PROTOKOLL Sida 1 Tekniska nämnden. Ersättare för Catrin Alfredsson (S)

Transkript

1 PROTOKOLL Sida 1 Plats och tid Tekniska kontoret, Våneviksrummet kl. 09:30-10:40. Beslutande Yvonne Bergvall (S), Ordförande Stefan Pettersson (M) 1:e vice ordförande Andréas Jarlstråle (C) 2:e vice ordförande Cornelia Stamer (S) Elin Sejnehed (S) Svetlana Andelova (V) Pontus Welin (L) Per Tingström (KD) Anders Svensson (SD) Ersättare för Catrin Alfredsson (S) Icke tjänstgörande ersättare Arne Nilsson (S), Jenny Ilke Hjelm (S), Ingmar Hjalmarsson (V), Ingela Ottosson (M), Göran Öberg (KD) och Johanna Wyckman (L). Övriga deltagare Teknisk chef Richard Bergquist , ekonomichef Torsten Nilsson 113, avdelningschef Lillemor Persson 113, avdelningschef Charlotta Karlsson 113 och 119, ekonom/biträdande teknisk chef Ing-Mari Olsson Lindquist , trafikingenjör Noor Attar Bash 118 samt nämndsekreterare Karolina Dahlin. Paragrafer Justeringens plats och tid Tekniska kontoret , kl. 08:00. Underskrifter Yvonne Bergvall (S) Ordförande Andréas Jarlstråle (C) Justerare Karolina Dahlin Sekreterare Anslag Det justerade protokollet offentliggörs genom detta anslag. Beslutsinstans: : Anslaget sätts upp: Anslaget tas ned: Förvaringsplats för protokollet: Tekniska kontoret Underskrift Karolina Dahlin

2 PROTOKOLL Sida 2 Innehållsförteckning Sida 111 Val av protokollsjusterare och plats för justering Fastställande av dagordning Avtackning Torsten Nilsson Delårsbokslut per augusti Svar till revisionen - Granskning av kommunens avtalshantering Information avseende budgeten för ombyggnationen av Solbacka servicehus Avrapportering skadegörelse Information från trafiknämnden Vatten och avlopp till Flivik Anmälningsärenden Anmälan av delegationsbeslut 21

3 PROTOKOLL Sida Dnr TN 2017/ Val av protokollsjusterare och plats för justering s beslut utser ordförande Yvonne Bergvall (S) att tillsammans med Andréas Jarlstråle (C) justera dagens protokoll. Justeringen äger rum den 14/9 kl. 08:00 på Tekniska kontoret.

4 PROTOKOLL Sida Dnr TN 2017/ Fastställande av dagordning s beslut beslutar att fastställa utskickad dagordning. noterar även informationen kring arbetsutskottets beslut gällande ärendet stödköp av kött. Ordföranden informerar om arbetsutskottets beslut, , 124 Stödköp av kött: Förvaltningen och politiker i tekniska nämnden har fått frågan av media om Oskarshamns kommun har för avsikt att stödköpa kött av lokala bönder. Sommarvärmen och den extrema torkan p.ga utebliven nederbörd kommer att innebära prisökningar på både kött och spannmål framöver. Vad den exakta prismässiga konsekvensen blir, går i dagsläget inte att säga. Med denna bakgrund beslutade arbetsutskottet att ansöka ekonomiska medel hos kommunstyrelsen om kronor. Man sökte även om ytterligare medel inom budgeten för 2019 då man ser redan i dagsläget att kostenhetens budget för 2019 kan komma att överskridas då konsekvensen av sommarens värmebölja och torka kommer att innebära prishöjningar för livsmedel.

