SAMMANTRÄDESPROTOKOLL IT-NÄMND. Sammanträdestid: Kl Konferensrummet Borgmästaren, stadshuset Lysekil

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL IT-NÄMND Sammanträdestid: Kl Lokal: Konferensrummet Borgmästaren, stadshuset Lysekil Ledamöter och tjänstgörande ersättare: Christina Gustafson (S), Lysekil, ordf. Fredrik Lundqvist (LP) Lysekil Anne Johansson (L) Sotenäs Icke tjänstgörande ersättare Tamar Larsson (C) Lysekil Tjänstemän: Anders Siljeholm, IT-chef Madelene Johansson, nämndsekreterare Sara Herrmann, IT-handläggare 20 Paragrafer: Sekreterare: Ordförande: Justerare:.. Madelene Johansson.. Christina Gustafson.. Fredrik Lundqvist ANSLAGSBEVIS: Nämnd: IT-nämnden Förvaringsplats: Kommunstyrelseförvaltningen Sammanträdesdatum: Justeringsdatum: Anslagsdatum: Anslagets nedtagande: Bevis om tillkännagivande av justering:

2 Sammanträdesprotokoll IT-nämnd (8) 16 Fastställande av dagordningen Efter uppropet konstaterar ordförande att det inte finns någon närvarande ledamot eller ersättare från Munkedals kommun. Yrkande Christina Gustafsson (S): att dagens sammanträde ställs in med anledning av att de saknas ledamöter från Munkedals kommun. Fredrik Lundqvist (LP): att dagens sammanträde ska genomföras med motivering att flera ärenden är brådskande med tanke på att tidigare sammanträde ställts in (icke beslutsmässigt) samt att flera frånvarande inte meddelat sin frånvaro. Proposition Ordförande ställer proposition på Christina Gustafssons (S) förslag mot Fredrik Lundqvist (LP) förslag och finner att nämnden godkänner Fredrik Lundqvist förslag. IT-nämndens beslut IT-nämnden fastställer dagordningen för sammanträdet och att godkänner att sammanträdet ska hållas i dag. Justerare: Utdragsbestyrkande:

3 Sammanträdesprotokoll IT-nämnd (8) 17 Styrmodell Lysekils kommun IT-chefen informerar om styrmodell Lysekils kommun, se bifogad filer. IT-nämndens beslut IT-nämnden noterar informationen till protokollet. Bilagor Verksamhetsidé Värdegrund Övergripande mål Målgrupp Organisation Styrande dokument Beslutet inkl. handlingar skickas till Kommunstyrelsen Lysekil Kommunstyrelsen Munkedal Kommunstyrelsen Sotenäs Beslutet skickas till IT-chefen Justerare: Utdragsbestyrkande:

4 Sammanträdesprotokoll IT-nämnd (8) 18 Tertialrapport 2 per den 31 augusti 2017 Dnr: ITN Sammanfattning IT-chefen informerar IT-nämnden om resultatet i tertialrapport 2 per den 31 augusti Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad den 8 september IT-nämndens beslut IT-nämnden godkänner tertialrapport 2 per den 31 augusti Beslutet inkl. handlingar skickas till Kommunstyrelsen Lysekil Kommunstyrelsen Munkedal Kommunstyrelsen Sotenäs Beslutet skickas till IT-chefen Justerare: Utdragsbestyrkande:

5 Sammanträdesprotokoll IT-nämnd (8) 19 Status SML-IT IT-chefen informerar om SML-IT:s verksamhet. Personal o Vakans i Munkedal o Vakans i Lysekil o Systemförvaltare börjar på SML-IT 1 november som ska arbeta med FIM. Han kommer att arbeta 50 % på löneenheten samt 50 % på IT-enheten. Lokaler o IT-enheten kommer att flytta till nya lokaler, gamla hemtjänstens lokaler, den 1 januari Styrmodell o Arbete pågår. Ekonomi o Arbete med ny budgetfördelning pågår. IT-chefen informerar vidare att kommuncheferna i Sotenäs, Munkedal och Lysekil har bjudit in presidierna i Miljö-, Löne- och IT-nämnderna för att diskutera gemensamma nämnder. IT-nämndens beslut IT-nämnden beslutar att notera informationen i protokollet. Justerare: Utdragsbestyrkande:

6 Sammanträdesprotokoll IT-nämnd (8) 20 Rapport intern kontroll 2016 Kontroll att servicemål uppfylls Dnr: ITN Sammanfattning De brister som verksamheterna upplevde, har med gott samarbete och tillhandahållna resurser gett ett positivt resultat. Det ger ett högre värde att samarbeta korsprofessionellt. Arbetet fortgår nu enligt Lysekils kommuns styrmodell. Nöjdkund-enkät kommer att genomföras i december Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad den 10 oktober IT-nämndens beslut IT-nämnden godkänner förvaltningens rapport för Beslutet inkl. handlingar skickas till Kommunstyrelsen Lysekil Kommunstyrelsen Munkedal Kommunstyrelsen Sotenäs Beslutet skickas till IT-chefen Justerare: Utdragsbestyrkande:

7 Sammanträdesprotokoll IT-nämnd (8) 21 Anmälningsärenden Inga anmälningsärenden att redovisa. Justerare: Utdragsbestyrkande:

8 Sammanträdesprotokoll IT-nämnd (8) 22 Övrigt Inga övriga frågor. Justerare: Utdragsbestyrkande:

9 ARBETSMATERIAL SML-IT Verksamhetsidé Stöd till verksamheterna i deras digitalisering samt möjlighet att nå sina mål

10 Verksamhetsnära IT-stöd Vad Rätt stöd, i rätt tid och på rätt nivå Förenkla användandet av digitala verktyg Varför Stödja målgrupperna i deras dagliga arbete Effektivisera genom att frigöra resurser som fokuserar på kärnverksamheten För vem Medarbetare och politiker i våra kommuner som i sin tur stödjer medborgarna Barn och elever i våra kommuner 60

11 Vad Stabil, pålitlig och tillgänglig infrastruktur Ge rätt verktyg för ändamålet Drift Varför Skapa, dela och ta del av information Lagra och bevara information Säkerställa och följa upp att rätt information, i rätt tid når rätt mottagare För vem Medarbetare och politiker i våra kommuner som i sin tur stödjer medborgarna Barn och elever i våra kommuner 30

12 Vad Digitalisering Ge stöd till samt bidra till innovation i verksamheternas utveckling Ge rätt verktyg för ändamålet Ge möjligheter till effektivisering Stöd och utveckling av processorienterat arbetssätt Varför Möta dagens och morgondagens utmaningar Allt som går att sköta digitalt ska skötas digitalt, för att frigöra resurser som kan fokusera på sin kärnverksamhet För vem Medborgare, medarbetare och politiker i våra kommuner 10

13 Länk till process Processen

14 ARBETSMATERIAL SML-IT Värdegrund

15 Engagera medborgarna Tillhandahålla information enkelt till medborgarna med hög kvalite, och anpassade tjänster Öka effektiviteten Öka samverkan och produktivitet för kommunens medarbetare, automatisera processer och skapa värde SML-IT s bidrag till arbetet med värdegrund Skapa insikter Förstå medarbetarna, medborgarna samt kommunens ekosystem för att skapa underlag för planering och beslut för såväl ledning och styrning Ökad insyn Ökad öppenhet och bättre efterlevnad av lagar och regler 2

16 ARBETSMATERIAL SML-IT Skapa värde för att nå de övergripande målen

17 Skapa värde...genom medborgartjänster Medborgare Ett gemensamt tänk och utseende på alla kanaler ger en lättanvänd anpassad upplevelse med hög kvalitet Fler kanaler med nya tjänster mot kommunen Medarbetare Bättre samarbete mellan avdelningarna ger en snabbare och bättre upplevelse för medborgarna och nöjda medarbetare Resultat Snabbare lösningar på medborgarnas ärenden Minskade kostnader Ökad kvalitet Kommunens varumärke och attraktionskraft stärks Innovation Ökad innovation genom att fånga, skapa och leverera nya tjänster Öka förståelsen för vad som händer inom verksamheten hos medborgarna och medarbetarna Varumärke Ett utbud av tjänster som är lätta att särskilja så att medborgarna kan välja den kanal som passar bäst I tid och plats. 2

