Jenny Petersson Alexander Hallberg 74(85)

75 Styrelsen Rebecka Prentell Johan Groth Styrelsestöd Rebecka Prentell Johan Groth Personal grundkostnad Jenny Petersson Johan Groth Löpande förvaltning Jenny Petersson Johan Groth Kanslilokal Jenny Petersson Johan Groth Extern kommunikation Jenny Petersson Rebecka Prentell Revision Jenny Petersson Johan Groth Systemunderhåll (ebas hitta starta val) Jenny Petersson Johan Groth IT-Drift Johan Groth Jenny Petersson Riksmötet Emma Ström Jenny Petersson Valberedning Jenny Petersson Johan Groth Ombudsvalet Jenny Petersson Rebecka Prentell NAB år Rebecka Prentell Johan Groth Projektstöd Rebecka Prentell Johan Groth Summa Förbundet Summa Intäkter Summa Kostnader Resultat (85)

76 15. BESLUT: FÖRDELNING AV ÖVERSKJUTANDE BIDRAG 2013 HANDLINGAR Beslutsunderlag: Fördelning av överskjutande bidrag 2013 MÖTET BESLUTADE ATT 1... dela ut kronor till ett par av distrikten för att ge dem möjlighet att under 2014 betala för att få regionalt anställda föreningskonsulenter. 76(85)

77 BESLUTSUNDERLAG: FÖRDELNING AV ÖVERSKJUTANDE BIDRAG 2013 Vid redovisningen till Ungdomsstyrelsen av våra statsbidrag för 2012 fick vi en anmärkning från Ungdomsstyrelsen om att våra kostnader var 2,3 miljoner lägre än det statsbidrag vi hade fått. Efter samtal med Fredrik Vikström, chef på Ungdomsstyrelsen, rekommenderade han att vi skulle se till att dessa pengar för 2012 skulle förbrukas under 2013 och samtidigt förbruka motsvarande hela statsbidraget för Detta för att slippa riskera att bli återbetalningsskyldiga. Skillnaden mellan det vi bör redovisa och det vi enligt prognosen kan redovisa uppgår till kronor. 77(85)

78 16. BESLUT: FÖRBUNDSSTYRELSENS ANSVARSOMRÅDEN 2014 HANDLINGAR Beslutsunderlag: Styrelsens ansvarsområden 2014 Styrelsens ansvarsområden 2014 Styrelsens fadderdistrikt 2014 MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa Styrelsens ansvarsområden fastställa Styrelsens fadderdistrikt (85)

79 BESLUTSUNDERLAG: STYRELSENS ANSVARSOMRÅDEN 2014 Under styrelsemötet kommer vi bland annat att diskutera och besluta om och fördela styrelsens olika ansvarsposter. Här kommer en lista på de större ansvar och uppdrag som ligger på styrelsen och som kommer att kräva ett kontinuerligt arbete under året. Vad är ett uppdrag/ansvarsområdet? I Sveroks förvaltningsorganisation (wiki.sverok.se/wiki/förvaltningsorganisation) beskrivs särskilt fyra olika ansvarsområden för styrelsen: ekonomi-, personal-, förenings- och distriktsansvarig. Utöver dessa konstaterar man att förbundsstyrelsen arbetar med hjälp av projekt, arbetsgrupper och förbundsstyrelsens egna uppdrag. I den här listan har jag tematiskt lyft ut och parat ihop större projekt/uppdrag/ansvarsposter som är mer eller mindre avgränsade områden. Tanken är att styrelsen beslutar om att fördela dessa ansvarsområden sinsemellan på styrelsemötet i januari och att dessa ansvarsområden sedan blir upp till respektive styrelsemedlem att utveckla på olika sätt och bereda underlag inför styrelsemöten inom. Det är viktigt att vi inom styrelsen hjälps åt med att förverkliga förbundets verksamhetsplan, och att vi stöttar varandra och säger ifrån om ett ansvarsområde blir för tungt, eller om tiden inte räcker till. Jag yrkar 1)...att styrelsens uppdrag och ansvarsområden fördelas enligt nedan. 79(85)

