Kallelse Omsorgsnämnden

Transkript

1 Kallelse Omsorgsnämnden Tid: måndag 4 mars 2019 kl. 15:30 Plats: Östra Roten, kommunhuset i Lilla Edet Ärenden Föredragande Formalia 1 Upprop 2 Val av justerare och fastställande av tid för justering 3 Godkännande av dagordning Informationsärende 4 Gemensamma aktiviteter på särskilt boende 2019/26 Lotte Mossudd, socialchef 5 Återrapportering av stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen /36 Lotte Mossudd 6 Bemanningsenhet 2018/284 Lotte Mossudd 7 Ekonomisk uppföljning januari /45 Lotte Mossudd 8 Beslutsuppföljning ON /42 Anna-Carin Säll, nämndsamordnare Beslutsärende 9 Verksamhetsplan för omsorgsnämnden /248 Lotte Mossudd 10 Tertialrapporter och årsbokslut 2018 för Omsorgsnämnden 11 Åtgärdsplan för omsorgsnämnden för en budget i balans 12 Uppföljning av genomförd internkontrollplan Förslag till internkontrollplan för omsorgsnämnden /135 Lotte Mossudd 2019/41 Lotte Mossudd 2018/22 Lotte Mossudd 2019/40 Lotte Mossudd 1

2 14 Missiv förstudie äldreomsorgen Lilla Edets kommun 2018/277 Lotte Mossudd 15 Information 16 Anmälan av inkomna skrivelser 17 Redovisning delegeringsbeslut Lars Ivarsbo (C) Ordförande 2

3 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr ON 2019/26 Gemensamma aktiviteter på särskilt boende Dnr ON 2019/26 Sammanfattning Verksamhetschef för vård och omsorg har fått i uppdrag att redogöra för, hur gemensamma aktiviteter kan anordnas för hyresgäster på särskilt boende. Ärendet Socialförvaltningen har sedan många år ett utvecklat samarbete med frivilligarbetare och föreningslivet. Tillsammans med dem och förvaltningens samordnare planeras och organiseras olika aktiviteter på de särskilda boendena. Träffpunkten Lödöse är placerad i Solängs boende. Träffpunkten har särskild anställt personal då verksamheten riktar sig till invånare i närsamhället. Även hyresgäster på Soläng är välkomna. Träffpunkten har aktiviteter fyra dagar i veckan. På Lindkullen arrangerar frivilligarbetarna bingo en dag i veckan och högläsning en dag i veckan, kyrkan har gudstjänst varannan vecka. På Pilgården arrangerar frivilligarbetarna promenader varannan vecka utifrån väder, caféverksamhet och gudstjänst en dag i veckan och Studiefrämjandet har vid 4 tillfällen i mars, musikunderhållning. Dagverksamhetens personal anordnar gymnastik 2 gånger i veckan där även Pilgårdens hyresgäster är välkomna. Aktiviteterna som föreningar/frivilligarbetare anordnar på de särskilda boendena förutsätter personalens deltagande. Hyresgästerna behöver stöd vad gäller deltagandet, fikastunder och annat personligt stöd. Personalens deltagande innebär att kvarvarande personal på enheterna organiserar sitt omvårdnadsarbete gemensamt i huset. Enheterna är bemannande med två personal och utifrån mån av tid ordnar personalen på varje enhet gemensamt umgänge någon dag i veckan. Exempel är; promenad, filmvisning, bakning och sällskapsspel. Flera av hyresgästerna som idag bor på särskilt boende har stora omvårdnadsbehov vilket gör att personalens tid för att genomföra gemensamma aktiviteter mycket handlar om att fånga tid när den uppkommer. Äldre behöver som alla andra, känna gemenskap, delaktighet och mening. Detta är begrepp som är bärare av det salutogena/hälsofrämjande synsättet. För att arbeta med aktiviteter som hälsofrämjande omvårdnad behöver verksamheten bättre förutsättningar att utöva och utveckla bra aktiviteter. Exempel på detta kan vara att genom att höja personaltäthet, låta en medarbetare få tid att arbeta som aktivitetsombud. Då kan ett hälsofrämjande arbete utvecklas och kompetens skapas. 3

4 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Ekonomiska överväganden och följder av beslut Förslag till beslut Omsorgsnämnden antecknar informationen Yvonne Gunnarsson-Nord Verksamhetschef Beslut expedieras till Yvonne Gunnarsson-Nord 4 sid 2/2

5 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr ON 2019/36 Återrapportering stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen 2018 Dnr ON 2019/36 Sammanfattning Socialstyrelsen hade i uppdrag att för 2018 att fördela kr till en ökad bemanning inom äldreomsorgen. Fördelningen utgick från den sk. standardkostnaden för äldreomsorgen i det kommunala utjämningssystemet. Lilla Edets kommun erhöll kr Socialförvaltningen har under året använt erhållna medel inom ordinärt och särskilt boende. Lindkullen har drivit en träffpunktsverksamhet för hyresgästerna Demensteamet har förstärkts genom att en av underskörskorna i teamet har fått förhöjd sysselsättningsgrad Förstärkt arbetsledning i Lödöse hemtjänst Förstärkt personal inom särskilt boende för hyresgäster med omfattande oro. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 13 februari 2019 Återrapportering av stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen Ekonomiska överväganden och följder av beslut Förslag till beslut Omsorgsnämnden antecknar informationen Yvonne Gunnarsson-Nord Verksamhetschef yvonne.gunnarssonnord@lillaedet.se Beslut expedieras till Yvonne Gunnarsson-Nordh 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr ON 2018/284 Bemanningsenhet Dnr ON 2018/284 Sammanfattning Socialförvaltningen har fått i uppdrag av Omsorgsnämnden att ta fram förutsättningar för en bemanningsenhet för vård och omsorg och funktionshinderverksamheten. Ett av kommunfullmäktiges mål är att vara en attraktiv arbetsgivare. Genom att skapa en bemanningsenhet skulle socialförvaltningen kunna ha ett antal pooltjänster och erbjuda de som nu är deltidsanställda ökad sysselsättningsgrad och i vissa fall heltidstjänster. Detta skulle främja Lilla Edets kommun och målet om att vara en attraktiv arbetsgivare. Att erbjuda befintlig personal ökad sysselsättningsgrad i syfte att arbeta med både spontan som planerad frånvaro skulle även innebära en ekonomisk effektivisering då det skulle minska förvaltningens kostnader för fyllnad- och övertidsersättning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 15 februari 2019 Skrivelse Bemanningsenhet återkoppling daterad 15 februari 2019 Ekonomiska överväganden och följder av beslut Underlag och ekonomiska övervägande återges i skrivelse daterad Förslag till beslut Omsorgsnämnden antecknar informationen Yvonne Gunnarsson-Nord Verksamhetschef yvonne.gunnarssonnord@lillaedet.se Beslut expedieras till Yvonne Gunnarsson-Nordh 14

15 SKRIVELSE Datum Dnr ON 2018/284 Bemanningsenhet återkoppling Dnr ON 2018/284 Bemanningsenhet för vård och omsorg och funktionshinderverksamheten Socialförvaltningen har fått i uppdrag av Omsorgsnämnden att ta fram förutsättningar för en bemanningsenhet för vård och omsorg och funktionshinderverksamheten. Ett av kommunfullmäktiges mål är att vara en attraktiv arbetsgivare. Genom att skapa en bemanningsenhet skulle socialförvaltningen kunna ha ett antal pooltjänster och erbjuda de som nu är deltidsanställda ökad sysselsättningsgrad och i vissa fall heltidstjänster. Detta skulle främja Lilla Edets kommun och målet om att vara en attraktiv arbetsgivare. Att erbjuda befintlig personal ökad sysselsättningsgrad i syfte att arbeta med både spontan som planerad frånvaro skulle även innebära en ekonomisk effektivisering då det skulle minska förvaltningens kostnader för fyllnad- och övertidsersättning. Enbart kostnad för övertidsarbete omvandlad till årsarbetare var t.o.m. september (tertial 2) drygt 11 årsarbetare. Vård och omsorg och funktionshinderverksamheten som sammanlagt har ca 350 medarbetare har stora kostnader för frånvaro och brukare med ökad vårdtyngd. Vid kartläggning som gjordes 2017 arbetade 22 % av medarbetarna mindre än 74 %, 61 % av medarbetarna arbetade mellan 75 % - 99% och resterande 17 % av medarbetarna arbetade 100 %. Det innebär att förvaltningen har både arbetskapacitet och kunskaper att ta tillvara. Den svenska välfärden behöver rekrytera en halv miljon nya medarbetare fram till 2023 om inga förändringar görs i organisation, arbetssätt och bemanning. Samtidigt arbetar många av dagens medarbetare deltid. Om fler arbetade heltid eller fler timmar än idag skulle rekryteringsbehovet minska (Om fler arbetar mer, Sveriges kommuner och landsting 2015) Administrativa enheten Idag har vård och omsorg och funktionshinderverksamheten en administrativ enhet med 4,0 administratörer. Deras uppdrag är att stödja enheterna med att exempelvis: - rekrytera vikarier - boka vikarier i Time Pool - mottagningsattestera fakturor - samordna praktikanter - administrera nyckeltaggar, registrerar och av - granska frånvarolistor inför löneattest 15

16 - administrera månadsstatistik SOL - mängdstatistik SOL, HSL, LSS - kontrollera Procapita, verkställighet och avlidna - vara systemansvariga för Procapita - vara huvudadministratörer för Time Care Pool och planering - fakturera taxor och avgifter Den administrativa enheten var inte tänkt som att fungera som en bemanningsenhet. De har dock varit behjälpliga med att samordna korttidsrekrytering och varit den enhet där en del systemsansvarsuppgifter förlagts. När kommunen köpte verksamhetsprogrammet Time Care för planering påbörjades även ett arbete med vikarieplanering, varvid Time Pool köptes in. Ett program som administreras av enheten. Eftersom enheten inte organiserats för att fungera som en bemanningsenhet har den inte möjlighet att fungera helt ändamålsenligt för denna arbetsuppgift. Om den däremot tilldelades ytterligare resurser så kan och bör den kunna fungera både som en administrativ enhet och som en bemanningsenhet. Inom den administrativa enheten finns idag ett program (Time Care) för vikarier. I programmet registrerar man sig tillgängliga och det är från programmet som verksamheterna bokar och vikarien får en smsbokning. Vid de tillfällen det inte finns vikarie tillgänglig går ansvaret för att rekrytera vikarie tillbaka till enheten som behöver vikarien. Det är vid de tillfällena som det oftast uppstår fyllnads- eller övertid då någon av de ordinarie anställda beordras in. Under 2018 har verksamheterna haft tillgång till drygt 9 årsarbetare i Time Care. Omsättningen på vikarier har varit mycket hög och vikarier rekryteras kontinuerligt. Det innebär att verksamheten haft höga kostnader för introduktion. Timanställd personal saknar ofta omvårdnadsutbildning varför arbetsgivaren inte avser låta dem få företrädesrätt till tillsvidareanställningar. De timanställda som finns i verksamheterna har hittills inte haft en gemensam chef utan ansvarig chef är den där de har sitt uppdrag för dagen. Ansvaret faller därför ofta på enhetschefen för den administrativa enheten att svara på och utreda diverse personalfrågor, vilket ofta blir väldigt många. Det innebär en hög arbetsbelastning på den enhetschefen som även ansvarar för hemtjänsten på Ström, demensteamet och dagverksamheten för dementa. Bemanningsenhet För att skapa en bemanningsenhet vars uppgift är att arbeta med rekrytering vid korttidsfrånvaro, under semesterperioder och med resurstider för personal med ökad sysselsättningsgrad bedöms att två administratörer och en enhetschef behövs. Men en bemanningsenhet skapas möjlighet att: - påbörja heltidsresan då enhetschefer får administrativa förutsättningar. - förstärka personalpoolen (som f.n. bestå av tre undersköterskor) med ytterligare tre undersköterskor för att få en högre tillgänglighet av vikarier, bl.a. på helger. - utöka så att personalpoolen, som f.n. endast riktar sig till vård och omsorg, även riktar sig till funktionshinderenheten. - erbjuda ordinarie deltidspersonal högre sysselsättningsgrad och lägga resurstid. - effektivt utnyttja och följa upp resurstid och personalen i poolen. - behovet av timvikarier minskar. - timanställd personal får en gemensam ansvarig chef. - personalomsättningen och introduktionskostnaderna på sikt minskar. 16 sid 2/4

17 - personal får möjlighet att få arbeta inom flera verksamheter vilket leder till kompetensutveckling. - öka administrativa enhetens öppettid så att den bättre motsvarar verksamheternas behov och ökar servicen till arbetsplatserna. - administrativa enheten får utrymme att avlasta chefer inom organisationen genom att t.ex. ta ett ta ett större ansvar inför sommarrekrytering. - inte behöva ta in vikarier för administratörerna under sommarperioden. Genom en bemanningsenhet får verksamheten goda möjligheter att arbeta med och bemanna för planerad frånvaro. Verksamheterna har verktyget Multi access som inte används utifrån sin fulla kapacitet. Om en enhetschef skulle ha ett samlat ansvar för en bemanningsenhet skulle hen ha förutsättningar att fördjupa sin kompetens och även ingå i Soltaks nätverk inom ansvarsområdet. Att ingå i nätverket innebär en professionalisering och kompetensförstärkning när det gäller personal- och bemanningsfrågor. Vård och omsorgs och funktionshinderverksamheten har idag 14 enhetschefer. Om en bemanningsenhet skapades skulle övriga verksamheter lägga mindre tid på vikarieanskaffning (rekrytering, introduktion och tillsättning) och därmed få mer tid för arbetet med ordinarie personal och brukarna. Belastningen och kraven på medarbetarna att arbeta på ledig tid skulle även minska. Sammantaget bör detta kunna minska medarbetarnas sjukfrånvaro. Idag ligger den administrativa enheten organisatorisk under vård och omsorg. Var det skulle ligga om en bemanningsenhet skapades ingår inte i denna utredning. Finansiering Kostnader under 2018 Övertid och fyllnadskostnader Timvikarier Sjukfrånvaro Summa tkr tkr tkr tkr Beräknad årlig kostnad Genom att omvandla fyllnads och övertidskostnader till fler ordinarie personal minskar dessa kostnader och fler personaltimmar kommer verksamheten till goda Övertidskompensation och fyllnadslön utges per timme enligt följande: Fyllnadslön 120 % av månadslönen Enkel övertid 180 % av månadslönen Kvalificerad övertid 240 % av månadslönen 17 sid 3/4

18 1,0 enhetschef 750 tkr 2,0 administratörer 950 tkr Övertid och fyllnadskostnader tkr Ordinarie personal tkr istället för övertid och fyllnadstid Timvikarier tkr Sjukfrånvaro tkr Summa tkr Yvonne Gunnarsson-Nord Verksamhetschef yvonne.gunnarssonnord@lillaedet.se 18 sid 4/4

19 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr ON 2018/281 Ekonomisk uppföljning januari 2019 Dnr ON 2018/281 Sammanfattning Omsorgsnämnden vill p.g.a. det stora underskottet 2018 ha en ekonomiskt uppföljning till varje nämndsammanträde Ekonomer gör inte varje månad uppbokningar av ej betalda fakturor eller ej inkomna intäkter varför det inte går att göra en exakt ekonomisk uppföljning. Detta görs enbart varje tertial. Ärendet Äldreomsorgen visar ett resultat per januari månad på -431 tkr. Redovisning per verksamhet syns nedan: Ansvar Utfall Budget Avvikelse Januari Januari ÄLDREOMSORG VHT-CHEF Hemtjänst Lilla Edet Träffpunkten Äldrepsykiatri Soläng Lindkullen Pilgården Demensteam VIKARIEPOOL ON ADMINISTARTIV SERVICE ON Gläntan KOSTPRODUKTION KOMMUNAL HÄLSOSJUKVÅRD Redovisning per kontoklass för totala äldreomsorgen: Utfall Budget Avvikelse Kontoklass Januari januari 3 Intäkter/Inkomster Kostnader/Utgifter Kostnader för arbetskraft Övriga verksamhetskostnader Övriga verksamhetskostnader Övriga intäkter och kostnader

20 Funktionshinder/LSS visar ett resultat per januari månad på tkr: Ansvar Utfall januari Budget januari Avvikelse Funktionshinder Vht-chef Skördevägen Prässebäck Gruppbostad Vävarens Gruppbostad Ängshöken Daglig Verksamhet Korttidsboende Ekaråsen Övriga LSS-insatser Personlig assistans Redovisning per kontoklass för LSS totalt: Kontoklass Utfall januari Budget januari Avvikelse 3 Intäkter/Inkomster Kostnader/Utgifter Kostnader för arbetskraft Övriga verksamhetskostnader Övriga verksamhetskostnader Övriga intäkter och kostnader Förklaring Särskilda boenden Högre personalkostnader än budgeterat p.g.a. fortsatt stora behov hos några brukare. Funktionshinder Vht-chef Lön för medarbetare som slutade sin anställning inom funktionhinder i oktober 2018 och började i annan del av kommunen har i januari 2019 belastat detta konto. Utredning pågår om detta är korrekt. Personlig assistans I december 2018 gjordes en uppbokning på ca tkr för intäkter som hörde till 2018 men som ännu inte hade kommit. Vissa av dessa intäkter saknas fortfarande vilket resulterar i en differens för januari. På samma sätt har kostnader på tkr bokats upp i december och krediterats i januari, men på grund av att även vissa kostnader saknas i januari så blir det ett överskott på dessa konton. Om man bortser från uppbokningarna blir resultatet för pers.ass för perioden -657 tkr. Denna avvikelse beror främst på personalkostnader (framför allt OB och PO, ca 200 tkr), samt saknade intäkter/kostnader för januari. Skördevägen Framför allt personalkostnader som är betydligt högre (nästan 200 tkr) än budgeterat. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad sid 2/3

