Protokoll arsstamma 2014 Lojviks samfallighetsforening

Transkript

1 Protokoll arsstamma 2014 Lojviks samfallighetsforening Resaro Bygdegard Innehall: Protokoll arsstamma Bilagor 1. Kallelse med dagordning 2. Styrelsens verksamhetsberattelse 3. Revisionsberattelse 4. Resultat-och balansrakning for Budget Styrelsens fdrslag till val av fortroendeposter

2 Arsstamma 2014 Lojviks Samfallighetsforening Tid: 19maj2014 Plats: Resaro Bygdegard Narvarande: Lena Hultberg, Lennart Broqvist, Ewa Klerehag, Jan Klerehag, Marie Aldener, Mattias Dahl, Carina Ostergren, Magnus Stehlin, Sven KamekuU, AnnaWesterlund, Mikael Svensson, Fredrik Spjut, Lars Aleby, Desiree Sjolin Lundberg. Dagordning 1. Stamman oppnas Ordforande halsar valkommen 2. Upprattande av forteckning over narvarande medlemmar, ombud och bitraden Narvarande: Ewa och Jan Klerehag (4A) Lena Hultberg, Lennart Broqvist (2A), Carina Ostergren (9), Sven KamekuU (17), Marie Aldener, Mattias Dahl (8), Magnus Stehlin (10), Lars Aleby (24), Fredrik Spjut (25), Anna Westerlund (22), Mikael Svensson (27), Desiree Lundberg (15) FuUmakt for Hakan Storbjork Sundelins vag 7 (Carina Ostergren) Fullmakt for Jorgen Norling Sundelins vag 6 (Magnus Stehlin) 3. Val av ordforande for stamman Sittande, Mikael Svensson 4. Val av sekreterare for stamman Sittande, Desiree Lundberg 5. Val av justeringsman, tillika rostraknare Sven KamekuU och Mathias Dahl 6. Fraga om kallelse till stamman behdrigen skett Kallelsen till stamman har behorigen skett (23/4) 7. Godkannande av dagordningen Stamman godksnner dagordningen 8. Styrelsens och revisorernas berattelse Ordforande g&r igenom styrelsens verksamhetsredovisning, stadgar.

3 GenomgSng av Styrelsens och revisorernas berattelse. Se bilagor Verksamhetsberattelse,, Revisionsberattelse, Resultat- och balansrakning for Ansvarsfrihet for styrelsen Stamman beviljar ansvarsfrihet for styrelsen for Framstallningar fran styrelsen eller motioner fran medlemmama Inga motioner har inkommit till styrelsen 11. Ersattning till styrelsen, kassor och revisorer Oforandrade arvoden till styrelsen och revisorerna. 12. Styrelsens forslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslangd Genomgang av styrelsens forslag till budget for Beslut om att faststalla budget och oforandrade avgifter for Se bilaga Budget Val av styrelse, styrelseordforande och suppleanter Genomgang av styrelsens forslag till val av fortroendeposter. Arstamman godkanner val av styrelse, styrelseordforande och suppleant. Se bilaga Val av fortroendeposter Val av revisor med suppleant Arsstamman godkanner val av revisor och suppleant. Se bilaga Val av fortroendeposter 15. Fraga om val av valberedning Nej 16. Ovriga fragor Avfallshantering: Karl och bruna soppasar finns att hamta i mittforradet. Skyltar kommer att sattas upp for vad och var man far slanga sitt avfall. Diskussion fordes pa stamman att det tyvarr ar sa att nagra medlemmar slanger emballage, kartonger, flaskor, etc. i sopkarlen samt kastar overfyllda bruna matavfalls pasar i de bruna karlen. Detta har medfbrt att foreningen fatt brev fran SITA. TIA har fhtt uppdrag att iordningstalia och mala om i soprum. Belysning kommer att sattas upp i soprum. Fiberanslutning. Stamman diskuterade fiberleverantorer, nar arbetet med nedgravning av kabel kommer att paborjas. Enligt uppgift sa har det utover Svensk infrastruktur, tiukommit ytterligare en aktor Telia fiber. Enligt uppgift kommer nedgravningen paborjas efter midsommar. 17. Information om parkeringen Information om parkeringen. Parkeringsgruppen (Desiree Lundberg, Lars Aleby, Lennart Broqvist, Jan Klerehag). Information om trivsel/ordningsregler kommer att tas fram av parkeringsgruppen. Parkeringsgruppen framforde till stamman att de gama tar emot fbrbattringsforslag fran medlemmama i syfte att fa en valfimgerande, andamalsenlig och trevlig parkering for boende pa Sundelins Vag. 18. Meddelande av plats dar stammoprotokollet halles tillgangligt (inom tva veckor) Beslut fattades om att protokoll ska delas ut alias brevlador senast den 2 juni. 19. Stamman avslutas

