Nämnden för arbete och välfärd kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 20

Transkript

1 KALLELSE Nämnden för arbete och välfärd Nämnden för arbete och välfärd kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 20 Tid och plats onsdagen den 25 april 2018 kl. 09:00-12:00 i A salen Veronica Ionescu sekreterare Ledamöter Oliver Rosengren (M), Ordförande Martin Edberg (S), 1:e vice ordf Patric Mrad (KD), 2:e vice ordf Iréne Bladh (M) Tor Lejdfors (M) Pia Philipsson (M) Lars-Erik Larsson (C) Andreas Olsson (C) Magnus Wåhlin (MP) Sara Fransson (S) Eva Kjellberg (S) Marie-Louise Gustavsson (S) Jonas Ek (S) Anders Göranson (V) Ellen Franzén (-) Ersättare Christoffer Nordmark (M) Alf Skogmalm (S) Göran Kannerby (KD) Berith Swalander (M) Berthold Fück (M) Jonathan Ekros (M) Birgitta Nilsson (C) Annika Stacke (L) Guje Larsson (MP) Rikard Pumplun (S) Valon Rama (S) Per Hultman (S) Sara Löfqvist (S) Mikael Wester (V) Maria Palm (SD) Tjänstepersoner Per Sandberg, förvaltningschef 1 (2)

2 KALLELSE Nämnden för arbete och välfärd Förteckning över Nämnden för arbete och välfärds ärenden 1. Närvaro 2. Val av justerare 3. Allmänhetens frågestund 4. Information från nämndens ordförande Information från förvaltningschefen Ledamöternas och ersättarnas frågestund 7. Inkomna skrivelser till förvaltningen/nämnden Redovisning av delegationsbeslut Information om nya dataskyddsförordningen (GDPR) 10. Budgetuppföljning efter mars 2018 kl. 10: Information om gemensam ansökan för arbete och välfärd och Omsorgsförvaltningen om medel ur digitaliseringsfonden 2018 för automatisering av ekonomiskt bistånd. 12. Uppföljning av Växjölöftet Vuxenutbildning 13. Redovisning av rapporter från arkivinspektioner inom Arbete och välfärd 14. Information individutskottet 20 Övrigt 2 (2)

3 ÄRENDE Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel Nämnden för arbete och välfärd Närvaro Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post veronica.ionescu@vaxjo.se 1 (1)

4 ÄRENDE Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel Nämnden för arbete och välfärd Val av justerare Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd väljer Martin Edberg som justerare den 30 april klockan 10:00 på förvaltningskontoret. ARBETE OCH VÄLFÄRD - Förvaltningskontoret 1 (1) Postadress Box 1222, , Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Hemsida E-post

5 ÄRENDE Dnr NAV Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel Nämnden för arbete och välfärd Allmänhetens frågestund i nämnden för arbete och välfärd Bakgrund Nämnden för arbete och välfärds sammanträde är offentligt och allmänheten är välkomna. Nämnden för arbete och välfärds sammanträde inleds med allmänhetens frågestund, i högst 20 minuter. Sekretessbelagda ärenden och beslut som gäller myndighetsutövning är inte offentliga och allmänheten får lämna sammanträdet när dessa ärenden behandlas. Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post veronica.ionescu@vaxjo.se

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott Dnr Information från nämndens ordförande 2018 Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskotts beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund Till NAVAU 28/3 Möte med kommunerna i östra Kronoberg om vuxenutbildning 29/3 Besök i Malmö 4-5/4 Boksluts- och budgetdagar 9/4 Styrgrupp för Partnerskap mot utanförskap 10/4 Möte med Atrium Till NAV: 11/4 Möte med ny AF-chef 13/4 Besök i Dalarna 16/4 Möte med Öster 18/4 Invigning Parketten 1 (1)

7 ÄRENDE Dnr NAV Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel Nämnden för arbete och välfärd Information från nämndens ordförande 2018 Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund Till NAVAU 28/3 Möte med kommunerna i östra Kronoberg om vuxenutbildning 29/3 Besök i Malmö 4-5/4 Boksluts- och budgetdagar 9/4 Styrgrupp för Partnerskap mot utanförskap 10/4 Möte med Atrium Till NAV: 11/4 Möte med ny AF-chef 13/4 Besök i Dalarna 16/4 Möte med Öster 18/4 Invigning Parketten Oliver Rosengren ordförande Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post veronica.ionescu@vaxjo.se

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott Dnr Information från förvaltningschefen 2018 Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskotts beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund Förvaltningschefen informerar om/från: Möte med BUP 3/4 65-årsgränsen 1 (1)

9 ÄRENDE Dnr NAV Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel Nämnden för arbete och välfärd Information från förvaltningschefen 2018 Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund Förvaltningschefen informerar om/från: - Möte med BUP 3/4-65-årsgränsen Per Sandberg förvaltningschef Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post veronica.ionescu@vaxjo.se

10 ÄRENDE Dnr NAV Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel Nämnden för arbete och välfärd Ledamöternas och ersättarnas frågestund Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund Nämndens ledamöter och ersättare får möjlighet att ställa frågor till förvaltningen och/eller ordföranden under en särskild punkt på dagordningen Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post veronica.ionescu@vaxjo.se

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott Dnr Inkomna skrivelser till förvaltningen/nämnden 2018 Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskotts beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund För åtgärd NAV Remiss av SOU 2018:14 Bidragsbrott och underrättelseskyldighet vid felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen en utvärdering Protokollsutdrag Kommunens revisorers granskning av rutiner för orosanmälningar inom nämnden för arbete och välfärds verksamhetsområde barn- och familj Protokollsutdrag Revisorernas granskning av genomförandet av projektet Sandvik 3. För information KS Remiss - Finansdepartementets remiss av betänkande Myndighetsgemensam indelning - samverkan på regional nivå KS Protokollsutdrag Genomförande av mandatperiodens bostadsförsörjningsprogram. NAV Inkommen beslut från Riksdagens ombudsmän om anmälan till JO. Ärendet avslutas Protokollsutdrag Integrationsplan för Växjö kommunkoncern NAV Inkommen skrivelse angående Migrationsverkets arbete med bosättning (1)

12 ÄRENDE Dnr NAV Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel Nämnden för arbete och välfärd Inkomna skrivelser till förvaltningen/nämnden 2018 Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund För åtgärd NAV Remiss av SOU 2018:14 Bidragsbrott och underrättelseskyldighet vid felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen en utvärdering Protokollsutdrag Kommunens revisorers granskning av rutiner för orosanmälningar inom nämnden för arbete och välfärds verksamhetsområde barn- och familj Protokollsutdrag Revisorernas granskning av genomförandet av projektet Sandvik 3. För information KS Remiss - Finansdepartementets remiss av betänkande Myndighetsgemensam indelning - samverkan på regional nivå KS Protokollsutdrag Genomförande av mandatperiodens bostadsförsörjningsprogram. NAV Inkommen beslut från Riksdagens ombudsmän om anmälan till JO. Ärendet avslutas Protokollsutdrag Integrationsplan för Växjö kommunkoncern NAV Inkommen skrivelse angående Migrationsverkets arbete med bosättning 2018 Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post veronica.ionescu@vaxjo.se

13 ÄRENDE Dnr NAV (2)

14 Från: Växjö kommuns kontaktcenter Skickat: den 29 mars :04 Till: Kommunstyrelsen; Arbete Välfärd Förvaltningen; Ekelöf Elin Ämne: VB: ang. Migrationsverkets arbete med bosättning 2018 Bifogade filer: kommunbrev ang bosättningslagen.pdf Hej, Nedanstående samt bifogad fil har vi fått in till Har du frågor gällande informationen, vänligen kontakta avsändaren. Tack på förhand! Med vänlig hälsning, Johan Hedenborg kommunvägledare KONTAKTCENTER Kommunledningsförvaltningen Post: Växjö kommun, Box 1222, Växjö Besök: Västra Esplanaden 18, Växjö Tel: Från: GB-RegionSyd Skickat: den 28 mars :16 Till: Info Lessebo kommun TK mail Kommun Växjö kommuns kontaktcenter Ämne: ang. Migrationsverkets arbete med bosättning 2018 Hej, Översänder härmed information från Migrationsverket Region Syd gällande arbetet med bosättning av vissa nyanlända enligt bosättningslagen under Information är ämnade till såväl kommunledningen som den/de förvaltningar som arbetar med bosättning av nyanlända i er kommun. Informationen finner ni i det brev som finns med som bilaga till detta mejl. Med vänlig hälsning Migrationsverket Region Syd

15

16

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Dnr Revisorernas granskning av genomförandet av projektet Sandvik 3 Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige konstaterar att granskningen visar på behovet av bättre kontroll och styrning över stora och komplicerade projekt. 2. Kommunfullmäktige uttalar att nämnder och bolag vid genomförande av olika projekt ska ta del av de erfarenheter och förslag till förbättringar som Växjö Energi AB redovisar i sitt yttrande över granskningsrapporten. Bakgrund Kommunrevisionen genomförde under 2016 en granskning av genomförandet av projektet Sandvik 3. Byggnationen av kraftvärmeverket Sandvik 3 har i dagsläget blivit ca 140 mkr dyrare än beräknat. Mot den bakgrunden har kommunrevisionen med biträde av revisionsföretaget KPMG granskat vissa delar av projektet. Syftet med denna granskning är att klarlägga grundorsakerna till fördyringarna. Vi har sökt svar på revisionsfrågor inom följande områden: Projektets organisation och bemanning. Styrgruppens och styrelsens hantering av projektet. Upphandlingar av entreprenader och val av prismodeller. Kontrollen över projektets kostnader. På kommunfullmäktiges sammanträde den 30 augusti 2016 redogjorde revisionschefen för revisorernas granskning av genomförandet av projektet Sandvik 3. Kommunfullmäktige beslutade då att överlämna rapporten till kommunstyrelsen för yttrande. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen har i 98/2018 beslutat överlämna yttrande till kommunfullmäktige avseende Revisorernas granskning av genomförandet av projektet Sandvik 3. Ordförande i Växjö Energi AB samt VD har i en skrivelse lämnat yttrande över granskningen. Av skrivelsen framgår bland annat att man inte har något att erinra mot rapporten, och med utgångspunkt i denna har ett antal egna 1 (2)

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige slutsatser och rekommendationer sammanfattats. Beslutet skickas till För kännedom Samtliga nämnder och styrelser Kommunens revisorer 2 (2)

19 Från: Skickat: den 23 mars :00 Till: Byggnadsnämnden; Miljö och hälsoskyddsnämnden; Arbete Välfärd Nämnden; Omsorgsnämnden; Kultur- och fritidsnämnden; Tekniska nämnden; Utbildningsnämnden; Överförmyndarnämnden; Kommunstyrelsen; Valnämnden; *Alla VD_Bolagen; Revisionskontoret Ämne: Protokollsutdrag Revisorernas granskning av genomförandet av projektet Sandvik 3 Bifogade filer: Återrapp revisornas granskn Sandvik 3.pdf; Beslut KS- 90.docx Hej, Bifogat dokument är beslut fattat av kommunfullmäktige i Växjö kommun 90 Ha det gott Med vänliga hälsningar Anette Fredriksen registrator KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen Post: Växjö kommun, Box 1222, VÄXJÖ Besök: Västra Esplanaden 18, Växjö Tel: anette.fredriksen@vaxjo.se

20

21

22

23 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Dnr Integrationsplan för Växjö kommunkoncern Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta kommunkoncerngemensam Integrationsplan med följande ändring: Sida 8, under rubriken Möjliggöra en aktiv fritid: fastighetsägare ska läggas till i kolumnen samverkan. Bakgrund Växjö kommun står inför stora utmaningar i fråga om arbetsmarknadsetablering, boende, segregation och utanförskap för nya medborgare. För att motverka risken för utanförskap och ett segregerat samhälle behövs strategier för att främja ett samhälle präglat av samhållning initierades ett arbete med att ta fram en kommunkoncerngemensam integrationsplan med syfte att säkerställa att integrationsarbetet är kunskapsbaserat och samordnat. Planen ska bidra till att nå de integrationspolitiska målen och att stärka integrationen i samhället. Integrationsplanen har beretts av integration- och mångfaldsberedningen. Ett framtaget kunskapsunderlag och workshops med representanter från förvaltningar och bolag ligger till grund för integrationsplanen. Begäran om utlåtande av integrationsplanens remissversion sändes till Växjö kommuns nämnder och bolag, statliga myndigheter och civilsamhället. Totalt inkom 12 remissvar varav fem lämnade synpunkter. För att säkerställa civilsamhällets och näringslivets perspektiv bjöd Växjö kommun också in till ett dialogmöte om integrationsplanen där totalt 16 representanter deltog. I remissvar och resultat av dialogmöte framkommer en positiv syn på ambitionen om en koncerngemensam integrationsstrategi. Inkomna remissvar och resultat av dialogmöte bestod i huvudsak av frågor och synpunkter på remissversionens definitioner och avgränsningar. Synpunkter handlade om förtydligande ömsesidig integration, bredare samverkan och individperspektivet. Det uttrycks också behov av samverkande arbetssätt för att förbättra integrationen. All respons sammanställdes och bearbetades och ett reviderat förslag på integrationsplanen togs fram. 1 (3)

24 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Beslutsunderlag Kommunstyrelsen har i 112/2018 föreslagit att kommunfullmäktige beslutar att anta kommunkoncerngemensam integrationsplan med följande ändring: Sida 8, under rubriken Möjliggöra en aktiv fritid: fastighetsägare ska läggas till i kolumnen samverkan. Kommunchefen har i en skrivelse, daterad 15 februari 2018, redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår att planen pekar ut effektiva integrationsstrategier för Växjö kommunkoncern, baserat på forskning och identifierade utmaningar. Strategierna ska syfta till att stärka nyanlända barn, ungdomar och vuxnas möjligheter till etablering i samhället. Syftet är också att stärka integrationen i samhället. Planen ska bidra till att nå de integrationspolitiska målen och att Växjö kommuns integrationsarbete är kunskapsbaserat, samordnat och effektivt. Integrationsplanen ska säkerställa att integrationsarbetet är kunskapsbaserat och samordnat vilket bidrar till att resurser används mer effektivt i ett helhetsperspektiv. Planen gör det sannolikt enklare att stimulera insatser med externa medel när det är tydligt vilka områden som behöver stärkas. På så sätt bidrar planen till att befintliga medel används mer effektivt och att dra nytta av statsbidrag och andra externa medel. Planen ska bidra till att dra nytta av befintliga verktyg exempelvis integrationsmedel till civilsamhället genom att använda dessa på ett sätt som stärker måluppfyllelsen. Vidare bygger planen på metodutveckling inom befintliga verksamheter samt samverkan med samarbetspartners så att den samlade effekten blir större av befintliga insatser. Integrationsplanen bidrar till ett hållbart samhälle genom att insatser är resurseffektiva, främjar mångfald, social sammanhållning och bedöms inte medföra ökad påverkan på miljön. Yrkanden Oliver Rosengren (M) med instämmande av Magnus P Wåhlin (MP) och Malin Lauber (S): Bifall till kommunstyrelsens förslag. Håkan Frizén (V): Kommunfullmäktige beslutar att anta kommunkoncerngemensam Integrationsplan med följande ändringar: Sida 5, under rubriken Främja en fungerande arbetsmarknad och växande näringsliv: mottagande och aktiv från dag ett ska följas av 2 (3)

25 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige utifrån individens förmåga, psykisk och fysisk hälsa samt familjesituation, i kolumnen vad behöver stärkas. Sida 5, under rubriken Främja en fungerande arbetsmarknad och växande näringsliv: aktivitetskrav för bidrag ska strykas i kolumnen strategier. Tillägg ska göras med fadderpersoner för ensamkommande barn och unga. Sida 5, under rubriken Främja en fungerande arbetsmarknad och växande näringsliv: Region Kronoberg (sjukvård/psykiatri) ska läggas till i kolumnen samverkan. Sida 8, under rubriken Möjliggöra en aktiv fritid: fastighetsägare ska läggas till i kolumnen samverkan. Beslutsordning Ordförande Bo Frank (M) ställer yrkandena mot varandra och konstaterar att kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag. Beslutet skickas till För åtgärd Processägare Växjö kommun För kännedom Alla nämnder och styrelser Länsstyrelsen Kronoberg Linnéuniversitetet Arbetsförmedlingen Migrationsverket Region Kronoberg 3 (3)

26 Från: Skickat: den 26 mars :43 Till: Byggnadsnämnden; Miljö och hälsoskyddsnämnden; Arbete Välfärd Nämnden; Omsorgsnämnden; Kultur- och fritidsnämnden; Tekniska nämnden; Utbildningsnämnden; Överförmyndarnämnden; Kommunstyrelsen; Valnämnden; *Alla VD_Bolagen; Sandberg Per; Holmqvist Camilla; Friman Gunilla; Ekman Ewa; Herbertsson Paul Ämne: Protokollsutdrag Integrationsplan för Växjö kommunkoncern Bifogade filer: Integrationsplan efter remiss slutgiltig.pdf; Beslut KS- 89.docx Hej, Bifogat dokument är beslut fattat av kommunfullmäktige i Växjö kommun 89 Ha det gott Med vänliga hälsningar Anette Fredriksen registrator KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen Post: Växjö kommun, Box 1222, VÄXJÖ Besök: Västra Esplanaden 18, Växjö Tel: anette.fredriksen@vaxjo.se

27 Integrationsplan för Växjö kommunkoncern Bakgrund Syfte med integrationsplan: En koncerngemensam plan för integration ska peka ut effektiva integrationsstrategier för Växjö kommunkoncern, baserat på forskning och identifierade utmaningar. Planens ska bidra till att nå de integrationspolitiska målen och att Växjö kommuns integrationsarbete är: Kunskapsbaserat Samordnat Effektivt Underlag: Kunskapsunderlag för integrationsplan Workshop med representanter från förvaltningar och bolag Definition och avgränsningar: Integration är en ömsesidig process som omfattar hela samhället och innebär att alla Växjöbor känner ansvar för och delaktighet i samhällsgemenskapen. Integrationsplanen avser strategier för kommunens insatser som vänder sig till nyanlända barn, ungdomar och vuxna som bosätter sig i Växjö kommun. Generella integrationsfrämjande insatser som finns behov av efter fyra års vistelsetid omfattas även dessa av denna plan. Insatser som görs ska vara ömsesidigt integrerande (se bärande principer). Nyanländ Med nyanländ menas individer med ankomst till Sverige för mindre än fyra år sedan. Etablering Med etablering menas den ekonomiska process som individen genomgår från ankomst till Sverige till dess att individen inte längre är beroende av ekonomiskt stöd från samhället. Integration Med integration avses den ömsesidiga processen mellan nyanlända och det svenska samhället. Integration handlar om allas möjlighet att vara inkluderade i samhället utan att göra våld på sin kulturella identitet och ett samhälle präglat av öppenhet och sammanhållning.

