Kallelse Föredragningslista Socialnämnden

Transkript

1 Kallelse Föredragningslista Socialnämnden 1(2) Sammanträde Socialnämnden Plats och tid Stadshuset, lokal Bäve kl 08:30 onsdagen den 18 oktober 2017 Ordförande Sekreterare Stefan Skoglund Charlotte Larsson Föredragningslista Föredragande 1. Upprop och val av justerande samt bestämmande av tid för justering I tur att justera: Christina Nilsson (KD) alternativt Margareta Wendel (S) Beräknad tid: Onsdag 25 oktober 2017, kl 16:00 2. Verksamhetsinformation individ- och familjeomsorg 3. Information, med anledning av fråga från Gerd Andersson (L), om hur kommunen arbetar med IT-säkerhet 4. Ansökan från Bokenäs Hotell och Konferens AB om utökat serveringstillstånd Dnr SN 2017/ Remiss från kommunstyrelsen - Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess Dnr SN 2017/ Gemensam organisation för personligt ombud i kommunerna inom Fyrbodal via en Värdkommun Dnr SN 2017/ Handläggning av ärenden avseende ålderuppskrivna ensamkommande barn Dnr SN 2017/ Sammanträdesdagar 2018 för socialnämnden och arbetsutskottet Dnr SN 2017/ Information, med anledning av fråga från Jan-Olof Andersson (S), om meddelarfriheten 10. Information, med anledning av fråga från Ole Borch, kring hur man ska minska dödligheten bland missbrukare

2 Kallelse Föredragningslista Socialnämnden 2(2) Föredragningslista Föredragande 11. Information, med anledning av frågor från Gerd Andersson, om vad som händer när skolan gör en anmälan om att barn far illa samt om placerade barns utveckling gällande gymnasie- och högskoleutbildningar 12. Socialnämndens månadsmått 2017 Dnr SN 2017/ Information om översyn av insatser inom hemtjänst 14. Anmälan av beslut fattade enligt socialnämndens delegeringsordning Dnr SN 2017/ Anmälan av inkomna skrivelser m.m. Dnr SN 2017/ Information från förvaltningen 17. Information från ordföranden 18. Socialnämndens ärendebalanslista INDIVIDÄRENDEN ENLIGT SÄRSKILD FÖREDRAGNINGSLISTA Ledamot och ersättare som är hindrad att delta i sammanträdet ska anmäla detta till resp gruppledare. Tänk på att visa hänsyn vid mötet och använd inte parfym, rakvatten eller andra starkt doftande hygienartiklar.

3 Musslan 1 (9) Dnr: Handläggare Kurator Eva Annerås Telefon eva.anneras@uddevalla.se Musslan då, nu och framåt Bakgrund Nationell nivå Många barn växer upp i familjer med missbruk eller psykisk ohälsa. Studier visar att närmare 8 procent av barnen under uppväxten har en förälder med så allvarligt missbruk eller psykisk ohälsa att föräldern får sjukhusvård. När även öppen vård samt missbruksrelaterade domar räknas in är andelen barn 17 procent. Räknar man in dem som inte finns med i denna statistik anses den reella siffran ligga på runt 25%. Detta får ofta allvarliga konsekvenser för dessa barns och ungdomars hälsa, skolgång och arbetsliv. Av unga med missbrukande föräldrar är det mer än dubbelt så många som går ut grundskolan med ofullständiga betyg jämfört med övriga unga. De som gått gymnasiet fullföljer inte lika ofta som andra med jämförbara betyg, en eftergymnasial utbildning. När en förälder vårdats för missbruk är det 4 till 7 gånger fler unga som utvecklar eget missbruk jämfört med andra unga. Dödligheten bland unga med missbrukande föräldrar är nästan 3 gånger högre. Försörjningsstöd är 4 gånger vanligare hos barn till föräldrar med missbruk. 2 till 3 gånger fler av dem som haft en förälder som sjukhusvårdats för psykisk ohälsa har som unga själva vårdats inom psykiatrisk specialistvård. Även sjukhusvårdade självmordsförsök är 3-faldigt högre i anhöriggruppen. Statistiken säger också att medan självmorden i åldern år minskat i Sverige så har förekomsten av självmord bland unga vuxna i åldern år ökat mellan Ingen synlig nedgång har skett hittills. Barn till föräldrar som avlidit genom olycka, självmord eller våld har i ung vuxen ålder 5 gånger oftare vårdats för missbruk och 3 till 4 gånger oftare för självmordsförsök. Socialtjänsten Verksamhetsområde individoch familjeomsorg Postadress Besöksadress Telefon (vx) Fax UDDEVALLA Kungstorget E-post socialtjansten@uddevalla.se

4 Musslan 2 (9) Dnr: BRIS senaste årsrapport pekar på att tillgänglig forskning visar att psykisk ohälsa bland barn och unga har ökat sedan 1980 och fram till idag. BRIS ser också en tydlig koppling mellan psykisk ohälsa och familjen. Det är barn som är utsatta i sin egen familj, eller som upplever att föräldrarna inte finns, kan eller orkar stötta. En del barn uttrycker att de är trötta på att ses som en del av sin problemfamilj och skulle vilja träffa någon på BUP eller inom Socialtjänsten som möter det enskilda barnet utan att framförallt fokusera på familjen. Forskning säger också att den psykiska ohälsan ökar även bland vuxna. Vi vet också att den risk som en genetisk sårbarhet för missbruk och psykisk ohälsa innebär kan motverkas genom goda relationer och en god uppväxtmiljö. Med stöd till barnen och föräldrarna kan mönstret mellan generationerna brytas. Ingvar Nilsson, nationalekonom som i flera decennier gjort olika socioekonomiska studier( bla kring alkoholkonsumtionens kostnader för samhället) har sett att, förutom de personliga vinsterna, så visar en ekonomisk analys att kostnaderna för samhället skulle kunna minska med 35 miljarder per år om barn med missbruk eller allvarlig psykisk ohälsa i familjen inte själva utvecklar detta i vuxen ålder. Man har bl a sett att procent av alla som inte fullgör skolan sedan inte kommer in på arbetsmarknaden utan tvingas leva ett marginaliserat liv. Vilket förstås kostar samhället stora pengar. Det finns tre oroande scenarier, menar Ingvar Nilsson: Minskat antal arbetade timmar Upprepade perioder av sjukdom och ohälsa Utmattning under längre perioder, (som är alltför vanligt). Eftersom barn och unga som anhöriga ofta lever under både psykisk och fysisk stress och belastning, med påverkan på koncentration, sömn, ork mm, finns det redan i tidig ålder risk för utmattning. Bara när det gäller utmattning uppskattas kostnaderna till cirka 4 miljoner kronor per person. Slutsatsen är, (menar Ingvar Nilsson), att vi alltid måste jämföra kostnaderna mellan att göra något, och att avstå från att agera eller som ofta blir resultatet, göra något när det är (för)sent och mycket kostbart.: Vad kostar det att inget göra (i tid)? är en mycket relevant fråga. (Ovanstående fakta är hämtat från Nka, Nationellt kompetenscentrum anhöriga och BRIS, Barnens Rätt i Samhället). Under har Socialstyrelsen, Folkhälsomyndigheten och Sveriges Kommuner och Landsting bedrivit ett nationellt utvecklingsarbete för stöd till barn i familjer med missbruk, psykisk sjukdom, psykisk funktionsnedsättning eller där våld förekommer (under denna tid sjönk bemanningen på Musslan drastiskt, se rubriken Bemanning). I den Nationella ANDT-strategin skrivs vidare att insatser för att skydda barn mot eget och andras skadliga bruk bör bygga vidare på den kunskap och de

5 Musslan 3 (9) Dnr: erfarenheter som kommit fram i detta arbete. I februari 2017 gav Regeringen Socialstyrelsen i uppdrag att stärka stödet till barn i familjer med missbruk, psykisk sjukdom, psykisk funktionsnedsättning eller där våld förekommer. Uppdraget är en del av ANDT-strategin (Alkohol, Narkotika, Dopning, Tobak) och löper i sin helhet Det drogförebyggande arbetet i Uddevalla kommun utgår från nämnda strategi. Även Hälso- och sjukvårdslagen framhåller barn som Anhöriga genom: 7 Ett barns behov av information, råd och stöd ska särskilt beaktas om barnets förälder eller någon annan vuxen som barnet varaktigt bor tillsammans med 1. har en psykisk störning eller en psykisk funktionsnedsättning, 2. har en allvarlig fysisk sjukdom eller skada, eller 3. är missbrukare av alkohol eller något annat beroendeframkallande medel. I FN s Barnkonvention som föreslagits bli Svensk lag 2018 finns flera artiklar (bla art 19, 31 och 33) som påtalar barns rätt till skydd, hjälp, lek, rekreation, vila och fritid. Uddevalla Invånarantal ca Antalet barn i åldergruppen 7-19 år, vilket är Musslans målgrupp, uppgår 2017 till drygt Om antalet barn med denna typ av familjeproblematik beräknas till 25% så handlar det alltså om cirka 1900 barn och unga i nämnda åldersgrupp, i Uddevalla kommun. Självklart behöver barnen identifieras och även ges stödinsatser i ännu tidigare ålder (0-6 år). Då handlar det i antal om ca 800 fler barn. Musslan Musslan som är en stöd- och gruppverksamhet för barn och unga i åldern 7-19 år med förälder eller annan närstående som har eller har haft missbruksproblem eller psykisk ohälsa, startades 2001 av BUP och Socialtjänsten i Uddevalla kommun kom även Svenska kyrkan med in i verksamheten. Bemanning Antalet tjänstgöringsfaktorer har av olika anledningar varierat mycket. Mellan 2008 och 2011 var den som högst: 185% (Socialtjänstens grundbemanning var på 50% men 25% tillkom för informationsinsatser i skolor mm, Kompassen och Psykosteamet bidrog tillsammans med 20% för att parallellt arbeta med föräldrarna, BUP stod för 50% och Kyrkan för 40%). Sedan BUP drog sig ur verksamheten 2014 har bemanningen sjunkit till 80% (Socialtjänsten 40% och Kyrkan 40%). Antalet barn i målgruppen har dock i stort sett varit densamma och under åren. Forskning visar också att den psykiska ohälsan ökat i samhället de senaste åren. Sårbarheten har också ökat genom att det endast arbetar 2 personer i verksamheten. Dels för att kunna ha igång flera grupper, eftersom dessa ligger sen eftermiddag/tidig

6 Musslan 4 (9) Dnr: kväll men också vid sjukdom eller annan frånvaro hos gruppledarna. Enligt beräkning av JUNIS (IOGT/NTO s stödgruppsledarmaterial och utbildning) åtgår ca 10 timmar per grupp och ledare i veckan för den direkta verksamheten (dvs 20 tim/vecka för 2 grupper och ca 30 för tre per ledare). Därtill kommer tid för APT och annat som ingår i anställningarna. Om man enbart går in som ledare i grupperna räknas med 5 tim/vecka Mål för verksamheten Musslans mål är att förebygga fysisk, psykisk och social ohälsa bland barn och ungdomar i Uddevalla kommun, som lever eller har levt i familjer med alkohol- eller drogproblem och/eller psykisk sjukdom genom att: Visa barnen att de inte är ensamma Avlasta barnen känslor av skuld Avlasta barnen känslor av skam Avlasta barnen känslan av hemlighållande Avlasta barnen ett vuxet ansvarstagande Hjälpa barnen att förstå och ta till sig sina egna behov Hjälpa barnen att sätta ord på företeelser och känslor Ge barnen kunskap om alkohol- och drogberoende samt psykisk sjukdom Hjälpa barnen i deras samtal med föräldrarna (speciellt vid inskrivning och avslutning) Sprida kunskap och synliggöra barnen i samhället Innehåll i verksamheten Inskrivningssamtal De barn och ungdomar som eventuellt vill börja på Musslan kommer på ett första samtal tillsammans med förälder eller annan vårdnadshavare. Det är viktigt att det är den/de vuxna som sätter ord på problemet så att barnen förstår anledningen till att gå på Musslan. Grupper Grupperna hos Musslan är indelade i ålderskategorierna 7-10, och år. Varje grupp träffas 2 timmar 1 gång/vecka under 12 gånger. Sista gången är en avslutningsfest där barnen får ta med sig 2 vuxna var. Grupperna startar höst och vår och efter 3 gånger tar vi i regel inte in nya barn. För de barn som skrivs in under teminens gång gör vi antingen smågrupper som träffas några gånger fram till nästa gruppstart, eller så har vi enskilda samtal. De sista åren har det varit stor tillströmning av barn, speciellt från åldrarna 1-14 år.

7 Musslan 5 (9) Dnr: Läger Efter vårens gruppverksamhet har vi ett dygnslångt läger på någon av kyrkans kursgårdar. Där är alla åldersgrupper med barn och ungdomar som gått under hösten och våren välkomna. Enskilda samtal De barn och ungdomar som av någon anledning inte kan/vill gå i grupp erbjuder vi enskilda samtal under en begränsad tid. Vid behov har vi också enskilda samtal med barn som går i gruppverksamheten. Dessa sker oftast tillsammans med vårdnadshavare. Samverkan Samverkan finns både med verksamheter där det kan finnas föräldrar med missbruksproblem och/eller psykisk ohälsa eller barn till dessa. Detta innefattar bl a ett flertal verksamheter inom socialtjänst, kyrka, skola, fritidsverksamheter, BUP, ungdomsmottagning, vuxenpsykiatri, vårdcentraler, frivilligorganisationer, föreningar m fl. Den referensgrupp/samverkansgrupp (Dialoggruppen) som fanns under flera år är idag inte aktiv. Information, kunskapsspridning och annan utåtriktad verksamhet Statistiskt sett ligger alltså antalet barn och ungdomar i denna grupp på över mellan barn eller mer. Dels är det ett stort antal barn och dessutom finns det tyvärr fortfarande en hel del skuld och skam förknippat med missbruk och psykisk ohälsa. Detta gör att mycket tid behöver läggas på information och kunskapsspridning för att få barn och ungdomar till Musslan, eller att verka för att de får hjälp och stöd i annan form. Dels behöver vi nå föräldrar och barn och ungdomar men också alla som i någon form möter dessa. Detta sker både genom direktkontakt (möten med olika verksamheter, klassbesök, skolans temadagar, föräldramöten, föreläsningar, utbildningsdagar mm) och via affischering, foldrar, Facebook, Kommunens hemsida, media (film ligger på Facebook och Youtube), utställningar m m.

8 Musslan 6 (9) Dnr: Stödgruppsverksamheter i kranskommunerna Det ser väldigt olika ut vad beträffar stödgruppsverksamhet av Musslans karaktär i de omgivande kommunerna. Nedan finns en sammanställning gjord våren 2017, genom utskickade frågor och uppstart av ett nätverk. Pelikanen i Stenungsund Ca invånare. Kyrkan är huvudansvarig, Kommunen betalar motsvarande 2 grupper (ca 80%) och Psykiatrin 1 grupp (40%). Sammanlagt har man ca 2,5 tjänst. Det finns 6 gruppledare, 5 från kyrkan och 1 från Vuxenpsykiatrin. Just nu har man 5 grupper/vecka, varje ledare är inne i 2 grupper var sammanlagt 10 gånger. Man har även grupper för barn till föräldrar som är skilda (Skilda världar) utifrån BRIS material samt grupper för föräldrar i familjerättsliga konflikter (föräldrarna går i olika grupper vid 3 tillfällen) utifrån Rädda Barnens material Barn i Föräldrars Fokus (BIFF). Detta går ut bl a via Facebook och Instagram. Det finns också mycket tid för utåtriktad verksamhet samt informationsinsatser. Livbojen på Tjörn Ca invånare. Huvudmän är Tjörns kommun och Svenska kyrkan. Man har sammanlagt 2,5 tjänster, 2 heltider står kommunen för och halvtiden står svenska kyrkan för. Dessutom står kommunen för alla andra kostnader. Antalet grupper varierar men föregående termin har man haft fyra grupper, två Skilda världar- grupper (separerade föräldrar) och två Livbojengrupper (missbruksproblematik, psykisk ohälsa mm). Man har också emellanåt Skilda Världar-grupper tilsammans med kurator ute på skolorna. Inom den enhet Livbojen tillhör har man också BiFF-grupper, Barn i föräldrars fokus, som riktar in sig på separerade föräldrar. Man är ute på skolorna och berättar, bl a 15 min i varje klass på låg- och mellanstadiet. Även här finns mycket tid för utåtriktad verksamhet samt information. Både Livbojen och Pelikanen ser att grupperna för barn med föräldrar i eller efter skilsmässa (Skilda Världar) gynnar tillflödet av barn till de ordinarie grupperna för barn med föräldrar som har missbruksproblematik eller psykisk ohälsa. Musslan i Trollhättan Ca invånare. 1 samordnare på 50% och övriga ledare något mer än 50 % samt 1 ledare från Lilla Edets kommun ( invånare), sammanlagt något över 1

9 Musslan 7 (9) Dnr: heltidstjänst. Det är i regel 5 pers som är igång/termin och 3 grupper (låg, mellan och tonår) men också enskilda samtal, även med yngre barn. Målgruppen är barn och ungdomar 6-18 år. Skulle vilja ha en föräldragrupp parallellt. Trollhättans pastorat med stöd av Trollhättans stad driver Musslans verksamhet. Det betyder att man i stort sett delar på kostnaderna men att pastoratet står för samordnarfunktionen. Man har mkt kontakt med psykiatrin, skolor, socialtjänsten, beroendestöd, fritidsgårdar mm, men hinner tyvärr inte gå ut så mycket i skolorna. Har också mycket kontakt med Familjehuset och Boendestöd. Linus och Lina i Sotenäs Ca invånare. Kyrkan står för anställning av samordnare på 50% samt kontor, därtill finns familjebehandlare på 10-25% och plats för timanställning på 10-25%, dvs sammanlagt upp till 1 heltidstjänst. Kommunen bidrar till budgeten med mer än 2/3, man får också bidrag i form av gåvor från privatpersoner, loger och samhällsföreningar etc, samt stående kollekter, ljusbärare i kyrkan, begravningar mm. Man har barngrupper och tonårsgrupp eller snarare öppen verksamhet i form av fikande, samtal mm. Man hämtar och lämnar barnen i vid behov. Barnen får gå i grupp i 2 år, vinsten med det är att det blir en bra push för de nya, att självkänslan ökar mm. Därefter får de göra ett uppehåll. Framtida insatser och behov Man börjar idag såväl på nationell som internationell nivå få upp ögonen för gruppen unga anhöriga (ibland kallad unga omsorgsgivare/young carers). Mer och mer forskning visar på deras ofta alldeles stora omsorgsinsatser och för tidiga vuxenansvar, men också den psykiska och fysiska utsatthet många av dessa barn lever med. I arbetet med att stödja barn och unga med missbruk eller psykisk ohälsa i familjen har Musslan ett stort ansvar. Förutom den ovan beskrivna verksamheten behöver följande fortsätta utvecklas. Huvudmän Kyrka och kommun bör verka för att åter få in Regionen i form av NU-sjukvården i verksamheten. Detta bör inte nödvändigtvis ligga på BUP utan även Vuxenpsykiatrin (exempelvis med sina barnombud) kan komma i fråga. Detta gör verksamheten mindre sårbar men skapar också mer naturligt samarbete med hälso- och sjukvården.

10 Musslan 8 (9) Dnr: Samverkan Idag finns endast återkommande möten mellan kyrka och kommun genom att närmaste chefer och de 2 anställda träffas några gånger per år. Det är dels önskvärt med en utökad styrgrupp, där även andra verksamhetschefer och verksamheter med ansvar för barn och unga finns med. Men för att återinföra och utöka samverkan över gränserna i praktiken behöver den s k Dialoggruppen återupplivas i någon form. Även andra typer av samverkansgrupper och möten behöver utökas. Musslan måste också utveckla tätare samarbete med verksamheterna inom socialtjänsten, skola och hälso- och sjukvården och även Länsstyrelsen som också har ansvar för dessa frågor. Ett intressant projekt, Skol-BIM (för att utveckla skolans stöd till barn i missbruksmiljöer), finns att lära av i Uppsala län. Musslan tog i våras initiativ till att åter starta ett nätverk mellan de närliggande kommunerna med likartad verksamhet. Dessa kommer att träffas 3-4 gånger per år. Eftersom Musslan numera finns under anhörigstödet i kommunen har vi också regelbundna möten med Anhörigcentralen. Som redan angivits i texten finns det många fler verksamheter där Musslan på olika sätt behöver ha kontakt. Stödverksamheten Varje termin skall det vara minst 3 grupper igång, 1 för varje åldersintervall. Genom åren har det varit svårt att få igång tonårsgrupper (just nu finns en) och arbetet gentemot ungdomar behöver intensifieras bla genom ökat samarbete med ungdomsgruppen, fältsekreterare, fritidsgårdar och gymnasieskolorna. Grupper för barn skilda föräldrar utifrån BRIS material Skilda världar, som finns hos en del andra stödgruppsverksamheter, är också önskvärt att få igång. Dels för att dessa barn behöver stöd men även för att detta kan fungera som en lågtröskelverksamhet att få in fler barn till Musslan. På flera andra verksamheter arbetar man med föräldrar i familjerättsliga konflikter utifrån Rädda Barnens material BIFF (Barn i Föräldrars Fokus). Detta är dock inget som bör ligga på Musslan, men är givetvis önskvärt att det finns inom kommunen. Enskilda samtal framförallt för ungdomar, behöver också läggas tid på. Men stöd och hjälp i form av att vid behov slussa dessa vidare till andra verksamheter (Fältsekreterare, Kompassen, Ungdomsmottagningen, BUP m fl) är i fokus. Forskningen visar att det bästa resultatet ges när även föräldrarna får aktivt stöd. Ett bra sätt är att föräldrarna också får gå i grupp med liknande innehåll som barnen.

11 Musslan 9 (9) Dnr: Detta skedde ju under ett par år via Kompassen och Psykosteamets insatser på 20%. Detta bör återinföras, även om antalet gånger möjligen kan minskas något. Information och kunskapsspridning Detta är ett område där mycket tid behöver läggas, både för att nå ut till barn och ungdomar själva men också till alla som omger dessa. Det tillkommer ju hela tiden nya barn, föräldrar och anställda i olika verksamheter. Nya kunskaper om målgruppen läggs också till genom forskning och erfarenhet. I dagsläget finns hemsida och Facebooksida, men en översyn över hur vi kan sprida information via ytterligare sociala medier och andra typer av internetbaserade verktyg (ex skolans UNIKUM mm) behöver göras. Ytterligare informationsmaterial behöver tas fram och det som finns måste hela tiden spridas, både inom kommunala verksamheter och utanför. Kontakterna med media är också av stor vikt och behöver utvecklas. Informationen till skolorna behöver intensifieras med bl a klassbesök på lågstadiet och i år 7 samt information till åk 1 på gymnasiet. Detsamma gäller all personal på skolorna samt föräldrar. Musslan har idag svårt att nå ut till invandrargrupper. Här behövs ett utökat samarbete med företrädare för dessa grupper samt socialtjänstens invandrarservice. Ett sätt att ge samlad kunskap och information kontinuerligt, är att Musslan tillsammans med Anhörigcentralen och KIR anordnar 1 2 större utbildningsdagar per år för alla som är berörda. Även kvällsföreläsningar behöver genomföras. En kort utställning som kan ställas upp på det nya Kontaktcenter, Bohusläns Muséum m fl platser är ett annat sätt att sprida information och kunskap. Att använda mailutskick är också ett bra och billigt sätt att informera om vad som är på gång. Här behöver tid läggas på att skapa en eller flera mailgrupper, och att uppdatera dessa. Bemanning För att kunna nå fler av alla de barn som finns i målgruppen behöver bemanningen på Musslan förstärkas både genom utökade tjänstgöringsfaktorer för de 2 i dagsläget 40%-iga tjänsterna och genom att det finns utrymme att rekrytera fler stödgruppsledare. Detta kan ske dels genom någon form av timanställning på Musslan eller genom att det finns möjlighet för andra anställda inom kommun, kyrka och regionen att lägga in detta som en del av sin tjänst.

12 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 1(1) Dnr SN 2017/00215 Handläggare Tillståndshandläggare Pernilla Gilvad Telefon Ansökan från Bokenäs Hotell och Konferens AB om utökat serveringstillstånd Sammanfattning Bokenäs Hotell & Konferens AB ansöker om utökad serveringstid vid enstaka tillfällen för slutna sällskap efter anmälan till tillståndsenheten vid Bokenäs Hotell & Konferens, Bjällansås 324, 45196, Uddevalla. Ansökan avser serveringstid till i Fröken Esters Skafferi och till klockan i spa-avdelningen. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Socialtjänstens utredning Ansökan Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att bevilja Bokenäs Hotell & Konferens AB utökad serveringstid vid enstaka tillfällen för slutna sällskap efter anmälan till tillståndsenheten vid Bokenäs Hotell & Konferens, Uddevalla avseende serveringstid till i Fröken Esters Skafferi och till klockan i spa-avdelningen samt, att anmälan till Tillståndsenheten ska ske senast två veckor innan planerad aktivitet. Malin Krantz Socialchef Pernilla Gilvad Tillståndshandläggare Expediera till

13 Protokoll Socialnämndens arbetsutskott Dnr SN 2017/00175 Remiss från kommunstyrelsen - Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess Sammanfattning Tre revisionsrapporter har under den senaste tiden granskat investeringsprocessens olika delar i Uddevalla kommun och kommit med rekommendationer till förändringar. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning har, med anledning av dessa rekommendationer genomfört en översyn av processerna. En arbetsgrupp, bestående av representanter från förvaltningarna, har arbetat fram ett förslag till översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess, remissupplaga Kommunstyrelsen har beslutat att skicka ärendet på remiss till kommunens nämnder och till lokalförsörjningsgruppen. Remissen skall vara besvarad senast Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess, remissupplaga Investeringsprocessen, detaljbild. Investeringsprocessen, övergripande bild. Investeringsprocessen, remissupplaga etapp 1. Beslut Arbetsutskottet föreslår socialnämnden besluta att som svar på remissen lämna socialtjänstens tjänsteskrivelse. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

14 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 1(2) Dnr SN 2017/00175 Handläggare Administrativ chef lars Alfredsson Telefon Remiss från kommunstyrelsen - Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess Sammanfattning Tre revisionsrapporter har under den senaste tiden granskat investeringsprocessens olika delar i Uddevalla kommun och kommit med rekommendationer till förändringar. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning har, med anledning av dessa rekommendationer genomfört en översyn av processerna. En arbetsgrupp, bestående av representanter från förvaltningarna, har arbetat fram ett förslag till översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess, remissupplaga Kommunstyrelsen har beslutat att skicka ärendet på remiss till kommunens nämnder och till lokalförsörjningsgruppen. Remissen skall vara besvarad senast Beslutsunderlag Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess, remissupplaga Investeringsprocessen, detaljbild Investeringsprocessen, övergripande bild Investeringsprocessen, Powerpoint presentation Socialtjänstens tjänsteskrivelse Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att som svar på remissen lämna socialtjänstens tjänsteskrivelse Ärendebeskrivning Uddevalla kommuns investeringsprocess har inte varit föremål för någon större översyn sedan Den nu genomförda översynen av investeringsprocessen har gjorts för att tydliggöra och så långt som möjligt kvalitetssäkra hanteringen av investeringar i Uddevalla kommun. Processbeskrivningen ska medverka till effektivare beslutsfattande och hantering i hela organisationen för att kunna starta och slutföra investeringar tidigare än vad som är fallet för närvarande.

