Mediepolicy. Bakgrund. Riktlinjer för kontakter med media

Transkript

1 Mediepolicy Bakgrund Syfte med mediepolicyn En mediepolicy är ett verktyg att använda som stöd och utgångspunkt vid all kontakt med media. Målet är att alla som är anställda vid Sophiahemmet Sjukhus, Sophiahemmet Högskola eller är vårdgivare vid Sophiahemmet ska ha en samsyn kring hur media ska hanteras. Därför innehåller policyn förutom riktlinjer för mediehantering även information om Sophiahemmets varumärkesmål samt hur media fungerar. Att samtliga verksamma under Sophiahemmets varumärke arbetar efter en gemensam mediepolicy ökar verksamhetens möjligheter att förmedla positiva budskap till omvärlden. Sophiahemmet har en central kommunikationsavdelning som stöttar Sophiahemmets vårdgivare och samordnar mediekontakter vid behov. Vilka omfattas av mediepolicyn? Sophiahemmets mediepolicy omfattar alla medarbetare som tjänstgör under Sophiahemmets varumärke. Det inbegriper alla anställda och verksamma vid Sophiahemmet Högskola, Sophiahemmet Sjukhus med samverkande vårdgivare, oavsett anställningsform. Hur ska policyn användas? Mediepolicyn tar utgångspunkt i Sophiahemmets övergripande kommunikationsplan, kommunikationsstrategi och huvudbudskap (se kommunikationsplan). Policyn ligger till grund för all kommunikation på redaktionell plats inklusive sociala medier. Genom att använda den vid proaktiva journalistkontakter, eller vid reaktiva kontakter med media kan Sophiahemmet skapa en tydlig medial bild som överensstämmer med varumärket Sophiahemmet. Koncernen Sophiahemmets övergripande kommunikationsstrategi Sophiahemmet tar i alla kommunikativa sammanhang utgångspunkt i sitt ursprungssyfte och värdegrund, med en tydligt framåtsträvande och flexibel inställning. Utbildning, sjukvård och forskning utgör Sophiahemmets unika sammansättning av tjänster som via proaktiv kommunikation i såväl interna som externa kanaler, positionerar Sophiahemmet som det goda exemplet inom vårdområdet. Riktlinjer för kontakter med media Sophiahemmets strategi för medierelationer För att skapa en enhetlig bild i media ska all extern kommunikation, såväl proaktiv som reaktiv, ta utgångspunkt i Sophiahemmets värdegrund och ledord: Marina Dyfverman Marina Dyfverman VD-stab 1(8)

2 Professionalism Engagemang Tillgänglighet Tradition Professionalism betyder i kontakten med media att Sophiahemmets talespersoner i kontakt med media uppträder utifrån Sophiahemmets riktlinjer och rutiner och säkrar att rätt information ges ut till media. Engagemang står för ett serviceinriktat sätt och vilja att bygga goda relationer med media. Tillgänglighet innebär att vara förberedd, ha budskap och pressmaterial framtaget samt att talespersoner är pålästa och finns tillgängliga när media behöver komma i kontakt med personen i fråga. Tradition betyder i kontakten med media att tonalitet och informationsmaterial bygger på en idag tidsenlig verksamhet med unik expertis och traditioner från 1884 då Sophiahemmet grundades. För att säkra att Sophiahemmet ger en enhetlig bild till media måste kommunikationschef alltid informeras om planerade medieaktiviteter eller om någon har blivit kontaktad av media. Kommunikationschef ska säkra att media alltid får korrekt och relevant information. Avsändare är alltid Sophiahemmet. Huvudansvarig för mediekontakter Sophiahemmets huvudansvarig för alla mediekontakter är Sophiahemmets kommunikationschef. Som huvudansvarig har hen yttersta ansvar för vem som är bäst lämpad som talesperson vid varje enskilt tillfälle, att kvalitetssäkra pressmaterial och innehåll, samt säkra att alla berörda, framför allt internt, är informerade. Sophiahemmets principer för öppenhet och sekretess Medarbetare: Sophiahemmet lämnar inte ut uppgifter om sina anställda, oavsett om det handlar om dem som vårdgivare eller lärare, om eventuella personliga problem eller eventuellt brott. Studenter: Sophiahemmet lämnar inte ut uppgifter om enskilda studenter vid Sophiahemmet Högskola., oavsett om det gäller studieresultat, om eventuella problem eller brott. Marina Dyfverman Marina Dyfverman VD-stab 2(8)

