Sid 1 (4) Umeå universitet, Umeå Universitetsservice FM-norr. Minnesanteckningar Husråd HUM

Transkript

1 Umeå universitet, Umeå Universitetsservice FM-norr Minnesanteckningar Husråd HUM Sid 1 (4) Närvarande: Palle Stens, Universitetsservice, ordf Anders Jonsson, Husservice Agneta Lähdekorpi, Lokalvården Kicki Adolfsson, Idé- och samhällsstudier Christina Karlberg, Språkstudier Lena Danielsson, Kultur- och medievetenskap Patrik Wallström, Humsek Richard Lainegard, Humlab Habib Zaid, cafeterian Anna Strömberg, Lokalförsörjningen Gunnar Svensson, Akademiska Hus Birgitta Bygdemark, Universitetsservice, sekr 1 Föregående möte. Återkoppling Bokning av vardagsrummet (Rum för lärande ingår i samma bokning) Förfrågningar går idag till FM norr som avgör om det är OK eller inte. Rent generellt så är inte lokalerna bokningsbara men det finns förfrågningar om att ha vissa arrangemang i dessa lokaler, ex, informationsdag Umu och Umeå Open. LOK Anna tycker det är bra att frågan tas upp. Det bör kunna få vara arrangemang men självklart i dialog med huset. Marie Johansson, utvecklingsledare för TimeEdit, ska träffa FM cheferna, för dialog kring hantering av denna typ av lokaler då det finns planer på att bygga kreativa miljöer i fler hus än Hum. Och även diskutera om dessa lokaler ska vara bokningsbara kvällar och helger. Det är fortfarande många som äter i vardagsrummet idag fastän det har minskat något sedan klisterlapparna på borden kom upp. Viktigt med löpande information. - Anna trycker upp bordspratare - Institutionerna informerar sina studenter Tvätt av sängkläder i vilrum, kan beställas som en extra tjänst hos lokalvården. Frågan kom upp idag igen då man undrar vem som ska beställa och vem som betalar? Är det någon form av löpande tjänst som ingår i lokalvårdskostnaden? Palle tar med frågan till US för att höra vilka rutiner man har i andra hus. G 4S ronderar vilrummen. Kulverten till Samhällsvetarhuset öppen dagtid Övrig tid kortläsare Kompletterande papperskorgar till vardagsrummet efterfrågades. Finns ett provkärl ute. Nya kärl kommer i slutet av februari. Studentärenden. Påminner om mötesrum som ska städas. Lokalvården går dit denna vecka.

2 2 Cafeterian. a. Synpunkter på sortiment. - Mera muffins! Bra att få återkoppling på sortimentet. Affärerna går bra, mer folk för varje dag. Bättre utbud idag, bra bredd, glutenfritt, vegan etc. Många gillar dagens rätt men väljer ändå annat. Tips skriv dagens rätt på annat ställe så att man ser det tydligt. b. Övrigt. Inget 3 Information från Universitetsservice a. Info från lokalvård Finns omärkta gardiner efter tvätt. Beslut att institutionerna gör en inventering vilka som saknar gardiner och går sedan till lokalvården för att se över vad som finns. Anna S Annika Vernerson på LOK har också ett antal gardiner på lager. b. Info från husservice inget specifikt c. Lokaler/utrustning Besiktning av all utrustning pågår. I stort sett klart med vardagsrummet och rum för lärande. Lärosalar inte besiktat än. Anna S ska träffa US Lena Bohlin och Palle. Flexrummen, HC 205. Inventarier. Vad ska finnas, vad kan man göra med dom? V d. Övrigt. Bilaga information kring nya kontaktvägar till förvaltningen och växtskötsel för publika ytor. 4 Information och frågor från institutioner/enheter a. Handtag på golvet, Fixat b. Tröga dörröppnare i korridorer. Pågående. Ej godkänt i slutbesiktningen c. Digital skärm som suttit uppe tidigare. OK att sätta tillbaka den där den satt. d. Bygget slet ner lamellgardiner. LOK Annika Vernerson ska beställa nya. e. Omklädningsrum saknar lås. Husservice har kollat och det finns lås som på toaletterna. f. Växter på Humlab? Vem ska sköta dessa? Privata växter i kontor och personalrum ansvarar institutionerna för. Med minnesanteckningarna kommer en information om växtskötsel publika ytor och vad som ingår i husservice avtalet. g. Upplevs att det är krångligare regler nu för bokning av skrivsalar. Palle tar med sig frågan. h. Ny konst i entrén varför är sittbänkarna borta? Anna S det var ett krav från konstnären. Konsten är permanent och bänken kommer att placeras någon annanstans. i. Handsprit till toaletterna. Lokalvården har kvar några flaskor som de kan ställa ut. j. Språkstudier vill ha en egen arkivnyckel. OK från husservice att hämta. Många frågor kring inomhusmiljö - Ventilation och luftfuktighet - dålig luft i hörsalar - Kallt och störande ventilation i korridor B1. LOK Anna kommer att sätta upp tunga isolerplattor i taket. - hög ljudnivå i pentryt. LOK Anna ljudet upplevs som hårdare då det är kakel. Det är gjort en