15 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 2(2) Dnr SN 2017/00175 Normalt ska bedömning av alternativ göras i behovsanalysfasen. I beskrivningen ska alltid ingå ett "noll-alternativ", dvs vad händer om vi inte gör något alls, dvs behåller det gamla eller låter bli att genomföra något helt nytt. Det skall kortfattat redovisas vilka alternativ som övervägts om det funnits fler relevanta sådana. Alternativa lösningar, utformningar mm bereds normalt inom resp. nämnd där behovet uppstår. Om nämnden bedömer det intressant eller nödvändigt eller om kommunfullmäktige tidigare begärt det kan alternativen redovisas i underlaget för ställningstagande i kommunfullmäktige. Socialtjänstens remissvar avser punkterna 2 a Reinvestering, Utbyte av befintliga maskiner, inventarier, IT-utrustning, fordon m.m och 4 a Expansionsinvestering Nya byggnader och lokaler Socialtjänsten uppfattning är att den nu framtagna investeringspolicyn som helhet är mycket bra när allt går enligt planerna och det är en planeringshorisont över 3 år. I den framtagna policy framgår inte hur man skall göra när planerade investeringar stoppas p g a ekonomiska, politiska eller oförutsedda skäl, då borde det vara så att projektet inte skall startas om från början utan möjligheten borde finnas att man fortsätter investeringen där det stoppades i processen. Lokalförsörjningsgruppen borde även kunna få möjlighet att behandla byggnads-och investeringsärenden som är av akut verksamhetskaraktär, dvs. projekt där behovet är så tidsmässigt akut att en normal planeringsprocess inte är möjlig. Socialtjänsten skall verkställa vissa biståndsbeslut inom 6 månader, för att inte få sanktionsavgifter. I dessa lägen krävs en snabbare planerings- och beslutsprocess. Malin Krantz Socialchef Lars Alfredsson Administrativ chef Expediera till Kommunledningskontoret, ekonomichef Kenneth Erlandsson Socialchef Administrativ chef, Socialtjänsten Lokalplanerare, Socialtjänsten

16 Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess Remissupplaga

17 Innehåll 1 Bakgrund och syfte Etappindelning Arbetet med översynen Revisionsrapporter... 4 Granskning av underlag till större beslut i kommunfullmäktige, Deloitte januari 2016 (Dnr KS 2016/00184)... 4 Granskning av lokalförsörjningsprocessen, EY december 2016 (Dnr 2016/00617)... 4 Rapport avseende granskning av investeringar och underhåll av anläggningar, Deloitte april 2017 (Dnr 2017/00262)... 4 Hantering i översynen Definition Avgränsning Ramverk Investeringspolicyn Övriga styrdokument Sammanfattning av skillnaden mellan den ny processen och den befintliga Processens start och slut Igångsättningsbeslut Beslutsunderlag Bakgrund och syfte Koppling till politiska målsättningar Alternativa lösningar Samordningsmöjligheter Konsekvenser för andra objekt Driftkalkyl Investeringskalkyl Nyttobeskrivning Lönsamhet/effektivisering Finansiering Riskanalys Konsekvenser ur tre hållbarhetsperspektiv Tidplan Kategorisering Bilagor

18 14 Kommunbidrag Igångsättning före budgetåret Ram för investeringar kopplas till de årliga kostnaderna istället för investeringsutgifterna Prioriterad investeringsplan Planeringshorisont Kategorier av investeringar Hela investeringspaket Kvalitetskontroller Genomförandeplan / exploateringar Kvalitetsverktyg som stödjer investeringsprocessen/projektmodellen Styrgrupp för större investeringar Finansieringsansvarig nämnd Ansvarsgräns finansieringsansvarig nämnd / samhällsbyggnadsnämnden Ansvarsgräns finansieringsansvarig nämnd / kommunfullmäktige Processbeskrivning Ägare av investeringsprocessen Bilagor

19 1 Bakgrund och syfte Under senare tid har det kommit signaler från flera olika håll inom kommunen om behov av översyn av processen. Dessa är sammanfattningsvis följande (utan inbördes rangordning): kommunstyrelse och kommunfullmäktige prioriterar inte investeringarna i arbetet med flerårsplanen utan anger endast totalramar per år (vari ingår även övriga mindre investeringar av typ inventarier, maskiner, fordon mm) nämnderna vet därmed inte vad som gäller utan får själva göra en förnyad egen prioritering som blir föremål för ytterligare ett beslut i kommunfullmäktige lokalförsörjningsplanen är inte helt samordnad med investeringsplanen genomförandeplanen (exploateringar av bostadsområden) är inte samordnad med investeringsplanen kopplingen av tilldelning av kommunbidrag till resp. nämnd i resultatbudgeten i förhållande till investeringsplanen är otydlig underlaget/-en för de formella besluten om investeringarna på de olika nivåerna behöver standardiseras vilka beslut fattas idag och vad är innebörden av dessa? behov av så tidiga beslut som möjligt för genomförande enligt upprättade planer ekonomisk och beslutsmässig uppföljning av investeringar görs endast delvis hur hantera tidsförskjutningar mm? vilka nivåer ska fullmäktige fatta beslut på? kalkylkrav och -metoder lokalförsörjningsgruppens roll och mandat den bokföringsmässiga redovisningen av investeringarna bör ses över efterlevnad av investeringspolicyn är begränsad revisionen har granskat underlagen för större beslut och lämnat en del rekommendationer som lämnats över till denna översyn att beakta. Frågeställningarna kan säkert utökas men räcker gott för att motivera en översyn. Översynen av investeringsprocessen har därför gjorts för att tydliggöra och så långt som möjligt kvalitetssäkra hanteringen av investeringar i Uddevalla kommun. Processbeskrivningen ska medverka till effektivare beslutsfattande och hantering i hela organisationen för att kunna starta och slutföra investeringar tidigare än vad som är fallet för närvarande. Uddevalla kommuns investeringsprocess har inte varit föremål för någon större översyn sedan I arbetet har nedanstående utgångspunkter varit vägledande för översynen. Översynen ska utmynna i en process som är logisk från behov till slutredovisning är känd och accepterad i organisationen ska underlätta för politiken att prioritera och fatta beslut anger ansvarsgränserna mellan förvaltning och nämnd (om behov finns) anger ansvarsgränserna mellan berörda nämnder resp. förvaltningar anger ansvarsgränserna mellan kommunstyrelse/kommunfullmäktige resp. nämnder innehåller endast nödvändiga beslutstillfällen och med tydliga beslut, uppdrag mm är tydligt dokumenterad 3

20 innehåller förslag till revidering av investeringspolicyn för synkronisering med den reviderade processen. 2 Etappindelning Översynen har delats upp i två etapper framför allt med hänsyn till identifiering av var förbättringar primärt måste åstadkommas: Etapp 1: från behov tom slutligt beslut för igångsättning Etapp 2: från beslut om igångsättning tom slutredovisning. Resultatet av arbetet i etapp 1 redovisas i detta dokument. Arbetet med etapp 2 påbörjas efter sommaren 2017 och ska vara klart till årsskiftet 2017/18. 3 Arbetet med översynen Arbetet med översynen har letts av ekonomichefen. Arbetsgruppen har därutöver bestått i personal från ekonomiavdelningens planerings- resp. redovisningsfunktioner samt representant från samhällsbyggnadsförvaltningen. En referensgrupp med representanter för förvaltningarna har löpande informerats för att bland annat ge återkoppling. En del av översynen har varit specialinriktad mot lokalförsörjningsdelen som är en viktig del av hela investeringsprocessen. Arbetet har här utförts av lokalstrateg inom kommunledningskontorets avdelning för strategisk samhällsplanering samt representant för samhällsbyggnadsförvaltningen. Löpande avstämning har skett med kommunstyrelsens beredning. 4 Revisionsrapporter Revisionen har i tre olika rapporter tagit upp frågor som berör investeringsprocessen på olika sätt. Granskning av underlag till större beslut i kommunfullmäktige, Deloitte januari 2016 (Dnr KS 2016/00184) Kommunstyrelsen behandlade rapporten och beslutade då att som svar på rapporten hänvisa till att rekommendationerna kommer att behandlas i kommunledningskontorets genomgång av kommunens investeringsprocess. Kommunfullmäktige godkände i beslut kommunstyrelsens svar till revisorerna. Granskning av lokalförsörjningsprocessen, EY december 2016 (Dnr 2016/00617) Kommunstyrelsen behandlade rapporten och beslutade då att som svar på rapporten hänvisa till pågående översyn av investeringsprocessen samt utredning för utveckling av befolkningsprognoserna. Kommunfullmäktige godkände i beslut kommunstyrelsens svar till revisorerna. Rapport avseende granskning av investeringar och underhåll av anläggningar, Deloitte april 2017 (Dnr 2017/00262) Kommunstyrelsen behandlade rapporten och beslutade då att som svar på rapporten hänvisa till redovisade kommentarer samt pågående översyn av investeringsprocessen. Barn och utbildningsnämnden, socialnämnden samt samhällsbyggnadsnämnden kommer att lämna egna svar. Även berörda bolag och stiftelser lämnar egna svar. 4

21 Hantering i översynen Översynen av investeringsprocessen har beaktat rekommendationerna i revisionsrapporterna i den utsträckning som bedömts relevant. 5 Definition Investeringsprocessen beskriver sammanfattningsvis ett investeringsärendes gång, vad som skall ingå i en investerings olika faser och hur beslutspunkter ska hanteras och förankras med beslutande organ (berörda nämnder, kommunstyrelse resp. kommunfullmäktige). 6 Avgränsning Översynen bygger på att den övergripande ekonomiska planeringsprocessen ska vara oförändrad. Den får inte ändras pga. förslagen i översynen. Översynen avser investeringar i materiella anläggningstillgångar och inte finansiella d:o (finansiella anläggningstillgångar är bl. a. aktier). De finansiella låter sig normalt inte infogas i en planeringsprocess pga. deras karaktär utan uppstår löpande under året. 7 Ramverk Förslagen i denna översyn ska ses som ett ramverk för arbetet med och i investeringsprocessen. Det finns delar som kan behöva utvecklas, ändras eller tas bort när erfarenhet vunnits i den praktiska tillämpningen. 8 Investeringspolicyn Kommunens investeringspolicy ska omarbetas för att anpassas till ramverket. Detta arbete sker parallellt med den formella behandlingen av förslagen i denna översyn och kommer att läggas fram för beslut samtidigt med beslutet om detta ramverk. Alternativt kommer ramverket i sin helhet att arbetas in i policyn (klaras ut under hösten). De synpunkter som kommer i remissförfarandet ang. detta ramverk kommer, i den mån de föreslås beaktas, att arbetas in i det förslaget till reviderad investeringspolicy. 9 Övriga styrdokument Övriga styrdokument där planeringsprocessen och /eller investeringsprocessen förekommer kommer att gås igenom för att se till att överensstämmelse finns sinsemellan. Dessa kommer därefter att lämnas för erforderliga politiska beslut. 10 Sammanfattning av skillnaden mellan den ny processen och den befintliga Tydlig behovsbeskrivning och -analys Behovet av en investering ska vara definierat och klart innan det kommer in i den formella investeringsprocessen Definition av vilket beslutsunderlag som ska finnas för att ett förslag till investering ska bli godkänd (kvalitetskontroll) Kommunfullmäktiges beslut om flerårsplan i juni = igångsättning för vissa investeringar Kategorisering av investeringar för att tydligare visa varför en investering görs Kontinuerliga prioriteringar görs för att få fram en slutlig prioriterad investeringsplan i flerårsplanen 5

22 Investeringsram i form av kommunbidrag istället för investeringsutgifter (anslag på på längden istället för på höjden ) Kompletta investeringspaket som går via lokalförsörjningsplaneringen (huvuddelen av paketen avser denna typ av investeringar) Förlängning av planeringshorisonten från 8 år (3 + 5 år) till 10 år (3 + 7 år) Budgetårskoppling för vissa investeringar tas bort, igångsättning ska kunna ske direkt efter kommunfullmäktiges junibeslut Tydligare och mer komplett kalkylunderlag för varje investering Fastställande av ägare av investeringsprocessen. 11 Processens start och slut Förslag: Ett behov ska vara definierat och klart samt beslut finnas i finansieringsansvarig nämnd att behovet föreslås tillgodoses genom en investering innan objektet tillhör investeringsprocessen. Dokumentation ska ske löpande. Ett behov kan uppstå av flera olika orsaker. Nedan redovisas några av dessa som var för sig eller i kombination skapar ett behov. Orsak Reinvestering Demografi Politik Effektivisering/lönsamhet Ändamålsenlighet Myndighetskrav Avser ersätta ett uttjänt objekt med något nytt ökad befolkning eller förändrad befolkningsstruktur politiska ambitioner ex när tre uttjänta objekt slås samman till ett nytt, går att räkna hem ex pga. ändrade behov ex från staten Behovet ska vara definierat och klart innan det tas upp för behandling och beredning i investeringsprocessen. Behovet ska utmynna i ett ställningstagande i finansieringsansvarig nämnd till att detta föreslås tillgodoses genom en investering. En viktig förutsättning är att det förs en kontinuerlig och aktiv dialog mellan hyresgäst och hyresvärd (beställare och utförare) under hela tiden från identifiering av ett behov till ibruktagande. För att undvika tolkningstvister eller liknande om vad parterna avsett och/eller kommit överens om är det viktigt att löpande dokumentation sker av processen. Parterna kommer överens om hur denna ska ske. Investeringsprocessen slutar med en utvärdering av projektet för erfarenhetsåterföring för kommande investeringar. Översynen har valt att även beskriva det skeende som ligger före processens formella start, dvs vad som händer från det att ett behov uppstår fram till det är definierat och klart och därmed formellt blir en del av investeringsprocessen. Notering: Slutförandet av investeringen, efter igångsättningsbeslutet till slutredovisning mm, behandlas i etapp 2 och utvecklas inte vidare här. 6

23 12 Igångsättningsbeslut Förslag: Kommunfullmäktiges beslut i juni resp. år om kommunens flerårsplan inkl. prioriterad investeringsplan ska utgöra igångsättningsbeslut för nya investeringar i den mån kommunfullmäktige inte beslutar annorlunda för visst/vissa objekt. En viktig utgångspunkt för att kunna minska ledtiden i processen har varit att komma fram till när det slutliga beslutet om en investering tas och när nämnderna därmed får klartecken att påbörja arbetet med de beslutade investeringarna. Översynen föreslår att det är kommunfullmäktiges beslut om flerårsplanen i juni resp. år som ska utgöra igångsättningsbeslut. Beslutet innebär då formellt klartecken till att påbörja arbetet med de investeringsprojekt som ingår i investeringsplanen förutom de kommunfullmäktige ev. väljer att inte lämna klartecken till. I flerårsplanen ingår en prioriterad investeringsplan som har varit föremål för behandling under lång tid både i förvaltningar/ nämnder och slutligen i den politiska majoritetens budgetberedning. Igångsättning kan skilja sig mellan de olika kategorierna av investeringar och har olika förutsättningar. För förtydligande av valet av igångsättningsbeslut kan nedanstående tjäna som alternativförslag. Om ovanstående beslutstillfälle inte utgör igångsättningsbeslut - vilka andra tillfällen är i så fall möjliga? Följande två alternativa tillfällen finns då: Kommunstyrelsen december (enligt gällande investeringspolicy 1/) Kommunfullmäktige i februari (sammanställd budget) 1/ Investeringspolicyn 4.1: Med flerårsplanen som grund utarbetar respektive nämnd fram en investeringsbudget (med i allmänhet ökad detaljeringsgrad) för följande år. Investeringsbudgeten fastställs sedan av kommunstyrelsen om investeringsramen inte överskrids, i annat fall av kommunfullmäktige. I första fallet blir det en förskjutning med 5 månader (juni -> december) och i andra fallet 8 månader (juni -> februari). Det finns alltså tid att vinna på att bestämma att junibeslutet ska vara igångsättningsbeslut. Detta förutsätter i sin tur att hela processen dessförinnan har kvalitetssäkrats så att kommunfullmäktige kan ta i sitt beslut i förvissning om detta. Gällande ordning med ett särskilt kommunstyrelsebeslut för igångsättning för investeringar över 10 mkr tas bort. 13 Beslutsunderlag Förslag: Samtliga investeringar som medtas i investeringsprocessen, och som ska bli en del av den slutliga prioriterade investeringsplanen, ska uppfylla de krav på innehåll i beslutsunderlaget som ställs. Detta innehåll är bakgrund och syfte, koppling till politiska målsättningar (så som de uttrycks i bland annat strategisk plan), alternativa lösningar, samordningsmöjligheter, konsekvenser för andra objekt, investeringskalkyl, driftkalkyl, lönsamhet/effektivisering, finansiering, riskanalys, miljökonsekvenser, tidplan, kategorisering (kategorierna 1 5) samt ev. bilagor. För att kunna påbörja projekt tidigare resp. slutföra dem på kortare tid än vad som är fallet för närvarande förutsätter investeringsprocessen så tidiga och slutliga politiska beslut som möjligt. Med slut- 7

24 liga beslut avses då att en investering ska kunna påbörjas, att inga oklarheter finns om ex finansieringen, att inga ytterligare politiska beslut erfordras mm. Som redovisas i avsnitt 12 ovan föreslås att det centrala beslutstillfället för igångsättning är resp. års beslut i kommunfullmäktige om flerårsplanen för de kommande tre åren och den däri ingående investeringsplanen. Detta beslut avser igångsättning av samtliga investeringar förutom de som av olika skäl inte får igångsättas ännu. Denna utgångspunkt är central i den nya processen. Om det inte sker vid detta tillfälle kan tidsförskjutningen komma att uppgå till 5 8 månader beroende på val av nytt tillfälle för formellt igångsättningsbeslut. Vid kommunfullmäktiges junibeslut ska kommunfullmäktige ta ställning till hanteringen av enskilda objekt eller ev. grupper av objekt. Kommunfullmäktiges hantering i denna del kräver att två vitala förutsättningar är uppfyllda: ett komplett beslutsunderlag i tid (se nedan) politisk vilja och förmåga att under arbetet med flerårsplanen komma fram till en prioriterad investeringsplan inkl. tilldelning av kommunbidrag (allt mellan %, se avsnitt 14). Det beslutsunderlag som erfordras för att vara komplett föreslås innehålla följande: Bakgrund och syfte Koppling till politiska målsättningar (så som de uttrycks i bland annat strategisk plan) Alternativa lösningar Samordningsmöjligheter Konsekvenser för andra objekt Driftkalkyl Investeringskalkyl Nyttobeskrivning Lönsamhet/effektivisering Finansiering Riskanalys Konsekvenser ur tre hållbarhetsperspektiv Tidplan Kategorisering (kategorierna 1 5) Ev. bilagor 13.1 Bakgrund och syfte Redovisning av den behovsbeskrivning, behovsanalys, ev. förstudie mm som gjorts och som leder fram till att behovet föreslås tillgodoses genom en investering Koppling till politiska målsättningar Redovisning av vilka "Övergripande mål" och "Prioriterade områden" i den vid var tid gällande strategiska planen som investeringen stödjer (baserat på nuvarande utformning av och innehåll i strategisk plan) Alternativa lösningar Normalt ska bedömning av alternativ göras i behovsanalysfasen. I beskrivningen ska alltid ingå ett "noll-alternativ", dvs vad händer om vi inte gör något alls, dvs behåller det gamla eller låter bli att genomföra något helt nytt. I avsnittet ska kortfattat redovisas vilka alternativ som övervägts om det 8

25 funnits fler relevanta sådana. Alternativa lösningar, utformningar mm bereds normalt inom resp. nämnd där behovet uppstår. Om nämnden bedömer det intressant eller nödvändigt eller om kommunfullmäktige tidigare begärt det kan alternativen redovisas i underlaget för ställningstagande i kommunfullmäktige Samordningsmöjligheter Beskrivning av vilka samordningsmöjligheter med egna eller andra verksamheter som uppstår och/eller beaktats. Kan även redovisas i avsnittet Lönsamhet/effektivisering om samordningsmöjligheterna är av effektiviseringskaraktär Konsekvenser för andra objekt Beskrivning av vad som händer med andra objekt (ex en byggnad eller lokaler som lämnas till förmån för den nya). Finns alternativ användning? Rivas? 13.6 Driftkalkyl I processen och planeringen övertar nu driftkalkylen den centrala funktionen från investeringskalkylen. Driftkalkyl ska upprättas för alla objekt som föreslås ingå i den slutliga investeringsplanen resp. år. Kalkylen förfinas under processens gång. I god tid före budgetdialogen ska (förstudie)kalkylen vara färdig och som då ligger till grund för det slutliga politiska beslutet om igångsättning. Till grund för drift- resp. investeringskalkylen finns behovsanalysen och därefter en förstudie. Förstudien görs av samhällsbyggnadsförvaltningen och kompletterar verksamhetsbehovet med förutsättningar som exempelvis markmiljö, infrastruktur/trafiksituationer, förslag till placering mm. Förstudien ska tillsammans med behovsanalysen ge tillräcklig kunskap om nyttan och konsekvenser för att göra en mer träffsäker kalkyl som kan ligga till grund för ett beslut om igångsättning i samband med beslutet om flerårsplan. Kalkylen är olika detaljerad i olika skeden av processen, med en enklare kalkyl i början. Följande kalkyler kommer att användas (i tidsordning): Tidpunkt Inför beslut om igångsättning Inför byggstart Typ av kalkyl 1 Behovskalkyl 2 Förstudiekalkyl 3 Förprojekteringskalkyl 4 Upphandlingskalkyl Risk och osäkerhet är kännetecknande för en investering. Kalkyler som görs i början av ett projekt har ofta en högre grad av osäkerhet än de som görs senare i projektet. Osäkerheten ska successivt reduceras fram till förstudiekalkylen som ligger till grund för igångsättningsbeslutet. Efter igångsättningsbeslutet sker ytterligare förfiningar genom förprojekteringskalkyl resp. upphandlingskalkyl. För flera av investeringskategorierna finns historisk kunskap och kännedom som gör att kalkylerna för nya investeringar är mer träffsäkra. Exempel på dessa är vanliga nybyggnationer såsom förskola, gruppbostad mm. Större, mer sällan förekommande investeringar, exempelvis nytt badhus kan behöva ett mer omfattande arbete för att uppnå högre träffsäkerhet. Utifrån de fyra kalkylnivåerna kommer de kalkyler som ligger till grund för igångsättningsbeslut, behovskalkyl och förstudiekalkyl, att tydligöra graden av osäkerheten. De kalkyler som finns inför bygg- 9

26 start, förprojekteringskalkyl och upphandlingskalkyl, har kommit så långt i detaljeringsnivån att osäkerheten i dessa oftast är hanterbar. I beslutsunderlaget kommer det att finnas en bedömning av osäkerhetgraden i kalkylen. För större investeringar kan, redan vid behovskalkylen, en metodbaserad kalkyl komma att användas för att minska osäkerhetsgraden. Översynen föreslår att ett fortsatt arbete sker inom området för att se på förutsättningarna att införa detta för vissa investeringar Kalkylernas utformning och innehåll framgår i bilagorna Investeringskalkyl Ska upprättas för alla objekt som föreslås ingå i investeringsplanen. Förfinas under processens gång. En första kalkyl tas fram i samband med behovsanalysen. Senast vid budgetdialogen ska kalkylen vara färdig för att medtas i flerårsplanen. Investeringskalkylen blir i fortsättningen en teknisk beräkning som utgör underlag för planeringen av upplåningsbehovet i flerårsplanen. Det är driftkalkylen som i fortsättningen utgör det huvudsakliga ekonomiska underlaget för beslut om genomförande av investeringarna (se även avsnitt 14 Kommunbidrag ). Kalkylernas utformning och innehåll framgår i bilagorna Nyttobeskrivning En verbal beskrivning av nyttan med investeringen ska finnas med. Översynen har övervägt frågan om att redan nu föra in någon form av krav på formell nyttokalkyl. Vi har dock kommit fram till att detta kräver en betydligt större insats, både i översynsskedet och kompetensmässigt för att vi ska känna oss beredda att ta det steget. Översynen föreslår att ett fortsatt arbete sker inom området för att se på förutsättningarna att senare införa detta för vissa investeringar Lönsamhet/effektivisering Redovisning av effektiviseringspotential (motsv.) Finansiering Redovisning från finansieringsansvarig nämnd av den löpande årliga finansieringen under nyttjandetiden. Kan investeringen finansieras inom befintligt kommunbidrag eller krävs utökad finansiering (0-100 %)? Finansieringsansvarig nämnd ska göra en bedömning av erforderligt behov av tillkommande kommunbidrag för finansiering av objektet. Kommunfullmäktige har alltid möjligheten att begränsa tilldelningen till allt mellan % av nämndens begärda tilldelning. Denna bedömning görs i budgetberedningen och bygger bland annat på de övergripande ekonomiska förutsättningarna (i ytterlighetsfallet har kommunfullmäktige alltid möjligheten att besluta om att en viss investering ska genomföras utan att skicka med något utökat kommunbidrag, (dvs 0 %) till nämnden som då har att prioritera fram erforderliga pengar ur befintlig budget) Riskanalys Den ekonomiska osäkerhetsmarginalen, tidsplan, demografisk utveckling, detaljplanearbete mm Konsekvenser ur tre hållbarhetsperspektiv Beskrivning av ekologiska och sociala konsekvenser som kan uppstå. Både positiva och negativa. Ekonomiska konsekvenser redovisas på annan plats Tidplan Från igångsättning till driftstart. 10

