Socialnämndens arbetsutskott Personalförsörjningsplan myndighetsavdelningen, socialförvaltningen (SN )

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott Personalförsörjningsplan myndighetsavdelningen, socialförvaltningen (SN ) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden noterar informationen och beslutar att återkomma till frågan när budgeten ska planeras. Ärendebeskrivning I oktober gav socialnämndens arbetsutskott förvaltningen följande uppdrag: Arbetsutskottet beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram ett förslag för att säkerställa personalförsörjningen på myndighetsavdelningen samt säkerställa rättssäkerheten genom att minimera antalet konsulter. Förslag på åtgärder kan exempelvis vara att låta andra yrkesgrupper än socionomer sköta handläggningsarbete och att genomföra en lönesatsning för socionomer. Kommundirektören har också gett förvaltningen ett uppdrag gällande nedsatt arbetstid med bibehållen lön. Socialförvaltningen har tagit fram en personalförsörjningsplan för myndighetsavdelningen som presenteras i bilaga. Yrkanden Jessica Johnson (L) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden noterar informationen och beslutar att återkomma till frågan när budgeten ska planeras. Beslutsgång Ordförande, Björn Furugren Beselin (C), ställer proposition på Jessica Johnsons (L) yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, personalförsörjningsplan myndighetsavdelningen, socialförvaltningen 2. Personalförsörjningsplan Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 111

2 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR SN MARTIN FROM SID 1/1 NÄMNDSEKRETERARE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Personalförsörjningsplan myndighetsavdelningen, socialförvaltningen Förslag till beslut Socialnämnden noterar informationen. Ärendet i korthet I oktober gav socialnämndens arbetsutskott förvaltningen följande uppdrag: Arbetsutskottet beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram ett förslag för att säkerställa personalförsörjningen på myndighetsavdelningen samt säkerställ har a rättssäkerheten genom att minimera antalet konsulter. Förslag på åtgärder kan exempelvis vara att låta andra yrkesgrupper än socionomer sköta handläggningsarbete och att genomföra en lönesatsning för socionomer. Kommundirektören har också gett förvaltningen ett uppdrag gällande nedsatt arbetstid med bibehållen lön. Socialförvaltningen har tagit fram en personalförsörjningsplan för myndighetsavdelningen som presenteras i bilaga. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, personalförsörjningsplan myndighetsavdelningen, socialförvaltningen 2. Personalförsörjningsplan Mojgan Alimadad Socialchef Göran Lidström Avdelningschef Ska expedieras till Akten VALLENTUNA TFN FAX

3 UTSKRIFT SIDA 1/12 Personalförsörjningsplan Myndighetsavdelning, Socialförvaltningen Vallentuna kommun 1 Innehållsförteckning 2 Sammanfattning Attraktiv arbetsgivare Syfte och avgränsning Metod Begreppsanvändning Kompetenskrav inom myndighetsutövning Personalomsättning Konsulttjänster Strategisk kompetensförsörjning Attrahera och rekrytera personal Behålla personal Utveckla kompetens Sammanfattning Socialförvaltningens förmåga att attrahera, rekrytera, behålla, och utveckla är en avgörande framgångsfaktor för att säkra kompetensförsörjningen. Genom att ha medarbetare som trivs ökar möjligheten att de väljer att stanna kvar inom förvaltningen och även att de talar väl om sin arbetsplats, vilket i sin tur ökar möjligheten att attrahera och rekrytera nya medarbetare. Behoven hos kommuninvånarna styr vilken kompetens som medarbetarna måste ha och det råder idag brist på flera av de yrkesgrupper som finns inom förvaltningen och då främst sjuksköterskor och socionomer. Bristen på utbildad arbetskraft inom myndighetsutövning inom socialförvaltningen bedöms öka framöver. Detta innebär således att det är mycket viktigt att Socialförvaltningen är en attraktiv arbetsgivare där medarbetarna trivs och får möjlighet att utveckla sin kompetens

