Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna. Örnsköldsviks kommun. Förstudie av kommunens flyktingmottagande

Transkript

1 Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna Örnsköldsviks kommun Förstudie av kommunens flyktingmottagande

2 Innehållsförteckning 1. Inledning...2 Bakgrund...2 Syfte och frågeställningar...2 Metod Ansvar och organisation...2 Kommunens ansvar...2 Ansvarsförhållanden inom kommunen Kommunens flyktingmottagande...3 Mål och direktiv...3 Prognos och beredskap...4 Mottagande och boendeplacering...5 Förskola och skola...5 Vuxnas etablering...6 Ekonomiska konsekvenser...7 Nämndernas uppföljning Svar på revisorernas frågor Sammanfattad bedömning...10

3 1. Inledning Bakgrund Sverige har det senaste året tagit emot många flyktingar och även om ökningen inte är lika omfattande som under hösten 2015 fortsätter ökningen av antalet nyanlända under innevarande år till följd av situationen i delar av vår omvärld. Enligt en prognos från Migrationsverket i april, kommer asylmottagandet att minska, medan flyktingmottagandet i kommunerna (för nyanlända med uppehållstillstånd) att öka under 2016 och Att ge nyanlända förutsättningar att etableras är en stor utmaning som engagerar flera aktörer, både inom och utanför kommunen. För att stödet ska vara effektivt ställs stora krav på systematisk styrning och samverkan. Syfte och frågeställningar Förstudien syftar till att kartlägga kommunens styrning och uppföljning av flyktingmottagandet. Följande frågor besvaras: Vilka verksamheter berörs av kommunens flyktingmottagande? Är roller och ansvar i den politiska organisationen samt mellan verksamheterna tydlig? Finns det specificerade mål och dokumenterade rutiner för mottagandet? Vilka strategier och metoder tillämpas för att styra och samordna verksamheterna avseende flyktingmottagandet? Har verksamheterna säkerställt att de har beredskap att ta emot det antal flyktingar som kan komma de kommande åren? Hur arbetar nämnderna med upprättande och kvalitetssäkring av prognoser med avseende på flyktingmottagandet? Vilken återrapportering sker till berörda nämnder? Hur säkerställs en ändamålsenlig samordning mellan olika verksamheter? På vilket sätt säkerställs att kommunen erhåller bidrag i ändamålsenlig omfattning? Metod Rapporten bygger på intervjuer och dokumentstudier. Intervjupersoner är kommunstyrelsens ordförande, enhetschefer på integrationsenheten samt bildningsförvaltningens samordnare för mottagande av nyanlända. Rapporten är sakgranskad av de intervjuade, vilket innebär att de fakta som rapporten hänvisar till är kvalitetssäkrade av de som granskats. Slutsatserna ansvarar EY för. 2. Ansvar och organisation Kommunens ansvar Kommunens flyktingmottagande kan delas in i tre huvudsakliga delar: Mottagande av ensamkommande barn. Mottagande av nyanlända som har beviljats uppehållstillstånd. Verksamhet för asylsökande som väntar på beslut om uppehållstillstånd. Ansvaret kan grovt taget sammanfattas enligt följande: 2

4 Kommunen ansvarar när det gäller ensamkommande barn för att utreda barnets behov och fatta beslut om insatser och placering i lämpligt boende. Kommunen ska utse god man, se till att barnet får skolundervisning och se till att barnet får en introduktion till det svenska samhället. Efter beviljat uppehållstillstånd ansvarar kommunen för fortsatta insatser under barnets uppväxt samt för barnets integration. 1 När det gäller mottagande av flyktingar som har beviljats uppehållstillstånd ansvarar kommunen för att de nyanlända som anvisas till kommunen har möjlighet att bosätta sig. Kommunen ansvarar för att ge barn möjlighet till förskola och skola, att vuxna får tillgång till utbildning i SFI, samhällsorientering och vuxenutbildning samt att vid behov ge kompletterande försörjningsstöd. 2 För asylsökande som väntar på beslut om uppehållstillstånd ansvarar huvudsakligen Migrationsverket. Kommunen ansvarar dock för att asylsökande barn kan gå i förskola och skola på samma villkor som andra barn i Sverige. 