5 PROTOKOLL Sida Dnr TN 2018/ Avtackning Torsten Nilsson Dagens sammanträde inleddes med att tacka av tidigare förvaltningschef Torsten Nilsson. Torsten har arbetat som teknisk chef i sju år och skött sitt uppdrag väldigt bra. Yvonne Bergvall (S) tackar Torsten för en enorm insats och ett gott samarbete. välkomnar och lyckönskar tidigare fastighetschef Richard Bergquist som tillsattes tjänsten som teknisk chef den 1/

6 PROTOKOLL Sida Dnr TN 2017/ Delårsbokslut per augusti s beslut Enligt tekniska kontorets förslag: 1. noterar informationen som delgiven. 2. Avrapporteringen avseende tekniska nämndens uppdrag, godkänns och noteras. Ärendet Under dagens sammanträde redovisar och informerar ekonom Ing-Mari Olsson Lindquist kring förvaltningens delårsbokslut per augusti, Sommaren har varit lugn efter en mycket intensiv vårsäsong. Sommaren har präglats av torka med påföljande vattenbrist, bränder och brist på bete till framförallt kor och hästar. Tekniska kontoret införde bevattningsförbud i hela kommunen från mitten av juli. Ett mindre skogsparti drabbades också av skogsbrand. Bevattningsförbudet innebär att brukningsintäkterna på VA inte kommer upp i det förväntade under det närmaste året. (Avläsningar görs kontinuerligt en gång om året i fyra större områden.) Tillsynen efter branden sköttes av ett bevakningsföretag. Ett mindre antal personer hörde av sig till tekniska kontoret om möjligheter till bete. Vandalismen på byggnader och anläggningar fortsätter. Kameror finns på ett antal anläggningar och tekniska kontoret har även fortsatt kontakt med skolledningarna om problemen. Hittills är kostnaden 0,4 mkr på fastigheterna. Några incidenter, som mindre bränder vid skolor, hade kunnat bli mer omfattande om de inte upptäckts i tid. Vidare har vandalismen på offentliga toaletter varit hög. Projektering och genomförande pågår av flera stora projekt. Vissa av projekten är exploaterings- och utvecklingsprojekt, där gatuavdelningen medverkar vid de delar som avser anläggningsarbeten. Vidare är sluttäckningen av den gamla deponin på Storskogens avfallsanläggning snart klar. Anläggningen används numera av KSRR och hamnsaneringsprojektet. Femton nya tomter i Ekebo erbjuds till tomtkön (varav nio redan är sålda). Pågående projekt: Ombyggnad av Solbacka servicehus. Ombyggnad av lokaler i Åsaområdet som ska bli kontor åt socialförvaltningen. Ny Gång-och cykelväg på Kristdalavägen i Påskallavik. Kommunalt VA i omvandlingsområden som Dragskär, norra Bockara, Kilen (där man kan sälja 2-3 nya tomter). Omläggning VA (DUF) i Emmekalv/Emsfors, Dalkroken i Kristdala osv. Åtgärder för funktionsnedsatta. Ny Gotlandsrangering.

7 PROTOKOLL Sida fortsättning Några projekt har avslutats under perioden: De flesta delprojekt i stadsomvandlingen är slutförda; nytt Resecentrum, centrumhållplatsen för bussar, ny parkering på f d Resecentrum, nytt kulturhustorg med en mindre scen, Träffentorget vid COOP. Reservvattenledning till Mockebo klar. Ombyggnad av Ernemar avloppsreningsverk klart och fungerar väl. Kommunalt VA i omvandlingsområden som Långö/Kråkelund, Norra Bockara, Kilen. Ombyggnad elevhälsan Oscarsgymnasiet. Mauritiusstrand och utbyggnad av gymlokalerna på Arenan. Ny ventilation på Oscarsgymnasiet Strandpromenaden är klar och invigd. Ny offentlig toalett vid Slottsgatan, f.d. bussterminalen. Ny övergång vid Ekebo. Investeringsbudgeten Drygt halva investeringsvolymen (70 av 134 mnkr) är upparbetad i augusti. 15 av de 70 mnkr avser Gotlandsrangeringen som saknar budget Vidtagna åtgärder Gatuavdelningen ska göra omfördelningar inom sin budget för att få en budget i balans trots överskridanden inom vinterväghållningen. Allt under förutsättning att det blir en normal vinter. Målet är att komma ner i 5 % sjukfrånvaro, enligt kommunens övergripande mål. Perioden januarijuli ligger den på 5,43 % för tekniska kontoret och 7,22 % för kommunen som helhet. Många anställda är aldrig sjuka men några råkar ut för olyckor eller sjukdom under lång period eller vid flera tillfällen. Förvaltningen arbetar på ett strukturerat sätt med sjukfrånvaron. Tekniska kontoret följer upp alla anställda med lång frånvaro eller upprepad korttidsfrånvaro. Tekniska kontoret förväntas kunna öka kvaliteten och minska kostnaderna, då sjuktalen förbättras. KOMMANDE HÄNDELSER Planerade händelser Det finns ett fyrtiotal mindre projekt, än de som redovisats ovan, för att förbättra fastigheter och gatumiljön samt byta ut befintliga maskiner och inventarier. Inom VA-verksamheten pågår ett stort antal förbättringsåtgärder för att förbättra distributionsnätet. En stor del av ledningarna anlades i samband med kommunens utveckling på och 70-talen och vissa delar behöver förnyas. Vidare ska renoveringen av Figeholms avloppsreningsverk (ARV) påbörjas nu när planerna kring feriebyn The Circle Resort klarnat. Arbetet med att genomföra VAplanens intentioner pågår. Ett trettiotal områden, de flesta kustnära, har fått eller kommer att få kommunalt VA under den närmaste femtonårsperioden.