28 Från budget 2018, strategisk inriktning: Etableringen har sämst resultat i Kronoberg av alla Sveriges län. Att lägst andel lämnar etableringen för jobb i vår region gör utmaningen svår, men målet om att bli Sveriges bästa integrationskommun än viktigare. Om Växjö över tid ska bibehålla positionen som en kommun med ledartröja, behöver vi investera i etablering och integration. Samverkan med Arbetsförmedlingen i Växjölöftet lägger grunden för en mer fungerande arbetsmarknad. Samtidigt behöver våra krav på statliga myndigheter öka. Växjö kommun vill ta en samordnande roll för ett sammanhållet mottagande och en snabb etablering. Mål Snabbare etablering för nyanlända En mer likvärdig skola som ger goda möjligheter att lyckas oavsett bakgrund Fler bostäder och minskad segregation Nyckeltal Avvikelse från förväntat värde, förvärvsarbetande skyddsbehövande och anhöriga (flyktingar) år, andel (%) Elever på SFI som klarat högsta kurs på studievägen av nybörjare två år tidigare, andel (%) Andel förvärvsarbetande vistelsetid 4-9 år (SCB) Andelen nyinvandrade elever som når gymnasiebehörighet av det totala antalet nyinvandrade elever i åk. 9 (%) Elever i åk. 9 som uppnår gymnasiebehörighet, avvikelse från modellberäknat värde (kommunala skolor) Elever i åk. 9 som uppnått kunskapskraven i alla ämnen, avvikelsen från modellberäknat värde (kommunala skolor) Genomsnittligt meritvärde elever i åk. 9, avvikelse från modellberäknat värde (kommunala skolor) Boendesegregationsindex Förslag integrationsplanens koppling till värdegrunden: Vi möter alla med respekt: Alla ska inkluderas och vara Växjöbor från dag ett Vi gör verksamheten bättre: Genom att ta tillvara olikheter gör vi verksamheten bättre Vi skapar en hållbar framtid: Nyanlända Växjöbor är en förutsättning för kompetensförsörjning och tillväxt Vi kan jobbet: Integration av nyanlända är hela koncernens ansvar, därför bidrar alla inom sina verksamhetsområden på bästa sätt

29

30 Bärande principer för att effektivisera etableringsprocessen: Eget ansvar insatser tar sin utgångspunkt i individens eget ansvar och motprestation Tidiga insatser tidiga och förebyggande insatser för att motverka passivitet och utanförskap Samverkan samverkansstrukturer inom koncernen och med samarbetspartners för att säkerställa att resurser används på rätt sätt Kunskapsbaserat och systematiska arbetssätt systematiska och evidensbaserade metoder och verktyg Tillvarata och utveckla humankapitalet utbildnings- och arbetsmarknadsanknytning i alla insatser Individperspektiv individinsatser ska så långt det är möjligt möta individuella förutsättningar och ta tillvara individens resurser Ömsesidig integration insatser ska genomsyras av möten och utbyten som omfattar hela samhället och utgå från ett gemensamt ansvar för integration Motverka diskriminering insatser ska bidra till att motverka strukturell diskriminering Ansvar: Strategierna kopplas till en process. Det innebär att processägaren för processen ansvarar för implementeringen av strategin och att berörda verksamheter inom Växjö kommunkoncern involveras samt samarbete med externa samarbetspartners etableras. VAD behöver stärkas? Utmaning (för mer information se kunskapsunderlag) Väntan och passivitet Lång etableringstid Brist på nätverk arbete Brister i grundläggande utbildning Brister språk och kommunikation Särskilt utsatta grupper Strukturell diskriminering Möjligheten att tillgodogöra sig utbildning Vad behöver stärkas? Mottagande och aktiv från dag ett Matchning Vuxenutbildning Entreprenörskap Språkutvecklande insatser Villkoren för tillgång till en rättssäker och jämlik kommunal service Övergångar Studie- och yrkesvägledning Undervisning och studiehandledning på modersmål Implementering av skolverkets allmänna råd för nyanlända

31 Segregation Många aktörer i etableringsprocessen Bostadsplanering Trygghet Bostadsanskaffning Möten mellan människor Dialog och delaktighet Ägarskap och samverkansstruktur Kunskapsbaserat arbete Samordning i prioriterade områden Främja en fungerande arbetsmarknad och växande näringsliv Utmaning Vad behöver stärkas Strategier Samverkan Väntan och passivitet Mottagande och aktiv från dag ett Samordnat mottagande Tidiga insatser under asyltiden Samhällsorienterande insatser under asyltiden Aktivitetskrav för bidrag, etableringslån Länsstyrelsen, Arbetsförmedlingen, Migrationsverket, civilsamhället, företagsorganisationer Utmaning Vad behöver stärkas? Strategier Samverkan

32 Lång etableringstid arbete Matchning Vuxenutbildning Språkutvecklande insatser Matchningsmetodik Systematiskt arbete med företagsbesök. Tidig kartläggning av kompetenser. Arenor för nyanlända och näringslivet att mötas Stödja näringslivet i integrationsarbete Stärka arbetsmarknadskopplingen i vuxenutbildningen och sfi, i samverkan med och utifrån arbetsmarknadens behov Validering mot arbete och utbildning Språkutvecklande insatser; sfi, kommunikativ svenska i alla insatser och yrkessvenska Växjölöftets styrgrupp, Arbetsförmedlingen, Företagsorganisationer, branschorganisationer Växjölöftets styrgrupp, AF, arbetsgivare, utbildningsanordnare, universitet Civilsamhället Entreprenörskap Lotsa nyanlända egenföretagare Nyföretagarcenter, Almi, Coompanion, universitet Nätverk Mentorskap och yrkesnätverk Företagsorganisationer, branschorganisationer, Växjölöftets styrgrupp Utbilda för livslångt lärande Utmaning Vad behöver stärkas? Strategier Samverkan

33 Möjligheten att tillgodogöra sig utbildning Övergångar Implementering av rutiner, strukturer och metoder för övergångar mellan samma och olika skolformer Studie- och yrkesvägledning Studie- och arbetsmarknadsförberedande insatser i grundskola, särskola och gymnasieskolan. Samverkan mellan skola, föreningsliv, arbetsliv, akademin och näringsliv Civilsamhället, företag/arbetsgivare, universitet Undervisning och studiehandledning på modersmål Mottagande av nyanlända barn och elever Tillgång till studiehandledning på modersmål i samtliga verksamhetsformer inom 1-20 årsperspektivet. Utveckling av samarbetet mellan studiehandledare, skolledare och lärare. Implementering av Skolverkets allmänna råd för nyanlända. Utveckla och förvalta en växande stad, tätorter och landsbygd Utmaning Vad behöver stärkas? Strategier Samverkan

34 Segregation Blandade upplåtelseformer i bostadsområden Styra upplåtelseform vid försäljning kommunal mark, i markanvisningsavtal och exploateringsavtal Exploatörer Trygghet Utveckla yttre miljö för ökad upplevd trygghet Fastighetsägare Bostadsanskaffning Öka tillgången till olika typer av bostäder, kommunal- och privat uthyrning av bostäder, Etableringsboende Civilsamhället Möjliggöra en aktiv fritid Segregation Möten mellan människor med olika förutsättningar, uppfattningar och bakgrund Tillgängligheten till och tillgång till integrerande mötesplatser för alla Växjöbor. Stödja civilsamhället i integrationsarbetet Civilsamhället Ge goda möjligheter för insyn, delaktighet och påverkan för stärkt demokrati Segregation Dialog, inflytande och delaktighet Arbetssätt och metoder för inkluderande medborgardialog Utveckla inflytandeprocesser med ökad delaktighet för Växjöbor. Civilsamhället, företagsorganisationer

35 Lednings- och stödprocesser för ökad måluppfyllelse Utmaning Vad behöver stärkas Strategier Samverkan Många aktörer i etableringsprocessen Ägarskap och samverkansstruktur Tydligare ansvarsfördelning, och en tydlig styrkedja Kunskapsbaserat arbete Kompetenshöjning och systematiska arbetssätt Evidensbaserat och systematiskt arbete på operationell nivå. Universitetet Samordning i prioriterade områden Sammansatta tvärsektoriella team internt och externt. Ta fram lokala integrationsplaner för tätorter och områden, tillsammans med andra aktörer Civilsamhället, Länsstyrelsen, Arbetsförmedlingen, polisen

36 Organisation integration Forum Uppdrag Vem/Vilka Integrationsberedning Fördjupad uppsiktsplikt kring integrationsfrågan gentemot förvaltningar och bolag. Samordning med externa aktörer Förtroendevalda, samverkan med externa representanter (Länsstyrelsen och Migrationsverket) Föredragande: Verksamhetsutvecklare med inriktning integration Integrationsråd Samordna och följa upp genomförandet av insatser enligt integrationsplan. Etablera interna och externa nätverk, samt att vara en av kommunens representanter i nätverk och samarbeten gällande integration lokalt, regionalt samt nationellt Ansvara för att länka samman integrationsarbetet mellan kommunen och myndigheter samt civila samhället. Stärka informationsflödet, stärka samverkan internt. Säkerställa effektiv drift i ett helhetsperspektiv. verksamhetsutvecklare integration Centralt placerad samordnare med koppling till projekt Etableringssamverkan Kronoberg. Rapporterar till utvecklingschef Representanter från förvaltningar och bolag på avdelningschefsnivå Områdesteam Sammansatta tvärsektoriella team internt och externt för att säkerställa drift i ett helhetsperspektiv samt stärka informationsflödet. För närvarande: Araby, Teleborg, Lammhult, Braås

37 Från: Skickat: den 13 mars :39 Till: Arbete Välfärd Nämnden; Revisionskontoret Ämne: Protokollsutdrag Kommunens revisorers granskning av rutiner för orosanmälningar inom nämnden för arbete och välfärds verksamhetsområde barn- och familj Hej, Bifogat dokument är beslut fattat av kommunfullmäktige i Växjö kommun 52 Ha det gott Med vänliga hälsningar Anette Fredriksen registrator KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen Post: Växjö kommun, Box 1222, VÄXJÖ Besök: Västra Esplanaden 18, Växjö Tel: anette.fredriksen@vaxjo.se

38 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott Dnr Redovisning av delegationsbeslut 2018 Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskotts beslut Nämnden för arbete och välfärd tar del av delegeringsbesluten. Bakgrund Nämnden för arbete och välfärd har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till nämnden. Redovisningen innebär inte att nämnden får tagna av ordförande och vice ordförande i nämnden, förvaltningschef samtompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla delegering. Delegeringsbeslut är fattade i följande ärende: av avdelningschefer/enhetschefer inom arbete och lärande, barn och familj, avdelningen vuxna, förvaltningskontoret, avdelningen planering och ekonomi samt administration och utveckling till och med Redovisning av delegeringsbeslut i individärenden sker separat. Beslutsunderlag Delegationslista Beslutet skickas till För kännedom Arbete och välfärd 1 (1)

39 ÄRENDE Dnr NAV Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel Nämnden för arbete och välfärd Redovisning av delegeringsbeslut 2018 Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd tar del av delegeringsbesluten. Bakgrund Nämnden för arbete och välfärd har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till nämnden. Redovisningen innebär inte att nämnden får tagna av ordförande och vice ordförande i nämnden, förvaltningschef samtompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla delegering. Delegeringsbeslut är fattade i följande ärende: av avdelningschefer/enhetschefer inom arbete och lärande, barn och familj, avdelningen vuxna, förvaltningskontoret, avdelningen planering och ekonomi samt administration och utveckling till och med Redovisning av delegeringsbeslut i individärenden sker separat. Beslutsunderlag Delegationslista Beslutet skickas till För kännedom Arbete och välfärd Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post veronica.ionescu@vaxjo.se

40 DELEGATIONSLISTA Sida 1(5) Datum Förvaltningen för arbete och välfärd Datum Dokid Riktning Beskrivning Nummer UPPR Förvaltningschef skriver under projektöverenskommelse om Sökandecenter - projekt mellan arbete och välfärd och Arbetsförmedlingen. Gäller UPPR Förvaltningschef fattar beslut om bankkort för J.L avdelningen barn och familj UPPR Alkoholhandläggare beviljar Wibrovski & Partners AB tillfälligt serveringstillstånd till allmänheten Serveringsställe: Strandbjörkshallen UPPR Alkoholhandläggare beviljar Ingelstad IBK tillfälligt serveringstillstånd till slutet sällskap Serveringsställe: Näckrosen UPPR Alkoholhandläggare beviljar Rydaholms värdshus AB tillfälligt serveringstillstånd till slutet sällskap, Serveringsställe: Fortnox Arena UPPR Alkoholhandläggare godkänner anmälan av cateringlokal för Restaurang Kristina, Serveringsställe: M-huset, Linnéuniversitetet UPPR Alkoholhandläggare godkänner anmälan från Kök 11 om provsmakning på serveringsställe enligt 8 kap 6 alkohollagen. Serveringsställe: Kök UPPR Alkoholhandläggare beviljar Växjö manskör tillfälligt serveringstillstånd till slutet sällskap Serveringsställe: Kvarnhagskällan

41 Sida 2(5) Datum Dokid Riktning Beskrivning Nummer UPPR Förvaltningschefen beslutar om förladdat kort HH UPPR Förvaltningschef fattar beslut om innehav av bankkort för N.S UPPR Förvaltningschefen tecknar projektbeskrivning Växjölöftets Jobbvecka UPPR Förvaltningschef tecknar Växjölöftet Arbetsgivarcenter - överenskommelse mellan arbete och välfärd, näringslivskontoret, Arbetsförmedlingen, Arbetsmarknadssamverkan och Etableringssamverkan Kronoberg. Gäller UPPR Alkoholhandläggare beviljar Risinge Åreda Kamratförening tillfälligt serveringstillstånd till slutet sällskap, , , samt Serveringsställe: Risingegården UPPR Delegationsbeslut Avtal mellan Arbete och välfärd och Victoria Park Växjö S AB om blockförhyrning av lägenheter med fastighetsbeteckning Skatan 9. Gäller från och tillsvidare UPPR Delegationsbeslut områdeschef Arbete och Vuxenutbildning beslutar om utökning av gällande yrkesutbildningsutbud för vuxna UPPR Alkoholhandläggare beviljar Ryttis Event AB stadigvarande serveringstillstånd till allmänheten 1 april - 31 oktober, samt stadigvarande serveringstillstånd till slutet sällskap 1 november - 31 mars. Serveringsställe: Ryttmästaregården UPPR Delegationsbeslut förvaltningschef beslutar att inte anmäla Lex Sarah rapport till IVO då det inträffade ej bedöms utgöra ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande

42 Sida 3(5) Datum Dokid Riktning Beskrivning Nummer UPPR Förvaltningschef beslutar om tillfällig utökad kredit för bankkort, Ungdomsgruppen UPPR Alkoholhandläggare beviljar Sivans studentpub tillfällig ändring av serveringstillstånd till slutet sällskap, förlängt öppethållande samt Serveringsställe: Sivans pub UPPR Områdeschef fattar beslut om fördelning av brandskyddsuppgifter, brandskyddsansvarig - Arabygatan UPPR Avdelningschef fattar beslut om fördelning av brandskyddsuppgifter, brandskyddsansvarig - Avdelning: Vuxna, Område: Insatser UPPR Avdelningschef barn och familj tecknar avtal med Per Johansson AB om handledning till Ungdomsgruppen. Gäller höstterminen UPPR Alkoholhandläggare beviljar SSRS Hotel Statt i Växjö AB förlängd serveringstid till 02: Serveringsställe: Grace nattklubb UPPR Alkoholhandläggare beviljar SSRS Hotel Statt i Växjö AB förlängd serveringstid till 02:00 onsdagar mellan Serveringsställe: Grace nattklubb UPPR Alkoholhandläggare beviljar Rinkaby Gård AB tillfälligt serveringstillstånd till slutet sällskap, datum enligt bilaga. Serveringsställe: Rinkaby Gård UPPR Alkoholhandläggare beviljar Rinkaby Gård AB, tillfälligt serveringstillstånd till slutet sällskap, datum enligt bilaga. Serveringsställe: Rinkaby Gård UPPR Alkoholhandläggare beviljar Kristina Bogic tillfälligt serveringstillstånd till slutet sällskap, Serveringsställe: Kvarnhagskällan