27 13.14 Kategorisering Varje investering ska redan i behovsstadiet åsättas en kategori som sedan följer investeringen hela vägen till investeringsplanen i flerårsbudgeten ( se avsnitt 19) Bilagor Ritningar, illustrationer mm. 14 Kommunbidrag Förslag: Flerårsplanen ska innehålla en tydlig redovisning för varje investeringsobjekt om vilket kommunbidrag som finansieringsansvarig nämnd erhåller för resp. investering. Den beslutade tilldelningen av kommunbidrag ska även till fullo vara medräknad i de ekonomiska sammanställningarna i flerårsplanen för att de ekonomiska konsekvenserna av medtagna investeringar ska kunna överblickas på både kort och lång sikt. Beslutet i kommunfullmäktige om flerårsbudgeten med en prioriterad investeringsplan ska alltid innehålla en redogörelse för vilken finansiering av de årliga kostnaderna som kommunfullmäktige väljer. Det ska framgå i redovisningen för resp. nämnd både siffermässigt och i den verbala beskrivningen. Tilldelningen kan vara allt mellan % av kalkylerad årskostnad för investeringen. I årskostnaden ska ingå både kapitalkostnader och övriga driftkostnader för objektet resp. den verksamhet som ska bedrivas i objektet. Det är viktigt att den ekonomiska övergripande planeringen och de ekonomiska ambitionerna som kommunfullmäktige sätter upp för de olika investeringarna till fullo hänger ihop. Det får inte var bristande överensstämmelse mellan de skrivna ambitionerna och de ekonomiska sammanställningarna i form av driftbudget, resultatbudet och kassaflödesbudget. För att öka tydligheten i de ekonomiska kosekvenserna över tid föreslås att tidshorisonten förlängs till totalt 10 år (se avsnitt 18). 15 Igångsättning före budgetåret Förslag: Kommunfullmäktiges igångsättningsbeslut innebär att nämndernas arbete med en investering kan påbörjas direkt efter detta beslut och där man inte behöver invänta själva budgetåret. Många investeringar kan bedömas vara angelägna att snabbt kunna påbörjas av olika skäl. Det kan då finnas anledning att starta dem så tidigt som möjligt. Med start avses här exempelvis förstudie, projektering etc. Starten ska då kunna ske direkt efter kommunfullmäktiges beslut i juni. Detta innebär att finansieringsansvarig nämnd inte behöver invänta det aktuella budgetåret utan kan påbörja visst inledande arbete redan hösten innan budgetåret. Ur finansiell synpunkt har detta inte så stor betydelse då det sannolikt inte hinner uppstå så stora utgifter under den tid som är mellan kommunfullmäktiges junibeslut och budgetårets start. Ekonomiavdelningens erfarenhet är att det de flesta år finns ett icke utnyttjat finansiellt investeringsutrymme. Detta innebär i sin tur att det inte finns något behov av utökad upplåning utöver den upplåningsram som kommunfullmäktige redan beslutat. 16 Ram för investeringar kopplas till de årliga kostnaderna istället för investeringsutgifterna Förslag: Den ekonomiska planeringen för investeringar ska utgå från dess påverkan på de årliga kostnaderna i form av drift- och kapitalkostnader och inte från investeringens utgifter. 11

28 Att mäta förutsättningarna för att kunna genomföra investeringar enbart på höjden, dvs hur stor utgiften för själva investeringen är, är inte en lämplig utgångspunkt i den ekonomiska planeringen och för att skapa tydlighet i vilken finansiering resp. nämnd kan räkna med under nyttjandetiden. Finansiering av investeringarna på höjden är än så länge inget problem för Uddevalla. Uddevalla har idag tillgång till det kapital som erfordras för de investeringar som är aktuella den närmaste framtiden. I den ekonomiska planeringen idag är fokus på tillgängligt utrymme för drift- och kapitalkostnader. Det vi måste göra nu är att ytterligare betona detta genom att även ange omfattningen av investeringar till att istället ange detta utrymme på längden, dvs hur stora de årliga kostnaderna får vara för de aktuella investeringar under nyttjandetiden. Behovet av kommunbidrag för detta kommer då att ställas mot det ekonomiska utrymme som framför allt skatteintäkterna ger. Detta innebär att de årliga kostnaderna för egna investeringar i exempelvis lokaler blir bedömda med samma utgångspunkt som förhyrning av lokaler. Detta blir annars inte fallet eftersom investeringarna i förhyrda lokaler ligger utanför kommunens investeringsram. Investeringarna på höjden blir nu en mer teknisk sammanställning av i planeringen medtagna objekt. Denna sammanställning måste dock göras då den bl. a. utgör underlag för beräkningen av upplåningsbehovet för resp. år i flerårsplanen. En konsekvens av detta ändrade synsätt är att de två nuvarande finansiella målen ang. investeringar ( Investeringsnivå resp. Egenfinansiering av investeringar ) lämpligtvis bör utgå vid fastställande av nya finansiella mål för kommande mandatperiod och kan/bör ersättas av annat/andra mål. 17 Prioriterad investeringsplan Förslag: Varje flerårsplan ska innehålla en prioriterad investeringsplan med tydligt angivande av vilket kommunbidrag som tilldelas resp. investering. En viktig förutsättning för att få till stånd en effektiv investeringsprocess är att det i hela processen görs prioriteringar av föreslagna objekt. I slutändan ska flerårsplanen innehålla en prioriterad investeringsplan som medger att de olika objekten kan påbörjas utifrån igångsättningsbeslutet. Den slutliga politiska prioriteringen baseras bland annat på hur investeringen bidrar till kommunens vision, strategisk plan och översiktsplan. Prioriteringen underlättas genom de kategoriseringar av objekten som sker och de underlag som upprättas. Beskrivning av investeringens nytta är en viktig utgångspunkt. Dessutom måste det också finnas ett ekonomiskt utrymme för att tilldela resurser till eventuellt ökade driftskostnader. Konsekvensen av om det inte finns en prioriterad investeringsplan är att starten och genomförandet av de olika objekten förskjuts framåt tills dess att denna prioritering görs. Den nya är nu att prioriteringen föreslås göras utifrån ett finansieringsperspektiv över tid och inte över årlig totalnivå för föreslagna investeringar. Detta är egentligen hur vi idag arbetar med planeringen men är inte tillräckligt tydlig när det gäller investeringsverksamheten. Detta förutsätter att processen har fokus på vad den årliga kostnaden för en investering blir. Lokalförsörjningsplanen ska, liksom idag, fortsätta utmynna i en prioritering av objekten. Planen ska nu istället i första hand redovisa de årliga kostnaderna för föreslagna objekt. Planen måste även fortsättningsvis innehålla investeringsutgifterna på höjden för att vi ska klara den finansiella planeringen med beräkning av upplåningsbehov. Planens tidshori- 12

29 sont på totalt 10 år (3 + 7) gör det möjligt att på ett betydligt bättre sätt överblicka de tillkommande kostnaderna för medtagna objekt. 18 Planeringshorisont Förslag: Den ekonomiska planeringen föreslås i fortsättningen avse år. De mer detaljerade förutsättningarna för detta utarbetas. Föreslås genomföras from planeringen /2026. Nuvarande formella planeringshorisont i den ekonomiska planeringen är 3 år, med ett budgetår och två planår. Tidsperspektivet är i enlighet med kommunallagen som anger att en kommun ska ha en treårig planering. Detta tidsperspektiv har visat sig mer och mer vara allt för kort för att på ett tillräckligt bra sätt kunna överblicka ekonomiska effekter av investeringsprojekt, strukturella förändringar mm. Strukturella förändringar som genomförs får allt längre ledtider då de är allt mer omfattande. För att kunna se de ekonomiska effekter som förväntas och/ eller behövs behöver tidsperspektivet förlängas. Det förändrade synsättet för investeringar kan illustreras genom nedanstående bild. I planeringen för har vi börjat tillämpa ett längre tidsperspektiv. I denna omgång planerar vi på vanligt sätt de tre första obligatoriska åren, dvs , plus en utblick för de därnäst kommande fem åren, i det här fallet tom Lokalförsörjningsplanen har en tidshorisont på 10 år. Planeringhorisonten föreslås nu förlängas permanent till att avse år för bättre överblick av den långsiktiga ekonomiska belastningen och till att vara fullt synkroniserad med lokalförsörjningsplanen. Ambitionsnivån för de sista sju åren ska inte vara lika detaljerad som de första tre åren. Det blir genom detta bättre överblick av konsekvenserna av bl. a. genomförande av investeringsplanen. Ett investeringsprojekt som får klartecken tar kanske 1-2 år att projektera och kan ha en byggtid på 2 4 år därefter. Ett treårigt perspektiv räcker då inte. 13

30 Kommunallagen anger att kommunerna ska ha en treårig planering, där det första året ska utgöra det aktuella budgetåret för vilket kommunfullmäktige bl. a. ska besluta om skattesatsen. Utvecklingen går dock alltmer mot en ännu längre planeringshorisont, där tre år tenderar att bli ett kortsiktigt, eller åtminstone medelsiktigt, perspektiv. Lokalförsörjningsplanens planeringshorisont är 10 år. Investeringsprocessen är alltid förknippad med ett längre perspektiv. Övergången från att prioritera investeringar på höjden till att nu istället prioritera på längden ställer nya krav på att bedöma den ekonomiska utvecklingen över tid. Det är ju faktiskt så att en del objekt som finns med i investeringsplanen inte börjar kosta pengar förrän efter den nuvarande treåriga planeringshorisonten. I hela detta betraktelsesätt finns även med att skapa en större planeringstrygghet i så måtto att den finansieringsansvariga nämnden så tidigt och tydligt som möjligt ska veta hur den framtida finansieringen är tänkt. Det upplevs idag som en bromskloss att inte veta vilka pengar den finansieringsansvariga nämnden erhåller över tid att finansiera investeringen med. Verkligheten förändrar sig dock mellan planeringsomgångarna och som varje år delvis ger nya förutsättningar. Detta kan dock inte vara ett skäl till att inte försöka ge så långsiktiga besked som möjligt, utan snarare just därför. 19 Kategorier av investeringar Förslag: Samtliga investeringar ska åsättas en kategori för att skapa ökad tydlighet om varför en investering ska genomföras. För att förtydliga planeringsunderlaget om varför en investering görs föreslås en indelning (kategorisering) av investeringarna i fem huvudkategorier med underindelningar. Denna kategorisering ska göras så tidigt som möjligt, gärna i behovsfasen, för att slutligen bli en del av den prioriterade investeringsplanen i flerårsplanen. Följande kategorier av investeringar föreslås: Kategori Typ av investering 1 Investering som tidigare erhållit igångsättningstillstånd 2 Reinvestering 3 Profilinvestering 4 Expansionsinvestering 5 Övriga investeringar De fem huvudkategorierna underindelas enligt följande Kategori Typ av investering Igångsättning innebär 1 Investering som tidigare erhållit igångsättningstill- Den rullande flerårsplanen med investeringsplan innefattar alltid investeringar som i tidigare planeringsomgångar erhållit igångsättningstillstånd. Dessa objekt kräver inget nytt 14

31 stånd beslut under förutsättning att tidplan, kalkyl mm fortfarande håller. Belopps- eller tidsmässiga justeringar görs om dessa ändrats sedan föregående planering. 2a 2b 2c Reinvestering Utbyte av befintliga maskiner, inventarier, IT-utrustning, fordon m.m. Reinvestering Utbyte av komponenter i mark, byggnader och tekniska anläggningar. Reinvestering Utbyte av hel byggnad. Vid väsentliga avvikelser från tidigare förutsättningar för beslutet om igångsättning ska ny prövning göras. Finansieringsansvarig nämnd ansvarar. Förutsätts normalt inrymmas inom respektive nämnds befintliga kommunbidrag. Bygger på årlig sammanställd enklare behovsbeskrivning. Genomförs i huvudsak för att upprätthålla oförändrad servicepotential. Den årliga kostnaden behöver här inte beräknas eftersom den förutsätts rymmas i befintligt kommunbidrag. Däremot måste utgiften tas med för den övergripande finansiella planeringen. Resp. nämnd bestämmer själv hur detta anslag ska och får hanteras. I och med att denna typ av investering aktiveras vid anskaffningen får detta enbart ske under budgetåret. Komponentutbyte för mark, byggnader och tekniska anläggningar (löpande underhåll) planeras och beskrivs i underhållsplaner. Underhållsplaner ska ha minst ett treårsperspektiv för att kunna knytas ihop med investeringsplanen. Underhållsplaner ska finnas för byggnader/lokaler, gator/vägar, konstruktionsbyggnader samt övriga markanläggningar. Underlaget/behovsbeskrivningen kommer via underhållsplanerna och kan variera beloppsmässigt mellan åren. Större underhållsarbeten kan dessutom vara pågående över ett årsskifte. Dessa investeringar finns till största delen inom samhällsbyggnadsnämndens område. Kan variera mellan åren och kan då komma att påverka respektive nämnds kommunbidrag via internhyran om det blir större variationer av underhållsplanen för lokaler. Genomförs för att upprätthålla oförändrad servicepotential. Den årliga kostnaden beräknas och utgör bas för investeringsplanen. En uttjänt byggnad som behöver ersättas ska tas upp till prövning i lokalförsörjningsplanen. 15

32 Kommer planeringsmässigt att hanteras på samma sätt som byggnader i kategori 4 a. 3 Profilinvestering Olika typer av anläggningstillgångar, ex, parker, torg, konst, ljussättning etc. Denna kategori avser investeringar som utförs och belastar finansieringsansvarig nämnd. Nämnden bestämmer hur igångsättningen får ske. Här kan förstudie, projektering etc. påbörjas direkt efter kommunfullmäktiges junibeslut under förutsättning att allt underlag finns och att nämnden godkänt investeringen. 4a 4b 4c Expansionsinvestering Nya byggnader och lokaler Expansionsinvestering Nya gator/vägar, konstruktionsbyggnader, markanläggningar, mark Expansionsinvestering Nya byggnader, anläggningar etc. Kommunfullmäktige kan komplettera enskilda objekt med direktiv för att ex markera angelägenhetsgraden. Denna kategori avser objekt som redovisas i lokalförsörjningsplanen och som innebär en intern lokalförhyrning mellan finansieringsansvarig nämnd (hyresgäst) och samhällsbyggnadsnämnden (hyresvärd). Den finansieringsansvariga nämnden lämnar ett uppdrag till samhällsbyggnadsnämnden för påbörjan av ett objekt. Samhällsbyggnadsnämnden är utförare av beställningen. Kraven på och förutsättningarna för att kunna lämna en beställning ska vara uppfyllda. Avser objekt som innebär ökad servicepotential. Här ingår bl. a. om- och tillbyggnad av vägar, rondeller, broar etc. Liknande åtgärder kan kommunfullmäktige sammanföra i ramanslag, exempelvis ett samlat ramanslag för gator och vägar. Om så görs sker slutlig prioritering inom samhällsbyggnadsnämnden. Det ska framgå i flerårsplanen om, och i så fall hur, kommunfullmäktige valt att prioritera utifrån behovsbeskrivningen. Denna information utgör ett viktigt underlag för nämndens egen prioritering inom ramanslaget. Exploateringsinvesterinar ska överensstämma med beslutad (eller förslag till) genomförandeplan. Kommunfullmäktige kan komplettera enskilda objekt med direktiv för att ex markera angelägenhetsgraden av något eller några särskilda objekt. Denna kategori avser objekt som kommunfullmäktige vill ska återkomma till kommunfullmäktige för slutligt beslut. Kan avse unika, mer sällan förekommande objekt, exem- 16

33 pelvis badhus etc. Exploateringar som medför investeringar i egna anläggningstillgångar i form av infrastruktur ingår i denna kategori. Kan också avse objekt som redovisas i lokalförsörjningsplanen men som påverkar flera nämnders kommunbidrag, exempelvis ny större skola med krav på ny eller ombyggnad av vägar. Slutligt beslut, ex efter komplettering, kan fattas av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen (om fullmäktige finner det lämpligt). Ska framgå i flerårsplanebeslutet vad som krävs för komplettering, när det ska återkomma etc. 5 Övriga investeringar Investeringar som inte kan hänföras till någon av kategorierna 1 4, exempelvis säkerhet, miljö mm. Ska användas restriktivt. Det kan kanske bli vissa indelningsproblem med denna kategorisering då vissa investeringar kanske kan hänföras till mer än en kategori. Modellen föreslås provas och utvärderas efter ett par års tilllämpning. 20 Hela investeringspaket Förslag: Investeringar ska innefatta samtliga objekt som blir en följd av den föreslagna investeringen. Finansieringsansvarig nämnd ansvarar för att underlaget är komplett. För att få en komplett bild av en investering måste samtliga delar som ingår finnas med i underlaget. Det måste anses vara en bra kvalitetsförbättring när beslut tas att hela omfattningen är redovisad vid beslutstillfället. Inte minst gäller det när kommunfullmäktige ska fatta beslut om investeringsplan i flerårsplanen. Det är då inte bara själva byggnaden utan även tillhörande mark, gator, inventarier etc. som är en del av hela projektet och som nu ska redovisas samlat. Utgångspunkten för hela investeringsprocessen är att det är den finansieringsansvariga nämnden som ansvarar för att allt underlag för beslutet tas fram. I detta arbete kan finns flera underleverantörer i form av konsulter för utredningar, samhällsbyggnadsnämnden inkl. av dem ev. anlitade konsulter m fl. Finansieringsbeslutet behöver av budgettekniska skäl delas upp i den slutliga budgeten för att rätt kostnad ska hamna på rätt nämnd. Bland annat gäller detta exempelvis gator som ligger inom samhällsbyggnadsnämndens ansvar medan verksamheten som ska bedrivas i den investering som görs (ex en skola) ligger inom barn och utbildningsnämnden. 17

34 21 Kvalitetskontroller Förslag: För att säkra processen föreslås att tre kvalitetskontroller läggs in i processen. Vid tre tillfällen i processen föreslås att det ska finnas kvalitetskontroller. Kvalitetskontrollen innebär att det ska göras en avstämning av att underlaget för det specifika objektet lever upp till beslutad standard i form av underlag, kalkyler mm. De tre tillfällena med kvalitetskontroller i processen föreslås vara: Tillfälle 1 Efter att behovet definierats och klarlagts men innan det går vidare i lokalförsörjningsgruppen eller nämndens interna investeringsplanering Ansvarig Förvaltningschef i finansieringsansvarig nämnd 2 Inför behandlingen i lokalförsörjningsgruppen Lokalstrateg 3 Inför budgetdialogen Ekonomiavdelningen I inledningsskedet föreslås att kontrollerna endast innefattar formaliakontroller enligt ovan. Innehållet får utvecklas över tid och ges det innehåll som är lämpligt. Central skälighets- eller rimlighetsprövning eller motsvarande av resp. föreslaget objekt kräver betydligt större insatser och föreslås inte ingå. 22 Genomförandeplan / exploateringar Förslag: Resp. år genomförandeplan ska vara en integrerad del av flerårsplanen. From flerårsplanen har den beslutade genomförandeplanen för integrerats i flerårsplanen. Genomförandeplanen innehåller exploateringar av bostadsområden och innefattar i olika utsträckningar egna investeringar, ex. gator, som kommer att kvarstå i kommunens balansräkning. Planen godkänns slutligen av kommunfullmäktige genom beslutet om flerårsplanen som därmed blir igångsättningsbeslut även för dessa investeringar. Verkställigheten sker genom samhällsbyggnadsnämnden (resp. Västvatten AB för vatten- och avloppsdelen). 23 Kvalitetsverktyg som stödjer investeringsprocessen/projektmodellen Förslag: För att kvalitetssäkra beslutsunderlag och investeringsprocessen föreslås att Uddevalla kommuns projektmodell utvecklas och kompletteras med standardiserade mallar för behovsbeskrivning, anpassade mallar för behovsanalyser och de olika förfinade nivåerna av kalkylmodeller enligt den reviderade investeringsprocessen. Godkännande av underlag och slutliga beslut är politiska. Beställning av förstudie, projektering, byggstart etc. av investeringen/projektet kan göras av förvaltningschef direkt efter det politiska beslutet är taget (dvs igångsättningsbeslutet). Detta under förutsättning att alla erforderliga beslut tidigare är tagna och att resp. nämnds delegationsordning anpassas till detta. Beställningen sammanfattar och tydliggör behovet och direktiven för samhällsbyggnadsförvaltningen som är utförare åt finansieringsansvarig nämnd. 18

35 24 Styrgrupp för större investeringar Revisionsrapporten Granskning av underlag till större beslut i kommunfullmäktige rekommenderade att en styrgrupp kan utses för större investeringar. Översynen anser att det kan vara lämpligt att så sker. Vilka investeringar som ska ha styrgrupp får avgöras från fall till fall beroende på investeringens komplexitet etc. Alternativt kan investeringar över en viss nivå generellt ha styrgrupp. Översynen föreslår att bedömning görs från fall till fall. Förvaltningschefen i finansieringsansvarig nämnd beslutar om styrgrupp ska finnas och vilken bemanning denna i så fall ska ha. Förslagsvis sker ställningstagande till detta i behovsfasen. 25 Finansieringsansvarig nämnd Ett genomgående begrepp i investeringsprocessen är finansieringsansvarig nämnd. Med detta avses den nämnd som ska betala för den investering som görs och baserat på verksamhet nämnden ansvarar för. Finansiering sker via det kommunbidrag som kommunfullmäktige beslutar om kopplat till föreslagen investering. 26 Ansvarsgräns finansieringsansvarig nämnd / samhällsbyggnadsnämnden Denna relation avser de interna lokalförhyrningar som sker med samhällsbyggnadsnämnden som hyresvärd å ena sidan och finansieringsansvariga nämnder såsom hyresgäster å andra sidan. Häri ligger bl. a. att finansieringsansvarig nämnd bl. a. ska tillse att allt underlag är framtaget i behovsfasen innan en beställning lämnas till samhällsbyggnadsnämnden. Samhällsbyggnadsnämnden å sin sida ska bl. a. förvissa sig om att erforderliga beslut i finansieringsansvarig nämnd är på plats. 27 Ansvarsgräns finansieringsansvarig nämnd / kommunfullmäktige Finansieringsansvarig nämnd ansvarar för att: allt underlag för de objekt som föreslås genomföras tas fram och redovisas i den ordning som detta ramverk och investeringspolicyn förutsätter kompletterar med det ytterligare material som kommunfullmäktige anser sig behöva för att kunna fatta beslut prioritering sker av nämndens objekt som föreslås medtas i lokalförsörjningsplanen, övriga objekt samt samlat för hela nämndens investeringsförslag prioritering görs utifrån Övergripande mål och Prioriterade områden enligt vid var tid gällande vision och strategisk plan. 28 Processbeskrivning Övergripande beskrivning av processen från behov till igångsättning. Beskrivningen kommer att kompletteras med det som arbetas fram och beslutas i etapp 2. 19

36 En detaljerad processbeskrivning har tagits fram och kommer att finnas tillgänglig på Inblicken tillsammans med övrig information om processen när den är beslutad. När etapp 2 är klar är ambitionen att ytterligare åskådliggöra processen i någon from av populärupplaga. 29 Ägare av investeringsprocessen Alla processer ska ha en organisatorisk hemvist. För investeringsprocessen föreslås följande: Processägare Kommunledningskontoret / Ekonomiavdelningen / Ekonomichef Bilagor Bilaga 1 Mall för behovsbeskrivning Bilaga 2 Mall för behovsanalys inkl. behovskalkyl Bilaga 3 Mall för förstudie inkl. förstudiekalkyl 20

37 Bilaga 1 Behovsbeskrivningen avser: Det första steget inför en eventuell investering är en behovsbeskrivning. Det innebär att ta fram en problembeskrivning och beakta omvärldspåverkan. Verksamheten ansvarar för att formulera behovet och klargöra vad som ska uppnås. Nästa steg i investeringsprocessen är att göra en behovsanalys (se separat mall för behovsanalys). 1.1 Kontaktuppgifter Datum Förvaltning Avser verksamhet Uppdragsgivare Tfn E-post Underskrift Kontaktperson för uppdraget Tfn E-post 1.2 Problembeskrivning Orsak till behovet (kryssa ) Ny verksamverksamhet Utökning av verksamhet Myndighetskrav Ändrat arbetssätt Ej ändamålsenliga lokaler Teknisk kapacitet Orsak till behovet (beskrivning) Resurshushållning Nyinvesteringar och större ombyggnader bör göras i sista hand! Kan åtgärder vidtas som innebär att behovet inte kvarstår? Kan åtgärder vidtas som ger effektivare utnyttjande av befintliga tillgångar? Kan begränsade investeringar göras för att lösa mindre behov? Hur ser nuläget ut? Syftet med förändringen? Finns koppling till övergripande mål? Konsekvenser om inget görs? När behöver behovet vara tillgodosett? 21

