Metodrekommendationer för WIS, del 1. ETABLERING - Hur aktören blir en aktiv aktör i WIS

Transkript

1 Metodrekommendationer för WIS, del 1 ETABLERING - Hur aktören blir en aktiv aktör i WIS

2 Senast reviderad MSB:s kontaktperson: Magnus Levein,

3 3 Innehållsförteckning Bakgrund Varför behövs metodstöd för etablering av WIS? Syfte med metodstödet WIS ett verktyg för informationsdelning WIS som verktyg före, under och efter en händelse Framgångsfaktorer för att bli en aktiv aktör i WIS Värva en ansvarig för systemet Tydliggör behörigheter och mandat Värva en utbildare inom aktören Ta fram rutiner för uppstart Välj att bli informerad om förändringar i dagboksfliken Börja dela information via WIS Öva regelbundet Behörigheter i WIS Redaktörer de som har information att dela med sig av Aktörsadministratörer de som ska administrera konton Användare de som behöver ge och få information Rekommendationer Rekommendationer för att bli en aktiv aktör Rekommendationer för fördelning av behörigheter Rekommendationer styrande dokument Interna riktlinjer och instruktioner Instruktioner för uppstart Instruktion för redaktörer Instruktion för ansvarig tjänsteman Riktlinje för publicering Instruktion för aktörsadministratör Instruktion för användare Goda exempel Etablering och vardagsanvändning... 20

4 4

5 5 Sammanfattning I detta metodstöd fokuserar vi på hur aktören bör agera för att etablera systemet och bli en aktiv aktör i WIS. Genom att vara tydlig med vem som ansvarar för systemet, tydliggöra syftet med WIS internt samt ta fram tydliga riktlinjer och mandat för WIS-användningen så har man kommit en bra bit på väg. Dokument innehåller bl.a. en diskussion kring vikten av engagemang och vilja för att få det att fungera, samt förslag på rutiner för hur en aktiv aktör kan jobba i WIS. Kapitel 1 beskriver syfte med metodstödet medan kapitel 2 beskriver framgångsfaktorer för etablering av WIS samt förslag på hur man kan tänka för att fördela behörighetsnivåerna och ansvar inom krishanteringsorganisationen. Kapitel 3 sammanfattar MSB:s rekommendationerna för: 1. att bli en aktiv aktör 2. fördelning av behörigheter samt 3. styrande dokument Kapitel 4 innehåller förslag på vad instruktionerna och riktlinjerna kan innehålla. I kapitel 5 har vi valt att låta några aktiva aktörer i WIS beskriva sin syn på systemet och hur man har valt att jobba, samt ge tips och trix för en framgångsrik etablering och användning. Detta för att alla inte ska behöva uppfinna hjulet utan att vi kan dra nytta av varandra. Ni kan bland annat läsa om hur Färgelanda kommun jobbar med WIS som stöd för upplysningscentralen, hur Region Skåne valt att arbeta med WIS inom Regional medicinsk katastrofledning samt hur länsstyrelsen i Västerbotten valt att jobba med ansvarig redaktör.

