STYRNING OCH KONTROLL AV TRAFIK- OCH RENHÅLLNINGSNÄMNDENS GATUDRIFT. Entreprenadföretagen konkurrerar inte på lika villkor

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 10 November 2008 DNR /08 Revisionsrapport STYRNING OCH KONTROLL AV TRAFIK- OCH RENHÅLLNINGSNÄMNDENS GATUDRIFT Entreprenadföretagen konkurrerar inte på lika villkor Uppföljning av kvalitén på städning och vinterväghållning sker på ett tillfredsställande sätt Uppföljning av frekvenser och insatstider bör förbättras

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN REVISORSGRUPP 2 DNR / Trafik- och renhållningsnämnden Granskning av styrning och kontroll av trafik- och renhållningsnämndens gatudrift Revisorsgrupp 2 har den 12 november 2008 behandlat bifogade revisionsrapport (nr 10/2008). Vi revisorer hänvisar till rapporten och konstaterar att entreprenadföretagen inte konkurrerar på lika villkor om stadens gatudrift. Ett företag har haft en närmast monopolliknande tillgång till uppdragen i innerstaden sedan försäljningen från staden Enligt vår uppfattning är det inte acceptabelt att denna situation får fortgå år efter år. Det kan inte uteslutas att detta påverkar gaturenhållningens kostnader och kvalitet. Med utgångspunkt från att staden prioriterar renhållningen uppmanar vi trafikoch renhållningsnämnden att pröva möjligheten till jämförande studier med andra städer inom landet, kanske också Helsingfors och Oslo och gärna i samverkan med universitets- och högskoleinstitutioner. Eftersom det är en dominerande entreprenör i Stockholm vore det intressant att jämföra skötseln av innerstadens parker och gator med närliggande Djurgården som förvaltas av Kungliga Djurgårdsförvaltningen och som sköts på annat sätt. Djurgårdsförvaltningen erhåller dessutom driftbidrag från trafikoch renhållningsnämnden. Vilka skillnader finns i budget, styrning, driftform, arbetsorganisation, resursinsats och produktivitet för park- och gaturenhållningen? Rapporten överlämnas till nämnden för yttrande till revisorsgruppen senast den 27 februari På revisorernas vägnar Bengt Leijon Ordförande Kopia till förvaltningschefen Jan-Erik Ek Sekreterare Stockholm. Telefon Fax revision@rvk.stockholm.se Besöksadress Hantverkargatan 3 A 1 tr

4 STADSREVISIONEN 1(1) Sammanfattning Entreprenadföretagen konkurrerar inte på lika villkor Entreprenadföretagen konkurrerar inte på lika villkor om huvudstadens gatudrift. Enligt revisionskontorets bedömning, är det framför allt tillgången till fria etableringsplatser som ger den entreprenör som har ursprung i stadens organisation en klar fördel vid upphandling. För konkurrenterna är etableringsplatser en bristvara och är i praktiken ett hinder för andra aktörer att ta sig in på marknaden i innerstaden. Trafik- och renhållningsnämnden bör närmare analysera förutsättningarna för att bryta nuvarande entreprenörs monopolliknande tillgång till renhållningsuppdragen. Uppföljning av kvalitén på städning och vinterväghållning sker på ett tillfredsställande sätt Uppföljning av kvalitén på utförd städning och vinterväghållning sker på ett tillfredsställande sätt. Granskade driftingenjörer har god kännedom om sina områden. Kontakter med entreprenörens personal fungerar bra och påpekanden om åtgärd efterlevs i regel. Uppföljning av frekvenser och insatstider bör förbättras Uppföljning av frekvenser och insatstider sker inte på ett tillfredsställande sätt. Bristen i denna uppföljning gynnar vid upphandling den aktör som redan är etablerad. System med ny teknik såsom GPS-positionering och e-tjänster bör införas i syfte att bättre kunna följa upp verksamheten men också för att bättre kunna informera allmänheten.

