Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26 landskrona siad LANDSKRONA STAD KOMMUNSTYRELSEN Ank O Fritidsnämnden Datum (10) FN 39 Dnr 108/ Yttrande över remiss från kommunrevisionen gällande internt kontroll arbete. Kommunrevisionen har låtit E11lst & Young genomfåra en kartläggning av hur de kommunala fårvaltninga11la arbetar med inte11l kontroll får att säkerställa att mutor och annan otillbörlig påverkan sker på fårvaltninga11las arbete. Förvaltningschefen har utarbetat ett fårslag till svar från nämnden på de frågeställningar kommunrevisionen önskar svar på. BESLUT Fritidsnämnden beslutade att antaga fårvaltningschefens skrivelse som nämndens eget svar på remissen. Expediering: Kommunrevisionen

27 Fritids- och kulturförvaltningen 1 (2) Landskrona stad ~LA~N:-::D:"':S:-:K'::':R::'O:::':'"N:=::A~S:::T::A-':-:::::D:-I FRITIDSNÄMNDEN Ink Dnr I'l Olarleplanbeteoknlng {vb \!:O -/'1 Datum Handläggare Göran Nyström Fritidsnämnden El' Referens V år Referens Revisionsrapport angående intern kontroll kopplad till mljtor och oegentligheter.. Kommunrevisionen har låtit Ernst & Young göra en undersökning av hur kommunen arbetar med intern kontroll angående risk f6r mutor och oegentligheter. Rapporten är huvudsakligen grundad på intervjuer med nyckelpersoner. Rapporten anser att kommunens arbete med dessa frågor iii' tillfi edsstäl1ande. Till slut utmynnar den dock i en rekommendation på tre punkter: l) Ä ven i fortsättningen bör den årliga interna kontrollen innehålla punkter som rör intern brottslighet. 2) Kommunen böl' definiera vad som är godkänd respektive icke godkänd gåva och vad som anses vara otillbörlig påverkan bör definieras. 3) VaJje nämnd bör i sin interna kontroll beakta förvaltningsspecifika risker. Kommunrevisionen önskar skriftliga kommentarer på dessa synpunkter. Fritids- och kulturfdrvaltningen vill lämna följande synpunkter: a) Förvaltningen instämmer i att det i den intema kontrollen är lämpligt att ha någon kontrollpunkt som rör dessa problem. Att ha kontrollpunkter varje år kan dock motverka sitt syfte genom att det då uppfattas som en slentrian, som inte far den uppmärksamhet som krävs för att man skall se ett avvikande beteende. b) Att ge gåvor som visar uppskattning eller att bjuda på mat/dryck vid möten är en del av det sociala livet. Inom vår verksamhet forekomrner att foreningar eller leverantörer visar en uppskattning i form av fruktkorg eller godiskol'g till personalgruppen vid jul. l de flesta fall vid möten som sträcker sig över lunch, så bjuder en samarbetspartner på lunch eller vi gör detsamma. Denna typ av sociala förmåner måste vara acceptabelt. Att rigoröst avvisa alla gåvor och förmåner för att fä någon sorts garanti mot att otillbörlig påverkan inte förekommer, är ett steg för långt och som leder mot ett asocialt och kallt samhälle. Ett exempel på detta är en (i aha fall tidigare) instruktion från länsstyrelsen till sina handläggare att kunna acceptera en kopp kaffe vid en tillsyn, men inte en kaka till katl'et. Då har instruktionen passerat det löjligas gräns. Att definiera var gränsen skall gå är dock inte så lätt. Att fastställa ett visst belopp bli!' olämpligt för det kan lätt bli en nivå som i sig missbrukas. Gåvans storlek måste ställas i relation till situationen. Detta uppnås bäst genom en diskussion kring moral och etik i personalgruppen och i partierna. Vår uppfattning är att försök till mutor och otillbörliga gåvor blivit alt mer sällsynta och om någon verkligen har en avsikt att medvetet muta en kommunanställd för att uppnå en förmån och om denna är mottaglig, så är det liksom interna stölder faktiskt svårt att upptäcka. Att genom alltför rigida regler helt eliminera den risken är omöjligt Landskrona stad Stadshuset Landskrona Besöksadress Drottninggatan 7 Tfn Fax fritidochkultur@lundskrona.se Bl1nl{giro Postgiro Org.nr

28 2(2) och medför oönskade andra effekter. Vad som är en otillbörlig påverkan är också svårt att definiera. Det politiskt styrda systemet bygger i stor utsträckning på att intressegrupper försöker påverka tjänstemän och politiker till att ra beslut som gynnar det egna intresset. Den bästa garantin mot detta är att genom inre diskussion fä en medvetenhet om att förvaltning och politik är satta till att tjäna allmänhetens intressen och att ha styrkan att stå emot påverkan som gynnar ett enskilt eller en viss gmpps intressen oavsett om påverkan består i gåvor, så kallad vänskapskorruption eller hot. c) Vad gäller punkt tre se svar i punkt a, Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att antaga förvaltningens synpunkter på revisionsrapporten som nämndens egen, Göran Nyström F örvaltn ingsc he f

