HANDLINGSPLAN. Kompetensförsörjningsplan för åren

Transkript

1 HANDLINGSPLAN Kompetensförsörjningsplan för åren

2 Typ av styrdokument Handlingsplan Beslutsinstans Kommunstyrelsen Fastställd , 24 Diarienummer KS 2018/503 Giltighetstid Dokumentet gäller för Samtliga nämnder och förvaltningar Dokumentansvarig Personalchef Tidpunkt för 2021 aktualitetsprövning 1 (27)

3 Innehåll Bakgrund... 3 Syfte... 4 Nyckeltal personal... 4 Beräknade pensionsavgångar... 4 Faktiska pensionsavgångar... 6 Intern personalrörlighet - kommunens arbetsbytarbank... 6 Annonsering... 7 Personalomsättning... 7 Nöjdhet och engagemang... 7 Attraktiv arbetsgivare... 8 Omvärldsanalys... 9 Befolkningsprognoser... 9 Utbildning och arbetsmarknad... 9 Rapporter från SKL Lokala behov utifrån nämndernas verksamhetsplaner Samverkan kompetensutveckling Kompetensförsörjning samarbete övriga kommuner Skaraborg Marknadsföring Kompetensutveckling medarbetare Aktiviteter Kompetensutveckling för chefer Aktiviteter Referensmaterial BILAGA Uppföljning av föregående kompetensförsörjningsplan Kompetensutveckling för medarbetare Kompetensutveckling för chefer (27)

4 Bakgrund Ett socialt hållbart Falköping är mål 1 i Falköpings kommuns flerårsplan och utgår från alla människors lika värde och mänskliga rättigheter. Mål 4 i kommunens flerårsplan är att Kvalitén inom verksamheten ska öka. En god kvalitet säkerställs genom att kommunen kan attrahera, rekrytera, utveckla och behålla den kompetens som krävs för att möta medborgarnas behov och nå verksamheternas mål. Kommunens viktigaste resurs är medarbetarna, deras omställningsförmåga, kompetens och kunskap. Digitaliseringen anses vara den enskilt största förändringsfaktorn i vår tid och är något som påverkar alla delar i vårt samhälle. För att kommunen ska kunna ta tillvara de möjligheter utvecklingen ger till ökad effektivitet och kvalitet inom alla verksamheter krävs medarbetare med adekvat digital kompetens. 1 I kommunens Policy för mänskliga rättigheter som främjar jämställdhet och jämlikhet betonas vikten av att Falköpings kommun strävar efter att alla invånare ska bemötas och behandlas på ett likvärdigt sätt och få likvärdig tillgång till service och välfärdstjänster. Att göra jämlikt innebär att göra skillnad, det vill säga att erbjuda insatser till alla generellt, men också anpassa så att det motsvarar olika människors olika behov och förutsättningar. Att göra skillnad innebär att skapa förutsättningar för människor att påverka sina livsvillkor och få sina mänskliga rättigheter tillgodosedda. Varje arbetsplats i Falköpings kommun ska präglas av mångfald, jämställdhet och tillgänglighet och ska erbjuda en jämställd samt likvärdig service. Målet är att: Falköpings kommun ska arbeta för ett inkluderande samhälle där alla ska kunna delta i samhället på lika villkor. Falköpings kommun ska verka för att service och stöd ges utifrån invånarnas förutsättningar och behov. 2 För att säkerställa att detta mål uppnås är det av största vikt att detta införlivas i kommunens arbete med kompetensförsörjning genom att kommunen är en inkluderande arbetsgivare som värdesätter de kvalitéer som mångfald tillför de olika verksamheterna för att skapa en hållbar utveckling. 1 Falköpings kommun, Flerårsplan Falköpings kommun, Policy för mänskliga rättigheter som främjar jämlikhet och jämställdhet 3 (27)

5 Syfte Syftet med kompetensförsörjningsplanen är att kartlägga nuläget i organisationen, identifiera och ge en samlad bild av kommunens framtida behov samt identifiera ett antal insatser på kommunövergripande nivå för att arbeta med kommunens kompetensförsörjning och medarbetarnas kompetensutveckling. Genom samverkan och samordning mellan förvaltningarna, andra kommuner och övriga externa aktörer kan till exempel utbildningsinsatser genomföras på ett mer effektivt sätt. Detta är en kommunövergripande plan och det kan bli aktuellt att inom vissa områden komplettera med verksamhetsspecifika planer. Nyckeltal personal Samtliga uppgifter under denna rubrik är hämtade ur kommunens årsredovisning för 2017 och baseras på uppgifter ur personalsystemen för Av kommunens tillsvidareanställda är könsfördelningen 77 procent kvinnor och 23 procent män (2016: 80 procent kvinnor, 20 procent män) 3 Medelåldern hos tillsvidareanställda var den 31 dec år. 4 Antal anställda personer per förvaltning i aktiv tjänst Förvaltning Tillsvidareanställda Visstidsanställda Totalt antal anställda Barn- och utbildningsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen Samhällsskyddsförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltningen Socialförvaltningen Totalt Beräknade pensionsavgångar I tabellen för pensionsavgångar redovisas pensionsavgångarna inom en tioårsperiod fördelat per förvaltning. Här förutsätts en pensionsålder på 65 år men pensionsåldern är rörlig mellan 61 och 67 år 5 vilket gör att de faktiska siffrorna kan se annorlunda ut och uppgifterna i tabellen ska därför ses som en prognos. 3 Falköpings kommun, Årsredovisning Uppgifter ur personalsystemet MIA Falköpings kommun, Pensionsriktlinje (27)