80 STYRELSENS ANSVARSOMRÅDEN 2014 FÖRENINGSANSVARIG - CHARLES Föreningsansvarig är en förvaltande post inom styrelsen som hanterar särskilda ärenden som uppstår i kontakten mellan kansliet och föreningarna. Arbetsuppgifter: Klagomål på föreningar - hanterar dialog med föreningar och enskilda medlemmar i klagomålsärenden som faller utanför stadgar, föreningsdirektiv och rutiner. Kontrollrutiner - ansvarar för att i samråd med kansliet löpande utvärdera kontrollrutinerna och vid behov genomföra ändringar. Vägledande beslut - tolkar föreningsdirektiven och fattar vägledande beslut i frågor som rör föreningar, t.ex. tveksamheter vid antagning eller dispensansökningar. Förändringarna tillförs eventuellt gällande föreningsdirektiv och fastställs på nästkommande styrelsemöte. PERSONALANSVARIG - ALEXANDER Personalansvarig är en förvaltande post inom styrelsen som hanterar särskilda ärenden som uppstår i frågor kring personal anställd av Sverok. Arbetsuppgifter: Ha ett övergripande ansvar för personalfrågor. Vara kanslichefens stöd i anställningsfrågor. Ha ett huvudansvar i de fall Förbundsstyrelsen ska anställa personal (t.ex. kanslichefen). DISTRIKTSANSVARIG - CHRIS Distriktsansvarig är en förvaltande post inom styrelsen som hanterar särskilda ärenden som uppstår i frågor kring Sveroks distriktsföreningar. Arbetsuppgifter: Hålla löpande kontakt med distrikten för att fånga upp önskemål och behov. Bevaka utvecklingen vad gäller regionala bidrag t.ex. från landstingen. Samordna utvecklingsinsatser riktade mot distrikten. EKONOMIANSVARIG (FÖRSLAG PÅ ATT DENNA POST LÄMNAS VAKANT UNDER 2014) Ekonomiansvarig är en förvaltande post inom styrelsen som hanterar särskilda ärenden som uppstår i frågor kring Sveroks ekonomi, redovisning och revision. Arbetsuppgifter: I samråd med ekonomiansvarig på kansliet ta fram rapportmallar etc. för ekonomirapportering. Löpande följa utvecklingen inom Sveroks ekonomi och rapporterar avvikelser till Förbundsstyrelsen. 80(85)

81 MÅNGFALD OCH TILLGÄNGLIGHET - LINNEA Under 2013 har en likabehandlingsplan tagits fram inom projektet NAB. Under 2014 är det viktigt att styrelsen ansvarar för att implementera insatser från likabehandlingsplanen i våra vanliga rutiner och att uppföljningsrutiner utvecklas. E-SPORT - ALEXANDER Under 2014 har vi dels Svenska E-sportcupen år 2 och en stor ansökan inne hos Allmäna Arvsfonden som rör just E-sport och attityder. Vi behöver någon i styrelsen som särskilt kan hålla sig uppdaterad på vad som händer inom E-sporten. LOKALER - EMIL I verksamhetsplanen finns ett stort område som handlar om att möjliggöra för föreningar att genom samarbetsavtal med andra organisationer få tillgång till föreningslokaler. Här har ett arbete med Våra Gårdar påbörjats, men det finns mycket på området lokaler och föreningars tillgång till- och skötsel av lokaler som kan utvecklas. SAMARBETEN - ELAINE Vi har fått i uppdrag att ta fram två material som berör samarbeten mellan föreningar: en guide för samarbeten ink. mall för samarbetsavtal och en utredning om internationella samarbeten. Se verksamhetsplanens mål: G3 och D5. RIKSMÖTESUTREDNINGEN - LINNEA Under 2014 ska styrelsen utreda formerna för riksmötet i enlighet med en motion som las fram under 2012 års riksmöte. En workshopdag för detta är inplanerad i februari och styrelsen behöver säkerställa att utredningen levereras till riksmötet VI ÄR SVEROK + RIKSMÖTET - CHARLES & ELAINE I verksamhetsplanen finns mätbara mål om att öka engagemanget för att delta under riksmötet. Därför behöver styrelsen arbeta med att ta fram förslag som underlättar för personer att bli ombud och ökar intresset så att fler föreningar vill rösta i ombudsvalet. DISTRIKTSUTREDNINGEN - JOHAN Styrelsen ska under året jobba med att formulera ett tydligt syfte med distrikten och lägga fram detta som ett förslag på ny stadga till riksmötet Styrelsen behöver lägga upp arbetet med att förankra och leda den här processen utifrån arbete som tidigare gjorts på området. Detta område går mycket in i det jobb som en eventuell distriktsansvarig gör under IT - JOHAN, EMIL & LINNEA Under året kommer förbundet att genomföra stora insatser på IT-området, både våra publika sidor och interna verktyg är uppe för renovering. Här behöver styrelsen följa utvecklingen så att vi levererar det vi ålagts enligt verksamhetsplanen. MEDLEMSVÄRVNING - REBECKA Under året ska en stor medlemsvärvningskampanj genomföras. Projektet behöver en beställare från styrelsen som kan följa upp och se så att förbundet lyckas åstadkomma den medlems- och föreningsökning som vi vill ha enligt verksamhetsplanen. 81(85)

