Internal Governance System. Expertverktyget för regelefterlevnad, kontroll och styrning

Transkript

1 Internal Governance System Expertverktyget för regelefterlevnad, kontroll och styrning

2 IT-stödet för effektiv regelefterlevnad Regelbördan som finansiella företag möter blir alltmer omfattande och komplex. Samtidigt ställer hård konkurrens höga krav på effektivitet och fokus. IGS (Internal Governance System) skapades för att möta just dessa utmaningar. IGS är ett IT-baserat verktyg för effektiv regelefterlevnad, riskhantering, kontroll och styrning i finansiella företag. IGS skapar struktur och underlättar såväl dokumentation som planering och uppföljning. Verktyget gör det även enkelt för kontrollfunktioner, ledning och styrelse att överblicka verksamheten. Med IGS minskar den administrativa bördan. IGS är utvecklat av experter inom finansiell riskhantering och regelefterlevnad experter med gedigen praktisk erfarenhet av finansbranschen och av finansiell reglering. IGS består av moduler med olika syften. Förutom basmodulerna som presenteras i detta produktblad finns verktyg för bl.a. incidenthantering, operativ risk och andra ändamål. Kontakta oss om du önskar mer information om dessa och vad IGS kan göra för ditt företag.

3 Real Time Compliance Ett regelregister och signalsystem som kopplar samman regelförändringar med interna styrdokument och aktiviteter. Internal Documents En samlingsplats för interna styrdokument som skapar struktur och spårbarhet. Activities Ett verktyg för planering och uppföljning av aktiviteter relaterade till kontroll och styrning. Reporting Ett rapporteringsverktyg som gör det lätt att följa och dokumentera intern och extern rapportering. Board View Genom tilläggsmodulen Board View kan styrelse och ledning snabbt få en överblick av företagets compliance- och risksituation och se om det är något som kräver deras uppmärksamhet. (Se Tilläggsmoduler i slutet av produktbladet).

4

5 Real Time Compliance Real Time Compliance kallar vi de funktioner som underlättar regelefterlevnad vid varje tidpunkt. Huvudsakligen åstadkoms detta genom tre funktioner: Legal Framework, Compliance Signals och Compliance Updates. Legal Framework Genom Legal Framework får du på ett samlat och strukturerat sätt tillgång till samtliga regler som är tillämpliga för företaget: EU-direktiv, lagar och Finans- inspektionens föreskrifter och allmänna råd (FFFS). Genom Legal Framework kopplas tillämpliga regler samman med företagets styrdokument och aktiviteter. Compliance Signals Compliance Signals är ett signalsystem som ser till att du har löpande kontroll över vilka interna styrdokument som behöver ses över. Compliance Signals tar hänsyn till både externa faktorer, som förändringar i regelverken, och interna faktorer, som att det är dags för årlig revidering av styrdokumentation. Compliance Updates FCG uppdaterar löpande IGS med Compliance Updates, det vill säga de senaste omvärldsförändringarna som är relevanta för ditt företags regelefterlevnad, till exempel förändringar i regler eller praxis. Compliance Updates anpassas efter vad som är relevant för just ditt företag. I samband med varje Update kan du dessutom se vilka av dina styrdokument och aktiviteter som påverkas av förändringen. Ditt företag får även ta del av FCG:s expertkompetens genom skräddarsydda kommentarer och råd.

6 Internal Documents Internal Documents kan liknas vid en digital pärm där företagets styrdokument finns samlade på ett strukturerat och lättillgängligt sätt. Du kan enkelt se när varje dokument senast fastställdes, vem som är ansvarig, status och övrig information. Dokumenten kan filtreras på olika sätt, till exempel med avseende på ägare eller kategori. Du kan även söka efter nyckelord för att hitta specifika dokument. I en hierarkivy kan du se hur dokumenten relaterar till varandra. Till varje dokument anges de regler som det är baserat på, vilket utgör grunden för signalering vid regelförändringar. Signalering sker även när ett dokument behöver uppdateras av interna orsaker. Genom en historikfunktion är det möjligt att se vad som har skett tidigare i hanteringen av respektive dokument, det vill säga vem som har gjort vad och när. Du har även tillgång till tidigare versioner av dokumenten.

7 Internal Governance System E ektiviserar compliance, kontroll och styrning i finansiella företag

8

9 Activities Activities fungerar som en aktivitetsplan som underlättar både planering och uppföljning av arbetet med styrning och kontroll. Du registrerar vilka aktiviteter som ska ske, tidpunkten för genomförande, vem som ansvarar för utförande, status på aktiviteten och annan information. Därefter kan du löpande uppdatera planen när aktiviteter tillkommer eller blir utförda. Ett flaggningssystem signalerar prioriterade aktiviteter för att inget ska falla mellan stolarna. Slutförda aktiviteter flyttas från planen till en separat lista. Det blir i efterhand enkelt att se till exempel tidpunkten för genomförandet och resultatet. Modulen erbjuder även en kalendervy som ger en överblick av när aktiviteterna är inplanerade under året. Här kan du till exempel snabbt se hur arbetsbördan varierar under året. På samma sätt som i modulen Internal Documents kan du filtrera efter olika kriterier och söka efter nyckelord.

10 Reporting Reporting är ett användarvänligt ärendehanteringssystem som gör det lätt att följa kommunikationen internt såväl som externt. Det kan till exempel gälla kommunikation mellan styrelse, kontrollfunktioner, revisorer och Finansinspektionen. Ärenden och tillhörande rapporter registreras och det framgår tydligt till och från vem kommunikation har skett, vad den har inkluderat och när den har skett. Det blir därmed enkelt att följa tidigare och pågående ärenden och status i respektive ärende. Tilläggsmoduler Utöver basmodulerna som presenterats ovan utgörs IGS av fristående tilläggsmoduler med ett större fokus på mer företagsspecifika behov. Exempel på sådana moduler är: Incidenthantering: Förenklar rapportering och uppföljning av incidenter. Hantering på olika behörighetsnivåer förtydligar ansvar och minskar risken för att en incident faller mellan stolarna. Det blir dessutom enkelt för kontrollfunktioner att få en överblick, utföra analyser och sammanställa statistik. Operativ risk: Underlättar identifiering, utvärdering och rapportering av operativa risker. (Under utveckling). Egna affärer: Administrerar rapportering och sammanställning av anställdas egna affärer. (Under utveckling). Board View: Ger styrelse och ledning en överblick av compliance- och risksituationen genom att sammanställa den väsentligaste informationen från varje modul. Styrelse och ledning kan snabbt se om det är något som kräver deras uppmärksamhet. FCG utvecklar också moduler som är helt anpassade efter ditt företags behov. Kontakta oss gärna för en diskussion.

11

12 Om FCG FCG är en av de ledande aktörerna inom finansiell riskhantering och regelefterlevnad i Sverige. FCG:s medarbetare har praktisk erfarenhet både från Finansinspektionen och av arbete med riskhantering och regelefterlevnad i finansiella verksamheter. Detta ger FCG en unik kompetens och förståelse för de utmaningar och problemställningar som finansiella företag möter. Kontakt Mattias Ullsten Michaela Hamberg mattias.ullsten@fcg.se michaela.hamberg@fcg.se