6 Beräknade pensionsavgångar 65år Förvaltning Barn- och utbildningsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltningen Samhällsskyddsförvaltningen Socialförvaltningen Totalt Inom barn och utbildningsförvaltningen är det förskollärarna som är den enskilt största yrkesgruppen vad gäller pensionsavgångarna de närmaste tio åren. Behörighetsnivån inom förskolan fortsätter dessutom att sjunka dvs det är svårt att rekrytera utbildad personal. Specialpedagoger och skolsköterskor är två andra yrkesgrupper med många pensionsavgångar i förhållande till hur många anställda det är totalt inom dessa yrkesgrupper. Inom kommunledningsförvaltningen är det IT-avdelningen som står för största antalet pensionsavgångar under den närmaste 10-årsperioden. Det är även fyra av kommunens förvaltningschefer som inom tio år kommer gå i pension. När det gäller kompetens- och arbetslivsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen är det ingen specifik yrkesgrupp som har fler pensionsavgångar än någon annan. Inte heller inom samhällsskyddsförvaltningen. De två yrkesgrupperna på samhällsbyggnadsförvaltningen med flest pensionsavgångar är lokalvårdare och fastighetsskötare. I gruppen fastighetsskötare är det åtta beräknade pensionsavgångar inom de närmaste fem åren. Denna yrkesgrupp är till antalet en något mindre yrkesgrupp vilket gör att antalet kan bli märkbart. Fem av kökscheferna beräknas också gå i pension inom de närmaste tio åren och även detta är en något mindre yrkesgrupp. Inom socialförvaltningens områden är det ca 185 undersköterskor som beräknas gå i pension de närmaste tio åren och 14 sjuksköterskor. Båda dessa grupper hör till de yrkesområden där det finns en brist på arbetskraft. Det är även 14 av enhetscheferna som går i pension inom tio år och fem stycken av dem blir 65 år (27)

7 Faktiska pensionsavgångar De faktiska pensionsavgångarna i Falköpings kommun har de senaste två åren fördelats enligt nedanstående: 6 Fördelningen mellan de som går i pension vid olika åldrar är jämnt fördelade över olika yrken. Procent Åldersfördelningen i procent för pensionsavgång 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 61 år 62 år 63 år 64 år 65 år 66 år 67 år % 9% 12% 47% 13% 16% % 3% 24% 16% 32% 8% 16% Intern personalrörlighet - kommunens arbetsbytarbank Syftet med kommunens interna arbetsbytarbank är att främja en intern rörlighet och ge möjlighet till kompetensutveckling inom organisationen för medarbetarna. För den som önskar finns möjlighet till reflekterande samtal inför att man registrerar sig i arbetsbytarbanken. De som är registrerade följs också upp av personalcoach och då främst om det gått en längre tid utan att ett byte genomförs, om man återkommer med ansökan år efter år utan att en förändring sker eller om det finns behov av att komplettera den ansökan som finns för att öka möjligheterna att få göra ett byte. 7 6 Uppgift från KPA 7 Regler för Arbetsbytarbanken 6 (27)

8 Annonsering 2017 var det i genomsnitt 7,98 sökande per tjänst 2016 var motsvarande siffra 10,37. Totalt tog Falköpings kommun emot 5707 sökande till de tjänster som annonserades ut under Då antalet annonser är relativt oförändrade under kan man anta att det minskade antalet sökande beror på det något förbättrade läget på arbetsmarknaden generellt. Antalet annonser per förvaltning är relativt oförändrat över tid med något undantag. Antal externa annonser Antal interna annonser Antal tjänster totalt Varav t.v. tjänster Förvaltning Barn- och utbildningsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltningen Samhällsskyddsförvaltningen Socialförvaltningen Totalt Personalomsättning Den totala personalomsättningen bland medarbetare i Falköpings kommun var under ,5 %. Siffran avser antalet tillsvidareanställda som har slutat och lämnat en anställning i kommunen (extern avgång på grund av uppsägning eller pensionsavgång) dividerat med genomsnittligt antal tillsvidareanställda under samma period. 9 Nöjdhet och engagemang 2017 års medarbetarenkät visar på en fortsatt ökad medarbetarnöjdhet, jämfört med år Nöjd medarbetarindex (NMI) uppgår år 2017 till 70. Det är ett bra resultat, fyra enheter över snittet för de organisationer som vår enkätadministratör Markör Marknad & Kommunikation AB arbetar med. I chefsenkäten blev värdet ännu högre, 78. Två av de frågor som starkast samvarierar (korrelerar) med NMI är Min kompetens tas tillvara på min arbetsplats och Jag får möjlighet till den kompetensutveckling jag behöver i mitt arbete. 8 Uppgifter ur Visma Recruit Offentliga jobb 9 Nyckeltal Skaraborgskommuner (27)

