Kungl. biblioteket, LIBRIS-avdelningen

Transkript

1 Nummer 80 ISSN LIBRIS-meddelanden Kungl. biblioteket, LIBRIS-avdelningen Missa inte: Upphandling av portalprogram och länkserver Läs mer om när, hur och varför LIBRIS upphandlar ett portalprogram och en länkserver. Utbildning i LIBRIS nya katalogsystem Läs om hur man gjorde vid Göteborgs universitetsbibliotek LIBRIS webbsök nu ännu bättre! I artikeln får du många bra tips för användning av webbsök I det här numret: Med fokus på samkatalogen 1 Upphandling av portalprogram och länkserver Om hanteringen av e- tidskrifter i LIBRIS Utbildning i LIBRIS nya katalogsystem LIBRIS webbsök nu ännu bättre Utländska poster och dubbletthantering i LIBRIS Summary in English 16 Med fokus på samkatalogen LIBRIS databas och de lokala bibliotekskatalogerna Den 12 september år 2000 är ett dramatiskt datum i LIBRIS historia. Den dagen fattar LIBRIS ledningsgrupp beslutet att föreslå riksbibliotekarie Tomas Lidman att bryta kontraktet med det tyska företaget Dynix GmbH som misslyckats med att leverera ett nationellt katalogsystem för Sverige. Dagen innebär också startpunkten för en ny utveckling mot internationalisering både vad gäller praktiska tekniklösningar och anpassningar till standarder från LIBRIS sida. Sexton månader efter september 2000 januari 2002 driftsätter LIBRIS det nya nationella katalogsystemet. Redan under våren 2001 hade det egenutvecklade fjärrlånesystemet med både en windowsklient och ett webbgränssnitt tagits i drift. Både katalog- och fjärrlånesystemens driftsättning föregås av omfattande utbildningsinsatser för landets bibliotekarier. Under våren 2001 tas också den nya biblioteksdatabasen i drift och under hösten samma år står bibliotek.se på tur. Båda dessa system är också egenutvecklade och något av förstudier till det kommande nya LIBRIS webbsök. I och med detta var omställningen från stordatormiljö till en modern Unix/NT-baserad driftmiljö avklarad. Inom en tidsrymd av knappt ett och ett halvt år avvecklades de gamla katalog- och fjärrlånesystemen och ersattes av moderna system i egen drift. Lagringsformatet för LIBRIS webbsök ändrades till MARC21 och helt nya egenutvecklade system togs i drift. Efter ytterligare sex månader hösten är version 1.0 av nya LIBRIS webbsök färdig. LIBRISavdelningen har då etablerat en säker och modern driftmiljö för de nya systemen och bedriver utvecklingsarbete med de senaste verktygen inom Java- och Visual Basicområdet. Tvåårsperioden från hösten år 2000 fram till hösten 2002 har varit en mycket produktiv period för LIBRIS-avdelningen, koncentrerad på bytet av de gamla katalog- och fjärrlånesystemen och arbetet med det nya MARC21-formatet. Det har varit ansträngande för hela Bibliotekssverige, samtidigt som Bibliotekssverige visat tålamod och sammanhållning i uppslutningen kring LIBRIS databas. Nu när den nya databasen är på plats och katalogiserings- och söksystemen i drift, kan man fundera på de nya möjligheter de svenska biblioteken skapat för utveckling och samarbete. Den nya världen och LIBRIS databas I den nya världen handlar det om utmaningar, men också möjligheter att ge samtidig tillgång till många och olika datamängder, alltifrån lokalt producerade mindre databaser till stora kommersiella fulltextbaser eller fria resurser tillgängliga på Internet. Det är standardiserade sökprotokoll samt standardiserade förpackningar och beskrivningar av data som ger frihet att effektivt söka och återvinna information. Att åstadkomma strukturerade datamängder är ett måste för databasproducenterna för att vara intressanta och nödvändigt för dem som vill göra effektiva söktjänster. I den nya världen ska man hålla samman likartad information i stora identifierbara databaser. Ett sådant exempel är den gemensamma LIBRIS databas som bygger på information från de lokala bibliotekskatalogerna. Den tillhandahåller information från över 300 svenska akademiska bibliotek och forskningsbibliotek. Denna mängd av data utgör en ovärderlig resurs för varje användare av LIBRIS databas. Att LIBRIS webbsök är intressant för ut-

2 Sida 2 LIBRIS-meddelanden Sveriges katalogisatörer använder samma katalogiseringsverktyg och skapar tillsammans en gemensam databas. ländska söktjänster kan man konstatera genom att studera sökstatistik. Att LIBRIS databas också är intressant för universitetsvärlden och allmänheten i Sverige som informationskälla kan man konstatera genom de dagliga söktransaktionerna. Återigen, storleken på databasen och tydligheten vad gäller innehållet böcker, tidskrifter med mera vid Sveriges universitet, högskolor med mera - gör den till en av de absolut mest utnyttjade söktjänsterna i Sverige idag. Nationella samkataloger på biblioteksområdet har internationellt en viktig roll att fylla genom att bidra med tillgänglig strukturerad information. Samkatalogerna i sin tur slås också samman, om inte fysiskt, så virtuellt. I ett nordiskt samarbete skapas SVUC Scandinavian Virtual Union Catalogue i ett försök att strukturera nationellt tillgänglig information och för Europa bildas ONE Opac Network in Europe. LIBRIS är aktivt i båda sammanslutningarna och innehar för tillfället ordförandeskapet i den senare. Den aktiva svenska samkatalogen Kvalitet är ett viktigt begrepp i informationsvärlden. LIBRIS bygger på en kooperativ verksamhetsidé och har länge förknippats med begreppet kvalitet. Det är de deltagande biblioteken som tillsammans bygger upp innehållet i databasen genom att alltid katalogisera och registrera sitt eget material i samkatalogen. Sedan importeras samma information till den lokala katalogen. Sveriges katalogisatörer använder samma katalogiseringsverktyg och skapar tillsammans en gemensam databas. Det har gett en enhetlighet i synen på utformningen av kataloginformation och säkert bidragit till den smidiga övergången till MARC21-formatet. Detta, liksom att LIBRIS i princip i realtid speglar det aktuella beståndet av böcker och tidskrifter vid medlemsbiblioteken, har bidragit till den förhållandevis höga kvaliteten på LIB- RIS databas och dess innehåll. I andra länder gör man tvärtom. Där uppdateras den gemensamma databasen från de lokala katalogerna. LIBRIS-avdelningen har under hösten varit inblandad i en utvärdering av danskarnas samkatalog DanBib. I vår rapport påpekade vi att uppdateringen av DanBib och bristen på ett gemensamt katalogiseringsverktyg, till skillnad från läget i Sverige, kan få konsekvenser för just kvalitet och enhetlighet. Det i sin tur gör också att värdet av basen och samarbetet lättare ifrågasätts. Ett problem med uppdatering av baser är dubblettkontrollen, alltså en effektiv kontroll av att informationen inte redan finns i basen. Det är lätt att få in flera bibliografiska poster om samma sak. I det perspektivet och i ett internationellt sammanhang kan det svenska arbetssättet uppfattas som mer tillförlitligt och skapa ett allmänt fokus på samkatalogen, både från producenternas och brukarnas sida. Detta betyder dock inte att LIBRIS databas inte ska uppdateras med kataloginformation från både medlemsbiblioteken och andra leverantörer av bibliografisk information. Det är snarare en påminnelse om ett framgångsrikt arbetssätt eller koncept, som förmodligen har sin historiska förklaring i det att LIBRIS databas skapades före de lokala systemens och katalogernas tid. I Sverige kan vi samverka Samarbete är det svåraste som finns. Vem fattar beslut och vem bestämmer? Under en följd av år med viktiga beslut för att få LIBRISskutan på rätt köl har en instans som LIBRIS ledningsgrupp spelat en framträdande roll. Den har varit ett starkt stöd för LIBRISavdelningen och riksbibliotekarien vid det formella beslutsfattandet. Bibliotekscheferna i ledningsgruppen, LIBRIS avdelningschef och riksbibliotekarien har tillsammans resonerat sig fram till en uppfattning om vilka åtgärder som skulle genomföras för att ge LIBRIS en möjlighet att spela en central roll för informationsförsörjningen inom högre utbildning och forskning. Det snabba beslutet om införandet av MARC21 hade varit omöjligt utan de aktuella bibliotekschefernas ställningstagande under hösten år Dagens utmaning gäller innehållet i LIBRIS databas, alltså kvalitet på den bibliografiska informationen och samordningen av beskrivningar och principer för t ex auktoritetsarbetet. Vem bestämmer över det gemensamma arbetet? Vilket behov finns av lokala anpassningar och vem beslutar i så fall om dessa? Vem gör vad och hur? Det är återigen en fråga om beslutsfattande och samordning. Samtidigt har vi