4 Resaro Justeringsman Justeringsman

5 Kallelse Arsstamma 2014 Lojviks Samfallighetsforening Medlemmama i Lojviks SamfaUighetsforening kallas harmed till arsstamma - Mandagen den 19 maj, kl 19 - Bygdegarden, Resaro Dagordning 1. Stamman oppnas 2. Upprattande av forteckning over narvarande medlemmar, ombud och bitraden 3. Val av ordforande for stamman 4. Val av sekreterare for stamman 5. Val av justeringsman, tillika rostraknare 6. Fraga om kallelse till stamman behorigen skett 7. Godkannande av dagordningen 8. Styrelsens och revisorernas berattelse 9. Ansvarsfrihet for styrelsen 10. Framstallningar fran styrelsen eller motioner fran medlemmama 11. Ersattning till styrelsen, kassor och revisorer 12. Styrelsens forslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslangd 13. Val av styrelse, styrelseordforande och suppleanter 14. Val av revisor med suppleant 15. Fraga om val av valberedning 16. Ovriga fragor 17. Meddelande av plats dar stammoprotokollet halles tillgangligt (inom tva veckor) 18. Stamman avslutas Handlingar kommer att Annas tillgangliga vid stamman. Inga motioner ar inkomna till styrelsen. Din narvaro under stamman ar viktig for att vi tillsammans ska kanna ansvar for foreningens forvaltning och boendemiljo. Efter stamman serveras vickning med dryck. Resaro den 23 april 2014 Styrelsen

6 Lojviks Samfallighetsforening Arsstamma 2014 Styrelsens verksamhetsberattelse for 2013 Styrelsen for Lojviks Samfallighetsforening far harmed avge verksamhetsberattelse verksamhetsaret for 1. Forvaltningsberattelse Styrelsen har sedan ordinarie stamma bestatt av: Post Namn Mandatperiod Ordforande/Kassor Mikael Svensson 2013 (ett ar) Ordinarie ledamot Lars Aleby (tva ar) Ewa Klerehag (tva ar) Desiree S Lundberg (tva ar) Fredrik Spjut (tva ar) Suppleant Anna Westerlund 2013 (ett ar) Pontus Sallstedt 2013 (ett ar) Ovriga fortroendeposter enligt foljande: Post Namn Mandatperiod Revisor Lennart Brokvist 2013 (ett ar) Revisorsuppleant Jorgen Norling 2013 (ett ar) Valberedning Vakant (ett ar) 1.1. Foreningens Stadgar Foreningens gallande stadgar har registrerats hos Lantmaterimyndigheten i Stockholms Lan ( enligt lagen 1973:1150, om forvaltning av samfalligheter.) Firmatecknare for Samfallighetsforeningen ar efter registrering hos Lantmateriet tva ledamoter i forening Samfalligheten Foreningen forvaltar Ytterby ga: 18 och belagen pa Resaro i Vaxholms kommun Styrelsens sammansattning Styrelsens sammansattning har sedan arsmotet 2013 registrerats hos Lantmateriet. En fomyad anmalan om styrelsen sammansattning kommer att anmalas till Lantmateriet efter genomford foreningsstamma. 1(5)