43 Sida 4(5) Datum Dokid Riktning Beskrivning Nummer UPPR Delegationsbeslut förvaltningschef beslutar om förladdade kort Rehabteamet UPPR Delegationsbeslut avdelningschef barn och familj tecknar avtal med Borås stad gällande verkställande av ungdomstjänst. Enskilt ärende UPPR Alkoholhandläggare beviljar EHVS tillfälligt serveringstillstånd till slutet sällskap, Serveringsställe: M-huset, Linnéuniversitetet UPPR Områdeschef har fattat beslut om fördelning av brandskydd, brandskyddsansvarig - Bengtsgård HVB UPPR Westside i Växjö AB:s serveringstillstånd upphör att gälla från och med på grund av konkurs i enlighet med 9 kap 12 alkohollagen. Serveringsställe: Westside UPPR Inveckta i Växjö AB:s serveringstillstånd upphör att gälla från och med på grund av konkurs i enlighet med 9 kap 12 alkohollagen. Serveringsställe: Jacksons UPPR Avskrivning av del av tillsynsärende gällande Inveckta i Växjö AB, , och Westside i Växjö AB UPPR Alkoholhandläggare beviljar Fläktseniorerna tillfälligt tillstånd till slutet sällskap Serveringsställe: Kvarnhagskällan UPPR Förvaltningschef fattar beslut om bankkort för avdelningen Vuxna, A.I AL.GB.LE.LE.WKI.PL.LR.L UPPR Avskrivning av del av tillsynsärende gällande Stemag AB, Återkallat serveringstillstånd på egen begäran enligt 9 kap 11 alkohollagen

44 Sida 5(5) Datum Dokid Riktning Beskrivning Nummer UPPR Stemag AB:s serveringstillstånd upphör att gälla på egen begäran från och med Serveringsställe: Tipshallen UPPR Enhetschef har fattat beslut om fördelning av brandskydd, brandskyddsombud - Jobbcenter UPPR Enhetschef har fattat beslut om fördelning av brandskydd, brandskyddsombud - Tasserian UPPR Områdeschef har fattat beslut om fördelning av brandskydd, brandskyddsansvarig - Parketten, Jobbcenter och Tasserian UPPR Områdeschef har fattat beslut om fördelning av brandskydd, brandskyddsansvarig - Lyckans Höjd, Ung på gång UPPR Liggare över delbeslut i personalärenden anmält , avd Vuxna UPPR Liggare över delbeslut i personalärenden anmält , Avd BoF UPPR Liggare över delegeringsbeslut i personalärende anmält avdelningen Arbete och lärande

45 ÄRENDE Dnr NAV Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel Nämnden för arbete och välfärd Information om nya dataskyddsförordningen (GDPR) Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund Nämnden för arbete och välfärd får information om hur förvaltningen förbereder sig inför nya dataskyddsförordningen som träder i kraft den 25 maj. Beslut om nytt dataskyddsombud för hela Växjö kommun kommer att fattas av nämnden den 21 maj Per Sandberg förvaltningschef Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post veronica.ionescu@vaxjo.se

46 Nämnden för arbete och välfärd tkr Prognos ,6 mkr (-0,6%) Prognos Budget

47 Prognos per avdelning/verksamhet Avdelning Nettobudget 2018 Prognos avvikelse Procentuell 2018, tkr avvikelse Nyanlända (etableringsschablon) ,2% Politisk verksamhet ,0% Förvaltningsövergripande ,9% Avdelning arbete och lärande ,9% Avdelning Vuxna ,3% Avdelning Barn och familj ,1% Totalt ,6%

48 Uppföljning effektivisering socialpsykiatri 2018 Enligt plan Åtgärdat Återstår Personalkostnader Effektivisering sysselsättningsinsatser och träffpunkter Minskade fordonskostnader Minskade lokalkostnader Samordningsvinster placeringar Hemtag placeringar Generell besparing Summa Kommentar: De åtgärder som är gjorda är beräknade på helårseffekt

49 Månadsrapport avdelning vuxna 1) Ekonomisk uppföljning 2) Kommentar till under/överskott: Budget för helår tkr Prognos helår, tkr Procent % -3,3% Kostnaden för institutionsplaceringar gällande missbruksvård och externa placeringar inom socialpsykiatrin förväntas bli högre än budgeterat. Antalet anmälningar enligt LVM ligger på en fortsatt hög nivå de senaste tre månaderna. Inom socialpsykiatri-området är prognosen att antalet ärenden fortsatt kommer att öka. Både inom boendestödet och särskilda boenden. Auktorisation sysselsättning är under fortsatt uppbyggnad och förväntas generera ett mindre överskott. Det svåra läget på bostadsmarknaden medför att akuta boendelösningar tenderar att bli dyrare. Bostadsbristen tillsammans med ett ökat behov av akuta lösningar gör att prognosen för boendeenheten förväntas bli ett underskott. En stor anledning till detta är det ökade behovet av skyddsplaceringar. 3) Vid underskott: beskriv åtgärder för att nå budget i balans: Inom socialpsykiatrin jobbar man med att se över bemanningen. Inom missbruksvården förs dialog med andra huvudmän angående samfinansiering vid placeringar av personer med samsjuklighet.

50 Placeringskostnader missbruksvård , , , Prognos = -1,5 mkr 2 0 Jan feb mars april maj juni juli aug sept okt nov dec Utfall 2017 Utfall 2018 Budget Jan feb mars april maj juni juli aug sept okt nov dec Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018

51 Placeringskostnader socialpsykiatri 3, , , Prognos = -1,2 mkr 0,5 0 Jan feb mars april maj juni juli aug sept okt nov dec 0 Jan feb mars april maj juni juli aug sept okt nov dec Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018 Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018

52 Beläggningsgrad, egna boenden avd vuxna Enhet Antal platser Målvärde enligt budget mars jan-mars Avvikelse från målvärde, tkr Utrednings- och akutenhet 9 85% 90% 91% 130 Ungdomsbasen 11 85% 93% 73% -207

53 Månadsrapport avdelning barn och familj 1) Ekonomisk uppföljning 2) Kommentar till under/överskott: Budget för helår tkr Prognos helår, tkr Procent % -4,1% Utfallet efter mars månad för avd barn och familj är ett underskott på ca 2,9 milj. Ensamkommandeverksamheten ligger på ett överskott på ca 0,8 mkr. Övrigt verksamhet inom avdelningen barn och familj har ett utfall mot budgeten på -3,7 mkr. Adm/löner och öppenvårdskostnader ligger på ett överskott medans institutionskostnaderna har ett utfall mot budgeten på ca -5 mkr (inkl socialpsykiatribesparing på ca 0,5 milj). Inflödet av orosanmälningar har varit väsentligt högre sedan december, vilket påverkar institutionskostnaderna (akutplaceringar). Om fortsatt högt inflöde kommer antalet placeringar och kostnadsnivå ligga över lagd budget. Från 1 april övertar enheten LSS Barn lokalen på Wälludden vilket kommer att innebära högre kostnader. En utökning av verksamheten krävs för att möta ett ökat behov. Antalet ensamkommande har minskat i en högre takt än beräknat. Omställningsarbetet pågår inom ensamkommandeverksamheten och prognosen efter mars är att kostnaderna kommer att täckas av intäkterna från migrationsverket. Övrig verksamhet kommer att ha något lägre kostnader än budgeterat förutom kostnader för institutionsplaceringar och socialpsykiatrin. Under 2018 har antalet återsökningsbara kostnader minskat och prognosen för helår verkar vara den samma. 3) Åtgärder för att nå budget i balans: Åtgärder behövs för att få ner kostnader för institutionsplaceringar. Se över möjligheter till kortare placeringar, hemtagningar till öppenvårdsinsatser och annat boende.

54 Ekonomisk uppföljning ensamkommande Prognos intäkter 2017 = 70,3 mkr Prognos kostnader 2017 = 70,3 mkr Målet i handlingsplanen uppfyllt!

55 Beläggningsgrad, egna boenden för ensamkommande Enhet Antal platser Målvärde enligt budget mars jan-mars Avvikelse från målvärde, tkr Bengtsgård 8 85% 75% 84% -28 Vingagården 12 85% 83% 94% 253

56 Placeringskostnader externa institutioner Prognos: -9 mkr 0 jan feb mars april maj juni juli aug sep okt nov dec 0 jan feb mars april maj juni juli aug sep okt nov dec Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018 Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018

57 Placeringskostnader familjehem 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 jan feb mars april maj juni juli aug sep okt nov dec Utfall 2017 Utfall 2018 Budget Prognos + 0,6 mkr Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018

58 Månadsrapport avdelning arbete och lärande- avdelningen för full sysselsättning 1) Ekonomisk uppföljning 2) Kommentar till under/överskott: Budget för helår tkr Prognos helår, tkr 1900 Procent % 0,9% Avdelningens prognos beror på vakanta tjänster motsvarande + 1,4 mkr. Prognostiserat överskott beror även på ett att utbildningspåsen för Växjölöftet vuxenutbildning är + 8,5 mkr. Prognosen kan även hänföras till ökade intäkter för extratjänster. Avdelningens prognos för försörjningsstödet är - 2,3 mkr. Beror på ökad riksnorm från 1/1-18. Biståndet har effektiviseringskrav utan hänsyn tagen till ökad riksnorm. Underskottet för Vuxnas lärande är -6.5 mkr. Omställningsplan finns framtagen. Auktorisation sysselsättnings prognos på helår är - 1 mkr. Beror på ett lågt antal deltagare samt ökade lokal- och investeringskostnader.

59 Omställningsplan Vuxnas lärande Omställningsplan, mkr Helårsprognos efter mars Effektiviseringskrav ,4-6,4 Lokal -Lokalhyra 0,7 - -Minskade lärareresurser (15%) 1,5 - Ökade intäkter 1,4-0,9 Översyn av IT kostnader 0,1 - Avveckla olönsamma gymnasiala utbildningar 2,7 0,8 Totalt 0,0-6,5

60 Ekonomiskt bistånd, nettoutbetalningar ,1 6,1 6, ,0 6,0 5,9 6,0 5,9 5,9 5,6 6,0 5,7 5,9 5,8 6,8 jan feb mars april maj juni juli aug sep okt nov dec Budget 2018 Antal hushåll

61 Antal avslutade till egen försörjning (0-29 år) jan feb mars april maj juni juli aug sep okt nov dec arbete studier annan 2017

62 Antal avslutade till egen försörjning (29- år) jan feb mars april maj juni juli aug sep okt nov dec arbete studier annan 2017

63 Andel avslutade till egen försörjning (0-29 år) jan feb mars april maj juni juli aug sep okt nov dec Målvärde

64 90 Andel avslutade till egen försörjning (29- år) jan feb mars april maj juni juli aug sep okt nov dec Målvärde

65 Andel personer som gått till arbete eller studier direkt efter kommunal arbetsmarknadsinsats 60% 50% 40% 30% - till arbete - till studier 20% målvärde 10% 0% jan feb mars april maj juni juli aug sep okt nov dec Antal avslutade

66 Januari 2018 Ärenden: Kön Uppdragsgivare Arbetsmarknad vuxna Totalt Kvinnor Män Ek. bistånd AF+ek. bistånd AF Antal aktuella ärenden: FK Beslut/egen begäran Antal avslutade: Börjat arbeta: Börjat studera: Arbetsmarknadsutbildning: Övergått till annan myndighet: Slutförda uppdrag: ESF: Annan orsak: Arbetsmarknad unga Framtid Kronoberg Antal aktuella ärenden: Antal avslutade: Börjat arbeta: Börjat studera: Arbetsmarknadsutbildning: Övergått till annan myndighet: Slutförda uppdrag: ESF: Annan orsak: gården Antal aktuella ärenden: Antal avslutade: Börjat arbeta: Börjat studera: Arbetsmarknadsutbildning: Övergått till annan myndighet: Slutförda uppdrag: ESF: Annan orsak:

67 Kön Uppdragsgivare Arbetsmarknad unga Totalt Kvinnor Män Ek. bistånd AF+ek. bistånd AF Utb. Förv. Beslut/egen begäran Navigator Antal aktuella ärenden: Antal avslutade: Börjat arbeta: Börjat studera: Arbetsmarknadsutbildning: Övergått till annan myndighet: Slutförda uppdrag: ESF: Annan orsak: Matchning Kronoberg Antal aktuella ärenden: Antal avslutade: Börjat arbeta: Börjat studera: Arbetsmarknadsutbildning: Övergått till annan myndighet: Slutförda uppdrag: ESF: Annan orsak: Kön Etableringssamverkan Kronoberg Totalt Kvinnor Män Ek. bistånd Uppdragsgivare AF+ek. bistånd AF Utb. Förv. Beslut/egen begäran ESK Antal aktuella ärenden: Antal avslutade: Börjat arbeta: Börjat studera: Arbetsmarknadsutbildning: Övergått till annan myndighet: Slutförda uppdrag: ESF: Annan orsak:

68 Insatser: Arbetsmarknad vuxna Arbetsförmågebedömning 0 Arbetsmarknadsanställning 148 Arbetsträning 0 Coachning 49 Kurs/utbildningsinsats 71 Matchning 0 Praktik 23 Starta eget med försörjningsstöd 2 Vägledning starta eget 6 Vägledning 0 Arbetsmarknad unga Framtid Kronoberg Arbetsförmågebedömning 0 Arbetsmarknadsanställning 4 Arbetsträning 13 Coachning 77 Kurs/utbildningsinsats 42 Matchning 0 Praktik 1 Starta eget med försörjningsstöd 0 Vägledning starta eget 0 Vägledning gården Arbetsförmågebedömning 0 Arbetsmarknadsanställning 37 Arbetsträning 4 Coachning 23 Kurs/utbildningsinsats 21 Matchning 0 Praktik 8 Starta eget med försörjningsstöd 0 Vägledning starta eget 0 Vägledning 6 Navigator Arbetsförmågebedömning 0 Arbetsmarknadsanställning 0 Arbetsträning 0 Coachning 2 Kurs/utbildningsinsats 0 Matchning 0 Praktik 0 Starta eget med försörjningsstöd 0 Vägledning starta eget 0 Vägledning 0

69 Matchning Kronoberg Arbetsförmågebedömning 0 Arbetsträning 0 Coaching 76 Kurs/utbildningsinsats 6 Matchning 100 Praktik 5 Starta eget med försörjningsstöd 0 Vägledning starta eget 0 Vägledning 0 Etableringssamverkan Kronoberg Arbetsförmågebedömning 0 Arbetsträning 0 Coaching 112 Kurs/utbildningsinsats 3 Matchning 5 Praktik 18 Starta eget med försörjningsstöd 0 Vägledning starta eget 0 Vägledning 15 Under arbetsmarknadsanställningar ligger även extratjänster som fördelar sig enligt följande; Arbetsmarknad vuxna män kvinnor Antal: Arbetsmarknad unga män kvinnor Antal:

70 Februari 2018 Ärenden: Kön Uppdragsgivare Ek. AF+ek. FK Arbetsmarknad vuxna Totalt Kvinnor Män bistånd bistånd AF Antal aktuella ärenden: Antal avslutade: Börjat arbeta: Börjat studera: Arbetsmarknadsutbildning: Övergått till annan myndighet: Slutförda uppdrag: ESF: Annan orsak: Beslut/egen begäran Arbetsmarknad unga Framtid Kronoberg Antal aktuella ärenden: Antal avslutade: Börjat arbeta: Börjat studera: Arbetsmarknadsutbildning: Övergått till annan myndighet: Slutförda uppdrag: ESF: Annan orsak: gården Antal aktuella ärenden: Antal avslutade: Börjat arbeta: Börjat studera: Arbetsmarknadsutbildning: Övergått till annan myndighet: Slutförda uppdrag: ESF: Annan orsak:

74 Mars 2018 Ärenden: Kön Uppdragsgivare Ek. AF+ek. FK Arbetsmarknad vuxna Totalt Kvinnor Män bistånd bistånd AF Antal aktuella ärenden: Beslut/egen begäran Antal avslutade: Börjat arbeta: Börjat studera: Arbetsmarknadsutbildning: Övergått till annan myndighet: Slutförda uppdrag: ESF: Annan orsak: Arbetsmarknad unga Framtid Kronoberg Antal aktuella ärenden: Antal avslutade: Börjat arbeta: Börjat studera: Arbetsmarknadsutbildning: Övergått till annan myndighet: Slutförda uppdrag: ESF: Annan orsak: gården Antal aktuella ärenden: Antal avslutade: Börjat arbeta: Börjat studera: Arbetsmarknadsutbildning: Övergått till annan myndighet: Slutförda uppdrag: ESF: Annan orsak:

78 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott Dnr Information om gemensam ansökan för arbete och välfärd och Omsorgsförvaltningen om medel ur digitaliseringsfonden 2018 för automatisering av ekonomiskt bistånd. Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskotts beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund Förvaltningschefen har i en överenskommelse med Omsorgsnämnden daterad beslutat att ansöka om medel ur digitaliseringsfonden 2018 för automatisering av ekonomiskt bistånd. Beslutet skickas till För kännedom Arbete och välfärd 1 (1)

79 ÄRENDE Dnr NAV Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel Nämnden för arbete och välfärd Gemensam ansökan för arbete och välfärd och Omsorgsförvaltningen om medel ur digitaliseringsfonden 2018 för automatisering av ekonomiskt bistånd. Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en överenskommelse med Omsorgsnämnden daterad beslutat att ansöka om medel ur digitaliseringsfonden 2018 för automatisering av ekonomiskt bistånd. Beslutet skickas till För kännedom Arbete och välfärd Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post veronica.ionescu@vaxjo.se

80 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämnden Dnr Ansökan om medel ur Växjö kommuns digitaliseringsfond Omsorgsnämndens beslut Omsorgsnämnden ansöker om medel ur Digitaliseringsfonden för utveckling av automatiseringsrobot. Ansökan kommer att göras tillsammans med nämnden för arbete och välfärd. Bakgrund Trelleborgs kommun är först i Sverige med att använda en så kallad handläggarrobot, det vill säga en programvara som kan utföra arbetsuppgifter precis som en vanlig handläggare. Då svensk samhällsservice står inför stora utmaningar bland annat att medborgarna blir fler och äldre kommer det i framtiden bli svårt att tillgodose alla behov med de resurser som finns. Omsorgsnämnden kommer tillsammans med nämnden för arbete och välfärd att påbörja automatiseringsprocessen och utifrån prioriteringar välja vilka processer som ska omfattas av automatisering t ex sjuklönerutinen och interna behörighetsprocesser. Målet är att bromsa en kostnadsökning i form av utökad administration och att på sikt kunna omfördela resurser till andra arbetsuppgifter. Trelleborgs automatisering har under införande kostat ca 1 mkr. Kostnader för bl.a. programvara och en projektledare kommer att ingå i beloppet som ansöks om från Digitaliseringsfonden. Beslutsunderlag Arbetsutskottet har i 13/2018 föreslagit omsorgsnämnden att tillsammans med nämnden för arbete och välfärd ansöka om medel ur Digitaliseringsfonden för utveckling av automatiseringsrobot. Förvaltningschefen har i en skrivelse daterad den 15 februari 2018 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Beslutet skickas till För kännedom Kommunstyrelsen Nämnden för arbete och välfärd 1 (1)