3 Ansvarsförhållanden inom kommunen Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Enligt kommunstyrelsens reglemente ingår det i kommunstyrelsens ledningsfunktion att samordna bostadspolitiken samt att med särskild uppmärksamhet följa såväl socialtjänsten och skolväsendet för att säkerställa att mål i socialtjänstlagen och skollagstiftningen uppfylls. Humanistiska nämnden ansvarar för att kommunens uppgifter inom socialtjänsten fullgörs. I det ansvaret ingår enligt reglementet en socialnämnds uppgifter vid flyktingmottagning och ensamkommande flyktingbarn. Bildningsnämnden ansvarar för förskoleverksamhet, grundskola, gymnasieskolfrågor och utbildning i svenska för invandrare. Överförmyndaren utövar tillsyn över godmanskap och förmyndarskap, bland annat enligt föräldrabalken och enligt lag om god man för ensamkommande flyktingbarn. Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för stöd till kultur-, fritids- och föreningsverksamhet i kommunen och har på direkt delegation av kommunfullmäktige att besluta i ärenden som rör att teckna avtal om uppdragsersättning med föreningar. 3. Kommunens flyktingmottagande Mål och direktiv I kommunfullmäktiges mål- och budget 2016 framgår i direktiv till kommunstyrelsen att kommunen ska vara en aktiv samarbetspartner till Migrationsverket och Arbetsförmedlingen i 1 Se bl.a. lag (1994:137) om mottagande av asylsökande, lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn, Socialtjänstlag (2001:453). 2 Se bl.a. lag (2016:38) om mottagande av vissa nyanlända invandrare för bosättning, förordning (2016:40) om fördelning av anvisningar till kommuner, förordning (2010:409) om etableringssamtal och etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare. 3 Se bl.a. skollagen (2010:800), förordning (2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. 3

5 arbetet för en bra flyktingmottagning och nyinflyttades etablering. Det pågående Asylprojektet ska utvecklas till en långsiktig, sammanhållen satsning tillsammans med lokaloch civilsamhället. Ett konkret nämndmål riktat till kommunstyrelsen lyder: En väl fungerande mottagning och integration av asylsökande både före och efter beslut om uppehållstillstånd. Till övriga nämnder ställs inga mål specifikt kopplade till flyktingmottagandet. Nyanlända eller asylsökande är däremot, liksom alla medborgare, inkluderade i nämndernas övriga verksamhetsmål. Kommunstyrelsens ordförande beskriver att en integrationspolicy är under utveckling. Under det senaste året har stort året fokus legat på att hantera akuta situationer och att verkställa beslut, då området är mycket styrt av lagar och överenskommelser. Nu är situationen lugnare och det finns tid att diskutera och hantera mer långsiktiga frågor kopplade till integrationen. Avsikten är att på bästa sätt välkomna nya medborgare i kommunen, få dem att vilja stanna och samtidigt verka för en bra matchning mellan kompetens och rekryteringsbehov både inom kommunen och i näringslivet i området. Prognos och beredskap Under 2015 tog Örnsköldsvik emot 168 ensamkommande barn på anvisning av Migrationsverket. Mottagandet överskred alla tidigare avtal och prognoser. Sedan april 2016 sker anvisningar enligt en modell där varje kommun tilldelas en andelsiffra baserat på bland annat folkmängd och tidigare mottagande. Anvisning sker till den kommun som för tillfället har lägst måluppfyllelse av sin andel, såvida inte annan kommun anmält ledig plats eller om det föreligger stark anknytning till någon kommun. Andelarna räknas om årligen och justeras i mars varje år. Under 2016 hade Örnsköldsvik en måluppfyllelsegrad på 100 % med 15 anvisade under året. Fram till den 1 mars 2016 skrev länsstyrelserna och kommunerna överenskommelser med staten om mottagande av nyanlända som fått uppehållstillstånd. Sedan 1 mars 2016 gäller istället bosättningslagen som innebär att Migrationsverket, Arbetsförmedlingen och länsstyrelserna tillsammans med kommunerna har ett gemensamt ansvar för bosättningen. Under 2015 tog kommunen emot 305 nyanlända och under 2016 tog kommunen emot 383 nyanlända, varav 131 barn under 18 år (ej ensamkommande). Enligt gällande årsplan ska Örnsköldsvik ta emot 120 nyanlända under En utmaning för verksamheterna är att