3 Patienter: Sophiahemmet lämnar inte ut uppgifter om patienters tillstånd eller uppgifter om att någon har intagits eller vårdas på sjukhus. Sophiahemmet hänvisar till gällande sekretesslag (SFS 2009:400) Affärsöverenskommelser: Sophiahemmet kommenterar inte enskilda avtal med vårdgivare eller uppdragsgivare. Sophiahemmet hänvisar till rådande sekretessavtal. Löpande verksamhetsdokumentation: Sophiahemmet är en ideell förening och lyder därmed inte under offentlighetsprincipen. Därför lämnar Sophiahemmet inte ut handlingar från den löpande verksamheten likt myndigheter eller verksamheter inom offentlig förvaltning. Sophiahemmet redovisar sin verksamhet årligen i Årsberättelse som bland annat finns tillgänglig på Sophiahemmets hemsida. Vårdgivares kontakter med media Vårdgivare som är verksamma vid Sophiahemmet omfattas av varumärket Sophiahemmet. Det innebär att om man i egenskap av vårdgivare planerar en medieaktivitet eller har blivit kontaktad av media är det av yttersta vikt att Sophiahemmets kommunikationschef informeras. Detta för att han/hon ska kunna förankra internt och samordna med berörda parter och övriga kommunikationsaktiviteter. Finns inte kommunikationschef tillgänglig kontaktas kommunikationsansvarig eller marknadsassistent. Verktyg för hantering av media Oavsett proaktiva eller reaktiva mediekontakter måste kommunikationschef underrättas. Finns inte den personen tillgänglig avseende frågor om Sophiahemmet eller samverkande vårdgivare kontaktas kommunikationsansvarig eller marknadsassistent. Om du blir uppringd av media: o Notera vem som ringer och vilken mediekanal personen representerar o Fråga vilken information de söker och i vilket syfte o o Vill de göra en intervju/få en kommentar i en särskild fråga? Vill de ha generell företagsinformation? Be om att få ringa tillbaka. Det ger dig möjlighet att förbereda information, talesperson och visar på hög professionalitet. Viktigt däremot att återkomma snarast som utlovat. Stäm av med kommunikationschef är du rätt person att ringa tillbaka? Ska ni kommentera den aktuella frågan? Finns inte kommunikationschef tillgänglig kontaktas kommunikationsansvarig eller marknadsassistent. Ring tillbaka inom utlovad tid Besök av journalist eller fotograf Sophiahemmet uppträder alltid serviceorienterat och professionellt gentemot media. Ett besök av en journalist ska alltid anmälas till, och godkännas i förväg av, Sophiahemmets kommunikationschef. Marina Dyfverman Marina Dyfverman VD-stab 3(8)

4 Han/hon ska i förskott informera och förbereda aktuell talesperson. Inga journalister har tillträde till Sophiahemmets lokaler utan tillstånd. Sophiahemmets verksamhet bedrivs på privat område varför Sophiahemmet inte har någon skyldighet att låta media fotografera på området. Besök av fotografer ska liksom journalistbesök alltid anmälas i förväg och godkännas av kommunikationschef. Finns inte den personen tillgänglig kontaktas Marknadsassistent alternativt Servicechef. Intervjuer Intervjuer ska alltid godkännas av kommunikationschef. Under intervjun ska Sophiahemmets talesperson vara noggrann med vilken information som lämnas och säkra att den alltid är konkret och korrekt. Lämna inte ut information som inte är tidigare godkänd av kommunikationschef eller information som media inte efterfrågar. Specialisterna vid Sophiahemmet Sjukhus har rätt att uttala sig inom sin specialitet som man är ackrediterad för men ska anmäla till kommunikationschef inför intervjutillfället. Journalister spelar ibland in intervjuer vilket gör att ingen information kan tas tillbaka. Kommunikationschefen ger råd kring budskapsformulering. Obs! Eftersom vi alltid måste värna patientsäkerheten tillåter vi heller inte att enskilda patienter tillåter sig att intervjuas under vårdtiden vid Sophiahemmet Sjukhus. En patient som släpper in media eller ställer upp för intervju under vistelsen vid Sophiahemmet utan tillstånd, innebär även en exponeringsrisk för andra patienter. Tänk på följande vid en intervju: Formulera ett svar där du om möjligt också bryggar över till Sophiahemmets huvudbudskap Om det är en telefonintervju och du känner dig osäker på någon fråga, be om att få återkomma. Ring alltid tillbaka inom utlovad tid. Be alltid om att få se eventuella citat innan de går till tryck/publiceras och stäm av med kommunikationschef. Krishantering Hur Sophiahemmet bedriver krishantering beskrivs i separat dokument. Media Hur fungerar media? Media sätter bilden av företag och organisationer samtidigt som dessa styr vilken information de ger till media. Under de senaste åren har medielandskapet utvecklats med i mycket snabb takt vilket ställer allt högre krav på både företag och individer, både som källa och som mediekonsument. Marina Dyfverman Marina Dyfverman VD-stab 4(8)