81

82

83

84

85

86

87 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott Dnr Uppföljning av Växjölöftet Vuxenutbildning Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskotts beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund En del i huvudmannens kvalitetsarbete utgörs av uppföljning och utvärdering av utbildningsanordnarnas verksamhet. Uppföljningen ska visa om utbildningsanordnarens verksamhet uppfyller auktorisationsvillkoren och ge huvudmannen fördjupade kunskaper om hur verksamheten fungerar. Bifogad redovisning avser avtalsuppföljning som genomförts under perioden januari till mars Beslutsunderlag Bilagor 1 och 2. PP presentation Uppföljning Q1 Växjölöftet Vuxenutbildningen daterad (1)

88 ÄRENDE Dnr NAV Christer Öhlin handläggare Tel Nämnden för arbete och välfärd Avtals- och verksamhetsuppföljning av auktoriserade utbildningsanordnare inom Växjölöftet Vuxenutbildning Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund En del i huvudmannens kvalitetsarbete utgörs av uppföljning och utvärdering av utbildningsanordnarnas verksamhet. Uppföljningen ska visa om utbildningsanordnarens verksamhet uppfyller auktorisationsvillkoren och ge huvudmannen fördjupade kunskaper om hur verksamheten fungerar. Bifogad redovisning avser avtalsuppföljning som genomförts under perioden januari till mars Ulrika Boström avdelningschef Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post christer.ohlin@vaxjo.se

89 Växjölöftet Vuxenutbildning avtal- och verksamhetsuppföljning Q Auktorisation - Växjölöftet vuxenutbildning

90 Växjö kommun tillämpar, efter beslut i nämnden för Arbete och välfärd auktorisation för anordnare av kommunal vuxenutbildning. Från och med 1/ införs Växjölöftet Vuxenutbildning med auktoriserade anordnare som ska bedriva vuxenutbildning Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

91 Auktorisationsvillkoren syftar till: Att tydliggöra de krav som kommunen ställer på dem som vill anordna kommunal vuxenutbildning att klargöra hur kommunen följer upp fastställda krav att tydliggöra vilka sanktioner kommunen kan komma att vidta om någon auktoriserad utbildningsanordnare inte uppfyller kraven Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

92 1.4.2 Styrdokument mm All vuxenutbildningen regleras i lagstiftning, förordningar, läroplan, allmänna råd, nationella riktlinjer och styrdokument. Utbildningsanordnare ska därför följa följande: Skollag (SFS 2010:800) Förordning om vuxenutbildning (SFS 2011:1108) Vuxenutbildningen regleras i lagstiftning, förordningar, läroplan, allmänna råd, nationella riktlinjer och styrdokument. Utbildningsanordnare ska följa gällande styrdokument, förordningar, lagar och allmänna råd: Förordning om läroplan för vuxenutbildningen (SKOLFS 2012:101) Förordning om kursplan för utbildning i svenska för invandrare (SKOLFS 2016:42) Kursplaner för kommunal vuxenutbildning på grundläggande nivå (SKOLFS 2012:18, SKOLFS 2016:67) Ämnes- och kursplaner på gymnasial nivå Diskrimineringslag (2008:567) Förordning om barns och elevers deltagande i arbetet med en plan mot kränkande behandling (SFS 2006:1083) Skolverkets allmänna råd och kommentarer för att främja likabehandling och förebygga diskriminering, trakasserier och kränkande behandling (SKOLFS 2012:10) Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

93 Antagning, mottagning samt information till elever Huvudmannen beslutar om en sökande ska tas emot till utbildning. Utbildningsanordnaren ansvarar för mottagning av antagen elev samt för att kalla denna till utbildningen. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

94 För att säkerställa att den kommunala vuxenutbildningen håller god kvalitet, och att utbildningsanordnarna uppfyller fastställda krav, görs kontroller, utvärderingar och uppföljningar. Förändringar av auktorisationsvillkoren kan ske under avtalstiden. Förändringar kan ske högst en gång om året. Nästa gång i juni 2018 Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

95 Avauktorisation Kan ske på utbildningsanordnarens egen begäran, genom återkallelse av auktorisation Till följd av brister i verksamheten På grund av avsaknad av elev i utbildning Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

96 Uppföljning genomförd perioden jan-mars 2018 En del i huvudmannens kvalitetsarbete utgörs av uppföljning och utvärdering av utbildningsanordnarnas verksamhet. Ska visa om utbildningsanordnarens verksamhet uppfyller auktorisationsvillkoren och ge huvudmannen fördjupade kunskaper om hur verksamheten fungerar. Ska även stimulera och utveckla verksamheten och därmed bidra till en ökad måluppfyllelse och högre kvalitet. Uppföljning och kontroll omfattar avtals-, individ- och resultatuppföljning.. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

97 Uppföljning Q Till uppföljningen har en checklista med 39 punkter för avtals- och verksamhetsuppföljning framtagits utifrån krav som angetts i förfrågningsunderlaget samt avtalet. Av dessa punkter ska sex punkter kompletteras genom kontroll i verksamhetssystem samt genom stickprov. Tre punkter ska kompletteras via en regional brukarundersökning. Stickproven avser studieplan, dokumentation, betygsättning. Uppföljningen har skett i intervjuform med rektor samt i vissa fall lärare. Uppföljningen har genomförts av ansvarig upphandlare och representant från Växjölöftet Vuxenutbildning Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

98 Huvudmannens ansvar Antagningen till kommunal vuxenutbildning görs av huvudmannen. Uppföljning av systematiskt kvalitetsarbete och utveckling av verksamheten. Samordning av specialpedagogiska insatser i samråd med utbildningsanordnaren. Kvalificerad studie- och yrkesvägledning, som eleven har tillgång till inför val av framtida studie- och yrkesverksamhet. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

99 Administrativa krav samt krav på utbildaren Utbildningsanordnaren ska ha beviljats betygsrätt av Skolinspektionen. Betygsrätt krävs för samtliga kurser som utbildningsanordnaren erbjuder. Vidare åtar sig utbildningsanordnaren att utföra den myndighetsutövning som tillhör rektors uppgifter. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

100 fanns det totalt 19 verksamma auktoriserade utbildningsanordnare. Ytterligare tre utbildningsanordnare har ansökt om auktorisation men har ännu inte startat någon verksamhet. Totalt har uppföljning genomförts med 12 anordnare. Dessa 12 anordnare har ca 98 % av eleverna. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

101 Anordnare Uppföljnings-datum Antal elever SFI Övrig utbildning Summa elever Montico Kompetensutveckling AB Lernia Utbildning AB AcadeMedia Eductus AB Folkuniversitetet Vuxnas lärande Competens Utbildning AB MedLearn AB Merit utbildning AB NTI-skolan AB Växjö Fria Gymnasium AB Hermods AB Yrkesakademin AB AB Alphace C&E Arcus Utbildning AB 6 6 Miroi AB 2 2 Jensen Education School AB Astar AB KUI AB 7 7 Kungsmad 2 2 ABF Vuxenutbildning AB Humanus Utbildning Syd AB Information & kompetens AB Ej avtal Ej avtal Ej avtal Auktorisation - Växjölöftet vuxenutbildning

102 Elev tas emot enligt huvudmannens krav Utbildningsanordnaren ska kunna tillhandahålla utbildning hela året. Verksamheten ska vara tillgänglig dagtid och /eller kvällstid Elev ska tas emot minst var 4:e vecka eller oftare. Övriga kursstarter kan ske vid synnerliga skäl och i överenskommelse med huvudmannen Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

103 RESULTAT: Elev tas emot enligt huvudmannens krav Samtliga anordnare utom Vuxnas lärande klarar kravet om mottagande var 4:e vecka eller oftare. Denna avvikelse har godkänts av huvudmannen. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

104 Kommunens anvisningar följs gällande marknadsföring Växjö kommun ansvarar för marknadsföring av kommunal vuxenutbildning. Utbildningsanordnare kan marknadsföra kursutbud och det stöd man erbjuder men ska innan publicering stämma av medhuvudmannen för att undvika otillåten marknadsföring. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

105 RESULTAT: Kommunens anvisningar följs gällande marknadsföring Alla uppfyller kravet Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

106 Samarbete fungerar med huvudmannens IT-system Utbildningsanordnaren ska kunna ta emot och lämna information till huvudmannen på ett sådant sätt att uppgifterna kan hanteras av huvudmannens administrativa system. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

107 RESULTAT: Samarbete fungerar med huvudmannens IT-system Uppfylls Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

108 Tillgängliga och fungerande lokaler Huvudmannen ska godkänna lokalerna innan anvisning av elev sker. Utbildningsanordnaren ska ta emot elever i behov av extra anpassning. Elever ska kunna studera på lika villkor. Lärandemiljön ska vara tillgänglig, fysiskt och pedagogiskt. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

109 RESULTAT: Tillgängliga och fungerande lokaler Alla uppfyller kravet. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

110 Verksamhetsansvarig och ledning Rektor I utbildningsanordnarens organisation ska finnas en rektor som har erfarenhet av att leda utbildning Verksamhetsansvarig Den som ansvar för den dagliga ledningen av verksamheten ska ha för arbetsuppgifterna och inriktning adekvat utbildning och kompetens. Den som ansvarar för den dagliga ledningen ska finnas i verksamheten och vara tillgänglig i sådan omfattning som krävs för uppdraget Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

111 RESULTAT: Verksamhetsansvarig och ledning Alla uppfyller kraven: Samtliga rektorer har genomgått den statliga rektorsutbildningen, alternativt genomgår de den. Dokumentation är lämnad. Verksamhetsansvarig finns hos samtliga utbildningsanordnare Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

112 Rektor säkerställer att betygssättande lärare har lärarlegitimation RESULTAT: Kravet uppfylls delvis Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

113 Ledningssystem för kvalitet Utbildningsanordnaren ska ha rutiner för hantering av synpunkter, klagomål, fel, brister och avvikelser. RESULTAT: alla uppfyller kraven Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

114 Ledningssystem för kvalitet Utbildningsanordnaren ska rapportera klagomål, fel, brister och avvikelser till huvudmannen RESULTAT: samtliga uppfyller kraven Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

115 Ledningssystem för kvalitet Utbildningsanordnaren ska upprätta åtgärdsplaner kopplade till allvarliga klagomål, fel, brister och avvikelser och rapportera dem till huvudmannen RESULTAT: alla uppfyller kraven Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

116 Ledningssystem för kvalitet Missförhållanden Anställd hos utbildningsanordnare har rätt att anmäla missförhållanden till huvudmannen. Utbildningsanordnare eller någon denne ansvarar för, får inte efterforska vem som har gjort sådan anmälan. Resultat: Alla uppfyller kraven Meddelarfrihet Antagen anordnare ska tillförsäkra meddelarfrihet till de medarbetare som arbetar med de tjänster som omfattas av ansökan Resultat: Alla uppfyller kraven. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

117 Kvalitetsarbete Utbildningsanordnaren Ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med de nationella styrdokument, lagar och förordningar som reglerar kommunal vuxenutbildning Resultat: Alla uppfyller kraven Ska medverka i huvudmannens kvalitetsarbete. Resultat: Alla uppfyller kraven Ska genomföra effektstudier enligt huvudmannens anvisningar Resultat: Ej varit aktuellt än Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

118 Individuell studieplan Utbildningsanordnaren ansvarar för elevens individuella studieplan under utbildningens gång. Studieupplägg ska skickas in till huvudmannen senast två veckor efter kursstart. Förändring av den individuella studieplanen ska godkännas av huvudmannen RESULTAT: Samtliga uppfyller kraven, med viss avvikelse Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

119 Uppföljning av avbrottsorsak Alla uppfyller kravet om uppföljning Auktorisation - Växjölöftet vuxenutbildning

120 Arbetsplatsförlagt lärande (APL) ges enligt gällande regelverk. Utbildningsanordnarna ansvarar för att arbetsplatsförlagt lärande förekommer i alla sammanhållna yrkesutbildningar inom regionalt yrkesvux, enligt gällande förordning för regional yrkesinriktad Vuxenutbildning. Omfattningen ska för varje elev vara minst 15 procent av den sammanhållna yrkesutbildningen eller av den del som inte har validerats. RESULTAT: Uppfylls Auktorisation - Växjölöftet vuxenutbildning

121 Nationella prov I de kurser där nationella prov finns ska utbildningsanordnaren se till att varje elev deltar i dessa prov, samt att varje elev får återkoppling gällande sina resultat. Genomförda prov bevaras och överlämnas till huvudmannen i enlighet med anvisningar. Utbildningsanordnaren ansvarar för att beställa nationella prov hos Skolverket. RESULTAT: Alla berörda uppfyller kraven Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

122 Dokumentation Dokumentation av det som rör elevs studier ska finnas tillgänglig för huvudman. Detta gäller även underlag för betygsättning. Gallring sker i dialog med huvudmannen. Resultat: Dokumentation finns med viss avvikelse. Stickprov ej än genomförd Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

123 Betyg Utbildningsanordnaren ska utfärda intyg, utdrag ur betygskatalog eller samlat betygsdokument till elever. Utbildningsanordnaren ska senast 14 dagar efter kursslut rapportera in betyget i huvudmannens administrativa system. Underskriven betygskatalog ska vara huvudmannen tillhanda senast 14 dagar efter avslutad kurs. Slutbetyg och examensbevis (gymnasieexamen) utfärdas av huvudmannen. RESULTAT: Kraven följs grundligt. En avvikelse rapporterad Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

124 Betygssättning sker likvärdigt enligt regelverket Samtliga arbetar aktivt med det och känner sig trygga i sin betygssättning. Många har möten och samstämningar för att kontrollera att det sker likvärdigt. Utgår från de mallar som finns hos Skolverket Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

125 Sker uppföljning av F-betyg RESULTAT: Uppfylls Utbildningsanordnarna försöker främst satsa på att stötta eleven att klara sina studier. F-betyg följs upp. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

126 Individ- och extra anpassningar Elev ska ges den ledning och stimulans som eleven behöver i sitt lärande och personliga utveckling. För elev där utbildningsanordnarens extra anpassningar inte är tillräckligt ska samråd ske med huvudmannen om hur dessa behov ska tillgodoses. Utbildningsanordnaren ska ge förslag på åtgärder. RESULTAT: Uppfylls Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

127 Stöd till elever med svenska som andra språk finns Uppfylls delvis Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

128 Prövning Prövning sker i enlighet med huvudmannens anvisningar. Utbildningsanordnaren ska erbjuda prövning i samtliga kurser i sitt utbud. Elev som erhållit betyget F ska inom 1 år från betygsdatum ha rätt till prövning vid ett tillfälle hos utbildningsanordnaren som satt betyget. Validering: Utbildningsanordnaren ger validering enligt nationella riktlinjer och styrdokument.. Uppfylls delvis Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

129 SAMMANFATTNING Utbildningsanordnarna uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget på 37 av 39 punkter. Två avvikelser konstaterades. Bedömning Uppföljningen berör krav om/på lokaler, IT-system, rektors kompetens och erfarenhet, verksamhetsansvarig, ledningssystem, hantering av missförhållanden, kvalitetsarbetet, efterföljande av lagar och förordningar samt utförandet av tjänsten, dvs ta emot elever och genomföra undervisningen. Samtliga anordnare uppfyller kraven gällande finansiell och ekonomisk ställning. Lokaler är tillgängliga och fungerar. Rutiner gällande klagomål, missförhållande, kvalitetsarbete, meddelarfrihet finns. Auktorisation - Växjölöftet vuxenutbildning

130 Forts Rektor och verksamhetsansvarig finns tillgängliga för eleverna. Rektor ansvarar för att betygssättande lärare har lärarlegitimation. Problem finns att rekrytera lärare med lärarlegitimation, framförallt inom yrkesutbildning. Samtliga utbildningsanordnare utom en klarar kravet om att Elev ska tas emot minst var 4:e vecka eller oftare. Övriga kursstarter kan ske vid synnerliga skäl och i överenskommelse med huvudmannen. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

131 AVVIKELSER Lernia Utbildning AB Lernia har sedan årsskiftet legat efter med inrapporteringar i våra administrativa system tillträdde ny rektor. Nu har nya rutiner tagits fram och att alla betyg är satta. Åtgärd Rektor ska senast återkomma med en handlingsplan med beskrivning av åtgärder. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

132 AVVIKELSER Vuxnas Lärande Vuxnas lärande avviker genom att även ha starter var 5:e vecka och var 10:e vecka. Åtgärd I enlighet med förfrågningsunderlaget har Vuxnas Lärande beviljats undantag från kravet p.g.a. synnerliga skäl. Omprövning kommer ske efter genomförd uppföljning. Auktorisation - Växjölöftet Vuxenutbildning

133 Inför nästa uppföljningsperiod ska: Brukarundersökningar genomföras. Sker en i april 2018 och en i oktober Stickprov och kontroll i verksamhetssystem gjorts. Kommer att påbörjas i september Följande ingår: Studieupplägg har skickats in till antagningsenheten senast två veckor efter kursstart. Individuell studieplan finns. Dokumentation gällande elevs studier och betygsunderlag finns. Betygsättning sker likvärdigt och enligt regelverket. Uppföljning av F-betyg. Uppföljning av avbrottsorsaker sker. Auktorisation - Växjölöftet vuxenutbildning

134 Avtals- och verksamhetsuppföljning av auktoriserade utbildningsanordnare inom Växjölöftet Vuxenutbildning Bakgrund Växjö kommun tillämpar, efter beslut i nämnden för Arbete och välfärd auktorisation för anordnare av kommunal vuxenutbildning. Från och med 1/ införs Växjölöftet Vuxenutbildning med auktoriserade anordnare som ska bedriva vuxenutbildning. Enligt kundvalssystemet har eleverna rätt att välja den utbildningsanordnare som ska utföra tjänsten och som Växjö kommun har godkänt. Växjö kommun ska behandla utbildningsanordnare på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. Det innebär att varje utbildningsanordnare som uppfyller de krav som anges i auktorisationsvillkoren för kommunal vuxenutbildning godkänns som utbildningsanordnare. Elever inom den kommunala gymnasiala och grundläggande vuxenutbildningen kan välja att gå sin utbildning hos vilken som helst av de auktoriserade utbildningsanordnarna. Auktorisationsvillkoren syftar till att tydliggöra de krav som kommunen ställer på dem som vill anordna kommunal vuxenutbildning. Villkoren syftar också till att klargöra hur kommunen följer upp att kraven följs, samt vilka sanktioner kommunen kan komma att vidta om någon auktoriserad utbildningsanordnare inte uppfyller kraven. Växjö kommun är huvudman för den kommunala vuxenutbildningen, oavsett om utbildningen genomförs på auktorisation av en kommunal, privat eller ideell aktör. Huvudmannen dvs. Arbete och välfärd ska säkerställa att det finns system och rutiner som stöder och tillvaratar utbildningsanordnarens kvalitetsarbete. Uppföljning sker i enlighet med den plan för uppföljning som årligen beslutas av huvudmannen. En del i huvudmannens kvalitetsarbete utgörs av uppföljning och utvärdering av utbildningsanordnarnas verksamhet. Uppföljningen ska visa om utbildningsanordnarens verksamhet uppfyller auktorisationsvillkoren och ge huvudmannen fördjupade kunskaper om hur verksamheten fungerar. Uppföljningsarbetet ska även stimulera och utveckla verksamheten och därmed bidra till en ökad måluppfyllelse och högre kvalitet. Uppföljning och kontroll omfattar avtals-, individ- och resultatuppföljning. Underlag kan komma att inhämtas från olika källor. Därutöver kan ytterligare uppföljning komma att ske med utgångspunkt från aktuella frågor inom arbetsmarknad och forskning. Utbildningsanordnaren ska tillhandahålla den information och de uppgifter som huvudmannen behöver för uppföljning av uppdraget.