7 Lojviks Samfallighetsforening Arsstamma Medlemsregister Under perioden har inga medlemsoverlatelser gjorts i samfauighetsforeningen Forvaltning Styrelsen har under aret haft fem (5) protokollforda sammantraden och en ordinarie foreningsstamma. Vintervaghallning Frkn och med hosten 2013 har foreningen ett nytt avtal avseende vintervaghallning med Tradgards och idrottsanlaggningsservice i Vaxholm AB (T.I. A). De rojer sno, halkbekampar och plockar upp gruset pa varen. Styrelsen har valt att teckna ett snoavtal till fast pris. Detta da det ar lattare att budgetera och halla vara utgifter pa en jamn niva. Det nu ingangna avtalet ar cirka halften sa dyrt som senaste aret med tidigare leverantoren SVEAB Drift AB. Nackdelen ar att kommunen rojer ena halvan av vart omrade och de anvande SVEAB Drift. GSrdskarl Foreningen har i tva ar anlitat Johimy Westerlund som gardskarl. Gardskarlens uppgift har varit att skota en hel del av det lopande underhallet i omradet. Styrelsen har valt att saga upp avtalet med gardskarlen per den 1 december En del av den skotselns kommer att laggas ut pa T.I.A. Webbsida Styrelsen haller pa att satta upp en webbsida. Den kommer bland annat att ersatta den Boendeparm som tidigare delades ut till varje hushall. Utover trivselregler kommer styrelsen att kunna kommunicera kommande punkter for aret som staddagar och foreningsstamma m.m. Tommy Flink kommer att vara webbredaktor och styrelsen ansvarig utgivare. Lopande skdtsel Den lopande skotseln av foreningens markomraden mm har vid sidan av gardskarlen ombesorjts av medlemmama sjalva. Foreningen har under 2013 genomfort tva staddagar. Till staddagama har container bestallts for gemensamt andamal. Ovrigt underhall kommer vi att kopa in fran T.I.A. Vatten och avlopp Det ar Roslagsvatten AB som levererar vatten och star for vart avlopp. Avlasning av vara matare sker nu regelbundet en gang per ar av styrelsen som rapporterar till Roslagsvatten. Rapport av matarstallning har skett i juni Styrelsen foljer noga var vattenforbrukning for att se att inga fel finns pa var anlaggning samt for att stavja ett eventuellt missbmk. Sophamtning Det ar SITA AB som har kontrakt med Vaxholms stad om sophamtning. Som forening betalar vi avgift till staden for tomning av 5 karl 52 ganger per ar. 2(5)

8 Lojviks Samiallighetsfbrening Arsstamma 2014 Bokforings- och redovisningstjanst Styrelsen har sedan 2011 tecknat ett avtal med Vaxholms Bokforingsbyra AB avseende redovisningstjanst. De ombesorjer avisering, betalningsuppdrag, loneadministration, arbetsgivaravgifter, bokforing och bokslut. Mikael Svensson ar tillika kassor och ansvarar for kontakten och aterredovisningen gentemot styrelsen. Tjansten har fungerat bra och haller sig inom budgeterade medel. Bank Foreningen har ett foretagsavtal med Handelsbanken. Avtalet med Nordea ar avslutat under Parkering och batuppstallning Manga ar det som numera har tva hilar i hushallet och antalet parkeringar racker inte till. Styrelsen arbetar darfor aktivt med att forbattra parkeringsfragan for medlemmama. Grusplanen arrenderas mot en av avgift av Vaxholms Stad. Det staller darfor sarskilda krav pa vad vi kan gora av gmsplanen och hur mycket vi vagar investera i forbattringsatgarder. Foreningen har under 2013 forbattrat gmsplanen med att bland aimat lagt nytt grus, markt upp och satt ny belysning. 8 batplatser och 8 bilplatser har skapats och hyrts ut pa arsbasis. Intaktema for gmsplanen aterinvesteras i fortsatt utbyggnad och underhall av i forsta hand Hushill nr Namn Bilplats Batplats 2A Lena Hultberg, Lennart Brokvist 1 4A Janne & Ewa Klerehag 2 18 Martina Lind 3 19 Charlotte Dahl 4 15 Desiree Lundberg 5 8 Marie Aldener 6 22 Jenny Westerlund 7 7 Hakan Storbjork 8 11 Anders Borjesson 1 13 Tommy Flink 2 9 Tommy Nee 3 6 Jorgen Norling 4 24 Lars Aleby 5 14 Krister Oman 6 17 Sven Karnekull, Caroiin Backberg 7 25 Fredrik Spjut 8 Styrelsen har tillsammans med Brf Lqjvik tillsatt en gemensam arbetsgmpp arbeta med parkeringsfragan for vara medlemmars basta. for att fortsatta Ovrigt Styrelsen har latit T.I.A julgransfot. grava ner elkabel till julgranen och grava for ett nytt ror som Under aret har styrelsen latit foretaget Klatterapan AB ansa tradet vid forradshuset Forsakring Samfallighetens gemensamhetsanlaggning Lansforsakringar Stockholm. och dess medlemmar ar forsakrad i 3(5)