9 I enkäten mäts också hållbart medarbetarengagemang (HME), som är ett verktyg från Sveriges kommuner och landsting (SKL). HME är baserat på 9 frågor inom områdena motivation, styrning och ledarskap. Vid jämförelse med de kommuner i riket, som rapporterat resultat till kommun- och landstingsdatabasen Kolada, ligger Falköpings kommun år 2017 i topp. För både medarbetare och chefer gäller att samtliga områden får ett lika eller högre betyg år 2017 jämfört med För medarbetare har den positiva utvecklingen varit särskilt tydlig inom området ledarskap, där medarbetaren värderat ledarskapet på arbetsplatsen. För chefer har utvecklingen varit särskilt positiv inom området ledningsgruppen, där man tycker att förbättringar skett avseende att utveckla samarbetet mellan enheter/avdelningar och att ledningsgruppen i ännu högre utsträckning prioriterar rätt frågor. Andelen medarbetare och chefer som upplever Falköpings kommun som en attraktiv arbetsgivare, och har svarat Jag rekommenderar gärna Falköpings kommun som arbetsgivare, har också ökat. 10 Attraktiv arbetsgivare På introduktionsdagarna för nyanställda under har en av informationspunkterna handlat om att vara medarbetare. Bland annat har deltagarna fått besvara frågan Vad kan Falköpings kommun som arbetsgivare bidra med till dig i ditt yrke så att du upplever arbetsplatsen attraktiv Det är tre områden som får flest kommentarer: bra förutsättningar i form av bra arbetsmiljö, tillräckliga resurser och möjlighet att påverka. möjlighet till kompetensutveckling i form av utbildning, utmanande arbetsuppgifter och möjlighet att vara med och utveckla. goda anställningsvillkor i form av god löneutveckling, bra arbetstider och personalförmåner av olika slag. Från arbetsgivaren Totalt Falköpings kommun, medarbetarenkät (27)

10 Omvärldsanalys Befolkningsprognoser Västra Götalands befolkning förväntas växa till drygt 1,9 miljoner invånare år Enligt prognosen förväntas ökningen vara som störst under 2018 för att sedan successivt minska de kommande åren. Största bidraget till befolkningsökningen har varit flyttnettot (antal inflyttade-antal utflyttade, både inrikes och utrikes flytt) och de närmaste åren förväntas det fortsätta vara så. Från år 2025 och framåt är dock förvätningen att födelsenettot (antalet födda-antalet döda) och flyttnettot bidra ungefär lika mycket till befolkningsökningen i regionen. Invånarantalet i Skaraborg förväntas öka totalt med ca personer vilket motsvarar en ökning med ca 4 procent. Enligt prognosen förväntas Falköpings invånarantal stiga från personer 2017 till förväntade år Andelen av befolkningen som är 65 år eller äldre kommer enligt prognosen öka i hela Västra Götalandsregionen och Skaraborg, tillsammans med Fyrbodal, har den högsta andelen invånare 65 år eller äldre idag och beräknas ha det även 2035 då drygt 25 procent förväntas vara 65 år eller äldre. 11 Utbildning och arbetsmarknad Läget på den svenska arbetsmarknaden är fortsatt mycket bra, sysselsättningsgraden har ökat trendmässigt sedan 2010 och Sverige har nu den högsta sysselsättningsgraden i EU. Parallellt med denna utveckling har sammansättningen av de som är inskrivna som arbetssökande på Arbetsförmedlingen förändrats. Allt fler av de arbetssökande står av olika anledningar långt från arbetsmarknaden. Framför allt har andelen med enbart förgymnasial utbildning ökat. Det råder en obalans på arbetsmarknaden mellan arbetsgivarnas krav och de arbetssökandes utbildningsnivå och utbildningsinriktning. Det finns få jobb som de med kort utbildning kan matchas till och de stängs därmed ofta ute från arbetsmarknaden. Skillnader i sysselsättningsgrad och arbetslöshet mellan grupper med olika utbildningsnivå finns både bland inrikes och utrikes födda. För personer med högst förgymnasial utbildning var arbetslösheten under 2017 knappt 20 procent medan den för personer med eftergymnasial utbildning var drygt fyra procent. Att arbetslösheten är hög i vissa grupper samtidigt som arbetsgivarnas efterfrågan på arbetskraft är på en hög nivå tyder på att det finns en obalans på arbetsmarknaden Västra Götalandsregionen, Befolkningsprognos Västra Götaland Arbetsförmedlingen, Arbetsmarknadsrapport (27)

11 Arbetsförmedlingen har i sin rapport Arbetsmarknadsutsikterna våren 2018 identifierat tre tydliga utmaningar på arbetsmarknaden under : - Kompetensbristen gör matchningen svårare - Fortsatt begränsad arbetsmarknad för personer med kort utbildning - Risk för fler långtidsarbetslösa Den offentliga tjänstesektorn omfattade sammanlagt en tredjedel av alla sysselsatta i åldrarna år, motsvarande drygt 1,6 miljoner personer under 2017, varav 72 procent kvinnor och 28 procent män. Bristen på arbetskraft fortsätter vara betydligt högre inom offentliga verksamheter än inom det privata näringslivet. Bristen på utbildad arbetskraft inom offentliga verksamheter är ett hinder för jobbtillväxten inom många yrken. Samtidigt som behovet av personal inom utbildning, vård och omsorg fortsätter att öka till följd av demografins utveckling. Stora pensionsavgångar inom flera yrkesgrupper bidrar ytterligare till stora rekryteringsbehov inom de offentliga verksamheterna Arbetsförmedlingen, Arbetsmarknadsutsikterna våren (27)

