Styrelsemötesprotokoll Sverok Väst - Styrelsemötesprotokoll docx

Transkript

1 Sverok Väst - Styrelsemötesprotokoll.docx Styrelsemöte 1. Mötet öppnas Närvarande ur styrelsen: Robert Tiinus, Magnus Haglund, Mikael Ölmestig, Rasmus Palm, Tommy Nilsson, Birger Hanning. 2. Mötet kontrolleras vara beslutmässigt Mötet finnes vara beslutsmässigt. 3. Val av mötesordförande Robert Tiinus. 4. Val av mötessekreterare Tommy Nilsson. 5. Val av justerare Magnus Haglund. 6. Godkännande av dagordning Löpande. 7. Genomgång av föregående protokoll Gicks igenom. 8. Genomgång av inkommen post Ingen post gicks igenom. 9. Dokumentation av per capsulam-beslut a. Beslut att flytta dagens styrelsemöte till Ungdomens Hus 1200kvm Finner Bifall. 10. Ny kanslilokal (Robert) Resultatet av lokalletandet presenteras och diskuteras för hur vi går vidare. 450kr/kvm, 7000kr/månad, /år. Dungeon, betongväggar, behöver ventilation, inre rum har inget fönster, ledningar ligger kalt i rummet, två rum. Den är svåruthyrd och inte vårt förstahandsval. Två toaletter, affärslokal, kök, kr/mån, 250kvm. Lite dyr för oss. Vi är intresserade av att titta på den. Rasmus kontrollerar med Göteborgslokaler. 11. Sverok Väst Spelveckan satsning (Birger, Tommy, Mikael, Magnus) Hur ska den se ut, vilka dagar, vem gör vad, diskussion och vidare arbete utanför mötet. Kontakt med föreningar. En förening blir ansvarig för varje dag. Föreningar kan söka upp till 3000kr, och skall redovisa i förväg vad de skall ha dem till, om möjligt ska vi betala ut i förväg. Schema med vilka som deltar när, klart till den 27:e, 29:e bör reklammaterial gå ut. Birger Hanning är ansvarig för Göteborgssatsningen. 12. Profilkläder (Birger, Tommy) Behöver beställas ungefär nu för att kunna få med vettigt tryck. Birger och Tommy tar tag i, tråd på forumet sätts upp. 13. Bidrag, allmänt Följande behöver inkomma med mer material; 1/8

2 Sverok Väst - Styrelsemötesprotokoll.docx Bolg Drau Projektbeskrivning, Magnus. Allas Lajvförening, Projektförening, Tommy. 14. Bidragsansökan; Hikari-Kai (Projektbidragsgruppen) Bidrag för stöd till konventsverksamhet. Se bilaga 1. Vidare dialog om möjligheter och fördjupning på forumet, beslut hänvisas till forumet. Rasmus ska besöka deras möte och gå igenom med dem. Ansökan bordlägges till nästa möte/forumet. 15. Bidragsansökan; Göteborgs Go-klubb (Projektbidragsgruppen) Bidrag för stöd till internationell Go turnering. Se bilaga 2. BESLUT: Finner Bifall. 16. Bidragsansökan; VästSvenskaAirsoftFöreningen (Projektbidragsgruppen) Bidrag för etableringsstöd till ny Speedballbana. Se bilaga 3. BESLUT: Avslag. Motivering; Fullständigt ekonomiskt underlag i ansökan saknas och distriktet saknar ekonomiska medel för att bevilja beloppet. 17. Rapportering från Lajv1 (Magnus) Information om hur det gått med vår workshop. Sköldar byggdes, blev överskott, blev två gånger, deltagardagar rapporteras för arrangemanget. 18. Övriga frågor a. Aktivitet för IOFF mötet (Magnus) Birger undersöker, ett alternativ ska presenteras imorgon. b. Bättre rapportering i arbetsgrupperna (Mikael) Just nu når väldigt lite information i de publika forumen. 19. Datum för nästa två möten 14:e, oktober, Kansliet, 17:00 11:e, november, Kansliet, 17: Mötet avslutas Mötet avslutas 20:42. Ordförande: Sekreterare: Justerare: Robert Tiinus Tommy Nilsson Magnus Haglund 2/8