9 Lojviks Samfallighetsforening Arsstamma Loner och arvoden Foreningen har fram till 1 december 2013 anstaut Johnny Westerlund som Gardskarl. Bruttoersattning har utgatt med ett belopp motsvarande manadsavgiften till foreningen. Utover ersattningen betala foreningen aven arbetsgivaravgifter for gardsmaimen. Styrelsen har imder aret valt att inte ta ut nagot arvode. Som ersattning for nedlagt arbetet har de haft en gemensam middag under De tidigare revisorerna har inte lyft sitt arvode for 2011 och En utbetalning om 1000 vardera kommer att genomforas under 2014 samt 1000 kr till de nya revisorerna for Medel har darfor reserverat i resultat- och balansrakningen for Underhdilsplan Styrelsen haller pa att skapa en underhallsplan for foreningens framtida forvaltning. V i forsoker att se over vilka risker som firms med var gemensamhetsanlaggning och vilka storre underhall samt projekt som ligger framfor oss. Syftet med en underhallsplan ar att balansera riskema med god forvaltning och en budget i balans. Arligen avsatts det kr till en underhallsfond. De ar tankta att utgora en del av finansieringen. I var annu inte belt genomarbetade underhallsplan firms foljande: Projekt Kostnad Genomfors Elinstallation carportar (timer och belysning) Ca Inom 2 ar Mala carportar (Ta in offert) Inom 5 ar Ny lekplats Ca Inom 5 ar Ny asfaltbelaggning for vag och carportar (Ta in offert) Inom 10 ar Mala soprum och installera ny belysning Cal5 000 Sommaren Ekonomi Avgiftema hojdes under 2011 for att konmia i balans med de fomyade utgifter som foreningen beslutat samt den vattenskuld pa ca 100-tusen kr som upptacktes under Styrelsen valde da att lagga upp en budget som strackte sig over tva ar for att dels betala skulden men ocksa kompensera for foreningens okade kostnader framover. Budgeten for 2012 och 2013 har i stort kunnat hallas och ar nu i balans. Forslag till vinstdisposition Styrelsen foreslar att fordela 2013-ars resultat, a kr balanseras i ny rakning. Vidare foreslar styrelsen att av arets resultat om kr avsatta kr till foreningens underbills- och fomyelsefond. Foreningens resultat och stallning i ovrigt framg&r av bilagan resultat- och balansrakning med tillaggsupplysningar. Arsavgifter och budget 2014 Styrelsen foreslar att avgifter for 2014 ar oforandrade. Forslag till budget for 2014 framgar av bilagan. 4(5)

10 Lojviks Samfallighetsforening ir' \Z Arsstamma 2014 Lojviks Samfallighetsforening Ovanstaende forvaltningsberattelse undertecknas av sittande styrelse Resaro J^ 12, Mika^ it Svensson Desiree Sjolin Lundberg Revisorers pateckning Resaro Lennart Brokvist Jorgen Norling 5(5)