21 Ekonomiska överväganden och följder av beslut Åtgärder för en budget i balans, se åtgärdsplan i separat ärende. Förslag till beslut Omsorgsnämnden noterar informationen. Lotte Mossudd Socialchef lotte.mossudd@lillaedet.se Telefon 21 sid 3/3

22 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr ON 2019/42 Beslutsuppföljning ON mars 2019 Dnr ON 2019/42 Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade att punkten Beslutsuppföljning ska vara en punkt på föredragningslistan för styrelse och nämnder. Vid dagens sammanträde redovisas uppdrag från omsorgsnämnden fram till dagens datum. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 15 februari 2019 Beslutsuppföljning ON mars 2019 Ekonomiska överväganden och följder av beslut - Förslag till beslut Omsorgsnämnden antecknar informationen Anna-Carin Säll Nämndsamordnare anna-carin.sall@lillaedet.se Beslut expedieras till Lotte Mossudd, socialchef 22

23 Beslutsuppföljning Uppföljning av nämndbeslut - uppdrag till förvaltningen Avser: Omsorgsnämnden Beslutsdatum Diarie-nummer Ärende/rubrik Handläggare Uppdraget Status ON 2018/ Rapport omsogsnämndens eknomi till och med september 2018, vidtagna åtgärder och förslag till besparingar Omsorgsnämnden uppdrar åt förvaltningen att upprätta äldreomsorgsplan samt funktionshinderplan för åren Arbetet med planerna skall redovisas kontinuerligt till omsorgsnämnden med ett beräknat färdigställande under april Därefter kommer omsorgsnämnden förslå kommunfullmäktige att anta planerna. Nämnds färdig - datum apr-19 Förvaltningen s beräknade färdigdatum Färdigt datum 23

24 ON 2018/ Rapport omsogsnämndens eknomi till och med september 2018, vidtagna åtgärder och förslag till besparingar Omsorgsnämnden uppdrar åt förvaltningen att upprätta en plan för ett införnade av en bemanningsenhet. Planen skall vara färdigställd i januari jan 2019, mars ON 2018/ Kartläggning av enhetschefers arbetsmiljö Omsorgsnämnden beslutar att uppdra åt förvaltningen att tillsammans med SOLTAK se över det administrativa arbetet i syfte att effektivisera verksamheten. För att styra och leda verksamheten är det viktigt att chefer får rätt förutsättningar i sin verksamhet. Detta ska beaktas när detaljbudget läggs. dec ON 2018/ Redovisning av arbete med verksamhets- och ekonomistyrning Förvaltningen ska till nämndens sammanträde i mars ta fram en tidsatt åtgärdsplan för en budget i balans. mar-19 24

25 Information - 86 Inkommen synpunkt från volontärerna - Lindkullens gemensakapsverksamhet Omsorgsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att svara volontärerna skriftligt avseende Lindkullens gemenskapsverksamhet. Förvaltningen får också i uppdrag att ta fram olika förslag på hur gemensamma aktiviteter kan utformas och organiseras, förslagen ska kommande nämnd i januari omfattas samtliga särskilda boenden, förslagen ska redovisas med kostnader till jan 2019, mars

26 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr ON 2018/248 Verksamhetsplan 2019 för omsorgsnämnden Dnr ON 2018/248 Sammanfattning Omsorgsnämnden fastställde den 28 januari 2019 verksamhetsplan för 2019 förutom nämndens egna mål och inriktningsmål. Respektive parti och/eller grupp i nämnden kommer fram till nämndens nästa sammanträde i mars att arbeta med målen. De mål som står under nämndens egna mål i bifogad verksamhetsplan är de mål nämnden hade för De inriktningsmål för 2019 som fullmäktige beslutat om är av samhällsutvecklande och långsiktig karaktär: Kommunens invånare mår bra. Särskilt fokus på att förbättra barn och ungas hälsa. Lilla Edet har fler och växande företag. Invånarna involveras och inkluderas i kommunens utveckling. Lilla Edet är en ledande miljökommun. Nämnderna förväntas bryta ner målen och därutöver själva sätta mål som rör deras ansvarsområden. Målen ska vara SMARTA, det vill säga Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsatta och Ansvarsfördelade. Varje nämnd ska kommentera sitt ställningstagande och ange hur den arbetar för att uppnå målen, genom att konkretisera fullmäktiges prioriterade mål. De uppdrag för 2019 som individnämnden ansvarar för eller ska bidra till är: I 2020 års Mål- och resursplan ska flerårsplanen vara genomarbetad med flerårig drifts-, investerings- och exploateringsbudget som är förankrad i nämnder och förvaltningar. Kommunstyrelsen ansvarar men alla nämnder måste bidra. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Verksamhetsplan 2019 Omsorgsnämnden, Version: 2 Förslag på områden för fortsatt och fördjupad analys Ekonomiska överväganden och följder av beslut Förslag till beslut Omsorgsnämnden fastställer verksamhetsplan för Lotte Mossudd Socialchef 26

27 Beslut expedieras till Kommunstyrelsen Socialchef Verksamhetschef VoO Verksamhetschef FH 27 sid 2/2

28 1 VERKSAMHETSPLAN 2019 Omsorgsnämnden Framtagen av Lotte Mossudd Version: 2 Dnr: 2018/ON248 1 (15) 28

29 Verksamhetsplan 2019 Innehåll 1. Nämndens grunduppdrag Verksamhetsbeskrivning Styrande dokument Nationella mål och värdegrund Nulägesbeskrivning E-hälsa Vision, strategiska områden och mål Inriktningsmål Uppdrag Nämndens egna mål Övrigt prioriterat arbete Ekonomi (15) 29

30 Verksamhetsplan Nämndens grunduppdrag Omsorgsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom socialtjänsten och vad i lag sägs om socialnämnd avseende äldre- och handikappomsorg inklusive uppgifter enligt Lag om färdtjänst och Lag om riksfärdtjänst. Omsorgsnämnden utövar ledningen av den kommunala hälso- och sjukvården och uppgifter som enligt Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) åvilar kommunen. Omsorgsnämnden ansvar också för den verksamhet som avses i Lag om bostadsanpassningsbidrag. I uppgifterna ingår vidare att: - aktivt följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde - verka för att förenklings- och rationaliseringsarbeten aktivt bedrivs - verka för att former för brukarinflytande utvecklas - ansvara för egna personregister och eget diarium - lämna allmänheten, organisationer och företag råd och upplysningar i frågor som rör nämndens ansvarsområde - samarbeta med myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berör nämndens verksamhetsområde - tillse att samordningsträffar mellan omsorgsnämnden, individnämnden samt förvaltningschef genomförs. 2. Verksamhetsbeskrivning Utifrån grunduppdraget erbjuder omsorgsnämnden service, omsorg, omvårdnad och rehabilitering för äldre och personer med funktionsnedsättning. Insatser ges efter särskild biståndsbedömning som utförs av 4,0 årsarbetare. Vård och omsorg Vård och omsorg riktar sig främst till personer över 65 år med behov av hjälp i hemmet eller av särskilt boende för att klara sin livsföring. Vägledande principer är helhetssyn, frivillighet och självbestämmande, integritet, kontinuitet, normalisering, flexibilitet, närhet och valfrihet. Riksdagens antagna mål för utformning av äldrepolitiken ska vara vägledande i arbetet. De äldre ska ha möjlighet att åldras i trygghet med bibehållet oberoende, kunna leva ett aktivt liv, ha inflytande i samhället och över sin vardag, ha tillgång till god vård och omsorg och bemötas med respekt. Under arbetade förvaltningen med handlingsplanen Det goda livet för de mest sjuka äldre i Västra Götaland, och nationella riktlinjer för demensvård, palliativ vår och anhörigstöd är styrdokument som ligger till grund för verksamhetsplanen. Under året kommer nämnden att konkretisera handlingsplanen ( ) för Det goda livet i Västra Götaland vad gäller psykisk hälsa. Omsorgsnämnden har antagit SKL rekommendation om nattbemanning. Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) presenterar varje år rapporten Öppna jämförelser, vilket ställer krav på kommunen att följa upp verksamheten för att bidra med förbättringar och utveckla ett evidensbaserat arbete. 3 (15) 30

31 Verksamhetsplan 2019 En ny bestämmelse i socialtjänstlagen (SoL) om förenklat beslutfattande för äldre personer trädde i kraft 1 juli Enligt denna nämnden erbjuda vissa serviceinsatser utan föregående behovsprövning. Omsorgsnämnden har ännu inte fattat några beslut med anledning av den nya bestämmelsen. Hemtjänst bedrivs med utgångspunkt från tre olika ställen; Lilla Edets centrum, Ström och Lödöse. Särskilt boende erbjuds vid tre enheter; Soläng, Lindkullen och Pilgården. Korttidsplatser finns på Lindkullen och Soläng, 11 platser totalt. Hemsjukvård och kommunrehabilitering bedriver kommunal hälso- och sjukvård inklusive kommunens nattpatrull. Hemsjukvården ingår i Samverkande sjukvård, en samverkansform med primärvård/jourcentral, ambulanssjukvård och hemtjänst. Kommunens nattpatrull är bemannad med två sjuksköterskor och en undersköterska. De utför trygghets- och omvårdnadsinsatser. Dagverksamhet för demenssjuka erbjuds tre dagar per vecka. Träffpunkterna inom äldreomsorgen är belägna i Lödöse och i Lilla Edet centrum. Inom verksamheterna har brukarna möjlighet att föra dialog kring verksamhetens innehåll genom brukarråd alternativt anhörigråd. Träffpunkterna är tillika en del av kommunens förebyggande arbete. Att bevara det friska hos äldre är ett av äldreomsorgens viktigaste mål. Det förebyggande arbetet ska bland annat syfta till att skapa trygghet och kontinuitet för äldre samt ge anhöriga stöd. Genom förebyggande insatser finns möjlighet att minska ensamhet och isolering, vilket innebär en ökad livskvalitet. Förebyggande insatser kan också underlätta för den äldre att bo kvar hemma. Engagemanget från olika frivillig- och pensionärsorganisationer i kommunen är stort och många gånger kompletterar deras verksamhet och insatser det som görs inom ramen för den kommunala verksamheten. Den uppsökande verksamheten riktar sig till personer som fyller 79 år. Syftet är att informera om den service som finns i kommunen, ge riskförebyggande råd samt få kännedom om äldres levnadsförhållanden för att kunna identifiera behov. Bostadsanpassning är även en del av verksamhetens uppdrag. Kostenheten svarar för kostproduktion till samtliga särskilda boenden och dagliga verksamheter. Personer i ordinärt boende har möjlighet att få färdiglagad mat hemtransporterad genom en extern leverantör. Stöd till anhöriga ges bland annat genom uppsökande verksamhet, samtalsgrupper och avlastning på korttidsenheter eller genom avlösning i ordinarie bostad. Särskilt stöd till demenssjuka och deras anhöriga erbjuds av demensteamet. I kommunen finns två Trygghetsboenden; Hägern i Lilla Edet centrum som består av 24 lägenhet och Klostret i Lödöse som består av 15 lägenheter. Fastighetsägare är Fortinova. Samordnaren för frivilligarbetarna är även trygghetsvärd för trygghetsboendet Hägern. Boende vid trygghetsboendet Klostret erbjuds träffpunktsverksamhet på Lödöse Träffpunkt. 4 (15) 31

32 Verksamhetsplan 2019 Sociala administrationen för vård och omsorg och funktionshinder hanterar avgifter, kortidsrekrytering, självservice, brickor till nyckelfri hantering, samordnar praktikanter, elever o.s.v. De administrerar även verksamhetssystemen Time Care och Procapita. Funktionshinderavdelningen Funktionshinderverksamheten verkställer insatser som beviljats enligt LSS eller SoL. LSS syftar till att garantera personer med omfattande och varaktiga funktionsnedsättningar stöd som kan undanröja svårigheter i den dagliga livsföringen. Målet för insatserna är att främja människors jämlikhet i levnadsvillkoren och delaktighet i samhällslivet. Verksamheten skall grundas på respekt för den enskildes självbestämmande och integritet. Syftet är att stärka och motivera den enskilde till egenmakt över sin vardag och sitt liv, vilket innebär att personalen har en pedagogisk stödjande roll. Funktionshinderavdelningen verkställer för närvarande 162 insatser enligt LSS och SoL för totalt 94 brukare. Avdelningen verkställer 9 av de 10 insatser som kan beviljas enligt LSS. Bostad med särskild service för vuxna Att leva som andra innebär att ha möjlighet att bo som andra. Bostaden har stor betydelse för självkänslan och den egna identiteten. Det är i bostaden man normalt tillgodoser sina mest elementära behov och umgås med andra människor. Funktionshinderavdelningen verkställer idag 36 beslut om bostad med särskild service. Av dessa verkställs 32 i egen regi på fyra boendeenheter. Avdelningen verkställer även insatsen boendestöd enligt SoL för fyra brukare. Daglig verksamhet Personer med funktionsnedsättning har rätt till meningsfull sysselsättning som skall erbjuda den enskilde stimulans, utveckling och gemenskap. Syftet med daglig verksamhet är att den ska bidra till personlig utveckling och att främja delaktighet i samhället. Verksamheten bör innehålla både habiliterande och mer produktionsinriktade uppgifter. Det övergripande målet är att utveckla den enskildes möjlighet till arbete. Idag verkställs insatsen daglig verksamhet för 46 brukare varav 43 i egen regi på fyra olika enheter och för tre brukare i extern regi. Avdelningen har de senaste åren sett behov av större och mer varierat utbud av sysselsättningar inom daglig verksamhet på grund av komplexa och sammansatta behov hos brukare. Korttidsvistelse utanför det egna hemmet Kommunen verkställer korttidsvistelse utanför det egna hemmet. Genom detta skall anhöriga kunna få utrymme för avkoppling och den enskilde få möjlighet till miljöombyte och stimulans i den personliga utvecklingen. Korttidsvistelse bör kunna erbjudas både som en regelbunden insats och som en lösning i akuta situationer. Tillgänglighet och flexibilitet bör känneteckna verksamheten. Insatsen verkställs idag för 11 brukare på kommunens korttidshem och för fem brukare i extern regi. Av dessa verkställs tre i stödfamilj. Personlig assistans Personlig assistans är ett personligt utformat stöd som utförs i det egna hemmet och som ger personen med funktionsnedsättning ökade möjligheter till ett självständigt liv. Hjälp och stöd som knyts till den enskilde och finns tillgängligt för honom eller henne i olika verksamheter och under olika tider på dygnet. Den personliga assistenten skall i möjligaste mån garantera en kontinuitet i stödet och därmed trygghet för den enskilde och dennes närstående. Den enskildes behov av stöd och hjälp skall kunna till tillgodoses av ett begränsat antal personer. Insatsen kan ges både enligt Socialförsäkringsbalken (SFB) och LSS. Brukare vars 5 (15) 32

33 Verksamhetsplan 2019 grundläggande behov bedöms överstiga 20 timmar per vecka har rätt till insatsen enligt 51 SFB via försäkringskassan. Försäkringskassan betalar ersättning till de som verkställer insatsen. Kommunens biståndshandläggare bedömer rätten till insatsen personlig assistans och handläggare på försäkringskassan bedömer rätten till insats enligt SFB. Kommunen har även kostnadsansvar för de 20 första timmarna per vecka för alla beslut om assistans enligt SFB samt för privata utförares sjuklönekostnader. I kommunen finns för närvarande 22 brukare med insats personlig assistans, 17 enligt SFB och fem enligt LSS. En brukar över 65 år har kompletterande insats enligt SoL som verkställs inom funktionshinderavdelningen. 14 av brukarna har valt privat utförare för verkställigheten. Bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet. Denna insats verkställs inte i egen regi utan det sker externt. I dagsläget verkställs insatsen för fem barn och ungdomar som bor antingen på barn och ungdomsboende eller på elevhem. Övriga insatser Kommunen erbjuder också ledsagarservice, avlösarservice, kontaktperson och korttidstillsyn/ FSO (förlängd skolbarnomsorg). För närvarande verkställs dessa insatser för 40 brukare. Samordning av dessa verkställigheter sker via kommunens korttidshem. 2.1 Styrande dokument De lagar, förordningar, föreskrifter och riktlinjer som främst styr socialförvaltningens verksamhet är: - Socialtjänstlagen (SoL) - Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) - Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) - Patientsäkerhetslagen - Patientlagen - Lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård - Lag om färdtjänst - Lag om riksfärdtjänst - Tandvårdslagen - Livsmedelsmedelslagen - Lag om bostadsanpassningsbidrag - Ledningssystem för kvalitet inom Sol, LSS och HSL - Föreskrifter om handläggning och dokumentation - Anmälan av vårdskador - Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd om ordination och ranking av läkemedel i hälso-och sjukvård - Basal hygien i vård och omsorg - Delegation av arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvård - Föreskrifter om förebyggande av och behandling vid undernäring - Smittrisker - Nationella riktlinjer för vård och omsorg vid demenssjukdom - Nationella riktlinjer för palliativ vård - Nationell och lokal värdegrund 6 (15) 33