135 Uppföljning Q Redovisningen avser avtalsuppföljning som genomförts under perioden januari till mars Till uppföljningen har en checklista för avtals- och verksamhetsuppföljning framtagits utifrån krav som angetts i förfrågningsunderlaget samt avtalet (Uppföljningsplan av auktoriserade utbildningsanordnare inom Växjölöftet Vuxenutbildning). Uppföljningen har genomförts av ansvarig upphandlare (Planering och ekonomi) och samordnare (Arbete och vuxenutbildning). Uppföljningen har skett i intervjuform där kommunens representanter träffat utbildningsanordnarens rektor samt delvis lärare. Totalt omfattar checklistan för uppföljning 39 punkter. Av dessa punkter ska sex punkter kompletteras genom kontroll i verksamhetssystem samt genom stickprov. Tre punkter ska kompletteras via den regionala brukarundersökningen. Stickproven avser studieplan, dokumentation, betygsättning. Vid denna genomgång har inga stickprov gjorts. Ingen fullständig brukaransökan har genomförts fanns det totalt 19 verksamma auktoriserade utbildningsanordnare inklusive två anordnare från Växjö kommun. Ytterligare tre utbildningsanordnare har ansökt om auktorisation men har ännu inte startat någon verksamhet. Totalt har uppföljning genomförts med 12 anordnare. Dessa 12 anordnare har ca 98 % av eleverna. Uppföljningsdatum Antal elever SFI Övrig utbildning Summa elever Anordnare Montico Kompetensutveckling AB Lernia Utbildning AB AcadeMedia Eductus AB Folkuniversitetet Vuxnas lärande Competens Utbildning AB MedLearn AB Merit utbildning AB NTI-skolan AB Växjö Fria Gymnasium AB Hermods AB Yrkesakademin AB AB Alphace C&E Arcus Utbildning AB 6 6 Miroi AB 2 2 Jensen Education School AB Astar AB KUI AB 7 7 Kungsmad 2 2 ABF Vuxenutbildning AB Humanus Utbildning Syd AB Information & kompetens AB Ej avtal Ej avtal Ej avtal

136 Resultat Samtliga anordnare uppfyller kraven gällande finansiell och ekonomisk ställning. När det gäller övriga frågeställningar så redovisas resultat nedan: Resultatet visar att det är fyra frågor som ger avvikelse bland anordnarna. På frågan Har undantag skett ifrån kraven på om elev inte antagits enligt huvudmannens krav har två anordnare svarat ja. I det ena fallet har anordnaren bett om att få motta elever till studier var 5:e vecka istället för var 4:e vecka. I det andra ville eleven själv senarelägga sin kursstart för att få möjlighet att studera i grupp istället för enskilt. Tre anordnare har svarat nekande på om Nationella prov genomförs enligt gällande regelverk. De anordnarna bedriver enbart yrkesutbildningar där nationella prov inte genomförs. På frågan om Arbetsförlagt lärande ges så har fem utbildningsanordnare svarat nekande, anledningen är att dessa anordnare inte erbjuder utbildning där arbetsförlagt lärande ingår. Den fjärde frågan som markeras i resultatet är Avvikelse som noterats sedan tidigare, där är det två anordnare som urskiljer sig. Det ena handlar om det som tidigare nämnts gällande frånsteg från tidsramen för hur ofta elever mottas. Det andra ärendet gäller en anordnare som haft administrativa problem. Se bilaga "Essensen av utbildningsanordnarnas kommentarer".

137 Bedömning Uppföljningen berör krav om/på lokaler, IT-system, rektors kompetens och erfarenhet, verksamhetsansvarig, ledningssystem, hantering av missförhållanden, kvalitetsarbetet, efterföljande av lagar och förordningar samt utförandet av tjänsten, dvs ta emot elever och genomföra undervisningen. Samtliga anordnare uppfyller kraven gällande finansiell och ekonomisk ställning. Rektor och verksamhetsansvarig finns tillgängliga för eleverna. Lokaler är tillgängliga och fungerar. Rutiner gällande klagomål, missförhållande, kvalitetsarbete, meddelarfrihet finns. Rektor ansvarar för att betygssättande lärare har lärarlegitimation. Utbildningsanordnarna uppger att det finns svårigheter att rekrytera lärare med lärarlegitimation, framförallt inom yrkesutbildning. Samtliga utbildningsanordnare, utom en, klarar kravet om att Elev ska tas emot minst var 4:e vecka eller oftare. Vid synnerliga skäl och i överenskommelse med huvudmannen kan kursstarter ske vid andra tidpunkter. Växjö Fria gymnasium AB har uttalat önskemål om att fördröja kursstarterna och invänta elever till gruppstarter. Avvikelser Lernia Utbildning AB Lernia har sedan årsskiftet legat efter med inrapporteringar i våra administrativa system. Vid uppföljning bekräftar Lernia att man även fortsättningsvis har missat vissa administrativa åtaganden. Nu har nya rutiner tagits fram och att alla betyg är satta tillträdde ny rektor som senast ska inkomma med en handlingsplan som beskriver vilka åtgärder som görs för att komma tillrätta med avvikelserna/undvika nya. Åtgärd Rektor ska senast återkomma med en handlingsplan. Under tiden har utbildningsadministrationen extra uppsikt över Lernia Utbildning AB. Vuxnas Lärande Vuxnas lärande avviker genom att har flera kursstarter var 5:e vecka. Utifrån huvudmannens behov ska utbildningsanordnaren kunna tillhandahålla utbildning hela året dagtid och/eller kvällstid. Elev ska tas emot minst var 4:e vecka eller oftare. Övriga kursstarter kan förekomma vid synnerliga skäl i överenskommelse med huvudmannen. Vuxnas lärande har kursstarter var 5:e vecka (SFI och SAS). Eng, Ma, Sh grund var 10:e vecka. Gymnasiala kurser var 5:e vecka. Åtgärd Vuxnas Lärande uppfyller inte till fullo kravet om start var 4:e vecka. I enlighet med förfrågningsunderlaget har Vuxnas Lärande beviljats undantag från kravet p.g.a. synnerliga skäl.

138 Sammanfattning Utbildningsanordnarna uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget på 37 av 39 punkter. Två avvikelser konstaterades som har åtgärdats. Inför nästa uppföljningsperiod ska: Brukarundersökningar genomföras. Sker en i april 2018 och en i oktober Stickprov och kontroll i verksamhetssystem gjorts. Kommer att påbörjas i september Följande ingår: o Studieupplägg har skickats in till antagningsenheten senast två veckor efter kursstart. o Individuell studieplan finns. o Dokumentation gällande elevs studier och betygsunderlag finns. o Betygsättning sker likvärdigt och enligt regelverket. o Uppföljning av F-betyg. o Uppföljning av avbrottsorsaker sker.

139 Sammanfattning av utbildningsanordnarnas kommentarer Fråga: Rektorsutbildning har genomförts alternativt pågår Kommentar: Samtliga intervjuade utbildningsanordnare har genomgått rektorsutbildningen. CV finns med vid ansökan. De som var nya rektorer vid intervjutillfället har skickat in sina handlingar. Fråga: Likabehandlingsplan/ plan mot kränkande behandling finns Kommentar: Alla har det och är rätt lika i sitt tillvägagångsätt. Att samtliga får skriva på likabehandlingsplanen vid anställningen. Har det på intranätet så att alla anställda kan se och ta del av dokumentet dagligen. Fråga: Tillgängliga och fungerande lokaler Kommentar: Alla var nöjda med sina lokaler. Många påpekade dock att de har stora lokaler och både vill och kan ta emot flera elever. Fråga: Kan anställd hos utbildningsanordnare anmäla missförhållanden till huvudmannen? Kommentar: Alla är medvetna om det och har informerat personalen om det på olika sätt. Vissa organisationer vill ha ett öppet klimat och kunna prata med berörda personer direkt. Andra företag har whistleblowerpolicy som finns aktivt på företagets hemsida. Fråga: Rapporter gällande synpunkter, klagomål, avvikelser, fel och brister sker till huvudmannen. Kommentar: Alla har satt rutiner kring detta, dock ser det olika ut. Vissa har aktiva fackförbund, vissa har personalombud, vissa har ett ärendehanteringssystem om det är klagomål från en elev. Fråga: Finns åtgärdsplaner för synpunkter, klagomål, avvikelser, fel och brister? Kommentar: Alla har det, ser dock olika ut. Åtgärdsplanen ligger ute på intranätet. Är samma rutiner över hela organisationen oavsett vart organisationen ligger. Försöker först att lösa allt på plats, går det inte så går det vidare uppåt i organisationen. Fråga: System och rutiner för synpunkts-, klagomåls- och avvikelsehantering samt för fel och brister finns Kommentar: Samtliga har det, har dock olika system och rutiner för det. Är tydliga med att det är ok att komma med synpunkter och föra en dialog. Vissa har detta som en del i deras kvalitetskontroll.

140 Fråga: Rutiner för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med de nationella styrdokument, lagar och förordningar som reglerar kommunal vuxenutbildning finns Kommentar: Alla har ett pågående årshjul som de aktivt följer. Dokument kring detta är inlämnat. Vissa av utbildningsanordnarna håller på att förnya sina rutiner och de nya rutinerna är baserade på resultat och händelser som tidigare har kommit in. Fokusområden under 2018 är att skriva, digitalkompetens och värderingar. Många av utbildningsanordnarna har haft kontakt med Växjölöftet Vuxenutbildnings specialpedagogiskateam och är mycket nöjda med den kontakten och den hjälpen som de har fått. Utbildningsanordnarna har elevfokus för att kunna förändra kurserna. När det gäller de yrkesinriktade utbildningarna är målet att 100% skall ut i arbete efter avslutad utbildning. Nästintill samtliga utbildningsanordnare har många frågor, tankar och funderingar kring marknadsföring. Hur mycket kan de och hur får de marknadsföra sig. Fråga: Medverkar i huvudmannens kvalitetsarbete Kommentar: Alla är nöjda med huvudmannen och upplever ett bra samarbete samt stor flexibilitet kring administrationen på Växjölöftet Vuxenutbildning. Fråga: Rektor säkerställer att betygssättande lärare har lärarlegitimation Kommentar: Alla har minst en eller flera lärare som är legitimerade. Om det krisar går rektorn in och gör en bedömning tillsammans med befintlig lärare. Några av utbildningsanordnarna har haft problem med att finna legitimerade lärare och vid betygssättningen har då rektorn gått in och varit medbedömare. Samtliga distanslärare har lärarlegitimation enligt de krav och lagar som finns. Det är svårare att hitta behöriga lärare inom alla yrkesutbildningar. Men inom restaurangutbildning och inom vårdutbildningarna är det legitimerade lärare. Ej inom bygg, då det ej finns de kraven. De lärare som ej är legitimerade har gjort internutbildningar såsom kursen betyg och bedömning. Vid måldialoger uppmuntras det att lärarna går lärarutbildningen och får sin legitimation. Fråga: Personal ges möjligheter till kompetensutveckling. Kommentar: Samtliga har kompetensutveckling bland sin personal och arbetar kontinuerligt med det. Både på individnivå och gruppnivå. På vissa av utbildningsföretagen har personalen sin egna utvecklingsplan samt ser över det kollegiala lärandet. Många efterfrågar mer kompetensutveckling i dialog med Växjö kommun. Många anser att de är i behov av mer kunskap kring betyg och bedömning. Mycket på grund av att slippa ryktena kring att de släpper igenom snällbetyg. Vissa går olika kurser via LNU och har fyra gånger om året terminutvecklingsdagar. Vissa av utbildningsanordnarna upplever att kompetensutvecklingen begränsas då det är få studiedagar och inga lov. Fokusområden i år inom några av utbildningsanordnarna är uppföljning, återkoppling och feedback genom digitala forum. Många satsar mer på digitaliseringen. Fråga: All personal inom verksamheten iakttar den sekretess och tystnadsplikt som gäller för verksamheten Kommentar: Samtliga är väldigt noggranna kring detta och sekretesspapperna skrivs på vid anställningen. Har dialogen levandes genom APT. På intranätet hos utbildningsanordnarna står det

141 kring sekretessen samt vad tystnadsplikten innebär och övriga dokument såsom skyddad identitet. Rutiner finns när elever har skyddad identitet. Eleverna är också informerade kring tystnadsplikten och sekretessen så att eleverna känner sig trygga. Fråga: Kommunens anvisningar följs gällande marknadsföring Kommentar: Alla har börjat att marknadsföra sig mer och mer. Upplever att det känns tryggare nu att marknadsföra sig då det är mer tydlighet från Växjö kommun. Många har broschyrer, visar sig på mässor, FB, etc. Vissa upplever sig sena i sin marknadsföring då de anser att det har varit för stramt från huvudmannens sida, därmed har de ej gått på i den takt som de velat. Men är mer på gång nu. Fråga: Samarbetet fungerar med huvudmannens IT-system Kommentar: Majoriteten av utbildningsanordnarna upplever att det finns många begränsningar i Dexter. Att det är ett förlegat system och gör inte administrationen smidig. På grund av att utbildningsanordnarna måste skriva ut alla betyg i pappersform för att sedan skriva under betygen för att sedan skicka in dem med "vanlig" postgång. Det är många av utbildningsanordnarna som inte har förstått Dexter full ut och behövts extra med hjälp för att förstå. Denna hjälp har de fått från antagningsenheten på Växjölöftet Vuxenutbildning och är nöjda. Fråga: Elev tas emot enligt huvudmannens krav Kommentar: Det är blandade åsikter här kring starter. Vissa vill ha flera starter än vad fjärde vecka. Vissa vill släppa det helt fritt. Andra vill ha start var femte vecka. Medan vissa vill bara ha exempelvis fyra starter per år och mer uppsamlingsgrupper. De flesta har dock inga problem med startdatumen. Utan är flexibla och anpassningsbara. Fråga: Har undantag skett ifrån kravet? Kommentar: Avtal följs, när det inte har kunnat följas har utbildningsanordnaren varit i kontakt med Växjölöftet Vuxenutbildning för att få detta godkänt. Fråga: Studieupplägg har skickats in till antagningsenheten senast två veckor efter kursstart Kommentar: Samtliga följer aktuella riktlinjer. Fråga: Individuell studieplan finns Kommentar: Samtliga utbildningsanordnare har individuella studieplaner. Studieplanerna ser lite olika ut beroende på vilken kurs det är och hur lång kursen är samt vilken utbildningsanordnare som eleven studerar på. De flesta av utbildningsanordnarna har sina studieplaner online på intranätet. Uppdateringen sker olika antingen en gång i månaden, vid behov eller kontinuerligt.