18 Skapa värde Genom samverkan över gränser medborgare Ett gemensamt tänk och utseende på alla kanaler ger en lättanvänd anpassad upplevelse med hög kvalitet Fler kanaler med nya tjänster mot kommunen Anställd Bättre samarbete mellan avdelningarna ger en snabbare och bättre upplevelse för medborgarna och nöjda medarbetare Resultat Snabbare lösningar på medborgarnas ärenden Minskade kostnader Ökad kvalitet Kommunens varumärke och attraktionskraft stärks Innovation Ökad innovation genom att fånga, skapa och leverera nya tjänster Öka förståelsen för vad som händer inom verksamheten hos medborgarna och medarbetarna Varumärke Ett utbud av tjänster som är lätta att särskilja så att medborgarna kan välja den kanal som passar bäst I tid och plats. 3

19 Skapa värde Genom den informationsstyrda kommunen medborgare Ett gemensamt tänk och utseende på alla kanaler ger en lättanvänd anpassad upplevelse med hög kvalitet Förbättrad hälsa och säkerhet. Innovation Ökad innovation genom att fånga, skapa och leverera nya tjänster Öka förståelsen för vad som händer inom verksamheten hos medborgarna och medarbetarna Anställd Bättre samarbete mellan avdelningarna ger en snabbare och bättre upplevelse för medborgarna och nöjda medarbetare Varumärke En helhetsvy som stödjer flera kanaler för intilligenta beslut Resultat Kommunens varumärke och attraktionskraft stärks Minskad energiåtgång och hållbar utveckling Minskade trafikproblem Snabbare respons vid nödsituationer Proaktivt hälsoarbete En lärande kommun 4

20 ARBETSMATERIAL SML-IT Målgrupper

21 Persona (påhittad referensanvändare) Vad ska en persona innehålla: Trovärdig beskrivning av en person, och inte bara en lista med vad målgruppen behöver av organisationen. Personbeskrivning: Stina arbetar på ett LSS-boende, hon möter följande Beskriva personens arbetssituation. Beskriv personens behov och förväntningar på digitala verktygen och organisationen. Ge en tydlig bild av förväntningar och hur villiga personen är att använda de digitala verktygen.

22 ARBETSMATERIAL SML-IT Organisation

23 Ledning & utveckling Verksamhetsnära IT-stöd Sotenäs Omsorgstekniker Placering i Lysekil Drift & förvaltning Placering i Kungshamn Verksamhetsnära IT-stöd Munkedal Ambulerande utgår från Munkedal Systemförvaltare FIM & HR Placering i Lysekil Telefoni & växel Placering i Munkedal Verksamhetsnära IT-stöd Lysekil Placering i Munkedal Placering i Lysekil Placering i Lysekil

24 IT-styrgrupp Kommuncheferna KF Sotenäs kommun Utser Styrning & ledning IT-nämnden Lysekils kommun Utser Utser KF Munkedals kommun Målstyrning & budget KF Lysekils kommun SML-IT Chefskap Kommunchef Lysekils kommun

25

26 ARBETSMATERIAL SML-IT Styrande dokument av särskild betydelse

27 Regler och styrdokument Interna Externa Samverkansöverenskommelsen Personuppgiftslagen (ersätts 2018) Delegationsordningar (KS och ITN) Reglemente för IT-nämnd Handlingsplan för förbättringsarbete DNR Datainspektionens föreskrifter Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter EU-direktiv

28 Tjänsteskrivelse Datum Dnr ITN KLK/SML-IT Anders Siljeholm, Tertialrapport 2 per den 31 augusti 2016 Sammanfattning Redovisning av IT-nämndens tertialrapport 2 per den 31 augusti Förslag till beslut Godkänna tertialrapport 2 per den 31 augusti Ärendet Tertialrapport 2 per den 31 augusti 2016 med kommentarer i bifogade bilagor. Anders Siljeholm Förvaltningschef Bilaga/bilagor Bilaga1 Tertialrapport 2 per den 31 augusti 2016 Bilaga2 Verksamhetsmål ITN 2016 Beslutet skickas till Ekonomienheterna i SML Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