29 8tll) Kulturnämnden Datum20!4-IO-15 Landskrona siad KN 52 D.nr.133/ Revisionsrapport angående jntern kontroll kopplad till mutor och oegentligheter ÄRENDEBESKRIVNING Kommunrevisionen har låtit Ernst & Young göra en undersökning av hur kommunen arbetar med intern kontroll angående risk för mutor och oegentligheter. Kommunrevisionen begär in skriftliga kommentarer på de rekommendationer som ges i rapporten. Förvaltningschef Göran Nyström har i en skrivelse till nämnden lämnat synpunkter på de rekommendationer som ges i revisonsrapporten. FÖRSLAG TILL BESLUT Kulturnämnden föreslås besluta att anta förvaltningens synpunkter på revisionsrapporten som nämndens eget svar. BESLUT Kulturnämnden beslutar att anla f6rvaltningens synpunkter på revisionsrapporten som nämndens eget svar. Expediering: Kommunrevisionen

30 Fritids- och kulturförvaltningen 1(2) Landskrona stad LANDSKRONA STAD KULTURNÄMNDEN Ink O 8 Dnr Dahlin Handläggare Göran Nyström Kulturnämnden Er Referens V år Re terens Revisionsrapport angående intern kontroll kopplad till mutor och oegentligheter.. Kornmumevisionen har låtit Ernst & Young göra en undersökning av hur kommunen arbetar med intern kontroll angående risk för mutor och oegentligheter. Rapporten tir huvudsakligen grundad på intervjuer med nyckelpersoner. Rappolten anser att kommunens arbete med dessa frågor är tillfredsställande, Till slut utmynnar den dock i en rekommendation på tre punkter: l) Även i folisättningen bör den årliga interna kontrollen innehålla punkter som rör intern brottslighet. 2) Kommunen bör definiera vad som är godkänd respektive icke godkänd gåva och vad som anses vara otillbörlig påverkan bör definieras. 3) Varje nämnd bör i sin interna kontroll beakta förvaltningsspecifika risker. Kommunrevisionen önskar skriftliga kommentarer på dessa synpunkter. Fritids- och kulturförvaltningen vill lämna följande synpunkter: a) Förvaltningen instämmer i att det i den intema kontrollen är lämpligt att ha någon kontrollpunkt som rör dessa problem. Att ha kontrollpunkter varje ål' kan dock motverka sitt syfte genom att det då uppfattas som en slentrian, som inte fär den uppmärksamhet som krävs för att man skall se ett avvikande beteende. b) Att ge gåvor som visar uppskattning eller att bjuda på mat/dryck vid möten är en del av det sociala livet. [nom vår verksamhet förekommer att föreningar eller leverantörer visar ejl llppskatltling i form av fluktkorg eller godiskorg till_per~oilalgruppen vid jltl I de flesta fall vid möten som sträcker sig över lunch, så bjuder en samarbetspartner på lunch eller vi göl' detsamma. Denna typ av sociala förmåner måste vara acceptabelt. Att rigoröst avvisa alla gåvor och förmåner för att få någon sorts garanti mot att otillbörlig påverkan inte förekommer, är ett steg för långt och som leder mot ett asocialt och kallt samhälle. Ett exempel på detta är en (i alla fall tidigare) instruktion från länsstyrelsen till sina handläggare att kunna acceptera en kopp kaffe vid en tillsyn, men inte en kaka till kaffet. Då har instmktionen passerat det löjligas gräns. Att definiera var gränsen skall gå är dock inte så lätt. Att fastställa ett visst belopp blir olämpligt för det kan lätt bli en nivå som i sig missbrukas, Gåvans storlek måste ställas i relation till situationen. Detta uppnås bäst genom en diskussion kring moral och etik i personalgruppen och i pmiiema. Vår uppfattning är att försök till mutor och otillbörliga gåvor blivit alt mer sällsynta och om någon verkligen har en avsikt att medvetet muta en kommunanshi.lld för att uppnå en förmån och om denna är mottaglig, så är det liksom interna stölder taktiskt svårt att upptäcka. Att genom alltför rigida regler helt eliminera den risken är omöjligt Landskrona stad Stadshuset 26 J 80 Landskrona Bcsöl{sadl'css Drottninggatan 7 Tfn Fax04! fritidochkultur@landskrona.sc Bankgiro Postgiro Org.nr