38 1.3. Omvärldspåverkan Befolkningsprognos Demografi Utvecklingstrender Politiska beslut Kund/brukarbehov Myndighetskrav Lagkrav 22

39 Bilaga 2 Behovsanalysen avser: Behovsanalysen innebär att behovet säkerställs med rätt förutsättningar, tydliga målsättningar och tydligt syfte inför kommande beslut. Behovsanalysen ska identifiera problemen-inte lösa dem! Verksamheten ansvarar för att formulera behovet och klargöra vad som ska uppnås. Det görs genom att kartlägga behovet i två steg med hjälp av mallen för behovsbeskrivning och därefter mallen för behovsanalys. Verksamheten ansvarar också för att, så långt det är möjligt vid tillfället för behovsanalysen, beskriva nyttan samt ta fram en översiktlig kalkyl med hjälp av schabloner och tillgänglig information. Efter behovsanalysen kan en förstudie beställas av Samhällsbyggnadsförvaltningen för utredning av tekniska förutsättningar, lämplig placering, förfinad kalkyl och rekommendationer inför beslut i den fortsatta investeringsprocessen. Sammanfattning Sammanfatta vad som framkommit i behovsbeskrivningen och behovsanalysen. Beskriv kort bakgrunden och orsaken till att behovet uppstod, vad som är viktigast att lyfta från analysen samt nyttan och konsekvenser Kontaktuppgifter Datum Förvaltning Avser verksamhet Uppdragsgivare Tfn E-post Underskrift Kontaktperson för uppdraget Tfn E-post 1.2 Verksamhetsanalys Gör en risk-och konsekvensanalys enligt arbetsmiljölagen (ABC-modellen). Finns det organisationsförändringar eller förändringar i arbetssätt som påverkar verksamheten och vilka följder får det för lokalbehovet? Vilka verksamhetslösningar har utretts innan lokallösningar prövas? 23

40 Finns erfarenheter från tidigare verksamhet- och lokalbehovsanalyser samt investeringar som kan tas tillvara? Vilka andra aspekter än verksamhetens lokaler påverkas av det nya/förändrade behovet? Exempelvis resurser och rekryteringar, utrustning och möbler m.m? Vilka prioriterade kvalitetskrav ställs som påverkar/förbättrar verksamheten Vilka prioriterade säkerhetskrav ställs som påverkar/förbättrar verksamheten Vilka prioriterade miljökrav ställs som påverkar/förbättrar verksamheten? Finns det politiska mål och beslut som ska säkerställas? Finns det samordningsmöjligheter med andra verksamhetsbehov (inom egen eller annan förvaltning)? 1.3 Lokalbehovsanalys Gör en bedömning av personalantal och vilka yrkeskategorier som kommer nyttja lokalen. Vilken typ av funktioner och utrymmen kommer verksamheten att behöva? Krävs speciella installationer för exempelvis IT, telefoni och larm? 24

41 Krävs speciella anpassningar ur tillgänglighetssynpunkt utöver lagkrav? Vilka funktioner bör ligga i anslutning till varandra? Finns samband mellan inre funktioner och yttre miljö som bör beaktas? Vilka behov har verksamheten av parkeringsplatser och andra funktioner som påverkar markytor? 1.4 Nyttobeskrivning Värderingsaspekter Effektiviseringspotential Beskrivning av effekter och konsekvenser Om inget görs (0-alternativ) Sociala och kulturella värden Ekologiska värden Annat 1.5 Investeringsutgift och driftkostnad Nedan angivna a -priser speglar kommunens snittkostnad vid vanligt förekommande byggnationer. Vid osäkerhet kontakta samhällsbyggnad. Kalkylansvarig: Sammanvägd kalkylosäkerhet: (ex 20-50%) Typ av investering A -pris Utgift Kommentar Lokalyta kvm Inventarier Övrigt markanl, gator m.m SUMMA totalutgift Se nedan, typ av lokal Driftkostnad A -pris/antal Årskostnad (+), intäkt (-) Kapitalkostnad, lokal Se nedan, typ av lokal Övrig lokalkostnader, drift Se nedan, typ av lokal Personal Antal Material Kommentar 25

42 Övriga verksamhetskostnader Kapitalkostnader för inventarier Intäkter Besparing (egenfinans) Summa Nettokostnad Typ av investering Inv. utgift per kvm Kapitalkostn. Per kvm Lokaldrift per kvm Skolbyggnad Xxx xx xx Förskola Xxx xx xx Gruppboende Xxx xx xx Xxxxxxx Xxx xx xx Schablonbelopp i tkr 2015 års prisläge, uppräknas med 3 % årligen 26

43 Bilaga 3 Förstudien avser: 1. Bakgrund Här presenterar du en sammanfattande bakgrund till förstudien och vem som beställt uppdraget. Beställning av förstudien görs av beställande verksamhet med en behovsanalys som underlag. 2. Beställarens syfte och mål Formulera kort beställarens syfte och mål som förstudien ska ta hänsyn till (se beställning och behovsanalys från beställaren). 3. Omfattning och avgränsning Ange vilka frågeställningar som utredningen ska ge svar på. Inför ett beslut om investering behöver i regel förutsättningar inom följande områden utredas och beskrivas: Placering Tomtyta (inklusive aktivitetsytor, områden för avfallshantering etc) Grov disponering av markytan Trafiksituationen och infrastrukturen Vatten och avlopp Energilösningar Skred och rasrisk Dagvattenhantering (samt eventuell översvämningsrisk) Markmiljö Övergripande beskrivning av ev. miljökonsekvenser/påverkan (positiva och negativa) Offentlig service Ägande och driftansvar (ev. möjlighet till partnering) Bidragsmöjligheter Behov av ny eller ändrad detaljplan Behov av fler utredningar Gör en bedömning av vilka utredningar som ska göras i förstudien för att ge underlag till beslut, och vad som kanske kan vänta till senare skede (ex vid upprättande av detaljplan eller förprojektering). 4. Tillvägagångssätt/metod Beskriv här hur du gått till väga för att svara på frågeställningarna? Exempel på vanliga metoder kan vara utredningar, mätningar, intervjuer, arbetsmöten etc. Vilka funktioner och kompetenser har du använt dig av i utredningen? Exempel på viktiga funktioner för samråd och insamling av kunskap och information är: Beställaren (kontakt för beställande verksamhet) Byggprojektledare Fastighetsförvaltare Trafikingenjör/tekniker GIS ingenjör 27

44 Planarkitekt Va-dagvattenutredare Kommunantikvarie Kommunekolog Räddningstjänsten Trafikverket Konsult (arkitekt, miljö, geoteknik mm) I ett uppstartsmöte är det en fördel om flera funktioner och ansvariga bjudas in. Därefter kan arbetsgruppen för studien bestå utav de som tar fram underlag. 5. Resultat Här redogör du för vilka resultat som framkommit utifrån uppsatta frågeställningar. Presentera resultatet på ett pedagogiskt och lättöverskådligt sätt. Använd gärna kartor, skisser och bilder. Vid omfattande utredningar bifogas dessa rapporter. 6. Slutsatser och rekommendationer Utredningen mynnar ut i ett antal slutsatser som framkommit i utredningen. Lämna rekommendationer och beskriv villkor, förutsättningar och konsekvenser (bland annat ekonomiska)för beställaren att beakta vidare i investeringsprocessen. 7. Återrapportering Ange här var du som utredare återrapporterar resultatet. Det ska i första hand distribueras till den instans som beställt förstudien ex. förvaltning eller nämnd. 8. Kalkyl Förutsättningar: Kalkylansvarig: Upprättad/uppdaterad: Prisläge: ex 2016 Sammanvägd kalkylosäkerhet: ex % Yta: Storlek på tomten, varav lokalytan Bedömd nyttjandetid enligt beställande nämnd: Klassning av tillgång: ex verksamhetsfastighet, förskola. Skatt: Avdragsbar mervärdesskatt, ingen boendedel. Bilaga: ex detaljerad investeringskalkyl sbn.xls och driftkalkylbun.xls 8.1 Investeringsutgifter Exempel Byggnation av förskola Tillfartsväg samt projektering VA anslutning El Fjärrvärme, Fiber, Faktureras ej. Detaljplaneutredningar Kommentar Komponentindelad enligt grundmall Ingår ej i underlaget för internhyran 28

45 Lantmäteriförrättning Iordningställande av mark, markutjämning, trädfällning etc. Konstutsmyckning Summa samhällsbyggnad kr Enligt procentschablon 1,0 % av inv. Beställande nämnd Inventarier TOTALSUMMA INVESTERING kr Beräknad av: 8.2 Kostnader och intäkter per år Ny lokal Exempel Kostnad Intäkt Fastighetsskötsel Mediaförsörjning (el,va, uppvärmning) Administrationskostnader Reparationer Försäkringskostnader Fastighetsskatt Avskrivningar Ränta Städning Internhyra Städintäkter Summa samhällsbyggnad kr kr Gator och vägar Exempel Kostnad Intäkt Tillfartsväg, avskrivning o ränta Gång och cykelväg Nytt kommunbidrag Summa samhällsbyggnad kr kr Beställande nämnd Exempel Kostnad Intäkt Internhyra och städ Personalkostnader Material Övriga verksamhetskostnader 29

46 Avskrivning och ränta inventarier Barnomsorgsavgifter Övriga direkta intäkter Befintligt kommunbidrag Nytt kommunbidrag Summa barn och utbildningsnämnden kr kr 30

47 Intressentanalys Lokalförsörjningsprocessen Arshjul lokalförsörjningsprocessen Reinvestering Profilinvestering Expansionsinvestering Presentationsbild Projektmodellen? B~ ställning forstudie beställand~ förvaltning-> SBF o ~ ,!rn;i~l:o;~k~a~l;e;~r'9a" : FebJtv1ars Godkänna:n:d:e~ Behov av Investering investering Behov av att återinvestera i befintlig utrustning/byggnad Identifierat behov av profiliexpansionsinve~ering o.ch/eller övriga Investeringar Behovsbeskrivning -l Priorkering Kostnadsberäkning Kalkyl f l(alkyl2 Behovsbeskrivning Behovsanalys --t Förstudie Behovsbeskrivning -rehovsanalys Förstudie.6 Beställände Beställande nämnd nämnd SBF/ K k Planeringsavd an omma med i lokalförs Detaljeringsnivån komplett~~~~~n~l~p~~nenanvesteringsplanen, efter år3 perioden måste ha genomför~' f~~~ ~vesteringar för 1-3 års. Ol Udle samt kalkyl 2 Klarlagt och definierat behov Kvalitetskontroll FC l.~ ~ av nämnd om egna reinvesteringar.som underlag till budgetdialog j o o Typ av Senast O investering O.,.. Månadsskiftet, """"Nv'=;;,:::=-:----., '----6<11 nov/dec - Nyinvesteringar lokaler' inklusive i Godkännande ' 1- av., ~---a.. ~Sammanställnin,g,.(lnformation till följdinvesteringar nämnd om Kvalkelskontroll och priorkering KDLG.. w förvaltningens Lokalstrateg underlag till lokalförsöjningsplan ) ~ Lokalförsörjningsgruppen Lokalstrateg vilka F ebr~ars "---::------=== '., 0 Priorkering av Ex: investeringar " I<~LG's.sista möte nnan arsskiftet KDLG behandlar förslag på ~'T Gator/vägar som ska ~~: ar anläggningar Inventarier IT M k fö~r Godkännande av. Investeringar namnd om egna som - j ~-trn Maskiner F. budgetdialog 6rvaltning KDLG o o o Januari April Maj Maj/Juni KS t.,.,,. vilka -----; Bud et Go-.dk:-:a:-n_n_a-nd-e--a-v -f._.~:j;~---~ ~--_.,.,.Budgetdialog Prioriterin gk lokalförsörj.nl.l>gsplan ommunstyrelsen om Kvalkelskontroll Investeringar presentat: g Beslut.,.,. om ekono 1 sk:~as 10n som budgetdialog underlag n avdelningen flerårsplan KSIKF i Samtliga nämnder Politiska majoriteten l San~ f~.stställande av lokal.forsorjningsplan och Investeringsplan angsättningsbeslut år 1' 2, 3

48 INVESTERINGSPROCESSEN Remissupplaga, etapp

49 Investeringsprocessen Syfte och mål Översynen ska utmynna i en process som är logisk från behov till slutredovisning är känd och accepterad i organisationen ska underlätta för politiken att prioritera och fatta beslut anger ansvarsgränserna mellan förvaltning och nämnd (om behov finns) anger ansvarsgränserna mellan berörda nämnder resp. förvaltningar anger ansvarsgränserna mellan kommunstyrelse/kommunfullmäktige resp. nämnder innehåller endast nödvändiga beslutstillfällen och med tydliga beslut, uppdrag mm är tydligt dokumenterad innehåller förslag till revidering av investeringspolicyn för synkronisering med den reviderade processen.

50 Investeringsprocessen Etappindelning Etapp 1: från behov tom slutligt beslut för igångsättning Etapp 2: från beslut om igångsättning tom slutredovisning.

51 Investeringsprocessen Tidplan, etapp 1 Uppdragsstart Slutrapport KS KSO beslut om remiss augusti Remiss nämnder september november 2017 KS december 2017 KF januari 2018

52 Investeringsprocessen Tidplan, etapp 2 Uppdragsstart KDLG december 2017 Slutrapport KS februari 2018 Remiss nämnder mars maj 2018 KS juni 2018 KF augusti 2018

53 Investeringsprocessen Skillnader mot nuvarande ordning 1(2) Tydlig behovsbeskrivning och -analys Behovet av en investering ska vara definierat och klarlagt innan det kommer in i den formella investeringsprocessen Definition av vilket beslutsunderlag som ska finnas för att ett förslag till investering ska bli godkänd (kvalitetskontroll) KF s beslut om flerårsplan i juni = igångsättning för vissa investeringar Kategorisering av investeringar för att tydligare visa varför en investering görs Kontinuerliga prioriteringar görs för att få fram en slutlig prioriterad investeringsplan i flerårsplanen Investeringsram i form av kommunbidrag istället för investeringsutgifter (anslag på på längden istället för på höjden )

54 Investeringsprocessen Skillnader mot nuvarande ordning 2(2) Kompletta investeringspaket som går via lokalförsörjningsplaneringen (huvuddelen av paketen avser denna typ av investeringar) Förlänga planeringshorisonten från 3 år till 10 år Budgetårskoppling för vissa investeringar tas bort, igångsättning ska kunna ske direkt efter KF s junibeslut Tydligare och mer komplett kalkylunderlag för varje investering Fastställande av ägare av investeringsprocessen

55 Investeringsprocessen Organisationens alla delar måste bidra Politiken Tidiga och tydliga beslut inkl. finansiering Hyresgäster Tydliga och kompletta beställningar Hyresvärd Snabbt utförande Nämndens egna investeringar Intern uppgiftsfördelning/delegationer

56 Investeringsprocessen Allt startar med ett behov Investeringsprocessen börjar med att ett behov är definierat och klarlagt och som ska genomföras När, var och hur uppstår ett behov? Reinvestering Demografi 1 Demografi 2 Politik Effektiviseringsbehov Bättre ändamålsenlighet Myndighetskrav Lönsam - uttjänt objekt ersätts med något nytt - ökat behov pga. ökad befolkning - ändrat behov pga. förändrad befolkningsstruktur - politiska ambitioner (ex Kungsgatan) - ex när tre gamla objekt slås samman till ett nytt - ändrade behov mm - ex från staten - går att räkna hem (hur?)

57 Investeringsprocessen Behovsbeskrivning Syfte: Att övergripande och i tidigt skede beskriva ett framtida behov utifrån verksamhetsperspektiv. Omfattning: Problembeskrivning (ex nuläge, koppling till mål och konsekvenser) Omvärldspåverkan (ex befolkningstillväxt, lagkrav och trender)

58 Investeringsprocessen Behovsanalys Syfte: Att identifiera och säkerställa behovet samt att klargöra förutsättningar, målsättningar och nytta Omfattning: Problembeskrivning Omvärldspåverkan/analys Verksamhetsanalys ( ex riskbedömning, alternativ, hållbarhetskrav) Lokalbehovsanalys (ex funktioner, ytor, verksamheter som inryms) Behovsanalysen ska identifiera problemen Inte lösa dem!

59 Investeringsprocessen Förstudie Syfte Att ge komplett underlag till lokalförsörjningsplanen och fortsatta beslut om igångsättning ur ett helhetsperspektiv. Klargöra och komplettera förutsättningar, villkor, möjligheter och konsekvenser. Ge underlag till ev. planbesked och fortsatta utredningar vid projektstart. Omfattning: Placering, tomtyta, disponering av markytan Trafiksituationen och infrastrukturen Vatten, avlopp, dagvatten och energilösningar Skred, rasrisk och markmiljö mm

60 Investeringsprocessen Centrala utgångspunkter Igångsättningsbeslut för vissa investeringar) KF s budgetbeslut i juni resp. år projekteringsstart för egna investeringar resp. beställning från finansieringsansvarig nämnd till samhällsbyggnadsnämnden (för ex. påbörjan av projektering) Ska finnas en prioriterad investeringsplan i flerårsplanen

61 Investeringsprocessen Igångsättningsbeslut för vissa investeringar Baseras bland annat på kategoriseringen av investeringarna Bör kunna vara en negativ uppräkning, dvs KF anger bara de investeringar som inte får påbörjas direkt (igångsättningsbeslut) istället för uppräkning av vilka som får påbörjas Objekt med tidigare igångsättningsbeslut berörs ej (om inte väsentliga avvikelser jämfört med tidigare)

62 Investeringsprocessen Kategorisering av investeringar Kategori Avser 1 Objekt som tidigare erhållit igångsättningstillstånd 2 Reinvestering (upprätthålla befintlig servicepotential) Beskrivning Objekt som inte kräver inget nytt beslut under förutsättning att tidplan, kalkyl mm fortfarande håller. Belopps- eller tidsmässiga justeringar görs om dessa ändrats sedan föregående planering. Reinvesteringar där befintliga tillgångar ersätts helt eller delvis med nya tillgångar. Nödvändigt för att upprätthålla befintlig servicepotential. 3 Profilinvestering Avser att skapa ex ökad trivsel och attraktionskraft och som inte är relaterad till service. Kan inte direkt hänföras till servicepotential. 4 Expansionsinvestering Avser att utöka servicepotentialen (ex. pga. ökat invånarantal)

63 Investeringsprocessen Kategori Avser 1 Objekt som tidigare erhållit igångsättningstillstånd Beskrivning Objekt som inte kräver nytt beslut under förutsättning att tidplan, kalkyl mm fortfarande håller. Belopps- eller tidsmässiga justeringar görs om dessa ändrats sedan föregående planering.

64 Investeringsprocessen Kategori Avser 2 Reinvestering (upprätthålla befintlig servicepotential) Beskrivning 2a - utbyte av befintliga maskiner, inventarier, ITutrustning, fordon m.m. 2b - utbyte av komponenter i mark, byggnader och tekniska anläggningar 2c - utbyte av hel byggnad

65 Investeringsprocessen Kategori Avser Beskrivning 3 Profilinvestering Omfattar alla typer av anläggningstillgångar, ex, parker, torg, konst, ljussättning mm. Är inte kopplat till att ersätta något uttjänt objekt eller att utöka servicepotentialen.

66 Investeringsprocessen Kategori Avser Beskrivning 4 Expansionsinvestering 4 a - nya byggnader och lokaler (från lokalförsörjningsplan samt hyresvärd hyresgäst) 4 b - nya gator/vägar, konstruktionsbyggnader, mark och markanläggningar (samhällsbyggnadsnämnden) 4 c - nya byggnader, anläggningar etc. (som ska återkomma till KS/KF för slutligt beslut)

67 Investeringsprocessen Prioriterad investeringsplan i flerårsplan i juni Processen bygger på denna förutsättning Junibeslutet = igångsättningsbeslut Vad krävs för att nå hit? Politiskt beslutsfattande i budgetprocessens slutskede Förutsätter att allt underlag är framtaget och finns tillgängligt minst from budgetdialogen Kanske annat upplägg av budgetarbetet i april(?) Om inte prioriterad investeringsplan/igångsättningsbeslut i juni när kan slutligt beslut tas i så fall istället? Kommunstyrelsen december (enligt gällande investeringspolicy 1/) Kommunfullmäktige i februari (sammanställd budget)? 1/ Med flerårsplanen som grund utarbetar respektive nämnd fram en investeringsbudget (med i allmänhet ökad detaljeringsgrad) för följande år. Investeringsbudgeten fastställs sedan av kommunstyrelsen om investeringsramen inte överskrids, i annat fall av kommunfullmäktige.

68 Investeringsprocessen Allt underlag ska finns till minst from budgetdialogen? En förutsättning för att kunna ge igångsättningstillstånd Allt beslutsunderlag som definierat vara relevant för att känna/veta att det slutliga beslutet om en investering kan tas Bakgrund och syfte, koppling till politiska målsättningar, alternativa lösningar, samordningsmöjligheter, konsekvenser för andra objekt, investeringskalkyl, driftkalkyl, lönsamhet/effektivisering, finansiering, riskanalys, miljökonsekvenser, tidplan, bilagor

69 Investeringsprocessen Koppling prioriterad investering finansiering Behov av att i fortsättningen koppla investeringarna till tydligt finansieringsbeslut (0 100 %) via kommunbidrag Släppa kopplingen till investeringens storlek på höjden (dock kvar för beräkning av upplåningsbehov) Ersätts av finansieringsbeslut om påverkan på den finansieringsansvariga nämndens kommunbidrag, dvs investeringarnas storlek på längden Underlättar prioriteringen mellan egna och förhyrda lokaler som konkurrerar om samma pengar Kräver bl. a. ändrade finansiella mål

70 Investeringsprocessen Koppling mellan kommunbidrag och investering Underlag ska innehålla en beräkning över samtliga driftkostnader Underlag ska innehålla uppgift om befintliga kapital- och driftkostnader som ska avräknas från de tillkommande kostnaderna Underlaget ska innehålla en beskrivning av önskvärd/ nödvändig finansiering (ur nämndsperspektivet) Innebär bland annat att lokalförsörjningsplanens fokus flyttas från investeringens storlek till de årliga kostnaderna

71 Investeringsprocessen Tidsplaneringen i budgetprocessen Öka planeringshorisonten med 7 år Nu utblick till 2025 har redovisats i planeringsunderlaget Dock inget (större) avtryck i planeringen med fortsatt fokus enbart på år 1 Tom 3 år verkar vara långt att överblicka Måste ske för hela planeringen, dvs både drift och investeringar i och med övergång till att prioritera/planera investeringarna på längden

72 Investeringsprocessen Kompletta investeringspaket Hålla samman hela investeringspaket när det är aktuellt/möjligt Investeringspaket = mark, byggnad, gata/väg, inventarier, IT ex Källdalsskolan som även innefattar ex gator (men som i aktuellt underlag inte syns i projektet) Ska ingå i lokalförsörjningsplaneringen

73 Fyra kalkyler Investeringsprocessen 1. Behovskalkyl 2. Förstudiekalkyl 3. Förprojekteringskalkyl 4. Upphandlingskalkyl Kalkyl 1 och/eller 2 ligger till grund för beslut om igångsättning (etapp 1) Kalkyl 3 o 4 inför byggstart

74 Investeringsprocessen Utgångspunkter för kalkylerna Anpassa och formalisera vad som görs bra och fungerar idag Tydliggöra kalkylosäkerhet Ta in standardkalkyler i de bärande dokumenten för investeringsprocessen Helhetskalkyler för både investerings-utgifter och samtliga driftkonsekvenser

75 Investeringsprocessen Standardisering av underlag för det formella beslutet om en investering Från revisionsrapport Bygger på förutsättningen att särskilda beslut tas i kommunstyrelsen/kommunfullmäktige om varje investering Skulle exempelvis kunna vara utformningen av tjänsteskrivelsen dock inget förslag i denna del I övrigt arbeta för denna ambition så långt som möjligt

76 Investeringsprocessen Handlingsalternativ till fullmäktige? (Från revisionsrapport) Nej inte generellt, men bör kunna särskilt bestämmas av fullmäktige i investeringsplanen i flerårsplanen (eller vid annat tillfälle när frågan bereds) inom ramen för vissa investeringar att ex handlingsalternativ ska redovisas samt när, var, hur detta i så fall ska ske Kan baseras på kategoriseringen av investeringarna

77 Investeringsprocessen Ansvarsgränser förvaltning nämnd Samhällsbyggnadsnämnden och -förvaltningen pilot

78 Investeringsprocessen Ansvarsgränser mellan nämnder Avser i första hand gränsdragningen mellan hyresvärd och hyresgäst (finansieringsansvarig nämnd) Vad innebär igångsättning i denna relation? Finansieringsansvarig nämnd beställer från samhällsbyggnadsförvaltningen Förstudie Projektering Byggstart Annat? Föreslås kunna göras av förvaltningschef (under förutsättning av nämndens erforderliga delegationsbeslut)

79 Investeringsprocessen Ansvarsgränser mellan nämnder resp. kommunstyrelse/kommunfullmäktige Nämnd ska tillse att rätt underlag (utifrån vad som föreslås utgöra underlag för besluten) finns med i det som ska bli del av lokalförsörjningsplanen och i ett senare skede (ev.) ingå i investeringsplanen Nämnd ska tillse att rätt underlag finns för övriga investeringar för det som (ev.) ska ingå i investeringsplanen Nämnd ska lämna förslag till prioritering av de investeringar som föreslås. I detta ligger att prioritera samtliga förslag oavsett typ av investering eller vilken väg de går till fram till den slutliga prioriteringen Nämnd ska göra sin prioritering utifrån Övergripande mål och Prioriterade områden enligt strategisk plan

80 Investeringsprocessen Dagens lokalförsörjningsplan Pengar på höjden

81 Investeringsprocessen Behov av förändring av redovisningen i lokalförsörjningsplanen (LFP) och underlaget för övriga investeringar Planeringen ska i fortsättningen kopplas till det ekonomiska utrymmet över tid (kommunbidragsutrymmet) = det (eventuella) årliga utrymme som finns att finansiera tillkommande behov mm och däri bland annat investeringarna Behovet av investeringskapital per år (dvs det som är dagens måttstock ) blir en teknisk summering av de objekt som redovisas i underlaget och medtas i LFP resp. flerårsplanen och som ligger till grund för beräkning av upplåningsbehovet Lokalförsörjningsprocessen behöver inte ändras utan enbart underlaget för resp. föreslagen investering och redovisningen i LFP

82 Investeringsprocessen Nytt innehåll i LFP Objekt Förskolor Förskola A 3,0 6,0 6,0 6,0 6,0 6,0 6,0 6,0 6,0 Förskola B 4,2 8,4 8,4 8,4 8,4 8,4 8,4 Summa 3,0 6,0 10,2 14,4 14,4 14,4 14,4 14,4 14,4 Gruppbostäder Gruppbostad C 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Gruppbostad D 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Summa 2,5 2,5 2,5 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 TOTALT 3,0 8,5 12,7 16,9 19,4 19,4 19,4 19,4 19,4

83 Investeringsprocessen Innehåll i budgetunderlag Dagens formella planeringshorisont Från lokalförsörjningsplan Övriga investeringar 3,0 8,5 12,7 16,9 19,4 19,4 19,4 19,4 19,4 1,0 1,5 2,0 2,0 2,7 3,0 5,0 6,0 7,0 Summa 4,0 10,0 14,7 18,9 22,1 22,4 24,4 25,4 26,4 Tillgängligt finansiellt utrymme 3,0 6,0 10,0 13,0 15,0 15,0 15,0 15,0 15,0 Skillnad -1,0-4,0-4,7-5,9-7,1-7,4-9,4-10,4-11,4 Det här är det långsiktiga behovet!

