Protokoil arsstamma 2012 Lojviks samfallighetsforening

Transkript

1 Protokoil arsstamma 2012 Lojviks samfallighetsforening Resaro Bygdegard Innehall Protokoil arsstamman Bilagor Kallelse med dagordning Styrelsens arsredovisning Revisionsberattelse Resultat- och balansrakning for 2011 Budget 2012 Styrelsens forslag till val av fortroendeposter 2012

2 i Protokoil Arsstamma i Lojviks samfallighetsforening Tid: lljuni2012, kl 19:00 Plats: Resaro Bygdegard Narvarande: Lena Hultberg, Ewa Klerehag, Urban Bjornstrom, Marie Aldener, Carina och Tommy Nee, Jorgen Norling, Magnus Stehlin, Johnny Westerlund, Mikael Svensson, Caroline Backberg, Fredrik Spjut, Desiree Sjolin Lundberg. 1. Stamman oppnas Styrelsens ordforande halsar valkommen. 2. Upprattande av forteckning over narvarande medlemmar, ombud och bitraden. Fullmakt fr n Hakan Storbjork till Magnus Stehlin. 3. Val av ordforande for stamman: Sittande, Mikael Svensson 4. Val av sekreterare: Sittande, Desiree Sjolin Lundberg 5. Val av justeringsman, tillika rostraknare: Marie Aldener 6. FrSga om kallelse till stamman behdrigen skett; Ja 7. Godkannande av dagordning - Inlagg = Jorgen Norling framfor dnskemal om att Arsredovisningen kommer tillsammans med kallelsen och att alia motioner skall medfoija kallelsen sa att medlemmarna kan satta sig in i fragorna innan motet. Vidare framfor Jorgen Norling dnskemal om att fa "Stadgarna". Ordforande lovar tillse att medlemmarna far stadgarna. 8. GenomgSng av Styrelsens och revisorernas berattelse, Genomgang av Verksamhets- och Revisionsberattelse, Resultat- och balansrakning for 2011, Stora posterna ar el, vatten, snorojning och sophamtning. Medlemmarna godkanner styrelsens Srsberattelse for Medlemmarna godkanner revisorns arsberattelse for stamman beviljar ansvarsfrihet for styrelsen for 2011

3 10. Framstallning frdn styrelsen eller motioner fran medlemmarna - Forslag till att ersatta blomsterladorna med stenar istallet, Stamman tillstyrker inte forslag. - Forslag att byta lampor och belysning mot nsgot mer trevligt och dampat; Stamman tillstyrker inte forslag. - Brf. Lojvik 1 onskar ha en ordinarie plats i samfallighetens styreise. Stamman beslutar att styrelserepresentant frsn bostadsrattsforeningen ar med i styrelsen men inte genom kvotering! 11 Ersattning till styrelsen, kassor och revisor - Stamman faststaller att lata arvoden till styrelsen och revisorerna forbli oforandrade. 12 styrelsens forslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslangd : - GenomgSng av forslag till budget for Genomgang av forslag till arsavgifter for stamman godkanner budget och oforandrade irsavgifter for 2012, 13 Val av styreise, styrelseordfdrande och suppleanter - stamman godkanner styrelsens forslag., se bilaga. 14 Val av revisor med suppleant - Stamman eniga med styrelsens forslag, se bilaga. 15 Fraga om val av valberedning - Stamman eniga med styrelsens forslag, se bilaga. 16 bvrigafragor - styrelsen tar ps sig att se till att medlemmarna erhiller stadgarna. - Urban Bjornstrom - Sopbilen kor sonder Bjornstroms tomt. Styrelsen kontaktar Sita AB for att fora samtal kring bur arbetet skall genomforas for att chaufforerna inte skall kora sonder grasmattan. Styrelsen kontaktar arbetsledaren for att mata och diskutera sophamtningsrutiner. - Vattenforsorjningsfragan, diskussion om egna vattenmatare. - Vattenkran vid carportarna stsr pli for fulit, rinner okontrollerat ibiand. (inlagg frsn Lena Hultberg). Forslag: att satta upp "nyckel/kran" som stanger av vattnet. Johnny W. ombesorjer detta. - Ont om parkeringsplatser Lena Hultberg. Starka upp med skyltar om privat parkering for Sundelins Vag. Boende pa i grannomradet parkerar p3 Sundelins privata parkering. - Forslag: Satt upp skylt med text: Privat parkering for boende p3 Sundelins Vag. - Styrelsen kontaktar kommunen for mojiighet att utoka parkeringsplatser genom att fylla ut grusplanen. - Batparkering eller ej. Det ar en for stor fraga och kan inte behandlas oanmald p3 Arsstamman. Fdrslag att lamna in motion till styrelsen for behandling i frsgan. - Namn ps brevlsdorna - Styrelsen - Magnus iordningstaller enhetliga namnskyltar till postlsdorna. Uppratta lista over de som vill ha sitt namn pa brevladorna. Lamna till Styrelsen.