34 Verksamhetsplan Nationella mål och värdegrund Socialtjänstlagens verksamhet, som rör omsorg om äldre, ska inrikta sig på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande (SoL 5 kap.4 ). Lokal värdegrund Syftet med värdegrunden är att tydliggöra etiska värden och normer som ska vara grunden för arbetet inom äldreomsorg och verksamhet för personer med funktionsvariationer. Värdegrunden omfattar såväl handläggning av ärenden som utförande av insatser och ska vara utgångspunkt och redskap för personalen i sitt yrkesutövande. Lilla Edets äldreomsorg och verksamhet för personer med funktionsvariationer utgår från en humanistisk människosyn, som betonar alla människors lika värde. Detta innebär att den som möter verksamheten ska få känna trygghet, bevara sin integritet och leva det liv, socialt och praktiskt som den själv önskar. Med lyhördhet och respekt i verksamheterna ska detta göras möjligt! Ett rehabiliterande och stödjande förhållningssätt ska genomsyra verksamheten. Syftet är att den som får stöd ska kunna bevara det vardagliga livet såsom den själv önskar. Stödet ska ges med respekt för livsåskådning och livsmönster, önskemål av aktiviteter och social gemenskap. Arbetssätt och arbetsmetoder ska vara i linje med vetenskap och beprövad erfarenhet. Verksamheterna ska arbeta med kontinuerligt förbättringsarbete. I mötet med personalen ska den enskilde: - bli positivt bemött - bemötas med värdighet - känna sig trygg - uppleva meningsfullhet i de stöd och aktiviteter som erbjuds Omsorgsnämndens värdegarantier inom äldreomsorgen 2019 är: - Kontaktpersonal ska utses inom 5 dagar från det att insatsen verkställs. - Anhöriga till närstående som bor på särskilt boende erbjuds anhörigsamtal. Inom äldreomsorgen finns fem undersköterskor som är utsedda värdegrundsledare. Inom funktionshinderavdelningen är den lokala värdegrunden och LSS-lagens intentioner en grundläggande del i ett professionellt förhållningssätt som kontinuerligt tas upp på pedagogiska konferenser och är en naturlig del i arbetet. 3. Nulägesbeskrivning Äldreomsorgen i Lilla Edets kommun har en nettokostnadsavvikelse på 15,6 %. Lilla Edet har både en stor andel invånare med insats och brukarna har större eller likvärdig omfattning på insatserna som jämförelsegrupperna. Vidare analys av detta bör ske i början av Kostnad per brukare är högre än snittet i riket och för liknande kommuner både för en plats i gruppbostad (LSS) och en plats inom daglig sysselsättning (LSS). En analys av detta har påbörjats. Socialförvaltningen arbetar kontinuerligt med att implementera och revidera rutiner i ledningssystemet för kvalitet inom SoL, LSS och HSL. Kvalitetsledningssystem ska tydliggöra och synliggöra verksamhetens kvalitet och dess resultat för personal, brukare, 7 (15) 34

35 Verksamhetsplan 2019 anhöriga och politiker. Kvalitetsarbetet ska ta hänsyn till lagar och allmänna råd, nationella handlingsplaner och utredningar samt kommunens egna förutsättningar i form av resurser av olika slag. Systemet ska bestå av årlig planering, systematisk kvalitetssäkring av arbetsinnehåll och rutiner. Uppföljning och utvärdering är ett viktigt inslag i det systematiska kvalitetsarbetet. Antalet personer som har behov av vård och omsorg förväntas öka. Enligt SCB:s befolkningsprognos för Lilla Edet ökar antalet över 65 år med 25 % fram till år Antalet personer 85 år och äldre antas öka med 30 %. Det ökade antalet äldre medför att behovet av bistånd i form av särskilt boende, korttids- och växelvård, hemtjänst samt hemsjukvård beräknas bli större. Socialförvaltningens kartläggning i juni 2016 visade att behovet av platser i särskilt boende beräknas öka med personer fram till år Då antalet äldre blir fler och allt mer vård bedrivs i hemmet ställs högre kompetenskrav på både legitimerad personal och på omvårdnadspersonal. Det gäller framförallt inom palliativ vård, psykiatri, demens, och delegering av hälso- och sjukvårdsinsatser. Dessutom har fler personer än tidigare livsuppehållande medicinteknisk apparater i ordinärt eller sitt särskilda boende vilket kräver ny kompetens av personalen. Inom funktionshinderavdelningen bedöms volymökningstakten inom de olika insatserna för personer med funktionsnedsättningar fortsätta. Detta kräver en utökning av verksamheterna för att kunna verkställa insatserna i egen regi. Behoven bli mer omfattande, sammansatta och komplexa. Utvecklingen kräver förändrade verksamhetsformer, metoder och arbetssätt. Funktionshinderavdelningen ser ett behov av att fortsätta skapa förutsättning att förstärka personalens kompetens och såväl fortbildning som handledning är nödvändig. Verksamheternas innehåll bör kontinuerligt analyseras och anpassas inför framtiden. Löpande under året utvärderas externa placeringar. För att bibehålla en verksamhet av god kvalitet måste tillgången till personal med rätt kompetens säkras. En lika viktig del är att kunna behålla skickliga medarbetare. Det kräver en god arbetsmiljö, tillgång till kompetensutveckling och att arbetsgivare kan erbjuda heltidsarbete. 3.1 E-hälsa För att framtidens vård och omsorg ska fungera och förbättras måste det ske med hjälp av teknikutveckling. Nationell e-hälsa är strategin om tillgänglig och säker information inom vård och omsorg. Strategin leds av Socialdepartementet i samarbete med Socialstyrelsen, Sveriges Kommuner (SKL) och Landsting. Staten och SKL vill påskynda och underlätta utvecklingen av e-hälsa i socialtjänsten. Det övergripande målet för e-hälsa är att skapa konkret nytta, tillgänglighet, kvalitetssäkring och säkerhet för brukare, vårdtagare, anhöriga, medarbetare, vårdgivare och beslutsfattare. Satsningen har följande delmål: 1. Antalet e-tjänster inom socialtjänsten ska öka. 2. En större andel av berörd personal inom socialtjänsten ska ha tillgång till säker roll- och behörighetsidentifikation för digital informationsåtkomst. 3. En större andel berörd personal inom socialtjänsten ska kunna dokumentera och komma åt information via mobil teknik, Smartphone, surfplattor, smarta datorer. 4. En större andel behörig personal ska kunna komma åt relevant information i informationsverktyget Nationell patientöversikt, NPÖ. 8 (15) 35

36 Verksamhetsplan Den digitala tekniken möjliggör utveckling av larmsvarsfunktion genom till exempel GPSfunktion för positionsangivelse, sensorer i hemmet, med mera. Lilla Edets kommun har gjort skiftet från analoga till digitala trygghetslarm. Omsorgsnämnden beslutade 2014 att kommunen ska ta fram handlingsplan för trygghet, service och delaktighet i hemmet med stöd av digital teknik. Kartläggning och analys av kommunens/socialförvaltningens status inom E-hälsa har gjorts under En lokal handlingsplan (E-hälsoplan) skulle ha upprättats 2018, men arbetet försenades och den skriftliga planen kommer att bli klar under Under året kommer fler av berörd personal att erhålla SITHs kort och personal ska kunna dokumentera mobilt. Ett nytt dokumentationssystem möjliggör från början av 2019 dokumentation enlig Individen behov i centrum (IBIC). Övrigt arbete inom e-hälsa kommer att vara trygghetskamera och digitala dörrlås inom ordinärt boende. Socialförvaltningen ska även undersöka förutsättningar för trygghetskamera i särskilt boende och möjligheten att förenkla processen av verkställighet vad gäller insatsen inköp i ordinärt boende Hemtjänstens planering och rapporteringssystem har under 2018 haft stora brister vilket yttrat sig i att personal inte kunnat logga in och blir utloggade. Då avtalet löper ut under året ska ny upphandling ske. 4. Vision, strategiska områden och mål Kommunfullmäktige beslutade under 2006 om en vision för kommunens framtida tillstånd. Visionen består av fyra tillstånd som kommunen ska präglas av år 2020 Växtkraft, Välbefinnande, Stolthet, Identitet. För att nå dit finns sex strategiska områden antagna: Medborgarkraft, Samarbete över gränserna, Attraktiv livsmiljö goda boenden, Goda kommunikationer, Rätt kommunal service och Högre utbildningsnivå. Nämnder och styrelser ska arbeta med mål som är SMARTA, det vill säga Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsatta och Ansvarsfördelade. Målen kräver särskilt fokus och kommer att följas upp under året. Varje nämnd ska kommentera sitt ställningstagande och ange hur den arbetar för att uppnå målen, genom att konkretisera fullmäktiges prioriterade mål. Alla nämnder ska arbeta för en god ekonomisk hushållning av kommunens resurser. Inriktningsmålen för 2019 är av samhällsutvecklande och långsiktig karaktär: Kommunens invånare mår bra. Särskilt fokus på att förbättra barn och ungas hälsa. Lilla Edet har fler och växande företag. Invånarna involveras och inkluderas i kommunens utveckling. Lilla Edet är en ledande miljökommun. Nämnderna förväntas bryta ner målen och sätter därutöver själva mål som rör deras ansvarsområden. Det uppdrag för 2019 som omsorgsnämnden ansvarar för eller ska bidra till är: I 2020 års Mål- och resursplan ska flerårsplanen vara genomarbetad med flerårig drifts-, investerings- och exploateringsbudget som är förankrad i nämnder och förvaltningar. Kommunstyrelsen ansvarar men alla nämnder måste bidra. 9 (15) 36

37 Verksamhetsplan Inriktningsmål Kommunens invånare mår bra. Särskilt fokus på att förbättra barn och ungas hälsa. Mål 2019 Mål ) måltal måltal 2) måltal måltal Ekonomi: Kortfattad beskrivning av genomförande och finansiering Lilla Edet har fler och växande företag. Mål 2019 Mål ) måltal måltal 2) måltal måltal Ekonomi: Kortfattad beskrivning av hur genomförande av ovan mål ska finansieras (1-2 meningar). Invånarna involveras och inkluderas i kommunens utveckling. Mål 2019 Mål ) måltal måltal 2) måltal måltal Ekonomi: Kortfattad beskrivning av genomförande och finansiering Lilla Edet är en ledande miljökommun. Mål 2019 Mål ) måltal måltal 2) måltal måltal Ekonomi: Kortfattad beskrivning av genomförande och finansiering 4.2 Uppdrag I 2020 års Mål- och resursplan ska flerårsplanen vara genomarbetad med flerårig drifts-, investerings- och exploateringsbudget som är förankrad i nämnder och förvaltningar. 1) 2) Ekonomi: Kortfattad beskrivning av hur åtgärderna ska finansieras (1-2 meningar). Ansvar: Kommunstyrelsen ansvarar men alla nämnder måste bidra. Redovisas: Tertialrapporter (april, aug) och Bokslut. 10 (15) 37

38 Verksamhetsplan Nämndens egna mål Följande mål har beslutats av Omsorgsnämnden, utöver de prioriterade målen från KF. Utfall Utfall Utfall Mål Nämndens egna mål Mål ) Brukare på särskilt boende som uppnår dygnsfasta Mål 68 % 66 % 61 % under 11 timmar uppfyllt 70 % 75 % 2) Andelen utförd validering av smärtskattning av Mål 40 % 8 % 29 % palliativa patienter uppfyllt 50 % 60 % 3) Skapa en plattform för samverkan mellan funktionshinder och kultur och fritid i syfte att skapa utökat utbud av fritidsaktiviteter för personer inom LSS - - Ja - - Ansvar: verksamhetschefer Redovisas: Redovisningstillfällen 6. Övrigt prioriterat arbete Nationella överenskommelser och kvalitetsarbete I överenskommelsen om en sammanhållen vård och omsorg till mest sjuka äldre används Socialstyrelsens definition av målgruppen; Mest sjuka äldre är personer 65 år eller äldre som har omfattande nedsättning i sitt funktionstillstånd till följd av åldrande, skada eller sjukdom. I överenskommelsen lyfts ett antal målområden fram: Sammanhållen vård och omsorg, god läkemedelsbehandling för äldre, preventivt arbetssätt, god vård vid demenssjukdom samt god vård i livets slutskede. Regionens och kommunens arbete med gemensam verksamhetsplan och målarbete fortsätter under Gemensam verksamhetsplan för Det goda livet Psykisk hälsa ska upprättas. Ett av delmålen i SKL:s Strategi för hälsa är att minska antalet äldre som drabbas av fallskador och arbetet med en nationell kraftsamling för att minska fallskador hos äldre har börjat. Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård syftar bland annat till främja god vård och socialtjänst av god kvalitet. Under 2019 behöver socialförvaltningen se över konsekvenserna av lagen vad gäller nytt betalningsansvar och bemanningskrav i verksamheten. Heltidsresan Kommunal och SKL är överens om målet att införa heltid som norm. Enligt kollektivavtalet upprättade förvaltningen en handlingsplan i december Under 2019 ska förvaltningen tillsammans med omsorgsnämnden arbeta med handlingsplanens genomförande. Funktionshinderavdelningen ska under året arbeta aktivt med optimerad bemanning. Hälsa ohälsa Sjukfrånvaron är fortsatt hög och det är viktigt att arbeta med enhetschefers förutsättningar för ett tillgängligt ledarskap. Individens behov i centrum (IBIC) Som ett stöd för en evidensbaserad praktik arbetar äldreomsorgen med fortsatt implementering av den nationella modellen för Individens behov i centrum (IBIC). Modellen har utvecklats för att skapa förutsättningar för strukturerad vård, omsorg och dokumentation. 11 (15) 38

39 Verksamhetsplan 2019 Syftet är att kunna arbeta mer systematiskt utifrån behov istället för insatser inom äldreomsorgen, vilket även bidrar till att göra äldreomsorgen mer likvärdig och rättssäker. Parallellt med införandet av IBIC kommer även utbildning i social dokumentation att genomföras. Anhörigstöd Kommunens skyldighet att ge stöd till anhöriga förtydligas i 5 kap 10 SoL och innebär krav på en mer aktiv roll för kommunen. Anhöriga och deras behov behöver uppmärksammas på ett tidigt stadium av all personal inom kommunens verksamheter som kommer i kontakt med anhöriga. Kommunen måste också förbättra informationen till allmänheten och till alla målgrupper om möjligheten att få anhörigstöd. Samverkan ska ske och nätverk byggas mellan vård och omsorg och övriga socialtjänsten, länssjukvård samt intresse- och frivilligorganisationer. Verksamhetscheferna inom äldreomsorgen, funktionshinderavdelningen och invid- och familjeomsorgen fungerar som styrgrupp för anhörigsamordnare och ombud. Demensteam Socialstyrelsen reviderade 2018 de nationella riktlinjerna för vård och omsorg vid demenssjukdom. Både riktlinjerna och den demensstrategi som socialstyrelsen presenterade för regeringen lyfter fram vikten av ett personcentrerat arbetssätt. Lilla Edets kommun har ett mobilt demensteam som arbetar mot både personal, anhöriga och i samverkan med kommunens biståndsenhet och När Hälsan. Våld i nära relationer Lilla Edet/ Trollhättan har en kvinnofridsgrupp. I gruppen ingår representanter från socialförvaltningen (inklusive vård och omsorg), polisen, folkhälsoenheten och utbildningsförvaltningen. Ett antal s.k. VIN-ombud (Våld I Nära relationer) finns inom vård och omsorg och funktionshinderavdelningen. Under året ska Lilla Edets handlingsprogram revideras och program för VIN-ombuden upprättas. Vård och omsorgscollege Vård- och omsorgscollege är en samverkansform mellan utbildare och arbetslivet inom vård och omsorg. Inom VO-College Ale Lilla Edet samverkar båda kommunerna, fackliga organisationer och utbildningsanordnaren på Komvux i Ale kommun. En ny avtalsperiod har upprättats för åren Arbetsgivare och utbildare har ett gemensamt intresse av att samverka genom VO-College eftersom samverkan ger förutsättningar för ett mer effektivt resursutnyttjande och en bättre verksamhetsutveckling. Inom verksamheterna funktionshinder och äldreomsorg finns kontinuerligt behov av anställning av utbildad baspersonal. Genom att verksamheterna beställer uppdragsutbildning från Komvux i Ale kan utbildningsplatser reserveras för det lokala behovet. Uppdragsutbildningen kan utformas efter verksamheternas önskemål, individuellt efter validering och med stöd av handledare och praktikplatser i verksamheterna. Pågående utbildning är Kompetenslyftet som är en statlig finansierad satsning för visstidsanställda medarbetare (4 stycken) som saknar undersköterskekompetens. Syftet är att ge deltagarna en tillsvidareanställning inom vård och omsorg. Under året startar även en utbildning för åtta tillsvidareanställda medarbetare som saknar undersköterskekompetens. Lilla Edets kommun och Ale kommun har erhållit medel för finansiering av lärarresurs genom TLO-KLO (f.d. omställningsfonden). Interna utbildningssatsningar Webbplatsen kunskapsguiden.se ger en samlad bild av vad som kan ingå i ett introduktionsprogram. Det vänder sig till personer som i sitt arbete introducerar eller planerar 12 (15) 39

40 Verksamhetsplan 2019 för introduktion av nyanställd baspersonal, exempelvis undersköterskor och vårdbiträden. Nyanställda medarbetare inom demensvården ska som introduktionsutbildning genomgå den webbaserade utbildningen Demens ABC och ABC+. Medarbetare som har annat språk än svenska ska erbjudas webbutbildning Demens på sitt modersmål i den mån det är möjligt. Nyanställd personal ska genomgå webbaserad utbildning i läkemedelshantering. Under 2019 ska vård och omsorg revidera introduktionsprogrammet för nyanställd personal. Ett fortbildningsprogram ska tas fram utifrån den nationella Kunskapsguiden och övriga behov av kompetenshöjande insatser som förvaltningen behöver. Under 2019 är följande utbildningssatsningar planerade: - Palliativ vård - BPSD - Ergonomi - Handledarutbildning - Brandsäkerhet och utrymning - IBIC - HLR - Livsmedelshygien - Hygienutbildning Bristen på specialistsjuksköterskor med rätt kompetens inom äldreomsorgen är stor och vården av svårt sjuka äldre ställer allt högre krav på specialisering. Förvaltningen har behov av sjuksköterskor med förskrivningsrätt, kompetens inom inkontinens, diabetes, handledning till studenter, palliativ och sårvård. Under året ska förvaltningen ta fram förslag på förutsättningar för utbildning på arbetstid. I början av året kommer Lifecare utförare att införas och all personal ska utbildas i dokumentation som kan ske mobilt. Inom funktionshinderavdelningen sker kontinuerlig utveckling av kvaliteten i den sociala dokumentationen, bl.a. på pedagogiska konferenser. Stödpedagoger i verksamheterna är handledande och har fokus på att kvalitetssäkra dokumentationen och etiska aspekter. Övrig prioriterat kvalitetsarbete Avvikelser vad gäller bemötande, läkemedel, fallskador och dygnsfasta ska analyseras och åtgärdsplaner ska upprättas och redovisas. Analyser utifrån nationella kvalitetsregister ska utföras i syfte att utveckla verksamheten. För att åstadkomma en långsiktigt hållbar utveckling av kvalitet inom äldreomsorgen har olika roller skapats. Exempel är ombud, värdegrundsledare och team inom olika målområden. 13 (15) 40