5 STADSREVISIONEN 1(1) INNEHÅLL 1 Inledning Bakgrund Uppdrag, syfte och avgränsning Revisionsfrågor Fakta om verksamheten Vinterväghållning och renhållning av gator Mål och kostnader Utförare Historik om mest anlitade entreprenören Resultat i revisionskontoret granskning Konkurrens och marknad Trafik- och renhållningsnämndens upphandlingsstrategier...3 Examensarbete (KTH)...3 Trafik- och renhållningsnämndens uppfattning...4 Revisionskontorets bedömning och kommentarer Upphandling och avtal...5 Revisionskontorets bedömning och kommentarer Kontroll och uppföljning av avtalen...7 Förutsättningar för kontroll...7 Löpande styrning och kontroll...7 Dagbok och insatsrapporter...7 Stadens 24-timmarsgaranti...8 Driftmöten...8 Redogörelse för arbetsmetoder...8 Kvalitets- och miljöplan...8 Kontroll av entreprenörens arbetsmaskiner...9 Underentreprenörers seriositet...9 Effektivisering...9 Fakturakontroll...9 Revisionskontorets bedömning och kommentarer...9

6 STADSREVISIONEN 1(10) 1 Inledning 1.1 Bakgrund Stadens nämnder är beroende av konsulter och entreprenörer för betydande delar av verksamheten. Andelen upphandlad verksamhet är omfattande och förväntas dessutom öka under innevarande mandatperiod. Därför är det viktigt att det finns en konkurrens på marknaden och att nämndernas styrning, uppföljning och kontroll av de externa utförarna fungerar väl. 1.2 Uppdrag, syfte och avgränsning Revisionskontoret har, enligt revisionsplan för 2008, granskat trafik- och renhållningsnämndens styrning och kontroll av köpta tjänster rörande vinterväghållning och barmarksrenhållning. Granskningen är en fristående del i en bredare granskning av nämnders styrning och kontroll av externa utförare. Syftet är att bedöma hur nämnder analyserat sina behov, förberett och genomfört upphandling samt hur nämnder kontrollerar att man får det som avtalats. I granskningen ingår inte att bedöma huruvida upphandlingen genomförts i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Föreliggande rapport är sammanställd på basis av dokumentstudier och intervjuer. Underlaget har i första hand varit trafikkontorets verksamhet i stadsdelarna Katarina-Sofia och Skarpnäck. 1.3 Revisionsfrågor Utifrån syftet ska följande revisionsfrågor belysas. 1. Genomför nämnderna en tillräcklig analys av sina behov, aktuell marknadssituation, hur upphandlingen bör paketeras m.m. inför upphandlingsstarten? 2. Framgår det tydligt av det ingångna avtalet vad som faktiskt ska levereras? 3. Genomför nämnden en aktiv och tillfredsställande avtalsuppföljning samt kontroll av entreprenören under avtalstiden?

7 STADSREVISIONEN 2(10) 2 Fakta om verksamheten 2.1 Vinterväghållning och renhållning av gator Den 1 januari 2007 flyttades ansvaret för vinterväghållning och barmarksrenhållning av stadens gator, gemensamt kallad gatudrift 1, från stadsdelsnämnderna till trafik- och renhållningsnämnden. Renhållning av gator, torg och några kommuncentrala parker handlar om att sopa gator, plocka skräp, rensa dagvattenbrunnar, tömma papperskorgar och bekämpa ogräs. Vid snöfall ska alla gator samt gång och cykelbanor röjas, sandas och saltas inom loppet av några dygn. Bussgator, trafikleder och högtrafikerade huvudgator röjs först. Snöröjning och renhållning på övrig parkmark svarar stadsdelsnämnderna för. 2.2 Mål och kostnader Kommunfullmäktigen har i budget 2008 fastlagt verksamhetsmålet Stockholm ska upplevas som en ren, vacker och trygg stad. Städningen av Stockholm skall förbättras. Städgarantier införs vilket bl.a. innebär att städning och tömning av papperskorgar ska åtgärdas inom 24 timmar. Vårstädning ska tidigareläggas och snöröjning på stadens trottoarer förbättras för att öka framkomligheten. Verksamhetens omslutning beräknas för 2008 till 243 mnkr enligt tertialrapport 2, varav 136 mnkr på vinterväghållning och 107 mnkr på barmarksrenhållning. 2.3 Utförare All gatudrift sköts på entreprenad. Det finns för närvarande 26 kontrakt med följande fördelning på utförare: Företag tidigare ägt av staden Företag B Företag C Företag D 20 kontrakt 4 kontrakt 1 kontrakt 1 kontrakt 18 kontrakt är geografiskt fördelade. Det företag som har ursprung i stadens organisation har 14 av dessa. Tre kontrakt avser trafiklederna och fem kontrakt rensning av dagvattenbrunnar. 1 I gatudrift ingår även specialfunktioner såsom klottersanering, trädvård och blomsterprogram. I denna rapport behandlas bara vinterväghållning och barmarksrenhållning.