4 - Snomaskiner infor vinter Sr Styrelsen har tagit it sig av den kritik som framforts mot sndrojarnas hoga fart genom omradet. Detta ska vagas in vid tecknandet av nya avtal till hosten. - Ovrig punkt - Ingen gemensam TV-antenn i omrsdet. Den ar borttagen och kommer inte att ersattas. Kritik framfordes mot att informationen var dilig om detta. 17 Meddelande av plats dsr stammoprotokollet hsiies tillgangligt (inom tv5 veckor). - Inga synpunkter. Godkannande. 18 StSmman avslutas Efter stamman serverades Janssons frestelse med ol och vin. Resard,26juni,2012 Vid protokollet Justeras Desiree Sjolin Lundberg Marie Aldener Ordforande Mikael Svensson

5 Kallelse Arsstamma 2012 Lojviks Samfallighetsforening Medlemmarna i Lojviks Samfallighetsforening kallas harmed till arsstamma - Mandagen den 11 juni, kl 19 - Bygdegarden, Resaro Dagordning 1. Stamman oppnas 2. Upprattande av forteckning over narvarande medlemmar, ombud och bitraden 3. Val av ordforande for stamman 4. Val av sekreterare for stamman 5. Val av justeringsman, tillika rostraknare 6. Fraga om kallelse till stamman behdrigen skett 7. Godkannande av dagordningen 8. Styrelsens och revisorernas berattelse 9. Ansvarsfrihet for styrelsen 10. Framstallningar fran styrelsen eller motioner fran medlemmarna 11. Ersattning till styrelsen, kassor och revisorer 12. Styrelsens forslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslangd 13. Val av styreise, styrelseordforande och suppleanter 14. Val av revisor med suppleant 15. Fraga om val av valberedning 16. Ovriga fragor 17. Meddelande av plats dar stammoprotokollet halles tillgangligt (inom tva veckor) 18. Stamman avslutas Handlingar kommer att Annas tillgangliga vid stamman. Din narvaro under stamman Mr viktig for att vi tillsammans ska kanna ansvar for foreningens forvaltning och boendemiljo. Efter stamman serveras vickning med dryck. ResarS den 20 maj 2011 Styrelsen

6 Lojviks Samfilli^etsfiirening Arsstamma 2012 Lojviks Samfallighetsfdrenings arsredovisning for 2011 Styrelsen for Lojviks Samfallighetsforening far harmed avge arsredovisning for verksamhetsaret Fdrvaltningsberattelse Styrelsen har sedan ordinarie stamma bestatt av: Ordinarie Suppleanter Mikael Svensson (2 ar) Desiree Sjolin (2 ar) Fredrik Spjut (2 ar) Lars Aleby (1 ar) Caroline Backberg (1 ar) Anna Westerlund (1 ar) Pontus Sallstedt (1 ar) Ordfbrande/kassor Kassor Revisor Suppleant Valberedning Representant Brf Gardsman Charlotte Dahl har varit kassor fram till Tommy Nee (1 ar) Hakan Storbjork (1 ar) Joakim Odevik Ewa Johnny Klerehag Westerlund 1.1. Fdreningens Stadgar Foreningens gallande stadgar har registrerats hos Lantmatenmyndigheten i Stockholms Lan ( enligt lagen 1973:1150, om fbrvaltning av samfalligheter.) En andring av stadgan har genomforts pa uppdrag av Arsstamman Firmatecknare for Samfallighetsfbreningen ar efter registrering hos Lantmateriet tva ledamoter i fbrening Samfailigheten Foreningen fbrvaltar Ytterby ga: 18 och belagen i Vaxholms kommun Styrelsens sammansattning Styrelsens sammansattning har sedan arsmotet 2011 registrerats hos Lantmateriet Medlemsregister Under perioden har en (1) medlemsbverlatelser gjorts fbr Sundelins Vag 8. 1(4)