det inte är känt på förhand hur många av de anvisade nyanlända som kommer ensamma eller i familjer samt hur många av dem som är barn och vuxna, vilket gör det svårt att ha fullgod beredskap. Sedan 1 januari 2017 hanteras anvisningar av Migrationsverkets anvisningsenhet i Umeå, vilket enligt integrationschefen ger hopp om en närmare dialog. Kommunen ansvarar för vissa insatser för asylsökande som befinner sig i Migrationsverkets mottagningssystem, bland annat skolgång för barn. Vid 2016 års början fanns 1145 personer i mottagningssystemet boende i Örnsköldsvik. Av dem bodde 873 i anläggningsboende, 138 i eget boende och 134 i övrigt boende (t.ex. familjehem eller sjukhus). I februari 2017 hade antalet minskat till totalt 216 varav merparten i anläggningsboende. Kommunstyrelsens ordförande beskriver att tidigare prognoser har varit mycket osäkra och att läget förändrats snabbt. Det var till exempel länge oklart i vilka delar av kommunen bildningsförvaltningen behövde bereda plats för barn till asylsökande i skolan, med resultatet att fel skolor inledningsvis förstärktes med nya lärare. Kommunens möjlighet att göra egna prognoser är således avhängigt att Migrationsverkets prognoser och årsplaner stämmer. För tillfället uppfattas situationen åter som stabil och förutsägbar. 4

6 Mottagande och boendeplacering Inom välfärdsförvaltningen finns ensamkommandeenheten där socialsekreterare arbetar med att ta emot anvisningar, utreda, planera och följa upp ärenden som rör ensamkommande flyktingbarn. Kommunen har egna HVB-hem för ensamkommande barn samt utslussningslägenheter för personer som blivit myndiga och bedöms kunna klara sig själva men under viss uppsyn från personal. Under den mest intensiva perioden hösten 2015 och våren 2016 köptes HVB-platser från privata aktörer och andra kommuner. I och med att flyktingströmmarna avstannat och de ensamkommande barn som bor i kommunen blir äldre ökar behovet av stödboenden och egna lägenheter, medan behovet av HVB-platser minskar. Delar av den egna verksamheten kommer att ställas om från HVB till stödboende men ett stort antal lägenheter för eget boende/stödboende saknas. Humanistiska nämnden antog i december 2016 en lokalförsörjningsplan för perioden där nämnden bland annat tar del av analyser kring de närmaste årens behov av bostäder för ensamkommande. Kommunens överförmyndare ansvarar för att utse god man till ensamkommande flyktingbarn. En god man företräder barnet i både ekonomiska och personliga angelägenheter. Överförmyndarenhetens uppgift är bland annat att utse och utbilda gode män, kontrollera redovisningar, besluta om arvode, återsöka arvodeskostnader från Migrationsverket och ha löpande kontakt med alla inblandade parter. I december 2015 tillfördes extra resurser för att öka överförmyndarenhetens kapacitet avseende stöd till framförallt ensamkommande barn. En handläggare arbetar särskilt med detta och har under en period haft extra stöd av ytterligare en visstidsanställd som finansierats av välfärdsförvaltningen. En vanlig utmaning för överförmyndaren är att komma i kontakt med intresserade personer som kan vara god man. Enligt uppgift har det varit lätt att hitta gode män till ensamkommande barn och det finns i dagsläget en kö med intresseanmälda personer. Det tros delvis bero på ideella skäl och delvis på att ersättningen är högre än för andra målgrupper. För nyanlända som har fått uppehållstillstånd ansvarar välfärdsförvaltningens integrationsenhet för mottagandet. Inom enheten arbetar flyktinghandläggare, assistenter och ett flertal samhällskommunikatörer med praktiskt stöd, informationsarbete, utbildning och förebyggande socialt arbete. Integrationsenhetens chef beskriver att bostäder är en tilltagande utmaning. Under föregående år lyckades enheten hitta bostad åt alla som inte redan bosatt sig i eget boende men från sommaren 2017 uppskattas situationen bli mer akut. Att nämnden stödjer inställningen om att alla inte ska bo i centralorten uppges underlätta arbetet. Även kommunstyrelsens ordförande uttrycker oro över bostadssituationen framöver och beskriver att kommunstyrelsen kommer att