84 Investeringsprocessen Budgetårskopplingen för vissa investeringar tas bort Ett projekt ska kunna påbörjas direkt efter KF s beslut om flerårsplanen i juni om alla kriterier är uppfyllda - ska inte behöva vänta till årsskiftet av formella budgetårsskäl Det är driftstarten för investeringen som är det väsentliga, dvs när det påverkar resultaträkning och att beslut om finansiering (0-100 %) finns Driftstarten ska vara i enlighet med redovisad tidplan samt kopplingen till beslutet om kommunbidrag En investering är i huvudsak en likviditetsfråga fram till driftstarten

85 Investeringsprocessen Ägare och förvaltare av investeringsprocessen Processägare Förvaltning + befattning Kommunledningskontoret Ekonomichef Processförvaltare /utses/

86 Presentationsbild ~)lo o Behov av investering Kategorisering av investering --- Profil-'", -~ l<larlagt och Kval~etskontroll def1n1erat FC behov Typ av investering ' '.,._Reinvesteringar i lokaler O ~--ljoo~ )lo "----'l)lo,.nyinvesteringar o:- 1,... i lokaler God~~nnande av Kvalitetskontroll namnd om Lokalstrateg förvattningens underlagtill lokalförsöjningsplan Godlkäiinan<je av nämnd om egna reinvesteringar som underlagtill budgetdialog Godkännande av kommunstyrelsen om lokalförsörjningsplan som underlag till budgetdialog --J...;+~ Kvalitetskontroll ekonomiavdelningen Flerårsplan... Beslut om flerårsplan i KSIKF och/eller övriga investeringar övriga ny- och ' 'lo. reinvesteringar Godkännande av nämnd om egna investeringar som underlag till budgetdialog

87 Protokoll Socialnämndens arbetsutskott Dnr SN 2017/00187 Gemensam organisation för personligt ombud i kommunerna inom Fyrbodal via en Värdkommun Sammanfattning Kommunalförbundets Fyrbodals socialchefsnätverk har identifierat området personligt ombud (PO) som ett verksamhetsområde som de 14 medlemskommunerna skulle kunna utreda möjligheten att samarbeta kring. Ett förslag till gemensam organisation för personligt ombud har tagits fram. Kommunalförbundet Fyrbodals direktion har i juni beslutat att rekommendera kommunerna att ställa sig bakom förslaget med en sammanhållande organisation för personliga ombud med en värdkommun, sju tjänster och tre placeringsorter. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Fyrbodals rapport gällande personligt ombud organiserat via värdkommun. Beslut Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till socialnämnden utan eget ställningstagande. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

88 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 1(2) Dnr SN 2017/00187 Handläggare Utvecklare Åsa Jarhag Håkansson Telefon Gemensam organisation för personligt ombud i kommunerna inom Fyrbodal via en Värdkommun Sammanfattning Kommunalförbundets Fyrbodals socialchefsnätverk har identifierat området personligt ombud (PO) som ett verksamhetsområde som de 14 medlemskommunerna skulle kunna utreda möjligheten att samarbeta kring. Ett förslag till gemensam organisation för personligt ombud har tagits fram. Kommunalförbundet Fyrbodals direktion har i juni beslutat att rekommendera kommunerna att ställa sig bakom förslaget med en sammanhållande organisation för personliga ombud med en värdkommun, sju tjänster och tre placeringsorter. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Fyrbodals rapport gällande personligt ombud organiserat via värdkommun Protokoll MBL-förhandling Förebyggandeenhetens konsekvensanalys Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att ställa sig bakom en gemensam organisation för personligt ombud i kommunerna inom Fyrbodal samt att godkänna Trollhättan som värdkommun för verksamheten. att besluta att avsätta kr/år för gemensam organisation för personligt ombud. att föreslå Kommunalförbundet Fyrbodal att genomföra en utvärdering av den gemensamma organisationen för personligt ombud efter ett år. Ärendebeskrivning Under hösten 2015 identifierade och föreslog Kommunalförbundets Fyrbodals socialchefsnätverk området personligt ombud (PO) som ett verksamhetsområde som de 14 medlemskommunerna skulle kunna utreda möjligheten att samarbeta kring. Ett förslag till gemensam organisation för personligt ombud har tagits fram av en arbetsgrupp bestående av kommunrepresentanter och under ledning av kommunalförbundets utvecklingsledare inom funktionshinderområdet.

89 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 2(2) Dnr SN 2017/00187 I korthet innebär förslaget att en sammanhållen verksamhet för PO bildas under en värdkommun. Sammanlagt omfattar verksamheten sju PO varav en även har uppdraget som chef. Tjänsterna fördelas på tre placeringsorter utifrån geografisk spridning. Kostnaden fördelas per captia utifrån medborgare 18 år och äldre. Avtal som reglerar samverkan, bl a eventuell justering av kostnad, ska upprättas mellan värdkommun och övriga kommuner. Den 5 april 2017 presenterades arbetsgruppens förslag för Kommunalförbundet Fyrbodals Beredning Välfärd, som ställde sig bakom och skickade förslaget vidare till direktionen för ställningstagande om att rekommendera kommunerna att göra detsamma. Den 8 juni 2017 beslutade Kommunalförbundet Fyrbodals direktion att rekommendera kommunerna att ställa sig bakom förslaget med en sammanhållande organisation för personliga ombud med en värdkommun, sju tjänster och tre placeringsorter. Under förutsättning att nödvändiga beslut fattas planeras för att den nya organisationen etableras under första kvartalet För att det ska kunna ske måste rekrytering av chef för verksamheten påbörjas under hösten Förslaget är ur Uddevalla kommuns perspektiv neutralt i förhållande till dagens kostnad. Malin Krantz Socialchef Åsa Jarhag Håkansson Utvecklare Expediera till Kommunalförbundet Fyrbodal Avdelningschef individ- och familjeomsorg Enhetschef Förebyggandeenheten

90 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Personligt ombud i Fyrbodal organiserat via Värdkommun utredning på uppdrag av socialcheferna i Fyrbodals 14 kommuner Kompletterat med reviderat förslag 10 mars 2017 Arbetsgrupp: Maria Klamas, Vetenskaplig ledare, Fyrbodals kommunalförbund Marie Olander, Samordnare socialpsykiatri, Vänersborgs kommun Tore Andersson, Personligt ombud Dalsland (Mellerud, Åmål, Bengtsfors, Dals Ed) Anneli Fredriksson, Personligt ombud Trollhättan Hampus Karlsson, Enhetschef (socialpsykiatri), Sotenäs Anna Svensson, Enhetschef (för bland annat personliga ombud), Uddevalla Lena Johansson, Förvaltningschef, Trollhättan

91 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Innehållsförteckning Nya uppdraget och bakgrund till det... 3 Rapportens disposition Bakgrund Personligt ombud - vad är det? Organisationsform PO via värdkommun PO-verksamhet via värdkommun i Fyrbodal Inledning Organisering och styrning Ledningsgrupp Bemanning Geografisk indelning Lokaliteter Transportmedel Budget Kostnadsfördelning/kommun baserat på invånare 18 år och äldre Sammanfattande ord om organisationsförändring Kompletterande uppdrag PO i Fyrbodal Inledning Klusterindelningar, nya förslag Förslag nummer Förslag nummer Förslag nummer Sammanfattande ord om de tre förslagen kring klusterindelning Sammanfattning bemanning PO Budget reviderat förslag baserat på 7 PO Kommentarer till budgetförslaget Fördelning kostnad per kommun Tankar på vägen

92 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Nya uppdraget och bakgrund till det Maria Klamas, Fyrbodals kommunalförbund fick 23/9-16 uppdraget att tillsammans med, av socialcheferna utvalda, representanter från kommunerna, göra en ny fördjupad utredning kring personliga ombud 1 i Fyrbodal. Utgångspunkten i det nya uppdraget är den rapport om olika former av organisering av PO som presenterades för socialchefer och beredningen våren Det nya uppdraget består i att göra en fördjupad utredning kring organisationsformen Personligt ombud organiserat via värdkommun. Socialcheferna önskar ett förslag vad gäller; Organisering och styrning, Geografisk indelning, Kostnader och kostnadsfördelning Kostnaderna ska baseras på befolkning 18 år och äldre, och utredningen ska även beskriva möjliga statsbidrag och annan möjlig finansiering. Ett tydligt brukarperspektiv ska genomsyra arbetet. Socialchefernas utgångspunkt är att alla Fyrbodals 14 kommuner ansluter sig till den Fyrbodalgemensamma organiseringen av PO, men ser inga hinder för att genomföra organisationsformen även om någon/några kommuner väljer att ställa sig utanför. Rapporten ska presenteras för socialcheferna 27 januari 2017 och för Beredningen Välfärd 16 februari I arbetsgruppens uppdrag ligger inte att utreda eller föreslå vilken kommun som ska vara värdkommun för PO-verksamheten i Fyrbodal. Arbetsgruppen består av: Maria Klamas, Vetenskaplig ledare, Fyrbodals kommunalförbund Marie Olander, Samordnare socialpsykiatri, Vänersborgs kommun Tore Andersson, Personligt ombud Dalsland (Mellerud, Åmål, Bengtsfors, Dals Ed) Anneli Fredriksson, Personligt ombud Trollhättan Hampus Karlsson, Enhetschef (socialpsykiatri), Sotenäs Anna Svensson, Enhetschef (för bland annat personliga ombud), Uddevalla Lena Johansson, Förvaltningschef, Trollhättan Vid såväl arbetet med den förra rapporten kring PO i Fyrbodal och denna har information inhämtats från PO-verksamheten i Värmland, via Monica Hjelte, verksamhetschef för personliga ombud och hennes kollegor. Vidare har information inhämtats från Länsstyrelsen och Socialstyrelsen för att sätta samman denna rapport. 1 Härefter förkortat PO 2 Finns publicerad på 3

93 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Rapportens disposition Rapporten inleds med en bakgrund där insatsen personligt ombud och organisationsformen PO via värdkommun beskrivs på ett övergripande sätt. Därefter följer del två som har sitt fokus på Fyrbodals fjorton kommuner och hur personliga ombud via värdkommun skulle kunna se ut beträffande organisering och styrning, geografisk indelning samt kostnader och kostnadsfördelning. Detta inkluderar även förslag kring ledningsgrupp, bemanning, lokaliteter och transportmedel. Rapporten avslutas med några sammanfattande ord kring organisationsförändringen vilket knyter an till den grundläggande tanke som socialchefsnätverket lyft fram i båda sina uppdragsbeskrivningar. 1. Bakgrund I detta avsnitt ges en kort generell beskrivning av vad personligt ombud är samt av organisationsformen PO via värdkommun. Denna generella beskrivning ligger till grund för det förslag för Fyrbodal som presenteras i del två Personligt ombud - vad är det? Verksamheten med personligt ombud riktar sig till personer 18 år och äldre, med långvarig och omfattande psykisk funktionsnedsättning som har behov av särskilt stöd för att kunna tillvarata sina rättigheter i samhället. År 2000 beslutade regeringen att verksamheter med personliga ombud skulle bli permanenta och landsomfattande (Regeringsbeslut S98/7454ST, S1999/4985ST). Verksamheten är frivillig för kommunerna. Den 1 augusti 2013 trädde förordning SFS 2013:522 i kraft, om statsbidrag till kommuner som bedriver verksamhet med personligt ombud för vissa personer med psykiska funktionsnedsättningar. I förordningen anges bland annat att: Statsbidrag lämnas för verksamhet med personligt ombud som syftar till att den enskilde ska; - Ha bättre möjligheter att påverka sin livssituation och vara delaktig i samhället - Ha möjligheter att leva ett mer självständigt liv och få en förbättrad livssituation - Ges möjligheter att få tillgång till samhällets utbud av vård, stöd och service på jämlika villkor samt rättshjälp, rådgivning och annat stöd utifrån sina egna önskemål och behov. Verksamheten syftar även till att; - Få myndigheter, kommuner och landsting att samverka utifrån den enskildes önskemål och behov 4

94 FoU-Socialtjänst Fyrbodal - Ge underlag till åtgärder som kan förebygga brister i fråga om att den enskilde kan få tillgång till samhällets utbud av vård, stöd och service, rehabilitering och sysselsättning utifrån egna önskemål, behov och lagliga rättigheter. Ett personligt ombud ska; - Stödja den enskilde för att så långt det är möjligt uppnå ändamålen i 3 förordningen, första stycket - Arbeta på den enskildes uppdrag Socialstyrelsens roll är att ansvara för samt stödja och utveckla verksamheterna i samverkan med länsstyrelserna och huvudmännen. Socialstyrelsen har även haft ansvaret för att definiera arbetsuppgifter och kriterier för arbetet som ombud samt ansvar för att ordna utbildningar för PO Organisationsform PO via värdkommun Oavsett hur PO-verksamheter organiseras ska utgångspunkten och fokus vara utifrån ovanstående, det vill säga, ett reellt brukarperspektiv. PO-verksamhetens och den enskilde PO:s ledstjärna ska i, såväl det strukturella som det klientnära arbetet, vara möjligheten för den enskilde att ta del av sina samhälleliga rättigheter. Organisering av PO via värdkommun innebär att flera kommuner går samman och skapar en gemensam PO-verksamhet. Denna PO-verksamhet förläggs organisatoriskt i en av de kommuner (den så kallade värdkommunen) som valt att gå samman och det är där samtliga PO blir anställda. En verksamhetschef tillsätts, denna kan utöver sitt chefskap även ha egna klienter som PO. De kommuner som valt att samorganisera sig finansierar verksamheten gemensamt utifrån en fördelning som de kommit överens om, exv. baserat på invånare 18 år och äldre. I Socialstyrelsens uppföljning av verksamheten med PO ( ) anges att de län som har en gemensam organisation av ombudsverksamheten har identifierat flera fördelar med det. Att arbeta flera tillsammans ger bredare kompetens. Verksamheterna blir inte lika sårbara vid sjukdom och/eller semester och det kan i vissa fall vara en fördel om klienten kan välja ett ombud bland flera. Det är också lättare att tillsätta en ledningsgrupp på länsnivå än på kommunal nivå. Just det med en fungerande ledningsgrupp är en viktig faktor att ha i beaktande då Socialstyrelsens uppföljning visade att det i många ledningsgrupper saknas viktiga samverkansparter. Vad gäller Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan så fanns de endast representerade i cirka en tredjedel av ledningsgrupperna. Saknas representation från vissa parter leder det till minskad samverkan, vilket givetvis får återverkningar ytterst för klienterna. Just de delar som gäller ledningsgruppen, aktörers representation, är något som Socialstyrelsen ser som ett viktigt område att förbättra inom PO-verksamheterna. 5

95 FoU-Socialtjänst Fyrbodal I Värmland drivs sedan 2002 PO i samverkan mellan alla deras16 kommuner och Karlstad är värdkommun för verksamheten. Socialstyrelsen lyfter fram de framgångsfaktorer som Värmland har angett med sin organisering av PO (Socialstyrelsen ) - PO fristående ställning - Fungerande ledningsgrupp och samlad länsorganisation - Tydligt formulerat uppdrag för PO - Klienten är uppdragsgivare - Klienten sprider positiva omdömen om hjälp och stöd som erhållits - PO arbetar långsiktigt och med kontinuitet för hållbar förändring - PO identifierar och påtalar brister, hinder och systemfel - PO bidrar till verksamhetens utveckling - PO erhåller kontinuerlig kompetensutveckling 2. PO-verksamhet via värdkommun i Fyrbodal 2.1. Inledning Uppdraget från socialchefsnätverket är att göra en fördjupad utredning kring organisationsformen Personligt ombud organiserat via värdkommun. Denna utredning skall fokusera på; organisering och styrning, geografisk indelning samt kostnader och kostnadsfördelning Organisering och styrning Socialchefsnätverkets målsättning är att samtliga 14 kommuner i Fyrbodal samorganiserar POverksamheten via en värdkommun. Arbetsgruppen har inte haft i uppdrag att föreslå eller utreda vilken kommun som i så fall bäst skulle vara värdkommun. PO-verksamhetens yttersta ledning sker via den så kallade ledningsgruppen, däri ingår bland annat den verksamhetschef som håller samman verksamheten med dess personliga ombud Ledningsgrupp Förslag; en central ledningsgrupp och fem lokala ledningsgrupper som följer den geografiska kluster-indelningen. Enligt 5 i förordningen (SFS 2013:522) om statsbidrag till kommuner som bedriver verksamhet med personligt ombud ska det finnas en ledningsgrupp med representanter från kommun, landstingets primärvård och psykiatri, arbetsförmedling och försäkringskassa. Patient-, brukar- och anhörigorganisationer ska erbjudas att delta i ledningsgruppen. 6

96 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Ledningsgruppens uppgift är att leda ombudens arbete, men också att arbeta strategiskt med kvalitets- och utvecklingsarbete. Som tidigare nämnts har det visat sig exempelvis i Socialstyrelsens uppföljning att det i många ledningsgrupper saknas viktiga samverkansparter. Det är främst Arbetsförmedling och Försäkringskassan som lyfts fram som aktörer som ofta saknas i ledningsgrupperna i landet. Socialstyrelsen lyfter fram flera framgångsfaktorer i Värmlands organisering av PO, bland annat en fungerande ledningsgrupp och samlad länsorganisation. Arbetsgruppen ser det som värdefullt att ta vara på de erfarenheter Värmland har vad gäller tillskapande och upprätthållande av en fungerande central ledningsgrupp och deras lokala ledningsgrupper. Detta kan öka förutsättningarna för Fyrbodal att skapa detsamma Bemanning Förslag till bemanning i Fyrbodal; Nio personliga ombud plus en verksamhetschef med egna klienter (dvs. viss del PO). Idag finns totalt sett sex personliga ombud inom Fyrbodalområdet; två i Uddevalla, ett PO vardera i Vänersborg, Trollhättan och Färgelanda. Mellerud, Åmål, Bengtsfors och Dals Ed har ett PO i samverkan. Detta ger att sex kommuner i Fyrbodal helt saknar personliga ombud. Bemanning av PO ska ses på tre nivåer; Bemanning PO totalt i Fyrbodal Bemanning PO i respektive kluster Antal klienter/po En av fördelarna med detta tänk är att det öppnar upp för flexibilitet och ökad effektivitet i användandet av PO där anpassning kan ske utifrån brukarnas behov i högre grad än vid organisering av PO i enskilda kommuner. Baserat på kommuninvånarantal 18 år och äldre i Fyrbodal som helhet föreslår arbetsgruppen nio personliga ombud i Fyrbodal plus en verksamhetschef som då kan ha ett visst antal klienter, dvs. arbeta både som PO och chef. Denna bemanning är baserad på 1 PO per invånare, en beräkning som de flesta kommuner använder. Fyrbodal har som helhet invånare varav personer 18 år och äldre (år 2015 enligt (Antal/kommun redovisas i tabell 1). Hur bemanningen föreslås se ut i varje kluster presenteras i relation till stycke om geografisk indelning. Att räkna ut bemanning när det gäller PO innebär, som arbetsgruppen ser det, egentligen att ta fler aspekter i beaktande än enbart befolkningsmängd, något som poängterades även i förra rapporten. Dessa aspekter är betydelsefulla att ta hänsyn till för att uppdraget ska bli rimligt och trovärdigt för såväl PO som klienter. Vi menar att en beräkning baserad på befolkningsmängd är den beräkning som kan göras initialt, men att de andra aspekterna kan och borde tas i 7

97 FoU-Socialtjänst Fyrbodal beaktande när organisationen är ett faktum. Det är först då chefen tillsammans med nätverket av PO kan få kännedom om och kartlägga nedanstående aspekter på ett mer reellt sätt. Detta är också aspekter som är föränderliga över tid. Således behöver det finnas utrymme för flexibilitet när det gäller bemanningsfrågan. De aspekter arbetsgruppen vill betona som betydelsefulla vad gäller bemanning är; - Hur målgruppen ska avgränsas, här ska det vara förordningen som avgränsar målgruppen. - Tyngd/dignitet på ärendet (p.g.a. föränderlig problematik för målgruppen) - Avstånd mellan ärenden, d.v.s. hur lång resväg för PO - Nätverk som PO ska delta i - Uppsökande verksamhet (i vilken omfattning och på vilket sätt) - Samverkan med och tillgänglighet till andra aktörer (FK, AF, Kriminalvården, Frivården, Öppen och slutenvården, primärvården, socialtjänsten, kronofogden, konsumentkontor m.fl.) - Tillgång till stöd- och vårdverksamheter (boende, boendestöd, öppenvård, slutenvård etc.) - Deltagande i ledningsgrupp (lagtvång) Denna bemanning av PO totalt sett i Fyrbodal måste också brytas ner till vilket antal klienter/po som är rimligt att ha. De ovanstående aspekterna kan då vara till nytta för en sådan beräkning. Vi har ingen anledning att tro att det kommer att bli extra många nya ärenden i de kommuner som tidigare inte haft PO. Sannolikheten är större att det istället krävs extra tid för PO och verksamhetschef att göra PO känt i dessa kommuner. Ett förslag är också att verksamhetschefen initialt har färre ärenden för att kunna lägga extra uppmärksamhet på att bygga upp den nya PO-verksamheten och då inledningsvis ledningsgrupp och verksamhetsplan Geografisk indelning Förslag; Fyrbodal delas in i fem kluster, där det i varje kluster finns en så kallad placeringskommun. Den övergripande bemanningen i Fyrbodal som helhet bryts via kluster ner i delområden där antalet PO fördelas utifrån befolkningsmängd inom respektive kluster. Denna fördelning ska inte ses som statisk utan mer som en grund med möjlighet till flexibilitet utifrån skiftande behov hos klienterna inom Fyrbodal som helhet som beskrivits ovan. Valet av vilka kommuner som ska ingå i ett kluster har dels varit geografiskt, dels i vilken mån kända samarbeten kommuner emellan redan finns. Val av vilken kommun i respektive kluster som föreslås vara placeringskommun är geografiskt baserad för att öka möjligheterna för samarbete över klustergränser vid behov. Arbetsgruppen menar att det är en fördel om placeringskommunerna i möjligaste mån ligger så nära varandra som möjligt, istället för att de förläggs i ytterkant av klustren. 8

98 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Det finns inga befintliga strukturer inom Fyrbodal som skulle kunna skapa naturliga kluster för PO-verksamheten, varför vi skapat nya kluster-formationer. I varje kluster finns en fetmarkerad kommun, vilken är den vi föreslår som placeringskommun. Placeringskommunen är den kommun där respektive PO/PO-grupp utgår från och har sin fasta lokal. Vi har också räknat samman hur många invånare respektive kluster har för att därigenom kunna beräkna bemanning av PO inom klustret. I den mån behov finns kommer PO att röra sig över klusterindelningarna. Det kan exempelvis handla om ökat behov av PO-stöd hos befintliga klienter eller ökat antal klienter i behov av PO. Det kan även handla om matchning av PO, ersättare vid sjukdom eller ledighet, alternativt behov av att vara två PO vid besök hos klienter. PO i kluster 1 och 2 kan eventuellt ha som arbetssätt att de jobbar ihop vissa dagar i kluster 1 och vissa dagar i kluster 2 om behov finns. Utgångspunkten är att tillse att de personer som har behov av PO får detta och en samlad organisering av PO ökar förutsättningen för att nyttja POresurserna mer effektivt. Kluster 1 Tanum Strömstad invånare totalt varav invånare 18 år och äldre 1 PO Kluster 2 Dals Ed Bengtsfors Åmål invånare totalt varav invånare 18 år och äldre 1 PO Kluster 3 Uddevalla Färgelanda Orust invånare totalt varav invånare 18 år och äldre 3 PO 9