3 Nummer 80 Sida 3 inte riktigt klart för oss vilka instanser som behövs för en effektiv samverkan. Under våren 2002 sammanträdde ett nybildat Katalogråd för LIBRIS-biblioteken. Redan under hösten året innan hade man insett det akuta behovet av ett forum för att diskutera katalogiserings- och formatfrågor i samband med driftsättandet av det nya katalogsystemet och införandet av MARC21. Det nya Katalogrådet blev ett bra exempel på ett gemensamt forum för diskussioner och beslut om innehållet i LIBRIS databas. Men ändå, vem bestämmer? I de flesta frågor är det säkert så att beslut fattas efter consensus, alltså att man helt enkelt är överens. Andra frågor överförs till referensgrupper för ytterligare utredning eller så ges Kungl biblioteket ansvaret att fatta beslut. Beslut som fattas och som går stick i stäv med önskemål vid de katalogiserande biblioteken är inga bra beslut. Återigen, besluten måste grunda sig på en gemensam syn på frågeställningarna för att vara bra beslut. Det gemensamma och det lokala Hur samverkar samkatalogen och de lokala bibliotekskatalogerna? Är det rimligt att fortsätta att ha dubbla fulla uppsättningar kataloger, en för varje universitets- och högskolebibliotek samt LIBRIS katalog, när det gemensamma målet är två olika intressen hos låntagarna/användarna som vi på detta sätt försöker tillfredställa? Har Sverige råd? Idag ska den lokala katalogen komma närmare den enskilde informationssökaren och mer personifiera användandet genom att ge den enskilde så mycket stöd och service som möjligt. Man ska inte bara kunna reservera material, få upplysningar om lånestatus med mera. Det ska gå att knyta katalog- och cirkulationsinformation till upplysningar om enskilda kurser och program med mera vid universitetet samt t ex ge ämnesöversikter i en och samma bild. När det däremot gäller att göra sökningar inom olika ämnesområden är den lokala katalogen för liten, åtminstone talar det stora utnyttjandet av LIBRIS databas för detta. LIBRIS databas är en av de primära källorna för informationssökning för studenter och överhuvudtaget verksamma inom utbildningssektorn. Som tidigare nämnts har LIBRIS upp till söktransaktioner om dagen. Att ha bra kvalitet på innehållet i en katalog är tillsammans med ett effektivt söksystem grunden för en bra söktjänst. Men det räcker inte. Det är också viktigt att kunna erbjuda en stor och logiskt sammanhållen mängd data. Gränsen mellan vad som är lokalt och vad som är gemensamt vad gäller bibliotekskatalogerna har förskjutits. Genom att ta till enkla sanningar vågar jag påstå att omvärlden förändrats radikalt genom Internet. Den fysiska lagringen av all kataloginformation lokalt är inte längre lika nödvändig som tidigare. Det nödvändiga för det lokala systemet borde vara att ha tillräcklig information för att klara att hålla reda på lån och övriga cirkulationsuppgifter. Genom nya funktioner i samkatalogen LIBRIS kan den mesta eller all sökning ske där. Det skulle bidra till en ännu större fokusering på den gemensamma databasen från producenternas bibliotekens sida och understryka LIBRIS som den självklara söktjänsten för användarna. Arbetet med kvalitet på innehållet kunde ytterligare förbättras, vilket i sin tur ökar kvalitet på sökresultaten. Användarna av bibliotekens söktjänster får därmed en bra och kvalificerad källa att matcha andra nätbaserade söktjänster och datamängder med. LIBRIS databas blir ett sätt att utnyttja bibliotekariers intellektuella arbete även i framtiden i det allt snabbare växande informationsutbudet på Internet. Nytt synsätt och nya funktioner För att återknyta till början av artikeln kan man fråga vilka nya möjligheter de svenska biblioteken nu skapat för utveckling och samarbete. LIBRIS nya system och tjänster har för det första möjliggjort ett nytt synsätt på samkatalogen. Visserligen har LIBRIS databas funnits tillgänglig på Internet sedan i mars 1997 via söksystemet Websök. Men den gamla tekniska stordatormiljön har funnits där i botten, vilket gjort att produktionen av basen upplevts som gammaldags och föråldrad. Detta har befäst synen på LIBRIS databas som en container, där Sveriges bibliotek lägger in sina bestånd av böcker och tidskrifter, men där de lokala katalogerna, ur bibliotekariernas synvinkel, ändå varit fokus för att visa och komma åt det egna bibliotekets resurser. Gränsen mellan vad som är lokalt och vad som är gemensamt vad gäller bibliotekskatalogerna har förskjutits.