8 STADSREVISIONEN 3(10) 2.4 Historik om mest anlitade entreprenören Stadens tekniska nämnder omorganiserades år 1993 och då bildades Stockholm Entreprenad som en utförarnämnd. Samtidigt bildades dåvarande gatu- och fastighetsnämnden, som var den dominerande beställaren till Stockholm entreprenad. Verksamheten skulle bedrivas på ett bolagsliknande sätt. Under 1995 bolagiserades Stockholm Entreprenad samt såldes 1999 till ett av de större byggföretagen och ingår nu i dess koncern. I försäljningen ingick utöver maskiner och fordon ett antal etableringsplatser och depåer placerade runt om i staden. En stor del av personalen följde med till det nya bolaget. Flera arbetar fortfarande i företaget, medan några har återvänt till staden, bl.a. till trafikkontoret. 3 Resultat i revisionskontoret granskning 3.1 Konkurrens och marknad Trafiknämnden upphandlar driften av gator i konkurrens. Vid de senaste fyra upphandlingarna av gatudrift i innerstaden, har det inkommit ett eller två anbud. Det är i stort samma två entreprenörer som lämnar anbud i varje upphandling. Vid upphandlingar i ytterstaden deltar 2 4 övriga anbudsgivare. Det mest anlitade företaget har sedan försäljningen från staden ökat sin marknadsandel. Dock vann en annan entreprenör nyligen två upphandlingar i västerort. 3.2 Trafik- och renhållningsnämndens upphandlingsstrategier I det marknadsläge som råder inom bygg- och anläggningssektorn med höga kostnader och bristande konkurrens anser trafik- och renhållningsnämnden det angeläget att se över sina strategier för upphandling (nämndsammanträdet ). I en till detta ärende bilagd sammanfattning av examensarbete från KTH visas på de svårigheter som finns för utländska eller svenska företag som inte är etablerade i regionen att lämna konkurrenskraftiga anbud, men även på de förbättringsmöjligheter som kan tillämpas för att underlätta detta. Examensarbete (KTH) I rapporten från KTH konstateras speciellt för driftentreprenader att marknaden i Stockholm domineras av några få företag. Ett antal konkurrensbegränsande faktorer identifieras och åtgärder för att förbättra situationen diskuteras. För att stimulera konkurrensen rekommenderades trafikkontoret överväga följande: Kontraktstiden bör förlängas Längre kontraktstider skapar incitament för företagen att våga satsa på en marknad.

