e- l"'*-""ìt'. 56 Internkontroll kommunstyrelsen 2015 (KS ) VALLENTUNA KOMMUN Ärendebeskrivning Yrkanden Beslut I (28)

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN Kom m u nstyrelsens a rbetsutskott Sa m ma nträdesp rotokol I I (28) 56 Internkontroll kommunstyrelsen 2015 (KS ) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Kommunst zrelsen godkänner uppföljningen av internkontrollen 2o1S samt föreslagna åtgärder inom de områden där brister har konstaterats. Ärendebeskrivning Internkontrollplanen för zo15 inom kommunstyrelsen gäller områdena remisser och verkställighet av beslut, diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen, att rätt delegat fattar beslut på samhällsbyggnadsförvaltningen, om leverantörsfakturor betalas i rätt tid, systematiskt arbetsmiljöarbete, backup av filer och verkställighet av politiska beslut. Uppföljning och åtgärder redovisas i separata rapporter. Resultatet av 2o1S års interna kontroll sammanfattas nedan utifrån perspektivet planerade åtgärder. Inom området diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen har kansliet behövt sätta in informationsinsatser då brister har upptäckts i rutinen kring avslutande av ärenden. Kansliet har därefter informerat om rutinen kring avslutande av ärenden på kommunens intranät. I samband med det har det även förtydligats att det är registrator som avslutar ärenden. En annan åtgärd är att de handläggare som eventuellt fortsätter att avsluta ärenden själva kommer att informeras om rutinen. Området påminnelseavgifter av leverantörsfakturor som granskades visade på brister. Granskningens utfall visade att påminnelserna orsakades främst av att kommunen internt hanterar fakturorna för långsamt i vissa fall. För att åtgärda det här kommer ekonomiavdelningen att göra en informationsinsats på intranätet där avdelningen belyser problemet och påpekar att det måste ske en förbättring internt. Ekonomiavdelningen kommer även att påminna användarna inför semesterperioderna om att de ska hantera fakturorna i tid och hitta en ersättare under sin frånvaro. En annan åtgärd är att införa interna påminnelser till användare som har många fakturor som håller på att förfalla. Vissa fakturor visade sig även skickas fel. Det sker bland annat på grund av att det finns en del gamla användare och referensnummer i leverantörssystemet. En åtgärd som ekonomiavdelningen ska göra under zot6 är en total genomgång och rensning av gamla användare ur systemet. Området åtgärdsplaner från medarbetarenkäten har granskat och brister upptäcktes. Planerade åtgärder är att nästa gång handlingsplaner ska tas fram är att lägga in de i vårt uppfölningsverktyg Stratsys istället för att ha det i ett annat verktyg. På så vis blir det mer levande då användarna är inne i Stratsys och uppföljningen blir enklare. Verkställighet av politiska beslut visar att av 1oo beslut 'àr zz ej påbörjade eller vilande. Samtliga ansvariga chefer är kontaktade och vet vilka beslutsärenden de ansvarar för. övriga områden som har granskats har inga planerade åtgärder då granskningarna visade ordning och reda. Den samlade bedömningen är att internkontrollen inom kommunstyrelsens verksamhetsområde upplevs god. Där brister har konstaterats har åtgärder vidtagits eller planerats in under zo16. Yrkanden Ordföranden Parisa Liljestrand (M) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Kommunstyrelsen godkänner uppföljningen av internkontrollen 2015 samt föreslagna åtgärder inom de områden där brister har konstaterats. Justerandes sign Utd ragsbestyrka nde e- l"'*-""ìt'.

2 VALLENTUNA KOMMUN Kom m u nstyrelsens a rbetsutskott Sa m ma nträdesp rotokol I 20t e (28) Beslutsgång Ordföranden ställer proposition på Parisa Liljestrands (M) yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Ärendets tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott zor5-oz-rz $ zo Kommunstyrelsen zor5-o3-oz $ z3 Kommunstyrelsens arbetsutskott zor5-ro-r5 $ r39 Kommunstyrelsen zor5-n-oz $ 166 Kommunst rrelsens arbetsutskott zor5-rr-r9 $ zor Kommunstyrelsen zor5-r2-o7 ç 224 Beslutsunderlag 1. Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret zo15 2. Internkontroll - Helårsuppföljning zor5 (Kommunstyrelsen) B. Bilaga r - Verkställighet av politiska beslut 4. Internkontroil - Åtgärdsuppf<iljning zor5 (Kommunstyrelsen) Expedieras till Akten Justerandes sign ç_ Justerandes sign Y Utdragsbestyrkande