4 Sida 4 LIBRIS-meddelanden Det första man gärna tänker på är möjligheten att se om en bok är utlånad eller inte, alltså få uppgift om lånestatus direkt via webbsök. Med nya LIBRIS webbsök (observera stavningen!) har det skapats en söktjänst som överträffar vad de flesta lokala bibliotekssystemen kan åstadkomma med sina webbklienter. Webbsök är specialutvecklat för LIBRISbiblioteken av LIBRIS egen personal, vilket betyder att söktjänsten går att maximalt anpassa till olika användares behov och till LIBRIS övriga tjänster, t ex fjärrlån och katalogisering. LIBRIS webbsök vågar jag påstå är ett av de bästa söksystem som går att hitta på marknaden idag. Eftersom LIBRIS-avdelningen själv har kontroll över den tekniska miljön och behärskar utvecklingsverktygen är en vidareutveckling av LIBRIS webbsök helt i händerna på oss själva. En utvecklingsväg att gå är att bygga in lokala funktioner i den gemensamma katalogen. Det första man gärna tänker på är möjligheten att se om en bok är utlånad eller inte, alltså få uppgift om lånestatus direkt via webbsök. Ett försök med detta har genomförts och möjligheterna kommer att finnas redan under våren Ytterligare en funktion kan kallas ett lokalt webbsök. För att stärka den lokala prägeln för samkatalogen kan man lägga på ett filter, som gör att användaren av webbsök får sökresultatet för det egna biblioteket presenterat för sig först, men kan expandera till hela webbsök vid ett första negativt resultat vid hemmabiblioteket. Det går också att föreställa sig att exempelvis lokala anmärkningar och ämnesord som finns inlagda i den egna beståndsposten visas i det lokala webbsök. För användaren innebär detta att man använder samma sökgränssnitt lokalt och nationellt samt att man befinner sig i samma databas med samma sökindex och samma logik. Återigen, med tanke på övriga tillgängliga sökmängder och söktjänster borde det vara självklart att hålla ihop det intellektuella arbetet producerat av Sveriges bibliotekarier för våra användare. Detta är några exempel på vad man skulle kunna åstadkomma med det nya LIBRIS webbsök. Samtidigt förskjuts därmed gränsen mellan vad som hör hemma i samkatalogen och vad som hör hemma i den lokala katalogen. Önskemål framförs ofta om att kunna utnyttja LIBRIS databas som lokalt system, men att ta steget fullt ut och ha cirkulationskontroll centralt är nog ingen bra idé. Det skulle ställa orimliga krav på tillgänglighet på det centrala systemet. Men var gränsen går och hur samarbetet ska gestalta sig, bör inte bara utredas under den närmaste framtiden, utan också prövas i praktiken mellan biblioteken och LIBRIS. Nu är tiden mogen för nästa steg. Bibliotekssverige har skapat en trygg och stabil grund för framtida vägval och framtiden har redan börjat. Nu är tiden inne att diskutera och formulera strategierna. Mats Herder, avdelningschef

5 Nummer 80 Sida 5 Upphandling av portalprogram och länkserver Marknaden för elektroniska tidskrifter, e-böcker och andra digitaliserade resurser har expanderat kraftigt de senaste åren. På kort tid har det elektroniska materialet, och framförallt e-tidskrifterna, blivit en naturlig och ofta mycket viktig del i bibliotekens samlingar. Många lokala databaser med digitaliserat material, till exempel rapporter, dissertationer eller examensarbeten har också vuxit fram under den här tiden. Ett kvalitetsurval av fria webbresurser ingår också ofta i bibliotekens informationsutbud. Den ökande mängden informationsresurser har naturligtvis inneburit nya utmaningar för biblioteksvärlden vad gäller såväl tekniska lösningar som sökstrategier och användarvägledning. Det har också blivit allt svårare för slutanvändaren att överblicka och hitta rätt i informationsutbudet. Nya datoriserade system för att förenkla hanteringen av framför allt elektroniska tidskrifter, men i förlängningen även andra digitala resurser, finns sedan ett par år tillbaka på marknaden. Hösten 2001 började LIBRIS-avdelningen undersöka möjligheterna att på ett nationellt plan erbjuda en lösning för att lyfta fram och tillgängliggöra det elektroniska materialet på ett bättre sätt än idag. LIBRIS ledningsgrupp, som består av bibliotekschefer från de stora forskningsbiblioteken, diskuterade frågan under våren 2002 och enades om att uppgiften är angelägen och ligger i linje med LIBRIS uppdrag och målsättning. Man kunde också se klara samordnings- och rationaliseringsvinster med en nationell/ gemensam lösning jämfört med lokala/enskilda insatser på området. Ett förtydligande kan behövas här: den lösning som diskuterades gäller endast den tekniska sidan av hanteringen. Många elektroniska resurser är betaltjänster, och för att få tillgång till dessa måste biblioteken sluta egna eller gemensamma licensavtal (t ex via BIBSAM) med innehållsleverantörer, t ex Elsevier Science, Affärsdata eller andra. EU-upphandling LIBRIS uppdrag blev alltså att hitta en teknisk lösning för hantering av elektroniska resurser, i första hand e-tidskrifter, och det beslutades att en regelrätt EU-upphandling skulle genomföras. En projektgrupp bildades inom LIBRISavdelningen, och under hösten 2002 har även en referensgrupp satts samman, med deltagare från olika typer av bibliotek och med olika kompetenser. Referensgruppens uppgift blir att bidra med erfarenheter och synpunkter vid utformandet av kravspecifikationen, så att vi så långt möjligt försäkrar oss om att den verkligen speglar bibliotekens behov. Under utvärderingsarbetet kommer referensgruppen sedan att fungera som rådgivande instans. Kravspecifikation Kravspecifikationen kommer att omfatta två delar, en del som beskriver det som vi kallar länkserverfunktionen och en del som beskriver portalprogramvaran. En länkserver innehåller en databas med länkar till, och information om, elektroniska resurser av olika slag, t ex fulltextdatabaser, citeringsdatabaser, fria webbresurser eller annat. Denna databas underhålls med ny och uppdaterad information i huvudsak på maskinell väg. Länkservern konfigureras för att kunna skapa nya länkar dynamiskt i det ögonblick de efterfrågas, och för användaren innebär det att en omfattande vidarelänkning mellan elektroniska resurser blir möjlig. Portalprogrammet kompletterar länkservern, genom att bland annat erbjuda användaren ett enhetligt sökgränssnitt för samtidig sökning i många sinsemellan olika elektroniska resurser. Såväl länkserver som portalprogramvara bör kunna anpassas för lokala behov, avseende t ex vilka informationsresurser som ska finnas tillgängliga för ett visst bibliotek. Önskvärt är också att slutanvändaren ska kunna göra vissa personliga inställningar, t ex spara sökningar och skapa sina egna tidskriftslistor. Vi räknar med att arbetet med kravspecifikationen ska vara färdigt i slutet av januari 2003, och att ett beslut om vilket system som ska köpas in ska kunna fattas under maj månad. Driftsättning av systemet bör i så fall kunna komma igång under hösten Lisa Petersen, projektledare... klara samordningsoch rationaliseringsvinster med en nationell/ gemensam lösning.