9 STADSREVISIONEN 4(10) Kontrakten bör få mer volym i de områden där konkurrensen är låg, som i innerstaden Författarens intervjuer visar att vinterväghållningens komplexitet skrämmer bort de små företagen som i stället nischar in sig på parkdrift och bostadsrättsföreningar. Författaren föreslår att trafikkontoret anpassar kontrakten till de större företagen och konstaterar i sammanhanget att stora resursstarka företag som NCC och Skanska saknas på marknaden. I Oslo är kontraktsområdena indelade i fyra stora delar, att jämföra med Stockholms 18 geografiska och 8 övriga kontraktsområden. Sprid ut upphandlingarna i tiden Nu kommer för många upphandlingar samtidigt. Beställarkompetensen är viktig En del av stadsdelsnämndernas upphandlingar var inte kompetent genomförda. Kompetens och förfrågningsunderlag har dock blivit bättre sedan trafik- och renhållningsnämnden tog över ansvaret från stadsdelsnämnderna. Bekväma beställare Den historiska relationen till den mest anlitade entreprenören kan ha medverkat till att förfrågningar varit anpassade till dennes resurser. Komplicerade förfrågningsunderlag gynnar dessutom den som redan är etablerad. Potentiella anbudsgivare delar upp marknaden Det finns tecken på att anbudsgivarna gör strategiska val. Den näst mest anlitade entreprenören koncentrerar sig på ytterstaden och den med ursprung i stadens organisation på innerstaden. En markandsuppdelning begränsar konkurrensen. Etableringsplatser bör tvångshyras Den mest anlitade har fördelar av att ha tillgång till egna etableringsplatser. För konkurrenterna är etableringsplatser en bristvara. I innerstaden är det stor brist på mark för etablering. I Oslo tvingar man leverantörerna att hyra etableringsplatser. Trafik- och renhållningsnämndens uppfattning Trafikkontoret ser ett behov av att i enlighet med stadens policy lägga större vikt vid att analysera och planera inför upphandling, se över och förnya upphandlingsprocesserna och samarbetsformer samt stimulera och underlätta för utökad konkurrens.

10 STADSREVISIONEN 5(10) Upphandling sker nu ofta på förekommen anledning då t.ex. behov uppkommit i ett projekt. Någon övergripande strategi för marknadsanalys och affärsmässiga överväganden finns inte även om sådana överväganden görs i enskilda fall. Trafik- och renhållningsnämnden har uppdragit åt kontoret att fortsätta arbetet med översyn av upphandlingsstrategier, verka för och underlätta en förbättrad konkurrens samt överväga nya samarbets- och avtalsformer med stadens leverantörer. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Det är inte bra att en entreprenör har en huvuddel av uppdragen och har haft dem under lång tid. Enligt revisionskontorets bedömning, är det framför allt tillgången till fria etableringsplatser som ger företaget med ursprung i stadens organisation en klar fördel. Detta är i praktiken ett hinder för andra aktörer att ta sig in på marknaden i innerstaden. Det är positivt att trafik- och renhållningsnämnden nu arbetar med att verka för och underlätta en förbättrad konkurrens. Ett ständigt förbättringsarbete är en förutsättning för att kunna hänga med och vara en god beställare. Enligt revisionskontoret är det inte självklart att den nuvarande entreprenadformen, totaluppdrag med ett funktionsansvar, är den mest ändamålsenliga. Alternativa former bör övervägas. Ett alternativ skulle vara att driva utveckling, planering och ledning av verksamheten i en särskild organisation, i egen regi eller upphandlad. Maskin- och fordonstjänster skulle upphandlas på marknaden. En sådan upphandling skulle appellera till alla ägare av entreprenadmaskiner, inte bara till de mest resursstarka företagen som i dag. Trafik- och renhållningsnämnden bör närmare analysera förutsättningarna för att bryta nuvarande monopolliknande tillgång till renhållningsuppdragen framför allt i innerstaden. I sammanhanget bör det prövas om de bergrum som staden äger i innerstaden, vilka tidigare disponerats av brandförsvaret för civilförsvarsändamål och som idag används för parkering, kan användas som etableringsplatser och hyras ut till kontrakterade entreprenörer. 3.3 Upphandling och avtal Upphandlingarna för stadsdelarna Katarina-Sofia och Skarpnäck är genomförda som öppen upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling. För Katarina-Sofia inkom enligt protokoll från anbudsöppningen ett anbud. Detta utvärderades och klarade kraven på uppdraget och på anbudsgivare. Anbudet