följa upp frågan under Ett stort fokus på att skapa bostäder för mottagande av nyanlända ger risk för undanträngningseffekter eftersom kommunen har behov av bostäder även för unga, för äldre och för personer inom LSS personkrets. Förskola och skola Både asylsökande barn och nyanlända barn med uppehållstillstånd har rätt till förskola och skola på samma villkor som övriga barn i Sverige. Sedan mars 2016 finns en samordnare för nyanlända inom bildningsförvaltningen. Samordnarens uppdrag är att arbeta övergripande med mottagning och placering, övergripande frågor samt samverkan med andra förvaltningar i frågor som rör mottagande av nyanlända från förskola till gymnasium. Inom bildningsförvaltningen finns också Flerspråkigt centrum som samlar kommunens kompetens inom modersmål och studiehandledning och är en viktig resurs i arbetet med mottagande av nyanlända. 5

7 När ett barn ska tas emot i skolan får bildningsförvaltningen en avisering från Migrationsverket, från integrationsenheten eller från god man om det handlar om ensamkommande barn som flyttar till Örnsköldsvik efter att tidigare ha bott på annan ort. En medarbetare från flerspråkigt centrum träffar den nyanlända familjen eller barnet i ett öppet inledande samtal för att få en övergripande bild av barnets bakgrund, förutsättningar och behov. Barnet placeras i förskola eller skola enligt närhetsprincipen om inte särskilda önskemål eller behov föreligger. Förskolechef eller rektor kallar till ett ankomstsamtal där barnet medverkar tillsammans med förälder eller god man samt olika funktioner från skola eller förskola. I gymnasieskolan sker ibland ankomstsamtalet delvis i grupp om skolan tar emot flera elever från samma språkgrupp, då i form av ett informationsmöte där eleverna på sitt modersmål introduceras till skolan. I förskolan erbjuder flerspråkigt centrum ett inskolningsstöd i syfte att överbrygga språkbarriären mellan föräldrar och förskolepersonal under den första tiden i förskolan. Inom förskolan har det varit en stor utmaning att hitta lokaler och att rekrytera behöriga pedagoger för att ta emot det ökade antalet barn. Alla skolor genomför kartläggning steg 1 och steg 2 av elevernas kunskaper, enligt Skolverkets riktlinjer. Utifrån resultatet sker beslut om klassplacering. Flerspråkigt centrum stöttar eleverna med studiehandledning på modersmål. Det praktiska mottagandet planeras av respektive rektor. Skolor som tar emot få nyanlända elever brukar direktintegrera nyanlända elever i klass, medan skolor med stort mottagande kan ha förberedelseklasser. Brist på lärare i svenska som andraspråk har varit ett hinder i arbetet. För gymnasieskolan har det under året även varit en utmaning att gruppen elever som saknar tidigare erfarenhet av grund- och gymnasieskola har ökat kraftigt. Vuxnas etablering Det är Arbetsförmedlingen som bär huvudansvaret för etableringsinsatser som hjälper nyanlända till arbete. För varje person utarbetas en etableringsplan som syftar till att individen ska lära sig svenska, komma i arbete och klara sin egen försörjning. Flera av etableringsinsatserna sker i samverkan med kommunen. I planen ingår vanligen samhällsorientering, SFI-undervisning och arbetsförberedande insatser som till exempel praktik eller validering av yrkes- och utbildningserfarenheter. Det finns en lokal överenskommelse som reglerar formerna samverkan mellan kommunen och Arbetsförmedlingen, både på ledningsnivå och på operativ nivå. Samhällsorientering är en lagstadgad utbildning som kommunen ska tillhandahålla för nyanlända. Kursen ges på modersmål och ger kunskap om hur samhället fungerar och om rättigheter och skyldigheter för att bli delaktiga både i civilsamhället och på arbetsmarknaden. Arbetsförmedlingen anmäler deltagare till samhällsorienteringen och följer upp deras deltagande. Den lagstadgade omfattningen är 60 timmar men i Örnsköldsvik omfattar utbildningen 174 timmar och har extra stort fokus på arbete, hälsa och relationer. Bakgrunden är att humanistiska nämnde gav integrationsenheten i uppdrag att bli bättre på att informera och diskutera våld i nära relationer, vikten av att