Huddinge kommun. Risk för oegentligheter och bristande intern kontroll - enkätundersökning

Transkript

1 Huddinge kommun Risk för oegentligheter och bristande intern kontroll - enkätundersökning EY den 22 april 2014

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Metod och genomförande Rapportens disposition Granskningens resultat Kontrollmiljö Kommunens riktlinjer Riskbedömning Riskanalys och riskområden Kontrollåtgärder Kontroll och uppföljning Information och kommunikation Kommunikation Utbildning Hantering av tips Hantering mutor och andra oegentligheter Hanteringen av bisysslor Uppföljning Ramavtal Insynsklausuler och inspektionsrättigheter Förebyggande arbete Sammanfattning och slutsatser Bilagor Bilaga Bilaga

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund Under 2011 genomförde Huddinge kommuns revisorer en granskning av kommunens skydd för oegentligheter 1. Mod bakgrund av detta arbete och på uppdrag av kommunrevisorerna, har EY genomfört en enkätundersökning för att följa upp kommunens arbete med dessa frågeställningar. 1.2 Syfte och revisionsfrågor Undersökningen har i likhet med tidigare granskning utformats med utgångspunkt i COSOmodellens beståndsdelar och avser besvara följande övergripande frågor: Kontrollmiljö: har ledningen utarbetat tydliga policys inom området oegentligheter? Är dessa riktlinjer väl förankrade i organisationen? Riskbedömning: vilka risker och faror ser ledning respektive anställda inom verksamheten? Har det tagits fram en riskbedömning för organisationen? Hur ska de väsentliga riskerna hanteras? Kontrollåtgärder: Vilka typer av kontroller finns det för att hantera riskerna? Utvecklas kontrollerna för att spegla riskanalysen? Information och kommunikation: Vilka kanaler används för kommunikation av regler och riktlinjer? Finns det någon kanal för anställda att rapportera eventuella oegentligheter? Uppföljning: Hur sker uppföljning av kontrollerna? Är uppföljningen strukturerad och regelbunden? Säkerställer uppföljningen att kontrollerna möter riskerna på ett ändamålsenligt sätt? 1.3 Avgränsning Granskningens fokus är att bedöma utformning av intern kontroll avseende oegentligheter. Kartläggningen syftar inte till att upptäcka eventuell förekomst av oegentligheter. Granskningen utförs genom webbenkäter, och säkerställer således inte att den interna kontrollen rent operationellt fungerar såsom den beskrivs för oss. 1.4 Metod och genomförande Granskningen avser kommunens samtliga förvaltningar och består av två webbenkäter som skickats till 319 anställda. 1 Huddinge kommun, Granskning av skydd mot oegentligheter, maj

4 Enkät 1 har skickats till 42 personer och har utformats för och riktats till högre chefer, personer med övergripande ansvar såsom förvaltningschefer, avdelningschefer m fl samt kommundirektör. Dessa personer benämns högre chefer. Enkät 2 har skickats till 277 personer och har utformats för och riktats till mellanchefer som enhetschefer, rektorer och biträdande rektorer, förskolechefer och biträdande förskolechefer och andra med en uttalad ansvarsroll i förvaltningen. Dessa personer benämns som mellanchefer. Antal respondenter från respektive förvaltning bygger på förvaltningens antal anställda och arbetsuppgifter - därav den stora variationen i antalet respondenter mellan förvaltningarna. Alla respondenterna har valts utifrån kommunens organisationsplan samt med stöd från respektive förvaltnings sekreterare för att säkerställa att rätt personer får rätt enkät. Enkäterna består av obligatoriska kryssfrågor där respondenterna som regel ska ta ställning till ett påstående. För att ge respondenterna möjlighet att förtydliga och förklara sina kryssvar finns till varje kryssfråga en möjlighet till fritextkommentarer. Svarsfrekvens högre chefer Förvaltning Svarsfrekvens per förvaltning Utskickade enkäter per förvaltning Antal svar i procent Kommunstyrelsens förvaltning (KSF) % Barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) % Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (MSB) % Kultur- och fritidsförvaltningen (KUF) % Social- och äldreomsorgsförvaltningen (SÄF) % Totalt antal svar/utskickade enkäter % Svarsfrekvens mellanchefer Förvaltning Svarsfrekvens per förvaltning Utskickade enkäter per förvaltning Antal svar i procent Kommunstyrelsens förvaltning (KSF) % Barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) % Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (MSB) % Kultur- och fritidsförvaltningen (KUF) % Social- och äldreomsorgsförvaltningen (SÄF) % Totalt antal svar/utskickade enkäter % 3