5 De traditionella medierna har kompletterats med nya internetbaserade medier vilket ökar möjligheterna till medborgarjournalistik. Från ett centraliserat medielandskap befinner vi oss nu i ett decentraliserat medielandskap där bloggar och forum online ökar i popularitet. Resultatet blir att det är svårare att som företag tränga igenom med sina budskap och kontrollera vad som sägs och skrivs. Det är viktigare än någonsin att arbeta för att kommunicera enhetligt, att vara förberedd, tydlig och transparent i sin kommunikation. Traditionella medier som exempelvis tv, radio och dagstidningar kommunicerar nyheter på ett granskande och rapporterande sätt. Sociala medier inklusive bloggar, forum och internetbaserade communities, drivs av medborgarna själva och bygger på en dialog mellan individerna. Nyhetsflödet går idag från händelse till nyhet i tidning, eller från blogg till nyhet i tidning, beroende på vilket värde nyheten har. Det nya medielandskapet utmanar företag och organisationer eftersom det blir svårare att kontrollera och koordinera vad som sägs och skrivs i olika medier. Därmed är Sophiahemmets mediepolicy och värdegrund viktig att använda som utgångspunkt inför dialogen med traditionella och/eller kommunikation i sociala medier. Det är också viktigt att komma ihåg att även media omfattas av sekretesslagen. En annan avgörande faktor är att alla medarbetare känner sig delaktiga och tar ansvar för sin kommunikation vid eventuell kontakt med media, till bekanta eller på nätet som exempelvis Facebook. Pressmaterial, bilder & rutiner Pressmaterial och bildmaterial tas fram av Sophiahemmets marknadsavdelning alternativt av extern hjälp på uppdrag av marknadsavdelningen. Allt material som kommuniceras externt med Sophiahemmet som avsändare ska godkännas av Sophiahemmets kommunikationschef. Kommunikationschefen ansvarar för alla kommunikationsinsatser och eventuella externa kommunikationsuppdrag. Sociala medier Sophiahemmet bevakar sociala medier och agerar t ex för att kunna kommentera eventuella felaktigheter. I de fall Sophiahemmet är avsändare till inlägg i sociala medier är talespersonerna desamma som i traditionella medier och med samma riktlinjer. Sociala medier omfattas av samma lagar och förordningar som övriga samhället. Det innebär för anställda och verksamma på Sophiahemmet t ex att gällande sekretesslag (SFS 2009:400), anställningsavtal och Sophiahemmets värdegrund alltid ska beaktas vid personliga inlägg. Det finns en särskild social media-policy för anställda vid Sophiahemmet. Mål och målgrupper Marina Dyfverman Marina Dyfverman VD-stab 5(8)