12 14 Rapporter från SKL SKL (Sveriges kommuner och landsting) belyser offentlig sektors kompetensförsörjningsbehov i några av sina rapporter. Bland annat har man tagit fram nio strategier för att möta de rekryteringsutmaningar som offentlig sektor står inför. Det handlar dels om hur nya medarbetare ska kunna attraheras och rekryteras men också om hur den kompetens som redan finns ska kunna utnyttjas effektivare och längre. De nio strategier som SKL tagit fram för att möta rekryteringsutmaningen är: Använd kompetens rätt Bredda rekryteringen Låt fler jobba mer Förläng arbetslivet Visa på karriärmöjligheter Skapa engagemang Utnyttja tekniken Marknadsför jobben Underlätta lönekarriär Arbetsförmedlingen, Var finns jobben SKL, Sveriges viktigaste jobb finns i välfärden-hur möter vi rekryteringsutmaningen (27)

13 I sin Rekryteringsrapport för 2018 pekar SKL på hur det behövs ett nytänkande om vem som gör vad och hur kommuner, landsting och regioner kan arbeta med strategin Använd kompetens rätt. Det innebär att man ser över arbetsfördelningen mellan olika yrkesgrupper och skapar nya yrkesgrupper och team. Man visar också i rapporten på hur rekryteringsbehovet (behoven av välfärd plus pensioneringarna bland anställda i välfärden) kan minska med personer med hjälp av de tre strategierna: Fler arbetar mer, Förläng arbetslivet och Utnyttja tekniken. Som exempel nämns att om fler gradvis går upp i arbetstid från i snitt 91 till 95 procent av heltid kan behovet minska med Om pensionsåldern gradvis blir framflyttad med två år minskar rekryteringsbehovet med personer. En effektivisering om 0,5 procent årligen med hjälp av ny teknik, såsom digitalisering, kan minska behovet med ytterligare cirka personer. Digitaliseringen skapar också nya arbetsuppgifter och behov av nya kompetenser, inte minst ökad teknisk kompetens. Det ställer nya krav på såväl utbildningar som kompetensutveckling av dagens medarbetare. I rapporten lyfter man att strategin Fler arbetar mer har störst potential inom äldreomsorgen där deltidsarbetet är utbrett, medan strategin Förläng arbetslivet skulle ha en större effekt inom gymnasieskolan. I samma rapport har man också tittat på varifrån nya medarbetare rekryteras och vart de som slutar tar vägen rekryterades de allra flesta, 43 procent av de nyanställda i kommunerna från den privata sektorn. De vanligaste branscherna att rekrytera från var privat vård, omsorg och utbildning samt hotell och restaurang/handel, fyra procent rekryterades från landstingen och tre procent från staten. Det är en högre andel bland de rekryterade som kommer från privat sektor än andelen av de som lämnar som går till privat sektor, även när man tittar på närliggande branscher. De som lämnade kommunerna 2015 gick i första hand till privat vård, omsorg och utbildning samt handel, hotell och restaurang. I dessa siffror ingår de som arbetar på arbetsplatser som lagts ut på entreprenad. Sex procent av de som lämnade gick till landstingssektorn och fyra procent till den statliga sektorn. 16 procent gick i pension. Åtta procent blev arbetslösa, tre procent gick i förtidspension medan fem procent blev sjukskrivna. Förskollärare är den yrkesgrupp som har högst andel som rekryteras direkt från studier. Bland undersköterskor är timavlönade anställningar en vanlig ingång i yrket SKL, Sveriges viktigaste jobb finns i välfärden-rekryteringsrapport (27)

14 Varifrån rekryterade kommunerna 2015? (månadsavlönade) Månadsavlönade som lämnat kommunerna, (27)

15 Varifrån rekryterar kommunerna till fyra personalgrupper år 2015, månadsavlönade Månadsavlönade som lämnat fyra personalgrupper i kommunerna år (27)

16 Lokala behov utifrån nämndernas verksamhetsplaner I nämndernas verksamhetsplaner beskrivs det i vissa ett angivet kompetensförsörjningsbehov utöver det som finns inom organisationen idag. Barn- och utbildningsnämnden anger i sin plan att andelen årsarbetare med pedagogisk högskoleutbildning sjunker inom alla skolformer både nationellt och lokalt och att rekrytering av personal försvåras av att det saknas utbildningsplatser och lärosäten i närområdet och konkurrensen mellan kommunerna ökar. Störst är minskningen av behöriga inom förskola vilket till viss del beror på att förskollärare med lokal behörighet inte längre får räknas med i statistiken. Falköping har tidigare legat klart över rikets snitt men 2017 års siffror visar jämn nivå med jämförbara kommuner. Fritidshemmen har en låg andel årsarbetare med pedagogisk högskoleutbildning och trenden har, liksom i övriga riket, de senaste åren varit sjunkande. Inom grundskolan har andelen personal med pedagogisk högskoleexamen under lång tid legat i linje med riket men de senaste åren sjunker siffran mer och Falköping hamnar under rikssnittet. Även på gymnasiet är siffran något lägre i Falköping än i riket, men behörigheten är mer stabil. Man har på riksnivå ett antal beslutade insatser som man hoppas ger genomslagskraft även på lokal nivå så som fler utbildningsplatser, fler vägar in i yrkena, informations- och kampanjinsatser om vägar till lärarförskolläraryrkena med mera. 17 Byggnadsnämnden ser att man under de kommande två åren kan ha ett visst behov av förstärkning. Utöver personella resurser vid stadsbyggnadsavdelningen är vissa konsultinsatser, som finansieras av byggnadsnämnden, nödvändiga. Det kan handla om olika typer av utredningar (arkeologi, buller, geoteknik o s v) och konsekvensanalyser. 18 Kompetens- och arbetslivsnämnden uppmärksammar i sin verksamhetsplan behovet av att flexibilitet och för detta krävs medarbetare som kan ställa om. Medarbetarkapitalet är förvaltningens viktigaste resurs och all kompetens ska tillvaratas. Kompetensöverföring ska ske via kollegialt lärande och förutsättningar ska skapas för att medarbetare ska få växa och utvecklas i takt med att verksamheten förändras Verksamhetsplan , Barn- och utbildningsnämnden 18 Verksamhetsplan , Byggnadsnämnden 19 Verksamhetsplan , Kompetens- och arbetslivsnämnden 15 (27)