29 IT-nämndens Tertialrapport 2 per 31 augusti 2016 Inledning/verksamhet IT-nämndens sammansättning består av 6 ordinarie ledamöter samt 6 ersättare, med vardera från respektive SML kommun (Sotenäs, Munkedal, Lysekil) Nämndens uppdrag är att inom ramen för IT-nämndens reglemente samt samverkansavtalet leda de samverkande kommunernas gemensamma IT-enhet. Verksamheten omfattar IT-drift i respektive kommun. Verksamheten ansvarar utifrån fastställda förutsättningar och ramar för en effektiv och ändamålsenlig IT- försörjning, omfattande; Ansvarar för ändamålsenlig leverans av IT Upprätthållande av servicenivåer och kvalitet för tillhandahållna tjänster Efterlevnad av regler, riktlinjer och styrande verksamhetsbehov Förvaltning av strategiska planer för IT Den gemensamma IT enheten uppgift är att tillhandahålla IT-drift, support, förvaltning samt utveckling av Sotenäs, Munkedals och Lysekils IT-miljö. Viktiga händelser Under första delen av 2016 färdigställdes Lysekils kommun till den nya infrastrukturen (domänen), vilket har vilket har medfört stabilare miljö för verksamheterna. Detta ser vi på att antalet samtal till IT-supporten har minskat med 1100 mot samma period föregående år. Vi fortsätter nu prioriterat med resterande delar som ligger kvar i respektive förutvarande domän, tex verksamhetssystem mm. Vi har haft två incidenter med Lysekils gamla infrastruktur, dessa förorsakade stopp i flera verksamhetssystem samt att dessa fick återställas från backupper. En omorganisation genomfördes under kvartal ett och gick i igång den 4 april. Den nya organisationen syftar till att öka det verksamhetsnära IT-stödet. Antalet tekniker som arbetar med verksamhetsnära IT-stöd har ökat med 50% i respektive kommun. Upphandling av trygghetslarm med annan teknisk utrustning har genomförts med nio andra kommuner. Utrullningen till kommunernas vårdtagare är klar, och därmed har alla tre kommuner klarat statens mål att alla trygghetslarm skall vara digitala under Arbetet med att uppfylla den handlingsplan som IT-nämnden tog har påbörjats, dock endast i Sotenäs kommun har vi tillsammans arbetat med e-råd och att fått fram nyttokartor till och för verksamheten. Vi har under året utbildat och tagit fram rutiner för att vi skall bli SITHS-kort utgivare. Beräknad start för detta är 4/10. Detta kommer ge socialtjänsten ett stort mervärde i både pengar och arbetsmiljö. Ett antal förbindelser har uppgraderats. Ny trådlös infrastruktur började införas, detta som ett led i det strul vi haft med just trådlös access. Handhållna enheter (Ipad) och Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