6 Sida 6 LIBRIS-meddelanden LIBRIS databas ska spegla de svenska forskningsbibliotekens bestånd oavsett materialets fysiska form. Om hanteringen av e-tidskrifter i LIBRIS Det har under de senaste åren förts diskussioner bland biblioteken om vilka typer av material som ska läggas in i LIBRIS databas. Den stora mängd elektroniskt material som förlagen nu gör tillgängligt, oftast i stora paket, kräver att man så långt möjligt kan hantera sitt bestånd per automatik. När det gäller e-tidskrifter har biblioteken i stor utsträckning använt sig av förteckningar eller egenutvecklade databaser på sina hemsidor för att visa användare vilket bestånd biblioteket har. Och om man tittar på hanteringen av e- böcker så har biblioteken företrädesvis lagt in materialet direkt i sina lokala kataloger och inte gått via LIBRIS. Så låt oss då börja med att slå fast vår ståndpunkt i dessa frågor: LIBRIS databas ska spegla de svenska forskningsbibliotekens bestånd oavsett materialets fysiska form. Kort historik LIBRIS påbörjade inmatchningar av e-tidskrifter under våren 2000 men dessa avbröts redan efter två avtal. Det visade sig att det var mycket stora brister i leverantörernas förteckningar över vilka tidskrifter man hade i sina paket. Förutom att det var felaktiga ISSN så var det även brister gällande tidskrifter som bytt namn eller upphört samt även felaktigheter i beståndsinformationen. Som ett försök att skapa någon ordning i detta så togs databasen Centralt upphandlade e-tidskrifter fram. Denna var tänkt att vara en mycket temporär lösning som dels skulle tjäna till att ge tillgång till tidskrifterna för slutanvändarna och dels verka för att skapa ett bättre underlag av leverantörernas data innan man gick vidare med nya inmatchningar. Något kom dock i vägen för detta. Kontraktet med Dynix om leverans av nytt katalogsystem för LIBRIS sades upp och de närmaste två åren kom istället att handla om att införskaffa, driftsätta och säkerställa ett nytt och funktionsdugligt katalogsystem. Förstudien Frågan om e-tidskrifternas hantering blev under tiden en alltmer angelägen fråga som när det nya katalogsystemet var driftsatt snabbt mynnade ut i en utredning av Susanne Sellei (KB) med bistånd av undertecknad. Utredningen fick namnet Förstudie till databas för bibliografisk information rörande e-tidskrifter en e-tidskriftskatalog och den blev klar i slutet på mars Där fastslogs några av de krav som man måste ställa på den här typen av databas: import av MARC-poster från ISSN-centralen, möjlighet till massrättningar och masshantering, ett gemensamt sökgränssnitt samt export av MARC-poster till de lokala systemen. Vidare diskuterades tre olika modeller för hur databasen skulle se ut. Det var dels att använda LIBRIS som databas, dels en helt fristående databas samt en kombination av de båda som fick namnet Hybridmodellen. Det visade sig att av dessa modeller var det lämpligast att använda LIBRIS som databas för hantering av e-tidskrifter, dels för att den önskade funktionaliteten redan i stor utsträckning existerade samt att tilläggsfunktionalitet relativt smidigt skulle kunna byggas på redan befintlig. Det visade sig också att ett separat projekt med städning av LIBRIS databas måste planeras in. Steg för steg Projektet med att lösa hanteringen av e- tidskrifterna består i huvudsak av två delar: att införskaffa poster till LIBRIS databas för att skapa ett bra underlag för (i huvudsak) de nationella avtalen och att skapa det gränssnitt som behövs för att hantera tidskrifterna på en avtalsnivå. Införskaffande av poster började med att LIBRIS slöt ett avtal med ISSN-centralen i Paris om leverans av samtliga av deras poster med Internet-länkar. Posterna har konverterats till MARC21, försetts med klassningar utifrån Dewey/SAB-konkordansen samt genomgått en länkkontroll och är nu klara att läsas in i LIBRIS databas. Till detta har LIBRIS också utvecklat en Z39.50-klient som med utgångspunkt från en lista med ISSN automatiskt söker i ett antal fördefinierade databaser och laddar hem de poster som hittas - poster som också till viss del automatiskt kan förses med klassningar och ämnesord.

7 Nummer 80 Sida 7 För att kunna hantera avtalen i LIBRIS databas behövdes någon form av behållare för varje avtal. Denna behållare består av en egendefinierad posttyp som vi kallar för avtalspost. Avtalsposten är en vanlig MARCpost men innehåller bara information om vilka titlar som ingår i ett specifikt avtal. Knutet till avtalsposten finns också en beståndspost för varje bibliotek som ingår i avtalet. För att få funktioner som masshantering och exportfunktioner behövdes ett särskilt gränssnitt. Dels för att det skulle vara mycket enklare att arbeta med än att använda katalogiseringsklienten och dels för att viss funktionalitet måste till för att sätta igång nödvändiga processer, såsom export till lokala system. I gränssnittet som utvecklats för att hantera avtalen loggar man in på samma sätt som i katalogiseringsklienten och kan därefter hantera sina avtal. I den lista över avtalets titlar som visas kan man lägga till titlar, ta bort titlar eller uppdatera den bibliografiska posten direkt, exempelvis om fler år blivit tillgängliga inom avtalet. När det gäller sökning så kommer LIBRIS webbsök att vidareutvecklas med en speciellt utformad ingång för tidskrifter som vänder sig direkt till slutanvändarna. Hur långt har vi kommit? I skrivande stund är detta arbete under utveckling och det är svårt att närmare konkretisera funktionerna eftersom problem och lösningar kommer fram under resans gång. LIBRIS har även arbetat med att ta fram andra verktyg utöver de som behövs för att hantera avtalen, detta för att kunna göra mer avancerade körningar av olika slag i syfte att manipulera poster på många olika sätt. Artikeln har uteslutande kommit att handla om e-tidskrifter men låt mig avslutningsvis säga att likheten med hanteringen av e-böcker är mycket stor och det råder inga tvivel om att LIBRIS-avdelningen med hjälp av inom avdelningen utvecklade verktyg, även kan hantera dessa på ett framgångsrikt sätt. Tomas Friberg För att få funktioner som masshantering och exportfunktioner behövdes ett särskilt gränssnitt.