7 Lojviks Samfallighetsforening Arsstamma Fdrvaltning Styrelsen har under aret haft sju (7) protokouforda sammantraden + ordinarie foreningsstamma. Bokfbring och ekonomi har utforts av kassoren Charlotte Dahl fram till halvarsskiflet. Darefler har styrelsen fi-an tecknat ett avtal med Vaxholms Redovisningsbyra AB avseende redovisningstjanst. Mikael Svensson ar tillika kassor och ansvarar for kontakten och aterredovisningen gentemot styrelsen. Foreningen har under 2011 bytt bank till Handelsbanken. Avtalet med Nordea har lopt under hela aret for att fanga upp eventuella "felbetalare". Avtalet med Nordea kommer att sagas upp under Fran juli manad och framat har avgiflema hojt med ca 24%. Hojningen har varit nodvandig for att tacka de okade utgiflema. Det ar i fbrsta hand vatten- och avloppsavgiften samt tillkomsten av en extern redovisningstjanst som star for huvuddelen av kostandsokningen. Den lopande skotseln av foreningens markomraden mm har ombesorjts av medlemmarna sjalva. For vissa arbeten har tjanster kopts in efler hand. Styrelsen har under hosten tecknat ett avtal for vintem 2011/2012 med SVEAB Drift for snorojning och halkbekampning. Foreningen har under 2011 genomfort tva stsddagar. Till staddagama har container bestallts for gemensamt andamal. Under 2011 har styrelsen anlitat SB Bygg som har byggt ett nytt posthus med nya brevlsdor. Styrelsen har last av foreningens gemensamma vattenmatare under oktober/november 2011 och rapporterat resultatet till Roslagsvatten AB. V i har aven hafl trevligt i foreningens regi med bland annat gemensam kraftskiva, julgran och fyrverkeri FSrsakring Samfallighetens gemensamhetsanlaggning Lansfbrsakringar Stockholm. och dess medlemmar ar fbrsakrad i 1.7. L6ner och arvoden Foreningen har under fran och med december 2011 anstallt Johnny Westerlund som Gardsman. Bruttoersattning utgar med ett belopp motsvarande manadsavgiften till foreningen. Utover ersattningen betala foreningen aven arbetsgivaravgifter fbr gardsmannen. Styrelsen har under aret valt att inte ta ut nagot arvode. Som ersattning fbr nedlagt arbetet har de haft en gemensam middag. Revisorerna har inte tagit ut nagot arvode fbr 2011, varfbr styrelsen fbreslar att 1000 kr redo visas som en skuld i bokfbringen fbr Till kassoren har fbr fbrsta halvaret utbetalats ett arvode om 3000 kr samt tillkommande arbetsgivaravgifter Ekonomi Samfallighetsfbreningen har gemensamt vatten som betalas over medlemsavgiften. Med anledning av att vattenmatama inte har hade last av sedan 2007 fanns under 2010/2011 en 2(4)

8 Lojviks Samfallighetsforening Arsstamma 2012 ackumulerad vattenskuld pa ca 100-tusen kr. Av den anledningen var foreningen tvingad att hoja medlemsavgiftema med ca 24% per den 1 juli, Styrelsen valde att lagga upp en budget som strackte sig over tva ar fbr att dels betala skulden men ocksa kompensera fbr fbreningens okade vattenkostnader fi-amover. Avlasning av vattenmatama ar numera en staende uppgift varje halvar fbr Gkdsmannen fbr att undvika dessa problem. Forslag till vinstdisposition Styrelsen fbreslar att fbrdela 2011-ars resultat, a ,25 kr balanseras i ny rakning. Vidare fbreslar styrelsen att av arets resultat om ,25 kr avsatta kr till fbreningens underhalls- och fbmyelsefond. Fbreningens resultat och stallning i ovrigt framgar av bilagan resuuat- och balansrakning med tillaggsupplysningar. Arsavgifter och budget 2012 Styrelsen fbreslar att avgifter fbr 2012 ar ofbrandrade. Budget fbr 2012 framgar av bilagan 3(4)

