Riktlinje Anpassningsprojekt utförda av hyresgäst i egen regi

Transkript

1 utförda av hyresgäst i egen regi Skapad: Senast ändrad: R 14

2 Marie Boestad Martina Sennerholm Karin Sjöndin (9) INNEHÅLL Inledning... 3 Allmänt... 3 Ekonomi och upphandling... 3 Byggnadstekniska riktlinjer... 4 Anvisningar inför projektavtal... 5 Generella anvisningar för genomförande... 6 Locums handläggare... 6 Övergripande ansvar... 6 Myndigheter... 6 Kvalitet och miljö... 6 Kringliggande verksamheter... 7 Arbetsplats och arbetsmiljö... 7 Överlämnande... 8 Garantier... 9

3 Marie Boestad Martina Sennerholm Karin Sjöndin (9) Inledning I de fall fastighetsägaren lämnar medgivande till att hyresgästen får utföra anpassningar i egen regi, är hyresgästen ansvarig för att gällande lagar och regler följs samt för att tillämpliga riktlinjer efterlevs. Hyresgästen kan vidare bli ansvarig för återställning av lokalen då hyresförhållandet upphör. Detta dokument syftar till att vara ett hjälpmedel, utan att vara uttömmande, vid fastställande av vilka förutsättningar som gäller vid anpassningar i hyresgästens egen regi. Allmänt Locum svarar för såväl teknisk som ekonomisk förvaltning av fastigheter inom Landstingfastigheter Stockholm. I bolagets uppdrag ingår att genomföra de investeringar och byggentreprenader som beslutas i det förvaltade fastighetsbeståndet. När Locum anpassar lokaler görs en bedömning av åtgärdsbehov utöver hyresgästanpassningen för att i möjligaste mån samordna åtgärderna till ett tillfälle. Orsaken är att optimera insatserna och minska störningstillfällena. Beaktande sker, förutom av hyresgästbehoven, av fastighetens framtida användning, övergripande tekniska policys, byggnadstekniska riktlinjer, aktuella lagar och föreskrifter, driftekonomi, underhåll och förvaltning. Vid åtgärder och ingrepp på de tekniska systemen ses dessa i ett helhetsperspektiv. Insatserna ska vara långsiktiga och passa in i fastighetens övriga tekniska standard. Som underlag för ovan finns fastighetsutvecklingsplaner, teknisk dokumentation och anvisningar, gestaltningsprogram, myndighetsbesiktningar, investeringsplaner, underhållsplaner, driftsincitament och målsättningen att minska driftskostnaderna. Exempel på lagar att följa i byggprojekt inom hälso- och sjukvårdsbyggnader är Hälso- och sjukvårdslag (HSL), Smittskyddslag, Patientsäkerhetslag, Offentlighets- och sekretesslag (OSL) samt Boverkets författningssamling, Planoch bygglagen, Plan- och byggförordningen, Elsäkerhetsverkets författningssamling, Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS), Lag om skydd mot olyckor, Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter (MSB), Avfallsförordningen, Miljöbalken med flera. Ekonomi och upphandling Hyresgästen står för samtliga kostnader i anpassningsprojekt utförda i egen regi inklusive kostnaden för en projektledare/handläggare från Locum som ska bevaka hyresvärdens intressen. Om hyresgästen är en upphandlande myndighet måste Lagen om offentlig upphandling (LOU) tillämpas vid anlitande av entreprenörer.

4 Marie Boestad Martina Sennerholm Karin Sjöndin (9) Byggnadstekniska riktlinjer De byggnadstekniska riktlinjer som sak följas vid byggnation i Landstingets fastigheter är följande: Riktlinjerna hittar du via locum.se. R.1 Riktlinje Hissar R.2 Riktlinje Tillgänglighet R.3 Riktlinjer Medicinska gaser R 4.1 Riktlinje Tekniska dokument - Relationshandlingar R 4.2 Riktlinje Tekniska dokument - Driftinstruktioner R 4.3 Riktlinje Tekniska dokument - CAD R.5 Riktlinjer Projekterande konsulter R.6 Riktlinjer Vårdhygieniska aspekter vid renovering, om- och tillbyggnad samt nybyggnad av vårdlokaler R.7.1 Riktlinjer Byggnadstekniskt brandskydd R.7.2 Riktlinjer för Systematiskt brandskyddsarbete R.7.3 Riktlinjer för brandskydd vid projektering och byggnation R.7.4 Riktlinjer för hantering av brandfarlig vara R.7.5 Riktlinjer för brand- och utrymningslarm med utförandespecifikationer R.7.6 Riktlinjer för vattensprinkler och fasta släcksystem med utförandespecifikation R.8 Gällande bestämmelser inom Locum AB för elsäkerhet och elansvar R.9 Locum-ESA Entreprenör 2 Säkerhetsanvisningar för entreprenörsarbetet i driftrum R.10 Säkerhetsanvisningar för entreprenörsarbete avseende annat än elektriskt arbete i driftrum R.11 Locum-ESA tillfälliga elanläggningar, kopplingsutrustningar på byggarbetsplatser R.12 Locum-ESA Hyresgäst, säkerhetsanvisningar för hyresgäst R.13 Riktlinje Eltekniska system R.15 Riktlinjer Skyltning R.16 Riktlinjer Arbetsmiljö i byggprojekt R.18 Riktlinjer Styr och övervakning med projekteringsanvisningar