11 Revisionsberattelse Till arsmotet I Lojviks Samfallighetsforening - Org.nr Rapport om arsredovisningen Jag har granskat arsredovisningen for Lojviks SamfaUighetsforening Det ar styrelsen som har ansvaret for att uppratta en arsredovisning som ger en rattvisande bild enligt arsredovisningslagen och for den interna kontroll som styrelsen bedomer ar nodvandig for att uppratta en arsredovisning som inte innehaller vasentliga felaktigheter, vare sig de beror pa oegentligheter eller pa fel. Mitt ansvar ar att uttala mig om arsredovisningen pa grundval av min revision. Jag har utfort revisionen for att uppna rimlig sakerhet att arsredovisningen inte innehaller vasentliga felaktigheter. Enligt min uppfattning har arsredovisningen upprattats i enlighet med arsredovisningslagen och ger en i alia vasentliga avseenden en rattvisande bild av foreningens finansiella stallning per den 31 december Jag tillstyrker darfor att arsmotet faststaller resultat- och balansrakningen. Styrelsens ledamoter har enligt min uppfattning inte handlat i strid med foreningens stadgar. Jag tillstyrker att foreningens arsmote beviljar styrelsens ledamoter for rakenskapsaret ansvarsfrihet Vaxholm Lennart Brokan Brokvist

12 Verksamhets / fdrvaltnings revision. Lojvil<s samfallighetsforening 2013 Forvaltningsrevison innebar en granskning som ser till att foreningens styrelse beslut formellt riktiga och styrelsen inte handlar i strid med instruktioner som stamman har gett. ar Och att beslut ej heller strider mot foreskrifter i foreningens stadgar. Jag har vid granskning av de styrelseprotokoll och beslut som tagits i styrelsen ej funnit nagot anmarkningsvart, vissa atgarder som beslutats har dock i viss man dragit ut pa tiden, men tid for atgard behandlas ej i stadgarna. Jag ser darfor inget som hindrar stamman att foresla ansvarsfrihet for styrelsen for Resaro den Av foreningen utsedd Forvaltningsrevisor

13 Lojviks Samfallighetsforening (2) Utskriven: , 08:55 T o m ver nr: A 49, B 35, C 100 Resultatrapport RORELSENS INTAKTER Forsaljning 3010 Avgifter Samfalligheten 3020 Avgifter Batparkeringen 3030 Bilparkering 3740 Oresutjamning Summa forsaljning , , ,00 0, , , ,00 0,00-0, ,30 SUMMA RORELSEINTAKTER , ,30 RORELSENS KOSTNADER Oriftskostnader 4610 Elavgifter 4620 Sophantering 4630 Vatten o avlopp 4640 Renhallning o snorojning 4650 Rep 0 underhall 4651 Parkeringsplatskostnader 4711 Forsakring fastighet 4740 Avgalder Summa material och varor , , , , , , , , , , , , , ,70 0,00 0, , ,70 BRUTTOVINST , ,60 Ovriga externa roreiseutgifter/kostnader 5410 Forbrukningsinventarier 5460 Trivsel 6310 Forsakringar 6420 Revision 6450 Arsstamma 6530 Redovisningstjanster 6570 Bankkostnader 6995 Restavgift Summa externa roreiseutgifter/kostnader 0, ,80 0, , , ,00-54, , , , , , , , ,50 0, ,20 Utgifter/kostnader for personal 7010 Lon gardskarl 7510 Arbetsgivaravgifter kassor&mfl 7519 Soc.avgifter semesterlon Summa utgifter/kostnader for personal , ,28 0, , , ,04-628, ,04 SUMMA RORELSEKOSTNADER , ,94 RESULTAT FORE AVSKRIVNINGAR , ,36

14 Lojviks Samfallighetsforening (2) Utskriven: , 08:55 T o m v e r nr: A49, B 35, C 100 Resultatrapport REDOVISAT RESULTAT , ,36