8 Sida 8 LIBRIS-meddelanden Utbildning i LIBRIS nya katalogsystem : planering och genomförande vid Göteborgs universitetsbibliotek $a Den perfekta posten : $b konsten att katalogisera /$c av Cata Logue LIBRIS nya katalogsystem började användas i januari LIBRIS-avdelningen erbjöd i november-december 2001 de registrerande biblioteken utbildning i det nya katalogsystemet och MARC21-formatet. Vid de första utbildningstillfällena i november deltog universitetsbiblioteken i Göteborg, Linköping, Lund, Umeå och Uppsala. Kursen omfattade två dagar. Dessa bibliotek fick sedan i sin tur planera och genomföra utbildning inom den egna organisationen. Hur klarade biblioteken att på så kort tid planera och genomföra utbildningen för sin personal? Hur fungerar arbetet idag? Jag har besökt Göteborgs universitetsbibliotek och träffat tre av deras utbildare: Thomas Lindström, huvudfunktionsansvarig för katalogisering, Marie Müller, samordningsansvarig för katalogisering av periodika och Bert Slättung, katalogisatör. Tiden var knapp, utbildningen måste vara genomförd före jul eftersom det nya katalogsystemet skulle starta i januari. Thomas berättar att det föll sig naturligt att just de tre ansvarade för utbildningsplaneringen, Thomas och Marie i egenskap av ansvariga för katalogisering av monografier och periodika, Bert som erfaren utbildningsorganisatör och LIBRIS-veteran. Thomas, Marie och Bert hade även tidigare arbetat lokalt ett par år med konvertering till SweMARC och från SweMARC till MARC21 och var därför väl insatta i format- och konverteringsfrågor. När planeringen var klar var det totalt 7 personer som genomförde utbildningen av ca 90 katalogisatörer på Göteborgs universitetsbibliotek. Hur uppfattade ni den nya katalogiseringsklienten? Sedan den första ovanan släppt tyckte utbildarna redan under utbildningen i Stockholm att klienten verkade vara ett bra arbetsredskap. Genom att de såg till att komma med på den första undervisningsomgången hann de träna på klienten och skaffa sig det nödvändiga försprånget för att kunna undervisa effektivt. Utbildningsplanering och material Efter tvådagarsutbildningen startade trion genast planeringen av GUB:s utbildning. De utgick från det material som LIBRISavdelningen tagit fram och kompletterade det med visst eget material. De höll provlektioner för en mindre grupp och såg då vad som behövde ändras för att passa de egna katalogisatörerna. Något de kortade ner var den del som tog upp bakgrunden till valet av MARC21 och den nya katalogiseringsklienten. Vad kunde ni använda av det utbildningsmaterial som vi på LIBRIS-avdelningen tagit fram och vad behövde ni själva utarbeta? Bland de dokument Göteborgs utbildare använde nämndes powerpointpresentationen av klienten, dokumenten Konkordans LIBRIS III-formatet och nya LIBRIS i MARC21 och ISBD-interpunktion. Den perfekta posten Eftersom nästan alla som skulle undervisas hade erfarenhet av katalogisering i LIBRISIII var en viktig del av utbildningen att klargöra skillnaderna mellan LIBRISIII och MARC21. Ett av de dokument trion tog fram var en redogörelse för viktiga generella skillnader mellan formaten. Thomas konstruerade också en informativ och pedagogisk exempelpost med all interpunktion: $a Den perfekta posten : $b konsten att katalogisera / $c av Cata Logue. Kurserna Utbildningen omfattade tre halvdagar. Den första delen tog upp bakgrunden och formatet. Marie och Thomas gick igenom formatet fält för fält, man utgick då från LIBRISIII och såg hur det skulle bli i MARC21. Del 2 som Bert ledde tog upp själva klienten, hur man söker, registrerar och ändrar i poster, del 3 innehöll övningar med de fyra övriga LIBRIS-utbildade som handledare. Här valde man helt enkelt att arbeta med verkliga böcker som fanns tillgängliga på biblioteket. Vad verkade krångligt? Att katalogisatörerna nu själva får skriva in interpunktion enligt ISBD var en av de skillna-

9 Nummer 80 Sida 9 der man från början befarade skulle medföra mycket extraarbete. Annat som först upplevdes som krångligt var de fasta fälten (000 postetikett mediespecifika koder). Här utarbetade Bert ett par sinnrika scheman som redovisade alla möjliga koder. Efterhand (efter upprepade kontakter med Christer Larsson) fick de dock veta att det var relativt få fält som var obligatoriska att fylla i. Ett liv efter jul? Vad hände sen i januari när det nya katalogsystemet var klart att användas? Det visade sig att de flesta snabbt kom igång med arbetet och till de extra övningstillfällen med handledare som Bert bokat in kom inte många personer. Användningen av katalogiseringsklienten och formateringen i MARC21 var ju ny för alla. Alla måste tillsammans lära sig arbeta på ett nytt sätt vilket skapade en positiv gemenskap. Man delade med sig av sina erfarenheter. Alla kollade till att börja med varandras katalogiseringar, berättar utbildarna. En kortare version av utbildningen för personer som inte själva katalogiserar men som ändå behöver känna till systemet var inplanerad redan från början och sattes nu igång i form av föreläsningen Voyager Light. Bert och Thomas informerade om bakgrunden till valet av format och visade enkla sökningar och registreringar i systemet. Dessa föreläsningar besöktes av i stort sett alla icke-katalogisatörer och blev mycket uppskattade. Att registrera periodika upplever många som svårt och Marie ordnade därför i februari två utbildningstillfällen med eget material om alla viktiga fält som berör periodika. Hur fungerar arbetet idag? Klienten upplevs som ganska oproblematisk att arbeta med. Så här i efterhand inser gruppen att de nog gjorde saker svårare än de var i början. Mallarna och möjligheten att kopiera befintliga poster gjorde att problemen med interpunktionen och de fasta fälten i praktiken blev mindre än man befarat. För vissa samlingar har de gjort egna beståndsmallar men annars används mest de mallar som lagts in av LIBRIS. Det nya arbetssättet har förstärkt det positiva samarbetet mellan katalogisatörerna vilket märks på de givande katalogmöten som under Thomas ledning hålls inom biblioteket. Det windowsbaserade arbetssättet fungerar bra. Aldrig kommer jag att kunna något så bra som gamla LIBRIS! Bert Slättung, Marie Müller och Thomas Lindström

10 Sida 10 LIBRIS-meddelanden Det som är besvärligt är den osäkerhet som fortfarande råder kring tillämpningen av MARC21- reglerna. Många tycker att det går fortare att katalogisera nu när det är möjligt att kopiera poster, att klippa och klistra. Voyager klarar inte Unicode i nuvarande version, något som hade varit önskvärt speciellt när man arbetar med diakriter. Jag trodde därför att detta hade medfört extraarbete för katalogisatörerna. Men Bert som har katalogiserat många hebreiska och arabiska böcker där det kryllar av diakriter tycker att hanteringen faktiskt är enklare och smidigare nu. På bibliotekets intranät finns en katalogiseringssida som Thomas håller på att bygga upp. Här tänker man samla information som gäller både LIBRIS och det lokala systemet GUNDA. På frågan om det verkligen bara kändes roligt och positivt med allt nytt berättar Marie att hon först tänkte: Aldrig kommer jag att kunna något så bra som jag kunde gamla LIBRIS! Men idag börjar även Voyager-klienten kännas hemtam. Är det något ni saknar från det tidigare arbetssättet? Det som gruppen främst saknar är ett visningsformat, de tycker att de tidigare lättare såg om de glömt något i en post och så användes utskrifter av de gamla LI10- och LI15-bilderna flitigt i förvärvsprocessen. Har katalogiseringsklienten medfört arbetsskador? Vi har på LIBRIS-avdelningen fått frågor om hur man når olika funktioner med kortkommandon och flera bibliotek har varit oroliga för arbetsskador. Jag undrar nu hur det blev i praktiken, har det nya arbetssättet vid katalogisering medfört problem för personalen? Det känns positivt att höra att Bert, Marie och Thomas inte hört särskilt många klagomål på detta. Kanske har LIBRIS information om kortkommandon och den lista med de vanligaste kommandon som ingår i det utbildningsmaterial avdelningen tagit fram varit till hjälp. Finns några problem med arbetet idag? Det är idag inga större praktiska eller tekniska problem med katalogiseringsklienten. Det som är besvärligt är den osäkerhet som fortfarande råder kring tillämpningen av MARC21- reglerna. Anvisningar och riktlinjer saknas i vissa fall. Frågorna diskuteras i flera olika instanser. Det är inte alltid lätt att som katalogansvarig kunna ge helt klara svar på vissa frågor som katalogisatörerna på GUB ställer, berättar Thomas. Jag tackar Bert, Marie och Thomas och väl hemkommen till LIBRIS-avdelningen ber jag min kollega Christer Larsson kommentera den sistnämnda frågan. Thomas pekar här ut ett område där mycket fortfarande återstår att göra. En yttersta målsättning är naturligtvis att den nationella samkatalogen LIBRIS skall kunna bidra till en effektiv och rationell katalogiseringsverksamhet vid landets bibliotek och för det krävs såväl bra arbetsverktyg som tydliga tillämpningsanvisningar. Vi vågar påstå att mycket redan har gjorts. Thomas, Bert och Marie ger själva flera exempel på katalogiseringsklientens fördelar, det har startats ett diskussionsforum i form av MARC21-listan, och inte minst det har bildats ett nationellt Katalogråd, med bred representation från LIBRIS-biblioteken. En rad tilllämpningsanvisningar har dessutom färdigställts. Samtidigt måste man hålla i minnet att det format- och systembyte som ägde rum i januari var minst sagt omvälvande. Det har helt enkelt inte varit möjligt att ge alla svar och alla verktyg från och med dag 1; man kanske kan säga att mycket finns på plats, om än inte i sin mest utvecklade form. Ambitionen var att redan från start tillhandahålla ett fungerande system, med anvisningar som täcker de vanligaste fallen. Nu har vi nått en fas där man tydligare kan se, dels vad som behöver kompletteras och utvecklas, och dels hur detta kan ske. Anvisningar för, och tekniska rutiner kring, till exempel dubbletthantering och auktoritetsarbete börjar nu successivt bli alltmer heltäckande; detsamma gäller anvisningar för katalogisering av flerbandsverk och arbetet med en bättre strukturerad webbsida för format och tillämpningsanvisningar. Tanken är att vi skall försöka utveckla dessa tankar i ett kommande nummer av LIBRISmeddelanden avslutar Christer Larsson. Text och bild: Helena Forssblad