gå i skola, mäns och kvinnors lika rättigheter och barns rättigheter. Genom finansiering från samordningsförbundet kunde satsningen integreras i den befintliga samhällsorienteringen. Integrationschefen beskriver att det har varit en utmaning att få Arbetsförmedlingen att samverka kring den ökade tiden, framförallt av schemaläggningsskäl. Nu har en gemensam rutin upparbetats. Samhällsorienteringen utvecklas löpande. Under 2016 har integrationsenheten påbörjat gruppverksamheter för barn och vuxna och ytterligare gruppverksamheter är under planering för Särskild samhällsorientering för unga kommer att påbörjas på HVB-hem för ensamkommande barn under året. 6

8 Svenska för invandrare ska erbjudas till alla vuxna som saknar grundkunskaper i svenska språket. SFI arrangeras av bildningsförvaltningen. Utbildningen är flexibel och erbjuds på dagtid, kvällstid och som distanskurs i nivåindelade grupper. Upplägg för varje individ planeras i etableringsplanen som Arbetsförmedlingen ansvarar för. Möjlighet finns att kombinera studierna med arbete eller praktik. Sedan november 2016 finns tre språkhandledare som fungerar som stöd i kontakten mellan praktikanter och arbetsplatser. Inom integrationsenheten finns en arbetsmarknadshandläggare och en etableringskoordinator som arbetar med personer inom etableringen samt för att de som varit mer än två år i landet ska komma ut i praktik eller arbete. Det är en stor utmaning att motivera de som bott mycket länge i Örnsköldsvik men som aldrig kommit i arbete och som fortfarande saknar tillräckliga språkkunskaper. Samverkan sker med arbetsförmedlingen för att skapa en gemensam anställningstrappa för personer inom etableringen, personer med språkrelaterade hinder och ungdomar. Att hitta enkla jobb är en utmaning. Alla förvaltningar i kommunen inventerar sina verksamheter och tar fram en årlig förteckning över tillgängliga praktikplatser och instegsjobb. Under 2016 har vissa vård- och omsorgsboenden, förskolor och kostenheten fått stöd från serviceassistenter som utför enkla arbetsuppgifter och får ersättning från arbetsmarknadsenheten. Inom välfärdsförvaltningen finns också Mångkulturellt centrum. Mångkulturellt centrum fungerar som öppen verksamhet och mötesplats där myndigheter, organisationer, föreningar och andra verksamheter inom kommunen informerar om sin verksamhet och genomför olika aktiviteter. Sedan slutet av 2012 har ett asylprojekt bedrivits runt Migrationsverkets asylboenden i Björna, Långviksmon och Trehörningsjö. Kommunen har betalat ut särskilda aktivitetsbidrag till studieförbunden för att bedriva studiecirklar och andra aktiviteter för asylsökande. Kommunen har skapat mötesplatser med möjlighet att använda dator, arrangerat aktiviteter och anställt kommunikatörer som fungerar som en brygga mellan civilsamhället och de asylsökande. Under 2016 har ansvaret för verksamheten flyttats från kommunstyrelsen till kultur- och fritidsnämnden. Nämnden tillfördes därtill ytterligare resurser för att förstärka bemanningen på orderna. Kommunstyrelsens ordförande beskriver att responsen från civilsamhället har varit mycket positiv och att det har funnits en bra samverkan. Ekonomiska konsekvenser Kommunen har rätt till ersättning från staten för många av de kostnader den har för flyktingmottagandet. Kommunen kan få schablonmässig ersättning eller återsöka kostnader för bland annat gode män, utbildningskostnader för asylsökande barn, SFI-utbildning, mottagande av ensamkommande barn och ungdomar, ersättning för god man och etableringsersättning som ska täcka kostnader såsom mottagande och praktisk hjälp vid bosättning. Ersättningarna ger i olika omfattning hel eller delvis kostnadstäckning men är ofta begränsade till en viss tidsperiod. Under 2017 förändras några av ersättningsmodellerna, bland annat kommer ersättningen för ensamkommande barn och ungdomar att sänkas från 1900 kr till 1350 kr per dygn och till 750 kr för de som fyllt 18 år i juli. Det innebär att stora omställningar kommer att krävas i nivån på stöd och insatser i boenden för att klara det ekonomiska läget. Många ensamkommande barn placerades inledningsvis i privata HVB då kommunens platser inte räcker till. Många av dessa platser ersattes från staten med 1900 kronor per dygn men hemmen kostade i snitt 2350 kronor. När det gäller att söka och återsöka statliga ersättningar är det i huvudsak verksamheternas ansvar, med stöd från ekonomichefer och ekonomer på kommunledningskontoret. Inom samhällsbyggnadsförvaltningen sköter överförmyndarverksamheten återsökningar. Välfärdsförvaltningen har en handläggare som är ansvarig för förvaltningen att återsöka medel. Avstämning sker kontinuerligt med ekonom kring bland annat förändringar i 7