4 UTSKRIFT SIDA 2/12 3 Attraktiv arbetsgivare Några viktiga delar av attraktiv arbetsgivare, enligt sammanvägda forskningsresultat, är bland annat: Trygghet i anställning En tydligare lönestruktur Lika möjligheter för män och kvinnor Möjlighet till utveckling och lärande Rimliga arbetskrav En bra arbetsmiljö där korttidssjukfrånvaron är låg En bra arbetsmiljö där långtidssjukfrånvaron är låg Stöd från chefer och kollegor Trivsel som gör att människor stannar Viktiga faktorer för framgångsrik kompetensförsörjning är, förutom ovanstående, bland annat samarbetet med utbildningsinstitutioner, arbetsmiljö, karriärutveckling och arbetet med regelbunden kompetenskartläggning. 4 Syfte och avgränsning Syftet med denna personalförsörjningsplan är att skapa förutsättningar för myndighetsavdelningen att, nu och i framtiden, ha tillgång till friska, nöjda och kompetenta medarbetare som tillsammans kan uppnå förvaltningens mål gentemot kommunens invånare. Inom Socialförvaltningen finns det många olika personalkategorier som alla fyller en viktig funktion. I denna plan fokuseras det dock på myndighetsutövande handläggare med anledning av att det är en yrkesgrupp som är relativt svårrekryterad. 5 Metod Planen är framtagen genom: Studier av forskningsrapporter som berör området Erfarenheter från andra kommuner (Västerås, Enköping, Sundsvall, Danderyd, Täby, Helsingborg, Uppsala och Nacka). Planeringsdagar med ansvariga chefer och synpunkter från medarbetare inom myndighetsavdelningen som genom sin yrkesroll har kunnat bidra med värdefull information

5 UTSKRIFT SIDA 3/12 Statistik gällande myndighetsavdelningens medarbetare är framtagen för ändamålet. 6 Begreppsanvändning Kompetens Beskrivs som Förmågan att lösa en uppgift och att använda sin kompetens är att använda sina kunskaper, färdigheter och erfarenheter för att lösa en viss uppgift i en viss situation så effektivt som möjligt. Den är uppdelad i formell kompetens och reell kompetens. Formell kompetens Den kompetens som vi har intyg på som är värderad, bedömd och fäst på papper. Reell kompetens Innefattar de kunskaper och färdigheter vi faktiskt har oavsett hur vi lärt oss det. I det ingår egenskaper (jag är) och beteende (jag visar) och fokuserar på konkret handling. Kompetensförsörjning Kompetensförsörjning är en sammanfattande benämning på planering och åtgärder som syftar till att tillgodose behovet av arbetskraft, såväl kvantitativt som kvalitativt. Det handlar således om att säkerställa att rätt kompetens finns för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov på både kort och lång sikt dvs. att behålla, utveckla och få in rätt kompetenser på rätt plats vid rätt tillfälle. Kompetensutveckling Kompetensutveckling handlar om olika former av lärande och aktiviteter som ökar kompetensen hos medarbetaren, gruppen och organisationen. Detta kan ske både genom utbildningar, kurser och e-learning liksom genom att man kontinuerligt arbetar för att förbättra förmågan att klara gamla och nya uppgifter via, handledning, informationsinhämtning, pröva eller att lära sig av lyckade och misslyckade resultat