11 Nummer 80 Sida 11 LIBRIS webbsök nu ännu bättre! I mitten av oktober sjösattes version 1.0 av nya LIBRIS webbsök. Webbsök har nu uppnått det gamla systemets funktionalitet samtidigt som en rad nyheter har introducerats. Såväl LIBRIS databas som Artikeldatabasen och den långa raden av specialdatabaser är nu tillgängliga via nya sökgränssnitt. Dessutom finns en engelskspråkig version för sökning i LIBRIS databas. Varför ett nytt LIBRIS webbsök? Vi ställer frågan till projektledare Kristin Olofsson, som förklarar detta närmare: Projekt Nytt LIBRIS webbsök startade i samband med övergången till nytt katalogsystem (Voyager) i början av Samtidigt bytte LIBRIS format från LIBRISMARC till MARC21. Efter en utvärderingsperiod beslutade LIBRIS-avdelningen att behålla webbsök istället för att använda Voyagers motsvarighet WebVoyàge. Ett digert arbete med att omarbeta webbsök började, inte minst med tanke på att anpassa webbsök till det nya formatet, MARC21. Samtidigt ville vi passa på att modernisera gränssnitt och design och införa en hel del nya efterfrågade funktioner. För att få en så homogen teknisk miljö som möjligt, har vi använt samma tekniska lösningar som i två tidigare utvecklingsprojekt på avdelningen: Biblioteksdatabasen och bibliotek. se. Dessa system bygger på xml/xslt- och javalösningar. I projektet ingick även att anpassa LIBRIS Z3950-server (TONE) till det nya formatet och den nya databasen. Trots att nya LIBRIS webbsök använder samma IR-system som det gamla systemet, BRS, innebar format- och katalogsystembytet att hela webbsök fick byggas om. Det har inneburit: - konvertering av format - nya index - skapande av xml-strukturer av formatet - ny teckenkonvertering - ny databas med nya uppdateringsrutiner - ny sökfunktionalitet Projektets uppdrag har varit att utforma ett webbsök med ungefär samma möjligheter som det gamla systemet. Vi bestämde oss för att lansera webbsök i olika steg. Som fas ett produktionssattes ett webbsök light med endast grundfunktioner. Våra användare fick med detta tillgång till ett webbgränssnitt mot en uppdaterad databas. I fas två och tre lanserades nya funktioner. I och med releasen av LIBRIS webbsök 1.0 finns nu ett söksystem, som uppfyller projektets mål och därtill har en mängd

12 Sida 12 LIBRIS-meddelanden Använd det Booleska formuläret för att trunkera och maskera söktermer nya funktioner. Vi planerar en ny version till våren 2003 och samlar nu in synpunkter och åsikter om vad som kan göra webbsök till ett ännu bättre söksystem avslutar Kristin Olofsson. Indexbläddring Bland det nya som tillkommit hör indexbläddringen i LIBRIS webbsök. En indexbläddring är användbar i många olika sammanhang. Formuläret ger möjlighet att söka på såväl personnnamn som institutions- och konferensnamn, serie- och tidskriftstitel, recenserat objekt, värdpublikation och ämnesord. En bläddring på personnnamn, t ex Strindberg, A (med automatisk trunkering) gör det möjligt att fånga upp alla alternativa namnformer med uppgift om antal träff. Följ länken för sökning på aktuell namnform. Ämnesordssökning underlättas i hög grad genom indexbläddring och ger dessutom överblick. En första bläddring på ämnesord ekonomi ger inte bara träff på detta ord utan även på t ex ekonomi och feminism, ekonomi och konst mm förutom en fullständig underindelning (geografisk etc). Ämnesorden hämtas från den bibliografiska posten och lokala ämnesord återfinns därför inte. Bläddring på tidskriftstitel med avgränsning till värdobjekt ger alla indexerade artiklar för tidskriften i fråga. Tidskriften Fornvännen ger över 400 indexerade artiklar. Följ länken till träfflistan, som sedan kan sorteras alfabetiskt eller kronologiskt. Indexbläddring kan dessutom underlätta sökning på tidskriftstitlar, som resulterar i många träffar innehållande ord som journal, meddelande, annual report och liknande. Delar i flerbandsverk nås snabbt via sökning på flerbandsverkets titel med avgränsning till värdobjekt. Följ länken till den bibliografiska huvudposten för att nå delarna. Sökning på en series titel med avgränsning till just serietitel ger på motsvarande sätt seriens alla länkade delar snabbt och enkelt. Såväl en författares namn som enstaka verk av en viss författare kan kombineras med recenserat objekt. Bläddra t ex på Delblanc för en redovisning av författarens samtliga verk i LIBRIS. Listan redovisar antal recensioner för resp verk och länken ger träfflistan över recensionerna. Boolesk sökning Med formuläret för Boolesk sökning ger LIBRIS webbsök ett viktigt komplement till sökmöjligheterna i Enkelt resp Utökat sökfor-