31 2(2) och medför oönskade andra effekter. Vad är en otillbörlig påverkan är också svårt att detiniera. Det politiskt styrda systemet bygger i stor utsträckning på att intressegrupper försöker påverka tjänstemän och politiker till att få beslut som gynnar det egna intresset. Den bästa garantin mot detta är att genom inre diskussion ta en medvetenhet om att förvaltning och politik är satta till att tjäna allmänhetens intressen och att ha styrkan att stå emot påverkan som gynnar ett enskilt eller en viss grupps intressen oavsett om påverkan består i gåvor, så kallad vänskapskon uption eller hot. e) Vad gäller punkt tre se svar i punkt a. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att antaga förvaltningens synpunkter på revisionsrapporten som nämndens egen. Göran Nyström Förvaltningschef

32 Individ- och familjenämnden Datum (16) Landskrona stad dnr 2013/ Remissyttrande Kommunrevisonen - Gransking av intern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter Ärendebeskrivning Revisonsfirman Ernst & Young (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en gransking av Landskrona stads arbete mot mutor och oegentligheter i den kommunala verksamheten, EY har dels studerat beslut och dokument inom området, dels genomfört intervjuer med stadens ledning och med företrädare för de olika nämnderna. Man konstaterar att den interna kontrollen är god men man föreslår ändå tre punkter som förbättringsområgen. Individ- och familjenämnden skall senast ha inkommit med svar/yttrande till kommunstyrelsen. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse daterad Remissbrev daterat Arbetsutskottet protokoll BESLUT Individ- och familjenämnden beslutar att överlämna förvaltningens yttrande till kommunstyrelsen och anse remissen besvarad. Expedieras till: Kommunstyrelsen/kommunfullmäktige Kommunrevisionen Justerande sign I ~ I

33 Individ- och familjenämnden 1(2) Datum Er Referens it ""' KS 2014/QDM Handläggare Dm Per-Olov Karlsson IOF 2013/ Individ- och familjenämnden Remissvar för remiss KS 2014/ Granskning av Intern kontroll Ingress och ärendebeskrivning Revisionsfirman Ernst & Young (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning' av Landskrona Stads arbete mot mutor och oegentligheter i den kommunala verksamheten. EY har dels studerat beslut och dokument inom området, dels genomfört intervjuer med stadens ledning och med företrädare för de olika nämnderna. Man konstaterar att den interna kontrollen är god men man föreslår ändå tre punkter som förbättringsområden. Individ- och familjenämnden skall senast ha inkommit med svar/yttrande till kommunstyrelsen. Förslag till beslut Individ- och familjenämnden föreslås besluta att överlämna förvaltningens yttrande till kommunstyrelsen och anse remissen besvarad Ärendets beredning Ärendet har beretts av förvaltningens ansvarige för intern kontroll. Den ansvarige har därvidlag också diskuterat förslagen i granskningen med förvaltningens ledning. Landskrona stad Stadshuset Landskrona Besöksadress Drottninggatan 7 Tfn Fax iof@landskrona.se Bankgiro Postgiro Org.nr

34 2(2) Granskning av intern kontroll Ernst & Young konstaterar att staden i stort har arbetet med området och genomfört en hel del åtgärder som inneburit en ökad säkerhet och kvalitet i arbetet mot mutor och andra oegentligheter. Säkerhetspolicyn, interna regler inom offentliga upphandlingar och rutiner inom ekonomihanteringen anges som exempel. För Individ- och familjenämnden beskrivs arbetet med att säkerställa utbetalning av försörjningsstöd, där åtgärder vidtagits för att förhindra brottsliga handlingar. Ett annat område är direktupphandling av externa utredningstjänster, vilket resulterat i utbildningsinsatser för att öka kunskapen om direktupphandling. På grundval av den sammanlagda granskningen föreslår EY tre olika åtgärder både på övergripande nivå och för de enskilda nämnderna: s s s Den årliga internkontrollgranskningen bör innehålla kommungemensamma kontrollpunkter med koppling till intern brottslighet. En kommunövergripande "lista" över "godkänd" gåva/förmån samt vad som anses som otillbörlig påverkan, bör tas fram. Varje nämnd bör i sin interna kontroll beakta vilka förvaltningsspecifika risker som finns för intern brottslighet och ha det som en stående kontrollpunkt i den årliga kontrollen. Individ- och familjeförvaltningen kan konstatera att den första delen styrs av kommunstyrelsen, vilken beslutar om de kommunövergripande kontrollpunkterna. Kontrollen sker antingen genom intern kontroll eller via det systematiska säkerhetsarbetet, där intern brottslighet också ingår. Den andra punkten av förslagen ställer sig förvaltningen bakom, en sådan lista skulle underlätta arbetet. Vad beträffar den tredje punkten kommer förvaltningsspecifika risker inom intern brottslighet alltid finnas med i brutto listan, vid riskanalysen avgörs sedan om de blir föremål för kontroll det aktuella året. Men genom att de finns med i bruttolistan kommer de att hållas aktuella över tid. t2 C/,--f- L , ette Lindberg Mohlin Förvaltningschef Per-Olov Karlsson Avdelningschef