9 ersättningar och kring risk för avslag i återsökningar. Ekonomerna håller sig uppdaterade på gällande regelverk och fungerar som stöd till handläggaren. På bildningsförvaltningen är det verksamheten som återsöker, även här med stöd av ekonomerna. Kommunen har ett ITverktyg där både bildningsförvaltningen och ekonomiavdelningen kan ta ut rapporter och följa antal elever som är nyanlända per skola. Det stora mottagande av asylsökande under 2015 och 2016 påverkar handläggningstiderna hos migrationsverket och andra inblandade myndigheter. De personer som får uppehållstillstånd får ofta vänta 4-6 månader innan etableringsersättningen betalas ut. Under denna period har individen rätt till försörjningsstöd. Kommunen kan endast återsöka ersättning från staten för 1 månad. Detta har inneburit en uppskattad merkostnad för 2016 om 3,0 mkr. Det ökade mottagandet av nyanlända har inneburit både direkta och indirekta ekonomiska konsekvenser inom välfärdsförvaltningens avdelning för socialt stöd. Enheten för försörjningsstöd har haft en stor utmaning att klara av såväl arbete med uppföljningar som att hinna betala ut ekonomiskt bistånd i rätt tid. Inom familjerättens område har det varit en märkbar ökning vad gäller nyanlända barn där faderskapet inte varit fastställt och ett mer omfattande utredningsarbete har krävts. Inom utredningsenheten har antalet ärenden som kräver tolk ökat. Inom bildningsförvaltningen har mottagandet inneburit ekonomiska konsekvenser i alla delar av verksamheten. Finansieringen sker i tre steg. I första steget finansieras nyanlända inom skolan av migrationsverket till stor del. I nästa steg finansieras en mindre del av från den ersättning välfärdsförvaltningen erhåller under nyanländas första två år. Under steg tre finansieras allt fullt ut av bildningsnämnden. Den växande verksamheten innebär utökade behov av personal, lokaler och övriga kostnader. Kommunstyrelsens ordförande beskriver att styrelsens uppfattning är att ekonomin är inom kontroll. Kommunen bedöms ha tillräcklig god ekonomi för att kunna hantera de kommande utmaningarna även om omställningsperioder kan innebära påfrestningar. Nämndernas uppföljning Under 2016 har lägesrapporter kring flyktingmottagandet varit stående punkter på såväl humanistiska nämndens som bildningsnämndens dagordning vid varje sammanträde. Rapporter har huvudsakligen skett muntligen, inom humanistiska nämnden från förvaltningschef och avdelningschefer och inom bildningsnämnden av samordnare för mottagande av nyanlända eller kvalitetsutvecklare. Kommunstyrelsen har mottagit mer sporadisk återrapportering. När mottagandet var som störst under slutet av 2015 skedde återrapportering löpande och kommunledningskontoret tog en direkt samordnande roll kring hanteringen av evakueringsboenden. Därefter har kommunstyrelsen har fokuserat på att bjuda in och ta emot information från de verksamheter som har varit särskilt ansträngda. Löpande uppföljning av fungerande verksamheter har skett inom respektive nämnd. Kommunstyrelsens och nämndernas årsredovisning och tertialrapporter innehåller redogörelser för kostnader kopplade till flyktingmottagandet men också information om konsekvenser för verksamhet och personal. 8