82 IDÉDEBATT - SPEL SOM IDROTT OCH KULTUR - REBECKA Under året ska två nya diskussionsforum/arbetsgrupper inrättas: ett idrotts- och ett kulturråd. Här behöver styrelsen hållas uppdaterad om diskussionerna som förs och själva delta i idéutvecklingen. Ansvar på det här området innefattar att delta i arbetsgruppernas möten och förmedla information och ge inspiration till styrelsens arbete utifrån vad som händer i de två arbetsgrupperna. 82(85)

83 STYRELSENS FADDERDISTRIKT 2014 Norrbotten... Rebecka Västerbotten... Emil Nedre Norrland... Johan Gävle-Dala... Linnea Mälardalen... Charles Svealand... Elaine Stockholm... Rebecka Väst... Alexander Jönköping-Kronoberg... Andreas Östergötland... Chris Kalmar-Blekinge... Andreas SKuD... Chris 83(85)

84 17. BESLUT: RAMAR FÖR DISTRIKTSUTREDNINGEN HANDLINGAR Beslutsunderlag: Ramar för distriktsutredningen MÖTET BESLUTADE ATT 1... utse Johan Groth till ansvarig för distriktsutredningen 2... fastställa följande ramar för utredningen Riktlinjer för distriktsutredningen Utredningen har i uppdrag att presentera ett antal olika organisatoriska modeller för distriktens roll i förbundet Till de olika modellerna presentera en analys av syfte, beslutsvägar, personalfrågor, stadgemässiga förändringar samt övriga aspekter utredningen finner intressanta Utredningen ska under året genomföra minst två konsultationer med medlemmar, utöver slagen Utredningen ska presentera ett underlag för behandling till styrelsens möte i oktober 3... ansvarig löpande återkopplar utredningens arbete till styrelsen. 84(85)

85 BESLUTSUNDERLAG: RAMAR FÖR DISTRIKTSUTREDNINGEN Under förra styrelsemötet diskuterade vi distriktsutredningens form, och landade i ett par olika vägval i frågan om form och ambitionsnivå för utredningen (viewtopic.php?f=367&t=46135). Under det här mötet skulle jag vilja att vi tar vidare diskussionen om utredningen för att fastställa riktlinjer/ramar för utredningen. När vi genomför den här typen av processer behöver vi alltid ta ställning till om vi ska göra processen öppen tillsammans med distrikten, eller om vi ska hålla processen intern. På förra mötet konstaterade vi att distriktens medverkan är mycket viktig för den här processen. Vi behöver också fundera på vilka ingångsvärden vi har: om vi vill se en helt ny riktning eller stadgereglera det som redan finns. På förra styrelsemötet konstaterade vi att processen ska vara en större process, där vi ser över de slutsatser som dragits tidigare, och alltså till viss del gör om processen på nytt. Det är viktigt att komma ihåg att distrikten är många och olika och har olika synpunkter på hur Sverok ska formas och utvecklas. Behovet av förankring av reformer är stort och den tid och fokus som detta kräver av styrelsen ska inte underskattas. Frågor att förbereda sig på 1. Hur ser vi på distriktens roll idag utifrån tanken om regionala konsulenter, en idé som inte fanns när den förra distriktsutredningen gjordes? 2. Hur ska processen gå till? 3. Diskussion kring ramar för distriktsutredningen: vi skriver tillsammans de ramar som reglerar utredningen Diskussionen på styrelsemötet kommer landa i ett antal slutsatser, som vi fastställer som beslut och delegerar till en eller flera i styrelsen att verkställa. Jag yrkar 1. Att utse Johan Groth till ansvarig för distriktsutredningen 2. Att fastställa följande ramar för utredningen Riktlinjer för distriktsutredningen Utredningen har i uppdrag att presentera ett antal olika organisatoriska modeller för distriktens roll i förbundet Till de olika modellerna presentera en analys av syfte, beslutsvägar, personalfrågor, stadgemässiga förändringar samt övriga aspekter utredningen finner intressanta Utredningen ska under året genomföra minst två konsultationer med medlemmar, utöver slagen Utredningen ska presentera ett underlag för behandling till styrelsens möte i oktober 3. Att ansvarig löpande återkopplar utredningens arbete till styrelsen 85(85)