35 Landskrona stad LANDSKRONA STAD KOMMUNSTYRELSEN Ank D!arienr. :: Dossienr. Sammanträdesprotokoll Miljönämnden Datum (12) 60 Akt: 2014:1402/3 Förslag till beslut med anledning av remiss avseende intern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter. Revisionsbyrån Ernst & Young (EY) har på uppdrag av kommunrevisionen granskat kommunstyrelsens och nätmldernas rutiner för att motverka och upptäcka sanlt förhindra mutbrott och oegentligheter. Miljöchefens skrivelse daterad den 29 oktober 2014, med förslag till beslut, amnäldes, se bilaga. Beslut Miljönätrulden har inget att erima med anledning av rappolten om intern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter men vill framhålla att det är bra att rapporten tar upp frågall kring otillbörlig påverkan som en del av rappoltens problemområde. Miljönätnnden föreslår att kommunstyrelsen regelbundet i olika lätllpliga sanl11lanhang belysa problemställningen kring otillbörlig påverkan i myndighetsutövning. Expedieras: Kommunstyrelsen Justerande sign Utdragsbestyrkande

36 FÖRSLAG TILL BESLUT J (3) Landskrona stad Miljöförvaltningen Datum Handläggare Jörgen Hanak jorgen. han a k@landskrona.se Er Referens V år Referens /3 96 Milj önämnden Landskrona stad Förslag till beslut med anledning av remiss avseende intern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter. Revisionsbyrån Ernst & Young (EY) har på uppdrag av konununrevisionen granskat kommunstyrelsens och nämndernas mtiner för att motverka och upptäcka samt förhindra mutbrott och oegentligheter. Förslag till beslut Miljönämnden har inget att erinra med anledning av rapporten om intern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter men vill framhålla att det är bra att rappolten tar upp frågan kring otillbörlig påverkan som en del av rapportens problemområde. Miljönämnden föreslår att konnnunstyrelsen regelbundet i olika lämpliga sanunanhang belysa problemställningen kring otillbörlig påverkan i myndighetsutövning. Miljöförvaltningens bedömningar i ärendet Rapporten lyfter problemet otillbörlig påverkan kopplat till myndighetsntövning. På miljönämndens OImåde uppstår sådan när någon utomstående får inflytande över handläggning eller beslut i ett ärende så att andra aspekter än lagrelaterade miljö- och hälsomässiga får betydande inflytande. Enligt regeringsformen Kap 12, 2 får ingen myndighet, inte heller riksdagen eller en kommuns beslutande organ, bestännna hur en förvaltningsmyndighet i ett särskilt fall ska besluta i ett ärende som rör myndighetsutövning mot en enskild eller mot en kommun eller som rör tillämpningen av lag. Otillbörlig påverkan är en risk som generellt kan antas särskilt påtaglig vid lokal tillsyn. Regionala och statliga myndigheter är längre ifrån de som påverkas av besluten och därför riskerar problemet inte att uppstå lika frekvent på delma nivå. Närheten till de som berörs av beslut på det lokala planet är mer uttalat i en konunun. Miljönämnden ska bl.a. bedriva tillsyn på stora delar av den konununala organisation som nänmden själv är en del av. Dessutom är alla parter fortlöpande involverade i olika processer som pågår och intresseområden som finns i kommunen som inte har koppling till myndighetsutövning. Landskrona stad Tfn 04J Stadshuset Fax Landskrona miijo@landskrona.se Besöksadress Drottninggatan 7 v,'vi'w.landskrona.se/miljö C\U~~:-s\barbroClI\AppD1Uo\Local\Ternp\tmp 197:!~.001;); Bankgiro Postgiro Org.nr 2J J4-JO-30 JJ:45