3 Sverok Väst - Styrelsemötesprotokoll.docx 3/8

4 Sverok Väst - Styrelsemötesprotokoll.docx Bilaga 1; Bidragsansökan; Hikari-Kai, HikariCon i på Japanföreningen Hikari-Kai söker bidrag till vårt konvent HikariCon som ska hållas under spelveckan. Vi hoppas vi uppfyller kraven för detta bidrag och undrar hur mycket vi kan få. När: lördag till måndag ( till ) Var: Schillerska Gymnasiet i Göteborg Inträdesavgift: 250 kr (medlemmar), 300 kr (icke medlemmar) Övernattning ingår i priset. Övrigt: Alkoholfritt, drogfritt, rökfritt. Förbud mot nötter, citrus och skaldjur pga. risk för allergier. Tanken med konventet är att sprida Japansk kultur i former som Animevisningar, Cosplay, tv-spel, ninjauppvisning m.m. Konventet kommer även innehålla aktiviteter såsom tävlingar, olika lekar och annat som hör till ett bra konvent. XXX Konventsgruppen HikariCon HikariCon 2010 HikariCon 2010 Budget inkomster besökare max antal: 300 st beräknat antal: 200 st inträde (medlemmar): 250 kr inträde (icke medlemmar): 300 kr beräknad inkomst: 200*250 = kr bidrag:? totalt: kr utgifter Lokal Hyra: kr Slutstäd: 5000 kr (osäker) Vakter: 1000 kr (osäker) Material Silvertejp 1000m/20st/1200kr buntband 100st/35kr papper 500st/156,50 kr saxar 10st/200kr 1511,50 kr café Café har en egen budget pr flyers planscher 2000 kr Pysselrum 2000 kr sjukvård 1000 kr säkerhet 1000 kr 4/8

5 Sverok Väst - Styrelsemötesprotokoll.docx städ vita sopsäckar 200 kr (5 rullar) (40 kr/st) svarta sopsäckar 250 kr (10 rullar) (25 kr/st) moppar 150 kr (5 st) (30 kr/st) toarullar 200 kr (5 st) (40 kr/st) silvertejp 150 kr (5 rullar) (30 kr/st) totalt: 1000 kr transport 2000 kr Teknik 1000 kr Övrigt 2488,50 kr Totalt kr 5/8

6 Sverok Väst - Styrelsemötesprotokoll.docx Bilaga 2; Bidragsansökan; Göteborgs Go-klubb Hej, Jag sitter i styrelsen för brädspelsföreningen Göteborgs go-klubb, Sverok förenings ID F Vi spelar det strategiska brädspelet Go, se vår hemsida för mer information. Varje år anordnar Göteborgs go-klubb Sveriges äldsta turnering för detta brädspel, turneringen Göteborg Open. År 2010 händer detta den 5:e-7:e november och platsen ser ut att bli Schillerska Gymnasiet i centrala Göteborg. Förra året hade vi spelare från tre länder, många mycket duktiga. I år har vi dock tänkt höja ribban ännu ett steg. Vi vill hyra in en professionell spelare från Korea för att hålla föredrag, kommentera matcher och bidra till en uppskattad turnering. Vi tror att detta skulle locka mycket folk och att det skulle vara mycket populärt. Att få besök av proffs skulle säkert bidra till ett ökat intresse för Go, vår förening, och i förlängningen Sverok som möjliggör detta arrangemang. Tursamt nog har det Koreanska go-förbundet bestämt sig för att vi borde lära oss mer om spelet go här i väst och därför har de stationerat några proffs i Ungern. De betalar flygresor och lön för att de skall åka till olika turneringar i Europa, till exempel Göteborg Open. Vi har just nu kontakt med en av dem och väntar på svar om han kan komma på vår turnering. Vi har sökt spelveckans bidrag från Sverok eftersom vår turnering ligger under spelveckan, och vi kommer även att söka arrangemangsbidrag för alla deltagare från Sverok. Men, för att täcka alla utgifter med lokalhyra, mat och boende för proffs, affischering e.t.c. så skulle vi uppskatta ytterligare bidrag i form av Projektbidrag från Sverok Väst. Nedan följer en preliminär budget beräknad på 60 deltagare (se längst ner i mailet). Vi hoppas nå långt fler än så (uppemot 100 deltagare är inte omöjligt), men detta är en möjlig budget. Vid ökat antal deltagare så ökar också antalet som vill övernatta i skolan och då behöver vi hyra fler sovsalar än de två vi nu räknat med nedan. Vi har inte heller spikat anmälningsavgifterna ännu eftersom vi ännu inte skrivit på kontrakt med skolan vi skall hyra utan endast fått muntligt löfte. Vi vet därför inte riktigt hur många salar vi behöver, (det beror på hur de ser ut), och således är det osäkert hur mycket vi behöver ta betalt. Men, för 60 personer så är detta en klart rimlig budget. Om vi behöver komplettera eller förtydliga något, vänligen hör av er snarast! Mvh Styrelsen Göteborgs go-klubb genom Eskil Preliminär budget ( ) Intäkter Deltagaravgifter 60 pers á 250 SEK = 60*250=15000 Arrangemangsbidrag från Sverok á 40 SEK per deltagare = 40*60 = 2400 Spelveckan bidrag från Sverok = 3000 SEK Sverok väst projektbidrag ca 3000 SEK (förhoppningsvis) Totalt = =23400 SEK Utgifter Avgift till Svenska goförbundet för 60 pers á 40 SEK = 60*40 = 2400 Övrigt 2000 SEK 1 pris 1500 SEK 2 pris 1000 SEK 3 pris 500 SEK 5 bokpriser á 200 SEK = 1000 SEK Hyra för lokal och sovplatser 60 pers = Hyra av proffs (alla kostnader) = 5000 SEK Totalt = =23400 Preliminär balans = +0 SEK. 6/8