6 UTSKRIFT SIDA 4/12 Karriärutveckling Karriärutveckling innebär en utvidgning eller specialisering av individens kompetens, vilket kan ge möjlighet till andra eller liknande uppgifter inom och mellan olika verksamheter, en process som ger möjligheten att kunna utveckla sig inom sin tjänst eller via annan tjänst utan att behöva byta arbetsgivare. 7 Kompetenskrav inom myndighetsutövning För att jobba med barn och ungdomar inom individ- och familjeomsorgen krävs det enligt Socialtjänstlagen (2001:453) en socionomutbildning eller motsvarande. Detta tydliggörs genom Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2014:7) där det bland annat regleras vad som avses med annan relevant examen. I princip krävs det dock en socionomutbildning för att jobba med barn och ungdomar. För att jobba med äldre, personer med funktionsnedsättning, missbruk, försörjningsstöd och socialpsykiatri krävs det också en socionomutbildning eller motsvarande. 8 Personalomsättning Personalomsättningen är, inom vissa enheter, hög och orsakerna till detta är flera. Barn- och familjeenheten, personalomsättning. 2016: 57,1 %, 2015: 5,0 %, 2014: 5,0 % Äldre och funktionshindrade, personalomsättning. 2016: 30, 8 %, 2015: 19,0 %, 2014: 28,6 % Vuxenenheten, personalomsättning. 2016: 21,4 %, 2015: 7,7 %, 2014: 0 % Konkreta brister hos förvaltningen har inte uppgetts som orsak, men på grund av bristen på utbildade socionomer har de lockats av bra erbjudanden. Exempelvis är det nu ett bra tillfälle att öppna familjehem och liknande privat och det finns även en stor möjlighet att bli konsult. Huruvida personalomsättningen kommer att fortsätta vara lika hög eller inte är svårt att säga. På grund av bristen på socionomer kan de sökande ställa högre krav på arbetsgivaren. Arbetsgivaren måste därför vara flexibel och klarlägga vad just Socialförvaltningen i Vallentuna kommun kan erbjuda

7 UTSKRIFT SIDA 5/12 En hög personalomsättning innebär att förvaltningen har fått och kommer att fortsätta få många nya medarbetare, vilket är en utmaning i sig. Bland annat krävs det en ständig utveckling av rutiner och arbetssätt så att medarbetare snabbt kommer in i arbetet. 9 Konsulttjänster Vid starkt behov och för kortare uppdrag finns möjligheten att använda konsulter, men det är dyrt och det är inte heller en lösning på sikt. Konsulter ska därför i första hand användas i följande situationer: I samband med att personalglapp uppstår när nyrekryteringar av tjänster pågår. Specialistkompetens som annars inte, eller sällan, används inom förvaltningen. Utredningar och projekt som är av speciell karaktär eller begränsade i tiden. Ibland kan det även vara bra att ha en oberoende part som utför en utredning. Rent generellt ska förvaltningen ha strävan att öka personaltätheten och minska antalet konsulter. Syftet med detta är att säkra framtida kompetensförsörjningsbehov och öka tillförlitligheten för förvaltningen. Detta för att både medarbetare och invånare, som använder sig av förvaltningens tjänster, ska känna en trygghet. 10 Strategisk kompetensförsörjning Socialförvaltningen måste konkurrera med andra arbetsgivare om kompetenta medarbetare. Våra främsta konkurrenter är andra kommuner och privata företag. För att kunna attrahera medarbetare krävs det således att arbetsgivaren kan erbjuda meningsfulla, utvecklande och stimulerande arbeten med goda möjligheter till utveckling samt goda anställnings- och arbetsvillkor. Förutom Socialförvaltningens behov av en strategisk kompetensförsörjning finns behovet även inom andra förvaltningar i Vallentuna kommun. Därför har ett förslag även tagits fram på kommunövergripande nivå. Den strategiska kompetensförsörjningsplaneringen innehåller ett större antal aktiviteter. Där finns exempel som chefsintroduktion, framtagande av EVP (employer value proposition), löneväxling, utvidga användande av kompetensinventering och kompetensbaserad rekrytering. Aktiviteterna 117 5