6 Vilka mål har Sophiahemmet med sitt varumärke? Sophiahemmet ska vara den aktör på marknaden som genom sin tradition och professionalism ska erbjuda hög kvalitet på vårdutbildning och forskning samt det bästa vårdalternativet. Varumärket ska associeras med trygghet, professionalism och tillgänglighet samt engagemang och personligt bemötande. Vilka är målen för kontakten med media? Media har en viktig roll för att skapa en bild av vårt varumärke hos privatpersoner och företag, opinionsbildare och beslutsfattare. Sophiahemmet har aktivt tagit ställning för att i relationen med media verka för att bilden av Sophiahemmet som en professionell och patientorienterad verksamhet med balans mellan tradition och innovation stärks. Sophiahemmets målgrupper och intressenter Koncernen Sophiahemmet riktar sig till följande intressenter: Allmänheten Opinionsbildare Media Medarbetare (inkl. potentiella) Sophiahemmets styrelse, nämnder, fullmäktige och medlemmar Koncernledning (sjukhusledning, högskoleledning) Medarbetare (egna medarbetare, hos andra vårdgivare) Sophiahemmet Högskola riktar sig till följande intressenter: Studenter (potentiella) Beslutsfattare Opinionsbildare Myndigheter Uppdragsgivare (nationellt/internationellt) Andra lärosäten (nationellt/internationellt) Samverkansorganisationer och nätverk Arbetsgivar- och intresseorganisationer Medarbetare (SHH, SHS, andra vårdgivare) Sophiahemmet Sjukhus riktar sig till följande intressenter: Patienter och närstående Beslutsfattare Opinionsbildare Myndigheter Marina Dyfverman Marina Dyfverman VD-stab 6(8)

7 Kunder/finansiärer Samarbetspartners/Privata vårdgivare Andra vårdgivare (privata/remittenter) Samverkansorganisationer och nätverk Arbetsgivar- och intresseorganisationer Medarbetare (SHS, SHH, andra vårdgivare) Talespersoner Varför talespersoner? Arbetet gentemot media kräver goda sakkunskaper, tydlighet och medievana. Det är ett långsiktigt arbete som bygger på personliga relationer med journalisterna. Därför har Sophiahemmet ett antal personer som är utsedda som talespersoner för sitt respektive område. Det skapar igenkänning, repetition och gör att kommunikationen blir mindre spretig och stärker varumärket. Alla personer som uttalar sig för Sophiahemmet ska vara medietränade och/eller ha gått igenom företagets mediepolicy och FAQ tillsammans med Sophiahemmets kommunikationschef. Vad innebär en talesmannaroll? Att vara talesman innebär att agera Sophiahemmets ansikte utåt. En talesperson för Sophiahemmet förväntas representera verksamheten och inte uppträda som privatperson. Följande förväntas av Sophiahemmets talespersoner: Att vara en positiv representant för Sophiahemmet Att vara påläst och uppdaterad Att vara tillgänglig om media vill träffas eller komma i kontakt via telefon Att ge media information i enighet med Sophiahemmets värderingar och riktlinjer Att enbart uttala sig om det är för talespersonen ett definierat ansvarsområde Rollfördelning VD affärsrelationer, resultat, övergripande företagsfrågor, sjukhusets verksamhet Chefläkare patientärenden, läkare, mediciniska frågor, kvalitets- och miljöfrågor, lagar, förordningar, patientförsäkringsärenden och anmälningsärenden. Rektor högskolans verksamhet Kommunikationschef reaktiva frågor, krisärenden, varumärkesrelaterade frågor etc. Specialister frågor som specifikt berör ett specialistområde besvaras av för området ackrediterad specialist. Om uttalandet även gäller Sophiahemmet och inte enbart en enskild mottagning måste Kommunikationschef informeras inför mötet med media. Marina Dyfverman Marina Dyfverman VD-stab 7(8)

8 Speciella omständigheter Särskilda omständigheter definieras som kriser, olyckor och katastrofer av olika slag och vid större förändringar. Vid en extraordinär händelse gäller aktuell krisplan. Kommunikationschef är ytterst ansvarig för all kommunikation vid extraordinära händelser. Kommunikationschef ansvarar för att kalla samman ett kristeam, leda arbetet, utveckla frågoroch svar samt en medieplan för varje enskilt fall. Medarbetarna ska i så stor utsträckning som möjligt informeras om viktiga händelser före media. Se även följande dokument: Sophiahemmets värdegrund Lathund media Kris och katastrofplan Sociala media-policy Kontakt vid förfrågningar från media: Marina Dyfverman, Marknads- och kommunikationschef mobil Pia Hellsing, Kommunikationsansvarig mobil Pia Robertsson Ronkainen, Marknadsassistent mobil Marina Dyfverman Marina Dyfverman VD-stab 8(8)