37 2(3) I milj önämnden handlar huvl1ddelen av de ärenden som behandlas om ren myndighet utövning där en bedömning av lagefterlevnad ska göras och där det vid behov av rättelse skall föreläggas om sådan. I de övriga nämnderna handlar verksamheten istället huvlldsakligen om service av olika slag till medborgare och företag. Service av detta slag är oftast operativ verksamllet som miljönämnden har tillsynsansvar över. Miljönämndens agerande kan upplevas som försvårande i detta sanlmanhang och det är då mycket lätt hänt att otillbörlig påverkan uppstår. Av ovanstående framgår att både miljönämndens tjänstemän och politiker frekvent kan hamna i situationer med risk för otillbörlig påverkan. Den otillbörliga påverkan behöver inte alltid vara medveten och beror huvudsakligen på okunskap om eller otydligheter i roller och uppdrag. Problemen bekämpas därför lämpligast genom upprepade fortbildningsinsatser som styrker medarbetares och politikers medvetenhet och förmåga att agera med ömsesidig respekt och integritet i sitt uppdrag. Det bedöms däremot svfut att skapa interna kontrollsystem för att förhuldra otillbörlig påverkan, Sammanfattning av rapporten EY konstaterar följ ande efter sin gransknmg. Det films styr- och policydokument som på olika sätt har uppgiften att säkerställa att Landskrona stads verksamlleter bedrivs i en säker miljö, Staden har genom dokumentet "Säkerhetspolicy - för medm'betare och verksamhet i Landskrona stad" klargjort vad som ska gälla för att motverka risken för mutor och oegentligheter. Att kommunstyrelsen och nälmlder bedöms ha regelbundna och gemensamma kontrollpunkter kopplat till intern brottslighet. Att det vidtas åtgärder vid konstaterade brister. Som exempel konstaterades vid uppföljningen 2013 kommunövergripande utvecklingsbehov beträffande direktupphandling och mottagningsattest vilket har resulterat i att övergripllilde förbättrings åtgärder. Att det inom nämndernas verksanmetsolmåden bedöms finnas en medvetenhet om verksamhetsspecifika risker som kan smmnmjkopplas med intern brottslighet. Al'bete pågår fortlöpllilde för att minska riskerna men oftast inte strnkturerat inom det intema kontrollsystemet. Understryker vikten av att nälllildema frmnöver även beaktar verksamlletsolmådets specifika risker för intern brottslighet i den fu'liga intema kontrollen. Det konstateras att otillbörlig påverkan i myndighetsutövning är ett betydllilde riskområde i nera nälllllder. Utöver risk för påverkllil frful enskilda och företag finns också risken för otillbörlig påverkllil inom konununorganisationen vid tillsyn och myndighetsntövning i egen verksamhet. Viktigt att otillbörlig påverkllil får särskilt fokns frmnöver.

38 Sammantaget bedöms kommunstyrelsen och nämnder med förvaltningar aktivt arbeta med att säkerställa en god intern kontroll för att motverka, upptäcka och förhindra mutbrott och oegentligheter. 3(3)

39 LANDSKRONA STAD KOMMUNSTYRELSEN Ank Omsorgsnämnden 8(17) Landskrona siad 2Z;Vlj~1! Dossienr. aibrql,v Datum ON 98 Dm 113/ Yttrande över "Granskning av intern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter" Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen har remitterat "Granskning av den internkontroll kopplat till mutor och oegentligheter" till omsorgsnämnden för yttrande. Yttrandet ska vara stadsledningskontorets juridiska avdelning tillhanda senast Beslutsunderlag Remissbrev för omsorgsnämndens yttrande. Tjänsteskrivelse 2014 "Yttrande över "Granskning av intern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter". Beredning Arbetsutskottet beslutar , 96, i enlighet med förvaltningens förslag. BESLUT Omsorgsnämnden beslutar, att överlämna tjänsteskrivelsen som sitt yttrande i ärendet. Jus!e!1lndc sign Utdragsooslyrkande

40 Omsorgsförvaltningen 1(2) Datum HandläggAre Jane Månsson Er Referens KS 2014/00454 VAr Referens VÄ02014/00113 Olllsorgsnämnden Yttrande över "Granslming av intern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter" Ä"endebeskrivnjng Revisionsfirman Ernst & Young (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning Landskrona stads arbete mot mutor oegentligheter i verksamheten. EY har studerat beslut och dokument inom onu'ådet, samt genomfört intervj uer med stadens ledning och med företrädare för de olika nämnderna. EY konstaterar att den interna kontrollen är god, men föreslår tre punkter som förbättringsområden. Omsorgsnämnden skall senast ha inkommit med yttrande till Kommunstyrelsen. OmsorgsförvaJtnjngens överväganden Ernst & Young har i sin granskning konstaterat att kommunstyrelsen tagit ett krafttag när det gäller intern kontroll kopplat till intern brottslighet. Staden har genomfört åtgärder som inneburit en ökat säkerhet och kvalitet i arbetet mot mutor och andra oegentligheter, där man nämner säkerhetspolicyn, interna regler kring upphandlingar och rutiner inom ekonomiadministrationen. När det gtlller Omsorgsnämndens område ser EY positivt på förvaltningens broschyr "Farliga förmåner - gå inte på en muta" samt att riktlinjerna gås igenom vid ny- och vikarieanställningar. EY ställer sig även positiva til! att utdrag ur belastningsregistret begärs in, även om det inte är en garant for att förhindra brott. Förvaltningens arbete for att förhindra tillgrepp av privata medel samt samarbete med kommunens säkerhetschef nämns också. EY konstaterar att förvaltningen har en god bild över var de förvaltningsspecifika riskerna finns. Sammantaget ger EY en positiv bild av förvaltningens arbete mot mutor och oegentligheter. Landskrona stnd Stadshuset LHIldskrona BesöJ\Sadrcss Drottninggatan 7 Tf" FAX oms@landskrona.se BAnkgiro Postgiro Org.nr