41 Verksamhetsplan Ekonomi Omsorgsnämndens ram fördelas enligt indexuppräkning och kostnadsanpassning för samtliga verksamheter. Verksamhet Utfall 2017 Budget 2018 Budget 2019 Övergripande Äldreomsorg Funktionshinder Totalt Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden har för 2019 blivit tilldelad en ram på totalt mnkr. Jämfört med 2018 så utrökas ramen med +726 tkr. Ramen innefattar en indexuppräkning med mnkr, ökat kapitalkostnad med 110 tkr, resursfördelning mnkr. I ramen så har man inte kompensation för prisindex med -647 tkr samt effektivisering på mkr. Nytt för 2019 är att man inte får kompensation för löneindex förrän lönerna är satta 2019, detta är mkr. Investeringar Investeringsobjekt Budget 2019 Ospecificerat Summa (15) 41

42 42

43 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr ON 2018/135 Årsrapport 2018 för omsorgsnämnden Dnr ON 2018/135 Sammanfattning För 2018 visar omsorgsnämnden ett underskott på 14 mkr. Utfallet har förbättrats jämfört med den prognos på 16,7 mnkr som gjordes i tertial 2. Ansvaret för personer som blivit utskrivna från sjukhus med fortsatt stora medicinska behov har landat på kommunen från slutet av 2017 och medfört stora kostnader. Detta utan någon ekonomisk kompensation från regionen eller staten. De stora kostnader detta medfört står för en stor del av nämndens underskott Äldreomsorgen redovisar ett underskott på drygt 8,4 mnkr, till största delen personalkostnader. Prognosen efter tertial 2 var ett överskridande med 10,5 mnkr. De ökade personalkostnaderna beror till stor del på åtta brukare som krävt extra personal på grund av stora omvårdnadsbehov. Några av dem har haft egen personal 24 timmar per dygn kortare eller längre perioder då de är beroende medicinskt apparatur för sin överlevnad. Sammanlagt har detta inneburit knappt 14,5 årsarbetare extra. Funktionshinderverksamheten redovisar ett negativt resultat på ca 5,4 mnkr. Prognosen efter tertial 2 var -6,2 mnkr. Huvudorsaken till underskottet är tre nya beslut om boende som inte kunde verkställas i egen regi utan plats köptes externt. Dessa nya beslut fanns inte budgeterat för. En av dessa kunde dock tas hem då nytt boende invigdes i maj 2018 och ett tidigare avtal förhandlades om vilket minskade underskott något. Några brukare på gruppbostäderna och serviceboendet har under året haft betydligt större behov av hjälp och stöd vilket krävt en högre personaltäthet. En annan förklaring till nämndens underskott är att verksamheterna haft rekryteringsproblem och att personalomsättningen för timvikarier varit hög. Detta har medfört höga kostnader för fyllnads- och övertid och höga introduktionskostnader samt för hemsjukvårdens del att tjänst från bemanningsföretag under perioder behövt köpas in. Arbetssituationen för enhetschefer har under flera år varit ansträngd. Under 2018 var några av enhetscheferna p.g.a. detta långtidssjukskrivna och tre chefer valde under året att sluta. För att öka styrning och ledningen och hejda de skenande kostnaderna förstärktes verksamheten med en ny enhetschef. Från hösten 2018, då chefstaben var fulltalig, har enhetscheferna haft förutsättningar att arbeta med kontroll och styrning vilket gjort att resultatet för året blev något bättre än prognosen i tertial 2 43

44 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Årsrapport 2018 för omsorgsnämnden Ekonomiska överväganden och följder av beslut -- Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner årsrapport för Lotte Mossudd Socialchef Beslut expedieras till Kommunfullmäktige 44 sid 2/2

45 Socialförvaltningen Omsorgsnämnden Årsrapport 2018 ÅRSRAPPORT 2018 Omsorgsnämnden Period: januari - december Datum:

46 Socialförvaltningen Omsorgsnämnden Årsrapport 2018 Innehållsförteckning FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE...3 Nämndens grunduppdrag...3 HÄNDELSER UNDER ÅRET/VERKSAMHETSBERÄTTELSE...4 Vård och omsorg...5 Funktionshinder...6 PERSONAL...7 MÅLUPPFYLLELSE...8 Prognos för måluppfyllelse vid årets slut...8 EKONOMISK ANALYS...10 Resultat...10 Vård och omsorg...10 Funktionshinder...11 Investeringar...13 Nyckeltal...14 Utfall och prognos

47 Socialförvaltningen Omsorgsnämnden Årsrapport 2018 ÅRSRAPPORT JANUARI - DECEMBER 2018 FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Nämndens grunduppdrag Omsorgsnämnden ska erbjuda stöd- och serviceinsatser i sådan omfattning och på ett sådant sätt att lagstiftningens krav avseende tillämpningen av socialtjänstlagen (SoL), lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), hälso- och sjukvårdslagen (HSL), Färdtjänstlagen, Lag om bostadsanpassningsbidrag och övrig lagstiftning säkerställs. Riksdagens antagna mål för utformning av äldrepolitiken ska vara vägledande. De äldre ska ha möjlighet att åldras i trygghet med bibehållet oberoende, kunna leva ett aktivt liv, ha inflytande i samhället och över sin vardag, ha tillgång till god vård och omsorg och bemötas med respekt. Det goda livet för de mest sjuka äldre i Västra Götaland, handlingsplan och nationella riktlinjer för demensvård, palliativ vår och anhörigstöd är styrande dokument. Staten har under ett antal år tagit fram styrdokument för att stödja landsting och kommuner att arbeta enligt statens riktlinjer för äldreomsorgen. I överenskommelsen om en sammanhållen vård och omsorg till mest sjuka äldre används Socialstyrelsens definition av målgruppen: Mest sjuka äldre är personer 65 år eller äldre som har omfattande nedsättning i sitt funktionstillstånd till följd av åldrande, skada eller sjukdom. I överenskommelsen lyfts ett antal målområden fram och kvalitetsregister och arbetsmetoder har skapats inom dessa, t.ex. Öppna jämförelser, årliga läkemedelsgenomgångar, Palliativa registret, Senior Alert och BPSD (Beteendemässiga Psykiska Symtom vid Demenssjukdom). Åtgärds- och bemötandeplaner upprättas enligt Senior Alert och BPSD. Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård gäller från 1 januari Den ska främja god vård och en socialtjänst av god kvalitet för enskilda personer som efter utskrivning från slutenvård behöver insatser från den kommunalt finansierade hälso- och sjukvården och/eller socialtjänsten och den landstingsfinansierade öppna vården. Lagen ska särskilt främja att en person med behov av samordnade insatser skrivs ut från den slutna vården så snart som möjligt efter det att den behandlande läkaren bedömt att personen är utskrivningsklar. 47

48 Socialförvaltningen Omsorgsnämnden Årsrapport 2018 Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), som är en rättighetslag, syftar till att garantera personer med omfattande och varaktiga funktionsnedsättningar stöd som kan undanröja svårigheter i den dagliga livsföringen. Vägledande principer är humanistisk människosyn, helhetssyn, självständighet, integritet, inflytande, delaktighet och tillgänglighet. Funktionshinderavdelningen verkställer insatser efter beslut enligt LSS. Boende för personer med funktionsnedsättning finns i tre gruppbostäder och ett serviceboende. Korttidsverksamhet verkställs till viss del i egen regi med en personalgrupp som även utför andra insatser enligt LSS såsom ledsagarservice, kontaktperson, korttidstillsyn för ungdomar över 12 år och avlösarservice i hemmet. Personlig assistans är ett personligt utformat stöd som utförs i det egna hemmet och som ger personer med funktionsnedsättning ökade möjligheter till ett självständigt liv. Avdelningen verkställer även daglig verksamhet med olika inriktningar på tre enheter. Några beslut enligt LSS kan inte verkställas i egen regi och köps externt, bl.a. placeringar för barn. HÄNDELSER UNDER ÅRET/VERKSAMHETSBERÄTTELSE Ansvaret för personer som blivit utskrivna från sjukhus med fortsatt stora medicinska behov har landat på kommunen från slutet av 2017 och medfört stora kostnader. Detta utan någon ekonomisk kompensation från regionen eller staten. De stora kostnader detta medfört står för en stor del av nämndens underskott Förvaltningen har under året tvingats göra ett antal åtgärder i försök att hålla budget, vilket inte lyckades. Flera av äldreomsorgens planerade fortbildningar ställdes in, t.ex. ergonomi och förflyttningsutbildning, hygienutbildning och Palliativ vård. Andra besparingsåtgärder var att under tre månader omfördelade demenssköterskan till vakant sjukskötersketjänst samt att vakanshålla tjänster kortare perioder, t.ex. arbetsterapeut och verksamhetsutvecklare och verksamhetschef funktionshinder. Arbetssituationen för enhetschefer inom vård o omsorg har under flera år varit ansträngd. Under 2018 var några av enhetscheferna på grund av detta långtidssjukskrivna och tre chefer valde under året att avsluta sina tjänster. För att öka styrning och ledningen och hejda de skenande kostnaderna förstärktes verksamheten med en ny enhetschef finansierades den med statliga medel för förstärkt bemanning inom äldreomsorgen. Från hösten 2018, då chefstaben var fulltalig, har enhetscheferna haft förutsättningar att arbeta med kontroll och styrning vilket gjort att resultatet för året blev något bättre än prognosen i tertial 2. En ny lag om personuppgifter, GDPR trädde i kraft under året och förvaltningen har genomfört en genomlysning av alla system och dokument som används. Förvaltningen använder Time Care Pool som vikarierekryteringssystem. Administrationen är bemannad vardagar och dagtid varför det åligger arbetsplatserna att själva rekrytera vikarier utanför kontorstid. För att frigöra tid för personalen har en automatiserad bokningsassistent köpts in. Två arbetsplatser testade tekniken under ett par månader. Från om med november använder alla arbetsplatser, undantaget hemsjukvården, systemet. Utmaningen har varit att rekrytera vikarier som ska finnas tillgängliga i systemet. Det har saknats vikarier vilket har föranlett höga 48

49 Socialförvaltningen Omsorgsnämnden Årsrapport 2018 övertidskostnader. Planeringssystemet TES i hemtjänsten har förorsakat mycket problem under året då det varit kontinuerliga driftsstörningar, vilket även detta har orsakat personalkostnader. Omsorgsnämnden har under året reviderat anhörigplanen. Vård och omsorg En ny Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård trädde i kraft 1 januari Västra Götalands kommuner och Västra Götalandsregionen har utifrån denna skapat en ny överenskommelse om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Enligt den nya lagen träder kommunens betalningsansvar för utskrivningsklara patienter in efter tre dagar istället för som tidigare fem. Från och med slutet av september kompletterades överenskommelsen med en ny betalningsmodell, vilket innebär en betydligt högre kostnad per dygn för kommunen. Den nya lagen om samverkan har föranlett förvaltningen att se över organisationen, hur vi ska arbeta med processen från beslut av insats, inskrivning till sluten vård till utskrivning. Förvaltningen har inte löst frågan om bemanning vad gäller samordnad vård och omsorgplanering på helger. Det har varit påtagligt under året att allt fler brukare som skrivs ut från sjukhus och erhåller korttidsplats eller särskilt boende är beroende av avancerad medicinsk apparatur för sin överlevnad (olika typer av sonder och andningshjälpmedel). Det stora omvårdnadsbehovet som dessa kräver har inneburit förstärkt personalbemanning och utbildning av personal. Året har präglats av brist på personal, vilket bl.a. medfört höga kostnader för övertidsersättning. Under 2018 erhöll vård och omsorg statliga bemanningsmedel med 2,5 mnkr. Dessa medel har finansierat del av enhetschefstjänst, dagverksamhet på Lindkullen, ett förstärkt demensteam och personalförstärkning inom särskilt boende. Under 2017 fattade omsorgsnämnden beslut om att anta SKL:s rekommendationer kring nattbemanning i särskilt boende och nationella riktlinjer för demensvård upprättades hösten 2017 Under 2018 har verksamheten inte haft förutsättningar att arbeta vidare med rekommendationerna kring nattbemanning eller nationella riktlinjer för demensvård på grund av andra prioriterade uppgifter. Äldreguiden för 2018 redovisade att 88 % av de som svarat och har hemtjänst var nöjda med hemtjänsten som helhet. 94 % anser att hemtjänstpersonalen har ett gott bemötande. Av brukarna på särskilt boende ansåg 89 % av de som svarat att de var nöjda med det särskilda boendet som helhet. 85 % ansåg att personalen har ett gott bemötande. 40 % av de svarande anser sig ha möjlighet att komma ut i den omfattningen de önskar, en förbättring på 14 % jämfört med föregående år. Alla särskilda boenden har utbildade BPSD-ombud, totalt 20 stycken under året. Introduktionsutbildning för nyanställda innehåller webutbildningarna Demens ABC och läkemedelshantering. Regionen och kommunen arbetar gemensamt med verksamhetsplan och målarbete. Våren 2016 bildades en gemensam vårdsamverkan med regionen. Uppdraget innefattar 49

50 Socialförvaltningen Omsorgsnämnden Årsrapport 2018 arbete med handlingsplanen Det goda livet för mest sjuka äldre i Västra Götaland. Tillsammans med de båda vårdcentralerna i kommunen har förvaltningen upprättat gemensamma mål angående palliativ vård, demensdiagnoser och antalet olämpliga läkemedel. Äldreomsorgen har ett antal undersköterskor med vidareutbildning inom kvalitetsarbete. Under året har dessa i huvudsak haft uppdrag inom ett av de särskilda boendena, där de tillsammans med personal och enhetschefer arbetat med rutiner, metoder och bemötandefrågor. De har även utfört kartläggning av kvinnors och mäns upplevelse av att de kan utöva sina fritidsintressen på äldreboende. Kostenheten producerar mat till boende och dagverksamhet för äldre samt funktionshindrade. Under året har 401 måltider producerats per dag (middag och kvällsmat), vilket är något färre än föregående år och beror på att gruppbostäderna inom funktionshinder lagar så gott som all sin mat själva men kostenheten beställer, packar och levererar samtliga livsmedel. Sommarens värmebölja var påfrestande för både brukare och personal. Kostpersonalen var den grupp som hade det extremt besvärligt då lokalerna inte har en tillfredsställande klimatanläggning. Det finns två träffpunkter i äldreomsorgens regi. Träffpunkten Lödöse har arbetat under några år med marknadsföring för att göra verksamheten känd i närområdet. Tillsammans med frivilligarbetare har förvaltningen arbetat fram ett antal förslag på hur attraktionen skulle kunna ökas. Det resulterade i ett större antal besökare, en ny ingång, skylt och utebelysning. Förvaltningen har ett väl utvecklat samarbete med ortens föreningsliv och frivilligarbetare De särskilda boende har haft tillsyn av kommunens miljöavdelning. Syftet var att kontrollera att miljöbalkens regler följs och att verksamheten har rutiner föra att minimera risker vad gäller hälsa och miljö. Tillsynen resulterade i att ett antal rutiner upprättades. Funktionshinder Inom funktionshinderavdelningen har kvalitetsutvecklingen fortsatt genom en intern fortbildningsserie i syfte att höja kompetensen inom pedagogiskt anpassat arbetssätt. Pedagogträffar i syfte att stärka kompetens och skapa samsyn i det pedagogiska arbetet har bedrivits. Dessa har också gett möjlighet till samverkan mellan enheterna. Rutiner i kvalitetsledningssystemet har reviderats kontinuerligt. Funktionshinderavdelningen bedrev inför valet 2018 en studiecirkel angående rätten att rösta/val 2018 i samarbete med studiefrämjandet bedrivit en. I maj invigdes en ny gruppbostad, Skördevägen och de boende flyttade in succesivt från maj till september. Några av de vi tidigare köpt plats för externt kunde i och med detta tas hem. Planering för hemtagning av ytterligare personer har fortsatt. Avtal om externt köpta platser har förhandlats om under året och översyn av alla avtal har påbörjats. 50

51 Socialförvaltningen Omsorgsnämnden Årsrapport 2018 PERSONAL Äldreomsorgen 2018 Antal tillsvidareanställda Antal tidsbegränsade anställningar Totalt antal anställda Faktiskt behov av årsarbetare sätt till arbetad tid 226 st 112 st 338 st 271 st Andel kvinnor 95,5% Andel deltidsanställningar 80,2% Övertidsuttag - redovisat i antal årsarbetare Fyllnadstidsuttag - redovisat i antal årsarbetare 7,8 st 9,8 st Personalomsättning 13,7% Total sjukfrånvaro baserat på ordinarie arbetstid 9,6% Total sjukfrånvaro omvandlat till årsarbetare 23,9 st Andel långtidssjukfrånvaro 43,2% Funktionshinder 2018 Antal tillsvidareanställda Antal tidsbegränsade anställningar Totalt antal anställda Faktiskt behov av årsarbetare sätt till arbetad tid 80 st 31 st 111 st 99 st Andel kvinnor 82,8% Andel deltidsanställningar 70,3% Övertidsuttag - redovisat i antal årsarbetare Fyllnadstidsuttag - redovisat i antal årsarbetare 3,07 st 1,9 st Personalomsättning 31,3% Total sjukfrånvaro baserat på ordinarie arbetstid 10,5% Total sjukfrånvaro omvandlat till årsarbetare 9,0% Andel långtidssjukfrånvaro 38,2% 51