6 6 Bakgrund WIS är framtaget för att underlätta informationsspridningen mellan och inom aktörerna i krishanteringssystemet, såväl före som under och efter en händelse. Målet var, och är fortfarande, att WIS ska användas på bred front i hela det svenska krishanteringssystemet. Genom att dela information om aktuellt läge vid kriser kan aktörerna samordna hanteringen av krisen och informationen till allmänheten på ett bättre sätt. WIS utvecklades av dåvarande Krisberedskapsmyndigheten (KBM) som ett led i att främja användningen av internet som informationskanal i krishanteringsarbetet. I samband med att Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) bildades den 1 januari 2009 fördes ansvaret för WIS över till MSB. I augusti 2009 startade MSB ett projekt för att undersöka behovet av ytterligare rekommendationer kring hur aktörerna bäst använder WIS. Första delen av projektet visade att det finns ett stort behov av ytterligare metodstöd. Steg 2 i projektet var att ta fram det efterfrågade stödet. MSB har konstaterat att följande fem metodstöd bör tas fram: 1. Etablering - Rekommendationer och tips för hur aktören kan bli en aktiv aktör i WIS. 2. Vardagsanvändning - Rekommendationer och tips för hur aktören använder WIS före krisen. 3. Övning - Rekommendationer och tips för hur aktören genomför övningar i WIS. 4. Skriva - Rekommendationer och tips för hur aktören skriver i WIS. 5. Sortera - Rekommendationer och tips för hur aktören sorterar information i WIS. Intervjuer med aktiva aktörer samt tidigare inkomna synpunkter har legat till grund för slutsatser och rekommendationer. Detta dokument utgör Metodstöd 1 Etablering - Rekommendationer och tips för hur aktören kan bli en aktiv aktör i WIS. MSB har prioriterat framtagande av rekommendationer för etablering av WIS eftersom man anser att aktören först måste inse syftet med WIS och börja strukturera sitt arbete. Därefter kan man koncentrera sig på hur man skriver. Det viktiga är att aktörerna börjar publicera sin information och övar regelbundet så man är redo när det behövs.

7 7 1. Varför behövs metodstöd för etablering av WIS? 1.1 Syfte med metodstödet Syftet med metodstödet är att underlätta för aktörerna att etablera WISanvändningen internt, så att man blir en aktiv aktör där WIS är ett naturligt verktyg för krishanteringsorganisationen. I WIS dokumenterar aktören vad man gjort, varför och vad som planeras samt informerar andra samhällsaktörer om pågående händelser. För att WIS ska bli ett naturligt hjälpmedel för informationsdelning vid krisen krävs att det finns en uttänkt strategi som är väl anpassad till aktörens krishanteringsorganisation. Genom att tydliggöra syftet med WIS och den interna fördelningen av behörigheter får användarna lättare att se sin roll och förstå sitt bidrag i arbetet. Utan en sådan strategi kan aktören få problem med hur systemet ska användas inom krishanteringsorganisationen. De samlade rekommendationerna i detta dokument ska förhoppningsvis underlätta Ert arbete. För att strategin ska bli tydlig är det även viktigt att det finns tydliga riktlinjer och mandat för redaktörerna och aktörsadministratörerna. Detta skapar en trygghet när aktören ska påbörja informationsdelning vid en händelse. Vid en händelse krävs även planer för att skapa redundans och uthållighet i organisationen. När en händelse inträffar finns inte tid för att börja fundera på organisationen eller mandat och riktlinjer för arbetet. Riktlinjer och mandat för de olika behörigheterna i WIS måste därför finnas förberett.

8 8 2. WIS ett verktyg för informationsdelning WIS är framtaget med syfte att underlätta informationsdelning och lägesrapportering mellan krishanteringsorganisationerna hos olika aktörer i Sverige. WIS är ett system av många och det kompletterar övriga befintliga system som t.ex. telefon, mejl, tv, radio, Rakel m.m. Som för alla tekniska system krävs att aktören måste planera för alternativ vid eventuella bortfall. Eftersom alla aktörer ser olika ut är även behovet av verktyget WIS olika. Varje aktör måste själv bestämma hur man väljer att använda systemet utifrån sina behov och resurser. Storleken på aktören påverkar självfallet utseendet på krishanteringsorganisationen såväl som antalet personer som använder sig av WIS. En aktör med genomtänkt krishanteringsorganisation har lättare att se nyttan av och förstå syftet med WIS. Man har även lättare att se var tillgången till WIS bör finnas i krishanteringsorganisationen. 2.1 WIS som verktyg före, under och efter en händelse Aktören måste vara medveten om att WIS -användningen kommer att skilja sig åt före, under och efter en händelse. De funktioner inom krishanteringsorganisationen som använder verktyget är troligtvis något mindre före och efter en händelse jämfört med under händelsen, då det är fler aktiva funktioner som dokumenterar och tar del av tillgänglig information i WIS. Den information som delas ut skiljer sig också åt i de olika skedena. Före krisen delar man erfarenheter av förebyggande arbete och noteringar av vardagskaraktär. Under en händelse handlar informationsdelningen t.ex. om fattade beslut, vidtagna åtgärder samt lägesrapporter för aktören osv. Efter en händelse är det viktigt att dokumentera erfarenheter och utvärdera händelsen. Både under och efter en händelse är arkivering och diarieföring av informationen i WIS mycket viktigt och även för detta behöver aktören vara förberedd och ansvarig funktion vara utsedd. 2.2 Framgångsfaktorer för att bli en aktiv aktör i WIS Utifrån de intervjuer som genomförts inom projektet har följande framgångsfaktorer identifierats:

9 Värva en ansvarig för systemet En framgångsfaktor för att bli en aktiv aktör i WIS är att det finns en utsedd person med ansvar för uppgiften. Personen i fråga måste få mandat från ledningen att agera för att lyckas med etableringen. Det är viktigt att personen är engagerad i uppgiften och verkligen brinner för saken, aktören behöver en Eldsjäl. Som geografiskt områdesansvarig i länet har länsstyrelsen en samordnande roll. I länet får länsstyrelsen ofta ta sig an rollen som eldsjäl för WIS. Där länsstyrelsen har varit aktiva och verkligen pekat på vikten av ett gemensamt system för informationsdelning och betydelsen av krishanteringsarbete i stort, så har även fler aktörer anslutit sig till systemet och utvecklingen fortsätter. Som eldsjäl för att sprida WIS-användningen på central nivå har MSB en ledande roll. Det är viktigt att eldsjälen på alla nivåer verkligen börja använda WIS och på så sätt föregår med gott exempel. Om ingen delar ut information i WIS finns heller inget att ta del av och syftet med systemet försvinner Tydliggör behörigheter och mandat En annan framgångsfaktor för att bli en aktiv aktör i WIS är att tydligt fördela ansvaret/mandatet för behörighetsnivåerna. Genom att tydliggöra syftet med WIS och förklara vilka funktioner som förväntas använda verktyget är det lättare för personerna att se sin roll och förstå sitt bidrag i arbetet. Det är viktigt att de som nyttjar WIS redan från början har klart för sig vad de olika behörighetsnivåerna i WIS kan och förväntas göra. I Punkten 2.3 diskuteras de olika behörighetsnivåerna och deras ansvarsområden Värva en utbildare inom aktören Ytterligare en framgångsfaktor för att bli en aktiv aktör är att utse en utbildningsansvarig inom aktören. Den utbildningsansvarige ska vara extra insatt i frågorna och ska även kunna fungera som utbildare, bollplank samt support. Genom att anordna egna kurser skapar aktören förutsättningar till diskussioner kring WIS-användning internt såväl som krishanteringsorganisationen i stort samtidigt som personkännedomen internt ökar Ta fram rutiner för uppstart En framgångsfaktor är att det när något sker och en händelse ska börja hanteras så bör det finnas tydliga instruktioner. Instruktionerna bör beskriva vilka åtgärder som ska vidtas i krishanteringsorganisationen i stort, likväl som i WIS. Tydliga instruktioner kring hur man startar upp en händelse skapar trygghet i hela organisationen! I punkt 4.1 finns exempel på innehåll för instruktion vid uppstart.