99 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Kluster 4 Vänersborg Trollhättan Mellerud invånare totalt varav invånare 18 år och äldre 3 PO Kluster 5 Munkedal Sotenäs Lysekil invånare totalt invånare 18 år och äldre 1 PO Tillkommer gör en verksamhetschef med egna klienter vilken placeras i det kluster där värdkommunen är belägen Lokaliteter Förslag; fem fasta lokaler samt nio disponibla lokaler. Denna typ av organisering kräver ett antal lokaler för PO i våra kommuner. Det krävs lokal i värdkommunen, där verksamhetschef samt den/de PO som är placerade i det kluster där värdkommunen ingår kommer att hålla till. Här kommer APT, andra möten mm hållas. Vissa klientmöten kan också förekomma. Detta innebär att lokalen behöver ha; konferensrum, kontor och samtalsrum utöver tillgång till toalett och köksdel/personalrum. Det krävs fyra fasta lokaler till, vilka ska finnas i de så kallade placeringskommunerna, där den/de PO har sin hemvist. Utifrån förslaget är detta; Tanum, Dals Ed, Uddevalla, Vänersborg och Munkedal. I övriga kommuner räcker det att det finns disponibla lokaler att nyttjas vid behov. Dessa kan vara inom kommunen, regionen, arbetsförmedling, försäkringskassa eller liknande. Det är en fördel om PO-verksamhetens fasta lokaler är belägna centralt, nära allmänna kommunikationer, allt för att underlätta för såväl klienter som PO att nyttja dessa. Ett annat önskemål är att lokalen är placerad på ett sådant sätt så att gruppen inte riskerar att pekas ut på ett negativt sätt. Det vill säga lokaliteternas placering ska inte bidra till ökad stigmatisering för gruppen personer med psykisk ohälsa. 10

100 FoU-Socialtjänst Fyrbodal 2.6. Transportmedel Förslag; totalt sett tillgång till fem bilar, en i varje kluster. Utgångspunkten i förslaget är att PO-verksamheten i möjligaste mån använder allmänna kommunikationer och/eller cykel/el-cykel. Detta är givetvis inte alltid möjligt på grund av bristande kollektivtrafik, avstånd och tidsåtgång mm. Aspekter som behöver diskuteras vidare är i vilken mån verksamheten ska ha egna leasingbilar eller om det går att förhandla in sig på kommunens egna bilar och boka på samma sätt som andra gör idag. Ett annat förslag som bör diskuteras är i vilken mån egna bilar kan användas. I de fall egen bil används ska ett bilavtal upprättas, d.v.s. tillstånd från chef att använda privat bil i tjänsten. I den mån det är möjligt att använda kollektivtrafiken föreslås att busskort köps in till PO som nyttjar dessa i tjänsten (Göteborg har inga bilar utan samtlig personal har årskort på Västtrafik) Budget Detta är en preliminär budget för kostnader/kommun. Vissa punkter är svårare än andra att beräkna exv. vad gäller uppstartskostnader med mera. Statsbidrag ansöks om via Länsstyrelsen. Förutsättningarna för och ansökan om statsbidrag kommer att förändras. Den information vi fått från Ylva Fredén-Engvall (Länsstyrelsen) kommer den nya föreskriften träda i kraft 1 september 2017 och börjar tillämpas först i fråga om statsbidrag för Det innebär att 2017 års fördelning inte påverkas av de nya reglerna. I korthet innebär den nya föreskriften följande: Att en kommuns ansökan om statsbidrag ska ha kommit in till länsstyrelsen senast den 1 mars samma år som länsstyrelsen fördelar statsbidraget. Länsstyrelsen ska fördela statsbidraget med utgångspunkt från antalet årsanställningar på heltid eller deltid som personligt ombud. Av länsstyrelsens beslut om fördelning av statsbidraget ska det framgå hur många årsanställningar på heltid eller deltid som personligt ombud som respektive kommun har beviljats statsbidrag för. Socialstyrelsen beslutar om hur stort statsbidrag en årsanställning på heltid som personligt ombud motsvarar. Det är Länsstyrelsen som avgör i vilken mån statsbidrag kan erhållas för verksamhetschef. En viktig förutsättning för att få statsbidrag för verksamhetschef är dock att denna person har egna klienter och att man kan visa på hur verksamheten gynnas av en sådan position. Statsbidrag beviljas inte för enbart arbetsledning 3. Arbetsgruppen ser det inte som troligt att enbart vara verksamhetschef för PO skulle medföra 100 % -tjänst då arbetsgruppen är relativt liten, men 3 För vidare diskussion hänvisas till Ylva Fredén-Engvall, Länsstyrelsen. 11

101 FoU-Socialtjänst Fyrbodal detta behöver givetvis diskuteras utifrån omfattning på de arbetsuppgifter som ska inkluderas i en sådan tjänst. Nedanstående budget är baserad på en differentiering av kostnad/kommun utifrån antal invånare 18 år och äldre. Ingen differentiering mellan kommunerna har skett relaterat till geografiska avstånd, kostnader för lokaler, kostnader för transporter eller faktiskt antal klienter. Budget Personalkostnader Lokalkostnad IT-kostnad Kontorskostnad Arbetsmiljö, inventarier Bilkostnad Telefoni Resekostnad Personalbefrämjande åtgärder Handledning Porto, annonser, tidningar, reklam Kurs-konferens kostnader Administrativ kostnad 6,1 % till värdkommun Summa kostnader Intäkter Statsbidrag Kommunbidrag Summa intäkter Inklusive personalomkostnadspålägg 5 Leasingkostnad 15,000 per dator 6 Investeringsbudget för uppstartskostnader 7 Fem leasingbilar 8 Transport och logi 9 Broschyrer, annonser mm 10 Anmälningskostnader 11 6,1 % av kommunbidraget 12

102 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Kostnadsfördelning/kommun baserat på invånare 18 år och äldre Kommun Invånare 18 år och äldre Del av totala kommunkostnaden Bengtsfors Dals-Ed Färgelanda Lysekil Mellerud Munkedal Orust Sotenäs Strömstad Tanum Trollhättan Uddevalla Vänersborg Åmål Totalt Sammanfattande ord om organisationsförändring All typ av organisering innebär såväl möjligheter som svårigheter. I vissa fall kan dessa överblickas redan innan förändringen är genomförd, i andra fall kan de endast uppmärksammas under och ibland först efter förändringsprocessen. Det är, som arbetsgruppen ser det, betydelsefullt att sträva efter att utveckla en lärande organisation, där det finns en öppenhet för nya perspektiv och infallsvinklar, men också att aktivt utvärdera och reflektera över sin organisation och verksamhet för att tillse att den skapar förutsättningar för gott stöd till personer med psykiska svårigheter, en god arbetsmiljö för medarbetarna, en god samarbetsarena för andra samhälleliga aktörer inom verksamhetsområdet samt vara kostnadseffektivt. Totalt sett handlar det om att tillvarata resurser på bästa sätt på såväl samhällelig, organisatorisk som individuell nivå. Syftet med en organisationsförändring och utveckling av personliga ombud i Fyrbodal sattes av socialcheferna inför förra uppdraget som bestod i att utreda olika organisationsformer för POverksamheten. Syftet som lyftes fram då och fortfarande varit arbetsgruppens utgångspunkt i utredningsarbetet är att; Säkerställa den fristående ställning som personliga ombud ska ha gentemot socialförvaltningarna, 13

103 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Skapa samverkan mellan personliga ombud som kan främja kompetensutveckling, kollegialt stöd, säkerhet och trygghet för PO samt ökad tillgång till PO, kvalitet och kontinuitet för klienterna Verka för en tydligare roll för personliga ombud i Fyrbodal, gentemot såväl klienter som andra aktörer runt klienten Minska sårbarheten för verksamheten 14

104 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Bilaga 1. Orust Trollhättan MOC l)orn 15

105 FoU-Socialtjänst Fyrbodal 4. Kompletterande uppdrag PO i Fyrbodal 4.1. Inledning Den 27 januari 2017 presenterades rapport Personligt ombud i Fyrbodal organiserat via Värdkommun utredning på uppdrag av socialcheferna i Fyrbodals 14 kommuner för socialchefsnätverket. Socialchefsnätverket var mycket positiva till förslaget i stort, men framhöll att kostnaderna skulle bli svåra att motivera. Arbetsgruppen fick därför ett kompletterande uppdrag att minska ambitionsnivån och se över samtliga utgifter. Arbetsgruppen sammanställde ett nytt förslag vilket presenterades för socialchefsnätverket 10 mars Detta nya förslag biläggs i den ursprungliga rapporten. Det nya förslaget innebär förändringar inom tre aspekter; - Lägre antal PO. Detta förslag baseras på 7 PO totalt inklusive chef med egna klienter jämfört med förra förslaget som baseras på 10 PO totalt inklusive chef med egna klienter - Förändrad geografisk indelning och nya klusterindelningar - Budgetförändringar 4.2. Klusterindelningar, nya förslag En förändring av antal PO totalt sett i Fyrbodal genererar förändringar i klusterindelningen. Arbetsgruppen har tagit fram tre nya förslag till geografisk indelning. Varje förslag bygger på att Fyrbodals 14 kommuner delas in i tre geografiska kluster. Siffran inom parentes avser antal PO i klustret. Skillnaderna i de tre olika förslagen är; Vilka kommuner som bildar kluster Vilken kommun som får funktionen placeringskommun dvs. den kommun vilken respektive PO utgår från (se vidare i grundrapporten) Hur många PO/invånare (18 år och äldre) klustret totalt sett består av Fördelning av PO/invånarantal i respektive kluster Geografiska avstånd mellan placeringskommunerna Geografiska avstånd för PO att röra sig i för att nå klienterna Antal PO i respektive kluster (anges inom parentes då antal PO/invånare presenteras) Kommentarer i relation till varje förslag och arbetsgruppens rekommendation ges i slutet av avsnittet. 16

106 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Förslag nummer 1 Kluster 1 Uddevalla Tanum Munkedal Lysekil Sotenäs Orust Totalt Antal invånare/po (3) Kluster 2 Vänersborg Färgelanda Mellerud Trollhättan Totalt Antal invånare/po (3) Kluster 3 Dals Ed Åmål Bengtsfors Strömstad Totalt Antal invånare/po (1)

107 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Förslag nummer 2 Kluster 1 Vänersborg Mellerud Dals Ed Åmål Bengtsfors Totalt Antal invånare/po (2) Kluster 2 Uddevalla Trollhättan Orust Färgelanda Totalt Antal invånare/po (3) Kluster 3 Munkedal Lysekil Sotenäs Tanum Strömstad Totalt Antal invånare/po (2)

108 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Förslag nummer 3 Kluster 1 Uddevalla Trollhättan Orust Vänersborg Totalt Antal invånare/po (4) Kluster 2 Munkedal 8221 Strömstad Tanum Lysekil Sotenäs Färgelanda Dals Ed Totalt Antal invånare/po (2) Kluster 3 Mellerud Åmål Bengtsfors Totalt Antal invånare/po (1)

109 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Sammanfattande ord om de tre förslagen kring klusterindelning Förslag nummer 1 har en jämn fördelning av PO/invånarantal i var och ett av klustren. Ett PO arbetar ensam i sitt kluster. Förslag nummer 2 har placeringsorter som ligger relativt nära varandra vilket är en vinst då syftet är att PO ska stötta upp varandra i Fyrbodal som helhet vid behov. Inget PO är ensam i sitt kluster. Kluster två har något fler invånare/po, men har dock mindre geografisk yta med två större tätorter, vilket kan leda till kortare restider och därmed lägre reskostnader. Förslag nummer 3 har ett mindre och betydligt mer invånartätt kluster och två kluster med större geografisk yta och lägre invånarantal. Ett PO arbetar ensam i sitt kluster Ett observandum är att i den kommun som blir värdkommun kommer chefen att placeras vilket ger ett PO ej på heltid i det klustret. Faktisk klusterindelning måste diskuteras utifrån vilken kommun som blir värdkommun, men också utifrån vilken faktor av tjänst chefskapet ska ha. Arbetsgruppens rekommendation är att anta förslag nummer Sammanfattning bemanning PO Det nya förslaget med 7 PO i Fyrbodal ska ses i ljuset av hur det ser ut idag och jämfört med förra förslaget på 10 PO i Fyrbodal. När bemanning ska diskuteras är det flera aspekter som ska tas i beaktande (vilket vi diskuterat i tidigare rapporter). För att ha någonting att utgå från använder vi oss av en beräkning av antal invånare per PO. Riktmärket som angavs under projekttiden då PO infördes i Sverige var baserat på totalt antal invånare, vi har dock valt att göra beräkningarna på invånare 18 år och äldre då det är de som kan få insatsen personligt ombud. Idag finns 6 personliga ombud i Fyrbodal; i Vänersborg, Trollhättan, Bengtsfors, Dals Ed, Mellerud, Åmål, Färgelanda, Uddevalla. Dessa kommuner har totalt personer 18 år och äldre vilket ger 1 PO/ Eftersom de kommuner som har PO idag inte samverkar med varandra (förutom delar av Dalsland) bör fördelningen av antal PO/antal invånare 18 år och äldre, ses utifrån respektive PO-bemanning i respektive kommun. Fördelningen ser då ut enligt nedan; Uddevalla 2 PO på = 1 PO/ Vänersborg 1 PO/ Trollhättan 1 PO/44912 Färgelanda 1 PO/5228 Mellerud, Åmål, Bengtsfors, Dals Ed 1 PO/

110 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Det första förslaget på 10 PO på 14 kommuner med totalt invånare 18 år och äldre = 1 PO/ Det reviderade förslaget med 7 PO på 14 kommuner med totalt invånare 18 år och äldre = 1 PO/ För att beräkna bemanning av PO angavs ett riktmärke under projekttiden som då var 1 PO/25-30 tusen invånare. Detta var då baserat på det totala antal invånare och inte enbart de som skulle kunna få insatsen PO. Om vi med den nya föreslagna bemanningen med 7 PO räknar på samma sätt har vi i Fyrbodal totalt invånare vilket ger 1 PO/ Sett med dessa ögon innebär en bemanning på 7 PO totalt i Fyrbodal en lägre bemanning än vad Socialstyrelsen angav som riktmärke under projekttiden av personliga ombud Budget reviderat förslag baserat på 7 PO Personal Lokaler IT Kontorsmaterial 7000 Arbetsmiljö inventarier Bilar Telefon Kurs och konferens Personalvård Handledning Trycksaker, annonsering etc Administration Summa kostnad

111 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Intäkter Statsbidrag (49,7 %) Kommunbidrag (50,3 %) Summa intäkter Kommentarer till budgetförslaget Lön 6x x (avstämning är gjord med Vision och med PO i Värmland). Denna post påverkas givetvis beroende på vilken kompetens som kommer att krävas av såväl PO som chef. Summan som anges är inklusive personalomkostnadspålägg IT kronor leasing/dator 3 kluster medför behov av 3 lokaler. Kostnaderna kommer att slå olika beroende på om man väljer att hyra fristående lägenheter i placeringskommunerna eller om man hyr in sig på kontor i socialtjänstens egna lokaler. Dessa kostnader skiljer säkerligen sig åt i var och en av våra kommuner. Som exempel ges kontor i stadshuset i Trollhättan där en 2-modulare kostar kr. Sedan tillkommer en kostnad för del i övriga utrymmen, så total kostnad närmare kr/år. Vid resonemang om vilken typ av lokal som ska väljas bör utöver kostnaden hänsyn tas till den fristående ställningen för PO där placering i kommunhus kan vara problematiskt Arbetsmiljö inventarier, mycket i denna post är uppstartskostnader, investeringsbudget Budget baserad på tre leasingbilar a kronor. Bilkostnad kan eventuellt sänkas om man kan åka mycket kollektivt eller cykla. Kan man kanske också låna kommunens egna bilar? Interndebitering kan då göras enbart vid de tillfällen bilen behövs. Vänersborg och Trollhättan gör så idag. Som parentes kan nämnas att PO i Trollhättan idag har enbart två klienter till vilka bil behövs. Kurser, konferens, logi etc. är baserat på kr/anställd och år Personalvård rehab, friskvård, glasögon m.m. är svårt att beräkna Trycksaker, porto broschyrer, annonser, visitkort är mer en uppstartskostnad och i och med rekrytering av personal. Administration; löner, fakturor, budgetuppföljningar etc. Detta är den summa värdkommunen ska ha för att hantera dessa frågor. 22

112 FoU-Socialtjänst Fyrbodal Lägre statsbidrag p.g.a. färre ombud Fördelning kostnad per kommun Fördelningen av kostnad per kommun åskådliggörs i nedanstående tabell och är baserat på invånarantal 18 år och äldre. Tabellen visar skillnader i kostnad mellan det första förslaget på 10 PO och det nya förslaget på 7 PO i Fyrbodal. Dessa siffror förutsätter att statsbidrag ges med den omfattning som står idag i budgetförslaget. Under 2018 kommer en förändring av statsbidraget att ske, detta kan innebära såväl ökade som minskade anslag. Invånare antal 18 år och äldre Fyrbodal Kommunkostna d för 10 PO Kommunkostnad för 7 PO Diff Bengtsfors kr kr kr Dals-Ed kr kr kr Färgelanda kr kr kr Lysekil kr kr kr Mellerud kr kr kr Munkedal kr kr kr Orust kr kr kr Sotenäs kr kr kr Strömstad kr kr kr Tanum kr kr kr Trollhättan kr kr kr Uddevalla kr kr kr Vänersborg kr kr kr Åmål kr kr kr kr kr kr 23

113 FoU-Socialtjänst Fyrbodal 4.5. Tankar på vägen I båda huvudrapporterna som arbetsgruppen skrivit, på uppdrag av socialcheferna, har underlag för beslut om en eventuell gemensam organisering av personliga ombud formulerats och argumenterats. Utifrån detta kompletterade uppdrag vill vi ytterligare betona ett par aspekter att ta hänsyn till i ert fortsatta resonemang och beslutsfattande kring PO i Fyrbodal. Jämlik vård och stöd? Jämlikhet vad gäller PO? I landet, i Västra Götaland, i Fyrbodal Få väl fungerande ledningsgrupper och bättre uppmärksamma (och åtgärda) systembrister Idag 6 ombud vilket innebär en (1) nyrekrytering med nya förslaget Länsstyrelsen mycket positiva till vårt förslag Statsbidrag förändring 2018 o Ansöka mars 2018 o Totala budget från departementet fördelas till de som sökt 24

114 Protokoll MBL-förhandling l (2) Ärende Gemensam organisation för personligt ombud i kommunerna inom Fyrbodal via en värdkommun. Datum och tid Plats Socialtjänsten, stadshuset Förhandlande parter Avdelningschef, Maria Kullander För Uddevalla kommun Vision, Marita Birgersson För arbetstogorparten l Val av justerande Till protokollsjusterare utses Marita Birgersson och Maria Kullander 2 Arbetsgivaren redogör för förslaget 3 Förhandlingen avslutas Förhandlingen förklaras avslutad i enighet Vid protokollet ~~ Datum Justerande För arbetsgivarparten Datum Maria Kullander För arbetstogorparten Datum Justerandes signatur

115 Konsekvensanalys med anledning av förslaget Personligt ombud organiserat via Värdkommun (3) Personligt ombud Louise Niklasson Personligt ombud Maria Carlring Telefon louise.niklasson@uddevalla.se maria.carlring@uddevalla.se Sammanfattning Personligt ombud i Uddevalla Kommun har fått i uppgift att skriva en konsekvensanalys utifrån den utredning som ligger till grund för en eventuell omorganisation av verksamheten Personligt ombud (PO). Överblick av fördelningen PO och antalet invånare i dagsläget samt efter omorganisationen: - Idag finns PO 5 dagar/vecka i Uddevalla och efter omorganisation max 2 dagar/vecka. - För Uddevallas del är det i nuläget 2 PO på invånare över 18 år. - Efter omorganisationen blir det 2,5 PO på invånare över 18 år (fördelat på 4 kommuner). Alltså mer än dubbelt så många invånare. - Ovan kan jämföras med Borås som har 6 PO på invånare över 18 år. Utifrån detta anser vi att utredningen missgynnar verksamheten personligt ombud i Uddevalla kommun och en redan utsatt grupp i samhället blir återigen bortprioriterad. Kommunen får ingen vinning i denna omorganisation då tillgången till personligt ombud minskar avsevärt samtidigt som kostnaden blir i princip densamma.

116 Konsekvensanalys 2 (3) Följande punkter ser vi som brister i utredningen. För en mer utförlig analys av varje punkt, se bilaga 1. - Utredningen har ej beaktat den kostnad Uddevalla Kommun ska betala i förhållande till den minskade mängden PO-tid kommunen kommer att få. - Utredningen har ej beaktat hur den ökade tillströmningen av uppdragsgivare 1 kommer att påverka kvalitén på arbetet. - Utredningen har ej beaktat att målgruppen i Uddevalla kommun kommer att få en markant minskad tillgång till PO. Detta till förmån för de mindre kommunerna. - Utredningen har ej beaktat att arbetssituationen och arbetsmiljön kommer att påverkas vid en omorganisation. - Utredningen har ej beaktat de kvalitetsbrister som uppstår i Uddevalla kommun. - Utredningen har ej beaktat hur flexibiliteten och tillgängligheten gentemot uppdragsgivarna och övriga myndigheter kommer att påverkas. - Utredningen har ej beaktat hur trygghet och förutsägbarhet ska kunna skapas för uppdragsgivarna. - Utredningen har ej beaktat hur stor del av arbetstiden som kommer att utgöras av restid och hur det kommer att påverka arbetet med uppdragsgivarna. - Utredningen har ej beaktat säkerhetsaspekten för ombuden. - Utredningen har ej beaktat hur arbetstiden ska fördelas mellan kommunerna och hur mycket mindre arbetstid som kommer att läggas i Uddevalla kommun. - Utredningen har ett tydligt organisatoriskt perspektiv som innebär att brukarperspektivet avsevärt har fått stå tillbaka. 1 För att tydligt markera på vems uppdrag personligt ombud arbetar benämns den som söker hjälp som uppdragsgivare

117 Konsekvensanalys 3 (3) Utifrån att denna konskevensanalys skrivits av två personliga ombud som omfattas av den föreslagna omorganisationen bedömer vi att en mer omfattande konsekvensanalys behöver formuleras. En tredje part behöver granska förslaget där riskerna med omorganisationen värderas i förhållande till nyttan med densamma. Det vi ser framför oss är att denna omorganisation är början till slutet för verksamheten Personligt ombud i Uddevalla kommun, vilket är mycket beklagligt då det är en väl fungerande verksamhet som byggts upp under många år. Målgruppen, personer med psykisk funktionsnedsättning, är en målgrupp som samhället i många fall har svårigheter att hantera och som dessutom ofta hamnar mellan stolarna. Det är en målgrupp som återigen blir bortprioriterad. Med vänlig hälsning Louise Niklasson Personligt ombud Maria Carlring Personligt ombud Bilagor Bilaga 1 Utförlig konsekvensanalys Bilaga 2 Kalle Bilaga 3 Rutiner för hot och våld i verksamheten Personligt ombud

118 Bilaga 1 Konsekvensanalys med anledning av förslaget Personligt ombud organiserat via Värdkommun (7) Personligt ombud Louise Niklasson Personligt ombud Maria Carlring Telefon louise.niklasson@uddevalla.se maria.carlring@uddevalla.se Bakgrund verksamhet personligt ombud Verksamheten personligt ombud (PO) har funnits i Uddevalla sedan När Socialnämnden i Uddevalla kommun tog beslutet om att ansöka om pengar till verksamhet med PO rådde en enighet om att PO skulle vara en tillgång för de personer som har en allvarlig psykisk sjukdom i Uddevalla. En målgrupp som upplevdes mycket svårarbetad och som många gånger stod utanför samhällets insatser. För att tydligt markera vems uppdrag PO arbetar efter benämns den som söker hjälp som uppdragsgivare. PO har tre grunduppdrag: Stödja och bistå den enskilde Uppmärksamma brister i hjälpsystemet Förbättra förutsättningar för människor med psykiska funktionsnedsättningar Uddevalla kommun hade redan från start en tydlig plan för var PO verksamheten organisatoriskt skulle vara placerad. Stor vikt har lagts vid att bevara den fristående rollen för att lättare skapa trovärdighet i ombudsrollen mellan uppdragsgivare och ombud. Därför är verksamheten placerad under Enheten för förebyggande socialt arbete. Detta innebär ett tydligt geografiskt avstånd från socialtjänstens myndighetsutövning då dessa är placerade i andra fastigheter. En lagom arbetsbelastning i Uddevalla kommun ansågs vid starten 2002 vara omkring personer gemensamt för bägge ombuden. Riktlinjer nationellt bedömdes vara per ombud. I nuläget är det 39 personer inne i verksamheten. PO är aktivt delaktiga i arbetet med att få till en samverkan med olika aktörer (socialtjänst, sjukvård och andra myndigheter) runt personerna med psykisk funktionsnedsättning, se bilaga 2 Kalle. Ombuden arbetar för att bli ett självklart och uppskattat inslag hos socialtjänst, sjukvård och andra myndigheter då deras närvaro fyller ett behov även för dessa aktörer. PO känner sina uppdragsgivare väl och kan hjälpa till att förklara med andra ord det personen vill få fram likväl som PO kan förklara med andra ord vad handläggaren menar. PO s närvaro kan skapa en

119 Konsekvensanalys 2 (7) nödvändig trygghet i situationen och i vissa fall vara avgörande för att mötet ska kunna genomföras. Det gynnar såväl uppdragsgivare som socialtjänst, sjukvård och andra aktörer. När verksamheten startade i Uddevalla fanns en klar linje från socialnämnd till avdelningschef, ledningsgrupp och till personliga ombuden själva, kring för vilka personer verksamheten skulle finnas till för. Även var den skulle vara placerad samt hur den skulle byggas upp. Det gör att det finns en tydlighet och organisatorisk trygghet för PO kring uppdraget och det finns en ledning som stöttar. I en av kommunerna i vårt tilltänkta kluster finns i dagsläget ingen PO verksamhet. En omorganisation kan komma att leda till en liten förbättring för den kommunen men också att det inte blir fullgoda PO verksamheter i någon av kommunerna. Utredningens mål är att nå förbättring i kommunerna som i dagsläget inte har PO verksamhet samtidigt som effekterna på befintliga PO verksamheter är oklara. Mot bakgrund av dessa oklarheter finns en stark oro kring hur kvalitét och arbetssituation kommer att påverkas. Utförlig analys av befarade konsekvenser i samband med en omorganisation Kostnader i det första förslaget som presenterades ansågs för höga och man presenterade därför ett nytt förslag som innebar färre PO i varje kluster. Hur motiveras försämringarna för målgruppen i Uddevalla kommuns medborgare i det nya förslaget? I nuläget betalar Uddevalla kommun kr för verksamheten och har då PO verksamhet 5 dagar i veckan. Efter omorganisationen kommer Uddevalla betala kr, men får då bara tillgång till PO max 2 gånger/vecka. Utifrån de konsekvenser som vi ser med omorganisationen kommer Uddevalla kommun att betala för betydligt mer än man kommer att få tillgång till! Efter omorganisationen kommer vi att ta över en mängd uppdragsgivare från Färgelanda och Trollhättan. I den senare är det som såvitt vi vet, redan nu ett högt tryck i verksamheten. Den tjänsten kommer att minskas med 50 % då 50 % blir chefstjänst. Vi kommer också att få nya uppdragsgivare i den kommun som idag inte har någon verksamhet. Det betyder att vi kommer att behöva avsluta redan pågående uppdragsgivare som vi idag har i Uddevalla, detta för att få utrymme att ta emot uppdragsgivare från de andra kommunerna. Det kommer att bli en avsevärd försämring för målgruppen i Uddevalla kommun och detta är ej acceptabelt.