52 Socialförvaltningen Omsorgsnämnden Årsrapport 2018 MÅLUPPFYLLELSE Uppföljning av mål för god ekonomisk hushållning Växtkraft, Välbefinnande, Stolthet, Identitet är grundbegreppen i den vision kommunen ska präglas av år För att nå dit finns sex strategiska områden antagna och till dessa finns inriktningsmål och prioriterade mål kopplade. Dessa strategiska områden, inriktningsmål samt prioriterade mål är beslutade av kommunfullmäktige och nämndens åtagande framgår genom konkretiseringar av de prioriterade målen, vilka framgår av nedanstående tabeller. Varje strategiskt område rubriceras nedan och omfattar ett eller flera prioriterade mål. Omsorgsnämnden har endast tagit upp de mål som är aktuella för nämndens verksamhetsområde. Hur de prioriterade målen ska anses uppfyllda framgår av rutan Mätning/målet uppfyllt. Prognos för måluppfyllelse vid årets slut Målet är uppfyllt under året Målet är delvis uppfyllt under året Målet är INTE uppfyllt under året. Prioriterat mål 1 Inriktningsmål: I Lilla Edets kommun ska alla ha samma makt att forma samhället och sina egna liv. Prioriterat mål: Kommunen ska arbeta för en jämställd service till medborgarna Mätning/målet uppfyllt: Förbättrad ranking i förhållande till SKL:s samlade rapport (öppna jämförelser) om jämställdhet 2016, den del som avser service till invånarna 1) Kartlägga kvinnor och mäns upplevelser av att de kan utöva sina fritidsintressen på äldreboenden. 2) Inom dagverksamhet LSS kartlägga kvinnor och mäns upplevelse av att få aktiviteter efter intresse. Prioriterat mål 2 Inriktningsmål: Kommunen ska solidariskt arbeta i enlighet med målet för den övergripande svenska flyktingpolitiken. Prioriterat mål: Arbeta för att alla som bosätter sig kommunen så snabbt som möjligt integreras och ges lika förutsättningar avseende sysselsättning och boende. Mätning/målet uppfyllt: När nämnderna arbetar i enlighet med kommunens strategi och program för ett mångfaldssamhälle. Kommentar: Äldreomsorgen har haft en nyanländ praktikant under perioden, Funktionshinderavdelningen har ännu inte haft någon praktikant, men för dialog med AMA för att erbjuda plats i verksamheten. En praktik och utbildningsplan har utarbetats för att ta emot ca 10 st nyanlända personer. 1) Se över möjligheten att anordna praktikplatser till nyanlända, antal personer 1 Prioriterat mål 3 52

53 Socialförvaltningen Omsorgsnämnden Årsrapport 2018 Inriktningsmål: Äldre och funktionsnedsatta ska kunna leva ett aktivt liv och ha inflytande över sin vardag. Prioriterat mål: Satsningar genomförs på it- och teknikstöd inom äldreomsorgen för att öka möjligheterna för äldre att leva tryggt i hemmet så länge de önskar Mätning/målet uppfyllt:: När satsningar genomförts avseende it- och teknikstöd som ökar tryggheten för de äldre i hemmet. Kommentar: Då upphandling krävs för digital nyckelhantering och finansiering har inte funnits under året är inte målet uppnått. Vi har inte arbetat med införandet av trygghetslarm då vi prioriterat andra verksamhetssystem såsom planeringssystem i hemtjänst, digitala nyckelskåp och verksamhetssystem för IBIC. 1) Införa trygghetkamera i ordinärt boende, antal kameror 2) Införa digital nyckelhantering för brukare med hemtjänst distrikt Ström Proriterat mål 4 Inriktningsmål: Kommunen ska solidariskt arbeta i enlighet med målet för den övergripande svenska flyktingpolitiken. Prioriterat mål: Arbeta för att alla som bosätter sig kommunen så snabbt som möjligt integreras och ges lika förutsättningar avseende sysselsättning och boende. Mätning/målet uppfyllt: När nämnderna arbetar i enlighet med kommunens strategi och program för ett mångfaldssamhälle. Kommentar: Utredning om studier på arbetstid har inte gjorts under året då åtgärder med anledning av det ekonomiska läget har prioriterats 1) Kartlägga enhetschefers arbetsmiljö 2) Utreda frågan om studier på arbetstid Nämndens egna mål 1) Brukare på särskilt boende som uppnår dygnsfasta under 11 timmar 2) Andelen utförd validering av smärtskattning av palliativa patienter 3) Skapa en plattform för samverkan mellan funktions-hinder och kultur och fritid i syfte att skapa utökat utbud av fritidsaktiviteter för personer inom LSS 3) Funktionshinderavdelningen har påbörjat samarbete med Kultur och fritid. 53

54 Socialförvaltningen Omsorgsnämnden Årsrapport 2018 EKONOMISK ANALYS Resultat För 2018 visar omsorgsnämnden ett underskott på 14 mkr. Utfallet har förbättrats jämfört med den prognos som gjordes i tertial 2 som visade på ett prognosticerat underskott motsvarande 16,7 mkr för helåret. Kostnader för licenser, datorer och telefoni överskrider budget med 1,2 mnkr. Detta då verksamheterna inte fått något tillskott i budget efter det nya projektet med datorer och telefoni kom igång. Vård och omsorg Äldreomsorgen redovisar ett underskott på drygt 8,4 mnkr, till största delen personalkostnader. Prognosen för hela året var i tertial 2 ett överskridande med 10,5 mnkr. Under stor del av året har både särskilt boende och hemtjänst saknat enhetschefer. I september var enhetscheferna fulltaliga och arbetade med kontroll och styrning i syfte att minska kostnader, vilket gav ett gott resultat, vilket särskilt syns inom hemtjänsten. De ökade personalkostnaderna beror till stor del åtta brukare som krävt förstärkt personal på grund av stora omvårdnadsbehov. Några av dem har haft egen personal 24 timmar per dygn kortare eller längre tid då de är beroende medicinskt apparatur för sin överlevnad. Sammanlagt har detta inneburit nästan 14,5 årsarbetare extra. Hemsjukvårdens nattpatrull hade också under ca 4 månader personalförstärkning då ett ärende krävde ständig tillsyn nattetid. En annan förklaring till underskottet är att verksamheten haft stora rekryteringsproblem och att personalomsättningen för timvikarier varit hög Detta har medfört mycket höga kostnader för fyllnads- och övertid och höga introduktionskostnader. Hemsjukvården har under året, p.g.a. brist på sjuksköterskor, under vissa perioder tvingats köpa tjänst från bemanningsföretag, vilket innebär en betydligt högre kostnad än för ordinarie personal. Hemsjukvården och ordinärt boende har också haft kostnader för brukare i målgruppen LSS som erhållit insats enligt socialtjänstlagen efter att Försäkringskassan avslagit ansökan enligt SFB. Ytterligare en förklaring till det negativa resultatet är extra personalkostnader då nät- och verksamhetssystem flera gånger varit ur funktion. Det har bl.a. inneburit att trygghetslarm inte kunnat kontrolleras, insatser och planering inte varit tillgängliga i systemet och att personalrekrytering i Time Care Pool inte fungerat. Funktionshinder Funktionshinder redovisar ett negativt resultat på nästan 5,4 mnkr. Prognosen i T2 var 6,2 mnkr. Huvudorsaken till underskottet är tre nya beslut om boende som inte kunnat verkställas i egen regi utan plats har köpts externt för två vuxna och ett barn. Dessa nya beslut fattades efter att budget för 2018 var lagd och inga tidigare beslut upphörde under året. Omförhandlingar av tidigare avtal gjordes dock under året, vilket minskade underskott på övriga LSS-insatser. 54

55 Socialförvaltningen Omsorgsnämnden Årsrapport 2018 Några brukare på gruppbostäderna och serviceboendet har under året haft betydligt större behov av hjälp och stöd vilket krävt en högre personaltäthet. När det gäller personlig assistans kan underskottet huvudsakligen förklaras med ett verkställt ärende enligt SoL som lett till ökade personalkostnader samt att antalet timmar utförda av privata utförare ökat under året. Ett minskat antal ärenden har också lett till mindre intäkter vilket påverkar det totala utfallet. Periodens resultat Utfall 2017 Utfall 2018 Budget Övergripande Intäkter/Inkomster Övriga kostnader Personalkostnader Äldreomsorg Intäkter/Inkomster Övriga kostnader Personalkostnader Funktionshinder Intäkter/Inkomster Övriga kostnader Personalkostnader Total nettokostnad Äldreomsorgen Utfall 2018 Budget 2018 Avvikelse ÄLDREOMSORG VHT-CHEF Hemtjänst Lilla Edet Träffpunkten Äldrepsykiatri Soläng Lindkullen Pilgården Demensteam VIKARIEPOOL ON ADMINISTRATIV SERVICE ON Gläntan KOSTPRODUKTION KOMMUNAL HÄLSOSJUKVÅRD Total

56 Socialförvaltningen Omsorgsnämnden Årsrapport 2018 Funktionshinder Utfall 2018 Budget 2018 Avvikelse Funktionshinder Vht-chef Skördevägen Prässebäck Gruppbostad Vävarens Gruppbostad Ängshöken Daglig Verksamhet Korttidsboende Ekaråsen Övriga LSS-insatser Personlig assistans Total Investeringar Nämndens brutto- och nettoinvesteringar i fastigheter, anläggningar och inventarier uppgår till 165 tkr. Investeringar Utfall Budget Inköp möbler nytt boende ,

57 Socialförvaltningen Omsorgsnämnden Årsrapport 2018 Nyckeltal Nyckeltal Utfall till och med perioden Utfall perioden fg år Förändr. 12 mån Utveckl. i procent Utfall helår fg år Färdtjänst Antal färdtjänstbevis % 472 Antal färdtjänstresor (enkel-resor) inkl arbetsresor % Antal resor Riksfärdtjänst % 50 Kostenheten Antal portioner per dag Hemsjukvård, kommunrehab Antal inskrivna personer i hemsjukvården % 245 Antal brukare av tekniska hjälpmedel % 168 Särskilt boende Antal befintliga boende-platser (Säbo+korttid) % 133 Beläggning Säbo+Korttid 98% 94% -4% -4% 94% Ordinärt boende Antal arbetade timmar totalt inom hemtjänsten* % Antal verkställda timmar inom hemtjänsten (exkl kringtid) * % Antal betalda dygn för utskrivningsklara % 4 Funktionshinder, LSS i egen regi Antal personer i gruppboende % 26 Antal personer med boendestöd % 5 Antal personer i daglig verksamhet % 42 Personlig assistans enligt SFB& LSS Antal utförda timmar SFB % Antal timmar SFB kommunens kostnadsansvar % Antal timmar, LSS. Ej ifrån FK % Funktionshinder, övriga insatser enligt LSS Antal boende, köpta platser % 9 Dagverksamhet, antal köpta platser % 3 Antal personer med korttidsvistelse % 16 Antal personer med korttidstillsyn/förlängd skolbarnsomsorg % 4 Antal barn/vuxna med kontaktperson % 29 Antal personer med ledsagarservice % 11 Antal personer med avlösning i hemmet % 6 Arbetade timmar avser januari till november 57

58 Socialförvaltningen Omsorgsnämnden Årsrapport 2018 Utfall och prognos Omsorgsnämnden Tkr Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Prognos 2018 Nettokostnad Budget

59 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr ON 2019/41 Åtgärdsplan för omsorgsnämnden för en budget i balans Dnr ON 2019/41 Sammanfattning Förvaltningen har fått i uppdrag att ta fram en tidsatt åtgärdsplan för en budget i balans. Ärendet Äldreomsorgen i Lilla Edets kommun har under flera år uppvisat underskott i verksamheten och hade 2017 en nettokostnadsavvikelse på 15,6 %, vilket motsvarar en överkostnad mot förväntat utifrån struktur på 20 mnkr. Sammanfattningsvis är det mängden av beslut (invånare med insats) och beslutens omfattning (antal timmar) som främst påverkar den totala kostnadsnivån för äldreomsorgen i kommunen. Nettokostnadsavvikelsen för LSS var ,9%. Kostnaden per plats i bostad med särskild service är högre än snittet i riket, totalt 3,6 mnkr, och kostnaden per plats i daglig verksamhet är högre än snittet i riket, totalt 1,1 mnkr. Det har under en lång tid saknats resurser, både tid och kunskap, för uppföljning och analyser inom omsorgsnämnden. Chefer, främst inom äldreomsorgen, har haft allt för många medarbetare per chef och stödresurser för uppföljning och analyser har saknats helt. Under en längre period, saknades också ekonom som stöd till verksamheterna. Nämnden har muntligt fått information om detta men inte fattat några beslut med anledning av detta. En av förklaringarna kan vara att det på kort sikt hade inneburit avsevärt större kostnader och att det då inte tänktes som alternativ. Istället gjordes försök att hitta och skära i mindre kostnader. Inför den nya lagen om in- och utskrivning från slutenvården 2018 borde i god tid analyser av de ökade kostnaderna i och med detta ha gjorts. Dessa kom istället mer som en överraskning. Även detta kan förklaras med resursbrist. Det är viktigt att chefer framöver har förutsättningar, tid och kunskap, att styra och leda sina verksamheter. Varje chef måste över tid ha ett rimligt antal underanställda medarbetare. Cheferna måste också ha kunskap och stöd i att utvärdera och analysera sina resultat och vidta nödvändiga åtgärder. Utbildning i ekonomi har genomförts för alla chefer och avstämning tillsammans med ekonom kommer att ske varje månad. Utbildning i bemanningsekonomi (se mer nedan) och upphandling/avtal (se mer nedan) kommer att hållas under Alla chefer i kommunen kommer att utbildas i styrning och ledning under våren 2019 vilket också innefattar uppföljning och analys av resultat. 59

60 I jämförelse av befolkningsstrukturen i Lilla Edet 2012 och 2016 framgår att antal yngre äldre har ökat. Detta indikerar att behovet inom äldreomsorgen kommer öka i takt med att åldersgruppen bli äldre. En planering för detta måste påbörjas. Det görs lämpligast i den femåriga äldreplan som omsorgsnämnden gett förvaltningen i uppdrag att ta fram. Förvaltningen har även fått i uppdrag att ta fram en femårig funktionshinderplan, båda fram till april Erfarenheter från andra kommuner visar dock att ett sådant arbete tar lång tid om det ska göras ordentligt och inte bara bli en pappersprodukt. Mer realistiskt är att dessa planer är färdiga under senare delen av Det är viktigt att ha dialoger med brukare/brukarföreträdare och politiker i arbetet med att ta fram sådana planer. Den snabbt åldrande befolkningen är en av de stora utmaningarna som välfärden står inför. Efterfrågan på vård, äldreomsorg och annan välfärd ökar. För att klara av att leverera tjänster av hög kvalité även framöver krävs effektivisering och digitalisering. Digitaliseringen ger stora möjligheter att utveckla och effektivisera verksamheten och kan bidra till människors självständighet, delaktighet och inflytande. SKL och kommunalförbunden stödjer kommunernas utveckling av digitalisering. Trots detta är det många kommuner som inte anser sig få tillräckligt stöd och att utvecklingen går för långsamt. Även här behöver vi avsätta resurser för att på lång sikt komma till en lösning. En e-hälsoplan kommer att tas fram under Bemanningsekonomi Personalkostnaderna utgör en väsentlig del av omsorgsverksamhetens budgetram och utgör nästan uteslutande den påverkningsbara delen av budgeten. För att få kontroll över kostnaderna och även lyckas få till stånd en högre effektivitet med bibehållen kvalitet krävs det att enhetscheferna får en gedigen utbildning och förståelse för uppföljningen av personalkostnaderna och därmed anpassar verksamheterna till nya utmaningar. Personal- och ekonomiavdelningen kommer att tillsammans med omsorgsförvaltningen att ta fram en modell/metod för att få till en effektivare bemanningsekonomi, start våren Detta förväntas ge en besparing på 2 3 mnkr per år. Upphandling/inköp Under året kommer det att göras förändringar inom området inköp och upphandling. Ett nytt inköpssystem införs tillsammans med satsningar för att öka kunskapen kring inköpsfrågor, ramupphandlingar och beställarinstruktioner. Syftet är att minska antalet beställare i kommunen samt att öka avtalstroheten. Ingångna avtal kring köpta tjänster inom LSS och IFO kommer att ses över och i de fall det är möjligt att omförhandlas till lägre priser. Kommunledningsförvaltningen kommer i samband med detta att ta fram en revidering av kommunens upphandlingspolicy samt riktlinjer för inköp och upphandling. Dessa åtgärder förväntas ge en besparing på ca 500 tkr per år. Kostnad per brukare Det ställs stora krav på att bedriva en socialtjänst med god kvalitet och ett effektivt resursutnyttjande. Antalet äldre i kommunen kommer att öka, konkurrensutsättning av verksamheter kan komma att ske, förändrade målgrupper för personer med funktionsnedsättning, stora skillnader i kommunens utbud av insatser inom individ och familjeomsorg samt en efterfrågan som ökar snabbare än utbudet. Ett sätt att möta detta är att använda sig av Kostnad Per Brukare (KPB), ett verktyg som ska ge bättre information om prestationer, kostnader och resultat. Vare sig det handlar om beslutssituationer, satsningar på förebyggande åtgärder eller en ökad konkurrensutsättning gäller det att ha tillgång till god beslutsinformation med hög kvalitet. Ju högre precisionen är i den verksamhetsstatisk och de kostnadsmått som används, desto bättre är förutsättningarna för att beslut som tas ska leda till en mer 60 sid 2/4