13 Nummer 80 Sida 13 mulär. Den Booleska sökningen ersätter suffixsökningen i det gamla LIBRIS Websök. Det är samma syntax och samma index som används. Operatorerna är desamma, trunkering, maskering och parentessökning fungerar som förut. Den som tidigare använt suffixsökning i gamla LIBRIS känner därför väl igen sig. Sökmetodiken är standardiserad medan de sökingångar (prefix, kvalifikatorer) som används är specifika för LIBRIS. Det Booleska sökformuläret ersätter helt de tidigare sökmöjligheterna via sökingång Valfria sökord i det gamla formuläret för Avancerad sökning. Den som för vanliga sökningar i LIBRIS webbsök använder formulären för Enkel och Utökad sökning har ändå skäl att använda det Booleska sökformuläret för viss typ av sökningar. Här följer några tips. Det Booleska sökformuläret har tillgång till LIBRIS webbsöks samtliga sökingångar. Det är endast i detta formulär som trunkering (med asterisk) resp maskering (med frågetecken) är möjlig. Trunkeringsgränsen är nu högre än tidigare och sk truncation overflow (då träffmängden klipps av med ett ofullständigt svarsresultat som följd) inträffar mera sällan. Det kan ändå vara klokt att undvika att trunkera vanliga ordstammar och mer än ett ord i taget. Då man vill avgränsa sökningen till ett klassifikationssystem i taget (SAB, UDK eller Dewey) skall det Booleska formuläret användas. I Utökad sökning sker samtidig sökning i samtliga klassifikationssystem vilket i vissa fall kan ge brus. Sökning på klassifikation, ämnesord, serienummer och språk Kvalifikatorerna sab1 och sab2 (osv t o m sab9) kan med fördel användas för att få automatisk trunkering på enställiga resp tvåställiga SAB-koder. Klassifikationskoderna är fördefinierade och sökningen kan utföras mycket snabbt. Vid sökning på enbart kontrollerade ämnesord kan kvalifikator AMNK användas. På motsvarande sätt kan avgränsning till enstaka nummerbeteckning (editionsnummer, fonogramnummer mm) göras med kvalifikatorn NR. För serienummer används kvalifikatorn SNR. SOU 2002:10 sökes fram på följande sätt: SER= Statens offentliga utredningar AND SNR= 2002:10 Citationstecknen markerar strängsökning (kan ersättas av operatorn ADJ mellan var och en av termerna). Vid sökning på språk bör man notera att det Utökade sökformuläret endast medger sökning på huvudspråk (verkets språk). Den som vill söka på originalspråk, sammanfattningsspråk eller motsvarande skall använda det Booleska formuläret. Frågan Skönlitteratur på nederländska i svensk översättning formuleras på följande sätt: SAB1=H and ORIG=dut and SPR=swe Du vet väl att.. Britt Sagnert du kan få beståndsuppgifter och titelinformation på samma skärmbild genom att ange webbadressen kb.se/websearch/form? showholdings=true du kan använda TAB-tangenten för att hoppa mellan olika delar i webbsök det finns affischposter med bild, sök t.ex titel Stora bryggeriets öl websearch/search? SEARCH_NUMM= träfflistan sorterar upp till träffar sigelbeteckningen på var finns titeln-sidan är en länk som ger information om det ägande biblioteket du kan länka direkt till en post i LIBRIS webbsök genom syntaxen websearch/search? SEARCH_NUMM= där man kan ange, ISBN, ISSN eller BibID efter = Ny version planeras våren Synpunkter och åsikter samlas nu in för att göra webbsök till ett ännu bättre söksystem.

14 Sida 14 LIBRIS-meddelanden Om inläsningen av utländska poster och dubbletthanteringen i LIBRIS Därmed finns förutsättningar na för att även i detta avseende anpassa LIBRIS-praxis till internationell MARC21- standard (dvs registrera ISBN utan bindestreck). LIBRIS-avdelningen har nu påbörjat regelbunden inläsning av nya utländska poster från Library of Congress (DLC), British Library (Uk) och Deutsche Bibliothek (DDB). Inläsningarna sker via automatiska rutiner under nätter/helger; LIBRIS-avdelningen har också skapat rutiner som förhindrar (eller åtminstone minimerar) uppkomsten av nya dubblettposter i samband med dessa inläsningar. Redan under sommaren/hösten genomfördes selektiva inläsningar av de filer som samlats på hög sedan systembytet, totalt ca tyska poster (DDB) och ca LC-poster (DLC). De retrospektiva inläsningarna har huvudsakligen omfattat poster inkomna från maj/juni 2002 och framåt, och kan nu betraktas som slutförda en fullständig retrospektiv inläsning skulle ta alltför lång tid i anspråk, och dessutom har risken för uppkomsten av nya dubbletter bedömts vara alltför stor. Dubblettproblematiken Just dubblettproblematiken har varit ett av de absolut mest överskuggande problemen. Som många katalogisatörer säkert noterat har de retrospektiva inläsningarna bidragit till en markant ökning av antalet dubbletter i LIB- RIS-basen. Detta hänger till stora delar samman med den bristfälliga dubblettkontroll som LIBRIS Katalogsystem för närvarande kan erbjuda. Två huvudproblem kan identifieras: 1. Det finns inget normaliserat ISBN-index. Det index som finns innehåller exakt den information som lagras i katalogpostens 020 a. ISBN (utan bindestreck) i brittiska och amerikanska poster matchar alltså inte mot en LIBRIS-post där ett identiskt ISBN har försetts med bindestreck. Katalogsystemets ISBN-index inkluderar dessutom all information i 020 a, det vill säga även bestämningar av typen pbk det är långt ifrån ovanligt att dessa bestämningar kan ha registrerats på olika sätt även om ISBN är identiskt. 2. Dubblettkontrollen fungerar inte på index som matchar mot fler än poster, vilket i praktiken gör det omöjligt att dubblettkontrollera mot index för till exempel språk och utgivningsår. Bindestreck Problematiken med bindestreckens vara eller inte vara i ISBN (020 a) närmar sig en lösning. MARC21-standard bjuder att ISBN registreras utan bindestreck, alltså precis som i de brittiska och amerikanska posterna (däremot skall ISSN i 022 a registreras med bindestreck). Skälet till att vi i LIBRIS valt en avvikande registreringsmodell är att vi vid tidpunkten för byte av katalogsystem inte hade någon möjlighet att maskinellt expandera med (eller sätta in) ISBN-bindestrecken i sina rätta positioner vid postexport till till exempel webbsök. LIBRIS-avdelningen har nu utvecklat ett program för sådan ISBN-expandering. Därmed finns förutsättningarna för att även i detta avseende anpassa LIBRIS-praxis till internationell MARC21-standard (dvs registrera ISBN utan bindestreck). Innan så kan ske är det dock lämpligt att läsa igenom hela LIBRIS-basen, och maskinellt ta bort alla ISBN-bindestreck; detta beräknas kunna ske i samband med uppgradering till ny Voyagerversion (omkring våren/sommaren 2003). I ett mera långsiktigt perspektiv skulle det ideala naturligtvis vara att Endeavor förbättrar systemets dubblettkontroll. LIBRIS har, tillsammans med bland annat Finland, Skottland och Nya Zeeland, framfört sådana förbättringsförslag. Alternativt eller som ett komplement kan LIBRIS-avdelningens programmerare själva bygga ut en egen fullvärdig mekanism för dubblettkontroll. I båda fallen tar det dock tid innan målet kan uppnås någon omedelbar långsiktig lösning är således knappast i sikte. Regelbunden inläsning Behovet av fortsatt och regelbunden inläsning av utländska poster är ändå akut, inte minst för att LIBRIS-bibliotekens katalogiseringsverksamhet skall kunna rationaliseras. Som sades inledningsvis har också LIBRIS-avelningen redan nu skapat en rutin för att minimera uppkomsten av nya dubblettposter i samband med dessa inläsningar; denna rutin bygger på webbsöks ISXN-index och LIBRIS-avdelningens program för hantering av ISBN-bindestreck. Webbsöks ISXN-index är normaliserat, dvs