8 PROTOKOLL Sida fortsättning Prognos Driftbudgeten Resultatet för driften av VA bedöms till -2 mnkr. Underskottet finansieras av upparbetat kapital. Övriga verksamheter beräknas följa budget. Investeringsbudgeten Prognosen är att 142 mnkr kommer att upparbetas under Gotlandsrangeringen finansieras med mervärdespengar från SKB (25 mnkr) och är inte budgeterad under Ca 17,3 mnkr kommer att behöva föras över till 2019 för pågående projekt; Gc-vägen i Bockara kommer att skjutas framåt i tiden (se särskild kommentar), DUF Blåklocksvägen påbörjat men skjuts till 2019 pga omprioriteringar, ombyggnad av Arenan pausat men fortsätter 2019 (rutschkana), ombyggnaden av lokaler i Åsa fortsätter 2019, ombyggnaden av matsalen på Vallhallaskolan påbörjas med projektering i september och avslutas 2019, projektering av expeditionslokaler på Rödsleskolan pågår och fortsätter 2019, utomhusinventarier till Daglig verksamhet på Åsa köps in när kontorsombyggnaden är klar 2019, projektering av ombyggnad av Figeholms ARV påbörjas 2018 och fortsätter 2019, upprustning av Norra vattentornet påbörjas Tekniska kontorets yttrande: Uppdraget som avser arbetsmarknadenhetens arbete är fullföljt. Samarbete sker kontinuerligt. Uppdraget som avser ny gång- och cykelväg i Bockara kan inte genomföras år 2018, då det krävs ytterligare budget för genomförandet. s beslut , 94 Gång- och cykelvägar i Bockara: - hemställer hos kommunstyrelsen att utbyggnationen av gång- och cykelväg utmed väg 37/47 under 2018 skjuts upp tills att vägen byggs om till väg, då investeringsmedel saknas för ett genomförande i nuläget. Ärendets behandling Tekniska kontoret föreslår: - noterar informationen som delgiven. - Avrapporteringen avseende tekniska nämndens uppdrag, godkänns och noteras. Dagens sammanträde Ekonom/biträdande teknisk chef Ing-Mari Olsson Lindquist föredrar ärendet. Ordföranden föreslår enligt tekniska kontorets förslag. Ordföranden ställer proposition och finner att nämnden bifaller detta.

9 PROTOKOLL Sida fortsättning Beslutsunderlag - s arbetsutskott , 117 Delårsbokslut per augusti , 94 - Gång- och cykelvägar i Bockara - Delårsbokslut per augusti Tjänsteskrivelse/utredning från ekonom Delårsbokslut per augusti - Delårsbokslut , sid reviderat Skickas till För kännedom: För åtgärd: Kommunstyrelsen