15 Lojviks Samfallighetsforening (1) Utskriven: , 08:54 T o m ver nr: A 49, B 35, C 100 Balansrapport TILLGANGAR Omsattningstiilgangar Forandring Kundfordringar , , Avrakn skatter och avgifter 0,00 365,00 365, vr interimsfordringar , , PlusGiro ,00 0, Ovriga bankkonto , ,14 Summa omsattningstiilgangar , , ,14 SUMMA TILLGANGAR , , ,14 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget l(apital 2083 Egen insats , , Underhalls- o fomyelsefond , , , Redovisat resultat , ,58 Summa eget kapital , , ,07 Kortfristiga skuider 2440 Leverantorsskulder 0, , , Personalens kallskatt, kassor -900,00 900,00 0, Uppiupna sociala avgifter , , , Forutbetalda hyresinkomster ,00 290, , Ovr interimsskulder , , ,00 Summa kortfristiga skuider , , ,07 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER , , ,14 I

16 Lojviks Samf^lliglietsforening Forslag till budget 2014 Bilaga till Arsstamma 2014 AR: kr kr 2014 Anm Budget Utfall Budget Utfall Budget INTAKTER: Intakter kr kr kr kr kr Intakter parkering kr kr kr kr kr 16platser ar -14 Summa intakter kr kr kr kr kr KOSTNADER; Elavgifter kr kr kr kr kr Sophantering kr kr kr kr kr Vatten & avlopp kr kr kr kr kr Renhallning o snorojning kr kr kr kr kr InkI sandupptagning Rep 0 underhall kr kr kr kr kr Container, blommor, bensin etc Parkeringskostnader Okr Okr Okr kr kr Forsakringar kr kr kr kr kr Avgalder kr kr kr kr kr Avgift for grusplanen Forbrukningsinventarier Okr Okr kr Okr kr Verktyg Trivsel kr kr kr kr kr Staddagar, krmskiva, nyhr. Kontorsmatria! kr Okr -500 kr Okr -500 kr papper, bisck, brev och porto. Styrelsens arvode kr Okr kr Okr kr Revisorers arvode kr kr kr kr kr Arsstamman Okr kr kr kr kr Fdrtciring, avtackning Bankkostnader kr kr kr kr kr Plusgirokostnader Redovisningstjanst kr kr kr kr kr Lon Gardskarl kr kr kr kr Okr Arbetsgivaravgifter kr kr kr kr Okr Webbkostnad Okr 0 kr Okr Okr -300 kr Webbhotel irsavgift, 5 GB Restavgift Okr Okr Okr -54 kr Okr Summa kostnader kr kr kr kr kr RESULTAT: BerSknat resultat kr kr kr kr kr (fttre avskrivning)

17 Lojviks Samfallighetsforening Bilaga till Arsstamma 2014 Styrelsens forslag till fortroendeposter 2014 Stadgan Styrelsen ska enligt stadgan besta av 3-5 ledamoter som valjs pa tva ar och hogst 3 suppleanter som valjs pa ett ar. Stamman utser ordforande bland styrelsens ledamoter. 1 ovrigt konstituerar styrelsen sig sjalv. For granskning av styrelsens forvaltning ska medlemmama pa ordinarie foreningsstamma utse host 2 revisorer och hogst 2 suppleanter Ny- och omval Ingen av styrelsens ledamoter, suppleanter eller revisorer har valt att lamna sina uppdrag for ovrigt foreslas att de som ar pa valbar plats i styrelsen omvaljs for ytterligare en mandatperiod enligt nedan. Post Namn Mandatperiod Styrelsens forslag Ordfbrande/kassor Mikael Svensson 2014 Omval (1 ar) Ordinarie ledamoter Lars Aleby Omval (2 ar) Ewa Klerehag Omval (2 ar) Desiree Sjolin Lundberg Sitter kvar (2ar) Fredrik Spjut Sitter kvar (2ar) Suppleanter Anna Westerlund Pontus Sallstedt Omval (1 ar) Omval (1 Sr) Revisor Revisorsuppleant Lennart Brokvist Jorgen Norling Omval (1 ar) Omval (1 ar) Valberedning Vakant Forblir vakant tills vidare