3 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS ANDREAS FORSLUND SID 1/2 KOMMUNCONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret 2015 Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner uppföljningen av internkontrollen 2015 samt föreslagna åtgärder inom de områden där brister har konstaterats. Ärendet i korthet Internkontrollplanen för 2015 inom kommunstyrelsen gäller områdena remisser och verkställighet av beslut, diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen, att rätt delegat fattar beslut på samhällsbyggnadsförvaltningen, om leverantörsfakturor betalas i rätt tid, systematiskt arbetsmiljöarbete, backup av filer och verkställighet av politiska beslut. Uppföljning och åtgärder redovisas i separata rapporter. Resultatet av 2015 års interna kontroll sammanfattas nedan utifrån perspektivet planerade åtgärder. Inom området diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen har kansliet behövt sätta in informationsinsatser då brister har upptäckts i rutinen kring avslutande av ärenden. Kansliet har därefter informerat om rutinen kring avslutande av ärenden på kommunens intranät. I samband med det har det även förtydligats att det är registrator som avslutar ärenden. En annan åtgärd är att de handläggare som eventuellt fortsätter att avsluta ärenden själva kommer att informeras om rutinen. Området påminnelseavgifter av leverantörsfakturor som granskades visade på brister. Granskningens utfall visade att påminnelserna orsakades främst av att kommunen internt hanterar fakturorna för långsamt i vissa fall. För att åtgärda det här kommer ekonomiavdelningen att göra en informationsinsats på intranätet där avdelningen belyser problemet och påpekar att det måste ske en förbättring internt. Ekonomiavdelningen kommer även att påminna användarna inför semesterperioderna om att de ska hantera fakturorna i tid och hitta en ersättare under sin frånvaro. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/2 En annan åtgärd är att införa interna påminnelser till användare som har många fakturor som håller på att förfalla. Vissa fakturor visade sig även skickas fel. Det sker bland annat på grund av att det finns en del gamla användare och referensnummer i leverantörssystemet. En åtgärd som ekonomiavdelningen ska göra under 2016 är en total genomgång och rensning av gamla användare ur systemet. Området åtgärdsplaner från medarbetarenkäten har granskat och brister upptäcktes. Planerade åtgärder är att nästa gång handlingsplaner ska tas fram är att lägga in de i vårt uppfölningsverktyg Stratsys istället för att ha det i ett annat verktyg. På så vis blir det mer levande då användarna är inne i Stratsys och uppföljningen blir enklare. Verkställighet av politiska beslut visar att av 100 beslut är 22 ej påbörjade eller vilande. Samtliga ansvariga chefer är kontaktade och vet vilka beslutsärenden de ansvarar för. Övriga områden som har granskats har inga planerade åtgärder då granskningarna visade ordning och reda. Den samlade bedömningen är att internkontrollen inom kommunstyrelsens verksamhetsområde upplevs god. Där brister har konstaterats har åtgärder vidtagits eller planerats in under Handlingar 1. Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret Internkontroll - Helårsuppföljning 2015 (Kommunstyrelsen) 3. Bilaga 1 - Verkställighet av politiska beslut 4. Internkontroll - Åtgärdsuppföljning 2015 (Kommunstyrelsen) Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till: Akten

5 2015 Kommunstyrelsen Internkontroll: Helårsuppföljning

6 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll... 3 Remisser och verkställighet av beslut... 3 Diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen... 3 Rätt delegat fattar beslut på samhällsbyggnadsförvaltningen... 4 Leverantörsfaktura betald i rätt tid... 4 Systematiskt arbetsmiljöarbete... 5 Backup... 5 Bilagor Bilaga 1: Verkställighet av politiska beslut Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning (5)

7 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Process/rutin: Remisser och verkställighet av beslut Uppföljning av alla beslut som fattas av KS/KF Granskningens genomförande För att få bättre kontroll på uppföljning och verkställighet av politiska beslut har kommunstyrelsens kansli sedan hösten 2011 följt alla beslut som kommunstyrelsen och fullmäktige fattat. På detta sätt får kommunstyrelsen ett helhetsgrepp över besluten och om de verkställts. Granskningens utfall Av 100 beslut är: 31 verkställda 47 pågående 22 ej påbörjade eller vilande Process/rutin: Diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen Kontrollera att rutiner är kända och följs Granskningens genomförande Enkätfrågor om kännedom av rutiner kring diarieföring har skickats till personal på samhällsbyggnadsförvaltningen. Enkäten skickades till 33 personer och sju svarade. Granskningens utfall Utifrån de sammantagna enkätsvaren drogs slutsatserna att: En övervägande majoritet känner till att handläggaren ska kontakta sin förvaltnings registrator för öppnande av ärende, diarieföring av handling och var informationsredovisningen (dokumenthanteringsplanen) finns. Flera handläggare anger att de själva avslutar ärenden i Platina vilket är felaktigt hanterat. Enbart registratorerna ska avsluta dessa (då aktiviteten innebär fler moment än att ändra status i ärendet). Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning (5)