61 effektiv verksamhet. Socialtjänsten i Lilla Edets Kommun håller just nu på att genomföra en KBP analys som kommer att vara klar under våren och presenteras för verksamheten och politiken. Åtgärder efter analysen beräknas inom 2 3 år ge en besparing på 4 5 mnkr. Genomlysning av biståndshandläggningen Upphandling av genomlysning av myndighetsavdelningen pågår. Genomlysningen omfattar översyn av ramar, rättsäkerhet, handläggning och ambition. Omfattning av konsulttid för genomförande inkl. planering och avstämning med uppdragsgivaren beräknas uppgå till 75 timmar. Uppdraget kan genomföras under mars och april 2019 efter att nödvändiga beslut fattats om kostnaden. Sammanfattning Utbildning i bemanningsekonomi våren mnkr/år Upphandling/avtal våren ,5 mnkr/år KPB jan mars mnkr Utbildning styrning och ledning våren mnkr/år Genomlysning av biståndshandl mars april 2019 kan anges efter genomlysningen E-hälsoplan 2019 LEAN-pilot inom funktionshinder dec 18 juni 19 Lifecare utförare start feb 2019 Utredning o beslut hyror SÄBO ,5 mnkr/år från 2020 Ytterligare åtgärder som kan utredas/genomföras efter politiska beslut Upphandling av hela köksverksamheten? Samla all städverksamhet centralt? Ökad satsning på välfärdsteknik, vilket initialt innebär en kostnad Ändring av riktlinjer och vägledande bestämmelser för biståndsbedömning Stimulering av utveckling av fler trygghetsboenden Kvalitetspåverkande åtgärder Dagverksamhet för personer med demenssjukdom och som bor i ordinärt boende, Klubb Gläntan stängs, besparing 630 tkr per år Träffpunkten Hägern stängs, besparing 380 tkr per år Träffpunkten Lödöse stängs, besparing 330 tkr per år Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Ekonomiska överväganden och följder av beslut Förslag till beslut Omsorgsnämnden godtar åtgärdsplanen och ger förvaltningen i uppdrag att arbeta vidare med det som påbörjats och planerats och att på varje nämndssammanträde återkomma med en ekonomisk redogörelse och en rapport över hur arbetet fortskrider och ev problem som kräver politiska beslut. Omsorgsnämnden beslutar köpa in genomlysning av biståndshandläggningen, maximal kostnad 105 tkr 61 sid 3/4

62 Lotte Mossudd Socialchef Beslut expedieras till Kommunstyrelsen 62 sid 4/4

63 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr ON 2018/22 Uppföljning av genomförd internkontroll 2018 Dnr ON 2018/22 Sammanfattning Omsorgsnämnden antar årligen en internkontrollplan där granskningsområden väljs med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Resultaten från uppföljningen redovisas en gång per år till kommunfullmäktige och kommunrevisionen Internkontrollplanen för 2018 omfattar kontroll av fem områden: att rutinen för hantering av privata medel följs, social dokumentation, att omprövning av biståndsbeslut enligt SOL och LSS sker inom föreskriven tid, att genomförandeplaner upprättats, följts och följts upp samt kontroll av rätt att beställa/köpa och att ramavtal/upphandlingsregler följs. All kontroll har skett i enlighet med internkontrollplan. Sammanfattningsvis visar kontrollrapporterna ett bättre resultat än tidigare år och inom tre områden har inga avvikelser konstaterats. När det gäller hantering av privata medel måste dock åtgärder vidtas så att rutinerna alltid följs. Detta område bör följas upp även i kommande års internkontroll. Detsamma gäller inköp som inte alltid gjorts enligt rutin. Under 2019 kommer en upphandlingspolicy att tas fram i kommunen och utbildningar att genomföras i syfte att rutin i alla fall ska följas. Ärendet Kontroll av hantering av privata medel. Kontroll av tre slumpvis utvalda ärenden på varje boende. Rutinbeskrivning finns, är tydlig och borde fungera. De behöver dock regelbundet gås igenom med all personal då de inte helt följts. På två av de sju boende har inga avvikelser konstaterats. Avvikelser som konstaterats på övriga är: Avstämning har inte gjorts helt enligt rutin, varje månad av två personal Samrådsavtal saknades Blankett för avstämning vid avstämning och överlämnande av kvitton till god man har inte använts 10 kr kontanter saknades hos en brukare Personal har i ett fall signerat utan att kontrollera plånbok att bankkort låg i den. Personal har i tre ärende inte kontrollerat uttagskvitto och därför missat att skriva upp uttagsavgift på 10 kr 63

64 Enhetschefer har fått i uppdrag att snarast rätta till bristerna, på APT informera personalen om gällande rutiner och genomföra regelbundna stickprovskontroller. Kontroll av rutiner för social dokumentation Kontroll av tre slumpmässigt utvalda akter. Kontrollen visar på att dokumenterad rutinbeskrivning finns och att den fungerar. Dokumentation har förts enligt rutin Kontroll av att om-prövning av biståndsbeslut enl. SOL och LSS sker inom angiven tid Biståndsenheten har genomfört ömsesidig kontroll av respektive biståndshandläggares beslut i Procapitas bevakningsmodul. Sex akter med insatser enligt SoL och två akter med insatser enligt LSS har granskats. Dokumenterad rutinbeskrivning finns och fungerar. Inga avvikelser mot rutinbeskrivning konstaterades. Kontroll av att genomförandeplaner upprättats, följts och följts upp Kontroll av fem slumpmässigt utvalda ärenden, varav två inom personlig assistans två gånger under året. Rutin finns och fungerar. Granskningen visar att genomförandeplaner fanns i samtliga granskade ärenden. Alla har följts upp under de senaste sex månaderna och det går att utläsa datum för nästa uppföljning. Kontroll av rätt att beställa/köpa och att ramavtal/upphandlingsregler följs Kontroll av 10 slumpmässigt valda fakturor två gånger under året. Av de fakturor som kontrollerades var två inköp utöver upphandlade avtal, det ena blommor till ett särskilt boende och det andra inköp i lokal livsmedelsbutik. Under 2019 kommer en upphandlingspolicy att tas fram i kommunen och utbildningar att genomföras. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Internkontrollplan 2018 Ekonomiska överväganden och följder av beslut Ingen finansiering krävs. Förslag till beslut Internkontrollrapport för 2018 godkänns. Lotte Mossudd Socialchef lotte.mossudd@lillaedet.se Beslut expedieras till Kommunstyrelsen 64 sid 2/3

65 65 sid 3/3

66 Dnr: ON 2018/22 Process rutin/system Kontroll av verkställighet Social dokumentation Kontroll av verkställighet Kontroll av verkställighet Internkontrollplan 2018 Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering till Kontroll av att rutin Verksamhetschef En gång/år Tre slumpvis utvalda Förvaltningschef för privata medel följs funktionshinder ärenden på varje boende Verksamhetschef Kontroll av social dokumentation Kontroll av att omprövning av biståndsbeslut enl. SOL och LSS sker inom angiven tid Kontroll av att genomförandeplaner upprättats, följts och följts upp vård och omsorg Verksamhetschef funktionshinder Biståndshandläggare Verksamhetschef funktionshinder Riskbedömning Riskfaktor Väsentlighet Risk: måttlig Väsentlighet: allvarlig En gång/år Tre slumpvis utvalda akter Förvaltningschef Risk: hög Väsentlighet: allvarlig I samband med tertialuppföljning Två gånger/år Vår och höst Ömsesidig kontroll av respektive biståndshandläggares beslut i Procapitas bevakningsmodul Fem slumpmässigt utvalda ärenden, varav minst två ska vara inom personlig assistans Förvaltningschef Förvaltningschef Risk: hög Väsentlighet: allvarlig Risk: hög Väsentlighet: allvarlig Inköp Kontroll av rätt att beställa/köpa och att ramavtal/upphandlings regler följs Ekonom Två gånger/år Vår och höst 10 fakturor per tillfälle Förvaltningschef Risk: hög Väsentlighet: allvarlig 66

67 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr ON 2019/40 Förslag till internkontrollplan för omsorgsnämnden 2019 Dnr ON 2019/40 Sammanfattning Omsorgsnämnden ska för varje år anta en internkontrollplan (Kf ). Granskningsområdena ska väljas ut med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Aktuella områden för belysning kan dels röra verksamhetens redovisningsrutiner som exempelvis fakturahantering, det kan vara av administrativ art som exempelvis granskning av förbrukade resurser gentemot fattade beslut och uppställda mål. Förvaltningschefen redovisar resultatet av internkontrollen en gång per år till Kommunfullmäktige, Kommunrevisionen och Omsorgsnämnden. Resultatet av den internkontroll som genomfördes 2018 visade på förbättring gentemot tidigare genomförda internkontroller men även att kontrollmomenten bör kvarstå. Ärendet Interkontrollplanen syftar främst till att genom riktade stickprovskontroller skapa möjligheter till en fördjupad kontroll som komplement till den regelbundna uppföljningen och därmed öka det samlade uppföljningssystemets tillförlitlighet. Resultatet av den internkontroll som genomfördes 2018 visade på förbättring gentemot tidigare genomförda internkontroller men även att kontrollmomenten bör kvarstå. De moment som kontrollerades 2018 föreslås kvarstå 2019 men med förändrad frekvens och att social dokumentation även kontrolleras inom vård och omsorg. Följande moment bör kontrolleras: att rutiner för hantering privata medel följs att social dokumentation sker och följer angivna riktlinjer att omprövning av biståndsbeslut enligt SOL och LSS sker inom angiven tid att genomförandeplaner upprättas, följs och följs upp att beställningar/köp görs av behörig och att ramavtal/upphandlingsregler följs Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Förslag till Internkontrollplan

68 Ekonomiska överväganden och följder av beslut Ingen finansiering krävs Förslag till beslut Omsorgsnämnden antar föreslagen internkontrollplan för 2019 Lotte Mossudd Socialchef Beslut expedieras till Kommunstyrelsen Yvonne Gunnarsson Nord, verksamhetschef VoO Camilla Karlsson, verksamhetschef FH Lotte Mossudd, socialchef 68 sid 2/2

69 Dnr: ON 2019/ Process rutin/system Kontroll av verkställighet Social dokumentation Kontroll av verkställighet Kontroll av verkställighet Internkontrollplan 2019 Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering till Kontroll av att rutin Verksamhetschef Två gånger/år Tre slumpvis utvalda Förvaltningschef för privata medel följs funktionshinder vår och höst ärenden på varje boende Verksamhetschef Kontroll av social dokumentation Kontroll av att omprövning av biståndsbeslut enl. SOL och LSS sker inom angiven tid Kontroll av att genomförandeplaner upprättats, följts och följts upp vård och omsorg Verksamhetschef funktionshinder Verksamhetschef vård och omsorg Biståndshandläggare Verksamhetschef funktionshinder En gång/år En gång/år Två gånger/år vår och höst Tre slumpvis utvalda akter per verksamhet Ömsesidig kontroll av respektive biståndshandläggares beslut i Procapitas bevakningsmodul Fem slumpmässigt utvalda ärenden, varav minst två ska vara inom personlig assistans Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef Riskbedömning Riskfaktor Väsentlighet Risk: måttlig Väsentlighet: allvarlig Risk: hög Väsentlighet: allvarlig Risk: hög Väsentlighet: allvarlig Risk: hög Väsentlighet: allvarlig Inköp Kontroll av rätt att beställa/köpa och att ramavtal/upphandlings regler följs Ekonom Fyra gånger/år 10 fakturor per tillfälle Förvaltningschef Risk: hög Väsentlighet: allvarlig 69

70 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr ON 2018/277 Omsorgsnämndens kommentarer och svar till kommunrevisionen med anledning av PwCs förstudie Dnr ON 2018/277 Sammanfattning PwC har på uppdrag av revisorerna i Lilla Edets kommun genomfört en förstudie av omsorgsnämndens ledning, styrning och uppföljning av äldreomsorgen. Revisionen har begärt omsorgsnämndens kommentarer på förstudien. Förslag till svar har tagits fram av förvaltningen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Förslag Omsorgsnämndens svar till revisionen Missiv förstudie äldreomsorgen Lilla Edets kommun Rapport Förstudie äldreomsorg Lilla Edet dec 2018 Ekonomiska överväganden och följder av beslut -- Förslag till beslut Omsorgsnämnden antar och lämnar föreslaget svar till revisorerna i Lilla Edets kommun. Lotte Mossudd Socialchef lotte.mossudd@lillaedet.se Beslut expedieras till Revisorerna i Lilla Edets kommun Kommunstyrelsen 70

71 Datum Dnr ON 2018/277 Revisorerna i Lilla Edets kommun Förslag Omsorgsnämndens svar till revisionen PwC har på uppdrag av revisorerna i Lilla Edets kommun genomfört en förstudie av omsorgsnämndens ledning, styrning och uppföljning av äldreomsorgen. Revisionen har begärt omsorgsnämndens kommentarer på förstudien. Precis som PwC skriver i sin förstudie framgår det av kommunallagen att nämnder ska ha full kontroll över sin verksamhet, vilket bl.a. innebär att omsorgsnämnden själv ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning för att säkerställa att verksamheten bedrivs effektivt. Nämnden ska aktivt följa upp, ställa krav på åtgärdsplaner och besluta om nödvändiga prioriteringar i förhållande till utfall, ekonomiskt och verksamhetsmässigt. Den information som getts till nämnden i samband med tertialrapporter och årsberättelse bör enligt PwC ha varit tillräcklig för att ge en bild av att det finns ekonomiska och därigenom också verksamhetsmässiga utmaningar. Det stämmer att nämnden inte fattade några formella beslut efter de rekommendationer som lämnades efter genomlysningen av hemtjänsten Däremot arbetade man i verksamheterna med ekonomi- och verksamhetsstyrning vilket löpande redovisades muntligt. Lilla Edet redovisar nu en genomsnittligt lägre kostnad per brukare för såväl hemtjänst som särskilt boende mot samtliga jämförelsegrupper. Äldreomsorgen i Lilla Edets kommun har under flera år uppvisat underskott i verksamheten och hade 2017 en nettokostnadsavvikelse på 15,6 %, vilket motsvarar en överkostnad mot förväntat utifrån struktur på 20 mnkr. Sammanfattningsvis är det mängden av beslut (invånare med insats) och beslutens omfattning (antal timmar) som främst påverkar den totala kostnadsnivån i kommunen. Utvecklingen och trenden har gått mot en relativt stor ökning av hemtjänst och en andelsmässig svag ökning av särskilt boende. Någon analys av detta har inte gjorts. Det har inte funnits någon systematisk rapportering av utvalda nyckeltal eller analyser av orsaker till de ökade kostnader för personalanvändande, övertid, sjukfrånvaro e.dyl. Det har under en lång tid saknats resurser, både tid och kunskap, till uppföljning och analyser inom omsorgsnämnden. Chefer, främst inom äldreomsorgen, har haft allt för många medarbetare per chef och stödresurser för uppföljning och analyser har saknats helt. Under en längre period, saknades också ekonom som stöd till verksamheterna. Nämnden har muntligt fått information om detta och borde naturligtvis fattat nödvändiga beslut. Det har dock inte gjorts och en av förklaringarna kan vara att det på kort sikt hade inneburit avsevärt större kostnader och att det då inte tänktes som alternativ. Istället gjordes försök att hitta och skära i mindre kostnader. 71

72 sid- 2 - Inför den nya lagen om in- och utskrivning från slutenvården 2018 borde i god tid analyser av de ökade kostnaderna i och med detta ha gjorts. Dessa kom istället mer som en överraskning. Även detta kan förklaras med resursbrist. Det är viktigt att chefer framöver har förutsättningar, tid och kunskap, att styra och leda sina verksamheterna. Varje chef måste över tid ha ett rimligt antal underanställda medarbetare. Cheferna måste också ha kunskap och stöd i att utvärdera och analysera sina resultat och vidta nödvändiga åtgärder. Utbildning i ekonomi har genomförts för alla chefer och avstämning tillsammans med ekonom kommer att ske varje månad. Utbildning i bemanningsekonomi och upphandling/avtal kommer att hållas under Alla chefer i kommunen kommer att utbildas i styrning och ledning under våren 2019 vilket också innefattar uppföljning och analys av resultat. I jämförelse av befolkningsstrukturen i Lilla Edet 2012 och 2016 framgår att antal yngre äldre har ökat. Detta indikerar att behovet inom äldreomsorgen kommer öka i takt med att åldersgruppen bli äldre. En planering för detta måste påbörjas. Omsorgsnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att ta fram en femårig äldreplan och en femårig funktionshinderplan fram till april Erfarenheter från andra kommuner visar dock att ett sådant arbete tar lång tid om det ska göras ordentligt varför det är mer realistiskt att dessa planer är färdiga senare under Den snabbt åldrande befolkningen är en av de stora utmaningarna som välfärden står inför. Efterfrågan på vård, äldreomsorg och annan välfärd ökar. För att klara av att leverera tjänster av hög kvalité även framöver krävs effektivisering och digitalisering. Digitaliseringen ger stora möjligheter att utveckla och effektivisera verksamheten och kan bidra till människors självständighet, delaktighet och inflytande. SKL och kommunalförbunden stödjer kommunernas utveckling av digitalisering. Trots detta är det många kommuner som inte anser sig få tillräckligt stöd och att utvecklingen går för långsamt. Även här behöver vi avsätta resurser för att på lång sikt komma till en lösning. En e-hälsoplan kommer att tas fram under PwC har ett antal rekommendationer till fortsatt och fördjupat arbete och anser att det är angeläget att dessa genomförs skyndsamt. 1. Upphandling av genomlysning av myndighetsavdelningen pågår. Genomlysningen påbörjas vecka 12 och omfattar översyn av ramar, rättsäkerhet, handläggning och ambition. 2. Utredning av möjlighet att starta en bemanningsenhet pågår och kommer att redovisas på varje nämndsammanträde till dess att beslut om bemanningsenhet eller ej är fattat. En bemanningsenhet måste få ner kostnaderna för övertid, fyllnadstid, timvikarier samt även sjukfrånvaro. 3. Månadsredovisning kommer att ske till varje nämndssammanträde, relevanta nyckeltal tas fram under våren 2019 och metoder för analys av resultatet ska tas fram under våren SÄBO har små enheter, analys av behov och framtida behov av säbo behöver genomföras. 5. Befintliga avtal för köpta platserna inom funktionshinder håller på att gås igenom. Ett mycket dyrt avtal förhandlades om under 2018, finns utrymme för ytterligare omförhandling? Rutiner och processer för uppföljning av köpta platser och upphandlingskompentens ses över. 6. Det är viktigt att chefer har förutsättningar, tid och kunskap, att styra och leda sina verksamheterna. Det är väsentligt att det finns enheter med rimligt antal underanställda medarbetare för chefer, vilket det nu gör sedan hösten Det 72 sid 2/3