120 Konsekvensanalys 3 (7) Målet är att arbetet som PO skall upplevas stimulerande, meningsfullt samt att arbetssituationen skall vara trygg. Vår bedömning är att så är fallet i nuläget. Utredningen har inte beaktat hur arbetssituationen och arbetsmiljön kommer att påverkas vid en omorganisation. Vår farhåga är att känslan av att vara otillräcklig hela tiden kommer att vara närvarande och känslan av tidspress kommer att infinna sig då vi inte kommer hinna med alla uppdragsgivare som behöver stöd. PO s arbetssituation kommer att försämras i mycket stor grad. Målgruppen för PO är ibland tidskrävande och svårarbetad. Det kan handla om tex rädslor, fobier, tvångstankar, paranoida tankar, depression, ångest, skuld, skam. Det är ofta dagsformen som styr hur ett möte blir, eller om mötet alls blir av. Saker som är planerade att göras kanske måste planeras om och fokus hamnar på att prata om andra saker. Tid för nytt möte behöver snabbt kunna bokas in. Ibland kan ett möte ta betydligt längre tid än planerat på grund av att det dykt upp nya uppdrag. Det går inte att avsätta en timma och räkna med att det ska gå och hålla den tiden. Ibland tar ett möte två timmar och ibland tar det 15 minuter, allt styrs av uppdragsgivarens dagsform. Vilka fördelar och nackdelar har förslaget för uppdragsgivarna? Vi anser att utredningen har ett tydligt organisatoriskt perspektiv som innebär att brukarperspektivet har fått stå tillbaka. Vid en omorganisation kommer vi inte att kunna boka tid med uppdragsgivare med så kort varsel som kan behövas. PO kommer inte heller att finnas tillgänglig på telefon så som är nödvändigt och det blir också en minskad möjlighet för uppdragsgivare i Uddevalla kommun att besöka PO spontant. Förlorar vi den flexibilitet och tillgänglighet som är det unika för PO så finns en stor risk att vi tappar de personer som har störst behov av stöd. De riskerar då att återgå till ett liv i isolering och mycket dåliga levnadsförhållanden som det tagit år att ta sig ur. Samtidigt som det blir en ekonomisk fråga för samhället i form av ett större vårdbehov etc. PO ska utföra uppdrag tillsammans med uppdragsgivaren. Detta med målet att uppdragsgivaren så småningom ska kunna utföra handlingen själv. Det kan handla om att tillsammans, med högtalartelefon, ringa samtal till myndigheter eller att tillsammans gå och samla in de olika papper som behövs för att ansöka om försörjningsstöd, ansökningar från Försäkringskassan etc. Det tar såklart längre tid att göra det tillsammans och hade gått mycket fortare att göra det åt personen. Uppdragsgivaren ska få förutsättningar att i framtiden kunna ta kontakt med och genomföra möten med myndigheter och andra på egen hand. Genom ett pedagogiskt förhållningssätt där PO arbetar tillsammans med uppdragsgivaren får denne

121 Konsekvensanalys 4 (7) kännedom om hur samhällets olika funktioner fungerar, vilket i sin tur skapar förutsättningar för ett självständigt liv. Samtidigt ökar den enskildes delaktighet i samhället och gynnar den egna handlingskraften och självkänslan. Vid en omorganisation kommer vi inte att kunna arbeta pedagogiskt eftersom tiden inte kommer att räcka till för det. Med ett större geografiskt område och fler uppdragsgivare kommer antal timmar per person att drastiskt minska. Vi kommer att få utföra uppdrag åt våra uppdragsgivare istället för tillsammans med och därmed försvinner en av grundtankarna med PO. Oron är att situationen för den enskilde kommer att kvarstå och det kommer att bli svårare att nå målet med autonomi och minska möjligheten till ett självständigt liv. PO har blivit kända i kommunen där ett nätverk under många år byggts upp bland kommunens verksamheter, sjukvården samt andra aktörer som uppdragsgivare har kontakt med. I och med detta har PO fått en god kommunkompetens med väl upparbetade kanaler. Det är en stor fördel för uppdragsgivarna att PO är kända och etablerade i den kommun som de bor i och det är mycket betydelsefullt att arbeta nära det nätverk uppdragsgivare är beroende av. Det nätverk som byggts upp under 15 år kommer att luckras upp vid en omorganisation, då 2,5 ombud ska arbeta i fyra kommuner. Även tillgängligheten gentemot myndigheter och sjukvård kommer att i avsevärd grad försämras och PO s självklara roll kommer över tid att rinna ut i sanden. Vår bedömning är att det kommer bli en klar försämring för målgruppen i Uddevalla kommun. Även för de aktörer som kommer i kontakt med personer ur målgruppen kommer det bli en försämring i och med att PO rollen ofta är en medlande roll mellan uppdragsgivare och t.ex. handläggare. För att den unika PO rollen ska förbli vad den är tänkt att vara, krävs det att vi ständigt bevakar vad som händer i den egna kommunen. Detta sker främst genom att vi har en placering i Uddevalla med en chef som har insyn i den lokala socialtjänsten. Chefen för verksamheten får också rapporter om vad som kan komma att beröra målgruppen från andra kommunala verksamheter vilket är till stor hjälp för PO i deras arbete. Varje månad hålls kontinuerliga möten med vår chef och därutöver finns hon tillgänglig vid behov. Det kommer att bli stora svårigheter för en chef på en 50 % anställning att kunna bevaka vad som händer i 14 kommuner. Dessutom ska denna chef vara tillgänglig för råd, stöd och arbetsledning gentemot PO.

122 Konsekvensanalys 5 (7) Vi befarar att vi inte kommer ha tillgång till egna kontor i alla kommuner efter omorganisationen. För oss är det uteslutet att låna besöksrum hos exempelvis Försäkringskassan eller någon annan myndighet. Vi ser det som ytterst viktigt att de besöksrum där vi tar emot våra uppdragsgivare för samtal skapar en trygg och avslappnad miljö. Det är också viktigt att möten med uppdragsgivare präglas av förutsägbarhet och trygghet. Vi har möblerat och inrett våra kontor med eftertanke, just för att skapa en trygghet i mötet med våra uppdragsgivare. Vi har t.ex. uppdragsgivare som ogärna besöker socialtjänstens kontor eller försäkringskassan på grund av tidigare dåliga erfarenheter. Då uppdragsgivare oftast känner en trygghet i att komma till vårt kontor har vi möjlighet att förlägga mötet här. Efterhand som en god relation mellan uppdragsgivaren och handläggare skapats kan mötet förläggas på handläggarens kontor istället. Hur kommer dessa värden såsom neutral arena, förutsägbarhet samt trygghet säkerställas i och med omorganisationen? Utredningen har ej beaktat hur stor del av arbetstiden som kommer att utgöras av restid. Ej heller hur detta ska struktureras med tjänstebil etc. Vi befarar att mycket av arbetstiden kommer att läggas på resor mellan de olika kommunerna. Det leder till mycket arbetstidsbortfall. I förslaget står det att en bil kommer att finnas i varje kluster. Vi har svårt att se hur detta skulle kunna fungera. Vi har flera uppdragsgivare som på grund av sitt psykiska mående inte klarar att åka buss till och från möten och de åker då tillsammans med PO till en början. Att åka bil är också ett avslappnat sätt att samtala inför ett jobbigt möte. Hur ska detta lösas när vi är flera PO som ska dela på bilen? Det kommer innebära att PO tvingas använda egen privat bil i tjänsten och det är något som vi sätter oss helt emot. I den privata bilen kommer vi heller inte ta med oss uppdragsgivare. Så som PO arbetar nu är alltid bägge ombuden med på första mötet. Ska hembesök göras är bägge ombuden med tills det klart visar att det är säkert för ett ombud att besöka en uppdragsgivare på egen hand. I vissa ärenden arbetar PO gemensamt just för att säkerställa säkerheten för PO. Detta enligt upprättade rutiner för hot och våld i verksamheten för PO, se bilaga 3. Vissa i målgruppen kan ha en svår psykisk sjukdomsbild där även ett missbruk kan finns inblandat. Somliga uppdragsgivare kan ha ett umgänge runt sig som inte alltid är så lämpligt. Om en person med svår psykisk sjukdom inte tar sin medicin enligt ordination kan det också utgöra en osäker situation. Detta är exempel på saker som skulle kunna innebära en säkerhetsrisk. I och med förslaget kommer PO att behöva arbeta mer enskilt och med längre avstånd till kollegorna som kan vara på hembesök i en annan kommun. Detta ser vi stora risker

123 Konsekvensanalys 6 (7) med. PO i Uddevalla arbetar också förebyggande. I ett av PO s tre grunduppdrag ingår det att förbättra förutsättningarna för personer med psykisk funktionsnedsättning. Mot den bakgrund har en studiecirkel i samhällsorientering hållits under flera år där olika föreläsare bjudits in från verksamheter som personer med psykisk ohälsa samt anhöriga är berörda av. Det ser vi som ett led i att den enskildes resurser stärks och delaktighet främjas och med kunskap om hur samhället fungerar ökar möjligheten till egen handlingskraft. PO finns också tillgängligt för råd och stöd för brukare på Hasselbackens aktivitetshus då något bekymmer dyker upp. Även andra verksamheter som t.ex. God Man, gruppboenden etc. i kommunen vänder sig till PO för att få stöd och råd i hur de ska kunna hjälpa sina brukare. Kan en person med psykisk ohälsa få råd och stöd i ett tidigt skede kan ett insjuknande i t.ex. en djupare depression undvikas. Det ger vinster för såväl den enskilde som för samhället. Vid en omorganisation ser vi stora svårigheter att fullfölja denna del i grunduppdraget för personligt ombud. Det som inte rör det direkta arbetet på individuell nivå kommer att behöva prioriteras bort pga. tidsbrist. En konsekvens av detta är att vissa personer ej kommer i kontakt med rätt stöd och hjälp i tid. Andra kommer inte i kontakt med något stöd alls. Det kan innebära en ekonomisk förlust för samhället, då personer som inte får råd och stöd tidigt kan få ett större behov av vård och andra dyra insatser i ett senare skede. En annan konsekvens är att det inte kommer finnas tid till att arbeta med systembrister. Sammanfattning En omorganisation inom Fyrbodal tycker vi strider mot PO s unika uppdrag och roll. Möjligheten att arbeta flexibelt gentemot var och en av våra uppdragsgivare kommer att försvinna och den tid som varje uppdragsgivare behöver kommer inte kunna ges. Som vi ser det kommer vi inte kunna finnas för uppdragsgivare på det sätt som det är tänkt utifrån PO-rollen. PO i Uddevalla kommun arbetar för att just PO s unika roll ska bevaras och stärkas. Detta ser vi främst sker på ett lokalt plan i Uddevalla kommun. Det kommer att bli stora svårigheter att göra ett likvärdigt arbete efter omorganisationen och en relevant fråga är om man verkligen är medveten om vilken stor kvalitetsrisker en omorganisation innebär för Uddevalla kommun då detta inte är beaktat i utredningen.

124 Konsekvensanalys 7 (7) I och med arbetet med denna konsekvensanalys blir vi PO mer varse om att omorganisationen i stort sett inte kommer att gynna någon aktör. Vi känner båda en stor osäkerhet kring om vi överhuvudtaget kommer kunna uppfylla uppdraget som PO under de premisser som en omorganisation kommer att innebära för såväl uppdragsgivare, PO eller de aktörer som samverkar kring uppdragsgivare. Vi är inte negativa till samverkan som sådan, men formerna för det. Som det första förslaget var, med 10 PO i Fyrbodal, så kan vi se att det hade kunnat fungera. Med endast 6,5 ombud blir det en svår utmaning att hålla kvalitén i vårt grunduppdrag. Det är naivt att tro att vi skulle kunna hålla samma kvalité efter omorganisationen. Vi vill värna om vår målgrupp. Vi undrar därför hur många personer ur målgruppen som finns i Uddevalla kommun som ska prioriteras bort till förmån för de mindre kommunerna? Det kommer att bli en avsevärd kvalitetsförsämring för en redan utsatt grupp medborgare i Uddevalla kommun. Med vänlig hälsning Socialtjänsten Louise Niklasson Personligt ombud Maria Carlring Personligt ombud

125 Bilaga 2

126 UDDEVALLA KOMMUN SOCIALTJÄNSTEN BILAGA 3 RUTINER FÖR HOT OCH VÅLD VERKSAMHET PERSONLIGT OMBUD (1) För enheten gäller rådande föreskrifter enligt Arbetarskyddsstyrelsen, AFS 1993:2 samt de allmänna råd som är förknippade med dessa föreskrifter. Utöver föreskrifterna gäller dessutom nedanstående rutiner utarbetade för personligt ombuds specifika verksamhet. Vid möte med uppdragsgivare - Alla uppdrag ska analyseras utifrån säkerhetsaspekter. - De personliga ombuden skall ha legitimation/behörighetskort som är professionellt utformade. - Ombuden skall alltid vara två vid första mötet men ny uppdragsgivare. - Vid hembesök görs upp om telefonkontakt med kollega efter en viss tid. - Påslagen mobiltelefon ska alltid medföras och vara tillgänglig vid alla besök som sker enskilt med uppdragsgivare. - Vid kontakt med individ där man bedömt risk, skall ombuden alltid vara två vid möten med uppdragsgivaren och gör, om möjligt, inte hembesök. - Även vid besök på kontoret ska säkerhetsaspekter övervägas. Detta innebär att annan kollega på avdelningen informeras om närmsta kollega inte är på plats. - Ombuden skall inte ta emot uppdragsgivare om man är ensam på kontoret. - Om obehaglig situation uppstår - avsluta mötet! Vid pågående hot och våldssituation: - Försök att prata sig ur situationen. Avsluta mötet/lämna platsen. Om det inte går ring 112. Efter hot och våldssituation: - Prata med närmsta kollega. - Samråd med närmsta chef för ställningstagande till vidare åtgärd. - Då hot förekommit skall det personliga ombudet erbjudas stödsamtal av arbetsgivaren inom en vecka efter hotsituationen, samt uppföljande stödsamtal under en tid därefter. - Anmälan om förekommet hot skall alltid göras till kommunens säkerhetschef. - Anmälan om förekommet hot skall alltid polisanmälas av närmsta chef. Avdelningen för förebyggande socialt arbete POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON (vx) FAX UDDEVALLA Junokontoret Junogatan fax E-POST socialtjansten@uddevalla.se

127 Protokoll Socialnämndens arbetsutskott D nr SN 2017/00192 Handläggning av ärenden avseende ålderuppskrivna ensamkommande barn Sammanfattning Socialnämnden fattade beslut om att inte beakta Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivningar fram tills ny lag var antagen och därigenom låta ensamkommande ungdomar vara fortsatt placerade under överklagansprocessen. Beslutet fattades främst av två skäl; Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivning ansågs som osäkra då det inte fanns någon säker metod att grunda en ålderbedömning på. Beslutet var inte heller möjligt att överklaga och det bedömdes som rättsosäkert för den enskilde. Det fanns även en stor osäkerhet i kommunerna huruvida ersättning skulle utbetalas från Migrationsverket för de som skrevs upp i ålder och fick bo kvar i kommunen på HVB, stödboende eller i familjehem. De frågeställningar som var aktuella vid nämndens beslut i mars 2017 är nu tydliggjorda och ny lag är antagen. Numera erbjuds alla en medicinsk åldersbedömning och det finns idag inte någon metod som är mer säker än denna. Åldersbedömningen ska enligt lagändringen göras tidigare i asylprocessen och beslutet kan överklagas separat. Varje myndighet som kommer i kontakt med den unge som fått sin ålder uppskriven har att självständigt bedöma dennes ålder. H uvudregeln är dock att Migrationsverkets ålders-bedömning ska respekteras. Det är vidare klarlagt att för placerade asylsökande som enligt uppgiven ålder eller Migrationsverkets beslut fyllt 18 år utgår ingen ersättning från beslutsdatum om inte den unge bereds vård enligt L VU eller har ett L VU-liknande vårdbehov. På tjänstemannanivå har socialnämndens tidigare beslut tolkats att inte följa Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivning. Sektionen för ensamkommande barn har idag åldersuppskrivna ungdomar i överklagansprocess placerade i boenden i egen regi eller familjehem och som ersättning inte utgår för. Behov föreligger att socialnämnden beslutar hur Migrationsverkets beslut om ålderuppskrivning ska beaktas vid handläggmng. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Socialtjänstens skrivelse Beslut Arbetsutskottet föreslår socialnämnden besluta att beakta Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivningar och överlåta ansvaret för asylsökande ensamkommande unga över 18 år till Migrationsverket, samt att föreslå Kommunstyrelsen att tillsätta en arbetsgrupp med representanter från socialtjänsten, barn- och utbildning samt kultur och fritid för att utarbeta ett förslag hur det tillfälliga kommunbidraget ska användas. ignatur Utdrags bestyrkande

128 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 1(2) Dnr SN 2017/00192 Handläggare Utredare Lisa Svanberg Telefon Handläggning av ärenden avseende ålderuppskrivna ensamkommande barn Sammanfattning Socialnämnden fattade beslut om att inte beakta Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivningar fram tills ny lag var antagen och därigenom låta ensamkommande ungdomar vara fortsatt placerade under överklagansprocessen. Beslutet fattades främst av två skäl; Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivning ansågs som osäkra då det inte fanns någon säker metod att grunda en ålderbedömning på. Beslutet var inte heller möjligt att överklaga och det bedömdes som rättsosäkert för den enskilde. Det fanns även en stor osäkerhet i kommunerna huruvida ersättning skulle utbetalas från Migrationsverket för de som skrevs upp i ålder och fick bo kvar i kommunen på HVB, stödboende eller i familjehem. De frågeställningar som var aktuella vid nämndens beslut i mars 2017 är nu tydliggjorda och ny lag är antagen. Numera erbjuds alla en medicinsk åldersbedömning och det finns idag inte någon metod som är mer säker än denna. Åldersbedömningen ska enligt lagändringen göras tidigare i asylprocessen och beslutet kan överklagas separat. Varje myndighet som kommer i kontakt med den unge som fått sin ålder uppskriven har att självständigt bedöma dennes ålder. Huvudregeln är dock att Migrationsverkets åldersbedömning ska respekteras. Det är vidare klarlagt att för placerade asylsökande som enligt uppgiven ålder eller Migrationsverkets beslut fyllt 18 år utgår ingen ersättning från beslutsdatum om inte den unge bereds vård enligt LVU eller har ett LVU-liknande vårdbehov. På tjänstemannanivå har socialnämndens tidigare beslut tolkats att inte följa Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivning. Sektionen för ensamkommande barn har idag åldersuppskrivna ungdomar i överklagansprocess placerade i boenden i egen regi eller familjehem och som ersättning inte utgår för. Behov föreligger att socialnämnden beslutar hur Migrationsverkets beslut om ålderuppskrivning ska beaktas vid handläggning. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Socialtjänstens skrivelse

129 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 2(2) Dnr SN 2017/00192 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att beakta Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivningar och överlåta ansvaret för asylsökande ensamkommande unga över 18 år till Migrationsverket samt att föreslå Kommunstyrelsen att tillsätta en arbetsgrupp med representanter från Socialtjänsten, Barn- och utbildning samt Kultur och fritid för att utarbeta ett förslag hur det tillfälliga kommunbidraget ska användas i samråd med idéburna sektorn. Malin Krantz Socialchef Maria Kullander Avdelningschef Expediera till Maria Kullander, avdelningschef Tanja Siladji, enhetschef Joel Wide, 1:e socialsekreterare Lisa Svanberg, processtödjare

130 Skrivelse 1 (8) Dnr: Handläggare Processtödjare Lisa Svanberg Telefon Lisa.svanberg@uddevalla.se Handläggning av ärenden avseende ålderuppskrivna ensamkommande barn Bakgrund Socialnämnden fattade beslut om att inte beakta Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivningar fram tills ny lag var antagen och därigenom låta ensamkommande ungdomar vara fortsatt placerade under överklagansprocessen. Beslutet fattades främst av två skäl: 1. Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivning ansågs som osäkra då det inte fanns någon säker metod att grunda en ålderbedömning på. Beslutet var inte heller möjligt att överklaga och det bedömdes som rättsosäkert för den enskilde. 2. Det fanns vid denna tid även en stor osäkerhet i kommunerna huruvida ersättning skulle utbetalas från Migrationsverket för de som skrevs upp i ålder och fick bo kvar i kommunen på HVB, stödboende eller i familjehem. I februari 2017 meddelade Migrationsverket att de stoppade alla asylbeslut för dem som kunde behöva åldersbedömas och besluten sköts fram till dess att Rättsmedicinalverkets nya, mer rättsäkra, metoder fanns på plats. Det fanns också ett lagförslag som skulle träda i kraft om att åldersbedömning skulle göras tidigare i asylprocessen och att det beslutet skulle kunna överklagas separat. Aktuell situation De två stora frågeställningar som var aktuella vid nämndens beslut i mars 2017 är nu tydliggjorda. Åldersuppskrivning: Den lag som antogs innebär att den som sökt asyl efter kan få ett tillfälligt beslut om ålder, vilket betyder att Migrationsverket kan besluta att den enskilde ska registreras som under eller över 18 år innan man får beslut på ansökan om asyl. Migrationsverkets åldersuppskrivningsbeslut för den som sökt asyl från vinner omedelbar laga kraft. Syftet med lagändringen om tidigare åldersbedömning är att undvika att vuxna asylsökande är placerade på boenden för barn. Syftet är också att se till att samhällets resurser avsatta för barn inte går till vuxna asylsökande. För de som sökt asyl före den fattar Migrationsverket fortfarande beslut om Socialtjänsten Verksamhetsområde individoch familjeomsorg Postadress Besöksadress Telefon (vx) Fax UDDEVALLA Socialkontor Varvsvägen E-post socialtjansten@uddevalla.se

131 Skrivelse 2 (8) Dnr: ålder i samband med att ansökan om asyl avgörs. Om asylbeslutet överklagas kan Migrationsverkets bedömning av åldern tas upp i samband med detta. Numera erbjuds alla en medicinsk åldersbedömning genom tand- och knäröntgen. Efter undersökningar och bedömningar av två rättsläkare och två tandläkare oberoende av varandra lämnas ett rättsmedicinskt utlåtande om åldern. Det finns idag inte någon annan metod som är mer säker än denna. När en asylsökande får avslag på sin ansökan om uppehållstillstånd och samtidigt skrivs upp i ålder till att vara myndig är utgångspunkten att varje myndighet som kommer i kontakt med den unge självständigt har att bedöma en asylsökandes ålder. I praktiken har dock Migrationsverkets beslut om ålder många gånger stor betydelse vid den åldersbedömning som den andra myndigheten själv ska göra och huvudregeln är att Migrationsverkets åldersbedömning ska respekteras. Rättsmedicinalverkets ordning får bedömas vara så komplett och väga så pass tungt, att det inte finns anledning att ifrågasätta denna. Statlig ersättning: För placerade asylsökande som enligt uppgiven ålder eller Migrationsverkets beslut fyllt 18 år utgår ingen ersättning från beslutsdatum om inte den unge bereds vård enligt LVU eller har ett LVU-liknande vårdbehov. Några kommuner har överklagat Migrationsverkets beslut när ersättning inte beviljats för åldersuppskrivna asylsökande, men inte fått rätt i nästa instans. För de barn som hittills fått beslut har Migrationsverket meddelat åldersuppskrivningsbeslutet samtidigt som beslut gällande asylansökan. Samtliga som fått ett negativt beslut har överklagat sina beslut. Handläggningstiderna på Migrationsdomstolarna för överprövning av Migrationsverkets beslut varierar stort i landet. I region väst är det för närvarande 8 12 månaders handläggningstid. Överförmyndaren i Uddevalla har beslutat att följa Migrationsverkets beslut om ålderuppskrivning, vilket innebär att godmanskapet för den unge upphör fr o m dagen efter den unge meddelats sitt beslut. Om vi då inte beaktar Migrationsverkets beslut innebär det att vi kommer att ha unga utan ställföreträdare i våra boenden samt att två nämnder inom samma kommun hanterar frågan på olika sätt. Nuläge i Uddevalla Sektionen för ensamkommande barn ansvarar idag för 118 barn och ungdomar 0-20 år. Av dessa har 51 någon form av uppehållstillstånd och 67 är asylsökande. 50 ungdomar har hittills gjorts medicinsk åldersbedömning enligt den nya metoden och två enligt enbart den gamla metoden. Av dessa har 17 fått beslut där samtliga skrivits upp ålder och fått avslag på sin asylansökan och har överklagat sina beslut. 27 unga väntar på beslut. Avseende resterande är det nio som inte gjort medicinsk åldersutredning, fem som inte skrivits upp i ålder efter medicins åldersbedömning, fem