7 Sverok Väst - Styrelsemötesprotokoll.docx Bilaga 3, Bidragsansökan; VästSvenskaAirsoftFöreningen Ansökan om projektbidrag för projektet Bruket Projektbeskrivning Det hela började med att VSAF för ett par år sedan fick sin första föreningslokal med hjälp av Sverok Riks. Nu ett par år senare har vi etablerat en bra kontakt med Mölndals kommun och fått tag på en bra föreningslokal med tillhörande spelbar mark, väldigt centralt och bra för västsvenska airsoftare. Området där spelmarken ligger har även potential för att kunna utvidgas om vi får ett fortsatt bra samarbete med uthyrarna. Projektet riktar sig till den spelbara mark som vi fått tag på. Den ligger på inhägnat område i gamla Mölndals bruk och består av en asfaltsplan på cirka 100x100 m. Marken består idag av enbart en tom asfaltsplan. Vårt mål med asfaltsplanen är att göra den till Göteborgs mest tillgängliga och välanvända airsoftbana. Cirkeln på bilden till vänster visar Mölndal Station. Den röda markeringen visar potentiell hyrbar mark. Blå markering på höger bild visar vår föreningslokal (den tidigare grindvaktstugan till bruket). Grön markering på höger bild visar hyrd spelbar mark. Marken som är markerad med grönt visar alltså marken vi har fått hyra där vi får lov att spela. Vårt mål är att kunna erbjuda våra föreningsmedlemmar och andra airsoftutövare en väldigt central och bra spelplan. Våra ambitioner är att kunna erbjuda spel ett par gånger i veckan. Detta är fullt möjligt tack vare våra egna medlemmar som är dem som arrangerar spelen. Generellt sett så arrangeras det ungefär ett skogsspel i veckan i Göteborg, men vi räknar med att kunna utöka föreningens spel med denna bana till ev. tre-fyra spel i veckan. Med er hjälp kan vi få airsoften i Göteborg att växa ytterligare! Det här kan bli hur bra som helst! Budget För att kunna starta upp banan krävs det kapital för inköp av byggnadsmateriell. Det går att göra banan hur bra som helst, så det är svårt att uppskatta hur mycket kapital som krävs för att få en fulländad bana. Vi har dock realistiska mål, och ansöker därför om pengar för att kunna göra en spelplan ver.1.0, d.v.s. en lite enklare spelplan men som håller måttet. Vi uppskattar att det kommer krävas cirka kronor för att få en spelbar bana (ver.1.0). Om vi kan få mer pengar än så är det såklart väldigt uppskattat. Inköp Följande inköp är planerade, dock inget som är hugget i sten. Sandsäckar & sand Korrigerad plåt Däck Oljefat Virke Belysning Skrotbilar Container Friggebod/Safezone-hus Det är svårt att budgetera exakta summor för sakerna vi vill köpa, men vi att ju mer vi har att röra oss med, ju roligare bana kan vi bygga. 7/8

8 Sverok Väst - Styrelsemötesprotokoll.docx Finansiering Vi räknar med att kunna dra in cirka kronor i månaden på banan i enbart intäkter från spelare. Vi kommer ha två olika spelavgifter på banan, en för medlemmar (~50-100:-) och en för gäster (~ :-). Önskat bidrag Föreningen kommer lägga lika mycket pengar som Sverok Väst är beredda att lägga på projektet (högst kronor), dock på ett villkor, att enbart spelavgifterna som föreningen får in från Bruket går till projektet, så det inte tas av föreningens övriga kapital. Detta innebär att föreningen kommer lägga intäkterna från Bruket i samma takt som spelintäkterna inkommer. Vi ansöker här med om kronor till en uppstart av banan. Om summan anses för hög är vi öppna för en diskussion. Givetvis tar vi tacksamt emot större bidrag. Vi är också öppna för Ni skjuter till med ytterligare kapital under 2011 för en fortsatt utveckling av banan. Intäkerna från banan går till 100% till VästSvenskaAirsoftFöreningen (VSAF) och materialet som köps in till banan tillfallet föreningen. Projektredovisning Projektet ses som avslutat 31 december 2011, alt. datumet om banan skulle läggas ned tidigare än utsatt datum. Kontakt: Gabriel Svensson, , gabriel.svensson@sverok.se INFO OrganisationsNr: Bankgiro: SVEROK-ID: F Med vänliga hälsningar, VSAF-styrelsen genom Gabriel 8/8