73 sid- 3 - måste vara möjligt för chef och medarbetare att skapa och bibehålla en relation med utrymme för samtal, stöd och återkoppling. Detta behöver ske regelbundenhet och över tid. Cheferna måste också ha kunskap och stöd i att utvärdera och analysera sina resultat och också vidta nödvändiga åtgärder. Utbildning i ekonomi har genomförts för alla chefer och avstämning tillsammans med ekonom kommer att ske varje månad. Utbildning i bemanningsekonomi och upphandling/avtal kommer att hållas under Alla chefer i kommunen kommer att utbildas i styrning och ledning under våren 2019 vilket också innefattar uppföljning och analys av resultat. Lotte Mossudd Socialchef 73 sid 3/3

74 LILLA EDETS KOMMUN REVISORERNA Omsorgsnämnden Kommunstyrelsen för kännedom Kommunfullmäktige för kännedom Förstudie avseende ledning, styrning och uppföljning av äldreomsorgen Revisorerna i Lilla Edets kommun har uppdragit åt PwC att genomföra en förstudie av Omsorgsnämndens ledning, styrning och uppföljning av äldreomsorgen. Förstudien visar att äldreomsorgen i Lilla Edets kommun har en nettokostnadsavvikelse på 15,6 %. Orsakerna till avvikelsen redovisas i bifogad rapport. Sammanfattningsvis är det mängden av beslut (invånare med insats) och beslutens omfattning (antal timmar) som främst påverkar den totala kostnadsnivån för nämnden. Lilla Edet har både en stor andel invånare med insats och brukarna har större eller likvärdig omfattning på insatserna som jämförelsegrupperna. Vidare analys av detta bör ske. Genomgång har även skett av Omsorgsnämndens ekonomiska styrning under Vår bedömning är att nämnden inte kan anses ha agerat aktivt och proaktivt utifrån mottagen information. Konkreta beslut och uppdrag till förvaltningen har inte fattats/givits i den utsträckning som varit befogad. De rekommendationer som lämnades efter en genomlysning av hemtjänsten 2016 fattade nämnden inga beslut om att genomföra. I bifogad rapport lämnas ett antal rekommendationer till fortsatt och fördjupat arbete. Vi anser att det är angeläget att dessa genomförs skyndsamt. I övrigt hänvisar vi till förstudien som bifogas i bilaga: Förstudie avseende ledning, styrning och uppföljning av äldreomsorgen. 74

75 Vi önskar Omsorgsnämndens kommentarer i anledning av vår förstudie senast Lilla Edet den 17 december 2018 För kommunens revisorer Madeleine Dahlgren Revisor Bilaga: Förstudie PwC Förstudie avseende ledning, styrning och uppföljning av äldreomsorgen 2 75

76 Förstudie avseende ledning, styrning och uppföljning av äldreomsorgen Lilla Edets kommun november-december 2018 Lars Näsström My Ribeck Nyström 76

77 Inledning Bakgrund, revisionsfrågor, syfte och metod Förstudien innebär en övergripande beskrivning av nuläget samt vad avser styrning, ledning och uppföljning. Förstudien ska också peka ut angelägna områden för fördjupade utredningar. Bakgrund till uppdraget Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder ska ha full kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning för att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt. För detta krävs att ansvarig nämnd agerar genom en aktiv uppföljning och krav på åtgärdsplaner samt beslutar om nödvändiga prioriteringar i förhållande till utfall, ekonomiskt och verksamhetsmässigt. Äldreomsorgen i Lilla Edets kommun har under flera år uppvisat underskott i verksamheten. I jämförelse med liknande kommuner framkommer också att kommunens äldreomsorg har en högre kostnadsnivå än vad som är motiverat i förhållande till kommunens strukturella förhållanden. Mot bakgrund av detta har revisorerna ansett det angeläget att genomföra en förstudie avseende styrning, ledning och uppföljning av äldreomsorgen. Syfte Syftet med förstudien är att bedöma om nämnden har agerat i förhållande till beskrivet utfall. Dessutom ska förstudien översiktligt kunna peka på områden där nämnden och förvaltningen behöver genomföra fördjupade studier för att få ett underlag för fortsatta ställningstaganden. Metod Dokumentgranskning kommer att genomföras av för granskningen relevanta mål, riktlinjer och rutiner. Ekonomi, tillgänglighet och volymuppgifter kommer att belysas, en jämförelse kommer att genomföras med liknande kommuner avseende offentlig statistik som belyser verksamheten. Intervjuer bedöms behöva genomföras med socialchef, ansvarig verksamhetschef, ekonomer som arbetar mot verksamheten samt nämndens ordförande. Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 77 December

78 Extern jämförelse, nyckeltalsanalys Jämförelse med mest lika kommuner inom äldreomsorg 2017: Svalöv, Bjuv, Trosa, Burlöv, Skurup, Vårgårda, Bollebygd Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 78 December

79 Standardkostnad Vad är det och vad används det till? Grunden i beräkningen är kommunens unika strukturella förutsättningar. Strukturella kostnader är sådana kostnader som beror på faktorer som kommunerna själva inte kan påverka, exempelvis åldersstruktur, invånarnas sociala bakgrund eller den geografiska strukturen. En kommuns standardkostnader används i det statliga utjämningssystemet och beräknas av staten med hjälp av SCB. Utjämningens syfte är att skapa likvärdiga ekonomiska förutsättningar för kommunerna respektive landstingen att erbjuda sina invånare välfärd oavsett var i Sverige du bor. Jämförelse med andra kommuner Jämförelse görs i materialet med mest lika kommuner inom äldreomsorg Dessa är: Svalöv, Bjuv, Trosa, Burlöv, Skurup, Vårgårda, Bollebygd. Liknande kommuner inom äldreomsorgen baseras på referenskostnaden, invånarantal och huvudmannaskap för hemsjukvård. Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 79 December

80 Nettokostnadsavvikelse äldreomsorg Lilla Edet har en nettokostnad som överstiger standardkostnaden (förväntad kostnad utifrån struktur) med 15,4 procent Nettokostnadsavvikelse äldreomsorg, (%) 20,0 Denna överkostnad uppgår till 1435 kr per invånare vilket totalt innebär 20 mnkr över förväntad kostnad för äldreomsorg. I jämförelse har Lilla Edet en större avvikelse jämfört med såväl de strukturellt mest lika kommunerna, länet som kommungrupp ,5 10,9 11,3 9,9 9,9 15,4 15,0 10,0 15, Äldreomsorg 8 5,0 3,5 2,4 Standardkostnad ,7 Nettokostnad Avvikelse % 15,4 4 0,0 Avvikelse kr/inv Total avvikelse mnkr 20, ,0-3,0 Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 80 December

81 Befolkningsstruktur I jämförelse av befolkningsstrukturen i Lilla Edet 2012 och 2016 framgår att antal yngre äldre har ökat. Detta indikerar att behovet inom äldreomsorgen kommer öka i takt med att åldersgruppen bli äldre. Som befolkningsgrafen indikerar har behovet av äldreomsorg ökat under perioden Antal personer +65 år som bor i särskilt boende har ökat från 102 till 118 individer. Antal personer 65+ med beviljad hemtjänst har ökat från 172 individer 2012 till 208 individer år Vad kan förväntas under närmaste 10- årsperioden? Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 81 December

82 Volymutveckling hemtjänst och särskilt boende Andel invånare i insats 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 Invånare 65+ med hemtjänst i ordinärt boende, andel (%) Invånare 65+ i särskilda boendeformer, andel (%) 7,1 7,1 4,2 4,2 7,8 4,0 8,5 3,3 9,7 4,0 10,0 4,5 Diagrammet till vänster visar andel invånare över 65 år som varit beviljade hemtjänst och särskilt boende under perioden Utvecklingen och trenden har gått mot en relativt stor ökning av hemtjänst och en andelsmässig svag ökning av särskilt boende. Antalet individer som bott i särskilt boende har även ökat. Detta beror på att det totala invånarantalet i åldersgruppen ökat. I jämförelsen till höger framgår att i Lilla Edet har en markant högre andel av invånarna hemtjänst jämfört med samtliga jämförelsegrupper och riket. Det samma gäller för särskilt boende jämfört andra kommuner. Det kan konstateras att en högre andel av invånarna i Lilla Edet totalt sett har beviljade insatser. Är det en beslutad strategi att öka hemtjänst eller finns andra faktorer som påverkar att så stor del av invånarna är omsorgstagare? (Ex. tillgång på boendeplatser, kvarboendeprincip, förändrat behov) 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 Invånare 65+ med hemtjänst i ordinärt boende, andel (%) Invånare 65+ i särskilda boendeformer, andel (%) 10,0 4,5 8,1 3,3 7,5 7,6 3,8 3,5 8,0 4,0 0, Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 82 December

83 Kostnad per invånare inom hemtjänst och särskilt boende Utveckling samt jämförelse med andra kommuner Kostnad per invånare är ett viktigt och intressant nyckeltal då det sätter en kommuns eller en verksamhets totala kostnader i förhållande till invånarantal. Detta gör att jämförelse går att göras mellan kommuner oavsett befolkningsstorlek. I första diagrammet visas utvecklingen i Lilla Edet under av kostnaden per invånare över 80 år för hemtjänst och särskilt boende. Båda verksamheterna har ökat i kostnad per invånare. Den största ökningen är inom särskilt boende, där kostnaden ökat med närmare 30 % under perioden. Det är även inom särskilt boende som Lilla Edet avviker från jämförelsegrupperna med en betydligt högre kostnad per invånare än såväl liknande kommuner som länet och riket Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/inv 80+ Kostnad särskilt boende äldreomsorg, kr/inv Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/inv 80+ Kostnad särskilt boende äldreomsorg, kr/inv Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 83 December

84 Utveckling hemtjänsttimmar Antal hemtjänsttimmar per brukare i Lilla Edet och i jämförelse Genomsnittligt antal beviljade hemtjänsttimmar per brukare och månad för timregistrerade hemtjänsttagare 65+ i ordinärt boende, antal Diagrammet till vänster visar utvecklingen i Lilla Edet av antal beviljade hemtjänsttimmar för timregistrerade hemtjänsttagare per brukare över 65 år under perioden Under perioden har det skett en ökning av genomsnittligt antal timmar per hemtjänstmottagare. Från 30 till 33 timmar per brukare Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC Diagrammet till höger visar Lilla Edet i jämförelse med andra. Lilla Edet har fler beviljade timmar per brukare jämfört liknande kommuner. Däremot är timmarna i nivå med länet och riket och något under kommungrupp. Att en högre andel av invånarna har hemtjänst brukar ofta grundas i en låg tröskel för att få mindre bistånd beviljat. Offentlig statistik pekar däremot på att i Lilla Edet är det dels en högre andel som har hemtjänst samtidigt som insatsernas omfattning är större eller lika stora som i jämförelsegrupperna. Är behovet större i Lilla Edet jämfört liknande kommuner? December

85 Kostnad per brukare inom hemtjänst och särskilt boende Utveckling samt jämförelse med andra kommuner Diagrammen visar genomsnittlig kostnad per brukare för hemtjänst respektive särskilt boende. I Lilla Edet har kostnad per brukare inom särskilt boende ökat under perioden från i genomsnitt 746 tkr år 2012 till 852 tkr år År 2015 sticker ut under perioden med den högsta kostnaden per brukare. Inom hemtjänsten har kostnaden per brukare under perioden först ökat för att sedan minska från år Totalt sett under perioden har kostnad per brukare ökat från 169 tkr till 186 tkr Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/hemtjänsttagare Kostnad särskilt boende äldreomsorg, kr/brukare Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/hemtjänsttagare Kostnad särskilt boende äldreomsorg, kr/brukare I jämförelsen redovisar Lilla Edet en genomsnittligt lägre kostnad per brukare för såväl hemtjänst som särskilt boende mot samtliga jämförelsegrupper. Procentuella skillnaden jämfört liknande kommuner är mindre inom särskilt boende än inom hemtjänsten Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 85 December

86 Uppföljning vid omsorgsnämndens årsrapporter Arbetad tid, verkställda timmar och beläggning på särskilt boende I årsrapporten för nämnden följs arbetade timmar inom hemtjänsten och antal verkställda timmar. De verkställda timmarna hemtjänst, exklusive HSL ökar mellan med cirka 17 %. Under samma period minskar den arbetade tiden inom hemtjänsten med cirka 2,5 procent. Detta tyder på en ökad effektivitet inom hemtjänst, dvs att en större andel av personalens tid utförs hos brukare. Dock krävs att all utförd tid kan redovisas för att kunna fastställa effektiviteten då utvecklingen av HSL-tid kan påverka utfallet Verkställda timmar hemtjänst (exkl HSL) Arbetade timmar inom hemtjänsten Den genomsnittliga beläggningen på särskilt boende har minskat de senaste tre åren. En beläggning på 98 % bör kunna förväntas på de enskilda boendena vid ett läge där platsutbud står i relation till behov och kösituation och processen kring in- och utflytt fungera ändamålsenligt. 2015: 96 % 2016: 95 % : 94 % Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 86 December

87 Vårdkedjan Processen från utskrivning till sjukhus, hemtagning och uppstart av vård- och omsorgsinsatser är avgörande delar inom vårdkedjan. Januari 2018 ändrades tiden för kommunens betalningsansvar vid utskrivning från sjukhus från 5 till 3 dagar. Detta ställer större krav än tidigare på att kommunen har en snabb och effektiv organisation för hemtagning från sjukhus. Detta innefattar främst ett eventuellt hemtagningsteam, hemsjukvårdsgruppen samt insatserna korttidsvård, hemtjänst, och särskilt boende. Hur väl kommunen lyckas möta kravet på hemtagning visas bland annat i kostnaderna för utskrivningsklara. Betalningsdygn 2017: 4 st 2016: : 51 Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 87 December

88 Lilla Edet Jämförbara Länet Pendlingsk ommun nära Riket Kronor Kronor Korttidsvård Kostnad korttidsvård per invånare Lilla Edet samt jämförelse 2017 med andra Kostnad korttidsvård äldreomsorg, kr/inv Korttidsvård är en central del i vårdkedjan. I Lilla Edet har kostnaden per invånare för korttidsvård ökat totalt sett under perioden , från cirka kr till kr per invånare. Däremot har det skett variationer mellan åren I jämförelse år 2017 är kostnaden per invånare högre i Lilla Edet jämfört med liknande kommuner, men lägre än genomsnittet i riket samt nivån inom VGR Samtidigt har antal betaldygn för utskrivningsklara minskat senaste tre åren. Vid intervjuer beskrivs att processen runt korttids upplevs fungera väl Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 88 December

89 Lilla Edet Jämförbara Länet Pendlingskommun nära storstad Riket Kronor Kronor Antal Korttidsvård Kostnad per boendedygn och utveckling av antal dygn per invånare Kostnaden per dygn inom korttids har ökat under perioden i Lilla Edet. Samtidigt har antal boendedygn per invånare minskat under samma period. I den externa jämförelsen framgår att Lilla Edet har en lägra produktionskostnad per boendedygn jämfört med liknande kommuner, men ligger i nivå med kostnaderna totalt i riket samt i länet Kostnad korttidsvård äldreomsorg, kr/boendedygn Boendedygn korttidsvård, antal/inv 65+ 1, ,41 2, , , ,25 2,5 2,0 1,5 1, ,6 1 1,25 1,11 1,11 1,37 1, ,2 1,0 0,8 0,6 0,4 0,2 0, , ,0 Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 89 December

90 Sammanfattning nyckeltalsanalys Äldreomsorgen i Lilla Edets kommun har en nettokostnadavvikelse på 15,6 %, vilket motsvarar en överkostnad mot förväntat utifrån struktur om 20 mnkr. Orsaken till denna överkostnad består enligt officiell statistik främst av att: o o Andelen invånare med insatser inom hemtjänst har ökat relativt kraftigt sedan 2013, vilket gör att 10 % av pensionärerna i kommunen har hemtjänstinsatser. I jämförelse med liknande kommuner är de en betydligt större andel i Lilla Edet som har hemtjänst. Kostnaden per invånare över 80 år för särskilt boende har ökat under de senaste fem åren och Lilla Edet har en kostnad per invånare 80+ som överstiger samtliga jämförelsegrupper med närmare 30 %. Detta grundas dels i att andel invånare med beslut om särskilt boende har ökat under senaste åren och det är en större andel av invånarna i Lilla Edet som haft särskilt boende i jämförelse med andra kommuner. Genomsnittlig storlek på hemtjänstbesluten i antal timmar per brukare ligger högre än hos liknande kommuner men i nivå med riket. Omfattningen har även ökat under perioden, vilket återspeglas i en ökning av verkställda timmar hemtjänst. Samtidigt minskar den arbetade tiden inom hemtjänstens utförarorganisation vilket tyder på en ökning av effektivitet. Detta bör dock utredas vidare för att Sammanfattningsvis är det mängden av beslut (invånare med insats) och beslutens omfattning (antal timmar) som främst påverkar den totala kostnadsnivån i kommunen. Lilla Edet har både en stor andel invånare med insats och brukarna har större eller likvärdig omfattning på insatserna som jämförelsegrupperna. Sammantaget tyder detta på att Lilla Edet har en mer ambitiös och frikostig biståndsbedömning än jämförelsekommunerna. Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 90 December