11 STADSREVISIONEN 6(10) hade lämnats av företaget med ursprung i stadens organisation. Tilldelningsbeslut fattades och beställning gjordes för perioden För Skarpnäck inkom enligt protokoll från anbudsöppning tre anbud. Företaget med ursprung i stadens organisation hade lämnat anbud med lägsta pris och klarade kraven på uppdraget och på anbudsgivare. Tilldelningsbeslut fattades och beställning gjordes för perioden De granskade avtalen består av två delar, en del administrativa föreskrifter och en del funktions- och arbetsbeskrivning för renhållning respektive för vinterväghållning. Administrativa föreskrifter utgör det entreprenadjuridiska ramverket. Här regleras frågor som entreprenadform, ersättningsform, pris, kvalitetssäkring, arbetsorganisation, former för uppföljning och kontroll, viten och ansvar mot tredje man mm. I funktions- och arbetsbeskrivningarna för renhållningen anges allmänna kvalitetskrav samt hur ofta maskinsopning respektive städning med tömning av papperskorgar skall ske på olika ytor. Angivna städintervaller refererar till ett bilagt kartverk. I arbetsbeskrivning för vinterväghållning redogörs för beställarens kvalitetskrav. I en tabell anges minimikrav för att påbörja olika typer av åtgärder samt inom vilken tid arbetet skall vara utfört för olika typer av gator. Angivna åtgärdstider refererar också här till ett bilagt kartverk. Avtalen för område Skarpnäck respektive Katarina-Sofia skiljer sig åt något. I båda avtalen tillämpas fast pris för beskriven funktion samt ersättning enligt prislista för insatser därutöver. Dock ingår för Katarina-Sofia mer i det fasta priset. Detta gäller framför allt vinterväghållningen. I förorter som Skarpnäck används ett lägre fast pris och därefter ersättning per snöplogningspådrag. Trafikkontoret anser att den senare varianten egentligen är att föredra, men för svår att tillämpa och följa upp i en trafiktät innerstadsmiljö med krav på kompletteringsinsatser och omplogningar. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Anbuds- och avtalshandlingarna är sammantaget omfattande och komplexa både vad gäller de administrativa föreskrifterna och funktionsbeskrivningarna. Funktionsbeskrivningen för exempelvis Katarina Sofia omfattar, utöver ett kartverk, 17 sidor. Det finns uppgifter som beskrivs både i administrativa föreskrifter och i funktionsbeskrivningen. För en anbudsgivare kan det vara oklart hur dessa skall tolkas och vad det är som gäller.

12 STADSREVISIONEN 7(10) Revisionskontoret föreslår att trafikkontoret prövar att förenkla förfrågningsunderlag med tillhörande handlingar, i syfte att öka intresset hos fler och nya företag för att lämna anbud. 3.4 Kontroll och uppföljning av avtalen Förutsättningar för kontroll Trafikkontorets gatudriftsingenjörer på avdelning stadsmiljö svarar för kontroll och uppföljning av avtal för driftentreprenaderna. Ingenjören för Södermalm, Gamla Stan och Hammarby Sjöstad har två kontrakt att bevaka. Vintertid förstärks uppföljningsorganisationen med en person. Ingenjören för Skarpnäck har också två kontrakt, Skarpnäck och Farsta. Alla fyra kontrakten är tecknade med företaget med ursprung i stadens organisation. Löpande styrning och kontroll Driftingenjörerna har god lokalkännedom och besöker sina respektive områden dagligen eller minst en gång per vecka. De kontrollerar att papperskorgar är tömda, att gatan är städad, plogad, sandad, etc. Valet av kontroller görs stickprovsmässigt utifrån egen erfarenhet av risk och väsentlighet. Felanmälan och klagomål från allmänheten görs oftast till trafikkontorets driftcentral, som registrerar anmälan i verksamhetssystemet Kopplet. Information skickas till entreprenören med fax och till driftingenjören med e-post. Driftingenjören kontrollerar att entreprenören vidtar åtgärder och kontaktar denne vid behov. Någon återrapportering till felanmälare sker i regel ej. Utveckling uppges pågå att integrera Kopplet med en e-tjänst för att möjliggöra återrapportering från entreprenör och till felanmälare. Båda ingenjörerna uppger att kontakter med entreprenörens personal fungerar väl. Påpekanden om åtgärd efterföljs i regel. Åtgärder utöver avtalad nivå sker efter överenskommelse som tilläggsarbete och ersätts enligt särskild prislista. Dagbok och insatsrapporter Inom de båda granskade områdena för entreprenören dagbok för renhållning och insatsrapporter för vinterväghållningen vilka delges trafikkontoret enligt avtal. Tilläggsarbeten skall finnas noterade i dagbok och i insatsrapport om extra ersättning skall utgå. Vidare ska avvikelser från plan, p.g.a. av störningar och hinder redovisas. Revisionskontoret har tagit del av ett antal dagboksblad och insatsrapporter från båda områdena. Dagboksbladen innehåller inga negativa avvikelser från vad som avtalats. De innehåller vidare ett mindre antal tilläggsarbeten. Insatsrapporterna redovisar starttid och färdigtid med kommentarer. Rap-