9 Lojviks Samfallighetsforening Ovanstaende fbrvaltningsberattelse undertecknas av sittande styreise Resaro Revisorers pateckning Resaro Tommy Nee Hakan Storbjork 4(4)

10 Revisionsberattel se Till arsstamman i Lojviks Samfallighetsforening V i har granskat arsredovisningen och bokfbringen samt styrelsens och ordforandes fbrvaltning i Lojviks Samfallighetsforening fbr ar Det ar styrelsen som bar ansvaret for rakenskapshandlingama, forvaltningen och fbr att arsredovisningsslagen tillampas vid upprattandet av arsredovisningen. Vart ansvar ar att uttala oss om arsredovisningen och forvaltningen pa gmndval av var revision. Revisionen har utforts i enlighet med god revisionssed i Sverige. Det innebar att vi planerat och genomfort revisionen fbr att med hog men inte absolut sakerhet forsakra oss om att arsredovisningen inte innehaller vasentliga felaktigheter. En revision innefattar att granska ett urval av underlagen fbr belopp och annan information i rakenskapshandlingama. 1 en revision ingar ocksa att prova redovisningsprincipema och styrelsens och tillampning av dem samt att bedoma de betydelsefulla uppskattningar som styrelsen gjort nar de upprattat arsredovisningen samt att utvardera den samlade informationen i arsredovisningen. Som underlag fbr vart uttalande om ansvarsfrihet bar vi granskat vasentliga beslut, atgarder och forhallanden i foreningen fbr att kunna bedoma om nagon styrelseledamot ar ersattningsskyldig mot foreningen. V i har aven granskat om nagon styrelseledamot pa annat satt har handlat i strid med arsredovisningslagen eller stadgama. V i anser att var revision ger oss rimlig gmnd for vara uttalanden nedan. Arsredovisningen har upprattats i enlighet med arsredovisningslagen och ger en rattvisande bild av fbreningens resultat och stallning i enlighet med god redovisningssed i Sverige. Forvaltningsberattelsen ar forenlig med arsredovisningen och ovriga delar. V i tillstyrker att arsstamman faststaller resultatrakningen och balansrakningen for foreningen, disponerar vinsten enligt fbrslaget i forvaltningsberattelsen och beviljar styrelsens ledamoter ansvarsfrihet for rakenskapsaret. Vaxhphnden 8 juni Revisor Hakan Storbjork Revisorsuppleant

11 Lojviks Samfallighetsforening (1) Utskriven: ,09:06 Tomvernr: A11143 Balansrapport Forandring TILLGANGAR Omsattningstillgangar 1510 Kundfordringar 1680 Ovr kortfristiga fordr 1920 PlusGiro 1940 Ovriga bankkonto Summa omsattningstillgangar 67, , , ,00-67, , , , , , , ,94 SUMMA TILLGANGAR , , ,94 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital 2083 Egen insats 2086 Reservfond 2087 Underhalls- o fomyelsefond 2099 Redovisat resultat Summa eget kapital , , , , , , , , ,29 Kortfristiga skulder 2440 Le\erantorsskulder 2710 Personalens kallskatt, kassor 2890 Ovr kortfr skulder 2910 Upplupna loner 2941 Upplupna sociala avgifter 2970 Fomtbetalda hyresinkomster 2990 Ovr interimsskulder Summa kortfristiga skulder , , , , , , , , , , ,65 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER , , ,94

12 Lojviks SamfSllighetsfdrening (2) Utskriven: , 09:06 Tomvernr: A11143 Resultatrapport RORELSENSINTAKTER Fdrsaljning 3010 Avgifter Samfalliglieten 3020 Avgifter Batparkeringen Summa fdrsaljning SUMMA RORELSEINTAKTER RORELSENS KOSTNADER Material och varor 4610 Elavgifter 4620 Sophantering 4630 Vatten o aviopp 4640 Renhallning o snorojning 4650 Rep o undertiail 4740 Avgalder 4760 TV-anlaggning Summa material och varor BRUTTOVINST , , ,00 ^ 9 1 0, , , , , , ,00 ^9233, , , , ,00 Ovriga extema rorelseutgifter/kostnader 5410 Forbnjkningsinventarier 5460 Trivsel 6110 Kontorsmaterial 6310 Forsakringar 6420 Revision 6450 Arsstamma 6490 Bokforingsprogram 6530 Redoysningstjanster 6570 Plusgirokostnader 6991 Ovr avdr gill kostn Summa externa rorelseutgifter/kostnader Utgifter/kostnader for personal 7010 Ldn kollekti\anstallda 7210 Arvode kassor 7510 Arbetsgi\aravgifter kassor 7690 Ovr personalkostnader Summa utgifter/kostnader for personal ,00-748, , , ,50-767, , , , , , , , , , , , , , , , ,00 SUMMA R6RELSEK0STNADER , ,15