15 Nummer 80 Sida 15 innehåller endast själva numret (med såväl som utan bindestreck), och all i sammanhanget oväsentlig bestämningsinformation bortrensad. Vid inläsning behandlas endast de inkommande poster som har giltigt ISBN (020 a); övriga utesluts från inläsning. Eventuella ISBNbindestreck i inkommande utländska poster (förekommer i de tyska posterna) tas bort. Därefter görs en matchning mot webbsöks ISXNindex för att rensa bort dubbletter. Återstående poster kan sedan förses med ISBN-bindestreck innan de slutligen läses in i LIBRIS Katalogsystem. Före inläsning rensas dessutom ogiltiga fält och delfält bort. Med denna metod får vi alltså in utländska poster av jämn och god kvalitet. Förhoppningen är också att de skall underlätta katalogiseringsarbetet, eftersom det krävs betydligt färre ingrepp vid övertagande, jämfört med de utländska poster som importeras manuellt via katalogiseringsklientens Remote. Reviderade anvisningar för obligatoriska ingrepp är under utarbetande. Generellt gäller regeln att man hellre skall fria än fälla, det vill säga låta uppgiften ligga kvar som den är - i synnerhet för nummerbeteckningar i 01X och 035 a samt kod för katalogiserande instans i 040. Vad gör LIBRIS? Vad gör man då med alla dubbletter som redan finns i LIBRIS? Sådana har ju uppkommit även tidigare, bland annat på grund av ofullständiga sökningar och maskinell retrospektiv inläsning av äldre material. På lite sikt har LIBRIS-avdelningen för avsikt att utveckla metoder för maskinell städning bland befintliga dubblettposter. På möte med LIBRIS Katalogråd den 12 november konstaterades också att nuvarande metoder för manuell dubblettutslagning (med efterföljande meddelanderutiner) är både tidsödande och ineffektiva. Riktlinjer för hantering av dubblettposter i LIBRIS är under utarbetande, men huvudrekommendationen är i alla fall att man tills vidare skall iaktta varsamhet med regelrätt manuell dubblettutslagning. I praktiken innebär detta att man endast bör slå ut de dubbletter som saknar beståndsposter; finns beståndsposter kopplade till en bibliografisk dubblettpost är det bättre att låta denna ligga kvar. Christer Larsson Med denna metod får vi alltså in utländska poster av jämn och god kvalitet.

16 Sida 16 LIBRIS-meddelanden Summary in English Focusing on the union catalogue. The LIBRIS Database and the local library catalogues During the last two years the Catalogue and the Interlibrary Loan Systems have been replaced by modern systems (UNIX-NT), both systems developed and maintained at the LIBRIS Department. The catalogue format has been converted to MARC21. A new version of LIBRIS Web- Search with several new functions has been implemented. The collaborating LIBRIS libraries are responsible for the content of the database. They create bibliographic and holdings records in the database and import the records to their local databases. How can the union catalogue and the local catalogues collaborate? Is it possible to maintain two catalogues, a local version for each library together with the union catalogue LIBRIS? The local catalogue is needed for circulation and acquisitions transactions. When searching for information, the local catalogue often proves insufficient. The large amount of searches carried out in LIBRIS each day makes LIBRIS WebSearch one of the most important sources for information retrieval in Sweden. Local functions could be implemented in the union catalogue. Loan status will be implemented in the union catalogue next year. Is a local WebSearch our next step? These are some examples of what is possible within the new LIBRIS WebSearch system. Now it s time for the Swedish academic libraries to consider new possibilities of collaboration and development. Mats Herder Head of Department Procurement of portal application system and link resolution server The LIBRIS Department has started a European procurement process, aiming to purchase a Portal Application System and a Link Resolution Server for national use. The intention is to find a technical solution for co-ordination and rationalisation regarding the handling of electronic resources in the Swedish library community. The link resolution server will be used to facilitate linking between related resources. The portal application offers the end-user a homogeneous search interface for, and crosssearching among, a large number of resources. The purchased systems should be possible to adjust to local library specific needs and the portal application also to be personalised on the end-user level. The Request for Proposal is planned to be announced by the end of January 2003 and the evaluation and contractual issues will hopefully be finished before summer. If so, the systems can probably be put in production during autumn Lisa Petersen Project Manager On the maintenance of electronic journals in the LIBRIS database The aim of LIBRIS National Union Catalogue is to reflect the holdings of the LIBRIS libraries irrespective of form (printed or electronic). A report concerning bibliographic information of electronic journals was the starting point for this project. The LIBRIS Department was commissioned to create a system for the administration of the maintenance of electronic journals in LIBRIS. The LIBRIS Department has developed a Z39.50-client, which from a list with ISSN automatically searches a number of predefined databases and downloads records. A special interface has been created which makes it possible to administer and update a large amount of records and holdings. Tomas Friberg Training in LIBRIS new cataloguing system: planning and realisation at Göteborg university library LIBRIS new cataloguing system was put into operation in January The LIBRIS Department in Stockholm offered training in November 2001 for the Swedish university libraries. These libraries had to plan and carry through the training for their staff and for local libraries before the new cataloguing system started.

17 Nummer 80 Sida 17 Summary in English The article describes how Göteborg university library planned, organised and carried through the training (comprising 1.5 day) for 90 persons. Seven librarians were involved as instructors. There are no real technical problems with the new cataloguing system, though a new guide with description of formats and examples, as well as a new cataloguing handbook is needed. Helena Forssblad The new version 1.0 of LIBRIS WebSearch The LIBRIS National Union Catalogue is regularly updated with MARC records from external bibliographic utilities (such as Library of Congress, British Library and the Deutsche Bibliothek). These external records are primarily used as acquisition and cataloguing support by the LIBRIS libraries. The ordinary deduplication detection control in the new cataloguing system is however currently not sufficient for our needs. In order to reduce the number of duplicate records, the LIBRIS Department has therefore developed and implemented special detection routines. Christer Larsson The new version 1.0 of LIBRIS WebSearch has now been launched. This version offers the functionality of the previous system as well as numerous new functions including index browsing, a new Boolean search form, truncation, masking and sorting (alphabetically and chronologically). Moreover the technical procedure and support has been upgraded and the interface improved. An English version of LIBRIS WebSearch 1.0 is also available websearch/form?lang=eng Britt Sagnert On batch import of foreign MARC records and de-duplication detection in LIBRIS

18 Kungl. biblioteket, LIBRIS-avdelningen Box Stockholm Tfn: Fax: E-post: Redaktion: Helena Forssblad, Lotta Janson, Christer Larsson, Britt Sagnert, w w w. l i b r i s. k b. s e LIBRIS-avdelningen på Kungl. bibliotekets trappa. Bild: Lena Jacobson