8 Process/rutin: Rätt delegat fattar beslut på samhällsbyggnadsförvaltningen Delegationsbeslut Granskningens genomförande I uppföljningen har samtliga registrerade delegationsbeslut fattade i maj månad på samhällsbyggnadsförvaltningen kontrollerats mot kommunstyrelsens delegationsordning. Granskningens utfall Under stickprovsperioden (maj månad) har tre delegationsbeslut fattats, varav samtliga är fattade av korrekt delegat. Vid stickprovsperioden (oktober månad) har åtta delegationsbeslut fattats, varav samtliga är fattade av korrekt delegat. Process/rutin: Leverantörsfaktura betald i rätt tid Påminnelseavgifter Granskningens genomförande Inför halvårsuppföljningen för internkontrollen så granskades och loggades alla betalningspåminnelser rörande maj och augusti månad. Därefter gjordes ytterligare en granskning i december för att se eventuella avvikelser och trender. Vi kan konstatera att det inte skett någon märkbar förbättring och påminnelsevolymerna kvarstår på ungefär samma nivåer. Granskningens syfte var att identifiera de huvudsakliga orsakerna till att kommunen får påminnelser för uteblivna och försenade betalningar till leverantörer. Undersökningen utfördes i fakturahanteringssystemet. Den innefattade en utredning av de fakturor som betalats för sent och som därmed orsakat påminnelserna. Det primära målet var att urskilja huruvida det är interna eller externa faktorer som orsakar störningar i fakturaflödet. Det andra var att kartlägga vilken del av flödet det främst uppstår problem inom. Granskningens slutsatser förväntas även kunna bidra i det framtida arbetet med minimeringen av antalet påminnelser. Granskningens utfall Vallentuna kommun får påminnelser för cirka 150 fakturor per månad. Det motsvarar cirka fem procent av totala mängden fakturor vi tar emot under samma period. Den ökade mängden påminnelser beror bland annat på att allt fler leverantörer använder sig av factoringbolag. Det räcker även att några enstaka stora leverantörer har problem med sitt EDI flöde (elektroniska fakturor) så kan vi exempelvis få in alla fakturor från dem för sent. Denna risk var inte lika påtaglig vid pappersfaktureringen. En del av påminnelserna (cirka 20 procent) borde aldrig ha skickats till kommunen. Det kan röra sig om sammanställningar över obetalda fakturor, trots att de flesta inte passerat förfallodatum. Det kan även ha varit missförstånd och tekniska problem samt påminnelser på fakturor som vi har bestridit. En betydande del av påminnelserna (cirka 25 procent) beror på att fakturorna inte har nått oss i tid. De allra flesta (cirka 55 procent) av påminnelserna kan dock härledas till en dröjande hantering av fakturorna i fakturahanteringssystemet. Slutsatsen är därmed att problemen orsakas främst av vår interna fakturahantering där sakgranskning och attest tar för lång tid. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning (5)

9 Majoriteten av de fakturor som inte kommit in i systemet i tid har varit pappersfakturor, inte elektroniska fakturor. Problem med e-fakturaflödet är mer sällsynta men när de väl inträffar så kan de orsaka många påminnelser. Anledningen är att kommunens största leverantörer skickar e-faktura och ett fel hos dem påverkar oftast hela deras månadsfakturering. Under augusti månad var exempelvis 40 procent av alla externt orsakade påminnelser föranledda av fel i e-fakturaflödet. Detta trots att bara två leverantörer var inblandade. Process/rutin: Systematiskt arbetsmiljöarbete Åtgärdsplaner från medarbetarenkäten Granskningens genomförande Granskningen syftar till att identifiera andel enheter i kommunen där chef och medarbetare tillsammans har tagit fram en handlingsplan utifrån resultaten från medarbetarenkäten I maj och augusti 2015 genomfördes granskningar av vilka enheter som hade noterat i Resultat- och aktivitetsöversikten i enkätverktyget Zondera att de hade tagit fram en handlingsplan. I den sammanställningen som gjordes i augusti slogs vissa mindre enheter ihop. Exempelvis slogs arbetslagen i en skola ihop och en skola räknas som en enhet. Under november-december 2015 gjordes ytterligare en uppföljning av vilka enheter som noterat i Zondera att de har en handlingsplan. En påminnelse gick ut via mail till cheferna på de enheter där det saknades uppgifter om att man gjort en handlingsplan och vissa chefer kontaktades även via telefon. Granskningens utfall Granskningen visade att 94 procent av enheterna har en handlingsplan. Process/rutin: Backup Återläsning av filer och e-postmeddelanden Granskningens genomförande I november 2015 gjordes ett tredje återläsningstest av filer, katalogstruktur och e-postmeddelanden. De tester som utfördes i november gjordes såsom tidigare på fil/katalogstruktur och enskilda e- postmeddelanden. Under testet av återläsning av filer jämfördes filens namn, innehåll, filens storlek, skapandedatum samt läs- och skrivbehörigheter. Under testet av återläsning av kataloger jämfördes namn, antal underkataloger, namn på underkataloger samt katalogernas innehåll. Även här jämfördes läs- och skrivbehörigheter. Gällande e-postmeddelanden jämfördes de på rubriken i meddelandet, textinnehåll samt innehåll i eventuella bilagor, samt vem som var mottagare/avsändare. Granskningens utfall Den tredje sessionen av återlästningstester som utfördes i november 2015 resulterade i 100 procent korrekt återläsning av filer, katalogstruktur och e-postmeddelanden. De två tidigare testerna under året hade inte heller några anmärkningar. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning (5)