91 Nämndens uppföljning Utifrån beskrivet utfall Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 91 December

92 Ekonomiskt utfall i förhållande till budget Ekonomiskt utfall prognos Hemsjukvård Säbo Hemtjänst Funktionshinder I diagrammet till vänster redovisas det ekonomiska resultatet för omsorgsnämnden under perioden samt prognos för helåret På nämndsövergripande nivå har det ekonomiska resultatet för varierat sett över perioden uppvisades ett underskott medan 2016 och 2017 uppvisades en budget i balans eller med endast ett visst underskott. Som framgår av diagrammet finns en stor skillnad i utfall mot budget mellan verksamhetsområdena, där hemtjänst uppvisat ett underskott mot budget över hela perioden medan särskilt boende och funktionshinder redovisat ett överskott fram till prognos I den rapportering som lämnats har inte denna skevhet i utfall och eventuella orsaker till och ställningstaganden vid budgetfördelningen analyserats djupare (T2) Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 92 December

93 Uppföljning på förvaltningen Iakttagelser vid intervjuer Byte av ekonomisystem Kommunen bytte ekonomisystem 2017 vilket innebar en förändring i hur personalkostnaden periodiseras. Denna förändring har till viss del påverkat prognosen under 2018 då personalens semesterlöner i det nya systemet redovisas som klumpsumma under sommaren istället för som tidigare periodiseras över året. Detta gör att personalkostnaden redovisas dubbelt under sommaren, både semesterlöner och vikarielöner. Uppföljning med enhetschefer På förvaltningen följs löpande den ekonomiska utvecklingen på enhets, och verksamhetsnivå. Vid tertialboksluten har förvaltningsekonom avstämning individuellt med samtliga enhetschefer, där samtliga konton gås igenom och stäms av. Det beskrivs vid intervjuer finnas stora skillnader i ekonomiskt resultat mellan enheterna. Övertid och sjuklön Inom äldreomsorgen har kostnaden för övertid ökat från tidigare år. Fyllnadstid har inte ökat i samma utsträckning. Nyligen under hösten har en rutin tagits fram för när övertid får beordras in och av vem. Ekonomisk avstämning och intern dialog En av förvaltningens förklaringar till 2018 års budgetunderskott beskrivs vara överanställningar. Dessa framgår ha beslutats av enhetschefer och uppges inte vara avstämt eller kostnadsberäknats på förhand. Det framgår inte ha vägts alternativa lösningar som att köpa platser alternativt höja sysselsättningsgraden hos anställda inom ramen för den pågående heltidsreformen. Verksamhetsstatistik Det framgår av rapporter inte finnas någon systematisk rapportering av utvalda nyckeltal eller analyser av orsaker till ökade kostnader. Rapporterna är mer av konstaterande till vad kostnaderna utgörs av, men ingen analys av varför eller vilka ställningstaganden, riskbedömningar, konsekvensbeskrivningar och beslut som ligger till grund för den valda vägen. Det framgår finnas utvecklingsmöjligheter i uppföljning och analys kopplat till exempelvis personalanvändande, övertid, sjukfrånvaro, beviljad kontra utförd och arbetad tid. Även sjuklönen har ökat, under 2017 uppgick den utbetalade sjuklönen till cirka 2,1 mnkr, ett belopp som nästan var uppnått redan vid oktober Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 93 December

94 Nämndens uppföljning Kännedom om verksamhetens ekonomiska utfall och aktiva och tydliga beslut kring detta Från intervjuer samt en protokollgenomgång avseende Omsorgsnämnden 2017 och 2018 (se bilaga) framgår att nämnden tagit upp tertialrapporter och årsberättelser till behandling. Det har i samband med detta konstaterats att förvaltningen har haft ett befarat underskott 2018 samt getts förklaringar till underskottet. Nämnden har inte fattat några beslut om åtgärder utifrån lämnad rapportering med sikte på en budget i balans. Efter T lämnades en muntlig presentation av åtgärder till nämnden med sikte på besparingar. Utifrån detta gav nämnden i uppdrag till förvaltningen att redovisa förslag till åtgärder i samband med T2. Vid T redovisades åtgärder men inga beslut fattades då nämnden inte ansåg det säkerställt att åtgärderna skulle leda till besparing. Oavsett var inte de föreslagna åtgärderna (ca 3,1 mnkr på helårsbasis) tillräckliga i förhållande till befarat underskott (16,7 mnkr). Under 2017 och 2018 har inga beslut fattas kring strukturella frågor rörande verksamheten. Noterbart är att en extern genomlysning av hemtjänsten rapporterades till nämnden i mars 2016 med ett antal rekommendationer och noteringar kring verksamheten. Som beslut i nämnden noterades informationen. Under 2016 i övrigt kan noteras att det diskuterats besparingsalternativ vid ett par tillfällen men ingen notering av nämndbeslut i frågan. Vår bedömning är att nämnden inte kan anses ha agerat aktivt och proaktivt utifrån mottagen information. Konkreta beslut och uppdrag till förvaltningen har inte fattats/givits i den utsträckning som varit befogad. De rekommendationer som lämnades efter en genomlysning av hemtjänsten 2016 fattade nämnden inga beslut om att genomföra. Ekon utfall (T2) Hem sjukv Säbo Hemtj Funk.h Totalt Den information som getts till nämnden i samband med tertialrapporter och årsberättelse bör ha varit tillräcklig för att ge en bild av att det finns ekonomiska och därigenom också verksamhetsmässiga utmaningar. För att kunna följa ekonomin mer kontinuerligt borde utvalda nyckeltal tas fram som underlag för månadsvis information till nämnden. Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 94 December

95 Förslag på områden för fortsatt och fördjupad analys Prioriterade områden 1. Genomlysning av myndighetsavdelningen Hög och ökande andel invånare med insatser Ökat behov eller andra orsaker? Se över ramar, rättsäkerhet, handläggning, ambition 2. Bemanningsekonomi och planering Strukturera arbetet med heltidsreform, bemanningsenhet. Planera införandet, se över behov och kravställning. Analys av övertid, sjukfrånvaro, vikarieanskaffning 3. Se över månadsredovisning till nämnden Behov av att följa upp verksamheten mer frekvent Måndagsvis rapportering, relevanta nyckeltal Utveckling av analysen av resultatet Övriga områden 4. Strukturen särskilt boende inom äldreomsorgen Hög andel invånare på säbo (även inom hemtjänst) Små enheter, hur utveckla på lång sikt? Analys av behov och framtida behov av säbo 5. Upphandling funktionshinder Se över befintliga avtal, finns utrymme för omförhandling? Rutiner och processer för uppföljning av köpta platser Se över upphandlingskompentens inom myndighet Behov av utbildning? Hur organisera ex alla eller en person? 6.Ledarskapets förutsättningar Uppdrag och gränsdragningar, mandat, befogenhet, ansvar och förutsättningar måste hänga ihop Tydliga förväntningar på respektive roll Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 95 December

96 Förslag på områden för fortsatt och fördjupad analys 1. Genomlysning av Myndighetsavdelningen/Biståndsenheten Ramarna för äldreomsorgen och behovet av insatser sätts hos biståndsenheten. Granskningen visar att kostnadsutvecklingen grundas i en ökning av andelen invånare som beviljats insatser, såväl hemtjänst som särskilt boende har enligt offentlig statistik haft en relativt stor volymökning. Här ser vi behov av att djupare analysera vad denna utveckling beror på, dvs är det en faktisk ökning av behov av vård och omsorg, att invånarna är sjukare än tidigare, eller kan det finnas andra orsaker. Vi ser behov av att bland annat analysera rättssäkerheten och likabedömningen inom biståndsenheten, riktlinjer och följsamhet till dessa, skillnader mellan handläggare i bedömning och skillnader i beslut mellan brukare. 2. Bemanningsekonomi och planering Det har under några år arbetats för ökad sysselsättningsgrad för personalen i den operativa verksamheten genom en heltidsreform. Enligt protokollgenomgången för 2017 och 2018 har inga ekonomiska konsekvenser redovisats som en följd av den plan för genomförande som redovisats. Vår erfarenhet från andra kommuner som genomfört heltidsprojekt är att det är nödvändigt att de ekonomiska konsekvenserna tydligt analyseras och följs innan och under genomförandet. Detta blir extra viktigt vid det nuvarande ekonomiska läget för nämnden. Det finns skillnader inom nämndens verksamheter i status för införandet och eventuell nystart kan behövas för att driva förändringen i mål. Det pågår ett arbete med att minska den operativa personalens övertid och mertid, något som är kostnadsdrivande och ökar över åren. Ett uppdrag har getts till förvaltningen att arbeta för ett införande av en bemanningsenhet. Vi stödjer den strävan men vill samtidigt peka på vikten av att strukturen för denna tydliggörs i samband med en utredning så att denna kopplas samman med system för heltid för personalen. Det måste bl a vara klargjort på vilket sätt vikarier tas in och vem som har mandatet. Det behöver också vara klargjort vilket uppdrag bemanningsenheten i grunden ska ha. Det kan t ex sträcka sig från att arbeta enbart med bemanning av korttidsvikariat till att även arbeta med rekryteringsstöd och planering av vikariat vid huvudsemester. 3. Se över månadsredovisning till nämnden Nämnden har enbart fått en samlad information kring det ekonomiska läget vid tertialrapporterna, inga nyckeltal har följts på kontinuerlig basis. För att öka nämndens inblick i verksamheten bör de nyckeltal följas som får anses vara tydliga markörer för en ekonomisk utveckling redovisas månadsvis. Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 96 December

97 Förslag på områden för fortsatt och fördjupad analys 4. Särskilt boende inom äldreomsorgen Andelen personer som har särskilt boende inom kommunen är högre i Lilla Edet än för andra jämförelsegrupper. Samtidigt ges bilden av en struktur som i sig kan vara kostnadsdrivande med små enheter som också har brister i det fysiska sambandet mellan avdelningarna. En översyn av vårdtyngderna kan vara befogad för att ge en bild av denna totalt och mellan avdelningarna. En sådan tar också hänsyn till de lokala förutsättningarna för en effektiv verksamhet. Det är även relevant för kommunen att se över möjlighet till stordriftsfördelar genom större enheter, något som dock är en mer långsiktig utveckling. Med tanke på befolkningsutvecklingen är det klokt att genomföra en djupare analys avseende framtida behov av särskilt boende i samband med det uppdrag som getts till förvaltningen att ta fram en äldreomsorgsplan för kommande period. En sådan analys bör dock ha en längre tidshorisont. 5. Upphandling funktionshinder Det angavs vid intervjuerna att ett par placeringar inom LSS initialt blev mycket dyra men att kostnaden efter en omförhandling sänktes betydligt. För att motverka sådana kostnader bör befintliga avtal ses över så de motsvarar behoven. Även kompetensen rörande upphandling inom området kan behöva stärkas då det är ett område som i stor utsträckning påverkar hela nämndens ekonomi. Vår erfarenhet är att det skiljer sig stort mellan kommuner vilken dygnskostnad som betalas för externt köpa platser och att det är ett område där riktade insatser kan ge stor effekt. Rutiner och processer för uppföljning av köpta platser bör med fördel även ses över för att säkerställa att avtal efterlevs. 6. Ledarskapets förutsättningar Med tanke på det ekonomiska resultatet kommer organisationen står inför ett stort omställningsbehov. Detta ställer bl a krav på ett tydligt ledarskap hos politik och organisationens chefer med hänsyn till ansvar, befogenheter och förutsättningar. Det ska finnas ett tydligt uppdrag för respektive roll samt tydliga gränsdragningar mellan chefsrollerna. Inom ledningen behövs även regelbunden tydlig och öppen dialog om gränserna och ansvarsfördelningen mellan politiker, tjänstepersoner och rektorer. Det är väsentligt att det finns enheter med rimligt antal underanställda medarbetare för chefer. Det måste vara möjligt för chef och medarbetare att skapa och bibehålla en relation med utrymme för samtal, stöd och återkoppling. Detta behöver ske regelbundenhet och över tid. Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 97 December

98 Bilagor Protokollgenomgång 2017 Protokollgenomgång 2018 Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 98 December

99 Bilaga protokollsgenomgång med redovisning av information, beslut och andra åtgärder rörande ekonomisk situation Jan - Återkoppling besparingsåtgärder omsorgsnämnden 2016 (Verksamhetschefen för vård och omsorg redovisar vilka åtgärder som vidtagits som besparingsåtgärder avseende 2016 för socialförvaltningen. Socialchefen omfördelar budgeten till Omsorgsnämnden antecknar informationen.) 2017 Mars - Rekvisition av stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen 2017 Maj - Tertialrapport Ett prognostiserat överskott på 1.3 mkr redovisas. Omsorgsnämnden godkänner T1. Sept - Tertialrapport Ett prognostiserat överskott på 2.7 mkr redovisas. Omsorgsnämnden godkänner T2. - Förslag på taxor och avgifter för 2018 inom vård och omsorgs- och funktionshinderverksamheten En justering av div taxor och avgifter. Ingen beräkning v ekonomisk konsekvens medföljer. Omsorgsnämnden föreslår KF beslut enl förslag. Okt Dec - Socialchefen ger en muntlig lägesbeskrivning av ekonomin. Omsorgsnämnden noterar informationen - Information om anställning av ytterligare en enhetschef, finansiering med stöd av statliga medel. - Socialchefen lämnar muntlig information om att omsorgsnämnden fortsätter att redovisa ett positivt resultat. Omsorgsnämnden antecknar informationen. Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 99 December

100 2018 Mars - Årsrapport 2017 Informeras att omsorgsnämnden redovisar för 2017 ett underskott gentemot budget på 1 mnkr. Omsorgsnämnden godkänner årsrapport för 2017 efter redaktionella förändringar. April - Informerades om Heltidsresan och handlingsplan för Lilla Edets kommun. Inga ekonomiska överväganden och följder av beslut noterades i protokoll. - Genomgång av budgetanvisningar inför MOR 2019.Omsorsgsnämnden antecknar informationen Maj - Tertialrapport Ett prognostiserat underskott på 2.4 mkr redovisas. Omsorgsnämnden godkänner tertialrapport samt att nämnden uppdrar åt förvaltningen att omgående vidta åtgärder för en budget i balans samt till nämnden redovisa dessa, senast vid omsorgsnämndens sammanträde i september i samband med tertialrapport Aug - Information Socialchefen berättar lite kort om hur den ekonomiska situationen ser ut inom omsorgsnämnden och om åtgärder som kommer att tas för att minska kostnaderna. Sept - Tertialrapport För perioden visar omsorgsnämnden ett underskott på knappt 13,8 mnkr. Det redovisas att arbetet med att hitta besparingar påbörjades redan efter tertial 1 och fortsätter. För att hitta en långsiktig ekonomiskt hållbar lösning krävs dock mycket mer arbete och större åtgärder. Omsorgsnämnden godkänner T2. - Förslag på taxor och avgifter för 2019 inom vård och omsorgs- och funktionshinderverksamheten En justering av div taxor och avgifter. Ingen beräkning av ekonomisk konsekvens medföljer. Omsorgsnämnden föreslår KF besluta enl förslag. Okt - Heltidsresan Lilla Edets kommun Information ges kring förvaltningens arbete med fråga. Noteras att inga lokala politiska beslut fattats. Inga ekonomiska konsekvenser noteras. Omsorgsnämnden antecknar informationen. - Rapport omsorgsnämndens ekonomi till och med september 2018, vidtagna åtgärder och förslag till besparingar. Förslagen till besparingar motsvarar en helårseffekt på ca 3.1 mnkr, inga andra effekter beräknade. Omsorgsnämnden uppdrar åt förvaltningen att upprätta äldreomsorgsplan samt funktionshinderplan för åren Omsorgsnämnden uppdrar åt förvaltningen att upprätta en plan för ett införande av en bemanningsenhet. Omsorgsnämnden uppdrar åt förvaltningen att omgående reglera vissa personalkostnader med berörda nämnder. Omsorgsnämnden menar att lagda besparingsförslag förvisso skulle på kort sikt minska vissa kostnader men samtidigt skapa nya kostnader någon annanstans inom organisationen. I avvaktan på framtagandet av äldreomsorgsplan och funktionshinderplan och för att säkerställa en fungerande och meningsfull vardag för kommunens brukare bör inga kontraproduktiva beslut fattas under denna fas. Omsorgsnämnden beslutar därför i detta skede att inte anta de av förvaltningen föreslagna besparingarna enligt punkterna 1 7. Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 100 December

101 Förvaltningens förslag till besparing enligt protokoll ON Besparing -18, tkr Besparing helår, tkr Dagverksamhet för personer med demenssjukdom och som bor i ordinärt boende, Klubb Gläntan har öppet tre dagar per vecka, 6 platser per dag Förändring av tjänst som demenssköterska Avveckla demensteamet, demenssköterska 100 % och två undersköterskor med vidareutbildning demens (YH) fördelning 20/ Stänga träffpunkten Hägern Stänga träffpunkten Lödöse, Minska inom kommunrehabiliteringen med 50% undersköterska med rehabiliteringskompetens Ta bort social tid som värdegaranti (2 timmar per vecka och boende). Inte beräknad Inte beräknad Ta bort eller vakanshålla tjänsten som verksamhetschef inom funktionshinderavdelningen. Redan verkställt för 2018, kan fortsätta 2019 Inte angiven Summa Andra åtgärder - Omsorgsnämnden uppdrar åt förvaltningen att upprätta äldreomsorgsplan samt funktionshinderplan för åren Omsorgsnämnden uppdrar åt förvaltningen att upprätta en plan för ett införande av en bemanningsenhet. - Omsorgsnämnden uppdrar åt förvaltningen att omgående reglera vissa personalkostnader med berörda nämnder. Förstudie - ledning,styrning och uppföljning av äldreomsorgen PwC 101 December