10 PROTOKOLL Sida Dnr TN 2018/ Svar till revisionen - Granskning av kommunens avtalshantering s beslut Enligt föreliggande förslag: har tagit del av revisionsrapporten. Ärendet Kommunens revisorer har första kvartalet 2018, genomfört en fördjupad uppföljning av kommunens avtalshantering som gjordes år Granskningsområdena var: - Finns övergripande riktlinjer för kommunens avtalshantering? - Förtecknas ingångna avtal? - Förvaras kommunens avtal på ett betryggande sätt? - Är det tydligt fördelat vem som har rätt att teckna avtal och fungerar efterlevnaden av gällande ordning och finns en ändamålsenlig delegationsordning? - Bevakas ingångna avtal ändamålsenligt avseende förlängning, uppsägningstid, indexuppräkning och efterlevnad? Bakgrund År 2012 granskade revisorerna kommunens hantering av avtal. Granskningen visade att kommunens avtalshantering endast delvis fungerade ändamålsenligt då det saknades kommunövergripande riktlinjer och enhetliga system för kommunens avtalshantering. Tekniska kontorets yttrande: Ett avtal kan ha både kort och lång livslängd. Här menar vi framförallt avtal med längre livslängd och som behöver bevakas med hänsyn till t ex uppsägning eller prisförändringar. Inom förvaltningen så är det fastighetsavdelningen som hanterar flest antal avtal, exempel på dessa kan vara: hyres- och arrendeavtal. Avtalen registreras i det digitala systemet; Incit xpand. Förvaltningen hanterar ytterligare avtal där kommunen är hyresgäst, leasetagare osv. Avtal som ska bevakas för exempelvis uppsägning finns sorterade per avdelning i pärmar/skåp i närarkivet.

11 PROTOKOLL Sida fortsättning Förvaltningen hanterar avtalen enligt tekniska nämndens gällande dokumenthanteringsplan ( ). I dokumenthanteringsplanen specificeras vilken typ av handling som förekommer i verksamheten, sorteringsordning, förvaringsplats, bevaring/gallring samt att det ibland även förekommer en anmärkning/förtydligande. Åtgärd: Förvaltningen har påbörjat ett arbete med att skanna in avtal där förvaltningen är hyresgäst, leasetagare osv och spara dessa i det digitala ärendehanteringssystemet, Public 360. Målsättningen är att åtminstone digitalisera nya avtal. Ärendets behandling , 103 beslutade: - Ärendet gällande den inkomna revisionsrapporten avseende granskning av kommunens avtalshantering, återremitteras till tekniska kontoret. - Tekniska kontoret får återkomma med ett tjänsteutlåtande som innefattar ett svar på revisionens kontrollmål som framgår i rapporten. Tekniska kontoret föreslår: - har tagit del av revisionsrapporten. Arbetsutskottet , 118 föreslår enligt tekniska kontorets förslag. Dagens Sammanträde Ordföranden föreslår enligt föreliggande förslag, - har tagit del av revisionsrapporten. Ordföranden ställer proposition och finner att nämnden bifaller detta. Beslutsunderlag - Granskning av kommunens avtalshantering, revisionsrapport , 103 Revisionsrapport- Granskning av kommunens avtalshantering - Tjänsteskrivelse/utredning från ekonom/arkivansvarig - Svar till revisionen - Granskning av kommunens avtalshantering - s arbetsutskott , 118 Svar till revisionen Granskning av kommunens avtalshantering

12 PROTOKOLL Sida fortsättning Skickas till För kännedom: Oskarshamns kommunrevisorer Kommunstyrelsen För åtgärd:

13 PROTOKOLL Sida Dnr TN 2018/ Information avseende budgeten för ombyggnationen av Solbacka servicehus s beslut Informationen avseende budgeten för ombyggnationen av Solbacka servicehus, skickas till ekonomiavdelningen, kommunstyrelsen och revisorerna för kännedom. Ärendet Under dagens sammanträde informerar teknisk chef Richard Bergquist kring budgeten för ombyggnationen av Solbacka servicehus. Medel för ombyggnationen i investeringsbudgeten finns för tre år och projektet beräknas vara färdigt inom två år, dvs. år Detta medger att vi tar med oss ett underskott in i år 2021, men i sin helhet håller projektet sin budget. Dagens sammanträde Teknisk chef Richard Bergquist föredrar ärendet. Ordföranden föreslår följande: - Informationen avseende budgeten för ombyggnationen av Solbacka servicehus, skickas till ekonomiavdelningen, kommunstyrelsen och revisorerna för kännedom. Ordföranden ställer proposition och finner att nämnden bifaller detta förslag. Beslutsunderlag - Muntlig information från teknisk chef Richard Bergquist Skickas till För kännedom: Ekonomiavdelningen Kommunstyrelsen Oskarshamns kommunrevisorer För åtgärd:

14 PROTOKOLL Sida Dnr TN 2017/ Avrapportering skadegörelse s beslut 1. noterar informationen som delgiven. 2. Tekniska chefen får till uppgift att sammanställa den totala kostnaden för skadegörelsen som drabbat hela tekniska förvaltningen och får återkomma med redovisning till tekniska nämnden. Ärendet Under dagens sammanträde informerade teknisk chef Richard Bergquist att skadegörelsen på kommunens lokaler och framförallt skolor fortfarande förekommer men att det har minskat jämfört med föregående år. Sommaren har varit relativt lugn men behovet av ökad bevakning och rondering med vaktbolag till skolområdena kvarstår. Skadegörelsen/vandaliseringen sker i form av klotter på fasader, förstöring av redskap/leksaker samt att det förekommer en hel del takspring på skoltaken. Tekniska kontoret arbetar aktivt med förebyggande åtgärder och för en kontinuerlig dialog med bildningsförvaltningen som även dem hjälper till att sprida ut informationen till elevernas föräldrar. Bakgrund På tekniska nämndens sammanträde redovisades en kostnadssammanställning avseende skadegörelse som drabbat tekniska förvaltningen, Kostnaden för fastighetsavdelningen landade på cirka 1,6mkr för helåret, Ärendets behandling s arbetsutskott beslutade: - Ärendet om avrapportering skadegörelse hänskjuts direkt till tekniska nämndens sammanträde i september. Dagens Sammanträde Teknisk chef Richard Bergquist föredrar ärendet. Ordföranden föreslår följande, - noterar informationen som delgiven. - Tekniska chefen får till uppgift att sammanställa den totala kostnaden för skadegörelsen som drabbat hela förvaltningen och får återkomma med redovisning till tekniska nämnden. Ordföranden ställer proposition och finner att nämnden bifaller förslagen.

15 PROTOKOLL Sida fortsättning Beslutsunderlag - s arbetsutskott , 98 Avrapportering skadegörelse , 89 Avrapportering skadegörelse - s arbetsutskott , 121 Avrapportering skadegörelse

16 PROTOKOLL Sida Dnr TN 2018/ Information från trafiknämnden s beslut 1. Informationen från trafiknämnden noteras som delgiven. 2. Trafikingenjören får återkomma till tekniska nämndens sammanträde i oktober och redovisa sina förslag på de gator och vägar som ska hastighetsregleras. Ärendet Under dagens sammanträde informerade trafikingenjör Noor Attar Bash om pågående och kommande trafikärenden. Noor berättar att det inkommit flertalet skrivelser där man önskar åtgärder för att öka trafiksäkerheten i Oskarshamn. I en skrivelse skriver man att det är problem med felparkerade bilar samt att hastigheten är alldeles för hög vid Eversvägen. Hastigheten är som högst sommartid då det är ett högt trafikflöde till närliggande camping och badplats. Trafikingenjören berättar att man genomfört trafikmätningar på Eversvägen under april månad och att man även satt dit en tillfällig LED-skylt som visar i vilken hastighet fordonen kör, en så kallad hastighetspåminnare. Trafiknämnden utvärderar efterhand om dessa åtgärder är tillräckliga för att sänka hastigheten i berört område. Trafikingenjören berättar vidare att man nu ser över vilka gator/vägar som ska hastighetsregleras från 40 km/h till 60 km/h. Bakgrund s arbetsutskott har tidigare beslutat att trafikärenden ska vara en stående punkt på nämndens dagordning. Detta för att tekniska nämndens ledamöter och ersättare ska få information om och bli uppdaterade i pågående eller kommande trafikärenden. Ärendets behandling s arbetsutskott , 119 beslutade: - Förvaltningens trafikingenjör bjuds in till tekniska nämndens sammanträde i september för att uppdatera nämndens ledamöter och ersättare om pågående och kommande trafikärenden.