10 2015 Kommunstyrelsen Internkontroll: Åtgärdsuppföljning

11 Innehållsförteckning Åtgärder... 3 Diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen... 3 Leverantörsfaktura betald i rätt tid... 3 Systematiskt arbetsmiljöarbete... 4 Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning (4)

12 Åtgärder Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommentar till åtgärden. Process/rutin: Diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen Kontrollmoment: Kontrollera att rutiner är kända och följs Åtgärd Kansliet gör en informationsinsats om rutinen kring avslutande av ärenden. Status Avslutad Kommentar Kansliet har informerat om rutinen kring avslutande av ärenden på kommunens intranät. Det har bland annat förtydligats att det är registrator som avslutar ärenden. De handläggare som eventuellt fortsätter att avsluta ärenden själva kommer att informeras om rutinen på nytt. Process/rutin: Leverantörsfaktura betald i rätt tid Kontrollmoment: Påminnelseavgifter Åtgärd Informationsinsatser på intranätet Status Ej påbörjad Kommentar Granskningens utfall visade att påminnelserna orsakades främst av att vi internt hanterar fakturorna för långsamt. För att åtgärda detta kommer vi att göra en informationsinsats på intranätet där vi belyser problemet och påpekar att det måste ske en förbättring internt. Vi kommer även att påminna användarna inför semesterperioderna om att de ska hantera fakturorna i tid och hitta en ersättare under sin frånvaro. Interna påminnelser till användare Ej påbörjad Kommentar Vi ska även införa fler interna påminnelser i form av mail från administratörer till användare som har fakturor för attest. De användare med många fakturor som håller på att förfalla kommer att meddelas. Rensning av gamla användare i systemet Ej påbörjad Kommentar En del fakturor hanteras för sent eftersom de hamnat fel. Detta sker bland annat på grund av att det finns en del gamla användare och referensnummer i systemet. Detta ska åtgärdas genom en total genomgång och rensning av gamla användare ur systemet. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning (4)

13 Process/rutin: Systematiskt arbetsmiljöarbete Kontrollmoment: Åtgärdsplaner från medarbetarenkäten Åtgärd Under våren 2016 kommer HR-avdelningen att följa upp att resterande enheter (6%) också har, eller gör en handlingsplan. Status Ej påbörjad Kommentar Ny medarbetarenkät kommer att genomföras under hösten Information om handlingsplaner som ska tas fram under 2017 kommer att läggas in i Stratsys, för att underlätta uppföljning. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning (4)

14 VALLENTUNA KOMMUN Uppföljning av kommunstyrelsens och fullmäktiges beslut Utskriftsdatum: Beslutsdatum Paragraf Ärende Dnr Verkställighetsåtgärd Klart senast Ansvar Status Kommentar KF 64 Lokala miljömål för Vallentuna KS Ta fram lokala miljömål enligt miljögruppens förslag Planeringsavdelningen Vilande Klart förslag finns. Avvaktar direktiv från KS.Se KS KS 129 Revidering av "Regler för styrning och uppföljning av ekonomi och verksamheter" KS Revidera KFS Ekonomiavdelningen Pågår Revidering av styrdokument pågår. Vid översyn beaktas bl.a. förändringar av lagstiftning och revisorernas rekommendationer. Ny finanspolicy fastställd av KF. Nytt reglemente för internkontroll fastställd av KF KS 163 Utveckling av området Björkby- Kyrkviken KS KS 158 FÖP Gillinge KS Ta fram förslag till plan med möjliga åtgärder och anläggningar i Björkby- Kyrkviken (utöver café/rest). 2. ta fram konkreta förutsättningar för rest/café 3. påbörja arbete med att åstadkomma etablering. Planeringsavdelningen Pågår Ta fram förslag till FÖP för Gillinge, inklusive förstudie för ny trafikplats Planeringsavdelningen Vilande A - Samhällsbyggnadsförvaltningen arbetar med förslag till föreskrifter som en del av kommunaliseringsprocessen. Preliminärt helt klart till våren B - Försöksverksamhet med café/toaletter/toaletter året runt startades vid årsskiftet 2011/2012 i samverkan med Fritidsnämnden och privat entreprenör på Kvarnbadet. Arbetet vilar enligt beslut i NäPlu våren 2014