5 Marie Boestad Martina Sennerholm Karin Sjöndin (9) R.19 Riktlinjer för Fastighetsnät R.20 Riktlinjer VVS och kyla R.23 Riktlinjer för projektering av säkerhetsanläggningar R.24 Riktlinjer för val av produkt (Bedömningskriterier) R.25.1 Riktlinje BIM Objektsmodeller R.25.2 Riktlinje BIM Samordning R.25.3 Riktlinje BIM Samgranskning R.25.4 Riktlinje BIM Kostnadsstyrning Anvisningar inför projektavtal Inför ett tecknande av projektavtal för det enskilda projektet ska hyresgästen redovisa vilka åtgärder som ska utföras ur verksamhetssynpunkt i form av en programhandling som innehåller definiering av verksamhetsanpassningen och de tekniska åtgärder som avses utföras och vilken påverkan åtgärderna får på fastighetens tekniska system och försörjningar. Efter ingrepp på tekniska systemen ska fortsatt god driftekonomi erhållas. Med programhandlingen som utgångspunkt redovisar hyresvärden vilka tekniska anvisningar, riktlinjer, driftaspekter och ev. andra anvisningar som ska gälla. Locum studerar vilka andra insatser (exempelvis underhåll och/eller ägarinitierade investeringar) som av samordningsskäl bör utföras. Övriga frågor att klarlägga i detta skede är: Ev krav på återställning av lokaler efter avflyttning Vem som svarar för bevakning av garantifrågor under garantitiden (minst 2 år) Ansvar för arbetsområdet Försäkringsskydd under ombyggnadstiden och garantitiden. Driftsansvar och kostnader för mediaförbrukning under ombyggnadstiden Ekonomiska garantier för fullföljandet av projektet och under garantitiden Första information till angränsande verksamheter. När detta definierats fastställs vem som gör vad. Ovanstående frågor klarläggs i samråd med hyresgäst, kundansvarig, fastighetsansvarig, projektledare och driftansvarig och sammanställs i en bilaga till projektavtalet. I samband med tecknande av projektavtalet utser respektive part varsin representant som har till uppgift att bevaka att projektavtalet efterlevs och att nedan anvisningar följs.

6 Marie Boestad Martina Sennerholm Karin Sjöndin (9) Generella anvisningar för genomförande Locums handläggare Locum utser en handläggare som ska bevaka att överenskomna handlingar följs. Denne svarar även för bevakning av Locums intressen vid projektering, genomförande, provningar, besiktningar och överlämnande till drift och förvaltning. Locums handläggare deltar i erforderlig omfattning i de olika mötesforum, provningstillfällen och besiktningar som förekommer i samband med detta. Kostnaderna för handläggaren och andra eventuella insatser, till exempel granskning och deltagande av teknisk personal vid exempelvis provningar debiteras hyresgästen. Innan genomförandet ska Locums handläggare ges tillfälle att granska projekterade handlingar. Granskningen fritar dock inte hyresgästen från ansvar. Övergripande ansvar Hyresgästen ska i samråd med Locum utfärda erforderliga garantier för fullföljandet av projektet enligt denna riktlinje. Vid brister eller underlåtenhet att fullfölja detta äger Locum rätt att utföra åtgärderna på hyresgästens bekostnad. Hyresgästen ska tillse att erforderligt försäkringsskydd finns. Försäkringsskyddet ska omfatta hyresvärdens egendom. Försäkringen ska inkludera skydd för angränsande verksamhet och tredje man. Hyresgästen förbinder sig att svara för att av denne engagerade parter uppfyller Landstingets sekretessbestämmelser. Relationsritningar finns att tillgå hos Locum lokalutvecklingsenheten mot ersättning för självkostnader. Projektering ska ske i enlighet med Locums R4.3 Riktlinje Teknisk dokumentation CAD och eventuellt R Riktlinjer BIM. Myndigheter Hyresgästen svarar för alla erforderliga myndighetskontakter och tillstånd som erfordras. Locum biträder i egenskap av fastighetsägare. Exempel på myndighetskontakter är polistillstånd, bygglov, brandsäkerhet, byggnadstillstånd, förhandsanmälan till Arbetsmiljöverket osv. Hyresgästen ska också tillse att s k svart arbetskraft inte anlitas och att anlitade parter fullgjort sina skattskyldigheter. Kvalitet och miljö Projektet ska kvalitetssäkras vilket innebär att de anvisningar som ligger till grund för projektet i enlighet med detta dokument ska kontrolleras och dokumenteras. I övrigt ska av hyresgästen engagerade parter kvalitetssäkra sina åligganden. Hyresgästen ombesörjer även att kvalitetsansvarig enligt PBL och eventuella sakkunniga finns om myndigheten så kräver.