17 PROTOKOLL Sida fortsättning Dagens Sammanträde Trafikingenjör Noor Attar Bash föredrar ärendet. Ordföranden föreslår följande, - Informationen från trafiknämnden, noteras som delgiven. - Trafikingenjören får återkomma till tekniska nämndens sammanträde i oktober och redovisa sina förslag på de gator och vägar som ska hastighetsregleras. Ordföranden ställer proposition och finner att nämnden bifaller förslagen. Beslutsunderlag - s arbetsutskott , 119 Information från trafiknämnden

18 PROTOKOLL Sida Dnr TN 2017/ Vatten och avlopp till Flivik s beslut beslutar i enlighet med tekniska kontorets yttrande att man ser över alternativa lösningar för VA-försörjningen i områdena Flivik, Adriansnäs, Koviksnäs, Klintemåla och Vinö. Ärendet Under dagens sammanträde informerade avdelningschef Charlotta Karlsson kring planerna för vatten och avlopp i områdena Flivik, Adriansnäs, Koviksnäs, Klintemåla och Vinö. Lägesrapport av projektet. Flivik ingår i ett större samanhang för att säkerställa vattentjänsterna för områdena Flivik, Adriansnäs, Koviksnäs, Klintemåla samt Vinö. Arbetet med att hitta en ny vattentäkt i området startade 2016 då man borrade ett antal brunnar i området som man senare kapacitetstestade och genomförde olika vattenanalyser för att säkerställa vattenkvaliten i dessa brunnar. Testerna visade att dessa brunnar inte vara lämpliga som en ny vattentäkt i kommunen. Oskarshamns kommun tog beslutet våren 2018 att avsluta utredningen. Tekniska kontoret har valt att titta på alternativa lösningar b.la avsaltningsanläggning från havsvatten eller ledningar från Misterhult. Arbetet pågår med att ta fram kostnadsberäkningar för de olika alternativen. Framtaget material ska presenteras för tekniska nämnden under hösten. Beräknad byggstart våren/sommaren I dagsläget planeras det att Flivik, Fridhem och fastigheterna som ligger söder om Flivik kommer att ingå i den kommunala VA-utbyggnaden. Enligt 2018 års VA-taxa så kostar en VA-anslutning mellan kr. Förvaltningen för en kontinuerlig dialog med Länsstyrelsen som är tillsynsmyndighet för VAutbyggnad. Bakgrund har mottagit en skrivelse där man ställer frågor kring vad man har planer på att förse Flivik med kommunalt dricksvatten och avlopp. Oskarshamns Kommun har antagit en VA plan för att säkerställa god hälsa och miljö för kommunens invånare. Enligt 6 lagen om allmänna vattentjänster (LAV) ska det säkerställas att vattenförsörjning och avlopp ordnas i ett större sammanhang. Det innebär områden med minst 20 fastigheter. Där ingår bla Flivik. Det är ingen förändrad bild av det beslutet. Tidplanen arbetades fram i samband med arbetet att ta fram en VA plan för Oskarshamns Kommun. Tekniska kontorets yttrande: Tekniska kontoret anser att man bör titta på alternativa lösningar för VA-försörjningen i området.

19 PROTOKOLL Sida fortsättning Ärendets behandling Tekniska kontoret föreslår i ett tjänsteutlåtande: - beslutar i enlighet med tekniska kontorets yttrande att man ser över alternativa lösningar för VA-försörjningen i områdena Flivik, Adriansnäs, Koviksnäs, Klintemåla och Vinö. Dagens sammanträde Avdelningschef Charlotta Karlsson föredrar ärendet. Ordföranden föreslår enligt tekniska kontorets förslag. Ordföranden ställer proposition och finner att nämnden bifaller detta. Beslutsunderlag - Svar på frågor angående vatten och avlopp till Flivik - Inkommen skrivelse - Frågor angående avseende vatten och avlopp i Flivik - VA-plan antagen av KF , Tjänsteskrivelse/utredning från projekteringsingenjör Vatten och avlopp till Flivik Skickas till För kännedom: Frågeställare För åtgärd:

20 PROTOKOLL Sida Anmälningsärenden Dnr TN 2017/ Postlista Yttrande över remiss samråd detaljplan för Oskarshamn 3:31. Församlingshemmet centralorten i Oskarshamn.

21 PROTOKOLL Sida Anmälan av delegationsbeslut Dnr TN 2017/ Delegationsbeslut Dnr TN 2017/ Förteckning över beslut i trafikärenden Val av nytt dataskyddsombud för tekniska nämnden - Stödköp av kött