15 KS 157 Strukturplan Karby och Brottby KS Ta fram förslag till strukturplan för Karby och Brottby Planeringsavdelningen Vilande Arbetet bedrivs som FÖP. Samråd genomfördes våren Stort engagemang och många synpunkter inkom. Omtag våren KS 42 Principer för vägunderhåll, samt utvärdering av snöröjning KS Ta fram rutiner och principer för vägunderhåll. 2. Utvärdera snöröjningen. Exploateringsavdelningen Pågår KS 46 Grönplan Vallentuna KS Ta fram förslag till grönplan Planeringsavdelningen Vilande Redovisat för Tefau Klart förslag finns. Ärendet bordlagt. Avvaktar direktiv SBN 5 Rivning av Veda parhus och arbetarbostad SBN Riva Veda parhus och arbetarbostad Fastighetsavdelningen Klart KS 49 Uppdrag aktualisera strukturplan centrala Vallentuna KS Aktualisera strukturplanen för centrala vallentuna Planeringsavdelningen pågår Beslut om samråd togs i näplu Strukturplanen har övergått till programarbete som pågår SBN SBN KS KS 24 Begäran om uppsättande av skyltar mot Lindholmen, Smidesvägen/Angarnsvägen SBN Tillskriva trafikverket Exploateringsavdelningen Pågår Förstudie ändring av detaljplan för Mörbytorp SBN Utvecklingsplan för Stockholms stads fastigheterna KS Uppdrag att ta fram ett start pm för ändring av befintlig detaljplan. Planutskottet Pågår Sälja de byggnadsobjekt som står omnämnda i förslaget till handlingsplan etapp 1. Exploateringsavdelningen Pågår Övergångsställe på Stockholmsvägen KS Sätt upp belysning Exploateringsavdelningen Klart PlanU 75 Återremitterat pga ändrade VA-förutsättningar. Studeras inom FÖP Lindholmen Tefau 19 Skogens mångfald KS Förläng naturstig, märk upp och skylta, kultur- och naturvård vid torpruin Exploateringsavdelningen Tefau 13 Gång- och cykelväg längs Angarnsvägen KS Ta fram avtal som möjliggör GC-väg Exploateringsavdelningen Pågår Näplu 33 Parken vid Hövdingavägen KS Utreda hur skyltning, iordningställande av entréer och belysning i parken vid Hövdingavägen kan utföras. Mitten av maj Exploateringsavdelningen Pågår Samarbete med kulturförvaltningen. Belysning i form av solcellsdrivna, rörelsestyrda pollare installerat Näplu 45 Gång- och cykelväg mellan Kårsta och Ekskogen Att genast påbörja arbetet med gångoch cykelväg mellan Kårsta och Ekskogen samt snarast återkomma med en plan. Exploateringsavdelningen Pågår

16 Näplu Näplu Uppdrag att ta fram en detaljplan för Detaljplan för Kårsta-Rickeby Förstudie och planuppdrag KS Kårsta-Rickeby 2. Geonmföra övergripande stråkutredning Planeringsavdelningen Pågår Avsiktsförklaring Utbyggnad av Roslagsbanan, etapp 2 KS Teckna asiktsförklaring. Exploateringsavdelningen Klart TefaU 67 GC-väg norr om Lindholmen KS Bygg gc-väg. Exploateringsavdelningen Pågår Medel äskat i KP 2015 för etapp Näplu 98 Cykelled runt Vallentunasjön KS Utreda möjligheterna att skapa en cykelled runt Vallentunasjön i samarbete med Täby kommun Planeringsavdelningen Vilande Näplu 126 Parken vid Hövdingavägen KS Sätta upp skyltar i Hövdingaparken Exploateringsavdelningen Pågår Arbetet har vilat med anledning av vakans. återupptas till våren 2016 Samarbete med kulturförvaltningen Näplu 132 Användning av kommunens tomt, Uthamra 1:24 KS Redovisa möjligheter att använda kommunens tomt Exploateringsavdelningen Klart Näplu 124 Okvista arbetsområde KS Ta fram en detaljplan som ersätter stadsplanerna S och S i Okvista arbetsområde Planeringsavdelningen Pågår Vilar enligt överenskommelse med markägare. Återupptas Näplu 119 Detaljplan för Grönlundsvägen KS Upprätta en ny detaljplan för området Grönlundsvägen i nordöstra Kårsta Planeringsavdelningen Vilande preliminärt när Kårsta-Rickby är klar Näplu 131 Kristineberg Påbörja arbetet med Kristineberg Planeringsavdelningen Klart Arbetet är påbörjat TefaU 91 Solceller Granåsa KS Installera solceller på Granåsa Fastighetsavdelningen Avvaktar takåtgärder Tefau 4 Skötselplan skog och natur KS Ta fram skötselplan för tätortsnära skog och natur. Exploateringsavdelningen Pågår Tefau 20 Sopsug Kristineberg KS Utreda möjligheterna att anlägga sopsug i Kristineberg. Ska göras i samråd med SÖRAB Exploateringsavdelningen Klart Näplu 43 Utredning om Vallentuna station som brolösning KS Utreda förutsättningarna för att bygga Vallentuna station på broar Planeringsavdelningen Pågår Ingår i programarbete Tefau 40 Åtgärder Gustavs udde KS Genomför föreslagna åtgärder Exploateringsavdelningen Pågår Näplu 77 Namn på gata öster om Torghuset KS Administrera (ex skyltar) gällande Nysäters gata på gatan öster om Torghuset Exploateringsavdelningen Pågår KS 100 Detaljplan Vallentuna-Mörby 1:103 och 1:112 KS Ta fram detaljplan. Planeringsavdelningen Pågår KS 99 Detaljplan Ekskogen-Vivedal KS Ta fram detaljplan. Planeringsavdelningen Pågår Utredning att planlägga utan exploatör pågår KS 101 Detaljplan Okvista arbetsområde KS Ändra stadsplaner Planeringsavdelningen pågår Tefau 57 GC-väg Kårsta-Ekskogen KS Bygg gc-väg. Exploateringsavdelningen Pågår Avbrutna förhandlingar med markägare KS 141 Köp av brandstation KS Köp Vallentuna brandstation Fastighetsavdelningen Klart