41 2(2) EY ger tre rekonunendationer på grundval av den sammanlagda granskningen, på såväl övergripande nivå som för de enskilda nämnderna: Den årliga internkontrollgranskningen bör även framöver innehålla kommungemensamma kontrollpunkter med koppling till intern brottslighet. Ett dokument som på kommunövergripande nivå klargör vad som är "godkänd" gåva/formån samt vad som anses som otillbörlig påverkan bör tas fram och spridas bland personal, företag och enskilda som har kontakter med staden. EY nämner särskilt att inspiration kan hämtas från Omsorgsnämndens "Farliga Förmåner". Vatje nämnd bör i sin interna kontroll beakta vilka förvaltningsspecifika risker som finns för intern brottslighet och ha det som en stående kontrollpunkt i den årliga kontrollen. Omsorgsforvaltningen konstaterar att punkten l är viktig for at! hålla frågan levande, punkten 2 är genomförd på Omsorgsförvaltningen och alt det är önskvätt att kommunövergripande handledning arbetas fram, vidare anses punkten 3 genomförd då ii'ågan är med i bruttolista. Sammanfattningsvis kan Omsorgsförvaltningen konstatera att den rapport Ernst & Young avger stmmmer väl överens med den bild som forvaitningen har av området samt att de föreslagna åtgärderna är ändamålsenliga och till en del redan genomförda. Förslag till beslut Omsorgsforvaltningen föreslår Omsorgsnämnd l besluta "velsen som sitt Y t 'ande i ärendet. IL----- Joh n Collijn A v elningschef ekonomi

42 Landskrona stad LA Ank., " C 'E:" ' " t\ll.....,.,\.! jl "'I\!~,,:>. '.\ ~TAD KOMMUNSTYRELSEN l l Dossienr. Or08, t14d Stadsbyggnadsnämnden I>,lIurll (32) SBN 171 Dnr REM ISSER Remiss ang granskning a\' intern kontroll kopplat till mutor och oegentligehter ÄRENDEBESKRIVNING Revisionsfirman Ernst & Young(EY) har på uppdrag av dc rortroendevalda revisorerna genomrort en granskning Landskrona stads arbete mot mutor oegentligheter i den kommunala verksamheten. EY har dels studerat beslut och dokument inom området. dels genomfört intervjuer med stadens ledning och med roreträdare ror de olika nämnderna. Man konstaterar all den interna kontrollen är god men man roreslår ändå tre punkter som fcirbättringsområden. Stadsbyggnadsnämnden skall senast I inkommit med svar/yttrande ti II Kommunstyrelsen Sammanfattning Den kommunala interna konlrollgruppen har under åren 2013 och 2014 kontrollerat genom stickprov torståeisen av allestreglementet och genomtor! en enkät där neutrala frågor har ställts utili'ån kunskapen och efterlevnaden av regclverk ror intern brottslighet. Som ett resultat av detta kommer utbildningsinsatser att genomforas på torva ltningarna kring atlestreglementet. Stadsledningskonloret kommer att ta fram vägledning ror godkänd gåva/fcinllån och vad SOI11 anses som otillbörlig påverkan samt inforn1era förvaltningan13. Enligt säkerhetspolieyn skall varje nämnd årl igen genomrora en riskanalys kring bl a intern brottslighet och vidta åtgärder/handlingsplaner om det behövs utifrån resultatet. StadsbyggnadsfOrvaltningens yttrande Ernst & Young konstaterar att staden i stort har genomfört en hel del åtgärder som inneburit en ökat säkerhet och kvalitet i arbetet mot mutor och andm oegentligheter. Man nämner bl a Säkerhetspolicyn. interna regler inom offentlig upphandlingar och mtiner inom ekonomihanteringen. När det gäller Stadsbyggnadsnämndens område så anser EY att en definierad risk inom nämndens verksamhetsområde är bygglovsprocessen. För att motverka att tjänstemän ska bli påverkade i bygglovsutredningar hanteras alla bygglov in plethlln inom förvaltningen. Det innebär att ärenden föredras och det är flera personer SOI1l tar del av handläggningen och förslag ti ll beslut. Jävsfrågan har också belysts inom stadsbyggnadsnämnden och vikten av att varje ledamot är medveten 0111 vad jäv innebär. Nämndens ordförande har påtalat att nämndsledamot skall ställa sin plats till förfogande om jäv upptäcks i efterhand. L'tdr d gsbe ~'''I ~3ndr