17 I Socialnämndens verksamhetsplan konstateras att det råder svårighet att rekrytera personal i nuläget för samtliga yrkesgrupper inom nämndens verksamheter. För att möta rekryteringsutmaningen vidtas en mängd olika åtgärder. Det handlar bland annat om noggranna introduktionsplaner för ny personal, anpassning av arbetsuppgifter så att insatser säkras även när vikarier är oerfarna, traineeprogram för socionomer, kompetensutvecklingsplaner, tydligt kommunicerade förväntningar och kompetenskrav för ökad status inom yrkesområdena samt olika satsningar på marknadsföring. Vikten av att ligga i framkant när det gäller användandet av digital teknik bedöms som en viktig faktor för att öka attraktiviteten hos arbetsgivaren. Under perioden kommer två nya boenden att byggas, ett demenscentrum med 80 platser och en gruppbostad med 12 platser. Det nya demensboendet kommer att behöva en högre personaltäthet än vad som är fallet idag på det boende som ersätts. Antalet personer i sysselsättning inom daglig verksamhet (LSS) och socialpsykiatrins aktivitetscenter fortsätter att öka vilket är positivt. Ytterligare personalresurser och lokaler behövs för att kunna möta behovet. Inom utförarsidan av LSS förstärks med personal inom ett gruppboende, då de boende blir äldre och kommer att vara hemma mer under dagtid. Rekrytering av personal till det nya gruppboendet kommer att ske under Samverkan kompetensutveckling Falköpings kommun har startat upp ett kommunövergripande samarbete mellan förvaltningarna kring Kommunal Kompetensutveckling i Samverkan (KOKOS). Respektive förvaltning har ansvar för att identifiera och tillgodose verksamhetsspecifika behov för att uppfylla de fastställda verksamhetsplanerna men genom en samordning av de behov som kommer fram, identifieras gemensamma insatser. Syftet är: Att ha en gemensam lärandeprocess och utveckla utbildningar som når resultat. Få en effektivare samordning kring gemensamma behov av utbildningsinsatser. Uppnå en högre fyllnadsgrad på utbildningsinsatser vilket ger en lägre kostnad per deltagare/anställd. Få en kvalitetssäkring av leverantör/koncept och underlag till större avtal med möjlighet till avrop av utbildningstimmar vilket ger lägre kostnader per insats. En säkrad hantering av upphandlingsförfarande där kompetens- och arbetslivsförvaltningen har ansvar att upphandla tjänsterna. 20 Verksamhetsplan , Socialnämnden 16 (27)

18 Kompetensförsörjning samarbete övriga kommuner Skaraborg Personalcheferna i Skaraborg har tagit fram en gemensam handlingsplan för att i samverkan hantera kompetensförsörjningsfrågorna. Syftet är att attrahera och rekrytera nya medarbetare, att ge möjlighet till kompetensöverföring och att öka samverkan inom Skaraborgsområdet för att kunna effektivisera användandet av kompetens. En del i detta samarbete är att det även anordnats gemensamma utbildningsinsatser över kommungränserna. Marknadsföring Det har blivit viktigare för kommuner att marknadsföra sig som arbetsgivare då konkurrensen om arbetskraft blivit allt svårare. Falköpings kommun ska uppfattas som en attraktiv arbetsgivare och arbeta för att öka möjligheterna att rekrytera nya medarbetare. För att stärka kommunens arbetsgivarvarumärke sker detta arbete aktivt på flera nivåer. Exempel på aktiviteter är att: uppmärksamma de goda resultaten och lyfta fram positiva exempel ur verksamheten genom det blir medarbetarna goda ambassadörer för organisationen. Det kan till exempel vara medarbetare från olika yrkeskategorier som bloggar om vardagen på arbetet. låta studenter skriva examensjobb/uppsatser inom organisationen. Ett bra sätt för såväl studenterna som för verksamheten att knyta kontakter inför en eventuella framtida anställning samtidigt som olika frågor/områden inom organisationen blir belysta. delta vid olika rekryteringsmässor/evenemang på orter och i sammanhang som är relevanta utifrån organisationens behov. ta fram material så som broschyrer/flyers, roll-ups, filmer e.d. för att användas på mässor och andra offentliga sammanhang utveckla arbetet med att synas externt via kommunens externa webb, Facebook, Instagram, LinkedIn och andra mediekanaler. Bland annat läggs platsannonser ut på sociala medier som komplement till de ordinarie rekryteringskanalerna då man bedömer att målgruppen finns bland användarna. ett skaraborgsgemensamt projekt startas upp för att klara kompetensförsörjningen i Skaraborg framåt. För såväl företag som offentlig verksamhet tas det fram en gemensam digital portal, inflyttarservcie, som stödjer befintliga kommuner, organisationer och företag i omställning. 17 (27)