10 Välj att bli informerad om förändringar i dagboksfliken En framgångsfaktor för att bli en aktiv aktör i WIS är att se till att nyttjarna väljer att bli informerade om förändringar i specifika dagboksflikar. När något nytt sker och en redaktör publicerar en notering alternativt förändrar en befintlig sådan, får de som själv valt det ett mejl från WIS som meddelar att något har hänt i aktuell dagboksflik. Mejlet genereras om nyttjaren har valt att klicka i kryssrutan för funktionen Jag vill bli informerad om förändringar på den här sidan i aktuell dagboksflik. Genom att ha valt att bli informerad om förändringar i dagboksfliken blir även de som inte är inloggade i WIS för tillfället uppmärksammade på att ny information finns att tillgå. En rutin med en förberedd specifik dagboksflik där larm-noteringar publiceras bör finnas som en av flera larmvägar. Alla i krishanteringsorganisationen bör ha valt att få information om förändringen via mejl från den dagboksfliken Börja dela information via WIS En framgångsfaktor för att bli en aktiv aktör i WIS är att identifiera en grupp inom krishanteringsorganisationen som även vid små indikationer på händelser kan dela information i WIS. Frågor som ständigt återkommer är vilken användning har jag av ett system för kris när inget händer? och om jag inte använder systemet kontinuerligt så kommer jag inte ihåg det när det smäller till!!. Genom att dela information i WIS i vardagen är man bättre förberedd när krisen kommer. En tröskel som aktören måste komma över är att våga börja använda systemet. Ett sätt att göra det är att identifiera en grupp som kan se nyttan av systemet och som kan bli förespråkare. Systemet är till för att dela krisinformation och då även i proaktivt syfte. D.v.s. även information som har till syfte att förbereda inför krisen eller för att förebygga krisen. Den som är ansvarig för etableringen bör börja med att identifiera en aktiv grupp inom krishanteringsorganisationen som även vid små indikationer på händelser kan dela information i WIS. Inom myndigheter är t.ex. Tjänsteman i beredskap (TiB) och Räddningschef i beredskap (RCB) naturliga grupper. Genom att låta den aktiva gruppen använda en gemensam anteckningsbok alternativt publicera noteringar i en intern dagboksflik i vardagen, får de vana av att skapa anteckningar i systemet, och de får också möjlighet att ta del av andra aktörers utdelade information i WIS. Att dessutom utse en funktion som med hjälp av stöd och instruktioner får till uppgift att omvärldsbevaka i WIS underlättar införandet ytterligare.

11 11 Omvärldsbevakarna får möjlighet att följa händelser hos andra aktörer och kan dra lärdom av deras agerande. I metodstöd 2 Vardagsanvändning Rekommendationer och tips för hur aktören använder WIS före krisen beskrivs några användningsområden för WIS i vardagen som identifierats: anslagstavla, logg bok, omvärldsbevakning o.s.v Öva regelbundet En viktig framgångsfaktor för att bli en aktiv aktör i WIS är att öva på hanteringen. När det finns förslag till interna rutiner för WIS-användningen bör övningar genomföras som testar dem. Genom att öva och pröva hittar man alltid förbättringsmöjligheter och nya användningsområden. När något händer hos en annan aktör som inte direkt berör den egna aktören, bör tillfälle tas att genomföra en diskussion kring hur det skulle ha påverkat den egna verksamheten. Hur hade man agerat för att hantera händelsen och hur skulle WIS ha använts? Metodstöd 3 behandlar Övningar Rekommendationer och tips för hur aktören genomför övningar i WIS. 1 1 Metodstöd 3 utarbetas i början av 2010.