13 Lojviks Samfallighetsforening (2) Utskriven: ,09:06 Tomvernr: A11143 Resultatrapport RESULTAT FORE AVSKRIVNINGAR , ,15 Bokslutsdispositioner 8874 Avsattning reparationsfond Summa bokslutsdispositioner RESULTAT FORE SKATT REDOVISAT RESULTAT , , , ,15

14 Lojviks Samfailighetsferening Bilaga till Arsstamma 2012 Budget 2012 Ar Intakter kr kr kr Avgifter batparkering YOOOkr kr kr Anm (HOjning friin ) Summa int3kter kr kr kr Kostnader Elavgifter kr kr kr Sophantering kr kr kr Vatten & aviopp kr kr kr Rengoring o snorojning kr kr kr Rep 0 underfiaii kr kr kr Avgalder kr kr kr TV-anlaggning kr Okr Okr Trivsel kr kr kr Kontorsmatrial kr kr kr Forsakringar kr kr kr Styreise arvode kr kr kr Revisor arvode kr kr kr Bokforingsprogram kr kr Okr Bankkostnader kr kr kr Redovlsningskonsult kr kr kr Arvode Gardsman Okr kr kr Arbetsgivaravgifter kr kr kr (OkningpS ~30000kr/ir) (ombyggnad postliidor 2011) (ersmer kassdren 2011) 32,28% Summa kostnader kr kr kr Beraknat resultat looookr kr kr Avsattning rep.fond kr kr kr (fore avskrivning) (bokforingspost) Resultat fore skatt Okr kr kr ManadsavQifter Boyta/andelstal/antal ,5 kvm/3.87/ kr kr kr 112 kvm/3,74/ kr kr kr 74 kvm/2,46/2 625 kr 770 kr 770 kr 56kvm/1,88/2 475 kr 590 kr 590 kr (ca 24% dkning av avgifterna)

15 Lojviks Samfallighetsfiirening Bilaga till Arsstamma 2012 Styrelsens forslag till fortroendeposter 2012 Ny- och omval Styrelsen ska enligt stadgan besta av 3-5 ledamoter som valjs pa tva ar och hogst 3 suppleanter som valjs pa ett ar. Stamman utser ordforande bland styrelsens ledamoter. I ovrigt konstituerar styrelsen sig sjalv. Caroline Backberg har valt att i och med arsmotet lamna sitt styrelseuppdrag som ledamot. Styrelsen har som forslag att inte ersatta Caroline med nigon nyrekrytering. Styrelsen fbreslar att Arsmotet valjer att avskaffa systemet med att ha en "representant" fran Brf Lbjvik i styrelsen och istallet valjer in Ewa Klerehag som ordinarie ledamot pa tva ar. I ovrigt fbreslas att de som ar pa valbar plats i styrelsen valjs fbr ytterligare en mandatperiod enligt nedan. Post Namn Langd Ordfbrande Mikael Svensson 1 ar Ordinarie ledamot Lars Aleby 2 ar Ordinarie ledamot Ewa Klerehag 2 ar Suppleant Anna Westerlund 1 ar Suppleant Pontus Sallstedt 1 ar Revisor Tommy Nee 1 ar Revisorsuppleant Hakan Storbjork 1 ar Sammanstallning av fortroendeposter efter styrelsens forslag Post Namn Mandatperiod Ordfbrande/kassor Mikael Svensson Ordinarie ledamoter Lars Aleby Ewa Klerehag Desiree Sjolin Lundberg Fredrik Spjut Suppleanter Anna Westerlund 2012 Pontus Sallstedt 2012 Revisor Tommy Nee 2012 Revisorsuppleant Hakan Storbjork 2012 Valberedning Joakim Odevik 2012