43 26(32) Stadsbyggnadsnämnden landskrona stod Datum Ernst & Youngs slutsatser och rekommendationer På grundval av den sammanlagda granskningen forcslår EY tre olika åtgärder både på övergripande nivå och för de enskilda nämndema: Den årliga intemkontrollgranskningen bör innehålla komillungemensamma kontroll punkter med koppling till intern brottslighet. En kommunövergripande " lista" över "godkänd" gåvajfönnån samt vad som anses som otillbörlig påverkan, bör tas fram. Varje nämnd bör i si n interna kontroll beakta vilka förva ltningsspecifika risker som finns för intern brottslighet och ha det som en stående komrollpunkt i den årl iga kontrollen. StadsbyggnadsfOrvaltningen kan kostatera att punkt nr I och nr 3 redan är genomförda och punkt nr 2 är önskvärd och bör tas fram kommunövergripande. Sammanfattningsvis anser stadsbyggnadsförvaltningen att EY -rapponen mycket vä l stämmer överens med den bild som f<irvaltningen har av området samt att de foreslagna åtgärderna är ändamålsenliga och till en del redan genomf<irda. FÖRSLAG TILL BELSUT Stadsbyggnadsf<irvaltningen f<ireslår stadsbyggnadsnämnden besluta alt anse remissen besvarad med ovanstående yttrande till kommunstyrelsen. BESLUT Stadsbyggnadsnämnden beslutar alt anse remissen besvarad med ovanstående yttrande till kommunstyrelsen. Beslut expedieras till Ks Ingela Lundgren Akt Bifoga istratsys Ju ~ l ('rand(' SI gn

44 Teknik- och servicenämnden 4(13) Landskrona stad, , Datum LANDSKRONA STAD KOMMUNSTYRELSEN Ank O TSN 91 Dnr 2014/651/ Remissyttrande KS 2014/ Granskning av den infern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter Ärendebeskrivning Kommunrevisionen hal' begäli Teknik- och servicenänmdens yttrande på de synpunkter som länmats i Emst & Youngs revisionsrapport 2014 avseende "Intern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter" Ärendeberedning Kommunrevisionen har gett Ernst & Young i uppdrag att granska Landskrona stads interna kontroll kopplade till mutor och oegentligheter. Ernst & Young konstaterar, att genom att Teknik- och servicenämnden! förvaltningen arbetar med stora upphandlingar! inköp! avrop, är nämnden! förvaltningen ett område med risk för mutor och oegentligheter. Precis som de skriver i sin rapport arbetar förvaltningen aktivt med att minska riskema för mutor och oegentligheter. En systematisk riskhantering bör ingå i ett kommunövergripande arbete med intem kontroll. I intem kontroll följs identifierade risker löpande upp och kontrolleras. Den 17 juni gick förvaltningens avdelnings- och enhetschefer en heldagsutbildning i LOD (Lagen om offentlig upphandling) Teknik- och servicenämnden att Teknik- och servicenänmden inte har något att erima mot de synpunkter som Ernst & Young lämnat i sin revisionsrapport samt att översända svatet till Kommunstyrelsen expo kommunstyr 0 n Justerande sign

45 1 (I) Teknik- och serviceförvaltningen landskrona stad Datum Handläggare Jörgen Persson Er Referens V år Referens 2014/651/ Remissyttrande KS 2014/ Granskning av den intern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter Ärendebeskrivning Kommunrevisionen har begärt Teknik- och servicenämndens yttrande på de synpunkter som lämnats i Ernst & Young revisionsrappoli 2014 avseende "Intern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter". Ärendets beredning Den kommunala sektorns konsumtion i Sverige uppgår till mer än 500 miljarder kronor. Det medför vissa risker för korruption (mutor och oegentligheter). En systematisk riskhantering bör ingå i ett kommunövergripande arbete med intern kontroll. I intern kontroll följs identifierade risker löpande upp och kontrolleras. Kommnnrevisionen har gett Ernst & Young i uppdrag att granska Landskrona stads interna kontroll kopplade till mutor och oegentligheter. Ernst & Young konstaterar att genom att Teknik- och servicenämndenl förvaltningen arbetar med stora upphandlingari inköpl avrop, är nämnden! förvaltningen, ett område med risk för mutor och oegentligheter. Precis som de slaiver i sin rapport arbetar förvaltningen alctivt med att minska riskerna för mutor och oegentligheter. Den 17 juni gick förvaltningens avdelnings- och enhetschefer en heldagsutbildning i LOU. Förslag till beslut Teknik- och serviceförvaltningen föreslår Teknik- och servicenämnden besluta att Telmik- och servicenämnden inte har något att erinra mot de synpunkter som Ernst & Young lämnat i sin revisionsrapport samt att översända svaret till Kommtillstyrelsen? Telmi - O?b. serviceförvaltningen ~/~ J ör n Persson Verksamhetscontroller Landskrona stad Stadshuset Landskrona Besöksadress Drottninggatan 7 Tfn Fax xxx@landskrona.se Bankgiro Postgiro Org.nr