12 Behörigheter i WIS WIS-systemet är skapat med möjlighet att lägga upp tre olika behörighetsnivåer för nyttjarna, aktörsadministratör, redaktör och användare. 2 Det finns ingen hierarki i WIS, alla aktörer är lika mycket värda och äger sin egen information. Likadant är det vad gäller behörigheterna inom systemet. Alla med samma behörighet, även kallat roll, kan rent tekniskt göra samma sak i WIS. Varje aktör måste själv bestämma vilka som ska inneha de olika behörigheterna, vilket mandat de har och var dessa personer ska finnas inom krishanteringsorganisationen. Det är viktigt att tidigt identifiera vad de olika funktionerna inom den egna aktören ska ha rätt att göra i WIS. Ska t.ex. alla med redaktörsbehörighet ha mandat att publicera överallt? Redaktörer de som har information att dela med sig av Fördelningen av antalet redaktörer inom aktören bör baseras på var det finns information som måste nå andra. Andra relevanta frågeställningar är vilka som ska kunna publicera information internt och externt till andra aktörer samt vilka som ska kunna visa, koppla och dela ut information för aktören. Riktlinjer och mandat för publicering är viktigt oavsett om man jobbar inom en liten eller en stor organisation. Redaktörerna i WIS har ansvar för ett antal områden: Publicera Visa Dela ut Koppla Arkivera Avsluta Det viktigaste är att ansvara för publicering i dagboksflikar såväl interna som utdelade. Information som publiceras i en utdelad dagboksflik kan läsas av andra aktörer, vilket gör det extra viktigt att den som publicerar vet på vilka grunder det görs. Det är viktigt att redaktören har klart och tydligt mandat gällande vad man får publicera och var samt med vilka som samråd ska ske vid tveksamheter. Aktören bör ha en funktion, ansvarig redaktör, med ansvar för att bedöma och verifiera innan publicering i en utdelad dagboksflik. Ansvarig redaktör bör 2 Förtydligande kring vad behörighetsnivåerna innebär se WIS Referenshandbok.

13 13 sitta nära krisledningen. Detta för att få del av information som kan delas ut samt delge det som finns i WIS från andra aktörer. Närheten till krisledningen är också viktigt för att kunna diskutera vad som ska publiceras samt för att kunna verifiera informationen med ledningen. Ansvarig redaktör bör bedriva omvärldsbevakning i WIS för att kunna delge information till krisledningen vid behov. Information som publiceras i en intern dagboksflik kan spridas förhållandevis mycket varför även de redaktörer som har rätt att publicera i de interna dagboksflikarna bör ha riktlinjer att hålla sig till. Redaktörerna i WIS har även ansvar för att Visa, dela ut och koppla dagboksflikar. Inom aktören bör det finnas ett antal redaktörer med rätt att göra detta. Eftersom visa, dela ut och koppla är mycket centralt och viktigt i WIS bör rutiner för detta ha fastställts inom aktören. Minst lika viktigt är det ansvar för att arkivera och avsluta dagboksflikar som redaktörerna har i WIS. Aktören bör utse en arkivansvarig redaktör som före under och efter en händelse har yttersta ansvaret för att diarieföra och arkivera samt avsluta och ta bort dagboksflikar. Redundans krävs på alla nyckelfunktioner i krishanteringsorganisationen och redaktörer i WIS är inget undantag. Det är extra viktigt att aktörens ansvarige tjänsteman (t.ex. TiB eller motsvarande) har möjlighet att publicera och skapa dagboksflikar vid händelser. Redaktörsbehörigheten får inte bli en begränsande faktor när något händer. Även om vi i detta dokument har beskrivit ett antal funktioner som redaktörerna ska inneha så är det upp till varje aktör att bestämma hur många personer som fysiskt fullgör dessa uppgifter. En och samma person kanske kan vara såväl ansvarig redaktör som arkivansvarig? Aktörsadministratörer de som ska administrera konton Fördelningen av aktörsadministratörer inom aktören bör baseras på vilka som ska vara lätt tillgängliga för att hantera konton, lösenord m.m. Behörigheten aktörsadministratör innebär att man har ansvar för att: Lägga upp användarkonton Ta bort användarkonton Lösenordshantering, Ansvara för kontaktuppgifter för alla konton Ansvara för kontaktuppgifter hos aktören. Det är viktigt att den som är aktörsadministratör har stor personkännedom och är delaktig i krishanteringsorganisationen. Aktörsadministratören bör även vara väl förtrogen med tekniken och den metod som aktören avser att