5 Den totala svarsfrekvensen bör betraktats som låg för de båda enkäterna. Uppgifter om sjukskrivningar, längre frånvaro och liknande skäl som hindrar att svara på enkäten påverkar svarsfrekvensen endast ytterst marginellt. Svarsfrekvensen visar inget entydigt mönster. Att de högre cheferna totalt sett har högre svarsfrekvens än mellanchefer bör ses som rimligt, samtidigt som de högre cheferna för två av de fem förvaltningarna har lägre svarsfrekvens än mellancheferna. De stora skillnaderna i svarsfrekvens för de högre cheferna är anmärkningsvärd, där KSF utmärker sig med en svarsfrekvens på 100 % jämfört med 36 % för MSB, vilket är den lägsta i hela undersökningen. På grund av det låga antalet svar från vissa förvaltningar har vi valt att sammanställa svaren i en övergripande rapport avseende hela kommunen. Vi anser att det sammanlagda antalet svar är tillräckligt omfattande för att ge en tydlig bild av läget i kommunen, även om den låga svarsfrekvensen inte medger statistiskt säkerställda slutsatser i enskilda delar. Att bryta ned redovisningen på förvaltningsnivå skulle medföra att enskilda individers uppfattningar skulle få för stort genomslag samtidigt som det skulle bli svårt att skydda anonymiteten för respondenterna. Av kommentarerna i de öppna frågorna framgår att respondenterna i några fall gjort olika tolkningar av frågorna vilket påverkar vilket svarsalternativt de valt. Som framgår av utredningens resultat är svaren i regel så entydliga att variationerna i tolkning inte får annat än marginellt genomslag på resultatet. 1.5 Rapportens disposition I rapportens huvudavsnitt beskrivs och kommenteras kortfattat enkätsvaren i huvudsak utifrån COSO-modellens uppställning. Svaren på ett antal frågor presenteras huvudsakligen grafiskt i rapporten för att göra beskrivningarna tydligare samt för att hålla nere textmassan. Kommentarer från enkäternas öppna kommentarsfält har arbetats in i texten. För en fullständig redovisning av svaren på de obligatoriska enkätfrågorna (kryssfrågorna), se bilaga 1 och 2. 4

6 2 Granskningens resultat 2.1 Kontrollmiljö Det är kontrollmiljön som präglar tonen och kontrollmedvetenheten i organisationen. Dessa faktorer utgör även grunden för verksamhetens kultur och interna styrning. I en tidigare granskning 2 utförd av EY framkom hur viktigt det är att ha bra policys, riktlinjer och delaktighet, eftersom dessa är byggstenar i det förebyggande arbetet mot ekonomiska oegentligheter. Vår tidigare granskning visade dock på att inga gemensamma värdegrunder fanns, utan varje förvaltning skapade sina egna Kommunens riktlinjer När det gäller kommunens riktlinjer är det främst tre aspekter som enkätfrågorna belyser; kännedom om riktlinjerna, riktlinjernas tydlighet och den vägledning de ger vid svårtolkade situationer. Enkät högre chefer Enkät mellanchefer Enkätsvaren ger en relativt positiv bild av kännedomen av riktlinjerna. En intressant notering är att endast cirka hälften av de högre cheferna tror att förvaltningens alla anställda känner till dessa centrala riktlinjer. Denna uppfattning behöver inte stå i strid med mellanchefernas redovisade positiva uppfattning i frågan eftersom de mellanchefer (enhetschefer m fl) som svarat på enkäten inte är representativa för förvaltningarnas samtliga anställda. När det gäller om riktlinjerna är tydliga anser en klar majoritet av både högre chefer och mellanchefer att kommunens riktlinjer avseende mutor/korruption, bisysslor/jäv och 2 Huddinge kommun, Granskning av skydd mot oegentligheter, maj