142 Fråga: Uppföljning av avbrottsorsaker sker Kommentar: Alla följer upp avbrottsorsaker. Men anser att det är svårt att få återkoppling från eleverna om varför de slutar. Utbildningsanordnarna undrar vad och vilka avbrottsorsaker som får skrivas. Vad krävs från dem som utbildningsanordnare? Vill få tydliga besked om vad huvudmannen vill ha för några avbrottsorsaker. Vissa av avbrottsorsakerna beror oftast på att eleven har läst för länge. Avbrott vid kvällsstudier beror oftast på att eleven har fått arbete. Fråga: Dokumentation gällande elevs studier och betygsunderlag finns Kommentar: Dokumentation finns. Dokumentationen är digitalt men kan även förekommas i pappersform. Fråga: Huvudmannens krav på betygsrapportering och intyg följs Kommentar: Kraven följs grundligt. En utbildningsanordnare har missat vissa administrativa uppgifter. Åtgärder har vidtagits i det enskilda fallet. Fråga: Betygsättning sker likvärdigt och enligt regelverket Kommentar: All betygsättning bland utbildningsanordnarna sker likvärdigt och enligt regelverket. Samtliga arbetar aktivt med det och känner sig trygga i sin betygsättning. Många har möten och samstämningar för att kontrollera att det är en likvärdig bedömning. Där utbildningsanordnarna utgår från kursplanerna, tittar på skolverkets mallar. Fråga: Sker uppföljning av F-betyg? Kommentar: Utbildningsanordnarna försöker undvika F-betyg och hjälpa eleven så mycket som möjligt innan ett F-betyg ges. Samtal sker med eleven både före och efteråt, men att det skall ha hänt mycket innan ett F-betyg sätts. Vissa förlänger kursen så att eleven skall kunna bli färdig och därmed undvika F-betyg. Men om ett F-betyg sätts så följs det alltid upp hos samtliga utbildningsanordnare. Fråga: Prövning erbjuds enligt ställda krav Kommentar: Alla följer prövningsanvisningarna enligt avtal. Fråga: Validering erbjuds enligt ställda krav Kommentar: Samtliga genomför validering när behov finns. Inom yrkesutbildningarna sker validering dagligen där kartläggningen är det viktigaste och validering sker ofta på plats hos utbildningsanordnaren. Inom övriga kurser och utbildningar genomförs validering i viss mån, beroende på var eleven befinner sig.

143 Frågar: Nationella prov genomförs enligt gällande regelverk Kommentar: Alla utbildningsanordnare som har nationella prov genomför nationella prov. Vissa gör det regelbundet, cirka en gång i månaden medan vissa av utbildningsanordnare gör det vid behov. Många är noga med att ha många olika variationer av nationella prov för att motverka elevfusk. Frågor kom upp från utbildningsanordnarna om nationella prov får kopieras? Fråga: Elev ges den ledning och stimulans som eleven behöver i sitt lärande och personlig utveckling Kommentar: Samtliga utbildningsanordnare har olika mätinstrument kring frågan. Hos en av utbildningsanordnaren gör eleverna sina egna tentor. Där de får lämna in olika frågor på olika nivåer. Därefter sammanställer läraren frågorna och skapar tentor utifrån elevernas olika frågeställningar. Tentor görs både enskilt men även i grupp. Många av utbildningsanordnarna har elevråd samt interna elevundersökningar via smsenkät och därifrån framkommer det mycket kring elevens utveckling. Fråga: Tillgodoser elevs möjlighet att få stöd och extra anpassningar i undervisningen utifrån behov och förutsättningar Kommentar: Samtliga utbildningsanordnare gör det och är noga med den individuella studietakten. Vissa erbjuder eleverna veckoplaneringar för att eleven skall få extra stöd. Förutom studietiden erbjuds det även handledning på plats för eleven, om så önskas. De elever som har svenska som andraspråk får texten/övningen uppläst och översatt i läsplattan. Kurser anpassas efter elevensbehov. En del av utbildningsanordnarna har tagit hjälp av specialpedagog från Växjölöftets Vuxenutbildning. En utbildningsanordnare meddelade att om eleven behöver extra stöd finns det alltid resurser till det. Om eleven läser på distans och utbildningsanordnaren ser att det ej fungerar så bra för eleven, informeras alltid eleven om det och rekommenderas studier på plats. Fråga: Stöd till elever med svenska som andraspråk finns Kommentar: Samtliga utbildningsanordnare ger stöd till eleverna som har svenska som andraspråk. Även här har en del av utbildningsanordnarna tagit hjälp av det specialpedagogiska teamet från Växjölöftet Vuxenutbildning. Utbildningsanordnarna har även SFI-lärare på plast som hjälper till samt att handledning finns. Fråga: Former för elevinflytande finns Kommentar: Samtliga utbildningsanordnare har elevinflytande i olika former. Vissa utbildningsanordnare har klassråd/elevråd/elevmöten där lärarna ej är med. Lärarna får sedan återkoppling av ett så kallat språkrör. Vissa har deltagarundersökningar via sms. En utbildningsanordnare ställde frågan mer, om eleverna nyttjar sitt elevinflytande.

144 Fråga: Arbetsplatsförlagt lärande ges enligt gällande regelverk Kommentar: De utbildningar som har APL genomför och sköter det enligt gällande regelverk. Vissa av utbildningsanordnarna har kommunens praktiksamordnare som ordnar vårdplatser. Vissa har egna resurser till det. Upplever dock att det är svårt att få arbetsgivaren att gå handledautbildningen inför APL. Fråga: Övrigt Kommentar: Några av utbildningsanordnarna flaggade för och framhöll flexutbildningar, att de vill aktivt framhålla det. Men upplever att det är för få timmar för att få in arbetsmarknadsinformation/arbetsmarknadsundervisning på 15 timmar SFI. Ger förslag på att inom ramen för SFI att ta in företagsvenskan/yrkesvenskan inom exempelvis vårdbiträde för att komma vidare och minska klyftorna i bristyrkena. Andra utbildningsanordnare vill gärna samarbeta kring flexutbildningar. Har ställt frågan till några stycken, men intresset är svalt. Har inte fått den respons som önskas En del av utbildningsanordnarna tar upp betygsättningen kring SFI och vill få en förändring där. En del av utbildningsanordnarna anser att ersättningen per elev är väldigt låg gällande deras kursverksamhet. Upplever det också snålt att de idag endast får ut 80 % av en elev. Då utbildningsanordnarna enbart får betalt om eleven har fått betyg. Om eleven försvinner innan kursen är slut på grund av arbete så får utbildningsanordnaren ej betalt för den tid som har lagts ner på eleven. Upplever det konstigt att de inte får betalt för det som har gjorts framtill avbrottet.

145 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott Dnr Redovisning av rapporter från arkivinspektioner inom Arbete och välfärd Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskotts beslut Nämnden för arbete och välfärd ger förvaltningen i uppdrag att åtgärda bristerna under punkt 10 i redovisade rapporter från Kommunarkivet. Bakgrund Kommunarkivet har under våren genomfört ett antal inspektioner på förvaltningens olika avdelningar. Rapporterna redovisas för nämnden och återkoppling sker till Kommunarkivet senast i juni Beslutet skickas till För åtgärd Alla avdelningar inom Arbete och välfärd För kännedom Arkivansvarig Alla arkivombud 1 (1)

146 ÄRENDE Dnr NAV Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel Nämnden för arbete och välfärd Redovisning av rapporter från arkivinspektioner inom Arbete och välfärd Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd ger förvaltningen i uppdrag att åtgärda bristerna under punkt 10 i redovisade rapporter från Kommunarkivet. Bakgrund Kommunarkivet har under våren genomfört ett antal inspektioner på förvaltningens olika avdelningar. Rapporterna redovisas för nämnden och återkoppling sker till Kommunarkivet senast i juni Beslutet skickas till För åtgärd Alla avdelningar inom Arbete och välfärd För kännedom Arkivansvarig Alla arkivombud Per Sandberg förvaltningschef Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post veronica.ionescu@vaxjo.se

147 Kommunarkivet Tel.nr Rapport från arkivinspektion Arkivvården i Växjö kommun skall skötas enligt Arkivlagen 1990:782, Arkivförordningen 1991:446 och Arkivreglemente antaget av kommunfullmäktige Om inspektionen 1.1 Arkivmyndighet/kommunarkiv Växjö kommunstyrelse/ Växjö kommunarkiv 1.2 Arkivinspektion utförd av Marie Ulmhed 1.3 Datum för inspektionen Myndighet/företag/enhet som inspektionen avser Förvaltningen för arbete och välfärd: Hjalmar Petris (del av enheten Arbete och Vuxenutbildning) 1.5 Närvarande vid inspektionstillfället Eva-Lotta Nilsson (administratör) och Inger Andersson 2 Organisation och ansvar 2.1 Vem är arkivansvarig? Cecilia Alm Jäderberg 2.2 Vem/vilka är utsedda till arkivombud? (Funktion och/eller namn) Eva-Lotta Nilsson För fråga , , samt , se rapport från arkivinspektion på förvaltningen för arbete och välfärds verksamhet i kommunhuset, Framställning och förvaring av handlingar på analoga medier 5.5 Hur förvarar ni era analoga handlingar? Till exempel i närarkiv, dokumentskåp, arkivkartonger eller pärmar. Binds vissa handlingar? I pärmar i bokhyllor, plåtskåp och närarkiv. 1

148 Kommunarkivet Tel.nr Uppfyller närarkiv och dokumentskåp de rekommenderade riktlinjerna från Riksarkivet (RAFS 2013:4)? Vilken skyddsklass? (När det gäller skydd mot brand, skada, fukt, tillgrepp m.m.) Används arkivet även som förråd? Hur är ordningen i arkivet? 5.7 Vem/vilka har direkt tillgång till närarkiv och dokumentskåp? 5.8 Vilka rutiner finns för att upprätthålla säkerhetsnivå för närarkiv och dokumentskåp (stängd och låst dörr, släckt ljus och hantering av nycklar)? Förvaring av handlingar på kontorsrum (pärmar i bokhyllor i receptionen) lever inte upp till de krav på skydd mot bland annat brand, fukt och obehörigs åtkomst som finns. Det plåtskåp som används för förvaring av handlingar i receptionen lever inte upp till de krav på skydd mot bland annat brand och fukt som finns. Förvaringen av handlingar i detta skåp ska minskas på så sätt att handlingar som inte behövs så ofta flyttas till närarkivet. Närarkivet har brandklass A120. Några anmärkningar på användningen av lokalen finns inte. Den elektriska utrustning som förvarades där vid föregående arkivinspektion har tagits bort. Nyckel förvaras av administratör och endast ett fåtal har tillgång till denna. Receptionen liksom skåpet i receptionen är låsta när ingen är på plats. Närarkiv är låst och släckt när ingen befinner sig i det. 7 Gallring 7.2 Gallrar ni efter fastställd dokumenthanteringsplan? 7.3 Vem sköter gallringen? När sker gallringen? 7.6 Hur sker förstöring av sekretessreglerade handlingar? Papper och analoga medier Hårddiskar, flyttbara lagringsenheter (USB), telefoner och andra digitala informationsbärare IT-system, e-post, sociala medier och webbplatser Nej Arkivombudet ansvarar för gallring. Pappershandlingar mals i dokumentförstörare eller skickas till kommunarkivet för destruktion. 2

149 Kommunarkivet Tel.nr Vad behöver förbättras? Förvaring av handlingar på kontorsrum (pärmar i bokhyllor i receptionen) lever inte upp till de krav på skydd mot bland annat brand, fukt och obehörigs åtkomst som finns. Det plåtskåp som används för förvaring av handlingar i receptionen lever inte upp till de krav på skydd mot bland annat brand och fukt som finns. Förvaringen av handlingar i detta skåp ska minskas på så sätt att handlingar som inte behövs så ofta flyttas till närarkivet. Gallring har inte gjorts efter fastställd dokumenthanteringsplan. Arbete med detta ska dock påbörjas under våren. 3

150 Kommunarkivet Tel.nr Rapport från arkivinspektion Arkivvården i Växjö kommun skall skötas enligt Arkivlagen 1990:782, Arkivförordningen 1991:446 och Arkivreglemente antaget av kommunfullmäktige Om inspektionen 1.1 Arkivmyndighet/kommunarkiv Växjö kommunstyrelse/ Växjö kommunarkiv 1.2 Arkivinspektion utförd av Marie Ulmhed 1.3 Datum för inspektionen Myndighet/företag/enhet som inspektionen avser Arbete och välfärd: Förvaltningskontoret, utvecklingsenheten samt planering och ekonomi (kommunhuset) 1.5 Närvarande vid inspektionstillfället Veronica Ionescu (förvaltningssekreterare) och Anna Maria Mares (itsamordnare) 2 Organisation och ansvar 2.1 Vem är arkivansvarig? Cecilia Jäderberg Alm (enhetschef för administrativa enheten) 2.2 Vem/vilka är utsedda till arkivombud? (Funktion och/eller namn) 2.3 Finns arkivsamordnare? Vilka är i så fall utsedda till arkivsamordnare? 2.4 Har ni något annat att tillägga om hur ni organiserar er informationsförvaltning (arkivhantering)? Finns fler personer som arbetar med arkivhantering? Finns arkivhantering på flera platser? Veronica Ionescu och Anna Maria Mares Nej Nej 1

151 Kommunarkivet Tel.nr Har det genomförts några organisatoriska förändringar som har påverkat arkivet sedan föregående arkivinspektion? 2.6 Finns planer på framtida organisatoriska förändringar som kan påverka ert arkiv? Genom en omorganisation av förvaltningen har en ny avdelning, planering och ekonomi, tillkommit i kommunhuset (tidigare kommunikation, upphandling, projekt och ekonomi). Dessutom har socialpsykiatrin, som tidigare tillhörde omsorgsnämnden, flyttats över till förvaltningen. Kommunfullmäktige beslutade hösten 2017 att ett nytt stadshus ska byggas för att ersätta dagens kommunhus. Detta innebär att arkivförvaringen kommer att minskas och en övergång till ett mer digitalt arbetssätt där så är möjligt. 3 Registrering och diarieföring av handlingar 3.1 Finns rutiner för postöppning och registrering av allmänna handlingar? Hur ser rutinerna ut? Används klassificeringsschema eller diarieplan? Ange version om sådan finns. 3.2 Hur registreras allmänna handlingar som sänds direkt till olika enheter såsom vårdhem, förskolor och liknande? Hur registreras handlingar som upprättas där? 3.3 Vilket/vilka IT-system används för registrering (diarieföring)? Handlingar diarieförs av förvaltningssekreteraren i Ciceron. Klassificeringsschema används för diarieföring. Klientärenden registreras i verksamhetssystemen Viva, Extens (vuxenutbildningen), Alk-T (alkoholtillstånd) och Boss (budget- och skuldrådgivning). För postöppning finns skriftliga rutiner, som antagits under Förvaltningens post ska komma till kommunhuset och skickas sedan vidare till respektive enhet. Handlingar som inkommer till eller upprättas på enheterna och som ska diarieföras lämnas till förvaltningssekreteraren. Ciceron 2

152 Kommunarkivet Tel.nr Hur förvaras de registrerade (diarieförda) handlingarna? 3.5 Hur lämnas handlingarna ut till handläggarna (i original, som papperskopia, digital fil eller genom ärendehanteringssystem)? Handlingar som inkommit eller upprättats digitalt förvaras digitalt i ärendehanteringssystemet. Handlingar som inkommit eller upprättats på papper förvaras i aktmappar i dokumentskåp. Genom ärendehanteringssystemet. 4 Planering av dokumenthantering och redovisning av arkiv 4.1 Finns dokumenthanteringsplan? Om ja, när beslutades den och i vilken instans? Har revideringar gjorts sedan? Ja, den gällande dokumenthanteringsplanen antogs av nämnden för arbete och välfärd. 4.2 Hur arbetar ni för att hålla planen aktuell? Planen ska revideras under 2018 och vara klar under hösten. 4.3 Hur arbetar ni för att planen ska följas av alla som hanterar allmänna handlingar? 4.4 Har ni upprättat en arkivbeskrivning? Kompletteras den i så fall fortlöpande? Frågor kring dokumenthantering tas upp i nämnd, ledningsgrupp med mera. Informationshantering ingår ofta i förvaltningens rutiner. En arkivbeskrivning fastställdes av nämnden för arbete och välfärd (dnr NAV 2014:79). Arkivbeskrivningen har inte reviderats sedan dess (vilka som är arkivombud har förändrats och omorganisationer har genomförts i verksamheten). 4.5 Har ni en egen arkivförteckning? Nej, förvaltningens arkivmaterial förtecknas av kommunarkivet. 4.7 Hur redovisas kartor och ritningar? Förvaltningen upprättar inga egna kartor eller ritningar. 4.8 Hur redovisas IT-system? (T.ex. i systeminventering, arkivbeskrivning eller dokumenthanteringsplan.) I systemöversikt (som uppdateras kontinuerligt), arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. 3

153 Kommunarkivet Tel.nr Finns andra sökingångar till ert arkiv? (I så fall, vilka?) Nej 5 Framställning och förvaring av handlingar på analoga medier 5.1 Vilken typ av papper används för framställning av handlingar som ska arkiveras? 5.2 Tar ni hänsyn till arkivbeständighet vid inköp av pennor, tusch med mera? 5.3 Vilken typ av kopiatorer, skrivare och faxar används? Är dessa licensierade av Sveriges tekniska forskningsinstitut (SP)? Används den av SP angivna färgen till maskinerna? 5.4 Skannar ni analoga handlingar? Vilka handlingstyper skannas i så fall och till vilka system? Hur hanteras de analoga handlingarna sedan? 5.5 Hur förvarar ni era analoga handlingar? Till exempel i närarkiv, dokumentskåp, arkivkartonger eller pärmar. Binds vissa handlingar? Till nämnds- och arbetsutskottsprotokoll används arkivbeständigt papper och till övrigt används åldringsbeständigt papper. Ja Leasas via kommunens avtal Ja Ja Förvaltningen skannar till Ciceron och Viva. Pappershandlingarna läggs sedan i respektive pappersakt. I pärmar, aktmappar och arkivkartonger i närarkiv och dokumentskåp. Protokoll från nämnd och arbetsutskott binds in vid leverans till kommunarkivet. 4