17 KS 223 Anläggande av infartsparkering KS Utred möjligheten att anlägga en ny infartsparkering Exploateringsavdelningen KS 9 Detaljplan Åbyholm KS Ta fram detaljplan. Planeringsavdelningen Pågår Näplu 37 Uppdrag att utreda förutsättningar för cykelparkering vid Bällsta station KS Utreda förutsättningarna för en cykelparkering på östra sidan om Bällsta station vid perrongens södra ände Planeringsavdelningen Klart KS 78 Alkoholpolicy KS Revidera befintlig alkoholpolicy HR-avdelningen Pågår I plan att detta tas upp till KS 22/2, stoppdatum 22/1 AGC TeFaU 50 Arrende för betesmark i Molnby KS Del av fastigheten Vallentuna-Veda 1:1 ska upplåtas för betesmark. Exploateringsavdelningen pågår Befintlig arrendator har sagt upp arrendet på grund av sjukdom TeFaU 66 Samarbetsavtal för insamling av kläder KS Ingå samarbetsavtal med Human Bridge Stiftelse ( ) avseende insamling av kläder samt teckna markupplåtelse- och skötselavtal för klädinsamlingscontainrar på kommunens mark. Exploateringsavdelningen Pågår Klädinsamlingscontainrar ryms på befintliga återvinningsplatser, separat avtal behöver ej tecknas. Samarbetsavtalet beräknas tecknas innan årssikftet KS 169 Framtagande detaljplan för Frösunda-Sunnanå omfattande del av fastigheten Stora Luttergärde 1:1. KS Ta fram detaljplan. Planeringsavdelningen Pågår TeFaU 86 Våtmarksparken KS Ärendet återremitteras Genomföra rivning av följande Exploateringsavdelningen Pågår byggnader: Skolbyggnaden Valhall på Ormstaskolans område, Förskolan Åbygläntan samt ladan vid TeFaU 81 Rivning av byggnader KS Molnbyvägen.I samband med Fastighetsavdelningen Klart Bearbetade handlingar till vår Näplu 124 Detaljplan Snickerifabriken KS Sändas ut på samråd Planeringsavdelningen Pågår Näplu 128 Detaljplan för Stensta Ormsta KS Näplu 130 Björnboda Bällsta KS Utreda förförutsättningarna för att detaljplanelägga Stensta-Ormsta omfattande fastigheterna Ormsta 1:33 med fler. Planeringsavdelningen Pågår Utreda förutsättningarna för att detaljplanelägga Björnboda-Bällsta, etapp 1, omfattande fastigheterna Bällsta 2:928 med fler. Planeringsavdelningen Pågår

18 KS 237 Uppdrag att utreda ITstrukturen KS Utreda IT-strukturen utifrån den revisionsrapport. Utredningen ska stämmas av med en politisk referensgrupp. IT-avdelningen Klart KF KF 153 Uppdrag att kartlägga skollokaler och ta fram underhållsplaner KS Samordna utbildningsinsatser för ensamkommande flyktingbarn KS Kartlägga skollokaler och ta fram underhållsplaner Fastighetsavdelningen Pågår Beräknas klart Q Uppdrag till socialnämnden att ta fram riktlinjer/ övergripande handlingsplan för berörda nämnder för arbete med ensamkommande flyktingbarn. Staben Pågår Socialnämnden. Integrationsfrågorna flyttas från socialförvaltningen till kommunledningskontoret från januari Integrationssamordnare rekryteras KS 10 Verksamhetsplan KS Utreda förutsättningarna för fossilbränslefria fordon, utreda platser för laddstationer och tankmöjligheter Ekonomiavdelningen Klart Utredningen genomförs under 2015, i enlighet med verksamhetsplanen. Presenteras för kommunstyrelsen innan årsskiftet. Personuppgiftsbiträdesavtal KS 8 mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 KS Tydliggöra biträdesavtalet, samt riskoch konsekvensanalys IT-avdelningen Klart Klart TeFaU 16 Beslut om samverkansavtal med KS Teckna samverksansavtal mellan Exploateringsavdelningen förpacknings- och tidningsinsamlingen Vallentuna kommun och Förpackningsoch Tidningsinsamlingen AB Klart TeFaU 15 Upphandling rivning av sex KS Teckna uppgörelseprotokol Fastighetsavdelningen byggnader i Vallentuna kommun Klart Ekonomiavdelningen KF har tagit beslut KS 26 Investeringsbudget Kulturhuset KS Hur investeringen ska ske Klart Omfördelning av investeringsbudget av kulturhuset KS 29 Fordonspolicy KS Ramverk, ej så detaljerat Ekonomiavdelningen Pågår KS 27 Servicemätning telefoni KS Arbeta m förbättringar Kommundirektör Klart Exploateringsavdelningen TeFaU 32 Upphandling av entreprenad för offentliga rummen, etapp 2 KS Skicka handlingarna på anbudsförfrågan. Pågår Ett förslag har tagits fram utifrån återremiss. Förslaget har presenterats för kommunens tjänstemannaledningsgrupp. Förslaget ska behandlas en gång till av tjänstemannaledningsgruppen och sedan lämnas för politiskt ställningstagande. Viss försening pga uppdatering av handlingar.