132 Skrivelse 3 (8) Dnr: som uppgift saknas om i skrivande stund samt fyra små barn i familjehem. På tjänstemannanivå har socialnämndens tidigare beslut tolkats att inte följa Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivning. Skälet till denna tolkning är att den nya lagen, som hänvisades till i beslutet, endast gäller för de barn och ungdomar som sökt asyl från Sektionen för ensamkommande barn har därför nu ovan 17 åldersuppskrivna ungdomar i överklagansprocess placerade i boenden i egen regi eller på HVB där avtal om IOP ingåtts. Samtliga har erhållit sitt beslut under perioden och överklagat. Ersättningen för dessa uteblir från beslutsdatum. Av de 27 som väntar beslut är tre placerade enligt LVU-liknande kriterier och kostnaden kan återsökas Av de ungdomar som ännu inte kallats till medicinsk åldersbedömning är det sannolikt att de flesta kommer att kallas framgent. Dock finns ingen uppgift om när detta kan ske. Av de ungdomar som idag är placerade är det 14 st. som kommer att fylla 18 år i år enligt uppgiven ålder. Två av dessa är placerade på HVB enligt LVU eller LVUliknaden kriterier och kommer vara fortsatt placerade efter de fyllt 18 år. Ekonomiska konsekvenser Dygnskostnaden för platser i egenregi/hvb med IOP per : Äsperöd Annexet Kamratgården Familjehem HVB Kostnad per dygn/plats kr 958 kr kr 564 kr Antal placerade asylsökande som skrivits upp i ålder per Kostnad per månad (30 dgr) kr kr kr kr Ovan ger en kostnad på ca 700 tkr per månad (30 dgr) som inte ersätts av Migrationsverket antal 2018 jan-april 2018 maj aug 2017 Summa 17 kända åldersuppskrivna 2,8 mkr mkr? 4,6 mkr 27 som väntar beslut, uppskattat 1,8 mkr 1,3 mkr 21 2,7 mkr beslut under (2 mån) (2 mån) 5,6 mkr november Övriga som väntar kallelse, uppskattat beslut i januari samt ,0 mkr 1,0 mkr 2,0 mkr oklara Summa 4,6 mkr 42 5,5 mkr 2,3 mkr

133 Skrivelse 4 (8) Dnr: Ovan tabell visar kostnaderna vid fortsatt placering under överklagningsprocessen, dvs kostnader som vi inte får ersättning för från Migrationsverket. Vi har utgått från att handläggningstiden i Migrationsdomstolen är 8 månader. Ökar den tiden ökar också kostnaden. En minskning av barn och unga som socialtjänsten ansvarar för innebär också att myndighetssidan kan minskas. Till exempel motsvarar en minskning med två socialsekreterare cirka 1,2 mkr per år. En uppskattning är att kostnaden 2018 som inte ersätts av Migrationsverket 2018 kan bli ca 10 mkr. Andra kommuner En kartläggning har gjorts avseende hur andra kommuner i närområdet hanterar frågan. I Göteborg, Trollhättan, Vänersborg, Lysekil, Orust, Munkedal, Dals-Ed, Bengtsfors, Mellerud, Åmål är huvudprincipen att om den unge åldersuppskrivs övergår ansvaret till Migrationsverket. Några kommuner har beslutat om en öppning som innebär att den unge kan ansöka om att få bo kvar i kommunen och gå kvar i skolan t ex i Sotenäs och Strömstad. Man kan även konstatera att de flesta kommunerna i Sverige hanterar frågan på så sätt att ansvaret övergår till Migrationsverket när den unge åldersuppskrivs. Tillfälligt kommunbidrag Regeringen har föreslagit ett tillfälligt kommunbidrag för att stödja de vistelsekommuner som vill låta asylsökande ensamkommande unga som rotat sig i kommunen bo kvar även efter de fyllt 18 år. För Uddevalla kommun skulle det innebära ett bidrag kr. Pengarna kommer att betalas ut till kommunerna under december 2017, efter att riksdagen beslutat om regeringens förslag till höständringsbudget. Utifrån ovan beräkning skulle dessa pengar täcka kostnaderna för socialtjänsten för de idag 17 kända ålderuppskrivna i 57 dagar om de är kvar i nuvarande placeringsformer. Några kommuner planerar för att det tillfälliga kommunbidraget kan användas till att stötta ungdomarna, trots att de är överlämnade till Migrationsverket. Exempel på det är att ge bidrag till busskort så man kan gå kvar i sin skola eller bidrag till viss hyreskostnad, dvs. att stötta i möjligheterna att bo som s.k EBO eller bo kvar i familjehem (utan att vara familjehemsplacerade). Migrationsverkets intention är att ungdomarna ska kunna bo kvar i sin kommun, eller i boende som ligger så nära den som möjligt. Närmaste anläggningsboende för Uddevalla är Restad gård i Vänersborg. Att pendla mellan Vänersborg och Uddevalla för att på det sättet kunna gå kvar i skolan i Uddevalla är fullt möjligt. Det finns också exempel, t ex. på Öckerö, där det tillfälliga kommunbidraget ges som föreningsbidrag till frivilligorganisationer som engagerat frivilliga familjehem eller kan erbjuda boende på något sätt. Ovan får anses avse dem som sökt asyl före då den nya lagstiftningen med

134 Skrivelse 5 (8) Dnr: tidigare åldersbedömning i asylprocessen innebär att man inte hunnit rota sig i kommunen på samma sätt när man ev. skrivs upp i ålder. Regler skolan i Uddevalla En avstämning har gjorts med barn- och utbildningsförvaltningen (BUN) kring regelverk avseende skola. Om den unge flyttar till ett boende utanför kommunen har denne rätt att gå kvar i skolan i Uddevalla. En muntlig överenskommelse har träffats i Fyrbodal om att det är den skolan den unge är inskriven på som återsöker ersättningen från Migrationsverket. Hittills har BUN bekostat busskort för de elever som t ex bott på Restad gård och pendlat, då det handlat om ett fåtal. Om det blir fler så kan detta komma att ändras. Då kan detta bidrag att delas med BUN. Kostnad för ett busskort är ca kronor/läsår, en kostnad på ca 300 tkr för 50 elever. Lagstiftning Ett annat viktigt perspektiv är det juridiska när det gäller bistånd enligt 4 kap 1 SoL. När de asylsökande ensamkommande barnen fyller 18 år anses de vara vuxna och omfattas därmed av LMA. I och med att de omfattas av LMA har de inte längre rätt till alla insatser enligt 4 kap 1 SoL (se 1 2 st LMA Den som omfattas av denna lag har inte rätt till bistånd enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen (2001:453) för förmåner av motsvarande karaktär. Rätt till bistånd föreligger inte heller för bostadskostnader). Det bistånd som kan erhållas med stöd av LMA (13 LMA) är bistånd i form av logi, bostadsersättning, dagersättning och särskilt bidrag. De frågor som framförallt berör oss är rätten till logi som motsvarar boende enligt socialtjänstlagen. Det faktum att personen omfattas av LMA gör att boende inte kan beviljas enligt 4 kap 1 SoL. Två vägval med konsekvenser Beakta Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivning Om socialnämnden beslutar att Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivning ska beaktas innebär det att ansvaret för de som fått sin ålder bedömd att vara över 18 år flyttas till Migrationsverket som har ansvar för vuxna asylsökande. Detta skulle följa syftet med lagändringen om tidigare åldersbedömning, dvs. att undvika att vuxna asylsökande är placerade på boenden för barn samt att samhällets resurser avsatta för barn inte går till vuxna asylsökande. Om den unge skulle flytta till ett av Migrationsverkets boenden i närområdet finns möjlighet att gå kvar i skolan i Uddevalla. För de unga som flyttat till Migrationsverkets boenden har de försökt hitta lokala lösningar, t ex boende i lägenhet som Migrationsverket förhyr. Det skulle också finnas utrymme för civilsamhället och frivilliga att ge olika former av stöd till de unga som bor kvar inom kommunen men under Migrationsverkets ansvar. Socialtjänsten skulle inte ha ensamkommande unga placerade där kostnaderna inte

135 Skrivelse 6 (8) Dnr: ersätts av Migrationsverket. Om samtliga som blivit åldersuppskrivna inte får stanna kvar i kommunen minskar behovet av boendeplatser snabbare än enligt nuvarande planering. Inte beakta Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivning Om socialnämnden beslutar att Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivningar inte ska beaktas får åldersuppskrivna ensamkommande ungdomar kvarstanna i en trygg och känd miljö under överklagansprocessen. De ungdomar som mår psykiskt dåligt eller känner stor oro kan få stöd av trygga vuxna i boendet eller i familjehemmet. Under överklagansprocessen finns möjlighet att noga planera för en eventuell flytt till anläggningsboende inom Migrationsverket. Utöver att kommunen tar över Migrationsverkets ansvar för vuxna asylsökande avseende boende, försörjning mm. samt att vuxna asylsökande bor tillsammans med asylsökande barn ger ett beslut som innebär att ungdomarna får stanna kvar i kommunen under överklagningsprocessen ekonomiska konsekvenser. Det ger en avsevärd negativ påverkan på socialtjänstens budget, då det med de långa handläggningstiderna gällande överklagade åldersuppskrivningsbeslut och avslagsbeslut gällande asylansökan medför att dess ungdomar kommer att vara fortsatt placerade i HVB/stödboende etc. utan ersättning från Migrationsverket i ytterligare 8-12 månader. Om man utgår från den kortare tiden avseende Migrationsdomstolens handläggningstid, åtta månader, skulle det för de idag 17 kända åldersuppskrivna unga innebära en kostnad om cirka 4,6 mkr som vi inte får ersättning för. Utöver detta tillkommer framöver sannolikt en uppskattad kostnad på 5,8 mkr för de ungdomar som ännu inte fått sina beslut. Därefter kommer det att tillkomma nya kostnader för de som ännu inte kallats till medicinsk åldersbedömning. I ovan belopp har kostnader för myndighetsutövande personal inte medräknats. Socialnämndens beslut om hur Migrationsverkets beslut ska beaktas är ett vägval då nya åldersuppskrivna i överklagansprocess kommer att tillkomma löpande framöver och kostnader för dessa kommer att finnas kontinuerligt. Verksamheten kommer då alltid ha kostnader som inte täcks av budget eller av statsbidrag. Socialtjänsten Maria Kullander Avdelningschef Bilaga 1. Skrivelse från Social- och familjehemssekreterare, sektionen för ensamkommande barn

136 Skrivelse 7 (8) Dnr: Bilaga 1 Hur kommer Uddevalla kommun att använda det tillfälliga kommunbidrag som ska möjliggöra för ensamkommande barn som är asylsökande att bo kvar? Regeringen har beslutat att införa ett tillfälligt kommunbidrag som möjliggör att ensamkommande barn som hinner fylla 18 år under asylprocessen kan bo kvar i anvisningskommunerna, istället för att tvingas flytta till Migrationsverkets anläggningsboende i avvaktan på beslut. Detta för att bland annat hinna avsluta sina studier. I Uddevalla kommuns strategiska plan slås fast att vår främsta uppgift är att skapa förutsättningar för god livskvalitet. Detta gör vi genom att bygga välfärden på en solidarisk och jämlik grund. Genus- och jämställdhetsperspektivet kommer att genomsyra all verksamhet. I Uddevalla ska det vara möjligt att kunna leva sitt liv utan att begränsas av intolerans och fördomar. I den strategiska planen framkommer det även att; -det fortfarande finns människor som hamnar utanför och inte får det stöd och den hjälp de behöver för att kunna komma in i gemenskap och ut i arbetslivet. Det är vår uppgift att förändra detta. Dessa intentioner talar för att de asylsökande ensamkommande barn som fyller 18 år inte ska tvingas lämna kommunen och därmed avbryta påbörjade gymnasiestudier, förlora det upparbetade nätverket och övriga sociala kontakter som är etablerade. Genom att möjliggöra för dem att bo kvar i Uddevalla, fortsätta lära sig svenska språket och fullfölja sin påbörjade utbildning ökar möjligheten att de blir kvar i kommunen. När de etablerar sig och får arbete kommer de att bidra positivt till kommunens utveckling och tillväxt. Social- och familjehemssekreterare som arbetar på familjekontoret sektion EKB föreslår att Uddevalla kommun ger de asylsökande ungdomar som fyller 18 år och som avses i regeringens beslut möjlighet att bo kvar. Vi på familjekontoret vill lyfta fram att det idag finns asylsökande ungdomar som går på nationellt gymnasieprogram i Uddevalla. De är socialtjänstens ansvar och bor därför i vår regi. Om dessa ungdomar tvingas flytta till exempelvis Migrationsverkets anläggning i Vänersborg eller kanske ännu längre bort kommer deras möjlighet att gå kvar på sin gymnasieutbildning begränsas starkt. Det är även många asylsökande ungdomar som är på väg att få gymnasiebehörighet och deras chanser till utbildning försvagas om de tvingas flytta från vår kommun. För att möjliggöra kvarboende för dessa ungdomar bör de statliga pengarna användas till hyra, el och liknande kostnader för att täcka ett boende för dem utanför socialtjänstens regi. Exempelvis kan ungdomar ges större möjlighet att bo kvar i familjen de varit placerade i om de kan skjuta till en del av hyran för bostaden. Det kan bli lättare att bli EBO om det finns möjlighet att

137 Skrivelse 8 (8) Dnr: betala hyra. Det bör även undersökas om det finns möjlighet att finna hyresbostäder där flera ungdomar kan bo tillsammans. Vi vill tillägga att en möjlighet att få asyl i Sverige idag är via gymnasiestudier. Om en flytt till Migrationsverkets anläggningar medför en begränsad skolgång kan det även innebära för ungdomarna att de får inte får stanna i Sverige. Maria, Alexandra, Ellinore, Monika, Joel, Lena och Marie Social- och familjehemssekreterare

138 Protokoll Socialnämndens arbetsutskott Dnr SN 2017/00201 Sammanträdesdagar 2018 för socialnämnden och arbetsutskottet Sammanfattning Förslag till sammanträdesdagar för socialnämnden och arbetsutskottet 2018 har upprättats. Förslaget innebär att arbetsutskottet sammanträder första onsdagen varje månad, förutom januari samt juni då sammanträdet förslås första torsdagen. Socialnämnden sammanträder tredje onsdagen varje månad, förutom juni och december då sammanträden föreslås tredje torsdagen. Arbetsutskottets sammanträden börjar kl 13:30 och socialnämndens sammanträden börjar kl 8:30. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Beslut Arbetsutskottet föreslår socialnämnden besluta att fastställa arbetsutskottets sammanträdesdagar 2018 enligt följande: 7 februari, 7 mars, 4 april, 2 maj, 7 juni, 4 juli, 1 augusti, 5 september, 3 oktober, 7 november och 5 december, samt att fastställa socialnämndens sammanträdesdagar 2018 enligt följande: 17 januari, 21 februari, 21 mars, 18 april, 16 maj, 21 juni, 18 juli, 15 augusti, 19 september, 17 oktober, 21 november och 20 december. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

139 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 1(1) Dnr SN 2017/00201 Handläggare Sekreterare Charlotte Larsson Telefon Sammanträdesdagar 2018 för socialnämnden och arbetsutskottet Sammanfattning Förslag till sammanträdesdagar för socialnämnden och arbetsutskottet 2018 har upprättats. Förslaget innebär att arbetsutskottet sammanträder första onsdagen varje månad, förutom januari samt juni då sammanträdet förslås första torsdagen. Socialnämnden sammanträder tredje onsdagen varje månad, förutom juni och december då sammanträden föreslås tredje torsdagen. Arbetsutskottets sammanträden börjar kl 13:30 och socialnämndens sammanträden börjar kl 8:30. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att fastställa arbetsutskottets sammanträdesdagar 2018 enligt följande: 7 februari, 7 mars, 4 april, 2 maj, 7 juni, 4 juli, 1 augusti, 5 september, 3 oktober, 7 november och 5 december, samt att fastställa socialnämndens sammanträdesdagar 2018 enligt följande: 17 januari, 21 februari, 21 mars, 18 april, 16 maj, 21 juni, 18 juli, 15 augusti, 19 september, 17 oktober, 21 november och 20 december. Expediera till Socialnämnden Kommunledningskontoret

140 Socialnämndens månadsmått September 2017

141 Innehållsförteckning Socialnämndens månadsmått Bild nr Personlig assistans enligt SFB (Socialförsäkringsbalken) -total kostnad jämfört med försäkringskassans ersättning samt socialtjänstens budgettäckning 4 -kostnad för utförda timmar jämfört med försäkringskassans ersättning samt socialtjänstens budgettäckning 5 -ackumulerad kostnad i tkr för de 20 första timmarna till försäkringskassan jämfört med budget 6 -ackumulerad kostnad i tkr för administration jämfört med budget 7 Personlig assistans enligt LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade) -ackumulerad kostnad i tkr jämfört med budget 8 Boende enligt LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade) -köpta boendeplatser för vuxna, kostnad i tkr jämfört med budget 9 -köpta boendeplatserplatser barn och ungdom, kostnad jämfört med budget 10 Placeringar inom IFO (Individ- och familjeomsorg) -familjehemsplaceringar barn och ungdom enligt SoL (Socialtjänstlagen) och LVU (Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga) 11 -köpta institutionsplaceringar barn och ungdom enligt SoL (Socialtjänstlagen) och LVU (Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga) 12 -köpta institutionsplatser, missbruk och beroende vuxna enligt SoL (Socialtjänstlagen) och LVM (Lag om vård av missbrukare i vissa fall) 13 -köpta institutionsplatser, socialpsykiatri enligt SoL (Socialtjänstlagen) 14 Ensamkommande barn -antalet nyanlända ensamkommande varje månad 2017, och hur de placerats vid ankomst 15 -antalet ensamkommande barn i kommunen med pågående placering 16 Försörjningsstöd enligt SoL (socialtjänstlagen) -antal hushåll med försörjningsstöd per månad under åren utbetalat försörjningsstöd per månad under åren månaders rullande uppföljning, åren , bruttokostnad 19

142 Innehållsförteckning Socialnämndens månadsmått Bild nr Hemtjänst och boendestöd enligt SoL (socialtjänstlagen) och LOV (Lag om valfrihetssystem) -bakgrund till förändrad statistik till följd av införandet av ny ersättningsmodell inom hemtjänst 20 -antal utbetalade timmar hemtjänst och boendestöd, inkl delegerad hemsjukvård per månad enligt den gamla och den nya modellen 21 -antal utbetalade timmar hemtjänst och boendestöd, inkl delegerad hemsjukvård per månad 2017 enligt den gamla respektive nya modellen och totalt 22 -antal utbetalade timmar hemtjänst och boendestöd, inkl delegerad hemsjukvård per dag och månad enligt den gamla respektive nya modellen och totalt 23 -hur stor andel av boendestödet utförs av kommunen eller extern utförare (endast gamla modellen - boendestöd ej med i nya modellen ännu) 24 -hur stor andel av hemtjänsten i gamla ersättningsmodellen utförs av kommunen eller extern utförare 25 Betalningsansvar för utskrivningsklara från slutenvård (sjukhusvård) -betalningsansvar somatik och demens ackumulerat per månad, årsvis åren betalningsansvar psykiatri ackumulerat per månad, årsvis åren

143 Personlig assistans enligt SFB Total kostnad jämfört med försäkringskassans ersättning samt socialtjänstens budgettäckning Socialnämndens budgettäckning T K R januari februari mars april maj juni juli augusti september F-kassans ersättning kostnad

144 Personlig assistans SFB Kostnad för utförda timmar jämfört med försäkringskassans ersättning samt socialnämndens budgettäckning T K R Budgettäckning socialnämnden Ersättning f-kassan Kostnad jan feb mar apr maj jun jul aug sep

145 Personlig assistans SFB Ackumulerad kostnad i tkr för de 20 första timmarna till försäkringskassan jämfört med budget T K R kostnad budget jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Månad

146 Personlig assistans SFB Ackumulerad kostnad i tkr för administration jämfört med budget T K R kostnad budget jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Månad

147 kostnad budget Personlig assistans LSS Ackumulerad kostnad i tkr jämfört med budget Migrationsverket har beviljat ersättning i tre ärenden. Vi har fått retroaktiv ersättning från 2016 samt ersättning för året Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December

148 Köpta boendeplatser för vuxna LSS kostnad i tkr jämfört med budget T K R Kostnad netto Budget netto januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december

149 Köpta platser LSS barn och ungdom kostnad jämfört med budget T K R Kostnad Budget januari februari mars april maj juni juli aug sept okt nov dec

150 Tkr Familjehemsplaceringar SoL, LVU (nytt månadsmått from delårsbokslut ) Nettokostnad jämfört med nettobudget Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Nettobudget ack Nettokostnad ack

151 Köpta institutionsplatser barn och ungdom SoL, LVU Nettokostnad jämfört med nettobudget Tkr Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Nettobudget ack Nettokostnad ack

152 Tkr Köpta institutionsplatser missbruk, SoL och LVM. Kostnader jämfört med budget Nettokostnad ack Nettobudget ack 189 0

153 Tkr Köpta platser psykiatri Nettokostnad och nettobudget institutionsplaceringar För en placerad person är kommunen berättigad till ersättning från Migrationsverket för "varaktig vård". Den blå kurvan beskriver beräknade nettokostnader inkl beräknat bidrag från Migrationsverket och visas för hela året from månadsmåtten för augusti Den bruna kurvan beskriver de nettokostnader exkl bidrag från Migrationsverket som redovisats för jan-juli Nettokostnad ack exkl bidrag Migrationsverket Nettobudget ack Nettokostn ack inkl bidr Migrationsverket

154 Antalet nyanlända ensamkommande varje månad 2017, och hur de placeras vid ankomsten Summa anlända tom september 2017: 6 barn/ungdomar Familjehem ej släktinghem Familjehem släktinghem Institution köpt plats Institution egen regi Inget barn har anlänt i februari 2017 Inget barn har anlänt i april 2017 Inget barn har anlänt i juni 2017 Inget barn har anlänt i augusti 2017 Inget barn har anlänt i sept 2017 Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

155 Antalet ensamkommande barn i kommunen med pågående placering Överenskommelse med Migrationsverket om 146 asylplatser januari-mars (Därefter tecknas inga nya avtal, ersättning ges endast för antal barn som är kommunplacerade och ingen ersättning för Antal 100 Utslussboende köpt Utslussboende via HVB Familjehem släktinghem Familjehem ej släktinghem 75 Institution ekb köpt plats Institution ekb egen regi Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

156 Antal hushåll med försörjningsstöd

157 Tkr Utbetalat försörjningsstöd per månad JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC

158 Försörjningsstöd 12 månaders rullande uppföljning bruttokostnad Högsta punkt okt 96-sept 97 68,4 mkr Dec 12 47,4 mkr Dec 14 48,3 Dec 15 48,7 mkr Dec 16 49,3 mkr Dec 07 22,9 mkr jan-95 aug- mar- okt-96 maj- dec- jul-98 feb-99 sep- apr- nov- jun-01 jan-02 aug- mar- okt-03 maj- dec- jul-05 feb-06 sep- apr- nov- jun-08 jan-09 aug- mar- okt-10 maj- dec- jul-12 feb-13 sep- apr- nov- jun-15 jan-16 aug- mar-

159 Ny ersättningsmodell för hemtjänst I maj månad började den nya ersättningsmodellen för hemtjänst införas succesivt. Statistiken från det gamla systemet och det nya systemet är inte jämförbar men för att kunna följa utvecklingen av totalt antal till utförarna ersatta timmar så redovisas timmarna från och med i augusti så här: (siffrorna anger vilket bild nummer respektive diagram har) 21. Ett diagram för utbetalade timmar enligt den gamla modellen och från och med maj 2017 med en totalsumma enligt den gamla och den nya modellen tillsammans. Jämförelse med utbetalade timmar per månad under åren Ett diagram för utbetalade timmar som visar hur många timmar som betalats ut enligt respektive modell och totalt per månad under Ett diagram som beskriver samma sak som diagram nr 21 fast beräknat per dag i månaden. (Dvs utbetalade timmar enligt den gamla modellen och från och med maj 2017 med en totalsumma enligt den gamla och den nya modellen tillsammans per dag, jämförelse per månad )

160 Uppföljning av ny hemtjänstmodell Antal utbetalade timmar hemtjänst och boendestöd, inkl delegerad hemsjukvård per månad enligt gamla modellen, per månad enligt både gamla och nya modellen Antal timmar totalt Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

161 Antal timmar Uppföljning av ny hemtjänstmodell Antal utbetalade timmar hemtjänst och boendestöd, in kl delegerad hemsjukvård per månad enligt gamla modellen, per månad enligt nya modellen ~ ~er~m~ån~a=d~2~0~1~70~5~-2~0~1~7~12~e~nl= i ~t~ba= d~e~a~m~la~oc~h~n~a~m~o~d~e~lle=n~ gamla modellen -A-2017 nya modellen Jan Fe b Mar Ap r Maj Ju n Jul Aug Sep

162 Uppföljning av ny hemtjänstmodell Antal utbetalade timmar per dag hemtjänst och boendestöd, in kl delegerad hemsjukvård per månad enligt gamla modellen, per månad enligt både gamla och nya modellen 1700 ~ Timmar per dag i snitt t-timmar per dag i snitt Timmar per dag i snitt 2017 t otalt ~ ~--~~--~----~----~----~----~----~----~--~----~ Jan Fe b Mar Ap r Maj Ju n Jul Aug Sep Okt Nov Dec

163 Hur stor andel av boendestödet utförs av kommunen eller extern utförare 100% 90"/o 80% 70"/o 60% 50"/o Andel av boendest ödet som utförs av extern utförare Andel av boendest ödet som utförs av kommunen 40"/o 30"/o 20"/o 1 0"/o O% Jan Fe b Mar Ap r Maj Ju n Jul Aug Sep