3 mätning av Thyrens som var OK. Resultatet från ljudmätning som är gjord i personalrummet i Humhuset efter ombyggnation. Kravet på efterklangstid i personalrum är 0,6 sekunder och det ligger på ca 0,5-0,6 sekunder i frekvensområdet från 250 Hz 4000 Hz. Vid 125 Hz är efterklangstiden längre, drygt 1 sekund, eftersom att taket inte är nedpendlat. Riktvärdet är att nå 0,8 sekunder vid 125 Hz. Att 125 Hz uppfylls är viktigt i lärosalar där talkommunikationen är viktig, men inte i tillfälliga utrymmen som personalrum. För att nå 0,8 sekunder måste taket monteras nedpendlat, men i det här fallet är vi begränsade av takhöjd och installationer. Fråga - Kan man ljudisolera under bordet. Anna tar med frågan till Annika V om ljudabsorbent under borden. 5 Akademiska huset a. Från förra mötet b. Nuläget - håller på att sätta upp nödutgångsskyltar. De provisoriska ska bytas ut. - Nu stängs ventilationer i kontorskorridorerna efter kontorstid, som det var förr. - I lärosalar går ventilationen igång när det är folk där. c. Vad planeras - Nytt hus för polisutbildningen med placering parkeringen vid NBVH. Kvar blir en dubbelrad parkering. AH gör just nu en utredning kring behovet av p-platser. 6 Studentärenden a. Man upplever bristande information kring det löpande arbetet i korridoren. Störande. b. Dörr vid Humsek? Problem med låsning av dörr vid Humsek. En skjutdörr som man tror är låst? Gunnar AH - skicka en felanmälan. c. Fråga från studenter kring bokning av grupprum i vardagsrummet. Studenterna ska boka själva via CAS enligt ett rektorsbeslut Institutionerna upplever att det blivit mycket dyrare för Hum och Teknat. En fråga för prefekt och fakultet d. HB 207 inga möbler i rummet. Vems är rummet? Anna tar bollen. e. Inga askkoppar och skyltar uppsatta vid de nya entréerna. Gunnar AH det finns angivna platser. En översyn pågår. AH sätter upp dom men tillhandahålls av LOK. LOK Anna beställt dörrbladsläsare till Humseks mötesrum. 7 Övriga ärenden Generellt gäller att felanmälan ska ske löpande när problem eller frågor uppstår så att återkoppling kan ske vid nästa husråd. Inför varje möte är det också bra att skicka in ärenden som kan biläggas agendan, så att många frågor kan besvaras under mötet 8 Nästa möte, 18/5, Lokal Humanisten Vid pennan Birgitta Bygdemark Justeras Palle Stens

4

5 Information till husråden Nya kontaktvägar till förvaltningen på gång Sedan hösten 2014 tar Infocenter emot de samtal som kommer via och på universitetets webbsidor finns formulär som skickar sitt innehåll direkt till ett ärendehanteringssystem där Infocenter tar hand om det. I den första etappen fasades Studentcentrums stöd för blivande och nuvarande studenter in i Infocenter, och nu är det dags för Universitetsservice att styra om sina kontaktvägar. De närmaste veckorna kommer den kontaktinformation som idag finns på Universitetsservice webbsidor att succesivt ändras. Telefonnummer byts ut mot och funktions-e-postadresser byts ut mot det gemensamma formuläret. Infocenters personal utgör den första kontakt som kommer ta emot förfrågningar via de olika kanalerna. Målet är att 70 % ska få hjälp direkt vid första kontakten. De frågor som inte kan eller ska besvaras i Infocenter skickas vidare till rätt personer i ärendehanteringssystemet. En väg in ska gälla både för externa frågor av allmän karaktär som ställs till Umeå universitet och för den service som Universitetsförvaltningen internt erbjuder institutioner och fakulteter. I Infocenter ska universitetets anställda kunna beställa vissa tjänster och varor, få support och information, göra felanmälan, samt lämna synpunkter och föreslå förändringar. De förändrade sätten att kontakta universitetet är, liksom det nya Infocenter, delar av ett utvecklingsarbete som syftar till att det ska bli lättare vid Umeå universitet att hitta rätt och få rätt svar direkt. Obs för de hus som har egen husservice (KBC, Fysik, Kemi och landstingets lokaler) sker kontakten fortsättningsvis även direkt till husservice och inte via Infocenter. Växtskötsel för publika ytor vad gäller? Växtskötsel ingår i tjänsten husservice. Tjänsten innefattar inköp och skötsel av universitetsgemensamma växter för publika ytor. Tjänsten innefattar Skötsel av växter. Utbyte av växter vid behov. Nyinköp av växter och krukor. Ingår inte i tjänsten Växtskötsel i kontorsutrymmen. Servicenivå Universitetsservice beslutar tillsammans med serviceleverantören typ av växter, krukor, placering samt behov av skötsel. Prissättning och beställning Gemensam/obligatorisk tjänst vid Umeå universitet. Prissättningsnyckel: antal årsarbetare med husservice. Nyinköp av växter och krukor debiteras utöver den fasta kostnaden. Ett arbete pågår just nu med att märka upp krukor för att kunna se vilket hus/plats respektive växt tillhör.

6 Byte av whiteboard-pennor blev stor förbättring Lokalvårdsgruppen i Mit-huset har tillsammans med institutionerna testat olika whiteboardpennor eftersom whiteboardtavlorna har varit svåra att rengöra. Vi testade olika pennor och hittade några som var mycket lättare att sudda bort från tavlorna. Nu beställer vi bara hem dessa pennor (finns att köpa i Wisum) och sekreterarna delar ut dem till undervisande lärare, berättar Anita Lindqvist från lokalvårdsgruppen i Mit-huset. Vi har fortfarande känningar i axlar, nacke och armar men det är stor skillnad mot tidigare, det har blivit färre moment och mindre upprepade rörelser. Det går så lätt att få bort färgen, i yttersta nödfall behöver vi använda medel. Vi är jättenöjda med resultatet och det är även lärarna, säger Anita. Whiteboardpennorna som rekommenderas är Artline 517 med konad spets och Artline 519 med rak spets. Pennorna finns i fyra färger, men det är de svarta som är lättast att få bort.