154 Kommunarkivet Tel.nr Uppfyller närarkiv och dokumentskåp de rekommenderade riktlinjerna från Riksarkivet (RAFS 2013:4)? Vilken skyddsklass? (När det gäller skydd mot brand, skada, fukt, tillgrepp m.m.) Används arkivet även som förråd? Hur är ordningen i arkivet? 5.7 Vem/vilka har direkt tillgång till närarkiv och dokumentskåp? 5.8 Vilka rutiner finns för att upprätthålla säkerhetsnivå för närarkiv och dokumentskåp (stängd och låst dörr, släckt ljus och hantering av nycklar)? Det dokumentskåp som används för förvaring av diarieförda handlingar har brandklass NT FIRE P. Det låses dock vanligen inte och lever därmed inte upp till kraven på skydd mot tillgrepp och obehörigs åtkomst. Det dokumentskåp som används för förvaring av socialpsykiatrins avgiftshantering har brandklass NT FIRE P. Några anmärkningar på användningen av skåpet finns inte. De två närarkiven på plan 2 har brandklass A60. Det ena av dessa används dock även som förråd, vilket inte är i överensstämmelse med gällande bestämmelser. Källararkivet inspekterades inte vid detta tillfälle. Här förvaras främst gallringsbart material. Enligt föregående inspektionsrapport har detta arkiv en delvis övermålad märkning, men brandklassen torde vara A1. Till dokumentskåpet hos förvaltningssekreteraren kan de som kommer in i lokalerna ha direkt tillgång (se fråga 5.6). Till det dokumentskåp som används för förvaring av socialpsykiatrins avgiftshantering har de handläggare som arbetar med detta direkt tillgång. Till närarkiven har samtliga som arbetar på kontoret en egen nyckel. Det dokumentskåp som finns hos förvaltningssekreteraren låses vanligen inte. Det dokumentskåp som används för förvaring av socialpsykiatrins avgiftshantering är låst med kod när handläggarna inte arbetar med handlingarna. Närarkiven är alltid släckta och låsta när ingen befinner sig där. 5

155 Kommunarkivet Tel.nr Framställning av elektronisk information 6.1 Har ni en fullständig och uppdaterad förteckning över de IT-system som finns i verksamheten och som hanterar allmänna handlingar (både de system som används dagligen och äldre system som är inaktiva)? Ja 6.2 För vilka IT-system är ni systemägare? Förvaltningen är systemägare för Viva, Alk-T och Boss. 6.3 Hur hanteras driften, det vill säga serverinstallationer, säkerhetskopiering (backup), felsökning mm? (Egen IT-avdelning, kommunens ITavdelning, externt företag eller myndighet, molntjänst.) 6.4 Har ni några gamla IT-system eller databaser som inte längre används i verksamheten? Innehåller dessa i så fall information som ska arkiveras? 6.5 Planerar ni att köpa in nya IT-system eller byta ut befintliga system som lagrar och hanterar allmänna handlingar? 6.6 Om ett befintligt system ska bytas ut, hur har ni tänkt göra med informationen? (Konvertering, mellanlager, verksamhetsnära arkiv eller överlämna till slutarkiv) 6.7 Ställer ni krav vid upphandling och utveckling av IT-system när det gäller sådant som registrering, gallring och avställning för långsiktigt bevarande? 6.8 Har ni rutiner för hantering av dokument i system, på intranät och i gemensamma kataloger på filserver? För Viva står leverantören för drift, service och support, medan servrarna driftas av kommunens IT-avdelning. Alk-T driftas till alla delar av kommunens IT-avdelning. Boss är en webbapplikation från konsumentverket och Växjö kommun har ingen lokal installation. Nej Nej, men förvaltningen är delaktiga i den upphandling av utbildningssystem som utbildningsförvaltningen håller i. Hur informationen i dagens Extens ska hanteras efter upphandling av nytt system beror på hur utbildningsförvaltningen kommer att göra med sin information i systemet. Ja Ja, men rutinerna är vanligen inte nedskrivna. Behörigheter till G-katalogen styrs på förvaltningen (förändring sedan föregående inspektion). 6

156 Kommunarkivet Tel.nr Finns det någon lösning för verksamhetsnära arkiv eller mellanarkiv (t.ex. arkiveringsmodul, avställningsfunktion eller liknande)? 6.10 Hur arkiveras handlingar som upprättats elektroniskt? (Utskrifter eller elektronisk arkivering?) 6.11 Finns det IT-system med information som inte har arkiverats? Finns det planer för hur denna information ska arkiveras? 6.12 Har en klassning av informationsmängderna gjorts enligt matris gällande konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och sårbarhet (informationssäkerhet)? 6.13 I vilket/vilka IT-system hanteras uppgifter med sekretess? 6.14 I vilket/vilka IT-system hanteras personuppgifter (t.ex. namn, adress, personnummer, fotografier)? 6.15 Hanteras material som skyddas av upphovsrätt i digital form? Handlar det i så fall om fotografier, konstverk, ritningar eller annat? Hur hanteras åtkomst? Nej Utskrifter och/eller sparas i IT-systemen tills vidare Nej Nej Ciceron, Viva och Procapita (socialpsykiatrin) Ciceron, Viva, Procapita, Alk-T och Boss Nej 7 Gallring 7.1 Känner ni till vilka kommungemensamma gallringsbeslut som finns och vilka förvaltningsspecifika som finns? 7.2 Gallrar ni efter fastställd dokumenthanteringsplan? Ja Ja 7

157 Kommunarkivet Tel.nr Vem sköter gallringen? När sker gallringen? 7.4 Känner ni till skillnaden mellan att gallra och att rensa? Finns rutiner för att rensa? 7.5 Genomförs planerad gallring även i ITsystem och dokumentmappar på egna och gemensamma lagringsytor? 7.6 Hur sker förstöring av sekretessreglerade handlingar? Papper och analoga medier Hårddiskar, flyttbara lagringsenheter (USB), telefoner och andra digitala informationsbärare IT-system, e-post, sociala medier och webbplatser Gallring i Ciceron och av diarieförda akter görs av förvaltningssekreterare varje sommar. I år är första året som man gallrar information i Viva. Ett gallringsunderlag tas fram centralt, av bland annat ITsamordnare, och dessa gör även gallring i systemet. Gallring av pappersakterna görs utifrån gallringsunderlaget av tre handläggare på Willans park. Ja. Några nedskrivna rutiner finns inte, men däremot finns kunskaper om att rensning ska göras. Ja. För gallring i Viva, se fråga 7.3. Gallring av e-post ansvarar varje handläggare för. Förvaltningen har haft en omfattande genomgång av, med rensning och gallring, dokumentmappar inför omorganisationen. Papper samlas i tunnor och mals på plats av Stena. Datorer, telefoner och liknande lämnas till IT-enheten/ATEA. Digital information raderas i systemen. 8 Leveranser av arkivmaterial 8.1 Hur sker leveranser av analogt arkivmaterial till arkivmyndigheten (kommunarkivet)? 8.2 Hur sker leveranser av digitalt arkivmaterial till arkivmyndigheten? 8.3 Har ni behov av att leverera till arkivmyndigheten? Skickas med internposten någon eller några gånger per år. Ingen information har arkiverats digitalt. Nej 8

158 Kommunarkivet Tel.nr Finns det behov av att ändra rutinerna för leveranser? Om ja, hur? Nej 9 Utlån, återlämnande och överlämnande av handlingar 9.1 Lånas originalhandlingar ut till andra myndigheter eller till enskilda? 9.2 Sker återlämnande eller överlämnande av originalhandlingar till annan myndighet eller enskild? (Till exempel vid omorganisation och privatisering av verksamhet) Nej Nej 10 Vad behöver förbättras? Det dokumentskåp som används för förvaring av diarieförda handlingar hos förvaltningssekreteraren låses vanligen inte och lever därmed inte upp till kraven på skydd mot tillgrepp och obehörigs åtkomst. Ett av de två närarkiven på plan 2 används även som förråd, vilket inte är i överensstämmelse med gällande bestämmelser. 9

159 Kommunarkivet Tel.nr Rapport från arkivinspektion Arkivvården i Växjö kommun skall skötas enligt Arkivlagen 1990:782, Arkivförordningen 1991:446 och Arkivreglemente antaget av kommunfullmäktige Om inspektionen 1.1 Arkivmyndighet/kommunarkiv Växjö kommunstyrelse/ Växjö kommunarkiv 1.2 Arkivinspektion utförd av Marie Ulmhed 1.3 Datum för inspektionen Myndighet/företag/enhet som inspektionen avser Arbete och välfärd: Vuxenutbildningen 1.5 Närvarande vid inspektionstillfället Cecilia Jäderberg Alm (enhetschef för administrativa enheten), Marie Nilsson (handläggare vuxenutbildningen) och Ulla-Britt Bladh (handläggare vuxenutbildningen) 2 Organisation och ansvar 2.1 Vem är arkivansvarig? Cecilia Jäderberg Alm 2.2 Vem/vilka är utsedda till arkivombud? (Funktion och/eller namn) 2.3 Finns arkivsamordnare? Vilka är i så fall utsedda till arkivsamordnare? 2.4 Har ni något annat att tillägga om hur ni organiserar er informationsförvaltning (arkivhantering)? Finns fler personer som arbetar med arkivhantering? Finns arkivhantering på flera platser? Marie Nilsson och Ulla-Britt Bladh Nej Enskilda utbildningsanordnare skickar från och med 2018 betygskataloger till vuxenutbildningen och kopior på betyg direkt till kommunarkivet. Enheten planerar för en informationsträff för administratörerna hos dessa. 1

160 Kommunarkivet Tel.nr Har det genomförts några organisatoriska förändringar som har påverkat arkivet sedan föregående arkivinspektion? 2.6 Finns planer på framtida organisatoriska förändringar som kan påverka ert arkiv? En omorganisation av förvaltningen har gjorts sedan föregående inspektion. Vuxnas lärande heter nu istället Växjölöftet vuxenutbildning och är organiserat under Arbete och lärande. Nej. 3 Registrering och diarieföring av handlingar 3.1 Finns rutiner för postöppning och registrering av allmänna handlingar? Hur ser rutinerna ut? Används klassificeringsschema eller diarieplan? Ange version om sådan finns. 3.2 Hur registreras allmänna handlingar som sänds direkt till olika enheter såsom vårdhem, förskolor och liknande? Hur registreras handlingar som upprättas där? 3.3 Vilket/vilka IT-system används för registrering (diarieföring)? 3.4 Hur förvaras de registrerade (diarieförda) handlingarna? 3.5 Hur lämnas handlingarna ut till handläggarna (i original, som papperskopia, digital fil eller genom ärendehanteringssystem)? Handlingar diarieförs av förvaltningssekreteraren i Ciceron. Klassificeringsschema används för diarieföring. Klientärenden registreras i verksamhetssystemen Viva, Extens (vuxenutbildningen), Alk-T (alkoholtillstånd) och Boss (budget- och skuldrådgivning). För postöppning finns skriftliga rutiner, som antagits under Handlingar som inkommer till eller upprättas på enheten och som ska diarieföras lämnas till förvaltningssekreteraren. Växjölöftet registrerar själva utbildningsansökningar i Ciceron. Ciceron Handlingar som inkommit eller upprättats digitalt förvaras digitalt i ärendehanteringssystemet. Handlingar som inkommit eller upprättats på papper förvaras i aktmappar i dokumentskåp. Genom ärendehanteringssystemet. 2

161 Kommunarkivet Tel.nr Planering av dokumenthantering och redovisning av arkiv 4.1 Finns dokumenthanteringsplan? Om ja, när beslutades den och i vilken instans? Har revideringar gjorts sedan? Ja, den gällande dokumenthanteringsplanen antogs av nämnden för arbete och välfärd. 4.2 Hur arbetar ni för att hålla planen aktuell? Planen ska revideras under 2018 och vara klar under hösten. 4.3 Hur arbetar ni för att planen ska följas av alla som hanterar allmänna handlingar? 4.4 Har ni upprättat en arkivbeskrivning? Kompletteras den i så fall fortlöpande? Arkivombuden påminner övriga på enheten om det. Enheten har arkiv- och städdagar någon gång per halvår. En arkivbeskrivning fastställdes av nämnden för arbete och välfärd (dnr NAV 2014:79). Arkivbeskrivningen har inte reviderats sedan dess (vilka som är arkivombud har förändrats och omorganisationer har genomförts i verksamheten). 4.5 Har ni en egen arkivförteckning? Nej, förvaltningens arkivmaterial förtecknas av kommunarkivet. 4.7 Hur redovisas kartor och ritningar? Förvaltningen upprättar inga egna kartor eller ritningar. 4.8 Hur redovisas IT-system? (T.ex. i systeminventering, arkivbeskrivning eller dokumenthanteringsplan.) 4.9 Finns andra sökingångar till ert arkiv? (I så fall, vilka?) I systemöversikt (som uppdateras kontinuerligt), arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Nej 5 Framställning och förvaring av handlingar på analoga medier 5.1 Vilken typ av papper används för framställning av handlingar som ska arkiveras? Till betygskataloger och övrigt som arkiveras används åldringsbeständigt papper. Arkivbeständigt papper används till de betyg eleverna själva får. 3

162 Kommunarkivet Tel.nr Tar ni hänsyn till arkivbeständighet vid inköp av pennor, tusch med mera? 5.3 Vilken typ av kopiatorer, skrivare och faxar används? Är dessa licensierade av Sveriges tekniska forskningsinstitut (SP)? Används den av SP angivna färgen till maskinerna? 5.4 Skannar ni analoga handlingar? Vilka handlingstyper skannas i så fall och till vilka system? Hur hanteras de analoga handlingarna sedan? 5.5 Hur förvarar ni era analoga handlingar? Till exempel i närarkiv, dokumentskåp, arkivkartonger eller pärmar. Binds vissa handlingar? 5.6 Uppfyller närarkiv och dokumentskåp de rekommenderade riktlinjerna från Riksarkivet (RAFS 2013:4)? Vilken skyddsklass? (När det gäller skydd mot brand, skada, fukt, tillgrepp m.m.) Används arkivet även som förråd? Hur är ordningen i arkivet? 5.7 Vem/vilka har direkt tillgång till närarkiv och dokumentskåp? 5.8 Vilka rutiner finns för att upprätthålla säkerhetsnivå för närarkiv och dokumentskåp (stängd och låst dörr, släckt ljus och hantering av nycklar)? Ja, på enheten. Huruvida de enskilda utbildningsanordnarna använder pennor med arkivbeständigt bläck är dock okänt. Leasas via kommunens avtal Ja Ja Förvaltningen skannar ansökningar och kompletteringar av betyg som inkommer på papper till Ciceron. Pappershandlingarna gallras sedan. I pärmar i plåtskåp. Enheten förvarar även handlingar i pärmar i närarkiv i kommunhuset (vilket inte inspekterades vid detta tillfälle). Plåtskåpen är inte brandsäkra. I ett plåtskåp förvaras gallringsbara nationella prov och i ett annat förvaras annat gallringsbart material. I det tredje förvaras dock material som ska bevaras och åtminstone detta ska vara brandsäkert. Sedan föregående inspektion har arkivombuden undersökt möjligheten att skaffa ett brandsäkert skåp och har då fått beskedet att golvet inte håller för tyngden av ett brandsäkert skåp. Till dokumentskåpen har administrationen direkt tillgång. Dokumentskåpen är låsta när ingen hämtar eller lämnar handlingar. Nycklar förvaras inlåsta i nyckelskåp. 4

163 Kommunarkivet Tel.nr Framställning av elektronisk information 6.1 Har ni en fullständig och uppdaterad förteckning över de IT-system som finns i verksamheten och som hanterar allmänna handlingar (både de system som används dagligen och äldre system som är inaktiva)? Ja 6.2 För vilka IT-system är ni systemägare? Förvaltningen är systemägare för Viva, Alk-T och Boss. 6.3 Hur hanteras driften, det vill säga serverinstallationer, säkerhetskopiering (backup), felsökning mm? (Egen IT-avdelning, kommunens ITavdelning, externt företag eller myndighet, molntjänst.) 6.4 Har ni några gamla IT-system eller databaser som inte längre används i verksamheten? Innehåller dessa i så fall information som ska arkiveras? 6.5 Planerar ni att köpa in nya IT-system eller byta ut befintliga system som lagrar och hanterar allmänna handlingar? 6.6 Om ett befintligt system ska bytas ut, hur har ni tänkt göra med informationen? (Konvertering, mellanlager, verksamhetsnära arkiv eller överlämna till slutarkiv) 6.7 Ställer ni krav vid upphandling och utveckling av IT-system när det gäller sådant som registrering, gallring och avställning för långsiktigt bevarande? För Viva står leverantören för drift, service och support, medan servrarna driftas av kommunens IT-avdelning. Alk-T driftas till alla delar av kommunens IT-avdelning. Boss är en webbapplikation från konsumentverket och Växjö kommun har ingen lokal installation. Nej Nej, men förvaltningen är delaktiga i den upphandling av utbildningssystem som utbildningsförvaltningen håller i. Hur informationen i dagens Extens ska hanteras efter upphandling av nytt system beror på hur utbildningsförvaltningen kommer att göra med sin information i systemet. Ja 5

164 Kommunarkivet Tel.nr Har ni rutiner för hantering av dokument i system, på intranät och i gemensamma kataloger på filserver? 6.9 Finns det någon lösning för verksamhetsnära arkiv eller mellanarkiv (t.ex. arkiveringsmodul, avställningsfunktion eller liknande)? 6.10 Hur arkiveras handlingar som upprättats elektroniskt? (Utskrifter eller elektronisk arkivering?) 6.11 Finns det IT-system med information som inte har arkiverats? Finns det planer för hur denna information ska arkiveras? 6.12 Har en klassning av informationsmängderna gjorts enligt matris gällande konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och sårbarhet (informationssäkerhet)? 6.13 I vilket/vilka IT-system hanteras uppgifter med sekretess? 6.14 I vilket/vilka IT-system hanteras personuppgifter (t.ex. namn, adress, personnummer, fotografier)? 6.15 Hanteras material som skyddas av upphovsrätt i digital form? Handlar det i så fall om fotografier, konstverk, ritningar eller annat? Hur hanteras åtkomst? En genomgång av G-katalogen har nyligen gjorts av samordnarna och man har tagit fram vissa rutiner, dock finns dessa inte nedskrivna. Eftersom det verkar finnas viss osäkerhet inom enheten om hur och vad som ska sparas i G- katalogen bör dessa rutiner dokumenteras i till exempel dokumenthanteringsplanen. Nej Utskrifter och/eller sparas i IT-systemen tills vidare Nej Nej Extens (elever med skyddad identitet, endast vissa har behörighet att se dessa uppgifter) Extens Nej 6