30 bärbara datorer har fortsatt att öka i stor omfattning, allt ifrån en-en hos elever samt politiker. Uppgradering av de interkommunala förbindelserna påbörjades, beräknas vara klart 1/10. Detta kommer att öka hastigheten för verksamheternas system såsom Magna Cura m.fl. Projektet med säkra kort fortgår med korttillverkning främst i Sotenäs kommun. Projektet som helhet är en framgång inom ramen för säkerhet, flexibilitet och andra myndigheters krav på säker kommunikation. Sjukskrivningar Korttidssjukskrivning har varit på 7,1%, och över 60 dagar 32,3%. Inga långtidssjukskrivningar (>60 dagar) i nuläget. Ökningen i korttidssjukskrivningar från samma period 2015 beror på att vi haft personal som opererat sig ett par gånger under perioden och blivit sjukskriven i tre veckors intervaller. En telefoni-tekniker har rekryterats, börjar sin tjänst 12/9 samt så har en IT-handläggare rekryterats och börjar sin tjänst den 1/9. Till detta så har vi haft 0,5 tjänster borta i föräldraledighet under perioden. Detta har föranlett ökade vikarie- och konsultkostnader. Ekonomi/ekonomisk analys IT-nämnden (tkr) Verksamhetens intäkter exkl kommunbidrag Intäkter SOT Intäkter MUN Intäkter LYS Intäkter Havets Hus AB Intäkter LysekilsBostäder AB Intäkter RAMBO AB Intäkter MittBohuslän Intäkter LYS (inventarier) Budget Utfall jan-aug Utfall janaug Budget janaug Budgetavvik jan aug Prognos Budgetavvikelse Verksamhetens kostnader Kapitalkostnader Nettokostnader Kommunbidrag SOT Kommunbidrag MUN Kommunbidrag LYS Resultat Skall beskriva: 1. Sålt datorer från lager i Lysekil till Sotenäs, därav avvikelsen 652 tkr. 2. Avvikelse Lysekils kommunbidrag om 101 tkr är bidrag från AF för praktikant 3. Inventarier Lysekil är inte budgeterat I verksamhetens kostnader har hänsyn inte tagits till utrustning i lager för pågående domänbyte. Mer rättvisande är en kostnad om tkr (i enlighet med tidigare skickade handlingar inför IT-nämnden ). 5. Intäkterna för Munkedal och Lysekil är justerade något jämfört med innehållet i tidigare skickade handlingar inför IT-nämnden på grund av korrigering av tidigare bokförda poster på balanskonton. 6. Prognos är att IT-nämnden håller ram-budgeten Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

31 Verksamhetsmål Se bilaga 2 Prognosen är att IT-nämnden når målen under Nyckeltal/statistik Det inom parantes är resultatet från 1/1-31/ Vi har haft ca 1263 (480) beställningar via portalen 3580.se samt 4177 (5350) incidenter (ärenden till supporten) registrerade via densamma under perioden 1/1-31/ (13234) inkomna samtal (9569) besvarade. Huvuddelen av de samtal som inte besvarades var när supporten var stängd, dvs inkommna före eller efter telefontid. Anders Siljeholm IT-chef Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

32 Från politiska mål till verksamhetsresultat Verksamhetsmål Uppdaterad Namn: Anders Siljeholm Organisatorisk enhet IT-enheten Politiskt mål Nytänkande och omvärldsorientering Ambition: En enhet som präglas av stabilitet, framåtanda och uppfinningsrikedom Politiskt mål Önskvärt resultat Mätbart, tidsatt mål Åtgärder, särskilda insatser och nyckelhändelser Ansvarig Uppföljnings-datum Inspirerande Nytänkande 1. Mer nytänkande i arbetsgruppen och införande av nya arbetsmetoder. Utbyte av erfarenheter mellan referensgrupper i kommunen och ITorganisationer i nätverkskommuner. Internutbildningar Externa utbildningar Studiebesök, föreläsningar samt referensgrupper. IT-chef Enskild utbildare/itchef IT-chef/IT-arkitekt/ITstrateg Avstämning Utvärdering Utvärdering Processer Processkartlägga fem interna processer samt vara verksamheten behjälplig i att kartlägga deras processer. E-tjänstreferensgrupp samt styrgrupp för processverkstaden IT-chef/IT-arkitekt Avstämning samt E-strategi Införa gemensam e- strategi IT-chef Avstämning

33 Från politiska mål till verksamhetsresultat Verksamhetsmål Namn: Anders Siljeholm Organisatorisk enhet IT-enheten Politiskt mål Ekonomi Ambition: Långsiktig stabil ekonomi Politiskt mål Önskvärt resultat Mätbart, tidsatt mål Åtgärder, särskilda insatser och nyckelhändelser Ansvarig Uppföljnings-datum Stabil långsiktig ekonomi 1. Bättre än budget Enheten levererar ett noll resultat. Uppfyllande av avtal IT-chef Ett verksamhetssystem/område för alla tre kommuner Hitta synergieffekter i alla koncerner IT-chef/IT-arkitekt/ITstrateg Utvärdering kring de ekonomiska styrprinciperna EC/IT-chef/IT-arkitekt Bra kostnadsuppföljning med effektiva rutiner. IT-chef/ITarkitekt/ekonom Månadsvis 2. Tjänster med tillhörande kvalitetsgaranti Tjänster med kvalitetsgaranti inför budgetåret 2017 Skall tas i ITN IT-arkitekt/ITchef/ekonom Tertialvis