7 representation/gåvor/rabatter är tydliga (Instämmer helt eller Instämmer till stor del), där riktlinjerna för bisysslor/jäv uppfattas vara tydligast. Samtidigt som de högre cheferna och mellancheferna anser att riktlinjerna är tydliga anser de båda grupperna i väsentligt lägre grad att riktlinjerna inte ger vägledning för de anställda vid svårtolkade situationer. De högre chefernas bild av riktlinjernas tydlighet och vägledning är positivare än mellanchefernas i samtliga fall. När det gäller riktlinjerna för resor/konferenser/studiebesök/seminarier är bilden annorlunda. Majoriteten av respondenterna i respektive grupp anser inte att riktlinjerna är tydliga. Vidare har ett stort antal i båda grupperna angett svarsalternativet Ingen uppfattning om riktlinjerna är tydliga. I konsekvens med de svaren är det många som svarar Ingen uppfattning angående om riktlinjerna ger vägledning i svårtolkade situationer Av kommentarerna, främst från de högre cheferna framgår att riktlinjerna kring representation/gåvor samt bisysslor/jäv är lättare att förstå än riktlinjerna avseende mutor/korruption, umgänge med leverantörerna och externt anordnade resor/konferenser/studiebesök är. Enkätsvaren visar även att praktiska exempel, där kommunen preciserar vad de olika områdena innebär, skulle göra dem än lättare att förstå. Kommentarer Kännedomen om riktlinjerna är relativt god och de uppfattas oftast som tydliga. Däremot brister det i riktlinjernas användbarhet som stöd vid olika situationer som kan uppkomma. Eftersom riktlinjer och policyer bör hållas korta bör kommunen ta fram kompletterande dokument med förtydliganden och praktiska exempel. 2.2 Riskbedömning Varje dag utsätts kommunen för både externa och interna risker. Därmed är det av stor vikt att både kommunen som helhet men också att respektive förvaltning gör kontinuerliga riskanalyser. På detta sätt skapas förståelse för de mest utsatta riskområdena samt underlättar det förebyggande arbetet med att hantera de identifierade riskerna. Tidigare granskning visar på att riskanalyser genomförs, dock inte på områden såsom mutor och bestickning eller oegentligheter i bredare bemärkelse. Dessa områden utgjorde heller inte en parameter i det systematiska riskhanteringsarbetet eller internkontrollreglementet Riskanalys och riskområden Endast hälften av de högre cheferna anger att deras förvaltning identifierat något riskområde för oegentligheter och enbart en fjärdedel av mellancheferna uppfattar att det finns riskområden i deras förvaltning i detta avseende. 6

8 Enkät högre chefer Enkät mellanchefer Vi bad de högre cheferna och mellancheferna som svarat Ja på frågan ovan att ange förvaltningens riskområden. Listan nedan visar de huvudsakliga riskområdena som anges: Upphandling i olika former, exempelvis ramavtal, direktupphandling och anläggningsentreprenader etc. Avtal, (framförallt långa) då vänskapssituationer kan uppstå Fakturahantering av olika tjänster såsom barnomsorg, uthyrning av fastigheter, arrende Utbetalning av fakturor, försörjningsstöd till fel mottagare etc. Försäljning (kontantförsäljning, samt missbruk av handkassor och ICA-kort) Inköp från egen firma samt bluffakturor Bisysslor Anhöriganställning, representation och jäv Dolda personalförmåner och grundläggande etisk kod Gåvor från brukare, föräldrar och leverantörer Personal som stjäl hem mat Beslutsärenden avseende individer Bygglov och övrig myndighetsutövning Alkoholhandläggning/serveringstillstånd Påverkan/muta från föräldrar att ordna en förskole- eller skolplats åt deras barn Kommentarer Att endast cirka hälften av de högre cheferna har identifierat något område eller process som ett riskområde avseende oegentligheter och en fjärdedel av mellancheferna uppfattar det 7