165 Kommunarkivet Tel.nr Gallring 7.1 Känner ni till vilka kommungemensamma gallringsbeslut som finns och vilka förvaltningsspecifika som finns? 7.2 Gallrar ni efter fastställd dokumenthanteringsplan? 7.3 Vem sköter gallringen? När sker gallringen? 7.4 Känner ni till skillnaden mellan att gallra och att rensa? Finns rutiner för att rensa? 7.5 Genomförs planerad gallring även i ITsystem och dokumentmappar på egna och gemensamma lagringsytor? 7.6 Hur sker förstöring av sekretessreglerade handlingar? Papper och analoga medier Hårddiskar, flyttbara lagringsenheter (USB), telefoner och andra digitala informationsbärare IT-system, e-post, sociala medier och webbplatser Ja Ja Vanligen är det arkivombuden som sköter gallringen. Gallring görs en till två gånger per år. Ja. Det finns inga nedskrivna rutiner, men kunskaperna finns. Gallring görs inte i Extens. I de gemensamma dokumentmapparna har samordnarna nyligen gallrat och rensat. Papper samlas i en sekretesslåda och mals sedan. Datorer, telefoner och liknande lämnas till IT-enheten/ATEA. Digital information raderas i systemen. 8 Leveranser av arkivmaterial 8.1 Hur sker leveranser av analogt arkivmaterial till arkivmyndigheten (kommunarkivet)? 8.2 Hur sker leveranser av digitalt arkivmaterial till arkivmyndigheten? 8.3 Har ni behov av att leverera till arkivmyndigheten? De enskilda utbildningsanordnarna skickar själva kopior på betyg till kommunarkivet. Från enheten har personal kört handlingar till kommunarkivet. Ingen information har arkiverats digitalt. Nej 7

166 Kommunarkivet Tel.nr Finns det behov av att ändra rutinerna för leveranser? Om ja, hur? Nej 9 Utlån, återlämnande och överlämnande av handlingar 9.1 Lånas originalhandlingar ut till andra myndigheter eller till enskilda? 9.2 Sker återlämnande eller överlämnande av originalhandlingar till annan myndighet eller enskild? (Till exempel vid omorganisation och privatisering av verksamhet) Nej Nej 10 Vad behöver förbättras? De plåtskåp som används för förvaring av handlingar på enheten lever inte upp till kraven när det gäller bland annat skydd mot brand. I ett av de tre skåpen förvaras material som ska bevaras och åtminstone detta ska vara brandsäkert. Sedan föregående inspektion har arkivombuden undersökt möjligheten att skaffa ett brandsäkert skåp och har då fått beskedet att golvet inte håller för tyngden av ett brandsäkert skåp. Vissa rutiner finns för hanteringen av dokument i G-katalogen, men de finns inte nedskrivna. Eftersom det verkar finnas viss osäkerhet inom enheten om hur och vad som ska sparas i G-katalogen bör dessa rutiner dokumenteras i till exempel dokumenthanteringsplanen. 8

167 Kommunarkivet Tel.nr Rapport från arkivinspektion Arkivvården i Växjö kommun skall skötas enligt Arkivlagen 1990:782, Arkivförordningen 1991:446 och Arkivreglemente antaget av kommunfullmäktige Om inspektionen 1.1 Arkivmyndighet/kommunarkiv Växjö kommunstyrelse/ Växjö kommunarkiv 1.2 Arkivinspektion utförd av Marie Ulmhed 1.3 Datum för inspektionen Myndighet/företag/enhet som inspektionen avser Arbete och välfärd: Willans park 1.5 Närvarande vid inspektionstillfället Cecilia Jäderberg Alm (enhetschef för administrativa enheten), Evica Kulevski (familjerättsadministratör), Ann- Caroline Nyström (enhetschef, familjerätten), Hillevi Thaung (administratör) och Christina Turesson (administratör) 2 Organisation och ansvar 2.1 Vem är arkivansvarig? Cecilia Jäderberg Alm 2.2 Vem/vilka är utsedda till arkivombud? (Funktion och/eller namn) 2.3 Finns arkivsamordnare? Vilka är i så fall utsedda till arkivsamordnare? 2.4 Har ni något annat att tillägga om hur ni organiserar er informationsförvaltning (arkivhantering)? Finns fler personer som arbetar med arkivhantering? Finns arkivhantering på flera platser? Ann-Marie Karlsson, Evica Kulevski, Hillevi Thaung, Christina Turesson, Mija Bertilsson Bladh och Erika Parild Nej På Willans park hanterar handläggare själva pågående akter i arkiven. 1

168 Kommunarkivet Tel.nr Har det genomförts några organisatoriska förändringar som har påverkat arkivet sedan föregående arkivinspektion? 2.6 Finns planer på framtida organisatoriska förändringar som kan påverka ert arkiv? En omorganisation av förvaltningen har gjorts sedan föregående inspektion. Dessutom har socialpsykiatrin, som tidigare tillhörde omsorgsnämnden, flyttats över till förvaltningen. Arbete pågår med att flytta verksamhetens omsorgsakter från Arabygatan till Willans park. Nej 3 Registrering och diarieföring av handlingar 3.1 Finns rutiner för postöppning och registrering av allmänna handlingar? Hur ser rutinerna ut? Används klassificeringsschema eller diarieplan? Ange version om sådan finns. 3.2 Hur registreras allmänna handlingar som sänds direkt till olika enheter såsom vårdhem, förskolor och liknande? Hur registreras handlingar som upprättas där? 3.3 Vilket/vilka IT-system används för registrering (diarieföring)? 3.4 Hur förvaras de registrerade (diarieförda) handlingarna? 3.5 Hur lämnas handlingarna ut till handläggarna (i original, som papperskopia, digital fil eller genom ärendehanteringssystem)? Handlingar diarieförs av förvaltningssekreteraren i Ciceron. Klassificeringsschema används för diarieföring. Klientärenden registreras i verksamhetssystemen Viva, Extens (vuxenutbildningen), Alk-T (alkoholtillstånd) och Boss (budget- och skuldrådgivning). För postöppning finns skriftliga rutiner, som antagits under Sådant som kommer in direkt till Willans park eller som upprättas där och som ska diarieföras skickas till förvaltningssekreteraren. Ciceron Handlingar som inkommit eller upprättats digitalt förvaras digitalt i ärendehanteringssystemet. Handlingar som inkommit eller upprättats på papper förvaras i aktmappar i dokumentskåp i kommunhuset. Genom ärendehanteringssystemet. 2

169 Kommunarkivet Tel.nr Planering av dokumenthantering och redovisning av arkiv 4.1 Finns dokumenthanteringsplan? Om ja, när beslutades den och i vilken instans? Har revideringar gjorts sedan? Ja, den gällande dokumenthanteringsplanen antogs av nämnden för arbete och välfärd. 4.2 Hur arbetar ni för att hålla planen aktuell? Planen ska revideras under 2018 och vara klar under hösten. 4.3 Hur arbetar ni för att planen ska följas av alla som hanterar allmänna handlingar? 4.4 Har ni upprättat en arkivbeskrivning? Kompletteras den i så fall fortlöpande? Arkivombuden arbetar aktivt med planen och den är förhoppningsvis känd i verksamheten. Det är enhetschefernas ansvar att personalen känner till planen och rutiner. En arkivbeskrivning fastställdes av nämnden för arbete och välfärd (dnr NAV 2014:79). Arkivbeskrivningen har inte reviderats sedan dess (vilka som är arkivombud har förändrats och omorganisationer har genomförts i verksamheten). 4.5 Har ni en egen arkivförteckning? Nej, förvaltningens arkivmaterial förtecknas av kommunarkivet. 4.7 Hur redovisas kartor och ritningar? Förvaltningen upprättar inga egna kartor eller ritningar. 4.8 Hur redovisas IT-system? (T.ex. i systeminventering, arkivbeskrivning eller dokumenthanteringsplan.) 4.9 Finns andra sökingångar till ert arkiv? (I så fall, vilka?) I systemöversikt (som uppdateras kontinuerligt), arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Nej 5 Framställning och förvaring av handlingar på analoga medier 5.1 Vilken typ av papper används för framställning av handlingar som ska arkiveras? Till avtal används arkivbeständigt papper och till övrigt används åldringsbeständigt papper. 3

170 Kommunarkivet Tel.nr Tar ni hänsyn till arkivbeständighet vid inköp av pennor, tusch med mera? 5.3 Vilken typ av kopiatorer, skrivare och faxar används? Är dessa licensierade av Sveriges tekniska forskningsinstitut (SP)? Används den av SP angivna färgen till maskinerna? 5.4 Skannar ni analoga handlingar? Vilka handlingstyper skannas i så fall och till vilka system? Hur hanteras de analoga handlingarna sedan? 5.5 Hur förvarar ni era analoga handlingar? Till exempel i närarkiv, dokumentskåp, arkivkartonger eller pärmar. Binds vissa handlingar? 5.6 Uppfyller närarkiv och dokumentskåp de rekommenderade riktlinjerna från Riksarkivet (RAFS 2013:4)? Vilken skyddsklass? (När det gäller skydd mot brand, skada, fukt, tillgrepp m.m.) Används arkivet även som förråd? Hur är ordningen i arkivet? Ja. Närvarande tror att det bland personalen finns kunskap om att pennor med arkivbeständigt bläck ska användas i arkivhandlingar. Leasas via kommunens avtal Ja Ja Handlingar skannas till Viva och pappershandlingarna läggs sedan i pappersakten. I pärmar, aktmappar och arkivkartonger i närarkiv och dokumentskåp. Familjerätten har ett närarkiv med brandklass A120. Barn och familj har ett närarkiv med brandklass A120. Missbruksvården har ett närarkiv med brandklass A60. Familjehem har ett närarkiv med brandklass A60. Myndighet och rehab har ett närarkiv för handläggarnas pågående ärenden som har brandklass A60. Ekonomiskt bistånd har ett närarkiv för handläggarnas pågående ärenden som har brandklass AE120. Sedan föregående arkivinspektion har ett större närarkiv tillkommit. Här förvaras de avslutade akter som tidigare fanns i kommunhuset samt handlingar från bland annat administration. Detta närarkiv saknar märkning av brandklass, men har en brandsäker dörr. Några anmärkningar på användningen av närarkiven finns inte. 4

171 Kommunarkivet Tel.nr Socialpsykiatrins handlingar förvaras i ett dokumentskåp med brandklass NT FIRE Paper. Stödenhetens personalakter förvaras i ett dokumentskåp med brandklass CLASS HR. Några anmärkningar på användningen av dokumentskåpen finns inte. Handlingar förvaras även i två olika förråd som inte lever upp till de krav som ställs på skydd mot brand, fukt med mera. Samtliga handlingar här är dock gallringsbara. 5.7 Vem/vilka har direkt tillgång till närarkiv och dokumentskåp? 5.8 Vilka rutiner finns för att upprätthålla säkerhetsnivå för närarkiv och dokumentskåp (stängd och låst dörr, släckt ljus och hantering av nycklar)? Till respektive närarkiv har den personal som arbetar med de akter som förvaras där direkt tillgång. Det finns låsrutiner för närarkiven. Dessa är vanligen upplåsta under dagtid, men är då släckta och dörrarna är stängda. Närarkiven låses när ingen finns på plats. Missbruksvårdens liksom barn och vuxnas närarkiv är vanligen alltid låsta när ingen befinner sig där. Dörren till ekonomiskt bistånds närarkiv står öppen under dagtid. Det ingår dock i utrymningsrutinerna att alla arkivdörrar ska stängas i samband med utrymning. Det finns en nyckel per närarkiv som förvaras av enhetens personal. Till barn och vuxnas närarkiv har dock alla på enheten en nyckel. Dokumentskåpen är låsta när ingen arbetar med handlingarna. Nycklar förvaras av de som ansvarar för skåpen. 5

172 Kommunarkivet Tel.nr Framställning av elektronisk information 6.1 Har ni en fullständig och uppdaterad förteckning över de IT-system som finns i verksamheten och som hanterar allmänna handlingar (både de system som används dagligen och äldre system som är inaktiva)? Ja 6.2 För vilka IT-system är ni systemägare? Förvaltningen är systemägare för Viva, Alk-T och Boss. 6.3 Hur hanteras driften, det vill säga serverinstallationer, säkerhetskopiering (backup), felsökning mm? (Egen IT-avdelning, kommunens ITavdelning, externt företag eller myndighet, molntjänst.) 6.4 Har ni några gamla IT-system eller databaser som inte längre används i verksamheten? Innehåller dessa i så fall information som ska arkiveras? 6.5 Planerar ni att köpa in nya IT-system eller byta ut befintliga system som lagrar och hanterar allmänna handlingar? 6.6 Om ett befintligt system ska bytas ut, hur har ni tänkt göra med informationen? (Konvertering, mellanlager, verksamhetsnära arkiv eller överlämna till slutarkiv) 6.7 Ställer ni krav vid upphandling och utveckling av IT-system när det gäller sådant som registrering, gallring och avställning för långsiktigt bevarande? 6.8 Har ni rutiner för hantering av dokument i system, på intranät och i gemensamma kataloger på filserver? För Viva står leverantören för drift, service och support, medan servrarna driftas av kommunens IT-avdelning. Alk-T driftas till alla delar av kommunens IT-avdelning. Boss är en webbapplikation från konsumentverket och Växjö kommun har ingen lokal installation. Nej Nej, men förvaltningen är delaktiga i den upphandling av utbildningssystem som utbildningsförvaltningen håller i. Hur informationen i dagens Extens ska hanteras efter upphandling av nytt system beror på hur utbildningsförvaltningen kommer att göra med sin information i systemet. Ja För hantering av information i G- katalogen har respektive enhet/avdelning rutiner. 6

173 Kommunarkivet Tel.nr Finns det någon lösning för verksamhetsnära arkiv eller mellanarkiv (t.ex. arkiveringsmodul, avställningsfunktion eller liknande)? 6.10 Hur arkiveras handlingar som upprättats elektroniskt? (Utskrifter eller elektronisk arkivering?) 6.11 Finns det IT-system med information som inte har arkiverats? Finns det planer för hur denna information ska arkiveras? 6.12 Har en klassning av informationsmängderna gjorts enligt matris gällande konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och sårbarhet (informationssäkerhet)? 6.13 I vilket/vilka IT-system hanteras uppgifter med sekretess? 6.14 I vilket/vilka IT-system hanteras personuppgifter (t.ex. namn, adress, personnummer, fotografier)? 6.15 Hanteras material som skyddas av upphovsrätt i digital form? Handlar det i så fall om fotografier, konstverk, ritningar eller annat? Hur hanteras åtkomst? Nej Utskrifter och/eller sparas i IT-systemen tills vidare Nej Nej Ciceron, Viva och Procapita (socialpsykiatrin) Ciceron, Viva, Procapita, Alk-T och Boss Nej 7 Gallring 7.1 Känner ni till vilka kommungemensamma gallringsbeslut som finns och vilka förvaltningsspecifika som finns? 7.2 Gallrar ni efter fastställd dokumenthanteringsplan? 7.3 Vem sköter gallringen? När sker gallringen? Ja Ja Arkivombuden sköter gallringen löpande. När det gäller IT-systemet Viva sköts denna gallring av bland annat ITsamordnare. 7

174 Kommunarkivet Tel.nr Känner ni till skillnaden mellan att gallra och att rensa? Finns rutiner för att rensa? 7.5 Genomförs planerad gallring även i ITsystem och dokumentmappar på egna och gemensamma lagringsytor? 7.6 Hur sker förstöring av sekretessreglerade handlingar? Papper och analoga medier Hårddiskar, flyttbara lagringsenheter (USB), telefoner och andra digitala informationsbärare IT-system, e-post, sociala medier och webbplatser Ja. Handläggare ska rensa. Ja. Gallring i dokumentmappar är upp till varje enhet/avdelning. Rensning och gallring i dokumentmappar görs vanligen inte löpande eller planerat utan endast vid behov. Papper samlas i tunnor och mals på plats av Stena. Datorer, telefoner och liknande lämnas till IT-enheten/ATEA. Digital information raderas i systemen. 8 Leveranser av arkivmaterial 8.1 Hur sker leveranser av analogt arkivmaterial till arkivmyndigheten (kommunarkivet)? 8.2 Hur sker leveranser av digitalt arkivmaterial till arkivmyndigheten? 8.3 Har ni behov av att leverera till arkivmyndigheten? 8.4 Finns det behov av att ändra rutinerna för leveranser? Om ja, hur? Akter skickas med internposten eller levereras av personal. Ingen information har arkiverats digitalt. Nej Nej 9 Utlån, återlämnande och överlämnande av handlingar 9.1 Lånas originalhandlingar ut till andra myndigheter eller till enskilda? Nej 8

175 Kommunarkivet Tel.nr Sker återlämnande eller överlämnande av originalhandlingar till annan myndighet eller enskild? (Till exempel vid omorganisation och privatisering av verksamhet) Nej 10 Vad behöver förbättras? Handlingar förvaras även i två olika förråd som inte lever upp till de krav som ställs på skydd mot brand, fukt med mera. Samtliga handlingar här är dock gallringsbara. Rensning och gallring i dokumentmappar görs vanligen inte löpande eller planerat utan endast vid behov. 9

176 ÄRENDE Dnr NAV Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel Nämnden för arbete och välfärd Övrigt Nämnden för arbete och välfärds beslut Nämnden för arbete och välfärd tar del av presentationen om 11 gårdens verksamheter den 11 april Bakgrund Arbetsutskottet den 11 april hölls på 11 gården och nämnden fick även information om de olika verksamheterna där. Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post veronica.ionescu@vaxjo.se

177 Arbetsmarknad unga, 11gården Växjö

178 Arbetsmarknad unga Studiecenter Arbetsträning 5dagars 11gården Framtid Kronoberg Ledning och service Unga/KAA Navigator UngKOMP

Visa mer