13 STADSREVISIONEN 8(10) porterna för Katarina-Sofia är något mer informativa än motsvarande för Skarpnäck. Utöver att det i rapporterna noteras arbeten utöver fastprisavtalet har rapporterna, framför allt dagrapporten, ett begränsat värde enligt driftingenjörerna. De innehåller i regel bara förväntade uppgifter enligt avtalet. Stadens 24-timmarsgaranti Staden har en garanti mot medborgarna som innebär att städning och tömning av papperskorgar ska åtgärdas inom 24 timmar efter anmälan. Garantin är fastlagd i budget 2008 och I tertialrapport 2/2008 uppskattar trafikkontoret måluppfyllelsen till 95 % avseende papperskorgar. Uppskattningen är gjord utifrån de kvalitetskrav som anges i entreprenadavtalen. För städning i övrigt görs i tertialrapporten ingen uppskattning av måluppfyllelsen. I dag finns inget system som möjliggör en mer noggrann uppföljning. Trafikkontoret arbetar på att utveckla driftcentralens system för felanmälan med en e-tjänst för att möjliggöra återrapportering och bättre uppföljning. Driftmöten Inom de båda granskade områdena hålls driftmöten i enlighet med avtalet. Revisionskontoret har tagit del av ett antal mötesprotokoll. Driftingenjören kallar till samt leder och för protokoll vid möten. Entreprenörens ansvariga arbetsledare medverkar. Möten hålls normalt en gång per månad. Frågor, brister och ärenden väcks samt åtgärdas och prickas av vid nästkommande möten. De intervjuade uppger att mötena fungerar bra. Redogörelse för arbetsmetoder Enligt avtalen skall entreprenören inför varje vintersäsong inkomma med en arbetsplan hur verksamheten skall organiseras bl.a. vad gäller metoder och plogplaner. Liknande krav på redovisning av arbetsplanering finns för barmarksrenhållning i Skarpnäck men inte på Södermalm. Revisionskontoret har vid granskningen funnit att kravet inte uppfylls i sin helhet. Skälet uppges vara att entreprenören av konkurrensskäl inte i detalj vill visa hur denne organiserar sin verksamhet. Kvalitets- och miljöplan Enligt avtalet skall kvalitets- och miljöplan finnas. Granskningen visar att en sådan finns för Katarina Sofia. Den uppges ansluta till ett för entreprenören koncernövergripande verksamhetsledningssystem samt kraven i ISO 9001 och För Skarpnäck har entreprenören lämnat ett förslag till kvalitets- och