9 finns riskområden i deras förvaltning är uppseendeväckande med tanke på de händelser som inträffat i kommunen och den diskussion om oegentligheter i offentliga sektorn som pågår för närvarande. Enkätsvaren visar att förvaltningarna bör fördjupa diskussionerna om risker och utveckla sina riskanalyser med avseende på risken för oegentligheter. Brister i riskanalysarbetet gör att varken de högre cheferna eller mellancheferna inom kommunen känner till vilka risker de kan utsättas för. Detta gör att oegentligheter kan försiggå en längre period utan att kommunen upptäcker det. 2.3 Kontrollåtgärder Kontrollrutiner ska säkerställa att riktlinjer efterlevs, och att nödvändiga åtgärder vidtas för att upptäcka och hindra oegentliga handlingar. Därmed är kontrollrutinerna ett viktigt steg i det förebyggande arbetet och bör finnas implementerade i hela kommunen och dess förvaltningar. EY:s tidigare granskning konstaterade att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kontrollrutinerna, men att respektive förvaltning ansvarar för att kontrollrutinerna är implementerade och väl fungerande i verksamheten. Därmed måste förvaltningscheferna se till att konkreta riktlinjer finns och att anställda känner till och förstår innebörden av dem, för att upprätthålla en tillfredsställande intern kontroll. Samtidigt gick det att konstatera att kontrollrutiner avseende mutor och bestickning saknades Kontroll och uppföljning Vi konstaterar att de flesta mellancheferna inte vet vem inom förvaltningen som ansvarar för det förebyggande arbetet gällande korruption och andra oegentligheter. Notabelt är att endast hälften av de högre cheferna anger att de vet vem som ansvarar för detta arbete. I de fåtal kommentarer som lämnats påpekar flertalet att ansvaret ligger i chefsansvaret och inte på en särskild individ. Enkät högre chefer 8

10 Enkät mellanchefer Av mellancheferna som svarade Ja på frågan om vem som har det övergripande ansvaret för det förebyggande arbetet är det enbart 61 % av mellancheferna och 42 % av de högre cheferna som Instämmer helt eller Instämmer till stor del med att denna person följer upp att riktlinjerna efterlevs. Enkät högre chefer Enkät - mellanchefer Att riktlinjer finns samt att det är nolltolerans avseende korruption och andra oegentligheter är merparten av respondenterna överens om. Frågorna 38 och 34 nedan samt frågan till mellancheferna om deras överordnade tolererar avvikelser från riktlinjerna motsäger inte den uppfattningen. Enstaka högre chefer och mellanchefer svarar att det hänt att riktlinjer medvetet åsidosatts. Det svaret är intressant eftersom de högre chefer som svarar att riktlinjer medvetet har åsidosatts hänvisar till händelserna i kommunen hösten 2013, där oegentligheter skett och som ingen anställd inom kommunen lär ha missat. Dessa respondenter har uppenbarligen lagt in andra aspekter på frågan än övriga. 9

11 Enkät - högre chefer Enkät mellanchefer Enkäterna visar att endast ett fåtal respondenter anser att kommunen/förvaltningen tydligt kommunicerat vilka sanktioner som ska vidtas om en anställd bryter mot reglerna mot korruption och oegentligheter. Enkät högre chefer Enkät mellanchefer Som en logisk följd av otydligheten i kommunikationen om sanktioner följer att det stora flertalet anger svarsalternativet Ingen uppfattning om sanktioner vidtas som avsetts. 10