14 14 använda, så att det inte råder några tvivel över vilka som ska ha vilken behörighet. Aktörsadministratören måste ha tydliga riktlinjer för hur inloggning i WIS ska ske inom aktören. Aktören bör noga överväga vilken säkerhetsnivå man väljer. Ett antal olika lösningar finns t.ex. 1. Alla loggar in med lösenord, 2. Alla aktörsadministratörer använder säkerhetsdosa, 3. Alla aktörsadministratörer samt ansvarig redaktör loggar in med säkerhetsdosa. Aktörens val av säkerhetsnivå ska beskrivas i interna riktlinjer och instruktioner. MSB:s rekommendation är att alla med aktörsadministratörsbehörighet ska logga in med säkerhetsdosa Användare de som behöver ge och få information Urvalet av vilka som ska ha behörigheten användare i WIS bör baseras på vilka funktioner som behöver dela med sig av information och få information om inträffade händelser. Användare bör spridas inom så stor del av aktören som möjligt, och alla i krishanteringsorganisationen bör åtminstone vara användare. Användare nyttjar troligen systemet mindre frekvent än redaktörer och aktörsadministratörer. Därför är det viktigt att det finns tydliga instruktioner som beskriver hur man går till väga. En användare i WIS förväntas skriva anteckningar i systemet som sedan kan publiceras av redaktörerna. Genom att tillsammans bevaka informationsflöden kan man underlätta hanteringen av en händelse. Korta instruktioner som vägleder användaren till intressanta dagbokflikar samt information om möjligheten att få mejl vid förändringar i dagboksflikar är att rekommendera.

15 15 3. Rekommendationer Följande är en sammanfattning av MSB rekommendationer för att bli en aktiv aktör i WIS och öka användning av WIS-verktyget inom krishanteringsorganisationen. Rekommendationerna baseras på intervjuer, inkomna synpunkter och tidigare erfarenheter. 3.1 Rekommendationer för att bli en aktiv aktör MSB rekommenderar att En ansvarig för WIS inom aktören ska utses. Den ansvarige ska ges erforderliga mandat för att etablera WISanvändningen. En ansvarig för utbildning/övning och support ska utses. Aktören ska genomföra övningar i WIS regelbundet. Aktören bör börja använda WIS i liten skala inom en aktiv grupp. 3.2 Rekommendationer för fördelning av behörigheter MSB rekommenderar att Aktören ska ha redundans för redaktörer och aktörsadministratörer. Aktören ska utse Ansvarig redaktör som: ska ha kunskaper om sekretess, egen krishanteringsorganisation samt aktörens roll i krishanteringssystemet. ska finnas nära krisledningen bör bedriva daglig omvärldsbevakning i WIS Aktören ska utse arkivansvarig redaktör ska ha mandat att arkivera och diarieföra ska ha mandat att radera dagboksflikar i WIS. Ansvarig tjänsteman (t.ex. TiB) ska vara redaktör.

16 16 Alla Aktörsadministratörer ska logga in med säkerhetsdosa. Aktörsadministratören ska vara kunnig i krishanteringsorganisationen. Gemensamma anteckningsböcker alternativt publicering i interna dagboksflikar bör användas av mindre grupper inom krishanteringsorganisationen. Användare (behörighetsnivån) bör vara aktiva i systemet, inte passiva läsare. 3.3 Rekommendationer styrande dokument MSB rekommenderar att Riktlinjer för publicering ska finnas inom aktören. Instruktion för uppstart bör finnas för ansvarig tjänsteman (t.ex. TiB) bör finnas för redaktörer ska finnas för aktörsadministratörer ska finnas för användare bör finnas En organisationsskiss med fördelning av behörigheterna i WIS bör finnas.