8 UTSKRIFT SIDA 6/12 på kommungemensam nivå kommer att bidra till Myndighetsavdelningens kompetensförsörjning i positiv riktning. 11 Attrahera och rekrytera personal Åtgärder: Marknadsföring och resursanvändning Deltagande vid t.ex. olika mässor för marknadsföring och möte med studenter. Erbjuda praktikplatser och handledarresurser. Se över möjlighet att rekrytera andra högskoleutbildade yrkesgrupper för att utföra handläggningsarbetet. Ökad mobilitet Med mobilitet avses att medarbetare arbetar på olika enheter. Genom att öka mobiliteten ökar också möjligheten att lösa tillfälliga personalbehov. Ytterligare ett syfte är att stärka individen, gruppen och enheten. Detta genom att medarbetare med olika perspektiv, kunskaper och erfarenheter möts i större utsträckning. HR erbjuder följande stöd En mer offensiv och strategisk marknadsföring Ett mer attraktiv annonsformuleringsstöd. Fler rekryteringsvägar bland annat Nyheter/nya användningsområden inom Linkedin Implementera Studentmedarbetaravtalet i hela kommunen Snabb återkoppling i rekryteringsprocessen. Stöd från HR kan ges, bl.a. med hjälp av en planeringsmall för att återkoppling ska ske med högre kvalitet. Synliggöra lönen/lönespann vid rekrytering. HR kan hjälpa till med att ta fram statistik från andra kommuner i Stockholmsområdet

9 UTSKRIFT SIDA 7/12 12 Behålla personal Åtgärder: Förbyggande arbete Samordnande insatser där socialtjänst, skola och hälso- och sjukvård samarbetar kring förebyggande insatser särskilt när det gäller barn och unga är det viktigt. Chefsstöd och chefsroll Ett tydligt och kommunikativt ledaskap. En tydlig verksamhetsplan för myndighetsavdelning som konkretiserar övergripande mål för socialtjänsten. Ett utökat chefsstöd och tillgång till kontinuerlig kompetensutveckling. Stödjande och närvarande kollegor och chefer. Stödfunktioner som stöttar i vardagen - För att underlätta arbetet för chefer finns stödfunktioner att tillgå centralt hos kommunen. Socialförvaltningen har även en stabsgrupp som arbetar övergripande för förvaltningen. I denna grupp finns funktioner inom ekonomi, IT och utredning. Stöd från sin närmaste chef och få tydlig återkoppling på sitt arbete. Forum för dialog och idéverkstad. Trygghet och teamkänsla. Samverkan i alla led. Ett öppet arbetsklimat. Kvalitet med kundfokus och kontinuitet. En tydlig organisation med tydliga roller och ansvar mellan myndighet, utförare och Verksamhetsstöd och kvalitet(vsk)

10 UTSKRIFT SIDA 8/12 En god arbetsmiljö Den 31 mars 2016 började föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:14) att gälla. Målet med denna föreskrift är bättre psykosocial arbetsmiljö, med bland annat mindre arbetsrelaterad stress, utbrändhet, mobbning, hot och våld. Forskning visar att förebyggande arbete med organisatoriska och sociala frågor kan främja produktiviteten och kreativiteten i en organisation. De något högre administrativa kostnader de nya reglerna medför kommer sannolikt att tjänas in på lägre kostnader för eventuell sjukfrånvaro och rehabilitering. Samtidigt har friska organisationer friskare och mer motiverade medarbetare. En god arbetsmiljö är en förutsättning för att locka och behålla medarbetare. Den bidrar till att skapa arbetstrivsel och effektivitet, samtidigt som det förebygger arbetsskador och ohälsa. Arbetet med att förbättra arbetsmiljön inom Socialförvaltningens myndighetsområden ska fortsättas och följas upp. För att få en ökad god arbetsmiljö, och också en ökad effektivitet inom myndighetsavdelningen, är det viktigt att varje medarbetare är delaktig i och känner ansvar för det arbete som utförs. Arbetet ska även organiseras så att medarbetarna har kännedom om målen och ett direkt inflytande över arbetets utförande. För att det ska kunna ske är dialogen mycket viktig och den ska bland annat ske genom medarbetarsamtal och personalmöte. Varje medarbetare ska ha en gång per år ha ett medarbetarsamtal med sin närmsta chef. Ett av syftena med detta är att åstadkomma utveckling och resultat i verksamheten. Ytterligare ett syfte är skapa en möjlighet för medarbetaren att vara delaktig och påverka sin egen arbetssituation. Genom medarbetarsamtalen kan arbetsgivaren även få en god bild av arbetsklimat och hälsoläge på arbetsplatsen. Medarbetarundersökningar är ett viktigt redskap för att få kunskap om medarbetarnas trivsel och åtgärder som behöver vidtas. För att undersökningarna ska få betydelse är det viktigt att medarbetarnas åsikter tas på allvar och att man ständigt arbetar med förbättringar på både avdelnings- och förvaltningsnivå. Arbetstid, flexibilitet, löner och förmåner Lönen är en viktig faktor för att kunna rekrytera och behålla kompetens. Vallentuna kommun tillämpar en individuell lönesättning 120 8