34 Från politiska mål till verksamhetsresultat Verksamhetsmål Namn: Anders Siljeholm Organisatorisk enhet IT-enheten Politiskt mål Folkhälsa och delaktighet Ambition: Stabil IT-miljö med goda möjligheter att påverka. Politiskt mål Önskvärt resultat Mätbart, tidsatt mål Åtgärder, särskilda insatser och nyckelhändelser Ansvarig Uppföljnings-datum Goda livet % funktion Upptider på nät och servrar Utnyttja ny teknik för att öka bandbredden IT-strateg/IT-chef Delaktighet 2. Klara gränsdragningar Möten med systemägare och verksamhetsutvecklare Minska stressen för användarna IT-strateg/IT-chef

35 Från politiska mål till verksamhetsresultat Verksamhetsmål Namn: Anders Siljeholm Organisatorisk enhet IT-enheten Politiskt mål Kommunal service Ambition: Korrekt och professionellt bemötande med hög tillgänglighet. Politiskt mål Önskvärt resultat Mätbart, tidsatt mål Åtgärder, särskilda insatser och nyckelhändelser Ansvarig Uppföljnings-datum Gott bemötande 1. Nöjd kund 85 % ej missnöjda vid enkät som genomförs i oktober Fortlöpande utbildning i systemteori och FIRO Handlingsplan enligt LEAN IT-chef God kommunikation & ansvarstagande Som ovan Att enskild ärendeägande tekniker ansvarar för sitt ärende IT-chef Månadsvis & God tillgänglighet Våra kunder ska ha lättare att komma i kontakt med enheten Som ovan Tydlig och tillgänglig information IT-chef

36 Namn: Anders Siljeholm Ambition: Grön-IT Från politiska mål till verksamhetsresultat Verksamhetsmål Organisatorisk enhet IT-enheten Politiskt mål Miljö Politiskt mål Önskvärt resultat Mätbart, tidsatt mål Åtgärder, särskilda insatser och nyckelhändelser Ansvarig Uppföljnings-datum Energianvändning och miljömedvetenhet 1. Minskad energianvändning 95% av servrar skall vara virtuella Kontrollräkning IT-chef Ökad miljömedvetenhet I alla upphandlingar skall miljö ingå som en naturlig del Nya system skall kunna köras i virtuell server om möjligt. Emballage tas om hand av leverantör på ett miljömässigt vis. IT-chef/Upphandlare Resfria möten Erbjuda program till alla anställda för att kunna genomföra mer resfria möten Marknadsföra Skype för företag IT-chef Minskad pappersförbrukning i kopieringen/ökad användning av digital teknik Minska antalet skrivare/kopiatorer med 10% i verksamheterna genom att införa toalettavstånd princip. Införa follow me funktion Alla nya skrivare skall vara av typen follow me IT-chef

37 Från politiska mål till verksamhetsresultat Verksamhetsmål Namn: Anders Siljeholm Organisatorisk enhet IT-enheten Politiskt mål Organisations- och kompetensutveckling Ambition: Våra medarbetare känner engagemang, delaktighet och ansvar genom samverkan. Politiskt mål Önskvärt resultat Mätbart, tidsatt mål Åtgärder, särskilda insatser och nyckelhändelser Ansvarig Uppföljnings-datum Hälsa och trivsel 1. Bättre hälsa/sänkt sjukfrånvaro Senast skall enhetens sjukfrånvaro vara max 5%. Uppföljning av långtidssjukskrivna, aktivt arbete med tidiga rehab insatser. FC/IT-chef Månadsvis 2. Engagerade och motiverade medarbetare Senast skall > 90 % av medarbetarna uppleva god trivsel Utvärdering via frågor på medarbetarsamtal Uppföljning FAS 05 arbete inklusive kommunens personalpolitiska program. Medarbetarna/IT-chef IT-chef Fortsatt utveckling av APT IT-chef Fortsatt utbildning av hälsocoacher. Personalavdelning/ITchef