10 4. Svar på revisorernas frågor Granskningens syfte är att kartlägga och bedöma kommunens styrning och uppföljning av flyktingmottagandet. Fråga Vilka verksamheter berörs av kommunens flyktingmottagande? Är roller och ansvar i den politiska organisationen samt mellan verksamheterna tydlig? Finns det specificerade mål och dokumenterade rutiner för mottagandet? Svar Hela kommunens verksamhet berörs på kort eller lång sikt av flyktingmottagandet. De verksamheter som är mest direkt berörda i dagsläget är integrationsenheten, socialtjänst, utbildning, överförmyndare och alla som berörs av bostadsförsörjning. Ansvarsfördelningen är tydlig avseende mottagande och lagreglerade insatser för flyktingar. Roller och ansvar i arbetet med långsiktig integration kan förtydligas i samband med att kommunen framöver riktar större fokus på dessa frågor. Varken kommunfullmäktiges enda specifika mål på området är att kommunstyrelsen ansvarar för en väl fungerande mottagning och integration av asylsökande både före och efter beslut om uppehållstillstånd. Det operativa arbetet har utgångspunkt i allmänna råd och vägledningsmaterial från till exempel Migrationsverket, Socialstyrelsen och Skolverket. En integrationspolicy är under framtagning inom kommunledningskontoret och beräknas fastställas under Vilka strategier och metoder tillämpas för att styra och samordna verksamheterna avseende flyktingmottagandet? Har verksamheterna säkerställt att de har beredskap att ta emot det antal flyktingar som kan komma de kommande åren? Hur arbetar nämnderna med upprättande och kvalitetssäkring av prognoser med avseende på flyktingmottagandet? Området styrs i hög grad av lag och av överenskommelser med Migrationsverket och Arbetsförmedlingen. Arbetet är i dagsläget i hög grad orienterat mot verkställighet. En lokal överenskommelse har tecknats som styr samordningen mellan parterna. Regelbunden dialog sker mellan de olika samordnande funktioner som finns inom respektive verksamhet inom kommunen. Kommunen utgår från de prognoser och fördelningstal som utarbetas av Migrationsverket, Arbetsförmedlingen och länsstyrelsen. Underlagen bedöms vara tillförlitliga för tillfället men oro finns för en upprepad situation av snabba förändringar. Nämnderna har liten möjlighet att påverka och kvalitetssäkra underlagen. Det finns inte möjlighet för kommunen att i förväg få kunskap om behov och familjesituation hos de människor som väntas komma, vilket gör det svårt att anpassa verksamheten i förväg. Integrationschefen har förhoppningar om att dialogen blir mer flexibel under 2017 när ansvarsfördelningen mellan myndigheterna förändras och Migrationsverkets anvisningsenhet i Umeå övertar ansvaret. 9

11 Vilken återrapportering sker till berörda nämnder? På vilket sätt säkerställs att kommunen erhåller bidrag i ändamålsenlig omfattning? Lägesrapporter kring flyktingmottagandet har varit stående punkter vid varje sammanträde för humanistiska nämnden och bildningsnämnden. Till kommunstyrelsen har återrapportering skett på förfrågan. Fokus har legat på att följa upp de mest ansträngda verksamheterna. Kommunstyrelsens och nämndernas årsredovisning och tertialrapporter innehåller redogörelser för kostnader kopplade till flyktingmottagandet men också information om konsekvenser för verksamhet och personal. Respektive verksamhet ansvarar för att söka och återsöka statliga bidrag och ersättningar, med stöd från respektive ekonomichef. På kommunledningskontorets ekonomiavdelning finns ekonomer med uppdrag att hålla sig uppdaterade på gällande regelverk. De fungerar som stöd till verksamheternas handläggare och genomför avstämningar kring bland annat förändringar i ersättningar och kring risk för avslag i återsökningar. 5. Sammanfattad bedömning Förstudien syftar till att kartlägga kommunens styrning och uppföljning av flyktingmottagandet. Vår övergripande bedömning är att kommunens styrning och uppföljning av flyktingmottagandet är tillräcklig. Åtgärder för att samordna och samverka inom kommunen har vidtagits. Kommunen står dock inför stora utmaningar under de kommande åren. Det är viktigt att kommunstyrelsen säkerställer en fortsatt god uppsikt, särskilt avseende ekonomiska konsekvenser och bostadsförsörjning. Vidare är det av väsentlighet att kommunen tillser att insatser med avseende på integrationen av nyanlända är individanpassad i så stor utsträckning så möjligt. Nina Högberg Verksamhetsrevisor 10