19 Kompetensutveckling medarbetare Medarbetarnas kompetens och möjlighet till kompetensutveckling är en viktig framgångsfaktor i en organisation. Kompetensutveckling är ett medvetet och systematiskt arbete för att utveckla individen för de behov organisationen har på kort och lång sikt. För medarbetaren ska det finnas en tydlig koppling mellan verksamhetens mål och den egna utvecklingen samtidigt som det är en del i att vara en attraktiv arbetsgivare och bidrar till att behålla kompetenta medarbetare i organisationen. Medarbetarnas omställningsförmåga är också en förutsättning för organisationens flexibilitet och förmåga att kunna bemöta förändrade behov i verksamheterna. Aktiviteter Traineeprogram När: löpande Syfte: Programmet genomförs i samverkan med andra kommuner i Skaraborg omfattar ingenjörer och arkitekter. I Falköping bedrivs även ett traineeprogram för socionomer. Ev. kan andra yrkesgrupper bli aktuella utifrån behov. Introduktionsdag för nyanställda När: fyra gånger per år Syfte: nya medarbetare ska få information om organisationen på en kommunövergripande nivå, kunskap om olika verksamheter och möjlighet att lära känna och skapa nätverk med andra nyanställda. Introduktionsportal nyanställda När: planerad lansering på Falnet våren 2019, med löpande utveckling Syfte: ge nya medarbetare en gemensam introduktion som ett komplement till introduktionsdagen och den enskilda introduktionen på arbetsplatsen. Utbildningar i medarbetarskap När: löpande Syfte: facklig representant tillsammans med personalavdelningen för en dialog på arbetsplatsträffar om vad det innebär att vara medarbetare i Falköpings kommun. Handledning i grupp eller individuellt När: löpande Syfte: att med fokus på den egna yrkesrollen reflektera över teoretiska kunskaper, praktiska erfarenheter och sambandet dem emellan. 18 (27)

20 Områdesspecifika utbildningar. Utbudet anpassas till de behov som är aktuella i organisationen och utifrån behov identifierade av arbetsgruppen KOKOS och kan därför till viss del variera över tid. Exempel är arbetsmiljöutbildning, utbildning i medarbetarskap, yrkesspecifika utbildningar etc. När: löpande Syfte: säkerställa att medarbetarna har den kunskap och kompetens som krävs för att möta medborgarnas behov och nå verksamheternas mål. Karriärcoaching/omställningsstöd När: löpande Syfte: medarbetare ska få stöd för att hitta möjligheter att utvecklas i sin yrkesroll eller ta steget till något helt nytt. Målet är att kartlägga och tydliggöra medarbetarens drivkrafter, kompetens och mål. Intern arbetsbytarbank När: löpande Syfte: har för avsikt att främja intern rörlighet i Falköpings kommun och därigenom ge medarbetarna ökade möjligheter till personlig utveckling kopplat till verksamheternas kompetensförsörjningsbehov. Interna arbetsbyten bidrar även till kunskapsutbyte i organisationen och skapar kontaktytor mellan arbetsplatser samt ger förutsättningar för omställning och därmed möjlighet att behålla medarbetare i vår organisation. Karriärvägar När: löpande Syfte: systematisera, tydliggöra och kommunicera karriärvägar inom organisationen kopplat till kompetensförsörjningsbehovet på såväl kort som lång sikt. Hållbart arbetsliv När: löpande Syfte: Ett arbete som genomförs i samverkan med fackliga organisationer för att identifiera förutsättningar för medarbetare i olika yrken och skeden i livet som gör att kommunen är en attraktiv arbetsgivare, såsom arbetsmiljöfaktorer, utvecklingsinsatser, förmåner mm. 19 (27)

21 Centrum för Ledarskap och Arbetsliv i Skaraborg (CLAS) Falköpings kommun är medlem i denna plattform för samverkan mellan akademi och arbetsliv som har initierats av Högskolan i Skövde. När: Löpande Syfte: att stärka Skaraborgs attraktionskraft, att stödja kompetensutveckling inom ledarskap och arbetsliv, där forskning och praktik görs. Olika insatser kommer att erbjudas kommunens chefer och medarbetare. Systematisera avslutningssamtal När: startas upp under 2019 Syfte: skapa en systematik i att samla in och analysera informationen, identifiera orsaker till att man avslutar sin anställning samt hitta förbättringsområden för att utveckla verksamheten. Arbetet sker på lokal nivå men hela eller delar av informationen bör också kunna jämföras med andra kommuner i Skaraborg varför en samverkan kring frågan är viktig. 20 (27)

22 Kompetensutveckling för chefer Ett gott ledarskap är av stor vikt för att verksamheterna ska kunna nå sina mål och bedriva verksamhet med god kvalitet och samtidigt ha en god arbetsmiljö. Det är viktigt att chefer ges stöd och utvecklingsmöjligheter i sina uppdrag och att man med utgångspunkt från kommunens gemensamma värdegrund kan finna inspiration och utveckling. Dialog om planerade insatser förs regelbundet i kommunens ledningsgrupp. Aktiviteter Introduktion till ledarskap När: Syfte: ge medarbetare möjlighet till utveckling och ge insikt om uppdraget som chef och ledare genom ett introduktionsprogram inom ledarskap för att förbereda för eventuella framtida uppdrag som ledare. Genomförs i samverkan med andra kommuner i Skaraborg. Introduktionsportal nya chefer När: planerad lansering på Falnet våren 2019, med löpande utveckling Syfte: ge nya chefer en gemensam kommunövergripande grundinformation, som ett komplement till den övriga introduktionen för att kunna utföra chefsuppdraget. Ledarutvecklingsprogram nya chefer När: en-två omgångar/år. Syfte: att alla chefer ska ha en gemensam grund i ledarskapet och skapa nätverk i organisationen. Kommungemensamma chefsdagar När: två gånger per år Syfte: att samlas kring kommungemensamma frågor utifrån olika aktuella teman. Chefsdagar för förvaltningarnas ledningsgrupper När: två gånger per år Syfte: öka samverkan mellan förvaltningarna, föra dialog kring strategiskt viktiga frågor med mera. Ledarutvecklingsprogram för erfarna chefer När: start under 2019 Syfte: ge erfarna chefer inspiration och utveckling i sitt yrke. Genomförs i samverkan med andra kommuner i Skaraborg 21 (27)