12 Enkät högre chefer Enkät mellanchefer Kommentarer Som en följd av svaren som anges i enkäterna är det viktigt att kommunledningen och respektive förvaltning tydligt kommunicerar vem som ansvarar för det förebyggande arbetet, vilka riktlinjer som finns och vilka sanktioner som vidtas om en anställd bryter mot riktlinjerna. 2.4 Information och kommunikation Ledningen ansvarar för att utbilda kommunens anställda i dess riktlinjer och interna kontroller. Tidigare granskning visade att anställda själva fick söka information om riktlinjerna kring korruption och andra oegentligheter på intranätet, samt att misstankar om oegentligheter uteslutande måste rapporteras till överordnad chef då inga alternativa rapporteringsvägar fanns Kommunikation Merparten av de högre cheferna är överens om att kommunledningen tydligt kommunicerat nolltolerans mot korruption och oegentligheter. Denna uppfattning delas av en stor andel mellanchefer. 11

13 Enkät - högre chefer Enkät mellanchefer Vidare analys tyder dock på att kommunledningen och förvaltningarna inte har en regelbunden kommunikation kring vilka risker för oegentligheter det finns inom respektive område och förvaltning. Det framkommer även att det finns ett glapp mellan vad de högre cheferna anser sig ha informerat/kommunicerat och vad som tagits emot av mellancheferna. Enkät högre chefer Enkät - mellanchefer 12

14 2.4.2 Utbildning Både högre chefer och mellanchefer anser att kommunens utbildningsinsatser för att förebygga korruption och andra oegentligheter bör förbättras. Av de mellanchefer som säger sig känna till kommunens riktlinjer (se avsnitt 2.1.1) är det enbart 23 % 3 som anger att de fått utbildning avseende riktlinjerna. Enkät högre chefer Enkät mellanchefer Hantering av tips De flesta mellanchefer känner inte till om kommunen har någon rutin för att hantera tips om oegentligheter. Även de högre cheferna är osäkra på om det finns någon sådan rutin. Som en följd av de högre chefernas osäkerhet om rutinen framgår att en majoritet av de högre cheferna inte anser att förvaltningarna på ett tydligt sätt informerat om hur tips hanteras och vilka åtgärder som vidtas till följd av tipsen. Enkät högre chefer 3 Några respondenter har gjort kommentarer om att de fått information eller läst på intranätet men inte fått utbildning. Det kan ha viss påverkan på svaren, men påverkar inte det sammantagna resultatet i någon väsentlig grad. 13

15 Enkät mellanchefer Det finns kommentarer från några av de högre cheferna att en så kallad Whistleblowingfunktion har varit på väg att införas, men att anledningen till att det inte skett är att kommunledningen inte kan garantera att tipsarens identitet skyddas. Detta har lett till att kommunledningen nu väntar på att SKL 4 ska arbeta vidare med frågan Hantering mutor och andra oegentligheter På frågan om kommunen tydligt kommunicerat hur de anställda ska rapportera misstankar om oegentligheter dominerar svaren Instämmer inte alls och Ingen uppfattning. Av de få lämnade kommentarerna framgår att rapportering ska ske till närmaste chef, men de kommentarerna förefaller inte vara baserade på ett tydligt budskap från kommunen utan på uppfattningar man fått på annat sätt. Enkät mellanchefer Enkäterna visar att det har funnits få konkreta misstankar om att anställda erbjudits mutor eller andra oegentligheter förekommit. Detta stämmer också överens med bilden mellancheferna ger när de blir tillfrågade om de någon gång framfört misstankar om oegentligheter. Samtliga har rapporterat dessa misstankar/tips till överordnad chef, ledning eller polis. 4 Sveriges kommuner- och Landsting 14

16 Enkät högre chefer Enkät mellanchefer De högre cheferna anser att misstankar om oegentligheter hanteras på ett förtroendegivande sätt medan de flesta mellanchefer inte har någon uppfattning, vilket innebär att det finns en diskrepans i ord och handling mellan de högre chefernas uppfattning av hanteringen och mellanchefernas. Enkät högre chefer Enkät mellanchefer Hanteringen av bisysslor Årligen ska alla anställda, via en blankett, rapportera vilka bisysslor de har till sin chef, som ansvarar för att bifalla eller avslå de anställdas bisysslor. Detta är en obligatorisk åtgärd. Drygt hälften av de högre cheferna och mellancheferna anser att rutinerna och kontrollerna är tillräckliga. 15