14 STADSREVISIONEN 9(10) miljöplan som driftingenjören inte godkänt. Den var för allmänt hållen. Ett förnyat förslag skulle utarbetas. Detta har inte blivit gjort. Avtalen är tecknade så att entreprenören ska stå för egenkontroll med kvalitetsplaner som underlag. Trafikkontoret har inte granskat entreprenörens egenkontroll. Kontroll av entreprenörens arbetsmaskiner Enligt avtalet kommer trafikkontoret utföra kontroller och provtagning på entreprenörers arbetsmaskiner och tyngre fordon för miljökontroll. Driftingenjörerna anser att de har svårt att själva följa upp detta. Trafikkontoret har ramavtal med konsult för sådana kontrolltjänster, men har inte använt sig av detta för provtagning på arbetsmaskiner inom gatudriften. Underentreprenörers seriositet Entreprenören använder i båda kontrakten underentreprenörer. Det är maskinägare och mindre företag. Det är oklart hur många. Men enligt uppgift rör det sig om mer än 60 % av resurserna vintertid som är underentreprenörer. Enligt avtalet har trafikkontoret rätt att kontrollera seriositeten hos underleverantörer. En av driftingenjörerna har gjort det en gång under en period om två år. Den andre driftingenjören har begärt in förteckning över anlitade underleverantörer, men inte följt upp den. Effektivisering Enligt avtalen är ett av målen med entreprenaden att entreprenören ska komma med förslag till förnyelse, effektivisering eller andra förbättringar. Utveckling av spolmaskiner med sugfunktion att testas i Katarina Sofia är det enda exempel som nämnts i denna granskning. Fakturakontroll Revisionskontoret har granskats de två kontraktens betalningsplaner och trafikkontorets kontroll av ett urval fakturor. Betalningsplanerna har en rimlig fördelning av fasta ersättningar över tiden och ansluter i övrigt till entreprenadkontrakten. De granskade fakturorna var kontrollattesterade av behöriga och avsåg ersättningar enligt kontrakt, betalplan och dokumenterade tilläggsbeställningar. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Trafikkontoret följer upp kvalitén på utförd renhållning och vinterväghållning genom besök på plats och stickprov. Detta sker på ett tillfredsställande sätt. Avtalet anger vidare vissa frekvenser på bl.a. tömning av papperskorgar. Enligt revisionskontoret ger inte de dagböcker och insatsrapporter som entreprenören

15 STADSREVISIONEN 10(10) upprättar och de stickprov som driftingenjörerna gör, möjlighet som beställare att följa upp att frekvenser utförs enligt avtalet. Om en kontrakterad entreprenör finner att kvalitén kan klaras med lägre frekvenser och att detta inte uppmärksammas av beställaren kan konkurrensen vid nästa upphandling bli snedvriden. System med ny teknik såsom GPS-positionering från alla fordon och e-tjänster bör införas i syfte att bättre kunna följa upp verksamheten men också för att bättre kunna informera allmänheten. Det är vidare otillfredsställande att trafikkontoret i avtal kräver att entreprenören ska redovisa sin arbetsorganisation m.m., men när entreprenören inte vill, så accepterar trafikkontoret detta. Om det är nödvändigt för den tjänst som ska utföras, så måste beställaren kräva detta. Om det inte behövs, så ska det inte heller finnas med i förfrågningsunderlag och avtal. Revisionskontoret bedömer att driftingenjörernas möten med entreprenören fungerar bra. Mötesprotokollen håller en i stort tillfredsställande men dock ojämn kvalitet. Möten där man för ordentliga protokoll är en väsentlig funktion för kommunikation, styrning och kontroll av entreprenader. Det är en brist att trafikkontoret inte har utnyttjat sin avtalade rätt att kontrollera om entreprenörens och underentreprenörers maskiner uppfyller stadens miljökrav. Det är också en brist att inte trafikkontoret bättre kontrollerat att entreprenörens underentreprenörer uppfyller avtalets krav på seriositet. Enligt avtalen är ett av målen med entreprenaden att entreprenören ska komma med förslag till förnyelse, effektivisering eller andra förbättringar. Entreprenörens bidrag till detta är ringa. Allmänna uttalanden av detta slag i ett entreprenadkontrakt är inte särskilt ändamålsenligt. I en upphandling kan de snarare begränsa konkurrensen och fördyra verksamheten. Revisionskontoret vill framhålla att det är angeläget att göra så enkla och tydliga förfrågningsunderlag som möjligt. Staden bör inte kräva mer än staden har möjlighet att följa upp. Omfattande krav tenderar att ge få och dyra anbud. Krav som inte följs upp snedvrider på sikt konkurrensen. Jan-Erik Ek Enhetschef Staffan Brunborg Revisor