23 Områdesspecifika utbildningar När: löpande Syfte: cheferna ska ges kunskaper inom arbetsrätt, lönebildning, rehabilitering, arbetsmiljö, rekrytering med mera. Chefssupportstöd program Ledarsupport När: löpande Syfte: att cheferna på individnivå ska få de insatser/ stöd man har behov av. Exempel på insatser är coachning, handledning, hälsoprofilbedömning med mera. Hållbart ledarskap Ledarutveckling med fokus på att bibehålla god balans ur ett hälsofrämjande perspektiv. När: Under 2019 Syfte: att ge verktyg att hantera ledarskapet på ett balanserat sätt för individen samt bygga nätverk. Genomförs i samverkan med andra kommuner i Skaraborg. Coachning och handledning på individ-och gruppnivå När: löpande Syfte: erbjuds samtliga chefer. 22 (27)

24 Referensmaterial Publikationer Arbetsförmedlingen, Arbetsmarknadsrapport 2018, Arbetsförmedlingen, Arbetsmarknadsutsikterna våren 2018 Arbetsförmedlingen, Var finns jobben 2018, URA 2018:1 SKL, Sveriges viktigaste jobb finns i välfärden-hur möter vi rekryteringsutmaningen 2015 SKL, Sveriges viktigaste jobb finns i välfärden-rekryteringsrapport 2018 Västra Götalandsregionen, Befolkningsprognos Västra Götaland Styrdokument Falköpings kommun Flerårsplan Falköpings kommun Pensionsriktlinje Falköpings kommun Policy för mänskliga rättigheter som främjar jämlikhet och jämställdhet Falköpings kommun Regler för Arbetsbytarbanken Falköpings kommun Verksamhetsplan , Barn- och utbildningsnämnden Verksamhetsplan , Byggnadsnämnden Verksamhetsplan , Kompetens- och arbetslivsnämnden Verksamhetsplan , Socialnämnden Årsredovisning 2017 Falköpings kommun Rapporter ur verksamhetssystem Arbetsbytarbanken KPA Medarbetarenkät 2017 Falköpings kommun MIA (baserat på datumet ) Nyckeltal Skaraborgskommuner 2017 Visma Recruit Offentliga jobb 23 (27)

25 BILAGA 1 Uppföljning av föregående kompetensförsörjningsplan Kommunövergripande insatser Kompetensutveckling för medarbetare Aktiviteter Introduktionsdag för nyanställda Under 2017 genomfördes två introduktionsdagar men på grund av ökat behov utökades detta till fyra dagar 2018 (två på våren och två på hösten). Utvärderingar visar på övervägande nöjda deltagare och man uppskattar att informationen rör både helhetsbilden av organisationen samt praktisk information till den enskilde medarbetaren, dessutom uppfattas bussturen och lunchen som ett trevligt och mycket givande inslag. Utbildningar i medarbetarskap Våren 2018 omarbetades utbildningsmaterialet tillsammans med fackliga företrädare och därefter har utbildningen genomförts i samverkan med fackliga representanter på några arbetsplatser. Innehållet uppfattas som värdefullt men med önskemål om en viss anpassning av informationen utifrån den enskilda arbetsplatsens aktuella behov. Handledning i grupp eller individuellt Under har handledning i yrkesrollen genomförts för 7 arbetsgrupper inom IFO, totalt 39 handledningstillfällen. Områdesspecifika utbildningar. Arbetsmiljöutbildningen genomfördes vid ett tillfälle Det var inte så stort deltagande men de som var med var nöjda. Utifrån lågt deltagande och att det uttryckts att det är svårt att närvara vid flera tillfällen fanns ett behov av att ändra upplägg. Under våren 2018 utarbetades ett nytt innehåll utifrån Sunt arbetslivs webbutbildning och med ett upplägg på två heldagar. De allra flesta tyckte enligt utvärderingarna efter utbildningen att det var bra eller mycket bra, man uppskattade framförallt att ha diskussioner i grupper med andra från samma arbetsplats. Flera tyckte dock att det hade varit bättre med halvdagsutbildning. Under 2018 har hemtjänstens personal utbildats i ergonomi och förflyttningsteknik. Det har varit en satsning på hela yrkesgruppen men enheterna har haft separata tillfällen vilket varit uppskattat då de kunnat lyfta frågor kring specifika brukare och arbetsmoment. 24 (27)