46 LANDSKROhiA STAD KOMMUNSTYRELSEN Ank l l Utbildningsnämnden Datum (13) 87 Dnr 2014/ Yttrande över granskning av intern kontroll (mutor och oegentligheter) Ärendebeskrivning Revisionsfirman Ernst & Young (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning Landskrona Stads arbete mot mutor oegentligheter i den kommunala verksamheten. EY har dels studerat beslut och dokument inom området, dels genomfort intervjuer med stadens ledning och med företrädare för de olika nämnderna. Man konstaterar att den interna kontrollen är god men man föreslår ändå tre punkter som förbättringsområden. Utbildningsnämnden skall senast inkommit med svar/yttrande till Kommunstyrelsen Beslutsunderlag - Skrivelse daterad Remiss Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta att, med ovanstående yttrande till Kommunstyrelsen, anse remissen besvarad. Beslutsgång Arbetsutskottet beslutade föreslå nämnden besluta alt, med ovanstående yttrande till Kommunstyrelsen, anse remissen besvarad. Beslut Utbildningsnämnden beslutar att, med ovanstående yttrande till Kommunstyrelsen, anse remissen besvarad. Justerande sign UldragSDeSlyrkande

47 Utbildningsförvaltningen 1(2) Landskrona siad Datum Er Referens KS 2014/00454 Handläggare Vår Referens Kjell Thoresson 2014/ Utbildningsnämnden Yttrande över "Granskning av intern kontroll kopplat till mutor och oegentligheter" Ärendebeskrivning Revisionsfirman Ernst & Young (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfårt en granskning Landskrona Stads arbete mot mutor oegentligheter i den kommunala verksamheten. EY har dels studerat beslut och dokument inom området, dels genomfårt intervjuer med stadens ledning och med f6reträdare för de olika nämnderna. Man konstaterar att den interna kontrollen är god men man fåreslår ändå tre punkter som förbättringsområden. Utbildningsnämnden skall senast inkommit med svar/yttrande tilj Kommunstyrelsen Ärendets beredning Inom Utbildningsfårvaltningen har fårslaget diskuterats i delar av fårvaltningens ledningsgrupp. Utbildningsförvaltningens överväganden Ernst & Young konstaterar att staden i stort har genomfört en hel del åtgärder som inneburit en ökat säkerhet och kvalitet i arbetet mot mutor och andra oegentligheter. Man nämner bl a Säkerhetspolicyn, interna regler inom offentlig upphandlingar och rutiner inom ekonomihanteringen. När det gäller Utbildningsnämndens område så anser EY att de uppgifter som Utbildningsförvaltningen lämnat ger vid handen att man har bra kontroll på verksamheten på alla nivåer. En positiv sak med de senaste årens ansträngda ekonomiska läge har varit att Utbildningsförvaltningen vidtagit ett flertal kontrollåtgärder som inneburit en uppstranming även inom detta område. På grundval av den sammanlagda granskningen föreslår EY tre olika åtgärder både på övergripande nivå och får de enskilda nämnderna: Ljndskrona stad Stadshuset Landskrona Besöksadress Drouninggatan 7 Tfn Fax bun@landskrona.se Bankgiro 86R 6123 Postgiro Org.nr

48 2(2) Den årliga internkontrollgranskningen bör innehålla kommungemensamma kontrollpunkter med koppling till intern brottslighet. En kommunövergripande "lista" över "godkänd" gåva/förmån samt vad som anses som otillbörlig påverkan, bör tas fram. V arje nämnd bör i sin interna kontroll beakta vilka förvaltningsspecifika risker som finns för intern brottslighet och ha det som en stående kontrollpunkt i den årliga kontrollen. Utbildningsförvaltningen kostaterar att punkt nr l och nr 3 redan är genomförda och punkt nr 2 är önskvärd och bör tas fram kommunövergripande. Sammanfattningsvis Utbildningsförvaltningen att EY -rapporten mycket väl stämmer överens med den bild som förvaltningen har av området samt att de föreslagna åtgärderna är ändamålsenliga och till en del redan genomförda. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta att med av nstående yttrande till r:;;:'''~'=' m~,=,"" b"'~ FO~lml,,,oh,f l '0 Anders GrU1~r~,'11 rel Tlia s~n fl''i"ouat)~ chef I, l

49

50