7 Marie Boestad Martina Sennerholm Karin Sjöndin (9) Besiktningsman utses i samråd med Locum. Besiktningsmannen bekostas av hyresgästen. Hyresgästen kallar Locums handläggare till besiktningen. Miljöinventeringar ska ske i erforderlig omfattning. Hyresgästen ska upprätta en miljöplan, visa att miljöplanen följs och att miljösaneringar sker och utförs i enlighet med gällande lagar och förordningar. Källsortering av restavfall ska ske. Som grund för miljöarbetet ska Miljöutmaning 2016 och underliggande dokument gälla samt R.24 Riktlinjer för val av produkt (Bedömningskriterier). Kringliggande verksamheter Före arbetets påbörjande ska hyresgästen upprätta en informationsplan för löpande informationsaktiviteter för att informera angränsande verksamheter om vad som är på gång. Vidare ska en risk och störningsanalys upprättas. Risk- och störningsanalysen ska ligga till grund för en handlingsplan för att minimera störningarna. Informationsplanen och handlingsplanen ska lämnas till Locums handläggare för vidaredistribution till Locums kundansvariga. Locums handläggare ska beredas tillfälle att delta i dessa aktiviteter. Hyresgästen riskerar att bli ersättningsskyldig för störningar, eller annan skada, som drabbar kringliggande verksamheter på grund av hyresgästens anpassningsarbeten. I projekteringsarbetet ska hyresgästen se till att kringliggande verksamheters tekniska system innehåller samma funktioner som helhet som före ombyggnad. Arbetsplats och arbetsmiljö En byggarbetsmiljösamordnare för planering och projektering (BAS-P) och en för utförande (BAS-U) ska utses i projektet liksom andra åtgärder när det gäller arbetsmiljö enligt Locums R.16 Riktlinjer Arbetsmiljö i byggprojekt. Samråd och överenskommelse ska ske med Locums handläggare vad avser tillträdesvägar till byggnadsområdet och ev. etablerings- och upplagsställen samt redovisa detta i en s k Arbetsplatsdispositionsplan (APD-plan). APD-planen ska samrådas med angränsande hyresgäster och godkännande ska erhållas. Under genomförandet ska hyresgästen utföra och ansvara för följande: Kontinuerlig städning av tillträdesvägar, etableringsområden och upplagsytor. Arbetsområdet ska vara inhägnat och hållas låst mot otillbörligt intrång. Skydd ska anordnas mot damm- och ljudspridning. Etableringsytor och upplagsytor ska vara inhägnade. Samråd ska ske med brandmyndighet vad avser brandskydd under ombyggnadstiden. Arbetsområdet ska vara snyggt och prydligt och ge ett gott helhetsintryck.

8 Marie Boestad Martina Sennerholm Karin Sjöndin (9) Eventuell byggskylt och placering kan kräva skyltlov och ska godkännas av Locum. Hyresgästen svarar för samordning av arbetarskydd med angränsande verksamheters skyddsarbete. Insatser som erfordras av driftorganisationen, ex avstängningar och jourinsatser, beställs och bekostas av hyresgästen. Före fysisk start ska syn ske av arbetsområdet, etableringsytor, tillträdesvägar och upplagsställen. Synen ska dokumenteras. Efter arbetets färdigställande ska förnyad syn ske och ev uppkomna skador etc åtgärdas till ursprungligt skick Överlämnande Vid färdigställandet ska hyresgästen överlämna följande dokumentation till Locum: Protokoll från provningar och samordnade funktionsprovningar. Kompletta relationshandlingar i enlighet med Locums R4.1 Riktlinje Tekniska dokument Relationshandlingar Driftinstruktioner för samtliga ingående komponenter och utrustningar upprättat enligt Locums R4.2 Riktlinje Teknisk dokumentation Driftinstruktioner Intyg visande att erforderlig utbildning har skett till drift- och skötsel- personal Besiktningsprotokoll och efterbesiktningsprotokoll visande att alla anmärkningar är åtgärdade inkl utlåtande från auktoriserad besiktningsman Förteckning och kontaktlista över konsulter, entreprenörer och leverantörer Förteckning över service och skötselbesök under garantitiden. Vidimerad brandskyddsdokumentation av sakkunnig. Dokumenterad kvalitetssäkring och egenkontroller. Erforderliga myndighetsbevis ex. slutintyg från byggnadsnämnd, utlåtande från sakkunniga, OVK-intyg, hissintyg, intyg avseende medicinska gaser, intyg från elrevision etc Garantibevis Överlämnandet av ovan ska ske vid ett separat möte som ska dokumenteras. Vid mötet ska Locums representanter och driftpersonal delta. När ovanstående är uppfyllt övergår ansvaret för arbetsområdet till Locum

9 Marie Boestad Martina Sennerholm Karin Sjöndin (9) Garantier Bevakning och åtgärdande av garantifel ska ske genom hyresgästens försorg. Vid garantifel ska Locums representant informeras. Vid garantitidens utgång (minst 2 år efter godkänd slutbesiktning) ska garantibesiktning ske till vilken Locums representant ska kallas. Hyresgästen svarar för att anmärkningar blir åtgärdade.