11 UTSKRIFT SIDA 9/12 som ska avspegla uppnådda mål och resultat. Ett av syftena med detta är att stimulera till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet. Förvaltningen har rekryteringsbehov samtidigt som konkurrensen om arbetskraften ökar och det är därmed troligt att kommunen kommer att ställas inför ökade kostnader i form av högre lönekrav både vid nyrekrytering och för att behålla medarbetare med rätt kompetens. För att inte alltför stora löneklyftor ska uppstå är det viktigt att löneutvecklingen följs åt för nya och trogna medarbetare. Flexibel arbetstid och möjlighet till distansarbete när respektive chef bedömer att arbetet tillåter det. Extra lönetillägg för extra ansvar som samordnare eller enhetschef under en längre tid. En tydligare lönestruktur behöver tydliggöras i samråd med HR avdelningen. Introduktion, extrastöd och expertstöd Alla nyanställda inom myndighetsavdelningen ska få en välplanerad introduktion. Detta gäller även den som har fått nya arbetsuppgifter. Även den som varit borta från arbetsplatsen en tid på grund av exempelvis föräldraledighet, sjukskrivning eller tjänstledighet ska erbjudas en introduktion. Den närmaste chefen har det yttersta ansvaret för att en god introduktion planeras och genomförs. Alla nyanställda ska ha en hanledare som kan fungera som ett extrastöd under en övergångsperiod. Detta bör vara en person med liknande arbetsuppgifter som är placerad i närheten av den nyanställda. Handledaren behöver få ett särskilt ansvar för att informera och ta hand om den nyanställda. Det ska även vara en av dem som den nyanställde kan vända sig till med frågor och synpunkter. Alla medarbetare på arbetsplatsen har ett ansvar för att den nyanställda ska känna sig välkommen och få det stöd som behövs. Även den 121 9

12 UTSKRIFT SIDA 10/12 nyanställda själv har ett ansvar för sin introduktionstid på arbetsplatsen. Myndighetsutövningen har behov av expertstöd när det gäller individärende och ska ha tillgång till expertstöd för rådgivning. Uppföljning av introduktionen Ur kvalitetssynpunkt är det viktigt att introduktionen följs upp och utvärderas. Den första veckan är det viktigt att kontinuerligt diskutera problem och frågor som uppstått under dagen. Inom en månad ska den närmaste chefen ha ett uppföljningssamtal med den nyanställda. Vid detta samtal är det lämpligt att bland annat gå igenom checklistan och diskutera: Efter tre månader bör den närmaste chefen ha ytterligare ett uppföljningssamtal som är en kombination av introduktionsuppföljning, återkoppling kring arbetsresultat och planering för vidareutveckling. Stabilitet och struktur En högre personaltäthet kan sänka arbetsbelastningen, förebygga personalomsättningen, minska timvikarie och konslutkostnader. Attraktiva lokaler, nya möbler och bra arbetsmaterial. 13 Utveckla kompetens Det är viktigt att avdelningen arbetar för att skapa förutsättningar för medarbetarna att använda sin kompetens på rätt sätt samt får möjlighet att utveckla sin kompetens. Arbetsgivaren ska således erbjuda relevant kompetensutveckling, men var medarbetare har också ett eget ansvar då det gäller att upprätthålla och förnya sin kompetens i takt med att organisationens och omvärldens krav förändras. Åtgärder: Övergripande kometensutveckling Möjlighet att delta t.ex. Inspirationsdagar, socionomdagarna, socialchefsdagar för chefer och myndighetsutövande medarbetare