19 TeFaU 37 Hagaskolan KS återkomma om hur befintliga transporter påverkas på IP när vägen in i IP stängs Optionsavtal del av Vallentuna- Ekeby 2:154 inom Rosendals TeFaU 33 arbetsområde KS Underteckna optionsavtalet Fastighetsavdelningen Kommunikations- och marknadsavdelningen pågår Klart KSAU 62 Undersöka förutsättningar för att bygga nytt kommunhus KS Undersöka förutsättningar för att bygga nytt kommunhus Kommundirektör Klart Återrapportering av utredning till KS KSAU 72 Möjliga bidrag till infrastruktur och landsbyggdsutvecklingsprojekt KS Undersöka möjliga bidrag till infrastruktur och landsbyggdsutvecklingsprojekt Staben Pågår Återremitterades från KSAU, redovisning på väg till KSAU TeFaU 47 Försäljning av tomt för hus på ofri grund, Vallentuna-Veda 1:1 KS Att till marknadsvärdet sälja tomtmark inom del av Vallentuna-Veda 1:1 runt ett fritidshus på ofri grund. Exploateringsavdelningen TeFaU 45 Reglering av tillskottsmark för bostadsändamål till Vallentuna- Åby 1:49 KS Betala en ersättning om 5000 kr och överenskommelsen får undertecknas av samällsbyggnadschefen. Samhällsbyggnadschef pågår Hos lantmäterietfastighetsbestämning utförd, själva regleringen återstår KS 68 Uppdrag:att förtydliga texten, i Taxan för upplåtelse av offentlig plats, avseende avgiftsbefrielse för ideella föreningar. Uppdrag:att förtydliga texten, i Taxan för upplåtelse av offentlig plats, avseende avgiftsbefrielse för ideella föreningar. Kommundirektör Klart Reviderad av fullmäktige KS 80 Ge kommundirektören i uppdrag att svara för att folkhälsopolicyn tas fram kommundirektören i uppdrag att svara för att folkhälsopolicyn tas fram Kommundirektör Pågår Seminarier genomförda, utkast framtaget; skickas på remiss från KS i januari. Bedöms kunna slutföras inom tidsramen TeFa U KS 102 Rivning av skolhuvudbyggnaden på Ormstaskolan KS Uppdrag åt kommundirektören att sammanställa en lista över de fastigheter som kommunen äger där beslut finns om försäljning, men beslutet ej har verkställts. KS TeFa U 65 Armaturbyte 2014 KS Genomföra rivning av skolhuvudbyggnaden på Ormstaskolan. Fastighetsavdelningen Planeras under 2016 Uppdrag åt kommundirektören att sammanställa en lista över de fastigheter som kommunen äger där beslut finns om försäljning, men beslutet ej har verkställts. Kommundirektör Pågår Inventering av beslut pågår. att på delegation besluta om tilldelningsbeslut för antagande av entreprenör för byte av kvicksilverarmaturer Samhällsbyggnadschef Pågår Upphandlingen avbruten.