17 Enkät högre chefer Enkät mellanchefer Det framgår av enkätsvaren att samtliga anställda inte blivit tillfrågade om bisysslor trots att det är obligatoriskt. Vidare anser några mellanchefer att det finns anställda och/eller förtroendevalda politiker som har en bisyssla som är jävig eller utgör en intressekonflikt. Enkäter högre chefer Enkät mellanchefer Kommentarer Vi konstaterar att det finns brister i kommunikationen, och att utbildningar och information kring oegentligheter sker sporadiskt och inte på ett regelbundet och strukturerat sätt. Bristande utbildning och kommunikation gällande oegentligheter samt olika förhållningssätt 16

18 till riktlinjerna på de olika förvaltningarna skapar otydlighet för de anställda. För att stärka företagskulturen och kunskapen om de olika riktlinjerna kring oegentligheter krävs att det regelbundet hålls utbildningar för de anställda. En ökad förståelse för riktlinjerna minskar risken för att oegentligheter sker, genom att alla anställda kan vara mer uppmärksamma och rapportera misstänkta oegentligheter till sin chef. Eftersom det finns brister och oklarheter i hur tips och annan rapportering av oegentligheter ska ske och hanteras kan det betyda att anställda och andra med information väljer att behålla misstanken för sig själv. Därmed kan oegentligheter fortsätta att ske, trots att det finns vetskap. Vi anser därmed att en anonym tipsfunktion såsom en whistleblowing-funktion skulle innebära ett bra komplement till kommunens arbete med rutiner mot oegentligheter. När det gäller bisysslor framgår vissa brister som bör åtgärdas. Förstärkning av rutinerna bör ske främst genom bättre uppföljningar, exempelvis genom stickprovsgranskningar av bisysslorna för att säkerställa att enbart godkända bisysslor finns kvar. 2.5 Uppföljning Interna styr- och kontrollsystem behöver ständigt följas upp och utvärderas. Uppföljningar genomförs för att säkerställa att de kontroller och rutiner som designats för att möta risker verkligen utförs och fungerar som det är tänkt. Tidigare granskning visade att kommunen i stor utsträckning saknade upptäckande kontroller avseende oegentligheter och följaktligen även uppföljningsrutiner Ramavtal Enstaka mellanchefer anser att det är för många anställda som har rätt att göra inköp, samt att inga sanktioner vidtas för dem som exempelvis bryter mot ramavtalen. Andra mellanchefer anser även att kommunens upphandlingsenhet är underbemannad, vilket leder till brister i kontroller av både nya och befintliga ramavtalsleverantörer. Enkät högre chefer 17

19 Enkät mellanchefer Huruvida förvaltningarna kontroller ramavtalsvillkoren i samband med attestering råder det delad mening om bland respondenterna, främst bland de högre cheferna. Trots att denna kontroll faktiskt ingår i rollen som attestant: Mottagningsattest intygar att attestanten fysiskt tagit emot varan/tjänsten. Det innebär att attestanten skall notera restnoteringar, reklamera varor eller framföra andra klagomål till leverantören. Dessutom ingår det att kontrollera att avtal fullföljs. Granskningsattest intygar att fakturan matematiskt är korrekt (att beloppen summerar ihop till totalsumman). Beslutsattest intygar att beställning och tidigare attester gjorts av behörig person, att kvantitet och kvalitet, pris, rabatter och moms stämmer med ordern och följer avtal. Om inte, skall en notering om varför noteras på fakturan. Däremot anser de flesta respondenter att kopplingen mellan beställning och faktura är lätt att följa, och på så sätt kan attesteringen ske på ett tillförlitligt sätt Insynsklausuler och inspektionsrättigheter Respondenterna har i stort sett ingen uppfattning om kommunens insynsklausuler och inspektionsrättigheter i leverantörsavtalen. Enkät högre chefer 18