26 Enligt utvärderingarna är man mycket nöjd men tycker att utbildningen skulle vara mer frekvent återkommande. Ett introduktionsprogram för nya socialsekreterare med syfte att ge verktyg och trygghet i den nya yrkesrollen genomförs under 2018 i samarbete med Vara och Tidaholm med totalt 13 deltagare. I utvärderingarna uttrycker man att utbildningen varit bra eller mycket bra och man lyfter i kommentarerna fram att det varit bra ämnen och föreläsare och att man uppskattat att träffa andra som är nya i yrkesrollen. Traineeprogram för nyckelkompetenser Under hösten 2017 och våren 2018 har fem studenter deltagit i det skaraborgsgemensamma Traineeprogrammet för ingenjörer. Tre av de fem har efter avslutat program gått vidare till anställning hos någon av de deltagande kommunerna. Vid utvärderingar och intervjuer med deltagare och handledare/chefer har framkommit att det har varit ett mycket bra sätt att få en inblick i verksamheterna och värdefullt att knyta kontakter mellan studenter och arbetsgivare på detta sätt. Traineeprogrammet för socionomer startades upp våren 2018 och där är signalerna från de som just nu deltar (tre studenter) också mycket positiva. Det ger studenten en god bild av oss som arbetsgivare och bredden i yrket. Karriärcoachning Under 2017 fick 59 personer möjlighet till karriärcoachning och totalt genomfördes sammanlagt 142 samtal. Hittills under 2018 har 23 coachnings- eller reflekterande samtal genomförts med 17 personer. Kommentarer från de som fått coachning har varit att man fått hjälp att se bredden i sin kompetens och en tydligare bild av sig själv men även att man fått bekräftat att man gjort rätt i att välja nytt jobb. Intern arbetsbytarbank 106 medarbetare har registrerat sig i arbetsbytarbanken under Det har genomförts 41 byten totalt under medarbetare har bytt till annan tjänst inom samma förvaltning och 8 medarbetare har gjort ett byte mellan förvaltningar. Det är en ökning av antalet deltagare jämfört med tidigare år men det har även skett en ökning av antalet byten, 2016 genomfördes 30 byten varav ett till annan förvaltning Uppgifter från Arbetsbytarbanken 25 (27)

27 Kompetensutveckling för chefer Aktiviteter Introduktion till ledarskap Utbildningen genomfördes under med syftet att hitta framtida chefskandidater bland medarbetarna i Falköpings kommun. 15 aspiranter slutförde utbildningen hösten 2017, varav 3 har antagit chefsuppdrag. Uppföljningssamtal har genomförts med samtliga deltagare för dialog kring framtida karriär. Introduktionsutbildning nya chefer I februari 2017 genomfördes en introduktionsdag för nya chefer med 13 deltagare. Utvärderingarna visade att deltagarna upplever att det varit relevant innehåll och att upplägget av utbildningen var bra med lagom stor grupp där det funnits utrymme för dialog. Introduktionsdagar anordnades även på hösten 2017 och våren 2018, med 5 deltagare vid varje tillfälle. Ett arbete har påbörjats att ta fram ett nytt förslag på en mer individanpassad introduktion för nya chefer då man har olika erfarenhet och bakgrund och upplägget behöver individanpassas utifrån det. Ledarutvecklingsprogram nya chefer 9 stycken fullföljde programmet som genomfördes under hösten 2017/våren Vid utvärderingarna framkom att man främst uppskattat möjligheterna till dialog och erfarenhetsutbyte med kollegor. Kommungemensamma chefsdagar Det har genomförts två dagar under 2017 med följande teman: - Mångfald och likabehandling utifrån perspektivet mänskliga rättigheter - Fokus på psykisk hälsa och hur detta kan främjas på arbetsplatserna. Under 2018 har temat för dagarna varit: - Förändringsledning - Ledarskap och innovation, kreativitet och psykisk hälsa hos medarbetarna Chefsdagar för förvaltningarnas ledningsgrupper Fokus för dagarna: digitalisering och ledarskap i offentlig verksamhet Ledarutvecklingsprogram för erfarna chefer Är under planering Områdesspecifika utbildningar -Utbildningar i det centrala kollektivavtalet och lönebildning har genomförts löpande, såväl förvaltningsspecifika som övergripande. 26 (27)

28 -Under 2017 genomfördes två rekryteringsutbildningar i samverkan med Avonova ledarsupport. Ett fåtal deltog men de var enligt utvärderingarna mycket nöjda med innehållet och att få konkreta verktyg till det egna rekryteringsarbetet för att säkerställa en bättre kvalitet på rekryteringsprocessen. Under 2018 erbjöds samma utbildning i samverkan med andra kommuner men ställdes in på grund av få anmälningar. Chefssupportstöd program Ledarsupport Under 2017 nyttjades denna möjlighet vid 14 tillfällen och tom augusti 2018 är 10 tillfällen noterade. Hållbart ledarskap Det har genomförts en utbildning per år med ca 10 deltagare båda gångerna och det har varit blandade grupper med chefer från Skövde och Falköping. Enligt utvärderingarna har deltagarna varit nöjda med utbildningen, det har varit bra att samverka mellan kommuner och förvaltningar då det skapar mer dynamik i gruppen men hur kan information om utbildningen spridas till fler? Frågor som aktualiserats i grupperna: -Hur kan jag vara en förebild -Stöd i chefsrollen från ledning -Nytta i dagligt arbete -Behövs mer tid för reflektion i rollen som ledare Coachning och handledning på individ-och gruppnivå Under genomfördes enskild handledning med 5 chefer från olika förvaltningar, med sammanlagt 15 samtal i personalavdelningens regi. Centrum för Ledarskap och Arbetsliv i Skaraborg (CLAS) Föreläsningar med mera har erbjudits anställda inom kommunen. Marknadsföring av möjligheterna att delta ska tydliggöras. 27 (27)