17 17 4. Interna riktlinjer och instruktioner Nedan presenteras vad aktörens interna riktlinjer och instruktioner för WISanvändning kan innehålla. Förslagen ska ses som uppslag och idéer som kan hjälpa ansvarig inom aktören att ta fram interna riktlinjer och instruktioner. I de fall vi hittat exempel hos aktörerna finns dokumenten i anslutning till de goda exemplen. 4.1 Instruktioner för uppstart Innehåll: Enkel manual för hantering av WIS Logga in, skapa flikar, dela ut och koppla, skapa gemensamma anteckningsböcker, skapa anteckning, publicera Rutiner för hantering av interna och utdelade dagboksflikar Vilka ska skapas, hur benämns de, vilka delas ut Rutiner för hantering av andra aktörers utdelade dagboksflikar Vilka kopplas samman, vilka visas under externa dagboksflikar Rutiner för publicering av larm-notering Hur utformas noteringen internt/externt, vilka uppgifter ska ingå Rutiner för gemensamma anteckningsböcker Vilka funktioner ska ha anteckningsböcker, vilka ska ingå Exempel: Region Skåne - Anvisning för användande av WIS i Region Skåne (bl.a. kriterier för uppstart) 4.2 Instruktion för redaktörer Innehåll: Mandat och instruktion för Ansvarig redaktör Dagliga rutiner, behörighet, redaktörens inkorg Mandat och instruktion för övriga redaktörer Rutiner för publicering i intern dagboksflik se 4.4 Riktlinje för publicering Rutiner för publicering i utdelad flik se 4.4 Riktlinje för publicering Rutiner för att visa och koppla dagboksflikar Kopplad lokalt, regionalt och nationellt Externa dagboksflikar Rutiner för diarieföring, arkivering och borttagande ur WIS Ansvarig, tidsförhållanden, benämning Rutiner för redundans uthållighet

18 18 Exempel: Länsstyrelsen Skåne - Snabbstart Redaktörer Lerums kommun - Manual för användare i WIS (bl.a. logga in, publicera o.s.v.) 4.3 Instruktion för ansvarig tjänsteman Innehåll: Rutiner för loggboken (veckologg/daglogg/en notering per sak) Rutiner för pågående/avgående ansvarig tjänsteman Rutiner för omvärldsbevakning Rutiner vid incidenter Rutiner vid provlarm Rutiner vid händelse instruktion för uppstart Exempel: Länsstyrelsen Västerbotten - Instruktion för dokumentation i WIS vid tjänstgöring som TiB Länsstyrelsen Västerbotten - Allmän instruktion för Tjänsteman i beredskap, TiB, vid Länsstyrelsen Västerbotten Länsstyrelsen Skåne - Instruktion för TiB i WIS Länsstyrelsen Skåne - Extrasnabb instruktion för TiB 4.4 Riktlinje för publicering Innehåll: Regler för publicering i utdelad dagbok Vem publicerar, vad publiceras, när publiceras, var publiceras det Regler för publicering i intern dagbok Vem publicerar, vad publiceras, när publiceras, var publiceras det Rutiner för verifiering av information Med vilka, hur, varför Sekretessbestämmelser 4.5 Instruktion för aktörsadministratör Innehåll: Rutin för upplägg av nya konton Vilka får läggas upp, kortnamn, giltighetstid, information som ska delges nya användare Regler för lösenord Giltighetstid, regler, förvaring Rutiner för upplåsning av konton Identitetskontroll, utskick av lösenord Rutiner för säkerhetsdosor Vilka ska ha dosor, förvaring Rutiner för fördelning av behörigheter inom aktören Var ska redaktörerna, aktörsadministratörer och användare finnas Rutiner för redundans uthållighet

19 19 Exempel: Länsstyrelsen Skåne - Snabbstart aktörsadministratörer 4.6 Instruktion för användare Innehåll: Läsanvisningar Var proaktiv information finns, kontaktuppgifter till andra i WIS Rutin för information om förändringar i dagboksflik via mejl Vilka dagboksflikar som bör vara förvalda, vad notifiering via mejl innebär Stöd vid hantering av WIS Hur man skapar en anteckning, föreslår för publicering, hittar och söker information Exempel: Länsstyrelsen Skåne - Snabbstart användare

20 20 5. Goda exempel Etablering och vardagsanvändning I separat bilaga redovisas goda exempel från: Färgelanda kommun Krisinformation.se Lerums Kommun Länsstyrelsen Gävleborg Länsstyrelsen Skåne Länsstyrelsen Västerbotten Region Skåne

21

22 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Karlstad Tel