20 TeFaU 77 Gång- och cykelväg mellan Ekskogen och Kårsta TeFaU 78 Nedläggning av Hjälmstabadet KS Utskottet ger förvaltningen i uppdrag att återkomma med en skriftlig rapport beträffande förhandlingarna med markägare rörande arbetet med att anlägga gång- Exploateringsavdelningen Utreda möjligheterna att upphöra med drift av Hjälmstabadet. Fastighetsavdelningen Klart Tefau har beslutat lägga ner badet TeFaU KS KS KS KF 106 Upphandling av kylentreprenörstjänster KS Grundskyddet för nationella minoriteter KS Integrationsåtgärder för Vallentuna kommun KS Integrationsåtgärder för Vallentuna kommun KS Uppdrag till socialnämnden gällande ensamkommande flyktingbarn KS Godkänna förfrågningsunderlaget för upphandling av kylentreprenörstjänster Samhällsbyggnadschef Klart Vidta åtgärder för att se till att Åtgärdslista klar. Uppföljning kommunen kan säkerställa alla krav sker efter ett år (utifrån nytt samt att ta fram en handlingsplan Kommundirektör Klart uppdrag). Ge soc i uppdrag att underlätta för engagemang från civilsamhället gällande mottagande och integration Kommundirektör Klart Inventera kommunens fastigheter samt de erbjudanden om boenden som kommer från civilsamhället. Kommundirektör Klart Återrapporterat till KS. Påbörja ett strategiskt och utåtriktat arbete för fler familjehem Kommundirektör Klart Socialförvaltningen har under hösten haft 2 öppet hus, annonserat i lokalpressen, sociala medier samt deltagit i höstfesten. Arbetet med rekrytering av familjehem fortgår KF 119 Hemställan om investeringsmedel för konstgräs Össeby IP KS Genomförandebeslut Ekonomiavdelningen Fritidsnämnden KF 113 Cykelplan KS Detaljplan för Kristineberg Näplu 77 etapp 1 samråd KS senast i november varje år redovisar förslag till prioriterade åtgärder för nästkommande år Samhällsbyggnadschef Pågår Ta med miljögruppen på en exkursion i området Samhällsbyggnadschef klart Samhällsbyggnadsförvaltningen fick uppdraget sent 2015 och har inte hunnit färdigställa förslaget med prioriterade åtgärder Näplu TeFaU 81 Inbjudan till markanvisning för Gärdesvägen KS Genomföra markanvisning Samhällsbyggnadschef Pågår Åtgärda bristen på Exploateringsavdelningen Brist på papperskorger i papperskorgar/askkoppar där centrum torgytorna gjorts i centrum. Ingbjudan har gått ut i november TeFaU 81 Underhållsplan Ishallarna TeFaU 81 Förråd bredvid Kårsta station Ta fram en konkret underhållsplan för ishallarna Fastighetsavdelningen Pågår Klart januari 2016 Ta fram hyreskontraktet för byggnaden Kontraktet är kontrollerat och bredvid Kårsta stationshus som tidigare förråd ingår inte, men hg har ett var en dasslänga Fastighetsavdelningen Klart behov av förråd.

21 KS 178 Utvärdering av sommarjobb 2015 KS inventera kommunala verksamheterna, titta på antalet sommarveckor 3-2, förslag på näringsliv, lokala företagares involvering, medel för handledare Kommundirektör klart Redovisning på väg till KS TeFaU 93 Bygganden bredvid Kårsta Stationshus TeFaU 93 Att E-on sköter sina åtaganden Näplu 93 Ändring av gatunamn, Västra Manhemsvägen Undersöka vilka möjligheterna är att riva byggnaden som ligger bredvid Kårsta stationshus. Fastighetsavdelningen Pågår Undersökning pågår. Rapportera till utskottet hur förvaltningen ska se till att E-on sköter sina åtaganden. Till början av 2016 Samhällsbyggnadschef Administrera (ex skyltar) gällande ändring av gatunamn Västra Manhemsvägen Exploateringsavdelningen KSAU KF KF KS 190 Uppföljning ska ske efter ett år, och därefter i samband med Länsstyrelsens årliga uppföljning. Ge detaljerad redovisning vad gäller skolan och modersmålsundervisningen, med bland Grundskyddet för nationella minoriteter KS annat statistik över erbjudna tider för modersmålsundervisningen och antal elever som deltar i denna Kommundirektör Vilande Avvaktar tidpunkt för uppföljning, verksamheterna arbetar vidare. Nya Taxor och avgifter fritidsnämnden KS återremiss fritdsnämnden Förvaltningschef KFF Fritidsnämnden Överenskommelse om boendeplatser för ensamkommande KS SBA undersökning av Nöjd Kundindex KS Utarbeta överenskommelser om boendeplatser och underteckna för kommunens räkning Socialchef Klart Socialnämnden. Avtal utarbetade. Plan för att åtgärda och förbättra resultaten Kommundirektör Pågår Arbete pågår KS KS 226 Organisationsförändring, flytt av trygghetssamordnarfunktionen till KLK KS Utredning av fossilbränslefri fordonsflotta KS Remiss till fritidsnämnden. Förslag på organisationsförändring Staben Klart uppdrag att ta fram underlag för totalkostnaden för ägande av Kommundirektör Pågår Förslaget skickat på remiss och behandlat av FN. Nytt ärende på väg upp till KS. Ekonomiavdelningen arbetar med frågan KS 229 Uppföljning av verkställigheten av beslut KS uppdrag att se över punkten KS Kommundirektör klart Punkten som tagits bort gällde kommunstyrelsebeslut där fullmäktige beslutat samma. Dubbleringen borttagen Näplu Näplu 106 Markanvisning för Kristineberg, etapp 1 KS Detaljplan för Okvista arbetsområde, delplan I och II KS Ta fram viktning samt en modell för utvärdering för godkännande Exploateringsavdelningen Arbeta fram principer för hållbart byggande i detaljplaneprocessen Planeringsavdelningen

22 KS TeFaU 105 Utredning av förutsättningarna för en fossilbränslefri fordonsflotta KS Kommunala lekplatser i Vallentuna kommun KS Ta fram underlag för totalkostnaden för ägande av fossilbränslefri fordonsflotta i jämförelse med fossilfordon Kommundirektör Genomföra en inventering av de kommunala lekplatserna i Vallentuna kommun samt ta fram strategier för kommunala lekplatser. Exploateringsavdelningen