13 UTSKRIFT SIDA 11/12 Digitalisering för socialtjänsten En ökad digitaliseringsgrad kan både stärka kundsamverkan, underlätta informationsflödet och effektivisera vardagen för handläggare. FoU Nordost Yrkesintroduktions- och kompetensutvecklingsprogram - För att stötta socialtjänsten bidrar FoU Nordost genom att starta upp ett yrkesintroduktionsoch kompetensutvecklingsprogram. Programmet har delta upp i en introduktionsdel för medarbetare som är nya i myndighetsrollen och en kompetensutvecklingsdel för de som arbetat längre och behöver påfyllnad i sin kompetensutveckling. Introduktionsprogram för nyanställda FoU Nordost kommer börja med att bygga upp introduktionsdelen av programmet. Syftet med introduktionsprogrammet är att medarbetare i kommunerna ska stärkas i sin yrkesroll. Introduktionsprogrammet inriktas både mot generella aspekter av yrkesrollen och av specifika kompetensfrågor. biståndshandläggare och är verksamhetsöverskridande, vilket betyder att det vänder sig socialtjänstens alla olika verksamhetsområden. Kompetensutvecklingsprogram för medarbete med yrkeserfarenhet Under våren 2017 kommer vi att göra en fördjupad kartläggning och lägga upp ett kompetensutvecklingsprogram för medarbetare som har några års erfarenhet i yrket. Verksamhetsutvecklare Myndighetsavdelningen behöver en verksamhetsutvecklare. Verksamhetsutvecklare är direkt underställd myndighetschefen och ingår i myndighetens ledningsgrupp, vilket inkluderar cheferna för myndighetsavdelningen. I rollen som verksamhetsutvecklare ingår bland annat: att planera, utveckla, leda, samordna, genomföra och följa upp verksamhetens utveckling omvärldsbevakning gällande förändringar inom aktuell lagstiftning att utveckla kompetens och arbetsmetoder genom ett systematiskt och strukturerat kompetensstöd för både nya och erfarna medarbetare Utarbeta en enhetlig introduktionsplan för myndigheten

14 UTSKRIFT SIDA 12/12 Utvecklingsmöjligheter - och karriärvägar För att medarbetare ska kunna hantera sina arbetsuppgifter och sin arbetssituation på bästa sätt behöver samtliga medarbetare inom avdelningen ha tydliga uppdrag så att de vet vad som förväntas. De behöver även veta vilka karriär- och utvecklingsmöjligheter som erbjuds. Det är då viktigt att komma ihåg att karriärutveckling inte enbart handlar om att klättra uppåt utan också om möjligheterna att bredda eller specialisera sig Kompetensutvecklingsplan En långsiktig kompetensutvecklingsplan ska utformas. Samtliga personalgruppen som varit anställda minst ett år ska ha en aktuell och individuell kompetensutvecklingsplan. Kompetenskartläggning För att kunna förutse kommande behov samt få bättre möjligheter att planera kompetenshöjande insatser och interna karriärmöjligheter behöver myndighetsavdelningen få en tydlig överblick över den befintliga kompetensen. För ett långsiktigt fungerande kompetensförsörjningsarbete krävs det därmed att utbildning och erfarenhet kontinuerligt registrerars för medarbetarna på ett sätt som ger oss möjligheter att följa upp och utvärdera på ett enkelt och effektivt sätt. Kommunen har ett system för detta (KOLL) för detta, men systemet behöver uppdateras