20 Enkät mellanchefer Därmed konstaterar vi att insynsklausuler och inspektionsrättigheter inte används för att förebygga och kontrollera misstankar om felaktigheter i leveranser. Dessutom framgår att mellancheferna i stor utsträckning inte känner till dessa möjligheter till kontroll. Enkät högre chefer Enkät mellanchefer Enkäterna visar även att förvaltningarna inte kontrollerar om externa leverantörer är jäviga eller utgör en intressekonflikt Förebyggande arbete Mindre än hälften av de högre cheferna och cirka var femte mellanchef anser att den egna förvaltningens förebyggande arbete rörande korruption och oegentligheter är tillräckligt. Några högre chefer har kommenterat att det nu pågår ett arbete för att komma tillrätta med bristerna. 19

21 Enkät högre chefer Enkät mellanchefer Kommentarer Granskningen visar att många högre chefer och mellanchefer har låg tilltro till förvaltningens förebyggande arbete. Brister i kontroll och uppföljning av leverantörer är exempel på svagheter i det förebyggande arbetet, som framkommit i granskningen. 20

22 3 Sammanfattning och slutsatser Granskningen visar att kännedomen om kommunens riktlinjer är relativ god och de uppfattas oftast som tydliga. Däremot brister det i riktlinjernas användbarhet som stöd vid olika situationer. Kommunledningen bör ta fram kompletterande dokument med förtydliganden och praktiska exempel. Endast cirka hälften av de högre cheferna har identifierat områden eller processer som riskområden avseende oegentligheter och bara en fjärdedel av mellancheferna uppfattar det finns riskområden i deras förvaltning. Granskningen visar därmed att förvaltningarna bör fördjupa diskussionerna om risker och utveckla sina riskanalyser med avseende på risken för oegentligheter. Många högre chefer och mellanchefer har låg tilltro till förvaltningens förebyggande arbete. Brister i kontroll och uppföljning av leverantörer är exempel på svagheter i det förebyggande arbetet. Oklart ansvar för det förebyggande arbetet och oklarhet om sanktioner vid brott mot regler och riktlinjer är andra aspekter om minskar tilltron till det förebyggande arbetet. Kommunledningen och respektive förvaltning bör tydligt kommunicera vem som ansvarar för det förebyggande arbetet, vilka regler som gäller och vilka sanktioner som vidtas vid brott mot riktlinjerna. Vi konstaterar att det finns brister i kommunikationen, och att utbildningar och information kring oegentligheter sker sporadiskt och inte på ett regelbundet och strukturerat sätt. Bristande utbildning och kommunikation gällande oegentligheter samt olika förhållningssätt till riktlinjerna på de olika förvaltningarna skapar otydlighet för de anställda. För att stärka företagskulturen och kunskapen om de olika riktlinjerna kring oegentligheter krävs att utbildningar regelbundet hålls för de anställda. Eftersom det finns brister och oklarheter i hur tips och annan rapportering av oegentligheter ska ske och hanteras kan det betyda att anställda och andra med information väljer att behålla misstanken för sig själv. Därmed kan oegentligheter fortsätta att ske, trots att det finns vetskap. En whistleblowing-funktion skulle innebära ett bra komplement till kommunens arbete med rutiner mot oegentligheter. När det gäller bisysslor framgår vissa brister som bör åtgärdas. Förstärkning av rutinerna bör ske främst genom bättre uppföljningar, exempelvis genom stickprovsgranskningar av bisysslorna för att säkerställa att enbart godkända bisysslor finns. 21

23 4 Bilagor 4.1 Bilaga 1 Survey Results Overview Risk för oegentligheter högre chefer Respondents: 23 displayed, 23 total Status: Live Launched Date: 13/03/2014 Closed Date: N/A 22

24 23

25 24

26 25

27 26

28 27

29 28

30 29

31 30

32 4.2 Bilaga 2 Survey Results Overview Risk för oegentligheter Mellanchefer Respondents: 131 displayed, 131 total Status: Live Launched Date: 13/03/2014 Closed Date: N/A 31

33 32

34 33

35 34

36 35

37 36

38 37

39 38

40 39