38 Från politiska mål till verksamhetsresultat Verksamhetsmål Namn: Anders Siljeholm Organisatorisk enhet IT-enheten Politiskt mål Kompetens och livslångt lärande Ambition: Vi vill leva upp till och bli kända för att ge god service. Politiskt mål Önskvärt resultat Mätbart, tidsatt mål Åtgärder, särskilda insatser och nyckelhändelser Ansvarig Uppföljningsdatum Kompetens och livslångt lärande 1. Det skall upplevas att all kommunikation med IT-enheten är: -Öppen -Enkel -Värdig Senast skall andelen nöjda vara minst 80 % enligt enkät som genomförs i oktober. Besöka alla sektorers/förvaltningars/kommuners ledningsgrupper 4 ggr/år IT-chef/ITarkitekt/Områdesansvariga tekniker Verklighetsanpassad IT Egenkontroll Besöka 10 verksamheter/kommun och genomföra test av tillgänglighet med hjälp av testprotokoll Områdesansvariga tekniker

39 Från politiska mål till verksamhetsresultat Verksamhetsmål Namn: Anders Siljeholm Organisatorisk enhet IT-enheten Politiskt mål: Kreativ och spännande miljö Ambition: Vi skall leverera pedagogiska hjälpmedel som fungerar i undervisningen och lockar till resultat Politiskt mål Önskvärt resultat Mätbart, tidsatt mål Åtgärder, särskilda insatser och nyckelhändelser Ansvarig Uppföljnings-datum Kreativ och spännande miljö 1. Nöjda pedagoger och elever som ser IT som en katalysator i lärandet Senast skall andelen nöjda vara minst 80 % enligt enkät som genomförs i oktober. God infrastruktur och bra ändamålsenlig utrustning inom ramen för samverkansöverenskommelsen IT-chef/ITarkitekt/områdesansvariga tekniker/skoltekniker

40

41 Tjänsteskrivelse Datum Dnr ITN Kommunstyrelseförvaltningen, IT-enheten Anders Siljeholm, Rapport Intern Kontroll Kontroll att servicemål uppfylls Sammanfattning De brister som verksamheterna upplevde, har med gott samarbete och tillhandahållna resurser gett ett positivt resultat. Det ger ett högre värde att samarbeta korsprofessionellt. Förslag till beslut IT-nämnden godkänner förvaltningens rapport för Ärendet Målet med intern kontroll är en: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevande av tillämpliga lagar, föreskrifter mm Intern kontroll: Kontroll av hur våra servicemål uppfyllts. Rutin och arbetssätt gentemot vilket kontrollen skett: Rondering i verksamheter, samtal med ledningsgrupper samt processbaserat arbetssätt. Tillvägagångssätt: Tillsammans med verksamheterna, processbaserat arbeta fram rutiner för att tillgodose behoven. Detta resulterade i att verksamheternas förväntningar synliggjordes samt att IT-enhetens arbetssätt och rutiner matchade dessa. Kontroll moment: Uppföljningssamtal genomfördes med verksamheten. Detta resulterade i att arbetsmiljöverket tog tillbaka sina förelägganden om bristande IT-stöd. Resultat och iakttagelser som gjorts vid granskningen: Att korsprofessionellt ta sig an utmaningar ger ett högre värde för alla inblandade. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

42 Tjänsteskrivelse Förvaltningens utredning Vi har arbetat fram en ny infrastruktur för Lysekils kommun, denna har gett snabbare inloggningar, stabilare system samt att IT-personalen har mindre antal system att ge support på. Det trådlösa nätverket har bytts ut mot en annan teknik, vilket fungerar riktigt bra. Vi genomförde en organisationsförändring på IT-enheten som innehöll förstärkning för att möta de ökade mängder datorer. Vi har ökat telefontiderna så att verksamheterna kan nå IT-supporten på lunchtid samt från kl 07:00. Denna förändring tillsammans med rondering i verksamheterna har gett goda resultat. Anders Siljeholm IT-chef Sara Herrmann IT-handläggare Bilaga/bilagor IT-nämndens internkontrollplan 2016 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Ing-Marie Tjulander, utvecklingsledare Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se